MATRIZ DE RIESGOS INSTITUCIONAL IDU ACTUALIZADA : 9/8/2017
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA FACTIBILIDAD DE PROYECTOS GESTIÓN CONTRACTUAL GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO EVALUACIÓN Y CONTROLDT/ CONTRACTUAL CONTROL INTERNO
DT / SELECTIVOS CONTROL DISCIPLINARIO
OFICINA ASESORA PLANEACION
GESTIÓN LEGAL MEJORAMIENTO CONTINUO
OFICINA ASESORA PLANEACION
CONTROL DISCIPLINARIO
DISEÑO DE PROYECTOS GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD Y S&SO GESTIÓN DOCUMENTAL CONTROL INTERNO
GESTIÓN INTERINSTITUCIONAL GESTIÓN PREDIAL GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS GESTIÓN FINANCIERA
ST / TESORERÍA Y RECAUDO
COMUNICACIONES EJECUCIÓN DE OBRAS
GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS CONSERVACIÓN DE INFRAESTRUCTURA
DT / ADMION INFRAESTRUCTURA
DT / MANTENIMIENTO
Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión
Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción
INNOVACIÓN Y GESTIÓN DEL CONOCIMENTO
GESTIÓN DE LA VALORIZACIÓN Y FINANCIACIÓN
TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión
Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción
GESTIÓN SOCIAL Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión
Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción
Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión ST / PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD Riesgos de Gestión
Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de CorrupciónRiesgos de Corrupción
Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción
Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión
Riesgos de Corrupción
Riesgos de Corrupcion
RIESGOS ESTRATEGICOS
PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS MISIONALES PROCESOS DE APOYO PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL
EVALUACIÓN Y CONTROL
MEJORAMIENTO CONTINUO
Riesgos de Gestión
Riesgos de Corrupción
Riesgos de Gestión
Riesgos de Corrupción
RIESGOS ESTRATEGICOS
PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 3 Vo.Bo:
FORMATO PROCESO: ESTRATÉGICOS - EN CONJUNTO FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: TODO - IDU 18-Oct-15FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0
IDENTIFICACIÓN TIPOS RIESGOS ANÁLISIS VALORACIÓN
PROCESO ACTIVIDAD CÓDIGO RIESGO TIPO CAUSA / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS Ri. Inherente CONTROL Riesgo Residual
PDD SI AMB S&SL Pc P I Ic Ri DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE Documentación Tipo Valor Efecto Pc Ic P I Rr NIVEL
OBJ EST: 1,2,3 R.E.01
Externo 1
X
3.9
3.10 3.63
3.6
11.2
Medio Ambos 2.9 2.6
2.36 2.63 6.2 MODERADO
Externo 2 3.5 3.6 Medio Ambos 2.5 2.6
Cliente 3 2.8 3.6 Medio Ambos 1.8 2.6
Financiero 4 Aumento en los costo de la obra. 3.3 3.6 Medio Ambos 2.3 2.6
legal 5 2.1 3.6 Posterior Medio Impacto 2.1 2.6
Externo 6 2.3 3.6 Posterior Medio Impacto 2.3 2.6
Estratégicos- En Conjunto
Interrumpir, cancelar o modificar el alcance y/o
desarrollo de los proyectos misionales del IDU
(disminución de metas físicas)
Decisiones de la Administración Distrital que suprima o modifique proyectos ya planificados y priorizados o que se encuentren en etapas previas a la ejecución.
Afectación de la Imagen: Pérdida de la credibilidad ante la
ciudadanía.Detrimento patrimonial al no
concluir proyectos los cuales ya han gastado recursos.
Posibles demandas hacia la entidad.
No ejecución del Plan de Desarrollo.
Desfinanciamiento de proyectos.
1. El IDU realiza Consejos Directivos y reuniones con directivos de la Alcaldía, donde se analiza el avance de los proyectos, las problemáticas actuales y se toman decisiones que quedan soportadas.2. De acuerdo con las decisiones el cuerpo Directivo se prioriza y viabiliza los proyectos de infraestructura procurando el menor impacto.
Actas de reunión: concejo directivo, comité directivo.
Pre. y Post.
Coordinación interinstitucional deficiente para el desarrollo de los proyectos de infraestructura, retardando o deteniendo trámites relevantes para la planificación, ejecución y cierre de los mismos.
1. La SGDU realiza la coordinación interinstitucional, con el acompañamiento de la SGI. Actualmente existen convenios con Empresas de Servicios Públicos y en cada proceso se determinan las acciones, actividades y controles para los trámites con las Entidades.2. Implementación de acciones definidas en la ley de infraestructura, para así dar cumplimiento con la Ley y minimizar los trámites con entidades de servicios públicos para los proyectos de infraestructura.3. Aplicación de la guía de gestión interinstitucional en cada una de las etapas de los proyectos
ConveniosManual de
Interventoría, Manual de Gestión contractual.
Procedimiento procesos misionales.
Guía de Gestión Interinstitucional
Pre. y Post.
Mecanismos de acciones constitucionales (acciones populares, tutelas, acciones de grupo, acciones de cumplimiento, entre otras)
1. De forma preventiva, se realiza una gestión social y participación ciudadana en las diferentes etapas de los proyectos misionales. 2. Una vez se haga efectiva una acción popular existe un acompañamiento jurídico (SGJ, DTGJ, DTGC) y un análisis técnico (áreas técnicas) para dar continuidad al proyectos con los cambios que se requieran.2. El presupuesto de la Entidad cuenta con una partida habilitada atender las acciones constitucionales.
Procedimiento de Atención de procesos
judiciales
Pre. y Post.
1. Para las aprobaciones de los costos adicionales, se aplica lo establecido en el manual de interventoría y de ejecución de los procedimientos misionales, de igual manera se cuentan con la guía de presupuesto de Obra.
Guía de presupuesto de obra
Procedimiento de anteproyecto de
presupuesto, Modificaciones presupuestales
Manual de Interventoría.
Procedimientos misionales
Pre. y Post.
Cambios normativos que modifiquen funciones o responsabilidades del Instituto
1. El IDU continuamente actualiza los manuales, procedimientos, normogramas y actuaciones operativas para adecuación con lo requerido por la normatividad vigente.2. La SGJ asesora a la Dirección General en los aspectos jurídicos y en los diferentes efectos de la normatividad para su aplicación en la Entidad.
Manuales y procedimientos de los
procesos.Normogramas
La aplicabilidad de la Ley de infraestructura en algunas entidades no se ha llevado a cabo, lo que ha obstaculizado la ejecución de algunos proyectos.
1. El IDU modifica sus manuales, procedimientos y actuaciones operativas para adecuación a lo requerido por la normatividad vigente.2. Implementación de acciones definidas en la ley de infraestructura, para así dar cumplimiento con la Ley y minimizar los trámites con entidades de servicios públicos para los proyectos de infraestructura.3. Aplicación de la guía de gestión interinstitucional en cada una de las etapas de los proyectos
Manuales y procedimientos de los procesos misionales
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 4 Vo.Bo:
FORMATO PROCESO: ESTRATÉGICOS - EN CONJUNTO FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: TODO - IDU 18-Oct-15FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0
IDENTIFICACIÓN TIPOS RIESGOS ANÁLISIS VALORACIÓN
PROCESO ACTIVIDAD CÓDIGO RIESGO TIPO CAUSA / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS Ri. Inherente CONTROL Riesgo Residual
PDD SI AMB S&SL Pc P I Ic Ri DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE Documentación Tipo Valor Efecto Pc Ic P I Rr NIVEL
OBJ EST: 2,3 R.E.02
Cliente 1
X
2.4
2.88 2.63
2.6
7.6
Medio Ambos 1.4 1.6
1.92 1.63 3.1 INFERIOR
Cliente 2 3.3 2.6 Medio Ambos 2.3 1.6
R.E.03
Tecnológico 1
X
2.3
1.85 2.75
2.8
5.1
Medio Ambos 1.3 1.8
1.10 1.75 1.9 INFERIORExterno 2 1.6 2.8 PEC Medio Ambos 1.0 1.8
Naturales 3 1.5 2.8 Medio Ambos 1.0 1.8
Revisión y aprobación del líder del proceso y líder(es) Operativo(s):
ÁREA (SIGLA) NOMBRE CARGO FIRMA
DG WILLIAM FERNANDO CAMARGO TRIANA DIRECTOR GENERAL
OAP ADRIANA BAREÑO ROJAS
Estratégicos- En Conjunto
Manifestaciones ciudadanas, en contra de los servicios y trámites
realizados por la Entidad
Aglomeración de ciudadanos en las oficinas de atención al ciudadano, en especial en las fechas de vencimiento de los pagos de valorización o de la expedición de las licencias
Afectación en la prestación de los servicios IDU.
No consecución de los recursos de valorización por el no pago.
Posibles daños a la integridad del personal que atiende a la
ciudadanía.
1. La DTAV realiza con acompañamiento de la OTC y la OAC divulgaciones a la comunidad sobre el cobro de la valorización.2. Se generan procesos de facturación y cobro de la valorización, de acuerdo con los tiempos definidos en los Acuerdos.3. Se realiza divulgación por diferentes medios de comunicación sobre los plazos e información de la valorización.4. Personal de Atención al contribuyente capacitado para atender al ciudadano en las instalaciones del IDU y en los CAD de la ciudad.
Actas de reunión.Presentaciones con la
comunidad
Pre. y Post.
Descontento de la ciudadanía por no entrega oportuna de los proyectos de infraestructura y/o situaciones de movilidad actual de la ciudad.
1. Definición de metas del plan de desarrollo específicas para infraestructura y movilidad, las cuales se encuentran en el SEGPLAN, plan estratégico, enfocados en metodologías innovadoras para proyectos de desarrollo urbano integral.2. Gestión con Medios de comunicación masivos (proceso a cargo de la OAC).3. Metodología basada en el ciclo de los proyectos, seguimiento permanente a la ejecución de los proyectos.4. Gestión social y participación ciudadana en las etapas de los proyectos.
Plan de DesarrolloPlan estratégico
Aplicativo SEGPLANweb del IDU
Guía de Gestión Social para el
desarrollo urbano sostenibleCartilla de
Participación Ciudadana y Control
Social
Pre. y Post.
Estratégicos- En Conjunto
OBJ EST: 1,2,3,4
Afectación en la continuidad de la operación del Instituto
Fallas en los servicios de TI: aplicativos, datos, seguridad, redes, canales de comunicación.
Afectación de la misionalidad del IDU.
Posibles demandas
1. Plan estratégico de Tecnología. Plan de contingencia Tecnológico. Procesos de Mantenimiento preventivo y correctivo sobre la infraestructura tecnológica.2. Implementación del Sistema de Seguridad de la Información.
Política del SGSIPlan estratégico de
TecnologíaPlan de contingencia
Tecnológico
Pre. y Post.
Afectación de los servicios vitales para la operación: energía, internet, agua.
1. Planta eléctrica, sistema de UPS para equipos de tecnología.Contratos con proveedores de comunicación e Internet con condiciones de servicio. Aplicación del PEC Plan de Emergencias y Contingencias
Pre. y Post.
Eventos catastróficos: incendio, terremoto, inundaciones
1. Existe un Panorama de Riesgos y un Plan de emergencias y contingencias. 2. Implementación del SIGERDE y PIRE.
Plan EmergenciasPIRE
Resol. SIGERDE
Pre. y Post.
JEFE DE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
Participó: Luz Marina Díaz (OCI); OctavioTorres Rivera (SGDU); John Alexander Quiroga (OAP); Omar García (SGGC); Lina María Guzmán Gómez (DG); Rosa Helena Junco (SGJ); John Byron Isaza Salazar (OAP)
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 5
FORMATOFACTIBILIDAD DE PROYECTOS
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 1-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGDU - DTPFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
R.F
P.0
1
X Alta
Mod
erad
o
Am
bos
72
Pos
ible
Men
or
R.F
P.0
2
X
Pos
ible
Mod
erad
o
Am
bos
72
Baj
a
Men
or
Revisión y aprobación del líder del proceso y líderes operativos:ÁREA NOMBRE CARGO FIRMA
SGDU RAFAEL EDUARDO ABUCHAIBE LÓPEZ SUBDIRECTOR GENERAL
DTP YOLANDA OVIEDO ROJAS DIRECTORA TÉCNICA
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
Estructuración de proyectos
Cambios de directrices en los proyectos en la etapa de
preinversión
1
2
3
Falta de recursos económicos para la ejecución del proyecto.
Cambios en las priorizaciones de proyectos por parte de la administración
Condiciones técnicas que afectan el alcance de los estudios de preinversión.
1) No cumplimiento de los cronogramas establecidos.2. Reprocesos que implican
mayor recurso de especialistas. 3. Desgaste administrativo.
4. Los proyectos no generan el impacto esperado.
5. Pérdida de credibilidad Falta de credibilidad hacia el exterior
de la entidad.
12A
LTO
1. Elaboración del Anteproyecto de presupuesto(DTP)2. Plan anual de inversión3. Procedimiento y formato de anteproyecto de presupuesto.4. Plan de Desarrollo.
5. Aplicación del Procedimiento Elaboración y Estructuración de Planes, Programas y Proyectos.6. Guía alcance y requerimientos técnicos de los productos de los estudios en la etapa de pre inversión.
7. Reuniones internas e interinstitucionales para revisar y tratar los temas técnicos
1) Procedimiento y formato de anteproyecto de presupuesto
2) POAI3) Formato de presupuesto
4) Guía alcance y requerimientos técnicos de los productos de los
estudios en la etapa de pre inversión.
5) Actas, listas de asistencia6) Procedimiento Formulación, Evaluación y Seguimiento de
Proyectos
6M
OD
ER
AD
O
Estructuración de proyectos
Pérdida de oportunidad en la presentación de los Estudios
en etapa de preinversión
1
2
3
4
Insumos desactualizados ó falta de insumos (topografía, redes, geotecnia, transito) faltantes.
Demoras en conceptos técnicos de las empresas de servicios públicos y/o entidades involucradas en el proyecto.
Modificación del alcance e insumos por parte de otras entidades
Falta de asignación de recursos físicos, tecnológicos, humanos y presupuestales
1) Retrasos en la entregas de los productos a cargo de la
DTP.2. Incumpliminto metas plan de
desarrollo.
9M
OD
ER
AD
O
1) Recopilación y revisión de Estudios Previos. 2) Procedimiento PR-EP-088 FORMULACION, EVALUACION Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS3) Guía alcance y requerimientos técnicos de los productos de los estudios en la etapa de pre inversión.
4) Mesas de trabajo internas e interinstitucionales
5) Se adelantan reuniones con las entidades externas con el fin de coordinar y acordar las diferentes modificaciones que éstas realizan, teniendo presente que esto modifica el alcance del proyecto que se adelanta desde el proceso.
6) Anteproyecto de presupuesto (DTP)7) Reporte de necesidades al área correspondiente al interior de la entidad.
1) Procedimiento Formulación de proyectos
2) Estudio previos
3) Actas de reunión.
4) Matriz institucional
5) Comunicaciones ORFEO
6) Anteproyecto de presupuesto (DTP)
4IN
FER
IOR
OBSERVACIONES: Indique para ésta versión, el código de los riesgos nuevos y justifique el por qué de los riesgos eliminados. (Adicional registre las observaciones que considere necearias):
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 6
FORMATOGESTIÓN DE LA VALORIZACIÓN
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
9-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGGC - DTAV - STOP - STJEFFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
R.V
F.01
1
X
Baj
a
May
or
Am
bos
84
Rem
ota
Men
or
2
3
4 Proyectos que no estén incluidos en el PDD o el POT Acuerdo Distrital
R.V
F.02
1 X
Rem
ota
May
or
Am
bos
76
Rem
ota
Mod
erad
o
Liquidación
R.V
F.04
1
X X
Pos
ible
May
or
1.La STOP revisa que se cumplan los estándares mínimos de aceptación.
Am
bos
76 Baj
a
Mod
erad
o
2
3
4
5
6
Cobro y Recaudo
R.V
F.05
1
X
Pos
ible
Mod
erad
o
Am
bos
87
Rem
ota
Insi
gnifi
cant
e
2
3
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
Estructuración de Acuerdos de Valorización
Que se presente deficiencia en la planificación de los acuerdos de valorización
Insuficientes estudios socio económicos para las zonas de influencia
1. Reacciones adversas de la comunidad. 2. Afecta el normal desarrollo del proceso.3. Desgaste para la gestión de cobro.4. Afecta la credibilidad de la entidad
8M
OD
ER
AD
O
La DTAV contrata estudio socio económico para estimar la capacidad de pago de los contribuyentes de la zona de influencia que será objeto de cobro por concepto de valorización.
Contrato de prestación de servicio o consultoría. Manual de Interventoría. Oficios Orfeo
2IN
FER
IOR
La DTAV solicita insumos a las áreas misionales para estructurar el Proyecto de Acuerdo.
Memorandos, actas de reunión
Que no exista coordinación entre las diferentes áreas del proceso.
La DTAV realiza reuniones de planificación para la identificación de los recursos y la forma como se va a realizar toda la contratación para el nuevo cobro de valorización.
Memorandos Orfeo , actas de reunión
Debilidad en la Coordinación interinstitucional e intersectorial.
La DTAV coordina la entrega de la información con las entidades distritales que tienen relación con la contribución de valorización, como son la UAECD, SDP, SDH. SDM
Oficios Orfeo, actas de reunión
Verificacion de obras contenidas en el PDD o POT y los insumos entregados por las áreas técnicas
Estrategia de Comunicación del Acuerdos de Valorización
Que se presenten fallas en la comunicación e insuficiente divulgación del Acuerdo de Valorización
Debilidad en la articulación de la estrategia de comunicaciones del Acuerdo de valorización
1. Reacciones adversas de la comunidad. 2. Afecta el normal desarrollo del proceso.3. Desgaste para la gestión de cobro.
4M
OD
ER
AD
O
1. Coordinación con la OAC, (Piezas de comunicaciones)2. Plan de comunicación del Acuerdo de V. (estrategia)3. Reuniones de seguimiento.
Procedimiento de Estructuración de Acuerdos de Valorización.
Actas de reunión y/o listadode asistencia
3IN
FER
IOR
Que la liquidación de la contribución de valorización presente inconsistencias.
Inconsistencia en la estructura de datos de la información suministrada por otras entidades.
1. Llamados de atención o apertura de investigaciones por parte de los entes de control sobre el accionar del Instituto de Desarrollo Urbano.
2. Desprestigio de la imagen institucional.
3. Aumento en la tasa promedio de las reclamaciones.
12A
LTO
Oficio de solicitud, en el cual se establece el protocolo .
6M
OD
ER
AD
O
Inconsistencia en el contenido de la información suministrada por entidades externas, relacionada con la veracidad del dato.
2. La revisión de la consistencia de la información se realiza sobre predios con características especiales, (grandes contribuyentes), antes del proceso de liquidación. (Estudios técnicos de casos especiales)
Manuales y procedimientos para la gestión de estudios técnicos.
Desactualización de documentos técnicos o manual de procesos y procedimientos.
3. Aplicación de la memoría técnica, del Acuerdo correspondiente.Manual de la contribución de valorización.
Manual MG-IDU-015Memoría Técnica del Acuerdo correspondiente
Implementación inadecuada del proceso de control de calidad de la información.
4. Realizar el control de calidad a la completitud de los datos que se utilizan en el proceso de liquidación y se realiza control de calidad por muestreo aleatorio simple o estratificado.
Solicitudes de control de calidad generadas en el sistema de valoricemos.
Insuficiente generación de escenarios de liquidación o pre liquidaciones, que permitan sensibilizar el valor de la contribución de valorización.
5. Se analizan los picos existentes en el valor de la contribución pre liquidada o liquidada, para identificar los casos atípicos o especiales.
En el sistema de información valoricemos.
Error en la identificación de los atributos y factores de liquidación, por Información incompleta en las bases de datos respecto a dirección del predio, dirección de correspondencia, factores y/o atributos gravables y nombre del propietario.
6. Verificación de la información predial y del propietario frente a la información que reporta el VUR y UEACD (Catastro).
Aplicativo VUR, oficio por parte del contribuyente, aplicativo valoricemos. Oficios Orfeo, aplicativos SIIC
Que se genere incorrectamente las cuentas de cobro mensual
Errores en la parametrización del aplicativo por proyecto de valorización, de acuerdo con decretos o normatividad que afecte los procesos de liquidación y facturación mensual.
1. Error en el cálculo de los intereses y en el valor de la cuota a pagar2. Retrasos en los procesos de generación de archivos para impresión, distribución, pagos por Internet y control de calidad3. Error en el sistema Generando datos incorrectos que incidan en el pago de la contribución
9M
OD
ER
AD
O
El coordinador del grupo, realiza revisiones aleatorias. Se realiza retroalimentación de acuerdo con las solicitudes presentadas por los contribuyentes.
Correos electrónicos y llamadas
1IN
FER
IOR
Fallas en Integridad y confiabilidad de la información, en virtud de condiciones especiales para un cobro (intereses, fallas de procesamiento en liquidaciones masivas, no reporte oportuno de pagos en bancos.)
Se realizan controles de calidad a los procesos de liquidación y facturación mensual. En caso de requerir, se realizan ajuses manuales quedando soportes en los documentos administrativos que se generan del aplicativo Valoricemos.
Base de datos control de calidad
Alteraciones en el aplicativo VALORICEMOS por el operador externo
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 7
FORMATOGESTIÓN DE LA VALORIZACIÓN
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
9-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGGC - DTAV - STOP - STJEFFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDADC
ód.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
Cobro y Recaudo
R.V
F.06
1 Comportamiento de no pago por parte del contribuyente
X
Baj
a
Men
or
Pro
babi
lidad
87
Rem
ota
Men
or
2
3 Plan de contratación de Personal de Prestación de Servicios. Plan de Contratación PSP.
R.V
F.08
1
X X
Pos
ible
Mod
erad
o
Am
bos
84
Rem
ota
Insi
gnifi
cant
e2
3
RV
F.09
1
Baj
a
Mod
erad
o
Pro
babi
lidad
87
Rem
ota
Mod
erad
o
2
4 Proyección errada de un concepto técnico.
5
6
RV
F.11
1
X
Baj
a
Mod
erad
o
Am
bos
87
Rem
ota
Insi
gnifi
cant
e
2
Bajo recaudo efectivo en el proceso de cobro coactivo
1. No se pueden decretar y efectuar medidas cautelares dentro del proceso.2. Desgaste administrativo.3.No se puede iniciar proceso de cobro coactivo si hay error en el CDA
4IN
FER
IOR
Personal destinado para realizar seguimiento y control a la gestón de los expedientes.
Memorandos Orfeo y /o correo electrónico institucional
2IN
FER
IOR
Predios con gravámenes tales como patrimonio de familia, afectación a vivienda familiar u otras.
Se realiza verificación de las anotaciones registradas en los certificados de tradicción y libertad, una vez recibidos los CDA a fin de determinar que otras medidas cautelares se pueden adelantar por parte del abogado ejecutor.
Certificado de Libertad y Tradición, boletín catastral
Personal insuficiente para la cantidad de procesos en cobro coactivo.
Asignación Notificación y
Envío de Cuentas de Cobro
Que los documentos que notifican el cobro de la contribución de valorización, actos de notificación, resoluciones o cuentas de cobro no lleguen oportunamente al contribuyente.
Teniendo en cuenta la dinámica urbana de la ciudad, la información que reposa en la base de datos de la UEACD no se encuentra actualizada con la nomenclatura física del predio.
1. Si el contribuyente reclama, y efectivamente se comprueba que no quedó debidamente notificado, debemos iniciar el proceso de notificación, reversando todas las actuaciones en el sistema y restituirle términos. 2. Los predios cuyas asignaciones no están notificadas tienen una fecha de exigibilidad incierta que impide la facturación.3. Aumento de las quejas y reclamos por parte de los contribuyentes por el no recibo de los documentos.
9M
OD
ER
AD
O
Solicitar la base catastral con el fin de actualizar los sectores. Se realiza una verificación manual al SIIC (Sistema Integrado de información Catastral) y VUR (Ventanilla Única de Registro).Actualización del registro.
Oficios Orfeo, aplicativos SIIC y VUR, Aplicativo Valoricemos
1IN
FER
IOR
No entrega de los actos administrativos o cuentas de cobro por parte de la empresa de correo, por equivocación, negligencia, no existe predio, nomenclatura errada; entre otras.
Seguimiento y auditoría continua a los reportes presentados por la empresa de correo y aplicación de las sanciones establecidas en el contrato por incumplimiento.
Contrato, oficios, informe, memorandos.
Entrega de información errada a la empresa de correo por parte del IDU, por no contar con bases de datos actualizadas, ni en terreno por parte de Catastro.
Continuamente los funcionarios de la STOP están validando y depurando la información del sistema, teniendo en cuenta que el IDU no posee la información 100% actualizada, resultando entonces que en el proceso de cobro persuasivo, se vea la necesidad de realizar visitas a terreno, depurando así la información para predios que hayan presentado devolución de la documentación enviada por la empresa de correo
Reportes e informes de auditoria al contrato de impresión y distribución
Tramitar las solicitudes y
reclamaciones
Que no se elabore la respuesta oportuna y/o pertinente a requerimientos y/o reclamaciones
Que la información requerida de otras áreas y/o entidades no sea entregada a tiempo
1. Inicio de investigaciones 2. Interposición de demandas ante la jurisdicción contencioso administrativa.3. Declaratorias de nulidad por parte de la jurisdicción contencioso administrativa 4. Alto volumen de derechos de petición 5. Mayores costos a nivel operativo.6. Silencio administrativo que genere demandas ante la Jurisdicción Contencioso Administrativa, con decisiones desfavorables que implican devoluciones en el pago de la Contribución de Valorización.
6M
OD
ER
AD
O
Se realiza seguimiento oportuno en ORFEO y en valoricemos a los requerimientos de información.
Reportes por generación de actividades en Valoricemos y Orfeo
3IN
FER
IOR
No contar con el personal requerido para atender un alto volumen de reclamaciones, (por periodos específicos en el año)
Revisar el recurso humano que se requiere para atender oportunamente los requerimientos y reclamaciones incluyendo en el anteproyecto del presupuesto los requerimientos del recurso humano . (Plan de Contratación PSP)
Formato anteproyecto de presupuesto.Plan de contratación PSP
Se valida la información, verificando la planilla de terreno, la dirección del predio con la fotografía de la verificación predial y la información de UAECD, de igual manera se efectúan las visitas necesarias a los predios, notarias y entidades competentes con el fin de revisar las características prediales y se hace un filtro por el revisor y supervisor. Se aplica el procedimiento de elaboración de conceptos técnicos.
Planillas, de ser necesario visita a terreno procedimiento No.2DTFGF22.1.6_ELABORAR_CONCEPTO_TECNICO_PARA_RECLAMACIONES_POR_VALORIZACION
Deficiente disponibilidad y/o conectividad de los servicios de los aplicativos de valoricemos y orfeo para resolver los recursos.
4. Insistir a la STRT para que garantice el correcto funcionamiento de los aplicativos de ORFEO y VALORICEMOS y Solicitar a la STRT a través de la plataforma ARANDA la solución del incidente.
Correo Electrónico, actas, memorandos, Casos Aranda
Las reclamaciones allegadas no cuentan con la suficiente claridad para dar respuesta de fondo a la solicitud por parte del contribuyente.
5. Análisis minucioso por parte del abogado sustanciador de las reclamaciones efectuadas por el contribuyente, en caso de ser necesario abre periodo probatorio y solicita lo que requiere, el cual queda registrado en VALORICEMOS.
Memorandos y oficios y reportes del sistema Valoricemos.
Atención al contribuyente
Que se expidan Certificados de estado de cuenta para trámite notarial (paz y salvo) con deuda y que el contribuyente realice transferencia del inmueble.(O que se expidan paz y salvos con datos erróneos del predio.)
Desactualización de la base de datos que proporciona la UEACD.
1. Reclamaciones en contra de la Entidad.
2. Reprocesos
3. Sanciones disciplinarias a los funcionarios responsables.
6M
OD
ER
AD
O
1. Se realiza una verificación manual al SIIC (Sistema Integrado de información Catastral) y VUR (Ventanilla Única de Registro).Y se realizar la actualización del registro asignando un CHIP IDU.
Oficios Orfeo, aplicativos SIIC y VUR, Aplicativo Valoricemos
1IN
FER
IORInformación de predios que cuenten con más de un ID
(CHIP IDU, CHIP CASTASTRAL)2. Verificación en las bases de datos Valora y Valoricemos, utilizando el CHIP IDU o el CHIP CATASTRAL
Aplicativos Valora y Valoricemos.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 8
FORMATOGESTIÓN DE LA VALORIZACIÓN
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
9-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGGC - DTAV - STOP - STJEFFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
RV
F.11
3
X
Baj
a
Mod
erad
o
Am
bos
87
Rem
ota
Insi
gnifi
cant
e
RV
F.12
1
Baj
a
Mod
erad
o
Memorandos y correos
Am
bos
87
Rem
ota
Insi
gnifi
cant
e
2 Correo institucional
Devoluciones
RV
F.13
1
X
Baj
a
Mod
erad
o
Pro
babi
lidad
87
Rem
ota
Mod
erad
o2 Inconsistencia en los valores a devolver
3 Correo Electrónico
4 3. lista de chequeo de requisitos para recepción de los documentos.
Balance de Obra
RV
F.14
1
Pos
ible
May
or
Pro
babi
lidad
84
Rem
ota
May
or
Revisión y aprobación del líder del proceso y líderes operativos:ÁREA NOMBRE CARGO FIRMA
SGGC CALOS HUMBERTO MORENO BERMUDEZ SUBDIRECTOR GENERAL DE GESTION CORPORATIVA
DTAV HERNANDO ARENAS CASTRO DIRECTOR TECNICO DE APOYO A LA VALORIZACION
STOP JOSE ANTONIO VELANDIA CLAVIJO SUBDIRECTOR TECNICO DE OPERACIONES
STJEF CARLOS FRANCISCO RAMIREZ CARDENAS SUBDIRECTOR TECNICO DE EJECUCIONES FISCALES
Atención al contribuyente
Que se expidan Certificados de estado de cuenta para trámite notarial (paz y salvo) con deuda y que el contribuyente realice transferencia del inmueble.(O que se expidan paz y salvos con datos erróneos del predio.)
1. Reclamaciones en contra de la Entidad.
2. Reprocesos
3. Sanciones disciplinarias a los funcionarios responsables.
6M
OD
ER
AD
O
1IN
FER
IOR
No socializar la información de actualización de procedimientos, cambios en el sistema y lineamientos.
3. Retroalimentación al equipo responsable de la expedición de Paz y Salvos sobre los procedimientos y soporte técnico para mejorar la atención al contribuyente 4. Revisión periodica por muestras aleatorias al proceso de expedición de paz y salvos realizado por STOP.
Planillas de asistencia, actas y correo institucional.
Atención al contribuyente
Demoras en la atención al contribuyente en los puntos de atención.
Caídas en la plataforma tecnológica que dificulta la atención oportuna al contribuyente
1. Inconformidad de la comunidad.
2. Incumpimiento normativo de requisitos establecidos por la Secretaría General de la Alcaldia
6M
OD
ER
AD
O
1. Se solicita a la STRT oportunamente el soporte tecnológico, a través de correos electrónicos, llamadas, Reporte casos Aranda y memorandos.
1IN
FER
IOR
Colapso en los puntos de atención por afluencia masiva de los contribuyentes, cuando están próximos a vencer plazos de pagos, entre otros
2. Conformación de equipos de trabajo para contingencias que apoyen la atención en los diferentes puntos.
Demora o inconsistencias en la devolución.
Errores en la Identificación a quien se le va realizar la devolución.
1. Incumplimiento del estatuto tributario al superar los 50 días estipulados en el documento
6M
OD
ER
AD
O
1. Consulta de los documentos jurídicos plataforma VUR, conformación de equipos de trabajo para el análisis, revisión aprobación y la asignación de roles para los usuarios en el sistema.
Plataforma VUR, estudio técnico, Instructivo INVF020 Trámite Devoluciones Ordenada por el Acuerdo 523 de 2013
3IN
FER
IOR
Demoras en la digitalización documental en el sistema Orfeo.
2. Solicitud al proceso de gestión documental para digitalización de la información
Entrega de la documentación incompleta por parte del contribuyente.
Correo Electrónico, Actas de Reunion y Lista asistencia
No elaborar un balance anual, que permita identificar alertas ante incumplimientos en lo establecido frente a cada Acuerdo de Valorización
1. Información incompleta de las areas misionales.
2. No presentar la Información relevante a la Dirección del IDU sobre ejecución y costos reales
1.Incumplimiento a lo establecido en cada Acuerdo de Valorización.2. Perdida de confianza para posteriores proyectos de Acuerdos de Valorización.3. Investigaciones disciplinarias.
12A
LTO
1. Inclusión en las funciones del Director de Apoyo de Valorización a partir de la resolución 010056 del 09/11/2016
2. Seguimiento por parte de la DTAV en el cumplimiento en la construcción del plan de obras
3. Informes de recaudo realizado por la DTAV
Solicitudes de Información a las áreas técnicas por memorandos.
4M
OD
ER
AD
O
OBSERVACIONES: Indique para ésta versión, el código de los riesgos nuevos y justifique el por qué de los riesgos eliminados. (Adicional registre las observaciones que considere necearias):
Riesgo 5: Se modificó una de las causas. Además, se ajustó el control del riesgo 2.Riesgo 6: Se ajustó la redacción del riesgo. Se incluyó una causa, orientada a la falta de recurso humano para apoyar la actividad.Riesgo 7: Se unifica y se deja como causa del riesgo 4Riesgo 10: Se unifica con el riesgo 9 y se incluyeron las causas en este mismo riesgo.Riesgo 14: Se incluyó dentro de la matriz de riesgos de gestión
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 9
FORMATODISEÑO DE PROYECTOS
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 30-May-17 ÁREAS - (SIGLAS): DTD - SGDUFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R RIESGO RESIDUALACTIVIDAD
Cód
.RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIAS
TIPOSDESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓN
PDD SI P I Ri P I RrR
.DP
.02
X Alta
Mod
erad
o
Am
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72
Pos
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Men
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R.D
P.0
4
1
X Alta
May
or
Am
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64
Pos
ible
Mod
erad
o
2
3
4
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
6. Elaborar los pliegos de
condiciones de los proyectos
de construcción y conservación.
