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INSTRUCTIVO DE TRABAJO I-GBB-002

EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DE QUITO

INSTRUCTIVO DE INGRESO, ALMACENAMIENTO Y DESPACHO DE MATERIALES Y REPUESTOS

O EPO .,m.

de Quito

Trole Sur Oriental Central Norte Sur Occidental Ecovia EPQ x

PROCESO:

Gestión de Bodegas y Bienes

ALCANCE:

Desde: Ingreso de Materiales y/o repuestos

Hasta: Entrega de materiales y/o repuestos

SISTEMA: Operatividad interna de la bodega

RESPONSABLE: Todo el personal de la unidad de bodega.

FECHA: Febrero de 2014. VERSION: 2.0

INGRESO N°

1

A BODEGA TAREA

Antes de proceder con el ingreso debera haberse cumplido la P8 del Procedimiento para la Administración de Materiales de la Bodega.(Entrega-Recepción conforme: proveedor-adquisiciones-bodega)

ILUSTRACION HERRAMIENTA/EQUIPO

Formulario Comprobante de Entrega a Bodega Repuestos/ Bienes

(Ver Anexo)

2 El Analista de bodega y los bodegueros deberá recibir los materiales y repuestos.

Computadora 3

El Analista y los bodegueros realizarán revisión cuantitativa de materiales e ingreso físico a bodega.

7 El Analista o los bodegueros realizarán el ingreso de materiales al sistema de inventarios.

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8

El Especialista o el Analista de Bodega remitirán la factura original y el ingreso a bodega a la Coordinación Administrativa para proceso de pago.

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ALMACENAMIENTO

9

Una vez realizado el ingreso de materiales al sistema de inventarios, los bodegueros revisarán la ubicación de materiales y repuestos en la hoja electrónica

Computadora.

10 Los bodegueros de turno trasladarán los materiales y repuestos a las zonas y estanterías correspondientes.

Plataforma con guía

*El presente instructivo se elaboró con la participación directa del personal de bodega según el Acta Ng 001 (Bodega). Página 1 de 6

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Trole n Sur Oriental Central Norte Sur Occidental E Ecovía EPQ

11 Los bodegueros deberán ubicar en estanterías.

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Gradillas

DESPACHO N°

12

TAREA

Para despacho de materiales y repuestos, el bodeguero de turno recibirá el número de requisición de materiales

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HERRAMIENTAIEQUIPO

13

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El bodeguero revisará en el sistema los materiales y/o repuestos solicitados.

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El bodeguero realizará Picking de despacho.

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Plataforma con guía

15 El bodeguero revisará cualitativa y cuantitativamente los materiales y repuestos.

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Repuestos y/o materiales

16

El bodeguero generará en el sistema de inventarios el documento llamado SALIDA DE PARTES y registrará las firmas respectivas

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Computadora

17 El Analista o los bodegueros se encargarán de archivar los egresos.

Archivadores

Tiempo Estándar de Trabajo: Número de Técnicos que realizan el Trabajo:

1 hora 3 bodegueros por turno

J

* El presente instructivo se elaboró con la participación directa del personal de bodega según el Acta N-9 001 (Bodega). Página 2 de 6

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EPO ,, —,.

EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE INSTRUCTIVO DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DE QUITO

TRABAJO I-GBB-002


Trole Sur Oriental Central Norte Sur Occidental Ecovia

___

EPQ

INSUMOS DESCRIPCION CODIGO BODEGA

Computadora de escritorio COM036N UNIDAD

CU CANTIDAD

Archivador Bene Oficio ARCOO2N CU 1 Archivador Bene Telegrama ARC003N CU

ASPECTOS RELEVANTES FIGURAS

El cumplimiento de los instructivos establecidos será monitoreado por la Dirección de Planificación y Desarrollo de la EPQ en conjunto con el Especialista de Bodega.

El incumplimiento de los procedimientos, instructivos y políticas establecidas, será objeto de sanción de acuerdo al Reglamento Interno de Seguridad y Salud y demás Reglamentos Internos de la EPQ.

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INGRESO ALMACENAMIENTO DESPACHO

POLÍTICAS GENERALES

A.- INGRESO.

Pl. Para la recepción al proveedor, el Administrador de Contrato o la persona encargada del proceso deberá notificar por correo electrónico al Especialista de Bodega con anticipación de al menos 24 horas, con la finalidad de coordinar con el personal operativo y establecer ubicación, definir espacios en las estanterías en caso de ser necesario.

