ejemplo fachada sa

7/25/2019 Ejemplo Fachada Sa

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EMPRESA: FACHADAS S.A.PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIN

PS11 - Inicio del Plan de Sistemas de Informacin.

Introduccin.

El objetivo de esta actividad es determinar la necesidad del Plan de Sistemas de

Informacin y llevar a cabo el arranque formal del mismo, con el apoyo del nivel ms alto de la

organizacin. Como resultado, se obtiene una descripcin general del Plan de Sistemas de

Informacin que proporciona una definicin inicial del mismo, identificando los objetivos

estratgicos a los que apoya, as como el mbito general de la organizacin al que afecta, loque permite implicar a las direcciones de las reas afectadas por el Plan de Sistemas de

Informacin. Adems, se identifican los factores crticos de xito y los participantes en el Plan

de Sistemas de Informacin, nombrando a los mximos responsables.

Tarea PSI 1.1 : Anlisis de la Necesidad del PSI.

El Comit de Direccin de Fachadas S.A . ha decidido impulsar la puesta en marcha de un

ambicioso Plan de Sistemas de Informacin multidepartamental (administ racin, compras y

almacn, cal id ad , RR.HH., tcnic o ...) de apoyo a los procesos de la organizacin, integrado y

complementario con el Plan Estratgico definido por este Comit.

Esta decisin cuenta con el apoyo explcito de este Comit, y expresamente de su

presidente, el Director Gerente de la empresa, y se basa en la necesidad de modernizar los

procesos de la organizacin, dotndolos de la tecnologa que permita un adecuado, coherente

y preciso tratamiento de una informacin cada vez ms voluminosa y crtica. Este apoyo de la

Direccin se considera especialmente necesario, mxime teniendo en cuenta la novedad que

un proyecto de este tipo representa para la empresa, al no existir precedentes en cuanto a

Planes de Sistemas de Informacin o estudios similares.


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Tarea PSI 1.2 : Identificacin del Alcance del PSI.

mbito y Objetivos :

El Comit de Direccin est formado por el Director Gerente y los Directores de todos los

Departamentos. En reunin celebrada, este Comit ha decidido que las reas y procesos

afectados por el Plan de sistemas de informacin sean los siguientes:

Administracin :

Contabilidad: Modernizacin e integracin con otros procesos.

Facturacin: Modernizacin e integracin con otros procesos.

Recursos Humanos: Modernizacin e integracin con otros procesos.

Recepcin : Gestin optimizada de los expedientes de obras y

presupuestos. Compras y Almacn :

Compras: Renovacin del sistema e integracin con otros procesos.

Almacn: Control informtico del stock e integracin con Compras.

Calidad :

Gestin informatizada del Sistema de Gestin de la Calidad implantado en

la organizacin segn el referencial ISO 9001:2000.

Tcnico :

Mejora de la eficiencia en el trabajo.

Produccin :

Modernizacin de las tcnicas de fabricacin.

Informtica:

Mejora de los procesos de comunicacin internos y externos.

Objetivos Estratgicos relacionados :

El Plan Estratgico de la organizacin que impulsa este Plan de Sistemas de Informacinha sido definido en reunin del Comit de Direccin. Los objetivos estratgicos derivados de

dicha reunin son los siguientes:

1. Fachadas S.A. ha de ser capaz en un perodo de 5 aos de optar a la adjudicacin

y correcta ejecucin de las obras de fachadas ligeras de mayor envergadura y

presupuesto que se liciten en territorio espaol.


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2. Fachadas S.A, ha de situarse en ese periodo entre las tres primeras empresas

espaolas de su sector en volumen de facturacin y obra contratada.

Para ello se ha puesto en marcha un Plan Operativo cuyos primeros objetivos consisten en

un traslado de instalaciones de la organizacin de las actuales a otras ms modernas, amplias

y funcionales; as como la apertura de una delegacin tcnica y comercial en Madrid.

Factores Crticos de xito :

El Comit de Direccin ha determinado una serie de factores crticos que considera

fundamentales para el correcto desarrollo del Plan, como son :

El apoyo de la Direccin ha de ser decidido y total, al considerarse la piedra

angular del xito del Proyecto.

El volumen de trabajo ha de crecer sostenidamente y de forma controlada, a fin de

evitar que un aumento de trabajo grande y no previsto obligue a los responsables

de los Departamentos a reducir la dedicacin exigida por las tareas del Plan

encomendadas. La correcta dedicacin del personal involucrado en cada

departamento se considera tambin crucial para el xito o fracaso del Proyecto.

La informacin y formacin del personal operativo ha de cuidarse de forma

especial, a fin de que vean los nuevos Sistemas como una ayuda y una mejora, y

no como una amenaza o un imposible.


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Tarea PSI 1.3 : Determinacin de Responsables.

Tras reunirse el Comit de Direccin, recabando informacin de todos los procesos

afectados, se decide nombrar responsables de cada rea que coordinen el trabajo a realizar en

cada departamento con el Director del Plan de Sistemas de Informacin :

Director del Plan de Sistemas de Informacin : Sr. Garca (Director de Informtica y

Calidad). Estar tambin encargado del seguimiento del Plan.

Representantes de las reas afectadas :

Administracin : Sr. Brea (Director)

Compras /Almacn : Sr. Mndez (Director) Produccin : Sr. Blanco (Director)

Tcnico : Sr. Otero (Director)

Calidad : Sr. Castro (Responsable de Control)

Informtica : Sr. Garca (Director)


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PSI 2 - Definicin y Organizacin del PSI.

Introduccin.

En esta actividad se detalla el alcance del plan, se organiza el equipo de personas

que lo va a llevar a cabo y se elabora un calendario de ejecucin. Todos los resultados o

productos de esta actividad constituirn el marco de actuacin del proyecto ms

detallado que en PSI 1 en cuanto a objetivos, procesos afectados, participantes,

resultados y fechas de entrega.

Tarea PSI 2.1 : Especificacin del mbito y Alcance.

Teniendo en cuenta la descripcin general del PSI dada por el Comit de Direccin,el Jefe de Proyecto del PSI se rene con los responsables de rea a fin de especificar

los objetivos a alcanzar, resultando en :

Administracin :

o Contabilidad :

Proceso : La Sra. Nogueira, bajo las directrices del Sr. Brea,

introduce los apuntes contables en un equipo informtico que

es independiente del resto de la empresa y en un programa

no estndar con base de datos propia y que corre bajo MS-

DOS.

Objetivos : Agilizar el trabajo e interconectar la contabilidad

con la facturacin y los stocks, manteniendo bases de datos

comunes que permitan mejorar la coherencia en la informacin.

o Facturacin:

Proceso : El Sr. Garca, de forma bastante independiente al

Director del Departamento es el responsable de realizar lafacturacin a los Clientes, para lo que se apoya en un

sistema informtico hecho a medida y que corre bajo UNX.

La base de datos es propietaria e independiente de otros

procesos del Departamento. El volumen de facturas es muy

bajo (10-15 facturas / mes), aunque de un importe muy

elevado. El mtodo ms usual de facturacin es la certificacin a

origen por metros cuadrados de producto colocados.

Objetivos : Interconectar la facturacin con la

contabilidad, manteniendo bases de datos comunes quepermitan mejorar la coherencia en la informacin. Mejorar la

flexibilidad en el Sistema de Facturacin.

o RR.HH. :


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Proceso : La Sra. Nogueira es la responsable de mantener una

carpeta por cada empleado, que se guarda en un armario y donde

constan todos los datos del trabajador.

Objetivos : Mejorar la eficiencia en el trabajo, facilitando la

bsqueda de datos y el acceso a los mismos.o Recepcin :

Proceso : La Sra. Colmenero se encarga de mantener una hoja de

clculo Excel dnde se introducen las ofertas emitidas, as como una

carpeta para cada expediente de peticin de oferta que llega a la

empresa, que guarda en un armario del archivo. Objetivos : Mejora en

el acceso a informacin, ofreciendo estadsticas y relacionando los

expedientes con las correspondientes ofertas de manera gil y

coherente.

Compras y Almacn :

o Compras:

Proceso : La Sra. Vrela, bajo las Directrices del Director de

Departamento, introduce los pedidos en un sistema informtico propio,

con base de datos abierta (Access). El volumen de pedidos es muy

elevado. El sistema es fcilmente modificable, pero muy limitado en

cuanto a anlisis de datos y es monopuesto.

