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Sección 5.1 Ejecución de la presentación

Es el turno del orador

El objetivo último de las presentaciones creadas con PowerPoint es su uso en reuniones, charlas, clases u otros escenarios similares. Lo normal en esos casos es que, con el apoyo visual de las diapositivas, la persona vaya explicando lo que quiere transmitir.

Las opciones relacionadas con la ejecución se encuentran en la cinta de opciones Presentación con diapositivas.

Las dos opciones más habituales son Desde el principio (tecla F5) que ejecuta la presentación desde la primera diapositiva, o Desde la diapositiva actual (teclas Mayúscula-F5) que lanza la ejecución desde la diapositiva que se está editando

Opciones durante la presentación

Durante la presentación PowerPoint permite ejecutar distintas acciones para desplazarnos por ella. Para conocerlas al detalle, puedes pulsar F1 durante la ejecución.

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Prueba las distintas opciones utilizando cualquier presentación PowerPoint que tengas creada. Si no tienes ninguna a mano, puedes utilizar esta. Eso sí, en ese caso, asegúrate de que la edición esté habilitada, algo que PowerPoint en impide en algunos casos con presentaciones descargadas de Internet.

Vista de la presentación y vista de moderador

En el momento de reproducir la presentación es posible que el equipo tenga dos monitores o sea un portátil con capacidad de mostrar dos visualizaciones, una en la pantalla del propio equipo y otra utilizada por el proyector.

En ese caso, PowerPoint puede mostrar la presentación en el monitor principal (el que ve el público) y una vista de moderador o vista de orador privada para el ponente, en donde aparece la diapositiva actual, su página de notas y una miniatura de la diapositiva siguiente, que permite al orador crear un discurso que enlaza una con otra a la perfección.

Por defecto, PowerPoint utilizará el segundo monitor para mostrar esta vista de Moderador. Si se quiere anular ese comportamiento, se puede cambiar en el grupo Monitores de la cinta Presentación con diapositivas.

En ese mismo grupo, también se puede configurar en qué monitor se presentará cada una de las vistas. Aunque normalmente el modo Automático funcionará correctamente, se puede alterar ese comportamiento para indicar en qué monitor mostrar la vista principal.

Barra de opciones en la vista de presentación

En este apartado describimos el modo de funcionamiento de la vista de presentación, es decir la que ve el público al ejecutar la presentación. La sección siguiente explicará la vista de moderador.

Si durante la presentación se mueve el ratón, aparece abajo a la izquierda una barra con distintos botones:

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Los dos primeros se utilizan para hacer retroceder o avanzar la presentación a la diapositiva anterior o siguiente respectivamente.

El tercer botón, con forma de bolígrafo, permite convertir el puntero del ratón en un bolígrafo o marcador para poder escribir sobre la diapositiva mostrada. De esta forma, se puede destacar los distintos elementos mostrados según se van explicando. De forma rápida se puede también eliminar todo lo escrito. Por último, el propio puntero puede coger la forma de puntero laser para ir apuntando los distintos elementos sin escribir sobre ellos. Todas estas opciones son interesantes especialmente si se está realizando la presentación desde un ordenador o tableta con pantalla táctil y/o que disponga de lápiz.

El cuarto botón cambia la vista mostrada pasando a enseñar en miniatura todas las diapositivas de la presentación para poder moverse de forma rápida entre ellas.

El quinto botón permite hacer zoom sobre una zona de la diapositiva, algo que puede resultar muy útil si durante la explicación alguno de los presentes no alcanza a ver con nitidez algún detalle concreto.

El último botón abre un menú con otras opciones, similar al que se abre si se pulsa el botón derecho del ratón en cualquier parte de la diapositiva.

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Vista de moderador

Como hemos dicho antes, la vista de moderador está pensada para ser una vista privada del orador, que le facilita organizar su discurso.

