ECONOMATO PROVINCIAL

DEFINICIÓN DE INSTANCIA

• El Economato es una instancia de animación y de gobierno, de naturaleza especializada, en lo concerniente a la administración de los recursos de la Provincia.

• Tiene la finalidad de asegurar la debida administración de los recursos, para el servicio de la Misión, en las Comunidades y Obras de la Provincia, de conformidad con las Normas del Instituto y de la Provincia.

• El Economato Provincial cuenta con autoridad delegada del H. Provincial y su Consejo.

Economato Provincial

Comisión de Finanzas

Hermanos. (Formación, comunidades, salud, Casa

Champagnat, jubilaciones…)Animación y Gobierno.

Administración sectorial.Procesos administración en

Roma.Gestión y administración de

propiedades.

Planes Proyectos e Inversiones.

Políticas y procesos administrativos

provinciales.Supervisión y auditoria.

Planeación Económica Institucional PEI

Contabilidad-FiscalNómina

Prestaciones

Normatividad jurídica.Normatividad

financiera.

Construcción.Proyectos de

inversión.

Sustentabilidad y Operación del SGM

Administración Provincial. Áreas Estratégicas Solidaridad. Comisiones

Asesorías (Legal, Fiscal, Financiera)

Administración sectorial.(Haití – Tarahumara)

Sustentabilidad educación formal e informal (Inserción)

Proyectos.

COMO ESTAMOS ORGANIZADOS

LO QUE UN DIRECTOR DEBE CONOCER DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

1. Que en cada Institución se cuenta con un equipo de profesionistas, que tienen como función principal, la atención de los procesos administrativos.

2. Que existen normas externas e internas que enmarcan la actividad económica de las Instituciones.

3. Que del apego estricto a estas normas, depende en gran medida la perdurabilidad de la misión que ahora les están encomendado.

4. Que en el equipo del Economato se cuenta con profesionistas especializados, para brindarles soporte a ustedes y a sus equipos administrativos en los procesos contables, fiscales, financieros, legales y administrativos.

NORMAS EXTERNAS

• Las dictadas por: SAT, IMSS, INFONAVIT, CONSAR, SEP, SRIA DE FINANZAS, INFONACOT, PROTECCIÓN CIVIL, SRIA DE VIALIDAD y Otras.

• Estas normas están en constantes cambios, mismos que obligan a los(as) integrantes del equipo administrativo, a estar atentos(as) y calificados(as) para su puntual atención.

• Los Directivos deberán estar informados de los alcances e implicaciones, para proveer a los responsables de estos procesos, las condiciones de espacios, tiempos y herramientas de trabajo.

NORMAS Y POLÍTICAS PROVINCIALES EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS

1. Del Expediente Jurídico.2. De la Representación legal.3. Del marco normativo externo.4. Del marco normativo en PEI5. Del Procesos de realización y envió del PEI6. Políticas de Gestión Administrativa.7. Políticas de Gestión de Recursos Humanos.8. Políticas de procesos legales9. Políticas para la realización de mejoras y

mantenimiento al inmueble.

DEL MARCO NORMATIVO EN PEI

Del origen y la aplicación de los recursos:• En el origen, conocer cuánto se tiene en

este momento en cuentas bancarias por concepto de inscripciones del ciclo 2015-2016.

• Número de alumnos inscritos, monto de colegiatura anual por alumno y % de becas autorizadas.

• Con lo anterior inicia la elaboración del Plan Económico Institucional (PEI).

DEL MARCO NORMATIVO EN PEI

• Es la herramienta de planeación, donde se organiza la información financiera, que dará sustento a la operación del ciclo escolar de que se trate.

• La organización requiere para el próximo ciclo y subsecuentes, que se agrupen los recursos y conceptos para la atención de la operación, así como los proyectos de inversión en equipos muebles, modificaciones y/o construcciones al inmueble.

DEL MARCO NORMATIVO EN PEI

• Nivel de población escolar.• Monto de la cuota anual.• % máximo de ingresos propios aplicado en

becas (sólo al concepto de colegiatura). • Asignación de sueldos.• % máximo de ingresos propios aplicado en

el rubro de sueldos y prestaciones.• % de aportación por concepto de cuota

institucional.• Generación de ahorro institucional.

DEL MARCO NORMATIVO EN PEI

• Generación de reserva financiera, para becas por orfandad.

• No se aceptan propuestas deficitarias.• El incremento en gastos, no debe proponerse

superior en %, al incremento real de ingresos.• Incluir en Plan Económico Institucional, proyectos de

inversiones y fuentes de financiamiento.• Si los ingresos por inscripciones y colegiaturas, no

alcanzaran a cubrir los gastos mínimos para la operación del ciclo, enviar propuesta de posible alternativa de financiamiento de manera adjunta al PEI.