Objetivos : Mejorar el proceso de forma que sea multipuesto y ofrezca

anlisis de datos. Integrar con el Almacn, de forma que al recibir los

pedidos el material aparezca dado de alta en almacn. Utilizar las

mismas BD que en Almacn.

o Almacn ;

Proceso : El encargado de almacn, Sr. Veiga, mantiene un control del

material "de cabeza", sin ningn tipo de apoyo informtico.

Objetivos : Implantar un control informtico del almacn que optimice

los stocks al integrarse con Compras. Calidad :

Proceso : El Sr. Garca mantiene al da el Sistema de Gestin de la

Calidad segn norma ISO 9001:2000. El Sistema genera gran cantidad

de informacin, que se almacena en AZ, resultando complicado su

anlisis y su almacenamiento.


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Tcnico :

Produccin

Objetivos : Reducir el espacio necesario para almacenamiento y

mejorar el tratamiento de los datos informatizando el Sistema de

Calidad. Optimizar la distribucin de documentacin de Calidad.

Proceso : Los tcnicos utilizan sistemas de CAD (AutoCad) en sus

equipos para disear y elaborar rdenes de Fabricacin. La limitacin

de la red hace difcil el acceso a datos de otros tcnicos. Las rdenes

de fabricacin se imprimen y se entregan al Director de Produccin.

Objetivos : Mejorar el acceso a datos compartidos. Implantar un

sistema de CAD-CAM que mejore la eficiencia en el trabajo.

Proceso : El sistema de produccin es completamente manual y se

basa en las rdenes de fabricacin impresas que los tcnicos hacen

llegar al Director del Departamento.

Objetivos : Mejorar la eficiencia mediante la implantacin de un

Sistema de CAD-CAM que evite errores y disminuya el flujo de papel.

Informtica

o Red :

Proceso : En la empresa existe una interconexin de los equipos

mediante una red Novell con 5 puestos, que se hace pequea. Objetivos : En las nuevas instalaciones, instalar una red lo

suficientemente potente como para soportar el estado actual de la

organizacin y futuras ampliaciones.

o Telefona :

Proceso : Existe una centralita analgica con 4 nmeros y una lnea de

enlace a mviles. La centralita no es ampliable.

Objetivos : Instalar una centralita que d soporte al crecimiento de la

empresa, ampliable y que permita mejorar la calidad de las

comunicaciones.o Internet:

Proceso : Hay un ordenador conectado a Internet mediante una tarjeta

RDSI, con una lnea dedicada a tal fin.

- Objetivo : Conectar todos los puestos de trabajo a Internet, con algn

mtodo para controlar ios accesos.


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Tarea PSI 2.2 : Organizacin del PSI.

1. Los participantes en el Plan de Sistemas de Informacin sern los siguientes

Jefe de Proyecto de PSI :

o Nombre : Sr. X. Garca

o Cargo : Director de Informtica / Calidad

o Conocimientos T.l. : Altos

o Funciones:

Coordinar el PSI.

Realizar el seguimiento de las tareas programadas en el Plan.

Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSI.

Participar en las tareas que le sean encomendadas en el Plan.

Detectar necesidades de formacin de los usuarios participantes.

Responsable Administracin : o Nombre :

Sr. Brea o Cargo : Director de

Administracin o Conocimientos T.l. :

Medio / alto o Funciones:


Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSIcorrespondientes a su Departamento.

Coordinar las actividades del Plan correspondientes a su

Departamento.

Responsable Compras y Almacn : o

Nombre : Sr. Mndez o Cargo :

Director de Compras o Conocimientos

T.l.: Medio / bajo o Funciones:

Participar en las tareas que le sean encomendadas en el Plan. Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSI

correspondientes a su Departamento.


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Coordinar las actividades del Pian correspondientes a su

Departamento.

Responsable Produccin : o Nombre :

Sr. Blanco o Cargo : Director de

Produccin o Conocimientos T.l. :

Medio / bajo o Funciones:

Participar en las tareas que le sean encomendadas en el Plan,

Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSI



Departamento.

Responsable Tcnico : o Nombre : Sr.

Otero o Cargo : Director Tcnico o

Conocimientos T.l. : Medio / alto o

Funciones:





Departamento.

Calidad :

o Nombre : Sr. Castro

o Cargo : Responsable Control Calidad

o Conocimientos T.l. : Medio

o Funciones:



correspondientes a su Departamento. Introduccin de Datos en los Sistemas correspondientes.


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Contabilidad :

o Nombre : Sra. Nogueira o

Cargo: Administrativo o

Conocimientos T.l.: Medio o

Funciones:Participar en las tareas que le sean encomendadas en el Plan.



Introduccin de Datos en los Sistemas correspondientes.

Facturacin :

o Nombre : Sr. Garca F.

o Cargo : Administrativo

o Conocimientos T.l. : Medio / bajo

o Funciones:

Participar en las tareas que e sean encomendadas en el Plan.




RRHH :

o Nombre : Sra. Nogueira o

Cargo : Administrativo o

Conocimientos T.l. : Medio o

Funciones:




Introduccin de Datos en Sos Sistemas correspondientes.


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Recepcin :

o Nombre : Sra. Colmenero o



Funciones: Participaren las tareas que le sean encomendadas en el Plan.

Participar en todas las reuniones relacionadas con el PS



Compras :

o Nombre : Sra. Vrela o



Funciones:





Almacn :

o Nombre : Sr. Veiga o Cargo

: Responsable Almacn o

Conocimientos T.l. : Bajo o

Funciones:






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2. Equipos de Trabajo :

ADMINISTRACI NSr. X. Garca {Jefe Proyecto)

Sr Brea (Dtor. Administracin)

Sr. F. Garca

(Facturacin)

EQUIPO

FACTURACIN

Sra. Nogueira

(Contabilidad)

EQUIPO

CONTABILIDAD

Sra. Colmenero

(Recepcin)

EQUIPO

EXPEDIENTES

Sra. Nogueira

(RR.HH.)

EQUIPO PERSONAL

COMPRAS/ALMAC NSr. X. Garca (Jefe

Proyecto) Sr. Mndez

Sra. Vrela

(Compras)

EQUIPO COMPRAS

Sr. Veiga

(Almacn)

EQUIPO ALMAC N

CALIDADSr. X. Garca (Jefe

Proyecto)

Sr. Castro

(Calidad)

EQU PO CALIDAD

T CNICO/PRODUCCI NSr. X. Garca (Jefe

Proyecto) Sr. Otero (Dtor.

Tcnico) Sr. Blanco (Dtor.

Produccin)

EQUIPO CAD-CAM

INFORM TICA /COMUNICACIONES Sr. X. Garca (Jefe

Proyecto)

EQUIPO

INSTALACIONES

3. Logstica :

Las reuniones de los distintos equipos se realizarn en la Sala de Juntas,

que deber estar disponible de forma prioritaria a este fin siempre y cuando

el aviso de reunin se realice con al menos tres das de antelacin.

El Jefe de Proyecto contar con todos los medios materiales necesarios

para el correcto desarrollo de sus labores.

Los miembros de los equipos de trabajo dispondrn de los medios tanto

temporales como materiales necesarios para el cumplimiento de las

labores encomendadas en las diferentes tareas.

Las comunicaciones internas y actas de reuniones, as como cualquier otro

tipo de comunicacin emitida seguir estrictamente las normas y formatos

establecidos en el Procedimiento correspondiente del Sistema de Calidad

establecido segn ISO 9001:2000


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Tarea PSI 2.3 : Definicin del Plan de Trabajo.

Los productos finales esperados del presente Plan de Sistemas de Informacin son los

siguientes :

1. Sistema de Contabilidad.

1.1. Fecha de entrega esperada : Diciembre 2004

1.2. Factores Crticos de xito : Formacin de los usuarios

1.3. Tareas y responsables : Ver planning.

2. Sistema de Facturacin.

2.1. Fecha de entrega esperada : Enero 2005

2.2. Factores Crticos de xito : Formacin de los usuarios, correcta seleccin de la

herramienta2.3. Tareas y responsables : Ver planning.

