es-p-sg-02-f025 informe de auditoria de etapa 2 de ... · decreto 1038 del 25 de mayo de 2015. “...

INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN

ES-P-SG-02-F-025 Versión 12

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1. INFORMACIÓN GENERAL

ORGANIZACIÓN

INSTITUCIÓN EDUCATIVA LA PAZ

SITIO WEB:

http://institucioneducativalapaz.edu.co

http://sgc-la-paz6.webnode.es (sistema de gestión de calidad de la IE)

LOCALIZACIÓN DEL SITIO PERMANENTE PRINCIPAL: Sede principal: Calle 46 Sur No. 42 - 16

Si la certificación cubre más de un sitio permanente donde se realicen actividades del sistema de gestión, indicar la localización de cada uno.

Dirección del sitio permanente (diferente al sitio principal)

Localización (ciudad - país)

Actividades del sistema de gestión, desarrollados en este sitio, que estén

cubiertas en el alcance

Sede John F. Kennedy:

Calle 40 H Sur No. 41 61.

Envigado, Antioquia, Colombia

Prestación del servicio educativo formal en los niveles preescolar y básica primaria.

SedeTrianón:

Calle 46 C S No. 38 15. Envigado, Antioquia, Colombia


Sede Leticia Arango de Avendaño:

Calle 45B sur No. 42C - 91

Envigado, Antioquia, Colombia


ALCANCE DE LA CERTIFICACION:

Diseño y prestación del servicio educativo formal en los niveles de preescolar, básica primaria, básica

secundaria y media académica.

Design and provision of formal educative services in preschool, elementary school, basic secondary and

high school levels.

CÓDIGO IAF: [CS 37-0] Educación

CATEGORIA DE ISO/TS 22003: No aplica

REQUISITOS DE SISTEMA DE GESTION: ISO 9001:2008

GERENTE O DIRECTOR DE LA ORGANIZACIÓN

Nombre: Doris Omaira Sánchez Álvarez

Cargo: Rector

Correo electrónico [email protected]

mailto:[email protected]



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1. INFORMACIÓN GENERAL

TIPO DE AUDITORIA: Inicial o de Otorgamiento Seguimiento X Renovación Ampliación de alcance Reducción de alcance Reactivación Extraordinaria Renovación y actualización

Aplica toma de muestra por multisitio: Si X No

Auditoría combinada: Si No X

Auditoría integrada: Si No X

FECHA Días de auditoría)

Preparación de la auditoría y elaboración del plan 2016-11-04 0,5

Auditoría en sitio

2016-11-09

2016-11-10

2016-11-11

3

EQUIPO AUDITOR

Auditor líder Mónica María Escobar García

Auditor N.A.

Experto Técnico N.A.

DATOS DEL CERTIFICADO DE SISTEMA DE GESTIÓN

Código asignado por ICONTEC SC-CER 300929

Fecha de aprobación inicial: 2014-03-19

Fecha de próximo vencimiento: 2017-03-18

2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de gestión.

Determinar la capacidad del sistema de gestión para asegurar que la Organización cumple los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables en el alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión

Determinar la eficacia del sistema de gestión para asegurar que la Organización puede tener expectativas razonables con relación al cumplimiento de los objetivos especificados.

Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión



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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

Los criterios de la auditoría incluyen la norma de requisitos de sistema de gestión, la información documentada del sistema de gestión establecida por la organización para cumplir los requisitos de la norma y documentos de origen externo aplicables.

El alcance de la auditoría, las unidades organizacionales o procesos auditados se relacionan en el plan de auditoría, que hace parte de este informe.

La auditoría se realizó por toma de muestra de evidencias de las actividades y resultados de la Organización y por ello tiene asociada la incertidumbre, por no ser posible verificar toda la información documentada.

Se verificó la capacidad de cumplimiento de los requisitos legales o reglamentarios aplicables en el alcance del sistema de gestión, establecidos mediante su identificación, la planificación de su cumplimiento, la implementación y la verificación por parte de la Organización de su cumplimiento.

El equipo auditor manejó la información documentada suministrada por la Organización en forma confidencial y la retornó a la Organización, en forma física o eliminó la entregada en otro medio, solicitada antes y durante el proceso de auditoría.

Al haberse ejecutado la auditoría de acuerdo con lo establecido en el plan de auditoría, se cumplieron los objetivos de ésta.

