Enero 24 de 2013

RESOLUCIÓN 2564 de 24-MAY-2012 “Por la cual se organiza el proceso de asignación de cupos y matrícula para el año lectivo 2013, en las

instituciones educativas que ofrecen educación Preescolar, Básica y Media en Boyacá”

PROYECCION DE CUPOS

• Inicio Etapa Proyección de Cupos: 17 de julio de 2012

• Fecha Reporte al MEN: 17 de agosto de 2012

• Plazo máximo Generación (I.E.): 6 de agosto de 2012.

• Plazo máximo Aprobación (Núcleos): 17 de agosto de 2012.

• Verificación del cumplimiento por parte de las IE:

30 I.E. no realizaron la proyección de ninguna de sus sedes

13 I.E. generaron proyecciones pero no para la totalidad de sedes-

jornadas-modelos.

Con el fin de garantizar el reporte completo del Depto, se realizaron varios

cortes posteriores, adjuntando la relación de IE pendientes en cada informe.

• Verificación del cumplimiento por parte de los Núcleos Provinciales:

Se enviaron informes con la relación de proyecciones generadas por las

instituciones, sin APROBAR por Núcleos, para el respectivo proceso.

• Se envió al MEN el reporte de finalización de la aprobación de la Etapa

de Proyección de cupos del Departamento, el 17 de agosto de 2012 a las

11:30 p.m., sin la proyeccion de 7 sedes no aprobadas.

PROYECCION DE CUPOS….

• Envío a Núcleos Educativos Provinciales, del Consolidado de Proyección

de cupos oficial 2013, por municipio, institución, sede y grado, con corte

MEN 06-09-2011.

• Se ha evidenciado que las proyecciones no fueron realizadas de manera

ajustada por algunas instituciones educativas, sobretodo para Grado 0,

situación que se ha vislumbrado en la etapa de asignación de cupo a

alumnos inscritos, donde el sistema presenta errores sobre falta de

cupos. También se presentan casos en otros grados.

EDUCACION REGULAR

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Total

14.881 16.173 15.402 15.636 16.482 17.273 17.818 17.447 15.658 14.085 12.750 11.757 270 236 185.868

EDUCACION DE ADULTOS

21 22 23 24 25 26 Total

450 972 4.531 7.632 8.433 3.693 25.711

TOTAL BOYACA

185.868

PREMATRICULA

• Inicio etapa de PREMATRICULA en SIMAT: 24 de agosto de 2012

• Fecha Reporte al MEN: 7 de septiembre de 2012.

• Se enviaron varios informes de avance, con el fin de que las IE que aún

habían realizado el proceso o no lo habían terminado, procedieran a

registrar en el sistema la intención de matrícula para el año siguiente,

antes de la fecha de corte establecida.

• Verificación final cumplimiento por parte de las IE:

16 I.E. no realizaron el proceso: 1 oficial y 15 privadas

A algunas I.E. les faltó hacer prematrícula de algunas sedes:

2 I.E. oficiales (3 sedes)

• Se reportó al Ministerio de Educación Nacional el consolidado de

Prematrícula del Departamento, el 7 de septiembre de 2012 a las

11:00 p.m.

PREMATRICULA….

Consolidado de prematrícula 2013

GRADOS

ALUMNOS

MATRICULADOS A

LA FECHA

AÑO LECTIVO SIGUIENTE

ALUMNOS

PREMATRICULADOS

ALUMNOS QUE

SOLICITAN

TRASLADO

ALUMNOS QUE SE

RETIRARÁN

0 13.041 5 4 2

1 13.174 12.735 10 3

2 13.237 12.833 3 1

3 14.328 12.857 9 3

4 15.019 13.809 7 3

5 14.947 14.473 26 2

6 16.812 14.037 16 10

7 14.706 16.284 16 12

8 12.860 14.197 10 1

9 11.869 12.514 21 5

10 11.064 11.313 2 5

11 9.976 10.657 0 0

12 185 185 0 0

13 176 144 0 0

CICLO 1 ADULTOS 165 0 0 0

CICLO 2 ADULTOS 777 134 0 0

CICLO 3 ADULTOS 4.493 740 1 18

CICLO 4 ADULTOS 9.718 4.280 8 22

CICLO 5 ADULTOS 4.165 8.542 0 0

CICLO 6 ADULTOS 1.045 2 0 0

TOTAL 181.757 159.741 133 87

INSCRIPCION ALUMNOS NUEVOS

• Inicio etapa Inscripciones: 14 de septiembre de 2012.

• Fecha corte: 28 de septiembre de 2012.

• Se reportó al Ministerio de Educación Nacional el consolidado de

Inscripciones del Departamento, el 28 de septiembre de 2012 ~

11:30 pm: 2.644 inscritos, en 146 instituciones educativas oficiales.

• La etapa de inscripciones no se cierra en el sistema, solamente se hace

corte para el informe a enviar al MEN, lo que quiere decir que SIGUE

HABILITADA para inscribir los alumnos que vayan llegando.

• Envío del Consolidado de Inscripciones por I.E. 2013 a Núcleos

Provinciales e Instituciones Educativas (corte MEN 28-09-2012):

11 de octubre de 2012 Inscripción Alumnos nuevos

GRADOS Total

Alumnos

Inscritos 0 1 2 3 4 5 6 7 23 26

2.581 28 2 1 1 1 1 1 27 1 2.644

MATRÍCULAS

• Mediante Circular Informativa No. 65 del 20-11-2012 se establecieron las etapas

y cronograma para la continuación del proceso de cupos y matrícula 2013.

