ejemplo de acta de inicio de proyecto (wedding planner)

Control de VersionesVersión Realizada por Revisada por Aprobado por Fecha Motivo

1 Proyect Manager

Usuario Final Sponsor 10-11-2015

Constitución primera de Project Charter

PROJECT CHARTER

Project Charter

1. Información General

Número / Nombre del ProyectoCasamiento de M y A

Tipo de ProyectoOrganización de Eventos

Departamento auspiciante

¿???Justificación del proyecto

La Srta M y el Señor A, Han decidido de mutuo Acuerdo formalizar su unión , mediante un contrato civil legal y una ceremonia religiosa . Además desean brindar un evento para celebrar su unión y agasajar a todos sus invitados al termino de ambas acciones (la civil y religiosa).

AntecedentesHace 3 años que M y A Conviven. Ambos comparten creencias religiosas . Conviven en una casa alquilada donde ya poseen todos los electrodomésticos y muebles necesarios. No tienen necesidades de equipamiento para la vivienda que comparten.

Beneficios EsperadosPasar un grato momento con todos los invitados y que los mismos se sientan a gusto. Que los Clientes Principales (Los Novios) , Puedan disfrutar del proceso de organización y celebración de su boda. Conservar recuerdos de todo el proceso y el evento

Project Charter

2. Equipo de Proyecto

PM Asignado

Andrés FernándezNivel de autoridad del PM

Director y coordinador General

Comité de direcciónRol Nombre Area Telef E-mail

Director de Catering

juan catering

Decoradora Ana Ambientacion

Jefe de Fotografos

Martin Documentacion de eventos

Director del Proyecto

Andres Direccion General

Maestro de ceremonia

James Animacion de eventos

Director de Recursos Humanos

Alejandra RRHH

Equipo de proyectoRol Nombre Area Telef E-mail

Disc jokey Emiliano Animacion de Eventos

Fotografo 1 Martin Documentacion de Eventos

Fotografo 2 Jorge Documentacion de eventos

Camara 1 Mario Documentacion de Eventos

Maestro de Ceremonia

James Animacion de Eventos

Decoradora Ana Ambientacion

Florista Hernan Ambientacion

Iluminacion Pablo Ambientacion

Director de Catering

Juan Catering

Chef Juan Pablo Catering

Auxiliar de Catering

Ernesto Catering

Secretaria General

Micaela Direccion General

Project Charter

Contador Pablo C. Direccion General

Director de Recursos Humanos

Alejandra RRHH

Project Charter

3. Servicio / Descripción

Alcance de alto nivelRealizar Invitación Formal de los InvitadosRealizar una celebración con servicio de Lunch para 50 personas, con los invitados mas íntimosDocumentar Todo el proceso desde el casamiento por Civil hasta la Fiesta luego de Ceremonia ReligiosaRealizar una Celebración con servicio de Catering para 200 Personas post ceremonia religiosa Realizar la Animación de la Fiesta post ceremonia Religiosa. Seleccionar los Salones y Lugares adecuados para las celebraciones , acordes al presupuesto y las costumbres de los invitados y la pareja de Novios. Considerando también la Zona geográfica del templo Religioso Organizar la Luna de Miel de los Recien Casados, la cual deberá ser subvencionada con las transferencias monetarias de los invitados, a titulo de regalo de Bodas. Ambientacion festiva del Templo Religioso Elegido por los Novios.

alcance es la definición de los puntos que entran y no entran en el proyecto y que es acordado por todas las partes, refiriéndose a todos los requerimientos a satisfacer en el proyecto

ObjetivosLograr una satisfacción total por parte de los Novios y sus invitados , de los servicios prestados en todo momento, a fin de lograr su recomendación y contratación para futuros eventos. Interpretar los gustos y expectativas de los clientes finales , con el fin entregarles servicios acordes a sus expectativas y fondos económicos. Hacer un manejo eficiente del presupuesto inicial establecido y no excederse del mismo.

