empresa zzz ag 1

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CONTENIDO

I. PROGRAMA DE AUDITORIA: ELABORACIÓN DE LAS BASES DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN 2

INFORME Nº 001-2014

EXAMEN ESPECIAL“ZZZ”

PERÍODO: OCTUBRE 2008 – MAYO 2014

I. INTRODUCCIÓN 10

1.1. ORIGEN DEL EXAMEN. 10

1.2. NATURALEZA Y OBJETIVO DEL EXAMEN. 10

1.2.1. OBJETIVO GENERAL………………………………………………………..………….101.2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS……………………………………………………..……….10

1.3. ALCANCE DEL EXAMEN. 11

1.4. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD. 11

1.5. COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS. 13

1.6. OTROS ASPECTOS DE IMPORTANCIA. 13

2.1. NO SE HAY CUMPLIDO CON LOS REQUISITOS OBLIGATORIOS PARA LA CONVOCATORIA A LICITACIÓN PÚBLICA, YA QUE ENTRE CONVOCATORIA (13 DE OCTUBRE 2001) Y EL OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO (23.11.2001) SOLO HAN TRANSCURRIDO 10 (DIEZ) DÍAS CALENDARIO. 14

ELABORACIÓN DE LAS BASES DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN 1

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2.2. NO SE HA CUMPLIDO CON EL REQUISITO DE HACER CONOCIMIENTO DE LOS POSTORES, ASÍ COMO DE RESPUESTAS SOBRE LAS CONSULTAS DE LOS POSTORES. 16

2.3. LA EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS, FUE REALIZADO SIN CRITERIO TÉCNICO, PUESTO QUE LAS BASES NO PREVIERON EL MÉTODO PARA HACERLO. 17

2.4. LA APROBACIÓN DE LAS BASES NO FUE APROBADA POR UNA AUTORIDAD COMPETENTE. 19

ANEXOS 21

BASES PARA LA SELECCIÓN DE POSTORES 22DETERMINACIÓN DE RESPONSABLES 23INFRACCIONES Y SANCIONES ADMINISTRATIVAS 24COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS 27


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I. PROGRAMA DE AUDITORIA: ELABORACIÓN DE LAS BASES DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN

"ZZZ"PROGRAMA DE AUDITORIA: 3.1.1. ELABORACIÓN DE LAS BASES DE LOS PROCESOS

DESELECCIÓNDE OCTUBRE 2008 A MAYO 2013

R. P/T. RESPT.

PRESUP. T. REAL COMENT.OBJETIVOComprobar ala adecuada Elaboración de las Bases de los procesos de selección.

PT 1 LQEPROCEDIMIENTOS: PT 1 LQE 5Hrs 5HrsP.1. Verificar que las Bases contengan todos los documentos y partes que la conforman (Calendario del proceso de Selección, Plazos y Mecanismos de Publicidad, Método de Evaluación y Calificación de Propuesta, Proformas del Contrato, etc.) PT1 LQE 3 Hrs 3 hrs

P.2. Comprobar que el cronograma del proceso de Selección contemple los plazos mínimos de cada una de las etapas del proceso,

PT1 LQE 1 hrs

1 hrsP.3. Verificar que el Sistema de Evaluación o Calificación de Propuestas se sustente en parámetros objetivos y se orienten a la obtención de la oferta- técnico-económica- más conveniente. PT1 LQE 2hrs 2 hrs

P.4. Verificar que las especificaciones técnicas contenidas en las Bases corresponden a las definidas por el área usuaria.

DOCUMENTOS A REVISAR: PT 1 LQE 5Hrs 5HrsBases del Proceso, Expediente Técnico, Libro de Actas, Expediente de Contratación, SEACERIESGOS.R.1. Mayor número de consultas, Observaciones y Recursos impugnativos al proceso de Selección.R.2. Distorsión de los resultados en precio y calidad del proceso de selección.R.3. Demoras en la obtención de Bienes.


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R.4. Adicionales de Obras y ampliaciones de plazos.EFECTOS.E.1. Las Bases están orientadas a determinados postores o marcas.E.2. Se obtiene un producto final inadecuado a las necesidades de la Entidad.E.3. Se genera adquisiciones que son adquiridas de maneara sobreestimada, subestimada o dirigida, en términos de calidad, vigencia tecnológica, número y precio.

