el control interno como herramienta para la toma de desiciones
DESCRIPTION
En este trabajo se abordan las generalidades del control interno y las cuentas por cobrar, destacando conceptos, importancia, clasificación, componentesTRANSCRIPT
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
EL CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA PARA LA TOMA DE
DECISIONES EN LA GESTIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR DE
LA EMPRESA TAIMEXAL, S.A. DE C.V., ROSARIO DE LA PAZ, LA
PAZ, 2010-2011
TRABAJO DE GRADUACIÓN PARA OPTAR AL TÍTULO DE
LICENCIATURA EN CONTADURÍA PÚBLICA
PRESENTADO POR:
JOSÉ EDUARDO CRUZ CRUZ
TERESA CANTOR DE ALVARADO
ASTRID LORENA ROSALES DE CERÓN
SAN SALVADOR, 2011
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
AUTORIDADES UNIVERSITARIAS
ING. LUIS MARIO APARICIO GUZMÁN
RECTOR
LICDA. CATALINA RODRÍGUEZ DE MERINO
VICE RECTORA ACADÉMICA
LIC. MANUEL ANTONIO ORTEGA AYALA
DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
JURADO EVALUADOR
LIC. GILBERTO ARMANDO DURAN
PRESIDENTE
LIC. PABLO ANTONIO PINEDA LIC. ISRRAEL ANTONIO ZELAYA CLAROS
1er. VOC 2do. VOCAL
LIC. JUAN EDGARDO CHAMUL SARAVIA
ASESOR
AGRADECIMIENTOS
Éste trabajo es el fruto del esfuerzo y sacrificio, de cada uno de los
integrantes y de nuestra familia, que ha estado a nuestro lado brindándonos
su apoyo incondicional.
Particularmente le doy mis infinitas gracias a MI PAPÁ DIOS, quien me ha
dado la oportunidad, de escalar un peldaño más secularmente, por lo que
puedo decir Eben-Ezer. También le doy gracias públicamente por regalarme
una familia maravillosa, que me comprende, y me ama mucho. Y así
agradezco también a CANDELARIA MENJIVAR DE CANTOR, mi mamá,
quién a pesar de las dificultades de la vida, siempre ha estado ahí para mí,
apoyándome y preocupándose para que yo pueda culminar mi carrera, y
bueno pido a Dios que me conceda poder compensar aunque sea un
poquito todo lo que ella me ha dado, también agradezco a mi papá
DAGOBERTO CANTOR MARROQUIN porque siempre se preocupó por mi
educación, y por estar también ahí, apoyándome, y siendo un ejemplo de
superación, gracias mis queridos padres, por haberme enseñado lo que
tenía que aprender sobre la vida, los amo mucho, y que Dios les bendiga
hoy y siempre y les multiplique al ciento por uno todo lo que me han dado.
También quiero aprovechar esta ocasión para dedicarle este triunfo a mi
hermano MORIS ALEXANDER CANTOR aunque ya no está con nosotros
en este mundo, sé que él estaría orgulloso por este éxito en mi vida, y que
seguramente estaría apoyándome, y bueno lo amo mucho, y por último
quiero darle las gracias a mi querido y amado esposo ENRIQUE
ALVARADO GÓMEZ, por ser comprensivo, y estar a mi lado en los
momentos más difíciles de mi vida, gracias mi amor, te Amo.
Teresa Cantor de Alvarado
AGRADECIMIENTOS
A DIOS TODOPODEROSO, Por su Amor, Cuidado, Sabiduría y Misericordia que
me ha guiado toda mi vida. Por las abundantes bendiciones recibidas por El, para
resolver cada obstáculo que se me presenta y darme la fortaleza de seguir
adelante.
A MIS PADRES, Nelson y Dora Alicia de Rosales, por todo el amor y apoyo moral,
que me brindaron para que logrará culminar mi carrera.
A MIS HERMANOS, Nelson y Mauricio, por su amor y bondad que me acompañan
y fortalecen siempre.
A MI ESPOSO, Omar Ernesto Ceron por su amor, comprensión, solidaridad, por
todo el apoyo mostrado y recibido de él. Con su ayuda he alcanzado la meta en mi
estudio.
A MIS HIJOS, Gerardo y Fernanda por ser mi inspiración, a quienes les dedico mi
triunfo y que este logro sea un ejemplo para ustedes.
A MI JEFE Y COMPAÑERA, Sra. María Peralta y Verónica Cornejo por haberme
apoyado en mi carrera con su tiempo, comprensión y cariño.
A MIS COMPAÑEROS DE TESIS, Teresa de Alvarado y Eduardo Cruz por su
incansable trabajo y esfuerzo para culminar con éxito nuestra investigación.
Astrid Lorena Rosales de Ceron
AGRADECIMIENTOS
A Dios Todopoderoso, a mi madre Santísima, por la fortaleza y sabiduría
recibida para hacerle frente a todas las dificultades que se me presentaron
durante la carrera universitaria.
Al padre Víctor Manuel López (Q.D.D.G.) por sus consejos, apoyo moral y
económico que me brindó para poder culminar mis estudios superiores.
A Mariana de Jesús, por haberme motivado a estudiar una carrera
universitaria.
A mis padres: Francisco Cruz Amaya, María Amelia Cruz de Cruz, por el
sacrificio que hicieron de enviarme a vivir lejos de su casa, para que pudiera
superarme.
A mis hermanos: José Gabriel Cruz, Francisco Antonio, Miguel Ángel y
María Dilma, por su apoyo económico durante toda mi carrera universitaria.
José Eduardo Cruz Cruz
INDICE
CAPITULO I
1. MARCO CONCEPTUAL 1
1.1 Introducción 1
1.2 Objetivos 3
1.3 Antecedentes del problema 4
1.3.1 Antecedentes generales del control interno 4
1.3.2 Evolución del Control Interno 5
1.3.3 Antecedentes del Control Interno en El Salvador 7
1.3.4 Generalidades de las PYMES 8
1.3.4.1 Clasificación de las PYMES 9
1.3.4.2 Régimen legal 10
1.3.5 Antecedentes de la empresa Taimexal S.A de C.V 10
1.4 Justificación 13
1.5 Planteamiento del problema 14
1.6 Alcances y Limitaciones 15
1.7 Recuento de conceptos y categorías 18
CAPITULO II
2. MARCO TEÓRICO 23
2.1 Fundamentación Teórica-Metodológica 23
2.1.1 El control Interno 23
2.1.2 Elementos o componentes del Control Interno 25
2.1.2.1 Ambiente de Control 26
2.1.2.2 Evaluación de Riesgos 28
2.1.2.3 Actividades de Control 31
2.1.2.4 Información y Comunicación 31
2.1.2.5 Monitoreo (Supervisión) 32
2.1.3 Objetivos del Control Interno 33
2.1.4 Clasificación del Control Interno 34
2.1.4.1 Control Interno Administrativo 34
2.1.4.2 Control Interno Contable 35
2.1.5 Cuentas por Cobrar. Aspectos conceptuales 35
2.1.6 Importancia de las cuentas por cobrar 37
2.1.7 Clasificación de las cuentas por cobrar 38
2.1.8 Legislación aplicada a las Cuentas por Cobrar en El Salvador 40
2.1.8.1 Ley del Impuesto sobre la Renta 40
2.1.8.2 Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta 41
2.1.8.3 Norma Internacional de Información Financiera (NIIF para PYMES) 42
2.1.9 Control Interno en las cuentas por cobrar 43
2.1.9.1 Separación de Funciones para las cuentas por cobrar 46
2.1.10 Procedimientos y Control Interno 48
2.1.11 Procedimiento de Control interno en las Cuentas por Cobrar 50
2.1.11.1 Procedimientos Administrativos 50
2.1.11.2 Procedimientos Contables 52
2.1.12 Aspectos básicos para administrar eficientemente un
Sistema de cuentas por cobrar 54
2.1.13 Sugerencias de Control Interno para las cuentas por cobrar 56
2.2 Construcción del Marco Empírico 57
2.2.1 Metodología de la Investigación 57
2.2.2 Población 57
2.2.3 Procedimientos para la obtención de datos 58
2.2.4 Instrumentos Utilizados 58
2.2.4.1 Entrevistas 58
2.2.4.2 Cuestionario 58
2.2.5 Presentación de datos 59
2.2.6 Exposición de resultados 59
2.2.7 Diseño del instrumento de recopilación de la información 59
2.2.7.1 Cuestionario 59
2.2.7.2 Solicitud de colaboración 64
2.2.8 Tabulación, análisis e interpretación de resultados 64
2.3 Formulación Teórico-Metodológica de lo investigado 86
2.4 Desarrollo y Definición Teórica 87
CAPITULO III
3. MARCO OPERATIVO 90
3.1 Descripción de los Sujetos de Investigación 90
3.2 Procedimiento para la Recopilación de Datos 90
3.3 Especificación de la Técnica para el Análisis de los Datos 90
3.3.1 Análisis e Interpretación de los Resultados 91
3.4 Cronograma 98
3.5 Recursos 100
3.6 Índice Preliminar sobre Informe Final 100
3.6.1 Marco Conceptual 100
3.6.2 Marco Teórico 100
3.6.3 Marco Operativo 101
3.7 Bibliografía 102
3.8 Anexos 105
1
CAPITULO I
1. MARCO CONCEPTUAL
1.1 Introducción
El presente documento contiene el trabajo de graduación Titulado “El Control
Interno como herramienta para la toma de decisiones en la gestión de las Cuentas
por Cobrar de la empresa Taimexal, S.A. de C.V. Rosario de La Paz, La Paz.
Este documento está estructurado en tres capítulos detallados de la forma
siguiente:
El capítulo I, describe el Marco Conceptual, está estructurado en cinco apartados,
que se detallan a continuación: Antecedentes del Problema, donde se abordan las
variables de la investigación, como las generalidades del Control Interno y las
Cuentas por Cobrar; Justificación donde se explica la importancia de la
investigación y lo que se pretende realizar; también se presenta el Planteamiento
del Problema, está determinada la problemática a estudiar en la investigación;
Alcances y Limitaciones, se exponen los alcances y posibles limitaciones de orden
teórico del tema investigado; y Recuentos de Conceptos y Categorías, contiene la
elaboración de un detalle de conceptos y definiciones que son utilizados en el
desarrollo de la investigación.
El capítulo II constituye el desarrollo del Marco Teórico, donde se establece el
fundamento teórico-metodológico de las variables de la investigación El Control
Interno y las Cuentas por Cobrar, destacando conceptos, importancia,
2
clasificación, componentes, además se anexa el instrumento para la recopilación
de la información.
El capítulo III, constituye el desarrollo del Marco Operativo, donde se describen los
sujetos de la investigación, el procedimiento para la recopilación de datos, la
técnica para el análisis de los datos, análisis e interpretación de los resultados,
cronograma, y los recursos utilizados de la investigación.
3
1.2 Objetivos
Objetivo General
Determinar el control interno como herramienta para la toma de decisiones en la
gestión de las cuentas por cobrar en la empresa Taimexal, S.A. de C.V. del
municipio Rosario de La Paz, departamento La Paz.
Objetivos Específicos
Conocer los procedimientos de control interno que se aplican en las cuentas
por cobrar para identificar las posibles debilidades del control interno
aplicado en la empresa para la gestión de las cuentas por cobrar.
Evaluar la eficiencia y la eficacia de los procesos de otorgamiento y
cobranza de los créditos de la empresa para verificar si existe una efectiva
vigilancia sobre la gestión de las cuentas por cobrar.
Verificar si existe un monitoreo constante en la administración sobre las
cuentas por cobrar, para comprobar si éstas afectan a los propósitos de
rendimiento de la entidad.
4
1.3 Antecedentes del Problema
1.3.1 Antecedentes generales del Control Interno
El control es parte de la vida cotidiana, y la necesidad de ejercer un control dentro
de las organizaciones, fue constatada por los primeros gobernantes, jefes
religiosos, y dirigentes empresariales, éstas actividades de control consisten en
verificar si los esfuerzos realizados están dando los frutos esperados.
Control interno no es un evento o circunstancias, sino que son una serie de
acciones, que debe realizar una entidad, las cuales deben de estar inherentes a la
manera de como la administración dirige los negocios.
Control también se puede decir que es cualquier acción que lleva a cabo una
persona para aumentar la probabilidad de lograr sus objetivos y metas. Ejecutar
un control periódicamente de las actividades, permite conocer errores, e ir
corrigiendo en el camino hasta llegar a la meta establecida.
Coopers & Lybrand, en su libro los nuevos conceptos de control interno,
mencionan lo siguiente “desde el punto de vista de la auditoría, hace tiempo se ha
reconocido que una auditoría de estados financieros de entidades con sistemas de
control interno eficaces se podría llevar a cabo de forma más eficiente centrando
la atención en los controles internos”.1 En otras palabras estos autores,
reconocieron que los estados financieros pueden manipularse, fácilmente, y que
era necesario tomar en cuenta los controles, utilizados para evitar fraudes y/o
errores en los mismos.
Samuel Alberto Mantilla en su libro Control interno Informe Coso, define al control
interno así:
“El control interno es un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la
administración y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar,
seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las siguiente
categorías:
1 Coopers & Lybrand (1997). Los Nuevos Conceptos del Control interno. Pág. 128
5
a. Efectividad y eficiencia de las operaciones
b. Confiabilidad en la información Financiera
c. Cumplimiento de la leyes y regulaciones aplicables”.2
De acuerdo con ésta definición, el control interno, es un proceso aplicado a todo
tipo de organización, empresarial con o sin fines de lucro, ya que las prácticas
empleadas para administrar las operaciones en la entidad son promover el
cumplimiento efectivo de las actividades asignadas, para lograr los objetivos.
1.3.2 Evolución del Control Interno
Los mercados son cambiantes, al igual que sus actores, así también cambia o
evoluciona el Control Interno. Con el tiempo éste ha sufrido modificaciones, en la
medida que se han ido transformado o cambiando las estructuras de las
organizaciones.
En una primera fase o generación de la evolución del control interno, se puede
decir que el control interno se basó en acciones empíricas, y si bien es cierto ésta
fase ya está obsoleta, pero aún tiene una fuerte aplicación generalizada en las
organizaciones, la razón se entiende que es la posible carencia de profesionalismo
en las autoridades a cargo del sistema del control interno.
En este tipo de control interno se realizaba únicamente la comprobación y
verificación de cifras y soportes contables a través de un rol único, que se
entiende como revisión, lo cual se dice es sinónimo de auditoría.
Una segunda fase, se puede decir que se encuentra enmarcada en el ámbito
legal, y Samuel Mantilla en su libro Control Interno Informe COSO, plantea que en 2 Samuel Alberto Mantilla D. Traductor (2005). Control Interno Informe COSO – Ecoe Ediciones,
Bogotá D.C Pág. 14
6
ésta generación se constituye la segunda norma de auditoria relativa a la
ejecución del trabajo, la cual se expresa de la siguiente manera: “Debe hacerse un
apropiado estudio y una evaluación del control interno existente, de manera que
se pueda confiar en él para la determinación de la extensión y oportunidad de los
procedimientos de auditoría.” 3
Según ésta norma, debe de analizarse el control interno actual en las
organizaciones, de manera que éste debe de estar ajustado a las necesidades de
la entidad, además debe de ser razonablemente confiable, en caso contrario debe
de ajustarse a las necesidades de la misma.
Y por último se dice que COSO fue quien dio origen a la tercera fase o generación
del control interno, ya que se considera que consolidó el punto de partida para
importantes desarrollos en las áreas del control interno de los nuevos instrumentos
financieros, gubernamentales y sistemas de información.
Los esfuerzos del COSO básicamente se reconocieron en la década de los
noventa, y la estructura conceptual del mismo se ha impuesto como el estándar
internacional de referencia válida no solo en los Estados Unidos sino
particularmente en el mundo empresarial privado.
El impacto actual que ha generado el COSO, es un posicionamiento en el más alto
nivel directivo, dando origen a una mayor ampliación de su cobertura, y confianza
a las juntas directivas, a los accionistas e inversionistas entre otras partes
relacionadas.
En síntesis, la actual fase o generación implica una comprensión de términos de
sistemas, que por ende compromete a entender los distintos elementos que lo
conforman en función de los objetivos que se persiguen.
3 Ibídem, Pág. 28.
7
1.3.3 Antecedentes del Control Interno en El Salvador
En El Salvador a diferencia de las instituciones públicas, las organizaciones
empresariales privadas no disponen de regulaciones legales o técnicas que los
obliguen a implementar un Sistema de Control Interno específico, por lo que queda
a discreción de la administración de cada entidad, establecer la estructura de
sistema de control interno que más le convenga y permita cumplir con las
regulaciones legales y técnicas existentes en relación a:
Obligación de llevar contabilidad formal, registros, inventarios y utilizar
métodos de valuación. Regulado por el Código Tributario en la Sección
Octava del Art. 139 al 143 y el Código de Comercio en el Titulo II Capitulo V
del Libro Segundo en los artículos del 435 al 455.
Obligación de nombrar auditor para dictámenes fiscales. Regulado en el
Art. 131 del Código Tributario.
Adopción de las Normas Internacionales de Contabilidad e Información
Financiera (NIC/NIIF), como la base contable para el reconocimiento,
presentación y revelación de la información financiera.
En El Salvador, la regulación técnica para la implementación de las NIC/NIIF, está
regulada por el Consejo de Vigilancia de la Profesión de la Contaduría Pública en
el artículo 1, 26; 36 literal f), g), h), i) y q) de la Ley Reguladora del Ejercicio de la
Contaduría.
Regulada también por el Reglamento de Aplicación del Código Tributario en el
artículo 66, 74 inciso segundo.
8
Además, el Código Tributario en su artículo 135 literal c) establece las
obligaciones a cumplir por parte de los Auditores con respecto al examen de las
operaciones del sujeto pasivo.
El artículo 248 literal d) del Código Tributario normaliza sobre el incumplimiento de
las obligaciones previstas en los literales a), b), c), d) y f) del artículo 135 del
mismo código.
