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EMPRESA PÚBLICA TAME LÍNEA AÉREA DEL ECUADOR “TAME EP”

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA GENERAL

INFORME

Examen especial de “Evaluación del Sistema de Control Interno Institucional de la Norma de Control Interno 403 – Administración Financiera – Tesorería” al 28 de febrero de 2011

INFORME 03-EY-1ñ-11

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EXAMEN ESPECIAL DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 403 – ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – TESORERÍA

Al 28 de febrero de 2011

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA GENERAL

Quito – Ecuador

EMPRESA PÚBLICA TAME LÍNEA AÉREA DEL ECUADOR “TAME EP”

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SIGLAS Y ABREVIATURAS BSP Cámara de compensación, administrada por el Produbanco, que recepta

las ventas realizadas por las Agencias de Viajes acreditas en la IATA según un calendario, para luego transferirlas a la Empresa.

BSP IINET Sistema informático de Tame que capta la información de las ventas del

BSP a través del internet. BSP LINK Sistema del BSP que permite conocer la facturación y liquidaciones, con

conexión a través del internet. CCF’S Credit Card Charge Form – Resumen de vouchers por ventas a crédito,

que se presenta a las administradoras de tarjetas de crédito para el cobro.

CH Código IATA que identifica a menores de 12 años pero mayores a 2. CD Código IATA que identifica a personas mayores de 65 años. CHARTER Es el arrendamiento de una aeronave de Tame, a una empresa privada

o agencia operadora de turismo, con tripulación propia y según el contrato firmado se definen rutas, precios, impuestos, etc. que deben ser cancelados previos al vuelo.

CNAC Consejo Nacional de Aviación Civil DGAC Dirección General de Aviación Civil EQ Siglas IATA que identifican a la aerolínea TAME mundialmente IATA Asociación Internacional de Transporte Aéreo SIGE Sistema Integrado de Gestión de Tame, que entre sus módulos está el

control de tráfico, despacho, reservas, venta de boletos y demás controles administrativos y financieros.

SITA Nuevo sistema integrado contratado para el manejo de venta de boletos,

reservas, despacho de pasajeros e información estadística de la operación, con el objeto de que Tame sea vista a nivel mundial en los demás sistemas de Agencias de Viajes, que entró en funcionamiento desde el 8 de noviembre de 2011, pero cuyo contrato es de noviembre de 2008.

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ÍNDICE

Carta de Presentación CAPÍTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA - Motivo del examen ………………………………..………….……… 2

- Objetivos del examen ………………………………..………….……… 2

- Alcance del examen … ………………………..……...………….…… 2

- Base Legal ………………………………..………….……… 3

- Estructura orgánica ………………………………………………..…. 3

- Objetivo de la entidad …………………………………………………… 4

- Monto de recursos examinados ….……………………………….................. 4

- Servidores relacionados ………………………………………………….… 4

CAPÍTULO II DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS Antecedentes ………………………………………………………….………….. 5 Seguimiento de Recomendaciones……………………………….……………. 5 Sistema de Control Interno de Tame EP, Norma de Control Interno 403….. 5 Relativo a la Norma 403-01

- Debilidad en el proceso de aplicación de tarifas con descuento y su registro ……….…………….….….….……………….……………… 6 Debilidades en los controles de Tesorería y falta de coordinación con el Departamento de Contabilidad ……..………..……….……………… 8

- Debilidades en el Control de Ventas de las Agencias de Viaje (BSP) con Tarjetas de Crédito ……………………………….………………….. 12

- Recepción de cheques sin certificar…….………………………….. 14

- Falta de procedimientos internos en la recuperación de Tasas por vuelos Charter…………………………………….…………………. 16

Relativo a la Norma 403-02

- Falta de políticas de archivo de la documentación de recaudación… 18

Relativo a la Norma 403-06 - Inadecuados procedimientos para el manejo de cuentas bancarias... 19


- Conciliaciones bancarias no automatizadas……………………………. 21

CONTENIDO PÁG. No.

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ÍNDICE


- Pago de obligaciones canceladas fuera de las fechas convenidas causaron pago de multas …………………………………………………. 23


- Control deficiente del vencimiento de las garantías…………………… 26 Anexos

1. Servidores relacionados………………………………………………. 28

2. Resumen de evaluación del sistema de control interno (Anexo 24 matrices) 29

3. Cronograma de aplicación de recomendaciones…………………… 30

4. Acciones correctivas tomadas en el transcurso del examen……… 36

CONTENIDO PÁG. No.

º3

Ref: Informe aprobado el 28 de febrero de 2012 con oficio 5605-DCAI

Quito D.M., 5 de abril de 2012 Señores GERENTE GENERAL Y MIEMBROS DEL DIRECTORIO Empresa Pública Tame Línea Aérea del Ecuador Presente De mi consideración: Hemos efectuado el examen especial a la evaluación del Control Interno Institucional de a Norma de Control Interno 403- Administración Financiera – Tesorería, con corte al 28 de febrero de 2011. Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contiene exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio. Atentamente,

ING. ROBERTA ESTUPIÑAN R. Directora de Auditoría General

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CAPÍTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

El examen especial se realizó con cargo al Plan Operativo de Control de 2011 de la

Unidad de Auditoría Interna, de la Empresa Pública Tame Línea Aérea del Ecuador

“TAME EP”; y, en cumplimiento de las Órdenes de Trabajo 01 y 02 EY-1ñ-11 de 24 de

febrero y 22 de marzo de 2011 respectivamente, suscritos por el Director de Auditoría

General.

Objetivo del examen

- Establecer si el control interno de la institución, proporciona un grado de seguridad

razonable en cuanto a la consecución de objetivos relacionados con la eficacia y

eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la información financiera y cumplimiento de

las leyes y normas aplicables

Alcance del examen

El examen especial cubrió la evaluación del sistema de control interno relacionado con la

Norma de Control Interno NCI 403 – Administración Financiera – Tesorería de la Entidad,

con corte al 28 de febrero de 2011 y no incluyó el análisis de la propiedad, legalidad y

veracidad de las operaciones administrativas y financieras.

Base Legal

Tame Línea Aérea del Ecuador inició sus actividades el 18 de junio de 1964 como un

Departamento de la Fuerza Aérea Ecuatoriana, conforme lo dispuesto en el Decreto

Supremo 1020, publicado en el Registro Oficial 272 de esa fecha.

Mediante Ley 104, promulgada en el Registro Oficial 506 de 23 de agosto de 1990, fue

transformada en entidad adscrita a la Fuerza Aérea Ecuatoriana con personería jurídica,

patrimonio propio y autonomía administrativa y financiera, bajo la denominación de

Empresa Estatal de Aviación Transportes Aéreos Militares Ecuatorianos (TAME).

3

Mediante Ley 133 Reformatoria a la Ley Constitutiva de la Empresa Estatal de Aviación

Transportes Aéreos Militares Ecuatorianos, publicada en el Registro Oficial 1002 de 2 de

agosto de 1996, cambió su razón social a Tame Línea Aérea del Ecuador.

Mediante Decreto Ejecutivo 740 de 21 de abril de 2011 publicado en el Suplemento del

Registro Oficial 442 de 6 de mayo de 2011, se adecúa la naturaleza jurídica de la

compañía estatal Tame Línea Aérea del Ecuador, como Empresa Pública, por lo tanto, a

partir de la expedición del presente decreto ejecutivo Transportes Aéreos Militares

Ecuatorianos, TAME, se denominará: Empresa Pública TAME Línea Aérea del Ecuador

“TAME EP” que será una persona jurídica de derecho público, con patrimonio propio,

dotada de autonomía presupuestaria, financiera, económica, administrativa, operativa y

de gestión, bajo el control del sector de la Defensa, acorde con los objetivos establecidos

en el Sistema Nacional de Planificación; las orientaciones determinadas por el Comité de

Industria de la Defensa; y, las disposiciones de la Ley Orgánica de Empresas Pública.

