PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROSLa actividad de compras est sujeta a una serie de anlisis previos a la toma de decisiones: establecer las reglas de juego en el mercado de insumos y productos (oferta demanda), conocer la relacin empresa clientes proveedores, buscando siempre ser importantes para stos ltimos y as determinar cantidad, calidad, transporte, tiempos de entrega, lugar, forma de pago y las condiciones de negociacin. Para hacer frente a las diversas dificultades de competitividad, se est optando por incorporarse a redes (cadenas de suministros), unindose a grandes competidores para incrementar volmenes de compra y lograr mayores beneficios en calidad, costo, transporte y cumplimiento.Es importante tener en cuenta, ante todo, que las empresas hoy se estn enfrentando a problemas tales como: insuficiente capital, tecnologa y adecuacin de equipos, liderazgo y direccin, talento humano, control de recursos y procesos, mercadotecnia, sistemas de informacin y administrativos. Con ligeras variaciones entre los diferentes grupos industriales, el ciclo para la consecucin y uso de los insumos para la produccin, envuelve los siguientes procedimientos:1. El Departamento de ingeniera disea el producto y determina la cantidad de material por unidad de producto al igual que los requerimientos de ellos en cada proceso de transformacin.2. El Departamento de produccin establece las necesidades de fabricacin de los diferentes artculos tomando en consideracin los programas de ventas y los niveles de inventarios de productos terminados.3. El Departamento de compras y suministros tomando como base el programa de produccin y la especificacin tcnica del producto establece las necesidades de cada uno de los materiales necesarios para elaborar la produccin programada. En base a estas necesidades y el programa de compras de los mismos.4. Una vez definido el programa o plan de compras se elabora y coloca la orden de compra con la cual se contrata la adquisicin de las cantidades adecuadas en las fechas especficas en que deben ser entregadas por parte del proveedor.5. El informe de recepcin certifica las cantidades recibidas y puede a su vez informar los resultados de inspeccin y control de calidad. Este a su vez se compara con la orden de compra para establecer el cumplimiento de la misma en lo que respecta a cantidades y fechas de entrega.6. La factura del proveedor corresponde al documento oficial de legalizacin de la deuda con el mismo cuando se adquieren las compras a crdito y debe corresponder a la cantidad consignada en el informe de recepcin.7. El control de las existencias de inventarios es muy importante, en este se registra las entradas, salidas y existencias de cada uno de los materiales comprados. Unos registros son llevados solo en cantidades por el almacn o bodegas y otros registros en cantidades y valores por el rea encargada de los costos.8. La requisicin de materiales notifica al almacn o bodega de materiales, los tipos y cantidades que deben despacharse a un departamento determinado y en cualquier momento que sea requerido.9. La nota de devolucin al proveedor cubre la cantidad y valor de los materiales recibidos que no llenan los requisitos especificados en la orden de compra, razn por la cual se devuelve al proveedor, constituyendo as una menor entrada y como consecuencia un menor pasivo.10. La nota de devolucin de produccin cubre la cantidad de material devuelto por los centros de proceso a la bodega de materias primas, que por lo general es causa de sobrantes despus de haber elaborado el producto o por problemas de calidad, constituyendo una menor salida y por lo tanto menor valor de las insumos trasladados al proceso productivo.VALOR DE ADQUISICINPara su determinacin se debe incluir el precio de factura del proveedor ms los gastos normales necesarios para colocar el material en las bodegas de la Compaa, es decir, seguros, fletes terrestres en el caso de mercancas compradas localmente. En el caso de materiales comprados en el exterior se debe tomar en cuenta el valor FOB (Free on board- libre a bordo), ms los seguros y fletes martimos (La sumatoria de estos tres conforman el costo CIF (Cash, Insurance and freights), los gravmenes arancelarios, los impuestos de nacionalizacin, las comisiones bancarias y agentes de aduana, os fletes y seguros terrestres, el valor de los formularios y papelera necesitados para tramitar la importacin.

REQUISICIONES Y DEVOLUCIONES DE PRODUCCINLos insumos necesarios para la produccin, se despachan al rea que los necesita, en base a las requisiciones elaboradas por los encargados de la produccin o del supervisor del centro de procesamiento. La requisicin debe especificar el nmero de orden o centro de proceso, al igual que el tipo de material y la cantidad solicitada, debe tambin llevar un espacio en el cual se especifica la cantidad entregada y debe estar firmada por el jefe de la bodega, al igual que por el supervisor del centro de proceso. El original de dicha requisicin debe hacerse llegar al Departamento de contabilidad para que se hagan los registros contables correspondientes. Cuando se devuelven los materiales de produccin a bodega, lo cual puede deberse a sobrantes o a problemas de calidad, se produce la nota de devolucin de produccin, la cual debe especificar la razn de su devolucin, al igual que la orden o centro de proceso por el que se haba solicitado. El original de la nota de devolucin de produccin se remite a contabilidad par su respectivo registro.

CALCULO DEL COSTO DE LOS MATERIALES APLICADOS A LA PRODUCCINPEPS FIFO (First in first out)Aplicando esta base de valorizacin, el costo de los materiales cargados a la produccin corresponder al orden cronolgico de las entradas, luego las unidades que queden en existencia en la bodega final del perodo corresponder al costo unitario de la ltima compra (Cuando las existencias son menores o iguales a las ltimas ingresadas) multiplicado por las unidades en existencia.

UEPS LIFO (Last in first out)Aplicando esta base de valorizacin, el costo de los materiales cargados a la produccin corresponder al orden cronolgico inverso de las entradas fsicas, luego las unidades que queden en existencia al final del perodo sern valorizadas con el costo unitario del inventario inicial cuando son menores o iguales a las existencias al comienzo del perodo.

PROMEDIO SIMPLE PONDERADOEsta base propone que todas las unidades disponibles en un perodo llenen un mismo costo unitario de adquisicin, el cual se utilizar para valorizar las entregas a produccin, al igual que el inventario final.

Ejercicio 2

Registro de las compras aplicando bases de valorizacin de inventarios PEPS, UEPS, PROMEDIO PONDERADO e identificacin especfica.

Durante el mes de septiembre la empresa NEVADO S.A. registra las siguientes transacciones con la materia prima: (valores expresados en miles de $ colombianos)

1. Inventario inicial a septiembre 1.Unidad de medida mtscosto unidadvalor38030401155200

2. Compras durante el periodo:Fecha Informe recepcincantidad mtsvalor09-0200511801.47609-0900571581.34309-1800851921.670.409-2500911601.440

3. Devoluciones al proveedor:FechaNota devolucin proveedorInforme recepcinCant / mts09-10010100575509-280105009172

4. Requisiciones de produccin:FechaRequisicin Cantidad / mts09-0480540009-1380921509-198105009-228155009-2881860

5. Devoluciones a bodega:FechaNota devolucin a bodegaRequisicin Cant / mts09-080018056009-2600281549

Instrucciones::

1. Disee una tabla para el registro de operaciones que contenga: fecha, descripcin. costo unitario, flujo de unidades ( entradas, salidas y existencias / saldos), valores (entradas, salidas y existencias / saldos finales)

2. Una vez que haya diseado la tabla, aplicando las bases de valorizacin PEPS, UEPS, PROMEDIO PONDERADO e IDENTIFICACIN ESPECFICA, registre todas y cada una de las transacciones indicadas en el ejercicio propuesto.