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sistema de informacion de la empresa donde laboro,TRANSCRIPT
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Universidad Mariano Gálvez
Facultad Ciencias de la Administración
Maestría en Administración de Recursos Humanos
Sistemas de Información Gerencial
Por :
Iris Arely Rivera Ramos
Carné: 1528-05-13003
Escuintla, mayo de 2012
ENSAYO
ANÁLISIS DEL SISTEMAS DE
INFORMACIÓN DE EMPRESA
LAS TRES HERMANAS
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RESUMEN
Los sistemas de información son herramientas que están integradas por diversos
elementos unificados para mejorar las estrategias en los procesos que se llevan a cabo
en determinada empresa, permitiendo manejar la información con los recursos que se
tienen disponibles en la organización, es fundamental que el personal cuente con las
capacidades necesarias para poder manejar el programa que se estará implementando
para mejorar la productividad y desarrollo competitivo en el mercado. Es importante
contar con equipo de cómputo sofisticado que cuente con bases de datos, que permita
introducir la información, transformarla y luego que tenga salida a todas las áreas
administrativas y operarias.
Palabras clave: sistemas, equipo, capacidades, bases de datos, herramientas, desarrollo
competitivo.
ABSTRACT
Information systemsare tools thatare composed ofdiverse elementsunifiedstrategiesto
improvethe processes thattake placein a givenenterprise, enablingmanage
informationresources thatareavailable within the organization, it is essential that staff
havewith the necessary skillsto handlethe program tobeimplemented toimprove
productivity andcompetitive developmentmarket. It isimportant to
havesophisticatedcomputer equipmentthat hasdatabasesthat allowsentering
information,transform it andthenthat has an exitto alladministrative areas andoperatives.
Keywords:systems, equipment, capabilities, databases, tools, competitive development
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INTRODUCCIÓN
En la actualidad los sistemas de información se han vuelto muy importantes en las
distintas áreas de las organizaciones, ya que es un principal recurso con el que pueden
contar los tres niveles de la organización tanto el nivel gerencial, el nivel de control y
también el nivel operativo porque todos tienen relación para entregar un trabajo
eficiente y de calidad. Las empresas deben contar con sistemas que contengan diversas
opciones las cuales no deben ser complejas ni difíciles de utilizar, las computadoras
deben contar con suficiente capacidad para aumentar el intercambio de entradas,
transformación de la información y salidas que este pueda contener. Es muy importante
que el personal se familiarice con los sistemas que se tienen disponibles en las
organizaciones para que no se vean afectados cuando necesiten aportar ideas y utilizar
dichas herramientas. Los sistema de información que se están implementando en la
empresa de Transporte las Tres Hermanas, nos permiten llevar un mejor control en los
procesos de entradas y salidas, así como rectificar los odómetros y bitácoras de las
unidades, con el fin de poder utilizar la tecnología como mediadora entre las áreas
administrativas como operarias de las empresas. La tecnología es un recurso cambiante
puesto que con el transcurso de los años hemos tenido desacelerados cambios para ello
las empresas deben están al pendiente para no quedar obsoletas. Al contar con un buen
sistema de información novedoso y dinámico las empresas no tendrán dificultades para
la constitución de las tareas, procedimientos de las actividades y procesos estratégicos,
creando una mejor relación entre jefes y colaboradores, asumiendo retos y obteniendo
satisfacción mutua. Los sistemas de información son importantes ya que contribuyen al
mejoramiento de las actividades organizativas, para implementar los sistemas se debe
tener el conocimiento necesario para saber manipularlos y procesar la información.
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ANÁLISIS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL DE LA
EMPRESA DE TRANSPORTE LAS TRES HERMANAS
Los sistemas de información son herramientas elementales, para las
organizaciones, los sistemas son de mucha utilidad para el gerente o administrador
general ya que le permite transmitir la información de manera oportuna, veraz a todos
los colaboradores en general, así mismo les ayuda a realizar informes y presentaciones
de forma más automatizada y presencial en todo el entorno organizativo. Es por ello que
hoy en día todas las empresas deben poseer estos recursos para ser más competitivos en
el mercado laboral. La tecnología ha avanzado durante los últimos años, las empresas
deben ir de la mano con los adelantos tecnológicos para no quedarse estancados y ser
más productivos y rentables en todo su entorno.
