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Especialistasen compliance

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La reforma del Código Penal de 2010 introdu-jo por primera vez en España la responsabili-dad penal de las personas jurídicas, es decir, la posibilidad de que empresas, fundaciones, cooperativas, asociaciones… puedan ser condenadas por la comisión de delitos en su seno.

Desde entonces todas estas entidades, sea cual sea su tamaño, están obligadas a implan-tar un control interno o un plan de cumpli-miento normativo que evite la comisión de delitos por parte de empleados o personas relacionadas con ellas. Las sanciones previs-tas en el Código Penal pueden ser muy gra-ves: desde importantes sanciones económicas hasta el cierre de la empresa.

El empresario debe tener en cuenta en su tráfico mercantil, los delitos en que puede incurrir su empresa, el ámbito concreto que le afecta (sus proveedores, subcontratados, au-tónomos…), cómo puede evitar dichos riesgos y qué tiene que hacer en el caso de que estos se materialicen.

Aún, son muchas las personas jurídicas que no cuentan con un programa de prevención y detección de delitos en su organización, ni con una persona u órgano de cumplimiento inde-pendiente -el llamado compliance officer- que se encargue de esta gestión.

La lista de posibles delitos es cada vez más amplia y son cada vez mas frecuentes las sen-tencias condenatorias no deja de crecer debi-do a la ausencia de planes de cumplimiento normativo en muchas empresas, especial-mente las pymes:

• Incumplimientos fiscales• Falta de transparencia de la información contable• Contratación discriminatoria de personal• Prácticas poco respetuosas con el medio ambiente• Protección de datos, páginas web y presencia en las redes digitales• Salud Pública• Corrupción en los negocios• Derechos de los trabajadores• Delitos informáticos: páginas web

Por eso es tan importante rodearse de los profesionales adecuados, especialistas en cumplimiento normativo y con experiencia en la implementación de planes de prevención en organizaciones empresariales.

¿Qué es el compliance?Nuestros especialistas crearán un plan exclusivo para su negocio, que se adapte como un traje a medida a sus necesidades en materia de prevención.

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¿Por qué necesito un plan de prevención de riesgos penales?

Porque necesitamos mejorar la organización.Son muchos los riesgos de comisión de delitos que pueden generar en las empresas una respon-sabilidad penal. Los delitos pueden ser cometidos por los trabajadores, directivos, y por los miem-bros del consejo de administración. Los terceros externos, colaboradores temporales… se suman al personal interno en lo que a responsabilidad societaria se refiere, y cuanto mayor es el tamaño de la empresa, más complicado se hace ejercer un control sin ayuda externa.

Porque los administradores de la sociedad se juegan mucho.Cuanto más se aclara el marco regulatorio de la responsabilidad penal de la persona jurídica, más evidente se hace el papel de los administradores sociales, ya que ellos tienen el deber de obliga-do cumplimiento de organizar sus empresas en compliance. Éstos actúan como garantes por los delitos de los empleados de la empresa: su obligación es instalar protocolos de funcionamiento para evitar ilícitos. Para sobrellevar esta gran responsabilidad, es imprescindible dotarse de figuras expertas.

Por el elevado tecnicismo y carga de la normativa aplicable.Hay aspectos en los que es mejor asumir que es mejor dejarlo todo en manos expertas. Del mismo modo que contamos con profesionales en el área fiscal y contable, informática, de recursos huma-nos y asesoría laboral debemos ponernos en manos de personal experto en compliance que evite sustos en esta materia. Solo un experto que revise día a día las novedades legislativas que puedan afectar a su empresa podrá garantizar que su negocio se encuentre siempre cien por cien protegido.

Porque la ley exige contar con un plan de compliance.Se trata, a día de hoy, de una obligación más para cualquier persona jurídica. Es más, hay que tener muy en cuenta la complejidad de los casos relacionados con cumplimiento normativo: al tratarse de una materia joven, la casuística va dando pistas sobre de qué modo es mejor actuar, y este estudio constante de la situación sólo puede llevarlo a cabo un experto.

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¿Por qué Kernel Legal?

Kernel Legal es un despacho de abogados especializado en compliance que trabaja de for-ma coordinada con otros despachos. Contamos con una red de especialistas en cada mate-ria y sector, proporcionando una respuesta global e interlocución única con cada cliente.

El control, monitorización y seguimiento de nuestros programas de compliance se realiza mediante herramientas informáticas que permiten un adecuado análisis de los riesgos y reporte de actuaciones con el objetivo de lograr una prevención efectiva y eficaz.

Eduardo Tornero, socio director de Kernel Legal, es el responsable del área de Corporate & Compliance del despacho. Su dilatada experiencia en este ámbito y su formación específica y constante se convierten en garantía personal de éxito para nuestros clientes.

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Los elementos esenciales que nosotros consi-deramos que debe contener un programa de compliance son siete:

1. Liderazgo y cultura de complianceSea cual sea el tamaño de la organización, es necesario que exista un compromiso y un apoyo firme, explícito y visible de la alta di-rección hacia compliance , Tone from the top. La dirección debe promover una cultura en la organización en la que los incumplimientos no sean aceptables bajo ningún concepto.

2. Función de complianceSi bien el cumplimiento normativo afecta a todos los miembros de la organización y debe ser vista como una parte integral de sus actividades de negocio, la gestión del plan de prevención de riesgos penales siempre será mas efectiva si cuenta con una función especi-fica con empleados especializados.