Ingresar las necesidades y expectativas a cumplir con la realización del proyecto

Criterios de Aceptación La Celebracion del Civil debe cumplir con la fecha y horario previstas e incluir

todos los ítems acordados en las especificaciones de la misma La celebración post Ceremonia Religiosa debe cumplir con la fecha y hora

previstas e incluir todos los items acordados en las especificaciones de la misma. La contratación del servicio de viajes, para la luna de miel, debe contemplar los

requisitos de los novios y subvencionarse pura y exclusivamente con los aportes economicos de los invitados al regalo de bodas.

Factores críticos de éxito Hacer una adecuada proyección y estimación de gastos en todas las etapas del

proyecto para no superar el presupuesto Cumplir las expectativas de los novios y calibrarlas de acuerdo al presupuesto y

restricciones internas y externas a fin de lograr un adecuado nivel de satisfacción . Entregar todos los Entregables En tiempo y forma.

Project Charter

4. Principales interesados

Rol Nombre Area Telef E-mailNovia Srta M Cliente final

Novio Sr A Cliente final

Project MAnager

Andres Fernandez

Direccion General del Proyecto

Padre Sr A Alfonso Cliente final

Madre Sr A Rita Cliente final

Padre Srta M

Miguel Cliente final

Madre Srta M

Adriana Cliente final

Project Charter

5. Entorno del Proyecto

Hitos principales

Contratacion del Salon y reserva de fecha Degustacion de Catering Cierre de propuesta de Catering Ceremonia de Acto Civil Celebracion del Civil Ceremonia Religiosa Celebracion post ceremonia Religiosa Luna de Miel

Un hito es una tarea de duración cero que simboliza el haber conseguido un logro importante en el proyecto. Los hitos son una forma de conocer el avance del proyecto sin estar familiarizado con el proyecto y constituyen un trabajo de duración cero porque simbolizan un logro, un punto, un momento en el proyecto

Presupuesto Inicial

$200.000 pesos ARG

SupuestosLa Inflación es del $30 % AnualLa Boda se celebrará en MayoLa ceremonia Religiosa será en una Iglesia CatolicaEl Casamiento por Civil Será en la Ciudad de Vte Lopez, Barrio Munro. El Casamiento Por Iglesia Será en la Ciudad de Vte Lopez, Barrio Villa Adelina. Todo el costo del evento se liquidará en 6 cuotas Fijas . Abonando la Ultima 10 dias Antes de la celebración post Ceremonia religiosa.

RestriccionesNo Superar el Presupuesto Inicial de $200.000 a lo largo de todo el proyecto. El Sitio donde se realice el servicio de Lunch post Civil, debe estar a no mas de 5 KM del Registro Civil. Debe Tener capacidad para 50 personasEl Sitio donde se realice la Celebracion post ceremonia religiosa debe situarse a no mas de 10 km de distancia del Templo religioso. La Luna de Miel debe subvencionarse pura y exclusivamente con los aportes realizados por los Invitados al regalo de bodas , hasta 10 dias antes del Civil. No pudiendo superar el monto economico hasta entonces recaudado. Tendrá una duración máxima de 10 dias y deberá tener todos los gastos de Transporte, alojamiento y comidas pago. La fecha a realizarse el inicio el viaje no podrá superar los 5 dias posteriores a la celebración post ceremonioa religiosa. El destino geografico de la misma deberá inlcuir una playa de Brasil o el Caribe.

Identificar condiciones especiales a cumplir por el proyecto y que limitan las posibles decisiones del Director

Project Charter

Riesgos de alto nivel

Que la inflación de precios en alguno de los elementos a ser contratados o comprados en la etapa final del proyecto supere la estimación inicial y se deba reemplazar por otro mas economico o cancelar. En tal caso se valuará junto con los novios opciones de reemplazo y se modificaran los requerimientos para adaptarse al presupuesto

Que alguno o ambos Novios sufra algún tipo de impedimento de fuerza mayor que no le permita asistir a las celebraciones o ceremonias en las fechas y horarios acordados. En tal caso se evaluará la contratación de un seguro previo al inicio del proyecto o no.

Que alguno de los servicios contratados sufran cambios de ultimo momento por parte de los prestadores del mismo. En tal caso los prestadores deben ofrecer garantías de reemplazo de los servicios por algo equivalente o mejor.

Project Charter

6. Firmas

Sponsor PM Usuario Final

ejemplo de acta de inicio de proyecto (wedding planner)

Documents