el anÁlisis dafo eficaz con mindmanager · conexiones mentales algunas veces, podemos ver que...
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EL ANÁLISIS DAFO EFICAZ CON MINDMANAGER
¿Qué es el Análisis DAFO?
El Análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades) es una herramienta extremadamente útil para el
análisis estratégico y el estudio del posicionamiento de una empresa u otra entidad en su entorno profesional.
El análisis DAFO consta de tres etapas clave:
En primer lugar, es necesario que seamos conscientes de los puntos fuertes y débiles de la entidad.
En segundo lugar, tenemos que estudiar el entorno profesional de la entidad y comprender las oportunidades y
amenazas que dicho entorno representa.
En tercer y último lugar, observando el uso que podríamos hacer de las fortalezas para sacar partido de las oportunidades
específicas, así como la manera con la que nuestras debilidades nos hacen vulnerables respecto a las amenazas
existentes, podremos planificar nuestras opciones estratégicas y el camino a seguir.
Enfoque Tradicional
Tradicionalmente, se suele utilizar una pizarra o un tablón para colectar los pensamientos y las ideas sobre los cuatro
ámbitos mencionados: Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas.
Esto suele ocupar muchas páginas, que deben ser estudiadas detenidamente para poder interpretarlas y entenderlas;
una tarea extremadamente ardua que nos puede llevar semanas. Por todo ello, °muchas sesiones de análisis DAFO
resultan improductivas! Desgraciadamente, es demasiado corriente ver cómo una excelente sesión de análisis DAFO
no desemboca en ninguna acción o en acciones poco concluyentes. Este problema, como demostraremos a
continuación, se puede evitar fácilmente con MindManager.
El mapa de ejemplo de Análisis DAFO, disponible en el menú de Ayuda, muestra las preguntas más usuales para la fase
de Brainstorming del análisis DAFO.
El análsis DAFO con MindManager
El DAFO resulta sencillo y directo con MindManager. Se necesitará una sala de reuniones con un proyector y un
ordenador en el cual se haya instalado MindManager.
Como podrá observar a continuación, la introducción del feedback resulta muy sencilla siguiendo las siguientes
instrucciones:
Para estar seguros de alcanzar un resultado satisfactorio de un análisis DAFO, conviene respetar la siguiente secuencia
de actividades:
1. Llegar a un acuerdo sobre el asunto central del análisis DAFO. - Todas las personas involucradas en la
actividad DAFO deberían entender y estar de acuerdo sobre cuál es el asunto central y por qué necesita ser
estudiado. Esto eliminará la confusión y la tendencia al desvío en las fases posteriores.
2. Identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. - Colectar información. Explorar cada
uno de los aspectos tratados para garantizarnos una perspectiva completa de lo que estamos realizando.
3. Otorgar prioridades. - Ordenar los pensamientos de manera que veamos con claridad lo que es importante,
lo que podemos controlar y lo que podemos evitar.
4. Identificar los objetivos. - Determinar los desafíos que debemos plantearnos e identificar los objetivos
asociados que deben ser logrados para que alcancemos nuestro objetivo con éxito.
MindManager ayuda a implementar las distintas fases asociadas con la realización exitosa del Análisis DAFO.
1.1.1 Llegar a un acuerdo sobre el asunto central
Crear un nuevo mapa utilizando la plantilla DAFO de MindManager. Para ello:
1. Seleccionar "Nuevo"
en el menú Archivo
2. Seleccionar la
pestaña "Técnicos"
3. Hacer doble clic en
la plantilla "DAFO". Se
creará un nuevo mapa
basado en esta
plantilla.
4. Introducir una breve
descripción del asunto
sobre el cual
deseamos realizar el
análisis DAFO.
En nuestro ejemplo,
escribiremos "El sector
de la enseñanza en el
Reino Unido", que se
superpondrá al texto
"DAFO" Pulsar Intro o
"Aceptar"
Consejo: Para insertar un
salto de línea en el título,
utilizar Control+Intr
A menudo, resulta conveniente insertar una imagen en la rama central, para que el impacto visual en personas favorezca
el entendimiento. También ayuda a activar la actividad de pensamiento en el cortex derecho del cerebro, lo que supone
un impulso a la creatividad.
Para ello:
1. seleccione la rama principal "El sector de la enseñanza en el Reino Unido"
2. En el menú "Insertar" seleccione "Imagen..."
3. Busque el archivo de la imagen que desee insertar y pulse "Aceptar"
Consejo: MindManager lleva incorporado un conjunto de cliparts que pueden resultar útiles en esta etapa.