¿Se evidenciaron las acciones tomadas por la Organización para solucionar las áreas de preocupación, reportadas en el informe de la Etapa 1? (Se aplica solo para auditorías iniciales o de otorgamiento): Si No NA X

Si se aplicó toma de muestra de múltiples sitios, indicar cuáles sitios permanentes se auditaron y en que fechas: 2016-11-10

Sede John F. Kennedy: Calle 40 H Sur No. 41 61.

SedeTrianón: Calle 46 C S No. 38 15.

Sede Leticia Arango de Avendaño: Calle 45B sur No. 42C - 91

En el caso de Sistema de Gestión de la Calidad están justificadas las exclusiones acorde con lo requerido en el numeral 1.2 de la norma ISO 9001:2008, o la no aplicabilidad de algún requisito acorde con lo requerido en el numeral 4.3 de la norma ISO 9001:2015 o en el numeral 1 de las ISO/TS 22002 en sus diferentes partes?

Si X No NA Exclusiones a la norma presentadas por la institución educativa: 7.6 Control de Dispositivos de Seguimiento y Medición: Dado que sus actividades no requieren dispositivos de seguimiento y medición.



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El auditor considera adecuadas estas exclusiones a la norma.

¿Se auditaron actividades en sitios temporales o fuera del sitio (Por ejemplo instalaciones de cliente, proyectos (de acuerdo al listado de contratos o proyectos entregado por la Organización)?: Si No NA X Si aplica indicar ¿en cuáles sitios temporales, se realizó auditoría, a cuáles proyectos o contratos? Indicar que actividades del alcance fueron cubiertos en cada contrato o proyecto o sitio temporal auditado.

Nombre del Contrato o Proyecto: No aplica

Actividades del alcance No aplica

Cliente: No aplica

Localización: No aplica

Fechas de la auditoría No aplica

¿Es una auditoría de ampliación o reducción? Si No X

¿En el caso de los esquemas en los que es aplicable el requisito de diseño y desarrollo del producto o servicio (Por ejemplo el numeral 8.3 de la norma ISO 9001:2015 ó 7.3 de la norma ISO 9001:2008), este se incluye en el alcance del certificado?: Si X No

En el proceso se analizaron las siguientes áreas del conocimiento, desde la planificación de la prestación del servicio hasta el proceso de Diseño y Desarrollo Curricular , a través de la consulta a docentes, coordinadores y desde la observación de la prestación del servicio educativo:



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Nombre del

Docente / Sede

Grado Área de

Formación

Contenido que desarrolla a la

fecha de la Auditoría /Indicadores de logro del

periodo.

Evidencia de aprendizaje consultada

Sede Trianón

Silvia Inés – Docente

Ivana Pernet

– Líder de Apoyo

4

Asignatura: Español

Plan de Área:

Lengua Castellana

Actividad de formación: Promoción de la Lectura. Se realiza seguimiento y trazabilidad con plan de área establecido para el grado cuarto. Se dialoga con la estudiante Esmeralda Ortiz Sánchez, sobre: Aprendizaje en el aula, evaluación y acompañamiento por parte de los docentes.

Se evidencia alto dominio de grupo por parte de la docente, generando interés en los estudiantes. Se debe fortalecer el uso de master 2000 por parte de docente y coordinador.

Sede Jhon F. Kennedy

2-C

5-B

Atención a necesidades Educativas Especiales

Se selecciona un estudiante de cada grupo y

se verifica el acompañamiento por parte del

personal docentre y su flexibilización curricular

en caso de ser necesrio.

Nota: No se realaciona los nombres de los

estudiantes por confidencialida de la

infrmación.

Casos analizados;:

2-C: Estudiante diagnosticado con TDAH

5-B: Estudiante con espina bífida

Se evidencia el esfuerzo de la institución por gestionar alianzas externas con entidades como: El Agora, INDER, Tecnológico de Antioquia. Se evidencia acompañamiento a los estudiantes. No es necesario realizarles flexibilización curricular.

Sede principal

Cecilia

Londoño

10-5

Asignatura: Física

Plan de Área: Matemáticas

Temas tratados en el cuarto periodo:

- Leyes de Newton

- Equilibrio del cuerpo rígido

- Fuerzas externa

Se evidencia trazabilidad con malla curricular.