3. Sistema de Personal.

3.1. Fecha de entrega esperada : Marzo 2004

3.2. Factores Crticos de xito : Dedicacin suficiente por parte de los responsables ai ser

una tarea no crtica.


4. Sistema de Expedientes.4.1. Fecha de entrega esperada : Junio 2004

4.2. Factores Crticos de xito : Dedicacin suficiente por parte de los responsables al ser



5. Sistema de Pedidos.

5.1. Fecha de entrega esperada : Agosto 2004

5.2. Factores Crticos de xito : Dedicacin suficiente. Formacin de los usuarios.



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6. Sistema de Almacn.

6.1. Fecha de entrega esperada : Agosto 2004

6.2. Factores Crticos de xito : Dedicacin suficiente. Formacin de los usuarios. Correcta

codificacin de los artculos.


7. Sistema de Calidad.

7.1. Fecha de entrega esperada : Octubre 2004

7.2. Factores Crticos de xito : Dedicacin suficiente por parte de los responsables al ser



8. Sistema CAD-CAM.

8.1. Fecha de entrega esperada : Julio 20058.2. Factores Crticos de xito : Formacin e informacin a los usuarios. Correcta seleccin

de las herramientas. Dedicacin necesaria por parte de los responsables.


9. Instalaciones.

9.1. Fecha de entrega esperada : Enero 2004

9.2. Factores Crticos de xito : Correcta seleccin de los equipos segn las necesidades.


Tarea PSI 2.4 : Comunicacin del Plan de Trabajo.

El Plan de trabajo es comunicado a los usuarios del Plan de Sistemas de Informacin a fin dedarlo a conocer y obtener su aceptacin.

Para ello se utilizan los formatos de comunicacin interna establecidos en el Sistema de

Gestin de la Calidad implantado en la empresa.


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PSI 3 - Estudio de la Informacin Relevante.

Introduccin.El objetivo de esta actividad es recopilar y analizar todos los antecedentes generales que

puedan afectar a los procesos y a las unidades organizativas implicadas en el Plan de

Sistemas de Informacin, asi como a los resultados del mismo. Pueden ser de especial inters

los estudios realizados con anterioridad al Plan de Sistemas de Informacin, relativos a los

sistemas de informacin de su mbito, o bien a su entorno tecnolgico, cuyas conclusiones

deben ser conocidas por el equipo de trabajo del Plan de Sistemas de Informacin.

La informacin obtenida en esta actividad se tendr en cuenta en la elaboracin de los

requisitos.

Tarea PSI 3.1 : Seleccin y Anlisis de Antecedentes.

A fin de considerar los antecedentes de inters acerca de Planes de Informacin previos,

estudios en este mbito o planes generales informticos se entrevista al Sr. Brea, Director de

Administracin, ya que es una de las personas que ms tiempo lleva en las oficinas de la

organizacin y por tanto quin debiera saber algo sobre el tema.

De la entrevista se concluye que no existe ningn tipo de estudio previo sobre Sistemas de

Informacin, y que la informatizacin de la organizacin se produjo de forma no planificada e

independiente para cada tarea, siempre con ayuda exterior.

Tarea PSI 3.2 : Valoracin de Antecedentes.

Dada la inexistencia de informacin relativa a los antecedentes no procede en esta

valoracin sino concluir lo siguiente :

Al no existir ningn tipo de estudio previo, el Plan de Sistemas de Informacin ha

de partir de cero.

Los estndares a seguir sern coherentes con lo establecido en el Sistema de

Calidad de la organizacin.


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PSI 4 - Identificacin de Requisitos.

Introduccin.

El objetivo final de esta actividad va a ser la especificacin de los requisitos de informacinde la organizacin, asi como obtener un modelo de informacin que los complemente.

Para conseguir este objetivo, se estudia el proceso o procesos de la organizacin incluidos

en el mbito del Plan de Sistemas de Informacin. Para ello es necesario llevar a cabo

sesiones de trabajo con los usuarios, analizando cada proceso ta! y como debera ser, y no

segn su situacin actual, ya que sta puede estar condicionada por los sistemas de

informacin existentes.

Del mismo modo, se identifican los requisitos de informacin, y se elabora un modelo de

informacin que represente las distintas entidades implicadas en el proceso, as como las

relaciones entre ellas.

Por ltimo, se clasifican los requisitos identificados segn su prioridad, con el objetivo de

incorporarlos al catlogo de requisitos del Plan de Sistemas de Informacin.

Tarea PSI 4.1 : Estudio de los Procesos del PSI.

Mediante reuniones celebradas con los responsables de cada rea se definen los procesos

de FACHADAS S.A. incluidos en el presente Plan :

1. Contabilidad:

1.1. Participantes en la reunin :

Sr. X. Garca, Jefe de Proyecto de SI.

Sr. Brea, Director de Administracin.

1.2. Entradas Principales :

Facturas de Proveedores.

Facturas a Clientes.

Salarios Personal.

1.3. Salidas Principales :

Libros Contables.

Balances.

Impresos Oficiales.


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1.4. Unidades Organizativas Participantes ;

Responsable Contabilidad : Sra. Nogueira.

1.5. Actividades :

La Sra. Nogueira recoge las facturas de Proveedores, las facturas a Clientes, losdatos mensuales de salario del personal y otros datos relevantes y los introduce en

ei programa de Contabilidad, que genera las salidas necesarias.

EL proceso de Contabilidad se considera bastante estndar, no existiendo

peculiaridades propias de la actividad de la organizacin.

2. Facturacin :





Presupuestos.

Albaranes de material fabricado.



Listados.

2.4. Unidades Organizativas Participantes :

Responsable Contabilidad : Sr. F. Garca

2.5. Actividades

El Sr. Garca recoge la informacin de material fabricado y lo contrasta con ios

presupuestos, introduciendo los datos en un sistema informtico "a medida" que

genera las facturas a Cuentes. La facturacin suele ser mediante certificaciones a origen. Es decir; se factura la

cantidad de obra ejecutada deducindola del total. Es comn que las mediciones

de obra varen segn el presupuesto establecido.

La unidad bsica de facturacin es el metro cuadrado de producto, aunque en el

caso de ventanas o puertas tambin se puede facturar por unidades.


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3. Personal :





Datos de Personal.

Contratos.

Partes de horas trabajadas.


Carpeta de empleado.

Listado de salarios.


Responsable Personal : Sra. Nogueira.

3.5. Actividades :

La Sra. Nogueira introduce los datos del personal en una carpeta que archiva en un

armario.

Mensualmente introduce en una hoja de Clculo las horas trabajadas por cada

empleado y los datos de contrato a fin de calcular su salario.

4. Expedientes:





Datos externos de la Obra.

Presupuestos.


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Presupuestos.

Listados.


Responsable Recepcin : Sra. Colmenero.

4.5. Actividades :

La Sra. Colmenero recoge toda la informacin de la obra y la introduce en una

carpeta de expediente, que entrega a un tcnico para la elaboracin del

presupuesto. Una vez realizado ste, !o recoge para enviarlo al Cliente, archivando

uria copia en la misma carpeta de expediente, que archiva en armarios.

5. Compras :

5.1. Participantes en a reunin :


Sr. Mndez, Director de Compras.


Necesidades de MMPP.

Ofertas de Proveedores


rdenes de Compra.

Informes de Evaluacin de Proveedores.

No Conformidades.


Responsable Compras : Sr. Mndez.

Gestin de Compras : Sra. Vrela

5.5. Actividades :

La Sra. Vrela recoge las necesidades de Compra indicadas por el Director del

Departamento y las introduce en el programa informtico que produce las rdenes


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de compra que se envan por fax al proveedor incluyendo todos los datos

necesarios sobre el producto, as como la fecha de entrega necesaria. Se distingue

entre los siguientes tipos de Materias Primas : Perfiles, Paneles, Accesorios,

Selladores, Chapas y Otros. Cada uno de estos tipos de materias primas

cuenta con unos atributos especficos, como son : o Perfiles: Seccin.

Precio / metro precio / Kilo.

Peso terico (k/m2)

Superficie (dm2/m)

Longitud (m)

Tratamiento (sin tratar, anodzado o lacado)

Color

o Paneles:

Precio (unidad m2)

Altura (mm)

Anchura (mm.)

Composicin.

o Accesorios:

Precio

Tratamiento / Color.

o Selladores:

Precio

Composicin.