1.3.4 Generalidades de la PYMES
La actividad económica surge porque las personas tienen una serie de
necesidades y deseos ilimitados, pero que cuentan con recursos escasos para
satisfacerlas. Las pequeñas y medianas empresas son negocios que han sido
constituidos por esas personas que desean de alguna manera emprender y/o
poner en práctica las capacidades, habilidades y conocimientos, con el propósito
de crecer y satisfacer de alguna manera sus necesidades.
“El Código de Comercio en el Art. 17 establece que: son comerciantes sociales
todas las sociedades independientes de los fines que persiguen, sin perjuicio de lo
preceptuado en el artículo 20.
Sociedad es el ente jurídico resultante de un contrato solemne, celebrado entre
dos o mas personas, que estipulan poner en común, bienes o industria, con la
finalidad de repartir entre sí los beneficios que provengan de los negocios a que
van a dedicarse”4.
Tales entidades gozan de personalidad jurídica, dentro de los límites que impone
su finalidad, y se consideran independientes de los socios que las integran.
El Art. 20 del Código de Comercio establece que: No obstante su calidad de
mercantiles, las sociedades que se constituyan como colectivas o comanditarias
4 Código de Comercio de la República de El Salvador Art. 17
9
simples, de capital fijo, y que tienen exclusivamente una o más de las finalidades
que se indican a continuación, una vez inscritas quedarán exentas de las
obligaciones profesionales de los comerciantes contempladas en el Libro Segundo
de éste Código, excepto las mencionadas en los numerales I y IV del Art. 411 de
éste mismo Código.
Las finalidades a que se refiere el inciso anterior son:
I. El ejercicio de la agricultura y ganadería.
II. La construcción y arriendo de viviendas urbanas, siempre que no se
construya con el ánimo de vender en forma regular y constante las
edificaciones.
III. El ejercicio de las profesiones liberales.
1.3.4.1 Clasificación de las PYMES
En El Salvador la clasificación de las empresas según la Comisión Nacional para
la Micro y Pequeña Empresa (CONAMYPE), es conforme a las ventas anuales y la
cantidad de empleados remunerados, se definen así:
Pequeñas Empresas:
“Persona natural o jurídica que opera en el mercado produciendo y/o
comercializando, bienes o servicios por riesgo propio a través de una entidad
organizativa, con un nivel de ventas brutas anuales de hasta $1, 000,000.00 y
hasta 50 trabajadores remunerados” 5
Las pequeñas empresas han sido constituidas por personas que desean de
alguna manera emprender un negocio y poner en práctica sus conocimientos y
5 Ministerio de Economía programa de desarrollo institucional. [Citado 05 de mayo de 2008].
Disponible en http://www.minec.gob.sv
10
habilidades adquiridas, en su mayoría, en el lugar de trabajo, es por eso que
existen éstas empresas. Por lo tanto, éstos emprendedores no poseen
conocimiento científico y forman su empresa empíricamente.
Medianas Empresas:
“Persona natural o jurídica que opera en el mercado produciendo y/o
comercializando, bienes o servicios por riesgo propio a través de una entidad
organizativa, con un nivel de ventas brutas anuales de hasta $7, 000,000.00 y
hasta 100 trabajadores remunerados” 6
Criterios para la clasificación de las PYMES
Activos totales, activo más capital de trabajo, capital de trabajo, personal ocupado,
producción o ventas brutas.
Además las empresas tienden a ser manejadas por el mismo propietario o
empresario, el grado de organización no es complejo, simplemente va de
propietario-trabajador para la pequeña empresa y en algunas de tipo mediano, se
da el caso de propietario-supervisor-trabajador.
1.3.4.2 Régimen legal
La Micro y Pequeña Empresa, debe cumplir con obligaciones básicas para obtener
la formalidad, como condición indispensable para ejercer una actividad económica.
Estas obligaciones básicas son de índole tributaria, laboral, mercantil, municipal,
estadística. Convirtiéndose éstas en sujetos de derechos y obligaciones, con
acceso a privilegios económicos e incentivos del mercado.
6 Ibídem
11
1.3.5 Antecedentes de la empresa Taimexal S.A de C.V.
La empresa Taimexal es una Sociedad de naturaleza Anónima de Capital
Variable, situada en la Zona Franca El Pedregal Edificio 1-B, Km. 46 ½ carretera a
La Herradura, Municipio El Rosario de La Paz, Departamento La Paz, su origen es
de nacionalidad salvadoreña.
Esta empresa fue constituida el 16 de noviembre de 1998, y su actividad
económica es venta de maquinaria y equipo de uso general y especial y
materiales de maquinaria industrial. El plazo de operaciones ha sido constituido
de forma indefinida, el Capital Social inicial es de $11,428.57 en 1998, según
fecha de constitución y un Capital Social al año 2009 por $522,857.14.
Según la clasificación de CONAMYPE la empresa Taimexal es una pequeña
empresa, por sus ventas anuales que son inferiores a $1,000,000.00 y los
empleados remunerados son aproximadamente veinte.
Finalidad de la entidad
La sociedad destinará su capital social al ejercicio de comercio y de la industria en
general y en especial podrá dedicarse a las siguientes actividades:
Compra y venta de repuestos y maquinaria industrial y servicios de alquiler de
maquinaria a otras sociedades que se encuentren gozando de algún beneficio de
cualquier régimen aduanero y el mercado nacional; la prestación de asesoría y
servicios técnicos; servir de agente distribuidor de fabricantes de maquinaria, y
vender éstos a plazos; además podrá realizar toda clase de actividades lícitas ya
sean comerciales, industriales y de servicios en general; así mismo podrá llevar a
cabo toda clase de contratos de naturaleza civil, mercantil o de cualquier otro
género que tenga relación directa o indirecta con las actividades que desarrolle,
siendo éstas sus principales finalidades, la sociedad también podrá ejercer el
comercio y la industria en la forma más amplia y conveniente a sus intereses. Para
12
realizar tales finalidades podrá ejecutar todos los actos, contratos, todas las
obligaciones y celebrar todos los contratos anexos, complementarios que las leyes
permitan.
Propósito de la Entidad
Uno de los principales distribuidores de repuestos y maquinaria industrial en el
territorio salvadoreño y centroamericano.
Estructura Organizativa
La entidad cuenta con un Administrador Único, el cual también hace las funciones
de gerente general, contando para su ayuda con dos personas de bodega y
ventas, el personal administrativo con el que cuenta la entidad es una gerente de
recursos humanos, cuatro personas encargadas del área de contabilidad y del
área de importación y exportación, dos motoristas, cuatro mecánicos, cuatro
auxiliares de mecánica y un técnico en electrónica.
ORGANIGRAMA “TAIMEXAL, S.A. DE C.V.”
13
GERENTE
GENERAL
DEPTO. DE
IMPORT/ EXPORT.
Y CONTABILIDAD
SALA DE VENTA Y
BODEGA
DEPTO. DE
MECÁNICA
GERENTE DE RR.
HH.
1.4 Justificación
En El Salvador existen diferentes formas y modalidades de negocios, entre las
cuales se encuentran las pequeñas y medianas empresas, quienes deben
competir y adaptarse a las exigencias del mercado.
La mayoría de las empresas prefieren vender al contado, ya que esto les permite
tener mayor liquidez para sufragar obligaciones, pero debido a las presiones de la
competencia éstas se ven obligadas a otorgar créditos.
Considerando que los créditos llevan un riesgo inherente, donde las sociedades
aceptan cargar con los costos y gastos en la recuperación de los mismos. Por lo
tanto en las empresas es importante la coordinación y tener controles generales y
específicos que sean eficientes y eficaces para obtener mayores resultados
positivos en la recuperación del capital invertido en cuentas por cobrar.
Un sistema de Control Interno consiste en políticas y procedimientos diseñados
para proporcionar una seguridad razonable a la administración de que la empresa
14
va a cumplir con sus objetivos y metas. Es la administración la que debe
establecer y conservar los controles internos de la entidad y estar monitoreando
para que estos se cumplan, lo cual le permitirá a la administración ejecutar
actividades preventivas y/o correctivas.
Realizar ésta investigación beneficiará a la empresa, porque le proporciona las
herramientas necesarias para obtener un mayor rendimiento de los recursos, de
ello deriva la importancia de implementar un sistema de control interno, el cual
también le permitirá tomar decisiones más adecuadas y oportunas para la
ejecución de las actividades, contribuyendo a mejorar la efectividad de las
operaciones. Estas herramientas estarán enfocadas en la gestión específica de las
Cuentas por Cobrar.
1.5 Planteamiento del problema
En El Salvador las pequeñas y medianas empresas, son económicamente
productivas, por lo tanto necesitan, de liquidez para enfrentar los costos y gastos,
sin embargo para muchas organizaciones, debido a su demanda y a la
competencia se ven obligadas a dar créditos, sin contar con un sistema de control
que permita la recuperación de las cuentas. Cuando se presentan épocas difíciles
en la economía, las cobranzas se vuelven críticas, la falta de liquidez se torna
peligrosa para el negocio, ya que éste puede llegar a desaparecer del mercado.
El Capital de Trabajo representa la primera línea de defensa de un negocio contra
la disminución de las ventas por una recesión, y ante una reducción de las mismas
una decisión a tomar pudiera ser la de renovar el inventario con una mayor
rapidez, es decir dar créditos masivos o adoptar una política agresiva de cobro a
fin de obtener mayor liquidez.
La administración del Capital de Trabajo se refiere al manejo de las cuentas
corrientes de la empresa que incluyen activos y pasivos corrientes, y si la empresa
15
no puede mantener un nivel satisfactorio de capital de trabajo, es probable que
llegue a un estado de insolvencia y que se vea obligada a declararse en quiebra.
Tomando en cuenta el objetivo del control interno que es salvaguardar los activos,
evitando robos, fraudes, mal usos de los recursos o activos de la empresa u
organización, se puede decir que un sistema de control interno es indispensable
para el bienestar de la entidad, ya que al momento de tomar decisiones las cuales
afecten de forma positiva o negativa, éstas deberán estar sujetas a un
procedimiento ya establecido.
Por lo antes mencionado se puede expresar que el control interno es fundamental
para que una organización, logre alcanzar sus metas y objetivos establecidos,
debido a que ésta es la base donde descansan las actividades de la empresa. Sin
embargo la efectividad de los controles dependen de la administración, y para esto
se debe hacer un estudio de las necesidades y de las condiciones de la empresa.
Sin lugar a duda, que una de las funciones de mayor relevancia de todo ejecutivo
de una empresa, es tomar decisiones y planificar actividades futuras, por tal razón
éste necesita de forma imperiosa conocer la situación real de su empresa.
¿En que afecta la falta de un sistema de Control Interno en las cuentas por cobrar
en la empresa Taimexal S.A de C.V, el Rosario de La Paz, La Paz?
1.6 Alcances y limitaciones
“Así como cambian los mercados y sus actores, así también ha evolucionado el
control interno éste ha sufrido modificaciones en la medida en que han
transformado las estructuras organizacionales.”7 Samuel Mantilla y Sandra Cante
en el Libro de Auditoria de control interno han realizado una recopilación de
diferentes conceptos de control interno, los cuales han sido estructurados en
diferentes épocas y por diferentes autores.
7 Samuel Alberto Mantilla & Sandra Yolima Canté S. (2005) - Auditoria del control Interno -
1ra. Edición: Bogotá, D.C., 2005
16
Según éstos autores el primer estudio sobre el control interno fue realizado y
publicado en 1949 por Internal control-elements of a coordinate systems and its
importance to management and the indepence public accountant. Lo define de la
siguiente manera: “El control interno comprende el plan de organización y todos
los métodos y medidas coordinadas que se adoptan en un negocio para
salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y la confiabilidad de sus datos
contables, promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las
políticas prescritas”8
Se menciona también que la definición perduró aproximadamente hasta la década
de los noventa, y tuvo alta aceptación y aplicación en los negocios de esos años,
sin embargo según la definición descrita en el párrafo anterior se limitaba a la
función contable.
Debido a la necesidad de un control interno más efectivo, el Banco Central
Europeo, elaboró la siguiente definición “Un sistema de control interno puede ser
visto como un proceso que incluye todos los controles, financieros o de otro tipo
efectuado por la Junta de Directores, la administración principal y otro personal de
la institución, para proveer de seguridad razonable de que se logren los siguientes
objetivos:
Logros de las metas y objetivos establecidos.
Uso económico y eficiente de los recursos.
Control adecuado de los diversos riesgos en que se incurre y de
salvaguarda de los activos.
Confiabilidad e integridad de la información financiera y gerencial
8 Ibídem Pág. 11
17
Cumplimiento de las leyes, regulaciones, políticas, planes, reglas internas y
procedimientos.”9
Esta segunda definición sin lugar a duda tuvo aceptación, debido a que no solo
incorpora los lineamientos de las funciones contables sino que incluye todo tipo de
controles, los cuales deben ser efectuados por la alta gerencia y el resto del
personal, entiéndase administrativos, directivos, operarios entre otros, con la
finalidad de cumplir los objetivos propuestos por la entidad. Se establece que el
sistema de control interno debe de brindar una seguridad razonable en el uso
eficiente de los recursos, además estipula que se deben controlar los riesgos, a
manera de salvaguardar los activos de la empresa.
La unificación universal del término Control Interno, no ha sido fácil, sin embargo
muchos autores destacados e instituciones coinciden con dicha definición. En un
primer estudio que se realizó el control interno tenía como finalidad proteger los
activos, y los registros financieros contables, disminuyendo de esta manera los
errores y los fraudes, con el tiempo esto no bastó y se realizó un segundo estudio
en el que ya los controles no se limitan a la función financiera sino que ya incluye
a las altas gerencias, y a todo el personal para la consecución de todos los
objetivos de la institución.
Sin embargo el concepto más aceptado a nivel mundial es el estructurado por la
Commission of Sponsoring Organizations of Tread Way Commission, National
Commission on Fraudulent Financial Reporting (COSO), quien lo define de la
siguiente manera: Control interno es un proceso realizado por el consejo de
administración, los directivos y otro personal, cuyo fin es ofrecer una seguridad
razonable en la consecución de los objetivos siguientes:
Confiabilidad de los informes financieros.
Eficiencia y eficacia de las operaciones
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
9 Ibídem Pág. 19
18
Además de la definición el COSO10 incluye en el control interno cinco elementos o
componentes interrelacionados; dichos elementos son: Ambiente de control,
evaluación del riesgo, Actividades de control, información y comunicación y
supervisión o monitoreo.
Según lo anterior descrito se entiende que si las entidades u organizaciones
cumplen los cinco componentes del control, garantizan la seguridad razonable en
la consecución de los objetivos propuestos por la misma.
Por todo lo anterior descrito, el alcance del control interno, está dado por el ámbito
de la empresa, y de la manera de cómo aplique los controles, sin embargo el
control interno puede estar bien diseñado y/o estructurado pero éste solamente
puede dar una seguridad razonable, porque se pueden cometer errores en la
aplicación de los mismos, debido al mal entendimiento de las instrucciones, por
juicios incorrectos, por negligencias, distracción o fatiga etc., también pueden
haber errores al diseñar o al vigilar los controles.
En El Salvador y en todo el mundo debido al entorno económico en el que se
mueven las empresas, éstas se ven obligadas a desarrollar mecanismos que les
ayude a minimizar las limitantes anteriormente descritas, y de ésta manera
disminuir los errores y los fraudes y lograr de la mejor manera los objetivos
establecidos por la entidad.
1.7 Recuento de conceptos y categorías
El Control interno se entiende que es un proceso, ejecutado por el Concejo de
directores, la administración y el resto del personal de una entidad, diseñado para
proporcionar una seguridad razonable con miras a la consecución de los objetivos
en las siguientes categorías: Eficiencia y eficacia de las operaciones; Confiabilidad
en la información financiera, y el Cumplimiento de las leyes y regulaciones
aplicables.
10
Commission of Sponsoring Organizations of Tread Way Commission, National Commission on Fraudulent Financial Reporting
19
Es necesario hacer énfasis en que el control interno puede estar muy bien
diseñado y operado, pero solamente puede proporcionar una seguridad razonable
a la administración y al concejo de directores con miras a la consecución de
objetivos de la entidad, y la probabilidad de conseguirlos, está afectada por las
limitaciones inherentes a todos los sistemas de control interno.
En otras palabras el control interno es ejecutado por personas, quienes
establecen los objetivos de la entidad y ubican los mecanismos de control en su
sitio, además se puede decir, que el control interno afecta las acciones del
personal, ya que se reconoce que la gente no siempre comprende, comunica o se
desempeña de manera consistente, pues cada individuo ejerce en su lugar de
trabajo habilidades y técnicas únicas, además tienen necesidades y prioridades
diferentes.
Es claro que el control interno es una herramienta auxiliar de las altas gerencias
las cuales deben hacerse sentir en todos los niveles con el propósito de que la
empresa se mantenga competente y cumpliendo todos los objetivos establecidos
por la misma.
Los controles pueden ser directivos, detectivos y correctivos (Ver anexo 1).
Entiéndase directivos como aquellos que sirven para garantizar que existe una
trayectoria clara y que se actúa de forma correcta en la consecución de los
objetivos establecidos. Los controles detectivos puede entenderse como aquellos
que sirven para identificar errores en las operaciones y que no se han podido
evitar, y los correctivos son aquellos que se utilizan para garantizar que allí donde
se han identificado problemas éstos se solucionen adecuadamente y en un tiempo
oportuno.
Además de lo anterior descrito el control interno puede clasificarse como control
interno administrativo y control interno contable.
20
El control interno administrativo, comprende el plan de organización, los
procedimientos y registros que conciernen a los procesos de decisión que llevan a
la autorización de las transacciones y actividades por parte de la gerencia, de
manera que fomenta la eficiencia de las operaciones, la observancia de la política
prescrita y el logro de las metas y objetivos establecidos por la misma.
El control interno contable, también conocido como financiero es aquel que
comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que
conciernen a la custodia de los recursos, así como la verificación de la exactitud y
confiabilidad de los registros financieros. Es claro que el control interno está
encaminado a la función contable, y los encargados deben de vigilar para que no
hayan errores en los registros, y es necesario que estos controles incluyan los
sistemas de autorización y clasificación de las funciones de registro e información
contable, en otras palabras deben existir políticas y procedimientos que garanticen
la confiabilidad de los registros financieros.