La vista muestra en la zona izquierda de la pantalla la diapositiva actual, mientras que en la parte derecha podemos ver una miniatura de la diapositiva siguiente y la página de notas de la diapositiva actual cuyo contenido puede servir de guía o recordatorio al ponente.

Encima de la vista de la diapositiva actual aparece el tiempo que lleva la reproducción de la presentación, así como la hora actual. En la parte inferior aparecen una barra de opciones igual que la disponible en la vista pública, con la diferencia de que en este caso es permanente, mientras que en la vista pública únicamente aparecía cuando se movía le ratón por encima.

PowerPoint permite, pues, utilizar las herramientas de pluma y puntero laser que explicábamos antes sobre la vista de moderador de forma que la vista pública se va actualizando con los dibujos introducidos por el ponente.

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Presentaciones grabadas

Si el contexto de la charla lo requiere, PowerPoint permite grabar los momentos en los que la presentación cambia de una diapositiva a la siguiente. Para eso, se utiliza el botón Grabar presentación con diapositivas, lo que lanzará la ejecución de la presentación.

Durante esa ejecución, en la zona superior aparece una pequeña ventana que indica el tiempo total de la presentación, así como el de la diapositiva actual.

Cuando termina la grabación, los intervalos de tiempo utilizados en cada una de las diapositivas son guardadas de forma que al ejecutarla (pulsando F5 o la opción del menú), las diapositivas van saltando de una a otra automáticamente.

Sección 5.2 Transiciones entre diapositivas

Transiciones entre diapositivas

Todo el control de estas transiciones se realiza en la cinta Transiciones.

En el grupo Transición a esta diapositiva puedes seleccionar la forma en la que PowerPoint mostrará la diapositiva actual durante la presentación. La transición por defecto (Ninguna) indica que no hay ningún tipo de suavizado desde la diapositiva anterior a la seleccionada.

Cuando se selecciona una de las transiciones, se activa el botón Opciones de efectos que permitirá configurar los parámetros de la transición seleccionada.

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Si quieres aplicar la misma transición a todas las diapositivas, puedes utilizar el botón Aplicar a todo que aparece en el grupo Intervalos (en la lección siguiente aprenderemos otra forma de hacerlo utilizando patrones de diseño).

En el mismo grupo de botones de la cinta, aparecen otras opciones:

La opción Duración permite configurar la rapidez con la que se ejecuta la transición. En la opción Sonidose puede indicar a PowerPoint que se quiere reproducir un sonido durante la transición; la opción permite elegir uno de entre los predeterminados que se incluyen o seleccionar uno del disco. Por último, también se puede aquí fijar el tiempo que la diapositiva permanece en la pantalla antes de pasar a la siguiente, de forma que PowerPoint no esperará durante la reproducción a que se cambie de forma manual con el ratón o teclado, sino que lo hará él automáticamente.

Sección 5.3 Animaciones

Cinta de animaciones

PowerPoint permite, además de aplicar efectos en las transiciones de las diapositivas, aplicar animaciones a los elementos que aparecen en las diapositivas como figuras, ilustraciones o textos.

Efectos

Efectos de entrada: cuando se muestra la diapositiva el elemento no aparece, sino que este entra en ella cuando se ejecuta la animación.

Efectos de salida: al contrario que la anterior, sirve para hacer desaparecer un elemento de la diapositiva.

Efectos de énfasis: se aplican a un elemento que ya está visible y que ejecuta una pequeña animación orientada a destacar ese elemento.

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Para añadir una animación a un elemento, basta con seleccionar ese elemento y utilizar el grupo Animación. Pulsando la flecha inferior se despliegan gran cantidad de efectos, distribuidos en cada uno de los tres tipos anteriores:

Si ninguno de ellos se ajusta exactamente a lo que se necesita, se pueden utilizar las opciones inferiores de la lista, Más efectos de entrada..., Más efectos de énfasis... o Más efectos de salida..., Al seleccionar en esa ventana cada efecto, se ejecutará éste sobre el elemento de PowerPoint seleccionado a modo de previsualización.