Estructura orgánica

El Manual Orgánico Estructural de Tame Línea Aérea del Ecuador aprobado por el

Presidente Ejecutivo el 20 de noviembre de 2008, establece los siguientes niveles

organizacionales:

Nivel Directivo Directorio

Nivel Ejecutivo Presidencia Ejecutiva (Ahora Gerencia General) Vicepresidencia Ejecutiva Nivel Asesor Dirección Jurídica Dirección de Auditoría General Dirección de Planificación Dirección de Planificación de Flota Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas

Dirección del Sistema Integrado de Gestión de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente

Nivel de Apoyo Gerencia de Finanzas Gerencia de Tecnologías de la Información Gerencia Comercial Gerencia de Operaciones Gerencia de Mantenimiento Gerencia de Logística Gerencia de Recursos Humanos

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Objetivos de la entidad

El Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad, Seguridad y Medio Ambiente;

aprobado por el Presidente Ejecutivo en febrero del 2005, actualizado hasta abril del

2010, en el capítulo 3, numeral 3.1.2 define los siguientes objetivos institucionales:

“Proporcionar servicio de transporte aéreo nacional e internacional, con los más altos estándares de calidad y seguridad, cuidando del medio ambiente y tecnología de punta.- Contar con Recurso Humano competente y comprometido, enfocado en sobrepasar las expectativas de nuestros clientes.- Cumplir con las normas y legislación vigentes para garantizar la excelencia de nuestros procesos a través de la mejora continua”.

Monto de recursos examinados

No aplica por el alcance y naturaleza del examen ejecutado.

Servidores relacionados

Anexo 1.

5

CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Antecedentes

Mediante Acuerdo 002CG-2011 de 14 de febrero de 2011, el Contralor General del

Estado, aprobó el Plan Operativo Anual 2011 de las Unidades de Auditoría Interna de las

entidades del sector público que depende administrativa y técnicamente de la Contraloría

General del Estado. En los planes aprobados se incluyó el examen especial de evaluación

al sistema de control interno institucional, previsto para el segundo semestre de 2011.

A fin de agilizar esta actividad de control, con memorando 093-DCAI, de 14 de febrero de

2011, el Contralor dispuso que el examen referido se inicie a partir del 1 de marzo del

presente año, por lo que mediante oficio circular 03553 DCAI de 9 de marzo de 2011, el

Director de Coordinación de Auditorías Internas emitió las instrucciones para la ejecución

y reprogramación del Plan de Control.

Seguimiento de Recomendaciones

Durante el alcance del presente examen no se han emitido recomendaciones en informes

tramitados a la Contraloría General del Estado, relacionadas con los controles definidos

en las Normas de Control Interno 403- Administración Financiera – Tesorería.

Sistema de Control Interno de Tame EP, Norma de Control Interno 403

De la evaluación realizada a la Norma de Control Interno 403- Administración Financiera –

Tesorería, de Tame Línea Aérea del Ecuador EP, al 28 de febrero de 2011, se determinó

un nivel de confianza del 93,42 (Anexo 2).

Por lo tanto, el sistema de control interno relacionado con la Administración Financiera –

Tesorería de la Empresa es confiable, ofrece un nivel de seguridad razonable de que se

cumplan los objetivos institucionales y sus operaciones se desarrollen de manera

eficiente, observando las disposiciones legales aplicables. Sin embargo, detectamos

áreas que requieren de mejores controles, como los detallados a continuación:

6

Debilidades en el proceso de aplicación de tarifas con descuento y su registro

En la venta de boletos para niños de hasta los 12 años de edad y para personas de la

tercera edad que tienen un descuento del 50%, el sistema informático controla

automáticamente la aplicación del valor de la tarifa con base a la información de la

fecha de nacimiento del pasajero, de acuerdo a su número de cédula, en vista de que

se cuenta con una base de datos que proporcionó el Registro Civil; en ello se observó

que el sistema informático calcula la edad del pasajero considerando únicamente el año

de nacimiento, no así el mes y día, permitiendo que se aplique descuentos en el precio

del boleto a pasajeros que superan los 12 años de edad; o, en el caso de las personas

de la tercera edad, se otorguen descuentos antes de cumplir los 65 años.

La Ley de Aviación Civil en su artículo 55, y el Acuerdo 006/2008 de la Dirección General

de Aviación Civil establecen para tercera edad (CD):

“El descuento del cincuenta por ciento para las personas de la tercera edad (65 años) y los discapacitados, se aplicará por parte de las líneas aéreas, para todas las tarifas ofrecidas en el mercado, sean estas regulares y/o promocionales, sin excepción, de modo que el pasajero pueda optar libremente por cualquiera de ellas”.

El Manual Comercial en su capítulo 5.A POLÍTICAS, respecto a la definición de niños

(CH) que tienen derecho al descuento, indica:

“Entiéndase como menor (CH) a todo pasajero cuya edad esta comprendida entre 2 y 12 años no cumplidos (11 años 11 meses 29 días), a la fecha de inicio de viaje”.

El Departamento de Ingresos de la Gerencia de Finanzas realiza el control posterior de

las ventas con descuento, en base a una muestra determinada por el supervisor de esta

área, donde se verifica los documentos de soporte de las tarifas descontadas, tales como:

reporte de ventas, papeletas de depósito y copia de cédulas o certificados de nacimiento,

esta última información está registrada en la base de datos del sistema de ventas, por ello

para el caso de los boletos emitidos para menores de 12 años y de la tercera edad, al

efectuarse un control de una muestra, origina que se subutilice la información que dispone

el sistema informático, en vista de que podría efectuarse un cruce automático de la

totalidad de este tipo de boletos y analizar solo las inconsistencias.

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Para el caso de los boletos con descuento de discapacitados o militares, no se dispone

de un enlace con las bases de datos de las instituciones que emiten los carnets de

identificación, como el CANADIS y los recintos militares respectivamente, por lo que en

estos casos se revisa previamente la documentación respectiva al momento de la venta

del boleto.

Al respecto la Norma de Control Interno 401-03 Supervisión señala:

“Los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control interno.- La supervisión de los procesos y operaciones se los realizará constantemente para asegurar que se desarrollen de acuerdo con lo establecido en las políticas, regulaciones y procedimientos en concordancia con el ordenamiento jurídico; comprobar la calidad de sus productos y servicios y el cumplimiento de los objetivos de la institución”.

Conclusiones

La aplicación de boletos con descuento se basa en el año de nacimiento del pasajero,

sin tomar en cuenta el día y mes, lo que origina que los pasajeros se beneficien de una

tarifa reducida sin que cumplan las condiciones para su aplicación.

El control de los documentos que sustentan la aplicación de tarifas con descuento se

realiza sobre la base de la selección de muestras en forma manual, originando una

subutilización de la información que dispone el sistema informático, permitiendo un riesgo

en la detección de errores.

