ORGANIGRAMA

Equipo:

Coss Paredes Alberto

Escamilla Castelo José Manuel

Ortega Valdez Adrián

CONCEPTO DE ORGANIGRAMA

Es la representación gráfica formal de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y las relaciones que guardan entre sí los órganos que la integran

FINALIDAD Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines

de información .

Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que integran una dependencia o entidad.

Facilitar al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización.

Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control.

Propósito La estructura de la organización. Los aspectos más importantes de la organización. Las funciones. Las relaciones entre las unidades estructurales. Los puestos de mayor y aun los de menor

importancia. Las comunicaciones y sus vías. Las vías de supervisión. Los niveles y los estratos jerárquicos. Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de

la organización.

Importancia

REQUISITOS FUNDAMENTALES

PRECISION: Los órganos de la dependencia y sus interrelaciones deben aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre ellos.

VIGENCIA: Es importante que reflejen la situación presente y por ello sean constantemente actualizados.

UNIFORMIDAD: Para facilitar la interpretación de un organigrama resulta conveniente homogeneizar el empleo de las líneas y figuras utilizadas en el diseño.

LIMITACIONES

El intentar la representación gráfica de dichas relaciones, dinámicas y subjetivas, forzaría a que los organigramas se tornaran complejos.

Tampoco puede representarse en los organigramas el flujo y las cargas de trabajo y mucho menos las relaciones de comunicación que existen entre los diversos órganos que componen la dependencia.

Al plasmar tan solo la estructura formal de la dependencia pueden los organigramas presentar información incompleta en cuanto a la realidad virtual.

PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS.

1. Autorización y apoyo de los niveles superiores.2. Acopio de la información.3. Clasificación y registro de la información.4. Análisis de la información.5. Diseño del organigrama.

1. AUTORIZACION Y APOYO DE LOS NIVELES SUPERIORES

La unidad encargada de elaborar los organigramas, podrá intervenir por propia iniciativa, a petición de parte o por órdenes superiores; sin embargo, la autorización que debe obtenerse de los niveles superiores representa el punto de partida de este procedimiento.

2. RECOPILACION DE LA INFORMACION

Deberá especificarse la información básica que se requiere y seguidamente establecerse los medios para su acopio, identificando sus fuentes.

2.1. INFORMACION BASICA

Los órganos que integran dicha(s) área(s). El nivel jerárquico que ocupan en la

estructura orgánica. Las relaciones que guardan entre ellos. La naturaleza de estas relaciones Las funciones que realizan y, en su caso, Los puestos y el número de plazas que los

integran.

2.2. FUENTES DE INFORMACION

Los archivos y centros de documentación, que concentren la información requerida (leyes, reglamentos, manuales administrativos, etc.)

Los funcionarios y empleados responsables de la instancia de estudio.

2.3. METODO DE RECOLECCION

INVESTIGACION DOCUMENTAL.La información proveniente de este método, es producto de la consulta bibliográfica , las principales fuentes de consulta pueden ser las leyes y reglamentos que citan las atribuciones y obligaciones de la dependencia o entidad

INVESTIGACION DE CAMPO.Se lleva a cabo mediante la entrevista con funcionarios de los distintos niveles de la unidad sujeta a investigación, aplicando cuestionarios, o bien, celebrando con ellos entrevistas que permitan obtener la información requerida.

3. CLASIFICACION Y REGISTRO DE LA INFORMACIONEste paso es de vital importancia ya que es la instancia en la que organiza, clasifica y selecciona la información recopilada, de forma tal que los posteriores pasos encuentren dicha información adecuadamente presentada y concentrada para lo cual deberán elaborarse formatos que permitan su manejo ágil y claro.

4. ANALISIS DE LA INFORMACION

La información que ha sido recopilada, clasificada y registrada, deberá someterse a un análisis para detectar, posibles lagunas y contradicciones en la misma.

5. DISEÑO DEL ORGANIGRAMA

Los elementos gráficos que se utilizan para representar a las unidades que componen la estructura orgánica, así como las relaciones existentes entre ellos, son: Figuras para representar los órganos. Líneas de conexión para indicar las

relaciones existentes entre estos.

CLASIFICACIÓN DE ORGANIGRAMAS

CLASIFICACIÓN

Contenido Ámbito de aplicación Presentación

Por su Contenido

Estructurales Funcionales De integración de puestos, plazas y

unidades

ESTRUCTURALES

Tienen por objeto la representación gráfica de los órganos (unidades administrativas) que integran una dependencia o entidad, así como sus relaciones de jerarquía o dependencia.