Superar el margen de tolerancia para la variación
del presupuesto de obra en la modalidad de contrato de
Estudios, Diseño y Construcción sin tomar las decisiones y ejecutar las
acciones para la continuidad o no del proyecto.
1
2
Al no contar con Estudios y diseños definitivos, no es posible proyectar un presupuesto de obra pues no se cuenta con cantidades de obra y alta incertidumbre en el cálculo de obras de redes de servicios públicos.
Los presupuestos de factibilidad tienen un alto nivel de incertidumbre
1. Modificaciones en el valor de la obra proyectada.
2. Demoras en la contratación de Obra
3. Afectación de las metas de la entidad y del Plan de
Desarrollo
12A
LTO
1. Utilización de los formatos de productos en estudio prefactibilidad y productos en estudio factibilidad, para el inicio de la fase de diseño.2. Seguimiento de la Interventoría y/o supervisor IDU.3. Aplicación de la Guía Elaboración de Presupuestos para contratos de obra, consultoría, interventoría y apoyo a la gestión. (Esta guía se encuentra en ajustes por parte de las DTs Estratégica, de Proyectos, y de Construcciones, de la Subdirección Técnica de Ejecución del Subsistema Vial, de la Subdirección Ténica de Mantenimiento del Subsistema Vial, y la Subdirección General de Infraestructura).4. Controles y margen definido en la matriz de riesgos del contrato
1. FOFP01_Productos_Estudio_Prefactibilidad_Lista_Chequeo2. FOFP02_Productos_Estudio_Factibilidad_Lista_Chequeo
3. Manual de Interventoría.4. GUDP017_ELABORACION_PRESUPUESTO_CONTRATOS_OBRA_CONSULTORIA_INTERVENTORIA_V1.05. Actas de seguimiento
6M
OD
ER
AD
O
3. Ejecutar o realizar los estudios y diseños.
Que se termine el plazo de ejecución de los estudios y
diseños sin recibir los productos aprobados.
Demora en la coordinación con las ESPs y demás entidades por parte del consultor.
1. Reprogramación del cronograma para la entrega de productos, lo que conlleva a ampliar el plazo de entrega final de los mismos.2. Modificaciones Contractuales
16E
XTR
EM
O
1. Aplicación del Procedimiento sancionatorio.2. Se controla con la forma de pago por productos, la cual queda establecida en el contrato.3. Realización de reuniones semanales y mensuales, por parte de la supervisión del proyecto o interventoría.
1. Memorandos enviados a la DTGC.2. Actas de pago.3. Acta de seguimiento al contrato.4. Manual de Interventoría.
9M
OD
ER
AD
O
Demora en la entrega de insumos por parte de las ESPs, y Entidades Distritales para el desarrollo de
los diseños.
1. Realizar mesas de trabajo con los consultores e interventores, de donde se generan actas con compromisos.2. Plataforma ORFEO para realizar las diferentes comunicaciones oficiales.3. Mesas de trabajo con las ESP y demás Entidades para la coordinación y viabilidad pertinente de los productos. Visitas a terreno.4. Elaborar solicitud de concepto de viabilidad a las ESPs, y demás Entidades.5. Aplicación de Convenios existentes
1. FOIDU131_ACTA_ DE_ REUNION_ V_4.0.doc2. Conceptos3. Convenios existentes con las ESP.4. Oficios, Memorandos.
Demora en la revisión y aprobación por parte de la interventoría.
1. Aplicación del Procedimiento de declaratoria de incumplimiento, imposición multa, cláusula penal caducidad y o afectación de la garantía única de cumplimiento2. Realización de reuniones de seguimiento, semanales y mensuales, con el supervisor del proyecto e interventoría.3. Reprogramación del cronograma aprobado por la interventoría, debidamente justificado y aprobado por la interventoría
1. Memorandos enviados a la DTGC.2. Actas de pago.3. Acta de seguimiento al contrato.4. Manual de Interventoría.5. Cronograma reprogramado aprobado por la interventoría.6. PRGC06 Procedimiento Declaratoria de incumplimiento, imposición multa, cláusula penal, caducidad y o afectación de la garantía única de cumplimiento
Incumplimiento del consultor en los plazos establecidos en el cronograma aprobado por la
interventoría.
1. Seguimiento y control del cronograma del contrato de consultoría, cuando la interventoría es interna.2. Reprogramación del cronograma aprobado por la interventoría, debidamente justificado.3. Aplicación del Procedimiento de declaratoria de incumplimiento, imposición multa, cláusula penal caducidad y o afectación de la garantía única de cumplimiento
1. Cronograma2. Actas de seguimiento3. Contratos suscritos4. Oficios - ORFEO5. PRGC06 Procedimiento Declaratoria de incumplimiento, imposición multa, cláusula penal, caducidad y o afectación de la garantía única de cumplimiento
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 10
FORMATODISEÑO DE PROYECTOS
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 30-May-17 ÁREAS - (SIGLAS): DTD - SGDUFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R RIESGO RESIDUALACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
R.D
P.0
5
X
Cas
i Seg
uro
Men
or
Pro
babi
lidad
64 Alta
Men
or
Revisión y aprobación del líder del proceso y líderes operativos:
ÁREA NOMBRE CARGO FIRMA
El riesgos R:DP.01(demora por parte de las ESP) se considera como causa del riesgo 4, por lo que se elimina el riesgo.SGDU Subdirector General de Desarrollo Urbano
DTP Yolanda Oviedo Rojas Directora Técnica de Proyectos
1. Planificar los estudios y diseños.
2. Elaborar los pliegos de
condiciones de los proyectos
de construcción y conservación.
Cambios continuos y no controlados en las directrices
para la elaboración de los componentes técnicos de los
pliegos de condiciones
1
2
3
4
5
Recursos limitados y falta de definición de presupuesto real en el momento de definir el alcance del contrato.
Cambios en las prioridades de la Administración. (alcance, plazos del proyecto)
Cambios de políticas de contratacióon , o la modificación de términos contractuales
Cambios en el alcance del objeto de diseño con respecto al alcance definido en la factibilidad.
Cambios en el alcance del objeto de obra con respecto al alcance definido en el diseño.
Rediseño,Modificación de cronogramas y reprocesos en la estructuracion de pliegos, variación en el alcance del proyecto
10A
LTO
1. Proyección del presupuesto anual
2.Procedimiento de estructuración de procesos selectivos Procedimiento
PRPE02 Procedimiento de Elaboración del anteproyecto de presupuesto
8M
OD
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AD
O
OBSERVACIONES: Indique para ésta versión, el código de los riesgos nuevos y justifique el por qué de los riesgos eliminados. (Adicional registre las observaciones que considere necearias):
Rafael Eduardo Abuchaibe López
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 11
FORMATOGESTIÓN PREDIAL
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
31-May-17 ÁREAS - (SIGLAS):FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
R.G
P.0
1
X
Pos
ible
Mod
erad
o
Am
bos
87
Rem
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Insi
gnifi
cant
e
R.G
P.0
3
X
Pos
ible
Mod
erad
o
Am
bos
87
Rem
ota
Insi
gnifi
cant
e
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
DIRECCIÓN TÉCNICA DE PREDIOS
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
Elaborar insumos técnicos,
jurídicos y sociales.
Realizar la adquisición
predial
Demoras en la asignación de Recursos para la Adquisición
Predial de los Proyectos
1, Falta de apropiación presupuestal para la Gestión predial (adquisición, venta y administración de predios)2. .Falta de apropiación presupuestal de la caja menor del área. 3. Falta de recursos humano de apoyo a la gestión predial, por demoras en la apropiación presupuestal y contratación en los casos que aplica.
1. Retrasos en la gestión predial
2. Demora en el inicio de las obras
3. Demandas por parte de los vendedores o afectados por las
nuevas obras.4. Demora en la aprobación del
acto administrativo de constitución de la Caja Menor
9M
OD
ER
AD
O
1.1 Solicitud de recursos desde el anteproyecto de presupuesto en donde se tiene previstas todas las necesidades de la DTDP. Mediante Formato FO-PE-09.1.2. En el transcurso de la vigencia se realiza la solicitud de recursos faltantes formalmente o de acuerdo con la demanda de los proyectos de gestión predial.2.1 Solicitud de recursos desde el anteproyecto de presupuesto en donde se tiene previstas todas las necesidades de la DTDP. Mediante Formato FO-PE-09.2.2 En el transcurso de la vigencia se realiza la solicitud de recursos faltantes formalmente o de acuerdo con la demanda de los proyectos de gestión predial.3.1 Solicitud de recursos desde el anteproyecto de presupuesto en donde se tiene previstas todas las necesidades de la DTDP. Mediante Formato FO-PE-09.3.2 En el transcurso de la vigencia se realiza la solicitud de recursos faltantes formalmente o de acuerdo con la demanda de los proyectos de gestión predial.
Comunicación OficialFormato FO-PE-09
1IN
FER
IOR
Elaborar insumos técnicos,
jurídicos y sociales.
Realizar la adquisición
predial.Realizar el
reasenatemiento integral de la población.
Realizar viabilidad predial.
Retrasos en la Gestión Predial por Falta de Insumos
1, Dificil accesibilidad a los predios, debido a que los propietarios no permiten el acceso, para cumplir con el debido levantamiento de insumos prediales.2. Diferencias de áreas (Cabidas y Linderos) que no son certificadas a tiempo por la UAECD para el levantamiento definitivo de los Registros Topográficos, corrección de avalúos y elaboración de ofertas de compra.3. Demora en la entrega de documentos soporte para el cálculo de las Indemnizaciones (Daño Emergente y Lucro Cesante)4. Retrasos en la Negociación por oposición del propietario5. Problemas de titularidad de los predios en procesos de adquisición (poseedores, sucesiones, embargos)6, Incumplimiento de los tiempos previstos por la Ley para la emisión de los avalúos por parte de la UAECD.7. Reproceso en la corrección, validación y aprobación de avalúos8. Soportes y justificaciones suficientes de los avaluós comerciales 9. Entregas masivas de avalúos por parte de la UAECD que generan represamientos en la aprobación de los mismos.
1. Incumplimiento en los tiempos previstos para
elaboración de Registros Topográficos, solicitud de
avalúos y ofertas de compra.
2. Demoras en la adquisicón predial.
3. Retrasos en la posible entrega de los predios al proceso de Ejecución de
Obras.
4. Inconformismo por el valor comercial del inmueble
5. Demoras en la adquisicón predial.
6. Retrasos en la entrega del predio al proceso de Ejecución
de Obras
7. Incremento en los contratos de vigilancia de predios
8. Retrasos en la expedición de ofertas de compra
9M
OD
ER
AD
O
1,1. Envío de oficios previos a la visita de propietarios con el acompañamiento social y técnico. 1,2. Levantamiento fotográfico como referencia. 1,3. Levantamiento Planimerico, VUR, VUC, folio matricula.2,1. Programación de visita entre la UAECD, el IDU- DTDP y el propietario, con el fin de establecer el área real y poderla certificar para continuar con el proceso correspondiente.3,1. Precálculo de indemnizaciones con los conceptos básicosque se encuentran en el Procedimiento de Adquisición Predial 3,2. Aplicación del Procedimiento de Gestión Social (PRGP01) 3,3. Elaboración y envío de oficios a los propietarios solicitando los documentos requeridos.3,4. Programar y adelantar reuniones con los propietarios.4,1. Tramitar y redireccionar las peticiones de los propietarios a la UAECD.4,2. Seguimiento social4,3. Aplicación de los Términos de ley para adelantar la expropiación por vía administrativa5,1. Conforme a lo establecido en el Manual de Gestión Predial, se debe realizar el análisis jurídico del predio con 10 años de anterioridad para la emision del Estudio de títulos, siempre y cuando no requiera un análisis mayor, de ser así se debe realizar un análisis a 20 años sobre la tradición del predio, con el fin de establecer el propietario real de Dominio.6,1. Conforme al Capítulo 3 Parágrafo 2 del DECRETO 1420 DE 1998, el plazo de entrega de los avalúos por parte de la UAECD, son 30 días, de ser necesario el IDU reiterara la solicitud de los avalúos por medio de oficio a la UAECD.7,1. Se diligencia y alimenta el seguimiento y control de avalúos (herramienta de excel), que indica la trazabilidad del estado de las solicitudes realizadas y de los derechos de petición dirigidos a la UAECD.7,2. Reuniones quincenales de seguimiento con el interlocutor de la UAECD.8,1. Validación y confrontación de la información por el equipo de avalúos de la DTDP, esta revisión se realiza por fases: - Revisión método valuatorio empleado por UAECD.- Verificación los Datos Básicos.- Verificación la parte Indemnizatoria. 9,1 Ejecución de contingencias para aprobación masiva de avalúos en la DTDP, a través de la plataforma de ORFEO
1,1. Comunicaciones Oficiales
1,2. Actas de Visita2,1. Seguimiento del
convenio con UAECD3,1. Carpeta con
soportes y solicitud de tasación enviada a la
UAECD.3,2. Oficios.
3,3. Actas de Visita4,1. Oficios enviados a
la UAECD 4,2. Actas levantadas
por el área Social.4,3. Actas de visita
sociales5,1 Estudio de Títulos
FOGP116,1. Oficios enviados a la UAECD solicitando
los avalúos7,1. Oficios Quincenales
a la UAECD7,2. Cuadro de Alerta
Seguimiento de Avaluos7,3. Actas de seguimiento
8,1. Carpeta y documentos soportes enviados a la UAECD
9, 1. Oficios
1IN
FER
IOR
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 12
FORMATOGESTIÓN PREDIAL
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
31-May-17 ÁREAS - (SIGLAS):FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
DIRECCIÓN TÉCNICA DE PREDIOS
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
R.G
P.0
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May
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Am
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R.G
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5
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Mod
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Pro
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lidad
84
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Mod
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R.G
P.0
6
Pos
ible
Mod
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o
Acta Comité
Pro
babi
lidad
87
Rem
ota
Mod
erad
o
Elaborar insumos técnicos,
jurídicos y sociales.
Realizar la adquisición
predial.Realizar el
reasenatemiento integral de la población.
Realizar viabilidad predial.
Demoras en la entrega del predio, al área ejecutora para
construcción
1, Adjudicación de los contratos de obra sin contar con el certificado de viabilidad predial.2, Estudios sociales desactualizados al momento de iniciar el proceso de Adquisición Predial.3. Titulación irregular de la tierra en Bogotá4. Reprogramación y/o ajustes a los diseños iniciales5. Cambios en los procedimientos de adquisición predial (Por vencimiento de términos en los procesos de enajenación voluntaria se pasen a expropiación administrativa)6. Demoras en los procesos de expropiación judicial
1. Retraso en la inicio de la obra
2. Sobrecostos
3. Investigaciones por parte de los Entes de Control
4. Problemas con las comunidades
5. Reproceso en la gestión predial
12A
LTO
1. Emisión del certificado de viabilidad predial conforme a lo establecido en el Manual de Gestión Predial del IDU, en el cual se establece que el 100% de los predios que integran el área del proyecto se encuentren con oferta de compra debidamente notificada, al momento de iniciar la obra. Que se cuente con la disponibilidad del 80% del área requerida para el proyecto al momento de iniciar la obra. Que el 20% restante del área requerida, no podrá estar integrada por un número plural de predios que representen más del 80% de los inmuebles que se deba adquirir, al momento de iniciar la obra.2,. Caracterización de la unidad social, conforme a lo establecido en el Procedimiento de Gestión Social Predial (PRGP01), Diligenciar el formato de caracterización de la Unidad Social y realizar el informe para incluir en carpeta por cada unidad social.3. Conforme a lo establecido en el Manual de Gestión Predial , que se debe realizar el analisis juridico del predio con 10 años de anterioridad para la emision del Estudio de títulos, siempre y cuando no requiera un análisis mayor, de ser así se debe realizar un análisis a 20 años sobre la tradición del predio, con el fin de establecer el propietario real de Dominio.4. Depende a situaciones imprevisibles Técnicas, juridicas y sociales.5.1. Seguimiento semanal de avance a las etapas jurídica y social, para determinar el avance de cada proyecto y reforzar si es necesario el acompañamiento y asesoría a las Unidades Sociales en el proceso de gestión predial.5.2. Aplicación de los Términos de ley para adelantar la expropiación por vía administrativa.6. 1. Seguimiento y actualización de los procesos judiciales en el sistema SIPROJ.
1.1 Manual de Gestión Predial
1.2 Memorandos2.1 Censo Social.
2.2 Formatos 0,1,2,33. Actas de Visita (Social- Técnico).
4. Comunicaciones Oficiales
5. Actas Social- Juridica6.1 Plan de
Contratación Anual.6.2 Sistema SIPROJ
2IN
FER
IOR
Elaborar insumos técnicos,
jurídicos y sociales.
Realizar la adquisición
predial.Realizar el
acompañamiento social de la
población.Realizar viabilidad predial.
Dificultades en la administración o
mantenimiento de los predios adquiridos o en posesión del
IDU
1. No disponer de recursos financieros suficientes para los contratos de administración.2. No disponer de contratos para la administración de los predios (Demolición, mantenimiento y vigilancia)3. Que no se entregue el predio con el registro de titularidad.
1. Invasión a los predios en administración.
2. La no demolición de predios por falta de contrato lo cual
genera inseguridad
3. Reclamos de la comunidad por limpieza de los predios
4. Mala imagen de La Entidad
9M
OD
ER
AD
O
1. Incorporar en el Anteproyecto de Presupuesto los recursos requeridos para financiar los contratos de administración, vigilancia y mantenimiento de predios; así mismo hacer la gestión correspondiente con el fin que dichos recursos se incorporen en el presupuesto de cada anualidad. Mediante Formato FO-PE-092. Solicitud y gestión de la disponibilidad de los recursos ante la DG y las dependencias correspondientes. Mediante Formato FO-PE-09.3. Diligenciamiento del acta de Entrega por el cual se da por recibido el inmueble y entrega al Contratista.
1-2 Comunicacion Oficial
1-2 Formato FO-PE-093. Acta de Entrega
3IN
FER
IOR
Administrar y vender predios sobrantes de
obra
Falta definición de una política para la gestión y
utilización de predios sobrantes
1. En desarrollo de los procesos de adquisición predial, el trazado de las obras viales impuesto en el POT de Bogotá, afecta en algunos de los casos predios parcialmente. Sin embargo, el área en reserva vial puede determinar un area sobrante o remanente no desarrollable según los conceptos de norma emitidos por la SDP.
1.1. Invasiones a los predios.1.2. Incremento en costos por
administración, vigilancia y mantenimiento.
9M
OD
ER
AD
O 1.1 Llevar al Comité de Predios, instituido en la Resolución 001665 de 2017 el tema de remanentes para estudiar alternativas, teniendo en cuenta que algunos predios al no ser desarrollables se deben incorporar al espacion público adyacente de la obra.
3IN
FER
IOR
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 13
FORMATOGESTIÓN PREDIAL
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
31-May-17 ÁREAS - (SIGLAS):FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
DIRECCIÓN TÉCNICA DE PREDIOS
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
R.G
P.0
7
Pos
ible
Mod
erad
o
Am
bos
87
Rem
ota
Insi
gnifi
cant
e
R.G
P.0
8
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Pos
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Mod
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o
Pro
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Rem
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Mod
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o
Revisión y aprobación del líder del proceso y líderes operativos:ÁREA NOMBRE CARGO FIRMA
DTDP MARTHA ALVAREZ ESCOBAR DIRECTORA TÉCNICA DE PREDIOS ( E )
SGDU RAFAEL EDUARDO ABUCHAIBE LOPEZ
Elaborar Elaborar insumos técnicos,
jurídicos y sociales.
Realizar la adquisición
predial.Realizar el
acompañamiento social de la
población.Realizar viabilidad predial.
Problemas para el restablecimiento de las Unidades Sociales .
1. Problemas con la entrega de los arrendatarios de los predios en proceso de adquisición.2. Problemas con unidades económicas arrendatarias vs arrendadores debido a incumplimiento en pagos y otros. 3. Dificultades en la consecución de inmuebles de reposición con características similares a las iniciales4. Presencia de asentamientos informales.5. Nuevos asentamientos en predios entregados al IDU.
1. Retraso en los traslados y reubicación de las Unidades
Sociales
2. Vencimiento de Términos que ocasionan procesos de
Expropiación.
3. Demoras en el Reasentamiento de las
unidades sociales
4. Demora en la entrega del predio
5. Demandas para la Entidad
6. Invasión de predios IDU
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1. Ejecución de los programas del PGS para las Unidades Sociales que ocupan o residen en inmuebles objeto de afectación por el proceso de adquisición predial, para lo cual se prestan asesorías Sociales, Técnicas, Jurídicas e inmobiliarias, como parte del acompañamiento a los propietarios, arrendatarios o tenedores durante el proceso de reasentamiento integral en iguales o mejores condiciones.2. Atención personalizada intermediación y acompañamiento de los gestores sociales y económicos.3.1 Acompañamiento social e inmobiliario con el fin de dar varias opciones de vivienda a las unidades sociales a trasladar.3.2 Entrega portafolio Inmobiliario y se coordina con la unidades visitas a diferentes inmuebles para verificar condiciones de los nuevos predios.4.1. Censo y Diagnostico Socio- Económico.4.2. Seguimiento de la atención realizada a las us identificadas en el CENSO, destacadas en el Diagnóstico y el Estudio de impactos.5.1. Censo, Diagnostico Socio- Economico, Estudio de Impactos, Plan de Gestión Social. 5.2. Seguimiento a las necesidades identificadas en el CENSO, según las caracteristicas determinadas y las necesidades de la unidad social.
1. Formato de verificación de traslado
de la unidad social.2. Actas de atención y
seguimiento. 3.1. Acta de visita 3.2. Ficha Atención
Inmobiliaria.4.1. Censo Social.Formatos 0, 1, 2, 3
4.2. Actas de Seguimiento.
4.3. Actas de Asesoría tanto Económica, Social, Jurídica e
Inmobiliaria.5.1. Censo Social.Formatos 0, 1, 2, 3
5.2. Actas de Seguimiento.
5.3. Actas de Asesoría tanto Económica, Social, Jurídica e
Inmobiliaria.
1IN
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Elaborar insumos técnicos,
jurídicos y sociales.
Realizar la adquisición
predial.Realizar el
acompañamiento social de la
población.Realizar viabilidad predial.
Perdida de los expedientes de los procesos de Gestión
Predial a cargo de la DTDP
1. Manipulación inadecuada del expediente2. Falta de archivadores y archivos.3. Falta de control y seguimiento a los Expedientes
1. Se pueden presentar suplantaciones
2. Pérdida de información y recuperación de expedientes
3. No poder contestar requerimientos a los Entes de Control por no contar con el
expediente original
4. Demoras en la entrega del predio por posibles pérdidas de
la documentación al estar al alcance del público
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1.1 Implementación de la Carpeta Única Consulta DTDP1.2. Digitalización de la información y cargue de la misma en el aplicativo SIGES y OPEN2.1. Mediante el formato (FODO06) se hace entrega del archivo inactivo al archivo central.2.2. Solicitud de archivadores a recursos físicos por medio de formato ( F-ARF-030).3.1. Implementación de planillas para el control préstamos de Expedientes.3.2. Adecuación de las instalaciones para brindar una mayor seguridad al archivo y acceso restringuido al área de archivo.
1.1. Expediente.1.2. Aplicativo SIGES y
OPEN2.1. Formato de Trasferencia de
Archivos 2.2 Orden de pedido de elementos de consumo
3. Registro de entrega de expedientes
3IN
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OBSERVACIONES: Indique para ésta versión, el código de los riesgos nuevos y justifique el por qué de los riesgos eliminados. (Adicional registre las observaciones que considere necearias):
1-Se elimina el riesgo R. GP.02, toda vez que es una causa del riesgo R. GP.01.2- Se incluye nuevamente el R.GP.03 que por error se repetia con el R. GP.05.3- Se crea un nuevo riesgo, generado por las continuas observaciones de los Entes de Control.4- Se modifica la redacción del R.GP.07, 5- Se modifica la redacción del R.GP.08. SUBDIRECTOR GENERAL DE DESARROLLO
URBANO
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 14
FORMATOEJECUCIÓN DE OBRA
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 13-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGI - DTC- STESV - STESTFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
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FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
Seguimiento a la
Ejecución de
Proyectos de
Construcción
No contar con los requisitos y aprobaciones por parte de las ESP, entidades distritales y nacionales necesarios para el incio de la etapa de ejecución
1. Posibles reclamaciones del
contratista y/o interventor, por
restablecimiento del equilibrio económico.2. Demandas de la
comunidad, acciones populares.3. Inicio de
investigaciones administrativas y
disciplinarias por parte de los entes de control.
4. Retraso en plazos del contrato.
5. Mayores costos de obra. (Reajuste en
precios).
12A
LTO
1. Aplicación de la lista de chequeo Verificación de requisitos para inicio de la fase de ejecución de obra. FO-C-155. en la que se describen los documentos que se deben entregar previo al acta de inicio.2. Aplicación de la Guia GUDP01 Guia de Alcance Entregables Etapa de Diseños.3. Aplicación de lo contemplado en el Pliego de Condiciones y Anexos relacionados con el Analisis de Niveles de Servicio (ANS) ó Cronogramas de Hitos.4. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.
1. Lista de chequeo Verificación de requisitos para inicio de la fase de ejecución de obra. FO-C-155.
2. Guia de Alcance Entregables Etapa de Diseños.3. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de Infraestructura
Vial y de Espacio Público 4. Ley 1682 de 2013 Ley de Infraestructura
5. Actas de Comité
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Retraso en la apropiación de los Diseños (Técnicos, de las ESP y otros).
1. Aplicación del manual de Interventoría 2. Comités, recepción de informes por parte de la interventoria, supervisión realizada por parte de la Entidad a la gestión realizada por el constructor, la interventoría y las ESP.3. Aplicación de la lista de chequeo "Verificación de requisitos para inicio de la fase de ejecución de obra" y verificación de los entregables de la etapa de Diseño.
1. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de Infraestructura Vial y de espacio Público.
2. Guia de Alcance Entregables Etapa de Diseños.3. Procedimiento PR-C-044 "Ejecución de proyectos de construcción de
infraestructura vial y espacio público4. Lista de chequeo Verificación de requisitos para inicio de la fase de
ejecución de obra. FO-C-155.
Estudios y Diseños ( Técnicos y de las ESP y otros) incompletos y/o desactualizados y/o deficientes.
1. Aplicacion del manual de Interventoría 2. Aplicación del Procedimiento Ejecución de Proyectos de construcción de infraestrucutra vial y de espacio público.3. Aplicacion de la Guia de los entregables de la etapa de Estudios y Diseños.
1. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de Infraestructura Vial y de espacio Público.
2. Guia de Alcance Entregables Etapa de Diseños.3. Procedimiento PR-C-044 "Ejecución de proyectos de construcción de
infraestructura vial y espacio público4. Lista de chequeo Verificación de requisitos para inicio de la fase de
ejecución de obra. FO-C-155
Acciones por parte de la comunidad para evitar el inicio de la obra.
1. Aplicacion del manual de Interventoría 2. En el Apéndice E de los contratos se establecen las obligaciones del contratista, en donde se encuentra la creación de un punto CREA en el cual se deberán realizar reuniones periódicas inicial en la obra y se llevan acabo reuniones de concertación a lo largo del proyecto en los puntos CREA, con la participación de la comunidad, Contratista, Interventoría y el IDU.
1. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de Infraestructura Vial y de Espacio Público
2. Apéndice E de los contratos de obra.3. Actas de Reunión y/o de comité Crea con la comunidad.
Demora en la aprobación y revisión de las hojas de vida de los equipos de trabajo en el contrato de obra y en el de interventoría.
1. Apliación de la Lista de chequeo Verificación de requisitos para inicio de la fase de ejecución de obra. FO-C-155.2. Verificación en el SIAC de las dedicaciones de los profesionales y que no estén al mismo tiempo en el contrato de obra y de Interventoría.
1. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de Infraestructura Vial y de Espacio Público
2. Lista de chequeo Verificación de requisitos para inicio de la fase de ejecución de obra. FO-C-155
3. ORFEO4. Sistema de Acompañamiento contractual SIAC.
5. Comunicaciones oficiales de aprobación de las hojas de vida de la interventoría y de los contratistas
No disponer al inicio los predios requeridos para la ejecución de la obra.
1. Lista de chequeo Verificación de requisitos para inicio de la fase de ejecución de obra. FO-C-1552. Aplicación del Manual de Gestión Predial en lo concerniente a la expedición del concepto de viabilidad predial.
1. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de Infraestructura Vial y de Espacio Público.
2. Listas de chequeo FO-C-155.3. Manula de Gestion Predial.
Presiones administraitvas (internas y/o externas) para suscribir acta de inicio sin el cumplimiento de los requisitos establecidos.
1. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.2. Elaborar comunicaciones oficiales entre áreas y/o Interventoría, reportando las situaciones, para hacer cumplir los requisitos mínimos establecidos o inicio del proceso sancionatorios a que haya lugar.
1. Contrato, pliego de condiciones y anexos.2. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de Infraestructura
Vial y de Espacio Público 3. Manual de Gestión Contractual
4. Procedimiento PR-GC-074 "Declaratoria de incumplimiento contractual para la imposición de multa, cláusula penal, caducidad y/o afectación de la
garantía única de cumplimiento"5. Actas de Seguimiento
Falta de coordinación entre las áreas del IDU.
1. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.
1. Contrato, pliego de condiciones y anexos.2. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de Infraestructura
Vial y de Espacio Público.3. Actas de Seguimiento
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MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 13-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGI - DTC- STESV - STESTFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
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Seguimiento a la
Ejecución de
Proyectos de
Construcción
Inadecuado seguimiento por parte de la interventoría.
1. Mala imagen para el IDU.2. Afecta la durabilidad de la
obra por deficiencia en calidad de materiales y en los procesos constructivos.
3. Afecta servicio de espacio público y transporte de la
ciudad.4. Posibles Demandas de la
comunidad, acciones populares.
5. Posibles demandas por parte del contratista de obra
e Interventoría6. Posible Inicio de
investigaciones administrativas y
disciplinarias por parte de los entes de control.
12A
LTO
1. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.2. Recorridos de obras. Fortmato FO-EO-033. Aplicación del procedimiento PR-GC-074.4. Ensayos de laboratoríos coordinado con la DTE.5. Bitacora de Obra.
1. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de Infraestructura Vial y de Espacio Público.
2.Manual de Gestión Contractual3.Procedimiento PR-GC-074 "Declaratoria de incumplimiento contractual
para la imposición de multa, cláusula penal, caducidad y/o afectación de la garantía única de cumplimiento".
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Deficiencia en diseños y/o especificaciones técnicas particulares para situaciones específicas
1. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.2. Informes Mensuales de Interventoría. ( plan de calidad)3. Mesas de trabajo con la DTC, DTE y la DTP4. Control por parte del interventor al contratista.
1. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de Infraestructura Vial y de Espacio Público.
2. Procedimiento PR-DP-080 "Cambio de Estudios y Diseños aprobados, en etapa de construcción y/o conservación."
3. IDU_ET_GE_007_TOMO I, II, III y IV Especificaciones Técnicas del IDU
Personal no competente por parte del contratista e interventoría y/o dedicaciones insuficientes
1. Contrato, pliego de condiciones y anexos.2. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones..3. Elaborar comunicaciones oficiales entre áreas y/o Interventoría, reportando las situaciones, para hacer cumplir los requisitos mínimos establecidos o inicio del proceso sancionatorios a que haya lugar.4. Aprobación de Hojas vida.
1. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de Infraestructura Vial y de Espacio Público.
2. Procedimiento PR-GC-074 "Declaratoria de incumplimiento contractual para la imposición de multa, cláusula penal, caducidad y/o afectación de la
garantía única de cumplimiento".
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4 1. Ajuste de Cronogramas por parte del contratista.
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8 Los plazos se definen en la fase de Diseño del Proyecto.
Seguimiento a la
Ejecución de
Proyectos de
Construcción
No contar con los requisitos y aprobaciones por parte de ESP, entidades distritales y nacionales necesarios para la etapa de ejecución de Obra.
1. Posibles investigaciones administrativas y
disciplinarias por parte de los entes de control.
2. Demoras en la entrega de las obras a la comunidad.
3. Perjuicios ocasionados a terceros.
4. Posibles demandas y reclamaciones.
5. Mala imagen para el IDU.6. Finalización del Contrato sin la entrega de total de la
obra.
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1. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.2. Elaborar comunicaciones oficiales entre áreas y/o Interventoría, reportando las situaciones, para hacer cumplir los requisitos mínimos establecidos o inicio del proceso sancionatorios a que haya lugar.3. Comités interinstitucionales.4. Aplicación de la Guía GUIN02 Cordinación IDU, ESP Y TIC en Proyectos de Infraestructura5. Aplicación de la Ley de Infraestructura 1682 de 2013.
1. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de Infraestructura Vial y de Espacio Público
2. Apéndice E de los contratos de obra.3. Actas de Seguimiento
4. Convenios con las E.S.P 5. Guía GUIN02 Cordinación IDU, ESP Y TIC en Proyectos de
Infraestructura.6. Ley de Infraestructura 1682 de 2013.
12A
LTO
No disponer de la totalidad de los predios requeridos para la ejecución de la obra.
1. Lista de chequeo Verificación de requisitos para inicio de la fase de ejecución de obra. FO-C-1552. Aplicación del Manual de Gestión Predial en lo concerniente a la expedición del concepto de viabilidad predial.Que el 100 % de los predios que integran el área del proyecto se encuentren con oferta de compra debidamente notificada y, Que se cuente con la disponibilidad del 80% del área requerida para el proyecto. Es entendido que el 20% restante del área requerida, no podrá estar integrada por un número plural de predios que representen más del 80% de los inmuebles que se deba adquirir, caso en el cual, no se expedirá el certificado de viabilidad predial.
1. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de Infraestructura Vial y de Espacio Público.
2. Listas de chequeo FO-C-155.3. Manula de Gestion Predial.
Falta de coordinación entre las áreas del IDU.
1. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.2. Memorandos y reuniones solicitando, explicando y anexando la infiormación requerida para que se emitan conceptos técnicos y/o juridicos.3. En el manual de Gestión Contractual, se establece en el numeral 6,1,3 los lineamientos para el manejo de los Ítems no previstos. 4. Formato 4-MIN-C-M-23 ACTA DE FIJACION DE PRECIOS NO PREVISTOS.xls ( En cada una de las Subdirecciones Técnicas, se tienen asignadas a dos personas para la revision y verificación de los precios no previstos que se generan en los contratos)5. Procedimiento PR-GAF-058 EXPEDICION CERTIFICADOS DISPONIBILIDAD Y REGISTRO PRESUPUESTAL y procedimiento PR-GAF-087 MODIFICACIONES PRESUPUESTALES, para consecución recursos adicionales.6. Registro y seguimiento en aplicativo ZIPA.
1. Acuerdo 002 de 2009 " Por el cual se establece la estructura organizacional del IDU, las funciones y sus dependencias y se dictan otras disposiciones"2. Manual de Gestión Contractual3. Actas de Seguimiento4. Formato 4-MIN-C-M-23 ACTA DE FIJACION DE PRECIOS NO PREVISTOS
Condiciones climáticas desfavorables para la ejecución de las obras
1. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de Infraestructura Vial y de Espacio Público.
Inconvenientes con la comunidad y/o sectores interesados
1. Se llevan acabo reuniones de concertación a lo largo del proyecto en los puntos CREA, con la participación de la comunidad, Contratista, Interventoría y el IDU. 2. Cierre de acciones interpuestas por la comunidad.3. Comunicaciones oficiales.
1. Procedimiento PR-AC-064 "Atención al ciudadano en Proyectos de Infraestructura Urbana"
No contar con las apropiaciones presupuestales cuando existan adiciones o Mayores cantidades
1. Convenio Interadministrativo No. 020 de 2001, se establece en la clausula 2, que " Los certificados de disponibilidad presupuestal, necesarios para la apertura de las licitaciones y concursos, para la contratación misma para respaldar los eventuales contratos adicionales con la ejecución de las obras a que se refiere el objeto del presente convenio serán otorgados por TRANSMILENIO.2. Aplicar el procedimiento de Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos para solicitar los CDP´S en el tiempo establecido
1. Convenio Interadministrativo No. 020 de 2001, Celebrado entre el IDU y Transmilenio.2. Procedimiento PR GF - 01 Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos
Cantidades de obra no previstas y/o adicionales.
1. En el Manual de Gestión contractual se establecen los lineamientos en cuanto a Mayores cantidades de obra e ítems no previstos.2. La Interventoría verifica los ítems no previstos y/o las mayores cantidades de obra presentados por el contratista para que sean revisados para aprobadón o desaprobación.3. La Interventoría presenta la solicitud ante el IDU para gestionar la validación de los ítems no previstos (Utilizacion del formato 4MINCM23 Acta de Fijación de Precios No previstos) y/o las mayores cantidades de obra. Utilización del formato FOIDU57 Acta de Mayores Cantidades de obra4. El área ejecutora dará el aval a los ítmes de obra no previstos y/o adicionales y se pagarán de acuerdo con las memorias que presenta el contratista luego de ser ejecutadas. 5. Suscripción de actas de recibo parcial de obra en donde se soprotan las cantidades.
1. Manual de Gestión Contractual2. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos3. Formato Acta de Fijación de Precios No previstos
4. Formato FOIDU57 Acta de MAyores Cantidades de obra5. Formato Acta de Recibo PArcial de obra.
Plazos definidos en el contrato no acertados y menor al requerido.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 17
FORMATOEJECUCIÓN DE OBRA
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
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Seguimiento a la
Ejecución de
Proyectos de
Construcción
Estudios y diseños deficientes y/o desactualizados, que inciden en hacer nuevos diseños y nuevos presupuestos.
1. Perjuicios ocasionados por desequilibro economico
del contratista y/o del Interventor.
2. Desfinanciación de otros proyectos.
3. Posibles investigaciones administrativas y
disciplinarias por parte de los entes de control.
4. Desgaste operativo para conseguir recursos.
5. Finalización del Contrato sin la entrega total de la
obra.
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a) Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.c) Interventoría.d) Aplicación del procedimiento de Cambio de Estudios y Diseños
a) PR-DP-080 -CAMBIO DE ESTUDIOS Y DISEÑOS APROBADOS EN ETAPA DE Construcción y/o Conservación"
b) Formato 4-MIN-C-M-23 ACTA DE FIJACION DE PRECIOS NO PREVISTOS
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Mayores cantidades de obra, cantidades no previstas y/o adicionales
1. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.2. En el Manual de Gestión contractual se establecen los lineamientos en cuanto a Mayores cantidades de obra e ítems no previstos.3. La Interventoría verifica los ítems no previstos y/o las mayores cantidades de obra presentados por el contratista para que sean revisados para aprobadón o desaprobación.4. La Interventoría presenta la solicitud ante el IDU para gestionar la validación de los ítems no previstos (Utilizacion del formato Acta de Fijación de Precios No previstos) y/o las mayores cantidades de obra. Utilización del formato FOIDU57 Acta de Mayores Cantidades de obra5. El área ejecutora dará el aval a los ítmes de obra no previstos y/o adicionales y se pagarán de acuerdo con las memorias que presenta el contratista luego de ser ejecutadas. 6. Suscripción de actas de recibo parcial de obra en donde se soprotan las cantidades.
1. Manual de Gestión Contractual2. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos3. Formato Acta de Fijación de Precios No previstos
4. Formato FOIDU57 Acta de MAyores Cantidades de obra5. Formato Acta de Recibo PArcial de obra.
Componentes
Ambiental. SST y Social
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o.
Falta de coordinación interna para atender los tramites ambientales y sociales.
1. Mala calificación al contratista en SST.2. Demoras en el recibo y Liquidación.3.Demora en los pagos a interventorías y contratistas.4. Posibles demoras en la ejecución de la obra.5. Desgaste y reprocesos.
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1. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.2. Procedimiento de gestión social en la etapa de construcción, definido y aplicado por la OTC.
1. Contrato, pliego de condiciones y anexos.2. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de Infraestructura
Vial y de Espacio Público.3. Actas de Seguimiento
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No contar en las áreas técnicas con los recursos (personal y transporte) necesarios para realizar el seguimiento al contrato.
1. Procedimiento PR-GAF-021 de Gestión de Recursos Físicos Formato y F-AFR-020- SOLICITUD SERVICIO DE TRANSPORTE EN HORARIO LABORAL, en cual se solicita con anticipación el transporte en caso de requerirse a la STRF.2. Para el caso del personal, se identifia en el anteproyecto de presupuesto la cantidad de profesionales para la vigencia.
1. PR-GAF-021 de Gestión de Recursos Físicos 2. Formato F-AFR-020- SOLICITUD SERVICIO DE TRANSPORTE EN HORARIO LABORAL
Por la entrega inoportuna y/o la falta de cumplimiento de requisitos en los informes por parte la interventoria.
1. Requerir al interventor para que cumpla con los plazos contractuales establecidos para la entrega de los informes.2. En el manual de Gestión Contractual, numeral 7 Garantías se encuentra el amparo de cumplimiento en donde el contratista deberá cubrir todos los perjuicios derivados del incumplimiento de las obligaciones legales o contráctales del contratista multas y clausula penal.
1. Oficios - Plataforma ORFEO.2. Manual de gestión contractual.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 18
FORMATOEJECUCIÓN DE OBRA
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 13-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGI - DTC- STESV - STESTFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
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5 1. Actas de Reuniones de seguimiento
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Revisión y aprobación del líder del proceso y líderes operativos:ÁREA NOMBRE CARGO FIRMA
SGI Edgar Francisco Uribe Ramos Subdirector General de Infraestructura
DTC Francisco Jose Gallego Mendoza Director Técnico de Construcciones ( E )
STESV Jaime Augusto Bermúdez Díaz Subdirector Técnico de Ejecución del Subsistema Vial ( E )
Recibo y Liquidación de Proyectos de Construcción
Negligencia de parte del contratista y/o de la Interventoria para suscribir el acta de recibo final de obra y entregas documentales requeridas
1. Inicio de posibles acciones disciplinarias contra el
coordinador del contrato.2. Futuras demandas por
parte de los contratistas por la demora en el saldo que se debe cancelar contra acta de
liquidación.3. Investigaciones por parte de los organismos de control
por la demora en la liquidación de los contratos.4. Perdida de potestad para
Liquidar el contrato.5. Perdida de la trazabilidad
de los documentos del contrato dificultando su
liquidación.
16E
XTR
EM
O
1. Mesas de trabajo de seguimiento a la liquidacion.2. Comuncaciones Oficiales a la Interventoría ( informe estado del cumplimiento del contrato) 3 Instrucción Juridica de 2012, establece el Procedimiento para la toma de poseción de las obras (hace las veces de acta de recibo).4. Requerimientos formales al contratista y/o interventor , en caso que no los atienda se aplica el procedimiento PRGC-06 Imposicion Multa clausula penal , caducidad y/o Afectación de garantia Unica de Cumplimiento, en caso tal del que el contratista autorice se efectuan los descuentos de los saldos a su favor si el convenio Interadminstrativo lo permite.
1. Actas de Reuniones de seguimiento.2. Instrucción Juridica del procedimiento para la toma de posecion de las obras.3. Oficios - ORFEO.4. Procedimiento PRGC-06 Imposicion Multa clausula penal , caducidad y/o Afectación de garantia Unica de Cumplimiento
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O
Que se presenten daños a las redes imputables al contratista y éste no las pague o no las arregle
1. Requerimientos formales al contratista, en caso que no los atienda se aplica el procedimiento PRGC-06 Imposicion Multa clausula penal , caducidad y/o Afectación de garantia Unica de Cumplimiento, en caso tal del que el contratista autorice se efectuan los descuentos de los saldos a su favor si el convenio Interadminstrativo lo permite.2. Aplicación del convenio vigente.
1. Manual de Interventoria y supervisión de contratos2. Oficios - ORFEO.3. Procedimiento PRGC-06 Imposicion Multa clausula penal , caducidad y/o Afectación de garantia Unica de Cumplimiento.4. Convenios Interadminstrativos con las ESP
Que las ESP, la SDM y otras entidades no reciban las obras construidas en los tiempos pactados para la liquidación.
1. Requerimientos formales al contratista, en caso que no los atienda se aplica el procedimiento PRGC-06 Imposicion Multa clausula penal , caducidad y/o Afectación de garantia Unica de Cumplimiento.2. Gestion y mesas de trabajo con las ESP para suscribir el acta de recibo de las obras.3. Reuniones con las ESP, entidades e internventoría.4. Aplicación del convenio vigente
1. Manual de Intervnetoria y supervisión de contratos2. Procedimiento PRGC-06 Imposicion Multa clausula penal , caducidad y/o Afectación de garantia Unica de Cumplimiento.3. Convenios Interadminstrativos con las ESP.4. Formatos de Actas de recibo de las obras con las ESP.
Por No aplicar desde la coordinación del contrato los mecanismos contractuales para hacer exigible los productos pendientes para la liquidación del mismo
1. Grupo de seguimiento a las Liquidaciones de los contratos.2. De acuerdo al procedimiento PR-TH-120 " CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO" En donde se establece que se debe Efectuar de manera eficiente, ágil y oportuna los planes y programas de capacitación y entrenamiento para los funcionarios de la entidad, de manera que contribuyan al desarrollo de sus capacidades, destrezas y habilidades; dentro del marco del cumplimiento de las políticas del Talento Humano de la Entidad. en donde la DTC, la STEST y la STESV deberán Elaborar y enviar a la STRH las necesidades de Capacitación..
1. Actas de Reuniones de seguimiento2. Procedimiento PR-TH-120 " CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO"
Falta de coordinación interna (Legal, Financiera)
1. Seguimientos por parte del grupo de Liquidacion .2. Comités de seguimiento con Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones y Dirección Técnica de Gestión Contractual.
Que queden pasivos ambiental y/o pendientes con la comunidad requeridos para el cierre social.
1. Dar aplicacion del manual de Interventoría.2. Dar cumplimiento a las normas y leyes que rigen la parte ambiental en cuanto a los términos y plazos máximos.3. Procedimiento de gestión social en la etapa de construcción, definido y aplicado por la OTC.
1. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de Infraestructura Vial y de Espacio Público.2. Código de recursos Naturales.3. Ley 99 de 19934. Código contencioso Administrativo.5. Decreto 2041 de 2014.
OBSERVACIONES: Indique para ésta versión, el código de los riesgos nuevos y justifique el por qué de los riesgos eliminados. (Adicional registre las observaciones que considere necearias):
R.EO.2 - Iniciar un contrato sin el debido cumplimiento de los requisitos previos:Este Riesgo se fusiona con el riesgo R.EO.1 y se modifica la descripción, teniendo en cuenta que los dos hacían referencia a los inconvenientes presentados para dar inicio a la etapa de construcción de los contratos, las causas registradas en el anterior riesgo R.EO.2, se adicionan al Riesgo R.EO.1.R.EO.6 – Que se termine el contrato sin la ejecución completa de la obra: Se identifica que este es una consecuencia de los riesgos R.EO.4. y R.EO.5, por lo tanto se ajustan sus consecuencias de y se elimina el R.EO.6R.EO.7 – Que queden pasivos ambientales: Se identifica que este es una causa del riesgo R.EO.9., por lo tanto se ajusta el R.EO.9 y se elimina el R.EO.7.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 19
FORMATOEJECUCIÓN DE OBRA
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 13-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGI - DTC- STESV - STESTFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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ACTIVIDAD
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
STEST Hugo Alejandro Morales Montaña Subdirector Técnico de Ejecución del Subsistema de Transporte
R.EO.2 - Iniciar un contrato sin el debido cumplimiento de los requisitos previos:Este Riesgo se fusiona con el riesgo R.EO.1 y se modifica la descripción, teniendo en cuenta que los dos hacían referencia a los inconvenientes presentados para dar inicio a la etapa de construcción de los contratos, las causas registradas en el anterior riesgo R.EO.2, se adicionan al Riesgo R.EO.1.R.EO.6 – Que se termine el contrato sin la ejecución completa de la obra: Se identifica que este es una consecuencia de los riesgos R.EO.4. y R.EO.5, por lo tanto se ajustan sus consecuencias de y se elimina el R.EO.6R.EO.7 – Que queden pasivos ambientales: Se identifica que este es una causa del riesgo R.EO.9., por lo tanto se ajusta el R.EO.9 y se elimina el R.EO.7.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 20
FORMATOCONSERVACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
8-Aug-17 ÁREAS - (SIGLAS): DTM - DTAIFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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ACTIVIDAD
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
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FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
Seguimiento a la estabilidad y calidad de las
obras con póliza vigente
No recibir oportunamente el
informe final para el seguimiento a las
obras con pólizas de estabilidad y/o calidad
vigente
Una vez recibidas las obras por parte de las áreas ejecutoras, éstas no remitan el "informe final para seguimiento" a la Dirección Técnica de Administración de Infraestructura.
1. Vencimiento o disminución de la vigencia de las garantías, sin que se efectúe el seguimiento.2. Deterioro de la infraestructura vial y espacio público por falta de recuperaciones oportunas.3. Agravación del riesgo por parte de la entidad, argumentado por las aseguradoras.4. Mayor inversión de la entidad en la recuperación de los daños no tratados en la vigencia de las pólizas.
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O
1. Periódicamente se realiza el cruce de información de SIAC Vs. SIP a fin de verificar si los contratos terminados han sido entregados.2. Mediante memorando se requiere a las áreas ejecutoras la entrega del informe final de seguimiento de los contratos que se encuentran terminados y no se ha sido remitidos. 3. En el "Manual de interventoría y/o supervisión de contratos" quedo establecido el plazo limite para la entrega del Informe final para seguimiento, como insumo principal para el inicio del seguimiento.
1. Reporte de verificación de contratos terminados2. Memorandos3. Manual de interventoría y o supervisión de contratos del IDU
4IN
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IOR
Administración del espacio
público a cargo de la entidad
Falta de control de los titulares autorizados
para el uso del espacio público.
Ocupación indebida del espacio público y falta de supervisión por parte del autorizado
1. No restitución del espacio público dentro de los tiempos estipulados.2. Generación de acciones policivas para la recuperación del espacio público.3. Deterioro del espacio público.4. Quejas por parte de la comunidad.
6M
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O 1. Se elabora el acta de entrega y el acta de recibo por parte del IDU y del autorizado2. Se realizan visitas aleatorias de inspección al espacio público objeto del permiso de acuerdo con los plazos autorizados.3. Requerimientos por parte del IDU hacia el autorizado de usar el espacio público.
1. Contrato u oficio que autoriza el uso del espacio público2. Formato FO-CI-15 Acta de entrega y recibo de espacio público
4IN
FER
IOR
Expedición y recibo de
Licencias de Excavación
Intervención del espacio público por parte de las ESP o particulares para
intervención de redes de servicios públicos,
sin contar con la licencia de excavación o el incumplimiento de
la misma.
Documentos con información errada y/o no correspondientes a la solicitud efectuada.
1. Reclamaciones por parte de la comunidad.2. Pérdida de control de las intervenciones.3. Falta de recuperación o mala recuperación del espacio público.4. Deterioro del espacio público y consecuente afectación de la movilidad.
12A
LTO
1. Revisión calificada de la solicitud en la Oficina de Atención al Ciudadano. 2. Revisión técnica de los documentos aportados por el solicitante (Solicitud de Licencia de Excavación, validez de documentos y firmas autorizadas)3. Reporte a la Alcaldía Local correspondiente, como autoridad competente para la sanción por infracción urbanística.
1. Formato de recepción de documentos en la OTC.2. Formato FO-CI-02 V_5.0 Solicitud de Licencia de Excavación3. Formato FO-CI-28 Acta de verificación de las obras autorizadas y contratadas por las ESP.4. Oficio a Alcaldías Locales.
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O
Monitoreo de los pasos elevados
vehiculares y peatonales
Que no se envíe el informe de inspección a la Dirección Técnica
de Proyectos y Dirección Técnica Estratégica con las
patologías encontradas en las visitas
realizadas a los puentes peatonales y/o
vehiculares de la ciudad.
Que no se pueda realizar la visita de inspección por cambios en la programación y/o imprevistos en los recorridos.
1. Que no se pueda priorizar oportunamente el mantenimiento de los puentes.2. Afectación en la movilidad por posibles accidentes de transito.
2IN
FER
IOR
1. Reprogramar la visita de inspección en caso de no haberse efectuado de acuerdo con la programación inicial y consolidar el informe de inspección.2. Enviar el informe a la DTP recomendando realizar inspecciones más detallados y estudios de vulnerabilidad para verificar el estado real de la estructura 3. Enviar el informe a la DTE para que se revise la información y realicen la actualización del inventario de cada estructura.
1. Informe de visita de inspección 2. Memorandos a la DTP y DTE3. Procedimiento PR-CI-06 V_1.0 Monitoreo de pasos elevados y a nivel tanto vehiculares como peatonales.
1IN
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IOR
Administración de
Parqueaderos a cargo de la
entidad
No recibir el valor del recaudo real de los
ingresos por parqueaderos por parte
del concesionario
Que el concesionario reporte cifras menores o mayores, que las arrojadas por el ingresos diario de vehículos.
1. Incumplimiento de obligaciones contractuales.2. Afectación de los ingresos esperados para el presupuesto de la vigencia.
3IN
FER
IOR
1. Se realizan visitas periódicas donde se validan la información de ingreso de la base de datos del concesionario versus las cifras reportadas por el este.2. Verificación de la información reportada por el concesionario.3. Revisión y validación del informe presentado por el concesionario.4. Solicitudes formales al concesionario para aclaraciones de posibles desviaciones de las validaciones.
1. Informe del concesionario 2. Información de la base de datos del concesionario
3IN
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IOR
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 21
FORMATOCONSERVACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 8-Aug-17 ÁREAS - (SIGLAS): DTM - DTAIFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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ACTIVIDAD
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
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Interventoría a Urbanizadores
No expedición de la constancia de entrega
y recibo de vías locales e intermedias a cargo del urbanizador, por
desatención a lo establecido en el
Instructivo de Urbanizadores vigente.
Que el urbanizador no cumpla con los requisitos para la aceptación de los estudios y diseños.
1- Ejecución de estudios y diseños sin aceptación IDU.2- Vías locales y/o intermedias mal georreferenciadas.3- No incorporación de las especificaciones técnicas del Instituto y la normatividad vigente en los estudios y diseños.4- Ejecución de obras sin seguimiento.5- No cumplimiento de las especificaciones técnicas del Instituto y la normatividad vigente en la ejecución de las obras.6- Reclamaciones por parte de la comunidad y/o terceros.7- Mala imagen para el Distrito.8- Informes Finales incompletos que demoran la aprobación del mismo.9- Presupuestos mal elaborados que demoran la aprobación del mismo.10- Errores en la presentación estandarizada de planos record que demoran la aprobación correspondiente.
15A
LTO
1- Para la aceptación de los diseños, se aplica el formato FO-Cl-20 "Lista de chequeo para aprobación de estudios y diseños".2- Elaboración de oficio de respuesta con la aceptación de los estudios y diseños para el inicio de obra o las observaciones a que haya lugar.3- Para la autorización del inicio de obras, se aplica el formato FO-Cl-21 "Lista de chequeo para inicio de obra".4- Elaboración de oficio de respuesta con la autorización para el inicio de obras o las observaciones a que haya lugar.5- Aplicación del formato FO-CI-22 Lista de chequeo para recibo e informe final de las áreas de cesión, el cual contiene el Informe final y presupuesto.6- Aprobación de la estandarización de los planos record, mediante memorando por parte de la Dirección Técnica Estratégica.7- Aceptación de la póliza de cumplimiento de disposiciones legales en su amparo de estabilidad de las obras ejecutadas. 8- Reporte al Dadep y a las Alcaldías Locales de los urbanizadores que presentan incumplimientos dentro del proceso.
1- Instructivo IN-CI-01 Intervención de urbanizadores V_2.02- FO-Cl-20 Lista de chequeo para aprobación de estudios y diseños3- Oficio de aceptación y/o requerimiento al Urbanizador.4- FO-Cl-21 Lista de chequeo para inicio de obra.5- FO-CI-22 Lista de chequeo para recibo e informe final de las áreas de cesión.6- Memorando de la DTE con aprobación de estandarización de planos record. 7- Oficio de reporte al Dadep y a las Alcaldías Locales.
12A
LTO
Que el urbanizador no cumpla con los requisitos para la aceptación de las obras.
Que el urbanizador no cumpla con los requisitos para la aceptación documental del proyecto.
Ejecución y seguimiento
Mayores tiempos y/o mayores costos en la
ejecución de obra objeto de los contratos
de conservación y/o mantenimiento
Diagnósticos, Estudios y diseños con falencias o incompletos.
* Sobrecostos para el IDU* Eventual desequilibrio
económico para cualquiera de las partes
* Afectación en la planeación de nuevos proyectos que
pueden sufrir interferencias
* Pérdida de credibilidad con la comunidad y afectación de la
imagen institucional* Desgaste administrativo en aplicación de medidas como
sanciones, multas, caducidad, entre otras, lo que conlleva a
que el personal técnico asignado al seguimiento a los contratos se dedique a otras
tareas de índole administrativoQue no se intervengan todos
los frentes contemplados en el objeto del contrato
Reclamaciones y controversias presentadas por el contratista
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O1. En la mayoría de los contratos de conservación se están realizando los diseños como parte del objeto del contrato, los cuales cuentan con aprobación de la interventoría de conservación.
Diseños elaborado y/o actualizados a través de los
contratos e conservaciónOficios - Memorandos ORFEO
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Gestión deficiente de la interventoría frente a la toma de decisiones relacionadas con el seguimiento al cronograma de obra y sus reprogramaciones
1. En los pliegos de condiciones y el contrato de interventoría se establecen las obligaciones de la interventoría respecto al seguimiento y control al cronograma de obra2. Comités de seguimiento a las obras en los cuales participa el supervisor IDU, espacio en el cual se revisa el cronograma de obra3. En los informes mensuales de interventoría se exige la presentación del avance de la programación de obra por frente de obra, así como la gestión de la interventoría orientada al cumplimiento del cronograma4. En el IDU se designa a un supervisor IDU y un equipo de apoyo a la supervisión, quienes hacen seguimiento a las obligaciones del interventor 5. Se contemplan los apremios y multas en los pliegos de condiciones de la interventoría por deficiencias en el seguimiento y control de la misma al cumplimiento del contratista de obra6. Aplicación del manual de interventoría y/o supervisión de contratos.7. Aplicativo para seguimiento de los proyectos.
Memorando / oficio Contratos de obra e
interventoría, y pliegos de condiciones
Informes mensuales de interventoría
Manual de interventoría y/o supervisión de contratos
Actas de comité de seguimiento al contratoInformación cargada en
Aplicativo de seguimiento a proyectos
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 22
FORMATOCONSERVACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 8-Aug-17 ÁREAS - (SIGLAS): DTM - DTAIFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
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Ejecución y seguimiento
Mayores tiempos y/o mayores costos en la
ejecución de obra objeto de los contratos
de conservación y/o mantenimiento
* Sobrecostos para el IDU* Eventual desequilibrio
económico para cualquiera de las partes
* Afectación en la planeación de nuevos proyectos que
pueden sufrir interferencias
* Pérdida de credibilidad con la comunidad y afectación de la
imagen institucional* Desgaste administrativo en aplicación de medidas como
sanciones, multas, caducidad, entre otras, lo que conlleva a
que el personal técnico asignado al seguimiento a los contratos se dedique a otras
tareas de índole administrativoQue no se intervengan todos
los frentes contemplados en el objeto del contrato
Reclamaciones y controversias presentadas por el contratista
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Inadecuada e inoportuna respuesta por parte de las ESP y otras entidades distritales frente a la gestión realizada ante éstas por el IDU.
1. Durante la ejecución del contrato de obra se realizan comités interinstitucionales con las ESP2. Aplicación de los convenios con ESP 3. Aplicación Guía Coordinación IDU, ESP, TIC en proyectos de infraestructura 3. Comités de seguimiento entre IDU, interventor, contratista y con cada delegado designado por las ESP, lo cual se documenta mediante actas y oficios
Manual de interventoría y/o supervisión de contratos
Actas de comité de seguimiento al contrato
Actas de reunión y/o comités interinstitucionales
OficiosConvenios con las ESP Ley
de Infraestructura
Oposición o condicionamiento de la comunidad a la ejecución del proyecto
Controles a cargo de la OTC: Procedimiento Gestión Social en etapa de Mantenimiento PRSC10. Guía de gestión social. Supervisión al cumplimiento del componente social de los contratos a cargo de la DTM.
Procedimiento PRSC10Guía Social
Doc. Contractuales
Gestión deficiente del contratista y/o interventor ante las ESP y demás entidades distritales
* Sobrecostos para el IDU* Eventual desequilibrio
económico para cualquiera de las partes
* Afectación en la planeación de nuevos proyectos que
pueden sufrir interferencias
* Pérdida de credibilidad con la comunidad y afectación de la
imagen institucional* Desgaste administrativo en aplicación de medidas como
sanciones, multas, caducidad, entre otras, lo que conlleva a
que el personal técnico asignado al seguimiento a los contratos se dedique a otras
tareas de índole administrativoQue no se intervengan todos
los frentes contemplados en el objeto del contrato
Reclamaciones y controversias presentadas por el contratista
1. En los pliegos de condiciones y el contrato de obra e interventoría se establecen las obligaciones que debe cumplir el contratista y el interventor para un adecuado desarrollo de los contratos2. Los controles los realiza la interventoría y consisten en hacer seguimiento a las acciones del contratista y a las radicaciones ante estas empresas, como PMT, inventarios forestales, etc. incluido la ejecución de los ajustes requeridos por las mismas si es del caso, coordinación de visitas a las obras y en la adecuada implementación en la obra. Lo anterior se documenta mediante actas y oficios que se cursen para tal efecto3. Comités de seguimiento a las obras en los cuales participa el supervisor IDU y se revisa el estado de tales trámites ante otras entidades4. En los informes mensuales de interventoría se exige la presentación del avance en los trámites ante las ESP y demás empresas distritales, así como la gestión de la interventoría al respecto
Pliegos de condiciones y contrato
Manual de interventoría y/o supervisión de contratos Actas de reunión y oficiosInformes mensuales de
interventoríaActas de reunión con las
diferentes empresas referidas
Falta de recursos del contratista ( de personal, materiales, maquinaria y equipo y financieros) para dar cumplimiento al contrato
1. Los pliegos de condiciones y el contrato contemplan las obligaciones del contratista en materia de los recursos que debe disponer para la ejecución del contrato 2..Contractualmente se contemplan apremios y multas al contratista ante incumplimiento a cualquiera de las obligaciones contraídas3. El control directo lo ejerce la interventoría quien en cumplimiento de sus obligaciones continuamente verifica el cumplimiento de las obligaciones del contratista4.Contractualmente se tienen establecidos los comités de seguimiento a las obras en los cuales participa el supervisor IDU, a través de los cuales se aborda el aspecto del cumplimiento 5. En los informes semanales y mensuales de interventoría se exige la presentación de la verificación por parte de la interventoría con respecto al cumplimiento del contrato de obra.6. Aplicativo para seguimiento de los proyectos.
Pliegos de condiciones Contratos de obra e
interventoríaManual de interventoría y/o
supervisión de contratosActas de comité de
seguimiento al contratoInformes mensuales de
interventoría
Información inconsistente y desactualizada sobre las redes existentes
1. El control se inicia con la obligación del contratista prevista contractualmente, en cuanto a la identificación e inspección de redes existentes en las vías objeto del contrato, que debe realizar según la necesidad, actividad que cuenta con la aprobación del interventor. El contratista adquiere los planos de las redes existentes.
Pliegos de condiciones Contrato
Planos de redes existentes de cada una de las ESP
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 23
FORMATOCONSERVACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
8-Aug-17 ÁREAS - (SIGLAS): DTM - DTAIFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
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1 Que las ESP no expidan los paz y salvos
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2
Ejecución y seguimiento
Mayores tiempos y/o mayores costos en la
ejecución de obra objeto de los contratos
de conservación y/o mantenimiento
* Sobrecostos para el IDU* Eventual desequilibrio
económico para cualquiera de las partes
* Afectación en la planeación de nuevos proyectos que
pueden sufrir interferencias
* Pérdida de credibilidad con la comunidad y afectación de la
imagen institucional* Desgaste administrativo en aplicación de medidas como
sanciones, multas, caducidad, entre otras, lo que conlleva a
que el personal técnico asignado al seguimiento a los contratos se dedique a otras
tareas de índole administrativoQue no se intervengan todos
los frentes contemplados en el objeto del contrato
Reclamaciones y controversias presentadas por el contratista
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Calidad deficiente de las obras de conservación
1. Los pliegos de condiciones y el contrato contemplan las obligaciones del contratista en lo relacionado con la calidad de las obras; de igual manera, el pliego de condiciones y el contrato de interventoría establecen las obligaciones de ésta, relacionadas con la verificación del cumplimiento de las especificaciones técnicas y de calidad, así como la adopción de procesos constructivos adecuados por parte del contratista de obra2. Contractualmente se contemplan apremios y multas al contratista ante incumplimiento a cualquiera de las obligaciones contraidas, incluidas las de calidad de las obras.3. Comités de seguimiento al contrato en los que participa el supervisor IDU, a través de los cuales se aborda el aspecto del cumplimiento en lo relacionado con calidad de las obras.4. El Informe mensual de interventoría contiene lo referente a los ensayos de laboratorio realizados con objeto de verificación de la calidad de las obras.5. Planes de calidad de interventoría y contratista.
Pliegos de condiciones y contrato de obra e
interventoríaActas de comités de
seguimiento al contratoManual de interventoría y/o
supervisión de contratos Especificaciones técnicas
Informe mensual de interventoría
Actividades no previstas que generen precios no previstos
1. El pliego de condiciones y el contrato de interventoría establecen la obligación del interventor de efectuar la verificación sobre la necesidad de ejecución de las actividades no previstas planteadas por el contratista, así como de las demás condiciones que deben cumplir los ítems no previstos según los manuales de Gestión Contractual y de Interventoría, debiendo la interventoría impartir la aprobación al respectivo precio2. El interventor y el contratista suscriben el acta de fijación de precios no previstos (junto con el oficio de no objeción por parte del IDU).
Pliegos de condiciones y contrato de interventoríaOficio de la Interventoría
Lista de precios contractuales del contrato
con la remisión de los ítems no previstos
Manual de interventoría y/o supervisión de contratos
Manual de Gestión ContractualActa de fijación de precios no
previstosCuadro de reversión
Inclusión de metas físicas no contempladas inicialmente en el contrato
1. Durante el desarrollo del contrato se informa a la DTP, área que prioriza las vías a intervenir en los contratos de conservación, sobre el estado del contrato en cuanto a ejecución de metas físicas y recursos financieros invertidos
Memorandos con destino a la DTP
Ejecución y seguimiento
Frentes de obra abandonados por el
contratista de manera temporal o definitiva
Una vez iniciado el contrato no se refleja la capacidad financiera real del contratista demostrada en la propuesta
* Atrasos en el recibo y la liquidación de la obra
* Perdida de la competencia de la entidad para liquidar
Afectación de la imagen de la Entidad
* Procesos sancionatorios o aplicación de pólizas * Reclamaciones de la
comunidad
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O 1. Contractualmente el contratista tiene la obligación de dar cumplimiento al cronograma que apruebe la interventoría, así mismo esta establecido los apremios y sanciones por eventuales incumplimientos al respecto2. Seguimiento al cronograma de obra que hace la interventoría 3. El supervisor IDU hace seguimiento al cronograma de obra a través de los comités y con base en los informes de interventoría.