Hecho Subsecuente

A partir del 8 de noviembre de 2011, la Empresa implementó un nuevo sistema de ventas,

tráfico y despacho a través del sistema SITA, en el cual para la venta de boletos con

descuento de CH y CD, se obtiene información de la base de datos anterior (SIGE) por su

conexión a la información del registro civil, sin embargo, no se ha adoptado como

procedimiento obtener una copia del documento presentado por el menor o el ciudadano

de tercera edad, en vista de que la revisión de la información está a cargo del

Departamento de Ingresos.

8

Recomendaciones

Al Gerente de Finanzas y al Gerente de Tecnologías de la Información:

1. Para el control del Departamento de Ingresos, programarán en el sistema de ventas

de SITA un reporte de los boletos vendidos con descuento para niños y tercera edad,

para que automáticamente se compare con la base de datos del registro civil que

dispone el sistema SIGE, con el objeto de determinar en un 100% si se han extendido

este tipo de boletos a pasajeros que reunieron las condiciones; y en el caso de que

no consten en dicha base, se verifique en la información en línea que puede

proporcionar el Registro Civil.

2. Realizarán gestiones con instituciones relacionadas con la aplicación de tarifas con

descuentos (CONADIS, FAE) y se adecue el módulo de revisión para que permita

efectuar un cruce automático entre la información de la venta con las bases de datos

obtenidas para garantizar una adecuada aplicación de tarifas con descuentos.

Debilidades en los controles de Tesorería y falta de coordinación con el

Departamento de Contabilidad

El saldo del anexo de clientes que maneja el Departamento de Tesorería no concuerda a

una determinada fecha con la información que presenta la Gerencia de Finanzas en los

estados financieros.

Como evidencia de lo comentado, al 31 de diciembre de 2010 mientras en la base de

datos se presentó un saldo de 15.400.657,98 USD, la Gerencia de Finanzas reportó

2.334.714,78 USD, con lo cual se colige que la información no se actualiza ni se concilia a

fin de determinar errores u omisiones.

Entre las causas principales, se pudieron determinar las siguientes:

9

- El Manual Orgánico Estructural vigente desde el 20 de noviembre de 2008, define

bajo la dependencia del departamento de Tesorería a las secciones de Pagaduría,

Cartera y Cobranzas, y establece que su función es la de “Verificar y controlar en

forma oportuna el cobro de facturas y tarjetas de crédito de conformidad con los

convenios suscritos con cuentas corrientes o tarjetas…”; sin embargo, la función

de recaudación de valores se encuentra compartida con el Departamento de

Contabilidad que es el que registra la venta y controla la recuperación de las

ventas con tarjetas de crédito, tanto del BSP como de los puntos propios, con el

riesgo de que el registro y recuperación se concentren en una sola Sección.

La Norma de Control Interno 401-01 “Separación de funciones y rotación de

labores” señala que:

“La máxima autoridad y los directivos de cada entidad tendrán cuidado al definir las funciones de sus servidoras y servidores y de procurar la rotación de las tareas, de manera que exista independencia, separación de funciones incompatibles y reducción del riesgo de errores o acciones irregulares.- Para reducir el riesgo de error, el desperdicio o las actividades incorrectas y el riesgo de no detectar tales problemas, no se asignará a un solo servidor o equipo para que controle o tenga a su cargo todas las etapas claves de un proceso u operación”.

- En la evaluación no se evidenció que el Departamento de Tesorería realice

confirmaciones de los saldos de los registros de clientes, por falta de

procedimientos que definan un funcionario responsable de este control. Al

respecto las auditorías externas no han reportado observación alguna, ya que las

confirmaciones practicadas se han realizado a los saldos contables del balance.

La Norma de Control Interno 405-10 “Análisis y Confirmación de Saldos”, señala:

“…Los valores pendientes de cobro serán analizados mensualmente y al cierre de cada ejercicio fiscal, por parte del encargado de las cobranzas y del ejecutivo máximo de la unidad de Administración Financiera para determinar la morosidad, las gestiones de cobro realizadas, los derechos y la antigüedad del saldo de las cuentas.-… El responsable de la unidad de Administración Financiera, por lo menos una vez al año, enviará a los deudores los estados de cuenta de los movimientos y saldos a fin de confirmarlos, siempre que la naturaleza de las operaciones lo justifique”.

10

- Respecto a la base de datos que maneja el Departamento de Tesorería se

observó los siguientes aspectos, que restan confiabilidad de los reportes del

sistema integrado de gestión, con respecto al saldo de clientes:

- El campo que muestra la fecha de elaboración de la factura, no cuenta con

parámetros que permitan su validación, observándose por ejemplo la fecha

1 del mes 20 del año 1710.

- La función de anulación de las facturas está disponible para cualquier nivel de

los usuarios del sistema de Tesorería.

- El campo que identifica el estado de las facturas emitidas por Tame a sus

clientes se clasifica en cuatro: (AN) anulado, (CA) cancelado, (MO) mora y

(PE) pendiente; al momento que el Departamento de Tesorería emite una

factura por cualquier servicio que proporcione la Empresa, en dicho campo se

registra el estado pendiente (PE), cuando se realiza el comprobante de

ingreso por valores recaudados, en algunos casos, no se cambió el estado de

la factura, por falta de definición de procesos internos en este Departamento, lo

que ocasionó inconsistencia entre los saldos que presenta a una fecha

determinada la base de datos de clientes y los que reporta la Gerencia de

Finanzas.

La Norma de Control Interno 405-06 -Conciliación de los Saldos de las

Cuentas- menciona que:

“…Los saldos de los auxiliares se conciliarán periódicamente con los saldos de la respectiva cuenta de mayor general, con la finalidad de detectar la existencia de errores para efectuar los ajustes correspondientes...”

- Se mantiene en “Cuentas por Pagar Bancos”, depósitos no identificados por

165.693,28.USD, saldo que puede corresponder a cancelaciones de clientes que

no han sido identificadas por el departamento de Tesorería, originado que se

registre como valores por pagar y que pueden corresponder a recuperaciones de

cartera.

11

Conclusión

El saldo del anexo de clientes que maneja el Departamento de Tesorería no concuerda, a

una determinada fecha, con la información que presenta la Gerencia de Finanzas en los

estados financieros, debido a que en el sistema informático se mantuvo información

desactualizada e inconsistente; y, en el Departamento de Contabilidad se concentró todo

el proceso de registro y recuperación de los valores de clientes. Así como también a la

falta de confirmaciones de saldos y de validaciones en el sistema informático en los

campos de fecha y estado de las facturas; y por procesos no definidos en el

Departamento de Tesorería.

Recomendaciones

Al Gerente de Finanzas:

3. Centralizará en la Sección de Cartera y Cobranza el control de la recuperación de las

ventas a créditos y de las tarjetas de crédito, a fin de que el Departamento de

Contabilidad realice las actividades de registro y análisis de cuentas.

4. Establecerá procedimientos internos en el Departamento de Tesorería que definan

los funcionarios responsables para el cambio de estado de las facturas al momento

de recibir las cancelaciones y para la realización de confirmaciones con los clientes,

por lo menos una vez al año.

5. Conciliará en forma trimestral con los Departamentos de Tesorería General y

Contabilidad, los saldos del registro de clientes y el auxiliar de Cuentas por Cobrar,

dejando constancia por escrito de los resultados obtenidos.

12

Al Gerente de Tecnologías de la Información, Tesorera y Contador General: 6. Modificarán el módulo informático de clientes a fin de que:

- Se actualice automáticamente al registrar los ingresos por los pagos realizados,

considerando como campo de enlace el número de la factura.

- Defina un control para que el proceso de anulación de las facturas se controlado y

autorizado por la Tesorera General y no esté disponible la anulación de facturas a

otros niveles y usuarios.

