elaborar manual de funciones y …...3 presentacion en el siguiente trabajo se podrá observar que...

ELABORAR MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

PROYECTO ELABORACION DE MANUAL DE FUNCIONES

HERNANDEZ SANCHEZ DORANY

MENDEZ HIGUITA DIANA LUCIA

MERCADO GONZALEZ MARIA CRISTINA

MONTOYA GONZALEZ JESSICA

OTALVARO MARTINEZ SERGIO ANDRES

SENA

CENTRO DE COMERCIO

GESTION DE TALENTO HUMANO

FICHA 626616

MEDELLIN

2014

2

CONTENIDO

PRESENTACION…………………………………………………………………………….3

1. PLANEACION…………………………………………………………………………..…4

1.1. MISION………………………………………………………………………………...4

1.2. VISION………………………………………………………………………………...4

1.3. OBJETIVOS ESTRATEGICOS…………………………………………………….4

1.4. VALORES CORPORATIVOS………………………………………………………5

2. PERFILES…………………………………………………………………………………5

2.1. PERFIL DEL GESTOR DEL TALENTO HUMANO………………………………5

2.2. PERFIL DEL CARGO DE ASISTENTE ADMINISTRATIVO…………….….…..14

2.3. PERFIL DEL CARGO ASESOR DE ARRENDAMIENTOS………………..……24

3. MAPAS FUNCIONALES………………………………………………………….…......34

3.1. MAPA FUNCIONAL- MANUAL DE FUNCIONES ………………………….……34

3.2. MAPA FUNCIONAL- PROCESO DE CAPACITACION …………………………35

3.3. MAPA FUNCIONAL- PROCESO DE NOMINA………………………….……….36

3.4. MAPA FUNCIONAL- BIENESTAR LABORAL……………………………..……..38

4. CONCLUCIONES……………………………………………………….…………….…40

3

PRESENTACION

En el siguiente trabajo se podrá observar que en el manual de funciones del gestor de

talento humano, asistenta administrativo I y asesor de arrendamiento de HABITAMOS

PROPIEDAD RAIZ S.A., se identifican los requerimientos necesarios para ocupar

dichos cargos.

En estos perfiles de podrá conocer la identificación, los requisitos mínimos, la misión,

las relaciones, responsabilidades, funciones, competencias y condiciones

ocupacionales del cargo. Dicha información servirá para contar con el personal más

idóneo para ocupar los cargos correspondientes.

4

1. PLANEACION ESTRATEGICA

1.1. MISIÓN:

Trabajar enmarcados en principios de valores y profesionalismo, satisfaciendo las

necesidades de nuestros clientes en servicios inmobiliarios, utilizando una adecuada

tecnología, personal calificado y comprometido con el servicio al cliente.

Desarrollando nuestra labor enmarcados en las leyes nacionales, buscando proyección

social en nuestra actividad, el bienestar y crecimiento de nuestros colaboradores y la

rentabilidad adecuada para nuestros socios.

1.2. VISION:

Continuar con el reconocimiento de ser una de ser una de las mejores empresas

prestadoras de servicios inmobiliarios en el área metropolitana, certificada bajo las

normas de calidad vigentes y teniendo como soporte claros principios éticos y de

responsabilidad, logrando con ello superar las expectativas de nuestros clientes.

1.3. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS:

- Mejorar la satisfacción de los clientes.

- Incrementar el número de propiedades en nuestra base de datos.

- Fidelizar la relación entre los clientes y la organización.

5

- Mejorar las competencias al personal de la organización.

- Mejorar continuamente el sistema de gestión de calidad.

1.4. VALORES CORPORATIVOS:

Responsabilidad, honestidad, profesionalismo y coherencia.

2. PERFILES

2.1. PERFIL DEL CARGO DE GESTOR DE TALENTO HUMANO:

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

1.1. Nombre del cargo: GESTOR DEL TALENTO HUMANO

1.2. Proceso o área: AREA ADMINISTRATIVA

1.3. Ubicación del cargo en el organigrama:

1.4. Cargo del jefe inmediato: Director Administrativo

1.5. Personas a cargo: N.A.

1.6. Tipo de Contrato: Indefinido

1.7. Salario: entre 1’200.000 y 1’600.000

1.8. Horario: 8 a 12 y 14 a 18

1.9. Número de personas que ocupan este cargo: 1

2. REQUISITOS MINIMOS

2.1. Formación académica: Profesional en áreas administrativas o psicología

2.2. Experiencia laboral en el área: Mínimo 5 años de experiencia laboral en áreas administrativas

2.3. Conocimientos específicos: procesos asociados a gestión humana, seguridad social y legislación laboral

2.4. Condición física especial: N.A.

2.5. Edad Mínima: 23 Años

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

ADMINISTRA

TIVO COORD.

ARRIENDOS

COORD.

VENTAS

COORD.

AVALUOS

ADMÓN

INMUEBLES

COORD.

HIPOTECAS

COORD.

CALIDAD

RRHH

GERENCIA

6

2.6. Otros requisitos: Presentar certificados de estudio y constancias laborales

3. MISIÓN DEL CARGO

Ejecutar los procesos de gestión humana asociados a los empleados desde su vinculación hasta su retiro, teniendo en cuenta los parámetros de direccionamiento de la empresa, manteniendo un grupo humano con las competencias necesarias para que cumpla con los objetivos; diseñando y proponiendo planes y programas para lograr una efectiva dirección de la gestión humana.

4. RELACIONES DEL CARGO

CONTACTOS CON QUIEN FINALIDAD FRECUENCIA

INTERNOS Gerencia Presentación informes

Toma de decisiones referente al área de talento humano

Gestionar recursos

ALTA

INTERNOS Otras áreas Solicitud de mejora en las áreas

Revisión de mejoras de procesos

Reuniones dependiendo de las necesidades de cada área.

