eliminar filas en blanco

Cómo eliminar de verdad las celdas en blanco en ExcelPublicado por José Manuel Alarcón

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Esto puede parecer una cuestión simple, pero lo cierto es que nos lo encontramos en soporte técnico constantemente y tie ne un pequeño truco que debemos conocer.

La situación típica es la siguiente: un cliente tiene una lista de, por ejemplo, 10.000 destinatarios en una hoja Excel y quiere hacer un envío. Antes decide eliminar algunos registros , haciéndolo sobre la misma hoja de cálculo , quedándose en tan solo 9.700 registros. Sube la nueva hoja a MAILCast que le dice que la Excel contiene 10.000 registros igualmente :-? Luego sin embargo el envío se hace y se envía únicamente a los 9.700 que realmente hay.

¿Qué ocurre aquí?Lo que pasa es que Excel sigue almacenando esas celdas vacías (son celdas con datos "nulos" o

vacíos, pero celdas al fin y al cabo), y como MAILCast usa listas de destinatarios dinámicas , cuando va a consultar cuántas celdas hay se le sigue indicando que son 10.000. Luego al hacer el envío como se comprueba uno a uno que los correos sean válidos y no estén repetidos, etc... se envía al número correcto.

El problema es que esto despista doblemente: por un lado no nos deja saber la cantidad real de registros que hay en la Excel y por otro se declaran muchos correos erróneos en los informes de rebotados que en realidad son correos en blanco.

¿Qué hace Excel?Excel es una tabla casi infinita de celdas ordenadas por filas y columnas (en realidad está limitada a

1.048.576 filas y 16.384 columnas, pero a efectos prácticos...). Aunque es virtualmente infinita sólo considera como datos reales (es decir, almacenados en el archivo físico) aquellas celdas que contienen información, aunque sea información en blanco.

Cuando eliminamos celdas o filas de la hoja de cálculo, en realidad Excel solo las vacía , pero las sigue manteniendo entre su lista de celdas con datos. Y eso es así aunque le digamos que elimine la fila completa, etc...

Podemos comprobarlo muy fácilmente si pulsamos CTRL+FIN para ir al final de la hoja actual. Veremos que sigue yendo al mismo sitio aunque las celdas estén vacías (pulsa para aumentar):

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Fíjate como a pesar de que se han borrado un montón de filas y una columna, la última celda considerada está mucho más abajo.

¿Cómo lo solucionamos?Para evitar este problema podemos copiar y pegar las celdas resultantes en otra hoja de cálculo

nueva y usar ésta, pero es algo tedioso, sobre todo si tenemos muchos registros. Tiene que haber una forma mejor.

Y de hecho la hay, pero es un tanto enrevesada porque tiene truco...

1.- Abre tu hoja de cálculo y pulsa F5 , que es la tecla rápida para “Ir a...”.

2.- En el diálogo que aparece pulsa el botón “Especial...” . En la nueva ventana elige la opción “Celdas en blanco” (lo siento por las capturas en inglés, pero todos mis programas están instalados en este idioma):

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3.- Al pulsar OK quedarán seleccionadas todas las celdas en blanco. Pulsa la combinación de teclas CTRL + menos (el símbolo - en el teclado numérico) o pulsa con el botón derecho del ratón sobre una de las celdas seleccionadas y elige “Eliminar”. Aparecerá un diálogo preguntándote si quieres mover las celdas hacia arriba, eliminar la fila completa... Elige la opción que prefieras:

4.- Una vez eliminadas nada parece haber cambiado, pues el cursor sigue llegando al mismo sitio. Sin embargo si grabamos inmediatamente la Excel , antes de tocar nada más, veremos que se libra de todas esas celdas en blanco que acabamos de eliminar. Compruébalo grabando y acto seguido pulsando CTRL+Inicio y CTRL+ FIN. Ahora verás que el cursor queda en la última celda con datos:

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Todo el truco consiste en grabar inmediatamente . Si tocamos cualquier cosa después de eliminar las celdas entonces todo seguirá igual.

Es algo sencillo , pero muy mal documentado y desde luego afecta a casi todo el mundo por lo que vemos en soporte técnico de MAILCast.

Espero que te resulte útil.

El contenido de este blog es Creative Commons BY-NC-SA

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Comentarios (6)

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muy bueno y muy util yo habia llegado a pensar en usar typex e incluso una tijera porque el tamaño del archivo tambien se incrementa enormemente voy a ver que pasa en libreoffice por curiosidad

eduardo ozores says: miércoles, 29 de agosto de 2012 at 13:28

Javier Moncayo says: martes, 11 de diciembre de 2012 at 20:54

Gracias, es lo que andaba buscando hace mucho tiempo, resulta que tengo una pequeña aplicacion con macros, el cual emite un reporte que estaba predeterminado a 50000 filas, pero a veces el reporte emitia michisimo menos filas lo que el resto de filas incrementaba enormemente el peso del archivo reporte. Lo solucione al fin, nuevamente muchas gracias.

Muchas gracias por compartir este post, definitivamente es de mucha utilidad. Saludos

Osmar Castellanos says: sábado, 02 de febrero de 2013 at 17:59

JUSTO LO QUE NECESITABA!!! SE AGRADECE ESTE TIP DE EXCEL, MUY UTIL PARA LOS QUE UTILIZAMOS ESTA HERRAMIENTA DE OFFICE!!! =)

Claudio Vásquez says: viernes, 15 de febrero de 2013 at 12:53

El tema funciona, pero existe el problema de que si tienes caldas intercaladas en blanco y una seccion de celdas en blanco (normalmente al final de la hoja) al ejecutar el procedimiento se puede descolocar toda la hoja. En cualquier caso, mi solucion para la situacion de una hoja con un bloque de celdas en blanco al final de la hoja que despues importo desde access y me importa dichas celdas al fondo vacias (y claro me da valores null en access) es colocarme en la ultima celda vacia de la Izq. y hacer ctrl+shift+Fin. Eso selecciona todas las celdas hasta el final de la hoja, que aunque estan vacias excel las toma como parte de la misma. Despues sobre una de esas celdas vacias boton de la derecha del raton y eliminar celdas.Aqui, para este caso especifico ya vale cualquier opcion de eliminar que nos presenta excel. Espero ser de ayuda, gracias por la info, me ayudo a descubrir este truco que era lo que necesitaba.

Fer says: sábado, 01 de junio de 2013 at 21:07

Ah, tambien hay que guardar inmediatamente antes de hacer nada. Cosas del MS :-)

Fer says: sábado, 01 de junio de 2013 at 21:18

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