dropbox como herramienta de alojamiento de archivos en el ámbito educativo, profesional y personal
TRANSCRIPT
Jeannette Lebrón Ramos, MPA, MIS
Rev. Abril 2012
Semana de la Biblioteca 2011
Universidad de Puerto Rico, Río Piedras
Biblioteca de Derecho
1.
• Conocer la herramienta tecnológica Dropbox y sus
beneficios.
2.
• Visualizar a Dropbox como una herramienta de
apoyo en el ámbito educativo, laboral y personal.
3.
• Crear una cuenta en Dropbox y aprender a descargar
el programa a su ordenador.
4.
•Aprender a manejar Dropbox desde el ordenador •Crear cartapacios
•Insertar documentos en cartapacios
•Compartir enlaces de documentos
5.
•Aprender a manejar Dropbox desde la cuenta en Internet. •Crear cartapacios
•Subir documentos
•Descargar documentos
•Compartir cartapacios
•etc.
6.
• Conocer las formas de adquirir espacio adicional
(gratuito) en Dropbox.
¿Se te dañó o te robaron tu computadora y perdiste todos tus documentos?
¿Perdiste tu USB con información muy valiosa?
¿Se te olvida actualizar tus backups?
Es una herramienta almacenaje
de archivos en la nube con cualquier
tipo de extensión y tamaño.
Se creó en 2007 y se lanzó públicamente en septiembre de 2008.
Actualmente Dropbox tiene más de 25 millones de usuarios.
Diariamente se guardan 300 millones de archivos en Dropbox (más de un millón cada 5 minutos).
Utiliza los servidores de Amazon web services.
(Dropbox, 2011)
No es necesario el pendrive o disco duro externo.
Crea copia de seguridad en línea de tus documentos depositados en el cartapacio.
Puede almacenarse cualquier tipo de archivo (videos, fotos, documentos, música)
No cambia el formato de tus documentos
almacenados.
Tiene una aplicación gratuita para teléfonos inteligentes.
Permite tener los mismos archivos en más de una computadora a la vez y en tu smart phone.
Sincroniza los cambios realizados en cualquier equipo o en la cuenta de Internet.
Envía alerta de los eventos realizados a todos los ordenadores que tengan el programa instalado bajo la misma cuenta.
Permite compartir archivos con otras personas.
Se puede utilizar con cualquier sistema operativo.
Permite acceso a tu directorio de archivos de forma remota.
Mantiene un historial de todos los trabajos por un mes.
Permite publicar en Internet sin tener acceso a un servidor o ayuda técnica.
Provee 2 GB de espacio gratuito y permite alcanzar hasta 16GB si se invitan amigos.
Provee 500MB por cada persona que invita y descarga el programa.
Provee 500MB por cada 500MB de fotos y videos subidos de forma automática hasta un máximo de 5GB adicionales (esta opción de carga automática de fotos y vídeos está a prueba)
Permite recuperar los documentos borrados durante 30 días.
Cuando dos personas trabajan el mismo documento a la vez en ordenadores diferentes, Dropbox crea una segunda copia “conflicted copy” del mismo documento.
No tiene capacidad para crear descriptores, metadatos o encabezamientos de materia.
*El espacio gratuito disponible para albergar documentos alcanza de 16GB a 21GB.
El límite en tamaño para subir archivos a través de la interface web es de 300MB.
Sincroniza los archivos sólo en la carpeta de Dropbox.
La asistencia al cliente se ofrece únicamente a través de correo electrónico.
Todas las transmisiones de datos de archivos se produce a través de un canal cifrado (SSL).
• SSL es un protocolo para establecer un canal de comunicaciones seguro para evitar la interceptación de información esencial o confidencial por la red y otras comunicaciones de Internet. Proteger la transmisión de los mensajes.
Todos los archivos almacenados en Dropbox son encriptados (AES-256).
• AES - Estándar de Encriptación Avanzada (Advanced Encryption Standard) es una técnica de cifrado de clave simétrica que remplazará el Estándar de Encriptación de Datos (DES) utilizado habitualmente.
A partir de marzo de 2012 cuentan con el Marco de Seguridad EE.UU. -UE Harbor y el Marco de Estados Unidos y Suiza Safe Harbor.
