elaboración guía simple de archivos

Archivo General de laNación

Dirección del SistemaNacional de Archivos

Instructivo para la elaboraciónde la Guía simple de archivos

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

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Índice

Introducción ……………………………………………………… 3

Objetivo general ……………………………………………………4

Objetivos específicos ..……………………………………………5

Marco jurídico .……………………………………………………6

Cómo elaborar la guía simple de archivos ....…….…………….8

Formatos …………………………………………………………25


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Introducción

Este instructivo es un apoyo para la elaboración de la Guía simple dearchivos de cada entidad o dependencia y así dar cumplimiento a losLineamientos generales para la organización y conservación de los archivosde las dependencias y entidades de la administración pública federal;además, sirve para identificar los documentos de archivo por medio de sudescripción archivística, en la que se establecen los elementos informativos,se identifica el contexto y el contenido de los documentos en cualquiera desus etapas (activa, semiactiva e inactiva), así como los productores. Esto selogra con la elaboración de una representación exacta de la unidad dedescripción y de las partes que la componen mediante el análisis,organización y registro de la información.


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Objetivo general

Orientar a los sujetos obligados en la elaboración de la Guía simple dearchivos.


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Objetivos específicos

Identificar el contexto y el contenido de los archivos con base en loscuadros de clasificación archivística, así como su esquema de organizacióny sus datos generales para transparentar su sistema de clasificación.

Asegurar la creación de descripciones consistentes y apropiadas parafacilitar la recuperación y el intercambio de información.

Incluir información sobre la circulación de los documentos de archivo en susdistintas etapas (trámite, concentración e histórico).


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Marco jurídico

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la InformaciónPública Gubernamental (DOF, 11/06/02)

Artículo 32

Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con elInstituto, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de losdocumentos administrativos, así como la organización de archivos de lasdependencias y entidades. Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares ymejores prácticas internacionales en la materia.

Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con lasdisposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de losarchivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guíasimple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de laorganización del archivo.

Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Accesoa la Información Pública Gubernamental (DOF, 11/06/03)

Artículo 46

De conformidad con los lineamientos a que se refiere el artículo 42 de esteReglamento, los Comités elaborarán un programa que contendrá una guía simplede la organización de los archivos de la dependencia o entidad, con el objeto defacilitar la obtención y acceso a la información pública. Dicha guía se actualizaráanualmente y deberá incluir las medidas necesarias para custodia y conservaciónde los archivos. Asimismo, los Comités supervisarán la aplicación de loslineamientos o criterios a que se refiere este capítulo.

Lineamientos generales para la organización yconservación de los archivos de las dependencias yentidades de la administración pública federal (DOF,20/02/04)

Segundo. Para los efectos de los presentes Lineamientos, además de lasdefiniciones contenidas en los artículos 3 de la Ley Federal de Transparencia yAcceso a la Información Pública Gubernamental y 2 de su Reglamento, seentenderá por:


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XVIII. Guía simple de archivo: esquema general de descripción de las seriesdocumentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica suscaracterísticas fundamentales conforme al cuadro general de clasificaciónarchivística y sus datos generales.

Séptimo. Las dependencias y entidades elaborarán una guía simple de susarchivos con base en el cuadro general de clasificación archivística, que deberácontener la descripción básica de sus series documentales, la relación de losarchivos de trámite, de concentración e histórico, la dirección, teléfono y correoelectrónico de cada uno de ellos, así como el nombre y cargo del responsable.El Archivo General de la Nación proporcionará el instructivo para la elaboración dela guía simple de archivos.


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CÓMO ELABORAR

LA GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS


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PROCEDIMIENTO : Elaboración de la Guía Simple