Reconocimientos o llamados de atención de acuerdo al desempeño

MEDIA

Externos Fondos de pensiones EPS ARL

Solución de contingencias

Solicitud de capacitaciones

Reporte de accidentes laborales

Asesorías en salud ocupacional

MEDIA

Externos Proveedores de servicios de formación

Contratación de servicios formativos

Coordinación de capacitaciones

ALTA

Externos Psicólogo consultor Contratación de procesos de selección

BAJA

5. RESPONSABILIDADES DEL CARGO

5.1. Personas a cargo: No, pero impacta directamente en todo el personal de la organización.

5.2. Presentación de informes: de capacitación y de evaluación de desempeño.

5.2.1. Frecuencia: Anual.

5.3 Manejo de información confidencial de la empresa: Si, hojas de vida.

5.4. Manejo de dinero: No

5.5 Administración de equipos y herramientas tecnológicas: computadora, impresora, softim (programa

informático.)

5.6 Otras responsabilidad: Coordinación de comité paritario y de comité de convivencia laboral

7

6. FUNCIONES

TIPO (PHVA) FUNCION ACTIVIDADES

1. Preseleccionar y

seleccionar

candidatos para

cubrir las vacantes

de la empresa.

1.1 Publicar el requerimiento en diferentes medios

escritos, solicitar a empresa temporal candidatos

para las vacantes de igual manera convocar

candidatos en bolsas de empleo vía web

1.2 Recepcionar hojas de vida de los diferentes medios

publicados

1.3 Escoger las hojas de vida de los candidatos que

cumplan con los requisitos mínimos

1.4 Elegir las hoja de vida más idóneas para las vacantes

disponibles

1.5 Entrevistar a las personas seleccionadas para

escoger al más capacitado para ocupar el cargo.

2. Vincular al personal

dando cumplimiento

a los requerimientos

de la empresa

2.1 Elaborar el contrato de trabajo cumpliendo con las

normas del código sustantivo de trabajo.

2.2 Ingresar al personal seleccionado al sistema de

pensión, salud, caja de compensación y riesgo

laborales

3. Adelantar programas

de inducción,

capacitación y

entrenamiento para

todo el personal de

la organización

dando a conocer las

normas de la

organización, el

sistema de gestión

de calidad y el

reglamento de

trabajo

3.1 Programar inducciones de los nuevos empleados

para darles a conocer la organización y su sistema de

gestión de calidad.

3.2 Capacitar a los empleados con relación a sus cargos

y funciones.

3.3 Entrenar a los nuevos integrantes de la empresa en

compañía de los responsables o jefes de cada

departamento.

3.4 Organizar reuniones informativas sobre políticas

laborales y salariales.

4. Definir

procedimientos para

4.1 Elaborar novedades del personal, sueldos, salarios,

8

la liquidación de

nómina y de

prestaciones sociales

de conformidad con

las disposiciones

legales vigente

prestaciones sociales y demás factores salariales.

4.2 Liquidar prestaciones sociales de los empleados que

son despedidos o se retiran de la empresa

4.3 Hacer la nómina por década, quincena o mensual,

según sea el acuerdo de pago con el empleado.

4.4 Realizar memorandos, descargos o despidos al

personal que no cumpla con las políticas

empresariales.

4.5 Investigar y preparar clasificaciones ocupacionales,

manuales de funciones, escalas salariales y valores

vigentes.

5. Administrar y

coordinar programas

de bienestar laboral

y salud ocupacional

de los empleados de

la organización.

5.1 Poner en acción los programas de seguridad social

para el personal, a través de la contratación de

distintos tipos de seguros colectivos (seguros de

vida, auxilios funerarios, etc.)

5.2 Incrementar la participación activa del trabajador y

su familia en el uso del tiempo libre, mediante la

organización de programas deportivos, recreativos y

de capacitación.

5.3 Responder por la calidad y la oportunidad en los

programas y servicios que se le prestan al trabajador

y su familia.

5.4 Minimizar los factores de riesgos en el ambiente

laboral.

5.5 Responder por la prevención de toda enfermedad

que pueda derivarse de las condiciones de trabajo.

5.6 Coordinar las actividades de salud ocupacional,

medicina preventiva y de trabajo, en asocio con la

ARL

6. Evaluar al personal

de la organización

para medir su

desempeño laboral

6.1 Conformar un sistema que valore de la forma más

sistemática y objetivamente posible el rendimiento

de los empleados en la organización.

6.2 Comunicar a los colaboradores, la forma en que

están desempeñando su trabajo y a elaborar planes

9

de mejora.

6.3 Apoyar en la toma de decisiones administrativas

sobre promociones, ascensos, despidos y aumentos

salariales.

6.4 Determinar las necesidades de formación y

desarrollo, tanto para el uso individual como de la

organización.

6.5 Identificar, personas de poca eficiencia, para

entrenarlos mejor y/o reubicarlos de puesto.

7. COMPETENCIAS

7.1 COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES

COMPETENCIA DEFINICION DESCRIPTORES

Orientación al cliente Demostrar sensibilidad hacia

las necesidades o demandas

de un conjunto de clientes

potenciales de la organización.

Estructurar su propia actividad

de forma que se pueda dar

mejor servicio a los clientes

internos / externos.

Preocuparse por dar valor

añadido a una función interna de

la organización, de forma que

sea reconocida por los clientes


Considerar las necesidades del

cliente a la hora de diseñar

productos / servicios de la

organización.

Eliminar costes superfluos para

poder reducir el precio final y

beneficiar así al cliente y

aumentar la competitividad.

Ponerse en el lugar del cliente

potencial a la hora de diseñar los

10

sistemas internos de

comunicación y tratar de

anticipar las repercusiones que

tendrán estos.

Orientación al resultado Realizar las funciones y

cumplir los compromisos

organizacionales con eficacia y

calidad

Cumple con oportunidad en

función de estándares, objetivos

y metas establecidas por la

empresa, las funciones que le

son asignadas.

Asume la responsabilidad por

sus resulta dos.

Compromete recursos y tiempos

para mejorar la productividad

tomando las medidas necesarias

para minimizar los riesgos.

Realiza todas las acciones

necesarias para alcanzar los

objetivos propuestos

enfrentando los obstáculos que

se presentan.

Adaptación al cambio Enfrentarse con flexibilidad y

versatilidad a situaciones

nuevas para aceptar los

cambios positiva y

constructivamente.