Debilidades en el Control de Ventas de las Agencias de Viaje (BSP) con Tarjetas de

Crédito

Uno de los canales de ventas de boletos con tarjetas de crédito lo constituyen las

agencias de viajes que reportan sus ventas a través del BSP, esta información es

obtenida y registrada contablemente por el Departamento de Ingresos de la Gerencia de

Finanzas; con esta información un analista del Departamento de Contabilidad verifica la

conformidad e integridad de las recaudaciones; es decir, verifica manualmente al detalle,

cada una de las acreditaciones realizadas; obtiene las diferencias, de existir, solicita

información al Departamento de Ingresos para sustentar el cobro; vuelve a solicitar su

cancelación a la emisora de tarjetas de crédito, y lleva un control manual por cada

documento de cobro (CCF's) pendiente, a fin de que éstos no queden impagos.

El procedimiento de verificación es manual con aproximadamente 8.000 transacciones

mensuales, generando riesgo en la razonabilidad de la información, carga de trabajo

innecesaria y sub utilización de los recursos tecnológicos disponibles en la empresa.

La Norma de Control Interno 100-01 “Control Interno” al respecto establece:

13

“El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado…y tendrá como finalidad crear las condiciones para el ejercicio del control.- El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la protección de los recursos públicos.- El control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información, así como la adopción de medidas oportunas para corregir las deficiencias de control”.

Conclusión

El alto volumen de información generado en los pagos de tarjetas de crédito por las

ventas a través del BSP es controlado manualmente, lo que incrementa el riesgo de

errores en el registro de datos y la consabida subutilización del recurso informático para

efectuar controles automáticos.

Recomendación

A los Gerentes de Finanzas y Tecnología de la Información:

7. Establecerán los procesos necesarios para que se realice un cruce automático entre

la información de la venta de boletos a crédito por parte de las Agencias de Viajes

BSP y su recuperación, con el objeto de que el analista contable verifique solo las

inconsistencias, gestionando de ser necesario la implementación en las Agencias de

un punto propio de pago automático.

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Recepción de cheques sin certificar

Se mantiene pendientes de recuperación los siguientes cheques protestados

FECHA BANCO VALOR CONCEPTO GESTION DE

COBRO CLIENTE

11-11-10 Bolivariano 10 002,79 Vuelo charter Jurídico trámite legal Agencia de Viajes Travel Pacific

Business 11-11-10 Bolivariano 24 679,29 Vuelo charter Jurídico trámite legal

TOTAL 34 682,08

La Gerencia de Finanzas remitió a la Dirección de Auditoría General fotocopia del oficio

EY-j3-11-07 de 3 de enero de 2011 mediante el cual informó al Presidente Ejecutivo la

novedad presentada con la Agencia de Viajes Travel Pacific Business que contrató un

vuelo charter a Punta Cana y canceló en la Tesorería General con cheques no

certificados por el banco, los mismos que fueron protestados generando una cuenta por

cobrar de 34 682,08 USD a nombre de la agencia de viajes, los cheques protestados

fueron remitidos a la Dirección Jurídica el 13 de diciembre de 2010, sin que se evidencie

que se haya realizado acciones legales hasta el 20 de julio de 2011.

El recibir cheques sin la certificación del Banco también se observó en los puntos de

venta de Tame, en el reverso consta la sumilla de los agentes de venta, supervisores o

jefe de Unidades de Negocios y el sello que señala el número de la cuenta para depósito,

sin que conste un nombre completo, hecho que dificulta identificar el nombre del agente

de ventas que receptó los cheques que pueden ser protestados por el Banco.

La Gerencia de Finanzas mediante Circular EY-j3-b-08-030-944 de 11 de septiembre de

2008, dispuso a los puntos de venta de Tame Línea Aérea del Ecuador E.P. y

Agencias Generales que en cumplimiento a las recomendaciones de Auditoría Interna y

de la Contraloría General del Estado

“…solo se deben recibir cheques CERTIFICADOS por el valor exacto de la venta..- Los Agentes de venta deben sellar, endosar, y firmar cada cheque al elaborar los depósitos y ser verificados por la Supervisora o Jefe de cada oficina de ventas.- Las Supervisoras y Jefes de Unidades de Negocios pueden autorizar las aceptación a pasajeros, tomando todas las medidas de prevención….pero será bajo su exclusiva responsabilidad…”.

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La Norma de Control Interno 403-01 “Determinación y recaudación de los ingresos” al

identificar las formas de recaudación, establece:

“…Los ingresos obtenidos a través de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque certificado o cheque cruzado a nombre de la entidad serán revisados, depositados en forma completa e intacta y registrados en las cuentas rotativas de ingresos autorizadas, durante el curso del día de recaudación o máximo el día hábil siguiente”.

Conclusiones

La Tesorería General, los supervisores de ventas y los Jefes de las Unidades de Negocio

de Tame recibieron cheques sin certificar, lo que ha ocasionado una cuenta por cobrar de

34 682,08 USD por el cobro de vuelos charter.

Recomendaciones

A la Gerente de Finanza, Tesorera General, Jefes de Unidades de Negocios,

Supervisores y Agentes de Ventas

8. Recibirán únicamente cheques certificados por los bancos, las excepciones deben

ser autorizados por el Gerente de Finanzas, Jefes de Unidades o Supervisores de

Ventas, registrando los nombres de los servidores que autorizan y receptan los

cheques.

Al Director Jurídico

9. Realizará inmediatamente las acciones legales en contra de la Agencia Viajes Travel

Pasific Business S.A, a fin de recuperar los valores de los cheques protestados.

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Falta de procedimientos internos en la recuperación de Tasas por vuelos Charter

En Registro Oficial 358 publicado el 8 de enero de 2011, el Consejo Nacional de

Aviación Civil reformó el Art. 10.1 de la Resolución CNAC-066/2010 (publicada en el

R.O. 61 de 10 de agosto de 2010), en los siguientes términos:

“ARTÍCULO 10.1. Del Derecho por Uso de Terminal y Servicios Auxiliares, para operaciones internacionales. Se aplica a toda persona que no sea parte de la tripulación de vuelo que se embarque en un vuelo internacional, por el uso efectivo que esta haga de las instalaciones del terminal y por los servicios y facilidades que en él se le brinden.- El derecho por uso de terminal y servicios auxiliares para operaciones internacionales será incluido en el costo de los pasajes aéreos. Estos valores serán declarados y entregados a la Dirección General de Aviación Civil y a las concesionarias, según corresponda, por las operadoras aéreas, con base en los pasajeros que aborden vuelos comerciales o contratados (charter) o boleto utilizado.- Las compañías de aviación legalmente representadas en el Ecuador se constituyen en agentes de percepción, en tal calidad presentarán el manifiesto de pasajeros y depositarán, a través de los procedimientos de pago de la IATA o de los operadores aéreos en forma directa, el valor recaudado por este concepto, en la Dirección General de Aviación Civil, hasta dentro de los diez primeros días del siguiente mes, en concordancia con lo que determina el Art. 34 de la Ley de Aviación Civil, sin perjuicio de que el tiempo para el pago a los concesionarios pueda ser acordado, entre estos, la IATA y las aerolíneas, sin que se pueda superar el límite preestablecido en la mencionada ley”.

La aplicación de esta Resolución, esto es 8 de enero de 2011, afectó los contratos

firmados con anterioridad para la realización de vuelos charter internacionales, ya que no

se describía en ellos el total de pasajeros a embarcar, en vista de que no era necesario

porque el mismo pasajero pagaba las tasas en el aeropuerto, antes de su viaje.