Pliegos, contrato y demás documentos contractuales-
obligaciones de obra e interventoría
Informes mensuales de interventoría-seguimiento al
cronograma
1IN
FER
IOR
Recibo de obra y liquidación
Que no se realice la liquidación en el plazo
establecido en el contrato
* Perdida de la competencia temporal de la entidad para
liquidar* Pasivos exigibles que pueden
conllevar al castigo presupuestal de la siguiente
vigencia*Desgaste administrativo por
eventuales demandasInvestigaciones
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1. Obligación del contratista de responder por los daños que con objeto del contrato se causen a la infraestructura de las ESP2. Requerir al contratista e interventor para dirimir la situación con las ESP3. Comité interistitucional de infraestructuira de ESP
Pliego de condiciones y contrato de obraOficios - ORFEO
6M
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Que la SDM, JBB, SDA y demás entidades distritales que aplique no reciban las obras ejecutadas para las mismas
4. Los pliegos de condiciones y los contratos de obra e interventoría contienen las obligaciones del contratista e interventor que deben cumplir frente a las obras que se ejecuten para tales empresas.5. Se tienen establecidas mesas de trabajo periódicas y cuando se requiera, entre IDU y SDA, orientadas a coordinar y agilizar los tramites relacionados con el tema ambiental para los contratos a cargo del área.
*Pliego de condiciones *Contratos de obra e
interventoría*Manual de interventoría y/o
supervisión de contratos*Correos electrónicos, oficios y
actas
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 24
FORMATOCONSERVACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 8-Aug-17 ÁREAS - (SIGLAS): DTM - DTAIFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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ACTIVIDAD
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
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4 Actas de reunión
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Pos
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Actas de coordinación Oficios
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Men
or2
Recibo de obra y liquidación
Que no se realice la liquidación en el plazo
establecido en el contrato
* Perdida de la competencia temporal de la entidad para
liquidar* Pasivos exigibles que pueden
conllevar al castigo presupuestal de la siguiente
vigencia*Desgaste administrativo por
eventuales demandasInvestigaciones
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Que exista discrepancia entre las partes del contrato y se generen reclamaciones o controversias por eventos que durante la ejecución no se solucionaron o no fueron expuestos por el contratista en dicha etapa de ejecución
6. Contractualmente está establecido el procedimiento para atender controversias y reclamaciones.7. Existen comités técnicos para tratar de resolver las controversias que se generen, esto en forma previa a la aplicación del procedimiento; de no solucionarse en esas instancias el IDU aplica dicho procedimiento.8. Reunión periodica de seguimiento a liquidaciones lideradas por la DTM y participacion de STMSV-STMST.
Contratos de obra e interventoría
Diferencia en la interpretación jurídica de las clausulas de liquidación de los contratos.
9. Reunión periodica de seguimiento a liquidaciones liderada por la DTM y participacion de STMSV-STMST.10. Reunión periodica de seguimiento a liquidaciones liderada por la SGI y participacion de DTM, DTGC.
Que no se cierren los requerimientos de la comunidad
Controles a cargo de la OTC: Procedimiento Gestión Social en etapa de Mantenimiento PRSC10. Guía de gestión social. Supervisión al cumplimiento del componente social de los contratos a cargo de la DTM.
Procedimiento PRSC10Guía Social
Doc. Contractuales
Recibo de obra y liquidación
Que se pierda la documentación e información del
contrato (gestión documental del
contrato)
1. Gestión documental inadecuada por parte del equipo de la supervisión.
2. Cambios de supervisión sin la adecuada entrega de la documentación del contrato. * Atrasos en la liquidación del
contrato* Investigaciones por parte de
los entes de control* Falta de soportes para
responder requerimientos relacionados con el contrato
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1. A cada contrato se asigna un supervisor, sin embargo no siempre éste permanece hasta la liquidación del mismo, caso en el cual se suscribe el Acta de Cambio de Supervisor y se debe acompañar de un informe del supervisor saliente con destino al supervisor entrante, en el que se describa el estado del contrato. (Contratos en ejecución y contratos en liquidación).
Memorando de asignación de supervisor
Formato de Acta para cambio de supervisor
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3.Que las información de los contratos no sea incluida en las herramientas tecnológicas
2. La STRT realiza anualmente un plan, orientado a brindar un adecuado soporte de los sistemas y herramientas tecnológicas a ser utilizadas.3. La documentación de los actuales contratos se digitaliza e incorpora en el respectivo expediente4. Con base en la información procedente de las interventorías, que suministran las áreas operativas involucradas , la DTM actualiza la información de los contratos en el aplicativo SIAC.
Políticas y acciones implementadas por la STRT
Informes de Interventoría
Componentes Ambiental,
S&ST, Forestal y Mecánico
Que queden pasivos ambientales
(forestales) y SST ( maquinaria, vehículos
y equipos)
Que no se realice una adecuada coordinación interinstitucional con la autoridad ambiental
* Atrasos en la liquidación del contrato
* Que la entidad deba asumir los costos de los pasivos
ambientales* Que el contratista y/o el
interventor no respondan al momento que la autoridad
ambiental genera alguna multa* Que ocurran posibles
accidentes por causa de individuos arbóreos que estén
en peligro de volcamiento
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O
1. Se tienen establecidas mesas de trabajo periódicas y cuando se requiere entre el IDU y la SDA, orientadas a coordinar y agilizar los trámites relacionados con el tema ambiental para los contratos a cargo del área.2. Mediante oficios se requiere a la SDA agilizar la emisión de los actos administrativos requeridos
2IN
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IOR
Deficiencias en el cumplimiento de las obligaciones de seguimiento y control frente a los temas de naturaleza ambiental, forestal, SST y de maquinaria, vehículos y equipos por parte de la interventoría
3. Contractualmente se encuentran establecidas las obligaciones en materia ambiental tanto de contratista como de la interventoría, así mismo apremios y sanciones ante eventuales incumplimientos 4. Cada contrato de obra cuenta con interventoría quien ejerce el control y seguimiento en todos los aspectos incluido el ambiental, así mismo, cada contrato de interventoría cuenta con un supervisor del tema ambiental y SST por parte de la Entidad 5. En los comités de seguimiento al contrato que usualmente se realizan en forma semanal, se hace control y seguimiento a los temas ambientales6. Mensualmente se cuenta con informe de la interventoría sobre el cumplimiento del contratista en la gestión ambiental,sst, forestal7. Se realizan recorridos entre contratista, interventoría y supervisor IDU8. A través de un informe de cierre ambiental se consolida la información y se determina el grado de cumplimiento9. Se adelantan mesas de trabajo con interventoría y/o contratista de obra, con el fin de retroalimentar su gestión y elaboración de sus entregables.
Pliegos de condiciones y contratos de obra e
interventoríaInforme mensual de
interventoría.Actas de comités de
seguimiento al contratoInforme de cierre ambientalManual de interventoría y/o
supervisión de contratosFormatos IDU vigentes
Actas de reuniónCorreos electrónicos
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 25
FORMATOCONSERVACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 8-Aug-17 ÁREAS - (SIGLAS): DTM - DTAIFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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ACTIVIDAD
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
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2
3
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Componentes Ambiental,
S&ST, Forestal y Mecánico
Que queden pasivos ambientales
(forestales) y SST ( maquinaria, vehículos
y equipos)
* Atrasos en la liquidación del contrato
* Que la entidad deba asumir los costos de los pasivos
ambientales* Que el contratista y/o el
interventor no respondan al momento que la autoridad
ambiental genera alguna multa* Que ocurran posibles
accidentes por causa de individuos arbóreos que estén
en peligro de volcamiento
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2IN
FER
IOR
Que se presenten demoras en la emisión de actos administrativos por parte de las autoridades ambientales (SDA y CAR) y la EAB cuando aplique.
1. Mediante el seguimiento del contratista, la interventoría y el IDU a través del supervisor , a las solicitudes efectuadas a estas empresas, se detecta la necesidad de reiterar las mismas o adelantar alguna gestión adicional para obtener los productos requeridos2. Se tienen establecidas mesas de trabajo periódicas y cuando se requiere entre el IDU y la SDA, orientadas a coordinar y agilizar los trámites relacionados con el tema ambiental para los contratos a cargo del área
OficiosActas de reunión
Correos electrónicos
Componentes social,
ambiental, forestal, SST y de maquinaria,
vehiculos y equipos
Que se genere incumplimientos de los
requerimientos técnicos, ambiental,
forestal, SST, social y de maquinaria,
vehiculos y equipos en el desarrollo de los
contratos de conservación
Que el contratista y la interventoría incumplan la obligación de llevar a cabo la gestión de alguno de los componentes durante el desarrollo de los contratos
*Alta probabilidad de reclamaciones a la Entidad por
parte de contratistas e interventores derivadas de las inconsistencias, ambigüedades
y demás problemas que contengan los pliegos.
*Inconvenientes durante el desarrollo del contrato a causa
de inconsistencias entre el componente técnico de los pliegos y los documentos
internos aplicables, lo que a su vez puede generar retrasos en
la facturación o avance de obra.
*Reclamaciones permanentes por parte de la comunidad durante la ejecución del
contrato y posterior a su culminación.
*Desgaste administrativo por el incremento de quejas y
reclamos provenientes de la comunidad.
*Ejecución de actividades inicompletas o no atendidas al
finalizar el contrato.
*Procesos administrativos contra el IDU por parte de las
autoridades competentes.
*Deterioro de la imagen institucional.
12A
LTO
1. Componente social - Controles a cargo de la OTC: Procedimiento Gestión Social en etapa de Mantenimiento PRSC10. Guía de gestión social. Supervisión al cumplimiento del componente social de los contratos a cargo de la DTM.2. Contractualmente se realizan comités de seguimiento al contrato de obra, el cual incluye recorridos a las obras objeto del mismo, con la participación del contratista, la interventoría y el IDU lo que permite detectar las debilidades o fallas que se puedan presentar y adoptar correctivos oportunamente.3. La DTM asigna a cada proyecto de conservación un equipo de apoyo conformado por profesional por cada componente, quienes deben cumplir con lo establecido en el Manual de Interventoría y Supervisión del IDU y demás documentos que le apliquen.4. El supervisor está facultado para apremiar e iniciar procesos sancionatorios a los contratista (Obra e Interventoría) cuando se detectan inclumplimientos
*Pliegos de condiciones y contratos de obra y de
interventoría
*Manual de interventoría y Supervisión del IDU y demas
documentos que apliquen durante la ejecución del
contrato.
*Actas de Comités de seguimiento y demás comités,
mesas de trabajo y/o reuniones que se realizan
*Memorandos y/o correos electrónicos de
retroalimentación entre áreas y/o profesionales de apoyo
* Guía de Gestión Social, Guía de Manejo Ambiental y Manual de Seguimiento Ambiental del
IDU
* Normograma IDU, especificamente el
correspondiente al proceso de infraestructura
2IN
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IOR
Pliegos de condiciones con falencias o deficiencias, particularmente relacionadas con contradicciones e inconsistencias entre los pliegos y demás documentos contractuales que se aplican en desarrollo de los contratos (guías, manuales, otros)
1, La DTM retroalimenta en todos los componentes la versión preliminar de anexo técnico separable de los pliegos de condiciones y remite por correo electrónico los aportes a la DTD.
1. Entre los coordinadores o profesionales de apoyo (DTM, STMSV, STMST) se retroalimentan conocimientos, experiencias y lecciones aprendidas.
El profesional de opoyo que ingresa a la DTM a coordinar contratos desconoce el rol que ejerce, los procedimientos del IDU o la normativa que aplique al momento de la ejecución del contrato debido a la falta de inducción en el puesto de trabajo.
1. Entre los coordinadores o profesionales de apoyo (DTM, STMSV, STMST) se retroalimentan conocimientos, experiencias y lecciones aprendidas, entre otros temas el normativo.
2. La SGJ lidera en el IDU la actualización del normograma institucional, por procesos, minimo dos (2) veces al año, con el fin de que todas la áreas revisen, actualicen y depuren lo propio en los casos que aplique. La DTM convoca los profesionales de cada Subdirección y por componente para este proceso.
Falta de coordinación al interior del equipo de apoyo y supervisor en el IDU y/o desestimación por parte de alguno de los integrantes del equipo de apoyo o del supervisor respecto a algunos de los componentes que conforman la supervisión.
Se realizan reuniones o mesas de trabajo por parte de la DTM, STMSV y STMST, donde se fortalecen los mecanismo de comunicación entre todos los coordinadores, lo que permite a unos y otros conocer y estar al tanto de la información relacionada con las obras.
La DTM emite comuncicaciones dando lineamientos respecto a la supervisión que ejerce sobre los contratos a su cargo.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 26
FORMATOCONSERVACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 8-Aug-17 ÁREAS - (SIGLAS): DTM - DTAIFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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ACTIVIDAD
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
Fresado
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2 No hay control -
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4 5. Se atienden los requerimientos que presenta la ciudadanía.
Emergencias
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2 Que la DTM no tenga contratos en ejecución
Revisión y aprobación del líder del proceso y líderes operativos:ÁREA NOMBRE CARGO FIRMA
SGI EDGAR FRANCISCO URIBE RAMOS SUBDIRECTOR GENERAL DE INFRAESTRUCTURA
DTAI GUSTAVO MONTAÑO RODRÍGUEZ DIRECTOR TÉCNICO DE ADMINISTRACIÓN DE INFRAESTRUCTURA
DTM LUIS ERNESTO BERNAL RIVERA DIRECTOR TÉCNICO DE MATENIMIENTO
El cierre definitivo del patio de fresado
No cumplir con los requerimientos exigidos por entidades como la Secretaría Distrital de Ambiente- SDA y la Secretaría Distrital de Planeación- SDP
*Incumplimiento de normas ambientales*Multas pecuniarias al IDU por parte de la SDA* Los contratistas pueden optar por implementar prácticas ilícitas.* Desaprovechamiento del material de fresado.
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1. La DTM está ejecutado un Contrato de interventoría IDU 549 de 2017 para administrar el ingreso y egreso de material del SATPAF.2. La SDA ha realizado 15 requerimientos, de los cuales 13 se tienen controlados y se esta trabajando en la mitigación de los 2 restantes, mediante control en el sitio pr la interventoría y manejo a través de la Subdirección Técnica de Recursos Físicos del IDU. 3. Entre julio de 2015 y mayo de 2016, la DTM ha solicitado a la Subdirección Técnica de Recursos Físicos - STRF del IDU las adecuaciones requeridas en el SATPAF mediante memorandos STMSV 20153560075613, 20153560270673, 20153560344953, 201635600652063 y 20163560076503. Entre octubre de 2016 a la fecha se han realizado reuniones con la STRF del DU reiterando la necesidad de las adecuaciones planteadas en los memorandos antes mencionados.
*Contrato de interventoría para administración del patio de
fresado*Proceso de selección en
curso
*Comunicaciones dirigidas a la
SDA*Memorandos de la DTM a
STRF
1IN
FER
IOR
Proyecto de construir la Avenida ALO de Occidente, teniendo en cuenta que el patio está localizado en la zona de reserva vial prevista para esa vía
El acopio temporal de material fresado es una actividad restringida para adelantarse en la zona en que está ubicado
4. Cada año, la DTM presenta solicitud de permiso para funcionar en horario restringido ante la Alcaldía Local de Engativá. En enero de 2016, se presentó la solicitud con radicado STMSV 20173560014761 del 16 de enero de 2017.
Oficio de solicitud ante la alcaldía local, suscrito por la
DTM
Quejas y reclamos que presente la ciudadanía porque el patio continúa en mismo sitio contrariando el deseo de la comunidad que vive alrededor
Respuesta a PQRS
Incapacidad en la atención de una
emergencia a nivel distrital por parte del
IDU
Insuficiencia en la disponibilidad de recursos en los contratos de conservación o mantenimiento para atender adecuadamente una eventual emergencia
*Incumplimiento de las obligaciones establecidas para
el l IDU en el Plan de Emergencias de Bogotá
*Impacto negativo y deterioro de la imagen de la Entidad por
la no atención de la infraestructura a cargo del
Instituto*Pérdidas económicas
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1. Los contratos de mantenimiento contemplan obligaciones para atención de emergencias, sin embargo, los recursos con que cuentan son mínimos y muy limitado el campo de acción de la atención de la emergencia
Contratos de mantenimiento y/o conservación
2IN
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IOR
2. Comunicaciones de la DTM a las áreas a cargo para la gestión de recursos y priorización de programas de conservación.3. Anteproyecto de presupuesto.4. Plan de adquisiciones.5. Priorización de proyectos de conservación por DTP6. Procesos de selección de contratistas.
* Actas de comité, reunión, mesas de trabajo.
* Comunicaciones escritas.
OBSERVACIONES: Indique para ésta versión, el código de los riesgos nuevos y justifique el por qué de los riesgos eliminados. (Adicional registre las observaciones que considere necearias):
* Se eliminó como riesgo el R.G.CI.13 "Que no se cierren los requerimientos de la comunidad", convirtiendose en una causa del riesgo R.G.CI.09 "Que no se realice la liquidación en el plazo establecido en el contrato", por cuanto la ocurrencia del primero generaba la materialización del segundo.* Se eliminó el riesgo R.G.CI.15, debido que actualmente no se cuenta con personal del IDU en el PAtio de Fresado, ya que la administración del mismo está a cargo del contrato de interventoría IDU 549 de 2017,
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 27
FORMATOPLANEACIÓN ESTRATÉGICA
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 31-May-17 ÁREAS - (SIGLAS): OAPFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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ACTIVIDAD
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
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FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
Programación y Seguimiento de Inversión
Deficiencia en la programación presupuestal
1. Inadecuada planeación del gasto para la siguiente vigencia, por parte de los ordenadores del gasto.2. Falencias en la definición de lineamientos o ausencia de los mismos para orientar el gasto dentro de la programación presupuestal..3. Proyecciones no ajustadas al ciclo de vida del proyecto con estimaciones inexactas (plazo, alcance y/o de presupuesto), pretendiendo su programación y ejecución dentro de la misma vigencia fiscal.4. .Inexactitud en la proyección de los costos y gastos de los proyectos.
1. Incumplimiento del Plan de Desarrollo
2. Continuas modificaciones presupuestales
3. Observaciones de Auditorías Internas
4. Investigaciones Disciplinarias y/o
Administrativas
12A
LTO
1. Socialización y Aplicabilidad del procedimiento Anteproyecto de Presupuesto y del procedimiento de PRPE01 Modificaciones Presupuestales y el formato FOPE02 Modificaciones Presupuestales. 2. Aplicabilidad del Manual Operativo de Presupuesto Distrital.3. Mesas de trabajo4. Existen políticas de control y su planificación documentadas en el Procedimiento PRPE02. "Elaboración del anteproyecto de presupuesto".5. Socialización y aplicación de la circular conjunta SDP - SHD sobre programación y cierre presupuestal6. Aplicabilidad del procedimiento de elaboración del anteproyecto de presupuesto.7. Se realizan mesas para análisis y definición del presupuesto por las áreas.8. La definición de los costos y gastos para los proyectos son definidos por las áreas. 9. Aplicabilidad del procedimiento de Gestión Integral de Proyectos
*PRPE01_MODIFICACIONES_ PRESUPUESTALES_ V_1.0*FOPE02_MODIFICACIONES_ PRESUPUESTALES_ V_2 0ORFEO*PRPE02_ ELABORACION_ DEL_ ANTEPROYECTO_ DE_ PRESUPUESTO_ V_3.0 * Listados de asistencia* ORFEO
9M
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O
Programación y Seguimiento de Inversión
Priorizar proyectos que no cuenten con la culminación
de etapas predecesoras dentro del ciclo de vida del
proyecto
1. Que el proyecto no se ajuste a un modelo de priorización técnico (Estudios y Diseños terminados, predios adquiridos, etc., No aplicación del ciclo de vida del proyecto).2. Requerimientos del Concejo Distrital o Alcaldía.
1. Posterior incumplimiento de las metas proyectadas.
2. Retraso en la ejecución del presupuesto.
3. Investigaciones administrativas.
16E
XTR
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O
1. La priorización se realiza periódicamente, cuando sea necesario, en mesas de trabajo con las áreas involucradas en el proyecto. 2. Validación de la información del Anteproyecto de Presupuesto que cumple con la información requerida y es solicitada en el formato de Anteproyecto de Presupuesto. 3. Se envían correos electrónicos y/o memorandos a los responsables de entrega de la información.4. Cruce de información del seguimiento a los proyectos con la información enviada por las áreas para la programación presupuestal5. Los requerimientos son revisados en las reuniones de priorización, se analiza su adecuación y priorización
*PRPE02_ ELABORACION_ DEL_ ANTEPROYECTO_ DE_ PRESUPUESTO_ V_3.0 * Plataforma Correo electrónico* ORFEO Gestión Documental* Reportes del Visor de Obras* Sistema de Información ZIPA
8M
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O
Programación y Seguimiento de Inversión
Que se entregue el anteproyecto sin el ajuste a la
cuota global de gasto.
1. Cambio imprevisto y la no consulta de los topes por fuente de financiación comunicados2. Error o daño en base de datos.3. Modificación unilateral por parte de la SDH de los montos de los conceptos de gasto o fuentes de financiación de acuerdo con el costo global informado
1. Atrasos en el cumplimiento de las fechas de entrega por la
SHD al Concejo Distrital.2. Represamiento de labores y picos exagerados de trabajo.
2IN
FER
IOR
1. Aplicación de topes de fuentes que la Secretaría Distrital de Hacienda habilita. Efectuar seguimiento y cambios que se presenten por fuentes de financiación.2. Copia en varios equipos de la misma área. (OAP).3. Versionamiento de las Back_up.4. Generar reporte de seguimiento de SEGPLAN y PREDIS
* PRPE02_ ELABORACION_ DEL_ ANTEPROYECTO_ DE_ PRESUPUESTO_ V_3.0
1IN
FER
IOR
Programación y Seguimiento de Inversión
Que haya diligenciamiento incompleto o incorrecto del módulo Validación POAI-
SIAC
1. Inconsistencias en el registro de la información por parte del ordenador del gasto.
1.1. Mayor tiempo para ejecución del presupuesto, lo que genera aumento en las
reservas presupuestales y baja ejecución por mes en los indicadores de las áreas.
1.2. No cumplimiento de la resolución aprobada para tal fin, conllevando a posibles
observaciones por parte de la Contraloría
3IN
FER
IOR 1. Aplicabilidad del procedimiento Aprobación de validación POAI, en donde
se revisa por parte de la OAP la validación POAI, la información registrada en dicha validación debe se consistente tanto financiera como físicamente (metas).
* Reporte Aplicativo POAI* Procedimiento Aprobación y validación POAI
1IN
FER
IOR
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 28
FORMATOPLANEACIÓN ESTRATÉGICA
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
31-May-17 ÁREAS - (SIGLAS): OAPFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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ACTIVIDAD
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
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Programación y Seguimiento de Inversión
No contar con la información necesaria para la
programación y/o seguimiento del módulo de seguimiento de
territorialización y/o del módulo de Plan de Acción de
SEGPLAN
1. Desconocimiento de la metodología de seguimiento por parte de las personas involucradas (SEGPLAN).2. Incumplimiento de plazos establecidos para el reporte por parte de las áreas.3. Diferencias metodológicas de los software de información geográfica del IDU vs. SDP.
1. La SDP cierra el sistema, generando incumplimiento de
la circular de seguimiento.2. Retrasos en el proceso de
programación y seguimiento de la territorialización.
3. No contar con informes de territorialización para brindar a
la comunidadObservaciones .
6M
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1. Capacitación en el tema y uso de la aplicación a las personas encargadas de cada área, como mínimo una vez al año.2. Asignación de un par que funciona como back up para garantizar a ejecución de la actividad.3. Envío trimestral de memorando a las áreas responsables de reportar 4. Verificación por parte del grupo de información geográfica de la base a la que acceden las áreas para construir el Shape, con el fin de ajustarlo desde su raíz a los requerimientos de la SDP.
* Listas de asistencia* ORFEO Gestión Documental* Reportes del sistema
3IN
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IOR
Programación y Seguimiento de Inversión
Que se Incumplan los parámetros establecidos para
modificaciones presupuestales internas.
1. Por registro indebido de información por parte del personal encargado.2. Efectuar traslados sin la debida formalización y/o aprobación de la OAP
1. Retraso o no ejecución del presupuesto, generando
incumplimiento de la ley 819-2003
2. No cumplimiento de los compromisos pactados por la
Entidad.3. Incumplimiento de los
indicadores presupuestales de las áreas.
4M
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O
1. Aplicabilidad del procedimiento de Modificaciones Presupuestales y aplicación del diligenciamiento del formato FO-PE-02 Modificaciones Presupuestales por parte de las áreas y la OAP revisa y aprueba según validez de la justificación y de la información. Este formato es enviado a través de correo electrónico a la OAP..2. Aplicabilidad del procedimiento de Modificaciones Presupuestales y aplicación del diligenciamiento del formato FO-PE-02 Modificaciones Presupuestales por parte de las áreas y la OAP revisa y aprueba según validez de la justificación y de la información.
* FO-PE-02 MODIFICCIONES PRESUPUESTALES V_2.0* Aplicativo SIAC (Módulo de Aprobación de Validación POAI).
2IN
FER
IOR
Administración del Riesgo
Que no se de cumplimiento al "Plan de Administración del
Riesgo" del Instituto de Desarrollo Urbano -IDU, para
la vigencia.
1. Deconocimiento de la metodología de gestión del riesgo por parte de las dependencias involucradas en los procesos de la entidad.2. La no utilización de la documentación vigente para la gestión del riesgo (procedimiento y formatos).3. Demora en la revisión y/o aprobación de los documentos que hace parte de la gestión del riesgo, por parte de los líderes de los procesos.
1. Pérdida de oportunidad en la identificación de posibilidades
de mejora en la individualización oportuna de riesgos que afectan al IDU.
2. Limitación en la oportunidad para detectar eventos que
impactan negativamente los procesos y productos que
presta el IDU.3. Reporte de información
incorrecta.4. Incumplimiento de
normatividad, que puede ocasionar sanciones administrativas y/o
disciplinarias.
4IN
FER
IOR
1. La metodología de riesgos se documenta teniendo como línea base la guía publicada por la Función Pública y la competencia del personal de la OAP designado. La metodología se documenta en el manual de Administración del Riesgo el cual fue aprobado por las Directivas respectivas de acuerdo con la norma de documentación. 2. La metodología incluye lo requerido por la normatividad vigente, para cada tipo de riesgo. 3. Documentación y aplicación del procedimiento de Administración de Riesgos 4. Sensibilización de la metodología de administración del riesgo.5. Se planifican actividades de sensibilización al personal en el tema de riesgos, específicamente a los facilitadores de las áreas y Equipo Operativo. 6. Definición y socialización del plan de acción de la vigencia en Administración del riesgo.7. Aplicación del procedimiento de Gestión del Riesgo, en donde se establece como política, que las matrices de riesgos, los contextos y los planes de tratamiento, deben ser revisados y firmados por los lideres de los procesos y los líderes operativos. Se efectúa presentación de la gestión del riesgos en el comité SIG.8. Seguimiento plan de acción indicadores.
2IN
FER
IOR
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 29
FORMATOPLANEACIÓN ESTRATÉGICA
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 31-May-17 ÁREAS - (SIGLAS): OAPFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
R.P
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Mod
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Revisión y aprobación del líder del proceso y líderes operativos:ÁREA NOMBRE CARGO FIRMA
OAP ISAURO CABRERA VEGA JEFE DE OFICINA ASESORA ORIGINAL FIRMADO
Seguimiento a la gestión
Lo no medición de la gestión del IDU.
1. Cambio de la metodología para establecer la plataforma estratégica del IDU.2. Desconjocimiento de la metoología de "Alineación Total" (roles para la implementación, definiciones y conceptos de la misma). 3. Inadecuada definición de los indicadores.4. No reportar a tiempo los indicadiores de gestión por parte de los líderes de las dependencias del IDU.5. Que la información que se reporta por parte de las áreas no sea verídica, o sea incongruente.6. Falencias en la parametrización de la herramienta tecnológica utilizada para la consolidación y verificación de los indicadores.
1. Limitanción en la identificación de oportunidades de mejora y el alcance de los
objetivos.2. Informes de gestión
inoportunos o con información inexacta
3. Incumplimiento de normatividad, que puede
ocasionar sanciones administrativas o disciplinarias.
6M
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AD
O
1. Acompañamiento por parte de los profesionales de la OAP asignados a los procesos, en la formulación de los indicadores y el procedimiento para el reporte periódico. 2. Se realizan sensibilizaciones sobre la definición de indicadores.3. Cuando se requiera el ajuste de la información de indicadores, se solicita aprobación del gerente y su superior jerárquico.4. Los jefes de cada área revisan y firman el registro de indicadores.5. La OAP realiza un análisis del dato y se informa a los involucrados de las inconsistencias y/o incumplimientos.6. Se realizan los ajustes una vez se identifican las falencias, de igual manera se amplia el nivel de herramientas.7. Evaluaciones por la OCI.
* Formato de Caracterización de Indicadores firmado
* Listados de Asistencia* Registro de Indicadores.
* Herramienta vba - Excel
1IN
FER
IOR
OBSERVACIONES: Indique para ésta versión, el código de los riesgos nuevos y justifique el por qué de los riesgos eliminados. (Adicional registre las observaciones que considere necearias):
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 30
FORMATOINNOVACIÓN Y GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 31-May-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGDU - DTEFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R RIESGO RESIDUALACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
R.IC
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1
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Revisión y aprobación del líder del proceso y líderes operativos:ÁREA NOMBRE CARGO FIRMA
Se ajustó la descripción del riesgo R.IC.01, para dejarlo en términos de la desactualización de la información
SGDU
DTE Joanny Camelo Yepez Directora Técnica Estratégica
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
Información Geográfica, Precios de Referencia, Directorio de Proveedores,
Especificaciones Técnicas y
Documentos Técnicos de
Infraestructura Vial y Espacio Publico.
Información desactualizada de los sistemas asociados al
proceso
Insuficiencia de recursos (económicos, humanos, tecnológicos, y físicos)
1. No cumplimiento de las metas asociadas al proceso.
2. Afectación en la adecuada y oportuna toma de decisiones a
nivel institucional.
3. Retraso en la ejecución de contratos.
4. Retraso tecnológico en el desarrollo de obras de
infraestructura vial y espacio público
5. Incumplimiento en las publicaciones realizadas por la
dependencia.
6M
OD
ER
AD
O
1. Se realiza una identificación de las necesidades de personal y se remite la solicitud a la Subdirección General de Gestión Corporativa, cuando la situación lo amerite.2. Se informa a la Subdirección Técnica de Recursos Tecnológicos las necesidades del proceso para la vigencia correspondiente. 3. Se diligencia el formato de Anteproyecto de Presupuesto el cual es enviado a la Oficina Asesora de Planeación.
1. Plan de contratación PSP remitido (Correo electrónico y/o Orfeo)2. Solicitud a la STRT con las necesidades de esta Dirección (Correo electrónico y/o Orfeo)3. Elaboración del anteproyecto de presupuesto (Correo electrónico y/o Orfeo)
2IN
FER
IOR
No entrega oportuna de la información relacionada con los contratos de la malla vial de la ciudad, antes, durante y al finalizar los mismos, por parte de las áreas ejecutoras y otras Entidades.
1. Inclusión en la lista de chequeo del proceso licitatorio en obras IDU, del reporte de elementos viales objeto de la contratación FC-IC-01. 2. Recepción de los reportes mediante el formato FC-IC-02 , en forma periódica, para realizar el seguimiento a los proyectos viales y de espacio publico que realiza tanto el IDU y como las Entidades Externas.
1. FOIC01 Reporte de elementos viales objeto de la contratación2. FOIC02 Reporte para la actualización de los estudios diagnósticos diseños e intervenciones 3. PRIC02 Actualización del Sistema de Información Geográfica4. PRIC01 Actualización de la base de datos de precios de referencia
Resistencia al cambio por parte de los usuarios del proceso
1. Socializaciones de documentos Técnicos y visores publicados en la pagina WEB asociados al proceso de Innovación y Gestión del Conocimiento.
1. Listados de Asistencia2. Publicaciones en pagina WEB3. Flash IDU.
Inconvenientes en la etapa precontractual y contractual (Demoras en trámites, cambios documentales, cambios de directrices, incumplimientos contractuales)
1. Alistamiento de la documentación precontractual y contractual 2. Aplicación de Manual de interventoría para los contratos asociados al proceso de Innovación y Gestión del Conocimiento. 3. Aplicación de Manual de gestión contractual
1. Documentación precontractual, lista de chequeo para iniciar los procesos de selección.2. Plataforma ORFEO3. Manual de Interventoría4. Manual de gestión contractual
OBSERVACIONES: Indique para ésta versión, el código de los riesgos nuevos y justifique el por qué de los riesgos eliminados. (Adicional registre las observaciones que considere necesarias):
Rafael Eduardo Abuchaibe López
Subdirector General de Desarrollo Urbano
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 31
FORMATOGESTION SOCIAL Y PARTICIPACION CIUDADANA
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
7-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): OTCFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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ACTIVIDAD
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
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1. Capacitación permanente del personal de atención al ciudadano.
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e2 Solicitud de respuesta a las áreas competentes por diferentes medios
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2
3 Directorios sociales
4
Revisión y aprobación del líder del proceso y líderes operativos:ÁREA NOMBRE CARGO FIRMA
OTC RICHARD MAURICIO PINZON GIL JEFE DE OFICINA (E )
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
ADMINISTRACIÓN Y
POLÍTICAS DE CANALES
Que se de una respuesta y/o atención deficiente,
incompleta o no pertinente de acuerdo a la solicitud
Que el personal que atiende la queja por los canales de atención dispuestos por la OTC no sea competente para este fin
Insatisfacción de la ciudadanía.Investigación disciplinaria.
Pérdida de imagen del IDU.Reprocesos.
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Soportes de Capactiación, listados de asistencia, actas de reunión
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Que no exista un adecuado análisis del requerimiento del ciudadano por parte del funcionario que recibe la queja inicialmente (Tipología de las solicitudes)
Capacitación al personal de correspondencia y del área de canales, en clasificación de los requerimientos ciudadanos
Soportes de Capacitación, listados de asistencia, actas de reunión
Que el personal de atención al ciudadano no reciba actualización en los temas de interés de los ciudadanos referentes a los servicios que presta el IDU.
