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El Área de Caja.•Depósitos y Cancelación de Cuentas.•El Manejo de las Cuentas de Huéspedes.•El Cierre de Turno del Cajero.•

Créditos

Esta es una publicación de la Escuela Nacional de Hotelería, dentro del proyecto NIC/018, financiado conjuntamente por los gobiernos

de la Republica de Nicaragua y el Gran Ducado de Luxemburgo.

Compilación y Adecuación de Contenido:

Leonel Hernández Fariña

Revisión y Aprobación:

Miriam Espinoza

Se permite la reproducción total o parcial de la presente obra, haciendo referencia a la fuente.

Managua, NicaraguaDiciembre 2008.

Unidad I: Materiales y Equipos del Cajero de Recepción

Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de Identificar los diferentes equipos y materiales a utilizar en el área de caja, haciendo énfasis en su utilización y cuidados a tener en cuenta.

Facturación y Caja 1

El Área de Caja

UNIDAD I: Materiales y Equipos del Cajero de Recepción

El Cajero de Recepción: Funciones y Herramientas de Trabajo.

Importancia

El Área de Caja pertenece al departamento de Recepción.

En los hoteles con un gran número de habitaciones, ésta área es considerada prácticamente independiente del Área de Teléfono y el Área de Reservaciones y las funciones de la misma se le otorgan al Cajero de Recepción, bajo el control del Gerente de Habitaciones y el Supervisor de Recepción.

En establecimientos pequeños o medianos, con organización familiar, la caja de recepción asume las funciones de una caja central. Ya en este caso, el recepcionista, realiza las funciones de telefonista, reservacionista y cajero, debido a que no existe la división de áreas del Departamento de Recepción, como en el caso de hoteles con mayor número de habitaciones.

El sistema de trabajo del Área de Caja, puede manejarse ya sea manual, o informatizado, en dependencia del tipo de hotel en que nos encontremos, sus recursos y de los mecanismos establecidos por el Departamento de Contabilidad de cada empresa hotelera.

Los cajeros de del Área de Recepción, deben seguir los procedimientos administrativos establecidos por el hotel, para brindar a los clientes un servicio de Caja y Facturación amable y diligente. El cajero de Recepción, es un miembro del Departamento de Recepción, pero trabaja según las normas que recibe del Departamento de Contabilidad del Hotel.

La persona que ocupa el cargo de cajero debe presentar siempre un aspecto impecable, al igual que el resto del personal de Recepción. A menudo se trata del empleado que recibe, mantiene permanente contacto y despide al huésped durante su estadía y por ello es especialmente importante, que la impresión que le brinde al cliente sea la más grata posible.

Funciones del Área de Caja

Las funciones específicas del Área de Caja son:

Control de Cargos Realizados por los Huéspedes.• Cambio de Moneda Extranjera.• Manejo de Cajas de Seguridad.• Recepción de Depósitos a Clientes de Eventos.• Cobro de Cuentas de Huéspedes.• Cierre de Caja• Control del uso de los Impresos•

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e Caja

Facturación y Caja2 Facturación y Caja

Control de Cargos Realizados por los Huéspedes

Todos los consumos efectuados por los huéspedes a través de la caja de recepción y/o a través de las diferentes áreas de servicio del hotel, deben registrarse en los estados de cuenta de la habitación que corresponda. Éste proceso puede llevarse de manera manual o a través de sistemas hoteleros.

Cambio de Moneda Extranjera

Las operaciones de cambio de moneda extranjera, se realizan en los hoteles de acuerdo a las políticas de cada establecimiento. Debe considerarse como servicio al huésped, la posibilidad de pagar su cuenta en moneda local o moneda extranjera. Casi todos los hoteles del mundo aceptan el dólar americano como segunda moneda y a nivel nacional en la mayoría de los casos se aceptan tanto córdobas, dólares americanos y/o euro como forma de pago.

Para las operaciones de cambio de dólares, los hoteles establecen una tasa de cambio, que no necesariamente es la oficial y además cobran un porcentaje de comisión por cada cambio, que le realizan a sus huéspedes.

Manejo de Cajas de Seguridad

Las cajas de seguridad, es un servicio que brinda el hotel a sus huéspedes, sin cargo alguno. La utilización de cajas de seguridad individuales, es similar a las de los bancos, ya que el huésped deposita sus valores y el hotel se limita a dar seguridad y controlar el acceso a la misma, pero no se responsabiliza por el contenido de las cajas, puesto que no lo controla.

El huésped es responsable por la llave (convencional o magnética) ya que es única. Si ésta se pierde el hotel deberá romper la cerradura y este costo será incluido en la cuenta del huésped.

Las cajas de seguridad que se utilizan en los hoteles, pueden ser de dos tipos, según su ubicación: Sistema Central y Sistema Habitacional.