Dentro de la contabilidad se tiene en Activos, rubros de cuentas corrientes entre
las cuales se reflejan las cuentas por cobrar, las cuales representan derechos
para la empresa provenientes de eventos pasados, éstas cuentas pueden ser a
corto plazo, entiéndase como recuperables a menos de un año, y a largo plazo
siendo estas recuperables después de un año.
En otras palabras las cuentas por cobrar representan los derechos exigibles
originados por ventas de productos o servicios prestados y otorgamiento de
créditos a cargo de clientes y otros deudores, que continuamente se convierten o
pueden convertirse en disponibles, tales como efectivo lo cual le proporciona a la
empresa mayor liquidez para hacerle frente a las obligaciones; éstas cuentas por
cobrar están compuestas por letras de cambio, títulos de crédito, pagarés u otros
documentos a favor de la empresa o entidad, estos documentos otorgan el
derecho a la organización a exigir a los suscriptores de los títulos de crédito el
pago de la deuda. Toda empresa ya sea pequeña, mediana o grande debe de
21
tener registros de todos los clientes que tienen obligaciones con la misma a esto
se le conoce como cartera de créditos.
Las cuentas por cobrar posiblemente sean descuidadas o ignoradas,
dependiendo del volumen en términos económicos, que representan las mismas
para la empresa, sin embargo hay que tomar en cuenta que éste es dinero que
se espera recuperar, además es el activo de mayor disponibilidad después de
caja y bancos, porque a diferencia del inventario, éstas ya no deben pasar por
procesos de manufactura, almacenaje, traslado y colocación con los clientes. Por
otra parte también se entiende que cuentas por cobrar, son los registros donde se
realizan los incrementos y los recortes a las ventas de productos o servicios.
Por lo dicho en el párrafo anterior se puede manifestar que el control interno debe
de ser primordial, en todas las empresas vendría a convertirse en una
herramienta importante en la toma de decisiones. Con respecto al otorgamiento
de los crédito, hay que recordar que los controles pueden ser preventivos y en
este caso, reducir posibles pérdidas porque toda empresa que otorga créditos
debe de tomar en cuenta que éstos no todos serán recuperados, porque habrá un
remanente el cual no habrá manera de rescatarlo, a esto se le conoce
contablemente como cuentas incobrables, ya que independientemente de las
políticas y procedimientos empleados éstas no podrán recuperarse, por lo que es
conveniente que las entidades cuenten con una provisión para minimizar las
pérdidas que éstas le ocasionan a la empresa.
Se entiende que toda empresa, ya sea pública o privada cuenta con políticas que
rigen el buen funcionamiento de la misma. En el caso de las empresas que
brindan créditos deben de contar con políticas de crédito, y por ende deben de
haber políticas de cobro. Cabe recordar que las políticas son un conjunto de
criterios, lineamientos y directrices utilizados para el destino de los recursos
monetarios y recuperación de los mismos en su defecto.
22
Es necesario que las empresas que posean cuentas por cobrar ejecuten controles
de la rotación de los créditos, y una de las mejores formas de realizarlo es por
medio de las razones financieras, éstas razones ayudan a determinar la rotación
de las cuentas, el periodo promedio de cobranza, entre otros; y en base a los
resultados encontrados, se modifique, se cambie de forma parcial o permanente
las políticas de cobranza de los créditos otorgados.
Las razones financieras aplicables a las cuentas por cobrar, es una técnica para
medir la circulación de las cuentas y ésta se calcula en dos pasos simples, los
cuales se describen a continuación:
Rotación de las cuentas por cobrar = Ventas Netas al Crédito
Promedio de cuentas por cobrar
Días de crédito = 360 días
Rotación de cuentas por cobrar
El hacer uso de ésta pequeña fórmula le permite a la empresa conocer las veces
en que los créditos son recuperados, y por consiguiente, la gerencia tenga un
mejor panorama de la situación, que le permita tomar mejores decisiones al
respecto.
23
CAPITULO II
2. MARCO TEÓRICO
2.1 Fundamentación Teórica-Metodológica
2.1.1 El control interno
El Committee on Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
(COSO).Estableció una definición común de control interno que cubre las
necesidades de varios interesados, no solamente por evaluar los sistemas de
control, sino también por determinar cómo se puede mejorar. El Control Interno es
ampliamente definido por el COSO, como un proceso desarrollado por los
directivos de una entidad, por su gerencia y demás personal, designado para
proveer una seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos en las
siguientes categorías:
Efectividad y Eficiencia de las operaciones
Confiabilidad en la Información Económico-Financiera
Adecuado cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
Esta definición se puede resumir en el siguiente esquema:
¿Qué? ¿Para Qué? ¿En qué niveles?
Eficiencia y Eficacia
en las Operaciones Proporcionar un
grado de
seguridad
razonable en
cuanto a la
consecución de
objetivos.
Cumplimiento de las
leyes y normas que
sean aplicables.
Confiabilidad de la
Información Financiera.
CONTROL
INTERNO
Proceso
efectuado por la
Dirección, la
alta gerencia y
el resto del
personal
24
La definición anterior marca de forma notable que el control interno es un proceso,
un medio para alcanzar un fin, además es realizado por individuos, no solo por
documentos y formularios; en este contexto es necesario mencionar que el control
interno solo puede brindar una seguridad razonable, porque no puede garantizar
de modo absoluto la consecución de objetivos.
“Los controles dentro de una empresa tienen como objetivo invitar al uso eficaz y
eficiente de sus recursos con el fin de optimizar las metas de la compañía”11. La
administración es la responsable de crear conciencia en el personal de la
empresa, ejecutar controles adecuados que regulen el uso eficaz y eficiente de los
recursos, tanto económicos como financieros de la institución.
“La Administración tiene la responsabilidad legal y profesional de asegurarse de
que la información se presente de manera imparcial, de acuerdo a los requisitos
de información, como los principios de contabilidad generalmente aceptados”12 En
otras palabras la administración es la que debe responder ante cualquier error en
la información financiera de la entidad, es decir que debe de estar vigilando que
los reglamentos y/o normas aplicables a la información se estén aplicando
correctamente a manera de que los informes sean confiables y verídicos. “Se
requiere que las organizaciones, públicas y no públicas y sin fines de lucro sigan
varias leyes o reglamentaciones”13. Los sistemas de control deben proporcionar
cierta seguridad razonable en el cumplimiento de las leyes y normas aplicables,
dependiendo del giro de la empresa o institución.
Aunque el sistema de control interno debe estar inherente a la administración de la
empresa o entidad, se conoce que solamente puede darle una seguridad
razonable a la consecución de los objetivos de la institución, aunque esté bien
diseñado jamás podrá ser al cien por ciento confiable, porque lleva intrínseco
11
Alvin A. Arens, Randal J. Elder, Mark Beasley y Gregory Jenkins (2007) Auditoria. Un enfoque integral 10ra. Edición. México. pág. 270 12
Ibídem 270 13
Ibídem 270
25
ciertas limitantes inherentes al mismo, ya que se ve afectado directamente por el
recurso humano, el cual a su vez es influenciado por la cultura organizativa de la
empresa y ésta por el entorno en que se desenvuelve; en éste sentido los riesgos
presentes en toda organización aún con un excelente sistema de control interno,
pueden ser atribuidos a fallas humanas como por ejemplo, las decisiones
erróneas, simples equivocaciones o confabulaciones de varias personas. Por lo
que es recomendable que toda empresa o institución ya sea gubernamental
autónoma o privada debe prestar mucha atención al proceso de contratación de
personal, ya que debe tomar en cuenta la capacidad profesional, los valores
éticos, integridad, entre otros.
Además es necesario que toda entidad, tome en cuenta la correcta asignación de
responsabilidades y delimitación de las mismas, esto ayudará a llevar un mejor
control de las operaciones y evitar fraudes y errores.
2.1.2 Elementos o componentes básicos del control interno
“El control interno está compuesto por cinco elementos o componentes
interrelacionados, se derivan de la manera como la administración dirige un
negocio y están integrados en proceso de administración, tales componentes
son”14:
Ambiente de Control
Evaluación de Riesgos
Actividades de Control,
Información y Comunicación
14
Samuel Alberto Mantilla (2005) Control interno informe COSO 4ta edición. Bogotá, pág. 18
26
Monitoreo (Supervisión).
Se puede entender, que los elementos del control interno, son una barrera los
cuales sirven de protección a la empresa de las amenazas contra el control. Los
administradores tienen la responsabilidad de delinear y aplicar éstos cinco
componentes o elementos para alcanzar los tres objetivos fundamentales del
control interno.
A continuación se brinda una breve descripción y la importancia de cada
componente de controles citados en el párrafo anterior.
2.1.2.1 Ambiente de control
Un buen ambiente de control depende de la actitud de los administradores y
empleados de la empresa o entidad y de la importancia que éstos presten a los
diferentes controles aplicables a la institución.
Alvin A. Arens, Randal J. Elder, Mark S. Beasley y J.Gregory Jenkins, en el libro
Auditoria un Enfoque Integral definen al Ambiente de Control de la siguiente
manera: “El ambiente de control consiste en acciones, políticas y procedimientos
que reflejan las actitudes generales de los altos niveles de la administración,
directores y propietarios de una entidad en cuanto al control interno y su
importancia para la organización, con el propósito de entender y evaluar el
ambiente de control, los auditores deben considerar las partes más importantes de
los componentes del control.”15
Carl S. Warren, James M. Reeve y Philip E. Fess, en el libro de Contabilidad
Financiera afirman que: “El ambiente de control de una empresa es la actitud
global de administradores y empleados hacia la importancia de los controles. Uno
15
Alvin A. Arens, Randal J. Elder, Mark Beasley y Gregory Jenkins (2007) Auditoría. Un enfoque integral 10ra. Edición. México. pág. 18
27
de los factores que influye en el ambiente de control, es la filosofía y estilos
personales de los administradores”16.
Dicho de otra manera el ambiente de control establece el tono de la organización,
influencia la conciencia del control de su gente, y sirve como fundamento
disciplinario y estructural para todos los otros componentes del control interno. Los
factores claves en ese ambiente incluyen la integridad, los valores éticos, y la
competencia de sus empleados; la filosofía de la gerencia y su estilo operativo; la
manera en que la gerencia asigna las autoridades, delegando funciones, además
de organizar y capacitar a su gente; y la supervisión que ejercen los directivos.
Como se muestra en la siguiente figura el ambiente de control sirve como
unificador de los otros cuatro componentes, por lo que se entiende que sin un
ambiente de control efectivo, es poco probable que los otros cuatro den como
resultado un control interno efectivo, sin importar su calidad.
16
Carl S. Warren, Ph.D. James M. Reeve y Philip E. Fess, Contabilidad Financiera, 7ª.
Edición International Thomson Editores, 2000, Pág. 180
28
Recuperado de http://loquemellegapormail.blogspot.com/2009/10/newsletter-n7-motivacion-
comercial.html, 04-02-2011.
La estructura organizacional y las políticas de personal influyen ya sea de manera
positiva o negativa al ambiente de control. Se puede decir que el sistema de
control para que sea efectivo y pueda brindar seguridad razonable en la
consecución de objetivos debe prestársele suma importancia al ambiente de
control.
2.1.2.2 Evaluación del riesgo
De acuerdo con el diccionario de la Real Academia “riesgo” significa contingencia
o proximidad de un daño.
Tomando como base la definición anterior se puede decir, que las empresas
pueden verse expuestas a diferentes tipos de daños que pueden resumirse de la
siguiente manera:
Contabilidad errónea o inapropiada
Uso ineficiente de los recursos
Sanciones legales
Fraudes o robo
Decisiones erróneas de la gerencia
De acuerdo con esta lista, se puede decir que los riesgos son fácilmente
identificables, sin embargo las causas que propician su aparición, pueden ser
29
múltiples. Por tal razón el Control Interno ha sido diseñado esencialmente para
disminuir los riesgos que afectan las actividades de las empresas. Cada entidad
enfrenta riesgos internos y externos que deben ser cuidadosamente investigados.
Una precondición para una evaluación de riesgos efectiva, es establecer objetivos
que estén relacionados en los diferentes niveles, y que sean internamente
consistentes.
A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes el control vigente
los neutraliza, se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un
conocimiento práctico de la entidad y sus componentes como manera de
identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto de la entidad (internos y
externos) como de la actividad.
La evaluación de riesgos identifica y analiza riesgos que pueden afectar el logro
de dichos objetivos. También provee una base para determinar cómo los riesgos
deben ser manejados.
Alvin A. Arens, Randal J. Elder, Mark S. Beasley y J.Gregory Jenkins en el libro
Auditoria un Enfoque Integral plantean que: “La evaluación del riesgo para los
dictámenes financieros es la identificación y análisis de los riesgos relevantes de
la administración para la preparación de los estados financieros de conformidad
con los principios contables generalmente aceptados.”17 A los auditores les
preocupa principalmente los riesgos relacionados con los objetivos, de obtener
informes financieros confiables, ya que deben asegurarse que éstos estén
apegados a los principios generales de contabilidad.
La definición anterior está enfocada a la evaluación de los riesgos en la
presentación de la información financiera, y como se ha mencionado, en párrafos
17
Alvin A. Arens, Randal J. Elder, Mark Beasley y Gregory Jenkins (2007) Auditoría. Un enfoque integral 10ra. Edición. México. pág. 277
30
anteriores, un sistema de control interno debe asegurar la confiabilidad en la
información económica financiera de la empresa.
Carl S. Warren, James M. Reeve y Philip E. Fess, en el libro Contabilidad
Financiera analizan la evaluación de los riesgos de la siguiente manera: “Todas
las organizaciones enfrentan riesgos. Entre estos se encuentran los cambios en
las necesidades de los clientes, actividades de la competencia, cambios en las
leyes y en factores económicos, como tasas de interés y violaciones de los
lineamientos y procedimientos de la compañía que cometen los empleados. La
administración ha de evaluar estos riesgos y tomar las medidas necesarias para
controlarlos, de modo que se cumplan los objetivos del control interno”18.
En esta definición se ve el riesgo de forma más general, debido a que las
instituciones se ven afectadas por los constantes cambios en el medio como lo
son las condiciones económicas, industriales, legales y operativas, en este
contexto se entiende que los riesgos de la presentación de la información
financiera ya se encuentra incluida.
Pero explícitamente ¿para qué sirve la evaluación del riesgo?, se puede entender
que la evaluación del riesgo sirve para describir el proceso con que los ejecutivos
identifican y responden a éstos, que enfrenta la organización y el resultado de
ello. Por lo que toda empresa debe estar consciente de los riesgos y enfrentarlos,
además debe señalar los objetivos, e integrarlos con ventas, producción,
mercadeo, finanzas y otras actividades de manera que opere acertadamente y
establecer mecanismos para identificar, analizar y administrar los riesgos.
Cabe recordar que los objetivos de control deben ser específicos, así como
adecuados, completos, razonables e integrados a los globales de la institución.
18
Carl S. Warren, James M. Reeve, y Philip E. Fess (2000) Contabilidad Financiera. 7ª. Edición pág. 181
31
2.1.2.3 Actividades de Control
Las actividades de control son ejecutadas en todos los niveles de la organización
y en cada etapa de gestión, debe de existir un mapa de riesgos (Ver anexo II),
con el propósito de conocer los posibles peligros dentro de la empresa, los cuales
puedan ser perjudiciales para la misma.
Las actividades de control, entiéndase que son políticas y procedimientos los
cuales contribuyen a asegurar que los lineamientos de la gerencia, se están
ejecutando de la forma correcta. Además ayudan a asegurar a que se tomen las
acciones necesarias para orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos
establecidos en la entidad, si bien es cierto las actividades de control se dan en
los diferentes niveles de la organización, entre estos controles se pueden
mencionar por ejemplo, las aprobaciones, autorizaciones, conciliaciones entre
otras. Además de lo anterior descrito, es oportuno mencionar que dentro de las
actividades de control tenemos las actividades de controles preventivos, siendo
éstos de suma importancia dentro de las empresas, debido a que permiten
visualizar posibles riesgos, que afecten a la empresa, pero también se tienen las
actividades de controles correctivos, siendo éstas actividades primordiales en las
entidades, debido a que siempre habrán fraudes y/o errores, los cuales no se
pueden evitar, por lo que esta actividad, constituye una herramienta esencial, que
permite corregir el error y disminuir posibles riesgos.
2.1.2.4 Información y Comunicación
En toda empresa u organización se debe identificar, recopilar y comunicar
información pertinente de forma oportuna de tal manera que permitan a cada
empleado cumplir con sus funciones y responsabilidades, en este contexto es
necesario mencionar que los sistemas informáticos producen documentos que
contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las
normas que permite dirigir y controlar el negocio de forma adecuada, y evitar
malas decisiones. El mensaje de alta gerencia a todo el personal debe de ser
32
claro, conciso y oportuno, y las responsabilidades del control deben de tomarse
muy en serio y ponerlas en práctica, de la mejor manera.
Los empleados deben de tener claro cual es su papel en el sistema de control
interno y como su trabajo está relacionado con las demás áreas de trabajo, por
otra parte, las empresas deben de tener medios de comunicación, los cuales
deben permitirles comunicar la información significativa a los demás niveles
superiores, así como también medios de comunicación eficaz para con los
terceros, tales como clientes, proveedores entre otros.
En toda empresa, ya sea privada o gubernamental debe existir una comunicación
efectiva en todos los niveles de la misma.
Además de la comunicación interna debe existir una comunicación efectiva con
entidades externas tales como accionistas, autoridades, proveedores y clientes.
Ello contribuye a que las entidades correspondientes comprendan lo que ocurre
dentro de la organización esto puede permitir conocer el entorno en el que la
empresa se desenvuelve y así evitar tomar decisiones que puedan afectar a la
empresa u organización.
2.1.2.5 Monitoreo (Supervisión)
Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que
compruebe que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo
del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continua,
evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas. La supervisión
continua se da en el transcurso de las operaciones desde que la empresa inicia
funciones, hasta que finaliza.