Acepta y se adapta fácilmente a los

cambios

Responde al cambio con flexibilidad.

Promueve el cambio.

Trabajo en equipo Trabajar con otros de forma

conjunta y de manera

participativa, integrando

esfuerzos para la consecución

de metas institucionales

comunes.

Coopera en distintas situaciones

y comparte información.

Aporta sugerencias, ideas y

opiniones.

Expresa expectativas positivas

del equipo o de los miembros

del mismo.

Planifica las propias acciones

11

teniendo en cuenta la

repercusión de las mismas para

la consecución de los objetivos

grupales.

Establece diálogo directo con los

miembros del equipo que

permita compartir información e

ideas en condiciones de respeto

y cordialidad.

Respeta criterios dispares y

distintas opiniones del equipo.

Creatividad e innovación Generar y desarrollar nuevas

ideas, conceptos, métodos y

soluciones.

Ofrece respuestas alternativas.

Aprovecha las oportunidades y

problemas para dar soluciones

novedosas.

Desarrolla nuevas formas de

hacer y tecnologías.

Busca nuevas alternativas de

solución y se arriesga a romper

esquemas tradicionales.

Inicia acciones para superar los

obstáculos y alcanzar metas

específicas.

7.2 COMPETENCIA ESPECIFICAS


Buenas relaciones

interpersonales

Establecer y mantener

relaciones de trabajo

amistosas y positivas, basadas

en la comunicación abierta y

fluida y en el respeto por los

demás.

Escucha con interés a las

personas y capta las

preocupaciones, intereses y

necesidades de los demás.

Transmite eficazmente las ideas,

sentimientos e información

impidiendo con ello malos

entendidos o situaciones

12

confusas que puedan generar

conflictos.

Liderazgo Guiar y dirigir grupos y

establecer y mantener la

cohesión de grupo necesaria

para alcanzar los objetivos

organizacionales

Mantiene a sus colaboradores

motivados.

Fomenta la comunicación clara,

directa y concreta.

Constituye y mantiene grupos

de trabajo con un desempeño

conforme a los estándares.

Promueve la eficacia del equipo.

Genera un clima positivo y de

seguridad en sus colaboradores.

Fomenta la participación de

todos en los procesos de

reflexión y de toma de

decisiones.

Unifica esfuerzos hacia objetivos

y metas institucionales.

Capacidad de negociación Identifica la posición propia y

ajena de una negociación,

intercambiando concesiones y

alcanzando acuerdos

satisfactorios basados en una

filosofía ganar-ganar”

En definitiva, la capacidad para

efectuar intercambios con

terceras personas, de

cualquier tipio, que resulten

beneficiosas para ambos y

adaptativas con respecto a la

situación que se desarrolle.

Conductas especificas en el

lugar del otro y tratar de

anticipar sus necesidades y

expectativas de negociación.

Valorar lo más objetivamente

posible los efectos que

representan su posición y mi

posición.

Esforzarse en identificar las

ventajas mutuas de una

negociación y destacar los

inconvenientes de una no

negociación.

Seleccionar y valorar las

aportaciones que una

negociación supondría, no solo

13

para mi unidad o departamento,

sino también para las otras áreas

o departamento de la

organización.

Cerrada una negociación,

obtener compensaciones

adicionales.

Preparar borradores,

documentación, simulación,

etcétera, antes del desarrollo de

una negociación.

Obtener o cerrar acuerdos

satisfactorios para ambas partes.

Identificar las propias

necesidades.




cambios positiva y

constructivamente

Acepta y se adapta fácilmente a

los cambio.

Responde al cambio con

flexibilidad Promueve el cambio.

Colaboración Cooperar con los demás con el

fin de alcanzar los objetivos

institucionales

Ayuda al logro de los objetivos

articulando sus actuaciones con

los demás.

Cumple los compromisos que

adquiere.

Facilita la labor de sus

superiores y compañeros de

trabajo.

8. CONDICIONES OCUPACIONALES

8.1 Condiciones ambientales Contar con buena iluminación y ventilación.

Contar con espacios cómodos y adecuados para

realizar la actividad laboral.

14

8.2 Ergonomía del puesto de trabajo Contar con una silla regulable en altura que

cumpla con normas ergonómicas.

Contar con un escritorio que conserve las

medidas de altura y ancho adecuadas para no

afectar las posiciones de cuello, espalda, brazos y

manos mientras se trabaja.

Contar con descansa pies.

Disponer de un programa de pausas activas

dirigidas por personal capacitado en esta área.

8.3 Grado de concentración Las actividades requieren una concentración alta

ya que se debe atender a los clientes internos de

la empresa. Esto requiere de una atención

absoluta, ya que es una comunicación directa.

8.4 Ambiente visual y auditivo Para una adecuada concentración mental

requerida para ejercer las funciones del cargo, Se

sugieren espacios de trabajo libres de ruido.

Que el campo visual no está recargado de

elementos distractores que contaminen la visual.

8.5 Exámenes de Ingreso Examen médico laboral.

Audiometría

Espirometría

Visiometría

Para los cargos de alto perfil se requiere examen

de perfil sicológico

2.2. PERFIL DEL CARGO ASISTENTE ADMINISTRATIVO:


1.1. Nombre del cargo: ASISTENTE ADMINISTRATIVO I

1.2. Proceso o área: AREA ADMINISTRATIVA

15


1.4. Cargo del jefe inmediato: Director Administrativo

1.5. Personas a cargo: N.A.


1.7. Salario: entre 1.050.000 Y 1.500.000

1.8. Horario: 8 a 12 y 14 a 18



2.1. Formación académica: Sistemas (Word, Excel, internet)

2.2. Experiencia laboral en el área: Mínimo 1 año de experiencia laboral en áreas afines

2.3. Conocimientos específicos: técnicas de oficina, contabilidad básica, conocimientos Ley 820 del 2003

2.4. Condición física especial: N.A.


2.6. Otros requisitos: Presentar certificados de estudio y constancias laborales


Gestionar el proceso de contratos desde la elaboración de éste, hasta la entrega del inmueble con su respectivo inventario para garantizar la satisfacción del cliente y su buen disfrute.



