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El CTN50/SC1 de Gestión de Documentos y Aplicaciones

Contexto, actuaciones y proyectos

Sevilla, 30 noviembre 2012

CTN50/SC1-Gestión de documentos y aplicaciones

ISO: Organización Internacional de Normalización

Creada en 1947

� Red de organizaciones nacionales de normalización

� 164 países a través de instituciones nacionales de normalización

� 3335 grupos técnicos (224 TC, 513 SC, 2516 WG)

� unos 50.000 expertos � Más de 19000 normas publicadas desde

1947

Organización Internacional de Normalización / ISO

� Programa de trabajo que se extiende tanto a actividades tradicionales (agricultura, construcción, mecánica) como a actividades relacionadas con las TIC. Desarrollan las normas ISO

� Los grupos técnicos están constituidos por:� expertos del sector� designados por la organización nacional de

normalización (delegaciones nacionales)� que deben representar los intereses de todas las

partes interesadas (postura consensuada)

ISO / Comités Técnicos

� Entidad española, privada, independiente, sin ánimo de lucro

� Se crea en 1986� Entidad de normalización y certificación en

todos los sectores industriales y de servicios

� Cerca de 6.000 expertos: personas físicas y jurídicas que manifiesten interés en el terreno de la normalización

Asociación Española de Normalización / AENOR

� Reconocida como la única entidad aprobada para elaborar normas españolas (Normas UNE)

� Miembro español de ISO y otros organismos internacionales de normalización

� Más de 29.000 normas en catálogo� Más de 200 AEN/CTN

AENOR / Entidad de normalización

¿CÓMO SE ELABORAN LAS NORMAS NACIONALES?

Proveedoresdel servicio

Clientes AdministraciónCentros de

Investigación

COMITÉ TÉCNICO DENORMALIZACIÓN DE

AENORAEN/CTN

Seguimiento de los trabajos

Internacionales y Europeos

ISO CEN

Universidades

Normas UNE

Presidente

SecretaríaPleno

SubcomitéSubcomitéSubcomitéG. de TrabajoPresidente

Secretaría

GT GT GT

ISO y AENORComités Técnicos. Estructura

� multisectoriales� elaboradas por consenso� participación de los distintos sectores

interesados� públicas� reconocimiento

internacional / nacional� voluntarias

Normas ISO / UNE

� El tipo de documento dependerá del grado de consenso buscado u obtenido

� Documentos normativos:� ISO Standard� Technical Specification (ISO/TS)

� Documentos informativos� Technical Report (ISO/TR)

Tipos de documentos ISO

Elaboración

InformaciónPública

Aprobación

Publicación

Observaciones

Difusión

Comité Técnicode Normalización

Consenso

Transparencia

Apertura

Accesibilidad

Cómo se elabora una norma

Acuerdo CTN emprender nuevo proyectoTOMA EN CONSIDERACIÓN

Traducción norma ISO / Redacción borradorAcuerdo CTN proyecto listo para IP

Comentarios del público

Decisión sobre los comentarios recibidos

Acuerdo CTN Proyecto

INICIO INFORMACIÓN PÚBLICA

FIN INFORMACIÓN PÚBLICA

APROBACIÓN ÓRGANOS DE GOBIERNO

PUBLICACIÓN NORMA UNE

AEN/CTN AENOR

Revisión editorial por AENORConfirmación por Presidencia o Secretaría

Fases de elaboración de una NORMA UNE

123113Normas publicadas

1 SC4 SCEstructura

FESABIDAFNORPresidencia / Secretaría

DocumentaciónInformation anddocumentation

Nombre

AEN/CTN 50*ISO/TC 46

* AEN CTN 50 es también reflejo de ISO/TC 171, Aplicaciones para la gestión de documentos , y de CEN/PC 372, Trabajos cinematográficos

ISO y AENOR. Comités Técnicos de Documentación

1616Normas publicadas

4 GT8 WGEstructura

SGAE (MECD)SAPresidencia / Secretaría

Gestión de documentos y aplicaciones

Archives/recordsmanagement

Nombre

AEN/CNT50/SC 1*ISO/TC 46/SC11

* AEN/CNT 50/SC 1 es también reflejo de ISO/TC 171 de Aplicaciones de Gestión Documental


ISO y AENOR. Subcomités de gestión de documentos

� Creación: 1998� Campo de actividad

� Normalización de los principios que rigen la creación y la gestión de documentos (“documents, records and archives”) como testimonio de las actividades, sea cual sea su soporte, incluyendo los soportes digitales y el papel.