Archivo históricoArchivo de trámiteArchivo de

concentraciónCoordinador de

archivos

Establece el calendario de recepción de

Información 1

Notifica a las Unidades

productoras el calendario de

recepción 1.1

Recopila el volumen de bajas

documental es4.3

Recopila el volumen de las series del año actual 4.1

Recopila y registra la documentación que custodia 3.1

Integra información por

serie del archivo 5

Recopila el volumen de las series del año anterior 4

Identifica las series

documentales que contiene su

archivo 3

Registra él o los archivos de

trámite con los datos generales 2

Recopila el volumen de las

trasferencias primarias 4.2

Calcula y registra el volumen total

4.4 Calcula y registra el volumen total

8.4

Recopila el volumen de las series del año actual 8.1

Identifica las series

documentales que contiene su

archivo 7


Recopila el volumen de bajas documental 8.3


trasferencias primarias 8.2

Integra información por

serie del archivo 9

Recopila y registra la documentación que custodia 7.1

Registra el archivo de

concentración con los datos

generales 6

N o

Existen errores

13.1


Revisa la información por

serie 13

Registra en el formato

normalizado 14

Compila la información

13.3

Consigna el volumen total

11 .2


trasferencias secundaria

11 .1

Integra información por serie del archivo

12

Registra el archivo históricos

con los datos generales

10

Remite la información

15

F i n

5,9,

12,

S i

Inicio


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PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LA GUÍA SIMPLE

NÚM ACTIVIDAD RESPONSABLE OPERACIÓN

1Establece calendario de recepción deinformación

1.1

Solicitainformación

Coordinador dearchivos Notifica la las unidades productoras el

calendario o procedimiento establecidopara la recepción de la información

2.

Recopila datosgenerales delarch ivo detrámite porcada unidadadministrativa

Unidadadministrativa yresponsable de

archivo detrámite

Registra nombre de la unidadadministrativa; área de procedencia delarchivo; nombre del responsable ycargo del archivo; domicilio; teléfono;correo electrónico

3Identifica las series documentales queintegran su archivo

3.1

Recopilainformación del as se r i esdocumentalesque custodia ela rch ivo detrámite porcada unidadadministrativa


archivo detrámite

Recopila y registra información paracada serie documental de conformidadcon la “Sección” a la cual pertenecesegún las funciones del responsabledel archivo. Nombre de la serie, fechasextremas y su descripción.

4Recopila el volumen de la serieregistrado en el año anterior (13)

4.1Recopila el volumen de la serie del añoque se actualiza (14)

4.2Recopila el volumen, si es el caso deacciones de transferencia primaria (15)

4.3Recopila el volumen, si es el caso deacciones de baja documental (16)

4.4

Procesainformaciónespecífica del a s e r i e :arch ivo detrámite(documentación activa)


archivo detrámite

Calcula y registra el volumen total(“13”+”14”-“15”-“16”) de cada serie

5.Integra lainformación


archivo detrámite

Integra información por serie de todoslos archivos de trámite de cada unidadadministrativa, coteja y remite alcoordinador de archivos


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6

Recopila datosgenerales del archivode concentración porcada unidadadministrativa

Unidadadministrativa yresponsable del

archivo deconcentración

Registra: nombre de la unidadadminist rat iva; área deprocedencia del archivo;nombre del responsable y cargodel archivo; domicilio; teléfono;correo electrónico

7I d e n t i f i c a l a s s e r i e sdocumentales que custodia

7.1

Recopila informaciónde las seriesdocumentales quecustodia el archivo deconcentración por cadaunidad administrativa

Unidadadministrativa yresponsable del


Recopila y registra informaciónpara cada serie documental deconformidad con la sección a lacual pertenece según lasfunciones del responsable delarchivo. Nombre de la serie,fechas extremas y sudescripción

8Recopila el volumen de la serieregistrado en el año anterior(18)

8.1Recopila el volumen de la seriedel año que se actualiza (A)

8.2Recopila el volumen, si es elcaso de acc iones detransferencia primaria (19)

8.3Recopila el volumen, si es elcaso de acciones de bajadocumental (20)

8.4Recopila el volumen, si es elcaso de acc iones detrasferencia secundaria (21)

8.5

Procesa el volumen decada serie del archivode concentración(documentaciónsemiactiva)



Calcula y registra el volumentotal (“18”+A+”19”-“20”-“21”) decada serie

9. Integra la información



Integra información por serie delos archivos de concentraciónde cada unidad administrativa,coteja y remite al coordinadorde archivos


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10Recopila datosgenerales del archivohistórico