Es importante fortalecer el interés del estudiante en el aula en éste tipo de contenidos.

Sede Leticia

Se realiza visita, donde se verifica la planificación, implementación y control a los siguientes servicios de apoyo:

- Plan de Gestión del Riesgo - Tienda Escolar

¿Existen requisitos legales para el funcionamiento u operación de la Organización o los proyectos que realiza, por ejemplo habilitación, registro sanitario, licencia de funcionamiento, licencia de construcción, licencia o permisos ambientales en los que la Organización sea responsable?: Si X No .



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Requerimiento Tipo Descripción Acuerdo CD 01216 Octubre 26 de 2016 Resolución municipal N. 5793 del 3 de octubre de 2016

Legal Calendario Escolar 2017

Resolución municipal 15493 de 23 de septiembre de 2015

Legal Calendario Escolar 2016

Acuerdo CD 0815 del 31 de agosto de 2015

Legal Proyecto Educativo Institucional (PEI)

Acuerdo CD 0316 de febrero 2 de 2015

Legal Manual de Convivencia

Acuerdo CD 0216 de febrero 2 de 2016

Legal Sistemas Institucional de Evaluación (SIEE)

Se verifican los siguientes requisitos de ley, aplicables a la Institución Educativa: Ley 1732 del 1 de septiembre de 2014. “Cátedra de la paz en todas las instituciones educativas del País”. Decreto 1038 del 25 de mayo de 2015. “ Reglamentación Cátedra de La Paz” Directiva Ministerial Ley 55 del 18 de diciembre de 2014. “Orientaciones para la planeación, desarrollo y evaluación de las salidas pedagógicas” Ley 1384 del 19 de abril de 2010 y Ley 1388 del 26 de mayo de 2010. “Acciones para la atención integral del cáncer en Colombia”. Decreto 1470 de 2013. “Apoyo académico especial” Ley 1503 de 2011. formación de hábitos, comportamientos y conductas seguros en la vía y se dictan otras disposiciones.

¿Se evidencian cambios significativos en la Organización, desde la anterior auditoría, por ejemplo relacionados con alta dirección, estructura organizacional, sitios permanentes bajo el alcance de la certificación, entre otros? Si X No

El Ingreso de nueva rectora en el mes de marzo de 2016, Doris Omaira Sánchez Álvarez

El ingreso de un coordinador de convivencia en el mes de enero de 2016, Jorge Hernán Osorio. Implementación de jornada única en la sede principal en la primera semana de febrero de 2016.



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¿Se auditaron actividades en turnos nocturnos? Si No X

¿Se encontraron controlados los procesos de origen externo (out sourcing), cuyo resultado incide en el producto o servicio y que hacen parte del alcance de certificación Si No No aplica X. En caso afirmativo incluir si el control: No aplica Lo ejerce la Organización en la recepción del resultado del proceso o servicio El control esta compartido entre la Organización y el proveedor

¿Se presentaron, durante la auditoria, cambios que hayan impedido cumplir con el plan de auditoría inicialmente acordado con la Organización? Si No X

¿Existen aspectos o resultados significativos de esta auditoría, que incidan en el programa de auditoría

del ciclo de certificación?

Si No X

¿Quedaron puntos no resueltos en los casos en los cuales se presentaron diferencias de opinión sobre las NC identificadas durante la auditoría? Si NoX

Se verificó si la Organización implementó o no, el plan de acción establecido para solucionar las no conformidades menores pendientes de la auditoría anterior de ICONTEC y si fueron eficaces

NC Descripción de la no conformidad (se relaciona el numeral de la

norma y la evidencia del incumplimiento)

Evidencia obtenida que soporta la solución

¿Fue eficaz la acción? Si/No

1 No aplica No aplica No aplica





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4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA

4.1 Oportunidades de mejora

Gestión Direccionamiento Estratégico

Se recomienda relacionar la siguiente normatividad aplicable a la Institución Educativa en el Sistema de Gestión de Calidad: - Ley 1732 del 1 de septiembre de 2014. “Cátedra de la paz en todas las instituciones educativas del

País. - Decreto 1038 del 25 de mayo de 2015. “ Reglamentación Cátedra de La Paz” - Directiva Ministerial Ley 55 del 18 de diciembre de 2014. “Orientaciones para la planeación,

desarrollo y evaluación de las salidas pedagógicas” - Ley 1384 del 19 de abril de 2010 y Ley 1388 del 26 de mayo de 2010. “Acciones para la atención

integral del cáncer en Colombia” - Decreto 1470 de 2013. “Apoyo académico especial” - Ley 1503 de 2011. Formación de hábitos, comportamientos y conductas seguros en la vía y se

dictan otras disposiciones. - Plan de Desarrollo Municipal 2016 - 2019

La estandarización de una metodología para aseguran la identificación, planificación, implementación y seguimiento de los requisitos aplicable a la institución educativa.

