EL ROL DE LA SECRETARIA

EN LA ORGANIZACIÓN

MODERNA

• Las organizaciones que aparecen en la actualidad como las más

eficientes y productivas son precisamente aquéllas en las que

todas las personas tienden a flexibilizar y diversificar sus

tareas. Ya no se habla de tareas rígidas, sino de objetivos que es

necesario alcanzar y de la gestión que cada persona y cada equipo

debe emprender para lograr dichos propósitos.

Para que puedas entender más claramente lo dicho, podemos

diferenciar entre:

"QUE ES LO QUE HAY QUE HACER “ versus

" QUE ES LO QUE HAY QUE LOGRAR"

EJERCICIO• REALIZA UNA COMPARACION DE LAS LABORES

QUE REALIZABA LA SECRETARIA HACE 20 AÑOS ATRÁS Y LA SECRETARIA MODERNA

SECRETARIA DE HACE 20 AÑOS SECRETARIA MODERNA

1

2

3

4

5

LOS SIETE PRINCIPIOS DE LA NUEVA ORGANIZACIÓN

A continuación veremos los siete postulados que propone la

reingeniería para lograr una mayor competitividad

1. Las jerarquías deben "aplanarse" de modo que se flexibilicen las

funciones Este postulado se basa en la

concepción del liderazgo participativo y no autoritario. Si los

gerentes o supervisores de una organización o empresa confían en

que las personas que trabajan en ella son capaces de hacerse responsables de los diversos procesos, disminuirán

el control y las jerarquías, y delegarán las responsabilidades.

2. Los equipos deben ser los encargados de la gestión

• En la medida en que las empresas se organicen en

torno a procesos y se disminuya la distancia

entre los distintos cargos, el trabajo en equipo

comenzara a cobrar mayor importancia dentro de

ellas.

3. Se debe reconocer los logros a todos los integrantes de un equipo• En la empresa moderna ya no deberían existir los "sabelotodo", los "elegidos" o los "iluminados". En la actualidad se dice que el que sabe es el equipo completo y que éste debe ser reconocido como

una unidad, ya que el conocimiento y la experiencia que acumula un grupo es mayor que el conocimiento y experiencia de cada uno de ellos por separado.

4. Los empleados deben estar capacitándose constantemente

• Una de las maneras más efectivas para mantenernos vigente en nuestros puestos de trabajo es la constante

actualización de los conocimientos y el desarrollo de nuevas competencias, en el ámbito de nuestro quehacer. Así, por ejemplo, la capacitación apunta a que el

secretario (a) se vea a sí mismo (a) como un elemento clave en la gestión

de la empresa, y que desarrolle sus habilidades en las áreas de servicio,

comunicaciones, contabilidad y redacción comercial.

5. Se debe maximizar el contacto con los clientes externos y proveedores.• La idea de que "mi jefe paga mi

sueldo" es cada vez menos compartida en las empresas. La

mayoría de los trabajadores comprende en la actualidad que "son los clientes los que pagan

nuestro sueldo". Entonces son los clientes, en realidad, mis jefes y si

son ellos los que preferirnos "financian" mis ingresos, mi

esfuerzo debe concentrarse en brindarles un servicio de calidad.

6.Cada persona que se acerca a nuestra empresa es un futuro cliente

y debe ser tratado como tal.• Para lograr esto, se debe conocer bien a los clientes y

saber cuál es su relación con la empresa. Del mismo modo, se debe tener siempre en mente

el concepto de cliente potencial, lo cual significa que

cada persona que toma contacto con nosotros puede

llegar a ser un cliente más que "pague nuestros sueldos".

7. El cliente debe ser el principal evaluador

• De nada sirve una empresa sin clientes. Igualmente inútil sería producir bienes o servicios, si nadie los compra o solicita y esto es igualmente válido

para clientes internos o externos, entendiendo por tales a aquellas personas de la empresa a las que prestamos servicios para que puedan ser

eficientes en el logro de sus propios objetivos. ¿De qué serviría, por ejemplo, ser secretario de un equipo de trabajo si los demás integrantes

prescinden de sus servicios y prefieren los de otras personas?.

QUE TENGAN UN BUEN DIA