UNIVERSIDAD EANESPECIALIZACIN EN ADMINISTRACIN FINANCIERA

DIAGNSTICO DE LOS FACTORES INTERNOS QUE INCIDEN EN EL FLUJO DE EFECTIVO DE TMSEMINARIO DE INVESTIGACIN

AUTORESMNICA CHAVES ARTURODIANA PAOLA CORTES DIAZMNICA LIZETH TRUJILLO SIERRAINGRID MAYERLY VILLA PINZON

DOCENTE:MARTHA CECILIA GOMEZ MELO

BOGOT D.C., JUNIO DE 2015CONTENIDO

1.RESUMEN42.DEFINICION DEL PROBLEMA53.MODALIDAD DE OBSERVACION74.ESCENARIO DE OBSERVACIN105.ENFOQUE DE LA INVESTIGACIN116.TEMPORALIZACION DE LA INVESTIGACIN137.INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE INFORMACIN187.1.Aplicacin de los Instrumentos de Recoleccin de Informacin187.1.1.Flujo de actividades por las que atraviesa el efectivo en la prestacin de un servicio de transporte en TM. (Entrevista)187.1.2.Descripcin de las actividades que intervienen en el flujo de efectivo de TM197.1.3.Percepcin de la importancia y utilizacin del efectivo en la compaa (Cuestionario)228.ANLISIS DE LA INFORMACIN279.CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES2910.BIBLIOGRAFIA31

LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Cronograma del Trabajo de Investigacin.13Tabla 2. Actividades desarrolladas en el Trabajo de Investigacin.15Tabla 3. Resultados obtenidos a partir de los cuestionarios.23Tabla 4. Informacin Relevante27

LISTA DE FIGURAS

Figura 1. Diagrama de Flujo de Efectivo en la prestacin de un servicio de transporte.19Figura 2. Anlisis de datos cualitativos.28

1. RESUMEN

La apertura econmica de los aos 90, origin una vertiginosa entrada de mercancas a Colombia as como una importante inversin extranjera principalmente en el sector minero-energtico. A raz de esta esta situacin, la expectativa de crecimiento econmico fue cada vez mayor y con ello fue ms evidente la necesidad de contar con un sistema de transporte eficiente y seguro para atender la creciente demanda de movilizacin de productos desde y hacia el interior del pas. Es importante tener en cuenta que en Colombia el parque automotor de servicio pblico est compuesto en un 90% por vehculos que son propiedad de personas naturales, y es cada vez ms reiterativa la solicitud de las comunidades de propietarios de camiones de tener una mayor participacin en la prestacin de este tipo de servicios, por lo que se hace necesario realizar cada vez ms, una mayor cantidad de operaciones de transporte con terceros, lo que implica una exigencia de recursos disponibles mucho ms alta debido al requerimiento de anticipos que deben ser girados al tercero de manera inmediata en el momento de iniciar la ejecucin del servicio por lo que el flujo del efectivo debe ser ptimo y eficaz a fin de evitar cualquier situacin que pueda entorpecer el desarrollo de la actividad de la compaa.Ahora bien, el efectivo es el recurso ms importante que tiene toda empresa, por lo que su correcta administracin es crucial para la adecuada y eficaz operatividad de la misma. El efectivo es lo que le permite a la empresa invertir, comprar activos, mercancas, materia prima, pago de nmina, pago de pasivos, entre otros, y dadas las particularidades del sector transporte la exigencia tan alta de este recurso para operar, es importante conocer aquellos factores internos que inciden en el flujo del mismo y que finalmente determinan la utilizacin de este.