Este elemento del control interno es vital en toda organización ya que es preciso
supervisar continuamente los controles establecidos en las empresas esto con el
33
propósito de garantizar el buen funcionamiento de la misma según lo establecido.
La supervisión puede permitir conocer los posibles resultados de las operaciones
e implementar controles correctivos o preventivos a fin de adquirir mayor
seguridad en las operaciones.
Las actividades de supervisión o monitoreo puede entenderse que dependen de
los riesgos a controlar y del grado de confianza que inspira a la dirección el
proceso de control. La supervisión de los controles internos puede realizarse
mediante actividades continuas incorporadas a los procesos empresariales y
mediante evaluaciones separadas por parte de la dirección, de la función de
auditoría interna o de personas independientes.
2.1.3 Objetivos del Control Interno
El control interno comprende el plan de organización, los métodos y
procedimientos “que aseguran dentro de lo razonable que:
Los activos estén protegidos y se usen para las actividades de la empresa.
La información de la empresa sea exacta.
Los empleados respeten las leyes y reglamentos”19.
Los controles dentro de las empresas tienen como objetivo principal invitar al uso
eficaz y eficiente de los recursos con el propósito de optimizar los resultados
dentro de la empresa.
La administración es la responsable, de preparar los estados financieros, para los
inversionistas, acreedores y otros usuarios. La información financiera debe de
19
Ibídem pág. 179
34
prepararse y presentarse de forma exacta, clara y oportuna, esto con el propósito
de evitar errores en la toma de decisiones.
Toda empresa ya sea privada o pública tiene que cumplir ciertas reglas o normas
aplicables a la misma, y la administración es la responsable de brindar la
información necesaria para que todo el personal que constituye la institución
cumpla cada uno de los reglamentos y leyes aplicables a la empresa.
Dicho de otra manera el control interno puede ayudar a que una entidad consiga
sus objetivos de rentabilidad, rendimiento y prevenir la pérdida de recursos,
también puede ayudar, a la obtención de información fiable. También puede
reforzar la confianza en que la empresa cumple con las leyes y normas
aplicables, evitando efectos perjudiciales para su reputación y otras
consecuencias. En resumen puede ayudar a que una entidad llegue adonde
quiere ir y evite peligros y sorpresas en el camino.
2.1.4 Clasificación del Control Interno
En un sentido amplio el Control Interno incluye controles que pueden ser
catalogados como contables o administrativos.
La clasificación entre controles contables y controles administrativos variaría de
acuerdo con las circunstancias individuales de cada institución.
2.1.4.1 Control Interno Administrativo
Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los
métodos y procedimientos relacionados principalmente con la eficiencia en las
operaciones y adhesión de las políticas de la empresa y por lo general solamente
tienen relación indirecta con los registros financieros. Incluyen más que todo
35
controles tales como análisis estadísticos, reportes de operaciones, programas de
entrenamientos de personal y controles de calidad.
En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los
procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la
autorización de transacciones por parte de la gerencia. E incluye todas aquellas
medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observación de políticas
establecidas en todas las áreas de la organización.
2.1.4.2 Control Interno Contable
Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos
y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguarda de los
activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros.
Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y
aprobaciones con registros y reportes contables de las operaciones y custodia de
activos.
2.1.5 Cuentas por Cobrar. Aspectos conceptuales
En el ámbito organizacional, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas de
acuerdo a si éstas provienen de la venta de bienes o servicios estando
respaldadas por una factura; y aquellas que no se originan como resultado de una
venta a crédito. Estas en su mayoría son empleadas por empresas industriales y
comerciales, constituyendo el activo más importante de las organizaciones y
entidades financieras.
El autor Redondo, en el Tomo I, del Curso Práctico del Contabilidad General y
Superior, define a las cuentas por cobrar como aquellas que “…abarcan los
créditos comerciales a favor de la empresa originados por la venta de mercancías
36
o servicios e incluyen los garantizados por facturas, notas de entrega, documentos
similares”.
En este sentido, Meigs, Williams Haka, y Bettner en el libro Contabilidad: para
decisiones gerenciales20, consideran que las cuentas por cobrar representan el
activo de mayor relevancia de muchas organizaciones, en gran parte las
comerciales; ya que éstas representan activos líquidos capaces de convertirse en
efectivo dentro de un periodo de 30 a 60 días en su mayoría.
El Autor Chillida en el libro Análisis e Interpretación de Balances21, menciona que
un aspecto que caracteriza las cuentas por cobrar es el hecho de que el cobro del
bien o servicio esté diferido, de manera que la empresa concede a sus clientes un
plazo para su cancelación a partir de la entrega del mismo.
Sin embargo, este aspecto en ocasiones debe ser tratado cuidadosamente debido
a que la presencia de mayores o menores cantidades de ventas a crédito
pendientes de cobro, se deriva el incremento de los riesgos para la empresa
desencadenando diversas consecuencias financieras, como mayores gastos de
cobranza e intereses, cuentas que pasan a ser incobrables por insolvencia por
parte del cliente entre otros problemas que pueden resumirse en pérdidas.
En cuanto a los efectos financieros, y como resultado de la facilidad crediticia el
ciclo financiero (Ver anexo III), que cumple el activo corriente es más largo, por lo
que se requiere un empleo de mayor capital de trabajo bruto y neto, retrasando el
ciclo de exigibilidad del pasivo corriente, obteniendo mayores plazos de los
proveedores y en ocasiones haciendo uso del financiamiento externo.
20
Meigs, R.; Williams, J., Haka, S. y Bettner, M. (2005). Contabilidad: La base para decisiones gerenciales. Undécima edición. Mc Graw Hill. Colombia. 21
Chillida, C. (2003). Análisis e interpretación de balances. Tomo I. Ediciones de la biblioteca.
Universidad Central de Venezuela. Venezuela.
37
2.1.6 Importancia de las cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar pueden entenderse como uno de los rubros más
importantes del activo corriente, pero también esta depende de la orientación que
la administración le da a la operación del negocio. Algunos operan básicamente en
operaciones de contado, otros tienen una mezcla de contado y crédito y existen
otros negocios que su venta principal es al crédito.
Las cuentas por cobrar con frecuencia representan la mayor y más consistente
fuente de entradas de efectivo de una empresa; por lo cual es indispensable llevar
un correcto seguimiento al cobro de los mismos; en vista de que en la mayoría de
los casos la capacidad de la empresa para generar el efectivo necesario que le
permita desarrollar cabalmente sus operaciones diarias depende en gran medida
del valor, de la recuperabilidad y fechas de vencimiento de sus cuentas por cobrar.
Por lo anterior expuesto se puede entender que se origina lo esencial del
establecimiento y cumplimiento de controles que aseguren una adecuada
administración de las cuentas por cobrar, de manera que la organización pueda
disponer de la liquidez necesaria para cumplir sus compromisos a corto plazo sin
que se vea afectada la solvencia y capacidad de pago; soportándose en una
eficiente y oportuna gestión de crédito y cobranza.
Las cuentas por cobrar constituyen una alternativa para el crecimiento de las
entidades, puesto que al otorgar créditos, incrementan sus utilidades, lo que les
permite desarrollarse; también continuamente se convierten o pueden convertirse
en bienes más disponibles tales como el efectivo.
Las empresas deben registrar de una manera adecuada todos los movimientos de
las cuentas por cobrar, ya que estas constituyen parte de su activo, y sobre todo
debe controlar que éstos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero. Por
lo tanto se puede decir que es aquí donde se origina la importancia de controlar
38
las “Cuentas por Cobrar”, la administración debe establecer los objetivos y
procedimientos para garantizar una seguridad razonable.
2.1.7 Clasificación de las cuentas por cobrar
Según el autor Manuel de Jesús Fornos Gómez en el libro Contabilidad Financiera
II, las cuentas por cobrar se clasifican de la siguiente manera:
“Por el origen
El carácter legal
La disponibilidad”22
Las cuentas por cobrar por el origen son comerciales y no comerciales, donde las
comerciales se generan por la venta de bienes o prestación de servicios propios
de la actividad económica de las empresas, en cambio las no comerciales se
producen por causas de carácter no mercantil, por ejemplo anticipos a
empleados, intereses devengados por préstamos a terceros, alquileres de bienes
inmuebles, dividendos sobre inversiones en otras compañías, anticipos a
proveedores
Por el carácter legal se sub-divide en derechos formalizados donde pueden ser sin
y con documento, el primero se da cuando se derivaban de negociaciones de
carácter comercial o no comercial, basadas en términos de relaciones confianza
entre entidad y terceros. Normalmente requieren la emisión de documentos
comunes para hacerlas constar, como facturas, recibos, y comprobantes de
crédito fiscal. 22
Manuel de Jesús Fornos Gómez, Contabilidad Financiera 2, segunda edición, El Salvador
2004, Pág. 333
39
Los derechos formalizados con documento son los que adquieren las empresas
por negociaciones de carácter comercial o no comercial, que son registradas en
un documento que puede negociarse o exigirse a pagar en instancias legales,
como pagarés, letras de cambio, contratos, etc.
Las empresas pueden utilizar los pagarés, letras de cambio, para garantizar el
cobro de las ventas al crédito, y Manuel de Jesús Fornos los define así:
“Letra de cambio: titulo valor empleado para hacer valer el derecho proveniente de
una transacción al crédito, que puede ser aceptación negociable, letra negociable,
aceptación comercial o aceptación bancaria.”
“Pagaré: titulo valor de la orden empleado para hacer valer el derecho proveniente
de transacciones crediticias.” 23
Además las cuentas por cobrar se clasifican según la disponibilidad: son corrientes
las que se espera recibir el pago en el término de doce meses plazo, y no
corrientes cuando se espera recibir el pago en un plazo mayor de un año.
Las empresas cuando tienen determinada inversión en cuentas por cobrar, esta
bajo condiciones de incertidumbre y riesgo. Por lo tanto se deben considerar las
Cuentas Incobrables, donde son cuentas por cobrar originadas por operaciones
crediticias, que no han sido pagadas en el tiempo establecido y cuya recuperación
es dudosa o incierta.
Existen diversas causas de las cuentas incobrables: deficiente análisis crediticio y
mala investigación, insuficiencia de fondos, insolvencia o quiebra, ausencia de
moral de pago e irresponsabilidad, desempleo o cambio de domicilio, enfermedad,
accidente o fallecimiento.
23
Ibídem pág. 334
40
2.1.8 Legislación aplicada a las Cuentas por Cobrar en El
Salvador
2.1.8.1 Ley del Impuesto sobre la Renta
La Ley del Impuesto sobre la Renta de El Salvador, en el Art. 31 numeral 2
establece que: “El saldo de las cuentas incobrables es deducible del Impuesto
sobre la Renta, siempre y cuando cumpla con los requisitos siguientes:
Que la deuda provenga de operaciones propias del negocio productor de
ingresos computables.
Que en su oportunidad se haya computado como ingreso gravable.
Que se encuentre contabilizada o anotada en registros especiales según el
caso.
Que el contribuyente proporcione a la Dirección General la información que
exige el reglamento.” 24
Se presume la incobrabilidad de la deuda, cuando se compruebe que han
transcurrido más de doce meses desde la fecha de su vencimiento, sin que el
deudor haya verificado abono alguno.
Si el contribuyente recobrare total o parcialmente deudas deducidas en ejercicios
anteriores, por haberlas considerado incobrables, la cantidad recobrada deberá
incluirse como utilidad del ejercicio en que se reciba, en la cuantía deducida.
24
Decreto Legislativo Nº 134 Fecha:18/12/1991 Diario Oficial: 242 Tomo: 313 Publicación DO: 21/12/1991, Reformas Decreto Legislativo No. 236 de fecha 17 de diciembre de 2009, publicado en el Diario Oficial No. 239, Tomo 385 de fecha 21 de diciembre de 2009
41
No son deducibles las deudas contraídas por operaciones realizadas entre
cónyuges o parientes comprendidos dentro del cuarto grado de consanguinidad o
segundo de afinidad; entre la sociedad colectiva o en comandita simple y sus
socios; o entre una sociedad anónima o en comandita por acciones y sus
directores, principales accionistas o cónyuges o parientes comprendidos dentro
del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad. Tampoco es deducible
cuando el principal accionista sea otra sociedad.
2.1.8.2 Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta
En El Salvador, el apartado de ley que sustenta la posibilidad de deducir la deuda
incobrable se encuentra enmarcada en El Reglamento de la Ley del Impuesto
sobre la Renta, en el Art.37 el cual establece que: “La información a que alude el
Art. 31 Nº 2, literal d) de la ley, a efecto de que sea deducible la deuda incobrable,
deberá contener los siguientes datos:
Nombre, profesión y domicilio del deudor y monto de la deuda;
Origen y forma de constitución de la deuda, indicando la fecha de
otorgamiento y vencimiento;
Forma y clase de la garantía, indicando el nombre, profesión y domicilio del
fiador, si lo hubiere;
Fecha desde la cual se hizo exigible la deuda;
Si se ha intentado el cobro por la vía judicial y el resultado obtenido;
Si el contribuyente lleva contabilidad formal o registros especiales, con la
debida corrección; y
42
Cualquier otra información que requiera la Dirección General para
fundamentar la deducción.”25
2.1.8.3 Norma Internacional de Información Financiera (NIIF para
PYMES)
El Consejo de Vigilancia de la Profesión de Contaduría Pública y Auditoría,
mediante el acuerdo de Consejo, en Cesión celebrada el veintidós de enero de
dos mil diez, emitió la resolución No. 01/2010, que con base al artículo 36,
literales g), h), l) y j) de la Ley Reguladora del Ejercicio de de la Contaduría,
resuelve que: la presentación de estados financieros con base a la NIIF para
PYMES para aquellas entidades que no cotizan en el mercado de valores o
entidades sin obligación pública de rendir cuentas, será obligatoria a partir del uno
de enero de dos mil once.
La NIIF para las PYMES en la sección 3 “Presentación de Estados Financieros”
establece que los estados financieros deben presentar razonablemente la
situación financiera de la empresa, en cuanto al rubro de Cuentas por Cobrar, que
se represente fielmente los efectos de las transacciones, otros sucesos y
condiciones, de acuerdo con las definiciones y criterios de reconocimiento que
tiene en el activo.
En los Estados Financieros que la empresa, presente al final del año deberá
contener las respectivas notas que contengan la información adicional implícita en
Cuentas por Cobrar, que se encuentra sustentada en la sección 8 “Notas a los
Estados financieros”.
La empresa también revelará un resumen de las políticas contables significativas,
que demuestre la base de medición utilizada para representar las Cuentas por 25
Ibídem
43
Cobrar en los estados financieros, incluyendo también aquellas políticas contables
que tienen mayor relevancia, que han sido utilizadas para comprender su
presentación en los estados financieros.
Según la sección 10 “Políticas Contables, Estimaciones y Errores” de la NIIF para
las PYMES, la empresa aplicará políticas contables de información relevante en la
toma de decisiones económicas, ésta información representará fielmente la
situación financiera y rendimiento en Cuentas por Cobrar de la empresa.
Las políticas contables también deberán dar lugar a información que refleje la
esencia de las transacciones, otros sucesos y condiciones, y no simplemente su
forma legal.
Según lo establece la sección 23 “Ingresos de Actividades Ordinarias” la entidad
revelará las políticas contables adoptadas para el reconocimiento de actividades
en Cuentas por Cobrar, incluyendo los métodos utilizados para la determinación
del porcentaje, así como también su importe de ingresos durante el periodo.
2.1.9 Control Interno en las Cuentas por Cobrar
Es necesario tomar en consideración las características de la empresa para
establecer los procedimientos administrativos adecuados y así obtener un control
de las transacciones de las ventas al crédito.
Las condiciones de competencia con otros negocios dan origen a modificaciones
en precios, políticas de créditos, servicios a clientes y calidad de productos. Todo
lo anterior provocará cambios en los resultados y requiere modificaciones en los
procesos administrativos, ejemplo de ello: si las políticas de crédito se liberalizan
los procedimientos de control para las cobranzas llegan a ser más importantes. Si
se permite que los precios de los artículos sean negociables en lugar de operar
44
con precios fijos, los procedimientos de autorización deberán variar de acuerdo
con las circunstancias.
Según los Autores Eugene F. Brigham, Joel F. Houston en el libro Fundamentos
de Administración Financiera establecen que: “El éxito o el fracaso de una
empresa depende primordialmente de la demanda de sus productos: por lo regular
cuanto más venda, mayores serán las utilidades y el precio de sus acciones. A su
vez las ventas dependen de varios factores, algunos exógenos y otros bajo el
control de ella. Los determinantes principales de la demanda son el precio, la
calidad del producto, la publicidad y la política de crédito.26
La política de crédito se considera como un grupo de decisiones que abarcan el
periodo de crédito de la compañía, sus normas de crédito, sus procedimientos de
cobranza y sus descuentos, se definen cada una de sus variables:
Periodo de crédito: es el plazo que se concede a los clientes para que
liquiden sus créditos.
Descuentos: se otorgan por pronto pago, por ejemplo, el porcentaje de
descuento y la celeridad con que deben efectuarse los pagos para
obtenerlos.
Normas de crédito son: la solidez financiera requerida a los clientes a
quienes se concede crédito.
Política de cobranza: se mide por la firmeza o la flexibilidad con que se
procura cobrar las cuentas de pago lento.
26
Eugene F. Brigham, Joel f. Houston Fundamentos de Administración Financiera, Decima Edición, editorial Thomson, 2005, pág. 591
45
Con respecto a las políticas de crédito de una empresa, estas dan la pauta para
determinar si debe concederse el crédito a un cliente y el monto de éste, deben
desarrollarse fuentes adecuadas de información y métodos de análisis de crédito.
Con los descuentos las empresas podrían por ejemplo: fijar las ventas sobre la
base de 2/10, 30 neto (donde 2 representa el % de descuento y 10 son los días en
los cuales aplica el porcentaje de descuento y 30 son los días del mes) a todos los
clientes Categoría A, es decir a los que pagan en 10 días se le otorga un
descuento de 2% y el resto habrá de liquidar su adeudo en un plazo de 30 días.