En cumplimiento a la Resolución reformada, el procedimiento actual es que la Dirección

General de Aviación Civil o las Administradoras de los aeropuertos, para el cobro de las

tasas aeroportuarias, remiten a Tame Línea Aérea del Ecuador EP cada 10 días, el

detalle de los pasajeros embarcados en vuelos internacionales, según información del

formulario entregado por la empresa denominado Hoja de Peso y Balance.

Esta información es revisada por el área de control de impuestos de la Gerencia de

Finanzas, que concilia los datos del sistema integrado SIGE con los vuelos charter,

determinando el número de pasajeros trasportados e inicia el trámite de pago de las tasas

correspondientes.

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Para el cobro a los solicitantes de los vuelos charter, el departamento de Tesorería recibe

la información de pago y las liquidaciones de la sección de charter de la Gerencia

Comercial ; sin embargo, al momento de aplicarse la reforma legal este Departamento no

recibió la información, por lo que no facturó con oportunidad el valor de las tasas a los

clientes y operadoras turísticas por los pasajeros embarcados, generándose una cartera

por cobrar por este concepto de 18 819,66 USD, según oficio de la Gerencia de Finanzas

EY-j3-11-541 de 5 de octubre de 2011 dirigido a la Gerencia General para que la

Gerencia Comercial tome acciones al respecto.

Situación que se produce debido a que la administración no tomó las medidas pertinentes

a fin de adecuar los procesos internos ante el cambio de las disposición legales, que

permita una coordinación adecuada entre las áreas relacionadas.

Conclusión

La administración de Tame Línea Aérea del Ecuador EP no dispuso que se adecue el

procedimiento de cobro de las tasas por servicios aeroportuarios que se incluyen en los

boletos aéreos, luego de la Resolución reformatoria dispuesta por el Consejo Nacional de

Aviación Civil con respecto a los derechos de uso de los terminales para operaciones

internacionales, lo cual afectó el proceso de recaudación en los vuelos charter ya que no

se facturó y recuperó de los clientes y operadoras turísticas 18 819,66 USD, por este

concepto, valores que permanecen en Cuentas por Cobrar.

Recomendación

A los Gerentes Comercial y de Finanzas

10. Determinarán e incluirán en los contratos de los vuelos contratados (charter), que

depositen un fondo que cubra el valor de las tasas por la capacidad del avión que

será liquidado al finalizar el vuelo.

18

Falta de políticas de archivo de la documentación de recaudación

El archivo de la documentación de sustento de la recaudación por la venta de boletos por

transporte de pasajeros y carga, se mantiene en el departamento de Ingresos,

permaneciendo en la Gerencia de Informática la información en medio magnéticos; sin

embargo, se determinó que la empresa no cuenta con una norma interna que defina las

políticas de conservación de los archivos físicos y magnéticos, lo que ha originado que los

custodios de la información desconozcan el tiempo que deben mantener los archivos en

sus sitios de trabajo y cuando deben almacenarlos en un archivo pasivo para su posterior

destrucción, situación que pone en riesgo la información generada por las operaciones de

la Empresa.

Al respecto la Norma de Control Interno 405-04 “Documentación de respaldo y su

archivo”, señala :

La máxima autoridad, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas y jurídicas vigentes.-… Corresponde a la administración financiera de cada entidad establecer los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación sustentatoria, que será archivada en orden cronológico y secuencial y se mantendrá durante el tiempo que fijen las disposiciones legales vigentes”.

Conclusión

La empresa no cuenta con una norma interna que defina las políticas de conservación de

los archivos físicos y magnéticos, lo que ha originado el riesgo de conservación de la

información ya que los custodios desconocen el tiempo que deben mantener la

documentación.

Recomendación

A los Gerentes de Finanzas, Recursos Humanos, Tecnologías de la Información y Jefe de

la Sección Archivo General:

11. Definirán las políticas y los responsables de la conservación de los documentos

físicos y magnéticos que respaldan los ingresos de la empresa, referenciándolos con

las normas legales y técnicas vigentes.

19

Inadecuados procedimientos para el manejo de cuentas bancarias

De la evaluación realizada al manejo de las 24 cuentas corrientes bancarias, distribuidas:

11 para la recaudación de los ingresos y pagos al exterior, 3 para la gestión operacional y

10 para cubrir los gastos que demandan las gestiones de cada Unidad de Negocios a

través de fondos rotativos, se determinó lo siguiente:

Falta de firmas alternas que faciliten la gestión:

- Conforme las certificaciones remitidas por las instituciones bancarias se observó que

las cuentas de las Unidades de Negocios de Tame EP tienen el siguiente registro de

firmas:

Unidad de Negocios

No. Cuenta Banco Registro de

Firmas Funcionarios Autorizados

Observación

Esmeraldas 3169513904 Pichincha Independiente

Jefe Unidad Negocios ó Supervisora de Ventas

No cuenta con firma alterna

Cuenca 3092647304 Pichincha Independiente

Jefe Estación ó Secretaría (Agente de Tráfico)


Coca 3175219804 Pichincha Independiente

Jefe Unidad de Negocios ó Supervisor de Tráfico


Machala 120102672 Machala Conjuntas Jefe de Unidad y Agente de Seguridad


San Cristóbal

5330084 Pacífico Independiente Jefe de Estación ó Supervisora de Tráfico


Santa Cruz 750015263 Fomento Independiente Jefe de Estación ó Agente de Tráfico


Cali 12089736 Occidente Conjuntas Jefa de Unidad y

Supervisora de Tráfico

SI hay firma alterna

12090361 Occidente Conjuntas SI hay firma alterna

Lago Agrio 3179717304 Pichincha Conjuntas Jefe de Unidad y Agente de Tráfico


Loja 3006697404 Pichincha Independientes y conjunta

Jefa de Unidad y/o Supervisoras de Ventas

SI hay firma alterna

NOTA: Todos los funcionarios están autorizados para firmar por el jefe de la Unidad

20

- Del cuadro anterior se observa que en la mayoría de las Unidades de Negocios no se

registran firmas alternas que faciliten las actividades en caso de ausencia de uno de

los titulares de las cuentas.

Funcionarios autorizados están cargo de recursos económicos

- Por la polifuncionalidad que requiere una Unidad de Negocios, los funcionarios

autorizados desempeñan otros cargos como: agentes y supervisoras de ventas,

secretarias y agentes de tráfico, es decir, algunos están a cargo de recursos

financieros.

Existencia de cuentas bancarias sin movimiento

- La Superintendencia de Bancos y Seguros confirmó que mantiene activa y a nombre

de Tame Línea Aérea del Ecuador la cuenta de ahorros 4501180881 en la

Cooperativa de Ahorro y Crédito 29 de Octubre sin ningún movimiento; por lo que con

oficio EY-j3-11-248 de 20 de julio de 2011 el Gerente General de Tame solicitó el

cierre de la cuenta. Según la Tesorera General la misma se apertura con la

autorización de la máxima autoridad.

Tame no cuenta con una reglamentación específica

- No se evidenció un manual o instructivo que defina las funciones, responsabilidades y

procedimientos que guíen la apertura de las cuentas bancarias en el país y en el

exterior, el registro de firmas, entre otros aspectos de control. Existe un Reglamento

para el manejo de fondos rotativos, pero el mismo no está actualizado, su última

revisión data de 1998 y no norma los aspectos comentados.