El estudio del nuevo Plan de Desarrollo Municipal, para conocer las oportunidades que brindará el

municipio de Envigado durante la vigencia 2016 – 2019 al sector educativo.

Fortalecer la redacción en las conclusiones de la revisión por la dirección, especialmente en la adecuación y la eficacia; utilizando como insumo los resultados de auditorías anteriores para concluir la adecuación y utilizar el cumplimiento de objetivos y direccionamiento estratégico para concluir la eficacia el Sistema de Gestión de calidad.

La definición e implementación de un método para ponderar los indicadores asociados a los objetivos de calidad y éstos con relación a la política de calidad, de tal forma que se facilite la medición de la eficacia del sistema, como criterio de evaluación para la alta dirección.

Gestión de Evaluación y Mejora

La implementación de acciones para mejorar la respuesta oportuna a las FSQ (Felicitaciones,

sugerencias y quejas), mejorando de ésta manera el nivel de satisfacción frente a éste tema, el cual se

encuentra en un 66,7%.

La consolidación de las FSQ identificadas y registradas en cada una de las sedes; para fortalecer el

análisis de resultados y así facilitar la identificación de acciones orientadas a la mejora continua.

El registro e implementación del servicio no conforme desde el líder de cada proceso, generando mayor

comprensión y aplicación de éste tema al interior de la institución educativa.



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Gestión de Admisiones y Registros

La sistematización o generación de una base de datos que permita registrar las solicitudes de

constancias y certificados; llevando de ésta manera un control del cumplimiento en la promesa de

entrega la cual es de 5 días hábiles.

Prácticas Pedagógicas

Fortalecer el acceso, uso y seguimiento a la Plataforma Master 2000; siendo éste sistema de

información en los procesos misiones de la institución.

La definición e implementación de política de tareas para los estudiantes; teniendo presente la

implementación de jornada única en el año 2016 para para sede principal.

La implementación de estadísticos que permitan identificar los tipos de situaciones más repetitivos y

de alto impacto que se deben intervenir con los estudiantes; generando espacios de promoción y

prevención en la comunidad educativa que impacte en un buen ambiente escolar.

La generación de nuevas alianzas estratégicas que permitan ampliar la capacidad de profesionales,

que puedan orientan a los estudiantes en sus situaciones de convivencia.

Gestión de Comunidad

Se recomienda concluir el ejercicio de simulacros realizados en el año 2016, en cuanto a resultados

obtenidos y lecciones aprendidas en cada una de las sedes.; fortaleciendo de ésta manera la capacidad

de atención y respuesta en caso de materializarse un evento en la institución.

La valoración, definición de controles y acciones para disminuir los peligros y riesgos identificados en

la visita de bomberos del v20-04-2016 en la sede Leticia.

El control de las ventas a estudiantes por personal externo, a través de la malla institucional.

Gestión Administrativa y Financiera

Fortalecer el método de evaluación de desempeño de proveedores, porque a la fecha manejan dos

instrumentos de evaluación con criterios diferentes.

La actualización sistemática de los inventarios de la institución, asegurando trazabilidad con el

inventario del municipio de Envigado.

La actualización del organigrama donde se relacione al orientador escolar y docentes líderes de

apoyo.

La adecuación del perfil de cargos del auditor interno; tomando como insumo los elementos



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establecidos en la norma NTC ISO 19011.

4.2 Hallazgos que apoyan la conformidad del sistema de gestión con los requisitos.

Los diferentes reconocimiento recibidos en la institución como son: Competencias de tenis de mesa, olimpiada de matemáticas pro universidad de Antioquia, cuarto lugar a nivel nacional en los maratones de lectura.

Los resultados ICFES obtenidos, lo cual permite que 150 estudiantes que pueden acceder a becas ministeriales.

