ese - empresa social del estado del municipio de...

ESE - EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD

D S Sb AG AC P EL CT E D S100 01 ACCIONES CONSTITUCIONALES100 01 01 Acciones de Tutela 2 18 P EL E

Oficio del juzgadoRespuesta al requerimientoFalloRecurso de reposiciónRecurso de apelación

100 02 ACTAS 100 02 10 Actas Cómite de Gerencia 2 18 P EL CT D

Citación a comité P ELLista control de asistencia PAnexos Documentales P

100 02 30 Actas Junta Directiva 2 18 P EL CT DCitaciones P ELLista control de asistencia PDocumentos anexos P

100 03 ACUERDOS 2 18 P CT D Se digitaliza para consulta y preservación del original.

100 17 CIRCULARES P EL

100 17 01 Circulares Externas 1 9 P EL D

Subseries de valor secundario por contener disposiciones de carácter oficial que evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez transferidas al AC se sugiere digitalizar y conservar su soporte original.

100 17 02 Circulares Internas 1 4 P E Generalmente se dan de carácter informativo por lo que cumplido su tiempo de retención en el AC se púeden eliminar.

100 25 COMUNICACIONES OFICIALES

SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

Transferido al AC se recomienda digitalizar para consulta y preservación del documento original. Se elimina cumplido el tiempo de retención en AC. Estos documentos originales se encuentran en el juzgado respectivo.

Se conserva totalmente, toda vez que estos documentos son la evidencia de las actuaciones y decisiones administrativas, Se digitaliza para consulta y preservación del original.

Se conserva totalmente, toda vez que estos documentos son la evidencia de las actuaciones y decisiones administrativas, Se digitaliza para consulta y preservación del original.

OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO: 100

CODIGO RETENCIO SOPORTE DISPOSICION FINALOBSERVACIONES


D S Sb AG AC P EL CT E D SSERIES SUBSERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



100 25 01 Comunicaciones Oficiales Externas 1 5 P EL D

100 25 02 Comunicaciones Oficiales Internas 1 5 P EL

100 26 03 Memorandos 1 5 P EL S

Catalogado dentro de las comunicaciones oficiales internas. Cuando se traten de memorandos por llamados de atención, deben ir a la hoja de vida. Los demás son eliminados una ves cumplan su tiempo de retención.

100 26 CONCEPTOS100 26 01 Conceptos Jurídicos 2 5 P EL E

Solicitud de conceptos P ELConcepto P

100 26 02 Conceptos Técnicos pSolicitud de conceptos pConcepto p

100 28 CONVENIOS100 28 01 Convenio Doscente Asistencial 1 9 P EL S

Comunicación externaActa de posesión representante legal PCertificación Camara de comercio Antecedentes fiscales, penales, disciplinarios.Comunicaciones OficialesInformes de supervision

100 28 02 Convenios Interadministrativos 2 18 P EL D SComunicación Externa Al cumplir su tiempo de retención en el Archivo de Gestión se

Se conserva el 5% como muestra, el resto se elimina, la prescripcion contractual termina a los 20 años.

Se conservar (1) año en el AG por ser instrumento que soporta en cumplimiento del Acuerdo 060 de 2000. Se transfiere por cinco(5) años al AC, Cumplido el tiempo de retención, se realiza seleción y eliminación. Para el caso de comunicaciones que tengan valor secundario, deben ser digitalizados para consulta y se conserva su soporte original hasta que precluya o pierda su valor.

Cumplido el tiempo en AC se eliminan porque pierden vigencia administrativa.



DOCUMENTALES



Documentos de representación legalMemorando de SupervisiónActa de InicioOtras Comunicaciones Oficiales Informes de supervisiónActa de terminación y/o liquidación

100 30 DERECHOS DE PETICIÓN 1 19 SOficio de PeticiónRespuesta a peticiónRecurso de ReposiciónRecurso de Apelación

100 39 INFORMES

100 39 01 Informes a Entes de Control 1 19 E Cumplido el tiempo en AC se elimina.

Informes Contraloria Municipal

Informes Contaduria General de la Nación

Informes Personeria

Informes Procuraduria

100 39 02 Informes a Organismos del Estado

Informes a Ministerio Proteccion social

Informes a Secretaria de Salud Municipal

Informes Superintendecia de salud

Informaes al DANE

100 39 14 Informes de costos 1 10 CT D Se digitaliza para consulta despues de AG.

100 39 16 Informes de Ejecución Presupuestal 1 10 CT D Elaborado por Presupuesto. Se digitaliza para consulta despues de AG.

100 39 17 Informes de Gestión Institucional 1 10 E Cumplido el tiempo en AC se elimina.

Cumplido el tiempo en AC se elimina por carecer de valores administrativos, fiscales, legales e históricos; la prescripcion contractual termina a los 20 años. Sin embargo se debe tener en cuenta cuando reconoce un derecho o forma parte de una historia laboral.

Al cumplir su tiempo de retención en el Archivo de Gestión se digitaliza y al terminar el tiempo en el AC, se deja para conservar los convenios que causaron impacto social, Los 2 años de retención en el Archivo de Gestión se empieza a contar después de terminado el convenio. La prescripcion contractual termina a los 20 años.



DOCUMENTALES



100 40 INVENTARIOS

100 40 07Inventario Documental Archivo de Gestión

1 0 P EL CT

Formato Unico de Inventario Documental (FR-370-05-V1)

100 40 08Inventario Documental transferencias Primaria

5 0 P EL CT


100 ? Mapa de riesgos 1 0 E

Formato mapa de riesgos

Comunicaciones Oficiales

Evidencias

100 51PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES

02Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

5 15 CT D

Cumplido el tiempo de retención en el AG, se tranfiere al AC para un tiempo de conservación de quince (15) años. Adquiere valor secundario por lo que se sugiere digitalizar y conservar ambos permanentemente como evidencia de la gestión de la entidad.

03 Plan de Acción 2 8 CT DFormato Plan de Acción

Indicadores de Gestión

Informes administrativos

Culminada la recopilación de información como resultado al seguimiento de este proceso, la documentación queda bajo custodia de la oficina de control Interno de gestión durante un año, Luego es transferido al AC. Cumplido el tiempo en AC se elimina.

Se debe conservar y actualizar permanentemente en el archivo de gestión (AG) por ser instrumento que permite el control de las unidades documentales transferidas anualmente al Archivo Central. Y es instrumento de recuperación de la información ubicada en el archivo central (AC).

Cumplido un tiempo de retención de dos(2) años en el AG, se tranfiere al AC para un tiempo de conservación de ocho(8) años, posteriormente se sugiere digitalizar o microfilmar y se conserva ambos permanentemente como evidencia de la Gestión de la Entidad.

El inventario documental esta conformado por todas las Series, Subseries y tipos documentales bajo responsabilidad de la dependencia, e incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de la misma, por lo que se debe actualizar y conservar permanentemente en Gestión.



DOCUMENTALES



Informes de Seguimiento07 Plan de Desarrollo Institucional 1 9 CT D08 Plan de Gestión Gerencial 1 9 CT D

09 Plan de mejoramiento institucional 1 9 CT D10 Plan Operativo 1 9 CT D

100 55 PROCESOS 01 Procesos Administrativos 2 18 P EL E D

PoderRequerimientosRespuestaDeclaracionesApelacionesFallo

02 Procesos Civiles 2 18 P EL E DPoderRequerimientosRespuestaDeclaracionesApelacionesFallo

03 Procesos Laborales 2 18 P EL E DPoderRequerimientosRespuestaDeclaracionesApelacionesFallo

05 Procesos Penales 2 18 P E DPoder

Entidad.

Transferido al archivo central se digitaliza para consulta y se elimina el soporte papel cumplido el tiempo de retención en AC, Estos documentos originales se encuentran en el juzgado respectivo.

Transferido al archivo central se digitaliza para consulta y se elimina cumplido el tiempo de retención, estos documentos originales se encuentran en el juzgado respectivo.




DOCUMENTALES



RequerimientosRespuestaDeclaraciones

Apelaciones

Fallo

100 57 PROYECTOS 2 8 D

Cumplido dos (2) años en el AG, se transfiere al AC para un tiempo de retención de ocho (8) años. Cumplido este tiempo se digitaliza o microfilma para su conservación, por ser documentos que permiten garantizar la trazabilidad en su implementación.

100 61 RESOLUCIONES 5 15 CT D

Subseries de valor secundario por contener disposiciones de carácter oficial que evidencia el desarrollo y las actuaciones de la entidad en el tiempo. Una vez transferidas al AC se sugiere digitalizar y conservar su soporte original.

100 68SELECCIÓN MIEMBROS JUNTA DIRECTIVA

5 15 CT D

ConvocatoriaHojas de VidaProceso de ElecciónComunicaciones OficialesPoseciones y Designaciones


Cumplido el tiempo de conservación en AC, se digitaliza para consulta y conservación del soporte original.

ESE - EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIOTABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD

D S Sb AG AC P EL CT E D S110 02 ACTAS

Ext. Actas visitas entes de control 2 13 E(Elaborada por quien realiza la visita o auditoria) Se guarda copia como evidencia junto con el soporte donde se ordena dicha diligencia. Cumplido el tiempo en AC se elimina.

110 25 COMUNICACIONES OFICIALES01 Comunicaciones Externas 1 9 P EL E D02 Comunicaciones Internas 1 9 P EL E D03 Memorandos

110 39 INFORMES

33 Informes Internos de Gestión 1 5 E

110 40 INVENTARIOS


1 0 P EL CT



5 0 P EL CT


110 43 LIBROS DE REGISTRO

02Libro Radicador de Comunicaciones Oficiales

1 5 Cumplido el tiempo en Ac se elimina.

03Libro Radicador de Indagaciones preliminares

2 8

Se debe conservar un(1) año en el Archivo de Gestión por ser instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de 2000. Se transfiere al Archivo Central, se digitalizaran y se eliminara el soporte papel. Las Comunicaciones oficiales

CODIGO SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIOOBSERVACIONES


Se conserva en AC por dos años, luego es transferido al achivo central para una conservaciòn de 8 años;

cumplido este tiempo se elimina


OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO CODIGO: 110

SOPORTE DISPOSICION

E


D S Sb AG AC P EL CT E D SCODIGO SERIES SUBSERIES Y TIPOS

DOCUMENTALESRETENCIO

OBSERVACIONES


SOPORTE DISPOSICION

04Libro Radicador de Investigaciones Disciplinarias

2 8

05Libro Radicador de Procesos Disciplinarios

2 8

110 55 PROCESOS 03 Proceso Disciplinario 2 18 P EL E Cumplido el tiempo en AC se elimina

Oficio/ Queja/Memorando/Auto de indagaciónAuto de investigaciónAuto InhibitorioAuto de ArchivoCitacionesNotificaciónVersión libre/declaración/ratificación quejaEdictoReconocimiento de personeriaRemision por competenciaActa de posesión abogados/funcionarios

Antecedentes disciplinarios/documento funcionarios

Formato de registro de sanciones disciplinariasAuto tramiteAuto de CargoEstado Notificaciones

cumplido este tiempo se elimina


D S Sb AG AC P EL CT E D SCODIGO SERIES SUBSERIES Y TIPOS

DOCUMENTALESRETENCIO

OBSERVACIONES


SOPORTE DISPOSICION

Acta de visitas especialesMedios de prueba: Peritaje, Declaraciones, confesion.Pruebas documentales

ESE - EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DEL MUNICIPIO DE VILLACIVENCIO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD

D S Sb AG AC P EL CT E D S

120 02 ACTAS

04 Actas Comité Institucional de Control Interno 2 10 E

Citaciones

Control de asistencia

Documentos Anexos

35 Actas Novedades de Control Interno 2 10 E

Citaciones Control de asistencia

Documentos Anexos

120 17 CIRCULARES

02 Circulares Internas 1 5 E Cumplido el tiempo en AC se elimina.


120 25 01 Comunicaciones Oficiales Externas 1 5 P EL E S

Se debe conservar un(1) año en el Archivo de Gestión por ser instrumento que soporta en cumplimiento del Acuerdo 060 de 2000. Se transfiere por cinco(5) años al Archivo Central. Cumplido el tiempo de retención, se seleccionan las que representen valor probatorio; lo demas se elimina.

120 25 02 Comunicaciones Oficiales Internas 1 5 P EL

Se debe conservar un(1) año en el Archivo de Gestión por ser instrumento que soporta en cumplimiento del Acuerdo 060 de 2000. Se transfiere por cinco(5) años al Archivo Central, Cumplido el tiempo de retención, seleccionaran y digitalizaran las que contengan contenido devalor secundario. Las demás se eliminaran. Cuando se traten de memorandos por llamados de atención, deben ir a la hoja de vida.

120 39 INFORMES

120 39 01 Informes a Entes de Control y del Estado 2 18 E

Los tiempos de retenicón de algunos de estos informes por ser digitados directamente en las paginas web de las correspndientes entidad, son determinados por estas. Para los demás una vez cumplidos los tiempos de retención en archivo central, serán eliminados.

Informes de auditoria, seguimientos y evaluaciones a radicar a la gerencia

Informe de Austeridad en el Gasto a radicar a la gerencia

OBSERVACIONES

Cumplido el tiempo de retención en archivo central se eliminan


SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESDISPOSICION FINALSOPORTE

OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN CODIGO: 120

CODIGO RETENCIO


D S Sb AG AC P EL CT E D SOBSERVACIONESSERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DISPOSICION FINALSOPORTE


CODIGO RETENCIO

Informe de evaluación Institucional por Dependencia (Ley 909 de septiembre 23 de 2004

Radicado a cada subdirección

Informe de Sarlaft Radicado en gerencia

Informe Derechos de Autor SoftwareDigitado directamente en la web de derechos de autor. Los tiempos de retención son determinados por esta.

Informe Ejecutivo Anual Función Pública Digitado directamente en la web del Ente de control. Los tiempos de retención son determinados por esta.

Informe Evaluación de Control Interno Contable CHIP a la Contaduría General de la Nación

Digitado directamente en la web de la contaduria general de la nacion. Los tiempos de retención son determinados

Informe Pormenorizado del estado del Sistema de Control Interno (Ley 1474 de 2011 art. 9 (Modifica el artículo 14 de la Ley 87 de 1993) y públicar en la página web de la entidad

Publicado en la página web de la Ese de Villavicencio

Informe sobre las peticiones, quejas, reclamos y segerencias Publicado en la página web de la Ese de Villavicencio

Seguimiento al reporte de la realización y resultado de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas

Publicado en la página web de la Ese de Villavicencio

Seguimiento Planes de Mejoramiento - Contraloría Municipal de Villavicencio

12 Informes de Auditoria del Sistema de Control 2 18 E E

Formatos

planillas de evaluacion

Informe de Avance

Planes de mejoramiento

33 Informes Internos de Gestión (Seguimiento) 2 5 P EL E

Oficio de notificación a las dependencias

Informes de Actividades reportado por cada dependencia

120 40 INVENTARIOS

Se conservan cinco (2) años en el Archivo de Gestión de CIG y posteriormente son transferidos al AC, donde pueden ser eliminados una ves cumplan el tiempo de retención; ya que esta información es consolidada para el Informe de Gestión institucional y el Plan Anual de Inversión que reposan en los archivos de Gerencia.

Se digitaliza para consulta, cumplido el tiempo de retención en archivo central se elimina.