Al respecto la Norma de Control Interno 403-06 “Cuentas corrientes bancarias”, señala:

“…se abrirán bajo la denominación de la entidad u organismo público y su número será el estrictamente necesario, con la finalidad de mantener un adecuado control interno. Al aperturar las cuentas bancarias, se registrarán las firmas de las servidoras y servidores autorizados. Las servidoras y servidores asignados para el manejo y control de las cuentas bancarias, no tendrán funciones de recaudación de recursos financieros, de recepción de recursos materiales, de registro contable, ni de autorización de gastos…”

21

Conclusiones

La falta de políticas que estandaricen el manejo de las cuentas corrientes, apertura y

registro de firmas, cierre y administración de los fondos, ocasionó que la mayoría de

cuentas bancarias no dispongan de firmas alternas que agiliten el desenvolvimiento

administrativo de las Unidades de Negocios, en caso de ausencia del titular de la cuenta.

El manejo de las cuentas corrientes de fondos rotativos de las Unidades de Negocio, en

algunos casos está a cargo de funcionarios que manejan recursos financieros de la

Empresa, distintos a los fondos rotativos de las Estaciones.

Recomendaciones

Al Gerente de Finanzas:

12. Preparará para la aprobación del Gerente General un reglamento que defina las

funciones y responsabilidades que se deben observar para la apertura de cuentas

nacionales e internacionales, las firmas autorizadas, las firmas alternas y los

procedimientos a seguir en la administración de los fondos, evitando en lo posible que

los servidores autorizados manejen recursos provenientes de las ventas de boletos y

carga.

13. Dispondrá a los Jefes de las Unidades de Negocios, registren firmas de

responsabilidad conjuntas para el giro de los cheques y una firma alterna para el caso

de ausencia de uno de los titulares.

Conciliaciones bancarias no automatizadas

Con respecto a las cuentas principales de la Entidad, un funcionario de la sección Análisis

de Cuentas del Departamento de Contabilidad de la matriz, realiza la conciliación de las

cuentas corrientes que maneja la Tesorera General comparando los registros contables y

el Mayor de Bancos con los estados bancarios certificados; sin embargo, en la cuenta

corriente número 3041168104 del Banco Pichincha, que maneja el 90% de los

movimientos de la Empresa, no se aplica este procedimiento, ya que su conciliación se

realiza mensualmente en base a los registros de las cuentas del Mayor y el movimiento

22

de la cuenta corriente obtenido de la pagina WEB del Banco, en vista de que para esta

cuenta el Banco Pichincha no entrega estados bancarios por el volumen de registros.

Se evidenció que este proceso de conciliaciones bancarias se realiza básicamente en

forma manual, utilizando únicamente un reporte de cheques girados y no cobrados que se

obtiene del sistema integrado de la Gerencia de Finanzas una vez que es ingresada la

información, realizando cruces en Excel como ayudas, pero manteniendo el control

manual para determinar los ajustes contables por las diferencias encontradas.

La información de movimientos de cuentas corrientes están siendo presentados por las

instituciones bancarias en las páginas web en formatos Excel, PDF, etcétera, que podrían

ser bajados y manipulados para realizar conciliaciones bancarias, utilizando de ser

necesario sistemas ACL, que dispone la Empresa en otras áreas administrativas.

La Norma de Control Interno 100-01 “Control Interno”, establece lo siguiente:

“El control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información, así como la adopción de medidas oportunas para corregir las deficiencias de control.”

Conclusión

Las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes principales de la Empresa, se

elaboran manualmente, subutilizando los recursos donde se mantiene registrada la

información.

Recomendaciones

A los Gerentes de Finanzas y de la Tecnología de la Información:

14. Desarrollarán un modulo informático o utilizarán las licencias de ACL, con el objeto

de efectuar conciliaciones bancarias automáticas de las cuentas corrientes

principales, dejando solo la revisión de las inconsistencias al Analista Contable.

23

Pago de obligaciones canceladas fuera de las fechas convenidas causaron pago de

multas

La Dirección de Auditoría Interna efectuó un análisis del anexo remitido por la Gerencia de

Finanzas de la cuenta Valores por Liquidar Proveedores Nacionales, determinándose que

se pagó multas por el pago de obligaciones fuera de la fecha máxima establecida por las

planillas o facturas del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, Dirección General de

Aviación Civil (DGAC) y Corporación Aeroportuaria Eloy Alfaro (Manta), según el siguiente

detalle:

Acreedor Concepto Vencimiento

Factura Fecha de

Pago Valor de la

multa

IESS Fondos de reserva 2008-08-31 2008-09-25 29,90

Razón de la demora: No se determinó, por la falta de documentos de soporte. Sin embargo, el sistema informático financiero registra que el proceso de pago desde la generación de la solicitud hasta la cancelación al IESS se efectuó en un solo día (25-sep-2008).

IESS Planillas aportes

junio-2007 2007-07-10 2007-08-13 170,00

Razón de la demora: Al momento de realizarse el débito automático, la cuenta corriente no contaba con los fondos suficientes, aún cuando si disponía horas más tarde, sin que el Banco notifique al respecto y la Gerencia de Finanzas advierta del pago no realizado. Por ello en gestiones posteriores, se consiguió del Banco la recuperación de las multas, intereses y moras patronales que se generaron por este concepto.

IESS Glosa por

resp.patronal 2008-11-21 202,22

Razón de la demora: En el tiempo de mora patronal, indicado en el punto anterior, se dio atención médica a una funcionaria.

DAC Multa por realizar vuelo Charter sin

autorización 2008-08-12 2 500,00

Razón de la demora: No se evidenció la razón por la cual no se solicitó autorización a la Autoridad Aeronáutica para realizar un vuelo Charter el 11 de mayo de 2008 en la ruta Quito-Guayaquil-Galápagos.

DAC Intereses de mora

por pago tardío 2008-08-13 83,00

Razón de la demora: No se conoció las razones por las cuales transcurrieron un lapso de siete días entre la recepción de la multa indicada en el punto anterior, por parte del Técnico de Derecho Aeronáutico y su trámite a la Gerencia de Finanzas, lo que originaron estos intereses.

24

DAC

Multa por no inscribir

documentos aéreos

2008-06-16 5 166,00

Razón de la demora: En oficio informe 05-EY-1ñ-09 del 3 de febrero de 2009, la Dirección de Auditoría consideró que es el Gerente de Logística el que debía establecer a los funcionarios responsables de no registrar en las oficinas de Transporte Aéreo de la DAC la nueva secuencia de documentos aéreos y guías de carga previa a su utilización, pero no se conoció de acción alguna.

DAC Intereses por mora

en el pago de varias planillas

2009-05-21 124,82

2009-12-17 26,84

Razón de la demora: No se conoce la razón por la cual se canceló con demora once (11) facturas: 68848, 68849, 68850, 68852, 68854, 73793, 73708, 73812, 73827, 73833 y 73844 a la DAC, siendo cancelado varios valores mínimos por intereses, con el fondo de Caja Chica de Tesorería General.

DAC

Intereses por mora en facturas de

arrendamientos

2009-10-05 2009-10-16 104,57

2009-10-09 2009-10-19 42,97

Razón de la demora: Se desconoce el funcionario o proceso que no agilitó el pago de las facturas de arrendamiento del Aeropuerto de Manta, entregado a la Gerencia de Logística, Departamento de Infraestructura, el 25 de septiembre y 8 de octubre de 2009, respectivamente y debiéndose cancelar hasta el 5 y 9 de octubre de 2009.