Fecha de Caducidad.

o Chapas:

Precio Kg.

Altura (mm)

Anchura (mm.)

Tratamiento (sin tratar, anodizado o lacado)

Color

o Otros:

Dependiente de! Material

Una vez que llega el material comprueba las cantidades cotejando el pedido con el

albarn.

En caso de producirse cualquier incidencia, la Sra. Vrela cubre un parte de No

Conformidad que entrega a Calidad.


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Una vez al ao, el Departamento emite un informe de Evaluacin de Proveedores,

donde se indican las incidencias ms importantes detectadas.

6. Almacn:


Sr. X- Garca, Jefe de Proyecto de SI.

Sr. Mndez, Director de Compras IAlmacn.


Albaranes de MMPP.

Materias Primas.


Materias Primas.

No Conformidades.


Responsable Almacn : Sr. Veiga.

6.5. Actividades :

El Sr. Veiga recepciona el material, comprobando calidades y cantidades con el

albarn segn el Procedimiento de Calidad correspondiente, y almacenando e!

mismo segn la zona prevista a tal fin.

En cada embalaje coloca una etiqueta de aceptacin donde consta la fecha. Si

existe algn problema cubre un parte de No Conformidad que entrega a Calidad.

El Sr. Veiga entrega al personal de fabricacin las materias primas necesarias para

el desarrollo de las tareas a realizar.

7. Tcnico/ Diseo :



Sr. Otero, Director Tcnico.



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Expediente de la Obra.


Presupuestos.

rdenes de Fabricacin. No Conformidades


Responsable Tcnico : El tcnico asignado a cada Obra.

7.5. Actividades :

El Tcnico asignado recoge la informacin de la obra. La estudia y elabora un

presupuesto que entrega a Recepcin para su envo al Cliente.

Si la obra es aceptada, el tcnico elabora las rdenes de fabricacin ayudado de

sistemas CAD (AutoCad), entregando a Produccin estas rdenes de fabricacin

impresas.

En caso de producirse cualquier incidencia (errores en mediciones, indefiniciones

en el proyecto, etc) cubre un parte de No Conformidad que entrega a Calidad.

Produccin:

i.1. Participantes en la reunin :

Sr. X. Garca, Jefe de Proyecto de S.

Sr. Blanco, Director de Produccin.

.2. Entradas Principales ;

rdenes de Fabricacin.

Materias Primas.

.3. Salidas Principales :

Producto Final (mdulos de muro cortina, ventanas, puertas.

No Conformidades.

.4. Unidades Organizativas Participantes :

Responsable Produccin : Sr. Blanco.

Equipos de Trabajo.


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8.5. Actividades :

El Sr. Blanco recibe las rdenes de fabricacin y designa los equipos de trabajo

destinados a cada una de ellas.

Los operarios encargados de cada tarea cogen los planos y realizan ei trabajo de

forma manual. Por ejemplo, para hacer un taladro a un perfil han de interpretar el

plano, medir el perfil, marcarlo con un rotulador y por ltimo taladrarlo.

En caso de detectarse alguna incidencia, los operarios avisan al jefe de taller,

quien cubre un parte de No Conformidad que entrega a Calidad.

9. Calidad:

9.1. Participantes en a reunin :

Sr. X. Garca, Jefe de Proyecto de S.

Sr. Castro, Responsable de Control de Calidad.


No Conformidades.

Informes de Auditorias.


Acciones Correctivas y Preventivas. Revisin del Sistema de Calidad.


Departamento de Calidad : Sr. X Garca y Sr. Castro.

9.5. Actividades :

El Sr. Castro recibe ios partes de No Conformidad y los almacena en un

archivador. Cada dos meses realiza un estudio de las NNCC, con un informe que

entrega al Director de Departamento.

Anualmente el Departamento realiza auditoras internas de Calidad a todos los

Departamentos, de las que emite un informe.

El Director de Departamento analiza todos los informes con los responsables del

rea correspondiente a fin de tomas las medidas correctoras oportunas.

Anualmente, el Director de Departamento, junto con el Gerente, realizan una

Revisin global del Sistema de Calidad


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Tarea PSI 4.2 : Anlisis de la Necesidades de Informacin.

Realizado el anlisis de procesos anterior se detectan las siguientes necesidades de

Informacin porcada Proceso :

1. Contabilidad.

1.1. Informacin de Entrada :

Facturas de Proveedores.


Datos de Proveedores.

Datos de Clientes.

1.2. Informacin de Salida : Libros Contables.

Balances / Cuentas anuales.

2. Facturacin.


Presupuestos.

Informes de producto entregado.

Datos de Clientes.

2.2. Informacin de Salida :


Previsin de Cobros.

3. Personal.


Datos personales.

Datos laborales.

Horas trabajadas.


Carpeta de empleado.

Listado de pagos.


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4. Expedientes.


Datos de la Obra.

Datos del Cliente.

Plazos de Entrega.

Presupuesto.


Carpeta de Expediente.

Presupuesto.

Estadsticas de presupuestos.

5. Compras.


Datos de Proveedores.

Necesidades de Materias Primas.

Albaranes de Entrega.

Datos de Materias Primas :

o Perfiles:

Seccin.

Precio / metro precio / Kilo. Peso terico (k/m2)

Superficie (dm2/m)

Longitud (m)


Color

o Paneles:

Precio (unidad m2)

Altura (mm)

Anchura (mm.)

Composicin,

o Accesorios :

Precio

Tratamiento / Color,

o Selladores:

Precio


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Composicin.

Fecha de Caducidad.

o Chapas:

Precio kg.

Altura (mm) Anchura (mm.)


Color

o Otros :

Dependiente del Material


rdenes de Pedido.

Informes de Pedidos :

o Pedidos Pendientes:

Por Obra

Por Proveedor

Entre fechas

Por Artculo

Por familia de artculos

Combinacin de los anteriores.

o Pedidos Recibidos :

Por Obra

Por Proveedor

Entre fechas

Por Artculo



o Pedidos Totales :

Por Obra

Por Proveedor

Entre fechas

Por Artculo




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6. Almacn.



o Perfiles :

o Paneles :o Accesorios:

o Selladores :

o Chapas:

o Otros.

Albaranes de


Movimientos diarios de MMPP.

Informes de stock.

o Por artculo.

o Por familia de artculos

o De MMPP pendientes de recibir.

7. Tcnico / Produccin (CAD-CAM)


Datos de los Perfiles. Datos de los mecanizados.

rdenes de Fabricacin.


Programas para mecanizado automtico.


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8. Calidad.


Partes de No Conformidad.

Auditoras Internas.


Acciones Correctivas / Preventivas.

Informe de Revisin de! Sistema de Calidad.

Tarea PSI 4.3 : Catalogacin de Requisitos.

PSI 5 - Estudio de los Sistemas de Informacin Actuales.

Introduccin.

El objetivo de esta actividad es obtener una valoracin de la situacin actual al margen de

los requisitos del catlogo, apoyndose en criterios relativos a facilidad de mantenimiento,

documentacin, flexibilidad, facilidad de uso, etc. En esta actividad se debe tener en cuenta la

opinin de los usuarios, ya que aportarn elementos de valoracin, como por ejemplo, su nivel

de satisfaccin con cada sistema de informacin.

Se seleccionan los sistemas de informacin actuales que son objeto del anlisis y se llevaa cabo el estudio de los mismos con la profundidad y el detalle que se determine conveniente

en funcin de los objetivos definidos para el Plan de Sistemas de Informacin. Este estudio

permite, para cada sistema, determinar sus carencias y valorarlos. Esta valoracin se utilizar

en la actividad Diseo del Modelo de Sistemas de Informacin (PSI 6), donde se analizar la

cobertura de los sistemas de informacin actuales con respecto a los requisitos.


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Tarea PSI 5.1 : Alcance y Objetivos del Estudio de los Sistemas deInformacin Actuales.

Dentro de los Sistemas de Informacin implantados en la Organizacin, se estudiarn los

siguientes, al encontrarse dentro del mbito del P.S.I. . Adems se define para cada uno deellos los objetivos del estudio a realizar:

1. Sistema : Contabilidad

1.1. Objetivos :

1.1.1. Procesos a los que da Soporte : Analizar a qu procesos de la Organizacin da

soporte y en qu forma lo hace.