ISO/TC 46/SC11Archives/records management

� Estructura� TC 46/SC11/WG 1: Metadata� TC 46/SC11/WG 7: Digital records preservation� TC 46/SC 11/WG 8 y 9: MSS. Family 30300� TC 46/SC 11/WG 10: Records Disposition� TC 46/SC11/WG 11: Risk assessment for records

systems� TC 46/SC11/WG 12: Digital records conversion and

migration process� TC 46/SC 11/WG 13: Records management (revisión

de las ISO 15489)� Grupo Ad hoc para Web based technologies

ISO/TC 46/SC11Archives records management

� Forma de trabajo• reuniones anuales:

• Pleno: toma de decisiones• Grupos de trabajo: puesta en común y distribución

del trabajo

• última reunión:• Berlín, mayo 2012

• próxima reunión: junio 2013, París

ISO/TC 46/SC11Archives records management

� Creación en enero de 2004 de un Grupo de Trabajo, dentro de AEN/CTN 50.

� Actividad principal: traducción de ISO 15489

� Publicación de las 15489 como normas UNE en 2006

� Constitución del AEN/CTN 50/SC 1, Gestión de documentos y aplicaciones, en octubre de 2006

AEN/CTN 50/SC 1. Gestión de documentos y aplicaciones


Composición: organizaciones interesadas

– Administración Pública

– Empresas

– Asociaciones

Administración

Universidades

Clientes

Proveedoresdel servicio



Elaborar y difundir productos normativos, que proporcionen una guía práctica en todos los temas relacionados con la gestión de documentos y sus aplicaciones.

Normalización de las prácticas relativasa la gestión de documentos que aseguren la existencia de información fiable y sirvan como evidencia de las actividades que se realizan en todo tipo de organizaciones.



Misión

Campo de actividad

Campo de actividad. Incluye:

� Establecimiento de infraestructuras de gestión organizativa y los niveles operativos que aseguren el control de los procesos de creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos en todos los formatos.

� Especificaciones técnicas para procesos de captura, indización, almacenamiento, recuperación, distribución, presentación, migración, intercambio, conservación y eliminación

� Calidad de los documentos resultantes de procesos técnicos (micrográficos y electrónicos)

� Implementación, evaluación y procedimientos de control de calidad para el almacenamiento, uso y preservación de documentos (micrográficos o electrónicos), incluyendo sus metadatos.



Campo de actividad. Incluye:

� Las aplicaciones de automatización de flujos de trabajo o gestión de procesos

� El mantenimiento de la calidad y la integridad en el intercambio de información entre sistemas

� Los procedimientos y procesos que apoyan la admisibilidad legal, la integridad y la seguridad de los documentos

� La conservación a largo plazo

� La gestión de los documentos en las tecnologías Web 2.0.

� La gestión de la información recogida en las pistas de auditoría.



Forma de trabajo– Reuniones grupos de trabajo– Reuniones plenarias periódicas– Última reunión: octubre 2012

Objetivos estratégicos:- Elaboración de normas- Difusión de las normas publicadas- Participación en los comités espejos

internacionales- Colaboración con otros CTN CTN50/SC1-



• Normas publicadas– UNE-ISO 15489-1:2006. Información y documentación. Gestión de

documentos. Parte 1: Generalidades. (ISO 15489-1:2001)– UNE-ISO/TR 15489-2:2006. Información y documentación. Gestión de

documentos. Parte 2: Directrices. (ISO/TR 15489-2:2001)– UNE-ISO 23081-1:2008. Información y documentación. Procesos de

gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios

– UNE-ISO 23081-2:2011. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales

– UNE-ISO 23081-3:2012. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 3:Método de auto-evaluación. CTN50/SC1-



• Normas publicadas– UNE-ISO 19005-1:2008. Gestión de documentos. Formato de fichero de

documento electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1).

