el ciclo de vida de los documentos
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Creación Gestión/tratamiento Difusión ConservaciónTRANSCRIPT
El ciclo de vida de los
documentos
El ciclo de vida de los documentos
refleja las fases que debemos tener en
cuenta para gestionarlos correctamen-
te: captura, gestión, almacenamiento,
conservación y distribución. Analizar
los datos necesarios que debemos
capturar para agilizar las búsquedas,
pasando por su tratamiento/gestión,
estudiar los perfiles de los usuarios,
además de tener en cuenta su archivo
o conservación a largo plazo. En to-
dos los procesos es posible automati-
zar para consumir el menor número
de recursos posibles.
Aprender más sobre...Metadatos
Según la Norma ISO-IEC 15489
3.12 metadatos
(metadata)
datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documen-
tos de archivo y su gestión a lo largo del tiempo.
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Número 4 1 de enero de 2016
TRIMESTRAL
Página 2 NÚMERO 4 1 DE ENERO DE 2016
Es una realidad que el volumen de documentos generados y la infor-mación que se maneja día a día es cada vez más grande, motivo por el que debemos adoptar medidas y automatizar todos aquellos pro-cesos que sean posibles. Con la ayuda de sistemas de gestión docu-mental como DocShare, las tareas de subida y captura de datos pueden automatizarse.
Obtener la información relevante de tus documentos y gestionarla ágilmente supone un importante consumo de recursos personales y materiales que pueden resolverse con la externalización para liberar
la carga de trabajo de aquellas tareas que no aporten valor al nego-cio, en Servicios Documentales Avanzados tenemos la experiencia y recursos para hacerlo.
La gestión documental es más que digitalizar documentos, también significa establecer una política de creación, conservación, seguri-dad y difusión de los documentos, aplicando a cada fase del ciclo de vida de los documentos sus reglas.
El “boom” de la gestión documental
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Ciclo completo de los documentos
Consultoría BPO: externalización de procesos del negocio. Gestión Postal: Entidad Colaborada de Correos. Manipulados personalizados. Plastificados, embolsados y retractilados. Picking: almacenaje, preparación del pedido, envío y seguimiento. Data Entry: Grabación de datos.
Edición digital personalizada en tiradas cortas y con plazos de entrega mínimos. Asesoría en edición offset. Billing y personalización en láser. Impresión en inkjet. Acabados en autosobre-post, ensobrados inteligentes. Encuadernado, laminados, hendidos Diseño y maquetación.
Digitalización de documentos. Digitalización de archivos históricos documentales. Captura de datos: data entry. Guarda y custodia. Destrucción confidencial de documentos.
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presión, envío, digitalización e incorporación a re-
positorios digitales, que se complementa con todas
aquellas tareas auxiliares, mecanizadas o manua-
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documental.
Nuestros servicios se dividen en tres áreas princi-
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