1.1.2. N Usuarios : Ver si el sistema admite multiusuario o es monousuaho.

1.1.3. Bases de Datos : Ver si son abiertas o cerradas, asi como su fiabilidad.

1.1.4. Conecividad : Observar si el Sistema es independiente, o si se relaciona con

otros del mismo mbito (Facturacin)

1.1.5. Facilidad de uso : Estudiar la facilidad de manejo y las interfaz de usuario.

1.1.6. Facilidad de aprendizaje : Analizar la facilidad de aprendizaje de la

herramienta.

1.1.7. Seguridad de los datos : Analizar el sistema de copias de segundad y

restauracin de datos.

1.1-8. Otros Riesgos y amenazas : Analizar la incidencia de otros riesgos posibles.

1.1.9. Mantenimiento : Facilidad y Coste.

1.1.10. Opinin de los usuarios : Registrar la opinin de los usuarios del Sistema.

2. Sistema : Facturacin

2.1. Objetivos :

2.1.1. Procesos a los que da Soporte : Analizara qu procesos de la Organizacin da


2.1.2. N Usuarios : Ver si el sistema admite multiusuario o es monousuario.2.1.3. Bases de Datos : Ver si son abiertas o cerradas, as como su fiabilidad.

2.1.4. Conectividad : Observar si el Sistema es independiente, o si se relaciona con

otros def mismo mbito (Contabilidad)



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herramienta.

2.1.7. Segundad de los datos : Analizar el sistema de copias de segundad y


2.1.8. Parametrizacin : Ver si el Sistema es personalizare a fin de introducir nuevascaractersticas particulares de facturacin.

2.1.9. Otros Riesgos y amenazas : Analizar la incidencia de otros riesgos posibles.


2.1.11. Opinin de los usuarios : Registrar la opinin de los usuarios del Sistema.

3. Sistema : Compras 3.1.

Objetivos :

3.1.1. Procesos a los que da Soporte : Analizara qu procesos de la Organizacin da


3.1.2. N Usuarios : Ver si el sistema admite multiusuano o es monousuario.

3.1.3. Bases de Datos ; Ver si son abiertas o cerradas, as como su fiabilidad.


otros de! mismo mbito (Almacn)



herramienta.

3.1.7. Seguridad de los datos : Analizar el sistema de copias de seguridad y


3.1.8. Parametrizacin : Ver si ei Sistema es personalizare a fin de introducir nuevas

caractersticas particulares debidas a la singularidad de las materias primas.

3.1.9. Anlisis de datos : Ver las opciones de elaboracin y presentacin de informes.



3.1.12. Opinin de los usuarios : Registrarla opinin de los usuarios del Sistema.

4. Sistema : Tcnico (CAD) 4.1.

Objetivos :

4.1.1. Procesos a los que da Soporte : Analizar a qu procesos de la Organizacin da



otros del mismo mbito (Fabricacin)



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herramienta.

4.1.5. Seguridad de los datos : Analizar el sistema de copias de segundad y


4.1.6. Parametrizacin : Ver si el Sistema es personalizare a fin de introducir nuevascaractersticas particulares debidas a (a singularidad de los productos diseados

en Fachadas S.A..



4.1.9. Opinin de los usuarios : Registrar la opinin de los usuarios de! Sistema.


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Tarea PSI 5.2 : Anlisis de los Sistemas de Informacin Actuales.

Una vez definidos el alcance y los objetivos del estudio de los Sistemas de Informacin

actuales, se realiza el anlisis, llegando a las siguientes conclusiones :

Sistema : Contabilidad

1.1. Procesos a los que da Soporte :

Contabilidad como herramienta de trabajo y Gerencia como soporte a toma de

decisiones.

1.2. N Usuarios :

Monousuario, sin posibilidad de cambio a multiusuario

1.3. Bases de Datos :Propietarias, sin posibilidad de acceso para traspaso de informacin.

1.4. Conectividad :

El sistema es independiente de Facturacin, y sin posibilidad de interconexin.

1.5. Facilidad de uso :

Simple de usar Interfaz de usuario MS-DOS poco amigable pero de fcil manejo.

1.6. Facilidad de aprendizaje :

Sencillo de aprender a manejar debido a las escasas opciones con las que cuenta.

1.7. Seguridad de !os datos :

Permite realizacin de copias de segundad a disquete, no automticas.1.8. Otros Riesgos y amenazas :

Riesgo de obsolescencia tecnolgica al ser un sistema basado en MS DOS.

Existe el riesgo de quedar sin cobertura de soporte de mantenimiento al ser un

programa desarrollado por una pequea empresa.

1.9. Mantenimiento:

Bajo coste, pero dependiente de una pequea empresa.

1.10. Opinin de los usuarios :

Entrevistados el sr. Brea y la sra. Nogueira, comentan que el sistema les resulta

sencillo de usar, aunque consideran la interfaz un poco obsoleta.

Inciden en la necesidad de poder personalizar los informes, ya que la impresin de los

mismos resulta poco atractiva y sobrecargada.

Solicitan que, si se cambia el Sistema, el nuevo pueda conectarse automticamente

con Facturacin


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2. Sistema ; Facturacin

2.1. Procesos a los que da Soporte :

Facturacin como herramienta de trabajo y Gerencia como soporte a toma de

decisiones.

2.2. N Usuarios :Monousuario, sin posibilidad de cambio a muftiusuario

2.3. Bases de Datos :

Propietarias, sin posibilidad de acceso para traspaso de informacin.

2.4. Conectividad :

El sistema es independiente, y sin posibilidad de interconexin.


Muy simple de usar. Interfaz de usuario tipo DOS poco amigable pero de fcil manejo.


Muy sencillo de aprender a manejar debido a las escasas opciones con las que cuenta.

2.7. Seguridad de los datos :

Permite realizacin de copias de seguridad a disquete, no automticas.

2.8. Parametrizacin :

Dependiente de a empresa suministradora. Posible pero poco operativa debido al

elevado coste.

2.9. Otros Riesgos y amenazas :

Riesgo de obsolescencia tecnolgica al ser un sistema UN.X.

Existe el riesgo de quedar sin cobertura de soporte de mantenimiento al ser un

programa desarrollado por una pequea empresa.

2.10. Mantenimiento:

Bajo coste, pero dependiente de una pequea empresa.


Entrevistado el Sr. F. Garca comenta que est muy contento con el funcionamiento del

Sistema, que nunca le ha causado problemas, y que el manejo es muy sencillo y rpido

al estar muy familiarizado con ei mismo.


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3. Sistema : Compras

3-1- Procesos a los que da Soporte ;

Compras como herramienta de trabajo y Almacn como ayuda al control de stocks.

3.2. N Usuarios :Monousuario

3.3. Bases de Datos :

Abiertas, en Access.

3.4. Conectividad :

Sistema independiente, que solamente gestiona la emisin y recepcin de pedidos, sin

integrarse con un sistema de gestin de almacenes, que no existe.


Interfaz amigable tipo Windows de fcil manejo

3.6. Facilidad de aprendizaje :Sencillo aprendizaje. La complicacin del mismo es debida a la complejidad del

proceso de compras, ms que a la aplicacin misma.

3.7. Segundad de fos datos :

Consiste en realizar copias de la base de datos, que se realizan de forma externa a la

aplicacin. La restauracin consiste en reemplazar la base de datos.


Aplicacin desarrollada internamente. Parametrizacin sencilla dependiendo de la

disponibilidad de recursos.

3.9. Anlisis de datos :

Pueden realizarse todo tipo de consultas desde la base de datos al ser abierta,

aunque habra que modificar en gran medida la aplicacin para hacerlo desde dentro

de la misma.


La paramerizacin depende de una sola persona, que es el desarrollador del sistema.

No se sigui ningn tipo de metodologa en el desarrollo, por lo que el anlisis del

cdigo resulta engorroso, de la misma.

3.11. Mantenimiento

Costoso debido a la complejidad del cdigo. Dependiente de personal interno.



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La Sra. Vrela opina que el sistema tiene varios errores, ya que se abren mensajes de

error durante el transcurso del trabajo de forma ocasional. La sensacin de fiabilidad no

es elevada. Opina tambin que la consulta de datos desde el programa es muy limitada.