– UNE-ISO/TR 15801:2008. Imagen electrónica. Información almacenada electrónicamente. Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad.

– UNE-ISO/TR 18492:2008. Conservación a largo plazo de la información basada en documentos.

– UNE-ISO/TR 26122:2008. Información y documentación. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos.

– UNE-ISO/TR 13028:2011 Información y documentación. Directrices para la implementación de la digitalización de documentos.




• Normas publicadas

– UNE-ISO 16175-1:2012. información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 1: Generalidades y declaración de principios.

– UNE-ISO 16175-2:2012. Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos.

– UNE-ISO 16175-3:2012. Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 3: Directrices y requisitos funcionales para documentos en los sistemas de la organización.


• Normas publicadas

– UNE-ISO 30300:2011. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario.

– UNE-ISO 30301:2011. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos.



• Normas UNE en elaboración

– ISO 13008:2012. Information and documentation. Digital records conversion and migration process.

– ISO 17068:2012. Information and documentation. Trusted third party repository for digital records.



- GT de Difusión- GT de Gestión de Riesgo. Proyecto norma ISO 18128.

Gestión de riesgo para procesos y sistemas de documentos. - GT de Revisión de las partes 1 y 2 de ISO-15489- GT para comentarios norma 30302- Expertos dentro del WG Records Disposition- Expertos dentro del TC171SC2 para hacer comentarios al

proyecto de norma 22957 Análisis, selección e implementación de sistemas de gestión de documentos electrónicos

- GT que se crean para las traducciones de normas (en este momento para las normas ISO-17068 Trusted third party repository for digital records e ISO-13008: Digital recordsconversion and migration

Proyectos Grupos de Trabajo

Enlace Boletín FESABID http://www.fesabid.org/federacion/fesabid-boletin-de-noticias-y-actividades

El Grupo de Difusión ha realizado la traducción de la serie de “Whitepapers” para la gestión de documentos:

- Preservación de documentos digitales- Declaración para directivos- Breve declaración para directivos- Construcción de un esquema de metadatos - Por Dónde Empezar- Relaciones entre la serie de normas ISO 30300 y otros productos de

ISO/TC46/SC11:1. Procesos y controles de documentos. - Relationship between the ISO 30300 series of Standards and other

products of ISO/TC46/SC11: 2. Vocabulary.

http://isotc.iso.org/livelink/livelink?func=ll&objId=8800147&objAction=browse&sort=name

Noticias

GRACIAS POR SU ATENCIÓN

[email protected]

� Norma fundacional� Constituye la norma esencial para la implementación de un sistema de

gestión de documentos.

� La primera parte es el corazón de la norma:

� Establece los principios fundamentales y el modelo para la definición e implantación de un sistema de gestión de documentos.

� Define los procesos clave de la gestión de documentos en términos que el personal de cualquier nivel (incluyendo el de gestión y el no técnico) pueda entender.

� Establece los requisitos para la creación, mantenimiento y perdurabilidad de documentos auténticos, fiables, íntegros y disponibles, así como el contexto o sistema en el que deben ser gestionados.

ISO 15489-1:2001, Información y documentación –Gestión de documentos -- Parte 1: Generalidades

UNE-ISO 15489- 2La segunda parte de la norma es un informe técnico:

• Especifica los elementos que componen la gestión de documentos y define los resultados que deberían alcanzarse

• Recoge la metodología de implantación de la gestión de documentos• Está orientada al personal responsable de gestionar documentos en

una organización.

� Principales responsabilidades:• Creación de documentos adecuados

• Mantenimiento de los sistemas informáticos

• Gestión del ciclo vital de los documentos para facilitar el control de

acceso y el servicio a los usuarios

• Conservación de los documentos

• Control de la eliminación de los documentos CTN50/SC1-Gestión de documentos y aplicaciones

UNE-ISO/TR 15489-2:2006. Información y documentación. Gestión

de documentos. Parte 2: Directrices. (ISO/TR 15489-2:2001)

Conjunto de normas pensadas para comprender, implementar y usar metadatos en un contexto de gestión de documentos electrónicos.