Unidadadministrativa yresponsable delarchivo histórico

Registra: nombre de la unidadadministrat iva; área deprocedencia del archivo;nombre del responsable ycargo del archivo; domicilio;teléfono; correo electrónico

11Recopila el volumen de la serieregistrado en el año anterior(23)

11.1Recopila el volumen, si es elcaso de acciones detransferencia secundaria (24)

11.2

Procesa el volumen decada serie del archivohistórico(documentacióninactiva)

Unidadadministrativa yResponsable delarchivo histórico

Consigna el volumen total(“23”+”24”) de la serie

12 Integra la información

Unidadadministrativa yResponsable dearchivo histórico

Integra información por seriede los archivos históricos decada unidad administrativa,coteja y remite al coordinadorde archivos

13Revisa información por serie decada Unidad administrativa

13.1En caso de que existan erroresavisa a responsable según seael caso

13.2

Compila información decada unidadadministrativa

Coordinador dearchivos de ladependencia

Compila información de cadaunidad administrativa

14 Elabora el reporte finalCoordinador dearchivos de ladependencia

Registra en el formatonormalizado la informacióncompilada anteriormente.

15 Difunde la Guía SimpleCoordinador dearchivos de ladependencia

Remite la Guía simple para supublicación en Internet


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DISPOSICIONES GENERALES

De aplicación: El orden de integración de los archivos será, en primer lugar, losarchivos de trámite (etapa activa); después, los archivos de concentración (etapasemiactiva) y, por último, los históricos (etapa inactiva).

Los elementos de descripción determinados en este instructivo son básicos yobligatorios, sin menoscabo de que las dependencias o entidades puedanincorporar elementos adicionales que convengan a sus necesidades de control.

De excepción: En el caso de los archivos históricos que por razones deprocedencia contienen más de un fondo, se hará la descripción partiendo de esenivel.En los archivos previos a 2005, cuya estructura no esté establecida por serie, seaplicará el nivel inmediato superior.

De responsabilidades: El área coordinadora de archivos de la dependencia oentidad será la responsable de integrar la guía simple y de entregarla a la Unidadde Enlace de la dependencia o entidad para su divulgación a través del portal detransparencia.

De estructura: Se han establecido 25 elementos de descripción para la guíasimple en dos áreas de información: 12 elementos comunes y 13 elementosespecíficos de actualización que serán seleccionados según el tipo de archivo(trámite, concentración e histórico).

Elementos comunes:

1 Unidad administrativa2 Área de procedencia del archivo3 Nombre del responsable y cargo4 Domicilio5 Teléfono6 Correo electrónico7 Ubicación física8 Unidad administrativa de procedencia9 Sección10 Serie11 Fecha(s)12 Descripción


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1 UNIDAD ADMINISTRATIVA

Objetivo: Conocer la ubicación del archivo dentro de launidad administrativa.

Regla: Consignar el nombre de la unidad administrativaresponsable del archivo .

Observaciones: Se considera unidad administrativa a laque con tal carácter señala el reglamento interioro equivalente de la dependencia o entidad.Registrar, si es el caso, la estructura jerárquicainmediata superior del archivo.

2. ÁREA DE PROCEDENCIA DEL ARCHIVO

Objetivo: Proporcionar el área de procedencia del archivodentro de la unidad administrativa.

Regla: Registrar el nombre del área (dirección de área,subdirección, departamento o equivalentes)donde se localiza el archivo.

Observación: Se aplica cuando exista más de un archivo en launidad administrativa.

3. NOMBRE DEL RESPONSABLE Y CARGO

Objetivo: Proporcionar a los usuarios internos y externosde la dependencia o entidad el nombre y cargodel o los responsables del archivo.

Reglas: Consignar el (los) nombre(s) del servidor(es)público(s) designado(s) como responsable(s) dela unidad de archivo.

Observaciones: El espacio físico donde se localiza elarchivo no determina la etapa del ciclo vital en laque se encuentran los documentos de archivo,toda vez que en un mismo espacio físico puedenlocalizarse archivos activos, semiactivos ohistóricos, en cuyo caso cada sección y serie se


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ordenará consecutivamente por archivos detrámite, concentración e históricos.Existen unidades administrativas que integran lasunidades de archivo de trámite, concentración ehistóricos en una misma unidad de depósitodenominado archivo central, archivo general, etc.Se consignará el nombre y cargo del titularjerárquico superior responsable.