4. Sistema : Tcnico (CAD)

4.1- Procesos a los que da Soporte :

Tcnico como herramienta de trabajo y Produccin como proceso cliente

4.2. Conectividad :

El sistema de CAD no se enlaza con un sistema de apoyo a fabricacin (inexistente)


Sistema comercial estndar de uso bastante sencillo al ser muy conocido.


El sistema se estudia en las universidades como CAD estndar, por lo que los tcnicos

suelen conocerlo bastante bien.

4.5. Seguridad de los datos :

Posibilidad de backups automticos configurables.


Posible, aunque compleja y cara.


No se conocen.

4.8. Mantenimiento:

Software estndar. Web atencin al diente incluida en la licencia. Abundante

documentacin.


En general los tcnicos estn contentos con el sistema. Lo conocen bien y es compatible con

los sistemas utilizados por los clientes, fo que facilita la comunicacin con estos.


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Tarea PSI 5.3 : Valoracin ce los Sistemas de Informacin Actuales.

Tras realizar el estudio de los sistemas de informacin se llega a las siguientes conclusiones :

1. Contabilidad.

Aunque su manejo resulta sencillo y su proceso de aprendizaje es rpido, destacan

negativamente su funcionamiento bajo sistema operativo MS-DOS, con una interfaz grfica de

usuario obsoleta, as como la dependencia para actualizaciones y mantenimiento de una

empresa pequea, que es la desarrolladora y conocedora del cdigo.

Las bases de datos propietarias dificultan el acceso a datos y complicaran una

hipottica migracin de datos hacia otra aplicacin.

Se valora tambin negativamente la escasa flexibilidad a la hora de realizar informes de

anlisis de datos.

2. Facturacin.

Al igual que en el sistema anterior el manejo y aprendizaje son sencillos, aunque el

sistema operativo soporte (UNI'.X en este caso) y !a interfaz de usuario se valoran

negativamente.

Tambin cabe destacar la situacin de as bases de datos, propietarias, que dificultan

el acceso a los datos, la interconexin con otros programas y la migracin de datos.Otro aspecto a tener en cuenta es la dependencia de un proveedor pequeo para

actualizaciones y mantenimiento, con el riesgo posible de desabastecimieno de soporte.

Al haber slo un equipo con este sistema operativo y realizarse las copias de seguridad

en disquetes el riesgo potencial de prdida de datos se considera muy elevado.


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3. Compras.

Se valora positivamente la facilidad de uso, as como la posibilidad de actualizaciones

flexible al ser un programa de desarrollo interno. Sin embargo, e! coste de dichas

actualizaciones se considera elevado al ser un cdigo no estructurado.

Las bases de datos facilitan el acceso a la informacin, al ser un sistema abierto(ACCESS), con la facilidad de elaboracin de consultas e informes sin necesidad de modificar

el cdigo del programa.

Las copias de seguridad son sencillas de realizar y restaurar, realizndose desde el

sistema operativo.

Al ser un desarrollo interno que no sigui ningn tipo de metodologa, el sistema puede

tener importantes errores de funcionamiento no detectados.

4. Tcnico (CAD)

El Sistema estndar comercial de CAD se considera de aprendizaje y manejo

razonablemente sencillos. Adems su mantenimiento resulta simple al contar con bastante

soporte.

Las parametrizaciones resultan caras, aunque no se depende de un nico proveedor

como en casos anteriores.

Las actualizaciones son sencillas y de coste razonable, respetando los datos creados

sin necesidad de realizacin de copias.

Las copias de seguridad estn correctamente contempladas en el propio software,

resultando sencillas y fiables.

El formato de los datos permite modo estndar de CAD que facilita la comunicacin con

otros sistemas. Adems el formato propio de archivos se ha convertido en estndar del sector,

con lo que se facilita la comunicacin con clientes y proveedores.


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PSI 6 - Diseo del Modelo de Sistemas de Informacin.

Introduccin.

El objetivo de esta actividad es identificar y definir ios sistemas de informacin que van a

dar soporte a los procesos de la organizacin afectados por el Plan de Sistemas de

Informacin. Para ello, en primer lugar, se analiza la cobertura que los sistemas de informacin

actuales dan a ios requisitos recogidos en el catlogo elaborado en las actividades Estudio de

la Informacin Relevante (PSI 3) e Identificacin de Requisitos (PSI 4). Esto permitir efectuar

un diagnstico de la situacin actual, a partir del cual se seleccionan los sistemas de

informacin actuales considerados vlidos, identificando las mejoras a realizar en los mismos.

Por ltimo, se definen ios nuevos sistemas de informacin necesarios para cubrir los

requisitos y funciones de los procesos no soportados por los sistemas actuales seleccionados.

Teniendo en cuenta los resultados anteriores, se elabora e! modelo de sistemas de

informacin vlido para dar soporte a los procesos de la organizacin incluidos en el mbito del

Plan de Sistemas de Informacin.

Tarea PSI 6.1 : Diagnstico de la situacin Actual.

Analizados los diferentes procesos y los sistemas de informacin actuales que les dan

cobertura se concluye lo siguiente :

1. Contabilidad :

Las siguientes entidades detectadas en el anlisis de necesidades de informacin se

encuentran cubiertas por el sistema de informacin actual:

Entradas :

Facturas de Proveedores SI

Facturas a Clientes SI

Datos de Proveedores SI

Datos de Clientes SI

Salidas :

Libros Contables SI

Balances / Cuentas anuales SI.

Las entidades aparecen recogidas en la situacin acta!. Las relaciones que se pretenden

en los requisitos de interconexin con el Sistema de Facturacin se encuentran del siguiente

modo :

Facturas a Clientes NO


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Datos de Clientes NO

Pese a la cobertura del modelo de informacin, y debido al incumplimiento de cobertura del

requisito de interconexin con facturacin se considera al sistema de contabilidad como un

sistema a cambiar.

2. Facturacin :



Entradas :

Presupuestos SI

Informes de Producto Entregado NO

Datos de Clientes SISalidas :

Facturas a Clientes SI

Previsin de cobros NO.

No todas las entidades aparecen recogidas en la situacin actual. Las relaciones que se

pretenden en los requisitos de interconexin con el Sistema de Contabilidad se encuentran del

siguiente modo :

Facturas a Clientes NO

Datos de Clientes NO

Debido a la no cobertura del modelo de informacin, y debido al incumplimiento de

cobertura del requisito de interconexin con contabilidad se considera al sistema de facturacin

como un sistema a cambiar.

3. Personal.

El proceso no se encuentra cubierto por ningn sistema de informacin actualmente.

4. Expedientes.



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5. Compras:



Informacin de Entrada :

Datos de Proveedores. SI

Necesidades de Materias Primas. NO

Albaranes de Entrega. NO


o Perfiles:

Seccin. NO

Precio / metro precio / Kilo. NO

Peso terico (k/m2) NO

- Superficie (dm2/m) NO

Longitud (m) SI

Tratamiento (sin tratar, anodizado o lacado) SI

- Color SI

o Paneles:

Precio {unidad m2) NO

Altura {mm) SI

Anchura (mm.) SI

Composicin. SI

o Accesorios :

Precio NO

Tratamiento / Color. SI

o Selladores:

Precio NO

Composicin. SI

Fecha de Caducidad. SI

o Chapas: Precio kg. NO

Altura (mm) SI

Anchura {mm.) SI

Tratamiento {sin tratar, anodizado o lacado) SI

Color SI

o Otros:


41/55

Dependiente del Material

Informacin de Salida ;

rdenes de Pedido. SI

Informes de Pedidos :o Pedidos Pendientes:

Por Obra SI

Por Proveedor SI

Entre fechas SI

Por Artculo SI

Por familia de artculos SI

Combinacin de los anteriores. NO

o Pedidos Recibidos :

Por Obra SI

Por Proveedor SI

Entre fechas SI

Por Artculo SI



o Pedidos Totales ; Por Obra SI

Por Proveedor SI

Entre fechas SI

Por Artculo SI



Las principales faltas de cobertura a requisitos son la inexistencia de tratamiento de la

informacin concerniente a precios, as como la inexistencia de conexin con un sistema de

almacn {este es actualmente inexistente). Debido a estos motivos se considera al Sistema de

Informacin como no conservable.


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6. Almacn.