2. DEFINICION DEL PROBLEMA

Sin importar el tipo de organizacin o el sector econmico en que se encuentre ubicada una empresa, uno de los puntos lgidos de la misma es contar con los recursos financieros necesarios para cubrir todas sus obligaciones tanto operacionales como no operacionales. De lo anterior, se origina la importancia de controlar no solo el adecuado manejo del efectivo, sino tambin contar con la disponibilidad de recursos en el momento justo, por tal motivo nace la necesidad del flujo de efectivo en una compaa. TM es una compaa prestadora de servicios de transporte enfocada en tres lneas de negocio, transporte de carga seca, paqueteo y transporte de hidrocarburos, cuenta con una cobertura en 26 de los departamentos de Colombia. El sector de transporte se encuentra compuesto en su mayora por propietarios de vehculos, los cuales se denominan terceros, razn por la cual la compaa y los terceros tienen una muy estrecha relacin, la cual aparte de buscar beneficios econmicos para ambas partes, busca llevar a cabo una correlacin enfocada en un esquema colaborativo y generando diversas alianzas estratgicas.Con el fin de proteger este esquema colaborativo, el Ministerio de Transporte emiti la Resolucin 2113 de 1997, en la cual se establece que el plazo mximo para que las compaas transportadoras paguen a los terceros por los servicios prestados es de ocho (8) das hbiles posterior a la prestacin del mismo. Lo anterior se debe a que el transporte en Colombia es un servicio pblico bajo la regulacin del estado, quien ejerce el control y la vigilancia necesarios para su adecuada prestacin en condiciones de calidad, oportunidad y seguridad (Ley 105 de 1993. Art. 3 Numeral 2, 1993).En ese orden de ideas, es de gran importancia abordar el tema de la disponibilidad del efectivo con el que cuenta TM, el flujo del mismo al interior de la empresa, y los factores que inciden en este, a fin de determinar cuan eficiente es el manejo de este recurso al interior de la compaa. A raz de la cada del precio del petrleo en los ltimos 2 aos, lo cual ha afectado directamente a las compaas transportadoras en el sentido que han tenido que reducir notoriamente las tarifas de los servicios prestados aun cuando los costos de la prestacin del servicio siguen iguales e incluso con tendencia al alza, generando un desequilibrio en el flujo de efectivo de la compaa, teniendo en cuenta que independientemente que se vean reducidas las tarifas se debe cumplir con la responsabilidad legal de los pagos oportunos a los terceros. TM se ha visto obligada a realizar cambios a nivel operacional, dentro de los cuales est el tener una mayor cobertura en otras de las ramas en las cuales se especializa la compaa con el fin de seguir siendo competitiva en el mercado y mitigar el riesgo de tener faltantes en el disponible inmediato y poder cumplir con las obligaciones de la compaa.En el caso particular mencionado anteriormente, y dadas las particularidades del sector transporte, en donde el uso del efectivo es intensivo, TM debe propender por mantener una disponibilidad de efectivo suficiente para cubrir sus necesidades mnimas de operacin, adems de disponer de la capacidad suficiente para atender eventuales necesidades adicionales de efectivo.Por tal motivo es indispensable en primer lugar identificar la habilidad de TM para coordinar los recursos y capacidades para el manejo del flujo de efectivo en la prestacin del servicio de transporte, ya que este es el que le permite a la empresa realizar el pago de nmina, pago de los fletes a los terceros, comprar materiales y repuestos para los vehculos, y por otra parte si hay excedentes, poder invertir y comprar activos, logrando que la empresa adquiera mayor valor desde el punto de vista financiero.Asimismo, describir como la empresa desarrolla esas habilidades para coordinar las actividades que intervienen en el flujo de efectivo e identificar los factores internos que intervienen en el flujo de efectivo de TM y que son susceptibles de mejora para la prestacin de un servicio de transporte, se convierten en objetivos esenciales en el trabajo de investigacin y que permiten diagnosticar cuan eficiente es el manejo del efectivo al interior de la compaa, especficamente en la prestacin del servicio de transporte.

3. MODALIDAD DE OBSERVACION

De acuerdo a lo anterior cabe resaltar y enfatizar que el flujo de caja es un resumen de las entradas y salidas en efectivo esperadas por la ejecucin de las actividades de la empresa, en muchas ocasiones y como es el caso de TM, hay empresas que presentan problemas de liquidez para poder cubrir sus necesidades de corto plazo, por lo cual en la mayora de ocasiones tienen que recurrir a fuentes de financiacin costosas que van en detrimento de su rentabilidad.Para TM es de vital importancia conocer y mantener controlada la existencia de efectivo para que as pueda planear sus inversiones, si cuentan con los excedentes o por el contrario si existe faltante de este, para mirar con anticipacin las posibles alternativas de financiamiento.A lo largo de esta investigacin nos hemos dado cuenta que el efectivo es el recurso ms importante que tiene toda empresa y es por ello que su correcta administracin es crucial para la adecuada y eficaz operatividad de la misma. Con base en esto TM debe focalizarse en llevar una correcta planeacin y proyeccin que le permitan tener un buen funcionamiento y as maximizar la utilizacin de los recursos, lo que implica que debe existir un correcto equilibrio en el manejo del efectivo, ya que no debe haber ms de lo necesario, puesto que podra significar una prdida del poder adquisitivo y representara un importante costo de oportunidad, pero tampoco puede haber menos del necesario ya que en casos de urgencia se debe recurrir a recursos externos que podran inclusive volver ms onerosa su estructura de costos.Como se ha venido explicando, el efectivo disponible es aquel con el que se pagan las deudas, las remuneraciones al personal, los intereses a los acreedores, los impuestos al estado, los dividendos a los propietarios. Adems, el flujo de efectivo permite hacer un anlisis de cada una de las partidas que inciden en la generacin de efectivo, el cual puede ser de gran utilidad para elaborar polticas y estrategias empresariales que le permitan a TM utilizar ptimamente sus recursos. Sin embargo, cuando TM no genera suficiente dinero su funcionalidad se puede ver estancada, volvindose menos eficiente, reduciendo la magnitud de sus compras y con ello el tamao de sus operaciones y su competitividad.El efectivo es la sangre vital de la empresa, si se deja de generar efectivo suficiente para cumplir con las obligaciones a la fecha de vencimiento pronto se puede enfrentar a una crisis. Para controlar eficazmente el flujo de efectivo, es necesario controlar los factores que afectan los niveles, el momento y la previsibilidad de todo el efectivo que entra y sale de la compaa (Holmes).Para TM es indispensable tener el control de cada uno de los factores tanto internos como externos que pueden afectar directa o indirectamente la utilizacin de los recursos, sin embargo, en este trabajo se pretende profundizar en los factores internos que forman parte de la gestin de la compaa y que pueden incidir sobre el flujo del efectivo, para lo cual se tendr en cuenta el trabajo realizado por el profesor Richard Rummelt.Rummelt, en su trabajo How much industry matter, sostiene que la aptitud de la empresa para obtener resultados superiores depende fundamentalmente de su habilidad para adquirir y coordinar recursos y capacidades. Los principales trabajos alrededor de la competitividad coinciden en que esta se sustenta en la adquisicin y gestin de recursos tangibles, intangibles y humanos, as como de sus capacidades (Rummelt, 1991).Bsicamente existen 4 factores que son de vital importancia en cualquier compaa y que deben ser resaltados por los empresarios para llevar un adecuado funcionamiento en la normalizacin del flujo de efectivo. Estos son: La cultura, la buena relacin con clientes y proveedores, el rea de recursos humanos y la intensidad tecnolgica.Si bien la cultura se puede definir como un conjunto de formas de pensar, de sentir, y de actuar que son compartidas por los miembros que componen las organizaciones, segn Rummelt la cultura hace referencia al conjunto de conocimientos y manifestaciones creados o adquiridos por la organizacin que se conservan y traspasan a sus miembros. Explica cmo es, cmo se piensa y se siente dentro de ella, as como su conducta en el entorno, y es a partir de estos comportamientos que es posible evaluar y determinar el grado de eficiencia con el que la organizacin trabaja. Para maximizar el flujo de efectivo positivo, la empresa debe operar con la mxima eficiencia. Por otra parte, si la fuerza de trabajo es ineficiente, va a costar ms y tomar ms tiempo producir y vender un producto, afectando negativamente tanto el nivel y el tiempo del flujo de efectivo. Por esta razn, el desarrollo constante de una cultura que permita la adaptacin al presente y la asuncin de los cambios en la organizacin, se convierte en un instrumento de actuacin imprescindible en la empresa, a fin de promover los cambios e introducir nuevas ideas o mtodos a la gestin empresarial.Tambin la relacin cliente proveedor en donde para TM un servicio al cliente efectivo puede lograr una ventaja competitiva, ya que en cualquier momento se puede lograr una buena relacin que les permita ser una buena carta de presentacin hacia los clientes potenciales, al igual que con el cliente para toda compaa as como para TM la relacin con sus proveedores es de igual importancia debido a que son ellos quienes suministran sus servicios para poder obtener los resultados deseados en la compaa.Dentro de los factores ms importantes que se puede resaltar es el de recursos humanos, ya que este tiene relacin directa con la cultura, de acuerdo con Rummelt cada protagonista en el proceso de produccin o prestacin de un servicio desempea diferentes roles, llevar a cabo un proceso exitoso, requiere de la participacin ptima de cada interventor del proceso. El factor humano constituye el activo ms importante de las organizaciones, es por tal razn que TM busca la concientizacin de los empleados con la cultura organizacional, desarrollando diferentes competencias a partir de los conocimientos y habilidades de cada actor. Por otra parte, el ciclo operativo, determina el tiempo que transcurre entre la adquisicin del servicio y el cobro del efectivo originado por las ventas realizadas, elementos de gran importancia de la liquidez de la empresa, y el ciclo de pago, determina el tiempo relacionado con las salidas de efectivo correspondiente a pago de los servicios prestados por los proveedores. Para TM es de vital importancia enfocarse en este ltimo factor ya que hoy en da carece de liquidez para poder llevar a cabo el normal funcionamiento de sus actividades.