Revisiones periodicas del área de canales para actualizar la información sobre tramites, servicios y avances de obra
Soportes de Capacitación, listados de asistencia, actas de reunión
Que el personal que atiende la solicitud no cuente con la competencia, habilidad o actitud requerida
1. Realización de encuestas de satisfacción a los ciudadanos frente al servicio recibido por los encargados de responder a los requerimientos de la ciudadanía.2. Entrenamiento a las personas que atienden a la ciudadanía.
1. FOSC23_ENCUESTA_SATISFACCION_FRENTE_A_LA_ATENCION_AL_CIUDADANO_Y_SERVCIOS_A_PQRS_EN_PUNTO CREA_V 2 0.xlsx2. Informe de satisfacción3.Capacitaciones
ADMINISTRACIÓN Y
POLÍTICAS DE CANALES
No responder en el tiempo oportuno una queja o reclamo
Que en el punto CREA no de trámite a un requerimiento del ciudadano.
Insatisfacción de la ciudadanía.Investigación disciplinaria.
Pérdida de imagen del IDU.
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El sistema de gestión de PQR controla el termino de respuesta y permite su seguimiento por parte de la interventoría y del supervisor social del IDU para cada contrato.
Aplicativo para el seguimiento de requerimiento ciudadanos
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IOR
Fallas en el proceso de comunicación interna entre las áreas del IDU.
Correo electrónico, memorando, actas de reunión
Que existan fallas en la plataforma Orfeo, afectando la radicación y seguimiento de quejas.
Informar al personal de Correspondencia y Recursos Tecnológicos cada vez que hay una falla, con el procedimiento de soporte Técnico
Correo electrónico, memorando, actas de reunión
Que existan fallas o deficiencias en las plataformas tecnológicas del IDU, que demore o imposibilite la consulta de información para el ciudadano.
Informar a Recursos Tecnológicos cada vez que hay una falla, con el procedimiento de soporte Técnico
Correo electrónico, memorando, actas de reunión
GESTIÓN SOCIAL Y
PARTICIPACION
CIUDADANA
Que no se creen, mantengan o fortalezcan espacios o
mecanismos de gestion social y participación ciudadana en los proyectos de Desarrollo
Urbano.
Desconocimiento de los espacios y derechos de la ciudadania por parte de quienes representan a la entidad en los proyectos. (contratistas y áreas ejecutoras)
1. Falta de legitimidad del IDU frente a las comunidades
2. Bajos niveles de participación de la comunidad
en el desarrollo de los proyectos, lo que repercute en
el bajo control social a contratistas e interventores.
3. Aumento de PQRS por falta de información o mala calidad de la misma a la comunidad,
sobre los proyectos IDU.
12A
LTO
Espacios de formación, información y divulgación a los servidores de las áreas técnicas, contratistas e interventores sobre participación y servicio a la ciudadanía .
Actas de Reunión Listados de asistencia
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Que en los pliegos no esten definidos los requisitos de la gestión social de acuerdo con la etapa y magnitud del proyecto.
La Guia de gestión social y la asesoria en la elaboración de pliegos, dan parametros para la construcción de los pliegos acordes con cada proyecto.
GUSC01_GESTION_SOCIAL_PARA_EL_DESARROLLO_URBANO_SUSTENTABLE_V_1.0.pdf
Que las organizaciones sociales de cada territorio no estén identificadas
Permanentemente se actualizan los directorios locales de organizaciones, lidereres y ciudadania en general.
No establecer canales efectivos de diálogo continuo con los ciudadanos del área de influencia de los proyectos
La OTC participa, acompaña y promueve espacios de participación ciudadana en cada una de las localidades, de acuerdo a los requerimiento o necesidades, mesas de dialogo, capacitaciones, seguimientos comites CREA
1. Ayudas de Memoria2. Actas de Reunión3. FOSC228_FORMATO_ DE_ ASISTENCIA_ A REUNIONES CON POBLACIONES Y O ORGANIZACIONES V_2.0.xlsx
OBSERVACIONES: Indique para ésta versión, el código de los riesgos nuevos y justifique el por qué de los riesgos eliminados. (Adicional registre las observaciones que considere necearias):
R.SC04 Que no se consolide de manera suficiente y adecuada la información relacionada con la gestión social y la participación ciudadana en proyectos de desarrollo Urbano. Este riesgo se debe eliminar, pues en este momento la gestión social se encuentra centralizada en la OTC y se cuenta con el módulo de Gestión Social en el aplicativo BACHUE, para consolidar la información, con ocasión del plan de mejoramiento de este riesgo se realizaron las respectivas capacitaciones a las residentes sociales y ya se encuentran diligenciando el mismo, con el fin de contar con la consolidación de la información. R.SC.05 Implementación inoportuna de los instrumentos de seguimiento, medición, análisis y evaluación, de la gestión del IDU para medir el grado de satisfacción de la ciudadanía. La aplicación ya no es inoportuna pues con la consolidación de la gestión social se tiene en la OTC de primera mano el estado de avance de los proyectos, además de acuerdo con las instrucciones de la Dirección General el aplicativo ZIPA contiene el avance físico de los mismos, esto permite planear el momento de aplicación de las encuestas en terreno (ex ante, durante, ex post). Adicionalmente ya fueron adquiridas las “tablets” que permitirán mejorar el análisis y procesamiento de la recolección de información. Por tanto se elimina este riesgo.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 32
FORMATOGESTIÓN INTERINSTITUCIONAL
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 30-May-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGDU - SGIFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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ACTIVIDADC
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
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1. Normas, reglamentos técnicos y Estatutos de las Entidades.
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3 6. Mesas de trabajo y socialización con la SDP-IDU
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Revisión y aprobación del líder del proceso y líderes operativos:ÁREA NOMBRE CARGO FIRMA
SGDU Rafael Eduardo Abuchaibe López Subdirector General de Desarrollo Urbano
SGI Edgar Francisco Uribe Ramos Subdirector General de Infraestructura
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
Estructuración Propuestas de Convenios o Acuerdos
Que el IDU suscriba convenios marco, acuerdos o actas de compromiso con las
Empresas de Servicios Públicos, Entidades Públicas
del Orden Nacional, Departamental, Municipal,
Distrital y/o Privados, asumiendo responsabilidades más allá del marco misional
institucional.
Desconocimiento de las competencias de las Entidades participantes en los Convenios o Acuerdos.
1. Retrasos en la ejecución y entrega de las obras.
2. Posibles costos adicionales de los proyectos.
3. Afectación de meta física.
4. Reclamaciones de contratistas o terceros
5. Requerimientos Entes de Control.
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1. GU-IN-02 Guía "Coordinación IDU, ESP y TIC en proyectos de Infraestructura de Transporte".
2. GU-IN-01 Guía"intervención de infraestructura vial y espacio publico a cargo deTerceros"
3. IN-IN-2014 Instructivo "Elaboración, suscripción, ejecución y terminación de convenios y contratos interadministrativos"
4. PR-GC-036 Procedimiento "Elaboración y suscripción de convenios y-o contratos interadministrativos"
4IN
FER
IOR
Desconocimiento al interior del IDU de los documentos y procedimientos para la gestión interinstitucional con las ESP, Entidades Publicas del Orden Nacional, Departamental, Municipal, Distrital y/o privados.
2. Divulgación de la aplicación de los instructivos, guías o procedimientos vigentes en el IDU
Participación de funcionarios del IDU a las mesas de negociación, mesas de trabajo internas y externas, sin la experticia requerida o sin el poder de decisión para la definición de los convenios o acuerdos.
3. Aplicación de los convenios marco, acuerdos o actas de compromiso.4. Designación de funcionarios con conocimiento en el tema relacionado con la coordinación interinstitucional.
Estructuración de Estudios Previos de
Cargas Urbanísticas a
Cargo de Terceros
Incumplimiento de convenios suscritos con promotores para cargas urbanisticas emitidas por la SDM, SDP y demás
entidades distritales.
Que no se armonicen los actos administrativos de obligaciones urbanísticas emitidos por la SDM, SDP y demás entidades distritales con los proyectos del PDD vigente.
1. Asumir ejecución de obras que corresponden a terceros.
2. Retrasos o no entrega de las obras programadas según actos administrativos de la SDP, SDM y demás entidades distritales.
3. Requerimientos Entes de Control.
4. Impacto en la movilidad de la ciudad.
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1. Aplicación de los convenios marco, acuerdos o actas de compromiso.2. Resolución o acto administrativo emitido por la SDP, SDM y demás entidades distritales.3. Elaboración de los estudios previos para la estructuración de los convenios.4. Revisión del convenio elaborado antes de la firma por parte del tercero y el IDU.
1. GU-IN-01 Guía"intervención de infraestructura vial y espacio publico a cargo deTerceros"
2. Convenios suscritos con terceros.
3. Memorandos
4. Estudios previos revisados y aprobados.
5. Informes de seguimiento convenios.
6. Actas (inicio, terminación, suspensión, etc.)
2IN
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IOR
Falta de socialización interna de los actos administrativos para su armonización y efecto por los proyectos del PDD.
5. El seguimiento y reporte trimestral de la información relacionada con las intervenciones a cargo de terceros y su seguimiento hasta la entrega final.
Fallas de comunicación interna, con las entidades distritales involucradas y/o terceros.
Seguimiento a los proyectos cobijados con los convenios y/o acuerdos
interadministrativos.
Incumplimiento de los acuerdos ó convenios por parte de las Empresas de
Servicios Públicos, Entidades Públicas del Orden Nacional,
Departamental, Municipal, Distrital y/o Privados.
Modificación y solicitud extemporánea de requerimientos por parte las entidades y/o empresas involucradas en los proyectos.
1. Entrega no oportuna de las obras para mejorar la movilidad de la ciudad.
2. Requerimientos Entes de Control.
3. Mala imagen de la entidad
4. Sobrecostos por demora en trámites
8M
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O 1. Aplicación de los convenios marco, acuerdos o actas de compromiso.2. Mesas de decisión técnica y/o mesas de trabajo.3. Seguimiento a los convenios por parte de la SGDU y la SGI.4. Seguimiento a los contratos IDU (proyectos de infraestructura) asociados a los convenios.
1. GU-IN-02 Guía "Coordinación IDU, ESP y TIC en proyectos de Infraestructura de Transporte".2. GU-IN-01 Guía"intervención de infraestructura vial y espacio publico a cargo deTerceros"3. Convenios suscritos4. Formato de seguimiento a los convenios.- ESP5. Seguimietno a convenios con terceros (actas)6. Actas de competencia ESP
3IN
FER
IORFalta de apropiación presupuestal por parte de las
entidades y/o empresas para la ejecución de los proyectos acorde a su competencia.
Cambio de políticas o directrices de la Administración Distrital.
OBSERVACIONES: Indique para ésta versión, el código de los riesgos nuevos y justifique el por qué de los riesgos eliminados. (Adicional registre las observaciones que considere necearias):
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 33
FORMATOCOMUNICACIONES
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 12-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS):FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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ACTIVIDAD
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.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
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Revisión y aprobación del líder del proceso y líderes operativos:ÁREA NOMBRE CARGO FIRMA
OAC CARLOS ANDRES ESPEJO OSORIO JEFE OFICINA ASESORA
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
OAC
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
COMUNICACIÓN EXTERNA
NO INFORMAR LA GESTION Y/O PROYECTOS
DE LA ENTIDAD A LA COMUNIDAD
QUE LAS AREAS DEL IDU NO ENTREGUEN DE MANERA CLARA Y OPORTUNA LA INFORMACION A DIVULGAR
DESACREDITACION DE LA ENTIDAD ANTE
LACIUDADANIA, POSIBLES SANCIONES
DISCIPLINARIAS
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1. Solicitudes realizadas a las áreas a trav´s de correo electrónico.2. Actualización de la pagina web de la entidad cumpliendo con los requerimientos exigidos en el manual de GEL vigente del MInTIC3. Diariamente se actualiza la pagina web de la entidad cumpliendo con los requerimientos exigidos en el manual de GEL vigente del MInTIC.
*Correo electrónico.* Procedimiento PR-CO-026 Medios de Comunicación V1.0
* FOCO02_ SOLICITUD_ DE_ MATERIAL_ DE_
DIVULGACION_ Y_ BOLETINES_ DE_ PRENSA_ PARA_
PROYECTOS_ IDU* Manual GEL vigente
4IN
FER
IORASPECTOS DE CARACTER
POLITICO/ADMINISTRATIVO, QUE INFLUYAN EN EL MOMENTO DE LA COMUNICACIÓN
1. Se aplican los criterios definidos en el manual de comunicaciones. 2. Se sigue el estilo y coordinación de la Dirección del IDU.
Manual de Comunicaciones MG-
IDU-004 _V2.0
NO CONTAR CON LOS RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO DE COMUNICACIONES.
1. Se aplica el procedimiento y formato de anteproyecto de presupuesto en donde se identifican las diferentes necesidades para el proceso de comunicaciones.
Procedimiento y formato de anteproyecto de
presupuesto
QUE LAS AREAS DEL IDU NO UTILICEN LOS CANALES Y/O PROCESOS DE COMUNICACION INTERNOS ESTABLECIDOS
1. Socialización al interior del IDU de los diferentes canales de comunicacióin interna.2. Medición del conocimiento de lso canales de comunicación al interior del IDU:3. Aplicación del procedimiento PR-CO-026 Medios de Comunicación V1.0. y PR-CO-027 Canales de Información V1.0.4. Se realizan encuestas sobre el conocimiento en el uso de los medios de comunicación.
Manual de Comunicaciones MG-
IDU-004 _V2.0Formato SOLICITUDES DE INFORMACIÓN Y
ENTREVISTAS EXTERNAS
COMUNICACIÓN EXTERNA
DAR INFORMACION INEXACTA ACERCA DE LA GESTION Y/O PROYECTOS
DE LA ENTIDAD
QUE VOCEROS NO AUTORIZADOS POR PARTE DE LA ENTIDAD, SUMINISTREN INFORMACIÓN YA SEAN SERVIDORES PUBLICOS O PERSONAL DE LOS CONTRATISTAS
DESACREDITACION DE LA ENTIDAD ANTE
LACIUDADANIA, POSIBLES SANCIONES
DISCIPLINARIAS
6M
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O
1. En el manual de comunicaciones se encuentra definido quienes son los voceros para cada de las situaciones que se presenten. 2. La oficina asesora de comunicaciones realiza seguimiento a cada una de las publicaciones o entrevistas que se dan a los medios de comunicación.
Manual de Comunicaciones MG-
IDU-004 _V2.0Formato SOLICITUDES DE INFORMACIÓN Y
ENTREVISTAS EXTERNAS
4IN
FER
IOR
QUE NO SE APLIQUE UN PROTOCOLO PARA DAR INFORMACIÓN A LAS PARTES INTERESADAS
1. Aplicación de la politica definida en el Manual de Comunicaciones del IDU.
Manual de Comunicaciones MG-
IDU-004 _V2.0
COMUNICACIÓN INTERNA
FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA COMUNICACION
INTERNA
DEFICIENCIA EN LA PLANIFICACIÓN POR PARTE DE LAS ÁREAS AL MOMENTO DE REALIZAR LAS SOLCIITUDES.
ACTIVIDADES DEL IDU QUE REQUIEREN DE
DIVULGACION NO LOGREN LOS RESULTADOS
ESPERADOS
12A
LTO
1. Existe el procedimiento PR-CO-026 Canales de información y el formato FOCO01_ ELABORACION_ DE_ ELEMENTOS_ DE_DIVULGACION_ V_1.0.xls2. Utilización del correo electrónico [email protected]
PR-CO-026 Canales de información y el formato
FOCO01_ ELABORACION_ DE_
ELEMENTOS_ DE_DIVULGACION_
V_1.0.xls
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OBSERVACIONES: Indique para ésta versión, el código de los riesgos nuevos y justifique el por qué de los riesgos eliminados. (Adicional registre las observaciones que considere necearias):
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 34
FORMATOGESTION INTEGRAL DE PROYECTOS
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 31-May-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGDU - SGI - SGGC - SGJ - OTC - OAPFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
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VALO
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ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
R.S
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Mod
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3
R.S
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2
1 Cambio de la plataforma estratégica de la entidad
X Alta
Men
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Pro
babi
lidad
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Pos
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3
Revisión y aprobación del líder del proceso y líderes operativos:ÁREA NOMBRE CARGO FIRMA
SGI Edgar Francisco Uribe Ramos Subdirector General
OAP Isauro Cabrera Vega Jefe Oficina
SGGC Carlos Humberto Moreno Bermúdez Subdirector General
SGDU Rafael Eduardo Abuchaibe López Subdirector General
SGJ Sandra Liliana Roya Blanco Subdirector General (E)
OTC Lucy Molano Rodríguez Jefe Oficina
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
Construir y/o actualizar los
activos de documentación del proceso y el
registro de proyectos
No registrar información de manera oportuna y/o registrar
información inexacta o incompleta del desempeño de los proyectos en el Sistema
de Gestión Integral de Proyectos ZIPA
No recibir y/o recibir información errónea por parte de la Interventoría, lo cual no permite reportar información de avance
1. No conocer el estado real de los proyectos
2. No generar en forma oportuna acciones de mejora
para promover el cumplimiento de los proyectos
3. No identificar en forma oportuna lecciones aprendidas4. Remitir información inexacta como parte de las respuestas a grupos de interés y/o entes de
control que solicitan información de los proyectos5. No contar con información
actualizada para la toma oportuna de decisiones
12A
LTO
1. Establecimiento de obligaciones contractuales claras para las Interventorías
2. Implementación de un mecanismo de alertas electrónicas del Sistema de Gestión Integral de Proyectos ZIPA, que informa al responsable de reportar el avance del proyecto y al jefe inmediato cuando no se ha producido el reporte oportuno
3. Solicitud de ajuste de los reportes de desempeño a través del correo electrónico institucional
1. Contrato y anexos
2. Correos electrónicos del Sistema de Gestión Integral de Proyectos
ZIPA
3. Plataforma Google correo institucional
9M
OD
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AD
O
Error humano del personal de las áreas ejecutoras durante el ingreso de la información reportada por la Interventoría al Sistema de Gestión Integral de Proyectos ZIPA
1. Segundas verificaciones de la información que se ingresa al sistema por parte del personal asignado para el filtro a nivel de Subdirecciones y/o Direcciones Técnicas
2. Realización de visitas periódicas a terreno en las etapas de construcción con el fin de corroborar la consistencia de la información reportada
1. Logs y registros del Sistema de Gestión
Integral de Proyectos ZIPA
2. Actas de visita o registro en la bitácora
3. Registro fotográfico cuando haya lugar
Conocimiento insuficiente de la metodología de gestión de proyectos corporativa por parte del personal asignado en las áreas para consolidar los reportes
1. Aplicación de la Guía para Seguimiento de los Proyectos de Infraestructura Vial y Espacio Público
2. Acompañamiento de la OAP a las áreas involucradas en las diferentes etapas del ciclo de vida de los proyectos
3. Reforzamiento de conocimientos al personal sobre los diferentes aspectos de la metodología de gestión de proyectos a través de iniciativas de capacitación
1. GUSP01 Guía para Seguimiento de los
Proyectos de Infraestructura Vial y
Espacio Público
2. Actas de reunión
3. Listas de asistencia
Tener documentación del proceso no alineada con la
realidad operativa del mismo
1. Demoras y/o reprocesos al interior de la entidad
2. Incumplimiento de los objetivos del proceso
8M
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1. Formalización de Plan de Acción para implementación gradual de la metodología de gestión de proyectos al interior de la entidad
2. Acompañamiento de la OAP a las áreas involucradas en las diferentes etapas del ciclo de vida de los proyectos
3. Reforzamiento de conocimientos al personal sobre los diferentes aspectos de la metodología de gestión de proyectos a través de iniciativas de
capacitación
1. Plan de Acción
2. Actas de reunión
3. Listas de asistencia
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OD
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O
Reciente lanzamiento del Sistema de Gestión Integral de Proyectos ZIPA a nivel corporativo
Necesidad de implementación gradual de la metodología de gestión de proyectos al interior de la entidad
OBSERVACIONES: Indique para ésta versión, el código de los riesgos nuevos y justifique el por qué de los riesgos eliminados. (Adicional registre las observaciones que considere necearias):
Se eliminó el riesgo R.SP.03 No contar con la información necesaria para generar los indicadores requeridos para cada fase del proyecto, por cuanto la reorganización del manejo del tema social para los proyectos y específicamente la centralización de dicha responsabilidad en la OTC, hace que ya no exista la fuente del riesgo.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 35
FORMATOGESTIÓN CONTRACTUAL
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
13-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGJ - DTPS - DTGCFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
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FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
ELABORAR, SUSCRIBIR Y
LEGALIZAR LOS CONTRATOS Y
CONVENIOS CON SUS
MODIFICACIONES
R.GC.01
Mayor tiempo en la elaboración, suscripción,
legalización de los contratos y sus modificaciones
contractuales.
Descentralización de la información producto de la alta rotación del personal que elabora los contratos.
1. Demora en el inicio y/o ejecución de los contratos.2. Demora en los plazos de elaboración y entrega de los
contratos y/o convenios3. Atraso en el inicio y
ejecución de los proyectos asociados al Plan de Desarrollo
Distrital.4.Obras y/o proyectos
inconclusos.5. Demandas a la entidad.
6.Deterioro de la imagen de la Entidad.
7. Reclamaciones económicas de los contratistas.
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O
1. Publicación de la minuta definitiva para cada proceso de selección en los portales de contratación pública CAV y SECOP.2. Existe proceso para entrega de la información y presentación de informe de gestión, acta de entrega y formato de paz y salvo del personal que se retira o finaliza su contrato. (se debe anexar CD de la información).3. Acompañamiento jurídico permanente a los diferentes comités de obra 4. Plan de Contratación de PSP, Cargas de trabajo
1. Minuta del contrato 2. Formatos de informe de gestión y 3. Acta de entrega y formato de Paz y Salvo4. Informe de acompañamiento a comité de obra
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OD
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O
Los documentos recibidos de procesos selectivos o de la dependencia ordenadora del gasto, se encuentran incompletos y/o presentan inconsistencia entre la etapa precontractual y contractual.
4. Lista Chequeo Verificación documental de Contratos.5. Aplicación del procedimiento para la Elaboración, suscripción, legalización de contratos derivados de procesos de selección.6. Aplicación del procedimiento para la elaboración y suscripción de convenios y contratos bajo la modalidad de contratación directa por casuales distintas a PSP.7. Aplicación del Procedimiento para la modificación y suspensión a contratos estatales excepto PSP.
1. FOGC10 lista chequeo verificación documental de contratación2. PRGC05 Suscripción de contratos derivados de procesos de selección producto convocatoria publica4. PRGC09 Elaboración y suscripción de convenios y contratos bajo la modalidad de contratación directa por casuales distintas a PSPAG5. PRGC072 Modificación y suspensión a contratos estatales excepto PSP
Demoras en la entrega de la documentación por parte de los contratistas para la elaboración del contrato (UT y/o consorcios), la legalización (garantías, anexos) y las modificaciones contractuales .
8. En el contrato y sus documentos previos se expresan los requisitos y la documentación que se exigen para su suscripción y legalización (cláusulas de perfeccionamiento y legalización).9. El abogado asignado verifica y gestiona para que el proponente seleccionado realice la entrega en las condiciones exigidas, en caso que no cumpla se le informará al supervisor del contrato de la novedad para que este proceda con las acciones pertinentes.10. Aplicación de la FO-GC-108 Lista Chequeo Para Legalización De Contratos.11. Aplicación del Procedimiento para la Elaboración, suscripción, legalización de contratos derivados de procesos de selección.12. Aplicación del Procedimiento para la contratación de prestación de servicios profesionales y los de apoyo a la gestión.13. Aplicación del procedimiento para la elaboración y suscripción de convenios y contratos bajo la modalidad de contratación directa por casuales distintas a PSP.14. Aplicación del Procedimiento para la modificación y suspensión a contratos estatales excepto PSP.15. Infomes periodicos de seguimiento a garantías (DTGC)
1. Cláusula de perfeccionamiento y legalización en el contratoMemorandos - ORFEO2. FO-GC-108 PRGC05 Suscripción de contratos derivados de procesos de selección producto convocatoria publica.3. PRGC12 Contratación de prestación de servicios profesionales4. PRGC09 Elaboración y suscripción de convenios y contratos bajo la modalidad de contratación directa por casuales distintas a PSPAG.5. PRGC072 Modificación y suspensión a contratos estatales excepto PSP
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 36
FORMATOGESTIÓN CONTRACTUAL
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 13-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGJ - DTPS - DTGCFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
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ACTIVIDAD
Cód
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
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Mod
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2
ELABORAR, SUSCRIBIR Y
LEGALIZAR LOS CONTRATOS Y
CONVENIOS CON SUS
MODIFICACIONES
R.GC.01
Mayor tiempo en la elaboración, suscripción,
legalización de los contratos y sus modificaciones
contractuales.
1. Demora en el inicio y/o ejecución de los contratos.2. Demora en los plazos de elaboración y entrega de los
contratos y/o convenios3. Atraso en el inicio y
ejecución de los proyectos asociados al Plan de Desarrollo
Distrital.4.Obras y/o proyectos
inconclusos.5. Demandas a la entidad.
6.Deterioro de la imagen de la Entidad.
7. Reclamaciones económicas de los contratistas.
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Demora en los plazos para la revisión y firma del contrato y/o modificación por parte del ordenador del gasto y/o contratista.
1. La resolución de adjudicación en los procesos de selección, establece un plazo para la suscripción del contrato a partir de la fecha de adjudicación del proceso.2. Aplicación del procedimiento para la Elaboración, suscripción, legalización de contratos derivados de procesos de selección.3. Aplicación del procedimiento para la contratación de prestación de servicios profesionales y los de apoyo a la gestión.4. Aplicación del Procedimiento para la elaboración y suscripción de convenios y contratos bajo la modalidad de contratación directa por casuales distintas a PSP.5. Aplicación de Procedimiento para la modificación y suspensión a contratos estatales excepto PSP.
1. Resolución de adjudicación.2. FO-GC-1083. PR-GC-09 4. PRGC05 Suscripción de contratos derivados de procesos de selección producto convocatoria pública5. PRGC12 Contratación de prestación de servicios profesionales6. PRGC072 Modificación y suspensión a contratos estatales excepto PSP
EFECTUAR APOYO JURÍDICO
DURANTE LA EJECUCIÓN DE
LOS CONTRATOS Y CONVENIOS
CELEBRADOS POR EL IDU
R.GC.02
Mayor tiempo en la proyección de actos
administrativos relacionados con
Sancionatorios - Liquidación
Cambio y/o rotación del personal en las áreas involucradas.
1. Acciones populares2. Perjuicios económicos que
podrían terminar en demandas3. Vencimiento de las
actuaciones administrativas dentro del término legal.
4. Deterioro de la imagen de la Entidad.
5. Reclamaciones económicas de los contratistas.
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O
1. Existe proceso para entrega de la información y presentación de informe de gestión, acta de entrega y formato de paz y salvo del personal que se retira o finaliza su contrato. (se debe anexar CD de la información)2. Acompañamiento jurídico permanente a los diferentes comités de obra.3. Plan de Contratación de PSP
1. Formatos de informe de gestión y Acta de entrega y formato de Paz y Salvo.2. Informe de acompañamiento a comité de obra
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Demora en la entrega y/o inconsistencia del concepto técnico, y del documento de las etapas precontractual, contractual, frente al desarrollo del procedimientos administrativos.
1. Aplicación del procedimiento de declaratoria de incumplimiento para la imposición de multa, cláusula penal, caducidad y/o afectación de la garantía única de cumplimiento.2. Aplicación del procedimiento para la liquidación de contratos y/o convenios.
PR-GC-06PR-GC-105
VERIFICAR LA OPORTUNIDAD EN LA PUBLICACIÓN
EN LOS PORTALES DE
CONTRATACIÓN
R.GC.03
No publicación oportuna de documentación contractual en
los portales de contratación pública CAV y SECOP
Requisitos incompletos en los formatos entregados por las áreas, solicitando publicaciones. 1. Investigaciones disciplinarias
a funcionarios y/o contratistas.2. Deterioro de la imagen de la
Entidad.3. Contravención al principio de
transparencia en la contratación pública.
12A
LTO
1. Socialización y seguimiento al cumplimiento de:a. Memorando de instrucción jurídica 20144350361733 del 14 de mayo de 2014.b. Memorando de instrucción jurídica 20134350150453 del 16 de julio de 2013.c. Memorando de instrucción jurídica 20125050215243 del 23 de octubre de 2012.
Memorandos de instrucción jurídicaORFEO
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O
Fallas en la conexión a internet en el Instituto o fallos propios de los portales de contratación pública.
1. Informar a la STRT, solicitar soporte tecnológico. Procesos de Mantenimiento preventivo de la STRT.2. Envío de correos electrónicos y/o memorandos de solicitud de restablecimiento del servicio en casos mayores
Plataforma de correo electrónico institucional
Plataforma ARANDAPlataforma ORFEO
VERIFICARLA DOCUMENTACION
PARA LA ELABORACION
DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES
R.GC.04
Demoras en la revisión de los documentos para la
estructuración del proceso
Desconocimiento de los procedimientos internos, de la normatividad, en general, por parte de las áreas ordenadoras del gasto
1. Baja calidad de los doctumentos del proceso2. Inconvenientes en la ejecución contractual.
3. Investigaciones administrativas y/o judiciales en contra de los funcionarios y/o
contratistas de apoyo a la gestión.
4. Demora en el inicio de los proyectos misionales.
5. Incumplimiento en los plazos de los procedimientos internos.6. Dificultades para determinar
el equipo de trabajo de la DTPS
15A
LTO
1. Actualización y socialización semestral del Normograma como herramienta en la Entidad por parte de la SGJ.2. Acompañamiento a las áreas ordenadoras del gasto para el ajuste de todos los documentos para estructurar el pliego de condiciones y otros
NormogramaMemorandos
Listas de asistencia
12A
LTO
Incumplimiento inicial de la programación del Plan Anual de Adquisiciones - PAA
3. Seguimiento a los cronogramas por proceso. (alarmas en el calendario de google sobre vencimientos).4. Seguimiento a través de plataforma ORFEO
Cronogramas de las AOGORFEO
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 37
FORMATOGESTIÓN CONTRACTUAL
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 13-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGJ - DTPS - DTGCFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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ACTIVIDADC
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
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4 7. Verificación de los tiempos establecidos en los procedimientos Manual de procedimientos
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3 Alta rotación de personal
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Errores en la evaluación
1 Reglas ambiguas o confusas en los pliegos
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Revisión y aprobación del líder del proceso y líderes operativos:ÁREA NOMBRE CARGO FIRMA
SGJ SANDRA LILIANA ROYA BLANCO SUBDIRECTORA GENERAL JURIDICA ( E )
VERIFICARLA DOCUMENTACION
PARA LA ELABORACION
DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES
R.GC.04
Demoras en la revisión de los documentos para la
estructuración del proceso
1. Baja calidad de los doctumentos del proceso2. Inconvenientes en la ejecución contractual.
3. Investigaciones administrativas y/o judiciales en contra de los funcionarios y/o
contratistas de apoyo a la gestión.
4. Demora en el inicio de los proyectos misionales.
5. Incumplimiento en los plazos de los procedimientos internos.6. Dificultades para determinar
el equipo de trabajo de la DTPS
15A
LTO
12A
LTO
Diferencias entre los documentos físicos de los procesos versus la documentación digitalizada en la plataforma ORFEO (Incompletos y/o inconsistentes)
5. Utilización de lista de chequeo de procesos de selección y formatos para traslado del expediente.6. Trazabilidad de los procesos radicados a través de la bitácora de seguimiento.
1. Listas de chequeo2. Bitácora de los procesos
Tramitomanía (Vo.Bo.'s y firmas) de los documentos del proceso
ELA BORACION DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES
R.GC.05
Deficiente elaboración de los pliegos de condiciones
Estudios previos con inconsistencias en los requerimientos técnicos
1. Adendas y Reprocesos (Observaciones y
Aclaraciones)2. Dificultades en la evaluación3. Declaratoria de Desierto del
Proceso4. Reprocesos Administrativos
5. Inconvenientes en la ejecución contractual.
6. Investigaciones administrativas y judiciales en
contra de los funcionarios.
12A
LTO
1. Designación de plieguista desde el inicio de la elaboración del pliego.2. Capacitación para la elaboración de pliegos.3. Revisión de pliegos por parte de equipo revisor (Siempre y cuando se cuente con el personal requerido) 4. Divulgación de procedimientos a través de la publicación en la Intranet.5. Aplicación de los procedimientos:* PRGC01 Mínima cuantía contratación hasta el 10 de la menor cuantía* PRGC02 Licitación publica* PRGC03 Selección abreviada menor cuantía* PRGC04 Concurso de méritos abierto o con precalificación* PRGC07 Selección abreviada subasta inversa.6. Mesas de trabajo entre DTPS y áreas solicitantes para revisión de los estudios previos.
1. Carpeta de Proceso de Selección.2. PRGC01 Mínima cuantía contratación
hasta el 10 de la menor cuantía3. PRGC02 Licitación publica
4. PRGC03 Selección abreviada menor cuantía
5. PRGC04 Concurso de méritos abierto o con precalificación
6. PRGC07 Selección abreviada subasta inversa 6
MO
DE
RA
DO
Desconocimiento de los aspectos técnicos y financieros para la elaboración de los pliegos
Aplicación de Modelos de Pliegos de Condiciones desactualizados o no aprobados
7. Actualización de los modelos de pliegos cada vez que se requiera.8. Aprobación de los modelos de pliegos por Comité de Contratación.9. Publicación y socialización de los modelos de pliegos en la Intranet del IDU.
1. Modelos de pliegos actualizados2. Actas Comité de Contratación
EVALUCION DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN
R.GC.07
1. Investigaciones administrativas y/o judiciales
en contra del funcionario o contratista de apoyo a la
gestión2. Reclamaciones y/o
demandas por parte de los proponentes.
3. Reprocesos Administrativos4. Selección no objetiva
5. Declaratoria de Desierta
16E
XTR
EM
O1. Designación de evaluadores desde la fecha de cierre de los
procesos a través del formato FO-GC-162. Acompañamiento y revisión de pares
3. Aplicación de los procedimientos establecidos para los procesos de selección:
* PRGC01 Mínima cuantía contratación hasta el 10 de la menor cuantía
* PRGC02 Licitación publica* PRGC03 Selección abreviada menor cuantía
* PRGC04 Concurso de méritos abierto o con precalificación* PRGC07 Selección abreviada subasta inversa.