INTERNOS Gerencia Presentación de informes ALTA

INTERNOS Otras áreas Entrega de información de inquilinos y propietarios nuevos

Generar pagos de inquilinos y propietarios nuevos

Coordinar deducciones para los inquilinos y propietarios

SEGÚN LAS NECESIDADES DE LA

AGENCIA

Externos Correo certificado

Enviar correspondencia a los propietarios (constancia de pagos, soporte de deducciones y

SEGÚN LAS NECESIDADES DE LA

AGENCIA


ADMINISTRA

TIVO COORD.

ARRIENDOS

COORD.

VENTAS

COORD.

AVALUOS

ADMÓN

INMUEBLES

COORD.

HIPOTECAS

COORD.

CALIDAD

GERENCIA

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO I

16

contratos de administración.


5.1. Personas a cargo: No

5.2. Presentación de informes: si, inmuebles arrendados y propietarios nuevos

5.2.1. Frecuencia: Mensual

5.3 Manejo de información confidencial de la empresa: Si, base de datos de los clientes

5.4. Manejo de dinero: No

5.5 Administración de equipos y herramientas tecnológicas: computador, impresora, softim (programa

informático), internet

5.6 Otras responsabilidad: Ingresar la información de los clientes nuevos al sistema

6. FUNCIONES

TIPO (PHVA) FUNCION ACTIVIDADES

H 2. Gestionar los

contratos de

arrendamientos de

acuerdo con las

políticas y normas de

la organización para

legalizar la entrega

de un inmueble.

7.1 Se confirma que la información de la solicitud de las

personas que van a firmar el contrato de

arrendamiento sea verídica.

7.2 Se elabora el contrato de arrendamiento según los

protocolos establecidos

H 8. Realizar la Firma del

contrato de

arrendamiento de

acuerdo con las

políticas y normas

para legalizar el

acuerdo entre

arrendador y

arrendatario.

8.1 Se envía al arrendatario y codeudores a la notaria

para la firma del contrato con reconocimiento de

firma y contenido.

8.2 Se entrega a cada una de las personas que firmaron

el documento una copia de este.

H 9. Liquidar el primer

pago para los

arrendatarios de

9.1 Se ingresa al sistema la información de todos los

que intervienen en la parte contractual

17

acuerdo con las

condiciones del

contrato para

recaudar el dinero.

(arrendatario, propietario y deudor solidario).

9.2 Se elabora la factura de venta para el inquilino, con

la cual debe cancelar comisión, papelería y canon de

arrendamiento.

9.3 Se procesa el comprobante de pago para el

propietario en cual se especifican los valores a

entregar (canon de arrendamiento menos comisión)

H 10. Entregar el inmueble

al inquilino en

óptimas condiciones

para su disfrute

10.1 Se le entregan las llaves al nuevo inquilino,

se anota el número de llaves entregadas en el

inventario.

10.2 Se coordina con este la fecha y hora para

realizar el inventario dentro de los 3 primeros días

hábiles a la entrega del inmueble, si durante este

tiempo el inquilino no se ha prestado para hacerlo¸

se le envía una carta donde se le hará responsable

de todo el inventario de la propiedad.

10.3 Si el inmueble es en una unidad cerrada, se

entrega al inquilino una carta dirigida a la

administración donde se autoriza el ingreso a la

propiedad.

P 11. Diligenciar el

inventario del

inmueble con el fin

de garantizar el buen

estado de este, para

evitar que se hagan

reclamos sin justa

causa..

11.1 El inventario se realiza por escrito a través

de la observación directa.

11.2 Aquellos inmuebles que poseen materiales o

artículos que requieren un cuidado especial, se

realiza un registro fotográfico.

11.3 Se entrega una copia del inventario al

inquilino para que tenga un soporte del estado del

inmueble.

H 12. Liquidar el primer

pago del propietario

y elaborar el

contracto de

12.1 Se le informa al propietario que el inmueble

ha sido arrendado y se coordina la forma de pago y

la firma del contrato de administración.

12.2 Se le comunica al propietario las

18

administración. deducciones que se le harán cada mes (comisión,

IVA comisión, administración, servicios públicos,

reparaciones y demás), todo con su previo

consentimiento.

H 13. Recibir peticiones de

los clientes acerca

de reparaciones

necesarias en los

inmuebles

13.1 Atiende solicitud del cliente acerca de

reparaciones que se debe hacer en el inmueble.

13.2 Coordina con los oficiales que tiene la

agencia y los inquilinos afectados para la respectiva

cotización

13.3 Le informa al propietario dicha novedad

para dar solución al problema, el cual puede ser

remediado por este o la agencia.

P 14. Coordinar la entrega

o solicitud del

inmueble para dar

por terminado el

contrato de

arrendamiento.

14.1 Recibe la carta del inquilino para la

desocupación del inmueble, le comunica al

propietario la entrega del bien y hace la anotación

en el sistema de dicha novedad, para llevar un

control de esta.

14.2 Cuando el propietario solicita el inmueble,

se le envía una carta al inquilino informándole dicha

decisión, según las norma de la ley 820 del 2003

14.3 Para recibir el inmueble se hace con el

inventario inicial, se solicita copia de la última

cuenta de servicios públicos cancelada.

14.4 Al ser necesario alguna reparación en el

inmueble, se coordina si la realiza el inquilino o el

propietario, con el fin de quedar paz y salvo con la

agencia y esta su vez con el propietario.

7. COMPETENCIAS

5=Nivel alto de requerimiento

4= Nivel medio

3= Nivel bajo


19


Orientación al cliente Demostrar sensibilidad hacia

las necesidades o demandas

de un conjunto de clientes

potenciales de la

organización.

Estructurar su propia actividad de forma

que se pueda dar mejor servicio a los

clientes internos / externos.

Preocuparse por dar valor añadido a una

función interna de la organización, de

forma que sea reconocida por los clientes


Considerar las necesidades del cliente a

la hora de diseñar productos / servicios

de la organización.