Finalmente, la intensidad tecnolgica, la cual brinda una cantidad de servicios que ayudan a las empresas como a TM a entablar relaciones ms directas con sus clientes y proveedores, mejorar procesos realizados, crear nuevas estrategias para el desarrollo de TM entre otros. Para Rummelt es a travs de estos medios que se genera autonoma, aumento del aprendizaje, mejor entendimiento del entorno, lo anterior facilitando la toma de decisiones. Por otro lado el acceso y uso de las nuevas tecnologas le puede permitir a la compaa competir en un mercado cada vez ms abierto.4. ESCENARIO DE OBSERVACIN

TM es una compaa dedicada al transporte en tres grandes ramas: Cargo, Express y empresarial, para esta investigacin nos enfocaremos en el transporte de carga. Fue creada en 2003 como brazo logstico de la Compaa Petrolera Metapetroleum Corp. para dar alcance a los objetivos en el aumento de explotacin de petrleo, en asocio con Ecopetrol, Rubiales-Piriri, en el departamento del Meta. La gestin realizada permiti el inicio de un esquema de transporte, soportado en la seguridad, el cumplimiento y el cuidado del medio ambiente. Esta Unidad de Negocio, cuenta con una flota propia de 113 vehculos, para transporte de Hidrocarburos. La flota tiene una antigedad que va desde modelos 2004 hasta 2011.La sociedad tiene como objeto principal el transporte terrestre de carga; el transporte terrestre de petrleo e hidrocarburos; el transporte terrestre de cargas secas y lquidos blancos tales como aceites y biocombustibles, cargas para la movilizacin de paquetes, encomiendas, mercancas y documentos, con sujecin a las normas legales complementarias que regulan este servicio.Si bien TM naci para prestar servicios de transporte exclusivamente en el departamento del Meta, actualmente est ubicada en la ciudad de Bogot, debido al incremento de la demanda y facilidad en el acercamiento con los clientes.5. ENFOQUE DE LA INVESTIGACIN

El propsito de este trabajo de investigacin es conocer los hechos, procesos, estructuras y personas que intervienen en el flujo de fondos de TM. Nuestro papel como investigadores es estudiar y analizar mediante la observacin, entrevistas y encuestas las partes involucradas en este proceso para as poder determinar cmo afectan distintos factores en el flujo de fondos. Dado lo anterior el enfoque de investigacin ser cualitativo mediante la observacin participativa.