Sistema Central

Estas cajas están ubicadas en el Área de Recepción, dentro de una gran caja de seguridad que alberga a todas. Este sistema permite que el Departamento de Recepción controle cada caja y solicite al huésped la firma de un formato en cada uso. Con este sistema casi no hay robos, ya que el ladrón debería consumar el hecho en la Recepción, donde siempre hay personal del hotel.

Sistema Habitacional

Este tipo de cajas de seguridad se encuentran ubicadas generalmente en las habitaciones del hotel, dentro del closet. No hay duda de que este sistema representa un excelente servicio, ya que las cajas (dependiendo del tipo) solo abren ya sea con una llave convencional, código electrónico o tarjeta de crédito personal del huésped.

Facturación y Caja Facturación y Caja 3

El Área de Caja

Recepción de Depósitos a Clientes de Eventos

Esta función es realizada por el Cajero de Recepción generalmente cuando el Personal de Contabilidad, no se encuentra en el hotel, quienes son los encargados de recibir el depósito y/o cancelación de los eventos que se realizan en el hotel. Estos depósitos y/o cancelaciones por eventos son reportados en los movimientos de caja como cualquier otra cancelación de habitación de un huésped.

Cobro de Cuentas de Huéspedes

El proceso de check out se inicia cuando el huésped, después de haber dejado libre la habitación, entrega la llave en Recepción. En este proceso se mantiene el último contacto del huésped con el hotel e implica una serie de pasos que por su importancia, enlistaremos de forma separada:

Solicitud de Llave de Habitación y Caja de Seguridad.• Consulta de cómo se Desarrollo la Estancia.• Revisión de la Habitación.• Ingreso a la Cuenta de Consumos de Última Hora.• Presentación y Cobro de la Cuenta.• Agradecimiento y Ofrecimiento de una futura estancia en el Hotel.•

Cierre de Caja

Este proceso es realizado por cada Cajero de Recepción, al finalizar el turno y consiste en la entrega del reporte de ingresos y egresos, junto con las facturas y formatos correspondientes a cada transacción al Departamento de Contabilidad, para su debida auditoria. Además este proceso incluye el arqueo que el Cajero realiza a su fondo de efectivo.

Controlar el Uso de los Impresos

El Cajero de Recepción, debe controlar el correcto uso de las facturas y formatos, informando de cualquier falta en el orden consecutivo de la numeración al Departamento de Contabilidad y al Gerente de Habitaciones y/o Supervisor de Turno.

Materiales y Equipos del Área de Caja

Equipo Definición Técnica Imagen

Computadora

Se utiliza con el objetivo de ingresar cargos a las cuentas de los huéspedes, facturación y cierres de caja, todas éstas actividades se realizan contando o no, con un sistema hotelero

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Impresora

Se utiliza para imprimir los reportes relacionados con la ocupación del hotel, Lista de Huéspedes, Facturas, Fichas de Registro y Estados de Cuenta.

Fax

Se utiliza para el envío de documentos a los huéspedes tanto internacionales como nacionales, tales como confirmaciones de reservaciones.

Ponchadora

Se utiliza para obtener una impresión de la tarjeta de crédito al momento del check in, cuando ésta es dejada en garantía de pago.

P.O.S.Punto de Venta.

Point of Sale

Se utiliza para obtener los preautorizados de las tarjetas de crédito de los huéspedes y para realizar los cobros a las tarjetas de crédito al momento del check out. Permite imprimir los reportes de todas las transacciones realizadas por los recepcionistas durante su turno, además de realizar el cierre de las transacciones que se realizan por turno

Troqueladora

La troqueladora, realiza las mismas funciones que la ponchadora manual y su diferencia radica en que la troqueladora se puede utilizar únicamente conectada a la corriente eléctrica


El Área de Caja


Calculadora

Utilizada para verificar los saldos de las cuentas de los huéspedes y/o para realizar los cambios de moneda extranjera a córdobas.

Radio Comunicadores

Se utiliza para revisar la habitación antes de la salida del huésped y para verificar los consumos de última hora en el minibar de la habitación

Lápiz detector de dólaresSe utiliza para verificar la autenticidad de los dólares americanos

Cajas de Seguridad

Las cajas de seguridad, son utilizadas en el Departamento de Recepción para resguardar el efectivo utilizado por los recepcionistas durante su turno. Las cajas de efectivo pueden ser asignadas de manera personal a cada recepcionista o puede existir una caja única para todos los recepcionistas

Sellos

Los sellos son colocados en la factura de cancelación del huésped al momento del check out.(PAGADO/ CANCELADO). Y el sello de RECIBIDO es colocado en las correspondencias que son dejadas para los huéspedes en Recepción

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Cajas de Seguridad y Llaves Maestra

Estas cajas son utilizadas para resguardar los valores de los huéspedes. Cada caja tiene doble cerradura, una para la llave maestra que permanece en el Departamento de Recepción y la otra para ser entregada al huésped. Únicamente con las dos llaves, es posible abrir cada caja

Software para Llaves Electrónicas y Llaves

Electrónicas.

