el procedimiento administrativo una visión práctica · 2016-06-01 · proceso de notificación:...
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El Procedimiento Administrativo
Una visión práctica
Mayo de 2016
• Contexto
• El nuevo procedimiento administrativo electrónico:– Fase de inicio
– Fase de instrucción
– Fase terminación
• Administración electrónica vs Gobierno Abierto
Índice
VISIÓN: Unas administraciones públicas y unas instituciones públicas de la UE abiertas, eficientes e integradoras, que presten servicios públicosdigitales sin fronteras, personalizados, fáciles de utilizar y de extremo a extremo a todos los ciudadanos y empresas de la UE,aplicando enfoques innovadores para diseñar y prestar mejoresservicios de conformidad a las necesidades y las demandas de laciudadanía y las empresas.
Plan de Acción sobre Administración Electrónica 2016- 2020
OBJETIVO: Eliminar los obstáculos digitales que se oponen al Mercado Único Digital y evitar la fragmentación que se puede generar en el contexto de transformación de las Administraciones Públicas.
Escenario a partir de la Ley 11/2007 LAESP
Reconocimiento de las actuaciones administrativas por medios electrónicos, más centrado en el FRONT OFFICE que en el BACK OFFICE.
Nos obliga a disponer de soluciones para garantizar el derecho de la ciudadanía a relacionarse por medios electrónicos con las AAPP:
– Sede electrónica
– Registro electrónico
– Trámites electrónicos
– Notificación electrónica
– Archivo documentos electrónicos
– Plataformas de interoperabilidad
– Despliegue ENS/ENI …
Administración electrónica instrumento necesario para la Transformación Digitaly el Gobierno Abierto
Un nuevo escenario: un nuevo modelo de Administraci ón
La tramitación electrónica no es una forma especial de gestión de los procedimientossino que debe constituir la actuación habitual de las Administraciones Públicas.
Documento electrónico: soporte general de la actividad administrativa
Amplia configuración de los derechos de la ciudadanía:
LEY 39/2015
LPA
LEY 39/2015
LPA
ART. 13 LPA ���� DERECHOS DE LAS PERSONAS (con capacidad de obrar) EN LA RELACIÓN CON LAS AAPP
ART. 14 LPA�DERECHO Y OBLIGACIÓN A RELACIONARSE ELECTRÓNICAMENTE CON LAS AAPP
ART. 53 LPA���� DERECHOS DEL INTERESADO EN EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO (que es electrónico).
Nuevo principio de actuación: interoperabilidad de los medios electrónicos y sistemas, y la prestación conjunta de servicios – Obligación de las AAPP a relacionarsepor medios electrónicos
Novedades más importantes “ad extra”: Ley 39/2015 LPACAP
• Se amplia el concepto de interesado • Nuevos medios para acreditar representación + registro electrónico apoderamientos.• Sujetos obligados ex lege a la relación electrónica
INTERESADOS:
• Asistencia a los interesados uso medios electrónicos. • Registro funcionarios habilitados para identificación y firma.• Modificación cómputo plazos y calendario días inhábiles
REGISTRO ELECTRÓNICO���� OFICINAS DE ASISTENCIA
• Posibilidad de solicitar la tramitación SIMPLIFICADA DEL PROCEDIMIENTO
Como norma general: por escrito y electrónicos
DOCUMENTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS
Identificación vs firma electrónica:• Obligación de las AAPP de verificar la identidad del interesado siempre.• Obligación firma en determinadas actuaciones establecidas por ley.
FIRMA ELECTRÓNICA:
Obligatorio para todas las AAPP.Para procedimientos cerrados
ARCHIVO ELECTRÓNICO
Voluntariedad en la elección excepto los colectivos obligados por la ley.
NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS
Elementos principales “ad intra”: Ley 40/2015 LRJSP
CONVOCATORIAS Y SESIONES ÓRGANOS COLEGIADOS (ART. 17)
• Posibilidad de uso de medios electrónicos y de participar en sesiones a distancia.• Se ha de asegurar la identidad de los miembros participantes.• Preferencia por el uso de medios electrónicos para remitir las convocatorias.
• Posibilidad de registrar las sesiones + acompañar el acta con el archivo de la grabación (con certificado de autenticidad emitido por el secretario) de documentos electrónicos usados en la sesión. •Deber de conservación de los archivos grabados y los ficheros electrónicos para garantizar la integridad, autenticidad y el acceso futuros.
ACTAS DE ÓRGANOS COLEGIADOS (ART. 18)
SEDE ELECTRÓNICA (ART. 38)
• Mantiene el régimen de la LAE, • No especifica contenido obligatorioPORTAL INTERNET (ART. 39)
Punto de acceso electrónico que permite el acceso a través de Internet a la información publicada, y en su caso, a la sede electrónica
• IDENTIFICACIÓN DE LAS AAPP: Sello electrónico (art. 40)• FIRMA ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA AUTOMATITZADA: Sello electrónico (art. 41.a) y Código Seguro de Verificación (41.b)• FIRMA ELECTRÓNICA PERSONAL AL SERVICIO AAPP (art. 43)
- Por el titular del órgano o empleado públic correspondiente- Cada AP determina los sistemas de firma a usar- La firma se podrá referir, por seguridad pública, sólo al
número de identificación profesional.
IDENTIFICACIÓN AAPP (ART. 40 i 41)
• Apoderamiento apud acta• Acreditación inscripción registro electrónico de apoderamientos.
(... Cuando la Ley así lo determine...):• Los grupos de afectados,• Las uniones y entidades sin personalidad jurídica• Los patrimonios independientes o autónomos.
+ INTERESADOS
+ MEDIOS REPRESENTACIÓN
NUEVA HERRAMIENTA
Creación del Registro de apoderamientos
AMPLIACIÓN SUJETOS OBLIGADOS RELACIÓN ELECTRÓNICA
LIBERTAD DE ELECCIÓN
Excepto SUJETOS OBLIGADOS POR LEY:
• Personas jurídicas• Profesionales colegiados• Empleados Administraciones Públicas• Etc
Excepto SUJETOS OBLIGADOS POR REGLAMENTO: • Por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos que acrediten que tienen acceso y disponibilidad de medios electrónicos.
FASE DE INICIO
NUEVA HERRAMIENTA
Creación del Registro de funcionarios
habilitados
DIGITALIZACIÓN DEL REGISTRO DE ENTRADA
REGISTRO ELECTRÒNICO (L.11/2007 LAESP)
Oficina de ASISTENCIA AL REGISTRO
(L.39/2015 LPACAP)
Del Registro Electrónico a las Oficinas de Asistencia al Registro
Selección firmaelectrónica
Revisión de la Ordenanza AE y aprobación del procedimiento
Publicar el sentido del
silencio
Seguridad y protección de datos personales
DIGITALIZACIÓN DEL REGISTRO DE
ENTRADA
AspectosJurídicos
Adaptación BPM y Màtrix
AspectosTecnológicos
Adquisicióndispositivos
Conexión a redes de Interoperabilidad
Expedienteintegral
Redimensionar los recursos informáticos
Proyecto Digitalización Registro de Entrada Sant Feliu
Análisis y reformulación
AspectosOrganizativos
Cambio cultural
Interrelacionesdoc.- BPM- QdC
Formación
Sobre la aportación de documentación
� Aportar documentos originales (sólo excepcionalmente por normativa)
� Aportar datos o documentos ya presentados a cualquier AAPP, debiendo indicar en qué momento y ante qué órgano administrativo los presentó – Se presume la consulta autorizada salvo oposiciónexpresa o ley especial aplicable requiera consentimiento expreso
� Aportar documentos elaborados por cualquier AAPP (requiere consentimiento del interesado para ser consultados o recabados) – Se presume la consulta u obtención autorizada salvo que conste su oposición expresa o ley especial aplicable requiera consentimiento expreso.