DAC Diferencias y

multas 2009-10-12 52 548,35

Razón de la demora: Corresponde a la diferencia en tasas aeroportuarias por uso del terminal y seguridad de los días 30 y 31 de enero, febrero y marzo del 2009, a raíz del cambio de una Resolución que modificó estas tasas y que Tame dejó de cobrar a sus clientes, desconociendo las razones por las que la Empresa no implementó la Resolución de la DAC a tiempo.

CORP. AEROP. ELOY ALFARO

Intereses de mora

2009-02-16 164,85

Razón de la demora: No se conoció las razones por las que se generaron intereses en el pago con demora de las alícuotas de energía eléctrica y agua potable de las Instalaciones del Aeropuerto de Manta en enero de 2009.

TOTAL 61 163,52

Como se menciona en cada uno de los rubros, no se conoce con certeza los funcionarios

o procesos que impidieron cancelar las facturas, derechos o planillas con oportunidad;

además la administración no ha implementado un control de vencimientos de las

obligaciones, lo que originó que se mantenga en una cuenta por cobrar “varios”, como es

la cuenta Valores por Liquidar, un saldo de 61 163,52 USD.

25

Con Oficio 47-EY-1ñ-11 de 23 de marzo de 2011, la Dirección de Auditoría Interna

informó de estos hechos al Presidente Ejecutivo, quien con memorando EY-1-11-180 del

23 de marzo del 2011 dispuso que se ejecute un examen especial a la cuenta contable

que registra dichas multas, examen que se considerará como actividad complementaria

del Plan de Control del año 2012.

La Norma de Control Interno 403-10 “Cumplimiento de obligaciones”, establece:

“Las obligaciones contraídas por una entidad serán autorizadas, de conformidad a las políticas establecidas para el efecto; a fin de mantener un adecuado control de las mismas, se establecerá un índice de vencimientos que permita que sean pagadas oportunamente para evitar recargos, intereses y multas.-Las obligaciones serán canceladas en la fecha convenida en el compromiso, aspecto que será controlado mediante conciliaciones, registros detallados y adecuados que permitan su clasificación, sean éstas a corto o largo plazo…”.

Conclusión

Tame pagó multas al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y a la Dirección General

de Aviación Civil, debido a que canceló las obligaciones fuera de la fecha máxima

establecido por estas entidades y por no contar con un control de vencimientos, lo que

generó que se registren en una cuenta por cobrar el valor de 61 163,52 USD, sin que se

pueda establecer la responsabilidad personal y pecuniaria.

Recomendación

Al Gerente de Finanzas y Contador General:

15. Verificarán que las obligaciones sean canceladas dentro de las fechas convenidas

en los compromisos, estableciendo índices de vencimiento y registros detallados del

proceso seguido por las solicitudes de pago, para evitar recargos e intereses y

permitir revisiones posteriores por los entes de control.

26

Control deficiente del vencimiento de las garantías

La Dirección Jurídica es la encargada de recibir las garantías de los contratos suscritos

por la empresa, las cuales son remitidas a la Tesorería General, unidad que se encarga

únicamente de su custodia y de mantener manualmente un detalle cronológico de las

garantías recibidas, sin utilizar un sistema de control automatizado que permita consultar

o informar sobre el estado de las garantías y establecer la caducidad con oportunidad

para solicitar su renovación, salvaguardando los recursos de la entidad.

La Dirección Jurídica administra un sistema integrado de información de contratos, donde

no se registran los datos generales de las garantías y al cual no tiene acceso la Tesorería

General.

La situación anotada se debe a que la Tesorería General no ha generado la necesidad de

automatizar la información, en virtud de que el control de las garantías lo ha venido

realizando los administradores de los contratos, existiendo el riesgo de que al distribuirse

el control, éste no sea efectivo.

El Departamento de Contabilidad solicita en forma mensual a la Tesorería General un

detalle de las garantías bancarias, como anexo de la cuenta “Depósitos en garantía

nacional”, detalle que cuadra con los documentos físicamente encontradas; sin embargo,

se observó que se mantenían garantías de contratos vencidos o cumplidos.

La Norma de Control Interno 403 – 12 “Control y Custodia de Garantías”, establece,

en la parte respectiva:

“La tesorería de cada entidad pública, ejercerá un control adecuado y permanente de las garantías con el fin de conservarlas y protegerlas, en los siguientes aspectos.-Las garantías presentadas deben corresponder a cualquiera de las formas de garantías contempladas en las disposiciones legales vigentes.- La recepción de los documentos se efectuará previo al pago de los anticipos y se verificará que cumplan con los requisitos señalados en la ley.- Custodia adecuada y organizada de las garantías.- Control de vencimientos de las garantías recibidas.-La Tesorería informará oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las garantías a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovación o ejecución, según sea el caso.”

27

Conclusión

La Tesorera General recepta y custodia las garantías entregadas por los proveedores,

pero no lleva un control automatizado de sus vencimientos, que permita alertar al

administrador del contrato o áreas relacionadas para una renovación o devolución de las

mismas, salvaguardando los recursos económicos de la empresa.

Recomendaciones

A los Gerentes de Finanzas y Tecnología de la Información

16. Desarrollarán un módulo informático integrado, a fin de que la Tesorera General,

disponga de una herramienta que le permita controlar la recepción y vencimiento de

las garantías e informe a los administradores de los contratos para que exijan a los

proveedores la entrega o actualización de las mismas previo al pago.

A los Gerentes de Finanzas y de Recursos Humanos

17. Incluirán en el manual de funciones de la Tesorera General el control del vencimiento

de las garantías

Al Supervisor de Control Previo y Tesorera General

18. Verificarán que previo al pago de facturas por anticipos, los proveedores hayan

entregado las garantías.

Al Director Jurídico

19. En cumplimiento a lo que se establezca en cada contrato, procederán a recabar las

respectivas garantías e ingresen al módulo informático de contratos, los datos

generales y los relacionados con la vigencia, con el fin de que la Tesorería General

esté integrada a esta información.

Atentamente,

ING. ROBERTA ESTUPIÑAN R. Directora de Auditoría General

28

ANEXO 1

SERVIDORES RELACIONADOS CON EL EXAMEN AL 28 DE FEBRERO DE 2011

NOMBRE CARGO

BRIG (SP) GUSTAVO CUESTA MOSCOSO Presidente Ejecutivo

TCRN. NELSON VALLEJO AYALA Gerente Comercial

CAPT. KARINA NUQUES OCHOA Gerente de Finanzas

ING. FABIAN MOREANO ALMEIDA Gerente de Tecnología Información

ABOG. TARQUINO VASQUEZ FUENTES Director Jurídico Enc.