7. Tcnico / Produccin.



Entrada :

Datos de los Perfiles. NO

Datos de los mecanizados. NO

rdenes de Fabricacin. NO

Salidas :

Programas para mecanizado automtico. NO

Pese a que no cubre las necesidades de informacin, el sistema de CAD actual se

considera un sistema a conservar como apoyo al nuevo sistema de CAD / CAM a implantar que

de cobertura a los requisitos e interrelacone el departamento tcnico con produccin, al

considerarse una herramienta bsica.

8. Calidad


RESUMEN:

Como resumen se concluye que todos los sistemas actuales estudiados son sistemas a

sustituir, exceptuando el sistema de CAD, que se mantendr sin mejoras como base de apoyo

al nuevo sistema de diseo y fabricacin asistida por ordenador.


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Tarea PSI 6.2 : Definicin del Modelo de Sistemas de Informacin.

Una vez decidido cules son los sistemas de informacin a mantener y cules han de ser

sustituidos se concluye que el diagrama de representacin de los sistemas de informacinquedar como sigue. Todos los sistemas incluidos en et diagrama son nuevos sistemas.

CALIDAD

Facturas Proveedores

COMPRAS Materias ALMACN

Materias

EXPEDIENTES Datos Obra CAD/CAM CONTABILIDAD

MaterialFabricadoSalarios

PERSONAL

Presupuesto FACTURACIN

Facturas Clientes


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1. Contabilidad.

Cubrir los requisitos necesarios en el proceso de Contabilidad como herramienta de

trabajo y soporte de ayuda a toma de decisiones para Gerencia.

Las actividades a las que dar apoyo son introduccin de apuntes contables y elaboracin

de informes y balances.

Se interconectar con el Sistema de Facturacin, manteniendo bases de datos comunes de

Clientes y Facturas a Clientes.

2. Facturacin.

Herramienta de trabajo para el proceso de facturacin. Actividades de elaboracin y

gestin de facturas, as como emisin de informes.

Interconexin con Contabilidad con bases de datos comunes segn punto anterior.

3. Expedientes.

Control de !os expedientes de obras y gestin de los presupuestos. Elaboracin de

informes estadsticos. Estado de la obra. Tcnico responsable.

4. Personal.

Herramienta de trabajo de RR. HH. que controlar los empleados, formacin, datos

personales, bancarios etc.

5. Compras.

Gestin de pedidos a proveedores y de recepcin de los pedidos. Informes segn

necesidades establecidas. Interconexin con sistema de almacn, manteniendo BB. DD.

Comunes de materias primas y almacenes.


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6. Almacn

Control de stocks . Altas y bajas de Materias Primas. Interconexin con Compras. Soporte

a decisiones de compra de Materias Primas. Informes.

Bases de datos comunes de Materias Primas y Almacenes

7. CAD / CAM

Elaboracin de rdenes de fabricacin de producto electrnicas y fabricacin segn dichas

rdenes. Gestin de centro de mecanizado automtico.

8. Calidad.

Gestin de No Conformidades, Acciones correctivas y preventivas. Evaluacin de

Proveedores. Control de equipos de inspeccin y en general cualquier requisito establecido en

el sistema de Calidad segn referencia! ISO 9000:2000. Emisin de Informes.


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PS! 7 - Definicin de la arquitectura tecnolgica.

Introduccin.En esta actividad se propone una arquitectura tecnolgica que de soporte al modelo de

informacin y de sistemas de informacin incluyendo, si es necesario, opciones. Para esta

actividad se tienen en cuenta especialmente los requisitos de carcter tecnolgico, aunque es

necesario considerar el catlogo completo de requisitos para entender las necesidades de los

procesos y proponer los entornos tecnolgicos que mejor se adapten a las mismas.

Tarea PSI 7.1 : Identificacin de las Necesidades de InfraestructuraTecnolgica.

Tomando como base el entorno actual, as como los modelos de Sistemas de Informacin

y requisitos se definen las necesidades de infraestructura tecnolgica.

Partiendo de la situacin actual detectamos que la base tecnolgica son PC's clnicos con

sistema operativo Microsoft Windows, con las excepciones de los puestos de contabilidad (MS-

DOS) y facturacin (UNIX).

La red es una NOVELL NETWARE 5 con 5 puestos. Como se explic en su momento, se

ha quedado pequea. Otra infraestructura tecnolgica, como comunicaciones de voz o acceso

a Internet, tambin fueron explicadas en su momento.

Debido a la formacin de los usuarios, al posible impacto en la organizacin y a los

requisitos de conectividad de los diferentes Sistemas, se proponen las siguientes alternativas

en infraestructura tecnolgica. A la hora de proponer alternativas, as como a la hora de su

decisin, pesar tambin la posible reutilizacin de componentes o licencias actuales.

1. Red:

a. Novel Netware. : Debido a que es la instalada actualmente en la

organizacin

b. Windows 2000. : Debido a que es el sistema estndar ms habitual del

momento.


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2. Sistema de acceso a red equipos :

a. Hub. : Sencillo y barato

b. Switch : Mayores prestaciones al permitir velocidades asimtricas.

3. Sistemas Operativos :

a. Windows 98. Ya instalado en la empresa, licencias pagadas

b. Windows 2000. Mayor estabilidad y prestaciones.

4. Hardware :

a. PC's clnicos. Ms econmicos. Buena relacin calidad / precio

b. Equipos de marca (Compacq, DELL...). Mayor Habilidad y garanta.

5. Comunicaciones de voz :

a. Centralita R.T.B. (lneas analgicas) Mejor precio. Posible reutilizacin.

b. Centralita R.D.S.I. (lneas digitales) Mayores prestaciones y cafidad.

6. Acceso Internet:

a. Acceso R.D.S.I. tarifa plana. Puede utilizar lnea RDSI existente.

b. Acceso A.D.S.L. tarifa plana. Necesidad de lnea RTB. Econmica y gran

ancho de banda.


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Tarea PSI 7.2 : Seleccin de la Arquitectura Tecnolgica.

Vistas las necesidades de infraestructuras tecnolgicas basadas en la situacin actual y los

requisitos, y listadas las diferentes opciones se valoran a fin de tomar una decisin.

A la hora de tomar decisiones se decide como criterio principal la cobertura de requisitos,

teniendo en cuenta en segundo lugar la posibilidad de reutiizacin de hardware o software

existente, asi como el aprovechamiento de licencias ya pagadas.

Otro aspecto a tener en cuenta ser la formacin o el nivel de conocimiento de los usuarios

en las diferentes opciones, asi como posibles ampliaciones de futuro.

Resumiendo, los criterios a utilizar en orden de precedencia seran :

1. Cobertura de requisitos.

2. Reutiiizacin.

3. Conocimiento-formacin usuarios.

4. Ampliaciones - opciones de futuro.

Las conclusiones a las que se llegan son las siguientes :

1. Red :

Debido a la formacin de los usuarios tanto actuales como potenciales, as como a la

estandarizacin del sistema se elige como sistema operativo base de red ef WINDOWS 2000,

ya que permite cubrir los requisitos de conectividad, siendo sencillo e manejo de las opciones

de seguridad tanto de accesos como de datos.

2. Acceso a red :

Se decide la opcin de conectar los equipos a un switch, debido a que la reutilizacin de

equipos con tarjeta de red a 10Mbps. junto con a compra de nuevos equipos necesaria que

puedan contar con tarjetas de 100Mbps. Hace que conectando los equipos con este dispositivo

puedan aprovecharse las ventajas de las tarjetas ms rpidas, debido a que el hub hara que la

red trabajase a baja velocidad con solo una tarjeta de baja velocidad que hubiese en la red,

mientras que e switch permite trabajar a cada tarjeta a su velocidad.


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Debido a a escasa diferencia de precio, que hace que ei factor econmico no sea decisivo

se decide esta opcin.

3. Sistemas Operativos :

Debido principalmente a la existencia de licencias y al conocimiento de los usuarios, asi

como a la eleccin del sistema operativo de red, la decisin tomada en este aspecto es la de

mantener el sistema operativo WINDOWS 98 en los equipos existentes, e introducir en los

posibles nuevos equipos el WINDOWS 2000 como sistema operativo, al considerar que las

prestaciones de seguridad, velocidad y estabilidad son compatibles con la diferencia de precio

existente.