CODIGO RETENCIO

120 40 07 Inventario Documental Archivo de Gestión 1 0 P EL CT


120 40 08 Inventario Documental transferencias Primaria 5 0 P EL CT


120 48 Mapa de riesgos 2 8 E x

Matriz de riesgos proyectadas por vigencia (Todas las áreas)

Seguimiento a Mapas de riesgo (Todas las áreas)

Reportes de materialización de riesgos y planes de mejoramiento

Comunicaciones oficiales

Informe seguimiento mapa de Riesgos

120 51 PLANES

01 Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano

Seguimiento

09 Plan de mejoramiento Institucional 2 8 E

Seguimiento

12 Planes de Administración del Riesgo 2 8 E

Seguimiento

13 Planes Individuales de Mejoramiento por Procesos

E

2 E8

2 8

El inventario documental esta conformado por todas las Series, Subseries y tipos documentales bajo responsabilidad de la dependencia, e incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de la misma, por lo que se debe actualizar y conservar permanentemente en Gestión.Se debe conservar y actualizar permanentemente en el archivo de gestión (AG) por ser instrumento que permite el control de las unidades documentales transferidas anualmente al Archivo Central. Y es instrumento de recuperación de la información ubicada en el archivo central (AC).


Culminada la recopilación de información como resultado al seguimiento de este proceso, la documentación queda bajo custodia de la oficina de control Interno de gestión durante un año, Luego es transferido al AC. Cumplido el tiempo en AC se elimina.





CODIGO RETENCIO

Seguimiento

Evaluación definitivaPruebas documentales


D S Sb AG AC P EL CT E D S130 02 ACTAS (Formato de uso transversal, documento controlado)

09 Actas Comité Farmacia 2 10 EL xCitación a comité o reuniónRegistro de AsistenciaDocumetos anexos

11 Actas Comité Historias Clínicas 2 10 P EL xCitación a comité o reuniónRegistro de AsistenciaDocumetos anexos

18 Actas Comité PMCC 2 10 P EL xCitación a comité o reuniónRegistro de AsistenciaDocumetos anexos

24 Actas Comité Urgencias 2 10 P EL XCitación a comité o reuniónRegistro de AsistenciasDocumetos anexos

07 AUDITORIAS01 Auditorias a contratos

ComunicacionesInformes

05 Auditorias Internas de calidad

Comunicaciones

Informes

130 17 CIRCULARES

01 Circulares Externas 1 9 P EL D Subseries de valor secundario por contener disposiciones de carácter oficial que evidencia el desarrollo de la entidad en

02 Circulares Internas 1 4 P E Generalmente se dan de carácter informativo por lo que cumplido su tiempo de retención en el AC se púeden

Cumplido el tiempo en AC se eliminan


Se selecciona un 5% de cada 10 años de producción.

Se conserva el 5% como muestra, el resto se elimina cumplido el tiempo en AC


OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CALIDAD CODIGO: 130

DISPOSICION FINALCODIGOSERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION

SOPORTEOBSERVACIONES



OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CALIDAD CODIGO: 130

DISPOSICION FINALCODIGOSERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION

SOPORTEOBSERVACIONES

## 25 COMUNICACIONES OFICIALES x01 Comunicaciones Oficiales Externas 1 5 P EL CT02 Comunicaciones Internas 1 5 P EL E

130 39 INFORMES33 Informe Interno de Gestión

130 40 INVENTARIOS130 40 07 Inventario Documental Archivo de Gestión 1 0 P EL CT



5 0 P EL CTFormato Unico de Inventario Documental (FR-370-05-V1)

13 48 Mapa de riesgos 1 5 X Cumplido el tiempo en AC se eliminia. Se conserva en medio magnético

130 51 PLANES03 Plan de acción 2 10 x

Proyección plan de acción (anual)Informes AdministrativosEvaluación del plan

130 56 Proyección, gestión y control documental01 Guías, instructivos, manuales de procedimientos 5+ 2 P EL E El tiempo de conservación en AG dependera de su vigencia.

Los documentos opsoletos seran transferidos al AC, 2 año 02 Listado maestro de guías, instructivos, 5+ 1 EL E Cumplido el tiempo de retención en AC se elimina

130 58 REGISTRO Y CONTROL (Calidad)Registro Reporte de eventos adversos (Formato) 2 8 P EL

13 Registro entrega de Guias, Manuales, Procedimientos y formatos. 2 3 P EL E Se elabora en medio magnético para alimentar base de

datos del inventario de AC y se conserva impreso en el AG

Se debe conservar y actualizar permanentemente en el archivo de gestión (AG) por ser instrumento que permite el control de las unidades documentales transferidas anualmente al Archivo

Cumplido el tiempo de retención en AC se eliminan

El inventario documental esta conformado por todas las Series, Subseries y tipos documentales bajo responsabilidad de la dependencia, e incluyen los elaborados por cada funcionario o

Se conservar (1) año en el AG por ser instrumento que soporta en cumplimiento del Acuerdo 060 de 2000. Se transfiere por cinco(5) años al AC, Cumplido el tiempo de



140 02 ACTAS Se selecciona el 5% de la documentación

140 02 08 Actas Comité Etica Hospitalaria 1 10

Invitaciones a comité

Listado de asistencia

Documentos anexos

140 02 19 Actas Comité PQRSF

Invitaciones a comité

Listado de asistencia

Documentos anexos

140 02 30ACTAS REUNIONES ASOCIACIÓN DE USUARIOSInvitaciones

Listado de asistencia 1 10 X Se selecciona el 5% de la documentación

Documentos anexos

140 25 COMUNICACIONES OFICIALES 1 10 X Cumplido el tiempo en AC se elimina.

140 25 01 Comunicaciones Externas140 25 02 Comunicaciones Internas140 32 ELECCIÓN ASOCIACIÓN DE USUARIOS

140 39 INFORMES 1 5 X

OFICINA PRODUCTORA: SIAU CODIGO: 500


OBSERVACIONESSOPORTERETENCION DISPOSICION FINAL



OFICINA PRODUCTORA: SIAU CODIGO: 500



140 39 23 Informe de PQRSFActas apertura de buzonesFormatos de PQRSFInforme

140 39 25 Informe de Satisfacción

Herramienta de encuesta digital

Reporte de la herrramienta digital

Informe

140 39 33 Informe Interno de Gestión

140 40 INVENTARIOS


1 0 P EL CT



5 0 P EL CT




Cumplido el tiempo en AC, se elimina.



06 Actas Comité Docente AsistencialCitacionesRegistro de AsistenciaDocumetos anexos

12Actas Comité Infecciones IntrahospitalariasCitacionesRegistro de AsistenciaDocumetos anexos

15Actas Comité morbilidad materno y perinatal

1 10 x x Se digitaliza para consulta.

CitacionesRegistro de AsistenciaDocumetos anexos

16 Actas Comité Mortalidad 1 10 x xCitacionesRegistro de AsistenciaDocumetos anexos

22 Actas Comité técnico cientifico 1 10 xCitacionesRegistro de AsistenciaDocumetos anexos

24 Actas Comité Vigilancia Epidemiológica

CitacionesRegistro de Asistencia

OBSERVACIONESCODIGO SERIES SUBSERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION

SOPORTEDISPOSICION

FINAL


Se digitaliza para consulta.


OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA CODIGO: 200


D S Sb AG AC P EL CT E D SOBSERVACIONES


RETENCION

SOPORTEDISPOSICION

FINAL


Documetos anexos200 17 CIRCULARES

01 Circulares Externas 1 9 P EL D

Subseries de valor secundario por contener disposiciones de carácter oficial que evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez transferidas al AC se sugiere D.

02 Circulares Internas 1 4 P EGeneralmente se dan de carácter informativo por lo que cumplido su tiempo de retención en el AC se púeden eliminar.


01 Comunicaciones Oficiales Externas 1 5 P EL CT

02 Comunicaciones Internas 1 5 P EL E

200 24 CONVENIOS

01 Convenio Doscente Asistencial 1 9 P EL SActa de posesión representante legal PCertificación Camara de comercio Antecedentes fiscales, penales, disciplinarios.

Se conserva el 5% como muestra, el resto se elimina, la prescripcion contractual termina a

los 20 años.

Se conservar (1) año en el AG por ser instrumento que soporta en cumplimiento del Acuerdo 060 de 2000. Se transfiere por cinco(5) años al AC, Cumplido el tiempo de retención, se microfilmaran o digitalizaran y se elimina el soporte papel. Para el caso de comunicaciones que tengan un valor secundarios, deben ser conservadas en su soporte original hasta que precluya. Cuando se traten de memorandos por llamados de atención, deben ir a la hoja de vida.




RETENCION

SOPORTEDISPOSICION

FINAL


Comunicaciones OficialesInformes de supervision

200 29 CRONOGRAMAS03 Cronograma de Capacitaciones

200 30 CUADROS DE TURNOS 1 10 X

02Cuadros de Turnos personal asistencial, en centros de Salud

Cuadros de Turnos Auxliares de EnfermeriaCuadros de Turnos Auxiliares de Odontología Cuadros de Turnos Conductores AmbulanciaCuadros de Turnos MédicosCuadros de Turnos OdontólogosCuadros de Turnos Servicios Generales

200 39 INFORMES

27 Informe de Vigilancia Epidemiológica 1 10 XCumplido el tiempo en AC se digitaliza para futuras consultas.

33 Informe Interno de gestión 1 10 X Cumplido el tiempo en AC se elimina.200 40 INVENTARIOS




5 0 P EL CT

El inventario documental esta conformado por todas las Series, Subseries y tipos documentales bajo responsabilidad de la dependencia, e incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de la misma, Se debe conservar y actualizar permanentemente en el archivo de gestión (AG) por ser instrumento que permite el control de las unidades documentales transferidas

los 20 años.




RETENCION

SOPORTEDISPOSICION

FINAL



200 43 LIBROS DE REGISTRO 1 10 X Cumplido el tiempo en AC se elimina

02Libro radicador de Comunicaciones Oficiales

200 48 MAPA DE RIESGOSFormato mapa de riesgosComunicaciones OficialesEvidencias

200 51 PLANES03 Plan de Acción 1 10 X Se elimina pierde valores primarios.06 Plan de Contingencia 1 10 X Se elimina pierde valores primarios.

200 70SOLICITUD Y ENTREGA DE COPIA DE HISTORIAS CLINICASSolicitudes formales de copia de historias clínicasOficios de entrega de información

Documentos en SIHOS

Culminada la recopilación de información como resultado al seguimiento de este proceso, la documentación queda bajo custodia de la oficina de control Interno de gestión durante

el control de las unidades documentales transferidas anualmente al Archivo Central. Y es instrumento de recuperación de la información ubicada en el archivo




01 Comunicaciones Externas

02 Comunicaciones Internas

Se conservar (1) año en el AG por ser instrumento que soporta en cumplimiento del Acuerdo 060 de 2000. Se transfiere por cinco(5) años al AC, Cumplido el tiempo de retención, se elimina pues el documento recibido original reposa en alguna de las oficinas directivas de la entidad. Para el caso de comunicaciones que tengan un valor secundario, deben ser conservadas en su soporte original hasta que precluya.

210 39 INFORMES

02Informes a Organismos del Estado (Secretaria de Salud)

1 9 S Se selecciona muestra del 5%.

Resultados de TSH ELFuente Plataforma Athenea. Se conserva en físico y medio magnetico. Cumplido el tiempo en AC es eliminado

Consolidado de estadisticas vitales P EL Fuente Libros de Parto y Defunciones

02 Informes a Organismos del Estado (DANE)

04 Informe auditorias de Calidad 1 9 EL CTFuente oficina de calidad y SIAU. Es cargado a la pagina del Ministerio de protección Social. Se conserva en medio magnètico para consulta.

06 Informe Circular Unica

25 Informe de producción 1 9 EL CT DFuente de información Plataforma virtual Sihos. Se digitaliza para consulta. Es cargado en la pagina web del Ministerio de Protección Social

OFICINA PRODUCTORA: ESTADISTICA CODIGO: 210

CODIGOSERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION SOPORTE DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES



OFICINA PRODUCTORA: ESTADISTICA CODIGO: 210


RETENCION SOPORTE DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES

31 Informes estadisticos a eps-s 1 9 CT D se digitaliza para consulta.

100 33 Informes Internos de gestión 1 9 Spresentado en medio físico y magnetico a Gerencia. Se selecciona muestra del 5%.

20 Informe de Morbilidad 1 9 CT D se digitaliza para consulta.

Oficio RemisorioFuente Plataforma Sihos. Se entre a epidemiologia, subgerencia cienífica, calidad y centros de salud

08 Informe Circular Unica de 2009 1 10 X XFuentes de información: Plataforma Virtual Sihos, oficina de Calidad (Formatos de Eventos adversos) SIAU (encuestas de satisfacción global)Se carga en la pagina

210 40 INVENTARIOS





210 52 Mapa de riesgos 1 5 XCumplido el tiempo en AC se eliminia. Se conserva en medio magnético para cosulta





01Actas reuniones, socializaciones y capacitaciones

Citación a reuniones y capacitacionesFormato asistenciasDocumentos anexos

220 07 AUDITORIA 01 Auditorias de Promocion y Prevención. 1 10 CT D Se digitaliza para preservación del documento.

Formato de auditoria Acta de auditoriaPlan de mejoramiento

220 17 CIRCULARES

02 Circulares Internas 2 EGeneralmente se dan de carácter informativo por lo que cumplido su tiempo de retención en el AC se púeden eliminar.


01 Comunicaciones Externas

02 Comunicaciones Internas

220 26 CRONOGRAMAS Cronograma de educaciónCronograma cursos sicoprofilacticosCronograma visitas tecnicas



RETENCION DISPOSICION FINAL

OFICINA PRODUCTORA: PROMOCION Y PREVENCION CODIGO: 220

CODIGO SOPORTEOBSERVACIONES



DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL



Cronograma visitas secretarias y eps220 HISTORIAS CLINICAS 5 10 P EL E S

Ficha Datos personales de identificación del usuarioDetección de Alteraciones de Crecimiento y Desarrollo del Menor 10 AñosDeteccion de Alteraciones del Desarrollo Joven de 10 a 29 añosDeteccion de Alteraciones del EmbarazoDeteccion de Alteraciones del AdultoDeteccion de Alteraciones de Agudeza VisualAtencion del PartoAtencion del Recien NacidoAtencion en Planificacion FamiliarReportes médicos AnexosAutorizacionesProcedimientosHoja de ruta de autorizacionesSignos vitalesResultados examenes de laboratorioRegistro especifico de examenes diagnósticaFormato de ordenes médicasOrdenes medicasRemision de muestras de patologiaRemisión de paciente

Consentimientos informados VIH

Consentimiento informado para inserción dispositivo intrauterino

Consentimiento informado para retiro del DIU

Consentimientos informados inserción de implantes subdérmicos

Los 15 años de conservación a los que hace referencia la norma (Resolución 839 de 2017),

corresponde al tiempo posterior a la ultima atención y que el paciente deja de asistir a los

servicios médicos.Sin embargo para las historias clínicas de violaciones de derechos humanos o infracciones graves al Derecho Internacional Humanitario, los tiempos de

retención y conservación se duplicarán. Y si al momento de tener en custodia una historia clínica, esta llegare a formar parte de un proceso relacionado con dleitos de lesa humanidad; la conservación deberá ser

permanente.

Tipo documental elaborado en formato controlado, tramitado y archivado en soporte papel. Cumple los mismos parametros de conservación que las historias clinicas.