4. DOMICILIO

Objetivo: Proporcionar a los usuarios internos y externos ala dependencia o entidad el lugar de trabajo delservidor público designado como responsable delarchivo.

Regla: Consignar los datos relativos a identificar el lugarde trabajo: calle, número, colonia, código postal,delegación o municipio, estado, país.

Observaciones: En algunos casos la dirección del lugar detrabajo del servidor público responsable delarchivo no corresponderá al del depósito físico delos documentos.

5. TELÉFONO

Objetivo: Proporcionar a los usuarios internos y externos ala dependencia el teléfono del servidor públicodesignado como responsable del archivo.

Regla: Consignar el número telefónico del archivo.

Observaciones: Registrar, si es el caso: extensión, clavelada o indicaciones establecidas en ladependencia para la comunicación por teléfono.


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6. CORREO ELECTRÓNICO

Objetivo: Proporcionar a los usuarios internos y externos ala dependencia o entidad la dirección electrónicaoficial del servidor público designado comoresponsable del archivo.

Regla: Consignar la dirección electrónica oficial.

Observaciones: En los casos en que el responsable nocuente con una dirección electrónica oficialindividualizada, registrar la institucional delarchivo.

7. UBICACIÓN FÍSICA

Objetivo: Identificar ubicación física de la(s) serie(s)documental(es).

Regla: Consignar el lugar físico de localización de la(s)serie(s) documental(es).

Observaciones: En caso de imprecisión de la etapa (activo,semiactivo e histórico) y de la ubicación física dela serie documental a describir, el responsabledel archivo se encargará de asignar tanto laetapa como la ubicación física.

8. UNIDAD ADMINISTRATIVA DE PROCEDENCIA OFONDO

Objetivo: Identificar al productor o productores delas series documentales

Regla: Consignar el nombre de la entidad responsablede la producción, uso y acumulación de las seriesdocumentales.

Observaciones: En el caso de los archivos históricos quepor razones de procedencia contienen más de unfondo, se hará la descripción partiendo de esenivel.


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El uso de este elemento de descripcióndependerá de la estructura y jerarquía de laorganización del archivo.El espacio físico donde se localiza el archivo nodetermina la etapa del ciclo vital en la que seencuentran los documentos de archivo; puedeocurrir que en un mismo espacio físico selocalicen archivos activos, semiactivos ohistóricos, en cuyo caso cada sección y serie seordenará consecutivamente por archivos detrámite, concentración e históricos.

9. SECCIÓN DOCUMENTAL

Objetivo: Ubicar de conformidad con el cuadro general declasificación archivística de la dependencia oentidad la sección documental a la quepertenece(n) la(s) serie(s) documental(es)descrita(s).

Regla: Consignar el nombre correspondiente a laestructura del archivo la sección documentalcorrespondiente.

Observaciones: En el caso de archivos que fueron abiertoscon anterioridad a enero de 2005 y que carecende cuadro de clasificación, se aceptará sustituir lasección documental por la unidad administrativade procedencia.De no existir una descripción en el nivel desección documental en archivos previos a 2005,se indicará que el nivel de descripción es elinmediato anterior.

10. SERIE DOCUMENTAL

Objetivo: Ubicar de conformidad con el cuadro general declasificación archivística de la dependencia oentidad la(s) serie(s) documental(es) descrita(s).

Regla: Consignar todas y cada una de las seriesdocumentales que integran el acervo en custodia.

Observaciones: Toda vez que los Lineamientos establecenque la unidad de descripción es la serie


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documental, en el caso de archivos que fueronabiertos con anterioridad a enero de 2004 y quecarecen de cuadro de clasificación, se aceptarásustituir la(s) serie(s) documental(es) por el áreageneradora (dirección de área, subdirección,departamento o equivalente).De no existir una descripción a nivel de seriedocumental en archivos abiertos antes de 2005,se indicará cuál es el nivel existente dedescripción (fondo o sección).

11. FECHA(S)

Objetivo: Identificar y consignar el año extremo deproducción o acumulación.