El índice de permanencia de personal, y control al índice de deserción a través del seguimiento continuo en cada una de las sedes.

El acompañamiento del orientador escolar en situaciones especiales que impacta en la convivencia, seguridad e integridad.

La generación de alianzas con el ágora, tecnología, INDER, orientador escolar, psi orientadores. que permitan acompañar a los estudiantes en su formación humana.

El análisis de desempeño de pruebas internas y externas realizada en la IE, el cual permite validar el diseño curricular y establecer acciones detalladas por área para mejorar su desempeño

5. INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL DESEMPEÑO Y LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION

5.1. Análisis de la eficacia del sistema de gestión certificado

Se realiza seguimiento a las quejas, sugerencias y felicitaciones; realizadas a la Institución Educativa para 2015-2016:

Aspecto

2014 2015 2016

Quejas 43 15 44

Sugerencias 20 4 15

Reconocimientos 6 0 9

En aumento de situaciones de 2015 a 2016, se da por el socialización en las FSQ (Felicitaciones, sugerencias y quejas) durante el año 2016. En el año 2014, el 55,6% de las quejas se presentaron en prácticas pedagógicas. En el año 2015, el 68,4% de las quejas se presentaron en prácticas pedagógicas. En el año 2016, el 73,1% de las quejas se presentaron en prácticas pedagógicas. Se han establecido planes de acción, para disminuir el índice de quejas en el proceso de Prácticas Pedagógicas.



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Durante el proceso de revisión de las quejas, el auditor realiza seguimiento en el registro de estas, a la

recurrencia de alguna o algunas de estas observaciones. El auditor recomienda seguir fortaleciendo el

registro, seguimiento y consolidado de las FSQ detectadas en cada una de las sedes.

Se evidenció el tratamiento sistémico dado a las quejas y reclamos de los clientes cumpliendo con lo establecido en el reglamento para la certificación ICONTEC de sistemas de gestión de la calidad. La organización aplicó el procedimiento de tratamiento de quejas y reclamos y generó eficaz tratamiento al 100% de estas.

No se evidencia solicitudes o comunicaciones de partes interesadas, para otros sistemas de gestión.

No se registra accidentes laborales en la I.E. La Paz.

No se evidencias situaciones donde La Institución Educativa La Paz, requiera informar a ICONTEC durante los plazos especificados en el Reglamento ES-R-SG-001 eventos que hayan afectado el desempeño del sistema de gestión certificado, relacionados con el alcance de certificación que sean de conocimiento público.

¿Existen quejas de usuarios de la certificación recibidas por ICONTEC durante el último periodo evaluado? (Aplica a partir del primer seguimiento)? Si NoX NA

Se evidencia la capacidad del sistema de gestión para cumplir los requisitos aplicables y lograr los resultados esperados? : Si X No .

¿Los riesgos identificados por la Organización, en el alcance de su sistema de gestión, se han controlado de manera eficaz? Si No X La institución se encuentra en proceso de formación en gestión del riesgo.

¿Se concluye que el alcance del sistema de gestión es apropiado frente a los requisitos que la Organización debe cumplir? (consultar ES-P-SG-02-A-001) Si X No .

5.2. Recurrencia de no conformidades detectadas en auditorías previas del ciclo de certificación

A partir de la auditoría de otorgamiento o renovación, indicar contra cuáles requisitos se han reportado no conformidades y si existe recurrencia a algún requisito en particular



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Auditoria Número de no conformidades Requisitos

Otorgamiento – 2013 -2014 5 6.3, 7.2.3, 7.3, 7.4, 7.5

1ª de seguimiento del ciclo - 2014 2 8.2.4/4.2, 8.2.4/4.2

2ª de seguimiento del ciclo 0 N.A.

Renovación 2016 4 6.2.2e, 6.2.2c, 7.3.1, 7.5.1 0

¿Se evidencia recurrencia de no conformidades detectadas en las auditorías de ICONTEC en el último ciclo de certificación? Si No X.

5.3 Análisis del proceso de auditoría interna

La auditoría interna se realizó el 23 y 29 de agosto de 2016. Se detectaron 5 no conformidades. Se evidenció

la competencia de los auditores según el perfil definido por la IE. La auditoría interna cubrió todos los

procesos del alcance. Se invita a seguir fortaleciendo la competencia de los auditores por medio de

capacitaciones y ejercicios prácticas en esta y otras IE. Se recomienda elevar el nivel de exigencia en las

competencias establecidas en el perfil de cargo de auditor interno.