Eliminar costes superfluos para poder

reducir el precio final y beneficiar así al

cliente y aumentar la competitividad.

Ponerse en el lugar del cliente potencial

a la hora de diseñar los sistemas internos

de comunicación y tratar de anticipar las

repercusiones que tendrán estos.

Orientación al resultado Realizar las funciones y


organizacionales con eficacia

y calidad

Cumple con oportunidad en función de

estándares, objetivos y metas

establecidas por la empresa, las

funciones que le son asignadas.

Asume la responsabilidad por sus resulta

dos.

Compromete recursos y tiempos para

mejorar la productividad tomando las

medidas necesarias para minimizar los

riesgos.

Realiza todas las acciones necesarias

para alcanzar los objetivos propuestos

enfrentando los obstáculos que se

presentan.



Acepta y se adapta fácilmente a los

20


cambios positiva y

constructivamente.

cambios


Promueve el cambio.

Trabajo en equipo Trabajar con otros de forma

conjunta y de manera

participativa, integrando

esfuerzos para la

consecución de metas

institucionales comunes.

Coopera en distintas situaciones y

comparte información.

Aporta sugerencias, ideas y opiniones.

Expresa expectativas positivas del equipo

o de los miembros del mismo.

Planifica las propias acciones teniendo

en cuenta la repercusión de las mismas

para la consecución de los objetivos

grupales.

Establece diálogo directo con los

miembros del equipo que permita

compartir información e ideas en

condiciones de respeto y cordialidad.

Respeta criterios dispares y distintas

opiniones del equipo.

Creatividad e

innovación

Generar y desarrollar nuevas

ideas, conceptos, métodos y

soluciones.

Ofrece respuestas alternativas.

Aprovecha las oportunidades y

problemas para dar soluciones

novedosas.

Desarrolla nuevas formas de hacer y

tecnologías.

Busca nuevas alternativas de solución y

se arriesga a romper esquemas

tradicionales.

Inicia acciones para superar los

obstáculos y alcanzar metas específicas.



21

Buenas relaciones

interpersonales



amistosas y positivas, basadas

en la comunicación abierta y

fluida y en el respeto por los

demás.




necesidades de los demás.

Transmite eficazmente las ideas,

sentimientos e información

impidiendo con ello malos

entendidos o situaciones

confusas que puedan generar

conflictos.

Manejo de la Información Manejar con respeto las

informaciones personales e

institucionales de que dispone.

Evade temas que indagan sobre

información confidencial.

Recoge sólo información

imprescindible para el desarrollo de

la tarea.

Organiza y guarda de forma

adecuada la información a su

cuidado, teniendo en cuenta las

normas legales y de la organización.

No hace pública información laboral

o de las personas que pueda afectar

la organización o las personas.

Es capaz de discernir qué se puede

hacer público y qué no.

Transmite información oportuna

y objetiva.

Capacidad de negociación Identifica la posición propia y

ajena de una negociación,

intercambiando concesiones y

alcanzando acuerdos

satisfactorios basados en una

filosofía ganar-ganar”

En definitiva, la capacidad para

efectuar intercambios con

Conductas especificas en el

lugar del otro y tratar de

anticipar sus necesidades y

expectativas de negociación.

Valorar lo más objetivamente

posible los efectos que

representan su posición y mi

posición.

22

terceras personas, de

cualquier tipio, que resulten

beneficiosas para ambos y

adaptativas con respecto a la

situación que se desarrolle.

Esforzarse en identificar las

ventajas mutuas de una

negociación y destacar los

inconvenientes de una no

negociación.

Seleccionar y valorar las

aportaciones que una

negociación supondría, no solo

para mi unidad o departamento,

sino también para las otras áreas

o departamento de la

organización.

Cerrada una negociación,

obtener compensaciones

adicionales.

Preparar borradores,

documentación, simulación,

etcétera, antes del desarrollo de

una negociación.

Obtener o cerrar acuerdos

satisfactorios para ambas partes.

Identificar las propias

necesidades.

Compromiso con ¡a

Organización

Alinear el propio comporta-

miento a las necesidades,

prioridades y metas

organizacionales.

Promueve las metas de la

organización y respeta sus normas.

Antepone las necesidades de la

organización a sus propias

necesidades.

Apoya a la organización en

situaciones difíciles.

- Demuestra sentido de

pertenencia en todas sus

actuaciones.

Colaboración Cooperar con los demás con el

fin de alcanzar los objetivos

Ayuda al logro de los objetivos

articulando sus actuaciones con

23

institucionales los demás.


adquiere.



trabajo.



Contar con espacios cómodos y adecuados para

realizar la actividad laboral.

8.2 Ergonomía del puesto de trabajo Contar con una silla regulable en altura que

cumpla con normas ergonómicas.

Contar con un escritorio que conserve las

medidas de altura y ancho adecuadas para no

afectar las posiciones de cuello, espalda, brazos y

manos mientras se trabaja.


Disponer de un programa de pausas activas

dirigidas por personal capacitado en esta área.

8.3 Grado de concentración Las actividades requieren una concentración alta

ya que las especificaciones para la elaboración

del contrato deben ser muy concretas, para

evitar posibles problemas.

8.4 Ambiente visual y auditivo Para una adecuada concentración mental

requerida para ejercer las funciones del cargo, Se

sugieren espacios de trabajo libres de ruido.

Que el campo visual no está recargado de

elementos distractores que contaminen la visual.


Audiometría

24

Espirometría

Visiometría

Examen de perfil sicológico

2.3. PERFIL DEL CARGO ASESOR DE ARRENDAMIENTOS:


1.1. Nombre del cargo: ASESOR DE ARRENDAMIENTOS

1.2. Proceso o área: AREA OPERATIVA


1.4. Cargo del jefe inmediato: Coordinador de arrendamiento

1.5. Personas a cargo: N/A.


1.7. Salario: $670.000 más comisiones 1.8. Horario: 8 a 12 y 14 a 18



2.1. Formación académica: Bachiller

2.2. Experiencia laboral en el área: 1 año

2.3. Conocimientos específicos: Ley 820 del 2003 y nomenclatura

2.4. Condición física especial: N/A.


2.6. Otros requisitos: Presentar certificados de estudio, constancias laborales y tener moto



ADMINISTRA

TIVO COORD.