Los interesados NO estarán obligados a:
Los interesados se responsabilizarán de la veracidad de los documentos que presenten (declaraciones responsables).
CUESTIONES A CONSIDERAR:
• Fija los trámites en que es necesaria la firma electrónica de forma muy genérica: con el literal del artículo es necesaria para el 90% de las interacciones con la Administración Local.
• La Ley no aclara el tipo de firma para el trámite concreto-> se continua con el mismo problema que ya teníamos con la LAESP, de determinación de la firma a utilizar.
• Iniciativa del Consorcio AOC: Protocolo de identificación y firma electrónica de Catalunya.
Únicamente se puede solicitar SE (art. 11.2 LPACAP):
a) Formular solicitudes.b) Presentar DR o CP.c) Interponer recursos.d) Desistir de acciones.e) Renunciar a derechos.
Identificación vs Firma electrónica
Actividad administrativa automatizada
Actividad administrativa automatizada
ÓRGANOCertificado deSede electrónica
Certificado deSede electrónica
Web segur https: Evidencia electrónica
Política de firma y certificados electrónicos
Firmaslongevas
Firmaslongevas
Otros sistemas de firmaOtros sistemas de firma
FASE INSTRUCCIÓN: Ecosistema del expediente electrónico
Gestión documental
Expedientes electrónicos
Servicios electrónicos comunes
La foliación y el índice electrónico
•Recoge los requisitos mínimos sobre la estructura y el formato de los expedientes electrónicos para la interoperabilidad.
•Inclusión en los expedientes de un índice electrónico firmado por el órgano o entidad actuante que garantice la integridad del expediente electrónico y permita la recuperación.
•El cierre del expediente no ha de entenderse como el cierre del procedimiento administrativo correspondiente.
•La foliación del expediente se tiene que poder hacer en cualquier momento del ciclo de vida del expediente.
Expediente en formato electrónico = Agregación ordenada de documentos + índice numerado + copia electrónica certificada de la resolución.
Normas Técnicas de Interoperabilidad
Requisitos legales para la validez de las copias (condición de copia auténtica) Art. 27LPACAP:
Original electrónico o copia autentica
Elaboración de una copia• Ha de contener metadados que indiquen que es COPIA y se ha de
visualizar en el documento
Por último, el Reglamento del Esquema Nacional de Interoperabilidad debe fijar las Normas Técnicas de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos (D.A.1ª.j).
COPIA AUTENTICA
Elaboración de una copia a través proceso DIGITALITZACIÓN =Original papel
COPIA AUTENTICA
Elaboración de una copiaOriginal electrónico
COPIA AUTENTICA
d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se encuentre en poder de la Administración o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo copia auténtica del documento original.
• Ha de contener metadados que indiquen que es COPIA y se ha de
visualizar en el documento
• Ha de contener metadados que indiquen que es COPIA y se ha de
visualizar en el documento
COPIA AUTENTICA
Participación de la ciudadanía en el procedimiento de elaboración de normas de carácter reglamentario
ES NECESARIA CONSULTA PÚBLICA CON CARÀCTER PREVIO a la elaboración del proyecto o anteproyecto de reglamento para recavar la opinión de sujetos y organizaciones más representativas potencialmente afectados por la futura norma.
NECESIDAD DE DAR AUDIENCIA a la ciudadanía PUBLICANDO EL TEXTO EN LA WEB cuando la norma afecte a derechos e intereses legítimos de las personas.
TODO ESTO SIN PERJUICIO DEL TRÁMITE DE INFORMACIÓN PÚBLICA POSTERIOR A LA APROBACIÓN INICIAL DEL REGLAMENTO (Art. 49 LRBRL), para la presentación de alegaciones, sugerencias y reclamaciones.