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Experimenta con los distintos efectos disponibles. Prueba también las trayectorias de animación.

Opciones de los efectos

Igual que ocurría con las transiciones entre diapositivas, al seleccionar un efecto concreto, se activa el botón Opciones de efectos. Al pulsarlo, PowerPoint mostrará un menú acorde al efecto seleccionado. Por ejemplo, con el efecto de salida Rueda, se podrá configurar el número de radios:

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Además de esas opciones específicas de cada efecto, se puede pulsar sobre la pequeña flecha que aparece abajo a la derecha en el grupo Animación para abrir una ventana con opciones adicionales. En ella se puede, además de seleccionar una de las alternativas de radios vistas anteriormente, añadir un sonido al efecto y otras opciones adicionales, algunas de las cuales veremos más adelante.

Secuencia de animaciones

Por defecto, PowerPoint reproducirá una detrás de otra cuando se va haciendo click con el ratón o pulsando espacio o intro. El orden de ejecución coincidirá con el orden en el que se han ido estableciendo cada uno de los efectos. Cuando la cinta Animaciones está seleccionada, PowerPoint muestra en la diapositiva qué elementos tienen efecto de animación y el orden en el que se ejecutan. La imagen siguiente es el aspecto que tiene la diapositiva mostrada cuando el orden de reproducción de las animaciones de los óvalos es Satisfacción del cliente, Servicio, Calidad y Valor:

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Tanto el orden como al forma en la que se enlazan las animaciones puede configurarse. La forma más rápida es utilizar los controles del grupo Intervalos.

Como se ve en la imagen, se puede cambiar el orden de ejecución así como definir la duración de la animación y cuál es el evento que provoca el inicio de la animación (si se hace al hacer clic, o se ejecuta simultáneamente con el anterior, o inmediatamente después de la anterior).

No obstante, para establecer la secuencia de ejecución de las animaciones dentro de una diapositiva es mucho más cómodo utilizar el panel de animación que se activa utilizando el botón del mismo nombre en el grupo Animación avanzada:

Al pulsarlo, aparece a la derecha de la diapositiva un panel con la lista de todos los elementos que hay animados. El panel permite seleccionar y desplazarlos a voluntad para definir el orden de forma cómoda, así como ver el resultado de las animaciones, o acceder a todas las opciones de efectos, etc., que hemos visto antes.

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Animación de marcadores de contenido con texto

Cuando los elementos que se animan son marcadores de contenido con texto en lugar de elementos como ilustraciones o imágenes, PowerPoint pone a nuestra disposición otras opciones que permiten configurar el modo en el que el texto se anima.

En concreto, PowerPoint puede utilizar el nivel de cada uno de los párrafos para decidir cómo anima el texto. La configuración por defecto consiste en animar por párrafos de nivel 1, lo que significa que si en el marcador hay varios párrafos de nivel 1, cada uno de ellos, junto con párrafos interiores de niveles superiores se animarán a la vez. Además, el propio marcador (vacío) también se animará.

Por ejemplo, la siguiente diapositiva:

Cuando se añade la animación al marcador, el resultado es que la diapositiva comienza inicialmente únicamente con el título y al hacer clic aparece el marcador con el fondo, posteriormente el texto del primer párrafo de nivel 1 y todos sus párrafos interiores, y por último el segundo párrafo de nivel 1, como puede verse en el video siguiente. En él, además, verás cómo cambiar la configuración para animar por párrafos de segundo nivel:

La ventana de opciones de efecto que se muestra en el video permite, como se ve en él, especificar por qué nivel de párrafo se anima.

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Sección 5.4 Elementos multimedia

Sonidos

Se pueden añadir sonidos no ligados a una animación, que podrán ser pitidos, señales acústicas o música real. Para insertar un sonido se utiliza la opción en el grupo Multimedia de la cinta Insertar.