Como se mencion anteriormente, existen 4 factores internos que afectan en el flujo de fondos de una empresa de acuerdo a lo planteado por Richard P. Rummelt. Por lo cual en este trabajo de investigacin se busca realizar el estudio y anlisis de los siguientes factores internos que influyen en el efectivo y gestin del mismo dentro de la compaa. Cultura: Se realizarn entrevista y encuestas con personal de las reas involucradas en el proceso del flujo de fondos de TM para evidenciar como creen que su conducta, conocimiento, sentir y pensamiento influyen en el flujo de fondos de la compaa. Relacin con clientes y proveedores: Se realizar una encuesta con uno de los proveedores para as conocer su punto de vista sobre los diferentes factores que son de su gestin y pueden influir en el flujo de fondos de TM. Recursos Humanos: Para realizar el anlisis de este campo se cuenta con el diagrama de Flujo de Efectivo en la prestacin de un servicio de transporte, donde se evidenciarn los diferentes actores que intervienen en este proceso. Intensidad Tecnolgica: De acuerdo a la informacin recogida mediante la entrevista y encuestas realizadas, se proceder a realizar un anlisis de cmo podra mejorar el uso de la tecnologa el diagrama de flujo de efectivo. La investigacin bsicamente se desarrollar en cuatro fases, las cuales se detallan a continuacin:1. Fase introductoria: Se iniciar con la identificacin del problema de investigacin y las diferentes teoras o literatura que acompaan y abordan la problemtica a tratar.

2. Fase investigativa: Una vez se defina la problemtica a tratar, se realizar un acercamiento a la compaa a travs de una entrevista con el personal de apoyo operativo, por medio de la cual ser posible vislumbrar las actividades que se realizan e intervienen en el flujo de efectivo para la prestacin de un servicio de transporte. Se realizar una encuesta con una persona que presta el servicio de transporte de carga en la compaa para as poder determinar cul es el proceso, funciones y su concepto sobre los factores que influyen desde el despacho de la carga hasta su entrega y legalizacin. Asimismo, y dada la importancia de conocer el concepto que desde el mbito gerencial se tiene sobre el manejo del efectivo se realizar un cuestionario con preguntas clave sobre la administracin del mismo, esperando obtener datos relevantes que permitan conocer ms profundamente algunos elementos particulares de este recurso en el sector y en la empresa, con los cuales sea posible realizar un diagnstico de la situacin actual de la compaa en cuanto al manejo del efectivo y analizar posibles alternativas u oportunidades de mejora que sta puede adoptar para optimizar su uso y desarrollar de manera ms eficiente las actividades involucradas en la prestacin de un servicio de transporte.

Con base en las anteriores entrevistas y encuestas, se proceder a realizar una descripcin sobre las actividades previamente identificadas, lo cual permitir identificar los factores particulares que inciden en el flujo de efectivo de la compaa.

3. Fase de anlisis y sistematizacin de la informacin: Tabulacin de las entrevistas y encuestas para realizar un diagnstico sobre las actividades en las cuales se estn presentando fallas metodolgicas y que afectan el ptimo flujo de efectivo de TM para la eficiente prestacin de servicios de transporte.

4. Fase de elaboracin y entrega del informe final: En esta fase se busca realizar el informe con los resultados y hallazgos encontrados durante la elaboracin de las fases anteriores y la conclusin final, en la cual se detalla los aspectos identificados en el anlisis de la secuencia de las actividades realizadas por el personal de apoyo operativo. Dado que en esta etapa de la investigacin se realizar un detalle de los pros y contras del anlisis efectuado. 6. TEMPORALIZACION DE LA INVESTIGACIN

El trabajo de investigacin se desarrolla en el primer semestre del ao 2015. En las tablas 1 y 2 que se presenta a continuacin se explica el cronograma que se sigui para el desarrollo de la investigacin, as como las fases y actividades que se desarrollaron en el trabajo de investigacin a fin de dar respuesta al interrogante planteado y el logro de los objetivos propuestos.Tabla 1 Cronograma del Trabajo de Investigacin.

Labor realizadafeb-15mar-15abr-15may-15jun-15

1. Definicin del problema

2. Justificacin de la Problemtica

3. Elaboracin del Marco Terico

4..Diseo de instrumentos de recoleccin de informacin

5. Primer Acercamiento a la situacin de la empresa: 1 fase de Recoleccin de informacin.

6.Aplicacin del cuestionario a personal interno y externo de la empresa: 2 fase Recoleccin de informacin

7.Diseo metodolgico de la Investigacin

8.Escogencia del Modelo de Observacin

9.Sistematizacin y anlisis de la informacin recolectada

10.Elaboracin del Informe Final

11.Entrega del Informe Final

Fuente. Elaboracin propia.

Diagnstico de los factores internos que inciden en el flujo de efectivo de TM

Tabla 2. Actividades desarrolladas en el Trabajo de Investigacin.

FASEOBJETIVOTEMPORALIDAD AO 2015TAREAACTIVIDAD

FASE INTRODUCTORIA1. Definir el problema de investigacinFebrero Identificacin del problema de investigacin. Analizar la importancia de investigar el problema identificado.

2. Justificar la problemticaFebrero Explicar el contexto del problema de investigacin. Revisin documental sobre antecedentes, situacin actual y efectos futuros de la problemtica. Anlisis de la problemtica.

3. Elaborar el marco tericoMarzo Elaboracin de Marco terico inicial. Revisin documental de fuentes primarias y de Internet.

Abril Complemento Marco terico inicial. Consulta sobre teoras y trabajos que han abordado elementos del tema a ser investigado.