Para información adicional visite este enlace: http://blog.dropbox.com
University of Melbourn, Australia
Reconocen riesgos de Dropbox relacionados a violaciones de derechos de autor y otros asuntos.
Establecen Política de uso de Dropbox en la Universidad.
Escuela de Comunicación e Información de la Universidad de Rutgers – New Jersey
Recomiendan Dropbox como archivo de copia de seguridad.
Pennsylvania State University
Tres pasos para crear una cuenta en Dropbox:
1. Acceder a https://www.dropbox.com/
2. Seleccionar create an account en la opción de Log in
3. Completar los espacios con la información requerida
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El proceso de instalación se puede realizar mientras creamos la cuenta o en cualquier otro momento.
Podemos instalar con la misma cuenta en varias computadoras a la vez.
Pasos para la instalación de Dropbox
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Los cartapacios creados en Dropbox se trabajan igual que cualquier otro cartapacio.
¿Como insertar documentos al cartapacio de Dropbox?
1. Arrastramos el documento hasta el cartapacio de Dropbox.
2. Copiamos (copy) el documento y luego los pasamos (paste) a el cartapacio de Dropbox.
3. Grabamos los documentos nuevos directamente en el cartapacio de Dropbox.
Cartapacio sincronizado
Documentos sincronizando
Documentos no sincronizado
Existen dos formas de copiar enlaces de los documentos:
1. Desde los cartapacios o documentos
a. Colocamos el cursor sobre el documento o cartapacio deseado y hacemos un clic en el botón derecho del ratón
b. Seleccionamos la opción de Dropbox
c. Pulsamos sobre Get Link
d. Colocamos (paste) el enlace en el lugar deseado.
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2
1
Get Link
2. Desde el cartapcio público
El cartapacio público se utiliza para colocar documentos que queremos hacer públicos o compartirlos a través de enlaces.
Los documentos serán públicos sólo donde coloquemos el enlace del mismo.
a. Colocamos el cursor sobre el documento deseado y hacemos un clic en el botón derecho del ratón
b. Seleccionamos la opción de Dropbox
c. Copy Public Link
d. Colocamos (paste) el enlace en el lugar deseado.
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Espacio para hacer búsqueda de tus
documentos
Invita a un amigo y aumenta tu espacio
Cartapacios
Menú de Herramientas
Opción para compartir
cartapacios
Opción para ver eventos recientes
Inicio/ Alternativas
Presionar aquí para ver menú
de opciones
Instalar Dropbox
Información de espacio
Configuración
Mejoras ($)
Salir
Configuración/ Settings
Idioma
Información del espacio
Opción para cambiar
información de la cuenta
Computadoras conectadas a la misma cuenta
Historial de personas invitadas
Aplicaciones a las que le has dado acceso a través de tu cuenta
Pulse en el logo para
volver
Mejoras/ Upgrade
New
Ofrece 1 TB (1000 GB) por $795
Cinco usuarios
Presenta los eventos más recientes: documentos borrados, compartidos, añadidos, etc.
Te permite recuperar documentos borrados ( ) desde esta sección haciendo un clic sobre el nombre del mismo.
Localizar evento por fecha
Fecha del evento
Subir documentos
Crear nuevo Cartapacio
Compartir Cartapacio
Ver documentos borrados
Existen dos formas de subir documentos
1. Arrastrando el documento desde la computadora hacia la cuanta en Internet
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New “Drag”
2. Desde la opción Upload
a. Pulsamos sobre la figura del papel (Upload)
b. En la próxima pantalla pulsamos sobre la opción Choose a File
1
2
New “Drag”
3. Seleccionas el documento del archivo y presionas sobre la opción Open.
4. Automáticamente a parecerá un a pantalla que indicará que el documento está subiendo.
4
Regular
Compartido
Público
Cartapacio de Fotos
1. Pulsamos sobre el logo del cartapacio (New Folder)
2. Le asignamos el nombre al cartapacio y presionamos Enter en el teclado.
1
2
Para ver el menú de cada cartapacio hay que pulsar en el espacio entre el nombre del cartapacio y la descripción del mismo.