Define el conjunto de metadatos, su uso para las políticas de protección, descripción y comunicación de los documentos y establece correlaciones estables con la norma ISO 15489.

Actualmente consta de tres partes y está en proceso de elaboración una cuarta.

Norma ISO/TS 23081. Metadatos de gestión de documentos


Especifica cómo se usa el Formato de Documento Portátil (PDF) 1.4 para la conservación a largo plazo de documentos electrónicos.

Forma parte de una familia muy extensa de normas basadas en el uso del PDF, formato de gran difusión debido, fundamentalmente, a que es un formato abierto y libre.

UNE-ISO 19005-1:2008. Gestión de documentos. Formato de fichero de documento electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1).


Este informe técnico:

- Establece los procedimientos orientados a asegurar la

autenticidad, veracidad y fiabilidad de los documentos que

se pueden congelar como imagen (sobre todo para

garantizar su admisibilidad legal).

- Contempla, entre otros temas, la captura de los

documentos, el escaneo, la transmisión de ficheros, la

destrucción de la información, el work-flow, el control de

versiones o la firma digital.

Norma ISO/TR 15801:2004. Recomendaciones para la veracidad y

fiabilidad de la información almacenada electrónicamente.


Estrategias de conservación y recuperación a largo plazo, para ello la información debe:

� ser legible en el futuro

� ser inteligible

� identificarse

� poder recuperarse

� ser comprensible

� mantener su autenticidad

Norma ISO/TR 18492:2005. Conservación de información electrónica basada en documentos.


Parte de la perspectiva que todas las organizaciones, independientemente

de su dimensión y actividad, existen y operan para alcanzar una misión y

unos objetivos. Para alcanzarlos, cada organización establece sus

procesos de trabajo , orientados a sus actividades.

Es a partir de los procesos de trabajo en que cada organización genera

“documentos de función ”, que deben gestionarse como un activo de la

organización.

El análisis de los procesos de trabajo sirve de base para poder integrar la

captura de documentos desde el inicio de la actividad .

ISO/TR 26122:2008. El análisis en clave documental de los procesos de trabajo.

Este informe técnico establece:

� directrices para la creación y el mantenimiento de documentos digitalizados que se obtienen de documentos originales en papel u otros soportes no digitales;

� directrices sobre buenas prácticas en el proceso de digitalización con para asegurar la veracidad y fiabilidad de los documentos digitalizados, y permitir la consideración de la eliminación de los documentos originales;

� directrices sobre buenas prácticas para la veracidad de los documentos digitalizados en lo que afecta a la validez jurídica y su peso como prueba;

� directrices sobre buenas prácticas para el acceso a los documentos digitalizados durante el tiempo que se necesiten;

� estrategias para la creación de documentos digitalizados aptos para su conservación a largo plazo;

� directrices sobre buenas prácticas para la gestión de los documentos originales tras su digitalización.

UNE-ISO/TR 13028:2011. Información y documentación. Directrices para la implementación de la digitalización de documentos.

Conjunto de requisitos funcionales para el software destinado a la producción y gestión de documentos electrónicos en entornos de oficina. También se dirige a cualquier producto de software que incorpore

funcionalidades de gestión documental.

� Parte 1: Generalidades y declaración de principios.

� Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos.

� Parte 3: Directrices y requisitos funcionales para

documentos de la organización.

16175. 3 partes. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica.


� Las Normas 15489 (2001) entran en proceso de revisión

� Propuesta española (abril 2007): “Management SystemStandards” de gestión de documentos

� Las “Normas de sistemas de gestión” proporcionan una guía para que una organización establezca, desarrolle y haga un seguimiento de un sistema de gestión

Normas ISO de gestión de documentos: hacia un MSS family

el ctn50/sc1 de gestión de documentos y aplicaciones · – une-iso/tr 13028:2011 información y...

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