UNIVERSIDAD TCNICA DE AMBATO

COMO IMPLEMENTAR LA GESTIN POR PROCESOS EN UNA ORGANIZACIN

A medida de que la sociedad se ha globalizado y desarrollado las empresas y organizaciones han ido creciendo y se han vuelto ms complejasTodo inicia con la revolucin industrial que moviliz a la sociedad para desplazarse a las diferentes fabricar para desarrollar diferentes tipos de productos en el menor tiempo posible con cadenas de mando para transmitir las rdenes es decir tenan una organizacin jerrquica cuyo ltimo escaln era el de los obreros los cuales no necesitaban tener ningn tipo de formacin.Hoy en da existe mayor competitividad no solo en la cantidad de produccin sino en innovacin y conocimiento.Los esquemas ms comunes en las empresas son los basados en la jerarqua o llamado tambin funcional y de especializacin es decir que existen prioridades en la toma de decisiones y las ordenes e informacin fluye de arriba hacia abajo y los empleados se agrupan segn las funciones.Las empresas ms importantes del mundo se rigen a ciertos principios universalmente aceptados y eficaces que son similares e incluyen ideas comunes entre los utilizados en Japn, Estados Unidos y EuropaExisten 8 conceptos fundamentales de la excelencia utilizados en Europa que son: Orientacin hacia los resultados Orientacin hacia los clientes Liderazgo y constancia en los objetivos Gestin por procesos y hechos Desarrollo e implicacin de las personas Aprendizaje, innovacin y mejora continuos Desarrollo de alianzas Responsabilidad socialAl analizar estos principios aplicndolos al esquema por jerarquas algunos de stos parecen encajar pero se puede observar que una orientacin vertical no es suficiente sino que es necesario que exista una interrelacin entre departamentos para que la empresa funcione de forma adecuada.Adems en este modelo no se incluye al cliente que es fundamental para el funcionamiento de cualquier tipo de empresa y no existe desarrollo y aprendizaje en las personas ya que en este modelo se limita la toma de decisiones.Por lo tanto este esquema sebe ser cambiado a una gestin por procesos cambiando la mentalidad de las personas y adems incluyendo los principios o conceptos fundamentales mencionados anteriormente.El proceso es un conjunto de actividades que agregan valor a un producto o servicio para un cliente interno o externoTodas las empresas tienen varios procesos y se debe tener en cuenta que cada proceso agrega valor para hacer avanzar el producto o servicio de un proveedor interno a un cliente interno avanzando hasta que llegue al cliente final siendo esta lgica de forma horizontal y se adapta a cualquier tipo de empresa.Una forma de optimizar estos procesos es simplificar el esquema anterior y llegar a tener uno o ms procesos transversales denominados procesos operativos de negocio o centrales.Tambin existen otros grupos de tareas y operaciones: gestin de las personas, conocimiento, recursos financieros, fsicos, tecnolgicos, etc., que no aportan un valor directamente para el cliente final pero son necesarias para el buen funcionamiento de la empresa y otros procesos internos son sus clientes; a estos procesos se los llama de apoyo, soporte o estratgicos.Adems se debe establecer un mapa de procesos para establecer responsabilidades, objetivos y pautas de gestin en la organizacin; este mapa de procesos tiene un enfoque diferente al del organigrama funcional por lo que se debe dar un cambio gradual del uno al otro para evitar confusiones organizativas.En cada proceso se debe aplicar la lgica de gestin de procesos para lo cual se debe establecer ciertos aspectos para que pueda ser gestionable que son: Misin del proceso, objetivos, indicadores considerando el cliente, entradas y proveedores, salidas, cliente, propietario del proceso, procedimientos e instrucciones de funcionamiento.En resumen los pasos para implantar la gestin por procesos son:1.- Definir el mapa de procesos.Identificando los diferentes tipos de procesos y las relaciones entre ellos pero no obsesionarse con los detalles y debe ser liderado por la direccin general y apoyado por el equipo directivo.2.- Seleccionar el proceso pilotoPara desarrollar y aplicar la gestin por procesos preferiblemente uno operativo3.-Desarrollar el sistema piloto.Identificar la misin, objetivos, entradas y proveedores, salidas y clientes y procedimientos e instrucciones en el proceso piloto y definir la sistemtica de gestin seguimiento y mejora evitando el exceso de documentacin.4.- Aplicar la gestin del procesoPoner en prctica lo definido para la mejora de la eficiencia y eficacia, establecimiento y seguimiento de objetivos, seguimiento, mejora, etc.Luego de comprobar el funcionamiento del piloto se puede aplicar el sistema por procesos al resto de los procesos repitiendo los cuatro pasos sin pausa y de forma progresiva.Errores que se pueden dar en la implantacin del modelo por procesos: Falta de compromiso por parte de la direccin general No dedicar tiempo y recursos necesarios Montar un sistema de gestin paralelo y sin utilidad. Retrasar la puesta en marcha o implantarlo bruscamente. No informar y formar debidamente a las personas implicadas en los cambios.En conclusin la gestin por procesos es un modelo muy til para cualquier tipo de empresa que ayuda a su mejora continua y hoy en da la mayora de empresas importantes en el mundo estn cambiando de mentalidad y del modelo funcional al modelo por procesos.

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