ARRIENDOS

COORD.

VENTAS

COORD.

AVALUOS

ADMÓN

INMUEBLES

COORD.

HIPOTECAS

COORD.

CALIDAD RRH

H

GERENCIA

ASESOR DE ARENDAMINERO

25

Gestionar operaciones de alquiler o cesión de bienes. Satisfaciendo las demandas de los clientes a través de un conocimiento solido en los servicios, procesos y políticas comerciales de la organización.



Internos Asesores de

arrendamiento

Apoyar en la asesoría a los clientes

Cubrir posibles faltantes a la hora de cumplir una cita

Colaborar con la toma de fotos y la pegada de afiches.

Diario

Internos Coordinador de arrendamiento

Coordinar el envío de solicitudes a las aseguradoras

Regular las citas con los clientes y la recepción de solicitudes

De acuerdo a requerimientos de los

clientes

Internos Gerencia

Presentar informes

Analizar indicadores

Coordinar actividades para obtener un mejor desempeño en el proceso

Quincenal

Externos Aseguradoras

Entregar y recibir solicitudes de arrendamiento para su respectivo estudio y aprobación

De acuerdo a requerimientos de los

clientes

Externos

Cliente externos (propietarios y

posibles inquilinos)

Recibir inmuebles para arrendamiento (propietarios)

Suministrar información de inmuebles para arrendamientos (inquilinos)

De acuerdo a requerimientos de la

agencia


5.1. Personas a cargo: N/A

5.2. Presentación de informes: de gestión (propiedades consignadas y arrendadas)

5.2.1. Frecuencia: Mensual

5.3 Manejo de información confidencial de la empresa: si, base de datos (información de clientes y sus

propiedades)

5.4. Manejo de dinero: si, pago de estudio de solicitudes

5.5 Administración de equipos y herramientas tecnológicas: computador, impresora, softim (programa

informático), internet

5.6 Otras responsabilidades: Avisos de arrendamiento y demás papelería concerniente con las actividades

de cargo.

26

FUNCIONES

Cargo: Asesor de arrendamientos

Ciclo

PHV

A

Funciones Actividades Frecuencia

De quién

recibe y a

quien

entrega

Recursos Responsabilidade

s asociadas

Duració

n

Recibir el

inmueble por

parte de

propietario,

telefónica o

personalment

e

Registrar los

datos personales

del propietario y

del inmueble en

la tarjeta de

comodidades.

De acuerdo a

Requerimientos del

clientes

15 minutos

Propietario-

Asesor de

arrendamiento

s

Computador

, programa

de software

(softim),

tarjeta de

comodidade

s

Manejo de

información, personas

y confidencialidad

Asesorar al

propietario del

inmueble sobre

los requisitos

exigidos por la

agencia.

De acuerdo a

Requerimientos del

clientes

15 minutos

Asesor de

arrendamiento

-propietario

Computador

, programa

de software

(softim),

Informar al

propietario del

inmueble sobre

los costos de

administración y

procedimientos

con el pago del

canon.

De acuerdo a

Requerimientos del

clientes

15 minutos

Asesor de

arrendamiento

-propietario

Computador

Acordar con

el propietario

la visita al

inmueble

para

conocerlo y

pegar aviso

de

arrendamient

o

Convenir la

forma de enseñar

el inmueble a los

posibles

arrendatarios,

con el fin de no

perder citas y

velar por la

conservación de

éste.

De acuerdo a

Requerimientos del

clientes

15 minutos

Asesor de

arrendamiento

-cliente

Computador Manejo de información

y confidencialidad

27

Promocionar

el inmueble

para

garantizar

que se

arrienda lo

más pronto

posible

Pautar en

diferentes

medios

publicitarios

como prensa,

radio y televisión,

los inmuebles

desocupados

para dar a

conocer sus

comodidades.

Semanalmente 1 día

Asesor de

arrendamiento

-Coordinador

de

arrendamiento

Computador

, programa

software

(Softim ),

pagina web

e internet

Manejo de

información,

confidencialidad y

colaboradores

Ingresar las fotos

de los inmuebles

a la página web,

para facilitar su

presentación.

De acuerdo a

requerimientos de la

agencia

4 horas

Asesor de

arrendamiento

-N/A

Computador

, programa

software

(Softim ),

pagina web

e internet)

Suministrar

información

completa al

cliente cuando se

acerque a la

agencia a

preguntar por

propiedades.

De acuerdo a

requerimientos del

clientes

15-30

minutos

Asesor de

arrendamiento

-cliente

Computador

, programa

software

(Softim ),

pagina web

e internet)

Mostrar el

inmueble al

cliente

potencial,

para que

tenga un

acercamiento

más puntual

Acordar con el

cliente el

recorrido, fecha,

hora y lugar de

encuentro para

visitar inmuebles

ofertados.

De acuerdo a

requerimientos del

clientes

30 minutos

Asesor de

arrendamiento

-cliente

Computador

Manejo de

información,

confidencialidad y

colaboradores

Recibir y

verificar que

la solicitud

este completa

para su

estudio, con

el fin de evitar

demoras en el

proceso

Revisar que la

solicitud este

bien diligenciada

y documentos

completos, para

enviarla a la

aseguradora; la

cual se encarga

de hacer el

estudio.

De acuerdo a

requerimientos del

clientes

20 minutos

Asesor de

arrendamiento

-aseguradora

N/A,

Manejo de

información,

confidencialidad,

colaboradores y

satisfacción al cliente.

Entregar al

asistente

administrativo la

documentación

enviada por la

aseguradora para

la elaboración del

contrato de

arrendamiento.

De acuerdo a

requerimientos del

clientes

10 minutos

Coordinador

de

arrendamiento

-asistenta

administrativa

Computador

, programa

software

(Softim ),

28

7.COMPETENCIAS

5=Nivel alto de requerimiento

4= Nivel medio

3= Nivel bajo


COMPETENCIA DEFINICION DESCRIPTORES NIVEL/REQUERIM

IENTO

Orientación al

cliente

Demostrar sensibilidad

hacia las necesidades o

demandas de un conjunto

de clientes potenciales de

la organización.