"ZZZ"PROGRAMA DE AUDITORIA: 3.1.2. APROBACIÓN DE LAS BASES DE LOS PROCESOS DE

SELECCIÓN DE OCTUBRE 2008 A MAYO 2013

R. P/T. RESP T. PRESUP. T. REAL COMENT.

OBJETIVOVerificar de la aprobación de las Bases de los procesos de selección. PT1 RNS 0:30 min 0:30 minPROCEDIMIENTOS:P.1. Verificar que las Bases correspondan al documento elevado por el Comité Especial y que se haya seguido el procedimiento correspondiente. PAAC RNS 0:45 min 0:45 minP.2. Contratar que las Bases estén aprobadas por la autoridad competente. PAACP.3. Comprobar que las Bases se hayan aprobado oportunamente y que permita convocar al proceso de selección en las fechas señaladas en el PAAC. PAAC RNS 1Hra 1HraP.4. Indagar que se cuente con la disponibilidad de recursos presupuestales para la adquisición y/o contratación. PAAC RNS 1:15 min 1:15 minDOCUMENTOS A REVISAR: PT1 RNS 1:25 min 1:25 minLas Bases firmadas por los miembros del Comité y el Titular de la EntidadRIESGOSR.1. Vicios en el proceso de selección de los bienes no correspondan a objetivos estratégicos de la Entidad.EFECTOS.E.1. Nulidad del proceso por un acto ineficaz de aprobación de las Bases.E.2. Adquisición o contratación innecesarias.


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"ZZZ"PROGRAMA DE AUDITORIA: 3.2.1. CONVOCATORIA Y DIFUSIÓN DE LOS PROCESOS DE

SELECCIÓN DE OCTUBRE 2008 A MAYO 2013

R. P/T. RESPT.

PRESUP. T. REAL COMENT.OBJETIVOVerificar de la Convocatoria y Difusión de los procesos de selección PAAC MRV 1 Hra 1HraPROCEDIMIENTOS:P.1. Constatar que el proceso convocado está incluido en el PAAC, salvo excepciones de Ley, tiene disponibilidad de recursos y fuente de financiamiento. PAAC MRV 0:30 min 0:30 minP.2. Verificar la publicación de la convocatoria en el SEACE(en el diario de mayor circulación nacional o local), la oportunidad en que ésta se ha dado y se haya adjuntado la documentación respectiva. SEACE MRV 0:30 min 0:30 minP.3. Constatar que la Entidad haya efectuado la comunicación oportuna a la Contraloría General de la República (CGRP) y a PROMPYME, cuando corresponda. CGRPP.4. Analizar si los plazos previstos en el cronograma del proceso son los correctos. PAAC MRV 0:45 min 0:45 minP.5. Analizar el registro de participaciones, indagando que el período de registro corresponda al cronograma, el monto por el derecho de participación es el adecuado y el nivel de confiabilidad de la información sea adecuada. PAAC MRV 0:30 min 0:30 minP.6. En los casos de ADS y AMC constatar que las comunicaciones de invitación a los postores existan y se hayan emitido en la debida oportunidadDOCUMENTOS A REVISAR:SEACE, pagina Web de la Entidad, diarios de mayor circulación, registro de ingreso de fondos, Libro de Actas del Proceso, file de comunicaciones del Comité Permanente y Dependencia Responsable.RIESGOS


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R.1. Inadecuada difusión de la convocatoria, colisionando con el principio de transparencia, libre competencia y de trato justo e igualitario.R.2. Orientación a determinados postores.R.3. Vicios en el proceso de Selección.R.4. Incumplimiento de plazos.EFECTOS.E.1. Retrotraer el proceso a esta fase por incumplimiento de los procedimientos.E.2. Generar procesos de selección desierto.E.3. Inadecuada cobertura de difusión y/o participación en el proceso de convocatoria.E.4. Retrotraer el proceso a esta etapa por incumplimiento de plazos en la venta de Bases.E.5. Perjuicio económico al Estado por malas prácticas empresariales.

"ZZZ"

PROGRAMA DE AUDITORIA: 3.3.1. FORMULACIÓN Y ABSOLUCIÓN DE CONSULTAS DE LAS BASES

DE OCTUBRE 2008 A MAYO 2013

R. P/T. RESPT.

PRESUP. T. REAL COMENT.

OBJETIVOComprobar la adecuada formulación y absolución de consultas de las bases de los procesos de selección PAAC EUC 0:30 min 0:30 min

PROCEDIMIENTOS:P.1. Comprobar que las consultas y absolución de las mismas se haya efectuado de acuerdo al cronograma del proceso. PAAC EUC 1 Hra 1 HraP.2. Verificar que todas las consultas formuladas se hayan absuelto, que tenga el fundamento y sustento correspondiente y que han sido puesto en conocimiento de todos los postores. PAAC EUC 1:15 min 1:15 minP.3. Comprobar que las respuestas a las consultas están consideradas como parte integrante de las Bases y se hayan incluido en las Bases Integradas y comunicando a todos los postores o publicado en el SEACE. PAAC EUC 1:30 min 1:30 min


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P.4. Revisar si en los casos de las consultas relacionadas con las características técnicas de los bienes, éstas han sido absueltas previa opinión del área especializada de la Entidad. PAAC EUC 1 Hra 1 HraP.5. Analizar si el Comité Especial en la absolución de consultas, excediéndose en sus funciones, modifique las condiciones previstas en las Bases y en las características técnicas. PAAC EUC

DOCUMENTOS A REVISAR:Consultas, Absolución de las mismas, SEACE, comunicación a los postores, Expediente de Contratación.

RIESGOS

R.1. Evaluación sesgada en la absolución de consultas sobre las Bases.

R.2. Distorsionar el verdadero sentido de los procesos de selección.