FASE INVESTIGATIVA4. Identificar los recursos con los que cuenta TM para el manejo del flujo de efectivo en la prestacin del servicio de transporte.Marzo Diseo de instrumentos de recoleccin de informacin. Reuniones de estudio y de trabajo

Trabajo de campo en la aplicacin de los instrumentos de recoleccin de informacin: Entrevista. Entrevista con el personal de apoyo operativo de TM que maneja a diario el efectivo.

Identificacin de las actividades por las que viaja el efectivo para prestar un servicio de transporte.

Identificacin de los recursos con los cuales cuenta la empresa para manejar el flujo de efectivo.

5. Describir las actividades que intervienen en el flujo de efectivoMarzo Organizacin de la informacin recolectada Descripcin de las actividades identificadas que intervienen en el flujo de efectivo.

Identificar las habilidades con las que la empresa maneja su efectivo.

6. Identificar los factores internos que intervienen en el flujo de efectivoAbril-Mayo Trabajo de campo en la aplicacin de los instrumentos de recoleccin de informacin: Cuestionario Aplicacin del cuestionario al personal de apoyo operativo, Gerencia de control de costos y a un proveedor de transporte aliado.

Identificacin de los factores internos que intervienen en el flujo de efectivo.

DISEO METODOLGICO7. Definir el tipo metodologa con el que se va a desarrollar la investigacinAbril-Mayo Definir qu tipo de enfoque investigativo se le va a dar al trabajo y con base en esto se aborda el anlisis y sistematizacin de la informacin recolectada. Revisin documental sobre metodologas de la investigacin.

Ubicar la investigacin bajo el enfoque cualitativo a travs del cual es posible abordar el tema de investigacin y dar respuesta a la pregunta planteada.

FASE DE ANLISIS Y SISTEMATIZACIN DE LA INFORMACIN8.Escoger el modelo de observacinMayo Identificar la teora que trata de manera ms cercana el problema de investigacin y que aporta al anlisis de la informacin. Reuniones de trabajo a fin de ordenar y priorizar las teoras y estudios del marco terico.

Ordenamiento de las teoras e investigaciones incluidas en el marco terico para hallar la que ms se adapte a la investigacin que se est desarrollando.

Seleccionar el trabajo que mejor complemente el trabajo de investigacin y que aporte al anlisis para dar respuesta al problema planteado.

9. Analizar como TM est desarrollando sus capacidades para coordinar las actividades que intervienen en el flujo de efectivo.Junio Categorizar y codificar los datos obtenidos. Identificacin de factores comunes que las personas entrevistadas consideran relevantes y pueden mejorarse.

10. Identificar y analizar los factores internos que son susceptibles de mejora en la prestacin de un servicio de transporte.Organizar la informacin obtenida. Ordenar la informacin recolectada de acuerdo con la metodologa de Sampieri por medio de una matriz.

Procesar la informacin recolectada. Anlisis de los resultados obtenidos teniendo como referencia el modelo de observacin seleccionado, a fin de elaborar las conclusiones del proceso de investigacin.

FASE DE ELABORACIN Y ENTREGA DEL INFORME FINAL11. Entregar el Informe Final y los resultados obtenidos en la investigacinJunio Entrega del informe Final Redaccin del documento escrito.

Elaboracin de un resumen del trabajo de investigacin.

Inclusin de la bibliografa final.

Entrega del informe Final.

Fuente. Elaboracin propia.

7. INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE INFORMACIN

Para el desarrollo del trabajo de investigacin se llev a cabo una entrevista al personal de operaciones con el fin de determinar las actividades por las cuales viaja el efectivo para la prestacin de un servicio de transporte, y a travs de la cual fue posible elaborar el diagrama de flujo.

Adicional, se aplic un cuestionario con tres preguntas a los principales actores que intervienen en el flujo de efectivo: Proveedor de servicios de transporte, personal de operaciones de la compaa y Controller de costos.

7.1. Aplicacin de los Instrumentos de Recoleccin de Informacin7.1.1. Flujo de actividades por las que atraviesa el efectivo en la prestacin de un servicio de transporte en TM. (Entrevista)

Tras llevar a cabo el primer acercamiento a las actividades por las cuales viaja el efectivo para la prestacin de un servicio de transporte, fue posible realizar el siguiente diagrama de flujo con base en la entrevista realizada al personal de apoyo operativo:

Figura 1. Diagrama de Flujo de Efectivo en la prestacin de un servicio de transporte.

Fuente: Elaboracin Propia.

7.1.2. Descripcin de las actividades que intervienen en el flujo de efectivo de TMA partir de la entrevista llevada a cabo con el personal de apoyo operativo encargado de realizar las actividades del flujo de efectivo, fue posible describirlas de una manera mucho ms detallada, teniendo en cuenta su experiencia en el manejo de este recurso.

Programacin de Viajes: La compaa a partir del contrato de prestacin de servicios, tiene una programacin diaria de los viajes a ejecutar segn lo requiera el cliente. Esta programacin es enviada por el cliente, y con base en esta se programan los vehculos con los cuales se realizar el servicio.

Despachos: Esta es el rea encargada de recibir a diario la programacin por parte del cliente as como de designar los vehculos que van a prestar el servicio. Esta rea enva por correo al personal de apoyo operativo un correo que contiene el manifiesto de carga con el valor total del viaje o flete y con el valor del anticipo el cual debe ser de mximo el 50% sobre el valor del flete. Cabe mencionar que un manifiesto de carga segn el decreto 173 de 2001 es el documento que ampara el transporte de mercancas ante las distintas autoridades, cuando estas se movilizan en vehculos de servicio pblico, mediante contratacin a travs de empresas de transporte de carga legalmente constituidas y debidamente habilitadas por el Ministerio de Transporte. Debe ser portado por el conductor del vehculo durante el transporte. Este documento debe ser elaborado y expedido por la empresa transportadora.