4. Revisión y lineamientos del Comité de Contratación5. Revisión de las respuestas por parte del equipo evaluador. En
los casos que no sean claras y/o coherentes las respuestas de las observaciones, se revisarán con el ordenador del gasto para el
respectivo ajuste o aclaración.
1. Listas de asistencia2. Actas de reunión
3. PRGC01 Mínima cuantía contratación hasta el 10 de la menor cuantía4. PRGC02 Licitación publica
5. PRGC03 Selección abreviada menor cuantía
6. PRGC04 Concurso de méritos abierto o con precalificación
7. PRGC07 Selección abreviada subasta inversa
8. Actas de comité de contratación9. Documento de consolidación de
observaciones
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O
Incorrecta interpretación del pliego de condiciones y/o de los documentos de la propuesta
Respuestas a observaciones contrarias a reglamentación del pliego
OBSERVACIONES: Indique para ésta versión, el código de los riesgos nuevos y justifique el por qué de los riesgos eliminados. (Adicional registre las observaciones que considere necearias):
El riesgos R.GC.06 de declaratoría se elimina ya que se considera como el efecto de los riesgos de Deficiencia en los pliegos y de errores en la evaluación. (causas consideradas en el riesgos RGC06)
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 38
FORMATOGESTIÓN CONTRACTUAL
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
13-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGJ - DTPS - DTGCFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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ACTIVIDAD
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
DTPS EVELYN JULIO ESTRADA DIRECTORA TECNICA DE PROCESOS SELECTIVOS
DTGC SANDRA LILIANA ROYA BLANCO DIRECTORA TECNICA DE GESTION CONTRACTUAL
El riesgos R.GC.06 de declaratoría se elimina ya que se considera como el efecto de los riesgos de Deficiencia en los pliegos y de errores en la evaluación. (causas consideradas en el riesgos RGC06)
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 39
FORMATOGESTIÓN LEGAL
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 14-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS):FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
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Trámites dispendiosos al interior de la entidad. X
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Revisión y aprobación del líder del proceso y líderes operativos:ÁREA NOMBRE CARGO FIRMA
DTGJ JOSE FERNANDO SUAREZ VENEGAS DIRECTOR TECNICO DE GESTION JUDICIAL
SGJ SANDRA LILIANA ROYA BLANCO SUBDIRECTORA GENERAL JURIDICA E
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
SUBDIRECCIÓN GENERAL JURÍDICA - SGJDIRECCIÓN TÉCNICA DE GESTIÓN JUDICIAL - DTGJ
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
Recepción de información,
análisis preliminar y
ejecución del proceso
No conocer por parte de la DTGJ de forma oportuna las solicitudes provenientes de los diferentes despachos
judiciales y de los ciudadanos radicadas en el IDU
1. Indebida clasificación de la correspondencia recibida en DTGJ. 2. Se presentan inconsistencias en la parametrización de términos dados por el sistema ORFEO. 3. Falta de inmediatez en la reasignación de los documentos que no son de competencia del área al cual se le radicó
* Incumplimiento en los términos que generan
sanciones disciplinarias
* No ejercer en debida forma la defensa judicial
6M
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O
1, Para ello se realiza seguimiento y trazabilidad en la plataforma de ORFEO, SIPROJ y registros en excel que se administran en el área. 2, Solicitudes realizadas a través de memorando al Grupo ORFEO para realizar la parametrización correspondiente. De otro lado, se lleva a cabo lo definido en el Manual de Archivo y Derechos de Petición. 3, Solicitudes realizadas al Grupo de Archivo y Correspondencia para que apliquen una debida clasificación de los documentos radicados en el IDU.
Plataforma ORFEO, Manual de Archivo y
Correspondencia.
4IN
FER
IOR
Recepción de información,
análisis preliminar y
ejecución del proceso
No recibir con los suficientes insumos técnicos para ejercer
una defensa idónea de la entidad.
1. La rotación de contratistas afecta la memoria técnica. 2. Deficiencia de insumos para contestar la demanda por falta de verificación y pronunciamiento de los hechos enunciados en la demanda por parte de las áreas técnicas.
* Fallos desfavorables al IDU * Condenas para la Entidad
Acciones de Repetición.
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AD
O
1. Brindar capacitaciones a los nuevos contratistas en el manejo de ORFEO con relación a las tablas de retención documental. Así mismo verificar por parte de la DTGJ la entrega del informe final con su respectivo backup y acta de entrega. 2. Solicitud de información a través de la plataforma de ORFEO, o en ocasiones realizar reuniones de trabajo para solicitar y aclarar sobre la información requerida.3. Informar a la OCI las solicitudes de requerimiento de antecedentes.
* Formato de Paz y Salvo debidmente
firmado* Acta de entrega. * Memorando ORFEO* Actas de reunion
6M
OD
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O
Recepción de información,
análisis preliminar y
ejecución del proceso
Falta de Representación Judicial del IDU
1. Insuficiencia de personal y/o alta rotación de personal. 2. Asignación insuficiente de recursos financieros para la contratación de abogados que ejerzan la 3. Representación Judicial
* Perdida de memoria institucional
* Fallos desfavorables al IDU por no contar con la
conitunidad y dedicación de los procesos
9M
OD
ER
AD
O
1. Identifiación del recurso humano requerido en el Plan de contratación de apoyo a la gestión. 2. Solicitar a la SGGC, la priorización de la contratación para la defensa judicial de la entidad.3. Existe clausula para abogados contratista donde se prevee un tiempo de 15 días calendario una vez finalizado el contrato para no perder la Representación Judicial de la Entidad. 4. Plan de contratación de apoyo a la gestión. Presupuesto anual.
* Plan de Contratación* Informes de gestión
del personal del proceso* Minuta del Contrato
4IN
FER
IOR
Creación y emisión de Políticas de
Prevención de daño
antijurídico
Reiteración de conductas omisivas en la aplicación de
las políticas de prevención de daño antijurídico por parte de los funcionarios y contratistas
de la entidad.
Desconocimiento de los lineamientos consignados en la instrucción jurídica de prevención del daño antijurídico. Falta de análisis de sentencias, conceptos jurídicos y solicitudes de conciliación prejudicial, en el marco del procedimiento de prevención del daño antijurídico
* Aumento en las demandas Fallos desfavorables
* Condenas para la entidad Acciones de Repetición
6M
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AD
O
1. Socialización periódica de las instrucciones juridicas a cada una de las áreas del IDU.2. Aplicación del procedimiento de daño antijurídico
* Instrucciones Jurídicas* Listas de asistencia a la socialización *
Procedimiento de daño Antijurídico
4IN
FER
IOR
Recepción de información,
análisis preliminar y
ejecución del proceso
Demora en el pago de las sentencias proferidas en
contra de la entidad
* Pago de intereses *Posible incidente de
desacato *Repetición6
MO
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RA
DO
1. Aplicación del procedimiento "Cumplimiento de Sentencias y MASC" y de la guia de pagos a terceros.2. Informar al área responsable cuando el pago no se genere en la DTGJ.
* Guia pagos a terceros* Procedimiento Cumplimiento de
Sentencias y MASC
2IN
FER
IOR
Actualización del Sistema de Información de
Procesos Judiciales SIPROJ
Desactualizacion del sistema de información SIPROJ,
incumpliendo con el Decreto 654 de 2011 Articulo 110 de la Alcaldia Mayor de Bogotá.
Continúas caídas de la red que impiden ingresar al aplicativo SIPROJ, perjudicando la ejecución normal de las actividades.
* Investigaciones disciplinarias * Hallazgos Contraloría 8
MO
DE
RA
DO
1. Comunicar a la mesa de ayuda para solicitar asistencia técnica de las personas de Helpdesk (mesa de servicio).2. Revisión periódica de la actualización de los procesos en el aplicativo SIPROJ.
* Plataforma Google app
* Aranda
6M
OD
ER
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O
OBSERVACIONES: Indique para ésta versión, el código de los riesgos nuevos y justifique el por qué de los riesgos eliminados. (Adicional registre las observaciones que considere necearias):
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 40
FORMATOGESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD Y SST
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 30-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): OAP, SGDU, STRHFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
R.A
C.0
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Mod
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Rem
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Men
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2
3
4 Intranet
5
6
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
Sistema Integrado de Gestión (SIG)
Implementación inadecuada del Sistema Integrado de
Gestión
Cambio constante en la normatividad, las normas de gestión, técnicas y lineamientos por parte de los
órganos rectores.
1. Implementación de un Sistema Integrado de Gestión
deficiente.
2. Reprocesos de procedimientos.
3. Incumplimiento de normatividad, que puede
ocasionar sanciones administrativas y/o
disciplinarias.
3IN
FER
IOR
1. Actualización del Normograma periódicamente.2. Realización de los comités operativos en donde se socializan los diferentes cambios que surten las normas.3. Divulgación a los servidores públicos del IDU, de los cambios que sufre la norma y cómo afecta al SIG. 4. Revisión y validación de los documentos generados dentro del Sistema Integrado a fin de evaluar que estos estén acordes a los lineamientos vigentes al interior de la entidad.
1. FO-IDU-131 Actas de Reunión,
2. FO-CO-01 Piezas de comunicación
3. FO-IDU-051 Listados de asistencia
4. Normograma IDU.
2IN
FER
IOR
Que la metodología o el modelo SIG y/o su implementación no sea acertado tanto técnica y/o
administrativamente.
5. Visto bueno o aprobación de las metodologías de implementación del SIG por el Representante del SIG o los Lideres de Subsistemas6. Se cuenta con un grupo de auditores internos conocedores de procesos y normas técnicas.7. La Oficina Asesora de Planeación controla los documentos que son adoptados formalmente de acuerdo con lo estipulado en la Guía de Elaboración y Formalización de Documentos, los cuales se identifican con versión y código y se adoptan formalmente para su uso.8. Aplicación del procedimiento Control de Documentos.
1. Manual de Funciones,
2. Obligaciones contractuales
prestaciones de servicios
3. FO-IDU-051 Listas de Asistencia
4. PR-AC-07 Control de Documentos
Que los servidores públicos, así como los directivos de la entidad, no demuestren el compromiso
requerido para la implementación del Sistema Integrado de Gestión de acuerdo con sus
responsabilidades.
9. Conformación del Comité Directivo y Comité Operativo por subsistema.10. Divulgación de información relevante del SIG por los medios de comunicación interna de la entidad (Intranet, correos IDU, carteleras, flash IDU).
1. GU-AC-01 Documentación del
Sistema Integrado de Gestión
2. PR-AC-07 Control de Documentos
3. PR-AC-01 Control de Registros
3. FO-EC-02 Cuestionario de Autoevaluación
Institucional
Que los Servidores Públicos del IDU no cuenten con el conocimiento sobre el Sistema Integrado de
Gestión y sus componentes.
11. Publicación de los documentos del SIG en la intranet, para consulta de los servidores públicos.
Que las dependencias responsables de definir la implementación del SIG no cuenten con el personal
idóneo para tal fin.
12. Identificación y definición de perfiles en los estudios previos para la contratación de prestación de servicios.13. Definición y divulgación de las instancias de coordinación del IDU, en donde se establece la obligatoriedad del sistema SIG. 14. Se realiza inducción a los directivos, donde se incluye las generalidades del SIG. Se crea el Comité del SIG para los directivos, donde al inicio del año se explica el modelo.
FO-GC-10 Lista de Chequeo verificación
documental de contratación
Recursos insuficientes (económicos, tecnológicos, físicos y humanos) para una adecuada
implementación.
15. Inclusión en el plan anual de adquisiciones de las necesidades identificadas en las áreas tendientes a apoyar la implementación del SIG.16. Se establece un rubro presupuestal específico que incluye un componente para la implementación del SIG o su equivalente. En cada vigencia se asignan recursos que son presentados y revisados en el Anteproyecto de Presupuesto.
1. PR-EP-02 Elaboración de
Anteproyecto de Presupuesto
2. Plan Anual de Adquisiciones
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 41
FORMATOGESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD Y SST
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 30-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): OAP, SGDU, STRHFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
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or2 3. Aplicación del procedimiento de control de documentos.
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Mod
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3
Sistema Integrado de Gestión (SIG)
Que la documentación publicada se encuentre
desactualizada y/o incompleta
Desconocimiento y/o deficiente aplicación del procedimiento de control de documentos establecido por parte de los usuarios del sistema.
Que no existan criterios claros para actividades de
seguimiento y auditoria sobre los procesos.
Poca estandarización y mejora de los procesos.
Incumplimiento de normatividad, que puede ocasionar Investigaciones
administrativas y sanciones disciplinarias.
8M
OD
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O
1. Divulgación del procedimiento de control de documentos a los servidores públicos del IDU.2. Divulgación de la normatividad Distrital del SIG .
1. FO-IDU-051 Listas de Asistencia
2. NTDSIG-001-2011 Norma Distrital de SIG.3. Decreto 176-2010.
4IN
FER
IORQue exista demora de la revisión y aprobación por
parte de los directivos.2. PR-AC-07 Control de
Documentos
Desconocimiento de nueva normatividad que aplique al proceso por parte de los responsables.
4. Actualización permanente del normograma5. Consultar página SISJUR de la Alcaldía Mayor de Bogotá.6. Aplicabilidad del marco normativo identificado y comunicado sobre la obligatoriedad del sistema (Resolución vigente SIG). 7. Se realiza inducción a los directivos, donde se incluye las generalidades del SIG. 8. Realización de los comités SIG para los directivos y operativo.9. Se establece un proyecto de inversión que incluye un componente para implementación del SIG.
Resolución interna de coordinación
Actas de comité.
Sistema Integrado de Gestión (SIG)
Accidentes de trabajo y/o enfermedades laborales.
No dar cumplimiento a los programas de vigilancia epidemiológica, estudios de la ARL.
Afectación del recurso humano del IDU
Bajo desempeño laboral.
Incumplimiento de la normatividad de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
Ambiente laboral inadecuado
Demandas para el Instituto
12A
LTO
1. El Comité COPASST vigila el desarrollo de actividades del SST y promueve su divulgación y cumplimiento.2. Aplicabilidad de la normatividad: * Resolución 2013 de 1986 * Ley 1562 de 2012 * Decreto 1072 de 2015.
Actas de comité Informes de seguimiento.
2IN
FER
IOR
Presupuesto insuficiente para desarrollar el plan anual de Seguridad y Salud en el Trabajo.
3. Definición del presupuesto del Plan Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo e inclusión en el anteproyecto de presupuesto.4. Publicación del Plan Anual de SST.
Presupuesto anual aprobado.
Que los exámenes de ingreso, periódicos y/o de retiro no sean realizados.
5. Aplicación de los instructivos:* IN-TH-18 Ingreso de personal en carrera, encargo y/o provisionalidad * IN-TH-04 Desvinculación de planta.6. Ejecución del Plan Anual SST en lo concerniente a los exámenes periódicos.7. Para el caso de los contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión se solicita la realización y presentación del examen médico ocupacional.
1. IN-TH-18 Ingreso de personal en carrera,
encargo y/o provisionalidad
2. IN-TH-04 Desvinculación de
planta.3. Procedimiento PR-
GC-12 Contratación de servicios profesionales de apoyo a la gestión
con personas naturales
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 42
FORMATOGESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD Y SST
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 30-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): OAP, SGDU, STRHFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
R.A
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Plan Anual de SST.
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5
Revisión y aprobación del líder del proceso y líderes operativos:ÁREA NOMBRE CARGO FIRMA
OAP ISAURO CABRERA VEGA JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
SGGC CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ SUBDIRECTOR GENERAL
SGDU RAFAEL EDUARDO ABUCHAIBE SUBDIRECTOR GENERAL
STRH ALEJANDRA MUÑOZ CALDERÓN
Sistema Integrado de Gestión (SIG)
Accidentes de trabajo y/o enfermedades laborales.
Afectación del recurso humano del IDU
Bajo desempeño laboral.
Incumplimiento de la normatividad de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
Ambiente laboral inadecuado
Demandas para el Instituto
12A
LTO
2IN
FER
IOR
Desconocimiento de técnicas de prevención de accidentes de trabajo.
8. Se realizan jornadas de sensibilización y entrenamiento para los servidores públicos del IDU.
Inadecuado uso de los elementos de protección personal.
9. Capacitaciones periódicas sobre el uso de los elementos de protección personal.10. Campañas de divulgación del uso adecuado de los elementos de protección personal.
Actas de comité Piezas
comunicacionales.
OBSERVACIONES: Indique para ésta versión, el código de los riesgos nuevos y justifique el por qué de los riesgos eliminados. (Adicional registre las observaciones que considere necesarias):
1. Se elimina el control tres (3) de la causa tres (3) del Riesgo R.AC.01, por encontrarse repetido.2. Se ajustó la redacción de la causa uno (1) del riesgo R.AC.02.
SUBDIRECTORA TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS (E)
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 43
FORMATOGESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO 11-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS): STRFFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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VALO
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ACTIVIDAD
Cód
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
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o1. Plan mantenimiento sedes
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2
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
VERSIÓN
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
Administración de Bienes
Información desactualizada de inventarios
Que los funcionarios no informen traslados de bienes a su cargo o lleven a cabo el procedimiento en forma indebida.
1. Posibles pérdidas físicas de los elementos2. Falta de confiabilidad
en la información del sistema
9M
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O
1. Se realizan arqueos mensuales de inventarios físicos, fuera de ello es obligatorio realizar un inventario anual a los funcionarios y contratistas del IDU.
2. Se realizan controles en los traslados de bienes entre puestos de trabajo, pisos y sedes del Instituto, a través de formatos incluidos en la caracterización del proceso y/o comunicaciones escritas.
1. FO-RF-226 Acta de control de elementos en servicio.
2. FO-GAF-170Acta de entrega
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Falta de conocimiento de servidores públicos y contratistas de la responsabilidad que les asiste sobre los bienes asignados.
1. Campañas de sensibilización de uso y cuidado de los bienes del IDU.
2. En las obligaciones generales del contratista se establece la responsabilidad con el cuidado de los bienes asignados para la ejecución del contrato.
3. En el documento de entrega de bienes a los funcionarios y contratistas de la Entidad, se incluye responsabilidad que le asiste al recibirlos
1. Piezas comunicacionales
2. Contrato
3. Formato de entrega de bienes
Falta de mantenimiento y actualización del software de inventarios y activos fijos "STONE"
1. Se realizan ajustes al software por parte de la STRT, de acuerdo a la solicitud del área y con el acompañamiento del encargado del manejo de Bienes
1. Evidencias del manteamiento software del IDU
Administración de Bienes
No contar con espacios suficientes y adecuados
para el almacenamiento de los bienes en deposito
Falta de mantenimiento preventivo y correctivo de las bodegas existentes.
Deterioro de los bienes almacenados
No contar con espacios para almacenar bienes reintegrados al almacen
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O
1. Definición, ejecución y seguimiento del Plan de mantenimiento de sedes.
1IN
FER
IOR
Acumulación o sobre stock de bienes inservibles en bodega
1. Aplicación del Manual de Administración de Bienes.2. Expedición y aplicación de la Resolución de baja de bienes.3. Clasificación de bienes servibles e inservibles y a estos últimos se les realiza baja definitiva.4. Actualización del sistema STONE.
1. Manual de Administración de bienes 2. Resolución 3. Acta comité4. Sistema Stone
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 44
FORMATOGESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO 11-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS): STRFFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
VERSIÓN
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
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4 1. Plan Anual de Adquisiciones
Todas las actividades del
Proceso de GRF
Demora en la adjudicación de contratos
Los proveedores no cotizan dificultando la elaboración de los estudios de mercado.
1. No ejecutar las acciones del plan de
mantenimiento según lo programado.
2. Retrasos en la ejecución del Plan Anual
de Adquisiciones.3. Afectación del PAC
del proceso
12A
LTO
1. Se cuenta con fichas técnica para solicitud de cotizaciones
2. Se identifican bases de datos de otros procesos y consultas al SECOP para identificar precios de mercado
1. Fichas técnicas 2. Consultas de bases de datos de referencia y/u otros procesos de contratación
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OLas áreas de contratación solicitan ajustes en los estudios previos de aspectos técnicos que pudieran no guardar estrecha relación con los solicitado
1. Se revisa e indaga en el mercado y se estudian aspectos técnicos que sustenten la solicitud presentada al área de procesos selectivos.
1. Estudios de mercado2. Ficha técnica de estudios de mercado3. Estudios previos
Deficiencias en la planeación de tiempos de las etapas pre contractual y contractual
1. Diseño y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones del Instituto
1. Plan Anual de Adquisiciones2. Actualización y seguimiento al Plan
Solicitud de ampliación de plazos para evaluación de ofertas u otras actividades dentro del proceso de selección.
1. Programación de necesidades de bienes y/o servicios en el Plan de Adquisiciones, teniendo en cuenta los tiempos de los procesos de selección establecidos por la DTPS .
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 45
FORMATOGESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO 11-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS): STRFFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
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VALO
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ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
VERSIÓN
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
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ADECUACIONES Y MANTENIMIENTO
LOCATIVAS
No prestación adecuada del servicio de mantenimiento
en las sedes del IDU
Baja calidad del suministro de bienes y/o servicios
1. Deterioro de la imagen Institucional
2. Mobiliario e inmobiliario deteriorado
3. Incumplimiento de metas del plan de acción
9M
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O
1. Se cuenta con factores de verificación de la calidad del suministro de bienes y/o servicios, al momento de realizar la supervisión del contrato.2. Efectuar reuniones periódicas de seguimiento, revisión y aprobación de informes. 3. Aplicar el procedimiento de Declaratoria de incumplimiento para la imposición de multa clausula penal caducidad y/o afectación de la garantía única de cumplimiento.
1. Estudios previos2. Contrato3. Manual de interventoría y supervisión de contratos4. Actas de reunión.5. Informes se seguimiento.
4IN
FER
IOR
Contratista no cuenta con la capacidad financiera para ejecutar el contrato
1. Establecer factores de evaluación para que sea por calidad y servicio y de esta manera poder exigir al momento de la supervisión.2. Efectuar reuniones periódicas de seguimiento, revisión y aprobación de informes. 3. Aplicar el procedimiento de Declaratoria de incumplimiento para la imposición de multa clausula penal caducidad y/o afectación de la garantía única de cumplimiento.
1. Estudios previos2. Contrato3. Manual de interventoría y supervisión de contratos4. Actas de reunión.5. Informes se seguimiento
Falta de organización para la ejecución del contrato por parte del contratista
1. Identificación de las actividades y plazos para cumplir con la ejecución de las obligaciones contractuales.
1. Contrato, 2. Manual de contratación, supervisión de contratos, 3. Actas de seguimiento
Personal no idóneo contratado o subcontratado por la empresa que presta servicios al IDU
1. Verificación del personal por parte de la entidad frente a los requisitos exigidos en pliegos y a lo pactado en el contrato.2. Efectuar reuniones periódicas de seguimiento, revisión y aprobación de informes. 3. Aplicar el procedimiento de Declaratoria de incumplimiento para la imposición de multa clausula penal caducidad y/o afectación de la garantía única de cumplimiento.
1. Estudios previos2. Contrato3. Manual de interventoría y supervisión de contratos4. Actas de reunión.5. Informes se seguimiento
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 46
FORMATOGESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO
11-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS): STRFFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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ACTIVIDAD
Cód
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
VERSIÓN
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
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2 1. Actas de Comité
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4 Actas de Comité
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Piezas comunicacionales
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or2
3 Archivo en Excel
ADMINISTRACIÓN DE SEGUROS
Inadecuada atención y agilidad en la definición de siniestros y reclamaciones
por parte de la aseguradora.
Falta de celeridad y competencia de la aseguradora en la definición y/o trámite de un siniestro.
1. Posibles demandas por parte de los afectados, 2. Castigo en el presupuesto3. Desamparo de bienes, 4. Posibilidad de ocurrencia de un siniestro y el bien no se encuentre reportado (asegurado).
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1. Se da estricto cumplimiento a lo ofrecido en la propuesta por parte de la aseguradora y seguimiento mediante los comités de siniestros caso a caso.
1. Oficios2. Actas de reunión
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Atención inoportuna a los requerimientos de la entidad
1. Se realiza seguimiento continuo para obtener una respuesta mediante los comités de siniestros con el fin de obtener respuesta lo mas pronto posible.
Corredor de seguros que no agilice el procedimientos de atención al programa de seguros
1. Se realiza seguimiento a la documentación entregada al corredor de seguros mediante acercamiento diario con la persona encargada y en los comités de siniestros.
1. Oficios2. Actas de reunión
Falta de planeación y verificación de cumplimiento de las necesidades de la entidad en seguimiento por parte de la aseguradora y el corredor
1. Se realizan los comités de siniestros se efectuara el respectivo control y seguimiento de las reclamaciones y siniestros presentados a la aseguradora a través del corredor de seguros.
Administración del Parque automotor
del IDU
Inadecuada prestación del servicio de transporte del
idu
Desconocimiento y/o aplicación indebida de los procedimientos establecidos por los servidores y contratistas del IDU para realizar la solicitud del servicio de transporte
1. Retrasos en la prestación del servicio2. Deterioro de la imagen del área3. Aumento de consumo de los recursos (combustible, personal, horas extras)
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O
1. Socialización de los procedimientos para la prestación del servicio de parque automotor
6M
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OQue el área que solicitó el servicio de transporte cambie el horario o destino inicialmente programado.
1. Se asigna el servicio del transporte de acuerdo con lo solicitado por el usuario y se controla con el formato FOGAF117 BITACORA DE TRABAJO POR VEHICULO y el formato FORF05 SOLICITUD Y PRESTACION_DE_SERVICIO (Se verifica con el área solicitante el destino y vía avantel (voz) con el conductor se verifica el destino)
FOGAF117 y FO-RF-05
Falta de una plataforma o software para registro y control de los servicios de transporte solicitados a la STRF así como del control al parque automotor.
1. Se cuenta con archivo en Excel en el cual se registran los servicios solicitados.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 47
FORMATOGESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO 11-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS): STRFFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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ACTIVIDAD
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
VERSIÓN
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
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1. Pautas publicitarias
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Servicio de Vigilancia y
Seguridad y Control de Acceso a la
Entidad
Robo de los bienes de la Entidad, servidores
públicos, contratistas y/o visitantes
Servidores públicos y contratistas del IDU que no cumplen con los protocolos de seguridad establecidos por la Entidad
1. Pérdida de activos de la entidad y/o de los servidores públicos y contratistas, 2. Posibles demandas,3. Reclamación y afectación a pólizas.
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1. Socialización de manual de seguridad y vigilancia a todo el personal del IDU2. Campañas para el uso del carne, registro de bienes y empleo del sistema de control de acceso a servidores y contratistas del IDU
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IOR
Incumplimiento del manual de seguridad y vigilancia del IDU por parte del equipo vigilancia y servidores públicos.
1. Aplicación del manual de Seguridad y Vigilancia.2. Campañas de socialización del manual.3. Solicitud de aplicación de sanciones o investigaciones a guardas y servidores de seguridad al no cumplir con lo establecido en el manual vigente.
1. Manual de seguridad y vigilancia2. Documentos de socializaciónComunicaciones oficiales durante la ejecución del contacto
Fallas en los equipos tecnológicos que soportan el control de acceso a la Entidad
1. Solicitar y exigir la entrega del estudio de seguridad.2. Realización de recorridos con la empresa de vigilancia para optimizar el sistema de CCTV .3. Contrato de mantenimiento al sistema de control de acceso.
1. Estudio de Vigilancia2. Actas de recorridos3. Contrato
Ingreso y retiro de elementos sin el previo registro y autorización por parte de los responsables
1. Registro de entrada y salida de elementos personales en la minuta de la empresa de vigilancia. 2. Verificación de la autorización de salida de los bienes del IDU, por parte del personal de la compañía de vigilancia.
1. Minuta de registro de la empresa de vigilancia2. Formato orden de salida elementos
Ausencia de autocontrol y descuido de los objetos personales y de la entidad, por parte de funcionarios y contratistas y de personal de vigilancia y seguridad.
1. Aplicación del manual de seguridad y vigilancia2. Campañas de socialización del manual.
1. Manual de seguridad y vigilancia2. Documentos de socialización3. Comunicaciones oficiales a la firma de vigilancia
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 48
FORMATOGESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO
11-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS): STRFFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
VERSIÓN
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
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F.08
1
Alta
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Adquisición de bienes
Contar con insumos de mala calidad entregados
por los proveedores.
Falta de identificación clara de las características técnicas de los bienes requeridos.
1. La devolución de pedidos.2. Incumplimiento contractual por parte del proveedor3. Que la entidad no cuente con los insumos para su funcionamiento 4. Deficiente prestación del servicio.
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O
1. Elaboración de fichas técnicas para presentación de estudios de mercado, anexos técnicos de los estudios previos.
1. Estudios de mercado2. Ficha técnica de estudios de mercado3. Estudios previos
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FER
IOR
Falta de comunicación al momento del recibo de insumos de las referencias no contratadas
1. Informar las características de los bienes a recibir, al personal de almacén y a los responsables de los centros de costos para insumos de oficina.2. Aplicar el procedimiento de Declaratoria de incumplimiento para la imposición de multa clausula penal caducidad y/o afectación de la garantía única de cumplimiento.
1. Contrato y especificaciones técnicas de los bienes
Que los productos presenten defectos de fábrica.
1. Se incluye en el contrato el cambio de los productos que registren fallas por defectos de fábrica o calidad.2. Solicitud de cambio del producto a través de oficio o acuerdo en reunión de seguimiento
1. Contrato 2. Oficios dirigidos al contratista3. Actas de reunión
Compras a través de caja menor
No atención oportuna a requerimientos urgentes e
imprescindibles
No contar con la constitución de la caja menor de acuerdo con las normas vigentes
No adquisición del bien y/o prestación del servicio a tiempo
4IN
FER
IOR
1. Al inicio de cada vigencia se constituye la caja menor, cumpliendo con los requisitos de ley.
Resolución de constitución de caja menor
2IN
FER
IOR
La no presentación de las solicitudes en las fechas establecidas
1. Informar a los jefes para que a su vez socialicen con todos los funcionarios y contratistas a su cargo, que las solicitudes de compras por caja menor siempre se deben hacer en las fechas que los responsables del manejo de la caja menor establezcan.
Comunicaciones internas
Pautas publicitarias
Solicitud de bienes y/o servicios que se encuentran incluidos en otros contratos vigentes.
1. Gestionar solicitud a través de caja menor cumpliendo el procedimiento establecido para ello.2. Se solicita visto bueno en el formato de Caja Menor del personal que apoya a la Supervisión, de la no existencia del elemento o servicio dentro del contrato relacionado.
Procedimiento de Ejecución de compras
No contar con disponibilidad financiera en algunos de los rubros por los cuales se debe efectuar el pago.
1. Antes de ejecutar el 70% de cada rubro, solicitar el reembolso de caja menor
Procedimiento de Ejecución de compras
No contar con el reembolso a tiempo para atender las necesidades del mes siguiente.
1. Las compras a través de caja menor se deben hacer siempre y cuando el dinero reembolsado se encuentre consignado en las cuentas del banco designadas para caja menor
Procedimiento de Ejecución de compras
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 49
FORMATOGESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO
11-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS): STRFFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
VERSIÓN
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
Seguridad Vial
R.R
F.10
1
Alta
Men
or
Pro
babi
lidad
67
Pos
ible
Men
or
2
3 Formato FO-RF-02
4
5
6
7
8
Revisión y aprobación del líder del proceso y líderes operativos:ÁREA NOMBRE CARGO FIRMA
SGGC CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ
DTAF CLEMENCIA ROJAS ARIAS
STRF GLORIA PATRICIA CASTAÑO ECHEVERRY
Accidentalidad de conductores, pasajeros o
peatones
No contar con contrato de mantenimiento de vehículos
1. Parque automotor en mal estado2. Arrollamientos,3. Choques 4. Volcamientos5. Demandas contra la Entidad6. Baja oferta del parque automotor afectando los servicios de la entidad
8M
OD
ER
AD
O
1. El Instituto suscribe contrato por el cual se presta el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de su parque automotor
1. Contrato PR-RF-01 2. Mantenimiento Preventivo y Correctivo
6M
OD
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AD
O
Talleres contratados no realizan el mantenimiento en forma adecuada
1. Se cuenta con Conductor mecánico que revisa las actuaciones del taller y apoya la supervisión de los contratos.2. Aplicación del Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos.
1. Manual de Funciones3. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos
Fallas en los sistemas del vehículo por falta de inspección pre operacional
1. Aplicación de la lista de chequeo diario de la entrega y recepción de los vehículos.
Condiciones físicas inadecuadas del entorno tanto interno como externo.
1. Señalización e iluminación de las zonas de parqueo en el Instituto2. Diseño, adopción y socialización del PESV para prevención de accidentes en entornos que frecuente el parque automotor del IDU
Parqueaderos iluminados y señalizados.
Plan Estratégico de Seguridad Vial
Fatiga física y mental, pérdida progresiva de la capacidad de respuesta debido a la ejecución prolongada de una tarea, por falta de personal por incapacidades, vacaciones, compensatorios y alta demanda de servicios.
1. Pausas activas y sensibilización de realización ejercicio y mejora en la seguridad y salud en el trabajo.2. Existencia del comité de seguridad Vial 3. Plan Estratégico de Seguridad Vial - PESV4. Control de servicio y asignación de horas extras de los conductor
1. Planillas de pausas activas a conductores IDU2. Resolución 6315 de 2016, crea comité seguridad vial3. FO-TH-28 - BITÁCORA DE TRABAJO POR VEHÍCULO y FO-TH-28 - RELACIÓN DE TRABAJO SUPLEMENTARIO
Biomecánica (postura forzada) Postura sedente durante mas del 50% de la jornada laboral.
1. Realizar pausas activas enmarcadas en el Programa de vigilancia epidemiológica de riesgo biomecánico.
Plan Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo STRH
Situaciones que alteren las condiciones fisiológicas del conductor, tal como ingerir Alcohol, drogas y/o medicamentos
1. Establecimiento política de consumo de Alcohol y drogas.2. Creación y funcionamiento del comité de seguridad Vial 3. Plan Estratégico de Seguridad Vial - PESV Jornadas de sensibilización epidemiológica, y programa de prevención del consumo de psicoactivos.