Regla: Proporcionar y consignar para cada seriedocumental que se describe, según los casos,una sola fecha o un intervalo de fechas.

Observaciones: En los casos de archivos históricos, lasfechas extremas serán: aquellas en las que elproductor acumuló los documentos; aquellas enlas que la producción de los documentos incluyefechas de documentación producida conanterioridad a su acumulación por actividad;cuando se dificulte conocer las fechas extremas,utilizar el o los siglos que cubren ladocumentación custodiada.

12. DESCRIPCIÓN

Objetivo: Proporcionar el contenido de la seriedocumental.

Regla: Consignar un resumen de la información quecontiene la serie documental.

Observaciones: No repetir el nombre con el cual seidentifica la serie en descripción. La descripcióninformativa busca clarificar su contenido, enparticular de aquellas series documentales quese registran con el nombre de las unidadesadministrativas.


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Las series documentales identificadas con elproceso administrativo (función-actividad) seráopcional.En el caso de los archivos históricos se buscarádar un panorama de conjunto de la clase deinformación contenida en la serie.

Elementos específicos de actualización

Archivo de trámite

13. VOLUMEN (2004)

Objetivo: Identificar y describir el volumen físico y la unidadde conservación o soporte.

Regla: Consignar el volumen de la serie documental delaño anterior al que se efectúa la actualización,especificando la cantidad de expedientes, piezas,volúmenes, cajas, según sea el caso.

Observaciones: Si es el caso por la organización de lapropia serie, consignar en metros lineales(opcional otro tipo de información).

14. APERTURA DE EXPEDIENTES (2005)


Regla: Consignar el volumen de la serie documental delaño que se actualiza, especificando la cantidadde expedientes, piezas, volúmenes, cajas, segúnsea el caso.



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15. TRANSFERENCIA PRIMARIA

Objetivo: Proporcionar información sobre cualquier acciónprimaria de disposición documental.

Regla: Consignar la cantidad de expedientes, piezas,volúmenes, cajas, según sea el caso de la seriedocumental descrita que se trasladó del archivode trámite al archivo de concentración.

Observaciones: En algunos casos, la serie documentaldescrita con relación a su volumen registrado enla Guía simple 2005 fue transferida del archivo detrámite al archivo histórico; consignar de igualmanera.

16. BAJAS DOCUMENTALES

Objetivo: Proporcionar información sobre cualquier acciónde valoración y en su caso el destino final.

Regla: Consignar la cantidad de expedientes, piezas,volúmenes, cajas, según sea el caso de la seriedocumental descrita que se dictaminó para labaja documental o eliminación.

Observaciones: En algunos casos, para la seriedocumental descrita con relación a su volumenregistrado en la Guía simple 2005 se realizó unproceso de dictaminación de baja documentaltotal o parcial en el archivo de trámite; consignarel número de Acta de Baja documental emitidapor el Archivo General de la Nación.

17. VOLUMEN TOTAL


Regla: Consignar el volumen total de la seriedocumental al periodo que se efectúa laactualización, especificando la cantidad de


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expedientes, piezas, volúmenes, cajas, segúnsea el caso.

Observaciones: En este caso es la suma del punto 13 más14 y la resta del 15 o del 16. Si es el caso por laorganización de la propia serie, consignar enmetros lineales (opcional otro tipo deinformación).

Archivo de concentración

18. VOLUMEN (2004)

Objetivo : Identificar y describir el volumen físico y la unidadde conservación o soporte.



19. TRANSFERENCIA PRIMARIA

Objetivo: Proporcionar información sobre cualquier acciónprimaria de disposición documental.

Regla: Consignar la cantidad de expedientes, piezas,volúmenes, cajas, según sea el caso, de la seriedocumental descrita que recibió el archivo deconcentración del archivo de trámite para sucustodia.



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20. BAJAS DOCUMENTALES


Regla: Consignar la cantidad de expedientes, piezas,volúmenes, cajas, según sea el caso, de la seriedocumental descrita que se dictaminó para labaja documental o eliminación.