Sin embargo, en ocasiones espordicas, y para poder cumplirle al cliente en un tiempo determinado, el rea de operaciones se ve obligada a aprobar cuanto antes el anticipo, sin que haya manifiesto de carga de tal manera que el vehculo empiece a operar en el menor tiempo posible y cumplir con el requerimiento del cliente; para estos casos se tiene como soporte la Orden de Cargue. No obstante, esta clase de excepciones solo pueden llevarse a cabo cuando exista un saldo a favor del tercero que vaya a prestar el servicio, como seguro de que efectivamente se cumpla el viaje, de lo contrario, es preciso buscar otro tercero que pueda ejecutar el servicio.

A partir del manifiesto de carga o la autorizacin del anticipo, se realiza el documento del anticipo, en el cual se relacionan todos los anticipos que deben generarse para la prestacin del servicio de transporte, ya sea de carga liquida, carga seca masiva o carga seca petrolera. Un vez elaborado el documento de anticipos, se procede a realizar la respectiva solicitud de anticipos en el sistema SAP, a partir del cual se origina un nmero de documento el cual debe ser incorporado en una matriz llamada Actualizacin de Relacin de Anticipos, matriz que ser finalmente enviada a tesorera.

Tesorera basndose en el documento de Actualizacin de Relacin de Anticipos hace una especie de pre-giro, y solicita a travs de correo electrnico la aprobacin del giro a los diferentes gerentes misionales, y a partir de su respuesta, tesorera finalmente hace el giro respectivo a cada una de las cuentas de los aliados para que se inicie la ejecucin del viaje.

Una vez ejecutado el servicio, y descargado el vehculo, el conductor recibe de parte del cliente un documento llamado cumplido a travs del cual no solo el conductor puede cobrar el saldo del viaje, sino es el que la empresa tiene como soporte de ejecucin del viaje y partir del cual es posible facturar. Este documento se convierte en uno de los ms importantes en todo el ciclo.Es preciso que a partir de ese momento, el cumplido llegue en el menor tiempo posible a la oficina central de operaciones, para que desde all se haga la respectiva actualizacin de la planilla de despachos por proveedor, la cual ser base para la creacin del proveedor en el sistema SAP y la posterior liquidacin del tercero, el cual recibir el pago en efectivo cerca de los 10 das hbiles despus de recibido el cumplido (2113, Resolucin 2113 1997).

Adicional, operaciones con el cumplido en fsico, debe hacer un cruce con las ordenes de servicio que enva el cliente cada mes, a fin de conciliar en primera instancia todos los viajes solicitados y ejecutados y el valor de los mismos.

A partir de esta conciliacin, se realiza la pre-factura para validacin del cliente el cual aprueba o desaprueba la pre-factura, para proceder a la realizacin de la factura final, y finalmente la entrada del efectivo a las cuentas de la compaa. Sin embargo, cuando el cliente no est de acuerdo con la pre-factura, se hace necesaria una nueva conciliacin, con las observaciones recibidas, a fin de elaborar una nueva propuesta de pre-factura la cual en el 98% de los casos est totalmente conciliada, para que el cliente apruebe y TM pueda elaborar una factura final, de manera tal que el cliente haga el respectivo pago del servicio. Cabe anotar que este pago, vara segn el cliente y los acuerdos contractuales a los que se hayan llegado en el momento de la formalizacin de la relacin comercial.

En algunas ocasiones sin embargo, muy aisladas comenta el personal de operaciones, se presenta una situacin en la que el cliente no est de acuerdo con el cobro de algunos viajes, ya sea por inconsistencias en el flete, o peso del producto transportado, por lo que el cobro de este servicio puede dilatarse, llegando inclusive a un proceso legal, y convertirse en el peor de los casos en un cuenta de difcil cobro, lo que perjudica notoriamente el flujo del recurso del efectivo y con ello puede verse vulnerado el proceso operativo de la empresa. 7.1.3. Percepcin de la importancia y utilizacin del efectivo en la compaa (Cuestionario)

El cuestionario aplicado a los actores que intervienen en el flujo de efectivo, est compuesto por las siguientes preguntas: Qu importancia considera usted que tiene el efectivo en una empresa de transporte de carga?, Cul es su percepcin sobre el manejo que se le est dando al efectivo y al flujo de ste en la prestacin de un servicio de transporte?, y Qu aspectos considera usted que podran mejorarse en el flujo de efectivo a fin de optimizar la prestacin del servicio de transporte y obtener mejores resultados para la compaa?

A continuacin se muestra la tabla 3 donde se organiza la informacin recolectada a travs del cuestionario aplicado a tres de los actores que intervienen o analizan el flujo de efectivo de la compaa.

Tabla 3. Resultados obtenidos a partir de los cuestionarios.

ESTUDIOPARTICIPANTEMTODOEJEMPLOS DE UNIDADES

Importancia del efectivoPersonal OperativoCuestionario El efectivo es un punto crucial ya que es un activo circulante, el de mayor importancia con el que cuenta la compaa para cubrir las obligaciones inmediatas o las de corto plazo y permite tener una operacin rotada y real.