5.4 Análisis de la revisión del sistema por la dirección

La revisión por la dirección fue realizada el 21 de octubre de 2016 y se finaliza el 3 de noviembre.

Se verificó el cumplimiento de las entradas para la realización de la Revisión por la Dirección aplicada por la organización. (Resultados de auditorías, retroalimentación del cliente, desempeño de los procesos, estado de las acciones correctivas y preventivas, Acciones de seguimiento a revisiones previas, Cambios que podrían afectar al sistema de gestión, las recomendaciones para la mejora y los resultados de la revisión – Conclusiones). Se evidenciaron las siguientes entradas adicionales a la revisión por la dirección:

- Resultados de la Autoevaluación Institucional.

- Resultados del seguimiento al cumplimiento de las actividades realizadas en relación con el

acuerdo por la Excelencia Educativa

- Revisión de la matriz de riesgos.

6. USO DEL CERTIFICADO DE SISTEMA DE GESTION Y DE LA MARCA O LOGO DE LA CERTIFICACION

¿El logo o la marca de conformidad de certificación de sistema de gestión de ICONTEC se usa en publicidad (página web, brochure, papelería, facturas, etc…)? Si X No No Aplica .



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¿La publicidad realizada por la Organización está de acuerdo a lo establecido en el reglamento ES-R-SG-001 y el Manual de aplicación ES-M-SG-001? Si X No .

¿El logo o la marca de conformidad se usa sobre el producto o sobre el empaque o el envase o el embalaje del producto, o de cualquier otra forma que denote conformidad del producto? Si No X

¿Se evidencia la adecuación de la información contenida en el certificado (vigencia del certificado, logo de organismo de acreditación, razón social registrada en documentos de existencia y representación legal, direcciones de sitios permanentes cubiertos por la certificación, alcance, etc.?

Si X No .

7. ANEXOS QUE FORMAN PARTE DEL PRESENTE INFORME

Anexo 1 Plan de auditoría ES-P-SG-02-F-002 X

Anexo 2 Información específica de esquemas de certificación de sistema de gestión N.A.

Anexo 3 Suplemento del informe de auditoría. X

Anexo 4 Solicitud Acciones Correctivas X



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ANEXO 1: Plan de auditoría ES-P-SG-02-F-002



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ANEXO 3. SUPLEMENTO DEL INFORME DE AUDITORÍA.

Se recibió la propuesta de correcciones, análisis de causas y acciones correctivas para la solución de no conformidades el 2016-11-18 y recibieron observaciones por parte del auditor líder el 2016-11-20.

Las correcciones, análisis de causas y acciones correctivas propuestas por la organización, fueron aceptados por el auditor l íder el 2016-11-21.

PROPUESTA DE CORRECCIONES, CAUSAS Y ACCIONES CORRECTIVAS.

# Descripción de la no

conformidad / Evidencia

Clasificación (mayor o menor)

Requisito(s) de la norma, en caso de

auditoría combinada o integrada indicar la

designación de la norma

Corrección propuesta / Evidencia de la

Corrección y fecha de implementación

Análisis de causas (indicar la(s) causa (s) raíces)

Acción correctiva propuesta/ /Evidencia de

la Acción correctiva y fecha de implementación

1

No se planifica y controla el diseño y desarrollo curricular, donde se pueda determinar:

- La revisión y verificación del diseño y desarrollo

Evidencia: No se logró evidenciar planificación del diseño,

Menor 7.3.1.

Reunir a las áreas con representación de docentes desde transición hasta grado undécimo para revisar y ajustar las mallas curriculares GPP-FR- 26 y contextualizar el plan de área con base en los lineamientos legales e institucionales. (Semana del 21 al 28 de noviembre)

Inadecuada planeación de la transición del currículo municipal a un currículo propio. No se consideró el riesgo de derogar el currículo municipal aprobado para la vigencia 2016 y construir un diseño curricular contextualizado a la par con la prestación del servicio.