Los sistemas de información son de gran utilidad para los tres niveles
gerenciales, estos deben recopilar la información necesaria para que luego sea procesada
y posteriormente difundir a todos los colaboradores por medio de correos electrónicos,
mensajes interactivos, documentos compartidos. “Existen tres tipos de usuarios los
gerentes, no gerentes y personas que en este caso son los demás colaboradores que son
de la parte operaria que están dentro del entorno de la organización”1. Esto ha hecho que
las organizaciones hoy en día tengan a tiempo todas las actividades y para que no haya
retrasos por no contar con la información que se desea en el tiempo apropiado.
Las empresas que no cuentan con tecnología de punta ya no son competitivas en
el mercado y pasan a ser poco rentables, debido a que esto le crea un estancamiento en
la automatización de los recursos tecnológicos y no pueden expandirse más en el
1 Raymond McLeod, Jr. (2007) Sistemas de Información Gerencial, séptima edición, Pearson Prentice Hall.
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mercado, porque no salen de su área geográfica donde fueron instaladas con
anterioridad, en su momento fueron productivas pero si no cuentan con un buen sistema
de información ya no podrán competir con las empresas que si han avanzado
tecnológicamente.
Un sistema de información no necesariamente se refiera a una computadora en
general, sino que es un recurso físico que poseen las grandes y pequeñas empresas que
sirve para que los jefes y colaboradores están comunicados para mejorar los servicios
que prestan, esto ayudara a mejorar y evitar retrasos y así brindar un servicio de calidad
y eficiente, mejorando también el ambiente laboral y las buenas relaciones humanas ya
que se contara con buena comunicación en las diferentes áreas o departamentos.
Un sistema de información es un conjunto de elementos interactivos que pueden
ser diseñados para que logren cumplir una función dada o alcanzar propósitos
determinados los cuales pueden ser de sistema abierto o cerrado, estos contienen
componentes o elementos que pueden variar según su combinación los cuales se
muestran a continuación2.
Los elementos de entrada son recursos que ingresan al sistema para ser
procesados3.
Los elemento de procesamiento comprenden los procesos de transformación que
convierten los elementos de entrada en de salida.
2 Raymond McLeod, Jr. (2007) Sistemas de Información Gerencial, séptima edición, Pearson Prentice Hall.
3 Recuperado: http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n
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El elemento de salida es la transferencia de elementos que han sido generados
mediante un proceso de transformación hacia su destino final.
La retroalimentación que se refiere a la comunicación de los resultados y
consecuencias de las acciones y decisiones a quien las origina.
Es importante contar con un control el cual comprende permite dar seguimiento
al desempeño del sistema y la evaluación de la retroalimentación para verificar los
resultados alcanzados y compararlos con los previstos, determinar las desviaciones,
también adoptar las medidas correctivas necesarias para regular la acción y asegurar el
cumplimiento de objetivos.
“La información es la que conecta a la empresa en su entorno4”, por eso es necesario
que la información que se procesa sea clara y verídica que no contenga errores en la
entrada para que cuando sea procesada en su transformación no haya ningún retraso y
posteriormente será divulgada a todo la organización de forma práctica y segura en la
salida.
A continuación se muestra un análisis del sistema de información que esta
implementado en la empresa las tres hermanas dedicada a la prestación de servicios de
transporte en el casco urbano del municipio de Chiquimulilla, debido al crecimiento de
la población y a la prestación del servicio en otros puntos estratégicos que fueron
habilitados, surgió la necesidad de implementar un sistema de información novedoso
que permitiera llevar un mejor control tanto de las unidades, la compra de repuestos,
solicitudes de compras, ingresos y egresos. Es importante conocer todos los aspectos
administrativos y de operación dentro de la empresa.