Igual que ocurría con la opción de Imágenes de la misma cinta, PowerPoint permite buscar en la colección en línea de Office o seleccionar uno de disco. En esta ocasión también se puede grabar un sonido directamente desde PowerPoint utilizando el micrófono del ordenador.

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Sea como sea, cuando se añade un sonido en una diapositiva, aparece un símbolo de un altavoz que permite manipular las propiedades de ese sonido. Cuando se selecciona el altavoz, aparece una nueva cinta de opciones llamada Reproducción desde la que especificar su funcionamiento.

El uso normal de los ficheros de audio así incluidos es o bien como música de fondo de la presentación completa o bien como un fichero a reproducir en una diapositiva tras hacer clic con el ratón sobre ella. Es por esto que PowerPoint tiene dos estilos de audio preconfigurados que coinciden con esos dos usos y que pueden verse a la derecha de la cinta de opciones de reproducción. El primero (Reproducir en el fondo) configurará la pista de audio para que se reproduzca en todas las diapositivas (es decir, no pare cuando saltamos a la siguiente), comience automáticamente su reproducción y se reproduce en ciclo (cuando termina comienza de nuevo). El segundo estilo predefinido, Ningún estilo hace que la pista de audio se inicie al hacer clic (de forma similar a las animaciones), sin reproducción en ciclo y parando al cambiar de diapositiva.

Video

Igual que se pueden insertar sonidos, se pueden insertar videos. Para eso, se utiliza también la cinta Insertar en donde aparece el botón Video. En el caso de los videos, además, se puede utilizar el botón Insertar vídeo que aparece en los marcadores de contenidos vacíos.

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PowerPoint permite, igual que con las imágenes, añadir un video almacenado en el equipo o bajado de Internet, en este caso del portal YouTube.

Igual que ocurría con los sonidos, al seleccionar un video ya añadido aparece una nueva cinta de opciones, Reproducción que tiene opciones similares a las que vimos para los sonidos.

Videos de YouTube

Cuando se añade un video de YouTube, éste no es descargado en el equipo, sino que cuando se ejecuta la presentación PowerPoint se conectará al portal para mostrarlo. Eso significa que durante la presentación se debe tener un buen acceso a Internet. Cuando se utiliza un video del propio equipo este problema no está, pues el fichero está directamente disponible.

Además, el control que se incluye en la diapositiva es el mismo que estamos acostumbrados a ver en el navegador: con el botón para ir a YouTube, el botón de ver a pantalla completa, etc. Eso sí, no todos estos botones funcionan dentro de PowerPoint.

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Videos almacenados en el equipo

Al contrario de lo que ocurre con los videos de YouTube, PowerPoint tiene un acceso total a los videos almacenados en el equipo. No hay necesidad de estar conectado a Internet para su reproducción y se encuentran disponibles todas las opciones de la cinta Reproducción.

Es por eso que PowerPoint permitirá recortar los videos, reproducirlos en ciclo, etc. Además, el control del video se puede integrar en la secuencia de animaciones de la diapositiva completa, de forma que, igual que se podía hacer con las imágenes, se puede integrar su reproducción entre la ejecución de las animaciones de otros elementos de la misma diapositiva.

Un último aspecto que creemos importante es la estética. Desde el punto de vista de PowerPoint un video es un elemento más, de forma que la mayoría de las opciones de formato que estaban disponibles para imágenes, lo están también para los videos. Así, podemos aplicarles efectos de reflexión, sombra, rotación 3D, etc. Sin embargo, esas rotaciones no se aplicarán a los videos de YouTube y sí a los videos locales.

Sección 5.5 Flujos de ejecución personalizados

Existen muchas capacidades de PowerPoint que permiten personalizar qué diapositivas se muestra y/o el orden en el aparecen durante la ejecución de la presentación. En los siguientes apartados iremos describiéndolas.