Socializar el diseño curricular ajustado y

aprobado en enero de 2017

Publicar cronograma de

actividades de los proyectos institucionales

aprobados y ajustados en la página web

(Febrero 2017)



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revisión y verificación de los siguientes elementos asociados al currículo:

- Plan de área de Humanidades

- Plan de área de Matemáticas

- Proyecto de Educación Sexual y Construcción de Ciudadanía

Reunir al Consejo Académico para verificar que los planes de área estén alineados a los elementos de entrada para el diseño curricular aprobados según consta en acta AC de agosto 3 de 2016. (Noviembre de 2016) Dejar registro en acta del Consejo Académico de la propuesta del diseño curricular para ser aprobado por el Consejo Directivo. (Enero de 2017) Reunir con los líderes de proyectos transversales para evaluar la eficacia y la eficiencia de los

No se planificó adecuadamente el riesgo en los cambios que suponía la implementación de la jornada única.

Incluir en el GPP-FR-25 POA del proceso de

prácticas pedagógicas las revisiones periódicas al

cumplimento de los GPP-FR-08 Planes de clase



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cronogramas propuestos en cada uno. (Noviembre de 2016) Asignar los líderes responsables de los proyectos y comités para establecer el cronograma 2017, incluyendo las actividades derivadas del seguimiento y evaluación, socializarlo con la comunidad y publicarlo en la página web institucional. (Enero 2017)



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2

No se presta el servicio bajo condiciones controladas en los siguientes servicios de apoyo a la comunidad:

- Tienda Escolar - Movilidad

segura – Prevención de riesgos

Evidencia: Tienda Escolar:

- No se evidencia seguimiento a los hallazgos detectados por Secretaría de Salud en su visita de sanidad, la cual genera un concepto favorable – condicionado.

s 7.5.1.

Actualizar el POA del Proceso y remitirlo a la alta dirección para que las actividades relacionadas con el ciclo PHVA de los servicios a la comunidad sean incluidos en los cronogramas institucionales. Planear el proceso para la continua identificación de los peligros, evaluación y control de los riesgos que incluya: actividades rutinarias, actividad de todas las personas que prestan los servicios a la comunidad y que impactan el servicio educativo y la seguridad de los estudiantes. Rediseñar el plan de gestión de riesgo institucional de acuerdo a

Inadecuada planeación en la asignación de los roles con respecto al proceso gestión de la comunidad.

Sobre carga de tareas al líder del proceso al recibir

una nueva sede.

Cambio en la alta dirección, lo que supuso un tiempo de

empalme en el cual los procesos del SGC se

vieron afectados en cuanto a asignación de roles

POA del proceso de gestión a la comunidad

con las actividades de los servicios de apoyo a la

comunidad planificados.

(Enero de 2017)

Plan de gestión de riesgo escolar rediseñado y

actividades incluidas en cronograma del proyecto transversal de movilidad

segura.

Comunicado a la comunidad con las

actividades de cierre y acciones correctivas

derivadas del resultado de los simulacros.



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- No se evidencia registro de control de plagas con una frecuencia bimestral; el último registro de control de plagas fue el 25 de enero de 2016.

Movilidad segura – Prevención de riesgos:

- Se detecta dos extintores vencidos (primer y segundo piso) en la sede Leticia, su fecha de caducidad fue septiembre 2016.

la siguiente estructura: Plan estratégico (objetivos y alcance), identificación y evaluación de riesgos he impactos y escenarios de emergencia. Plan operativo (mecanismos de evaluación de la emergencia, actividades para su atención, recursos y difusión del plan, criterios para determinar la finalización de la emergencia, análisis de los resultados y seguimiento a las acciones correctivas y preventivas derivadas de los simulacros). Y plan informativo: Mantener actualizada la información relacionada



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con las entidades de apoyo y socorro, conformación de las brigadas, mapas o dibujos de las instalaciones donde se identifiquen extintores, áreas de riesgo, salidas de emergencia y base de datos de proveedores para atención de emergencias.



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3

No se evidencian registros de la educación, formación, experiencias y habilidades de la docente líder de apoyo. Evidencia: Docente Líder de apoyo: Carolina Andrea Lenis Vélez que ingresa en el mes de agosto 2016.