Manejo actual del efectivoPersonal OperativoCuestionario Mi percepcin es un poco ms de mal manejo y de tener un cronograma de pagos real controlado y este a su vez sea ejecutado, ya que si dejo acumular deudas y deudas se incrementarn los inconvenientes.

Factores clave a mejorarPersonal OperativoCuestionario Lo primordial seria tener un plan de pagos semanal, una poltica de pagos y de cobros, donde se pueda visualizar lo que he pagado, lo que tengo prximo a pagar y donde tenga un real del ingreso haciendo que mi efectivo retorne y se genere un ciclo que me permita un mejor flujo de efectivo.

Importancia del efectivoProveedor de ServiciosCuestionario Yo como transportador veo que el efectivo es muy importante porque sin dinero yo no puedo salir a cargar, tengo que pagar gasolina, unos peajes, tengo que cubrir unos gastos de viaje y alimentacin que solamente puedo pagar en efectivo por los anticipos que la empresa me gira. En los pueblos no me reciben ni tarjetas ni otro medio de pago, osea, sin efectivo sencillamente yo no puedo salir a trabajar y menos en un sector de estos donde los costos por carretera cada vez son ms altos por lo que necesito ms dinero para cubrirlos y adems tener una ganancia.

Manejo actual del efectivoProveedor de ServiciosCuestionario Pues yo llevo trabajando para TM ms de dos aos, ms especficamente con el transporte de hidrocarburos y hasta el ao pasado no haba tenido inconvenientes, me pagaban a tiempo y sin demoras, pero este ao si se estn demorando ms das en girar los anticipos y en pagar los saldos del flete que se acordaron. Yo sigo trabajando para TM porque hasta el momento no me ha fallado se ha demorado, pero me cumple y son muy correctos con la liquidacin, pero si es muy complicado para mi trabajar normalmente cuando no tengo los recursos suficientes para cubrir por lo menos los gastos de transporte. Aunque ahorita una ayuda que nos ha salvado es que hay sitios donde hay cambistas y lo que ellos hacen es que nos dan la plata de una vez y despus el cambista arregla con el dueo del carro o con la empresa.

Factores clave a mejorarProveedor de ServiciosCuestionario Creo que se debe ser ms gil en los giros de los anticipos ya que sin estos es muy difcil que nosotros como transportadores le podamos cumplir a la empresa con el servicio. Yo por lo menos he tratado de cumplir con los plazos de envo de documentos y estar a paz y salvo con la empresa, pero hay muchos colegas que no lo hacen, y se quedan con los cumplidos casi un mes, y luego cuando estos llegan a la oficina en Bogot se espera que se pague rpidamente el saldo del viaje. Los de operaciones nos han insistido en que si los cumplidos de los viajes no llegan a la oficina principal a tiempo, la empresa no puede facturar y por eso se nos demoran los pagos. Yo entiendo que a veces nosotros nos demoramos en mandar los soportes de los viajes, pero es que hasta ahora es que estamos viendo la importancia de enviar a tiempo esos documentos. Otro tema por mejorar es que nosotros les hacemos llegar los documentos a tiempo, pero la empresa se sigue demorando en pagarnos y no se sabe si es porque el cliente no paga a tiempo o porque los documentos no cumplen con todo lo que exigen los contratos.

Importancia del efectivoController de CostosCuestionario La prestacin de servicios de transporte a travs de terceros implica una exigencia de recursos disponibles mucho ms alta debido al requerimiento de anticipos que deben ser girados al tercero de manera inmediata en el momento de iniciar la ejecucin del viaje y que constituyen entre el 35% y el 45% del ingreso a recibir por el servicio prestado, adems el saldo debe ser girado al tercero mximo 12 das despus de ejecutado el servicio, mientras que el ingreso efectivo a la empresa se realiza con un mnimo de 30 das despus de facturado el servicio.En el caso de la flota que es propiedad de las empresas de transporte igualmente se requiere efectivo disponible aunque en una menor proporcin, (cerca del 15% del ingreso generado por el valor del viaje) el cual est compuesto por disponible para pago de peajes, y viticos del conductor principalmente.Como se puede observar, la disponibilidad de efectivo es fundamental para el desarrollo eficiente de operaciones de transporte de carga, igualmente se constituye en piedra angular para el crecimiento en la productividad de una compaa de transporte

Manejo actual del efectivoController de CostosCuestionario Dada la situacin descrita en la pregunta anterior y las caractersticas propias de la dinmica del transporte de carga en Colombia, el manejo del efectivo en la cotidianidad de las operaciones cada vez se hace ms exigente, tanto en la cantidad de recursos circulantes, como en la rapidez con la que se exige su disponibilidad, lo que ha hecho que se acuda cada vez ms a figuras de transferencia de recursos por medios electrnicos, pero adems se encuentran tendencias a la informalizacin en el manejo de los recursos acudiendo a intermediarios financieros no convencionales, cambistas crendose una culturas del dinero en efectivo en la calle lo que ocasiona sobre costos y exposicin excesiva al riesgo de hurtos y fraudes. Por otra parte, esta misma exigencia de disponibilidad hace que las empresas tengan que acudir al sector financiero para asegurar los recursos.