4
Raymond McLeod, Jr. (2007) Sistemas de Información Gerencial, séptima edición, Pearson Prentice Hall.
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La empresa de transporte las Tres Hermanas fue fundada en el año 2004, por
Julia Ramos y Miguel Rivera, se encuentra ubicada en colonia la corona 1, en el
Municipio de Chiquimulilla del Departamento de Santa Rosa. La cual se dedica a la
prestación de servicios de transporte con amabilidad, calidad y buen precio a toda la
población en general. Cuando se inició las operaciones la empresa solo contaba con una
unidad pero al transcurso de un año la empresa logro adquirir tres unidades más, en la
actualidad están operando con cuatro unidades para brindar los servicios. La misión de
la empresa es brindar un servicio de calidad, eficiente y con amabilidad. Se tiene
previsto en la visión de expandir nuestros servicios en todo el departamento siempre
brindando la mejor calidad en las unidades y del servicio. Hoy en día las empresas
deben estar pendiente de los adelantos tecnológicos es por eso que la empresa cuenta
con un sistema de información que brinda apoyo a todas las áreas para poder encontrar
diversas opciones de compras de repuestos5, nuevas unidades entre otras, las cuales nos
ayudan a mejorar el rendimiento y brindar mayor calidad en las operaciones diarias de
las unidades. La información que se puede obtener mediante este recurso tan necesario
es fundamental para el desarrollo productivo de toda la organización, por tal razón
debemos crear un ambiente agradable y sofisticado para obtener mejor comunicación
con los proveedores y empresas que se dedican a la prestación de servicios, esta
herramienta proporciona mejores conocimientos y resultados productivos. Debido a los
adelantos tecnológicos la empresa ha tenido la necesidad de crear un programa para
llevar el control de los procesos que permitan tener comunicados a los asociados,
proveedores de repuestos, clientes y colaboradores, esto permitirá minimizar pérdida de
tiempo en reparación de la unidades y obtener los repuestos en el tiempo indicado
brindado así un mejor servicio con calidad y eficiencia. Con anterioridad no se contaba
5 Véase anexo 1
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con ningún sistema de cómputo y los pedidos de repuestos se hacían manualmente o
por medio de llamadas telefónicas, esto hacia perder tiempo en la búsqueda de
repuestos, los cuales no estaban a tiempo creando así perdidas innecesarias. Los
movimientos contables se llevaban a cabo por medio de inventarios realizados
manualmente por medio de un contador externo para llevar al día el pago de impuestos
y otros gastos que se realizan en la asociación y municipalidad, también se ingresaban
las entradas y gastos en hojas de papel bond, los cuales eran archivados para luego ser
verificados y hacer comparaciones mensualmente, el cual era incomoda la revisión pues
se tenía que hacer los totales par luego verificarlo. Hoy en día la empresa ya cuenta con
computadoras para llevar los registros de una manera más sofisticada, creativa y
dinámica, contando con un sistema de información que se lleva a cabo por medio de
hojas electrónicas que se crean en Excel, las solicitudes de compra se envían por medio
de correos electrónicos, hay más comunicación con los proveedores sobre la calidad de
repuestos, generando así una mejor rentabilidad para la prestación de los servicios6. Al
contar con un sistema de cómputo nos permite llevar en orden las tareas y el rol de la
empresa verificando las cuentas y todo lo concerniente al desarrollo de la misma en su
entorno y la posibilidad de expandir nuestros servicios en otras regiones del
departamento. Esto sirve para hacer una mejor planificación sobre las actividades que
están por realizarse en el transcurso del año, la empresa tiene estrecha comunicación
con la asociación de taxis del sur oriente (ASOTARSO), la cual realiza reuniones
mensuales con las empresas asociadas para realizar análisis y buscar alternativas para
mejoramiento de sus actividades.