DR. WILLIAM WILCHEZ GARCIA Jefe Departamento de Seguros

LIC. EDUARDO BUNCE TERAN Contador General

ING. ROSA CALDERON ESPINOSA Tesorera General

ECO. PATRICIO CARDENAS VERGARA Jefe de Presupuestos

CPA. GERMAN ALMEIDA CRUZ Jefe de Ingresos

LIC. ORLANDO PAREDES SANTACRUZ Jefe de Nómina

TEG. DANIEL SORIA VALENCIA Analista de Control Previo

TEG. PATRICIA REVELO PÉREZ Jefe Analista de Cuentas

29

Anexo 2

RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 403

"ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-TESORERÍA"

NORMA CONFIANZA NIVEL DE RIESGO

403-01 87,50 BAJO

403-02 96,00 BAJO

403-03 100,00 BAJO

403-04 85,71 BAJO

403-05 96,67 BAJO

403-06 88,89 BAJO

403-07 88,00 BAJO

403-08 98,46 BAJO

403-09 93,33 BAJO

403-10 86,67 BAJO

403-11 100,00 BAJO

403-12 80,00 BAJO

403-13 100,00 BAJO

403-14 100,00 BAJO

403-15 100,00 BAJO

NIVEL DE CONFIANZA 93,42 BAJO

30

CRONOGRAMA DE APLICACIÓN DE RECOMENDACIONES

No CARGOS /

RECOMENDACIONES DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV

FIRMAS DE LOS SERVIDORES

RESPONSABLES DEL

CUMPLIMIENTO O APLICACIÓN

GERENTE DE FINANZAS Y GERENTE DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

1

Para el control del Departamento de Ingresos, programen en el sistema de ventas de SITA un reporte de los boletos vendidos con descuento para niños y tercera edad, para que automáticamente se compare con la base de datos del registro civil que dispone el sistema SIGE, con el objeto de determinar en un 100% si se han extendido este tipo de boletos a pasajeros que reunieron las condiciones; y en el caso de que no consten en dicha base, se verifique en la información en línea que puede proporcionar el Registro Civil.

NOTA 1

2

Realicen gestiones con instituciones relacionadas con la aplicación de tarifas con descuentos(CONADIS, FAE) y se adecue el módulo de revisión para que permita efectuar un cruce automático entre la información de la venta con las bases de datos obtenidas para garantizar una adecuada aplicación de tarifas con descuentos.

NOTA 1

Anexo 3 EMPRESA PÚBLICA TAME LINEA AEREA DEL ECUADOR “TAME EP”

31


No CARGOS /

RECOMENDACIONES DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV

FIRMAS DE RESPONSABLES

7

Establezcan los procesos necesarios para que se realice un cruce automático entre la información de la venta de boletos a crédito por parte de las Agencias de Viajes BSP y su recuperación, con el objeto de que el analista contable verifique solo las inconsistencias, gestionando de ser necesario la implementación en las Agencias de un punto propio de pago automático.

NOTA 1

11

Definirán las políticas y los responsables de la conservación de los documentos físicos y magnéticos que respaldan los ingresos de la empresa, referenciándolos con las normas legales y técnicas vigentes.

NOTA 1

14

Desarrollen un modulo informático o utilicen las licencias de ACL, con el objeto de efectuar conciliaciones bancarias automáticas de las cuentas corrientes principales, dejando solo la revisión de las inconsistencias al Analista Contable.

NOTA 1

16

Desarrollarán un módulo informático integrado, a fin de que la Tesorera General, disponga de una herramienta que le permita controlar la recepción y vencimiento de las garantías e informe a los administradores de los contratos para que exijan a los proveedores la entrega o actualización de las mismas previo al pago

NOTA 1


32


No CARGOS /RECOMENDACIONES DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV FIRMAS DE

RESPONSABLES

GERENTE DE FINANZAS (En coordinación con sus dependencias)

3

Centralice en la Sección de Cartera y Cobranza el control de la recuperación de las ventas a créditos y de las tarjetas de crédito, a fin de que el Departamento de Contabilidad realice las actividades de registro y análisis de cuentas.

NOTA 1

4.

Establezca procedimientos internos en el Departamento de Tesorería que definan los funcionarios responsables para el cambio de estado de las facturas al momento de recibir las cancelaciones y para la realización de confirmaciones con los clientes, por lo menos una vez al año.

NOTA 1

5

Concilie en forma trimestral con los Departamentos de Tesorería General y Contabilidad, los saldos del registro de clientes y el auxiliar de Cuentas por Cobrar, dejando constancia por escrito de los resultados obtenidos

NOTA 1

8

Recibirán únicamente cheques certificados por los bancos, las excepciones deben ser autorizados por el Gerente de Finanzas, Jefes de Unidades o Supervisores de Ventas, registrando los nombres de los servidores que autorizan y receptan los cheques.

NOTA 1


33



RESPONSABLES

12

Prepare para la aprobación del Gerente General un reglamento que defina las funciones y responsabilidades que se deben observar para la apertura de cuentas nacionales e internacionales, las firmas autorizadas, las firmas alternas y los procedimientos a seguir en la administración de los fondos, evitando en lo posible que los servidores autorizados manejen recursos provenientes de las ventas de boletos y carga.

NOTA 1

13

Disponga a los Jefes de las Unidades de Negocios, registren firmas de responsabilidad conjuntas para el giro de los cheques y una firma alterna para el caso de ausencia de uno de los titulares

NOTA 1

15

Verifique que las obligaciones sean canceladas dentro de las fechas convenidas en los compromisos, estableciendo índices de vencimiento y registros detallados del proceso seguido por las solicitudes de pago, para evitar recargos e intereses y permitir revisiones posteriores por los entes de control.

NOTA 1

18

Verificarán que previo al pago de facturas por anticipos, los proveedores hayan entregado las garantías.

NOTA 1


34



RESPONSABLES

GERENTE DE INFORMATICA, TESORERA Y CONTADOR GENERAL

6

Modifiquen el módulo informático de clientes a fin de que: - Se actualice automáticamente al

registrar los ingresos por los pagos realizados, considerando como campo de enlace el número de la factura.

- Defina un control para que el proceso de

anulación de las facturas se controlado y autorizado por la Tesorera General y no esté disponible la anulación de facturas a otros niveles y usuarios.

NOTA 1

GERENTES COMERCIAL Y FINANZAS

10

Determinarán e incluirán en los contratos de los vuelos contratados (charter), que depositen un fondo que cubra el valor de las tasas por la capacidad del avión que será liquidado al finalizar el vuelo.

NOTA 1

GERENTE DE RECURSOS HUMANOS Y FINANZAS

11

Definirán las políticas y los responsables de la conservación de los documentos físicos y magnéticos que respaldan los ingresos de la empresa, referenciándolos con las normas legales y técnicas vigentes.

NOTA 1


35



RESPONSABLES

17

Incluirán en el manual de funciones de la Tesorera General el control del vencimiento de las garantías.

NOTA 1

DIRECTOR JURIDICO

9

Realice inmediatamente las acciones legales en contra de la Agencia Viajes Travel Pasific Business S.A, a fin de recuperar los valores de los cheques protestados

NOTA 1

19

En cumplimiento a lo que se establezca en cada contrato procedan a recabar las respectivas garantías e ingresen al módulo informático de contratos, los datos generales y los relacionados con la vigencia, con el fin de que la Tesorería General esté integrada a esta información.

NOTA 1

NOTA

1. En la Matriz no se registran las firmas de aceptación de las recomendaciones emitidas, en vista de que la aplicación

efectiva depende del momento en que el Gerente General disponga su cumplimiento, una vez que la Contraloría General apruebe el contenido del informe después de un proceso de revisión, en el cual también se pueden incluir cambios.

Elaborado por: Revisado por:

Lic. Federico Paucar Lic. Johnny Anguisaca JEFE DE EQUIPO SUPERVISOR


Anexo 4

Acciones correctivas tomadas en el transcurso del examen.

TÍTULO DEL

COMENTARIO

ACCIÓN TOMADA

SITUACIÓN ACTUAL

Procedimientos para manejo de cuentas bancarias

El Gerente General de Tame con oficio EY-j3-11-248 de 20 de julio de 2011 solicitó a la Cooperativa de Ahorro y Crédito 29 de Octubre el cierre de la cuenta asignada a Tame con el número 4501180881 que no tiene movimiento

Se solicitó el cierre de la cuenta de ahorros que no registraba movimiento.

36

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