Este sistema es utilizado para configurar las llaves electrónicas, de acuerdo a la habitación asignada al momento del Check In

Materiales ImagenMateriales de Oficina:1.

Papel• Engrapadoras• Lápices• Bitácora de caja• Sobres membretados• etc.•

Reloj de Pared2. Rack de llaves3. Rack de habitaciones4. Porta Check - In5. Campana para botones6.

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74

568

910 2

111 12

6 7 8 9 10

1 2 3 4 5


El Área de Caja

Formatos del Área de Caja

Formatos para Asignar Cajas de Seguridad a los Huéspedes.

Función

Este formato respalda a la organización, en el caso de que sea necesario cobrar (únicamente por pérdida) la llave de la caja fuerte que se le asignó al huésped, al momento de solicitar este servicio.

Control de Utilización de Cajas de Seguridad.

Fecha Nombre Huésped

Número Habitación

Númerode Caja Hora Firma

HuéspedFirma

Recepcionista

Función

Este formato, es llenado por el Cajero de Recepción, en cada ocasión que el huésped solicita acceso a su caja fuerte, en caso de que éstas se encuentren en el Área de Recepción. Al terminar de utilizar la caja fuerte, el huésped únicamente firma el control de acceso.

Llave de Seguridad

Llave No. ________ Fecha: ______________

Yo: _____________________________________, autorizo a la ENAH, a realizar el cargo de U$50.00 dólares americanos a mi cuenta, en caso de extraviar la llave de seguridad # _____, la cual me comprometo a entregar al momento de mi salida de la Escuela.

Firma del Recepcionista Firma del Huésped.

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Control de Caja de Seguridad/ Safety Deposit Key Record.

Función:

Este formato es entregado al huésped por el Cajero de Recepción, cuando las cajas de seguridad se encuentran en las habitaciones y en el Área de Recepción solo se hace entrega de la cerradura de la caja de seguridad.

Llave Num./ Key No. Fecha/ DateNombre del Huésped/ Guest NameHabitación Num./ Room No.Dirección/ AdressFIRMA/ SIGNATURE NOMBRE Y FIRMA DEL CAJERO

NAME AND SIGNATURE OF THE CAHIER

Importante: La Escuela Nacional de Hotelería, se hace responsable únicamente hasta la cantidad de C$ 5,000.00 córdobas

Para su protección, no tenemos duplicado de su llave y es necesario comunicarse con la compañía Mosler para que abran su caja y este proceso en algunos caso toma hasta 48 hrs., el costo es de U$ 100.00 dólares americanos. La Cia Mosler no trabaja sábados, domingos o días festivos.

MUCHAS GRACIAS. LA GERENCIA

Important: The maximum liability of the Escuela Nacional de Hotelería is C$ 5000.00 córdobas.

For your protection we have no duplicate keys. When the key is lost we must call the Mosler Company to open your box and in some cases it takes as long as 48 hours with an aproximate cost of US 100.00 american dollars. Mosler Co does not work Saturday, Sunday or Holiday

THANK YOU THE MANAGER-------------------------------------------------------------------

Mediante la presente hago entrega de la llave de la caja de seguridad Nº ____ y certifico que todos los bienes depositados han sido retirados y están en mi poder, por lo que relevo de toda responsabilidad a la ENAH.

I hereby surrender my key to box Nº ____and certify that all property placed or stored incide has been withdrawn and is now in my posesión. Therefore I hereby relieve ENAH from all responsability.

FECHA DE ENTREGA/ DATE ISSUED FIRMA/ SIGNATURE

NOMBRE Y FIRMA DEL CAJERO/ NAME AND SIGNATURE OF CASHIER.


El Área de Caja

Pago de Moneda Extranjera

Función

Este formato es utilizado por el Cajero de Recepción, para recibir depósitos (en Dólares/Euros), por habitación o para la cancelación parcial o total de el consumo de los huéspedes. Es importante solicitar la firma del huésped para respaldar la operación.

Control de Pagos en Moneda ExtranjeraRuc: 150266-9504

No. 6753

Nombre: ___________________________________________________ Hab. No. ___________

Nacionalidad: __________________ Pasaporte: ________________

Moneda Extranjera Tipo de Cambio Comisión Córdobas

Total Moneda Extranjera Total Córdobas

Cantidad en Letras: __________________________________________________________________

En Concepto de: _____________________________________________________________________

Firma Huésped Firma Cajero

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Cambio de Moneda Extranjera

Función

Este formato es utilizado por el Cajero de Recepción, para realizar cambio de Dólares/Euros a moneda nacional. En este formato se refleja la comisión del 2% que cobra el hotel por realizar esta transacción. Es importante solicitar la firma del huésped para respaldar la operación.

Recibo Pago Córdobas

Función

Este formato es utilizado por el Cajero de Recepción para recibir depósitos (en moneda local) por habitación o para la cancelación parcial o total del consumo de los huéspedes. Es importante solicitar la firma del huésped para respaldar la operación.