POLÍTICAS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN MANEJO DE RECURSOS FINANCIEROS EN CUENTAS OFICIALES.

• Prioritariamente que no se maneje efectivo, solicitar que se deposite directamente en cuentas bancarias a nombre de la Institución de que se trate.

• En caso de recibir efectivo, que este sea en el área de caja, en el depto. de administración, y que existan los mecanismos de control, que aminoren las posibilidades de que un tercero disponga del mismo.

POLÍTICAS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN SALIDASDE RECURSOS FINANCIEROS

• Mediante transferencias en portal bancario, desde los equipos de la institución y generando los mecanismo de supervisión, que aseguren el buen uso de la estructura electrónica.

• Mediante cheque nominativo, mismo que deberá contar con firmas mancomunadas.

• Todo egreso deberá haberse contemplado en el PEI, y estará autorizado por quién tenga delegación del Director para ello.

POLÍTICAS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN RECURSOS RECIBIDOS EN CUENTAS NO FISCALES

• Asegurar que estos recursos, estén integrados en el informe económico.

• Que los mismo se apliquen en erogaciones, que es imposible el soporte con todos los requisitos que marca la legislación.

• También estos cheques debes ser firmas mancomunadas.

POLÍTICAS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVAS PARA PROYECTOS DE CONSTRUCCIONES Y MEJORAS AL INMUEBLE.

• Contar con plan maestro autorizado por el Consejo Provincial.

• Hacer la solicitud del área a remodelar y enviando el anteproyecto al Ecónomo Provincial.

• Habiendo recibido la solicitud, será turnada a la comisión de construcciones quién analizará la propuesta y trabajará en ella revisando la distribución y se pondrá en comunicación con los Directivos.

• Presentación de la propuesta a la Comisión de Finanzas para su aprobación y validación de que Institución cuenta con los recursos para realizar la construcción.

POLÍTICAS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVAS PARA PROYECTOS DE CONSTRUCCIONES Y MEJORAS AL INMUEBLE.

• Habiendo aprobado el anteproyecto habrá de presentarse la propuesta de costos del Proyecto Ejecutivo, para validarse y aprobarse.

• Habiendo realizado el Proyecto ejecutivo, se procede a realizar el catálogo de conceptos. Posteriormente se realizará: Concurso de obra y la comunicación con el constructor asignado.

• El proceso de revisión del proyecto ejecutivo, catálogo de conceptos, concurso de obra, así como la validación de los contratos al constructor ganador, será responsabilidad de la comisión de construcciones bajo la supervisión del Economato Provincial.

POLÍTICAS DE GESTIÓN EN RECURSOS HUMANOS.

• La selección de personal deberá realizarse mediante un adecuado reclutamiento, basado en el perfil del puesto vacante y con la oportunidad suficiente que permita la aplicación de pruebas que validen la experiencia laboral, las habilidades desarrolladas, así como las referencias laborales del postulante al puesto.

• En el proceso de selección y contratación deberá participar un colegiado de la Institución previamente conformado y autorizado por el Consejo Directivo.

• Se deberán presentar al Director general o jefe inmediato un mínimo de 3 candidatos viables para el puesto.

• No se contratarán familiares de ningún colaborador.• La edad máxima para la contratación de docentes en los

niveles de prescolar, primaria y secundaria será de 49 años.

POLÍTICAS DE GESTIÓN EN RECURSOS HUMANOS

• Todos los colaboradores deberán contar con un contrato de trabajo, siendo el primero por tiempo determinado en su calidad de a prueba, la determinación de tiempo la marcará la naturaleza del puesto.

• No se podrá recontratar en ninguna Institución Marista a personal que terminó la relación laboral por despido, independientemente de la causa.

• No se darán altas de personal docente la inicio de mes donde se tenga establecido por parte de la SEP un receso escolar.

• No se darán bajas con fecha del día último del mes en que se tenga establecido por parte de la SEP receso escolar.

POLÍTICAS DE GESTIÓN EN RECURSOS HUMANOS

• Una vez contratado, lo primero a recibir será la inducción a la institución y al puesto, después se la acompañará en forma personalizada, para efectos de validar que cuenta con lo acordado e ir generando los elementos que permitan la elaboración de su contrato por tiempo indeterminado o bien preparar la terminación del mismo.