R.3. Afectar el principio de transparencia y trato justo e igualitario.

EFECTOS.

E.1. La nulidad del proceso

E.2. Los bienes no sean los adecuados

E.3. Demora en la obtención de los bienes.

"ZZZ"PROGRAMA DE AUDITORIA: 3.3.2. FORMULACIÓN Y ABSOLUCIÓN DE LAS OBSERVACIONES DE


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LAS BASES DE OCTUBRE 2008 A MAYO 2013

R. P/T. RESPT.

PRESUP.T.

REAL COMENT.

OBJETIVOVerificación de la adecuada formulación y absolución de las Bases de los procesos de selección. PAAC MRV 1 hrs 1 hrsPROCEDIMIENTOS:P.1. Comprobar que las observaciones y absolución de las mismas se hayan efectuado de acuerdo al cronograma del proceso.P.2. Verificar que todas las consultas formuladas se hayan absuelto, que tenga el fundamento y sustento correspondiente y que han sido puesto en conocimiento de todos los postores. PAAC EUC 1:15 hrs

1:15 hrs

P.3. Comprobar que en el caso que los observantes requieran la elevación de ésta a CONSUCODE, se haya efectuado oportunamente y siguiendo los procedimientos establecidos.DOCUMENTOS A REVISAR: PAAC EUC 1:30 hrs 1:30 hrsRegistro de Observaciones, Absolución de las mismas, Bases Integradas, SEACE, documentos de notificaciones, Resoluciones de CONSUCODE.RIESGOSR.1. Evaluación sesgada de las Observaciones a las Bases.R.2. Distorsionar el verdadero sentido de los procesos de selección.R.3. Afectar el principio de transparencia y trato justo e igualitario.EFECTOS.E.1. La nulidad del procesoE.2. Los bienes no sean los adecuadosE.3. Demora en la obtención de los bienes.

"ZZZ"PROGRAMA DE AUDITORIA: 3.3.3. INTEGRACIÓN DE LAS BASES


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DE OCTUBRE 2008 A MAYO 2013

R. P/T. RESPT.

PRESUP. T. REAL COMENT.

OBJETIVOConstatar la integración de las Bases de los procesos de selección. PAAC JSA 0:45 min 0:45 minPROCEDIMIENTOS:P.1. Comprobar que la integración de las Bases se haya realizado dentro de los plazos establecidos. PAAC JSA 1hrs 1hrsP.2. Verificar que la integración de las Bases comprenden todas las observaciones acogidas. PAAC JSA 1hrs 1hrsP.3. Comprobar que las Bases se hayan comunicado en su oportunidad y siguiendo los procedimientos respectivos. PAAC JSA 1hrs 1hrsDOCUMENTOS A REVISAR:Bases del proceso de selección, Bases Integradas, Registro de las Observaciones formuladas, Pronunciamientos de CONSUCODE, SEACE.RIESGOSR.1. Que las reglas del proceso sean confusas.R.2. Genera vicios en el proceso de selección.EFECTOS.E.1. Recursos impugnativos.E.2. Declaratoria de nulidad del proceso de selecciónE.3. Demora en la conducción de los procesos de selección.


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I. INTRODUCCIÓN

I.1. Origen del Examen.

En fecha 20 de Setiembre 2012 la empresa “ZZZ” solicitó se practique una auditoría sobre la adquisición de equipos electrónicos, por presentar indicios de delitos.

I.2. Naturaleza y Objetivo del Examen.

Se practicará un EXAMEN ESPECIAL para verificar la correcta adquisición de equipos electrónicos, comprendiendo los siguientes objetivos:

Objetivo General

Verificar el cumplimiento de lo prescrito por el Reglamento de Adquisiciones y Contrataciones (Decreto Supremo Nº 138-2012-EF), durante el Proceso de Elaboración de las Bases de los Procesos de Selección y Otorgamiento de la Buena Pro y disposiciones legales afines a la transacción de adquisición de Equipos Electrónicos y Suministros complementarios.

Objetivos Específicos

A. Elaboración de las Bases de los Procesos De Selección Comprobar la adecuada elaboración de la Bases de los procesos de selección.

A. Aprobación de las Bases de los Procesos de Selección Verificar la aprobación de las bases de los procesos de selección.


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B. Convocatoria y Difusión de los Procesos de Selección Verificación de la Convocatoria y Difusión de los procesos de selección.

C. Formulación y Absolución de Consultas de Las Bases Comprobar la adecuada formulación y absolución de consultas de las bases de los procesos de selección.

D. Formulación y Absolución de las observaciones a las Bases Verificación de la adecuada formulación y absolución de las Bases de los Procesos de Selección.

E. Integración de Las Bases Constatar la integración de las Bases de los procesos de selección.

1.1.Alcance del Examen.

El Examen Especial se realizó de conformidad con las Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU’s); y cubrirá el periodo comprendido entre el 01 de Octubre del 2011 al 31 de Junio de 2012, correspondiente a las etapas de necesidad de adquirir los bienes hasta la recepción de los mismos, con fecha 16 de Junio del 2012.