Diapositivas ocultas

Es la forma más fácil de cambiar el orden normal de reproducción. Consiste simplemente en indicar a PowerPoint que algunas diapositivas no se desea que aparezcan en la presentación.

Para eso, basta con utilizar la opción Ocultar diapositiva del grupo Configurar en la cinta Presentación con diapositivas. Al ocultar la diapositiva, ésta se saltará en la reproducción. PowerPoint muestra las diapositivas ocultas con el número tachado en las miniaturas que aparecen a la izquierda en la vista Normal.

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Presentaciones personalizadas

Si vas a utilizar la misma presentación para dar la charla varias veces a público distinto, es posible que no quieras utilizar exactamente las mismas diapositivas para todos ellos. Para evitar tener que activar y desactivar la ocultación de diapositivas cada vez que se cambie de público, PowerPoint permite crear lo que se llama Presentaciones personalizadas, también en la cinta Presentación con diapositivas.

Al pulsar la opción, aparece una ventana con todas las presentaciones personalizadas que se han creado (no habrá ninguna la primera vez que se utilice) y un botón Nueva... para crear una nueva. Al darle, PowerPoint nos permitirá elegir qué diapositivas queremos incorporar en esa presentación personalizada, e incluso cambiarlas de orden. Tras darle un nombre a esa secuencia, ésta se almacenará, de forma que luego podrá reproducirse utilizando el mismo botón.

Hipervínculos

Una tercera posibilidad de personalizar la reproducción de la presentación es incluir hipervínculos en las diapositivas. La mayor parte de los elementos que se pueden incluir en PowerPoint pueden convertirse en enlaces a otras partes de la presentación u otros documentos externos. De esta forma, durante la ejecución se puede utilizar el puntero del ratón para seleccionarlo y dirigirse al punto que se desea.

Para convertir un elemento en hipervínculo, basta con seleccionarlo y utilizar la opción Hipervínculo del grupo Vínculos de la cinta Insertar. Otra opción es pulsar el botón derecho y seleccionar la opción Hipervínculo.

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Sea como sea, PowerPoint abrirá entonces una ventana que permitirá seleccionar el destino del hipervínculo. Si se elige en la parte izquierda Lugar de este documento, aparecerá la lista de diapositivas de la presentación e incluso una vista en miniatura de la seleccionada destino del hipervínculo.

Acciones

En la misma cinta y grupo que los hipervínculos, aparece la opción de Acción. Las acciones son un concepto similar al de hipervínculo en el sentido de que se activan al pulsar sobre el elemento configurado con la acción pero, al contrario de lo que ocurría con los anteriores, las acciones permiten hacer que PowerPoint responda de una forma más compleja. En concreto, las acciones permiten, por ejemplo, hacer que se reproduzca un sonido o se ejecute un programa externo. Al pulsar el botón Acción se abre una ventana que nos permite configurar la acción que asociaremos al elemento seleccionado.

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Botones de acción

Relacionados con las acciones anteriores están lo que PowerPoint llama Botones de acción, que no son más que formas con apariencia de botón a los que se les puede configurar una acción cualquiera.

Los botones de acción ya han aparecido anteriormente (aunque hasta ahora no nos habíamos parado a hablar de ellos). En concreto en el tema de ilustraciones. Cuando se inserta una nueva forma, entre todas las disponibles (cuadrados, círculos, flechas, etc.), PowerPoint muestra una categoría para los botones de acción.

Sección 5.6 Buenos hábitos en las presentaciones

Informar, entretener y persuadir

Ya hablamos anteriormente del contenido y del diseño como elementos estructurarles de una presentación y todo lo que podemos incluir para que la presentación sean llamativa y atractiva. Sigamos viendo algunos buenos hábitos y consejos para que despertemos la atención de nuestros oyentes.

Ya dijo Aristóteles en su Arte retórica que todo buen discurso debía cumplir tres objetivos; informar, entretener y persuadir. Tratemos de que nuestras presentaciones cumplan los tres objetivos.