Las normas de crédito designan la fortaleza financiera y la idoneidad de un cliente
ha de mostrar para recibirlo. Es el criterio mínimo para conceder el crédito a un
cliente, tales como evaluaciones de crédito, referencias y periodos promedios de
pago. Las normas de crédito también se conocen como Estándar de Crédito
considerándose éstas como la calidad mínima de solvencia de un solicitante de
crédito aceptable para la empresa.
Las políticas de cobranza o de cobro, son los procedimientos que se realizan para
recaudar las cuentas ya vencidas y la efectividad de las mismas se puede valuar
mediante el nivel de estimación de cuentas incobrables. Sin embargo el proceso
de la cobranza es costoso por los gastos incurridos para la recuperación.
Las empresas tratan de reducir el número e importe de las cuentas y documentos
incobrables utilizando diferentes controles. Los principales controles de este
aspecto corresponden a la función de otorgar créditos. Estos controles suelen
comprender investigaciones acerca de cuan digno de crédito es el cliente
mediante referencias y verificación de antecedentes.
Un sistema de información debidamente integrado proporcionara datos
referentes a ventas presupuestadas y ventas reales con suficiente detalle para
localizar diferencias apreciables, inclusive mercaderías en tránsito o tal vez
pedidos que no han sido documentados.
46
La información necesaria para efectos de control de créditos y cobranzas, se
refiere a enlistar periódicamente las cuentas pendientes de cobro por clases de
clientes, vencimientos u otra clasificación que se considere conveniente. Esta
información servirá para identificar las tendencias en los cobros, problemas con
cuentas atrasadas, minimizar posibles pérdidas y proveer un flujo de fondos
satisfactorio.
En cuanto a las ventas al crédito: debe consistir primordialmente en conseguir la
contabilización del importe de todos los artículos entregados, de tal manera que se
logre el cobro integro de las cantidades a que tiene derecho la empresa.
El procedimiento requiere especial cuidado en el manejo de las cuentas de
clientes y es preciso lograr coordinación debida para que todas las cantidades se
carguen correctamente; y en el tiempo oportuno a los deudores.
2.1.9.1 Separación de Funciones para las Cuentas por Cobrar
En toda organización es necesario que los empresarios, directores realicen la
separación de funciones para garantizar el funcionamiento de la institución y
controlar en una manera razonable los fraudes y errores. Los autores Carl S.
Warren, Ph.D. James M. Reeve y Philip E. Fess en su libro Contabilidad financiera
establecen que para proteger las cantidades por cobrar pueden utilizarse los
principios de control interno. Por ejemplo, deben separarse las cuatro funciones
aprobación de créditos, ventas, contabilidad y cobro.27
Las personas responsables de las ventas deben ser diferentes a las que se
encargan de contabilizar estas cuentas y documentos por cobrar y a las que
aprueban los créditos. Haciéndolo así, las funciones de contabilización y de
27
Carl S. Warren, Ph.D. James M. Reeve y Philip E. Fess, Contabilidad Financiera, 7ª. Edición International Thomson Editores, 2000, Pág. 312
47
aprobación de créditos sirven como comprobaciones independientes sobre las
ventas. El empleado que contabiliza las cuentas y documentos por cobrar no debe
participar en su cobro. Separar estas funciones reduce la posibilidad de errores y
malversaciones de fondos.
A fin de ilustrar la necesidad de separar las funciones, suponiendo que el
encargado de las cuentas por cobrar tiene acceso al efectivo proveniente de los
cobros, podría tomar el efectivo que paga un cliente y luego alterar el estado de
cuenta mensual, para indicar que el pago fue recibido. El cliente no se quejaría y
el robo pasaría desapercibido.
Para ilustrar mejor la importancia del control interno de las cuentas y documentos
por cobrar, considerando que los vendedores están facultados para aprobar
créditos, por ejemplo si reciben comisiones, el 10% de las ventas, podrían hacer
que aumentaran sus comisiones aprobando créditos que son riesgosos. Es por
esto que la función de aprobar los créditos casi siempre se asigna a empleados
ajenos al área de ventas.
Se establece una división de funciones, de tal manera que diferentes
departamentos o individuos sean responsables de:
a. La preparación del pedido de venta: El Departamento de Bodega recibe
la Orden de Compra por parte del cliente, y se prepara el pedido.
b. Aprobación del crédito: El Departamento de Créditos estudia al Cliente
sujeto de crédito, para la aprobación o no.
c. Salida de la mercadería del almacén: Al ser aprobado el crédito, se
envía al departamento de venta.
48
d. Embarque: se programa la salida de la mercadería, para el despacho al
cliente.
e. Facturación: Se elabora la factura en base a la orden de compra del
cliente y la autorización de crédito de la empresa.
f. Verificación de la factura: Se verifica la factura contra la mercadería
físicamente.
g. Mantenimiento de cuentas control: Se procede a registrar las ventas al
diario auxiliar, a confrontar con los registros contables.
h. Operaciones del auxiliar de clientes: Se pueden realizar devoluciones,
descuentos y rebajas a los clientes, y estas deben registras en los
auxiliares.
Según lo antes descrito, la separación de funciones en el manejo de Cuentas por
Cobrar es de mucha importancia para reducir la posibilidad errores y evitar
irregularidades en los procesos por parte del personal encargado. Las operaciones
contendrán un orden ya establecido por las políticas que se estén implementando
en la empresa.
2.1.10 Procedimientos y Control Interno
Los procedimientos han sido conceptualizados de diferentes maneras, de acuerdo
a Robbins y Coulter, representan una “…serie de pasos secuenciales relacionados
entre sí que pueden usarse para enfrentar un problema estructurado”28, de manera
que el proceso de toma de decisiones dentro del ámbito empresarial se reduce a
ejecutar una serie sencilla de pasos secuenciales.
28
Robbins, S y Coulter, M. (2000). Administración. Sexta edición. Pearson Educación.
México. Pág. 193
49
Partiendo de ello, podría considerarse los procedimientos son un conjunto de
pasos concatenados, que buscan un fin común, establecidos formalmente desde
el momento en el cual se hace rutinaria su realización permitiendo una uniformidad
en los procesos.
En este sentido, las Normas Internacionales de Auditoría (NIA), citadas por el
autor Alvarado, V. en el libro Auditoria Financiera.29 Se establece una estrecha
relación a nivel organizacional entre los procedimientos y el sistema de control
interno; al señalar que éste abarca los procedimientos y políticas adoptadas por la
administración de una entidad para contribuir al logro de los objetivos
organizacionales propuestos; al asegurar la dirección ordenada y eficiente de la
entidad, adhesión a las políticas de administración, salvaguarda de activos,
prevención y detección de fraude y error, precisión e integridad en los registros
contables, preparación oportuna de la información financiera y cumplimiento de las
leyes y regulaciones a las que esté sujeta la organización. De manera que el
control interno representa un proceso desarrollado por la administración de la
organización consistente en un conjunto de políticas, métodos y procedimientos
diseñados y establecidos con la finalidad de asegurar la correcta conducción de la
organización y logro eficiente de los objetivos organizacionales establecidos.
Observándose así la relevancia del establecimiento de procedimientos y de control
dentro del ámbito organizacional, los cuales contribuyan a tener una vigilancia
continua acerca del logro de los objetivos y metas propuestas por la organización,
informando si se está trabajando en función al logro de dichos objetivos o por el
contrario están surgiendo desviaciones en cuyo caso deban tomarse las acciones
correctivas necesarias oportunamente.
29
Alvarado, V. (2007). Auditoría Financiera. Tercera edición. Librería: Jurídicas Rincón.
Venezuela.
50
Por lo anterior descrito puede entenderse que los procedimientos de control
interno representan las políticas adicionales del ambiente de control y del sistema
contable establecido por la gerencia para proporcionar una seguridad razonable
de que sean logrados los objetivos establecidos por la entidad; éstos son
aplicados a lo largo y ancho de toda la organización y en los diferentes ciclos de
transacciones, no obstante su existencia no implica que éstos operen
satisfactoriamente.
2.1.11 Procedimiento de Control Interno en las Cuentas por
Cobrar
En cuanto a los procedimientos de control interno aplicados en las cuentas por
cobrar los autores Jaenicke, Defliese, Sullivan y Gnospelius30, en el libro
Auditoria Montgomery, ellos consideran que los procedimientos pueden
clasificarse en procedimientos contables diseñados con la finalidad de corroborar
el adecuado procesamiento y autorización previa de las operaciones de ventas, y
procedimientos administrativos que abarcan el proceso de aprobación,
procesamiento y autorización de las operaciones de venta.
2.1.11.1 Procedimientos Administrativos:
Santillana en el libro “Establecimiento de sistema de control interno”31 menciona
entre los procedimientos administrativos de control interno aplicados sobre las
cuentas por cobrar, los siguientes:
Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la
documentación de las cuentas por cobrar. Esto se hace con el propósito de evitar
fraudes, o malversación de fondos.
30
Defliese, P.; Jaenicke, H.; Sullivan, J., y Gnospelius, R. (2005). Auditoria Montgomery.
Tercera edición. Editorial Limusa. México. 31
Santillana, J. (2001). Establecimiento de sistemas de control interno. La función de
contraloría. Primera edición. Thomson Learning. México.
51
Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y tomar
en consideración el establecimiento de ágiles sistemas de cobranza. Además
debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya
canceladas. Además las notas de crédito siempre deben estar acorde a la
documentación correspondiente y ser autorizadas por un funcionario responsable
y las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de sólidas
políticas escritas.
Debe prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que muestren
el comportamiento de los clientes, en especial los morosos.
Todos estos procedimientos administrativos son vitales en toda empresa, no
importando el tamaño de la misma, esto ayudará a controlar el buen o mal
funcionamiento de la misma, de esta manera proveerá herramientas para
implementar medidas ya sean correctivas o preventivas, esto les permite a las
empresas mantenerse competentes en el mundo económico, el cual está
cambiando constantemente.
Además de lo anterior descrito, la alta gerencia de las empresas no deben de
olvidar, establecer el principio de separación de funciones, en especial las labores
de ventas, registro de la cuenta por cobrar y recepción del efectivo. De manera
que el personal que maneja por ejemplo el área de ingresos no intervengan en las
labores de elaboración de auxiliares y registros relacionados con las cuentas por
cobrar, manejo de documentos base para factura, manejo y autorización de notas
de crédito y documentación soporte, aprobación de rebajas y devoluciones en
ventas, preparación, comprobación de los registros en el diario general,
Intervención en el registro final, es decir, el libro mayor. El poner en práctica
estos procedimientos las empresas brinda una seguridad razonable en sus
operaciones.
52
En base a lo anteriormente expuesto, se respalda el establecimiento de
procedimientos de control administrativo y contable que garanticen que las
operaciones y registros sean autorizados y procesados correctamente, desde el
momento del otorgamiento del crédito hasta la cancelación del servicio por parte
del cliente. Al mismo tiempo, éstos garantizan la mayor uniformidad y objetividad
de la información registrada, generando información financiera actualizada y
confiable para la toma de decisiones dentro y fuera de la organización como
insumo para los usuarios internos y externos vinculados a la misma.
2.1.11.2 Procedimientos Contables:
Con respecto a los procedimientos contables de control interno aplicados sobre las
cuentas por cobrar Santillana, en el libro “Establecimiento de sistema de control
interno”32 considera que:
Cualquier gravamen o condición que pese sobre las cuentas por cobrar
debe ser claramente explicado en los estados financieros.
Toda cancelación de venta debe estar basada en la factura original
correspondiente y la documentación soporte.
Las cuentas canceladas por incobrables deben ser autorizadas por la alta
administración; además, se debe tratar de que cubran los requisitos de
deducibilidad fiscal.
Por su parte, Redondo, A. En el Tomo I, de un curso Práctico de contabilidad
General y Superior”33 considera que deben aplicarse como procedimientos
contables los siguientes:
32
Ibídem 33
Redondo, A. (2004). Curso práctico de contabilidad general y superior. Tomo I. Tercera
edición. Corporación Marca. Venezuela.
53
Comparar mensualmente la suma de los saldos de los clientes, mayor
auxiliar de cuentas por cobrar, con las cuentas de control del mayor
general, en caso de discrepancias observadas, deben hacerse las
averiguaciones a que haya lugar.
Los documentos dados de baja en libros, deberán ser controlados y
chequeados periódicamente.
Enviar periódicamente estados de cuenta a los clientes, con objeto de
cerciorarse de que las cuentas que contablemente aparezcan pendiente de
cobro sean reconocidas por los deudores. Esta debe llevarla a cabo una
persona independiente de la que maneja las cuentas por cobrar.
En cuanto a las medidas de control al momento de recibir el pago por parte de los
clientes debe tomarse en cuenta que si la empresa emplea su propio personal
para el cobro de facturas, es necesario que el departamento de cobranzas elabore
una relación de facturas entregadas al cobrador, el cual la firmará y se quedará
con una copia.
El cobrador diariamente relacionará las facturas cobradas y entregará su monto al
cajero, firmará dos copias que junto con el informe de facturas no cobradas
entregará al departamento de cobranzas; el cual enviará al de contabilidad una
copia de la relación de facturas cobradas para que sean abonadas en las cuentas
de los clientes.
Del mismo modo, cuando los clientes cancelan sus facturas por medio de
transferencias bancarias, el departamento de contabilidad al recibir del banco la
correspondiente nota de abono le acreditará en la cuenta del cliente.
54
2.1.12 Aspectos básicos para administrar eficientemente un
sistema de cuentas por cobrar.
Las cuentas por cobrar de una empresa representan la extensión de un crédito a
sus clientes en cuenta abierta, con el fin de mantener a sus clientes habituales y
atraer nuevos, la mayoría de las empresas manufactureras consideran necesario
ofrecer crédito.
El mantenimiento de las cuentas por cobrar tiene costos tanto directos como
indirectos, pero también tiene un beneficio importante, la concesión del crédito
incrementará las ventas. La administración de las cuentas por cobrar empieza con
la decisión de si se debe o no conceder crédito, pero también deben de
establecerse ciertos criterios y/o lineamientos para otorgar los créditos.
Políticas de Crédito:
Es el conjunto de medidas que son originadas por los principios que rigen los
créditos en una empresa, determinan lo que se ha de aplicar ante un caso
concreto para obtener resultados favorables para la misma. Como por ejemplo:
período de crédito de una empresa, las normas de crédito, los procedimientos de
cobranza y los descuentos ofrecidos.
Condiciones de Crédito:
Son convenios en los que la empresa y el cliente se ponen de acuerdo y se
comprometen en cumplir y llevar a cabo la forma y tiempo de pago de una
determinada operación.
55
Procedimiento de Cobranza:
Es el método que utiliza la empresa para realizar sus cobranzas, las cuales se
pueden llevar a cabo de la siguiente manera:
Cobranza directa:
Esta se lleva por la caja de la empresa por este medio, los clientes le cancelan
directamente a la empresa y,
Cobranzas por medio de cobradores:
Dichos cobradores son los bancos, los cuales por llevar a cabo la cobranza se
queda con un porcentaje del cobro.
Costo y Utilidades:
Como ya se ha descrito en el proceso anterior de cobranza puede ser muy
costoso en términos de gastos, ya sean inmediatos (al realizar el proceso de
cobranza) o que simplemente la cuenta no pueda ser cobrada y se pierdan todos
los esfuerzos en tratar de hacer efectivo el cobro; en fin en el proceso de cobranza
los costos sólo terminan cuando la deuda se hace efectiva.
Las empresas pueden vender al crédito y fijar un cargo por el hecho de mantener
las cuentas por cobrar, entonces las ventas al crédito son rentables en el caso de
los productos de consumo de naturaleza durable (automóviles, ropa, aparatos
eléctricos, equipo industrial, etc.) y pueden obtener una recuperación en exceso
de dichas cuentas a causa de los cargos derivados por mantener sus ventas al
créditos.
56
2.1.13 Sugerencias de Control Interno para las cuentas por cobrar
A continuación se presenta una lista de sugerencias para controlar fraudes y
errores en las cuentas por cobrar.
Efectuar arqueos sorpresivos a la persona que maneje la documentación de
las cuentas por cobrar.
Diseñar adecuadas políticas para el otorgamiento de líneas de crédito
Enviar periódicamente Estados de Cuenta a los clientes
Diseñar políticas de cobranzas.
Cualquier cancelación de ventas deberá estar respaldada por su respectiva
documentación.
Las cuentas canceladas por incobrables deberán estar autorizadas por la
alta Administración, debiendo cubrir los requisitos respectivos.
Las notas de crédito deberán estar respaldadas por la documentación
correspondiente, y ser autorizadas por un funcionario responsable
Afianzar al personal relacionado con las cuentas por cobrar y aprovechar el
uso de las formas multicopias y pre numeradas.
Preparar mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que muestre
el comportamiento de los clientes en especial los morosos.
57
Investigar la situación e historial crediticia de los clientes a través de la
empresa DICOM El Salvador.
Determinar un Método de Estimación para establecer una provisión para las
cuentas que pueden resultar incobrables y esta manera poder amortiguar el
impacto de estas cuando sucedan. Los métodos a utilizar son: Porcentaje
de saldo de cuentas por cobrar, porcentaje de las ventas netas o al crédito,
clasificación con base a la antigüedad de saldos, métodos con base a la
experiencia.
2.2 Construcción del Marco Empírico
2.2.1 Metodología de la Investigación
Con el propósito de obtener información real y suficiente, para conocer e indagar
sobre el tratamiento de la cuentas por cobrar, y el manejo de la información
contable de las mismas, y como es aplicado el control Interno en la gestión de los
créditos otorgados por la empresa, se siguieron una serie de pasos cronológicos,
los cuales se efectuaron por medio de la recopilación de información bibliográfica,
entrevistas y el cuestionario realizado al personal del departamento de
Contabilidad de la empresa Taimexal, S.A. de C.V., Rosario de La Paz, La Paz.