P2. La recepción al proveedor se debe realizar única y exclusivamente en la zona de recepción a proveedores.

P3. En el proceso de entrega a bodega que realiza el Administrador de Contrato, intervendrán en dicho proceso el Especialista de Bodega o su delegado y el Analista de Bodega para la constatación física de lo estipulado en el Documento de Entrega a Bodega.

P4. Todo tipo de material y repuestos deben ingresar por la puerta principal con su respectiva documentación de respaldo; para el caso de mercaderías de tamaño grande y peso se ingresarán por la puerta destinada para materiales de características indicadas.

P5. La bodega general, en ningún caso receptará encargos temporales de materiales, repuestos, equipos y otros productos que no sean entregados con el Documento de Entrega a Bodega; para el caso de repuestos reparados deben ingresar únicamente con el documento Ingreso a Bodega de Repuesto Reparado.

P6. El ingreso de materiales y repuestos al sistema de inventarios, deben realizar únicamente el Especialista o el Analista de Bodega.

P7. Una vez ingresado al sistema de inventarios, el Especialista o el Analista de bodega deben revisar el kardex para garantizar el stock real.

*El presente instructivo se elaboró con la participación directa del personal de bodega según el Acta Ale 001 (Bodega). Página 3 6

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Trole Sur Oriental n Central Norte E Sur Occidental E Ecovía E EPQ

B.- ALMACENAMIENTO

P8. Antes de ubicar en las estanterías respectivas, todos los materiales y repuestos deben ser codificados, de lo contrario no podrán ser almacenados. La codificación se debe realizar de acuerdo a la P9, literal b del Procedimiento para /a Administración de los Materiales de la Bodega.

N (nuevo) - R (reparado) Consta de 1 digno

Ses pnmeras letras del nornere del material Consta de 3 d [tos

Lt,..( Ser:e secuencial del material Corsta de 3 cl.gitos

P9. Todos los productos sean nuevos o reparados deben tener su ubicación en las estanterías: número de zona, número de estantería, número de percha y número de nivel; y un mismo producto no puede existir en otras zonas.

P10. La manipulación de productos con un peso superior a 25 kg., debe realizarse con montacargas o implementos mecánicos que faciliten la labor, o en su defecto con la ayuda de dos personas.

P11. El almacenamiento de materiales y repuestos debe realizarse en función del análisis ABC de consumo.

P12. El material o repuesto que no haya tenido movimiento en un periodo igual o mayor a un año, se considerará material sin movimiento. Si después de haber promovido su utilización no ha sido requerido, se definirá su destino final, previa ratificación o rectificación del área usuaria.

P13. Los neumáticos deben ser almacenados aplicando el método de apilamiento con máximo de 10 unidades.

P14. Los materiales almacenados en pallets, independientemente de la cantidad y peso, deben ser apilados máximo en dos niveles.

P15. Los materiales frágiles deben ser almacenados separadamente fuera de contacto con materiales que pueden causar daño o rotura.

P16. Para almacenar materiales y repuestos nuevos o reparados, el bodeguero debe realizar bajo concepto de optimización de espacios, considerando su volumen, tamaño y peso, es así, los materiales y repuestos pesados deben ser ubicados únicamente en los niveles 1 y 2; mientras los productos livianos desde el nivel 3 hasta 6, y las mercaderías de volumen se ubicarán en el nivel 7 ó en piso en pallets según las características del producto.

P17. En el proceso de almacenamiento se prohíbe dejar objetos sueltos o flojos en piso, en los pasillos y en las estanterías.

P18. Se prohíbe dejar obstruido los pasillos, zonas de salida de emergencia y accesos a otras zonas internas de la bodega o a otras estanterías.

* El presente instructivo se elaboró con la participación directa del personal de bodega según el Acta Nº 001 (Bodega).

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P19. Los documentos generados en diferentes procesos internos deben ser conservados dentro de la bodega por un período de dos años incluyendo el año que transcurre; posteriormente, deben ser enviados al Departamento de Gestión Documental y Archivos para su conservación y custodia.

C.- DESPACHO

P20. El despacho de materiales y/o repuestos se debe realizar únicamente con el número de requisición u orden de trabajo.

P21. El bodeguero debe verificar en el sistema de inventario lo solicitado antes de realizar el picking.