I. Análisis del Software: El control de los ingresos diarios son monitoreados en una
hoja electrónica de cálculo trabajada en Excel para verificar si se ha cumplido con las 6
Véase anexo 2
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normas establecidas por la asociación, los servicios tiene una cuota diaria, la cual fue
propuesta por los pilotos, analizada por los propietarios y autorizada por la directiva.
Esta es ingresada diariamente para luego hacer un análisis de lo ingresado con lo
planificado en un periodo determinado. Además se cuenta con hojas electrónicas para
hacer cotizaciones sobre la compra de repuestos, estas hojas cuentan con una serie de
códigos para que la compra sea más automatizada y menos cansada, ya no hay
necesidad de transportase a otros departamentos o la capital para realizar la compra,
sino que se hace por medio de correo electrónico la compra y luego son enviados por
medio de una empresa que se dedica a la entrega de encomiendas.
II. Análisis del Hardware: El equipo tecnológico con el que cuenta la empresa de
transporte es una computadoras, Hp G60-44 DX Notebook PC portátil, pantalla de 16.0
pulgadas diagonal 16:9 widescreendisplay con alta definición, Pentium IV, procesador
AMD Dual Core, 4GB Ram, 500GB disco duro, Windows 7 Home. Internet
inalámbrico con 3GB del proveedor de tigo, una impresora Canon Prixma ip2700,
fotocopiadora, teléfono y fax.
III. Usuarios que utilizan el sistema: Contamos con un equipo de colaboradores
altamente calificados y con competencias en el ramo de la prestación de servicios, los
cuales pueden hacer uso del sistema y brindan apoyo en las áreas de la empresa. Entre
los colaboradores que cuenta la empresa están un administrador general que se encarga
de llevar un control de las actividades planificadas durante el año, un contador que se
encarga de llevar el inventario, los pagos de impuestos y velar por que se cumplan con
los regímenes estipulados por la ley, una secretaria que se encarga de enviar solicitudes,
cotizaciones de compra y enviar correos, cuatro pilotos que se encarga de prestar el
servicio y tienen varios años de experiencia de conducir, también se cuenta con cuatro
unidades para prestar el servicio, un mecánico, todos debidamente uniformados.
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CONCLUSIÓN
Es importante que las empresas estén innovando los sistemas de información con los
que cuentan, la utilización de los sistema de información computarizados nos permiten
llevar mejores controles en las actividades que se desarrollan diariamente, permitiendo
corregir errores que ha afectan las operaciones diarias, se debe hacer una buena
planificación sobre las características del sistema que se utiliza para mejorar las
prácticas utilización de los recursos físicos, esta es una herramienta gerencial que
necesita contener bases sólidas con información confiable, oportuna y que refleje de
manera idónea el estado de las actividades y servicios que se prestan, todo esto será útil
para tomar cualquier tipo de decisiones en el momento oportuno. Es por ello que se
considera necesario desarrollar e implementar un sistema de información gerencial en
las empresas que pueda recolectar todo tipo de información desde fuentes de datos de
los colaboradores que se generan diariamente así también podemos llevar a cabo buenos
controles de inventarios, llevar al día los pagos de impuestos y sobre todo tener una
mejor organización en los gastos varios que se ocasionan en las operaciones. El sistema
ayudara a mejorar el control de las bitácoras, el sistema de control de odómetros, el
combustible para procesar el consumo mensual de esta manera se podrá automatizar los
recursos y mejorar la productividad. Al contar con este recursos tan importante e
innovador las empras se vuelven más competitivas y rentables en este mundo tan
globalizado y en constante cambios, es por ello que es evidente ver como grandes
empras se han quedado estancadas por no contar con sistemas de información, no han
podido salir de su área geográfica donde fueron implementadas.
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ANEXOS
Hoja de Ingresos (Anexo I)
Hoja de control de tiempo (Anexo II)
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BIBLIOGRAFÍA
wikipedia. (s.f.). Recuperado el 27 de abril de 2012, de http://
wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n
Raymond McLeod, J. (2007). Sistemas de Información Gerencial (Septima Edición ed.). Pearson
Prentice Hall.