1.2.Antecedentes y Base Legal de la Entidad.

La entidad “ZZZ” goza de personería jurídica de derecho público y de autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia.

Su organización y funcionamiento se encuentra normado por la Ley No. 23853, Ley Orgánica de Municipalidades y tiene como finalidad planificar, ejecutar e impulsar un conjunto de acciones con el objeto de proporcionar el desarrollo integral y armónico de su jurisdicción.


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La entidad, para el cumplimiento de sus funciones cuenta con una Estructura Orgánica Administrativa, aprobada mediante Edicto Municipal N°. 007-99-C/CPP de fecha 13.Ago.1999, la misma que está conformada por Órganos de Gobierno, Órgano de Control, Órganos de Asesoramiento y Apoyo, y Órganos de Ejecución.

BASE LEGAL

Ley N° 23853. Nueva Ley Orgánica de Municipalidades y sus modificatorias.

Decreto Supremo No. 012-2001-PCM que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley No. 26850 (Vigente a partir del 15.Mar..2001).

Decreto Supremo No. 013-2001-PCM que aprueba la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (Vigente a partir del 15.Mar.2001).

Decreto Legislativo No. 909-2000, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2001.

Ley N° 27573, Ley del Presupuesto del Sector Público Para el Año Fiscal 2002.

Ley N° 27209, Ley de Gestión Presupuestaria del Estado.

Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobadas con Resolución de Contraloría No. 072-98-CG.

Directiva N° 005-2000-CONSUCODE/PRE, aprobada con Resolución N° 068-2000-CONSUCODE/PRE (vigente para el primer trimestre del año 2001)


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Directiva No. 014-2001-CONCUSCODE/PRE, aprobada con Resolución No.119-2001-CONSUCODE/PRE, aprueban Directiva que regula la Información que debe contener el Registro de Procesos de Selección y sus Contratos a cargo de las Entidades del Sector Público (vigente a partir de 2do trimestre del año 2001)

Resolución de Contraloría No. 042-2001-CG que aprueba la Directiva No. 005-2001-CG/OATJ que aprueban Directiva sobre la Información que las Entidades deben remitir a la Contraloría General de la República con relación a Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

Resolución de Contraloría No. 092-2001-CG que modifica la Directiva que establece la Información que las Entidades deben remitir a la Contraloría General con relación a Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

Decreto Legislativo N° 276. Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público.

1.3.Comunicación de Hallazgos.

De conformidad a las Normas de Auditoría Gubernamental N° 3.60: Comunicación de Hallazgos, se comunica a los partícipes implicados en el hallazgo, mediante Oficio N° 34578 de fecha 29 de Diciembre del año 2012, dándoles la oportunidad de presentar sus descargos, los mismo que fueron evaluados y considerados al emitirse el presente informe.

1.4.Otros aspectos de importancia.

Se precisa que las adquisiciones efectuadas de equipos electrónicos y accesorios para la entidad correspondiente al año 2011-2012, no fueron evaluadas en una Acción de Control específica en el presente año.

De otro lado considerando que los montos pagados indebidamente representan sumas considerables, que devienen en perjuicio económico que


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afectan la economía de la entidad, razón por lo que se está reportando los mismos en el presente Examen Especial.

II. OBSERVACIONES

OBSERVACIÓN N° 01

II.1. No se hay cumplido con los requisitos obligatorios para la Convocatoria a Licitación Pública, ya que entre Convocatoria (13 de octubre 2001) y el Otorgamiento de la Buena Pro (23.11.2001) solo han transcurrido 10 (Diez) días calendario.

Condición:

Durante el examen ejecutado a la entidad en fecha 20.SEP.12 se detectó el no cumplimiento de los requisitos obligatorios para la Convocatoria a Licitación Pública ya que entre la Convocatoria (13 octubre 2oo1) y el Otorgamiento de la Buena Pro (23.11.2001) solo habían transcurrido 10 (Diez) días calendario.

Criterio:

Se han incumplido tres principios del Artículo 4° de la Ley de Contrataciones del Estado, D. Leg. N°1017 (aprobado mediante D. S. N° 184-2008-E.F): el PRINCIPIO DE LIBRE CONCURRENCIA Y COMPETENCIA establece que “En los procesos de contrataciones se incluirán regulaciones o tratamientos que fomenten la más amplia, objetiva e imparcial concurrencia, pluralidad y participación de postores”, así como al PRINCIPIO DE PUBLICIDAD que indica: “Las convocatorias de los procesos de selección y los actos que se dicten como consecuencia deberán ser objeto de publicidad y difusión adecuada y suficiente a fin de garantizar la libre concurrencia de los potenciales postores”. Además del PRINCIPIO DE EFICIENCIA: “Las contrataciones que realicen las Entidades deberán efectuarse bajo las mejores condiciones de calidad, precio y plazos de


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ejecución y entrega y con el mejor uso de los recursos materiales y humanos disponibles. Las contrataciones deben observar criterios de celeridad, economía y eficacia”.