Estructura su propia actividad

de forma que se pueda dar

mejor servicio a los clientes

internos y externos.

Se preocupa por dar valor

añadido a una función interna

de la organización, de forma

que sea reconocida por los

clientes internos y externos.

Considera las necesidades del

cliente a la hora de diseñar

productos y servicios

Elimina costes superfluos para

poder reducir el precio final y

beneficiar así al cliente y

aumentar la competitividad.

Se pone en el lugar del cliente

potencial a la hora de diseñar

los sistemas internos de

comunicación y tratar de

anticipar las repercusiones

que tendrán estos.

4

29

Orientación al

resultado

Realizar las funciones y


organizacionales con

eficacia y calidad

Cumple con eficacia

funciones, objetivos y metas

establecidas por la empresa.

Asume la responsabilidad por

sus resulta dos.

Compromete recursos y

tiempos para mejorar la

productividad tomando las

medidas necesarias para

minimizar los riesgos.

Realiza todas las acciones

necesarias para alcanzar los

objetivos propuestos

enfrentando los obstáculos

que se presentan.

4

Adaptación al

cambio

Enfrentarse con

flexibilidad y versatilidad a

situaciones nuevas para

aceptar los cambios

positiva y

constructivamente.

Acepta y se adapta fácilmente a los cambios


Promueve el cambio. 3

30

Trabajo en equipo

Trabajar con otros de

forma conjunta y de

manera participativa,

integrando esfuerzos para

la consecución de metas

institucionales comunes.

Coopera en distintas

situaciones y comparte

información.

Aporta sugerencias, ideas y

opiniones.

Expresa expectativas positivas

del equipo o de los miembros

del mismo.

Planifica las propias acciones

teniendo en cuenta la

repercusión de las mismas

para la consecución de los

objetivos grupales.

Establece diálogo directo con

los miembros del equipo que

permita compartir

información e ideas en

condiciones de respeto y

cordialidad.

Respeta criterios dispares y

distintas opiniones del equipo.

4

Creatividad e

innovación

Generar y desarrollar

nuevas ideas, conceptos,

métodos y soluciones.

Ofrece respuestas

alternativas.

Aprovecha las oportunidades

y problemas para dar

soluciones novedosas.

Desarrolla nuevas formas de

realizar el trabajo y crea

nuevas tecnologías.

Busca nuevas alternativas de

solución y se arriesga a

romper esquemas

tradicionales.

Inicia acciones para superar

los obstáculos y alcanzar

3

31

metas específicas.



Buenas relaciones

interpersonales



amistosas y positivas,

basadas en la

comunicación abierta y

fluida y en el respeto por

los demás.




necesidades de éstas.

Transmite eficazmente ideas

e información impidiendo con

ello malos entendidos o

situaciones confusas que

puedan generar conflictos.

Mantiene relaciones cordiales

con las personas que lo rodea

y así generar un ambiente

agradable de trabajo.

Respeta las ideas de sus

compañeros, apoyándolos en

sus decisiones para evitar

errores y reproceso que

afecten la satisfacción el

cliente.

4

Capacidad de

negociación

Identificar la posición

propia y ajena de una

negociación,

intercambiando

concesiones y alcanzando

acuerdos satisfactorios

basados en una filosofía

ganar-ganar”

.

Se Coloca en el lugar del otro

para entender sus

necesidades y tratar de

anticipar sus expectativas de

negociación.

Selecciona y valora los

aportes que una negociación

podría arrojar al áreas de

arrendamientos y/a otras.

Prepara borradores,

documentación, simulación, y

4

32

otros antes del desarrollo de

una negociación.

Obtiene o cierra acuerdos

satisfactorios para ambas

partes.

Colaboración

Cooperar con los demás

con el fin de alcanzar los

objetivos institucionales

Ayuda al logro de los

objetivos articulando sus

actuaciones con los demás.


adquiere.



trabajo.

Apoya el equipo de trabajo en

la toma de decisiones que

benefician la labor

desempeñada.

4

Transparencia

Hacer uso responsable y

claro de los recursos

públicos, eliminando

cualquier discrecionalidad

indebida en su utilización y

garantizar el acceso a la

información

gubernamental.

Proporciona información

veraz y objetiva a nuestros

clientes para una mayor

satisfacción.

Facilita el acceso a la

información recolectada de

las propiedades consignadas y

sus propietarios.

-Demuestra imparcialidad en

sus decisiones.

Ejecuta sus funciones con

base en las normas de la

agencia y criterios aplicables.

Utiliza los recursos de la

entidad para el desarrollo de

las labores y la prestación del

servicio.

3

33



Contar con estacionamientos adecuados para las motos de los

asesores

Contar con espacios cómodos y adecuados para realizar la

actividad laboral.

Contar con un buen sistema de seguridad

8.2 Ergonomía del puesto de trabajo Contar con una silla regulable en altura que cumpla con

normas ergonómicas.

Contar con un escritorio que conserve las medidas de altura y

ancho adecuadas para no afectar las posiciones de cuello,

espalda, brazos y manos mientras se trabaja.


Disponer de un programa de pausas activas dirigidas por

personal capacitado en esta área.

8.3 Grado de concentración Las actividades requieren una concentración alta ya que la

mayor parte del tiempo el asesor de arrendamientos esta por

fuera, desplazándose en moto.


Audiometría

Espirometría

Visiometría

34

3. MAPAS FUNCIONALES:

3.1. MAPA FUNCIONAL MANUAL DE FUNCIONES:

Estructurar manual de

funciones que permita

conocer todos los

requerimientos necesarios

para cada uno de los

puestos de la organización

DETERMINAR FUNCIONES,

ACTIVIDADES Y

RESPONSABILIDADES DE

CADA UNO DE LOS

MIEMBROS DE LA

ORGANIZACIÓN.