Factores clave a mejorarController de CostosCuestionario Para el logro del objetivo planteado, es indispensable que las reas operativas encargadas de asegurar que la ejecucin de los servicios de transporte se realice conforme a lo planeado. Por otra parte, los tiempos transcurridos entre la ejecucin efectiva del servicio (descargue y entrega de las mercancas en el lugar de destino) y la facturacin al cliente deben ser ptimos en la medida que el proceso de facturacin tenga disponibles las evidencias de prestacin del servicio. Para ello es fundamental crear la conciencia a los conductores de flota propia y a los de terceros que hagan llegar de manera oportuna las pruebas de entrega del viaje ejecutado y para ello las reas operativas deben asegurar los recursos tcnicos necesarios para que la documentacin pertinente que pruebe la entrega fluya sin contratiempos y con la informacin precisa.

Fuente: Elaboracin propia.8. ANLISIS DE LA INFORMACIN

En la tabla 4 se muestra la abstraccin de las respuestas obtenidas a travs de la entrevista y cuestionario, que permitieron identificar los elementos y factores principales que intervienen en el flujo de efectivo de la compaa.

Tabla 4. Informacin Relevante

PREGUNTAPROVEEDOROPERACIONESCONTROL DE COSTOS

CUESTIONARIO 1 CUESTIONARIO ENTREVISTA 2CUESTIONARIO 3

IMPORTANCIA DEL EFECTIVOCubrimiento de gastos directos de la operacinCumplimiento de obligaciones circulantes.Disponibilidad inmediata del recurso para la operacin

MANEJO ACTUAL DEL EFECTIVOFalta de liquidez.Acumulacin de deudas, falta de programacin de pagos.Informalidad, utilizacin de medios electrnicos, mayor utilizacin del sector financiero.

FACTORES CLAVE A MEJORARTecnologa y culturaCulturaCultura, Recurso Humano y Tecnologa.

Fuente: Elaboracin propia. Como se observa, los tres actores entrevistados coinciden en que el efectivo en una empresa del sector de transporte es un recurso indispensable para cubrir los gastos y costos directos de la operacin y cumplir con la demanda del servicio.De acuerdo a la entrevista y los cuestionarios, una de las actividades ms importantes en el flujo de efectivo es el recibo gua y cumplido, sin embargo y de acuerdo al diagrama elaborado se identific que es una de las actividades con mayor impacto y produce unos retrasos importantes en el recorrido del efectivo de la compaa.Del mismo modo se identific que el recurso tecnolgico es un elemento fundamental en el flujo de fondos dentro de la compaa el cual presenta falencias y no permite dar respuesta oportuna a los requerimientos de clientes y proveedores.Lo anterior se resume en la siguiente grafica de consolidacin y anlisis de resultados:

Figura 2. Anlisis de datos cualitativos.

Fuente: Elaboracin propia. De acuerdo a lo anterior, se identificaron cuatro factores que inciden en el flujo de efectivo de la compaa: Cultura, Recursos Humanos, Relacin con Clientes y Proveedores y la Intensidad Tecnolgica. Cultura: Los terceros que intervienen en la prestacin de un servicio cumplen con la entrega de la carga, ms no ven la importancia de finalizar el papeleo que permite el trayecto adecuado del efectivo dentro de la compaa. Recursos Humanos: Todos los colaboradores de TM deben interiorizar que el papel que realizan dentro de la compaa es fundamental en el desarrollo de las actividades que intervienen en el flujo de efectivo de la empresa Relacin con Clientes y Proveedores: Al no tener una robusta plataforma tecnolgica, se identific que existen retrasos en los pagos que se deben realizar a los proveedores, lo cual se ve influenciado por las demoras en la recoleccin de cartera de los clientes. Intensidad Tecnolgica: Las fallas evidenciadas en la plataforma tecnolgica que soporta toda la operacin de TM, no permiten el ptimo flujo de los fondos en la compaa, dificultando que el efectivo genere la mxima rentabilidad.9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Se identific que aunque se puede establecer un diagrama de actividades que intervienen en el flujo de efectivo de la compaa, existe una serie de falencias asociadas a factores internos los cuales no permiten que el movimiento de este recurso sea ptimo y genere los resultados que se esperan en una empresa de este sector. Aunque existe una capacidad instalada y el personal conoce las particularidades del sector, no existe una coordinacin adecuada entre el factor tecnolgico y humano que permita dar respuesta oportuna a los requerimientos de proveedores y clientes, por tanto, es indispensable realizar sesiones formativas de capacitacin y concientizacin a los proveedores del rol que desempean dentro de la organizacin y como este influye en las diferentes actividades que intervienen en el flujo de fondos de TM. Los factores internos que son susceptibles de mejora dentro de la compaa son Cultura, Recurso Humano y Tecnologa, debido al impacto que representan y la importancia que tienen en el flujo de efectivo; por tal motivo una de las recomendaciones se asocia a la automatizacin de algunas actividades descritas en el diagrama del flujo de efectivo con el fin de agilizar aquellas que influyen en la pronta recuperacin de fondos. En Colombia el parque automotor de servicio pblico est compuesto en un 90% por vehculos que son de propiedad de personas naturales, adems por la misma situacin del pas, es cada vez ms reiterativa la solicitud de las comunidades de propietarios de camiones de tener una mayor participacin en la prestacin de este tipo de servicios, por lo que se hace necesario realizar cada vez ms, una mayor cantidad de operaciones de transporte con terceros. Con el fin de optimizar las relaciones con clientes y proveedores, es preciso establecer un plan de incentivos y descuentos de tal manera que los documentos soporte lleguen en corto tiempo y permita que la empresa pueda agilizar el proceso de facturacin, de tal manera que los fondos fluyan de manera ms gil.

10. BIBLIOGRAFIA

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