3.Evaluación de riesgosEs un elemento esencial para desarrollar un programa de compliance efectivo. Las organi-zaciones tienen necesariamente que analizar los riesgos específicos a los que se enfrentan, que variaran en función de su tamaño, es-tructura, actividad, áreas geográficas en las que actúan y otras características propias, con objeto de asignar los recursos prioritariamen-te las áreas que en su caso concreto conlleven un mayor riesgo.

¿ Qué contiene nuestro plan de compliance?

4.Políticas y controlesUna vez identificados y evaluados los riesgos es necesario implementar controles para gestionarlos. Las políticas y procedimientos internos, los procesos operativos, las circu-lares e instrucciones de trabajo constituyen formas de gestionar los riesgos. Los códigos de conducta de las empresas generalmente son los cimientos en los que se fundamenta el Programa de Compliance y contienen un compendio de las principales políticas y pro-cedimientos internos que existen en la organi-zación.

5.Comunicación, formación y sensibilizaciónPara garantizar que las políticas y proce-dimientos están realmente imbuidos en la empresa es necesario que exista suficiente comunicación y formación, de forma que todas las personas afectadas sepan en todo momento que deben hacer y cómo lo tienen que hacer.

6.Supervisión y verificaciónRevisar si el programa de compliance está siendo seguido correctamente, monitorizar el funcionamiento de los controles, evaluando periódicamente su efectividad, habilitar un canal de denuncias interno mediante el cual se puedan comunicar practicas o comporta-mientos irregulares en el seno de la empre-sa e investigar adecuadamente los hechos denunciados, corrigiendo y adaptando los controles cuando sea necesario, son medidas necesarias de supervisión.

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7. Consecuencias de los incumplientosPara que un programa sea aplicado de forma efectiva , es necesario que existan consecuen-cias para los incumplidores e incentivos que favorezcan su cumplimiento.

Deben existir medidas disciplinarias que cas-tiguen a las personas que incumplan políticas y procedimientos de la organización, de forma proporcionada a la infracción cometida y que dichas medidas se apliquen adecuadamente en tiempo y forma.

En cada fase de desarrollo de su plan de compliance tendremos muy en cuenta su sector de actividad y las características concretas de su empresa: estructura, dimensiones, trato con terceros…

1. Análisis de riesgos penales. Evaluaremos los delitos que podrían cometerse en su em-presa y la probabilidad de que éstos sucedan.

2. Medidas de reacción. Diseñaremos para su negocio un protocolo de actuación y reacción frente a posibles ilícitos penales o incumpli-mientos normativos.

3. Creación de un Código Ético. Éste servirá para plasmar la identidad y valores de la em-presa, de forma que todos los trabajadores estén informados sobre sus obligaciones y deberes en su marco laboral.

4. Canal de denuncias. La creación de este canal permitirá que los miembros de la es-tructura empresarial puedan poner en conoci-miento de la dirección la existencia de alguna irregularidad.

5. Auditoría y seguimiento. En Kernel Legal le ofrecemos un servicio de actualización constante de su programa de compliance, evaluando ade-más los resultados alcanzados e identificando posibles disfunciones que deban corregirse.

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Dejando al margen la necesidad impuesta por la legislación de numerosos países de que las empresas cuenten con Programas de Compliance, es innegable que también tienen beneficios intrínsecos que van más allá del mero cumplimiento legal.Entre otros, los efectos beneficiosos que tienen los programas de compliance en una organización:

¿Qué beneficios tiene un programa de compliance para tu empresa?

1) Ayudan a prevenir la comisión de delitos y conductas delictiva en la empresa

2) Constituyen una prueba a aportar en un eventual procedimiento judicial penal para que la empresa y sus representante/s legal/es o administrador/res de hecho o de derecho puedan estar exentos de responsabilidad pe-nal, o eventualmente para que sirva como una atenuante de la pena.

3) Aumentan la posibilidad de evitar la res-ponsabilidad civil subsidiaria

4) Promueven las practicas lícitas, transpa-rentes y éticas en la empresa, favoreciendo la imagen externa de la entidad.

5) Contribuyen a prevenir los graves riesgos reputacionales que implican los procedimien-tos y las sanciones penales.

6) Ayudan a mejorar la gestión de la empresa y por lo tanto los resultados empresariales.

7) Contribuyen a mejorar la confianza con los clientes y del mercado en general, lo que redunda en un aumento del valor de la marca y en la retención y captación de clientes.

8) Son necesarios para poder operar en Espa-ña con empresas de la unión europea o de Es-tados Unidos y en mercados internacionales.

9) Aportan ventajas competitivas en procesos de contratación con grandes corporaciones o administraciones publicas, frente a otros com-petidores que carezcan de sistemas de control o que los tengan menos desarrollados.

10) Son necesarios para poder obtener ayu-das y financiación de diversos organismos internacionales.

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¿Necesita más información?

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En Kernel Legal podemos ofrecerle un plan de compliance a su medi-da. Contáctenos y le asesoraremos sin compromiso sobre sus necesi-

dades en materia de cumplimiento normativo.

Le garantizamos un plan que se ajuste a sus necesidades y presu-puesto, teniendo en cuenta las dimensiones de su empresa.

www.kernellegal.com Tlf.: 935 953 535 | Fax. 936 814 793

Muntaner 374-376, entresuelo 1º, 08006 BCNGüell, 58 (Edifici CINC) 17001, Girona