2.2.2 Población
El universo o la población del sujeto de estudio esta formado directamente por el
personal del Departamento de Contabilidad de la Empresa Taimexal, S.A. de C.V.,
Rosario de La Paz, La Paz. Dicho departamento está integrado por cuatro
empleados, de los cuales uno es el contador que es Egresado en Licenciatura de
Contaduría Pública, dos Auxiliares Contables con nivel de estudio de Bachiller en
58
Comercio y Administración, un encargado de las cuentas corrientes que es
Licenciado en Contaduría Pública, además se incluyó al Auditor Externo
Licenciado en Contaduría Pública con Inscripción JVCP 1122.
2.2.3 Procedimientos para la obtención de datos
El procedimiento que se utilizó para la obtención de datos, fue a través de la
observación, auxiliándose de los instrumentos tales como la entrevista, y el
cuestionario dirigido al personal del departamento de contabilidad, de la empresa
en estudio, y la investigación bibliográfica y documental, referente al tema , esta
respaldada por fuentes tales como: libros, folletos, leyes y otros documentos que
contenían o estaban orientados al tema de estudio.
2.2.4 Instrumentos Utilizados
Con el propósito de medir las variables tales como: La aplicación del Control
Interno en el manejo de las Cuentas por cobrar, y teniendo presente que estas
corresponden a un problema de observación; los instrumentos de medición
utilizados son los siguientes:
2.2.4.1 Entrevistas
Para la recopilación de la información primaria, se realizaron visitas de campo,
utilizando un cuestionario previamente elaborado para llevar a cabo la entrevista y
obtener información oral del entrevistado, en forma directa.
2.2.4.2 Cuestionario
Este instrumento, fue el documento previamente elaborado con veintiuna
preguntas, que sirvió de guía para realizar la entrevista y fortalecer los resultados.
El cuestionario fue dirigido al personal del Departamento de Contabilidad de la
empresa Taimexal, S.A. de C.V., Rosario de La Paz, La Paz. El objetivo de éste
59
fue obtener la información suficiente y necesaria, para dar posibles
recomendaciones para solucionar los problemas existentes en la empresa sujeta a
estudio, referente al Control Interno como herramienta en la toma de decisiones en
la gestión de las cuentas por cobrar.
2.2.5 Presentación de los Datos
Para la presentación y organización de los resultados obtenidos de la
investigación, se procedió de la siguiente manera: se formuló la pregunta con su
respectivo objetivo y finalmente, el análisis e interpretación de las respuestas
obtenidas de cada pregunta.
2.2.6 Exposición de resultados
La información obtenida se expone a través de un análisis e interpretación
aplicada a los resultados de cada pregunta y eso permitió obtener las
conclusiones y las posibles recomendaciones o sugerencias de la presente
investigación.
2.2.7 Diseño del instrumento de recopilación de la información.
2.2.7.1 Cuestionario
El cuestionario elaborado para la recopilación de la información, consta de
veintiuna preguntas, orientadas a conocer la situación actual de la empresa
Taimexal, S.A. de C.V., Rosario de La Paz, Departamento La Paz, relacionada con
El control interno como herramienta en la gestión de las cuentas por cobrar.
La información obtenida permitió hacer un diagnóstico de la empresa en estudio,
lo cual sirvió de base para la elaboración de las recomendaciones,
complementándose con la investigación bibliográfica.
60
CUESTIONARIO DE INVESTIGACION REALIZADO AL PERSONAL DEL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE TAIMEXAL, S.A. DE C.V.
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
LICENCIATURA EN CONTADURIA PÚBLICA
Cuestionario
Objetivos:
Evaluar y revisar la eficiencia y eficacia del control interno aplicado en las
cuentas por cobrar de la empresa Taimexal, S.A. de C.V.
Verificar la existencia de políticas y procedimientos para el otorgamiento y
recuperación de los créditos de la empresa.
Instrucciones:
En la primera parte complete los datos generales. No escriba su nombre. La
información que se le solicita será de uso confidencial.
La segunda parte se compone de una serie de enunciados, los cuales debe
contestar, indicando su respuesta con una “X” en “Si”, si su respuesta es
positiva o en “No” si su respuesta es negativa.
61
Debe marcarla con una “X” la alternativa que usted crea conveniente. Evite
dejar preguntas sin contestar.
Se pide ampliar su respuesta en el área de comentario.
Recuerde que no hay respuestas, buenas ni malas, y sobre todo sus opiniones
son importantes para el estudio y para la empresa sujeta al mismo.
PRIMERA PARTE.
DATOS GENERALES
EDAD: _____ NIVEL DE ESTUDIOS:____________________________
FECHA:______________
TIEMPO DE LABORAR EN LA EMPRESA TAIMEXAL:_______________
PUESTO: _______________________________
SEGUNDA PARTE
No. PREGUNTA RESPUESTA
COMENTARIO SI NO
1 ¿Existe un control interno para los perfiles de puestos del personal de créditos, cobros y contabilidad?
62
2
Mantiene la Gerencia contacto directo y constante, con los empleados del departamento de contabilidad y la información financiera resultado de las operaciones de la empresa especialmente de las Cuentas por Cobrar
3 ¿Se poseen herramientas tecnológicas para un mejor desempeño en las cuentas por cobrar?
4 ¿El personal de créditos y cobro conoce sobre las leyes y reglamentos aplicables a las cuentas por cobrar?
5 ¿El personal involucrado en los créditos y cobros cumple con las metas y los objetivos establecidos por la empresa?
6
¿Se realiza un análisis previo de la situación financiera de los clientes para establecer y aprobar el límite de créditos?
7 ¿Se verifica o investiga la información del cliente antes de aprobar un crédito?
8 ¿Existe parámetros para establecer diferentes categorías de créditos?
9 ¿Existen documentos que amparen la autorización del otorgamiento de los créditos?
10 ¿Existen y se aplican políticas de incentivo por pronto pago de las cuentas por cobrar?
63
11 ¿Existe un control constante y efectivo sobre vencimiento y cobranza?
12 ¿Existe un cargo de interés para los clientes que están en mora?
13 ¿Son aprobadas por algún funcionario autorizado la descarga de las cuentas incobrables del libro mayor?
14 ¿Se analizan los niveles mensuales de incobrabilidad?
15 ¿Se suspenden los créditos a los clientes en mora?
16 ¿Se hacen cierres mensuales de la cartera de créditos?
17 ¿Se tienen listas o directorio de clientes que incluya direcciones, teléfonos, entre otros datos personales?
18 ¿Se practican arqueos periódicos y sorpresivos al encargado de los créditos?
19
¿Las cuentas por cobrar que maneja la empresa se encuentra en categorías o rangos en niveles de vencimiento? ¿En qué rangos?
- Mora de 30 días - Mora de 60 días - Mora de 90 días - Mora a más de 91 días
64
20 ¿Se concilian periódicamente los auxiliares con la cuenta de mayor general?
21 ¿Se envían mensualmente estados de cuenta a los clientes?
2.2.7.2 Solicitud de colaboración
La solicitud de colaboración consistió en pedir por escrito a la Gerente de
Recursos Humanos la licenciada María Peralta para que el personal del
Departamento de Contabilidad contestara las preguntas que contiene el
cuestionario y dar una pequeña explicación en caso que el encuestador lo solicite,
al momento de responder dicho cuestionario.
2.2.8 Tabulación, Análisis e Interpretación de Resultados
Cuestionario para el personal del Departamento de Contabilidad de la empresa
Taimexal, S.A. de C.V. Para evaluar el control interno aplicado en las cuentas por
cobrar.
65
1. ¿Existe un control interno para los perfiles de puestos del personal de créditos y
cobros y de Contabilidad?
Objetivo:
Verificar si la empresa utiliza controles para medir la cualificación del personal que
se contrata para realizar las actividades de créditos, cobros y contabilidad.
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 0 0%
No 5 100%
Total 5 100%
Análisis
El 100% de los empleados encuestados consideran que no existe un control
interno para la selección del personal contratados en las áreas de crédito, de los
cobros y de contabilidad, también no tienen un perfil de puestos.
66
2. ¿Mantiene la Gerencia contacto directo y constante, con los empleados del
departamento de contabilidad y la información financiera resultado de las
operaciones de la empresa especialmente de las Cuentas por Cobrar?
Objetivo:
Conocer si existe involucramiento de la gerencia en el procesamiento de los datos
financieros, y en el proceso de gestión que se sigue con respecto a las cuentas
por cobrar.
Análisis
El 60% del personal encuestado de la empresa considera que la gerencia si
mantiene contacto directo y constante con el departamento de contabilidad, el
40% restante respondió que la gerencia no se comunica con dicho personal.
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 2 40%
No 3 60%
Total 5 100%
67
3. ¿Se poseen herramientas tecnológicas para un mejor desempeño en las
cuentas por cobrar?
Objetivo:
Identificar si la empresa cuenta con las herramientas tecnológicas básicas para
brindar una seguridad razonable en cuanto a las cuentas por cobrar.
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 0 0%
No 5 100%
Total 5 100%
Análisis
El 100% de los empleados involucrados en el área contable respondieron que no
poseen las herramientas tecnológicas para el manejo efectivo de las cuentas por
cobrar, el encargado expreso que los registros se llevan de forma sistematizada
en libros de Excel.
68
4. ¿El personal de créditos y cobro conoce sobre las leyes y reglamentos
aplicables a las cuentas por cobrar?
Objetivo:
Identificar si se están respetando las leyes aplicables en la gestión de las cuentas
por cobrar.
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 5 100%
No 0 0%
Total 5 100%
Análisis
El 100% de los encuestados respondió que conocen las leyes y reglamentos
relacionados a las cuentas por cobrar, en el comentario afirmaron que se sujetan
al Art. 31 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y su reglamento en el Art. 37;
también aplican las NIIF para PYMES.
69
5. ¿El Personal involucrado en los créditos y cobros cumple con las metas y los
objetivos establecidos por la empresa?
Objetivo:
Verificar si los empleados encargados de las gestiones de las cuentas por cobrar
cumplen con las metas y objetivos establecidos por la empresa.
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 2 40%
No 3 60%
Total 5 100%
Análisis
Según el personal de la empresa que respondió el cuestionario, el 60% considera
que no cumplen con las metas y los objetivos planteados por la empresa con
respecto a los créditos y cobros, mientras el 40% expreso que si se cumple con
los objetivos.
70
6. ¿Se realiza un análisis previo de la situación financiera de los clientes para
establecer y aprobar el límite de créditos?
Objetivo:
Verificar si la empresa realiza estudio sobre los clientes antes de aprobar y otorgar
créditos
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 0 0%
No 5 100%
Total 5 100%
Análisis
El 100% de los empleados encuestados contestó que no se realizan análisis al
historial crediticio o la situación financiera de los clientes, utilizando la información
de la Superintendencia del Sistema Financiero y de la Dicom El Salvador.
71
7. ¿Se verifica o confirma la información del cliente antes de aprobar un crédito?
Objetivo:
Conocer si la empresa verifica y/o investiga la información dadas por los clientes
antes de conceder los créditos.
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 0 0%
No 5 100%
Total 5 100%
Análisis
Del personal que respondió el cuestionario el 100% asegura que no se verifican o
confirma la información del cliente con respecto a las referencias personales,
comerciales y bancarias, para la aprobación de los créditos.
72
8. ¿Existen parámetros para establecer diferentes montos de créditos?
Objetivo:
Verificar si la empresa establece parámetros para los montos de los créditos.
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 0 0%
No 5 100%
Total 5 100%
Análisis
El 100% de los empleados encuestados del departamento de contabilidad
respondió que no existen parámetros para establecer los diferentes montos de
créditos aprobados a los clientes.
73
9. ¿Existen documentos que amparen la autorización del otorgamiento de los
créditos?
Objetivo:
Conocer si las autorizaciones de los créditos son respaldadas por un documento.
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 0 0%
No 5 100%
Total 5 100%
Análisis
Según el personal de la empresa que respondió el cuestionario el 100% aseguran
que no existen documentos que amparen la autorización del otorgamiento de los
créditos, porque es el propietario que autoriza de forma verbal los créditos,
basándose en la relación de confianza con los clientes.
74
10. ¿Existen y se aplican políticas de incentivo por pronto pago de las cuentas por
cobrar?
Objetivo:
Verificar la existencia de políticas de pronto pago para los clientes.
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 2 40%
No 3 60%
Total 5 100%
Análisis
El 60% del personal encuestado manifestó que en la empresa si se aplican
políticas de incentivo de pronto pago a los clientes que cancelan antes del plazo
acordado, el 40% restante contestó que no siempre se dan incentivos a los
clientes.
75
11. ¿Existe un control constante y efectivo sobre vencimiento y cobranza?
Objetivo:
Determinar si existe un control efectivo y constante sobre el proceso de cobranza
y supervisión en el vencimiento de las cuentas por cobrar.
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 1 20%
No 4 80%
Total 5 100%
Análisis
Del personal que respondió el cuestionario el 80% asegura que no existe un
control constante que permite darle un seguimiento efectivo sobre el vencimiento y
la cobranza, y el otro 20% sostiene que si existe dicho control de los créditos
otorgados.
76
12. ¿Existe un cargo de interés para los clientes que están en mora?
Objetivo:
Indagar si se aplica un interés al monto de las cuentas morosas.
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 0 0%
No 5 100%
Total 5 100%
Análisis
Según el personal de la empresa del área contable que respondió el cuestionario,
el 100% consideró que no se aplican cargos de intereses por las cuentas
vencidas.
77
13. ¿Son aprobadas por algún funcionario autorizado la descarga de las cuentas
incobrables del libro mayor?
Objetivo:
Verificar si al descargar una cuenta incobrable de los libros contables estas son
previamente autorizadas por el funcionario encargado
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 5 100%
No 0 0%
Total 5 100%
Análisis
Según los resultados obtenidos, el 100% del personal encuestado afirma que las
cuentas incobrables para ser descargadas de los libros contables siempre son
autorizados por la Junta General de Accionistas de la empresa.
78
14. ¿Se analizan los niveles mensuales de incobrabilidad?
Objetivo:
Investigar si se analizan mensualmente lo niveles de incobrabilidad de las cuentas
por cobrar.
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 0 0%
No 5 100%
Total 5 100%
Análisis
El 100% de los empleados del departamento de contabilidad de la empresa
Taimexal, S.A. de C.V., respondió que no se analizan los niveles de incobrabilidad
de forma mensual, sino que se realizan anualmente.
79
15. ¿Se suspenden los créditos a los clientes en mora?
Objetivo:
Identificar si se niegan los créditos a clientes que tienen mora.
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 2 40%
No 3 60%
Total 5 100%
Análisis
El 60% del personal encuestado contesto que no suspenden los créditos a los
clientes en mora, y el 40% contesto que si se suspenden.
80
16. ¿Se hacen cierres mensuales de la cartera de crédito?
Objetivo:
Verificar si se concilian los saldos de cuentas por cobrar al final de mes.
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 1 20%
No 4 80%
Total 5 100%
Análisis
El 80% de los empleados encuestados consideran que no se elaboran informes
mensuales de los saldos de la cartera de créditos, el otro 20% restante contesto
que si se hacen informes.
81
17, ¿Se tienen listas o directorio de clientes que incluya direcciones, teléfonos,
entre otros datos personales?
Objetivo:
Comprobar la existencia de una base de datos de los clientes.
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 5 100%
No 0 0%
Total 5 100%
Análisis
El 100% de los empleados encuestados afirman que existen expedientes de los
clientes, que contienen los datos personales tales como: copia de DUI, copia de
NIT y NRC, dirección, teléfonos, etc., y se llevan en forma impresa y digital.
82
18. ¿Se practican arqueos periódicos y sorpresivos al encargado de los créditos?
Objetivo:
Verificar si se realizan arqueos a los responsables de las cuentas por cobrar.
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 0 0%
No 5 100%
Total 5 100%
Análisis
Según los resultados obtenidos el 100% del personal encuestado aseguran que no
se practican ningún arqueo periódico y de forma sorpresivas al encargado de las
cuentas por cobrar.
83
19. ¿Las cuentas por cobrar que maneja la empresa se encuentra en categorías o
rangos en niveles de vencimiento?
¿En qué rangos?
-Mora de 30 días, -Mora de 60 días, -Mora de 90 días, -Mora a más de 91 días
Objetivo:
Conocer si la empresa mantiene cuentas morosas a plazos mayores a 60, 90 ó
más días.
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 5 100%
No 0 0%
Total 5 100%
Análisis
El 100% del personal encuestado del área contable de la empresa Taimexal, S.A.
de C.V., respondió que las cuentas por cobrar están en categorías o rangos de
mora de 90 o más días.
84
20. ¿Se concilian periódicamente los auxiliares de los créditos con la cuenta de
mayor general?
Objetivo:
Identificar si se comparan los registros auxiliares de los créditos con el mayor
general.
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 1 20%
No 4 80%
Total 5 100%
Análisis
El 80% de los empleados encuestados del departamento de contabilidad de la
empresa, respondió que no se concilian periódicamente los auxiliares de las
cuentas por cobrar con la cuenta de mayor general, y mientras el 20% asegura
que si se concilian los registros auxiliares con las cuentas de mayor.
85
21. ¿Se envían mensualmente Estados de Cuenta a los clientes?
Objetivo:
Conocer si la empresa emite mensualmente Estados de Cuentas a los clientes.
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 1 20%
No 4 80%
Total 5 100%
Análisis
El 80% del personal del área contable que respondió el cuestionario, sostienen
que no se envían estados de cuentas mensualmente a los clientes, mientras que
el 20% expreso que si envían a los clientes.
86
2.3 Formulación Teórico-Metodológica de lo investigado
Con la investigación de campo se pudo tener información necesaria para dar
respuesta a las preguntas de la investigación; además permitió alcanzar los
objetivos establecidos.
Este trabajo de investigación pretende analizar y evaluar los procedimientos
utilizados para el otorgamiento y recuperación de los créditos otorgados a los
clientes basado en el control interno.
