el correo electrónico y la salud laboral

1 El correo electrónico y la salud laboral – Juan Carlos Jiménez – Abril 2010

Juan Carlos Jiménez, Abril 2010

B I E N V E N I D O S

El correoelectrónicoy la saludlaboral

Seminario


Un regalo que te das tu

Un espacio para

• ReflexionarY estimular tu inteligencia.

• DisfrutarY darle chance al aprendizaje.


El estrés laboral: Un asunto super complejo

90% De los problemas de salud en USA están relacionados con estrés.

En Europa y USA el estrés provoca más del 50% de las faltas al trabajo.

Casi el 80% de la fuerza laboral en USA reporta estrés.

El peor tipo de estrés individual es la sensación de impotencia o falta de control frente a retos y dificultades.

¿Puedes tener control sobre el tiempo?

Fuentes:- Centro para El Control y Prevención de Enfermedades (USA)- Agencia Europea para la Salud y la Higiene en el Trabajo- Instituto Americano del Estrés


Paradojas del correo electrónico

Amor

Odio

¿Qué es lo que más nos gusta del e-mail?

¿Qué es lo que menos nos gusta del e-mail?


¿Posibles conclusiones?

¿Qúe nos gusta más?

• Poder enviar un mensaje a diferentes personas al mismo tiempo.

• Poder enviar tantos mensajes como quiera, sin que cueste más.

• Deja un registro y un respaldo formal de las comunicaciones.

• Ahorramos tiempo y dinero.

¿Qúe nos molesta más?

• Cuando la cantidad de e-mails por atender inmanejable.

• Las cadenas y el "spam".

• Cuando no son pertinentes.

• Cuando es usado para cuidarse la espalda.

• Cuando es usado para acusarnos frente a otros.


Efectos negativos del volumen creciente

Del promedio de mensajes recibidos al día:

• 30% Son copiados innecesariamente, son irrelevantes, o sin pertinencia.

• 40% No son fáciles de leer.

• 50% De las veces habría sido mejor usar el teléfono o tener una conversación cara-a-cara.

Más del 90% es spam.


Otros efectos del volumen

Bombardeo de información por diferentes medios puede hacer disminuir hasta 10 puntos el coeficiente intelectual.Universidad de Londres.

Usuarios de e-mail pueden tardar hasta 4 veces más atendiendo ciertas situaciones por escrito que cara-a-cara o por teléfono. Informe Cisco.

Las rutinas laborales inconcientes no nos ayudan a tener conciencia del impacto emocional y económico del e-mail.


Consecuencias de la subestimación del e-mail

* Salud Laboral

* Bienestar

* Seguridad

Decisionessobre usodel tiempo

Estrés

• ¿Cuándo y por qué usas el e-mail?

• ¿Comprendes claves de efectividad de comunicación escrita?

• ¿Cuánto tiempo inviertes en e-mail?

• ¿Tienes idea de los costos asociados?


¿Cuándo no es apropiado/eficiente el e-mail?

• Para discutir o polemizar.

• Para hacer aclaratorias.

• Para hacer reclamos o amonestaciones.

Si no tienes opción,¿por qué no debescopiar el mensajea otras personas?


El e-mail más ambiguo que la voz

Informar no es[automáticamente]comunicarse.

When what you type isn’t what they read:The perseverance of stereotypes and expectancies over e-mailNicholas Epleya, Department of Psychology, Harvard UniversityJustin Kruger, Department of Psychology, University of Illinoishttp://www.apa.org/monitor/feb06/egos.html

• Lo que tú escribes en un correo electrónico no siempre es lo que tus destinatarios leen.

• Es muy difícil que un e-mail tenga las claves paralingüísticas de la comunicación oral. Por eso los destinatarios son muy sensibles a las emociones escritas.

• La mitad de las veces los destinatarios de un correo electrónico no logran distinguir entre un sarcasmo y un mensaje serio.

• Los prejuicios determinan la percepción del destinatario sobre las intenciones del e-mail.

¿Por qué no es un medio apropiado en ciertos casos?


Mensajes suceptibles a "confusiones"

La mitad de las veces los destinatarios de un correo electrónico no logran distinguir entre un sarcasmo y un mensaje serio. Ejemplo...

"Juan, no trabajes tanto"

¿Este es un mensaje serio o irónico?...

Otros ejemplos:

• "Te quiero ayudar pero, lamentablemente, no puedo".

• "Tenemos un grave problema con un cliente".

• "Se les recuerda ser puntuales... Asistencia obligatoria".

• "Me he tomado la molestia de...".

• "No entendiste bien mi mensaje".


¿Qué ha estado pasando con el e-mail?

• Asumimos que saber escribir automáticamente significa saber comunicarse por escrito.

• Sobrestimamos nuestra capacidad de transmitir la intención, el tono y la pertinencia del propósito en un mensaje escrito.