NECESIDAD DE PONER A DISPOSICIÓN de la ciudadanía todos los DOCUMENTOS necesarios, que deberán ser claros, concisos y reunir toda la información precisa para poder pronunciarse sobre la misma.
FASE TERMINACIÓN: Los órganos colegiados en la LRJSP
VOLUNTAD CLARA DE LA LRJSP de regular el funcionamiento de los órganos colegiados por medios electrónicos.
NOVEDADES: • Posibilidad de grabación de las sesiones• Posibilidad de celebración de sesiones a distancia
Se puede deducir, con un enfoque hermenéutico de la normativa AE, el uso de medios electrónicos en:
� Convocatorias de sesiones� Acceso a documentación� Presentación de mociones, propuestas, enmiendas, ruegos o preguntas� Grabación de los plenos
EXCLUSIÓN ÓRGANOS COLEGIADOS DE GOBIERNO
(DA 21 LRJSP)!!!!
• Medio preferente para notificar y en todo caso sujetos obligadosa recibirlas por este medio.
• Por reglamento, se puede establecer la obligatoriedad.• Se garantiza la intermodalidad para la ciudadanía.
La notificación electrónica
Art 40-44 LPACAP
DILIGENCIA DE NOTIFICACIÓN:•Justificante electrónico de validez•Evidencias electrónicas de todo el proceso
Acciones para la implantación:
Ámbito JURÍDICO:•Regulación de la notificación Ámbito ORGANIZATIVO:•Adaptación de procedimentos•Gestión del consentimiento •Gestión de la convivència paper/elect•FormaciónÀmbito TECNOLÓGICO:•Selección plataforma de notificación •Adaptación de la Seu-e•Archivo de notificaciones y evidencias•Adaptación del gestor de expedientes
Proceso de notificación:
Cómo? (Art. 43.1)• Comparecencia en la sede electrónica (acceso del interesado o representante al contenido de la notificación)• Dirección electrónica habilitada única
Cuando se entiende practicada? (Art. 43.2)• En el momento del acceso a su contenido• Si obligatoriedad o decisión del interesado �10 días sinacceso = rechazo
Cuando se entiende completa la obligación de notificar? (Art. 43.3)
• Puesta a disposición de la notificación en la sede electrónica o dirección habilitada única.
Gestión documental y el Archivo único
Documentación administraciones
Ciclo de vida de los documentos: Sistema de Gestión Documental
Consulta
Documentaciónsemiactiva
PIC (Paquete consulta)
PIT (Paquete transferencia)
Documentaciónde conservación permanente
DocumentaciónActiva y semiactiva
TAAD
La integración de herramientas de gestión en el SGD
Documentación de soporte
Manuales, instrucciones, protocolos, ..
Entornos en papelArchivos físicos de
las oficinas
Entorno electrónicoWeb semántica
Carpetas corporativas en la red (X, L, M,..)Aplicaciones corporativas (SdE, Matrix, ..)
Sistema de Gestión Documental
GD- MATRIX
Políticas del GestorDisposición
Conservación y retenciónMigración
Acceso y seguridad
Herramientas de gestiónCuadro de clasificación
Tipologías documentalesCalendarios de retención y
eliminaciónCatálogo de procedimientosCatálogo de documentos y
datos interoperables
ResponsabilidadesMantenimiento del QdCGestor de documentos
Roles
+ de 94.000 expedientes / + de 945.000 documentos / 6.000 documentos a la semana
Análisis de documentos
Manual de Procedimientos
QdC documental:SERIES DOCUMENTALES Catálogo de procedimientos
Descripción de Procedimientos
EQUIPOS DE TRABAJOINTERDISCIPLINARIOS
METODOLOGÍADE
SIMPLIFICACIÓN
Simplificación administrativa
Evolución proyecto Seguridad en Sant Feliu
Adecuación a los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad
Automatización de la transparencia
A qué estamos esperando?
www.santfeliu.cat