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Organiza la presentación: planifica las diapositivas que tendrá la presentación mediante un boceto o borrador en papel para que la organización de los temas y conceptos se plasme en las diapositivas.

Identifica los títulos de las diapositivas y define por niveles los puntos a tratar en cada una de ellas.

No te excedas en el uso de gráficos o imágenes para que no se sobrecargue la diapositiva.

Si el oyente no capta en unos segundos el tema principal de la diapositiva quizás deberías "aligerar" la diapositiva.

Las animaciones pueden darle mucha vistosidad a la presentación, pero si abusamos de los efectos podemos hacer que el oyente se distraiga.

Oculta diapositivas de forma selectiva. Powerpoint ofrece una opción para ocultar diapositivas mediante la cual podemos ocultar diapositivas que, aunque se conservan en el archivo, no se muestran durante la presentación, aligerando un poco la carga.

Usa la vista del moderador. La vista del moderador permite ver las notas del orador o acceder a otras aplicaciones o documentos sin que las vea el público.

No hables muy rápido y añade pausas puntuales para que no parezcas nervioso.

Hemos seleccionado algunos de los consejos propuestos por Scott H. Young:

1. La regla 10-20-30.- Regla propuesta por Guy Kawasaki. Sugiere que una presentación de Powerpoint no debe tener más de 10 diapositivas, durar más de 20 minutos y no tener ningún texto con menos de 30 de tamaño.

2. Trata de ser ameno y divertido.- Las exposiciones deberían ser divertidas e informativas. Si contamos simples hechos sin pasión o humor disminuirá la probabilidad de que la gente preste atención.

3. Reduce la velocidad.- Reduce la velocidad de tu discurso y añádele pausas puntuales, pues los oradores nerviosos o inexpertos tienden a hablar demasiado rápido.

5. La regla 20-20.- Ésta dice que debes tener veinte diapositivas con una duración exacta de 20 segundos por cada una. La regla 20-20 nos obliga a ser concisos e impide a la gente aburrirse.

4. Resumen de 15 palabras.- ¿Puedes resumir tu idea en quince palabras? Si no, vuelve a escribirla e inténtalo otra vez.

6. No leas directamente. Que no parezca que no sabes de lo que estás hablando.

7. Proyecta tu voz.- Nada es peor que un orador que no se puede oír. Hay que impostar la voz.

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Ejercicio para entregar Una vez hayas terminado el ejercicio tendrás que enviarlo utilizando la tarea identificada como "Animaciones". Las instrucciones de entrega puedes consultarlas en este enlace.

En este ejercicio tienes que partir del último ejercicio enviado (Gráficos) y añadir animaciones y transiciones a las diapositivas. En este vídeo puedes ver el resultado final:

Diapositiva 1

Aplica transición "Enrollar página". Añade las siguientes animaciones a la diapositiva:

Animación Símbolos de interrogación. Al hacer clic. Duración 0.5 sg. Animación SmartArt, desplazar hacia arriba, efecto desde la derecha y abajo.

Después de la anterior. Animación Flecha "Viaje 1" trayectoria a derecha, duración 1 sg, después de la

anterior y le sigue un giro de 45º encadenado después de la anterior, duración 1 sg.

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Diapositiva 2

Aplica transición "Aplastar". Añade las siguientes animaciones a la diapositiva:

Animación 1: WordArt, trayectoria "Triángulo invertido", del grupo "Especial". Después de la anterior. 1 sg.

Animación 2: Símbolo "tic" rojo. Trayectoria personalizada hasta el cuadro NO. Después de la anterior. 1 sg.

Diapositiva 3

Aplica transición "Ondulación". Animaciones:

Gráfico izquierdo Comparativa: Animación flotar hacia arriba, inicial al hacer clic. Gráfico derecho Coste anual: Animación rueda, iniciar con la anterior. Se ha añadido un botón de acción para ir al inicio.