Seleccionando el icono, podrá acceder a la galería de cliparts. Se pueden colocar imágenes en el mapa o en las ramas.
Para asegurarnos de que los participantes entiendan el asunto sobre el que están realizando el análisis DAFO, y por qué
es necesario hacerlo, podemos añadir un texto adicional a la rama en forma de Nota. Para ello:
1. Abra el Editor de Notas del Panel de Tareas
2. Introducir el texto de descripción
3. La nota será asociada a la rama y un indicador visual aparecerá en dicha rama.
Consejo: Coloque el cursor del ratón encima del símbolo y verá aparecer la primera línea de la nota. Un clic doble en este símbolo abrirá el Editor de Notas.
Se puede utilizar esta técnica en cualquier rama del mapa.
También podemos adjuntar archivos electrónicos que suministrarán información de fondo. Por ejemplo:
· Tendencias en los resultados de las ventas
· Informes de Estudios de Mercado
· Sugerencias de nuevos productos
Para ello:
· Seleccione la rama principal
·
·
·
En el menú "Insertar" seleccione "Archivo Adjunto..."
Busque el archivo que desea adjuntar y pulse "Aceptar"
El indicador de archivo adjunto aparecerá al lado del título
Archivo adjunto único Archivo adjunto múltiple
de la rama.
Hacer doble clic en el símbolo de Archivo Adjunto para lanzar los archivos en sus aplicaciones de origen. Seleccionar
"Archivos Adjuntos" del menú Rama para configurar sus preferencias de Archivos adjuntos.
1.1.2 Identificar las Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas
Ahora podemos utilizar las ramas de Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas que nos brinda el mapa para
recoger la información que nos ayudará a identificar el mejor camino a seguir.
Las Fuerzas y Debilidades de la entidad se consideran como factores internos, mientras que les oportunidades y las
Amenazas de consideran como factores externos.
La plantilla DAFO que estamos utilizando en este análisis dispone de ciertas preguntas predeterminadas para
asegurarnos de que se está adoptando una perspectiva completa.
Por ahora no podemos verlas porque las preguntas
están "comprimidas" y ocultas. El signo "+" de la rama
indica la presencia de ramas comprimidas y, por lo tanto,
de datos ocultos.
Al hacer clic en el signo "+" la rama se expandirá mostrando las ramas secundarias. El signo pasará a "-". Al hacer clic
en él, las ramas secundarias volverán a comprimirse.
Registrar los pensamientos en MindManager utilizando las preguntas como una guía. El uso de la técnica "Escribe y entra"
de MindManager nos facilita la tarea. El mapa crecerá automáticamente y su estructura se adaptará a los datos
introducidos.
Al hacer clic en el signo "+" asociado a las "OPORTUNIDADES", la rama mostrará la pregunta a la que debemos
responder utilizando el interfaz "Escribe y entra":
A medida que el mapa crece y se vuelve más complejo, como sucedería en la práctica, podemos utilizar la función
Explorador de Mapa, que nos permite expandir y comprimir el mapa para concentrarnos en los puntos que deseamos
observar.
1. Seleccionar una rama en el Explorador de Mapa
La configuración del mapa cambia, mostrando la rama seleccionada como si se tratara de la rama principal.
Esta acción recibe el nombre de "enfoque", y resulta ideal para concentrarse en una pregunta tras otra.
En la parte derecha, hemos seleccionado la rama "Mercado" en el Explorador de mapa.
Las preguntas no siguen un orden concreto, y algunas veces surgirán pensamientos relativos a la pregunta principal y
no a la pregunta secundaria. En ese caso, basta hacer clic en la pregunta principal, escribir e introducir el texto y el
pensamiento se integrará en el mapa como rama secundaria. Ver la rama "Compras centralizadas" en la imagen
precedente.
Podemos trabajar a nuestra manera a través de las distintas áreas del análisis DAFO. Basta hacer clic en FUERZAS,
DEBILIDADES o AMENAZAS en el Explorador de Mapa. Se aconseja completar primero un par (INTERNO o EXTERNO)
antes de pasar al otro, ya que se trata de puntos de vista intrínsecamente distintos.
1.1.3 Otorgar prioridades con las Categorías
Una vez completadas las secciones Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas, podemos pasar a ordenar las
ideas para asignarles distintos niveles de importancia.