Como primer punto de la investigación se realizaron visitas a la empresa en la que
se establecieron, contacto con las autoridades, dando lugar a la apertura de la
investigación; posteriormente se realizó el cuestionario y la entrevista al personal
del departamento de contabilidad de la empresa de los cuales pueden
considerarse como resultados óptimos al propósito del trabajo:
a. Se determinó que en la empresa no existe la documentación que respalda
la autorización de los créditos, no se verifican los límites de los mismos, los
procesos de cobranza y control del vencimiento no están siendo verificados
por el personal encargado.
b. De acuerdo a los resultados obtenidos en la empresa se determinó que la
empresa si posee políticas para el otorgamiento y recuperación de créditos
pero que estas no son aplicadas de forma estandarizada.
c. Se determinó que la empresa no cuenta con las herramientas tecnológicas
necesarias para proteger la información vital de la empresa.
87
2.4 Desarrollo y Definición Teórica
Informe COSO (Committee of Sponsoring Organizations of Treadway
Commission, National Commission on Fraudulent Financial Reporting)
El 29 se septiembre del 2004 se lanzó el Marco de Control denominado COSO II
el cual según su propio contenido no contradice al COSO I, siendo ambos marcos
conceptualmente compatibles. Sin embargo, Coso II se enfoca a la administración
de los riesgos (más allá de la intención de reducir riesgos que se plantea en
COSO I) mediante técnicas como la gestión de un portafolio de riesgos.
A nivel organizacional este documento destaca la necesidad de que la alta
dirección y el resto del personal de la organización puedan comprender
perfectamente el efecto que tiene el control interno, la incidencia del mismo en los
resultados de la gestión, el papel estratégico a conceder a la auditoria y
fundamentalmente la consideración del control como un proceso integrado a los
procesos operativos de la empresa.
A nivel normativo, el informe coso pretende que cuando se haga un planteamiento
o surja cualquier problema de control interno, tanto a nivel práctico de las
entidades, como a nivel de auditoría interna o externa, o en los ámbitos
académicos o legislativos, los participantes tengan una referencia conceptual
común.
En las empresas debe existir un control que prevea todas las medidas
administrativas para el logro de los objetivos; de ahí que el control interno es un
plan de organización donde se establecen las políticas y procedimientos que
persigue la entidad con el fin de salvaguardar los recursos con que cuenta,
verificar la exactitud y veracidad de la información para promover la eficiencia y
88
eficacia en la operaciones y estimular la aplicación de las políticas para el logro de
metas y objetivos programados.
El control interno es de vital importancia para la optimización de la operaciones y
el crecimiento del negocio tanto en lo administrativo como a nivel operacional;
beneficiando así desde el accionista hasta el propio cliente ya que tendrá este un
grado de confianza sobre la entidad y prevalecerá en el tiempo generando
utilidades y crecimiento interno en la entidad.
Las empresas a fin de conservar los clientes actuales y atraer nuevos, la mayoría
deben conceder créditos y mantener inventarios. Para la mayoría de las empresas
las Cuentas por Cobrar representan una inversión considerable que se determina
a través del volumen de ventas a crédito esta inversión se considera como
propiedades de un negocio, el efectivo, las mercancías y las cuentas por cobrar a
los clientes están ligados en una secuencia, ya que el dinero se transforma en
mercancías y estas en cuentas por cobrar, las cuales a su vez se convierten en
dinero, iniciándose así un ciclo que se repite indefinidamente dentro de las
actividades de una empresa.
En cada una de estas transformaciones se opera tanto una recuperación de
capital invertido, como un resultado que puede ser una utilidad o una perdida.
Las cuentas por cobrar fundamentalmente son un instrumento para promover las
ventas, y ayuden a maximizar las utilidades y el rendimiento de la inversión, por lo
que es necesario establecer procedimientos de control para salvaguardar éste
activo, corroborar el adecuado procesamiento y autorización previa a las
operaciones de ventas, y procedimientos administrativos que abarcan el proceso
de aprobación, procesamiento y autorización de los créditos.
89
Se respalda el establecimiento de procedimientos de control administrativos y
contables que garanticen que las operaciones y registros sean autorizados y
procesados correctamente, desde el momento del otorgamiento del crédito hasta
la cancelación del servicio o bienes por parte del cliente. Al mismo tiempo, éstos
garantizan la mayor uniformidad y objetividad de la información registrada,
generando información financiera actualizada y confiable para la toma de
decisiones dentro y fuera de la empres como insumo para los usuarios internos y
externos vinculados a la empresa.
90
CAPITULO III
3. MARCO OPERATIVO
3.1 Descripción de los Sujetos de Investigación
El sujeto de investigación es la empresa Taimexal, S.A. de C.V., ubicada en el
Municipio Rosario de La Paz, Departamento La Paz, por lo que fue considerada
como una fuente de información primaria que proporciona datos y hechos
relacionados al tema de investigación, dicha descripción esta argumentada en el
marco conceptual, marco teórico y marco operativo.
La empresa Taimexal, S.A. de C.V. constituye la unidad de observación para la
elaboración de este trabajo. Con esa finalidad se diseñó un instrumento, que
permitiera obtener resultados orientados a determinar el control interno como
herramienta para la toma de decisiones en la gestión de las cuentas por cobrar.
3.2 Procedimiento para la Recopilación de Datos
El desarrollo del diagnostico de la investigación, se realizó de forma descriptiva, la
cual consistió en analizar y evaluar la información que se recolectó, a través de
fuentes primarias, en este caso son, el departamento de contabilidad de la
empresa Taimexal, S.A. de C.V., y los datos secundarios se obtuvieron de libros,
folletos, leyes, reglamentos.
3.3 Especificación de la Técnica para el Análisis de los Datos
Con respecto a las técnicas utilizadas en el análisis de los datos, para la
elaboración de las consideraciones a presentar, producto de la investigación
sobre el control interno como herramienta para la toma de decisiones en la gestión
91
de las cuentas por cobrar, atendiendo al criterio que se tiene sobre las variables,
se utilizaron las técnicas procedimental, descriptiva y analítica.
Con relación a la técnica procedimental, sirvió para la recopilación y análisis de
información bibliográfica sobre el control interno y las cuentas por cobrar y todo
aquello relacionado a éste. De la misma manera se recopiló información sobre la
empresa Taimexal S.A. de C.V., Rosario de La Paz, La Paz, esto ayudó a generar
las ideas para la elaboración del instrumento, permitiendo la tabulación y análisis
de los datos obtenidos, los cuales ayudarán a facilitar la redacción de las
consideraciones sobre el control interno como herramienta para la toma de
decisiones en la gestión de las cuentas por cobrar.
La técnica descriptiva, se enfocó en la observación de campo, cuyo objetivo
principal fue identificar las irregularidades relacionadas al control interno en las
cuentas por cobrar, con la finalidad de obtener información pertinente, que
ayudaría a la elaboración del instrumento.
Se utilizó la técnica analítica, debido a los resultados obtenidos en la aplicación del
instrumento, que consistió en la interpretación de los resultados de cada
interrogante realizada a los empleados del departamento de contabilidad de la
empresa Taimexal, S.A. de C.V., determinando de esta manera las áreas que hay
que mejorar.
3.3.1 Análisis e Interpretación de los Resultados
En este apartado se presentan los resultados obtenidos en la observación de
campo, los cuales se recopilaron a través del cuestionario y la entrevista.
El cuestionario realizado a los empleados del departamento de contabilidad de la
empresa Taimexal, S.A. de C.V.
Al analizar dichos resultados, el cuestionario demostró lo siguiente:
92
Pregunta No.1
¿Existe un control interno para los perfiles de puestos del personal de
créditos y cobros y de Contabilidad?
Se constató que la empresa no utiliza controles para medir la cualificación del
personal que contrata para realizar las actividades de crédito, cobros y
contabilidad, por lo que la empresa queda expuesta a contratar personal que no
cumpla con los requerimientos profesionales para realizar de la forma correcta la
gestión de las cuentas por cobrar.
Pregunta No.2
¿Mantiene la Gerencia contacto directo y constante, con los empleados del
departamento de contabilidad y la información financiera resultado de las
operaciones de la empresa especialmente de las Cuentas por Cobrar?
Por los resultados obtenidos en esta pregunta aludimos a que el propietario no
tiene un involucramiento directo con el personal, encargado con las cuentas por
cobrar, y que este se limita a denegar y aprobar los créditos.
Pregunta No.3
¿Se poseen herramientas tecnológicas para un mejor desempeño en las
cuentas por cobrar?
Se identificó que la empresa no cuenta con herramientas tecnológicas necesarias
para brindarle una seguridad razonable en la gestión de las cuentas por cobrar,
debido que los registros se realizan en hojas de cálculo por lo que son fácilmente
manipulables.
Pregunta No.4
¿El personal de créditos y cobro conoce sobre las leyes y reglamentos
aplicables a las cuentas por cobrar?
Según los resultados se determinó que todos los empleados, encargados de los
créditos, cobros y contabilidad conocen de las leyes y reglamentos aplicables a la
93
gestión de las cuentas por cobrar y afirman que se están aplicando estas leyes en
todo lo concerniente a la información financiera de la empresa.
Pregunta No.5
¿El Personal involucrado en los créditos y cobros cumple con las metas y
los objetivos establecidos por la empresa?
Se verifico que el personal involucrado en la gestión de las cuentas por cobrar no
cumple con las metas y objetivos establecidos por la empresa, por lo que es
necesario se realice un estudio minucioso para investigar los motivos del por qué
los empleados no están cumpliendo con las metas y objetivos de la institución.
Pregunta No.6
¿Se realiza un análisis previo de la situación financiera de los clientes para
establecer y aprobar el límite de créditos?
Se constató que la empresa no realiza un estudio sobre la situación financiera de
los clientes, es decir que los créditos son autorizados sin medir el riesgo de que
los clientes paguen o no.
Pregunta No.7
¿Se verifica o confirma la información del cliente antes de aprobar un
crédito?
Se verificó que la empresa no investiga la información dada por los clientes, esto
aumenta el riesgo de recuperación de los créditos, ya que los clientes podrían dar
información falsa y la empresa no saberlo.
Pregunta No.8
¿Existen parámetros para establecer diferentes montos de créditos?
Se determinó que en la empresa no existen parámetros para establecer diferentes
montos de créditos, la razón es que el propietario es quien decide el monto que se
aprobará y a quien se le aprobará o negará.
94
Pregunta No.9
¿Existen documentos que amparen la autorización del otorgamiento de los
créditos?
Se identificó que en la empresa no existen documentos que amparen la
autorización de los créditos ya que es el propietario quien decide y lo hace de
forma verbal, por lo que se considera necesario que la empresa diseñe políticas
de aprobación de los mismos para garantizar respaldo de la autorización.
Pregunta No.10
¿Existen y se aplican políticas de incentivo por pronto pago de las cuentas
por cobrar?
La empresa cuenta con incentivos por pronto pago y los empleados encuestados
manifiestan que un ejemplo de ello es rebaja en los precios de los productos
adquiridos por el cliente.
Pregunta No.11
¿Existe un control constante y efectivo sobre vencimiento y cobranza?
La empresa no cuenta con un sistema para verificar el vencimiento y cobranza de
las cuentas, por lo que se considera necesario la implementación de un sistema
que este orientado a medir el vencimiento de las mismas para minimizarla
perdidas provenientes de las cuentas por cobrar.
Pregunta No.12
¿Existe un cargo de interés para los clientes que están en mora?
Sé determinó que la Empresa Taimexal, no aplica intereses a las cuentas
vencidas.
95
Pregunta No.13
¿Son aprobadas por algún funcionario autorizado la descarga de las cuentas
incobrables del libro mayor?
Los empleados que respondieron el cuestionario manifiestan que efectivamente
las cuentas incobrables para ser descargadas de los libros contables son
autorizadas, y esto se realiza al final de cada año y se hace mediante Asamblea
General de Accionistas.
Pregunta No.14
¿Se analizan los niveles mensuales de incobrabilidad?
Se determinó que la empresa realiza un análisis de los niveles de incobrabilidad
una vez al año, y no de forma mensual, la razón alude a que las cuentas por
cobrar se establecen de 60 a más días.
Pregunta No.15
¿Se suspenden los créditos a los clientes en mora?
Se identificó que la empresa no niega los créditos a los clientes con cuentas en
mora, el personal que contestó en cuestionario manifiestan que muchos de los
clientes de la empresa mantienen lasos amistosos con el propietario, y cabe
recordar que es él quien autoriza o deniega los créditos.
Pregunta No.16
¿Se hacen cierres mensuales de la cartera de crédito?
El personal que respondió el cuestionario manifestó que no se realizan cierres
mensuales de la cartera de créditos.
Pregunta No.17
¿Se tienen listas o directorio de clientes que incluya direcciones, teléfonos,
entre otros datos personales?
La empresa efectivamente cuenta con expedientes de cada cliente de la empresa
y además el personal que respondió el cuestionario manifiesta que estos
96
expedientes cuentan con la información básica de cada uno de los clientes que
tienen créditos en la empresa.
Pregunta No. 18
¿Se practican arqueos periódicos y sorpresivos al encargado de los
créditos?
Se determinó que en la empresa no se realizan arqueos periódicos a los
encargados de la gestión de las cuentas por cobrar, se considera que esto se
debe al exceso de confianza del propietario en los empleados, mencionar que es
necesaria la existencia de políticas para brindar una seguridad razonable e
identificar si en la empresa hay o no fraudes o errores.
Pregunta No.19
¿Las cuentas por cobrar que maneja la empresa se encuentra en categorías
o rangos en niveles de vencimiento?
¿En qué rangos?
-Mora de 30 días
-Mora de 60 días
-Mora de 90 días
-Mora a más de 91 días
Según los resultados obtenidos se identificó que la empresa tiene las cuentas por
cobrar en categorías o rangos mayores a mayores a 90 días.
Pregunta No.20
¿Se concilian periódicamente los auxiliares de los créditos con la cuenta de
mayor general?
Se identificó que en la empresa no se concilian periódicamente los auxiliares de
las cuentas por cobrar con la cuenta de mayor general.
97
Pregunta No.21
¿Se envían mensualmente Estados de Cuenta a los clientes?
La empresa no envía estados financieros a los clientes, por lo que lo que estos
pueden creer no hay un interés por parte de la empresa orientado a las cuentas
por cobrar, y optar por no cancelar dichas cuentas.
Consideraciones Finales
Se puede comprobar que existen deficiencias en el control interno, sobre las
cuentas por cobrar que permitan salvaguardar los recursos económicos-
financieros de la empresa, por lo que se considera necesaria la aplicación de un
sistema de control interno para proveer una seguridad razonable en la
confiabilidad de la información económica financiera de la empresa. Al analizar
las interrogantes planteadas se puede determinar que existe deficiencia en el
control interno, debido a:
a) La empresa no cumple el debido proceso de elección para colocar el
personal encargado en la gestión de las cuentas por cobrar.
b) No se hace una investigación de la situación financiera a los clientes para
establecer el monto límite, según la capacidad de pago, también no se
investiga la veracidad de la información que facilitan los clientes.
c) En la empresa no existen parámetros para establecer los montos de
créditos a los que pueden optar los clientes, la razón es que la política de
otorgamiento de los créditos no están definidas, debido a que el Propietario
es quien toma las decisiones con respecto a autorizar o denegar los
créditos.
d) La empresa tiene deficiencia en los controles administrativos con respecto a
la supervisión del personal que maneja y registra los créditos, además la
evaluación de la morosidad y la cobranza de la misma, se analiza
anualmente.
98
3.4 Cronograma
Especialidad Licenciatura en Contaduría Pública
Asesor Licenciado Juan Edgardo Chámul Saravia
Tema
Alumnos Teresa Cantor de Alvarado, José Eduardo Cruz Cruz, Astrid Lorena Rosales de Ceron
Firma de acuerdo: Asesor __________________ Estudiantes:
Fecha: Jueves, 18 de Noviembre de 2010
No ACTIVIDADES: INVESTIGACION DOCUMENTAL/CAMPO 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
MARCO CONCEPTUAL
1 Introduccion
2 Antecedentes del problema
3 Justificación
4 Planteamiento del problema
5 Alcances y limitaciones
6 Recuento de conceptos y categorias a utilizar
7 Reunión con asesor
8 Entrega de primer avance
9 Corrección del primer avance
A GOST OSEP T IEM B R E
El Control Interno como herramienta para la toma de decisiones en la gestion de las cuentas por
cobrar de la empresa Taimexal, S.A. de C.V., Rosario La Paz, La Paz 2010-2011
F EB R ER O M A R Z OEN ER OD IC IEM B R E A B R IL M A YO JUN IO JULIO
UNIVERSIDAD PEDAGOGICA DE EL SALVADOR
Dirección de Investigación y Transferencia Tecnológica
CRONOGRAMA DE ASESORIA DE TESIS
99
No ACTIVIDADES: INVESTIGACION DOCUMENTAL/CAMPO 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
MARCO TEORICO
1 Fundamentacion teórico metodológica
2 Construccion del marco empírico
3 Formulación teorico metodologica de lo investigado
4 Desarrollo y definición teórica
5 Reunión con asesor
6 Entrega del segundo avance
7 corrección del segundo avance
No ACTIVIDADES: INVESTIGACION DOCUMENTAL/CAMPO 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
MARCO OPERATIVO
1 Descripcion de los sujetos de la investigación
2 Procedimientos de la recopilacion de datos
3 Especificacion de la tecnica para el analisis de los datos
4 Indice preliminar sobre informe final
5 Reunion con asesor
6 Entrega del tercer avance
7 Correccion del tercer avance
8 Entrega del documento final
9 Cronograma de actividades
A GOST O
A GOST O
SEP T IEM B R E
SEPTIEM B R E
F EB R ER O M A R Z OEN ER OD IC IEM B R E A B R IL M A YO JUN IO JULIO
D IC IEM B R E EN ER O F EB R ER O M A R Z O A B R IL M A YO JUN IO JULIO
100
3.5 Recursos
Para poder obtener los resultados de la investigación relacionada a determinar el
control interno como herramienta para la toma de decisiones en la gestión de las
cuentas por cobrar, en la empresa Taimexal, S.A de C.V., Rosario de La Paz, La
Paz, fue necesario contar con el siguiente recurso:
Recurso Humano
Cuatro empleados del departamento de Contabilidad y el auditor externo de la
empresa Taimexal, S.A. de C.V., Rosario de La Paz, La Paz.