220 39 INFORMES

01Informe Estadistico promoción y prevención

1 10 CT D Se digitaliza para consulta.02 Informe Interno de gestión 1 5 P EL S Se seleciona una muestra del 5%03

Informe Medición de impacto demanda inducida

1 4 EL ECumplido en tiempo en AC pierde valores secundarios y se puede eliminar

04 Informe Movimientos biológicos 1 10 CT D Se digitaliza para consulta220 40 INVENTARIOS


1 0 P EL CT



5 0 P EL CT


220 57 REGISTRO Y CONTROL

01Base de datos generalizada de seguimiento a Sífilis (Formato)

Información se puede sustraer de reportes en la plataforma SIHOS

02Base de datos pacientes inasistentes (Formato)

P

03Base de datos Programa Citologías (Formato)

04Base de datos Programa Control Prenatal (Formato)

EL Medio Magnetico

05Base de datos Programa Crecimiento y Desarrollo (Formato)








06Base de datos Programa Enfermedades Crónicas. (Formato)

07Base de datos Programa Planificación Familiar. (Formato)

08 Captación Gestantes (Formato) P09

Ficha Individual de seguimiento pacientes con sífilis

10 Formatos demanda inducida11

Registro consultorio rosado (examen de mama)

ELEs diligenciado en medio magnetico para alimentar base de datos de la secretaria de

12Remisión de maternas a segundo nivel (Formato Documento Controlado)

13Recepción de medicamentos y dispositivos médicos. (Formato Documento controlado)

ESE - EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO TABLAS DE REENCIÓN DOCUMENTAL - TRD

D S Sb AG AC P EL CT E D S220_1 02 ACTAS

Actas reuniones, socializaciones y capacitaciones

Citaciones

Formato asistencias

Documentos anexos

Actas Visitas a pacientes

Actas

Documentos anexos

Actas Visitas de Auditoria

ActasDocumentos anexos

220_1 25 COMUNICACIONES OFICIALES

02 Comunicaciones Oficiales Internas


220_1 26 CRONOGRAMA Cronograma de educaciónCronograma visitas

OFICINA PRODUCTORA: PROGRAMA TB CODIGO: 220_1


RETENCION SOPORTE DISPOSICION FINALOBSERVACIONES

ESE - EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO TABLAS DE REENCIÓN DOCUMENTAL - TRD


OFICINA PRODUCTORA: PROGRAMA TB CODIGO: 220_1



Cronograma visitas secretarias y eps

220_1 HISTORIAS CLINICAS 1 99Historias Clinicas pacientes TB

220_1 39 INFORMES 02 Informe Interno de gestión 1 5 x Se seleciona una muestra del 5%

04 Informe Movimientos biológicos 1 10 x x Se digitaliza para consulta

05 Informe TBC, LEPRA, LEISHMANIASIS 1 10 x xElaborado por el coordinador y responsable de este programa. Se seleciona una muestra del 5%

220_1 40 INVENTARIOS

220_1 40 07Inventario Documental Archivo de Gestión


220_1 40 08Inventario Documental transferencias Primaria


220_1 57 REGISTRO Y CONTROL 02 Base de datos pacientes inasistentes

(Formato)P

10 Formatos demanda inducida13 Recepción de medicamentos y

dispositivos médicos. (Formato 220_1 SIVIGILA

Ficha de notificaciónFormato de Reporte (Documento externo secretaria salud)Copia documento de identidad del paciente

El inventario documental esta conformado por todas las Series, Subseries y tipos documentales bajo responsabilidad de la dependencia, e incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista Se debe conservar y actualizar permanentemente en el archivo de gestión (AG) por ser instrumento que permite el control de las unidades documentales transferidas anualmente al Archivo

ESE- EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD

D S Sb AG AC P EL CT E D S225 07 AUDITORIA

02Auditoria Cuentas contratación de Empresas Responsables de pago ERP

1 9 CT El original debe ir al contrato de la ERP

Formato devolución de liquidación de servicios (Medio magnetico)

Liquidación de servicios con soportesInformación contenida en plataforma SIHOS de la Ese Mpal

03 Auditoria Cuentas prestadores de servicios contratados 1 9 CT D Se digitaliza para preservación del documento.

Oficio remisorio

Sabana de notificación de objeciones o devoluciones(cuando se da el caso)

01 Auditorias Prestación de servicio ips sin contrato 1 9 CT D Se digitaliza para preservación del documento.

Oficio de auditoria

Sabana de notificación de objeciones o devoluciones

Copia de la factura devuelta

Guia de envío correo certificado

225 25 COMUNICACIONES OFICIALES 1 5 E Cumplido el tiempo en AC se elimina

01 Comunicaciones Oficiales Externas 1 5 P EL CT

02 Comunicaciones Internas 1 5 P EL E

Se conservar (1) año en el AG por ser instrumento que soporta en cumplimiento del Acuerdo 060 de 2000. Se transfiere por cinco(5) años al AC, Cumplido el tiempo de retención, se microfilmaran o digitalizaran y se elimina el soporte papel. Para el caso de comunicaciones que tengan un valor secundarios, deben ser conservadas en su soporte original hasta que precluya.

OFICINA PRODUCTORA: AUDITORIA Y CUENTAS MEDICAS CODIGO: 225

CODIGOSERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES OBSERVACIONES

SOPORTERETENCION

DISPOSICION FINAL





SOPORTERETENCION

DISPOSICION FINAL

225 34 GLOSAS 1 10 E Cumplido el tiempo en AC se elimina.

Recepción de Glosa100 Respuesta

Sabana de respuesta de glosaEpicrisisFotocopia documento identidadAnexo servicios prestadosNotificaciónOficio remisorioInformeGuia de envío correo certificado

225 40 INVENTARIOS





225 52 Mapa de riesgos 1 5 E Cumplido el tiempo en AC se eliminia.

225 57 RECOBROS CAPITACIÓN 2 8 E Se elimina pierde valores primarios

Oficio






SOPORTERETENCION

DISPOSICION FINAL

Facturas y sopotes de la misma

copia Historia clinicaFotocopia documento identidad

Fotocopia de carnet

Liquidación de servicios

Sabana de respuesta de recobroGuia de envío correo certificado



230 02 ACTAS 1 9 E S

Actas Reuniones, socializaciones y capacitaciones

Citación Reuniones

Control asistencia

Documentos Anexos

230 25 COMUNICACIONES OFICIALES E S

01 Comunicaciones Externas 1 5

Se conservar (1) año en el AG por ser instrumento que soporta en cumplimiento del Acuerdo 060 de 2000. Cumplido el tiempo de retención en AC se elimina, pues el documento recibido original reposa en alguna de las oficinas directivas de la entidad. Para el caso de

02 Comunicaciones Internas 1 5Las comunicaciones de carácter informativo, pueden ser eliminadas una vez cumplan su tiempo de retención en el AG. Lo demás será

230 27 CUADROS DE TURNOS 1 5 E Cumplido el tiempo en AC se elimina.

Cuadros de Turnos Enfermeras

Cuadros de Turnos Médicos


OFICINA PRODUCTORA: CONSULTA EXTERNA CODIGO: 230

OBSERVACIONESCODIGO DISPOSICION FINALRETENCIO SOPORTE



DOCUMENTALES



230 35 HISTORIAS CLINICAS 1+ 20 D S Cumplido el tiempo en AC se elimina.

Ficha Datos personales de identificación del usuario

Formatos de ATENCIÓN DEL PACIENTE por areas de atenciónReportes médicos AnexosAutorizacionesProcedimientos

Notas de enfermeria

Hoja de ruta de autorizaciones

Signos vitales

Resultados examenes de laboratorio

Registro especifico de examenes diagnóstica

Formato de ordenes médicas

Ordenes medicas

Remision de muestras de patologia

Remisión de paciente

Consentimientos informadosEl soporte original en físico es archivado como una unidad documental independiente, tanto en los archivos de gestión (AG), como el Archivo

Los 15 años de conservación a los que hace referencia la norma (Resolución 839 de 2017), corresponde al tiempo posterior a la ultima atención y que el paciente deja de asistir a los servicios médicos.Sin embargo para las historias clínicas de violaciones de derechos humanos o infracciones graves al Derecho Internacional Humanitario, los tiempos de retención y conservación se duplicarán. Y si al momento de tener en custodia una historia clínica, esta llegare a formar parte de un proceso relacionado con dleitos de lesa humanidad; la conservación deberá ser permanente.



DOCUMENTALES



230 37 HOJA DE VIDA EQUIPOS 20 E Cumplido el tiempo en AG se elimina230 38 INDICADORES

01 Indicadores de gestión 1 E02 Indicadores de riesgos 1 E

230 39 INFORMES

03 Informe interno de gestión 1 E Entidad. Esta Información está consolidada en 04 Informe Seguimiento a riesgos05 Informe Calidad (circular 030)

230 INVENTARIOS


1 0 P EL CT



5 0 P EL CT



02 Libro Citas de Ecografìas 1 5 E Se elimina pierde valores primarios.

Se debe conservar y actualizar permanentemente en el archivo de gestión (AG) por ser instrumento que permite el control de las unidades documentales transferidas anualmente al Archivo Central. Y es instrumento de recuperación de la información ubicada en el

Cumplido el tiempo en AG se elimina, el consolidado se conserva en la subdirección

científica y Calidad.




DOCUMENTALES



08 Libro reportes de laboratorio 1 5 E Se elimina pierde valores primarios.

09Libro referencia y contrareferencia UROCS / UAIRACS Y ACS

1 5 E Se elimina pierde valores primarios.

10 Libro registro asesorias en VIH 1 5 E Se elimina pierde valores primarios.

230 50 PEDIDOS

Pedidos Farmacia (Formato documento controlado)

1 P E

Pedidos Almacén (Formato documento controlado)

1 P E

230 54 VACUNACIÓN 1 5 ECumplido el tiempo en AC se elimina, pierde valores primarios.

Esquema de Vacunación Plantilla en plataforma Sihos

SIVIGILA

Registro aislamiento de dengue (Formato externo enviado por la secretaria local de salud)Fichas de notificación

Cumplido el tiempo en AG se eliminan por perder valores primarios. Formatos

originales aprobados reposan en el área de Farmacia y Almacén


D S Sb AG AC p EL CT E D S240 02 ACTAS 1 10 X

01 Actas Inducción

02 Actas Reuniones

03 Actas de visitas

04 Actas Eventos Morbilidad

240 25 COMUNICACIONES OFICIALESComunicaciones Internas

240 27 CUADROS DE TURNOS01 Cuadro de Turnos Auxiliares

Odontología02 Cuadros de Turnos Odontólogos

240 37 HOJAS DE VIDA EQUIPOS 20 X240 HISTORIA CLINICA

Historia Clinica Odontológica

Ficha Datos personales de identificación del usuario

Anamnesis

Reportes odontológicos

Procedimientos

Odontograma

Autorizaciones

Remision de paciente

SOPORTERETENCIONSERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DISPOSICION FINAL

Posterior a 10 años se clasifica el 5% para consulta.

OBSERVACIONES

OFICINA PRODUCTORA: ODONTOLOGÍA CODIGO: 240

Los 15 años de conservación a los que hace referencia la norma (Resolución 839 de 2017), corresponde al tiempo posterior a la última atención y que el paciente deja de asistir a los servicios médicos.Sin embargo para las historias clínicas de violaciones de derechos humanos o infracciones graves al Derecho Internacional Humanitario, los tiempos de retención y conservación se duplicarán. Y si al momento de tener en custodia una historia clínica, esta llegare a formar parte de un proceso relacionado con delitos de lesa humanidad; la conservación deberá ser permanente.

CODIGO


D S Sb AG AC p EL CT E D SSOPORTERETENCIONSERIES SUBSERIES Y TIPOS

DOCUMENTALESDISPOSICION FINAL

OBSERVACIONES


CODIGO

Consentimientos informados odontológicos 1 19 P E

Tipo documental diligenciado en soporte papel por lo que son archivados e inventariados independientemente a pesar de su configuración como parte de la hortoria clínica del paciente. Para su control adicional y facil resupercaión de la información se implemento la hoja de control dentro de cada unidad de conservación. Cumple con el mismo valor y tiempo de retención de la historia clínica.

Anexos

240 38 INDICADORESCumplido el tiempo en AG se elimina, los originales se conservan en sede administrativa.

01 Indicadores de gestión 1 x

240 39 INFORMESCumplido el tiempo en AG se elimina, los originales se conservan en sede administrativa.

01Informe Actividades por concepto del servicio

1 x

02 Reporte de fluorosis

240 40 INVENTARIOS 1 5 x Cumplido el tiempo en AC se elimina..


1 0 P EL CT



5 0 P EL CTSe debe conservar y actualizar permanentemente en el archivo de gestión (AG) por ser instrumento que permite el control de las unidades documentales





OBSERVACIONES


CODIGO


240 43 LIBROS DE REGISTRO Se elimina pierde valores primarios.

01 Libro de citas odontologicas 1 5 x Se elimina pierde valores primarios.

02Libro Radicador de consentimientos odontológicos informados

1 10 x Se elimina pierde valores primarios.

240 MAPA DE RIESGOS

240 50 PEDIDOS 1 2 x

Pedidos AlmacénPedidos Farmacia

240 22 REGISTRO Y CONTROL 1 5 X Cumplido el tiempo en AC, se eliminan.

01 Registro de esterilización (Formato)

02 Registro lavado de equipos(Formato)

03 Registro de materiales (Formato)

04 Registro de educación (Formato)

05 Registro menores de 1 año (Fomato)

06Referencia y contrareferencia (Formato)

permite el control de las unidades documentales transferidas anualmente al Archivo Central. Y es instrumento de recuperación de la información ubicada en el archivo central (AC).




OBSERVACIONES


CODIGO

07 Registro de evento adverso

08Registro servicio o producto no conforme (Formato, documento controlado)

Cumplido el tiempo en AC se elimina.

ESE - EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DEL MUNIUCIPIO DE VILLAVICENCIOTABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD


01 Actas reuniones urgencias 1 5 E Cumplido el tiempo en AC, se eliminaCitación a reuniones Fomato asistencia reunionesDocumentos anexos

02 Actas novedades250 25 COMUNICACIONES OFICIALES

01 Comunicaciones Externas Cualquier comunicación externa debera ser primero radicada en la ventanilla unica de las sede adminstrativa

02 Comunicaciones Internas 1 5 E Cumplido el tiempo en AC se elimina.250 27 CUADRO DE TURNOS 1 5 E Cumplido el tiempo en AC se elimina.

01 Cuadros de Turnos Auxiliares de Enfermería

1 E

03 Cuadros de Turnos Médicos 1 E250 35 HISTORIAS CLINICAS 5 20 EL E

Ficha Datos personales de identificación del usuarioTriageReportes médicos AnexosAutorizacionesProcedimientosNotas de enfermeria

Hoja de ruta liquidación de histora clínica

Hoja de medicamentos Signos vitalesLiquidos

DISPOSICION FINAL

OFICINA PRODUCTORA: URGENCIAS CODIGO: 250


RETENCIONSERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

Cumpplido en tiempo en AC se eliminan. Pierden valor primario. Documentos originales reposan en la

subdirección Científica

Los 15 años de conservación a los que hace referencia la norma (Resolución 839 de 2017), corresponde al tiempo

posterior a la última atención y que el paciente deja de asistir a los servicios médicos.Sin embargo para las historias clínicas de violaciones de derechos humanos o infracciones graves al Derecho Internacional Humanitario, los tiempos de retención y conservación se duplicarán. Y si al momento de tener en custodia una historia clínica, esta llegare a formar parte de



DISPOSICION FINAL




Resultados examenes de laboratorioRegistro especifico de examenes diagnósticaOrdenes médicasEvoluciónHoja de tratamientoComprobante de atención urgencias Remisión de pacienteCambio de atención EpicrisisConsentimiento Informado P EL

250 37 HOJA DE VIDA EQUIPOS 20 E Cumplido el tiempo en AG se elimina250 38 INDICADORES

01 Indicadores de gestión 1 1 E02 Indicadores de riesgos 1 1 X

250 40 INVENTARIOS

Inventario Activos de la dependencia


1 0 P EL CT



5 0 P EL CT


250 39 INFORME

01 Informe de actividades por concepto 1 E Cumplido el tiempo en AG se elimina, los originales se conservan en sede administrativa.