Invitar a alguien a la carpeta ó compartirlo
Descargar
Eliminar
Cambiar el nombre
Mover
Copiar
Pulse en este espacio
Menú del Cartapacio
Para ver el menú de cada documento hay que pulsar en el espacio entre el nombre del documento y la descripción del mismo.
Descargarlo
Eliminar
Cambiarle el nombre
Mover
Más opciones: Copiar y Versiones anteriores
Pulse en este espacio
Una vez tenemos acceso a los documentos que se encuentran en el cartapacio público, para ver el menú de cada uno de los documentos que se encuentran allí, hay que pulsar en el espacio entre el nombre del documento y la descripción del mismo.
Copiar enlace público
Descargar
Eliminar
Cambiar el nombre
Más opciones: Mover, Copiar y Versiones anteriores
Pulse en este espacio
Para ver el menú del cartapacio de fotos hay que pulsar en el espacio entre el nombre del cartapacio y la descripción del mismo.
Ver galería
Descargar
Pulse en este espacio
Ejemplo de una galería de fotos
Opción para
compartir la galería
Galería divida en
cartapacios
Puntos importantes:
Positivo (+) Negativo (-)
• Permite hacer trabajos colaborativos.
• Permite que otras personas tengan acceso al material contenido en la carpeta.
• Permite recuperar versiones anteriores de los documentos.
• Permite que otras personas tengan acceso a todo el material contenido en la carpeta compartida.
• La(s) persona(s) con la(s) que
compartimos cartapacios tiene(n) todos los privilegios que tiene usted como propietario de ella.
(compartirlo con otras personas, cambiarle el nombre y borrarlo).
Recomendaciones:
Compartir archivos con personas o grupos de plena confianza.
Si los documentos a ser compartidos son sólo para lectura, hacerle conversión a formato PDF previamente.
Compartir los archivos durante un período de tiempo necesario. Establezca un tiempo determinado para que la persona con la que compartió el cartapacio tenga acceso a los documentos.
Revisar con frecuencia los eventos realizados en los cartapacios que ha compartido.
Colocar en los cartapacio sólo los documentos que desea compartir. Si es necesario, seleccione los documentos que desea compartir y cópielos a una carpeta nueva.
La opción de compartir cartapacios se identifica con un arcoíris.
La persona invitada a compartir un cartapacios debe tener una cuenta en Dropbox o la puede crear al recibir la invitación.
Los documentos individuales no se pueden compartir a menos que se coloquen en un cartapacio. Sólo se pueden compartir cartapacios.
Existen tres formas de compartir carpetas:
1. Desde la opción Sharing localizada a la izquierda de la pantalla.
2. Desde símbolo del cartapacio con el arcoíris (share a Folder ) en el menú de herramientas.
3. Desde la opción Ivite to folder en el menú de un cartapacio regular o Share Folder Option en el menú de un cartapacio compartido.
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1. Presionamos la opción Sharing
Esta pantalla muestra las carpetas previamente compartidas.
2. Para compartir una carpeta seleccionamos la opción New share folder.
En esta pantalla podemos crear un cartapacio nuevo (vacío) para compartirlo. A este cartapacio se le pueden colocar documentos más tarde y los mismos estarán siendo compartidos con las personas a quien le compartimos el cartapacio vacío originalmente.
También podemos compartir una carpeta existente.
3. Para compartir una carpeta existente, hacemos la selección y presionamos opción de Next.
Opción para crear
un cartapacio
nuevo
Opción para
compartir un
cartapacio existente
4. Seleccionamos el cartapacio que queremos compartir
5. Presionamos opción Next
6. Colocamos el correo electrónico de las persona que deseamos invitar y un mensaje que puede ser opcional
7. Presionamos opción de Share folder
Espacio para
colocar el correo
electrónico
Espacio para colocar el mensaje
1. Pulsamos sobre el símbolo del cartapacio con el arcoíris (Share a folder)
Como se mencionó anteriormente, en esta pantalla podemos crear un cartapacio nuevo (vacío) para compartirlo. A este cartapacio se le pueden colocar documentos más tarde y los mismos estarán siendo compartidos con las persona a quien compartimos la carpeta vacía originalmente.