Control de Cambio de Moneda ExtranjeraRuc: 150266-9504

No. 5674

Nombre: __________________________________ Hab. No. ___

Nacionalidad: ______________ Pasaporte: ________________

Moneda Extranjera

Tipo de Cambio

Comisión Córdobas

Menos %

Total Moneda Extranjera

Total Córdobas

Cantidad en Letras: _______________________________________


RECIBO

Fecha: __________

Nombre:______________________________ Hab. No._______

Cantidad en números: _____________

Cantidad en letras: _________________________________________________________________________________________

Por concepto de: ___________________________________________________________________________________________

Efectivo:



El Área de Caja

Desembolso

Función

Este formato es utilizado por el Cajero de Recepción, para respaldar cualquier anticipo de efectivo (en moneda local o extrajera) solicitado por los huéspedes. Al realizar cualquier desembolso, también es necesario cobrar comisión (5%) la cual se refleja en el formato MISCELÁNEO

Ajuste

Función

Este formato es utilizado por el Cajero de Recepción, para retirar cargos de las cuentas de los huéspedes (total o parcialmente), estos cargos pueden ser retirados porque el huésped, se niega a pagar un consumo o servicio y/o porque un vale fue cargado por equivocación a la cuenta del cliente. La cantidad a ajustar, se refleja en córdobas, explicando la razón del ajuste, previamente autorizado por el supervisor de turno, el gerente de habitaciones o el gerente de turno.

Desembolso

Fecha: ____________ No. 0025

Nombre: _________________________________ Hab. No. ___

Observaciones Valor

Firma Cajero

Ajustes y Descuentos

Fecha: ____________ No. 1155

Nombre: _____________________________________________

Hab. No. ______________ Valor : ____________________

CONCEPTO:

Preparado: Firma Huésped:Caja de

Recepción

Gerente de Habitaciones

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Misceláneo

Función

Este formato es utilizado por el Cajero de Recepción, para reflejar las comisiones que recibe el hotel por cambio de moneda extranjera. También es utilizado para reflejar la comisión que el hotel cobra por adelanto de efectivo a los huéspedes, cuando esta transacción se realiza ya sea a través de su tarjeta de crédito o cuando lo solicita en efectivo.

Factura

Función

Este formato es utilizado por el Cajero de Recepción, para reflejar la cancelación de los servicios que el hotel brindó al huésped a lo largo de su estadía.

Hotel Escuela ENAHFACTURA Nº 11111

Nombre: _____________________________________________ Hab. Nº ________

Fecha Ingreso:__________ Fecha Salida: _________ Tarifa:

Fecha Descripción Cargo Total Balance

TOTALAcepto todos los cargos que aparecen en esta cuenta TRASPASO A PARTICULARESlos cuales he revisado a mi entera satisfacción.

Firma del Huésped: ______________

Teléfono: 2559120 Fax: 2559121 Email: [email protected]

Misceláneos

Fecha: ____________ No. 0025

Nombre: _________________________________ Hab. No. ___

Observaciones Valor

Firma Cajero


El Área de Caja

Remisión de Fondos

Remisión de Fondos

Fecha: ____________ ___________________ Departamento.: _________________________

Cajero: _______________________________ Turno de: _________________a.m. - p.m

Recibido:Pagado:Neto:

Sobrante o Faltante en Caja:Importe a remitir:

CONTENIDO DEL SOBRECheque según relación:Billetes/Monedas de:

5001005020 1051

Contenido total:Cambio pendiente de

reembolso:

Función

Este formato es utilizado por el Cajero de Recepción, para enviar el total de Dólares y Córdobas que recibió durante su turno, al Departamento de Contabilidad. Se entrega un sobre por Córdobas Recibidos, por Dólares Pagados y por Dólares Cambiados

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Planilla de Pagos

Recibí Conforme Entregue Conforme

Función

Este formato es utilizado por el Cajero de Recepción, para reportar al Departamento de Contabilidad, las facturas y formatos utilizados para recibir los depósitos y/o pagos y los desembolsos de efectivo, que los huéspedes realizaron durante su turno.

Planilla de Pagos.

Nombre del Cajero: ________________________ Fecha: __________________________________ Turno: __________________________________

INGRESOS

# Documento Efectivo C$ Efectivo U$ TC C$ TC U$

Total C$ U$ TC C$ TC U$

EGRESOS # Documento Efectivo C$ Efectivo U$

Total C$ U$ Total a Entregar Observaciones: __________________ ______________________________

__________________________ __________________________

Efectivo C$ Efectivo U$ TC U$ TC C$

Efectivo C$ Efectivo U$ TC U$ TC C$


El Área de Caja

Formato para Salida del Huésped (Check Out).

Función

Este formato es entregado por el Cajero de Recepción, al huésped únicamente cuando ha cancelado su cuenta con el hotel. Lo anterior con el objetivo de que el botones, tenga la seguridad de que ningún huésped sale del hotel sin haber pagado su factura por los servicios que se le han brindado.

Fondo de Caja de Recepción.

