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Lima, 10 de junio de 2013

VISTOS:

El Informe N° 54-2013-MTC/04.02 de la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental, así como el Memorando N° 1104-2013-MTC/09.03 de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, referidos a la aprobación del Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos del Ministerio de Transportes y Comunicaciones 2013; y,

CONSIDERANDO:

Que, el numeral 5.1 de la Directiva N° 03-2008-AGN/DNDAAI: "Normas para la Formulación y Aprobación del Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos de las entidades de la Administración Pública", aprobada mediante Resolución Jefatural N° 346- 2008-AGN-J del 03 de septiembre de 2008, establece que el Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos — OAA. es un instrumento de gestión archivística que orienta las actividades archivísticas a desarrollar en un período determinado, en relación a los objetivos y metas previstas de la entidad y los del Sistema Nacional de Archivos;

Que, el numeral 5.2 de la Directiva N° 03-2008-AGN/DNDAAI, establece que el Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos para su formulación, tendrá en consideración los lineamientos de política institucional, debiendo formar parte del Plan Operativo Institucional en cada entidad sectorial y nacional, manteniendo coherencia con los fines y objetivos del Sistema Nacional de Archivos, señalando que dicho documento deberá ser formulado anualmente por el responsable del Órgano de Administración de Archivos, en coordinación con la unidad orgánica de Planificación de la entidad, indicando que el responsable del Órgano de Administración de Archivos de nivel central, coordinará la elaboración de su Plan Anual de Trabajo con los Archivos de Gestión, Periféricos y los de nivel desconcentrado de la entidad;

Que, el numeral 5.3 de la citada Directiva, establece que el Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos — OAA deberá ser aprobado por Resolución de la más alta autoridad o cargo equivalente dentro de la respectiva entidad;

Que, asimismo, mediante Memorándum N° 1104-2013-MTC/09.03 la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, remite el Informe N° 635-2013-MTC109.03 de la Oficina de Presupuesto en el que señala que las actividades de la Oficina de Atención al Ciudadano y

„.;,, 77 Gestión Documental forman parte del Plan Operativo Institucional (P01) 2013 del MTC y están

Pcolo .`"-01, consideradas en la categoría presupuestal "acciones centrales", Actividad 500002 Conducción y

orientación superior, Finalidad 00005 Mejoramiento de la gestión documentaria y archivística, i con una asignación presupuestal de S/. 2 587 818,00;

Que, la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental, en su calidad de administradora del Archivo Central, los archivos periféricos y archivos de gestión del Ministerio de Transportes y Comunicaciones, de conformidad al Reglamento de Organización y Funciones

FE.A.sé- o, del Ministerio de Transportes y Comunicaciones, aprobado por Decreto Supremo N° 021-2007-

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Regístrese, comuníquese y publíquese

.............

ES COPIA FIEL DEL ORIGINAL

MTC, propone mediante los Informes N° 54-2013-MTC/04.02 y 040-2013-MTC/04.02, la aprobación del Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos del Ministerio de Transportes y Comunicaciones — 2013;

Que, en tal sentido, resulta viable la aprobación del Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos del Ministerio de Transportes y Comunicaciones — 2013;

De conformidad con lo dispuesto en la Ley N° 29370 y el Decreto Supremo N° 021- 2007-MTC;

SE RESUELVE:

Artículo 1°.- Aprobar el Plan Anual de Trabajo del órgano de Administración de Archivos del Ministerio de Transportes y Comunicaciones 2013, documento que en Anexo adjunto forma parte de la presente Resolución.

Artículo 2°.- Encargar a la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental del Ministerio de Transportes y Comunicaciones el seguimiento y evaluación del Plan aprobado en el Artículo precedente.

¿)1 Artículo 3°.- Disponer la publicación de la presente Resolución y la del documento que aprueba en la página web del Ministerio de Transportes y Comunicaciones: www.mtc.qob.Pe.

......................... A• 1S PAREDES RODRÍGUEZ

Ministro de Transportes y Comunicaciones

PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DEL

MINISTERIO DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES 2013

I. ALCANCE

El presente documento de gestión archivística denominado plan de trabajo comprende a los archivos institucionales del Ministerio de Transportes y Comunicaciones en todos sus niveles (archivos de gestión, periféricos, desconcentrados y central).