P22. Antes de realizar el egreso en el sistema, el bodeguero debe constatar y verificar los materiales y/o repuestos conjuntamente con el solicitante, y luego deberá proceder a generar en el sistema el documento llamado SALIDA DE PARTES.

P23. Todo documento de egreso (salida de partes) de materiales debe contener la firma respectiva que abalice la entrega al solicitante. La entrega de materiales y/o repuestos solicitados en el documento Salida de Partes se entregará única y exclusivamente a la persona quien solicita o que realiza la requisición a través del sistema de inventarios (Recibido por).

P24. Todo documento de egreso (Salida de Partes) de materiales o repuestos debe contener la firma única y exclusiva del bodeguero quien genera el documento a través del sistema de inventarios (Entregado por).

P25. El bodeguero debe realizar la entrega de materiales y repuestos únicamente por la ventanilla de atención al cliente interno; y en caso de materiales de tamaño grande y peso, se realizará por la puerta destinada para materiales de características indicadas.

P26. Una vez generado el documento de egreso de materiales y/o repuestos en el sistema, no deben ser almacenados para entregar en días posteriores.

P27. Para despacho de los productos almacenados, dependiendo de las características del mismo, el bodeguero priorizará el método FIFO.

P28. Como causa de la ejecución de procesos anteriores, no deben dejar en el piso grasas, lubricantes, químicos y entre otros que pueden contaminar el medio ambiente y afectar la salud de los funcionarios.

P29. Una vez hecha la salida del material y entregado al solicitante, ningún bodeguero podrá receptar devoluciones directamente en la bodega, el tenedor de los mismos deberá realizar trámites en el Departamento Financiero para proceder con su reingreso, según la P1 1 literal dl del Procedimiento para la Administración de la Bodega.




O EPO.. de Quito


*El presente instructivo se elaboró con la participación directa del personal de bodega según el Acta Nº 001 (Bodega).

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O EPO.

de Quito


POLÍTICAS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL

P30. Toda persona que participe en la entrega-recepción de mercadería (Personal EPQ, contratistas, ayudantes, etc) deberán utilizar los EPP's proporcionados por el bodeguero de turno.

P31. De ser necesaria la utilización de montacargas, tanto el operador así como las personas que intervengan en el proceso de recepción de materiales, deberán utilizar casco, punteras de acero y demás EEP's entregados por el bodeguero.

P32. Mientras el montacargas se encuentre en maniobra, el resto de personal deberá permanecer a una distancia mínima de 3 metros del punto de operación.

P33. Los materiales peligrosos (inflamables, tóxicos y explosivos) deberán ser almacenados en el lugar destinado para dichos productos.

ELABORADO* ' REVISADO APROBADO

(_,.. B.A. Fabio A Especialista

Logísticos y A.

,c j eí a_o. da Salazar

de Pro - ' istrativ

In . Nelson C rdenas Gerente Admi istrativo

Financi- ro

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B. A. Eugenio omero Coordinador Administrativo

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Fo -g evilla Murillo s . -cial sta de Bodega

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n 1 gio Naranjo 1 Coordi. e or de Planificación /

*El presente instructivo se elaboró con la participación directa del personal de bodega según el Acta Nº 001 (Bodega). Página 6 de 6

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COMPROBANTE DE ENTREGA A BODEGA REPUESTOS / BIENES O

gpo W.....1«: dlI 04.0

FORMULARIO ADQUISICIONES

Trole Sur Onental Central Nade Sur Occidental Ecovia EPO

Fecha:

Portal de

Compra ínfima

Factura: Acta E/R:

Compras Públicas: Comisión Rec. Pedidos:

Cuantía: Personal Adquisiciones:

ITEM ID PARTE GRUPO / SUB DESCRIPCIÓN UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD

FORM.: F-GBB-023

El Administrador del contrato designado, una vez que ha verificado las características técnicas y la cantidad de los articulos fijados en el contrato de

adquisición con el proveedor, dando fe y constancia de lo indicado procede a entregar a la Unidad de Bodega y/o Bienes los productos señalados en

este documento. Para constancia en fe de conformidad de lo actuado, suscriben los funcionarios responsables:

ENTREGA CONFORME

INSPECCIONA CONFORME RECIBE CONFORME

Nombre:

Nombre:

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Cargo:

Cargo:

Cargo:

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