• Los puestos de: Director, Coordinador, Administrador y Contador, se reclutan, seleccionan, contratan, inducen y acompañan el tiempo de su primer contrato, directamente desde Instancias Provinciales.

• Estas mismas Instancias promoverán mecanismos de evaluación en el desempeño de las funciones de los ocupantes de puestos descritos.

POLÍTICAS DE GESTIÓN EN RECURSOS HUMANOS

• La recisión de contrato por cualquier causal deberá estar documentada para efectos de proteger la integridad del colaborador y salvaguarda del patrimonio Institucional.

• El jefe inmediato será el responsable de notificar al colaborador la terminación o recisión de su contrato y lo canalizará al departamento de Administración para efectos de entrega de finiquito correspondiente.

• Las incapacidades extendidas por un periodo de 1 a 14 días deberán ser cubiertas preferentemente por personal de la misma Institución.

POLÍTICAS DE GESTIÓN EN RECURSOS HUMANOS.

• Las incapacidades prolongadas deberán cubrirse con personal contratado de acuerdo al perfil del puesto que quedó vacante producto de la incapacidad y el contrato deberá ser por tiempo determinado y establecerse las condiciones y tiempo que dan motivo a la celebración del mismo.

• Es responsabilidad del Director General y su Consejo el contar con Reglamento Interior de Trabajo, actualizado, firmado y registrado ante la Junta Local de Conciliación y Arbitraje.

POLÍTICAS EN PROCESOS LEGALES

• Todos los contratos que celebren las Instituciones con terceros deberán estar supervisados por la Instancia Provincial especializada en el tema.

• En caso de demandas laborales, mercantiles, civiles y penales, deberán ser notificadas de inmediato a la Instancia Provincial especializada en la materia que el Economato determine, para efectos de supervisión y seguimiento del adecuado proceso legal.

Del uso de marca:• Las Instituciones que usen la marca MARISTA registrada,

deberán conocer los lineamientos provinciales establecidos y contar con un contrato firmado para el uso de la misma.

• Es responsabilidad del Director General la toma de decisiones, aun mayor cuando estás vayan en contra de los lineamientos establecidos por la Administración Provincial.

POLÍTICAS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN RENDICIÓN DE CUENTAS

• El Consejo Directivo, deberá recibir por lo menos una vez al mes, informe de lo sucedido en el tema económico, de manera inmediata a la terminación de un periodo de 30 días.

• El Director estará de manera inmediata más cercano a la aplicación de los recursos, debido a la autorización transferencias y cheques, así mismo podrá pedir de manera semanal reporte de ingresos, para conocer el nivel de cobranza de la institución.

DE LOS SERVICIOS

Elaboración de nómina para pago de:o Sueldos y salarioso Presea Champagnato Prima Vacacionalo Aguinaldoo FiniquitosMovimientos de Personal (Integración de salario para Altas y Modificaciones ante el IMSS).Elaboración de archivos y envío de formatos para pagos al IMSS e INFONAVIT.

DE LOS SERVICIOS Administración de Prestaciones Institucionales:

S.A

.M.M

• Apoyo económico para que los colaboradores tengan la posibilidad de contar con servicios médicos particulares, adicionales a los del IMSS.

GAS

TOS

FUN

ERAR

IOS

PRIM

A D

E AN

TIG

ÜED

AD

• Beneficio para aquellos trabajadores que se separen de manera voluntaria con un mínimo de 10 años de servicio continuo en la Institución, y no los 15 años que marca la LFT

• Apoyo económico por concepto de Gastos Funerarios para el colaborador o su familia (según sea el caso).

DE LOS SERVICIOS Administración de Prestaciones Institucionales:

PEN

SIO

N IN

STIT

UCI

ON

AL.

• Beneficio económico por concepto de Pensión, para los colaboradores que cumplan los requisitos establecidos.

SEG

URO

DE

VIDA

PRES

EA C

HAM

PAG

NAT

• Es un reconocimiento a los colaboradores por su servicio continuo en la Institución, alcanzando una trayectoria laboral de 10, 20, 30 ó 40 años.

• Apoyo económico en beneficio de la familia del colaborador, en caso de que éste fallezca.

• Consiste en una suma asegurada de 36 meses de sueldo nominal.

QUE PEDIMOS A LOS DIRECTORES DE LOS SERVICIOS QUE SE OFRECEN

1. Apego estricto a fechas de movimientos salariales y definición en cuanto a bajas.

2. En materia de bajas asegurar los procesos, documentando toda incidencia que sea causa de terminación o recisión de contrato.

3. De las prestaciones velar por el otorgamiento de las mismas, en base a Textos Reglamentos.

¡GRACIAS!