DEFINIR COMPETENCIAS

GENERALES Y ESPÉCIFICAS

DE ACUERDO CON EL

NIVEL DEL AREA Y DEL

CARGO

ESTABLECER

RELACIONES DEL

CARGO

Identificar los requisitos

y conocimientos con los

que debe contar el

ocupante del puesto

Realizar el

levantamiento del

cargo de acuerdo a la

información

recolectada.

Diseñar instrumentos

para la recolección de la

información

Procesar la información

Organizar los datos

recogidos

Crear perfil del cargo

Realizar diagnostico

organizacional

Aplicar instrumentos

Aplicar instrumentos

Diseñar competencias

Verificar niveles de

requerimiento

Verificar la información

Implementar estrategias

de comunicación.

Establecer requisitos

Determinar condiciones

físicas

Determinar estudios

necesarios.

35

3.2. MAPA FUNCIONAL PROCESO CAPACITACION:

6

Gestionar Programas

de capacitación para

desarrollar un

adecuado desempeño

que permiten mejorar

el rendimiento de

cada área.

Realizar un diagnóstico

que permita identificar

las necesidades de la

compañía.

Construir aplicar,

procesar, tabular y

elaborar el informe

Diseñar Programas de

capacitación.

Determinar el número de

participantes y el nivel de

capacitación.

Ejecutar la capacitación

Establecer módulos y determinar

tiempos

Determinar los recursos necesarios.

Gestionar espacios y recursos

Realizar actividades

Evaluar la capacitación Aplicar el instrumento, procesar

la información, generar la

información

Formular plan de mejora Desarrollar informe de

sugerencias y posible plan de

acción para las próximas

capacitaciones.

36

3.3. MAPA FUNCIONAL PROCESO DE NÓMINA:

1.1. Establecer la

fecha limite mensual para el pago de

nómina.

1. Apoyar el programa de

administración de la nómina. (planeación)

1.2. Establecer

cronograma de entrega de

novedades al área de nómina.

1.3. Revisar el presupuesto de

nómina.

2.1. Recolección de

novedades.

Gestionar a los empleados el pago

oportuno del paquete de compensación de

acuerdo con la politica de la empresa y su

contrato laboral.

2. Procesar la información para el pago oportuno de la nómina (ejecución)

2.2. Ingreso al sistema de novedades.

2.3. Liquidación.

37

3.1. Generar la pre

nómina para revisión antes del

pago.

3. Analizar la

información procesada para determinar los

posibles novedades y errores.

(verificación)

3.2. Realizar la

intermediación con el área de

contabilidad.

4. Realizar los cambios necesarios

para minimizar el margen de error en el pago. (ajustes)

4.1. Efectuar los cambios que se generaron de

acuerdo con la revisión practicada.

38

3.4. MAPA FUNCIONAL PROCESO DE BIENESTAR LABORAL:

1.1. Presentar un espacion

virtual en el que el colaborador pueda manifestar sus

necesidades , participando de

foros y encuestas.

1. Identificar la percepción de los colaboradores de su reallacion con el

ambiente de trabajo y factores que

determinan su comportamiento dentro de la organización en general, considerando las experiencias

personales, sus necesidades, motivacion y expectativas individuales.

1.2. Analizar y tabular la

información que provee el empleado.

1.3.Realizar programas de prevención en manejo de

riesgos psicosociales.

2.1. Determinar un cronograma anual que de cumplimiento a las

actividades de estimulo para los empleados.

Gestionar programas de Bienestar

Social Laboral que permita la satisfacción de las necesidades del

colaborador y favorezcan su desarrollo

integral en aspecto biologicos, psicosocial, espiritual y cultural dentro

de la Organización.

2. Promover un sistema de estimulos para los empleados a traves de incentivos por su desempeño

especifico y los indicadores de evaluación.

2.2. Reconocimiento en publico

a los mejores colaboradores de la Organización y la respectiva

entrega de bonificaciones y

obsequios por el cumplimiento de metas establecidades.

2.3. Hacer un informe que registre las actividades

desarrolladas y la participación del personal.

39

3.1. Gestionar procesos de

afiliación y tramites para acceder a estos servicios.

3. Buscar el establecimiento de

relaciones con entidades estatales o privadas, regionales y nacionales que atiendan necesidades de protección,

ocio, identidad y aprendizaje del colaborador y su familia, mejorando

sus niveles de salud, vivienda,

recreación, cultura y educación.

3.2. Verificar el cumplimiento y

participación de los funcionarios y de sus familias en las diferentes actividades

programadas.

3.3. Comvocar a los

colaboradores a ferias de educación, vivienda y

recreación para que conozcan

los beneficios a los que puedan acceder.

4. Fomentar y promover las practicas de actividades deportivas culturales,

recreativas y artistícas dirigidas a sus colaboradores y sus familias,

organizando eventos competitivos a

nivel institucional e interinstitucional.

4.1. Generar planillas de inscipción para las

comvocatorias según el evento.

4.2. Pasar las planillas de

inscripcion a la ARL.

4.3 Consultar semanalmente la programaciön de juegos e

informar a los jugadores.

40

4. CONCLUSIONES

- El manual de funciones nos permite diferenciar para cada puesto de trabajo

cuales son las características, requisitos y conocimientos con los que debe

contar los ocupantes de dichos cargo.

- Se logra observar que en HABITAMOS PROPIEDAD RAIZ S.A. se cuenta con

perfiles para los cargos basado en las funciones; no por competencia lo que

permitiría contar con personal mucho más calificado para lograr un mejor

desempeño.

- En el manual de funciones se pueden diferenciar el saber saber por medio de los

requisitos mínimos, el saber hacer por medio de las funciones y los estudios y el

saber ser por medio de las competencias organizacionales y específicas.

- Las competencias organizacionales nos permitirán contratar personal calificado

que se adapte más fácil a las políticas de la organización y sigua los

lineamientos de ésta.

- Se logra observar que en los tres perfiles los cuales son de áreas diferentes,

cuentan con competencias específicas similares.

-

elaborar manual de funciones y …...3 presentacion en el siguiente trabajo se podrá observar que...

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