Resolución 6315 de 2016.Plan y evidencias de ejecución de jornadas de sensibilización
Enfermedades Crónicas, Episodios de sueño al volante, Trastornos Emocionales
1. Aplicación de exámenes de ingreso2. Aplicación de exámenes de permanencia a conductores3. Documentación médica de cada conductor.4. Jornadas de sensibilización epidemiológica, y programa de prevención del consumo de psicoactivos
Resolución 6315 de 2016Programas de vigilancia epidemiológica y sustancias psicoactivo
OBSERVACIONES: Indique para ésta versión, el código de los riesgos nuevos y justifique el por qué de los riesgos eliminados. (Adicional registre las observaciones que considere necearías):
► Se actualiza la numeración de los riesgos.
► Se realiza modificación en la descripción y consecuencia del riesgo numero 2, en donde en la versión anterior se establecía como riesgo: "Deterioro de los bienes almacenados" y ahora se define como: "No contar con espacios suficientes y adecuados para el almacenamiento de los bienes en deposito"
SUBDIRECTOR GENERAL DE GESTIÓN CORPORATIVA
DIRECTORA TÉCNICA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
SUBDIRECTORA TÉCNICA DE RECURSOS FISICOS
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 50
FORMATOGESTIÓN FINANCIERA
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 4-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGGC - DTAF - STPC - STTRFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
RECAUDO
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F.1
1 Desconocimiento o no aplicación del procedimiento
X Alta
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2
3 Deficiencia en la información enviada por los bancos
4 Abono inoportuno de recursos recaudados por los bancos
5
6 Falla en los sistemas de información (valoricemos, Stone)
RECAUDO
R.G
F.2
1
X
Baj
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May
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2
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R.G
F.3
1
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Mod
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Rem
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Men
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2
3
4
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
Realizar una aplicación incorrecta o inoportuna del recaudo realizado en el sistema Valorización
1) Quejas, reclamos, derechos de petición2) Errores en los reportes o informes generados3) Aplicación de pagos a otro predio4) Imposibilidad de expedición de paz y salvos
16E
XTR
EM
O
1. Socialización a los servidores públicos del proceso (STTR) cuando se presentan cambios en los procedimientos.
1. Actas de reuniones2. Presentaciones3. PRGAFO054 Conciliación Bancaria 4. Memorandos5. Sistema VALORICEMOS6. Correo electrónico7. Oficios para los Bancos - ORFEO 8. Plataforma Aranda, Help Desck
4IN
FER
IOR
Error en la expedición de facturas de valorización por falta de revisión de la información
2. Verificación de la información en el sistema y físicamente.3. Solicitud a la STRT del ajuste del valor pagado por el contribuyente en el sistema Valoricemos cuando el pago se ha realizado y la factura presenta errores.
4. Aplicación del procedimiento de conciliación bancaria de la información con los reportes de los bancos.
5. Conciliaciones bancarias, cláusulas del convenio, exigencia de abono inmediato del dinero y verificación de los pagos en las cintas de recaudo.
Ingreso de dato erróneo en las aplicaciones manuales (depósitos judiciales, abono a unidad predial) en el sistema VALORICEMOS
6. Conciliaciones bancarias, cuadre diario de caja y verificación de registros por parte de los servidores públicos del proceso Gestión Financiera (STTR)
7. Solicitud al proceso de Tecnologías de Información y Comunicaciones (STRT) para reportar incidencia.
Que no se encuentren disponibles los medios de pago que ofrece la entidad (pago electrónico y bancos)
Que los bancos no tengan habilitada la plataforma para el recaudo
1) Quejas, reclamos, derechos de petición2) No recepción oportuna de recursos para desarrollar la misión del IDU
8M
OD
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AD
O
1. Realización de pruebas para el recaudo y disponibilidad de las plataformas dispuestas por los bancos. (IDU-Banco)2. Aplicación de cláusulas de cumplimiento de los convenios con bancos y supervisión permanente de los mismos.
1. Documento de Certificación de pruebas exitosas (STRT)2. Convenios de Recaudo3. Convenios4. Sistema VALORICEMOS 5. Memorandos6. Correos electrónicos
2IN
FER
IOR
Demoras en el envío de la información por parte del IDU a los bancos, la cual es necesaria y oportuna para alimentar los sistemas para la recepción de pagos.
3. Información de la facturación de valorización mensual, actualizada y disponible para la consulta en línea de los bancos. 4. Envío oportuno de los archivos planos con la facturación a los bancos que lo requieran.
Que los sistemas de información del IDU no estén habilitados para la conectividad con los bancos
5. Reporte al proceso de Tecnologías de Información y Comunicaciones (STRT) ya sea vía correo electrónico a Help desk o registrar la incidencia en la plataforma dispuesta para ello en caso de problemas de conectividad. (ARANDA)
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
Consolidación y/o solicitud inoportuna de los recursos para dar cumplimiento con los compromisos que adquiere la entidad.
Demora en la entrega de información por parte de las áreas ordenadoras del gasto, lo que conlleva a la no ejecución inicial programada por parte de las áreas usuarias.
1) No contar con los recursos necesarios para el pago de obligaciones. 2) Cobro de intereses de mora en los pagos3) Quejas y reclamos de beneficiarios del pago
3IN
FER
IOR
1. Aplicación del Procedimiento PR-GAF-053 en el cual se establece que al no recibir información del PAC se toma la recibida del mes anterior para garantizar los recursos.2. Generación de Informes de ejecución de PAC mensual. 3. Comunicaciones a las áreas informando sobre la programación y ejecución del PAC.
1. PR-GAF-0532. Informes3. Memorandos - ORFEO4. Listas de Asistencia5. Procedimiento PR-GAF-0536. Manual de Usuario STONE. 9. Reporte SISPAC Reporte STONE
2IN
FER
IOR
Desconocimiento o no aplicación de los procedimientos por parte de las áreas usuarias, al igual que la alta rotación de personal de apoyo a la gestión.
4. Capacitación permanente y personalizada por parte de la STTR a usuarios de otras áreas, sobre la aplicación del procedimiento PR-GAF-053 y del uso del módulo PAC del sistema STONE.
Pagos no incluidos en la programación mensual reportada por las áreas
5. Solicitud a través de ORFEO al área ejecutora, sobre la definición de la disponibilidad de los recursos para cumplir con el compromiso no programado.6. Validación en SISPAC de la existencia de recursos disponibles de otros rubros programados para solventar lo no programado por las áreas. 7. Informes de ejecución de PAC mensual. 8. Actualización del modulo PAC del sistema STONE para asegurar la inclusión de la información de programación de pagos.
Fallas en el módulo PAC del sistema de información- Stone al momento de cargar la información de las áreas ejecutoras
9. Recepción y atención de incidencias funcionales, reportadas por las áreas. En caso que la incidencia sea técnica, se remite al usuario al proceso de Tecnologías de Información y Comunicaciones (STRT).10. Utilización de formatos en Excel para luego generar migración de datos y actualizar el módulo PAC del sistema STONE.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 51
FORMATOGESTIÓN FINANCIERA
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
4-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGGC - DTAF - STPC - STTRFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDADC
ód.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
R.G
F.4
1
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Am
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2
3 Fallas en los portales bancarios
4 Cambios del administrador del portal bancario
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F.5
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May
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PAGO A TERCEROS
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ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
Oportunidad en los traslados según los tiempos establecidos en los convenios bancarios y los compromisos adquiridos.
Desconocimiento o no aplicación de procedimiento Traslado entre cuentas bancarias
1) Detrimento económico2) Hallazgos e investigaciones de entes de control (Disciplinarias, fiscales)3) Pérdidas de recursos dinerarios para el IDU
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O
1. Socialización interna de procedimientos, capacitaciones, actualizaciones.2. Verificación de la reciprocidad y control de fechas de vencimientos de redención de títulos, pago WEB deceval y depositante directo Itau (CDT).3. Aplicación del procedimiento Traslados entre cuentas Bancarias
1. Procedimiento PRGAF079 Traslados entre cuentas bancarias
1IN
FER
IOR
Errores en los registros de información financiera - STONEErrores en los registros del cuadro de recaudo diario
4. Conciliaciones bancarias, movimientos bancarios diarios y de saldos para identificar los errores. 5. Reporte diario de reintegros por fuentes -STONE 6. Conciliación de inversiones a corto plazo con la Subdirección Técnica de Presupuesto y Contabilidad
2. PR-GAF-054 Conciliación Bancaria y 3. Procedimientos PR-GF-04 Administración de Inversiones de Tesorería4. FOGAF005 Conciliación Bancaria5. FOGF01 Conciliación mensual de recaudo
7. Solicitud de apoyo a la mesa de ayuda de los bancos por parte de los servidores públicos del proceso.
6. Oficios7. Correos electrónicos
8. Ordenar traslados manualmente a través de oficios que contengan las condiciones de manejo de cuenta a los bancos.
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
Pérdida de recursos por inadecuada inversión
Que las inversiones se realicen por fuera de las políticas establecidas para el IDU, de acuerdo con lo publicado en la página web de la Secretaria de Hacienda Distrital en materia de inversión.
1) Hallazgos e investigaciones de entes de control2) Procesos disciplinarios, fiscales 3) Pérdidas de recursos dinerarios para el IDU
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O
1. Aplicación de la Política establecida por la Secretaría Distrital de Hacienda - SHD. 2. Consulta continua en la web de la SHD para determinar el ranking de los bancos. 3. Realización del Comité de Seguimiento y Control Financiero.4. Aplicación del protocolo de seguridad establecido mediante Resolución SDH-314 de sep-30 de 2009 " Por el cual se adopta el Protocolo de Seguridad para las Tesorerías de las Entidades Descentralizadas que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital".5. Aplicación del procedimiento PR-GF-04 Administración de Inversiones de Tesorería.
1. Directiva 001 de 20132. Resolución 6315 de 2015 "Por la cual se modifica y actualiza el sistema de Coordinación Interna del IDU" y se deroga la Resolución 22477 de 2014 y sus modificaciones" 3. PR-GF-04 Administración de Inversiones4. Protocolo de seguridad de la SHD.5. Actas de comité.
2IN
FER
IOR
Suplantación de funcionarios bancarios y/o suministro de información errónea
6. Validación de conexión segura de páginas de los portales de las entidades bancarias y presentación previa por parte de los gerentes de cuenta de los funcionarios encargados del manejo de las cuentas bancarias. 7. Para inversiones, de acuerdo con las políticas de la Secretaria de Hacienda Distrital, se solicita la actualización de la información para la gestión de las inversiones (información del trader, gerente de cuenta, responsables de la Mesa de operaciones, calificación de los bancos, información básica del contacto y firmas autorizadas). 8. Grabación de llamadas para operaciones de la STTR.9. Aplicación de las políticas emitidas por la Secretaría de Hacienda Distrital, así como del protocolo de seguridad.10. Aplicación del procedimiento PRGF04 Administración de inversiones de Tesorería.
6. Contrato de Recaudo7. Solicitud y apertura de producto.8. FOGAF-122 Inventario de Inversiones Financieras9. PRGF04 Administración de inversiones de Tesorería10. Actas de inversiones
Realizar un pago diferente a lo ordenado (valor mayor, menor valor o a un tercero diferente)
Indebida aplicación del procedimiento de pago a terceros (Ingreso erróneo de datos, selección incompleta de beneficiarios, entre otros)
1) Reprocesos 2) Incumplimiento del tiempo establecido para el pago3) Pérdida de recursos dinerarios para el IDU4) Investigaciones disciplinarias, fiscales, penales.
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FER
IOR
1. Socialización y publicación de la Guía de Pago a Terceros, procedimientos y personal capacitado (funcionarios Subdirector Técnico de Tesorería y Recaudo, profesionales universitarios y especializados )2. Validaciones del sistema que cruza la información.3. Exigencia del sistema para realizar el pago en tres pasos: alimentar el sistema, aprobar el pago y firmar el pago, los cuales son realizados por personas diferentes.4. Validación por parte de los sistemas OPGET de la SHD y STONE del IDU. (Creación de la cuenta y número de identificación).5. Verificación de los soportes documentales para la modificación de los beneficiarios de pago a terceros.
1. GU-GF-01 Guía pago a terceros. 2. Procedimiento de PR-GAF-053 Gestión Financiera (pago a terceros)
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Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 52
FORMATOGESTIÓN FINANCIERA
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 4-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGGC - DTAF - STPC - STTRFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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ACTIVIDADC
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
PAGO A TERCEROS
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F.7
1 Que no se programe oportunamente el PAC
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2 Que se gire a cuentas incorrectas
3 Que no se cuente con liquidez en las cuentas bancarias
4 Fallas en los portales bancarios
5
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7 Fallas en el servidor de Internet del IDU
PAGO A TERCEROS
R.G
F.8
1 Omisión del protocolo de seguridad y manejo de títulos valores
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Protocolo de seguridad
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2 Administración inadecuada de claves, tokens y títulos valores
3
4 Manipulación y/o fallas en la seguridad informática
Inoportunidad en el pago de obligaciones financieras (a proveedores y/o contratista, impuestos, seguridad social, beneficiario de pago, etc.)
1) Quejas y reclamos del beneficiario2) Incumplimiento de indicadores de gestión3) Pago de intereses de mora 4) Pérdida de imagen institucional5) Apertura de procesos disciplinarios
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1. Socialización del calendario de reprogramaciones y envío las áreas ejecutoras.2. Envío de email de alerta a las áreas ejecutoras recordando las fechas de entrega de la información.3. Cumplir con las fechas establecidas en la circular enviada por la Secretaría Distrital de Hacienda - SHD, para solicitar los recursos.
1. GU-GAF-003 Guía programación inicial y reprogramación del PAC.2. Circular SHD3. Plataforma de correo electrónico
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IOR
4. Exigencia de los documentos: certificación bancaria y formato transferencia electrónica y cuenta bancaria debe estar relacionada en la factura y la orden de pago firmada por el ordenador del gasto. (Documentado en el procedimiento y guía de pago a terceros)5. Los bancos validan que el No de Nit se encuentre relacionado con la cuenta bancaria del beneficiario. Esta información es validada por la STTR .6. Validación por parte de los sistemas OPGET de la SHD y STONE del IDU. (Creación de la cuenta y número de identificación). * Este control aplica también para la causa No. 6.
1. GU-GAF-015 Guía pago a terceros.2. Orden de Pago del sistema PRONTO PAGO.
7. Verificación de saldos bancarios en los libros (STONE) y en los extractos bancarios, previo al giro.8. Verificación del saldo en las cuentas por parte del sistema OPGET.
1. GU-GAF-003 Guía programación inicial y reprogramación del PAC.
9. Solicitud de soporte a la mesa de ayuda de los bancos, al igual que el soporte técnico a la mesa de ayuda del IDU.
ARANDA.Registro de llamadas call CenterEmail IDU
Que el IDU no realice la solicitud de los recursos a la SHD en los tiempos establecidos.
10. Cumplimiento del cronograma establecido por la SHD, para que la colocación de recursos sea efectiva.
GU-GAF-003 Guía programación inicial y reprogramación del PAC.
Errores en el ingreso de la información de los pagos en los portales bancarios
11. Exigencia del sistema para realizar el pago en tres pasos: alimentar el sistema, aprobar el pago y firmar el pago, los cuales son realizados por personas diferentes.
GU-GAF-015 Guía pago a terceros.PRGAFO053 Gestión Financiera
12. Soporte técnico del área de sistemas de manera oportuna, alta disponibilidad del canal de Internet .
OrfeoCorreo electrónicoARANDA.
Robo o desviación de dineros o pérdida
1) Investigaciones fiscales, penales, disciplinarias etc.2) Detrimento patrimonial 3) Pérdida de imagen institucional
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1. Socialización a todos los funcionarios que intervienen en el proceso del protocolo de seguridad del área, se cuenta con una caja de seguridad en donde se custodian los títulos de valor y documentos (funcionarios subdirector técnico de Tesorería y Recaudo, técnicos, profesionales universitarios y especializados- Documentado en el protocolo de seguridad) * Este control aplica también para la causa No. 2.
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2. Auditorías internas y externas permanentes (OCI y entes de control).3. Los instrumentos de seguridad son activados previa verificación con el administrador de la seguridad bancaria (funcionarios subdirector técnico de Tesorería y Recaudo, técnicos, profesionales universitarios y especializados - Documentado en el protocolo de seguridad)4. Informar al banco de la falla de los dispositivos "Tokens" (llamada, correo electrónico, oficio)
Protocolo de seguridadListado de asistenciaInformes de auditoríaMemorandoCorreo electrónicoBitácora de ajustes, actualizaciones o atención de solicitudes por incidencias con portales bancarios.
Acceso no autorizado al sitio en donde se custodian los tokens y clases de documentos de valores
5. Asignación de llaves de seguridad de acceso a personal autorizado al área del home banking. (funcionarios subdirector técnico de Tesorería y Recaudo, técnicos, profesionales universitarios y especializados - Documentado en el protocolo de seguridad)6. Asignación de clave de la caja de seguridad a personal autorizado.7. Asignación de llaves de acceso a las cajillas de la caja fuerte a personal autorizado el cual es monitoreado por el responsable de administrar la caja de seguridad.8. Aplicación del protocolo de seguridad establecido por la SHD.
Protocolo de seguridadCircular 15 de 12 de Octubre de 2011
9. Control a través de dirección IP, firewall, tokens, diferentes perfiles en los usuarios que acceden en la banca electrónica. (funcionarios subdirector técnico de Tesorería y Recaudo, técnicos, profesionales universitarios y especializados)10. Aplicación del protocolo de seguridad establecido por la SHD11. Registro de acceso a servidores en bitácora
Protocolo de seguridadBitácora
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 53
FORMATOGESTIÓN FINANCIERA
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
4-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGGC - DTAF - STPC - STTRFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
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VALO
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ACTIVIDAD
Cód
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
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Pos
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72 Baj
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3 Indebido diligenciamiento de la información
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5 Incumplimiento de los plazos de entrega de información
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F.12
1 Utilización de Planes de Cuentas desactualizados.
Pos
ible
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Revisión y aprobación del líder del proceso y líderes operativos:ÁREA NOMBRE CARGO FIRMA
SGGC Carlos Humberto Moreno Bermúdez Subdirector General de Gestión Corporativa
DTAF Alba Clemencia Rojas Arias Directora Técnica Administrativa y Financiera
STTR Guiovanni Cubides Moreno Subdirector Técnico de Tesorería y Recaudo
STPC Vladimiro Alberto Estrada Moncayo Subdirector Técnico de Presupuesto y Contabilidad
PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
Registrar valores inexactos en los aplicativos Administrativos y Financieros
Errores en operaciones matemáticas de las solicitudes presentadas o que vienen en ellas (contratos, facturas y otros)
1) Reprocesos, ajustes y reclasificaciones.2) Retrasos en la producción y entrega de los estados, informes y reportes.3) Estados, informes y reportes presupuestales y contables no confiables y/o no relevantes.
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1. Los servidores públicos del proceso verifican los diferentes soportes de documentos presupuestales y contables, en el momento que se detecten inconsistencias se informa para verificación y corrección a las áreas generadoras del tramite.2. Se efectúa conciliación con las áreas generadoras de la información.3. Se realiza capacitación, actualización y consulta permanente a través de la páginas de la Contaduría General de la Nación, SHD y DIAN.
Soportes de los documentos presupuestales y contables.Memorandos - ORFEOFormatos de conciliación.ORFEOPlataforma de correo electrónicoLista de asistencia
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Los aplicativos de información financiera no se encuentran completamente integrados
Desactualización de conocimientos técnicos presupuestales, contables y tributarios de los servidores públicos de la dependencia
PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
Reporte de información presupuestal con errores y/o de forma inoportuna
Falta de uniformidad y cambio continuo, por parte de los entes de control y vigilancia, en los formatos para el reporte de información.
1) Observaciones de los entes de control 6
MO
DE
RA
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1. La STPC periódicamente realiza consultas sobre la actualización de los formatos en las páginas web de los entes de control.2. La STPC periódicamente realiza consultas sobre la actualización de las normas, asociadas al proceso. Se consulta periódicamente la página web de la SHD, DIAN, entes de control, entre otras.Nota: Se efectúan socializaciones al interior del área.3. Verificación de datos por personas diferentes a quien diligencia los documentos, reportes, Vo Bo, verificaciones, aprobación etc. 4. Envío de comunicación del calendario programación, ejecución y cierre presupuestal a las áreas del IDU.
Páginas web entes de controlPágina web de la SHD, DIAN, entes de control Oficios - ORFEOOficios, MemorandosProcedimientos PR-GF-01.Circular
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FER
IOR
Desconocimiento de cambios en la normatividad y en las disposiciones reglamentarias
Desconocimiento y/o diferencias en el manejo presupuestal por parte de las áreas
PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
Inadecuada clasificación de los hechos, transacciones y operaciones en los estados contables de la entidad y/o en los informes presupuestales.
1) Estados, informes y reportes contables no confiables y/o no relevantes.2) Los estados, informes y reportes conducen a decisiones erradas.3) Observaciones de los entes de control
3IN
FER
IOR
1. Los sistemas de información del proceso son parametrizados y revisados permanentemente; así como los análisis y revisiones necesarios por parte del equipo de trabajo del área, se realiza consulta permanente a los Planes de Cuentas.2. Se realiza actualización y consulta permanente a través de la páginas de la Contaduría General de la Nación, SHD y DIAN.3. Revisión previa técnico-contable y documental de la información a registrar en los sistemas de información del proceso, por parte de los servidores públicos de la STPC.
1. Correo electrónico2. Plan de Cuentas3. Oficios y correos enviados.4. Lista de asistencia.5. Procedimientos PR-GAF-053 y PR-GF-03
2IN
FER
IOR
Hecho económico no considerado en el Plan General de la Contabilidad Pública y no definido en la doctrina contable pública.
Falta de competencia técnica y/o de conocimiento de la regulación aplicable
Documentos soportes sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en la guía de pagos a terceros
OBSERVACIONES: Indique para ésta versión, el código de los riesgos nuevos y justifique el por qué de los riesgos eliminados. (Adicional registre las observaciones que considere necesarias):
El riesgo «Que la información presupuestal no sea veraz y oportuna», se elimina y se fusiona con el riesgo 10 debido a que guardan relación directa.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 54
FORMATOGESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
MATRIZ DE RIESGOS
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN 28-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS (STRH)FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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R RIESGO RESIDUALACTIVIDAD
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
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4 Ingreso del registro de forma errónea.
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Reportes KACTUS
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3
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
REPORTE Y/O CARGUE NO OPORTUNO DE LAS
NOVEDADES DE NÓMINA
Seguridad Social: No reporte oportuno del ingreso al IDU a la EPS, AFP, ARL y CCF o el reporte de traslado entre entidades.
DEMANDAS CONTRA LA ENTIDAD.
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
SANCIONES AL IDU
REPROCESOS
NO CUBRIMIENTO DE LA SEGURIDAD SOCIAL AL
SERVIDOR.
6M
OD
ER
AD
O
1. Verificación de las afiliaciones actuales a través del reporte de novedades de seguridad social del aplicativo RUAF.2. Al momento de la posesión del servidor, se diligencia el formato de Información Base al Ingreso de Personal, así como, la revisión y validación de los documentos de afiliación de seguridad social aportados por el servidor y convalidadas con las entidades respectivas.3. Comunicación y vinculación de las entidades de seguridad social a través de los mecanismos establecidos por éstas, para lo cual se cuenta con una base de datos de los asesores por entidad.
1. Formato FO-TH-31 INFORMACIÓN BASE
AL INGRESO DE PERSONAL
2. Formato FO-TH-23 RUTA DE
SEGUIMIENTO POSESIONES
3. Reportes, Certificados y/o
formularios de afiliación, generados por cada
entidad.
2IN
FER
IOR
No reporte oportuno a STRH de las incapacidades o novedades de ausentismo por parte de los servidores o jefes de áreas.
4. Recibo y revisión de las incapacidades radicadas por el servidor a través de la plataforma ORFEO.5. Recibo y revisión del formato de permisos y licencias debidamente diligenciado y aprobado. 6. Recibo y revisión de los actos administrativos de aprobación de los permisos y licencias según corresponda.
1. Formato FO-TH-12 PERMISOS Y LICENCIAS
2. Oficios3. Actos Administrativos
Liquidación de nómina: Recibo de las novedades de nómina por fuera de lo establecido en la Circular de programación de pagos de nómina.
7. Divulgación de la programación de pagos de nómina a comienzo de la vigencia a las partes interesadas (Interna y externa).8. Solicitud a los jefes de área de la programación anual de vacaciones.9. Aplicación de la Circular de programación de pagos de nómina.10. Aplicación de la Lista de Chequeo de Nómina, con el fin de garantizar la inclusión de todos los factores requeridos para la liquidación de la nómina.
1. Flash IDU2. Memorandos3. Circular de
Programación de Pagos de Nómina.
4. Formato FO-TH- 29 LISTA DE CHEQUEO
NÓMINA
11. Generación de prenómina y verificación de la misma para constatar liquidación contra soportes y cuando haya lugar, realizar los ajustes necesarios.
Liquidación de Prenómina (KACTUS)
Reportes de Información
(DIAN y Secretaría de
Hacienda Distrital)
NO REPORTE OPORTUNO DE INFORMACIÓN
REQUERIDA POR LA STPC
Se encuentre erróneamente parametrizado el sistema Kactus
SANCIONES ECONÓMICAS Y DISCIPLINARIAS 8
MO
DE
RA
DO
1. Por medio del Sistema Kactus se descarga la nómina acumulada (mensual y/o anual) la cual es verificada contra las novedades físicas y archivos en Excel, para identificar diferencias y realizar los ajustes pertinentes.2. Se extracta la información del Sistema Kactus de forma manual, la cual es procesada y se genera reporte en el formato solicitado por la STPC quienes verifican dicha información.3. La información es generada del sistema Kactus e ingresada a los archivos requeridos por la STPC.4. Alertas y seguimientos por parte de la STPC.
4IN
FER
IOR
Falta de provisión de los cargos previstos para el grupo de nómina
PROCESOS JURÍDICOS
QUE LA DEFENSA DE LOS INTERESES JUDICIALES DE NATURALEZA LABORAL NO
SEA CONTUNDENTE
El proceso se encuentra centralizado en un profesional del área.
PERDIDA ECONÓMICA POR DEMANDAS
CONDENAS AL IDU
ACCIÓN DE REPETICIÓN
8M
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O1. El control es ejercido por los profesionales encargados y se cuenta con la base de datos del SIPROJWEB que es manejada por la DTGJ.2. En la actualización del Manual de Funciones, se incluyó en el cargo Profesional Especializado 222-05, la función de apoyar la defensa laboral.3. Se contrató a un profesional en derecho para apoyar la labor de defensa de los interesés judiciales de la entidad
Contrato de PSP
Manual de Funciones
3IN
FER
IOR
Pérdida de información en la custodia, traslado y uso de las Historias Laborales y/o la información sobre el estado del proceso.
4. Se cuenta con la base de datos Orfeo.5. Se gestiona la creación de permisos especiales a los abogados de la STRH que lleven casos por demanda laboral, para la consulta de los expedientes laborales.6. Se solicita formalmente mediante correo electrónico las Historias Laborales de las personas que se encuentran inactivas.
* Reporte SIPROJWEB
* ORFEO
Que el nivel directivo no aplique en debida forma las políticas de prevención del daño antijurídico que se trazan a nivel institucional y distrital.
7. Se cuenta con un servidor de amplia experiencia en la STRH y un contratista de apoyo, quienes se encargan de brindar acompañamiento en los procesos.8. Los casos son llevados al Comité de Conciliación para su revisión.9. Orientación o sensibilización al nivel directivo sobre prevención del daño antijurídico en materia laboral.10. Acción de Repetición.
Actas de Comité de Conciliación
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 55
FORMATOGESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
MATRIZ DE RIESGOS
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN 28-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS (STRH)FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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R RIESGO RESIDUALACTIVIDAD
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
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4 Agenda del auditorio
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Tarjeta de préstamos
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3
CAPACITACIÓN
DEMORA EN LA EJECUCIÓN DEL PIC (Plan Institucional de Capacitación)
No asistencia a los eventos de capacitación por parte de los servidores programados, lo que generaría suspensiones o prórrogas en los contratos y no cumplimiento del PIC.
SERVIDORES DEL IDU SIN CAPACITACIÓN ORIENTADA HACIA LAS NECESIDADES
REALES Y PRIORIZADAS, DE ACUERDO CON LO
REQUERIDO POR LA ENTIDAD PARA EL
CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS Y METAS ORGANIZACIONALES
8M
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O
1. Formulación del Plan Institucional de Capacitación teniendo en cuenta los Proyectos de Aprendizaje en Equipo y las necesidades institucionales, al igual que las solicitudes de los jefes de las dependencias. 2. Para los eventos de capacitación que implican asignación de recursos es necesaria la firma de la Carta de Compromiso por parte del servidor y de su jefe inmediato.
* PIC
* PAE
3IN
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IOR
Demora en el proceso de contratación de proveedores
3. Iniciar el proceso de estudio de mercados y elaboración de los estudios previos una vez se cuente con el PIC aprobado, de acuerdo con lo definido en la Guía para la Formulación del Plan Institucional de Capacitación.
1. Estudio de mercados2. Estudios previos
Falta de calidad en los proveedores de servicios de capacitación
4. Definición y precisión en el momento de estructurar las obligaciones y requerimientos del contrato dentro de los estudios de mercado, estudios previos y pliegos de condiciones. 5. Durante la ejecución del contrato se reciben las observaciones de los servidores respecto a la calidad del servicio contratado, se analizan las mismas y se toman las acciones que correspondan con el contratista.6. Al finalizar el evento de capacitación se aplica la evaluación de satisfacción.
1. Estudios previos2. Informe del
Proveedor y Anexos
Cancelación de espacios físicos previamente programados por la STRH, por otros eventos de la entidad.
7. Programación de actividades de capacitación de acuerdo con disponibilidad del auditorio Calle 22.
SISTEMA KACTUS CAJERO DESACTUALIZADO
Que los servidores no carguen en el sistema Kactus Cajero y/o no entreguen la documentación en radicación
INCUMPLIMIENTO EN LOS PROCEDIMIENTOS
ESTABLECIDOS PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL
MODULO KACTUS CAJERO
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O
1. Hoja de vida para el nombramiento y revisión de documentos radicados frente al sistema Kactus.2. Radicación y actualizaciones a la historia laboral. 3. Hoja de vida para revisión de requisitos en la parte contractual.
1. ORFEO2. KACTUS
3. Historia Laboral
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O
HOJAS DE VIDA DE SERVIDORES NO ARCHIVADAS DE ACUERDO A LA
NORMATIVIDAD EN GESTIÓN DOCUMENTAL
No devolución de documentos de la historia laboral que fueron prestados
INCUMPLIMIENTO A LO ESTABLECIDO EN LAS
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
10A
LTO
1. Cuando se presta una historia laboral, se le pide al servidor de la STRH que firme la tarjeta de préstamos como evidencia del recibo para saber en poder de quien se encuentra la carpeta.2. Después de hacer la devolución se hace control de documentos.3. Solo se reciben documentos de actualización de carpeta de Historia Laboral que sean radicados en ORFEO por control de fechas de entrega.4. Se organizan de acuerdo a la TRD de la Serie hojas de vida, de acuerdo con la normatividad vigente.5. Directriz por parte del Subdirector Técnico de Recursos de entregar la documentación generada máximo cada 15 días.
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O
Documentos aportados por los servidores para la actualización de la Historia Laboral en fechas posteriores a la que se produjo el documento
1. ORFEO2. Historia Laboral
No entregar la documentación a tiempo por parte de servidores de la STRH al responsable de la historia laboral
Plataforma correo institucional
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 56
FORMATOGESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
MATRIZ DE RIESGOS
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN 28-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS (STRH)FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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R RIESGO RESIDUALACTIVIDAD
Cód
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
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1 Que las Historias Laborales estén incompletas
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Revisión y aprobación del líder del proceso y líderes operativos:ÁREA NOMBRE CARGO FIRMA
SGGC CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ SUBDIRECTOR GENERAL
DTAF ALBA CLEMENCIA ROJAS ARIAS DIRECTORA TÉCNICA
STRH ALEJANDRA MUÑOZ CALDERÓN SUBDIRECTORA TÉCNICA ( E )
RESPUESTA A ENTES DE CONTROL
RETRASOS EN LA RESPUESTA A LAS
SOLICITUDES DE LOS ENTES DE CONTROL
SANCIONES DISCIPLINARIAS
INCUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD
INSATISFACCIÓN DEL CLIENTE
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1. Los servidores comunican a la persona encargada de las Historias Laborales de los documentos faltantes.2. Se encuentra en proceso de alistamiento para digitalización de las historias laborales activas. 3. Aplicación del procedimiento Creación y Gestión Documental de Historias Laborales
1. Tarjeta de préstamos2. Procedimiento PR-
TH-03 Creación y gestión documental de las historias laborales
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O
Que otras áreas entreguen información de manera inoportuna
4. Se envía una comunicación al área involucrada y se gestiona de manera verbal el tema con el fin de dar celeridad.
1. Plataforma Orfeo2. Correo institucional
No clasificación y análisis adecuado de la correspondencia
5. Asignación de correspondencia por parte del Subdirector(a) Técnico(a) de Recursos Humanos, teniendo presente el conocimiento y rol de los integrantes del área para dar respuesta pertinente, oportuna y veraz.
1. Plataforma Orfeo2. Procedimiento de
Trámite de comunicaciones
oficiales recibidas y trámite de
comunicaciones oficiales enviadas internas y externas
OBSERVACIONES: Indique para ésta versión, el código de los riesgos nuevos y justifique el por qué de los riesgos eliminados. (Adicional registre las observaciones que considere necesarias):
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 57
FORMATOGestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
5-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): STRTFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
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FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
Desarrollo de Aplicaciones
Inadecuada definición de los requerimientos del software a
desarrollar
1. Las buenas prácticas para transferir y consignar el conocimiento no se están dejando documentadas.2. Falta de compromiso y responsabilidad de los usuarios en la definición de los requerimientos o mala documentación de los mismos.3. Falta de aplicación e investigación de arquitecturas de integración.4. Baja aplicación de metodologías de desarrollo de software orientadas a la gestión de procesos y flujos de trabajo.