Esto resulta muy fácil con MindManager. Podemos asignar categorías a las ramas del mapa para indicar cómo las hemos
clasificado.
Imaginemos que deseamos utilizar el siguiente sistema de ordenación:
1 - Alta
2 - Media
3 - Baja
1. Abra el la pestaña Categorías del Panel de Tareas
2. Seleccione una rama
3. Haga doble clic en una categoría para aplicarla a las ramas seleccionadas.
De manera alternativa, podemos utilizar el Cuentagotas
:
1. En la pestaña de las Categorías, seleccionar la herramienta Cuentagotas. El cursor pasará al modo
"Cuentagotas"
2. Hacer clic en la categoría que desea aplicar.
3. Haga clic con el Cuentagotas en las ramas para aplicar dicha categoría.
Consejo: Los Recursos pueden aplicarse exactamente del mismo modo, seleccionando la pestaña Recursos
.
1.1.4 Filtrar por Categorías
Una vez aplicadas las categorías, podremos utilizarlas como criterios de filtrado. En un principio, podemos utilizar esta
función para hacer un poco de limpieza en el mapa, eliminando las preguntas que se revelan ahora irrelevantes. Para
ello:
1.
2.
3.
4.
Seleccione la pestaña Filtro del Panel de Tareas
Pulse el botón "..." que se encuentra debajo de la mención "En las categorías siguientes"
Seleccionar una categoría. En el ejemplo siguiente, se ha seleccionado la categoría "Público".
Pulse el botón "actualizar" para aplicar el filtro.
Ahora que se ha aplicado el filtro, podemos eliminar las categorías sobrantes.
1. Seleccionar "Filtro seleccionado" en el menú Edición
2. Pulsar la tecla "Supr"
3. Asegúrese de que "Incluir las ramas secundarias"
no esté seleccionado en la ventana de "Confirmación de
Supresión"
4. Elimine el filtro pulsando el botón "Borrar Filtros"
El mapa, sin las preguntas, aparecerá de la manera siguiente:
Tras haber aplicado un nuevo filtro de la misma manera, con la finalidad de visualizar solamente las ramas de importancia
Alta, el mapa aparecerá así:
El filtro ha separado las
ramas que consideramos
más importantes de las que
nos parecen menos
relevantes.
1.1.5 Identificar el objetivo(s)
Basándonos en lo anterior, podemos obtener una decisión sobre el mejor camino a seguir. Hacer clic en la rama principal
del mapa. Introducir un nuevo nivel de rama con el título "RECOMENDACIONES"
Podemos crear un nuevo mapa para plasmar nuestras recomendaciones sobre el mejor camino a seguir.
1.1.6 ¿Y qué más nos aporta?
MindManager lleva el análisis DAFO a niveles superiores. A continuación se describen sólo algunas de las nuevas
posibilidades que nos ofrece:
Estructura y Jerarquía de mapa
A medida que rellenamos el marco DAFO que nos ofrece la plantilla, se va creando una secuencia y una jerarquía de
ramas en relación con la rama principal. Cada una de las ramas se va enumerando. El sistema de numeración asociado
a esta secuencia/jerarquía puede permanecer visible, facilitando así el entendimiento.
Reestructuración
El orden con el que emanan nuestras ideas es el reflejo de nuestra secuencia de pensamiento, a menudo influida por
los estímulos externos que experimentamos. Pero podría no ser la estructura más apropiada para nuestro mapa. Con
una sencilla acción de arrastre del ratón, podremos reorganizar rápidamente nuestros pensamientos.
Navegación
Por muy complejo que sea el mapa, podemos navegar por él fácilmente gracias al Explorador de Mapa de MindManager.
Podemos ampliarlo y comprimirlo en todos los sentidos. Podemos concentrarnos en un área específica del mapa. Se
acabaron las limitaciones debidas al tamaño o a la complejidad del mapa.También resulta útil para realizar "recorridos de
inspección" por el mapa.
Formato de rama
Con el trabajo de mapa, podemos diferenciar las ramas
visualmente.
Esto resulta muy útil para diferenciar aspectos co
· Importancia
· Riesgo
· Áreas a profundiza
El uso de la función "Cuentagotas"
, las categorías, los recursos, el color del texto o del fondo pueden aplicarse
con rapidez a las ramas.