Causa:

Negligencia por comisión por parte del Comité Especial de Adquisiciones. Integrado por:

CPC Ricardo Rivera Polo, Gerente de administración CPC José Lizama López, Sub Gerente de Logística CPC José LLovera Siancas, Sub Gerente de Mantenimiento

Efectos:

E1. Debió retrotraerse el proceso a la primera fase de incumplimiento de los procedimientos.

E2. Caso contrario, debió generar procesos de selección desierto.

E3. Inadecuada cobertura de difusión y/o participación en el proceso de convocatoria.

E4. Perjuicio económico al Estado por malas prácticas empresariales.

Recomendación:

No volver a realizar actas que no concuerden con las disposiciones obligatorias para la Convocatoria a Licitación Pública; en este caso observado, debe tomarse las medidas que conduzcan a la acción disciplinaria de los responsables de la falta cometida.

OBSERVACIÓN N° 02


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II.2. No se ha cumplido con el requisito de hacer conocimiento de los postores, así como de respuestas sobre las consultas de los postores.

Condición:

En el examen efectuado a la Entidad en la fecha 20 de septiembre 2012 se detectó que no se ha cumplido con el requisito de hacer de conocimiento de los postores N° 01, 02 y 03; sobre la consulta del Postor N° 04 y la respuesta otorgada por el Comité Especial.

Criterio:

Se ha incumplido con el Artículo 4° de la Ley de Contrataciones del Estado D. Leg. N°1017. Específicamente el PRINCIPIO DE IMPARCIALIDAD que señala: “Los acuerdos y resoluciones de los funcionarios y órganos responsables de las contrataciones de la entidad, se adoptarán en estricta aplicación de la presente norma y su reglamento; así como en atención a criterios que permitan objetividad en el tratamiento a los postores contratistas”.

Causa:

Negligencia por Omisión del Comité Especial de adquisiciones integrado por:


Efectos:

E1. Debió anularse el proceso


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E2. Bajo esas circunstancias (observada) se corrió el riesgo que los bienes no sean los adecuados.

E3. Se corrió el riesgo que los plazos de entrega no se cumplieron.

Recomendación:

Hacer de conocimiento, por escrito, a todos los postores de cualquier consulta u observación que tengan en algún momento del proceso, igual criterio se asumirá ante las respuestas a las consultas.

OBSERVACIÓN N° 03

II.3. La evaluación y calificación de las Propuestas, fue realizado sin criterio técnico, puesto que las Bases no previeron el método para hacerlo.

Condición:

Durante el proceso del examen a la entidad en fecha 20.SEP.12 se encontró que tanto la evaluación como la calificación de las propuestas habían sido realizadas sin criterio técnico, puesto que las Bases no previeron el método para hacerlo.

Criterio:

No se ha cumplido con lo establecido por el Artículo 4° de la Ley de Contrataciones del Estado D. Leg. N° 1017, esencialmente en el PRINCIPIO DE RAZONABILIDAD que manifiesta “En todos los procesos de selección el objetivo


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de los contratos debe ser razonable, en términos cuantitativos y cualitativos, para satisfacer el interés público y el resultado esperado”, y en el PRINCIPIO DE EFICIENCIA que señala: “Las contrataciones que realicen las entidades deberán efectuarse bajo las mejores condiciones de calidad, precio y plazos de ejecución y entrega y con las mejores condiciones de calidad, precio y plazos de ejecución y entrega y con el mejor uso de los recursos materiales y humanos disponibles. Las contrataciones deben observar criterios de celeridad, economía y eficacia”.

Causa:

Negligencia por omisión del Comité Especial de Adquisiciones integrado por:


Efectos:

E1. Las bases estuvieron orientadas a determinados postores o marcas.

E2. Se obtuvo un producto final inadecuado a las necesidades de la entidad.

E2. Se generó adquisiciones que fueron adquiridas de manera sobreestimada, subestimada o dirigida, en términos de calidad, vigencia tecnológica, número y precio.

Recomendación:

Prever en las Bases el método de evaluación y calificación de las Propuestas antes de iniciar el proceso de selección de Postor y a evaluar y calificar sin criterio técnico.

OBSERVACIÓN N° 04


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II.4. La aprobación de las Bases no fue aprobada por una autoridad competente.

Condición:

En el transcurso del examen practicado a la entidad en fecha 20. SEP.12 se halló que la aprobación de las bases no había sido aprobada por una autoridad competente.

Criterio:

No se ha cumplido con el PRINCIPIO DE EFICIENCIA establecido en el Artículo 4° de la Ley de Contrataciones del Estado D. Leg. N° 1017, que indica: “Las contrataciones que realicen las entidades deberán efectuarse bajo las mejores condiciones de calidad, precio y plazos de ejecución y entrega y con las mejores condiciones de calidad, precio y plazos de ejecución y entrega y con el mejor uso de los recursos materiales y humanos disponibles. Las contrataciones deben observar criterios de celeridad, economía y eficacia” ni tampoco con el PRINCIPIO DE RAZONABILIDAD expresado en el mismo artículo, este principio indica que en todos los procesos de selección el objeto de los contratos debe ser razonable, en términos cuantitativos y cualitativos, para satisfacer el interés público y el resultado esperado.