Cumplido el tiempo en AG se elimina, los originales se conservan en sede administrativa.

custodia una historia clínica, esta llegare a formar parte de un proceso relacionado con delitos de lesa humanidad; la

conservación deberá ser permanente.

El inventario documental esta conformado por todas las Series, Subseries y tipos documentales bajo responsabilidad de la dependencia, e incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de la misma, por lo que se debe Se debe conservar y actualizar permanentemente en el archivo de gestión (AG) por ser instrumento que permite el control de las unidades documentales transferidas anualmente al Archivo Central. Y es instrumento de recuperación de la información ubicada en el archivo central



DISPOSICION FINAL




02 Informe médico legal03 Informe de indicadores de gestión04 Informe seguimiento a riesgos

250 41 KARDEX DE MEDICAMENTOS POR PACIENTE

X Cuando una historia se transfiere, se transfere la ficha.


03 Libro radicador de dictamenes de alcoholemia


04 Libro registro de partos 1 5 x Se elimina pierde valores primarios.06 Libro registro de monitoreo fetal 1 5 x Se elimina pierde valores primarios.07 Libro notificación Obligatoria 1 5 x Se elimina pierde valores primarios.08 Libro novedades de personal 1 5 x Se elimina pierde valores primarios.09 Libro novedades de urgencias 1 5 x Se elimina pierde valores primarios.10 Libro entrega de turnos medicos 1 5 x Se elimina pierde valores primarios.

11 Libro entrega de turno aux enfermeria


12 Libro de movimientos de pacientes (ingresos y egresos)


13 Libro reportes de laboratorio 1 5 x Se elimina pierde valores primarios.

14 Libro registro entrega equipos de nebulización


250 REGISTRO Y CONTROLRegistro de temperatura (Formato)Listado chequeo diario de equipos (Formato)Verificación de dispositivos y medicamentos en carro de paro (Fomato Documento controlado)Solicitud de dietas (Formato Documento controlado)



DISPOSICION FINAL




Control y verificación de vencimientos y registro invima (Formato Documento controlado)Control y verificación de medicamentos y dispositivos del kit de emergencia ostétrica (Formato Documento Controlado)Control y verificación de medicamentos y dispositivos del kit codigo fucsia (Formato)Reporte de evento adverso (Formato Documento Controlado)Registro producto y servicio no conforme (Formato Documento Controlado)

Verificación y seguimiento a acceso venoso (Formato Documento Controlado)

Reporte tecno-vilgilancia (Formato Documento Controlado)Reporte farmacovigilancia (Formato Documento Controlado)Reactivo vigilancia (Fomato Documento Controlado)Control apertura de carro de paro (Formato Documento Controlado)Referencia y contrareferencia (Formato Documento Controlado)Traslado de activos (Formato Documento Controlado)

250 50 PEDIDOS 1 2 x Se elimina pierde valores primarios.



DISPOSICION FINAL




01 Pedidos a Farmacia (Formato Documento Controlado)

02 Pedido a Almacén (Formato Documento Controlado)


D S Sb AG AC P EL CT E D S260 02 ACTAS260 02 01 Actas reuniones y capacitaciones 1 5 E

Citación a reuniones y capacitacionesFormato asistenciaDocumentos anexos

260 25 COMUNICACIONES OFICIALES 260 25 01 Comunicaciones Externas260 25 02 Comunicaciones Internas 1 5 E Cumplido el tiempo en AC se elimina.260 27 CUADROS DE TURNOS 1 5 E

Cuadros de Turno auxiliares de enfermeriaCuadros de Turnos EnfermerosCuadros de Turno Médicos

260 35 HISTORIAS CLINICAS 5 10 P EL E SIdentificación del usuarioEvolución Prescripción de medicamentos ConsultasOrdenaciónNotas EnfermeriaNotas MedicasHoja de Medicamentos ProcedimientosSignos VitalesLiquidosNeurológicoOxigenoMateriales

OFICINA PRODUCTORA:HOSPITALIZACIÓN CODIGO: 260

Cumplido el tiempo en AC, se elimina.

Cumplido el tiempo en AC se elimina.

Los 15 años de conservación a los que hace referencia la norma (Resolución 839 de 2017),

corresponde al tiempo posterior a la última atención y que el paciente deja de asistir a los

servicios médicos.Sin embargo para las historias clínicas de violaciones de derechos humanos o infracciones graves al Derecho Internacional

Humanitario, los tiempos de retención y conservación se duplicarán. Y si al momento de

tener en custodia una historia clínica, esta llegare a formar parte de un proceso relacionado con

delitos de lesa humanidad; la conservación deberá


DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION SOPORTE






DevolucionesRecien NacidosRemisionesEgresoCambio de atenciónHoja de ruta liquidación historia clinica

Consentimientos InformadosTipos documentales diligenciados en soporte papel. Cumplen el mismo tiempo de retención que la historia clínica.

260 36Historias clínicas código LILA (Abuso Sexual)

5 25 P CT D

El tiempo de retención se duplica en comparación a la historia clínica regular, por tratarse de violaciones de derechos humanos de acuerdo a lo dispuesto en la Resolución 839 de 2017. Se digitaliza para preservación del documento original.

260 38 HOJA DE VIDA EQUIPOSHojas de vida equiposMantenimiento preventivo y correctivo (Formato)

260 INDICADORES 1 E

01 Indicadores de gestión 1 E Cumplido el tiempo en AG se elimina, los originales se conservan en sede administrativa.

02 Indicadores de riesgos260 40 INVENTARIOS


1 0 P EL CT



5 0 P EL CT

El inventario documental esta conformado por todas las Series, Subseries y tipos documentales bajo responsabilidad de la dependencia, e incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de la Se debe conservar y actualizar permanentemente en el archivo de gestión (AG) por ser instrumento que permite el control de las unidades documentales

delitos de lesa humanidad; la conservación deberá ser permanente.







260 PEDIDOSPedidos a Almacén (Formato Documento Controlado)

1 P

Pedidos a Farmacia (Formato Documento Controlado)

1 P

260 39 INFORME

01 Informes médico legal 1 E Cumplido el tiempo en AG se elimina, los originales se conservan en sede administrativa.

03 Informe de indicadores de gestión (Se elabora en formato elctrónico y es enviado a la subdirección científica)

04 Estadistica consolidado remisiones 04 Informe seguimiento a riesgos

260 41KARDEX DE MEDICAMENTOS POR PACIENTE (Sihos admistración de medicamentos)

CT Cuando una historia se transfere se transfere la ficha.

260 43 LIBROS DE REGISTRO EL01 Libro de entrega de turnos 1 5 E Se elimina pierde valores primarios.04 Libro de partos 1 5 E Se elimina pierde valores primarios.05 Libro monitoreo materno 1 5 E Se elimina pierde valores primarios.

07 Libro relación de notificaciónes Obligatorias

1 5 E Se elimina pierde valores primarios.

08 Libro registro certificados de defunción 1 5 E Se elimina pierde valores primarios.

10 Libro registro sala ERA 260 54 PLANILLAS DE VACUNACIÓN 1 5 E Se elimina pierde valores primarios.

260 REGISTRO Y CONTROL (CALIDAD)Registro ronda de seguridad (Formato) 1 EL

Cumplido el tiempo en AC pueden ser eliminados pues copia autentica de estos reposan en el área de

compras y suministros junto con formatos de entrega.

permite el control de las unidades documentales transferidas anualmente al Archivo Central. Y es instrumento de recuperación de la información ubicada






Registro temperatura (Formato) 2 EL Seguimiento en la plataforma virtual SihosListado chequeo diarios de equipos (Formato)Registro verificación de dispositivos y medicamentos en carro de paro (Fomato Documento Controlado)

P

Solicitud de dietas (Formato) 1 ELEntregado mensualmente a la subdirección Científica.

Cumplido el tiempo de retención en AG puede ser eliminiado.

Control y verificación Medicamentos y dispositivos kit de emergencia ostétrica (Formato)

P

Control y verificación de medicamentos y dispositivos Kit codigo LILA (Formato)

Reporte de eventos adversos (Formato Documento Controlado)

ELElaborado en formato elelctrónico y enviado via mail a

la oficina de Calidad

Registro de producto y servicio no conforme(Formato Documento Controlado )

EL se elabora electronico y se envia por correo a calidad

Verificación y seguimiento a acceso venoso (Flebitis)(Formato documento controlado)Reporte tecno-vigilancia (Formato Documento Controlado )

EL (Electrónico mail a Calidad)

Reporte farmacovigilancia (Formato Documento Controlado )

(Electrónico mail a Calidad)

Reactivo vigilancia -Eventos adversos -(Formato Documento Controlado)Apertura de carro de paro (Formato Documento controlado)






Reporte productos proximos a vencer - baja rotación- (Formato Documento Controlado)Consolidado referencia y contrareferencia (Electronico se se envia mensualmente a la subdirección científica)

EL

260 SIVIGILA

Registro aislamiento de dengue (Formato externo enviado por la secretaria local de salud)

Ficha de notificaciónFormato de Reporte (Documento externo secretaria salud)

Copia documento de identidad del paciente

Hoja de ruta, diligenciado para

Boleta de salida no debe ser concervada como evidencia documental, sino que prestará soporte inmediato para control de salida de pacientes, y podra ser eliminiado inmediatamente o dejado en poder del paciente.

ESE - EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIOTABLAS DE RETENCIÓN DOUMENTAL - TRD


01 Actas reuniones y capacitaciones 1 5 E Cumplido el tiempo en AC, se elimina.Citación a reuniones y capacitacionesFormato asistencia

Documentos anexos

270 BITACORAS DE TRASLADO

Formatos Traslados (Documento Controlado)

Documentos soportes de bitacoras

Oficios entrega Bitacoras


Comunicaciones Externas

Comunicaciones Internas 1 5 E Cumplido el tiempo en AC se elimina.

270 27 CUADROS DE TURNOS 1 5 E Cumplido el tiempo en AC se elimina.Cuadros de Turno Conductores de ambulancias

270 38 HOJA DE VIDA EQUIPOSHojas de vida equiposMantenimiento preventivo y correctivo (Formato)

270 40 INVENTARIOS


1 0 P EL CT



5 0 P EL CT


270 PEDIDOSPedidos a Almacén (Formato Documento Controlado)

1 PCumplido el tiempo en AC pueden ser

eliminados pues copia autentica de estos reposan en el área de compras

OFICINA PRODUCTORA:TRASLADO ASISTENCIAL CODIGO: 270



El inventario documental esta conformado por todas las Series, Subseries y tipos documentales bajo responsabilidad de la dependencia, e incluyen los elaborados por Se debe conservar y actualizar permanentemente en el archivo de gestión (AG) por ser instrumento que permite el control de las unidades documentales transferidas anualmente al Archivo Central. Y es instrumento

ESE - EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIOTABLAS DE RETENCIÓN DOUMENTAL - TRD


OFICINA PRODUCTORA:TRASLADO ASISTENCIAL CODIGO: 270



270Pedidos a Farmacia (Formato Documento Controlado)

1 P

39 INFORME

04 Estadistica consolidado remisiones

270 04 Informe seguimiento a riesgos

REGISTRO Y CONTROL (CALIDAD)

Lista chequeo Actividades realizadas con los vehiculos

estos reposan en el área de compras y suministros junto con formatos de

ESE- EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIOTABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD

D S Sb AG AC P EL CT E D S280 23 CONTROL

01 Control de calidad externo 1 10 E Cumplido el tiempo en AC se elimina.

280 25 COMUNICACIONES OFICIALES 1 5 E Cumplido el tiempo en AC se elimina.

Comunicaciones Internas280 ? CONSENTIMIENTOS INFORMADOS

Consentimientos informados Toma de muestrasConsentimientos informados Prueba VIH

280 33 FACTURACION 1 5 P EL EFacturasOrden medica

280 37 HOJA DE VIDA DE EQUIPOS

02 Hoja de vida de equipos hematología 20 CT

03 Hoja de vida de equipos quimica 20 CT

04 Hoja de vida de equipos inmunología 20 CT

05 Hoja de vida de equipos microbiologia 20 CT

CONTROL DE CALIDAD DIARIO DE EQUIPOSControl de Calidad Diario Equipo de Hematología

Control de calidad Diario Equipo Inmunología

Control de calidad Diario Equipo Química

Control de calidad Diario Equipo Uroanálisis

Control de calidad interno equipo urocultivos 1 2 x Cumplido el tiempo en AC se elimina.

Control de calidad de Glucometría

270 40 INVENTARIOS


1 0 P EL CT

Información consignada en la plataforma virtual SIHOS. Cumplido el tiempo de conservación se

elimina el formato físico.

OFICINA PRODUCTORA: LABORATORIO CODIGO: 280


OBSERVACIONESRETENCIOCODIGO DISPOSICION FINALSOPORTE

El inventario documental esta conformado por todas las Series, Subseries y tipos documentales bajo responsabilidad de la dependencia, e incluyen los








5 0 P EL CT



01 Libro entrega de resultados hospitalización, Urg.

1 5 x Cumplido el tiempo en AC se elimina.

02 Libro Kardex laboratorio 1 5 x Cumplido el tiempo en AC se elimina.03 Libro Kardex diario 1 5 x Cumplido el tiempo en AC se elimina.04 Libro de registro diario de TBC 1 5 x Cumplido el tiempo en AC se elimina.

05 Libro de registro diario de Urocultivos 1 5 x Cumplido el tiempo en AC se elimina.

280 REGISTTRO Y CONTROL280 52 PLANILLAS DIARIA DE PACIENTES 1 5 x Cumplido el tiempo en AC se elimina.

280 63 SECCION HEMATOLOGIA

01 Registro diario de resultados hematologia


280 64 SECCION INMUNOLOGIA

01 Registro diario de resultados inmunología


03 Registro diario de TOXOIGG 1 10 x Cumplido el tiempo en AC se elimina.04 Registro diario de TOXOIGM 1 10 x Cumplido el tiempo en AC se elimina.

05 Registro diario de TSH neonatal 1 10 x Cumplido el tiempo en AC se elimina.

231 65 SECCION MICROBIOLOGIA

01 Registro diario de resultados microbiología


02 Registro diario de urocultivos 1 10 x Cumplido el tiempo en AC se elimina.

03 Registro diario de TBC 1 10 x Cumplido el tiempo en AC se elimina.

280 66 SECCION QUIMICA SANGUINEA

01 Registro diario de resultados quimica 1 10 x Cumplido el tiempo en AC se elimina.

280 67 SECCION UROANALISIS

Se debe conservar y actualizar permanentemente en el archivo de gestión (AG) por ser instrumento que permite el control de las unidades documentales transferidas anualmente al Archivo Central. Y es instrumento de recuperación de la información ubicada

responsabilidad de la dependencia, e incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de la






01 Registro diario de resultados Uroanálisis


Reportes de laboratorio Información cargada a la plataforma ATHENEA



Actas Comité de salud ocupacionalInvitaciones

Formato control de Asistencia (FR-130-08-V2)

Documentos Anexos

Actas Comité de saneamiento contable

Invitaciones


Documentos Anexos

Actas Comité de ConciliaciónInvitaciones


Documentos Anexos

Actas Comité Interno de Archivo 1 20 XInvitaciones


Documentos Anexos

300 13 COMISION DE PERSONAL 1 20 X XCronogramaCircularesActa de escrutiñoEncuesta

100 Oficios

300 17 COMUNICACIONES01 Circulares 1 3 X Cumplido el tiempo en AC se elimina.

20 X

X

RETENCIO DISPOSICION

201

1

20

X

Cumplido el tiempo en Ac se digitaliza para consulta.

Se elimina cumplido el tiempo de retención en archivo central, pierde valores primarios.