3.6 Índice Preliminar sobre Informe Final
3.6.1 Marco Conceptual
Debido a la formalidad y necesidad de sustentar la investigación realizada en la
empresa Taimexal, S.A de C.V, Rosario de La Paz, La Paz, resultó importante
consultar y relacionar diferente información teórica, histórica de connotados
autores que se han caracterizado a lo largo de su vida como protagonistas en el
área de contabilidad y control interno y otras ramas vinculadas; relacionando
conceptos, teóricos, etc.
La finalidad de establecer los planteamientos teóricos, históricos y conceptos,
fueron con el propósito de construir un criterio sólido por parte del equipo
investigador que permita identificar con claridad los aspectos importantes a
considerar sobre el control interno.
3.6.2 Marco Teórico
En este capítulo se presenta la fundamentación teórica-metodológica sobre el
control interno detallando así los elementos, los objetivos y la clasificación del
mismo. También contiene los aspectos conceptuales, la importancia y la
clasificación de las cuentas por cobrar, además se hace mención de la legislación
aplicada al control interno en las cuentas por cobrar.
101
El Marco teórico puede ser considerado como la esencia del tema sujeto a
estudio, puesto que contiene el marco teórico y la construcción del marco
empírico. Contiene el procedimiento para la obtención de datos, el cuestionario, y
el análisis e interpretación final de los resultados obtenidos.
3.6.3 Marco Operativo
En este capítulo se presenta la descripción de los sujetos de investigación,
relacionándolo con los dos primeros capítulos, en los cuales se reconoce y se
justifica la necesidad de realizar las investigaciones y el planteamiento teórico
obtenido, a través de las posiciones que establecen los autores citados en esta
investigación, lo que sirve como base para la elaboración del marco empírico.
También se especifica la técnica para el análisis de los datos, un cronograma,
donde se detallan los avances y actividades realizadas a través de esta
investigación, concluyendo con el índice preliminar sobre el informe final que es un
resumen general de los tres capítulos que contiene el presente documento.
102
3.7 Bibliografía
Coopers & Lybrand (1997). Los Nuevos Conceptos del Control interno.
Samuel Alberto Mantilla D. Traductor (2005). Control Interno Informe COSO –
Ecoe Ediciones, Bogotá D.C
Código de Comercio de la República de El Salvador.
Ministerio de Economía programa de desarrollo institucional. [Citado 05 de mayo
de 2008]. Disponible en http://www.minec.gob.sv.
Samuel Alberto Mantilla & Sandra Yolima Canté S. (2005) - Auditoria del control
Interno - 1ra. Edición: Bogotá, D.C., 2005.
Commissión of Sponsoring Organizations of Tread Way Comission, National
Commision on Fraudulent Financial Reporting
Alvin A. Arens, Randal J. Elder, Mark Beasley y Gregory Jenkins (2007) Auditoria.
Un enfoque integral 10ra. Edición. México.
Samuel Alberto Mantilla (2005) Control interno informe COSO 4ta edición. Bogotá.
Carl S. Warren, Ph.D. James M. Reeve y Philip E. Fess, Contabilidad Financiera,
7ª. Edición International Thomson Editores, 2000.
Meigs, R.; Williams, J., Haka, S. y Bettner, M. (2005). Contabilidad: La base para
decisiones gerenciales. Undécima edición. Mc Graw Hill. Colombia.
Chillida, C. (2003). Análisis e interpretación de balances. Tomo I. Ediciones de la
biblioteca. Universidad Central de Venezuela. Venezuela.
103
Manuel de Jesús Fornos Gómez, Contabilidad Financiera 2, segunda edición, El
Salvador 2004.
Decreto Legislativo Nº 134 Fecha:18/12/1991 Diario Oficial: 242 Tomo: 313
Publicación DO: 21/12/1991, Reformas Decreto Legislativo No. 236 de fecha 17 de
diciembre de 2009, publicado en el Diario Oficial No. 239, Tomo 385 de fecha 21
de diciembre de 2009
Eugene F. Brigham, Joel f. Houston Fundamentos de Administración Financiera,
Decima Edición, editorial Thomson, 2005.
Robbins, S y Coulter, M. (2000). Administración. Sexta edición. Pearson
Educación. México.
Alvarado, V. (2007). Auditoría Financiera. Tercera edición. Librería: Jurídicas
Rincón. Venezuela.
Defliese, P.; Jaenicke, H.; Sullivan, J., y Gnospelius, R. (2005). Auditoria
Montgomery. Tercera edición. Editorial Limusa. México.
Santillana, J. (2001). Establecimiento de sistemas de control interno. La función de
contraloría. Primera edición. Thomson Learning. México.
Redondo, A. (2004). Curso práctico de contabilidad general y superior. Tomo I.
Tercera edición. Corporación Marca. Venezuela.
Mendoza Orantes, Lic. Ricardo. Código de Comercio, Editorial Jurídica
Salvadoreña, El Salvador, 49ª edición, Enero de 2009.
104
Ministerio de Economía, Programa de desarrollo institucional. Citado 05 de Mayo
de 2008, Disponible en http://www.minwc.gob.sv
Mendoza Orantes, Lic. Ricardo. Recopilación de leyes tributarias, Editorial Jurídica
Salvadoreña, El Salvador, 46ª edición, Enero de 2009.
Eugene F. Brigham, Joel F. Houston Fundamentos de Administración Financiera,
Decima Edición, editorial Thomson, 2005.
105
3.8 Anexos
ANEXO I
TIPOS DE CONTROLES
Permiten investigar y
rectificar los errores y
sus causas, están
destinados a procurar
que se tomen las
acciones necesarias para
solventarlos
CONTROL ES
CORRECTIVOS
Ejemplos:
1. Listado de errores.
2. Evidencias de
Auditoría ó Estadística de
causas
Son procedimiento
utilizado por la
dirección para poder
alcanzar los objetivos
de la empresa y así
controlar.
CONTROLES
SUPERVISIÓN
Ejemplos:
1. Arqueos periódicos
2. Monitoreo constante
de actividades.
Los controles
detectivos identifican el
control, pero no lo
evitan, actúan como
alarma.
CONTROLES
DETECTIVOS
Ejemplos:
1. Contrales cruzados,
controles de supervisión.
Establecen las
condiciones necesarias
para que el error no se
produzca
CONTROL ES
PREVENTIVOS
Ejemplos:
1. Segregación de
funciones.
2. Estandarización
de procedimientos.
106
ANEXO II
MAPA DE RIESGOS
IDENTIFICACIÓN DE
RIESGOS
ALGUNAS DE LAS TÉCNICAS QUE PROPONEN
SON
Auditoría Interna
Efectuar arqueos sorpresivos a la persona que maneje la
documentación de las cuentas por cobrar
Cualquier cancelación de ventas deberá estar respaldada por
su respectiva documentación
Las notas de crédito deberán estar respaldadas por la
documentación correspondiente, ser autorizadas por un
funcionario responsable
Contabilidad
Preparar mensualmente un reporte de antigüedad de saldos
que muestre el comportamiento de los clientes, en especial los
morosos
Departamento de Cobros
Enviar periódicamente Estados de Cuenta a los clientes
Diseñar políticas de cobranza
Gerencia General
Las cuentas canceladas por incobrables, deberán estar
autorizadas por la alta administración, debiendo cubrir los
requisitos respectivos
Gerencia de Ventas
Diseñar adecuadas políticas para el otorgamiento de líneas de
crédito
107
ANEXO III
EL CICLO FINANCIERO DE CORTO PLAZO DE UNA EMPRESA
En base al diagrama anterior se establece la siguiente guía que simplifica y/o
facilita la toma de decisiones de finanzas operativas.
1) Planear la ejecución: el ciclo financiero, parte desde el momento que se
establece una meta para las ventas, cuestión que se traduce en una cierta
cantidad de inventarios a mantener para poder surtir los pedidos (los inventarios
no solamente son productos, también pudieran ser personas para poder prestar un
servicio), la obtención de estos inventarios representan la salida de recursos, que
pueden ser cubiertos, que se traducen en una facturación dada con ciertas
condiciones de pago, las mismas se transforman en cuentas por cobrar y en un
efectivo esperado que desemboca en pagos e inversiones. Este ciclo debe estar
planeado y lo ideal es contar con un modelo financiero cuando menos en Excel,
que nos permita proyectar las variables descritas anteriormente.
108
2) Preparar la disposición de recursos: Como paso posterior a la planeación se
requiere contar con los recursos en el momento preciso para ejecutar la
planeación. En esta etapa, es cuando las líneas definidas en el plan son
aterrizadas y difundidas a los responsables.
3) Ejecutar planes: Con todos los recursos dispuestos, la empresa pone en
marcha su maquinaria y es cuando se empieza a cumplir con lo dibujado en el
plan.
4) Controlar recursos: Con la finalidad de vigilar el cumplimiento del rumbo
definido en los planes, se requiere el establecimiento de puntos de control, de
forma tal que se eviten las desviaciones sobre lo definido en los planes, es
especialmente relevante vigilar el ciclo facturación cobranza y si existen retrasos
tomar medidas con oportunidad, porque de lo contrario se pondría en riesgo la
viabilidad de la empresa.
5) Analizar resultados: Preparar la información financiera y revisarla a
profundidad ayuda a tomar mejores decisiones.
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
EL CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA PARA LA TOMA DE
DECISIONES EN LA GESTIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR DE
LA EMPRESA TAIMEXAL, S.A. DE C.V., ROSARIO DE LA PAZ, LA
PAZ, 2010-2011
TRABAJO DE GRADUACIÓN PARA OPTAR AL TÍTULO DE
LICENCIATURA EN CONTADURÍA PÚBLICA
PRESENTADO POR:
JOSÉ EDUARDO CRUZ CRUZ
TERESA CANTOR DE ALVARADO
ASTRID LORENA ROSALES DE CERÓN
SAN SALVADOR, 2011
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
AUTORIDADES UNIVERSITARIAS
ING. LUIS MARIO APARICIO GUZMÁN
RECTOR
LICDA. CATALINA RODRÍGUEZ DE MERINO
VICE RECTORA ACADÉMICA
LIC. MANUEL ANTONIO ORTEGA AYALA
DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
JURADO EVALUADOR
LIC. GILBERTO ARMANDO DURAN
PRESIDENTE
LIC. PABLO ANTONIO PINEDA LIC. ISRRAEL ANTONIO ZELAYA CLAROS
1er. VOC 2do. VOCAL
LIC. JUAN EDGARDO CHAMUL SARAVIA
ASESOR
AGRADECIMIENTOS
Éste trabajo es el fruto del esfuerzo y sacrificio, de cada uno de los
integrantes y de nuestra familia, que ha estado a nuestro lado brindándonos
su apoyo incondicional.
Particularmente le doy mis infinitas gracias a MI PAPÁ DIOS, quien me ha
dado la oportunidad, de escalar un peldaño más secularmente, por lo que
puedo decir Eben-Ezer. También le doy gracias públicamente por regalarme
una familia maravillosa, que me comprende, y me ama mucho. Y así
agradezco también a CANDELARIA MENJIVAR DE CANTOR, mi mamá,
quién a pesar de las dificultades de la vida, siempre ha estado ahí para mí,
apoyándome y preocupándose para que yo pueda culminar mi carrera, y
bueno pido a Dios que me conceda poder compensar aunque sea un
poquito todo lo que ella me ha dado, también agradezco a mi papá
DAGOBERTO CANTOR MARROQUIN porque siempre se preocupó por mi
educación, y por estar también ahí, apoyándome, y siendo un ejemplo de
superación, gracias mis queridos padres, por haberme enseñado lo que
tenía que aprender sobre la vida, los amo mucho, y que Dios les bendiga
hoy y siempre y les multiplique al ciento por uno todo lo que me han dado.
También quiero aprovechar esta ocasión para dedicarle este triunfo a mi
hermano MORIS ALEXANDER CANTOR aunque ya no está con nosotros
en este mundo, sé que él estaría orgulloso por este éxito en mi vida, y que
seguramente estaría apoyándome, y bueno lo amo mucho, y por último
quiero darle las gracias a mi querido y amado esposo ENRIQUE
ALVARADO GÓMEZ, por ser comprensivo, y estar a mi lado en los
momentos más difíciles de mi vida, gracias mi amor, te Amo.
Teresa Cantor de Alvarado
AGRADECIMIENTOS
A DIOS TODOPODEROSO, Por su Amor, Cuidado, Sabiduría y Misericordia que
me ha guiado toda mi vida. Por las abundantes bendiciones recibidas por El, para
resolver cada obstáculo que se me presenta y darme la fortaleza de seguir
adelante.
A MIS PADRES, Nelson y Dora Alicia de Rosales, por todo el amor y apoyo moral,
que me brindaron para que logrará culminar mi carrera.
A MIS HERMANOS, Nelson y Mauricio, por su amor y bondad que me acompañan
y fortalecen siempre.
A MI ESPOSO, Omar Ernesto Ceron por su amor, comprensión, solidaridad, por
todo el apoyo mostrado y recibido de él. Con su ayuda he alcanzado la meta en mi
estudio.
A MIS HIJOS, Gerardo y Fernanda por ser mi inspiración, a quienes les dedico mi
triunfo y que este logro sea un ejemplo para ustedes.
A MI JEFE Y COMPAÑERA, Sra. María Peralta y Verónica Cornejo por haberme
apoyado en mi carrera con su tiempo, comprensión y cariño.
A MIS COMPAÑEROS DE TESIS, Teresa de Alvarado y Eduardo Cruz por su
incansable trabajo y esfuerzo para culminar con éxito nuestra investigación.
Astrid Lorena Rosales de Ceron
AGRADECIMIENTOS
A Dios Todopoderoso, a mi madre Santísima, por la fortaleza y sabiduría
recibida para hacerle frente a todas las dificultades que se me presentaron
durante la carrera universitaria.
Al padre Víctor Manuel López (Q.D.D.G.) por sus consejos, apoyo moral y
económico que me brindó para poder culminar mis estudios superiores.
A Mariana de Jesús, por haberme motivado a estudiar una carrera
universitaria.
A mis padres: Francisco Cruz Amaya, María Amelia Cruz de Cruz, por el
sacrificio que hicieron de enviarme a vivir lejos de su casa, para que pudiera
superarme.
A mis hermanos: José Gabriel Cruz, Francisco Antonio, Miguel Ángel y
María Dilma, por su apoyo económico durante toda mi carrera universitaria.
José Eduardo Cruz Cruz
INDICE
CAPITULO I
1. MARCO CONCEPTUAL 1
1.1 Introducción 1
1.2 Objetivos 3
1.3 Antecedentes del problema 4
1.3.1 Antecedentes generales del control interno 4
1.3.2 Evolución del Control Interno 5
1.3.3 Antecedentes del Control Interno en El Salvador 7
1.3.4 Generalidades de las PYMES 8
1.3.4.1 Clasificación de las PYMES 9
1.3.4.2 Régimen legal 10
1.3.5 Antecedentes de la empresa Taimexal S.A de C.V 10
1.4 Justificación 13
1.5 Planteamiento del problema 14
1.6 Alcances y Limitaciones 15
1.7 Recuento de conceptos y categorías 18
CAPITULO II
2. MARCO TEÓRICO 23
2.1 Fundamentación Teórica-Metodológica 23
2.1.1 El control Interno 23
2.1.2 Elementos o componentes del Control Interno 25
2.1.2.1 Ambiente de Control 26
2.1.2.2 Evaluación de Riesgos 28
2.1.2.3 Actividades de Control 31
2.1.2.4 Información y Comunicación 31
2.1.2.5 Monitoreo (Supervisión) 32
2.1.3 Objetivos del Control Interno 33
2.1.4 Clasificación del Control Interno 34
2.1.4.1 Control Interno Administrativo 34
2.1.4.2 Control Interno Contable 35
2.1.5 Cuentas por Cobrar. Aspectos conceptuales 35
2.1.6 Importancia de las cuentas por cobrar 37
2.1.7 Clasificación de las cuentas por cobrar 38
2.1.8 Legislación aplicada a las Cuentas por Cobrar en El Salvador 40
2.1.8.1 Ley del Impuesto sobre la Renta 40
2.1.8.2 Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta 41
2.1.8.3 Norma Internacional de Información Financiera (NIIF para PYMES) 42
2.1.9 Control Interno en las cuentas por cobrar 43
2.1.9.1 Separación de Funciones para las cuentas por cobrar 46
2.1.10 Procedimientos y Control Interno 48
2.1.11 Procedimiento de Control interno en las Cuentas por Cobrar 50
2.1.11.1 Procedimientos Administrativos 50
2.1.11.2 Procedimientos Contables 52
2.1.12 Aspectos básicos para administrar eficientemente un
Sistema de cuentas por cobrar 54
2.1.13 Sugerencias de Control Interno para las cuentas por cobrar 56
2.2 Construcción del Marco Empírico 57
2.2.1 Metodología de la Investigación 57
2.2.2 Población 57
2.2.3 Procedimientos para la obtención de datos 58
2.2.4 Instrumentos Utilizados 58
2.2.4.1 Entrevistas 58
2.2.4.2 Cuestionario 58
2.2.5 Presentación de datos 59
2.2.6 Exposición de resultados 59
2.2.7 Diseño del instrumento de recopilación de la información 59
2.2.7.1 Cuestionario 59
2.2.7.2 Solicitud de colaboración 64
2.2.8 Tabulación, análisis e interpretación de resultados 64
2.3 Formulación Teórico-Metodológica de lo investigado 86
2.4 Desarrollo y Definición Teórica 87
CAPITULO III
3. MARCO OPERATIVO 90
3.1 Descripción de los Sujetos de Investigación 90
3.2 Procedimiento para la Recopilación de Datos 90
3.3 Especificación de la Técnica para el Análisis de los Datos 90
3.3.1 Análisis e Interpretación de los Resultados 91
3.4 Cronograma 98
3.5 Recursos 100
3.6 Índice Preliminar sobre Informe Final 100
3.6.1 Marco Conceptual 100
3.6.2 Marco Teórico 100
3.6.3 Marco Operativo 101
3.7 Bibliografía 102
3.8 Anexos 105