Causa:

Negligencia por comisión por parte del Titular de la entidad, en este caso el Alcalde el Sr. Carlos Rodríguez Ruiz

Efectos:

E1. Se debió anular del proceso por un acto ineficaz desde la aprobación de las Bases.

E2. Se realizó Adquisiciones o contrataciones innecesarias.


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Recomendación:

Las Bases deben ser aprobadas por una autoridad competente y no iniciar el proceso de selección sin la aprobación de esta autoridad.

III. CONCLUSIONES

Como resultado del Examen Especial relacionado con las bases del proceso de selección, se ha llegado a las siguientes conclusiones:

1. Durante el examen se determinó que no cumplían con los requisitos obligatorios para la Convocatoria a Licitación Pública, se han incumplido tres principios del Artículo 4° de la Ley de Contrataciones del Estado, D. Leg. N°1017 (aprobado mediante D. S. N° 184-2008-E.F):

Principio De Libre concurrencia y competencia. Principio de Publicidad Principio de Eficiencia

2. No se ha cumplido con el requisito de hacer conocimiento de los postores, así como de respuestas sobre las consultas de los postores, se ha incumplido con el Artículo 4° de la Ley de Contrataciones del Estado D. Leg. N°1017

Principio de Imparcialidad


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3. La evaluación y calificación de las Propuestas, fue realizado sin criterio técnico, puesto que las Bases no previeron el método para hacerlo. No se ha cumplido con lo establecido por el Artículo 4° de la Ley de Contrataciones del Estado D. Leg. N° 1017

Principio de razonabilidad Principio de Eficiencia

4. La aprobación de las bases no había sido aprobada por una autoridad competente. No se ha cumplido con:

Principio de razonabilidad Principio de Eficienci

IV. RECOMENDACIONES

AL TITULAR:

Se recomienda a la Entidad hacer de conocimiento, por escrito, a todos los postores de cualquier consulta u observación que tengan en algún momento del proceso, igual criterio se asumirá ante las respuestas a las consultas.

Prever en las Bases el método de evaluación y calificación de las Propuestas antes de iniciar el proceso de selección de Postor y a evaluar y calificar sin criterio técnico.

Las Bases deben ser aprobadas por una autoridad competente y no iniciar el proceso de selección sin la aprobación de esta autoridad.

En coordinación con la Comisión de Procesos de selección y el Jefe del Departamento de Asesoría Legal aplicar las sanciones de carácter administrativo a


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las personas que resulten responsables de las faltas incurridas arriba mencionadas con copia de las mismas a su respectivos Legajos personales.

Junto con el informe de las pruebas sustantivas y el presente informe, trasladados a la Comisión de las bases de los procesos de selección para que tome las medidas pertinentes al fin de sancionar tanto por la vía administrativa, civil y penal a los responsables identificados tácitamente.

V. ANEXOS

Bases para la selección de postores

Las Bases de un proceso de selección serán aprobadas por el Titular de la Entidad o por el funcionario al que le hayan delegado esta facultad y deben contener obligatoriamente, con las excepciones establecidas en el Reglamento para la adjudicación, lo siguiente:


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a) Los mecanismos que fomenten la mayor concurrencia y participación de

postores en función al objeto del proceso y la obtención de la propuesta

técnica y económica más favorable. No constituye tratamiento

discriminatorio la exigencia de requisitos técnicos y comerciales de

carácter general establecidos por las Bases;

b) El detalle de las características técnicas de los bienes, servicios u obras

a contratar; el lugar de entrega, elaboración o construcción, así como el

plazo de ejecución, según el caso. Este detalle puede constar en un

Anexo de Especificaciones Técnicas o, en el caso de obras, en un

Expediente Técnico;

c) Las garantías, de acuerdo a lo que establezca el Reglamento;

d) Los plazos y mecanismos de publicidad que garanticen la efectiva

posibilidad de participación de los postores;

e) La definición del sistema y/o modalidad a seguir, conforme a lo

dispuesto en la presente norma y su Reglamento.

f) El cronograma del proceso de selección;

g) El método de evaluación y calificación de propuestas;

h) La proforma de contrato, en la que se señale las condiciones de la

contratación, salvo que corresponda sólo la emisión de una orden de

compra o de servicios. En el caso de contratos de obras, figurarán

necesariamente como anexos el Cronograma General de Ejecución de

la obra, el Cronograma de los Desembolsos previstos

presupuestalmente y el Expediente Técnico;


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i) El Valor Referencial y las fórmulas de reajuste en los casos que

determine el Reglamento;

j) Las normas que se aplicarán en caso de financiamiento otorgado por

entidades Multilaterales o Agencias Gubernamentales; y,

k) Los mecanismos que aseguren la confidencialidad de las propuestas. Lo

establecido en las Bases, en la presente norma y su Reglamento obliga

a todos los postores y a la Entidad convocante. El Organismo Supervisor

de las Contrataciones del Estado - OSCE, mediante Directivas, aprobará

Bases Estandarizadas, cuyo uso será obligatorio por las Entidades.