II. OBJETIVOS GENERALES

El objetivo es constituir un instrumento de gestión archivística que establezca las pautas y procedimientos que orientaran las actividades archivísticas a desarrollarse durante el Año 2013 en el Ministerio de Transportes y Comunicaciones.

III. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Asegurar la adecuada conservación del patrimonio documental del Ministerio de Transportes y Comunicaciones. Brindar a las unidades orgánicas del Ministerio el acceso oportuno, adecuado y suficiente a la información y documentos que el Archivo Central tiene bajo su custodia. Supervisar, organizar y garantizar la seguridad del patrimonio documental en todos los niveles de Archivo. Fortalecer el Sistema Institucional de Archivos del MTC.

IV. POLÍTICA INSTITUCIONAL

El Ministerio Transportes y Comunicaciones busca garantizar la integridad del patrimonio documental a su cargo, así como permitir el acceso apropiado a la información contenida en el acervo documental que se conserva en los distintos niveles de los Archivos Institucionales.

V. REALIDAD ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL

5.1 Organización

De acuerdo al ROF institucional, La Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental, tiene dentro de sus funciones específicas, la de administrar el Archivo Central, los archivos periféricos y archivos de gestión, y por lo tanto viene a ser el Órgano de Administración de Archivo del MTC. La Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental depende jerárquicamente de la Secretaria General (Adjunto a este documento se remite el organigrama institucional).

5.2 Normatividad

Se requiere concluir con los documentos normativos de las labores archivísticas del Ministerio de Transportes y Comunicaciones. Se tiene previsto que durante el año 2013 se concluyan y aprueben 3 directivas para normar las actividades archivísticas del MTC: Directiva de trasferencia de documentos de los archivos de gestión al archivo central del MTC, Directiva para la protección del patrimonio Documental del MTC, y Directiva de los procedimientos archivísticos en el MTC.

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5.3 Personal

La Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental, órgano de Administración de Archivo del MTC cuenta con veinte (20) trabajadores quienes ejercen sus funciones en el Archivo Central del MTC.

Por su tipo de vinculación laboral el personal del archivo está compuesto de la siguiente manera:

Vinculación Laboral Cantidad % CAS 8 40% Nombrados 12 60% TOTAL 20 100 %

De acuerdo a las funciones que cumple en el archivo central, el personal se distribuye de la siguiente manera

Función Cantidad %

Coordinación 1 5% Apoyo administrativo 1 5%

Servicios Archivísticos 4 20% Procesos Archivísticos 14 70% TOTAL 20 100 %

En el año 2012, el personal que labora en el Archivo Central del Ministerio Transportes y Comunicaciones ha participado del en el Curso Básico de Archivos dictado por el Archivo General de la Nación y el CAFAE — AGN. Durante el año 2013 se tiene previsto continuar con la capacitación del personal del Archivo Central del MTC y de los archivos de Gestión con la finalidad de fortalecer el Sistema Institucional de Archivos.

5.4 Local y Equipos

Local: El Archivo Central cuenta con dos (2) ambientes, en la sede principal del MTC, la cual se encuentra ubicada en Av. Zorritos 1203, Breña, Lima:

Local Documentos Ambiente Ubicación U. de Medida Cantidad

Repositorio Principal — Local Administrativo

Av. Zorritos 1203, Breña, Lima

M. Lineal 12,908.10

Anexo del Repositorio

Av. Zorritos 1203, Breña, Lima

M. Lineal 3,467

El anexo al repositorio es un ambiente al cual han sido trasladados los documentos de archivos del MTC que fueron retirados de Carabayllo debido a que dicho local no brindaba las condiciones de conservación necesarias.