Menor 6.2.2.e

Ajustar los perfiles de cargo y roles y solicitar las constancias de educación, formación y experiencia

Porque la hoja de vida del personal de la institución que presta el servicio educativo, reposa en las oficinas del ente nominador. La Institución educativa solicita las constancia de educación, formación, experiencias y habilidades al personal que presta el servicio educativo y no lo traen por que aducen que reposan en el archivo

Carpetas del talento humano actualizadas (febrero 2017) Incluir como actividad obligatoria en GAF-FR-18 Seguimiento a las tareas de los docentes, el cumplimiento en la entrega de las evidencias de educación, formación y experiencia, como insumo para la carpeta personal de todas las personas que prestan el servicio educativo en la IE La Paz, para no depender de la Secretaría de Educación en cuanto al suministro de esta información.



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4

No se evidencia evaluación de la eficacia de las formaciones. Evidencia: Formación: Externa Dirigida a: Docentes Tema: Taller Ley 1620 y manejo de sustancia Fecha de formación: Mayo 13 de 2016

Menor 6.2.2.c

Hacer periódicamente la evaluación de la eficacia de las formaciones, tanto externas como internas a fin de ajustar el plan de formación según necesidades. Hacer un análisis de la eficacia de las formaciones impartidas durante 2016 para determinar necesidades de formación e incluirlas en Plan de Formación 2017.

No se tiene la cultura de hacer seguimiento a la eficacia de las formaciones. En el año 2016, se presentó cambio de rector, lo que significó para el rector entrante, actualizar actividades relacionadas con el proceso de Administrativo y Financiero, quedando pendiente la actividad de evaluación de la eficacia de las formaciones.

Rediseñar el formato GAF-FR-10 Plan de Formación e incluir en el nuevo diseño el seguimiento a la eficacia de las formaciones internas y externas Acta del Comité de Calidad con análisis de la eficacia de las formaciones realizados en la vigencia 2016 que permitan concluir acerca de necesidades de formación en el personal para la vigencia de 2017. Hacer corte semestral para analizar en el comité de calidad la eficacia de las formaciones impartidas en cada semestre. (junio – noviembre de 2017)


Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoría únicamente a la Organización y no será divulgado a terceros sin autorización de la Organización.


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Anexo 4: Solicitud Acciones Correctivas




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10. RESULTATDO DE LA REVISION DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS PARA LAS NO CONFORMIDADES MAYORES DETECTADAS EN ESTA AUDITORIA

Describa aquí las no conformidades mayores identificadas en esta auditoría o las menores pendientes de la auditoría anterior que no se solucionaron, las evidencias que soportan el cierre y si fueron eficaces. Indicar la fecha en la que se realizó la verificación complementaria.

NC Descripción de la no conformidad (se relaciona el numeral de la

norma y la evidencia del incumplimiento)

Evidencia obtenida que soporta la solución

¿Fue eficaz la acción? Si/No

N.A. N.A. N.A. N.A.

11. RECOMENDACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR DE ACUERDO CON EL ES-R-SG-001

Se recomienda otorgar la Certificación del Sistema de Gestión

Se recomienda actualizar el certificado del Sistema de Gestión

Se recomienda mantener el alcance del certificado o del Sistema de Gestión?

Se recomienda mantener el alcance y actualizar a nueva versión el certificado del Sistema de Gestión

Se recomienda mantener el certificado y ampliar alcance del Sistema de Gestión

Se recomienda mantener el certificado y reducir alcance del Sistema de Gestión Se recomienda renovar el certificado del Sistema de Gestión X

Se recomienda renovar el certificado y actualizar a nueva versión

Se recomienda renovar el certificado y ampliar alcance del Sistema de Gestión

Se recomienda renovar el certificado y reducir alcance del Sistema de Gestión Se recomienda ampliar el alcance del certificado del Sistema de Gestión

Se recomienda ampliar el alcance del certificado del Sistema de Gestión

Se recomienda ampliar el alcance y actualizar a nueva versión

Se recomienda reducir el alcance del certificado Se recomienda reducir el alcance y actualizar a nueva versión

Se recomienda reactivar el certificado

Se recomienda restaurar el certificado, una vez finalice el proceso de renovación

Se recomienda suspender el certificado Se recomienda cancelar el certificado

Se recomienda no otorgar el certificado

Se recomienda no renovar el certificado

Se recomienda no ampliar el alcance certificado Se recomienda no reactivar el certificado

Se recomienda no restaurar el certificado

Nombre del auditor líder: Mónica María Escobar García Fecha 2016 11 11

es-p-sg-02-f025 informe de auditoria de etapa 2 de ... · decreto 1038 del 25 de mayo de 2015. “...

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