• No contamos con suficiente preparación sobre comunicación escrita.


93% No verbal 7% Verbal

ComunicaciónPersonal

55% Visual38% Vocal

Nuestro cuerpo comunica mucho más que nuestras palabras

Claves no verbales de la comunicación personal

Silent messages: Implicit communication of emotions and attitudes.Albert Mehrabian, Professor of Psychology, UCLA.


Comunicación escrita: Claves prácticas

• Nuestra cultura no toma en cuenta que el e-mail es un documento formal, con potencial de ser público.

• Lo que dices verbalmente no queda plasmado en un soporte, pero lo que escribes sí...

• Escribir exactamente igual a como hablas no tiene el mismo efecto.

• Entonces: ¿Qué puedes mejorar en términos inmediatos?


Impacto de comunicación profesional

La gente puede olvidar lo que le dices o lo que le das. Pero nunca olvida lo que le haces sentir.

Esto explica por qué la forma de dar un mensaje correcto puede tener efectos contrarios.

¿Cuáles argumentos hemos visto hasta ahora?


E-mails que producen estrés

1. Cuando "llueven sobre mojado".

3. Cuando son difíciles de "archivar" temáticamente.

5. Cuando no queda claro lo que uno debe hacer.

7. Cuando son innecesariamente extensos.

9. Cuando son copiados innecesariamente.

11. Cuando el contenido es incompleto y requiere verificación.

13. Cuando es díficil determinar su importancia o urgencia.

15. Cuándo no se sabe si han sido recibidos.

17. Cuando son legítimos y no son respondidos.

19. Cuándo no generan la respuestas buscadas.


¿Cuánto sentido tienes de los costos?

De acuerdo a la cantidad de tiempo dedicado al e-mail, estimamos estos niveles:

• Bajo-Medio: 1 Hora diaria (12.5% del TL).

• Medio: 2 Horas diarias (25% del TL).

• Medio-Alto: 3 Horas diarias (40% del TL).

• Alto: 4 o más horas diarias (50% del TL).

¿Cuánto cuesta tu minuto de trabajo?...


Costos involucrados en la gerencia del e-mail

Para calcular el costo de la lectura:

ERD x (T1 + T2) x SD x NE

ERD: E-mails Recibidos DiariamenteT1: Tiempo Promedio de Lectura (76 seg)T2: Tiempo Promedio de Recuperación de Interrupción (64 seg)SD: Salario Diario (promedio)NE: Número de Empleados

En una empresa de 2.850 usuarios de e-mailel costo al año de lectura es18.5 millones de US$.

Loughborough University,Leicestershire, U.K.


Referencia de costos: Un caso venezolano

• Número de Empleados: 480

• E-mails Recibidos Diariamente Promedio x Persona: 40

• Tiempo Promedio de Lectura Aplicado: 2 Minutos (1 hora y 20 minutos diarios leyendo e-mails, 15% del día)

• Costo del Minuto Promedio de los empleados: US$ 0.50

• 250 Días al año laborables.

• Costo anual de la lectura del e-mail: US$ 4.8 MM

OJO: Este monto no incluye costos de:* Escritura de mensajes.* Llamadas telefónicas para avisar o validar e-mails. * Tecnologías de la operación y seguridad.


Evalúa tu buzón de manera sencilla

Durante 15 días, apunta:

• Porcentaje de e-mails pertinentes que recibes. • Porcentaje de mensajes que te copiaron innecesariamente. • Cantidad de e-mails que envias.

• Porcentaje de respuestas requeridas que recibiste.

• Aclaratorias que hiciste.

• "Recordatorios" que tuviste que hacer.

¿Cómo puedes aprovechar estas mediciones?


Tu reputación personal está en juego

• ¿Qué dirán de ti si envías mucho gamelote?

• ¿Qué dirán de ti si solo envías mensajes urgentes?

• ¿Qué dirán de ti si tardas mucho en responder los emails legítimos?

• ¿De qué otras formas afectas tu reputación con el e-mail?


Recomendaciones generales

• Verifica que enviar el e-mail es más apropiado que otros medios...

• Si requieres respuestas urgentes, el e-mail no es el mejor medio, a menos que haya un acuerdo previo.

• Usa el e-mail principalmente para informar. Evita discusiones.

• Cuando sea inevitable "aclarar", no involucres a terceros.

• Es más productivo enfocarse en comunicar los acuerdos.


Lineamientos claves de redacción

• Una sola idea por párrafo hace que el mensaje tenga más posibilidades de ser comprendido y recordado.

• Las oraciones más fáciles de comprender son de 15 a 20 palabras. Las oraciones muy extensas son un error frecuente en la comunicación escrita; al lector le cuesta más identificar y seguir la idea principal.

• Puntualizar o enumerar los textos ayuda a que el lector diferencie mejor los grupos de ideas.


Gracias por tu atención.

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Más información:Juan Carlos Jiménez <[email protected]>

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