Ministerio de tratas Que:. y Comunicaciones Oficina de Atención alano y Gestión Documental

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ROSA AMELIA GRIEGA OCSAS Equipos: F EDATARI SUPLENTE

.R El 48 -201 i.p.ATC101 Para cumplir con sus funciones el archivo central tiene a yi (Oposición réquipo AAV ITL J que se describe a continuación: F"; CI IEL DEL ORIG

Equipo Cantidad Impresoras 4 Scanners 4 Estantes metálicos 255 Extintores de mano 37 Ventiladores de pie y sobremesa 16 Recirculadores de aire (Repositorio Principal)

8

Mesa de trabajo 8 Escritorios 26 Computadoras 20

5.5 Fondo Documental Ministerio de Transportes y Comunicaciones — MTC

Las secciones del fondo documental del MTC y sus principales series son las siguientes:

Secciones y sus 2 principales Series Documentales del Fondo MTC

Secciones SERIE 1 SERIE 2 Oficina de Abastecimiento

Adjudicaciones Licitaciones

Dirección General de Aeronáutica Civil

Verificación de Competencias

Actas de Acuerdo de Miembros

Oficina General de Asesoría Jurídica

Normas Directivas

Dirección General de Asuntos Socio Ambientales

Correspondencia Expedientes de Factibilidad

Atención al Ciudadano y Gestión Documental

Correspondencia Actas de notificación

Dirección General de Autorizaciones en Telecomunicaciones

Exp. Servicio de Radiodifusión

Exp. Radioaficionado

Dirección General de Caminos y Ferrocarriles

Informes de Gestión Correspondencia

CEPAD — CPPAD Proceso Administrativo

Correspondencia

Dirección General de Control y Supervisión de Telecomunicaciones

Resolutivos Correspondencia

Coord. Adm. Secr. Gral. y Proyectos PNUD — FAG

Exp. Técnico de Obras

Liquidación de Obras

Despacho Ministerial Resoluciones Ministeriales

Convenios/Actas/Correspondencia

Fondo de Inversión en Telecomunicaciones — FITEL

Concursos Públicos Adjudicaciones de menor cuantía

OCI Papeles de Trabajo Hojas informativas OGA Correspondencia Oficina de Personal Legajos Correspondencia / Resolutivos

Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

Estudio de Trafico Perfiles de Proyectos

Procuraduría Pública Expedientes Civiles Expedientes Penales Secretaría General Resoluciones

Secretariales Correspondencia

Dirección General de Transporte Terrestre

Expedientes de Permiso

Licencias

Despacho de Vice Comunicaciones

Resoluciones Vice Ministeriales

Correspondencia

Despacho de Vice Transporte

Resoluciones Vice Ministeriales

Correspondencia

Asimismo, se puede mencionar que actualmente se viene desarrollando un proceso de organización del acervo documental que se encuentra bajo custodia del Archivo Central del MTC, el cual permitirá conocer de manera precisa el volumen de documentos que conforma cada serie documental.

5.6 Procesos Técnicos y Actividades Archivísticas

5.6.1 Actividades de Conservación: 5.6.1.1 Labores de Conservación de Resoluciones 5.6.1.2 Labores de Conservación de documentos provenientes de fomento 5.6.1.3 Digitalización de Resoluciones 5.6.1.4 Cambio / colocación de tapas y contratapas de expedientes. 5.6.1.5 Remplazo de cajas de archivo en mal estado

5.6.2 Actividades de Organización 5.6.2.1 Organización de documentos de rendición de cuentas 5.6.2.2 Completar y actualizar el inventario de series documentales del

MTC 5.6.2.3 Completar la elaboración de la tabla de retención de documentos

del MTC 5.6.2.4 Completar cuadro de clasificación de documentos del MTC

5.6.3 Actividades de transferencia de los archivos de Gestión al A.0 5.6.3.1 Según cronograma de transferencias del MTC para el año 2013

5.6.4 Servicios Archivísticos ( no atiende a publico externo directamente) 5.6.4.1 Préstamo de documentos 5.6.4.2 Copia de Documentos de Archivo 5.6.4.3 Digitalización de documentos de Archivo para oficinas y

direcciones

5.6.5 Actividades de Administración de Archivos 5.6.5.1 Visita de inspección a los archivos de gestión. 5.6.5.2 Completar y actualizar la directiva de transferencia al Archivo