FUNCIONALES

Indican las funciones principales que realizan los órganos representados, pueden citarse con arreglo a su orden de importancia o al lugar que ocupan dentro de un proceso.

FUNCIONALES

DE INTEGRACIÓN DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADESSeñalan, dentro del marco de cada unidad administrativa, los diferentes puestos establecidos para la ejecución de las funciones asignadas, así como el número de plazas existentes y/o requeridas y en su caso, los nombres de las personas que los ocupan.

DE INTEGRACIÓN DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES

POR SU ÁMBITO DE APLICACIÓN

Éste segundo grupo, se subdivide en:

Generales

Específicos

Generales

Representan únicamente los órganos principales de la dependencia o entidad y sus interrelaciones básicas

Específicos

Ofrecen mayor detalle sobre determinados aspectos de la organización de una unidad o área de la dependencia

POR SU REPRESENTACIÓN

Se subdividen en: Verticales Horizontales Mixtos De bloque Circulares

Verticales

En éste tipo de organigrama, la ramificación de los órganos se presenta de arriba hacia abajo, colocando el titular en el nivel superior, las líneas que representan las relaciones entre las unidades, se disponen verticalmente.

Organigrama Vertical

Horizontales

representan las unidades ramificadas de izquierda a derecha, colocando el órgano superior al extremo izquierdo, los niveles jerárquicos se ubican en columnas. Éste tipo de organigrama resulta de utilidad en el caso de estructuras con un gran número de órganos de igual jerarquía en la base.

Organigrama Horizontal

Mixtos

Se representa la estructura de una organización utilizando combinaciones verticales y horizontales. En el caso de organizaciones que cuentan con un gran número de unidades en la base. Es recomendable el uso de este tipo de representación.

Organigramas Mixtos

De bloque

Son una variante de los organigramas verticales y tienen la particularidad de representar un mayor número de unidades en espacios más reducidos, permitiendo así la aparición en el gráfico de las unidades ubicadas en los últimos niveles.

Organigramas de Bloque

Circulares

Son los organigramas que encierran la más alta autoridad en el centro de la globalidad de la gráfica, y sus relaciones parten del centro hacia fuera, de igual forma sus unidades, es decir, los diferentes niveles forman círculos concéntricos a la más alta jerarquía.

Organigrama s Circulares

RECOMENDACIONES PARA EL DISEÑO.

FIGURAS

FORMA

Debido a la facilidad de lecturas que ofrecen los títulos escritos horizontalmente así como por ser una figura de trazo más sencillo, es recomendable utilizar rectángulos para representar los diferentes tipos de órgano.

DIMENSION

No deben reducirse progresivamente sus dimensiones para establecer diferencias de nivel jerárquico, ya que estas se establecen por la posición de las unidades en el gráfico.

Líneas

Las relaciones entre unidades se representan por líneas, y el tipo de ellas dependerá del tipo de relaciones que tiene cada uno de los órganos en cada uno de los niveles de la estructura administrativa.

Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, porque se rompe con el principio de autoridad-responsabilidad, además de crear la impresión de una estructura con un flujo del trabajo estrictamente vertical.

Relación principal de autoridad (relación lineal)

Establece una relación de subordinación entre el superior y sus colaboradores de forma unívoca y directa. Ejemplo: un Director hacia un Jefe de Departamento y así sucesivamente.

Relación de autoridad funcional

Este tipo de autoridad se limita al método específico de ejecución de una actividad y puede existir en forma paralela a la autoridad lineal. La autoridad funcional deberá presentarse por medio de líneas cortas de trazo discontinuo.

Relación de asesoría (Línea staff)Es aquella que existe entre unidades que brindan información técnica o conocimientos especializados. Representadas con líneas discontinuas, de la siguiente manera:

Relación de coordinaciónEste tipo de relación tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas áreas de a organización. La relación de colaboración se representa por medio de líneas largas de trazo discontinuo.

Relación con órganos desconcentrados

Se dan las siguientes situaciones:1. Desconcentración administrativa a nivel

regional, Para graficarlo se ha utilizado la siguiente figura:

2. Para los órganos con desconcentración mínima, máxima o adscritos, se establece una separación entre éstos y las demás unidades de la estructura, con una línea discontinua de mayor grosor que las utilizadas en todo el organigrama y estableciendo la relación con la jerarquía institucional.

REVISION Y ACTUALIZACION

La revisión y la actualización de los organigramas habrá de realizarse de manera continua y en función de los cambios que sufra la dependencia o entidad en su estructura orgánica.

DIVULGACIÓN

Los organigramas constituyen un instrumento de orientación e información para el personal de la dependencia o entidad, y para aquellas personas o instituciones con los que se guarda alguna relación.

GRACIAS