Determinación de responsables

Los miembros del Comité Especial son solidariamente responsables de que el proceso de selección realizado se encuentre conforme a ley y responden administrativa y/o judicialmente, en su caso, respecto de cualquier irregularidad cometida en el mismo que les sea imputable por dolo, negligencia y/o culpa inexcusable. Es de aplicación a los miembros del Comité Especial lo establecido en el artículo 46º del presente Decreto Legislativo. En caso se determine responsabilidad en los expertos independientes que participen en el Comité Especial, sean éstos personas naturales o jurídicas, el hecho se comunicará al Tribunal de Contrataciones del Estado para que previa evaluación se les incluya en el Capítulo de Inhabilitados para Contratar con el Estado del Registro Nacional de Proveedores (RNP).

La evaluación del adecuado desempeño de los servidores o funcionarios en las decisiones discrecionales a que se refiere el párrafo precedente, es realizada por la más alta autoridad de la Entidad a la que pertenece, a fin de medir el desempeño de los mismos en sus cargos. Para tal efecto, la Entidad podrá disponer, en forma periódica y selectiva, la realización de


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exámenes y auditorías especializadas. En el caso de las empresas del Estado, dicha evaluación es efectuada por el Directorio.

En caso de incumplimiento de las disposiciones establecidas en el presente Decreto Legislativo se aplicarán, de acuerdo a su gravedad, las siguientes sanciones:

a. Amonestación escrita;

b. Suspensión sin goce de remuneraciones de treinta (30) a noventa

(90) días;

c. Cese temporal sin goce de remuneraciones hasta por doce (12)

meses; y,

d. Destitución o despido.

Infracciones y sanciones administrativas

Infracciones

Se impondrá sanción administrativa a los proveedores, participantes, postores y/o contratistas que:

a) No mantengan su oferta hasta el consentimiento de la Buena Pro o, de resultar

ganadores hasta la suscripción del contrato, no suscriban injustificadamente el

contrato, o no reciban injustificadamente la orden de compra o de servicio

emitida a su favor,

b) Den lugar a la resolución del contrato, orden de compra o de servicios por

causal atribuible a su parte;

c) Hayan entregado el bien, prestado el servicio o ejecutado la obra con

existencia de vicios ocultos, previa sentencia judicial firme o laudo arbitral;


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d) Contraten con el Estado estando impedidos para ello, de acuerdo a la presente

norma;

e) Participen en procesos de selección o suscriban un contrato sin contar con

inscripción vigente en el Registro Nacional de Proveedores (RNP);

f) Suscriban un contrato, en el caso de ejecución o consultoría de obras, por

montos mayores a su capacidad libre de contratación, o en especialidades

distintas, según sea el caso;

g) Realicen subcontrataciones sin autorización de la Entidad o por un porcentaje

mayor al permitido en el Reglamento;

h) Participen en prácticas restrictivas de la libre competencia, previa declaración

del organismo nacional competente; así como cuando incurran en los

supuestos de socios comunes no permitidos según lo que establece el

Reglamento;

i) Presenten documentos falsos o información inexacta a las Entidades, al

Tribunal de Contrataciones del Estado o al Organismo Supervisor de las

Contrataciones del Estado -OSCE;

j) Interpongan recursos impugnativos contra los actos inimpugnables

establecidos en el Reglamento;

k) Se constate después de otorgada la conformidad que incumplieron

injustificadamente las obligaciones del contrato hasta los plazos de

responsabilidad establecidos en las Bases; y,

Otras infracciones que se establezcan en el Reglamento.

Sanciones


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En los casos que la presente norma o su Reglamento lo señalen, el Tribunal de Contrataciones del Estado impondrá a los proveedores, participantes, postores y contratistas las sanciones siguientes:

a) Inhabilitación temporal: Consiste en la privación, por un período

determinado, de los derechos a participar en procesos de selección y a

contratar con el Estado. Esta inhabilitación en ningún caso podrá ser menor

de seis (6) meses ni mayor de tres (3) años.

b) Inhabilitación definitiva: Consiste en la privación permanente del ejercicio

de los derechos de los proveedores, participantes, postores y contratistas a

participar en procesos de selección y a contratar con el Estado. Cuando en

un período de cuatro (4) años a una persona natural o jurídica se le

impongan dos (2) o más sanciones que en conjunto sumen treinta y seis

(36) o más meses de inhabilitación temporal, el Tribunal de Contrataciones

del Estado resolverá la inhabilitación definitiva del proveedor, participante,

postor o contratista.

c) Económicas: Son aquellas que resultan de la ejecución de las garantías

otorgadas a la presentación de recursos de apelación que son declarados

infundados o improcedentes por la Entidad o el Tribunal de Contrataciones

del Estado. Si el recurso de apelación es declarado fundado en todo o en

parte, se devolverá la garantía por el Tribunal o la Entidad. En caso de

desistimiento, se ejecutará el cien por ciento (100%) de la garantía.

