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El Sistema de Administración del Programa de Mejora de la Gestión
(SAPMG)
Noviembre, 2011Subsecretaría de la Función Pública
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Conceptos básicos PMG
Operación en el ámbito Institucional
Resultados al ciudadano
+ Efectividad+ Calidad - Costos
Indicadores de efectividad
Indicadores decalidad
Indicadores de costo
Planeación de la
mejora
Ejecuciónde Proyectos
Asegura-miento de resultados
Estrategia Institucional
Objetivos PMG
Categorías de proyectos
PIMG
PMG
A B C DAprendizajeInstitucional
E
Estrategia PMG: Diagnósticos
de los procesos
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Sistema de Administración del PMG
El sistema de administración del PMG es la herramienta informática que opera el Programa de Mejora de la Gestión mediante el registro y seguimiento de proyectos de mejora que las instituciones comprometen ante la Secretaría de la Función Pública.
El sistema permite de manera automática:
Registro y administración de proyectos de mejora (Datos básicos, programa de trabajo, avances y cierre de proyecto).
Monitoreo de los compromisos que adquieren las instituciones para el logro de los objetivos del PMG.
Seguimiento a los avances y resultados de cada proyecto de mejora.
Reportes a distintos niveles (por institución, sector, indicadores, etc.).
Administración de información a través de un tablero de control.
Documentación de casos de éxito.
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Proyectos de mejora
Actualmente se cuenta con 1,371 proyectos de mejora distribuidos en 10 categorías.
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Esquema de seguimiento de proyectos
Avances Indicador
Actividades
%
Logros y Metas
Análisis de la Información
Reporte de Metas e
Indicadores
Si la actualización impacta uno
o varios indicadores del proyecto
Actualización de las actividades
Pro
yect
os
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SAPMG
A través del Sistema de Administración del PMG se lleva a cabo la medición de los resultados obtenidos en el PMG mediante indicadores de proyecto y la evaluación
a través de la información que se documenta en el cierre del proyecto.
Avance global de proyectos
Cronograma de avancesde proyectos
Tablero de control de indicadores
Proyectos por cuadrante
Semáforos de avance de actividades
Supervisión y control en
línea
Reportes
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SAPMG
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1. Datos del proyecto.•Datos Generales•Equipo de trabajo.
2.Indicadores de proyecto.
3.Análisis•Categoría de proyecto•Análisis de costo•Análisis de Factibilidad
4.Gráfico.
1. Datos del proyecto.•Datos Generales•Equipo de trabajo.
2.Indicadores de proyecto.
3.Análisis•Categoría de proyecto•Análisis de costo•Análisis de Factibilidad
4.Gráfico.
Plan de trabajo de acuerdo con Categoría de proyecto.•Etapa•Actividad•Responsable
Plan de trabajo de acuerdo con Categoría de proyecto.•Etapa•Actividad•Responsable
Seguimiento de proyecto:•Etapa
•Actividad•Resultados de Actividad
•Indicadores
Seguimiento de proyecto:•Etapa
•Actividad•Resultados de Actividad
•Indicadores
•Informe de Cierre
•Aseguramiento de la mejora
•Lecciones aprendidas
•Informe de Cierre
•Aseguramiento de la mejora
•Lecciones aprendidas
IniciativaIniciativa Proyecto
Ciclo de vida de los proyectos
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Ciclo de vida de los proyectos
Incorporación de personal involucrado en los proyectos
Las iniciativas se validan y aprueban por la figura de los Grupos Tecnicos especializados
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INICIATIVAS DE PROYECTO
Los proyectos identificados son iniciativas hasta que el Titular los aprueba
Se documenta los resultados del análisis realizado en el proceso de identificación
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Datos generales de los proyectos
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Indicadores de proyecto
Indicadores de proyecto
44 indicadores en total
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Indicadores de proyecto seleccionados
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Categoría de proyecto
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Análisis de costo
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Factibilidad
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Gráfica de impacto y facilidad de ejecución
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Plan de trabajo
Se registra la fecha planeada para realizar cada actividad
Se registra el responsable de ejecutar cada actividad
Fase II. Registro de proyectos
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Plan de trabajo
Fase II. Registro de proyectos
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Avance de proyectos
Se registra la terminación de cada actividad
Se documentan resultados de cada actividad
El registro de avances lo realiza el responsable del proyecto
Fase III
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El sistema muestra el historial de los indicadores (reporte que muestra el resultado que se capturó en la etapa anterior y solo es para consulta).
1. Fecha.2. Actividad.3. Indicador del Proyecto.4. Línea Base.5. Descripción línea base.6. Meta. 7. Descripción meta.
21Indicadores
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Estatus de actividad.
1: Capturar el resultado de la actividad.
Para cada actividad el sistema mostrará una pantalla en la cual podrá ingresar el resultado de la actividad.
22
Estatus de la actividad• En tiempo verde• Retrasada rojo• Información incompleta gris • Información completa con retraso naranja
Avance de proyectos
Sistema de semaforeo
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Cierre de proyectos
El cierre documenta los resultados finales del proyecto
Cualitativos - resumen de aspectos relevantes
Comparación planeado - real
Productos del proyecto, beneficios, alcance, indicadores, programa de trabajo, costo.
Cuantitativos – indicadores del proyecto
El plan de calidad garantiza la medición frecuente de resultados
Cierre.
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Aseguramiento de la mejora
Se confirma el plan de mediciones de calidad posteriores al cierre con los indicadores del proyecto
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Lecciones aprendidas
Lecciones aprendidas
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Reportes y Tablero de Control SAPMG
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Reportes
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Reportes
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Tablero de control
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Tablero de control
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Tablero de control
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Avance de proyectos
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¡¡GRACIAS!!