Como cualquier otro empleado que maneja dinero, cada Cajero de Recepción tiene a su cargo un fondo de caja facilitado por la empresa (individual ó un solo fondo, el cual es entregado y recibido por cada cajero que termina e inicia turno respectivamente).

El cajero es responsable de su fondo, y en cualquier momento podrá hacérsele un arqueo de comprobación.

De contarse con un sistema hotelero, a cada Cajero de Recepción, se le asignara un código personal (iniciales, clave o código secreto) para hacer uso del software de gestión hotelera, este código permite

identificar todas las operaciones en que cada cajero interviene.

Los Cajeros de Recepción también dispondrán en el mostrador de su propio cajón con llave, y tendrá una de las cajas de seguridad del hotel para guardar su fondo, así como su material de trabajo cuando no esté en turno, lo anterior únicamente en el caso de que cada Cajero tenga un fondo asignado.

Movimientos de Caja de Recepción.

Todos los movimientos (ingresos y egresos de efectivo) que realice el Cajero de Recepción a través de su caja, deberán de registrarse en la Planilla de Pagos. Este proceso incluye tres momentos:

Apertura de Caja.• Registro de Ingresos. • Egresos y Cierre de Caja.•

Apertura de Caja. Cada turno de caja de recepción (dependiendo del hotel) debe hacer la apertura y el cierre de las operaciones de caja.

Para la apertura deben anotarse en los formatos correspondientes los siguientes datos:

Nombre del Cajero de Recepción• Fecha de Turno• Hora de Turno de Trabajo• Número de los últimos comprobantes empleados por el turno anterior, para demostrar ingresos y egresos.•

PLEASE HAND THIS CARDTO BELL BOY

Room No. ___________

Cashier ___________

PLEASANT TRIP

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Facturación y Caja16

Fondo Fijo, que es la cantidad en efectivo, que establece el Departamento de Contabilidad, para realizar las operaciones del Cajero de Recepción. Por lo general los hoteles establecen la utilización de dos fondos fijos: uno en córdobas y otro en dólares americanos.

Arqueo del Dinero Recibido como Fondo Fijo. (En caso de que el cajero del turno anterior haya realizado cualquier movimiento de caja que altere el total del fondo fijo que establece el Departamento de Contabilidad.

Firma de los Cajeros de Recepción, tanto del que entrega turno como del que recibe turno.

Registro de Ingresos y Egresos. Todos los ingresos de dinero (en efectivo y/o tarjeta de crédito) y los egresos en efectivo (córdobas y/o dólares) deben registrarse con el importe correspondiente y número de comprobante utilizado. En algunos hoteles también se anota en la Planilla, el nombre del huésped que realiza el pago.

Cierre de Caja. Al terminar su turno de trabajo, el Cajero de Recepción debe cerrar su planilla, para que el siguiente turno le reciba, el fondo de caja. Para el cierre de caja (córdobas y dólares) se debe aplicar la siguiente formula:

Fondo Fijo + Ingresos – Egresos + Sobrante – Faltante = Total a Remitir.

Facturación y Caja

Unidad I: Principales Tipos de Depósitos y Cancelación de

Cuentas de Huéspedes.Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de Identificar los diferentes tipos de depósitos y cancelación de cuentas de los huéspedes


Depósitos y Cancelación de Cuentas

Unidad I: Principales tipos de depósitos y cancelación de cuentas de huéspedes.

Manejo de depósitos y cancelación de cuentas de huéspedes

Dinero en Efectivo.

Las formas más utilizadas por los huéspedes para realizar depósitos por habitación y/o para cancelación de cuentas son:

Efectivo• Tarjeta de Crédito• Cuenta por Cobrar• Cheques de Viajero • Voucher de Agencia de Viajes o Tour Operadoras. • Cuenta Canje. •

Efectivo

En este tipo de pago, debe tenerse en cuenta la legitimidad de los billetes recibidos. Actualmente hay gran cantidad de sistemas (económicos y accesibles) para la detección de billetes falsos. Es importante contar frente al huésped el dinero recibido, lo mismo que el cambio que entregamos.

Si la estancia se garantizó mediante un pago por adelantado, se ajustará el importe total de lo gastado, devolviendo o cobrando la diferencia que corresponda al momento del check out.

Tarjeta de Crédito.

Si la garantía de la estancia se realizó con tarjeta de crédito, debe cobrarse la diferencia al huésped al momento del check out, quien decidirá la forma en que quiera cancelar el monto total de su factura.

Para elaborar el voucher de la tarjeta de crédito, deben tomarse en cuenta los siguientes pasos:

Solicitar la tarjeta de crédito y la identificación del 1. huésped. Comprobar que el nombre del tarjetahabiente sea 2. el mismo que el de la ficha de registro.Verificar que la tarjeta de crédito este vigente 3. (fecha de vencimiento).Elaborar el voucher en Ponchadora ó deslizar la tarjeta de crédito por el P.O.S.4. Solicitar la autorización correspondiente mediante el autorizador (P.O.S /Teléfono).5. Una vez obtenida la autorización, solicitar la firma del huésped.6. Entregar tarjeta de crédito e identificación al huésped.7.