También podemos compartir una carpeta existente.
3. Para compartir un cartapacio nuevo, marcamos la opción correspondiente y colocamos el nombre que le vamos a dar al cartapacio.
4. Presionamos opción Next
Espacio para colocar el
nombre del cartapacio
5. Colocamos el correo electrónico de las persona que deseamos invitar y un mensaje que puede ser opcional
6. Presionamos opción de Share folder
Espacio para colocar el
correo electrónico
Espacio para colocar el mensaje
La opción Invite to folder está disponible cuando el cartapacio no está compartido.
La opción Share folder option está disponible cuando el cartapacio ya está compartido y lo queremos compartir con otra persona también.
1. Seleccionamos el cartapacio que queremos compartir.
2. Hacemos un clic en la opción del menú Invite to folder o Share folder option dependiendo del cartapacio.
Pulse en este espacio
Pulse en este espacio
Cartapacio sin compartir Cartapacio compartido
3. Colocamos el correo electrónico de las persona que deseamos invitar y un mensaje que puede ser opcional.
4. Presionamos opción de Share folder.
Espacio para colocar el
correo electrónico
Espacio para colocar el mensaje
La invitación se recibe a través del correo electrónico y en la cuenta de Dropbox en Internet.
Desde el correo electrónico
1. La persona que recibe la invitación debe pulsar sobre el enlace que tiene el nombre del cartapacio que le quieren compartir.
Si la persona tiene una cuenta en Dropbox sólo tendrá que acceder a la misma con su correo electrónico y contraseña.
Si la persona no tiene una cuenta en Dropbox, podrá crearla en el momento presionando sobre la opción create an account.
Aceptación o rechazo del cartapacio compartido
Una vez se ha accedido a la cuenta se aceptar o se rechaza la invitación.
Si acepta la invitación, el cartapacio invitado se alojará en su cuenta de Dropbox y por consiguiente también podrá verlo en su cartapacio de Dropbox de la computadora.
¿Cómo se recibe la invitación para
compartir cartapacios? (continuación)
Desde la cuenta de Dropbox en Internet
Podemos visualizar el alerta de cartapacio compartido en la opción de Sharing.
El alerta incluye un número que indica la cantidad de cartapacios invitados.
1.Presionamos la opción de Sharing
Esta próxima pantalla muestra un mensaje que indica que un nuevo cartapacio ha sido compartido.
2. Presionamos sobre el enlace del cartapacio compartido.
En esta pantalla aceptamos o rechazamos la invitación.
1. Seleccionamos el cartapacio que queremos dejar de compartir pulsando en el espacio entre el nombre del cartapacio y la descripción del mismo.
1. Hacemos un clic en la opción del menú Share folder option
1. Pulse en este espacio
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3. En la siguiente pantalla pulsamos sobre la opción Members y podremos ver las personas con la que se está compartiendo el cartapacio.
Esta pantalla ofrece varias opciones para dejar de compartir el cartapacio:
1. Kick out- Sacar a la persona seleccionada del cartapacio
2. Unshare a folder – dejar de compartir el cartapacio con todo el mundo (en caso que lo está compartiendo con más de una persona)
3. Leave folder – dejar o salir del cartapacio
Eliminar a la persona del cartapacio
Salir del cartapacio compartido
Dejar de compartir el cartapacio completo
Kick out (Sacar)
Esta opción es para dejar de compartir el cartapacio con una persona en específico.
Permite dejar una copia de cartapacio a la persona que está eliminando.
Opción para dejarle
copia del cartapacio
a la persona
que estás eliminando
Unshare folder
Esta opción se considera cuando se está compartiendo el cartapacio con más de una persona y se desea dejar de hacerlo.
Permite dejar una copia de cartapacio a las personas.
Opción para dejarle
copia del cartapacio
a la persona
que estás eliminando
Leave folder
Esta opción se considera si desea salirse de un cartapacio compartido.
Permite mantener una copia de cartapacio.
Opción para
mantener una copia
del cartapacio
Búsqueda Básica La alternativa de búsqueda de Dropbox hace recuperación de información considerando las palabras
utilizadas en el título del cartapacio o de los documentos.