Observaciones: En algunos casos, que la serie documentaldescrita con relación a su volumen registrado enla Guía simple 2005, el total o parte, seencuentre incorporada a un total autorizado endictamen por el Archivo General de la Nación; seconsignará el número del Acta de Bajadocumental.

21. TRASFERENCIA SECUNDARIA


Regla: Consignar la cantidad de expedientes, piezas,volúmenes, cajas, según sea el caso, de la seriedocumental descrita que se dictaminó comohistórica para su transferencia del archivo deconcentración al archivo histórico.

22. VOLUMEN TOTAL



Observaciones: Este punto es la suma del punto 18 más el19 y la resta del 20 y del 21, si es el caso. Por laorganización de la propia serie, se puedeconsignar en metros lineales (opcional otro tipode información).


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Archivo histórico

23. VOLUMEN (2004)



Observaciones: Si es el caso, por la organización de lapropia serie, consignar en metros lineales(opcional otro tipo de información).

24. RECEPCIÓN DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA

Objetivo: Proporcionar información sobre cualquier acciónde disposición documental y en su caso sudictamen de documentación histórica.

Regla: Consignar la cantidad de expedientes, piezas,volúmenes, cajas, según sea el caso, de la seriedocumental descrita que se trasladó del archivode trámite o archivo de concentración al archivohistórico.

Observaciones: Si es el caso, por la organización de lapropia serie, consignar en metros lineales(opcional otro tipo de información).

25. VOLUMEN TOTAL


Regla: Consignar el volumen total de la seriedocumental del año anterior al que se efectúa laactualización, especificando la cantidad deexpedientes, piezas, volúmenes, cajas según seael caso.


24

Observaciones: Este caso es la suma del punto 23 más el24. Si es el caso por la organización de la propiaserie, consignar en metros lineales (opcional otrotipo de información).


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Formatos

LogotipoNombre de la dependencia o entidadHoja_1_de___.Relación de archivos

Archivo de TrámiteUnidad

AdministrativaNombre delresponsable

Cargo Domicilio Teléfono Correoelectrónico

2 3 4 5 6 7

Archivo de concentraciónNombre delresponsable


8 9 10 11 12

Archivo históricoNombre delresponsable


13 14 15 16 17

ElaboróNombre 18

Cargo y firma 19

ValidóNombre 20

Cargo y firma 21


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Relación de Archivos

No. Concepto DescripciónArchivos de trámite

1 Hoja___de___. Números de hoja correspondientes2 Unidad administrativa Nombre de la unidad administrativa a la que

corresponde el archivo de trámiteSe considera unidad administrativa a las quecon tal carácter señala el reglamento interior dela dependencia o entidad

3 Nombre del responsable4 Cargo5 Domicilio6 Teléfono7 Correo electrónico

Nota: Se anotarán todas y cada una de las unidades administrativas queconforman la dependencia o entidad

Archivo de concentración8 Nombre del

responsableNombre del servidor público designado comoresponsable del archivo de concentración

9 Cargo Cargo del servidor público10 Domicilio Domicilio del lugar de trabajo del servidor público11 Teléfono Número telefónico, extensión y, de ser el caso, claves

Lada12 Correo

electrónicoDirección electrónica oficial o, de ser el caso, privada,del servidor público

Archivo histórico13 Nombre del

responsableNombre del servidor público designado comoresponsable del archivo histórico

No. Concepto Descripción14 Cargo Cargo del servidor público designado como

responsable del archivo histórico15 Domicilio Domicilio del lugar de trabajo del servidor

público designado como responsable delarchivo histórico

16 Teléfono Número telefónico y extensión, según el caso,del servidor público designado comoresponsable del archivo histórico


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17 Correo electrónico Dirección electrónica del servidor públicodesignado como responsable del archivo

Elaboró18 Nombre Nombre del servidor público que integró la

información y llenó el formato19 Cargo Cargo del servidor público que integró la

información y llenó el formatoValidó

20 Nombre Nombre del servidor público que validó lainformación (Coordinador de Archivos de ladependencia o entidad o responsable delarchivo de concentración, en su caso)

21 Cargo Cargo del servidor público que validó lainformación

Nota: En las guías de los archivos de trámite se anotarán todas y cada unade las unidades administrativas que conforman la dependencia o entidad.

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