Central 5.6.5.3 Completar y actualizar la directiva de Protección del Patrimonio

Documental del MTC 5.6.5.4 Completar y actualizar la directiva de Procedimientos Archivísticos

del MTC 5.6.5.5 Reuniones de coordinación con los archivos Periféricos de

Gestión. 5.6.5.6 Capacitación para las secretarias y encargados de los archivos de

gestión 5.6.5.7 Capacitación para el personal del Archivo Central 5.6.5.8 Elaboración del cronograma de transferencia para el año 2013 5.6.5.9 Incorporar a los archivos periféricos y su personal al Archivo

Central del MTC.

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VI. PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES (Formato A)

Se anexa formato correspondiente.

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VII. PRESUPUESTO La Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental, la cual constituye una meta presupuestaria, y tiene asignado para el Año 2013 S/ 2'587,818.00.

FORMATO A

PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES DEL ARCHIVO CENTRAL DEL MTC

PRIORIDAD ACTIVIDADES UNIDAD

DE MEDIDA

META DURACION RESPONSABLE OBSERVACIONES

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT NOV DIC Total Anual Actividades de Conservación:

Baja Labores de Conservación de Resoluciones MI 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 24 lodo el año M. Veramendi

Baja Labores de Conservación de documentos provenientes de Fomento MI 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 24 todo el año W. Jamanca

Alta Digitalización de Resoluciones. Folios 5000 5000 5000 5000 5000 5000 5000 5000 5000 5000 5000 5000 60000 L. Munive/ A. Martínez/ J. Chavez

Baja Cambio / colocación de tapas y contratapas de expedientes. Exp. 300 300 300 300 300 300 300 300 2400 9 meses L. Gómez Media Remplazo de cajas de archivo en mal estado. Cajas 500 500 500 500 500 2500 8 meses L. Gómez

Actividades de Organización

Alta Completar y actualizar el inventario de series documentales del MTC % avance 30% 30% 30% 10% 1 5 meses V.Alegria/ C. Pradell /S.

Escobar coordinara con CED

Alta Completar la elaboración de la tabla de retención de documentos del MTC

% avance 20% 20% 20% 20% 20% 1 5 meses V.Alegria/ C. Pradell / S. Escobar coordinara con CED

Alta Complementar cuadro de clasificación de documentos del MTC % avance 20% 20% 20% 20% 20% 1 5 meses V.Alegria/ C. Pradell / S. Escobar coordinara con CED

Actividades de Transferencia

Media Según cronograma de transferencias del MTC para el año 2013 N° 2 2 2 2 2 2 2 2 2 18 9 meses S. Escobar

Servicios Archivísticos Alta Préstamo de documentos. N" 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 480 12 meses C.Pradell / K. Yance Media Copia de Documentos de Archivo. N° 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 600 12 meses C.Pradell / K. Yance

Media Digitalización de documentos de Archivo para oficinas y direcciones N° 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 120 12 meses L. Munive/ A. Martínez/ J. Chavez

Actividades de Administración de Archivos Media Visita de inspección a los archivos de gestión. N' - 4 4 4 12

Alta Completar y actualizar la directiva de transferencia al Archivo Central % avance 30% 40% 30% 1 3 meses V. Alegría

Alta Completar y actualizar la directiva de Protección del Patrimonio Documental del MTC.

% avance 30% 30% 40% - - 1 3 meses V. Alegria

Alta Completar y actualizar la directiva de Procedimientos Archivísticos del MTC

% avance 30% 30% 40% - 1 3 meses V. Alegria

Media Reuniones de coordinación con los archivos Periféricos y de Gestión. N' 2 1 2 - 2 7 5 días C.Pradell/ S.Escobar

Media Capacitación para los encargados de los archivos de gestión. N° 1 - 1 2 2 dias S. Escobad C. Pradell

Alta Capacitación para el personal del Archivo Central. 1 1 1 - 3 5 semanas V.Alegria/ C. Pradell

Media Elaboración del cronograma de transferencia para el ano 2014 % avance - 50% 50% 1 2 meses S. Escobar

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