Se elimina cumplido el tiempo de retención en archivo central, pierde valores primarios.1

OBSERVACIONESSOPORTE

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CODIGO: 300




D S Sb AG AC P EL CT E D SRETENCIO DISPOSICION




02 Memorandos 1 5 XLlamados de atención deben ir a la hoja de vida, si son otro asunto se pueden eliminar cumplido en AC.

300 21 CONSTANCIAS01 Constancias Laborales 1 2 X Cumplido el tiempo en AC se elimina

02 Constancias servicio social 1 5 X Cumplido el tiempo en AC se elimina

300 25 COMUNICACIONES OFICIALES 1 5 X Cumplido el tiempo en AC se elimina

Comunicaciones ExternasComunicaciones Internas

300 ? FORMATOS

?Formatos de Transferencia Documental (FR - 370 - 02 - V2)

5

Se elabora en medio magnético para alimentar base de datos del inventario de AC y se conserva impreso en el AG como evidencia de transferencia. Cumplido el tiempo en AG se elimina.

? Formatos Pedido Papeleria (FR-330-14-V3) Cumplido el tiempo en AG Se elimina. Copia original reposa en Compras y suministros.

300 39 INFORMES19 Informe de Gestión 1 20 X21 Informe de Mantenimientos Locativos

300 40 INVENTARIOS


1 0 P EL CT



5 0 P EL CT


300 43 LIBRO DE REGISTRO 1 10 X? Libro radicador de correspondencia

300 ? MANTENIMIENTO Y LOGISTICA

El inventario documental esta conformado por todas las Series, Subseries y tipos documentales bajo responsabilidad de la dependencia, e incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de la misma, por lo que se debe actualizar y conservar Se debe conservar y actualizar permanentemente en el archivo de gestión (AG) por ser instrumento que permite el control de las unidades documentales transferidas anualmente al Archivo Central. Y es instrumento de recuperación de la información ubicada en el archivo central (AC).

Cumplido el tiempo en AC se elimina

Cumplido el tiempo en AC se elimina


D S Sb AG AC P EL CT E D SRETENCIO DISPOSICION




300 ? MAPA DE RIESGOS 2 2 XCumplido el tiempo en AC se elimina, Copia Original reposa en Control Interno de Gestión

300 51 PLANES01 Plan de Acción 1 10 X

Plan Operativo02 Planes de mejoramiento Individuales 1 10 X

300 ? POLIZASPolizas colectivas Vehiculos 1 5 xPoliza IndividualPolizas Multiriesgo HospitalariaPolizas todo riesgoPolizas responsabilidad Civil

Poliza todo riesgo de Valores

300 68 SINDICATO 1 20 X X Se digitaliza para preservación del documento.Convención colectiva de trabajadoresPliego único de peticionesAcuerdo laboral

Oficios

300 ? SUPERVISIÓN

? Interventoria Obras Civiles

Cumplido es Tiempo en AC, se elimina

Cumplido el tiempo en AC se elimina; pierde valores primarios.

ESE - EMPRESA SOCIALE DEL ESTADO DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD


? Actas Comité Sostenibilidad Económica 2 8 P EL

310 16 COMPROBANTES

01 Comprobantes de contabilidad 2 18 EL E

Notas contables


01 Comunicaciones Oficiales Externas

02 Comuniaciones Oficiales Internas 1 5 E Cumplido el tiempo en AC se elimina

310 39 INFORMES310 40 INVENTARIO


1 0 P EL CT



5 0 P EL CT


310 42 LIBROS OFICIALES

02 Libro Mayor y Balance 2 18 EL EInformación consirgando en SIHOS. Cumplido el tiempo en Ac se elimina

03 Libro Diario 2 18 E Cumplido el tiempo en Ac se elimina

OFICINA PRODUCTORA: CONTABILIDAD CODIGO: 310




RETENCION


Cumplido el tiempo en Ac se elimina

OBSERVACIONES



311 12CANCELACION DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

1 10 E En el sistema se conserva copia.

311 25 COMUNICACIONES OFICIALES 1 5 E Cumplido el tiempo en AC se eliminaComunicaciones Internas

311 31 EJECUCIONES PRESUPUESTALES 1 10 CT DEjecución de egresos

311 39 INFORMES 100 39 08 Informes de Ejecución Presupuestal 1 10 EL CT D Se digitaliza para consulta despues de AG.311 40 INVENTARIOS


1 0 P EL CT



5 0 P EL CT


311 46 MODIFICACIONES PRESUPUESTALES 1 10 E El sistema conserva el documento.Adiciones o reducciones

100 Acto AdministrativoResumen de traslado Disponibiliad presupuestal ELCompromisos presupuestales ELObligacio0nes Presupuestales ELGiros Presupuestales ELCuentas por pagar EL

311 52 Mapa de Riesgos311 59 REGISTRO PRESUPUESTAL 1 10 E En los Contratos hay originales.

SOPORTE

El inventario documental esta conformado por todas las Series, Subseries y tipos documentales bajo responsabilidad de la dependencia, e incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de la misma, Se debe conservar y actualizar permanentemente en el archivo de gestión (AG) por ser instrumento que permite el control de las unidades documentales transferidas anualmente al Archivo Central. Y es instrumento de recuperación de la información ubicada en el archivo

Diligenciado en la plataforma SIHOS. Es impreso par servir de soporte a las cuentas

OFICINA PRODUCTORA: PRESUPUESTO CODIGO: 311


RETENCION

CODIGO

El sistema conserva el documento de forma digital.

OBSERVACIONESDISPOSICION FINAL


D S Sb AG AC P EL CT E D S312 ACTAS

Actas Reuniones y Capacitaciones FacturaciónCitación a reuniones y capacitacionesFormato asistenciaDocumentos anexosANULACIÓN DE FACTURAS

314 06 ARQUEO DE CAJA 1 5 EResumen diario de cajaFormato de arqueoFormato diario de recibos

312 20 CONSOLIDADO 01 Consolidado Facturación 1 20 X Se seleciona un 5% como muestra documental.

312 25 COMUNICACIONES OFICIALES 1 5 E Cumplido el tiempo en AC se elimina

Comunicaciones ExternasComunicaciones Internas

312 33 FACTURAS 1 20 E Cumplido el tiempo en AC se elimina

LiquidacionesSon registradas en Sihos. Se imprimen unicamente por evento

RADICACIONES DE FACTURAS Documento en SIHOS

RECONOCIMIENTOS Documento en SIHOS

312 39 INFORMESInforme trimestral ante el Ministerio de Protección Social

Es cargado a la pagina Web del Ministerio

312 40 INVENTARIOS


1 0 P EL CT


El inventario documental esta conformado por todas las Series, Subseries y tipos documentales bajo responsabilidad de la dependencia, e incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de la

OFICINA PRODUCTORA: FACTURACION CODIGO: 312

Procedimineto corresponde a Tesoreria pero es diligenciado por los facturadores Los originales reposan en Tesoreria


RETENCIONCODIGO DISPOSICION FINALOBSERVACIONES

SOPORTE



OFICINA PRODUCTORA: FACTURACION CODIGO: 312


RETENCIONCODIGO DISPOSICION FINALOBSERVACIONES

SOPORTE


5 0 P EL CT


312 LIQUIDACIONES312 52 Mapa de Riesgos312 REGISTRO Y CONTROL 10 E Cumplido el tiempo en AC se eliminan

Hoja de Ruta liquidación de historia Boleta de SalidaSUPERVISIÓN DE CONTRATOS

Se debe conservar y actualizar permanentemente en el archivo de gestión (AG) por ser instrumento que permite el control de las unidades documentales transferidas anualmente al Archivo Central. Y es instrumento de recuperación de la información ubicada


D S Sb AG AC P EL CT E D SACTASActas reuniones, socializaciones y capacitacionesCitaciones Control asistencia

Documentos Anexos

313 ARQUEOS

313 11CERTIFICACION DE RETENCION EN LA FUENTE


313 16 COMPROBANTE 01 Comprobante de Egreso 1 20 x

ObligaciónCertificado disponibilidad presupuestalContrato

100Acta de inicio prestación de servicio/Entrada almacenRegistro presupuestalCertificación de prestaciòn del servicioInformeCuenta de cobroPago de EPS,AFP,ARPFactura

02 Comprobante de Ingreso 1 20 xRecibo de cajaRelación de la factura

Consignación

313 25 COMUNICACIONES OFICIALES 1 5 x Cumplido el tiempo en AC se eliminaComunicaciones ExternasComuniaciones Internas

OBSERVACIONES

OFICINA PRODUCTORA: TESORERIA CODIGO: 313


Se selecciona una muestra del 10% por cada 10 años de producción documental, el resto se elimina.

Se selecciona una muestra del 10% por cada 10 años de producción documental, el resto se elimina.

SOPORTECODIGO RETENCIO DISPOSICION



OFICINA PRODUCTORA: TESORERIA CODIGO: 313


SOPORTECODIGO RETENCIO DISPOSICION

313 19 CONCILIACIONES 01 CONCILIACIONES BANCARIAS 1 20 x Cumplido el tiempo en AC se elimina.

Extractos bancarios

313 29 DECLARACIONES TRIBUTARIAS 1 10 x Cumplido el tiewmpo en AC se eliminaI.V.A

Retención en la Fuente - Anexos Liquidación

313 32 EJECUCIONES DE RENTA 1 10 xEjecución de ingresos

313 39 INFORMES02 Informe de boletin de bancos 1 10 x Se elimina cumplido el teimpo en AC03 Informe de costos 1 10 x x Se digitaliza para consulta.01 Informe de industria y comercio 1 10 x Se elimina cumplido el teimpo en AC

Informe Interno de Gestión313 40 INVENTARIOS


1 0 P EL CT



5 0 P EL CT


313 52 Mapa de Riesgos313 49 NOVEDADES DE NOMINA 1 80 x

AutoliquidacionesDescuentos

Se debe conservar y actualizar permanentemente en el archivo de gestión (AG) por ser instrumento que permite el control de las unidades documentales transferidas anualmente al Archivo Central. Y es instrumento de recuperación de la información ubicada en el archivo central

Se debe conservar digitalizado teniendo en cuenta que el tiempo de retención es amplio.

El inventario documental esta conformado por todas las Series, Subseries y tipos documentales bajo responsabilidad de la dependencia, e incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de la misma, por lo que se debe

El sofware conserva el documento.


D S Sb AG AC P EL CT E D S315 19 CONCILIACIONES

PagosGlosas aceptadasActas de conciliacionesConsolidado de CarteraFacturasAJUSTES DE CARTERA Documento en SIHOS

100 24 CONVENIOS01 Convenio Interadministrativo 1 20 X

Acta de posesión representante legalCertificación Camara de comercio

Antecedentes fiscales, penales, disciplinarios.

315 25 COMUNICACIONES OFICIALES 1 5 x Cumplido el tiempo en AC se elimina

100 33 FACTURAS 1 5 x Se digitaliza preservación documento.Factura IndividualSoportes en Medio Magnetico

315 Liquidaciones de Contratos 1 20 x X Se Digitaliza para consulta

02 Actas de liquidacion de contrato315 39 Informes 2 10 X Cumplido el tiempo en AC se eliminan

01 Informes anual de analisis de Cartera

02 Informe Semestral de recuperación de cartera

03 Informe trimestral de Análisis de Cartera04 Informe mensual Análisis de la facturación

05Informe mensual de relación de Glosas radicadas en la empresa

06 Informe trimestral SISMED Información cargada en la plataforma PISIS del portal SYSPRO

315 40 INVENTARIOS

Se conserva el 5% como muestra, el resto se elimina, la prescripcion contractual termina a los 20 años.

OFICINA PRODUCTORA: CARTERA CODIGO: 315


OBSERVACIONESSOPORTERETENCIO

NDISPOSICION FINAL



OFICINA PRODUCTORA: CARTERA CODIGO: 315


OBSERVACIONESSOPORTERETENCIO

NDISPOSICION FINAL


1 0 P EL CT



5 0 P EL CT


315 52 Mapa de Riesgos

El inventario documental esta conformado por todas las Series, Subseries y tipos documentales bajo responsabilidad de la dependencia, e incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de Se debe conservar y actualizar permanentemente en el archivo de gestión (AG) por ser instrumento que permite el control de las unidades documentales transferidas anualmente al Archivo Central. Y es instrumento de recuperación de la



321 02 ACTAS Se elimina cumplido el tiempo de retención en AC, Pierde valores

Actas de Autoevaluación

Programas de Bienestar Social, e incentivos 1 20 CT

01 Actas Comité Bienestar Social 1 10 S Se selecciona un 5% de cada 10 años de producción.

Cronograma (1 por año)

Citaciones

Acta comites de Bienestar Social

Diagnostico de necesidades en materia de bienestar(1 por año)

Programas de Bienestar Social, e incentivos

Evaluación de gestión (1 año)

Lista asistencia

02 Actas Comité Comisión de Personal 1 10 S Se selecciona un 5% de cada 10 años de producción.

Cronograma (1 por año)CitacionesActa comites Comisión de PersonalListas de asistenciaDistribución de contraprestación

03 Actas Comité Convivencia Laboral 1 10 S Se selecciona un 5% de cada 10 años de producción.

Cronograma (mínimo trimestral)CitacionesActas comité de Convicencia LaboralOficio remisorio a Procuraduría( En casos de no conciliación)

Listas de asistencia

04 Actas Comité Estudio de Planta 1 10 X Se selecciona un 5% de cada 10 años de producción.

OFICINA PRODUCTORA: TALENTO HUMANO CODIGO: 320


DOCUMENTALESRETENCION SOPORTE DISPOSICION FINAL






CitacionesActas de Comité Estudio de personalListas de asistencia

05 Actas Comité Paritario de Seguridad Social en el Trabajo "COPASST"

1 10 x Se selecciona un 5% de cada 10 años de producción.

CitacionesActasListas de asistenciasOFICIOS

320 25 COMUNICACIONES OFICIALES01 Comunicaciones Oficiales Externas02 Comuniucaciones Oficiales Internas

320 PROCESO DE SELECCIÓN

Entrevista (Formato documento controlado)

Verificación de requisitos (Formato documento controlado)Identificación de aptitudes y valores(Formato documeto controlado)Verificación conocimietos básicos y competencias (Formato documento controlado)

Consolidado de resultados (Formato documeto controlado)

320 PROCESO DE INDUCCIONControl de asistencia a la inducción (Formato documento controlado)Reistro de inducción por depedencias(Formato documento controlado)

Evaluación de la inducción (Formato documento controlado)






320 PROCESO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑOResolución Implementación anual del sistema de evaluación. (Publicada en pagina web de la ESE Mpal)

Publicada en pagina Web de la Empresa

Memorando de socialización a los responsables

320 PROCESO DE CAPACITACIÓNDiagnostico capacitaciones (1 por año)Plan anual de capacitación "P.I.F.C."

Evaluación trimestral de ejecución del P.I.F.C. Se radica en la pagina web de la comisión nacional de servicio Civil

320 SISTEMA DE CARRERAConcurso de meritos (Convocactorias CNSC)Resolución que ordena nombramiento en periodo de prueba, emitida por la CNSCSeguimiento periodo de pruebaRegistro público en carreraActualización permanente a los registros de carreraAUTORIZACIONES PARA ENCARGOS Y PROVISIONALES

321 36 HISTORIAS LABORALES 1 80 x

01 Evaluación del desempeño

Formatos de estableciminetos de objetivos

Formatos de evalución de objetivos

Sanción si hay

Se digitaliza para consulta y control del original, terminado el tiempo de retención en archivo central se elimina y se seleciona el 5% de las Historias laborales más representativas. Se transfiere al Archivo central las historias laborales inactivas.






Acto administrativo de retiro o desvinculaciònCertificado laboralesIncapacidades

321 39 INFORMES Informes Plan Institucional de formación y capacitación

01 Planillas de asistencia

321 40 INVENTARIOS


1 0 P EL CT



5 0 P EL CT


321 51 PLANES321 Plan Anual de Empleos Vacantes

321 Plan Anual de Incentivos Institucionales

321 Plan Institucional de Capacitaciones PIC


Se digitaliza para preservación del documento.