1. En el espacio de búsqueda (Search) colocamos la palabra que identifica el documento.
Nota: Esta nueva versión de Dropbox inicia la búsqueda al momento que se comienza a escribir el término
y va desglosando los resultados relacionados hasta q ue se termina de redactar.
Lista de resultados
Cantidad de resultados
Espacio para hacer búsqueda
Búsqueda Avanzada Una vez hemos realizado una búsqueda básica, la pantalla que muestra los resultados
provee la opción para hacer búsquedas avanzadas.
1. Pulsamos la opción Advanced seach
Búsqueda Avanzada
Permite hacer búsqueda utilizando varias técnicas a la vez:
• Todas las palabras escritas
• Con frase exacta
• Alguna de las palabras escritas
• Ninguna de las palabras escritas
Una vez colocadas los términos deseados seleccionamos la opción Search
Los documentos se pueden descargar de dos formas:
1. Hacemos clic sobre el documento
Haemos un clic aquí
2. Desde la opción del menú (Download)
Desde el menú del cartapacio o documento que se quiere descargar seleccionamos la opción Download.
Pulse en este espacio para ver el menú
Aparecerá la siguiente pantalla que nos ofrece la opción de abrir el documento o grabarlo en el ordenador.
Después de seleccionar la opción deseada marcamos ok.
Desde el menú del cartapacio o documento que se quiere eliminar seleccionamos la opción Delete.
Pulse en este espacio para ver el menú
Aparecerá la siguiente pantalla que corrobora si realmente deseamos borra el documento o cartapacio.
Si deseamos eliminar el documento marcamos Delete
Desde el menú del cartapacio o documento que se quiere eliminar seleccionamos la opción Rename.
Pulse en este espacio para ver el menú
Una vez seleccionamos la opción Rename, el nombre del documento aparece dentro de una caja a la cual podemos editarle el contenido.
Una vez terminamos de editar el cambios se graba automáticamente.
Existen dos forma de mover documentos a cartapacios:
1. Arrastrando el documento hacia el cartapacio deseado.
2. Desde la opción del menú (Move).
Arrastrando el documento
1. Colocamos el curso sobre el documento que deseamos mover y lo arrastramos hacia el cartapacio deseado.
Aparecerá la siguiente pantalla que indica que se está moviendo un documento a un cartapacio.
Presionamos sobre la opción Move para completar el proceso.
Opción del menú
Desde el menú del documento que se quiere mover a una cartapacio seleccionamos la opción Move.
Pulse en este espacio para ver el menú
Aparecerá la siguiente pantalla que muestra la lista de los cartapacio que tenemos.
Seleccionamos el cartapacio donde queremos mover el documento y pulsamos sobre la opción Move.
La opción de copiar te permite colocar el documento a otra carpeta y mantenerlo en su lugar original también.
1. Seleccionamos la opción Copy en el menú del documento que deseamos copiar.
Pulse en este espacio para ver el menú
Aparecerá la siguiente pantalla que muestra la lista de los cartapacios que tenemos.
Seleccionamos el cartapacio donde queremos copiar el documento y pulsamos sobre la opción Copy.
La opción de versiones anteriores (previous versions) se utiliza cuando hemos realizado cambios a un documento y deseamos verlo en sus versiones anteriores. También aplica cuando hemos compartido un cartapacio para trabajos colaborativos y se han editado documentos.
Desde el menú del documento seleccionamos la opción previous versions.
Pulse en este espacio para ver el menú
La siguiente pantalla presenta el historial del documento:
El tiempo que ha pasado desde que se hizo el cambio
Tipo de cambio o actualización realizada
Persona que realizó el cambio
Vista preliminar del documento
Tamaño del documento
Para restaurar alguna versión anterior de un documento, lo marcamos y seleccionamos la opción Restore.
Existen varias formas de copiar enlaces públicos:
1. Ahora se pueden hacer enlaces a archivos o carpetas en tu Dropbox de forma rápida.
a. Colocamos el cursor sobre el documento o cartapacio del cual queremos el enlace y aparecerá el símbolo de un enlace.
b. Presionamos sobre el símbolo de enlace abrirá una pantalla que provee el enlace y muestra el contenido del documento o cartapacio.