Las sanciones que se imponen no constituyen impedimento para que el contratista cumpla con las obligaciones derivadas de contratos anteriormente suscritos con Entidades; por lo tanto, deberá proseguir con la ejecución de los contratos que tuviera suscritos hasta la culminación de los mismos.

Los proveedores, participantes, postores o contratistas que incurran en las causales establecidas en el literal g) del numeral 51.1 del presente artículo, serán


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sancionados con inhabilitación temporal para contratar con el Estado por un período no menor de seis (6) meses ni mayor de un (1) año.

Los proveedores, participantes, postores o contratistas que incurran en las causales establecidas en los literales a), b), c), d), e), f), h), i), j) y k) del numeral 51.1 del presente artículo 51º, serán sancionados con inhabilitación temporal para contratar con el Estado por un período no menor a un (1) año ni mayor de tres (3) años.

La imposición de las sanciones es independiente de la responsabilidad civil o penal que pueda originarse por las infracciones cometidas. Asimismo, el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado – OSCE podrá imponer sanciones económicas a las Entidades que trasgredan la normativa de contratación pública.

Comunicación de hallazgos

Durante la ejecución de la acción de control, la Comisión Auditora debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos a fin que, en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para su debida evaluación y consideración pertinente en el Informe correspondiente.

Presuntas deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la aplicación de los procedimientos de control gubernamental empleados. Su formulación y comunicación se realiza teniendo en consideración los principios y criterios que orientan el ejercicio del control. La comunicación de hallazgos es el proceso mediante el cual, una vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, se cumple con hacerlas de conocimiento de las personas comprendidas en los mismos, estén o no prestando servicios en la entidad examinada, con el objeto de brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados y facilitar, en su caso, la adopción oportuna de acciones correctivas. Los hallazgos a ser comunicados revelarán necesariamente la situación o hecho detectado (condición); la norma, disposición o parámetro de medición transgredido (criterio); el resultado adverso o riesgo potencial identificado (efecto); así como la razón que motivó el hecho o incumplimiento establecido


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(causa), cuando ésta última haya podido ser determinada a la fecha de la comunicación. Para efectos de la comunicación de los hallazgos se considerará su materialidad y/o importancia relativa, su vinculación a la participación y competencia personal del destinatario, así como en su redacción, la utilización de un lenguaje sencillo y fácilmente entendible que refiera su contenido en forma objetiva, concreta y concisa. La comunicación se efectúa por escrito y su entrega al destinatario es directa y reservada, debiendo acreditarse la recepción correspondiente. De no encontrarse la persona, se le dejará una notificación para que se apersone a recabar los hallazgos en un plazo de dos (2) días hábiles.

En caso de no apersonarse o de no ser ubicadas las personas comprendidas en los hallazgos materia de comunicación, serán citados para recabarlos dentro de igual plazo, mediante publicación, por una sola vez, en el Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulación en la localidad donde se halle la entidad auditada. Los hallazgos podrán ser recabados personalmente o a través de representante debidamente acreditado mediante carta poder con firma legalizada. Vencido el plazo otorgado para recabar los hallazgos, se tendrá por agotado el procedimiento de comunicación de los mismos. En el documento que se curse para comunicar los hallazgos, se señalará el plazo perentorio para la recepción de las aclaraciones o comentarios que deberán formular individualmente las personas comprendidas, el cual será establecido por la Comisión Auditora teniendo en cuenta la naturaleza del hallazgo, el alcance de la acción de control y si la persona labora o no en la entidad auditada, no debiendo ser menor de dos (2) ni mayor de cinco (5) días hábiles, más el término de la distancia; precisándose que a su vencimiento sin recibirse respuesta o ser ésta extemporánea, tal situación constará en el Informe respectivo, conjuntamente con los hechos que sean materia de observación, no siendo obligatoria, en su caso, la evaluación e incorporación de los comentarios presentados extemporáneamente al plazo otorgado.

Excepcionalmente, el citado plazo podrá prorrogarse por única vez y hasta por tres (3) días hábiles adicionales en casos debidamente justificados por el solicitante; en estos casos, se entenderá que el pedido ha sido aceptado a su recepción, salvo denegación expresa. El inicio del proceso de comunicación de hallazgos será puesto oportunamente en conocimiento del Titular de la entidad auditada, con el propósito que éste disponga que por las áreas correspondientes, se presten las facilidades pertinentes que pudieran requerir las personas comunicadas para fines de la presentación de sus aclaraciones o


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comentarios documentados. Para tal efecto, la comunicación cursada por la Comisión Auditora servirá como acreditación. Únicamente, bajo responsabilidad de la Comisión Auditora y previa autorización del nivel gerencial competente, podrá exceptuarse la comunicación de hallazgos, en los casos que, por existir absoluta certeza en cuanto a su comisión, tipicidad, sustento e identificación de los presuntos responsables, la citada comunicación resulte irrelevante, debiéndose en dichos casos emitirse con inmediatez el correspondiente Informe Especial para su remisión a las autoridades competentes


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