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Facturación y Caja

Carta de Compromiso de Pago

Cuando el hotel tiene acuerdos con empresas del Estado o Privadas, que se responsabilizan de los gastos de los huéspedes que envían, se emitirá la factura correspondiente para que el huésped la firme. Posteriormente según el acuerdo firmado, se cobrarán a la empresa las facturas generadas.

Ejemplo:

Managua, 10 de Julio 2008.

Sres.

Hotel Escuela Nacional de HoteleríaÁrea de Reservaciones.

Reciban cordiales saludos de nuestra parte.

Por medio de la presente, queremos dejar constancia de que Mexce en Nicaragua, se hará cargo de todos los gastos en que incurra el Lic. Luís Castillo, durante su estadía en el hotel, comprendida, entre los días 16/05/08 al 20/05/08.

Favor enviarnos la factura a nuestras oficinas a nombre de Mexce en Nicaragua

Agradeciendo su atención, les saludamos.

Arturo Cruz Contador General.


Depósitos y Cancelación de Cuentas

Cheques de Viajero.

Este tipo de cheques son emitidos por instituciones bancarias contra depósitos en efectivo y poseen impresa la cantidad en números redondos: 10, 20,50 y 100, así como la firma del portador del cheque. Cuando se paga con ellos, uno o varios según el monto de la cuenta, el huésped debe firmarlos realizar una segunda firma en el cheque frente al Cajero de Recepción, quien deberá verificar que las dos firmas coincidan, para aceptar el cheque como forma de pago o depósito por habitación.

Voucher de Agencia de Viajes o Tour Operadoras.

Cuando una persona compra un paquete turístico en una agencia de viaje, ésta le extiende un voucher, con el cual canjeará el servicio utilizado previamente pagado a la agencia. El voucher se solicita generalmente al momento del check in y le permite al hotel cobrarle al agente de viajes los servicios brindados a los clientes que reciben por su intermediación.


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Cuenta Canje.

Muchos de los servicios que contrata el hotel como empresa (publicidad) son pagados parcial o totalmente a sus proveedores con los servicios que ofrece, en este caso se extienden vales de canje al proveedor, con los cuales cancelaran sus cuentas, los huéspedes que envíen estas empresas. En el cobro de este tipo de cuentas, deberá tenerse en cuenta la información que se generó en la reservación y en el check in, en cuanto a: ¿Quién paga la cuenta? y ¿Qué paga de ella?.

Ejemplo:

Managua, 10 de Julio 2008.

Sres.

Mario FernándezPresentador Programa Buenas Noticias.

Reciba un cordial saludo de mi parte.

El motivo de la presente es confirmarle su habitación de cortesía en nuestro hotel, para las noches del 17,18 y 19 del corriente mes, como canje por la publicidad que usted hará del Hotel Milton en su programa de televisión Buenas Noticias a partir del 20/07/08, por espacio de un mes. De acuerdo a nuestra conversación, el chef del hotel, elaborará un platillo dos veces por semana en su espacio de televisión, con un tiempo al aire de 15 minutos como máximo.

Agradeciendo su amable colaboración, me despido.

Homero CastilloGerente General Hotel Milton

Facturación y Caja

Unidad I: Control de Cuentas de Huéspedes.

Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de Identificar el procedimiento para controlar las cuentas de los huéspedes de acuerdo a las normativas del Departamento de Recepción.


Manejo de las Cuentas de Huésped

Unidad I: Control de Cuentas de Huéspedes

La Revisión del Rack de Habitaciones

Cuentas de Huéspedes

Los cargos, son el soporte de un servicio en la cuenta abierta de un huésped de hotel. Es decir el cargo se produce cuando un cliente hace un determinado consumo y su costo es agregado a su estado de cuenta. El cargo tiene como justificante el llamado vale o comanda, el cual es generado en el área del hotel en donde el huésped realizó el consumo o solicitó el servicio. Desde la llegada de los sistemas hoteleros, algunos cargos se generan automáticamente a las cuentas de los huéspedes (hospedaje, llamadas) y otros son ingresados a los sistemas manualmente (restaurante, lavandería, internet, fotocopias, fax, masaje, doble ocupación, pagos de taxi, adelantos de efectivos, lustre de zapatos, etc.). Independientemente del sistema de trabajo con el que cuente el hotel, el Cajero de Recepción, deberá estar pendiente de los cargos en las cuentas de los huéspedes, para evitar cobros excesivos a los clientes o cobros inferiores al monto total de las cuentas. Un detalle a tener en cuenta es que los cargos tienen una numeración consecutiva, lo que facilita el identificar individualmente cada uno de ellos, independientemente que éste haya sido generado por el Cajero de Recepción o por el encargado de cualquier otra área del hotel.