321 62 RIESGOS LABORALES Se digitaliza para preservación.

01 ACCIDENTES DE TRABAJO 1 20 x Se seleciona un 5% de la documentación.Realizar estadistica.

321 69 SUBSIDIOS CAJA DE COMPESACIÓN 1 10 x Cumplido el teimpo en AC se elimina


D S Sb AG AC P EL CT E D S321 04 APORTES PATRONALES 1 80 x x Se seleciona un 5% de la documentación.

Estados de cuenta

Cuadros de consolidación

Actas de Conciliacion

321 05 APORTES SEGURIDAD SOCIAL 1 80 x Se seleciona el 5% de la documentación.

LiquidaciónDetalle MensualSoportes de pago


01 Comunicaciones Externas02 Comunicaciones Internas

321 36 HISTORIAS LABORALES 1 80 xFormato Lista de Chequeo Ingreso PersonalFormato de Control Historia LaboralHoja de Vida Función PúblicaActo administrativo de nombramiento Oficio de notificaciòn del nombramiento Documentos de identificaciònActualización Hoja de VidaSoportes de estudio y experienciaActa de PocesiònAntecedentes judiciales, fiscales y disciplinariosSalud Ocupacional (Examen de ingreso, Aptitud )Afiliaciones de salud, pension,ARL, etc.EstampillasPermisos o Ausencias TemporalesEvaluaciòn del desempeñoTramites de CesantiasResolución de pago

SOPORTERETENCION DISPOSICION FINAL

OFICINA PRODUCTORA: NOMINA CODIGO: 321

Se digitaliza para consulta y control del original, terminado el tiempo de retención en archivo central se elimina y se seleciona el 5% de las Historias laborales más representativas. Se transfiere al Archivo central las historias laborales inactivas.


OBSERVACIONES


D S Sb AG AC P EL CT E D SSOPORTERETENCION DISPOSICION FINAL



OBSERVACIONES

Sanción si hayVacacionesCertificado laborales para MinisterioActo administrativo de retiro o desvinculaciòn

321 39 INFORMES Plan de AccionMapa de RiesgosCierre vigencias de cada añoContraloria MunicipalMinisterio de Salud y Protección SocialSecretaria Dptal - Distribución de Aportes PatronalesSeguridad SocialRequerimientos SIHOS

321 40 INVENTARIOS




5 0 P EL CT


321 44 LIQUIDACION DE RECARGOS 1 80 x x Se digitaliza para preservación del documento.

Cuadro de turno Programado Documento en SIHOS

Cuadro de turno Ejecutado321 48 NOMINA

Informes de Nomina 1 80 x x Se digitaliza para preservación del documento.




D S Sb AG AC P EL CT E D SSOPORTERETENCION DISPOSICION FINAL



OBSERVACIONES

01 Liquidación de Nomina 1 80 x x Se digitaliza para preservación del documento.

Resumen Contable 1 80 x x Se digitaliza para preservación del documento.

Disponibilidad Presupuestal 1 80 x x Se digitaliza para preservación del documento.

Consolidado de nómina 1 80 x x Se digitaliza para preservación del documento.

Relación bancaria 1 80 x x Se digitaliza para preservación del documento.

Retención de Nomina 1 80 x x Se digitaliza para preservación del documento.

Descuentos de Nomina 1 80 x x Se digitaliza para preservación del documento.

Liquidación de Cesantias 1 80 x x Se digitaliza para preservación del documento.

06 AUSENTISMO LABORAL 1 20 x x Se digitaliza para preservación del documento.Incapacidades (Certificados, Epicrisis, soportes de pago)

Documento en SIHOS

Licencias no RemuneradasPermisos SindicalesPermisoscambios de turnocompensatorios

07 Liquidación de vacaciones 1 80 x x Documento en SIHOS

08 Liquidación de Cesantias 1 80 x x Documento en SIHOS

Nomina liquidación Total Documento en SIHOS

321 69 SUBSIDIOS CAJA DE COMPESACIÓN 1 10 x Cumplido el teimpo en AC, se elimina



05Actas Comité Paritario de Seguridad Social y Salud en el Trabajo "COPASST"

1 10

CitacionesActas de COPASSTListas de asistenciasOFICIOS

322 03 Actas Comité Convivencia Laboral 1 10 S Se selecciona un 5% de cada 10 años de producción.

Cronograma (mínimo trimestral)CitacionesActas comité de Convicencia LaboralOficio remisorio a Procuraduría (En casos de no conciliación)Listas de asistencia

322 25 COMUNICACIONES OFICIALES01 Comunicaciones Oficiales Externas02 Comuniucaciones Oficiales Internas02 Comité de salud ocupacional 1 20 x

Actas

Invitaciones

322 36 HISTORIAS CLÍNICAS LABORALES 1 80 x

Incapacidades

322 39 INFORMES

322 40 INVENTARIOS


OFICINA PRODUCTORA: SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO CODIGO: 322

OBSERVACIONESCODIGO

SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINALSOPORTE


Se digitaliza para consulta y control del original, terminado el tiempo de retención en archivo central se elimina

El inventario documental esta conformado por todas las Series, Subseries y tipos



OFICINA PRODUCTORA: SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO CODIGO: 322

OBSERVACIONESCODIGO

SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINALSOPORTE




322 62 RIESGOS LABORALES Se digitaliza para preservación.01 Accidentes de trabajo 1 20 x Se seleciona un 5% de la

documentación.Realizar estadistica.Reportes

Se debe conservar y actualizar permanentemente en el archivo de gestión (AG) por ser instrumento que permite el control de las unidades documentales transferidas anualmente al Archivo Central. Y es instrumento de recuperación de la información ubicada en el archivo central

documentales bajo responsabilidad de la dependencia, e incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de la misma, por lo que se debe actualizar y conservar permanentemente en Gestión.


D S Sb AG AC P EL CT E D S330 02 ACTAS 1 10 X Cumplido el tiempo en AC se elimina

Actas bajas de almacénActas cambio de medicamentos por vencimientoActas DonacionesControl y RegistroFormato traslado de Activos

330 25 COMUNICACIONES OFICIALES 1 5 X Cumplido el tiempo en AC se eliminaComunicaciones Oficiales ExternasComuniaciones Oficiales Internas

330 22 FORMATOS Documento en SIHOSFormatos movimientos de activos (Anexos al documento traslado de activos)Activos TrasladosEntradas Bajas DepresiacionesPEDIDOS A PROVEEDORES Solicitudes de pedidos

Se proyecta y es radicada en físico al proveedor

Formatos de pedido (anexos a las salidas de almacén)330 39 INFORMES

01 Informe a Contraloria (Resolución 378 de 2008)02 Informe ante Ministerio de Protección Social

(Decreto 2193 de 2004)03 Informe Gestión04 Informe Mapa de Riesgos05 Informe Plan Anual de Adquisición06 Informes Plan de Accion07 Informe Plan de mejoramiento

08 Informe SISMED "reporte compra de medicamentos" ( Ministerio de Portección social)

330 40 INVENTARIOS

OFICINA PRODUCTORA: COMPRAS Y SUMINISTOS CÓDIGO: 330


RETENCION OBSERVACIONES



05 Inventario bienes de consumo





Inventario elementos devolutivos en servicio

X


Documento en SIHOS

Equipos y maquinas de oficina/Muebles y enseres/utiles de escritorio, oficina/ equipos de comunicación/equipos de computo/ licencias sofware ofimatica/ equipo de restaurante y cafeteria/maquinaria y equipo de lavanderia/vehiculos/herramientas y accesorios/otros: maquinaria y equipo/ otras edificaciones/equipos y maquinas para microfilmación fotografia/ equipos y matriales para vías, redes, cables/ equipos para estaciones de bombeo/equipo y apoyo diagnostico/ instrumentos y accesorios de apoyo diagnostico/ equipo de apoyo

1 X

Elementos de aseo/Elementos de cafeteria/dotación trabajadores/material de laboratorio/Material médico quiúrgico/material para odontología/material reactivo y de laboratoio/libros de bibilioteca, estudios mapoteca/materiales suministros y accesorios/medicamentos/otros: repuesto de vehículos/ropa hospitalaria/útiles de oficina/

10

20

1


330 TITULOS DE BIENES INMUEBLES 2 18 CT D Se crea una unidad de conservación para cada inmueble

Escritura Pública PCertificado de tradición PAvaluo PImpuesto PLicencias PComodatos P

02 Inventario de Equipos 1 20 X Cumplido el tiempo en AC se elimina.03 Inventario de Muebles y Enseres 1 10 X Se elimina cumplido el tiempo en AC04 Inventario Individual de Vehiculos (Se crea una

carpte por cada vehiculo)1 20 X X Se digitaliza para consulta.

Fotocopia Tarjeta de propiedadDocumento en SIHOS ( entrada a la compra y depreciacion )

Fotocopia del SeguroRevisión tecnomecánicaHoja de vida del vehiculodemàs documentación reglamentaria.

330 47 MOVIMIENTOS MENSUALES DE ALMACEN01 Entradas de almacen 1 10 X Cumplido el tiempo en AC se elimina.02 Salidas de almacen 1 10 X Cumplido el tiempo en AC se elimina.03 Devoluciones de almacen 1 10 X Cumplido el tiempo en AC se elimina.

Traslados devolutivos330 51 PLANES

01 PLAN DE COMPRAS (Consulta pagina web "Colombia Compra Eficiente")

1 5 X Pierde valores primarios.Plan de AcciónPlan de mejoramiento

330 PROVEEDORES (Una carpeta por proveedor, ordenados en orden alfabetico)

1 5 x Cumplido el Tiempo en AC se eliminaCopia del contratoverificación de preciosComunicaciones

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, es transferido al archivo central para su custodia. Luego son conservados permanentemente teniedo en cuentaque es la documentación que sustenta los inmuebles bajo posesión o propiedad de la entidad

accesorios de apoyo diagnostico/ equipo de apoyo terapeutico/equipo de odontologia/equipo médico quirurgico/instrumetos y accesorios medico quirúrgicos/equipo de quirofano/equipo de construcción/equipo de laboratorio/ otros elementos devolutivos


330 58 Registro 1 5 X pierde valores primarios.330 52 Mapa de Riesgos 1 5 x

ESE - EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD


331 2 ACTAS

Actas notificación cambio de medicamentos proximos a vencer

1 10 X Pierde valores primarios, se elimina.

Actas de recepción y verificación 1 10 X Pierde valores primarios, se elimina.331 23 CONTROL

1 CONTROL POR CENTROS DE SALUD 1 10 X Cumplido el tiempo en AC se elimina.Solicitud de insumosInformeSalida farmacia para IPSDevoluciones SIHOSTraslado entre bodegas Farmacia SIHOSListado de medicamentos SIHOSListado de dispositivos medicos SIHOSLista de chequeo Stock de medicamentos vitrinasHojas Control de temperatura, Humedad relativa y cadena de frio

331 25 COMUNICACIONES OFICIALES 1 5 X Cumplido el tiempo en AC se eliminaComunicaciones ExternasComunicaciones InternasOficios

331 40 INVENTARIOSExistenciasKardex de medicamentos

1 Inventarios de medicamentos de control 1 5 X Cumplido el tiempo en AC se elimina.



OFICINA PRODUCTORA: FARMACIA CODIGO: 331




ESE - EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD


OFICINA PRODUCTORA: FARMACIA CODIGO: 331





2 Inventario trimestral 1 5 XCumplido el tiempo en AC se elimina. Documento en SIHOS

331 52 Mapa de Riesgos 1 5 X331 45 SALIDAS FARMACIA 1 5

1 Salida Farmacia Hospitalización

2 Salida Farmacia Observación

3 Salidas Farmacia Odontología

4 Salida Farmacia Pediatria

5 Salida Farmacia Pos parto

6 Salida Farmacia Urgencias


ESE - EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL -TRD


340 10 CERTIFICADO DE BASE DE DATOS ARS 1 10 x xSe conserva en medio magnetico el documento fisico se elimina.

Oficio remisorio340 25 COMUNICACIONES OFICIALES 1 5 x Cumplido el tiempo en AC se elimina340 25 01 Comunicaciones Oficiales Externas340 25 02 Comunicaciones Oficiales Internas340 36 HOJA DE VIDA EQUIPOS340 36 02 Hojas de vida equipos de computo

Formatos hojas de vida equipos de computo

Inventarios de hardware y software

Cronograma de mantenimiento equipos de computo

340 39 INFORMES 1 5 x Cumplido el tiempo en Ac se eliminaOficios

340 52 Mapa de Riesgos340 58 REGISTRO Y CONTROL

Regristo BACK UP (copia de seguridad)340 60 REPORTES100 02 Reporte de actualización de PYMISIS 1 5 x Se conserva digitalizado

P 03 Reporte de soporte técnico 1 10 x Cumplido el tiempo en AC se elimina.340 40 INVENTARIOS


1 0 P EL CT



5 0 P EL CTSe debe conservar y actualizar permanentemente en el archivo de gestión (AG) por ser instrumento que permite el control de las

OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE SISTEMAS CODIGO: 340




ESE - EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL -TRD


instrumento que permite el control de las unidades documentales transferidas anualmente al Archivo Central. Y es instrumento de recuperación de la información ubicada en el archivo central (AC).


D S Sb AG AC P EL CT E D S350 25 COMUNICACIONES OFICIALES350 25 01 Comunicaciones Oficiales Externas

02 Comunicaciones Oficiales Internas350 22 CONTRATOS

01Contrato de Obra de Mayor Cuantía con Formalidades Plenas

1 20 xSe conserva el 5% como muestra, el resto se elimina, la prescripcion contractual termina a los 20 años.