En razón a que varias instituciones educativas OFICIALES no registraron en

SIMAT la promoción en las fechas establecidas, no fue posible habilitar la etapa

de MATRICULAS, retrasando el cronograma definido para la vigencia 2013 y fue

necesario ampliar los plazos.

• A pesar del plazo, se presentaron 14 I.E. Oficiales que no realizaron la

PROMOCION, por tal razón fue necesario ejecutar esta etapa desde la

SECRETARIA para no retrasar más el proceso de todo el Departamento.

Lo anterior implica que todos los alumnos de estas instituciones se

promocionaron (sin saber si se habían retirado antes de finalizar el año o

reprobado el grado cursado), generando inconsistencias en la información

reportada y ocasionando mayores procesos de revisión y corrección.

ETAPAS Fecha Inicio Fecha Fin

Reprobación 21/11/2012 03/12/2012

Promoción 21/11/2012 03/12/2012

Matrícula 04/12/2012 16/12/2012

Matrícula antiguos y nuevos

ETAPAS Fecha Inicio Fecha Fin ampliada

Promoción 21/11/2012 07/12/2012

Matrícula 08/12/2012 21/12/2012

MATRICULA OFICIAL 2012 - 2013

Matrícula 2012 Matrícula 2013

Corte

02-04-2012 Corte

30-10-2012

Corte

21-12-2012

Corte

18-01-2013

Corte

23-01-2013

Preescolar

-1 4 5 2 5 7

0 12.754 13.017 4.949 6.006 6.865

TOT 12.758 13.022 4.951 6.011 6.872

Primaria

1 13.099 13.233 12.029 13.062 13.327

2 13.370 13.256 10.889 11.794 11.998

3 14.544 14.345 11.226 12.218 12.431

4 15.250 15.025 12.143 13.109 13.361

5 15.342 14.917 12.420 13.666 13.938

TOT 71.605 70.776 58.707 63.849 65.055

Secundaria

6 17.370 16.700 11.579 12.976 13.654

7 15.362 14.658 13.270 14.466 14.588

8 13.434 12.769 12.073 13.038 13.204

9 12.439 11.823 10.093 10.912 11.080

TOT 58.605 55.950 47.015 51.392 52.526

Media

10 11.765 11.020 9.551 10.257 10.423

11 10.374 10.004 8.135 8.732 8.883

12 199 185 113 132 135

13 181 177 64 89 104

TOT 22.519 21.386 17.863 19.210 19.545

Total Regular 165.487 161.134 128.536 140.462 143.998

•El sistema dispone de procedimientos para hacer traslado de alumnos sin

depender de su retiro de la institución origen, cumpliendo ciertos requisitos ->

NOVEDAD-TRASLADO.

•Niños provenientes de programas de Primera Infancia (SIPI) que ingresan a

PREESCOLAR, se registran en SIMAT con procedimiento específico ->

Inscripción Niños SIPI

•Niños matriculados en Educación Regular no son atendidos mediante

Contratación -> no deben estar marcados con MATRICULA CONTRATADA.

•Niños que cursaron grado 5 y que pasan a grado 6 en otra sede ->

Transferencias y Matrícula

•Solamente cuentan alumnos en estado MATRICULADO, no en otros estados

como Promocionado, Sin Continuidad, Inscrito, Nuevo, Asignado.

•Mantener actualizados y ordenados los folios de matrícula, que facilite el

proceso de reporte de información de matrícula y posteriores auditorías.

•El sistema está diseñado para el registro diario de novedades, debe

establecerse procedimiento que permita mantener actualizada la información

de los alumnos atendidos.

•Ejercer un estricto control sobre la información de los alumnos que se

ingresan al sistema para evitar duplicidades.

• Definir claramente el responsable del reporte y actualización de la

matrícula en el SIMAT. (Indispensable: Cambio de clave)

•Crear la cultura de generar mensualmente un Reporte de Matrícula de toda

la Institución Educativa, de manera que permita tener históricos de matrícula

requeridos para futuros informes y estadísticas de atención educativa para

análisis de cobertura.

REPORTE DE MATRICULA AL M.E.N - AÑO 2013:

15-Febrero-2013.

•Con el fin garantizar el reporte total, real y oportuno de la matrícula al MEN a

través del registro en SIMAT, se han remitido AVANCES DE MATRICULA

tanto oficial como privada, junto con instructivos con procedimientos de

revisión de la información registrada en SIMAT, para facilitar la revisión y se

realicen las acciones necesarias para completar el reporte 2013.

•Las claves de los correos institucionales fueron cambiadas por el MEN el 26

de diciembre de 2012 por asuntos de seguridad, previamente enviaron a cada

correo información al respecto y la nueva clave asignada; quienes no hayan

consultado el correo antes y no la conocen, deben solicitar la nueva clave.

•Revisar frecuentemente el correo electrónico institucional, ya que es el medio

utilizado para el envío de información de Cobertura Educativa, instructivos

sobre SIMAT, inconsistencias detectadas, etc.

•Es indispensable hacer mantenimiento al correo ya que se están rebotando

los mensajes por estar llenos.

“Será responsabilidad de los Rectores y Directores de

Núcleo o quienes hagan sus veces el cumplimiento de los

procesos y cronograma establecidos, así como de la

veracidad de la información reportada a través del SIMAT;

su no observancia generará las acciones legales a que

haya lugar.”

Artículo 28 Res. 002561 del 24 de mayo de 2012.