Además cabe mencionar que los cargos que no son generados directamente por el Cajero de Recepción a la cuenta de los huéspedes,

Fecha Habitación Concepto Código Monto

11/08/08 806 Habitación 01 C$ 1500.00

11/08/08 806 IVA Habitación 02 C$ 225.00

11/08/08 806 Habitación Transfer 201 01 C$ 1,330.00

11/08/08 806 IVA Habitación Transfer 201 02 C$ 199.50

12/08/08 806 Teléfono Local 03 C$ 95.00

12/08/08 806 IVA Teléfono Local 04 C$ 14.25

12/08/08 806 Doble Ocupación 11 C$ 750.00

12/08/08 806 IVA Doble Ocupación 12 C$ 112.50

12/08/08 806 Internet Transfer 201 13 C$ 68.00

12/08/08 806 IVA Internet Transfer 201 14 C$ 10.20

13/08/08 806 Minibar 07 C$ 190.00

13/08/08 806 IVA Minibar 08 C$ 28.50

13/08/08 806 Desembolso Transfer 201 15 C$ 380.00

13/08/08 806 IVA Desembolso Transfer 201 16 C$ 57.00

14/08/08 806 Restaurante 09 C$ 360.00

14/08/08 806 IVA Restaurante 10 C$ 54.00

14/08/08 806 Teléfono Local Transfer 201 03 C$ 20.00

14/08/08 806 IVA Teléfono Local Transfer 201 04 C$ 3.00

14/08/08 806 Teléfono Local Transfer 201 03 C$ 85.00

14/08/08 806 IVA Teléfono Local Transfer 201 04 C$ 12.75

15/08/08 806 Lavandería 05 C$ 65.00

15/08/08 806 IVA Lavandería 06 C$ 9.75

16/08/08 806 Teléfono Internacional 17 C$ 200.00

16/08/08 806 IVA Teléfono Internacional 18 C$ 30.00

17/08/08 806 Teléfono Internacional 17 C$ 100.00

17/08/08 806 IVA Teléfono Internacional 18 C$ 15.00

Sub T. C$ 5,143.00

IVA C$ 771.45

Total C$ 5,914.45

Hotel ENAH. Emitido: 20/08/2008Hora: 13:40:10Hab: 806

RESUMEN DE CUENTA PERSONAl

Nombre del Huésped: Diego HernándezEmpresa: Federación Mexicana de Football

Man

ejo de

las C

uent

as de

Hué

sped


también son entregados por los responsables de las diferentes áreas del hotel al Cajero de Recepción, puesto que es en éste departamento donde se encuentra el Rack de Habitaciones, lugar donde se resguardan todos los consumos de los huéspedes.

Saldo Excedido de Huéspedes.

Se consideran saldos excedidos aquellos en los cuales el crédito del huésped ha superado un saldo límite al permitido por la gerencia y la política de créditos del hotel, por lo que se procederá a comunicar al cliente dicho saldo excedido para su posterior liquidación. Este límite de crédito no es igual para todos los huéspedes, pues presentará variantes en dependencia la estadía de cada cliente y sobre todo estará en dependencia de la garantía de pago que el Cajero de Recepción haya solicitado al momento del check in.

Cierre de Cuentas de Huéspedes

Al tener conocimiento de que un huésped, ha avisado de su salida del hotel, el Cajero de Recepción, deberá llamar por teléfono y/o radio comunicador a todos las áreas donde puedan haber cargos pendientes de ingresar (sistema ó rack de habitaciones) por cualquier consumo de última hora, para que puedan ser incluidos en la cuenta de la persona que va saliendo del hotel. Generalmente esto se aplica al Área de Restaurante por desayunos y al Responsable de Minibares.

El huésped después de que el Cajero de Recepción le muestra su estado de cuenta y si está de acuerdo con los cargos que en el se le presentan, pagará su cuenta en efectivo, mediante tarjeta de crédito o la firmará para ser cargada a crédito según lo acordado. En el caso de cuentas a crédito el Cajero de Recepción, comprobará que la factura tiene todos los datos y soportes necesarios para pasarla al cobro (carta de compromiso de pago, voucher de la agencia y soportes de consumo). Siempre es aconsejable que el cliente firme la factura final en señal de conformidad con sus cargos.

En caso de que el huésped, no acepte uno o varios cargos de su estado de cuenta, el Cajero de Recepción, deberá mostrarle los vales en los cuales se justifican los montos cargados a su habitación, los cuales muestran la fecha en que se generó el cargo y además reflejan la firma del huésped. Si después de haber justificado los cargos, el huésped continua negándolos el Cajero de Recepción, deberá informarle a su Supervisor de Área y/o Gerente de Habitaciones, para que autoricen un Ajuste a la cuenta del huésped, en caso de considerarlo necesario.

Hotel ENAH. Emitido : 20/08/2008 Hora : 13:40:10 Hab : 806

Resumen de Cuenta Maestra.