CONTRATACIÓN DIRECTA

01Contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión con persona Natural o Juridica

Formato Analisis de mercadoEstudio PrevioFormato de solicitud de disponibilidad presupuestalCertificado de disponibilidad presupuestalPropuesta Formato de hoja de vida función pública (Para persona natural o juridica)

Formato de declaración de bienes (Solo para persona natural)

Certificado de Camara y Comercio (solo Persona Juridica)Certificado de no estar incurso en procesos de alimentos (Solo para persona natural)Diploma o acta de grado de bachiller (Solo para persona natural)Diploma o acta de grado - ProfesionalCopia de la tarjeta profesionalDiploma o acta de grado de especializaciónRegistro profesional de la secretaria de Salud (Solo para persona natural)Otros: Diplomados, tecnicas, seminarios (Solo para persona natural)Espreriencia laboral (certificaciones)

CODIGOSERIES SUBSERIES Y UNIDADES DOCUMENTALES

SOPORTE

OFICINA PRODUCTORA: CONTRATACION CODIGO: 350

DISPOSICIÓN FINALRETENCIÓNOBSERVACIONES


D S Sb AG AC P EL CT E D SCODIGO

SERIES SUBSERIES Y UNIDADES DOCUMENTALESSOPORTE



Fotocopia de la cèdulaAntecedestes judiacialesAntecedestes Disciplinarios (Procuraduria)Antedecedentes Fiscales (Contraloria)Seguridad Social (Planillas de pago o certificación espedida por la eps,arl y pensión)Examén de salud OcupacionalFormato de solicitud de registro presupuestalRegistro presupuestalContratoResolución de supervisiónPolizasAprobación de las garantiasActa de inicioAdiciones/prorrogas/o adición y prorrogaGarantia/aprobación de garantiaLiquidación del contrato

350 22 02CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES CON PERSONA NATURAL O JURIDICAEstudio de MercadoEstudios previosFormato de solicitud de disponibilidad presupuestalCertificado de disponibilidad presupuestalPropuesta econòmicaFormato unico de Hoja de vida (Para persona natural o Juridica)

Declaración de bienes y rentas (Solo para persona natural)

Certificado de no estar incurso en procesos de alimentos (Solo para persona natural)






Certicado de Camara y comercio (Solo para persona juridica)

Registro Unico TributarioAntecedentes disciplinarios de la ProcuraduriaAntecedentes Fiscales de la ContraloriaAntedecedentes Judiales Fotocopia de la cèdulaLibreta MilitarCertificado de tradición y libertadCertificación expedida sobre la seguridad social y parafiscales, por revisor fiscal o Contador con copia de antecedente Seguridad Social: Salud, Pensión y ARL (para persona natural)Formato solicitud de registro presupuestalContratoCertificado de registro presupuestalResolución de supervisiónActa de inicioAdicion y prorrogaLiquidación del contrato

350 22 03 CONTRATACIÓN SIMPLIFICADA

350 22 03Cotratos de compra, suministros, servicios, matenimiento u obra con persona natural o Juridica

Formato Analisis de mercadoEstudio PrevioFormato de solicitud de disponibilidad presupuestalCertificado de disponibilidad presupuestalPropuesta (Cotización)Formato de hoja de vida función pública (Para persona natural o juridica)







Certificado de Camara y ComercioCertificado de no estar incurso en procesos de alimentos (Solo para persona natural)Espreriencia laboral (certificaciones)Fotocopia de la cèdulaAntecedestes judiacialesAntecedestes Disciplinarios (Procuraduria)Antedecedentes Fiscales (Contraloria)Seguridad Social (Planillas de pago)Certificación expedida sobre la seguridad social y parafiscales, por revisor fiscal o Contador con copia de antecedente RUP; para contratos de obraRegistro Unico TributarioRegistros INVIMA (si se requieren)Formato de solicitud de registro presupuestalRegistro presupuestalContratoResolución de supervisiónPolizasAprobación de las garantiasActa de inicioAdiciones/prorrogas/o adición y prorrogaGarantia/aprobación de garantiaPublicación de contrato en el SECOPLiquidación del contrato

350 22 04 CONTRATACIÓN SIMPLIFICADA ABIERTA 1 20 x Se conserva el 5% como muestra, el resto se elimina, la prescripcion contractual termina a

04 Cotratos de compra, suministros, servicios, matenimiento u obra, vigilancia,procesos Formato Analisis de mercadoEstudio Previo






Formato de solicitud de disponibilidad presupuestalDisponibilidad presupuestalPliego de condicionesCertificado de disponibilidad presupuestalPropuestas (Cotización)Formato de hoja de vida función pública (Para persona natural o juridica)


Certificado de Camara y Comercio

Certificado de no estar incurso en procesos de alimentos (Solo para persona natural)Espreriencia laboral (certificaciones)Fotocopia de la cèdulaAntecedestes judiacialesAntecedestes Disciplinarios (Procuraduria)Antedecedentes Fiscales (Contraloria)Seguridad Social (Planillas de pago)Certificación expedida sobre la seguridad social y parafiscales, por revisor fiscal o Contador con copia de antecedente RUP; para contratos de obra o cuando se requieraRegistro Unico TributarioRegistro INVIMA (si se requieren)Demas documentación requerida de acuerdo a lo indicado en el pliego de condicionesActa de evaluaciónResolución de adjudicaciónFormato de solicitud de registro presupuestalRegistro presupuestalContratoResolución de supervisiónPolizas






Aprobación de las garantiasActa de inicioAdiciones/prorrogas/o adición y prorrogaGarantia/aprobación de garantiaPublicación de contrato en el SECOPLiquidación del contratoCONTRATACIÓN POR INVITACIÓN PUBLICA

05 Cotratos de compra, suministros, servicios, matenimiento u obra, vigilancia,procesos

1 20 x Se conserva el 5% como muestra, el resto se elimina, la prescripcion contractual termina a

Formato Analisis de mercadoEstudio PrevioResolución de apertura Formato de solicitud de disponibilidad presupuestalDisponibilidad presupuestalCertificado de disponibilidad presupuestalPliego de condicionesPropuestas (Cotización)Formato de hoja de vida función pública (Para persona natural o juridica)Formato de declaración de bienes (Solo para persona natural) Certificado de Camara y ComercioCertificado de no estar incurso en procesos de alimentos (Solo para persona natural)Espreriencia laboral (certificaciones)Fotocopia de la cèdulaAntecedestes judiacialesAntecedestes Disciplinarios (Procuraduria)Antedecedentes Fiscales (Contraloria)Seguridad Social (Planillas de pago)Certificación expedida sobre la seguridad social y parafiscales, por revisor fiscal o Contador con copia de antecedente RUP; para contratos de obra o cuando se requieraRegistro Unico TributarioRegistros INVIMA (si se requieren)Demas documentación requerida de acuerdo a lo indicado en el pliego de condiciones






Acta de evaluaciónResolución de adjudicaciónFormato de solicitud de registro presupuestalRegistro presupuestalContratoResolución de supervisiónPolizasAprobación de las garantiasActa de inicioAdiciones/prorrogas/o adición y prorrogaGarantia/aprobación de garantiaPublicación de contrato en el SECOPLiquidación del contrato

Certificado de disponibilidad presupuestalPerfecionamiento contrato-MinutaConstituciòn y aprobaciòn garantìa UnicaPublicaciòn del contratoActo administrativo del nombramiento supervisorActa parciales (para contratos de obra)Acta de liquidación parciales/si hay lugarActa de suspenciòn/si hay lugarActa de adjudicaciòn, modificaciòn/si hay lugarActa de cesiòn/si hay lugarInforme de supervisiònActa de entrega finalActa de liquidaciòn finalContrato suministro o compra venta de mayor cuantia 1 20 x Se conserva el 5% como muestra, el resto se

elimina, la prescripcion contractual termina a Solicitud del bien o servicioCertificación del siceCertificado de disponibilidad presupuestal






Registro presupuestalEstudio planos diseños y factibilidadTèrminos referencia y o pliegos de condicionesInvitaciòn y o convocatoriasPropuestaActas de comité de comprasFormato de hoja de vida función públicaDeclaración de bienes y rentasFotocopia de la cèdulaCamara de Comercio y Registro ProponentesRUTCertificado Antecedentes disciplinarios, penales y fiscalesActa de selecciòn y adjudicaciònCertificado de disponibilidad presupuestalPerfecionamiento contrato-MinutaConstituciòn y aprobaciòn garantìa UnicaPublicaciòn del contratoActo administrativo del nombramiento supervisorActa de entrega parciales/si hay lugarActa de suspenciòn/si hay lugarActa de adjudicaciòn, modificaciòn/si hay lugarActa de cesiòn/si hay lugarInforme de supervisiònActa de entrega finalActa de liquidaciòn final

350 22 05 Contrato de Obra de menor cuantia sin formalidades plenasDeterminaciòn de la necesidadCertificación del siceCertificado de disponibilidad presupuestalRegistro presupuestalInvitaciòn






PropuestaFotocopia de la cèdulaCamara de Comercio y Registro ProponentesRUTCertificado Antecedentes disciplinarios, penales y fiscalesPerfecionamiento contrato-MinutaCertificado de disponibilidad presupuestalConstituciòn y aprobaciòn garantìa UnicaPublicaciòn del contratoActo administrativo del nombramiento supervisorActa de entrega parciales/si hay lugarActa de suspenciòn/si hay lugarActa de adjudicaciòn, modificaciòn/si hay lugarActa de cesiòn/si hay lugarInforme de supervisiònActa de entrega finalActa de liquidaciòn final

05 Contrato de Orden de prestación de servicio menor cuantia sin formalidades plenas1 20 x Se conserva el 5% como muestra, el resto se elimina, la prescripcion contractual termina a

Determinaciòn de la necesidadCertificación del siceCertificado de disponibilidad presupuestalRegistro presupuestalInvitaciòn PropuestaFotocopia de la cèdulaCamara de Comercio y Registro ProponentesRUTCertificado Antecedentes disciplinarios, penales y fiscalesPerfecionamiento contrato-MinutaCertificado de disponibilidad presupuestalConstituciòn y aprobaciòn garantìa Unica






Publicaciòn del contratoActo administrativo del nombramiento supervisorActa de entrega parciales/si hay lugarActa de suspenciòn/si hay lugarActa de adjudicaciòn, modificaciòn/si hay lugarActa de cesiòn/si hay lugarInforme de supervisiònActa de entrega finalActa de liquidaciòn final

350 22 06 Contrato de suministro de menor cuantia 1 20 x Se conserva el 5% como muestra, el resto se elimina, la prescripcion contractual termina a

Determinaciòn de la necesidadEstudio de conveniencia y oportunidadCotizaciònFotocopia de la cèdulaCamara de Comercio y Registro ProponentesRUTCertificado Juicios fiscalesCertificado Antecedentes disciplinariosActa de selecciòn y adjudicaciònPerfecionamiento contrato-MinutaCertificado de disponibilidad presupuestalConstituciòn y aprobaciòn garantìa UnicaPublicaciòn del contratoActo administrativo del nombramiento supervisorActa de entrega parciales/si hay lugarActa de suspenciòn/si hay lugarActa de adjudicaciòn, modificaciòn/si hay lugarActa de cesiòn/si hay lugarIngreso de almacenInforme de supervisiònActa de entrega final






Acta de liquidaciòn final350 22 07 Contrato de Arrendamiento 1 20 x Se conserva el 5% como muestra, el resto se

elimina, la prescripcion contractual termina a NecesidadCertificado de disponibilidad presupuestalPropuestaCopia escrituraCertificado de tradición y libertadFotocopia de la cèdulaAntecedentes penales, fiscales y disciplinarios.

350 22 08 Contrato orden de compraventa o suministro 1 5 x Cumplido el tiempo en AC se eliminaSolicitud del bien o servicioCertificado de disponibilidad presupuestalCotizaciònRutCamara de ComercioFacturaFotocopia de la cèdula

350 22 09 Contrato Ordenes de trabajo 1 20 x Se conserva el 5% como muestra, el resto se elimina, la prescripcion contractual termina a

Solicitud del bien o servicioCertificado de disponibilidad presupuestalCotizaciònRutCamara de ComercioFacturaFotocopia de la cèdula

350 40 INVENTARIOS






370 02 ACTAS

Actas comité Interno de Archivo

370 14 COMITÉ

01 COMITÉ ARCHIVO 1 10 x Cumplido el tiempo en AC se elimina

Invitaciones

Actas de comité de archivo

370 17 CIRCULARES

01 Circulares 1 3 x Cumplido el tiempo en AC se elimina.

370 25 COMUNICACIONES OFICIALES 1 5 X Cumplido el tiempo en AC se elimina370 25 01 Comunicaciones Oficiales Externas370 25 02 Comunicaciones oficiales Internas

03 MemorandosLlamados de atención deben ir a la hoja de vida, si son otro asunto se pueden eliminar cumplido en AC.

370 39 INFORMESInformes trimestral internos de gestión de Archivo

1 10 x Cumplido el tiempo en AC se elimina370 40 INVENTARIOS370 40 06 Inventario Documental Archivo Cetral

Formato Unico de Inventario Documental 1 10 x Cumplido el tiempo en AC se elimina




5 0 P EL CT

El inventario documental esta conformado por todas las Series, Subseries y tipos documentales bajo responsabilidad de la dependencia, e incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de la misma, por lo que se debe actualizar y Se debe conservar y actualizar permanentemente en el archivo de gestión (AG) por ser instrumento

OFICINA PRODUCTORA: GESTION DOCUMENTAL CODIGO: 370


OBSERVACIONESSOPORTERETENCIO DISPOSICION FINAL



OFICINA PRODUCTORA: GESTION DOCUMENTAL CODIGO: 370


OBSERVACIONESSOPORTERETENCIO DISPOSICION FINAL


370 43 LIBRO DE REGISTRO01 Libro de registro prestamo de documental 1 10 x Cumplido el tiempo en AC se elimina02 Libro de Registro entrega de copia de historias

clinicas 1 10 x Cumplido el tiempo en AC se elimina

370 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ESE MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO

370 70 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL01 Formatos de transeferencia Documental 1 20 x x Se digitaliza para consulta02 Formato salida y entrada de Historias Clinicas

en el archivo de gestión (AG) por ser instrumento que permite el control de las unidades



Actas Reuniones, socializaciones y capacitaciones

1 10 x

380 05 Agendas Médicos y Odontólogos 1 5 EL xDOCUMENTO EN SIHOS Cumplido el tiempo en AC se elimina


380 25 02 Comunicaciones Oficiales Internas

380 40 INVENTARIOS

07Inventario Documental Archivo de Gestión

1 0 P EL CT


08Inventario Documental transferencias Primaria

5 0 P EL CT


El inventario documental esta conformado por todas las Series, Subseries y tipos documentales bajo responsabilidad de la dependencia, e incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de la misma, por lo que se debe actualizar y conservar permanentemente en Gestión.Se debe conservar y actualizar permanentemente en el archivo de gestión (AG) por ser instrumento que permite el control de las unidades documentales transferidas anualmente al Archivo Central. Y es

OFICINA PRODUCTORA: CALL CENTER CÓDIGO: 380


RETENCION DISPOSICION FINALSOPORTE

Cumplido el tiempo en AC pierde valores primarios, se elimina.

OBSERVACIONES

ESE - EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO CODIFICACIÓN DE ÁREAS Y PROCESOS - CAP

ITEM CODIGO ÁREA O PROCESO1 100 GERENCIA

2 110 OFICINA CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

3 120 OFICINA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION

4 130 OFICINA DE CALIDAD

5 140 SIAU Sugerencia 6 200 SUBDIRECCIÓN TECNICOCIENTÍFICA

7 210 ESTADISTICA

8 220 PROMOCION Y PREVENCION

9 220-1 PROGRAMA TB, LEPRA Y LEISHMANIASIS

10 225 AUDITORIA Y CUENTAS MEDICAS

11 230 CONSULTA EXTERNA

12 240 ODONTOLOGÍA

13 250 URGENCIAS - HOSPITALIZACIÓN

14 280 LABORATORIO CLÍNICO

15 300 SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

16 310 CONTABILIDAD

17 311 PRESUPUESTO

18 312 FACTURACION

19 313 TESORERIA

20 315 CARTERA

21 320 TALENTO HUMANO

22 321 NOMINA

23 322 SEGURIDAD Y SALUD EN EL RABAJO

24 330 ALMACÉN

25 331 FARMACIA

26 340 OFICINA DE SISTEMAS

27 350 CONTRATACIÓN

28 360 TRANSLADO ASISTENCIAL

29 370 GESTIÓN DOCUMENTAL

30 380 CALL CENTER

31 390 VENTANILLA UNICA (Control de Comunicaciones)

ESE - EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIOIDENTIFICACIÓN ALFABETICA

DE CENTROS, PUESTOS DE SALUD Y UNIDAD MOVIL

ITEM CENTRO DE SALUD IDENTIFICACIÓN 1 Esperanza A2 Recreo B3 Porfía C5 Alto Pompeya D4 12 de Octubre E6 Barzal F7 Buena Vista G8 Comuneros H9 Cuncia I

10 Kirpas J11 Morichal K12 Nohora L13 Popular M14 Porvenir N15 Puerto Colombia P16 Reliquia Q17 Rincón de Pompeya R18 Santa Teresa S19 Unidad Movil T