New
2. El cartapacio público se utiliza para colocar documentos que queremos hacer públicos o compartirlos a través de enlaces.
a. Abrimos el cartapacio público para encontrar el documento al que le queremos copiar el enlace. Si el documento no se encuentra en este cartapacio, lo colocamos previamente.
b. Localizamos el documento al que le queremos copiar el enlace público y lo seleccionamos para ver su menú.
c. Desde el menú del cartapacio público seleccionamos la opción Copy public link .
Aparecerá una pantalla en la que podremos ver el enlace público del documento.
d. Marcamos la opción Copy to clipboard
e. Luego aparece la misma pantalla indicando que la copia ya se ha hecho (copied)
f. Colocamos (paste) el enlace copiado en el lugar deseado.
Enlcae Público
Los documentos borrados permanecen guardados durante 30 días.
Pare ver los documentos borrados pulsamos sobre la figura del zafacón (Show deleted files).
Aparecerá la lista de todos los documentos que están guardados. Aquellos que han sido borrados aparecen identificados.
Indicativo de que fue borrado
Para recuperar el documento borrado, lo marcamos y luego pulsamos sobre la opción Restore del menú .
Pulse en este espacio para ver el menú
Opción # 1 (el proceso no es igual para Mac)
Colocamos el cursor sobre el icono de Dropbox localizado en la parte inferior derecha de la computadora.
Seleccionamos la opción preference.
En Account presionamos la opción “ Unlink this computer” y luego ok.
Opción # 2
1. Acceder a la cuenta de Dropbox en Internet y presionar sobre la flecha que da acceso al menú de opciones localizada en la parte superior derecha junto a al nombre que identifica la cuenta.
2. Luego pulsar sobre la opción Setting.
Opción # 2
3. Pulsar la pestaña de My Computers.
Aparecerá la lista de todas las computadoras conectadas a la cuenta
3. Localizar el nombre del usuario o de la computadora que se quiera desconectar a la cuenta configurada y presionar Unlink.
Invita a un amigo Get free space
250MB para la persona que acepta la invitación e instala Dropbox
Invita a los contactos de tu correo electrónico
Invita a tus amigos de Facebook y
Colocar el correo electrónico de las
personas que deseas invitar
Comparte este enlace con tus amigos
500MB EXTRA por persona
Completa los pasos de Get Started
250MB EXTRA
Conectate a tus redes sociales
https://www.dropbox.com/free
640MB EXTRA
Carga automática de fotos y videos (a prueba) Por cada 500 MB de fotos y vídeos que subas, conseguirás la misma cantidad de almacenamiento gratuito hasta un máximo de 5GB.
Para obtener el espacio sólo tienes que descargar la versión 1.3.13 de Dropbox y subir tus fotografías conectando la cámara, tarjeta de memoria o teléfono celular a la computadora para descargar las fotos.
Descarga la versión 1.3.1.1 de Dropbox aquí: http://forums.dropbox.com/topic.php?id=52900
Actualiza seleccionando tu computadora: http://dl-web.dropbox.com/u/17/Dropbox%201.3.13.dmg
Actualización de la cuenta
Dropbox. (2011). Dropbox reveals tremendous growth with over 200 millon files saved daily by more than 25 millon people. Recuperado de http://www.dropbox.com/press/release
Dropbox. (2011). Security Overview. Recuperado de http://www.dropbox.com/dmca#security.
Smith, M. (2010). Using the magic pocket: A Dropbox guide. Recuperado de http://manuals.makeuseof.com.s3.amazonaws.com/MakeUseOf.com-Dropbox.pdf
University of Melbourn. (2011). Guidelines: Dropbox and university information. Recuperado de http://www.unimelb.edu.au/infostrategy/policies/docs/dropbox.pdf.
University of Melbourn. (2011). Explanation: Guidelines on Dropbox and University Information . Recuperado de http://www.unimelb.edu.au/infostrategy/policies/docs/DropBo xExplanation.pdf
Información Personal
Prof. Jeannette Lebrón Ramos, MPA, MIS
Biblioteca de Derecho
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono: 787-999-9687
Skype: jeannette.lebron2