Nombre del Huésped: Marcelo Barquero Empresa: Federación Mexicana de Football

Fecha Habitación Concepto Código Monto

19/08/08 806 Habitación 01 C$ 1500.00 19/08/08 806 IVA Habitación 02 C$ 225.00 19/08/08 806 Habitación Transfer 201 01 C$ 1,330.00 19/08/08 806 IVA Habitación Transfer 201 02 C$ 199.50 19/08/08 806 Habitación Transfer 302 01 C$ 1,330.00 19/08/08 806 IVA Habitación Transfer 302 02 C$ 199.50 19/08/08 806 Habitación Transfer 405 01 C$ 1,330.00 19/08/08 806 IVA Habitación Transfer 405 02 C$ 199.50 19/08/08 806 Habitación Transfer 202 01 C$ 1,330.00 19/08/08 806 IVA Habitación Transfer 202 02 C$ 199.50 19/08/08 806 Habitación Transfer 110 01 C$ 1,330.00 19/08/08 806 IVA Habitación Transfer 110 02 C$ 199.50 19/08/08 806 Habitación Transfer 305 01 C$ 1,330.00 19/08/08 806 IVA Habitación Transfer 305 02 C$ 199.50 19/08/08 806 Habitación Transfer 418 01 C$ 1,330.00 19/08/08 806 IVA Habitación Transfer 418 02 C$ 199.50 19/08/08 806 Habitación Transfer 309 01 C$ 1,330.00 19/08/08 806 IVA Habitación Transfer 309 02 C$ 199.50 19/08/08 806 Habitación Transfer 228 01 C$ 1,330.00 19/08/08 806 IVA Habitación Transfer 228 02 C$ 199.50 19/08/08 806 Habitación Transfer 227 01 C$ 1,330.00 19/08/08 806 IVA Habitación Transfer 227 02 C$ 199.50 19/08/08 806 Habitación Transfer 204 01 C$ 1,330.00 19/08/08 806 IVA Habitación Transfer 204 02 C$ 199.50 19/08/08 806 Habitación Transfer 203 01 C$ 1,330.00 19/08/08 806 IVA Habitación Transfer 203 02 C$ 199.50

C$ 17.460.00 C$ 2,619.00 C$ 20,079.00

Nota: Facturar a nombre de: Grupo Casa Real

Facturación y Caja

Unidad I: Consolidación de Ingresos y Egresos del Cajero.

Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de Identificar el procedimiento para realizar el cierre de caja, de acuerdo a las normativas del Departamento de Recepción.


El Cierre de Turno del Cajero

Unidad I: Consolidación de Ingresos y Egresos del Cajero

Cierre de Turno.

El trabajo del Cajero de Recepción debe realizarse en forma ordenada y cuidadosa. Al final de cada turno, el cajero cerrará la relación de los movimientos de su caja (córdobas y dólares) en la Planilla de Pagos y cuadrará con la cantidad que indica el ordenador (en caso de contar con un sistema hotelero). En caso de no contar con un sistema hotelero, el Cajero de Recepción, deberá totalizar sus ingresos y egresos (córdobas y dólares) en la Planilla de Pagos y cuadrar sus montos en efectivo y tarjetas de crédito manualmente. De igual manera el Cajero de Recepción deberá enviar a Contabilidad la cantidad total en dólares que se recibió de los huéspedes en concepto de cambio de moneda extranjera, para su posterior reembolso en córdobas.

El Cajero de Recepción se asegurará sobre todo del arqueo de su caja antes de entregar el turno y repasará todas las operaciones que han tenido lugar en su turno de trabajo.

El Cajero de Recepción nunca recibirá el turno con trabajo pendiente del turno anterior y/o con faltantes de efectivo ó tarjeta de crédito, sin que esto haya sido anotado en las observaciones de la Planilla de Pagos, por el Cajero que esta saliendo de turno.

El dinero en efectivo que envía cada Cajero de Recepción en concepto de pagos recibidos y cambios realizados al finalizar su turno al Departamento de Contabilidad, deberá ser entregado en sobres de remisión y depositados en una caja fuerte, para su posterior revisión de parte del Cajero General del Hotel.

Las copias de las facturas pagadas y las facturas de crédito, también deben ser depositadas en un espacio determinado por el Departamento de Contabilidad, para su posterior revisión por parte del auditor nocturno del hotel.

Resumen de Pasos para el Cierre de Caja.

Consolidar en la Planilla los ingresos y egresos en córdobas y dólares, realizados en el turno.• Consolidar en la Planilla el total de pagos recibidos en tarjeta de crédito.• Cerrar sobres de Remisión: Pagos Córdobas, Pagos Dólares y Cambios Dólares.• Generar el reporte y cierre de tarjetas de crédito en el P.O.S.• Anotar en la bitácora de cajeros los montos que se están enviando al Departamento de Contabilidad.• Guardar el fondo de efectivo en la caja departamental, en caso de que cada Cajero de Recepción trabaje • con un fondo individual y no sea un fondo para todos los turnos.

el Área de caja. depósitos y cancelación de cuentas. el...

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