4. Hardware :

Se opta por hardware clnico analizando las prestaciones y los precios. Debido a que la

experiencia de uso de este tipo de equipos en la empresa ha resultado exitosa no se observa

la necesidad del cambio de equipos,

Se reutilizarn los equipos existentes, adquiriendo los necesarios segn Sistemas y

aplicaciones.

5. Comunicaciones de Voz :

Teniendo en cuenta criterios de calidad y ampliaciones futuras se decide la implantacin de

una centralita digital de lneas de red digital de servicios integrados que de soporte a las

comunicaciones de voz y fax.

Debido a posibles ampliaciones, la centralita tendr la posibilidad de conexin de equiposde datos (por ejemplo envo de fax desde ordenadores - programas de gestin)


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6. Acceso a Internet:

Debido a posibles ampliaciones, como sistemas de informacin compartidos con otras

delegaciones, as como a motivos econmicos y de calidad y ancho de banda se opta por una

conexin a Internet compartida y basada en un acceso A.D.S.L. de alta velocidad.

En esta decisin se ha tenido en cuenta el volumen de informacin generada por el

departamento tcnico (planos) que han de intercambiarse con Clientes y/o Proveedores.

Tambin se tiene en cuenta que la mayor parte de las aplicaciones estndar tipo E.R.P.

basan la conectividad en sistemas IP sobre Internet.


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PSI 8 - Definicin del Plan de Accin.

Introduccin.En el Plan de Accin, que se elabora en esta actividad, se definen los proyectos y acciones

a llevar a cabo para la implantacin de los modelos de informacin y de sistemas de

informacin, determinados en las actividades Identificacin de Requisitos (PSI 4) y Diseo del

Modelo de Sistemas de Informacin (PSI 6), con la arquitectura tecnolgica propuesta en la

actividad Definicin de la Arquitectura Tecnolgica (PSI 7). El conjunto de estos tres modelos

constituye la arquitectura de informacin.

Dentro de Plan de Accin se incluye un calendario de proyectos, con posibles alternativas,

y una estimacin de recursos, cuyo detalle ser mayor para los ms inmediatos.

Para la elaboracin del calendario se tienen que analizar las distintas variables que afecten

a la prioridad de cada proyecto y sistema de informacin. El orden definitivo de los proyectos y

acciones debe pactarse con los usuarios, para llegar a una solucin de compromiso que resulte

la mejor posible para la organizacin.

Por ltimo, se propone un plan de mantenimiento para el control y seguimiento de la

ejecucin de los proyectos, as como para la actualizacin de los productos finales del Plan de

Sistemas de Informacin.

Tarea PSI 8,1 :Defnicin de Proyectos a Realizar.

A efectos de implantar la arquitectura de informacin propuesta y basndose en los

objetivos fijados para el plan, as como en las interdependencias entre los diferentes sistemas,

se establece un calendario de actuacin fijando prioridades y medios para los diferentes

proyectos.

Los criterios para establecer las prioridades son los siguientes ;

1. Prioridad de los requisitos.

2. Interdependencias entre los sistemas.

3. Disponibilidad de recursos (personal).

4. Disponibilidad de recursos (econmicos).

El calendario de actuacin se fija segn lo indicado en el anexo B.


52/55

La justificacin del orden de los proyectos es la siguiente :

Primero se pretende la implantacin de la infraestructura tecnolgica que de soporte a los

diferentes proyectos embebidos en el presente Plan de Sistemas de informacin. Para ello se

propone instalar la red de equipos informticos configurando tanto la red como el acceso aInternet.

Paralelamente se llevar a cabo la seleccin e implantacin de fa infraestructura de

comunicaciones de voz seleccionada, posibilitando la interconexin entre ambos sistemas

segn se describi en puntos anteriores.

Una vez instalada la base tecnolgica se proceder a la implantacin de los diferentes

sistemas estudiados.

En primer lugar se proceder a la implantacin en paralelo de los sistemas de Compras y

Almacn, as como a la codificacin de las bases de datos correspondientes. Esto se hace as

al ser los sistemas ms urgentes, debido a la inexistencia de un control nformatizado del

almacn.

Una vez que esta implantacin est en marcha se comenzar con los sistemas de

expedientes y personal, que en principio son los ms sencillos, pero que son procesos que

generan gran cantidad de papeles cuya gestin se puede simplificar en gran medida al tener

funcionando los respectivos sistemas.

En tercer lugar se proceder a la implantacin de los sistemas de Contabilidad y Calidad,

teniendo en cuenta la importancia de tenerlos funcionando de cara a las Auditorias que sufrirn

ambos sistemas a finales de ao.

El sistema de facturacin comenzar su implantacin a fin de poder facturar con l a

principios de ao, al no ser un sistema de sustitucin critica y a fin de no mezclar dos sistemas

de facturacin en el mismo ejercicio.

Por ltimo, el sistema de CAD-CAM se deja para cuando el resto de los sistemas estn

funcionando normalmente, previendo su implantacin en solitario dada la previsible

complejidad.


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Tarea PSI 8.2 : Elaboracin del Plan de Mantenimiento del PSI.

A fin de realizar un seguimiento de las tareas encomendadas, as como informar de los

avances y gestionar los cambios se establece lo siguiente :

1. El Sr. Garca X. Ser el responsable de convocar reuniones semanales de avance

de los grupos de trabajo correspondientes a cada tarea. De estas reuniones se

emitir un informe resumen que se enviar al Comit de Direccin a fin de conocer

los avances y problemas en las diferentes implantaciones.

2. Una vez que se termine la implantacin de cada Sistema el Sr, Garca X.

Convocar una reunin final del Grupo de Trabajo correspondiente en la que se

realizar una valoracin de la implantacin. De esta reunin se emitir un informe

exhaustivo que se enviar al Comit de Direccin a fin de valorar la implantacin.

3. Al cabo de 6 meses de funcionamiento de los diferentes Sistemas, el Sr. Garca X.

elaborar un informe de seguimiento, donde se establecern los puntos fuertes y

dbiles del sistema a fin de conocer si es necesario realizar algn tipo de cambio

en el Sistema. Estos informes los presentar al Comit de Direccin.

4. Cada 6 meses el Sr. Garca X. , junto con el responsable de cada departamento,

analizarn las necesidades de cada proceso de! departamento a fin de comprobar

si es necesaria alguna modificacin en los Sistemas. En caso de que se detecten

necesidades importantes podra solicitarse al Comit de Direccin el estudio de un

nuevo plan de Sistemas de Informacin.


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PSI 9 - Revisin y Aprobacin del PSI.

Introduccin.Esta actividad tiene como objetivo contrastar con los responsables de la direccin del Plan

de Sistemas de Informacin la arquitectura de informacin y el plan de accin elaborados

anteriormente, para mejorar la propuesta si se considera necesario y por ltimo, obtener su

aprobacin final.

Tarea PSI 9.1 :Convocatoria de la Presentacin.

En el caso que nos ocupa de FACHADAS S.A. el Plan de Sistemas de Informacin se ha

dado a conocer mediante entrevistas del Sr. Garca X- Con los diferentes actores que

intervienen en el Plan.

Tarea PSI 9.2 : Elaboracin y Mejora de la Propuesta.

En el transcurso de las reuniones sealadas en el punto anterior se comenta con los

responsables de rea la propuesta, analizando :

1. Requisitos.

2. Situacin Actual.

3. Diseo de! modelo de Sistemas de Informacin.

4. Arquitectura tecnolgica

5. Plan de accin.

Como corolario a estas reuniones no se detectan propuestas de mejoras o cambios a

realizar, por lo que se decide presentar ia propuesta actual a Comit de Direccin para su

definitiva aprobacin.


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Tarea PSI 9.3 : Aprobacin del PS1.

Presentada la propuesta de Plan de Sistemas de Informacin por e Sr. Garca X. a Comit

de Direccin, ste ha decidido por unanimidad aprobar dicha propuesta, facultando al sr.Garca X. a comenzar con el plan de actuacin previsto, valorndose la necesidad de un apoyo

decidido al proyecto y animando a todo el personal de FACHADAS S.A. a colaborar con los

grupos de trabajo a fin de llevar a buen puerto un proyecto que afecta a toda la organizacin.

Se emplaza al Jefe de Proyecto a la primera reunin de seguimiento segn Plan de

Mantenimiento previsto.

ejemplo fachada sa

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