ESE- EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIOCLASIFICACIÓN ALFANUMERICA EN CENTROS DE SALUD

CENTRO DE SALUD CLASIFICACIÓN DE SERVICIOS

CODIGO ALFANUMERIC

O

CENTRO DE SALUD CLASIFICACIÓN DE SERVICIOS CODIGO

ALFANUMERICO

Promoción y Prevención 220A Promoción y Prevención 220B

Consulta Externa 230A Consulta Externa 230B

Odontología 240A Odontología 240B

Urgencias - Hospitalización 250A Urgencias - Hospitalización 250B

Laboratorio Clínico 280A Laboratorio Clínico 280B

Facturación 312B Facturación 312B

Farmacia 331A Farmacia 331B

Promoción y Prevención 220C Promoción y Prevención 220E

Programas TB, Lepra y Leishmaniasis 220C_1 Consulta Externa 230E

Consulta Externa 230C Odontología 240E

Odontología 240C Urgencias 250E

Urgencias - Hospitalización 250C Toma de Muestras Laboratorio Clínico280E

Toma de Muestras Laboratorio Clínico 280C Facturación 312E

Facturación 312C

Farmacia 331C

Promoción y Prevención 220D Promoción y Prevención 220F

Consulta Externa 230D Consulta Externa 230F

Odontología 240D Odontología 240F

Toma de Muestras Laboratorio Clínico 280D Facturación 312F

Facturación 312D

Promoción y Prevención 220G Promoción y Prevención 220H

Consulta Externa 230G Programa TB, (Control) 220H_1

Odontología 240G Consulta Externa 230H

Facturación 312G Odontología 240H

Toma de Muestras Laboratorio Clínico280H

Facturación 312H

Promoción y Prevención 220I Promoción y Prevención 220J

Consulta Externa 230I Consulta Externa 230J

Odontología 240I Odontología 240J

Toma de Muestras Laboratorio Clínico 280I Toma de Muestras Laboratorio Clínico280J

Facturación 312I Facturación 312J

Promoción y Prevención 220K Promoción y Prevención 220L

Consulta Externa 230K Consulta Externa 230L

Odontología 240K Odontología 240L

Toma de Muestras Laboratorio Clínico 280K Facturación 312L

Facturación 312K

KIRPAS

J

COMUNEROS H

RECREO B

CUNCIA I

ALTO DE POMPEYA

D

12 DE OCTUBRE

E

ESPERANZA A

PORFIA

C

BARZAL

F

BUENA VISTA G

NOHORA LMORICHAL

K

ESE- EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIOCLASIFICACIÓN ALFANUMERICA EN CENTROS DE SALUD

CENTRO DE SALUD CLASIFICACIÓN DE SERVICIOS

CODIGO ALFANUMERIC

O

CENTRO DE SALUD CLASIFICACIÓN DE SERVICIOS CODIGO

ALFANUMERICO

Promoción y Prevención 220M Promoción y Prevención 220N

Programas TB, Lepra y Leishmaniasis 220M_1 Consulta Externa 230N

Consulta Externa 230M Odontología 240N

Odontología 240M Toma de Muestras Laboratorio Clínico280N

Toma de Muestras Laboratorio Clínico 280M Facturación 312N

Facturación 312M

Promoción y Prevención 220P Promoción y Prevención 220Q

Consulta Externa 230P Consulta Externa 230Q

Odontología (Programada) 240P Odontología 240Q

Facturación 312P Facturación 312Q

Promoción y Prevención 220R Promoción y Prevención 220S

Consulta Externa 230R Consulta Externa 230S

Odontología 240R Odontología 240S

Facturación 312R Facturación 312S

Promoción y Prevención 220T

Consulta Externa 230T

Odontología 240T

Facturación 312T

UNIDAD MOVIL

T

POPULAR

M

RELIQUIA Q

SANTA TERESA

S

PORVENIR N

RINCON DE POMPEYA

R

PUERTO COLOMBIA

P

CODIGO100110120130200210220225230240250260270280300310311312313 321 PSICOLOGIA315 260320321330331340350360370500600

SERIE SUBSERIE01

010203071417

O1O2

18242526273034353940435155

0156576170

CALL CENTER SIAU

COORDINADORA DE ODONTOL

MANTENIMIENTO352FACTURACION

PRESUPUESTO

GESTION DOCUMENTALRECEPCION

CONTRATACIONOFICINA DE SISTEMAS

FARMACIA

ACUERDOS

DEFINICION ACCIONES INSTITUCIONALES

Acciones de TutelaACTAS

OFICINA DE CALIDAD

OFICINA CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOGERENCIA

AREA O DEPENDENCIA

OFICINA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION

PROMOCION Y PREVENCIONESTADISTICA

SUBDIRECCIÓN TECNICOCIENTÍFICA

PROGRAMA TBHOSPITALIZACIÓN

URGENCIASODONTOLOGÍA

CONSULTA EXTERNAAUDITORIA

CONTABILIDADSUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

LABORATORIO

COMPRAS YSUMINISTROSTALENTO HUMANO

NOMINACARTERA

TESORERIA

COMITESAUDITORIA

PLANESPROCESOS

GESTION Y CONTROL DOCUMENTAL

CONCEPTOS JURIDICOS

COMUNICACIONES

DERECHOS DE PETICIÓN

Proceso PenalPROYECTOSRECOBROS

RESOLUCIONES

CircularesMemorandos

LIBROS DE REGISTRO

INFORMESINVENTARIOS

CONVENIOSCORRESPONDENCIA

CRONOGRAMACUADROS DE TURNOS

GLOSASHISTORIAS CLINICAS

PSICOLOGIA

2 ACTAS1 ACTAS DE BAJAS 2 ACTAS DE BAJAS DE MEDICAMENTOS POR VENCIMIENTO3 ACTAS DE CALL CENTER 4 ACTAS DE CONTROL INTERNO5 ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA6 ACTAS DE RECEPION Y VERIFICACION7 ACTAS DE REUNION SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA8 ACTAS DE VISITA PROCURADURIA

7 AUDITORIA 1 AUDITORIA DE CUENTAS DE CONTRATACION ARS2 AUDITORIA DE PRESTACION DE SERVICIOS3 AUDITORIA DE PROMOCION Y PREVENCION 4 AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD5 AUDITORIA INTERNA DE CONTROL INTERNO

14 COMITÉ1 COMITÉ DE ARCHIVO2 COMITÉ DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS 3 COMITÉ DE CONCILIACION 4 COMITÉ DE ETICA MEDICA 5 COMITÉ DE ESTUDIO DE PLANTA DE PERSONAL6 COMITÉ DE FARMACIA 7 COMITÉ DE HISTORIAS CLINICAS8 COMITÉ DE INFECCIONES INTRAHOSPITALARIAS9 COMITÉ DE MECI-CALIDAD

10 COMITÉ DE MORBILIDAD MATERNO Y PERINATAL11 COMITÉ DE MORTALIDAD12 COMITÉ DE QUEJAS Y RECLAMOS13 COMITÉ DE SALUD OCUPACIONAL14 COMITÉ DE SANEAMIENTO CONTABLE15 COMITÉ DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA16 COMITÉ DOCENTE ASITENCIAL17 COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL18 COMITÉ TECNICOCIENTIFICO19 COMITÉ CALL CENTER

19 CONILIACIONES1 ADMINISTRACION DE RIESGOS PROFESIONALES2 CESANTIAS3 CONCILIACION DE CARTERA4 CONCILIACIONES BANCARIAS5 PENSION 6 SALUD

26 CRONOGRAMA1 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PYP2 CRONOGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS CONTROL INTERNO3 CRONOGRAMA DE CAPACITACION

39 INFORMES1 INFORME 4,01 X TIPO DE ASEGURAMIENTO2 INFORME 5,99 X TIPO DE ASEGURAMIENTO3 INFORME A COMISION DE PERSONAL4 INFORME A MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL5 INFORME A SECRETARIA MUNICIPAL6 INFORME COMITÉ DE BIENESTAR7 INFORME COMITÉ DE ESTUDIO DE PLANTA DE PERSONAL8 INFORME CONTADURIA GENERAL DE LA NACION9 INFORME CONTRALORIA DEPARTAMENTAL

10 INFORME CONTRALORIA MUNICIPAL11 INFORME DANE12 INFORME DE AUDITORIA DEL SISTEMA DE CONTROL

13 INFORME DE BOLETIN DE BANCOS14 INFORME DE COSTOS15 INFORME DE ENTIDADES DE CONTROL16 INFORME DE EQUIPOS BIOMEDICOS17 INFORME DE EQUIPOS ODONTOLOGICOS18 INFORME DE GESTION DE CALIDAD19 INFORME DE INDUSTRIA Y COMERCIO 20 INFORME DE MANTENIMIENTO LOCATIVO21 INFORME DE MORBILIDAD22 INFORME DE NOTIFICACION OBLIGATORIA23 INFORME DE PRODUCCION24 INFORME DE VACUNACION25 INFORME DEEJECUCCION PRESUPUESTAL26 INFORME DENOMINA27 INFORME EJECUTIVO ANUAL CONSOLIDADO DE LA EVALUACION28 INFORME ENCUESTAS DE SATISFACCION29 INFORME ESTADISTICOS 30 INFORME ESTADISTICOS PROMOCION Y PREVENCION31 INFORME GESTION32 INFORME LEPRA33 INFORME MOVIMIENTO BIOLOGICO34 INFORME PACTO POR LA TRANSPARENCIA35 INFORME PERSONERIA36 INFORME PROCURADURIA37 INFORME SECRETARIA DE SALUD 38 INFORME SUPERINTENDENCIA DE SALUD39 INFORME TBC

40 INVENTARIOS1 INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES2 INVENTARIO DE EQUIPOS3 INVENTARIO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL4 INVENTARIO DE MUEBLES Y ENCERES5 INVENTARIO TRIMESTRAL6 INVENTARIOS DE VEHICULOS

43 LIBRO DE REGISTRO 1 LIBRO DE ACTIVIDADES EXTRAMURALES2 LIBRO DE CITOLOGIAS3 LIBRO DE CONTROL INVIMA DE MEDICAMENTOS4 LIBRO DE CONTROL INVIMA DE MEDICOQUIRURGICOS 5 LIBRO DE REGISTRO PRESTAMO DOCUMENTAL6 LIBRO KARDEX DE MEDICAMENTOS7 LIBRO RADICADOR CORRESPONDENCIA

51 PLANES1 PLAN DE ACCION 2 PLAN DE ADMINISTRACION DEL RIESGO 3 PLAN DE CONTINGENCIA4 PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL5 PLAN DE MEJORAMIENTO Y SEGUIMIENTO NUEVO¡6 PLAN OPERATIVO7 PLANES DE COMPRA8 MAPA DE RIESGOS

2 ACTAS1 ACTAS DE BAJAS 2 ACTAS DE BAJAS DE MEDICAMENTOS POR VENCIMIENTO3 ACTAS DE CALL CENTER 4 ACTAS DE CONTROL INTERNO5 ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA6 ACTAS DE RECEPION Y VERIFICACION7 ACTAS DE REUNION SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA8 ACTAS DE VISITA PROCURADURIA

7 AUDITORIA 1 AUDITORIA DE CUENTAS DE CONTRATACION ARS2 AUDITORIA DE PRESTACION DE SERVICIOS3 AUDITORIA DE PROMOCION Y PREVENCION 4 AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD5 AUDITORIA INTERNA DE CONTROL INTERNO

14 COMITÉ1 COMITÉ DE ARCHIVO2 COMITÉ DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS 3 COMITÉ DE CONCILIACION 4 COMITÉ DE ETICA MEDICA 5 COMITÉ DE ESTUDIO DE PLANTA DE PERSONAL6 COMITÉ DE FARMACIA 7 COMITÉ DE HISTORIAS CLINICAS8 COMITÉ DE INFECCIONES INTRAHOSPITALARIAS9 COMITÉ DE MECI-CALIDAD

10 COMITÉ DE MORBILIDAD MATERNO Y PERINATAL11 COMITÉ DE MORTALIDAD12 COMITÉ DE QUEJAS Y RECLAMOS13 COMITÉ DE SALUD OCUPACIONAL14 COMITÉ DE SANEAMIENTO CONTABLE15 COMITÉ DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA16 COMITÉ DOCENTE ASITENCIAL17 COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL18 COMITÉ TECNICOCIENTIFICO19 COMITÉ CALL CENTER

19 CONILIACIONES1 ADMINISTRACION DE RIESGOS PROFESIONALES

2 CESANTIAS3 CONCILIACION DE CARTERA4 CONCILIACIONES BANCARIAS5 PENSION 6 SALUD

26 CRONOGRAMA1 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PYP2 CRONOGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS CONTROL INTERNO3 CRONOGRAMA DE CAPACITACION

39 INFORMES1 INFORME 4,01 X TIPO DE ASEGURAMIENTO2 INFORME 5,99 X TIPO DE ASEGURAMIENTO3 INFORME A COMISION DE PERSONAL4 INFORME A MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL5 INFORME A SECRETARIA MUNICIPAL6 INFORME COMITÉ DE BIENESTAR7 INFORME COMITÉ DE ESTUDIO DE PLANTA DE PERSONAL8 INFORME CONTADURIA GENERAL DE LA NACION9 INFORME CONTRALORIA DEPARTAMENTAL

10 INFORME CONTRALORIA MUNICIPAL11 INFORME DANE12 INFORME DE AUDITORIA DEL SISTEMA DE CONTROL 13 INFORME DE BOLETIN DE BANCOS14 INFORME DE COSTOS15 INFORME DE ENTIDADES DE CONTROL16 INFORME DE EQUIPOS BIOMEDICOS17 INFORME DE EQUIPOS ODONTOLOGICOS18 INFORME DE GESTION DE CALIDAD19 INFORME DE INDUSTRIA Y COMERCIO 20 INFORME DE MANTENIMIENTO LOCATIVO21 INFORME DE MORBILIDAD22 INFORME DE NOTIFICACION OBLIGATORIA23 INFORME DE PRODUCCION24 INFORME DE VACUNACION25 INFORME DE EJECUCCION PRESUPUESTAL26 INFORME DE NOMINA27 INFORME EJECUTIVO ANUAL CONSOLIDADO DE LA EVALUACION

28 INFORME ENCUESTAS DE SATISFACCION29 INFORME ESTADISTICO30 INFORME ESTADISTICOS PROMOCION Y PREVENCION31 INFORME GESTION32 INFORME TB, LEPRA Y LEIHSMANIASIS33 INFORME MOVIMIENTO BIOLOGICO34 INFORME PACTO POR LA TRANSPARENCIA35 INFORME PERSONERIA36 INFORME PROCURADURIA37 INFORME SECRETARIA DE SALUD 38 INFORME SUPERINTENDENCIA DE SALUD39 INFORME TBC40 INFORME TRIMESTRAL ARCHIVO

40 INVENTARIOS1 INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES2 INVENTARIO DE EQUIPOS3 INVENTARIO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL4 INVENTARIO DE MUEBLES Y ENCERES

INVENTARIO DOCUMENTAL DE LA DEPENDENCIA5 INVENTARIO TRIMESTRAL6 INVENTARIOS DE VEHICULOS

INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL43

LIBRO DE REGISTRO 1 LIBRO DE ACTIVIDADES EXTRAMURALES2 LIBRO DE CITOLOGIAS3 LIBRO DE CONTROL INVIMA DE MEDICAMENTOS4 LIBRO DE CONTROL INVIMA DE MEDICOQUIRURGICOS 5 LIBRO DE REGISTRO PRESTAMO DOCUMENTAL6 LIBRO KARDEX DE MEDICAMENTOS7 LIBRO RADICADOR CORRESPONDENCIA

51PLANES

1 PLAN DE ACCION 2 PLAN DE ADMINISTRACION DEL RIESGO 3 PLAN DE CONTINGENCIA NUEVO¡4 PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL5 PLAN DE MEJORAMIENTO Y SEGUIMIENTO6 PLAN OPERATIVO

7 PLAN DE COMPRA8 MAPA DE RIESGOS

ese - empresa social del estado del municipio de...

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