Conexiones Mentales
Algunas veces, podemos ver que existen conexiones transversales entre dos ramas del mapa. Estas dos ramas pueden
pertenecer a dos flujos de pensamiento completamente distintos. Este tipo de vínculos, que desestructuran el
pensamiento, suelen generar ideas muy innovadoras. Podemos indicar este vínculo utilizando la función Conexión
Mental de MindManager, e incluso crear un nuevo mapa que refleje este nuevo flujo de pensamiento.
Distintos modos de visualización
Normalmente, para realizar el análisis DAFO se utiliza el diagrama "Mapa" de MindManager. En algunas ocasiones, ésta
puede no ser la mejor manera de presentar el material, de optimizar el uso del espacio de la pantalla y de "ver" los
vínculos/conexiones entre las ramas transversales a la estructura jerarquizada. En algunas pantallas de ejemplo, hemos
utilizado el diagrama "Árbol de Salida" para optimizar el espacio de trabajo. Con un simple clic del ratón, y para usos
específicos, podemos transformar el mapa en los siguientes tipos de diagrama:
·
·
·
·
·
Esquema (lista)
Árbol de entrada (para identificar las relaciones de causa y efecto.
Árbol de salida (para examinar escenarios hipotéticos)
Diagrama de afinidad (para agrupar)
Organigrama (para las estructuras jerarquizadas)
Recursos
Del mismo modo que las categorías, podemos asignar recursos a las ramas específicas. Esto nos ayuda a identificar
quién hace qué.
Acciones
Al combinarlas con los recursos, podemos designar una rama como acción y asignarla, a su vez, a un recurso o a un
individuo en particular. Podemos enviar la acción a la persona correspondiente en MS Outlook.
Crear nuevos mapas
MindManager puede crear automáticamente un nuevo mapa basado en los grupos de categorías o en los códigos de los
recursos asignados a las ramas. Esto nos permite visualizar nuestro mapa con una perspectiva completamente diferente.
Personalizar nuestro enfoque DAFO
Si continuamos utilizando los mapas en el análisis DAFO, podemos llegar a identificar áreas específicas que
consideraremos propias, de nuestra empresa o de nuestro sector. Por ello, tenemos la posibilidad de editar las plantillas
y añadirles o borrarles las ramas necesarias. También podemos personalizar el aspecto de la plantilla, con el fin de
aportarle la identidad visual de la empresa u otro aspecto específico (color, fondo de mapa, etc.)
También podemos utilizar las plantillas para los análisis PEST y PESTL
Conversión en otros formatos
Podemos exportar nuestro análisis a otras aplicaciones para transmitirlo en el formato más adecuado para sus
destinatarios.
Los mapas se pueden convertir en:
·
·
·
·
·
·
·
Documentos, informes (MS® Word, pdf)
Presentaciones (MS® PowerPoint)
Páginas web (HTML)
Planes de Proyecto (MS® Project)
Diagramas (Visio)
Imágenes (jpg, bmp, emf, png)
XML para la exportación a otras aplicaciones
RESUMEN
MindManager nos permite realizar un Análisis DAFO de una manera muy eficaz y práctica. Nos ayuda a superar las
dificultades operativas asociadas a la manera tradicional de gestionar los datos generados.
Con MindManager, el análisis DAFO desembocará en acciones, y el análisis estratégico se convertirá en una costumbre
para la entidad.
El pensamiento generado entorno a las Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas queda plasmado
instantáneamente, y la información podrá ser tratada y manipulada, lo que permitirá un mayor entendimiento. Nuestro
pensamiento estratégico se verá reforzado por la presentación visual en forma de Mapa Mental, lo que facilitará la
visualización de opciones estratégicas y nos llevará a la acción.
Esencialmente, hemos utilizado MindManager para aplicar un marco común al análisis DAFO, tal y como se describe a
continuación:
1. La información se RECOGE a partir de una serie amplia de fuentes y de personas.
2. Esta información es sometida a un proceso de análisis y de ENTENDIMIENTO antes de tomar las decisiones con
consciencia de su significado y del camino a seguir.
3. Los resultados y las recomendaciones de la fase de entendimiento serán TRANSMITIDOS a cualquier compañero
susceptible de aportar valor añadido al proceso. Así, apelamos al conocimiento colectivo, a la experiencia y a la
creatividad y, con ello, evitamos las dificultades que encontrábamos en el pasado.
4. Por último, una vez llegados a un acuerdo sobre lo que debe hacerse, se producirá un plan de acción que APORTARÁ
los componentes necesarios para asegurar que se alcancen los objetivos.