Proyectos no funcionales para atender los requerimientos de la
entidad
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O
- Verificación del contenido de los formatos para el ciclo de desarrollo de soluciones de TI por parte del arquitecto de software. - Aplicación de metodologías de conocimiento general de especificación de requerimientos donde se establezca participación de las áreas especialistas con los usuarios. Se involucra al usuario en la aceptación del producto o servicio de software. - Validación de los requerimientos identificados por las partes interesadas.- Actualmente se está implementando la arquitectura de información que fue definida previamente. - Se ha identificado un conjunto de actividades a realizar para que se apliquen los métodos para la integración de los sistemas de información y estas son asignadas a un grupo de trabajo interno del proceso.
- Formatos del ciclo de vida de desarrollo de software.
- Documentación de la arquitectura.- Actas de Reunión.
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Direccionamiento estratégico de TIC
Insuficiente asignación de recursos para el cumplimiento de los objetivos o actividades
requeridas al proceso.
1 Que no se cuente con suficiente espacio para el almacenamiento de datos institucionales (por: a) Duplicidad en el almacenamiento de información; b) Fallas en el cálculo de dimensionamiento de la arquitectura de almacenamiento; c) Falta de monitoreo de los recursos de almacenamiento instalados vs asignados).2 Que no se cuente con suficiente personal para desarrollar los proyectos requeridos por el Instituto.3 Que no se asigne presupuesto suficiente para adquirir las herramientas necesarias.4 Que no se cuente con suficiente capacidad de procesamiento para desplegar los proyectos requeridos por el Instituto.5 Que no se cuente con suficiente capacidad de transmisión de datos desde, hacia y al interior del Instituto.
- Actividades importantes que se deben aplazar.
- Proyectos inconclusos o sin entregables acordes con lo requerido.- Detención o demora en el registro de datos en los sistemas de información.
- Las solicitudes no puedan ser atendidas en los tiempos esperados.
- Proyectos con prioridad de alto impacto para el funcionamiento del Instituto no pueden ser realizados.- Demoras en procesamiento de
información relevante para el instituto.- Aislamiento o lentitud en el
intercambio de información interna o externa.
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- Gestión y monitoreo de la capacidad de almacenamiento centralizado (SAN - NAS).- Definición del anteproyecto de presupuesto, Plan Anual de Adquisiciones y Plan de contratación de apoyo a la gestión, formulación del PETIC y remisión del mismo a la CDS.- Revisión periódica de los registros de los servidores físicos y validando diariamente la consola de administración de los servidores virtuales y consignando los registros de capacidad según el corte de periodo correspondiente en el formato diseñado para tal fin.- Realización diaria del monitoreo al uso de los canales de comunicación internos y externos y registro de la capacidad usada al corte de periodo para facturación.
- Instructivo de uso de las carpetas compartidas.
- Campaña de divulgación.- Anteproyecto de presupuesto,
Planes de contratación PSP,- Plan Anual de Adquisiciones
- PETIC- Procedimiento PRTI16 Gestión de
capacidad y disponibilidad.- Procedimiento PRTI17 Gestión de
servidores- FOTI30 Control de capacidad de los
recursos de TI
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Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 58
FORMATOGestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
5-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): STRTFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
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Gestión de Infraestructura de T.I.
Inadecuada gestión de la Infraestructura de TI
1 Fallas del servicio prestado por el proveedor en el suministro de: a). canales de comunicación; b). Servicio de energía; c). Soporte técnico especializado.2 Falta de calidad en el cableado estructurado y los equipos de comunicación que soportan la red.3 Bajo nivel de control en la generación y restauración de copias de seguridad.4 Debilidades en la administración de la actualización de la infraestructura.5 Obsolescencia no controlada de los recursos tecnológicos.6 Falta de mantenimiento periódico.7 Desactualización de los últimos parches de seguridad en los servidores.8 Ausencia de controles para evitar el uso de software no licenciado o realizar copias del software licenciado por el Instituto.9 Apagado forzado de los equipos servidores, bandejas de almacenamiento y/o elementos activos de red del centro de cómputo.
- Se afecta la operación y continuidad del servicio.
- Pérdida de información.- No disponibilidad de la información oportuna para respaldar o restaurar datos en procesos de contingencia.
- Afectación a la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la
información.- Daños en cualquiera de los
elementos o equipos del centro de cómputo.
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O
- Se cuenta con las obligaciones contractuales definidas en cada uno de los contratos (Definición y cumplimiento de los Acuerdos de Nivel de Servicio -ANS), así como la suscripción de las pólizas de cumplimiento. Las incidencias sobre los servicios son reportadas a través de las herramientas suministradas por cada proveedor, y el cierre de las mismas son revisadas periódicamente a corte de facturación.- El procedimiento contempla las validaciones para correcta y completa ejecución de las tareas programadas.- Aplicación de metodologías conocidas para la definición del PETIC, el plan anual de adquisiciones.- Módulo Asset Management de la herramienta Aranda y Módulo Almacén sistema STONE para ejercer el control automatizado y su comparación.- Plan de mantenimiento que se establece con una periodicidad semestral, adicionalmente se pacta como obligaciones establecidas para los contratistas.- Aplicación del Instructivo de uso del aplicativo WSUS. - Control de licencias a partir del servidor de licenciamiento; restricciones para el uso de Llaves USB.- Fortalecer las cláusulas de confidencialidad en los contratos con terceros.- Construcción de la documentación operacional para identificación de fallas, instrucciones de apagado y encendido.- Acceso controlado y regulado al centro de cómputo.
- Contratos y pólizas de cumplimiento.- Documento de acuerdo de trabajo
colaborativo TIC vs RF- Procedimientos de Generación y
restauración de copias de seguridad (PR-TI-11 y PR-TI-12)
- FOTI24 Bitácora de control de restauraciones de copias de
seguridad- PETIC
- Plan Anual de Adquisiciones- Reportes de los sistemas ARANDA
y STONE- Informe de seguimiento
- Plan de mantenimiento de elementos de TI
- IN-TI-17 Instructivo del Aplicativo WSUS
- IN-TI-06 Instructivo de Uso de Recursos Tecnológicos- IN-TI-07 Instructivo de
administración del Directorio Activo- IN-TI-14 Instructivo de preparación
de un equipo para usuario final.
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Gestión de Servicios de TI
Problemas en la relación entre usuarios finales y
prestadores de los servicios de T.I.
1 Falta de personal especializado y competente para la atención de incidentes en forma oportuna.2 Incumplimiento de los Acuerdos de Niveles de Servicio ANS.3 No gestionar la base de conocimiento de manera adecuada.4 No registrar el 100% de las incidencias / requerimientos de los usuarios en el software Aranda.5 Alta rotación de personal.6 Desactualización del catálogo de servicios
- Demoras en la operación de los procesos.
- Insatisfacción por parte del cliente interno.
- Deterioro de la credibilidad del proceso frente a las necesidades
institucionales.
2IN
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- Equipo de trabajo de la Mesa de servicios de la entidad. Este grupo atiende las diferentes solicitudes, según el catálogo de servicios de TI vigente.- Seguimiento periódico a los registros de la herramienta de mesa de servicios y a los ANS pactados en el catálogo de servicios de TI.- Capacitaciones con el personal de mesa de servicios para que se realice el registro adecuado en la herramienta Aranda.- Verificación del cierre y documentación de los casos por parte del líder de mesa de servicios.- Fomento del uso del Módulo USDK de Aranda, para autogestión de radicación de casos por los usuarios del Instituto.- Campañas de divulgación sobre el uso de la herramienta de usuario USDK.- Transferencia de conocimiento. Personal de planta. Plan de contratación de apoyo a la gestión.- Control de cierre de todos los casos en curso de los colaboradores antes de efectuar los pagos mensuales.- Revisiones y/o actualizaciones periódicas.
- Portafolio y Catálogo de servicios de tecnologías de la información
(DUTI01)- Informe de seguimiento e Indicador
de servicios.- Actas de la mesa de trabajo de la
STRT"- Reportes de la Herramienta Aranda- Instructivo de Solicitud de Soporte Técnico por Aranda - USDK (IN-TI-
02)- Campañas de divulgación, Listas de
asistencia.- Informes de gestión del personal
PSP.- Actas de entrega de puesto al
finalizar los contratos.- Paz y salvos.
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Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 59
FORMATOGestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
5-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): STRTFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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ACTIVIDAD
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
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Seguridad
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Gestión de Infraestructura de T.I.
Manipulación o alteración de información en los sistemas
de información.
1 Conexión remota no segura para acceder a los sistemas de información institucionales.2 Mal manejo o utilización de las contraseñas de acceso.3 Acceso forzado a los sistemas de información por "piratas" informáticos. 4 Usuarios que pueden acceder directamente a los manejadores de bases de datos sin control.
- Fuga de información y/o uso indebido de datos institucionales
(Confidencialidad)- Divulgación de información a terceras partes o a personal no
autorizado (Confidencialidad)
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- Procedimiento de conexión segura VPN- Política de seguridad para el control de acceso. Campañas de divulgación. - Controles de seguridad perimetral y protección de información de usuarios a través del antivirus institucional. - Asignación de credenciales de usuario acordes a los perfiles solicitados por los líderes de procesos.- Delimitación y control de las cuentas de usuario que acceden directamente a los manejadores de bases de datos.- Separación de ambientes de trabajo que están siendo documentados (en construcción).
- Procedimiento de creación de conexión segura VPN (PR-TI-10).
- Formato Solicitud de acceso remoto a través de VPN (FO-TI-22).- Resolución 34217 de 2015.
- Políticas de seguridad. Divulgación por medio de ayudas de memoria,
Listas de asistencia y medios visuales en carteleras, flash IDU, email- Reportes del firewall y de la
herramienta de antivirus- PR-TI-19 Procedimiento de gestión
de bases de datos.- Instructivo de uso de ambientes de
trabajo.
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IOR
Acceso a los sistemas de información o a los
documentos por personas no autorizadas
1 No bloquear la sesión de usuario cuando se abandona la estación de trabajo.2 Mal uso de las contraseñas.3 Por aplicación de ingeniería social. (manipulación de las personas para obtener información).4 Inadecuada aplicación del etiquetado de activos de información.5 Enlaces de comunicaciones que permanecen activos al completar las transmisiones a través de las redes.6 Recuperación información a partir de medios de almacenamiento o procesamiento reciclados o desechados.7 Acceso no autorizado a los sistemas de información o a los documentos por parte de personal de mantenimiento locativo, aseo o vigilancia.8 Visitantes desatendidos en las instalaciones de la entidad.9 Ingreso a los sistemas operativos o a las aplicaciones por "puertas traseras" no controladas.10 Uso de software ilegal o malicioso.
- Fuga de información y/o uso indebido de datos institucionales
(Confidencialidad)- Divulgación de información a terceras partes o a personal no
autorizado (Confidencialidad)
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- Política de Escritorio limpio y pantalla despejada que reglamenta, y el directorio activo que aplica el control.- Campaña de comunicaciones, para bloquear la estación de trabajo "Peligro. Equipo en riesgo" (Teclas Windows + r + a).- Registro de solicitudes y requerimientos en herramienta de mesa de servicio (Aranda SDK).- Capacitación a los miembros de la mesa de servicio sobre medidas de prevención.- Definición y publicación de la resolución de mecanismos para la clasificación de la información.- La arquitectura de red minimiza la posibilidad de tener conexiones abiertas sin corresponsal activo.- Los equipos de cómputo y los dispositivos de almacenamiento son sometidos a procesos de preparación y/o borrado seguro dependiendo si van a ser reutilizados o entregados a almacén para baja de activos.- Los diferentes componentes de la Infraestructura tecnológica están configurados para dejar registros automáticos de eventos, los cuales son revisados periódicamente.- Los equipos de cómputo especializados (servidores) y de usuario (PC de escritorio), son instalados y configurados con medidas de prevención que minimizan el uso de puertos de comunicación.- Solamente el personal de mesa de servicios puede hacer cambios en la configuración de los equipos de usuarios, incluyendo la instalación y desinstalación de aplicaciones bajo una solicitud radicada en la herramienta de dicho grupo de trabajo.- Adicionalmente, la herramienta de antivirus, impide que un usuario sin privilegios de administrador instale aplicaciones en el equipo de cómputo y en caso de saltarse el control de instalación, esta herramienta detecta y reporta software malicioso.
- Resolución 34217 de 2015.- Instructivo de administración del
directorio activo (IN-TI-07).- Instructivo Solicitud de Soporte
Técnico por Aranda USDK (IN-TI-02).- Circular 17 de 2015.
- Campaña de sensibilización por procesos.
- Instructivo de borrado seguro de datos y formateo final de equipos (IN-
TI-15)- Procedimiento de revisión a la
plataforma de tecnología de información (PR-TI-18)
- Documento interno de Gestión de las Telecomunicaciones del Instituto
(en construcción)- Procedimiento de Gestión de
Servidores (PR-TI-17)- Instructivo de preparación de un
equipo de usuario. (IN-TI-14)- Casos registrados para cambios en
la instalación de software en la herramienta de mesa de servicios
Aranda.- Instructivo de administración del
antivirus. (En construcción).
3IN
FER
IOR
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 60
FORMATOGestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
5-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): STRTFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
Seguridad
R.T
I.07
7 X Baj
a
Men
or
Pro
babi
lidad
87
Rem
ota
Men
or
Seguridad
R.T
I.08
4 X
Pos
ible
Men
or
Pro
babi
lidad
79
Baj
a
Men
or
Seguridad
R.T
I.09
3 X
Baj
a
Men
or
Pro
babi
lidad
82
Rem
ota
Men
or
Alteración de la configuración de los elementos usados para
la prestación de servicios.
1 Mal uso o abuso de los derechos otorgados como usuario o como administrador.2 Control inadecuado de fechas, tratamiento de los formatos y/o falta de control para la sincronización de tiempo en los equipos del Instituto.3 Realización de análisis de flujo de mensajes, análisis de tráfico, infiltración de comunicaciones, engaño o suplantación de direcciones IP, engaño o suplantación de los servicios de directorio de nombres (DNS) o enrutamiento no autorizado de comunicaciones. 4 Registro inadecuado de cambios y/o modificaciones. 5 Abuso de medidas de seguridad para realizar seguimientos no autorizados, o mal uso de los registros de acceso.6 Conflictos de interés entre las actividades realizadas y las responsabilidades.7 Falta de definiciones de perfiles de usuario limitados para el acceso a los recursos.
-Pérdida o afectación de la imagen institucional.
- Fuga de información.- Imposibilidad de hacer seguimientos
independientes.(Integridad + Confidencialidad)
4IN
FER
IOR
- Identificación de roles y responsabilidades en el proceso GTIC, mediante la matriz de responsabilidades.- Formalización y publicación de las políticas operativas de TIC.- Revisión periódica de los accesos que tienen los usuarios a los recursos.- Servicio de NTP centralizado en el servidor de dominio que hace que todos los equipos que se autentiquen en la red del Instituto mantengan actualizados los datos de fecha y hora.- Revisión periódica del módulo de prevención de ataques (IPS) del dispositivo de seguridad perimetral.- La mesa de trabajo de gestión de cambios realiza la aprobación o rechazo de solicitudes, de los casos registrados en Aranda.- Los usuarios finales de la plataforma de TI del Instituto, no cuentan con privilegios de administración local o de red, que permitan cambios o accesos no autorizados.- Periódicamente se hacen revisiones a los registros automáticos (logs) de los diferentes servidores y equipos de red, para identificar alertas y advertencias de seguridad.
- Documento de matriz de responsabilidades (en construcción).- Documento de políticas operativas
TIC (en publicación)- Registros automáticos (logs) del
firewall.- Procedimiento de Gestión de
cambios (PR-TI-08).- Formato Control de Cambios
Tecnológicos (FO-TI-29).- Formato Cambios presentados a la
mesa de trabajo (FO-TI-33)- Registros de cambios en Aranda.
- Instructivo Revisión de los Derechos de Acceso de los Usuarios (en
revisión).
2IN
FER
IOR
Corrupción de software o degradación de aplicaciones.
1 Interrupción de los servicios de red lógica o eléctrica durante instalación o actualización de los equipos.2 Apagado abrupto o indebido de los equipos de procesamiento de datos.3 Uso de lenguajes de programación o sistemas de información obsoletos o desoportados.4 Inserción de código malicioso en la red o en los equipos de usuario. Instalación y propagación de malware (virus informáticos).
Indisponibilidad y/o retrasos de los servicios 6
MO
DE
RA
DO
- La instalación de software se realiza cuando son preparados y configurados los equipos que se entregan al usuario. Las instalaciones de aplicaciones por demanda deben ser autorizadas por los dueños de proceso y realizadas por personal autorizado de la mesa de servicios.- Adecuada gestión de telecomunicaciones y gestión de las UPS. - Trabajos de concienciación en el uso de los equipos.- Control de la obsolescencia y modernización tecnológica.- Desarrollo seguro de aplicaciones / Uso del antivirus.
- Instructivo de preparación de un equipo de usuario. (IN-TI-14)
- Campañas de divulgación sobre el uso y cuidado de los recursos de TIC
(OAC - STRT).- Registros de control de inventario de
equipos.
4IN
FER
IOR
Daño a los equipos de cómputo de usuario y/o a los archivos contenidos en ellos.
1 Falta de instalación de actualizaciones o parches de seguridad para remediar debilidades conocidas de los programas de software.2 Falta de protección contra virus y código malicioso.3 Falta de información o conciencia respecto al uso de los recursos de tecnología asignados.
- Indisponibilidad y/o retrasos de los servicios
- Pérdida de la Disponibilidad
4IN
FER
IOR
- Se revisa la adecuada instalación de "parches de seguridad" a través de las consolas de monitoreo de los elementos de tecnología y se hacen revisiones periódicas de dichas aplicaciones a través del procedimiento de revisión de la plataforma.- Se dispone del software de antivirus institucional.- Inducción a los colaboradores que ingresan al Instituto, para hacer uso de los recursos de tecnología que les son asignados.- Campañas de divulgación a través de carteleras virtuales, sobre el uso de los recursos de tecnología y sobre la protección de la información.
- Procedimiento de revisión a la plataforma de tecnología de
información (PR-TI-18).- Instructivo de Uso de WSUS (IN-TI-
17).- Circular Interna 1 de 2016.
- Circular Interna 15 de 2016.- Instructivo de uso adecuado de los
recursos de TI (IN-TI-06).- Instructivo de uso del antivirus (En
actualización).
2IN
FER
IOR
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 61
FORMATOGestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
5-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): STRTFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
R.T
I.10
6 X
Pos
ible
Men
or
Pro
babi
lidad
84
Rem
ota
Men
or
Seguridad
R.T
I.11
3 X
Pos
ible
Mod
erad
o
Pro
babi
lidad
76
Baj
a
Mod
erad
o
Seguridad
R.T
I.12
3 X
Pos
ible
Men
or
Pro
babi
lidad
74
Baj
a
Men
or
Seguridad
R.T
I.13
2 X
Pos
ible
Men
or
Pro
babi
lidad
84
Rem
ota
Men
or
Apoyo a la gestión y Seguridad
Degradación de la calidad o legibilidad de la información
almacenada.
1 Daños a la información provocado por animales (insectos o roedores).2 Susceptibilidad de daño en almacenamiento de medios.3 Almacenamiento no protegido de datos.4 Ubicación de archivos temporales en lugares con condiciones ambientales no apropiadas.5 Almacenamiento no estructurado de datos y/o poca disponibilidad de datos respaldados.6 Tablas de retención documental desactualizadas o no aplicadas.
- Indisponibilidad y/o retrasos de los servicios
- Pérdida de la Disponibilidad
6M
OD
ER
AD
O
- La información física (impresa) que cumple el ciclo de vida según las tablas de retención es enviada a custodia externa que ofrece controles ambientales y contra deterioro.- La información institucional centralizada en los servidores que se exporta en medios magnéticos extraíbles (cintas) es remitida al proveedor de custodia que ofrece controles ambientales y contra deterioro.- Para documentos físicos, contrato de custodia con proveedor certificado.- Para medios de almacenamiento lógico en área de preparación del DataCenter aislado y protegido de manipulación y medio ambiente controlado. Envío periódico a custodia externa certificada.- Se cuenta con repositorios de almacenamiento centralizado que asignan cuotas a los procesos y áreas del Instituto, para que se consigne la información no estructurada (documentos de ofimática).
- Contrato de custodia externa.- Procedimiento de generación de copias de seguridad (PR-TI-11)
- Circular Interna 15 de 2016- Instructivo de uso adecuado de las
carpetas compartidas (en construcción)
2IN
FER
IOR
Denegación de los servicios de TI.
1 Intento sistemático de usar contraseñas de acceso por personal no autorizado o suplantación de usuarios.2 Uso inapropiado de equipos de comunicaciones o de medios de procesamiento.3 Falta de seguimiento a los dispositivos que conforman la seguridad del perímetro físico o lógico de la entidad.
- Indisponibilidad y/o retrasos de los servicios
(Disponibilidad)
9M
OD
ER
AD
O
- El acceso a la información y servicios institucionales debe hacerse mediante la autenticación de los usuarios en la red de datos en el Directorio Activo, en donde se cuenta con la política de gestión de contraseñas. Algunas aplicaciones y servicios adicionan certificados digitales o algoritmos de cifrado de la información en las transacciones que se realizan a través de redes públicas.- Se han contemplado las condiciones de uso de los recursos de tecnología y se hace divulgación de dichas condiciones en conjunto con la OAC.- Se ha formalizado y se está promoviendo el uso del procedimiento de gestión de incidentes de seguridad de la información.
- Instructivo de Administración del Directorio Activo (IN-TI-07).
- Instructivo de protección de la información digital (IN-TI-08).
- Instructivo Uso adecuado de los recursos TI (IN-TI-06).
- Piezas de divulgación OAC.- Procedimiento de gestión de incidentes de seguridad de la
información (PR-TI-22)
6M
OD
ER
AD
O
Explotación de debilidad conocida sobre los
componentes tecnológicos y los sistemas de seguridad
perimetral.
1 Ausencia de mecanismos de monitoreo establecidos para las brechas en la seguridad.2 Ataques de ingeniería social a los administradores de los sistemas de seguridad y de los componentes tecnológicos.3 Errores en la aplicación y pruebas de liberación de actualizaciones de seguridad para aplicaciones.
- Indisponibilidad y/o retrasos de los servicios
- Pérdida de la Disponibilidad- Pérdida de la Integridad
6M
OD
ER
AD
O
- Se revisa la adecuada instalación de "parches de seguridad" a través de las consolas de monitoreo de los elementos de tecnología y se hacen revisiones periódicas de dichas aplicaciones a través del procedimiento de revisión de la plataforma.- Se mantiene control sobre los ambientes de trabajo separados (desarrollo, pruebas y producción).- Como contramedidas para los ataques de ingeniería social, se evita la atención telefónica a los usuarios y se prefiere el registro de los casos en la herramienta de gestión de TI - Aranda.
- Procedimiento de revisión a la plataforma de tecnología de
información (PR-TI-18)- Instructivo de Uso de WSUS (IN-TI-
17)- Instructivo Solicitud de Soporte
Técnico por Aranda USDK (IN-TI-02)
4IN
FER
IOR
Incumplimiento de los acuerdos de atención de servicios en los términos
pactados.
1 Dificultad para encontrar fallas y/o problemas2 Desconocimiento de los acuerdos de niveles de servicio y/o los protocolos de reporte de fallas.
- Multas o sanciones para el Instituto(Integridad) 6
MO
DE
RA
DO
Para los servicios de tecnología se cuenta con documentación clara de los procedimientos que se requieren para atender los casos reportados y evaluar su debida gestión.
- Procedimiento de Gestión de Servicios de TI (PR-TI-06)
- Procedimiento de Gestión de Incidentes de seguridad de la
información (PR-TI-22)
2IN
FER
IOR
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 62
FORMATOGestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
5-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): STRTFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
Seguridad
R.T
I.14
3 X
Pos
ible
Men
or
Pro
babi
lidad
74
Baj
a
Men
or
Seguridad
R.T
I.15
2 X
Pos
ible
Men
or
Pro
babi
lidad
87
Rem
ota
Men
or
Seguridad
R.T
I.16
4 X
Pos
ible
Men
or
Pro
babi
lidad
79
Baj
a
Men
or
Seguridad
R.T
I.17
5 X Baj
a
Men
or
Pro
babi
lidad
79
Rem
ota
Men
or
Seguridad
R.T
I.18
3 X
Baj
a
Insi
gnifi
cant
e
Pro
babi
lidad
79
Rem
ota
Insi
gnifi
cant
e
Lentitud en la respuesta de los servicios de red interna o
externa.
1 Descarga no controlada de archivos o aplicaciones.2 Uso de herramientas no autorizadas para revisión de la red o de los equipos de cómputo.3 Ausencia o desconocimiento de la política de uso de los servicios de red.
- Indisponibilidad y/o retrasos de los servicios
- Multas o sanciones para el Instituto
6M
OD
ER
AD
O
- El acceso a los servicios de consulta de información digital externa por medio de Internet está restringido por tipos de contenidos presentados y operado a través de los dispositivos de seguridad perimetral.- Preventivamente se hace el seguimiento y monitoreo del tráfico de la red interna a través de Nagios.- Adicionalmente se tiene el control de instalación de software que está restringido por el directorio activo y apoyado por la aplicación de antivirus.
- Instructivo de Administración del Directorio Activo (IN-TI-07).
- Documento Definición de Perfiles de navegación para Internet. (En
construcción).- Instructivo de uso del antivirus (En
construcción).- Registros de tráfico de red en los
dispositivos.
4IN
FER
IOR
Mal uso de los servicios de correo electrónico.
1 No existencia de políticas sobre el uso del correo electrónico.2 Frustración o inconformidad por parte de los usuarios.
- Indisponibilidad y/o retrasos de los servicios
- (Disponibilidad)
6M
OD
ER
AD
O
- El servicio de correo electrónico es prestado por un tercero, se realizaron sesiones de capacitación respecto al uso del servicio.- Divulgación y toma de conciencia sobre conceptos de uso adecuado de los recursos de TI, incluyendo el correo electrónico.- Aplicación de los conceptos y actividades que el proceso de talento humano realiza para mantener el clima laboral, atender las inquietudes de los colaboradores (de planta o contratistas).
- Instructivo Uso del servicio de correo institucional (IN-TI-12).
- Procedimiento Bienestar Social y Desarrollo (PR-TH-118).
- Instructivo Acuerdo Ético Gente IDU (CA-TH-02).
2IN
FER
IOR
Manipulación de equipo de cómputo de usuario por
familiar o tercero.
1 No se cuenta con una política formal sobre la utilización de computadores portátiles.2 No se han formalizado o no se aplican las condiciones para atender visitas en las oficinas.3 Dificultad para hacer verificaciones y/o validaciones.4 No se tiene control de los activos que se encuentran fuera de las instalaciones.
- Indisponibilidad y/o retrasos de los servicios
(Disponibilidad)
6M
OD
ER
AD
O
- En acciones coordinadas con la OAC, se trabaja en la divulgación y toma de conciencia sobre conceptos de uso adecuado de los recursos de TI.- Para protección de los recursos tecnológicos físicos, se dispone de pólizas de seguros que pretenden reponer el recurso perdido.- Para la protección de la información contenida en los equipos se dispone del procedimiento de generación de copias y del instructivo de uso adecuado de los dispositivos de almacenamiento.- La configuración de los equipos de usuario, queda restringida a perfiles de USUARIO, no se habilitan perfiles de ADMINISTRADOR LOCAL.- Condiciones de validación aplicables a los "tele-trabajadores" en cuanto al manejo de los recursos asignados.
- Instructivo de Uso adecuado de los recursos de TI (IN-TI-06).
- Instructivo de uso adecuado de los dispositivos de almacenamiento (IN-
TI-05).- Procedimiento de generación de copias de seguridad (PR-TI-11).
- Instructivo de preparación de un equipo de usuario. (IN-TI-14).
- Libro blanco de Teletrabajo IDU (GU-TH-01).
4IN
FER
IOR
Afectación a la seguridad de la información durante un
evento crítico.
1 Acceso no autorizado al edificio o a las áreas críticas.2 No contar con el plan de continuidad del negocio.3 Falla técnica de los elementos dispuestos para proteger la información.4 Por temblor, vendaval, o fenómeno meteorológico.5 Por inundación interna o externa.
- Violaciones a la seguridad.- Pérdida de equipos.
- Robo de información, equipos y/o dispositivos.
(Integridad + Confidencialidad)
4IN
FER
IOR
- El acceso a las instalaciones de la STRT, al Centro de Cómputo Principal y a los centros de cableado, se encuentra restringido y controlado.- Se han identificado los elementos y servicios críticos del proceso de GTIC.- Se ha diseñado el Plan de continuidad de los servicios de TI.- Se están actualizando los planes de contingencia e instructivos de recuperación.- Diseño de Plan de Recuperación ante Desastres para los componentes de TI
- Instructivo de ingreso al centro de cómputo y centro de cableado (IN-TI-
04)- Documento de Plan de Continuidad de Servicios de TI (en construcción)- Documento Plan de Recuperación
ante desastres (en revisión)
2IN
FER
IOR
No remover todos los datos y/o aplicaciones de software
cuando se devuelven los equipos.
1 Dificultad para hacer verificaciones y/o validaciones.2 Ausencia de un protocolo de "limpieza o sanitización" de equipos y medios de almacenamiento.3 Falta de conciencia de los usuarios respecto al uso de los recursos compartidos.
- Fuga de información y/o uso indebido de datos institucionales
(Confidencialidad)2
INFE
RIO
R - Capacitación y sensibilización al personal de la mesa de servicios sobre el borrado seguro.- Capacitación y sensibilización a toda la gente IDU sobre el uso de las carpetas compartidas.
- Instructivo Borrado Seguro y Formateo Final de Equipos (IN-TI-15)
- Campañas de sensibilización con OAC.
1IN
FER
IOR
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 63
FORMATOGestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
5-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): STRTFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
Seguridad
R.T
I.19
Daño a los archivos digitales. 2 X Baj
a
Men
or
Pro
babi
lidad
82
Rem
ota
Men
or
Seguridad
R.T
I.20
4 X Baj
a
Men
or
Pro
babi
lidad
70
Rem
ota
Men
or
Revisión y aprobación del líder del proceso y líderes operativos:ÁREA NOMBRE CARGO FIRMA
STRT YOHANA PINEDA AFANADOR Subdirectora Técnica
DTAF ALBA CLEMENCIA ROJAS ARIAS Directora Técnica
SGGC CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ Subdirector General
1 Falta de instalación de actualizaciones o parches de seguridad para remediar debilidades conocidas de los programas de software.2 Inserción de código malicioso en la red o en los equipos de usuario. Instalación y propagación de malware (virus informáticos).
- Indisponibilidad y/o retrasos de los servicios.
(Disponibilidad)
4IN
FER
IOR - Aplicación constante del procedimiento de gestión de cambios, para las actividades
críticas del proceso GTIC. - Actualización periódica y controlada de parches de seguridad a través del servicio WSUS.- Control preventivo de malware a través del software de antivirus corporativo.
- Procedimiento de Gestión Cambios (PR-TI-06)
- Instructivo uso del servicio de Windows Update Server (IN-TI-17)- Instructivo uso del antivirus (en
actualización).
2IN
FER
IOR
Pérdida o interrupción del servicio de aire acondicionado
en el datacenter.
1 Por fallas en los servicios de suministro de energía eléctrica.2 Por fallas en la operación de los componentes de la solución de aire acondicionado.3 Por temblor, vendaval, o fenómeno meteorológico.4 Por inundación interna o externa.5. Conato de incendio
- Afectación en la prestación de los servicios a los usuarios internos y a la
ciudadanía.(Disponibilidad)
4IN
FER
IOR - Seguimiento a la gestión de los servicios de suministro contratados a través de la
revisión de los informes mensuales entregados por los proveedores antes de autorizar los pagos de facturación.- Acuerdos de trabajo con el proceso de gestión de recursos físicos.
- Gestión de compras de productos y o servicios de tecnología de
información (PRTI21)- Memorando Orfeo (20155260339143)
2IN
FER
IOR
OBSERVACIONES: Indique para ésta versión, el código de los riesgos nuevos y justifique el por qué de los riesgos eliminados. (Adicional registre las observaciones que considere necearias):
Se incluyeron los riesgos R.TI.17, R.TI.18, R.TI.19, R.TI.20 como consecuencia de la revisión conjunta con la OAP respecto a los Riesgos de Seguridad de la Información.De la revisión conjunta, se mejoró la redacción de descripción de algunos riesgos y se mejoró la descripción de los controles.No se ha eliminado ningún riesgo.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 64
FORMATOGESTIÓN DOCUMENTAL
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
12-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS): STRFFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
R.D
O.0
1
1 Que no exista apoyo de nivel gerencial
X Alta
Mod
erad
o
1. Seguimiento a los compromisos suscritos en el comité de archivo Actas de Comité
Am
bos
67
Pos
ible
Men
or
2 Personal insuficiente y no capacitado
3 Resistencia al cambio y/o falta de compromiso
4
5
6
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
GESTIÓN DOCUMENTA
L
Que no se implemente completa y correctamente el
Subsistema de Gestión Documental
HALLAZGOS DE LOS ENTES DE CONTROL
INCUMPLIMIENTO EN LA APLICACIÓN DE LA
NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA
POSIBLES INVESTIGACIONES
DISCIPLINARIAS
12A
LTO
6M
OD
ER
AD
O
1. Identificación y definición de los perfiles y número de personas requeridas y registradas en el proyecto de presupuesto.2. Se realiza en forma permanente entrenamiento al personal asignado al proceso.
1. Anteproyecto de Presupuesto.
2. Presentacion y lista asistencia, correos
electrónicos
1. Se promueven espacios de sensibilización y soporte al personal de la Entidad
Presentacion, lista asistencia y soporte de
seguimiento
Desconocimiento de la normatividad archivística y de los beneficios que esta brinda
1. Actualizacion de procedimientos de acuerdo con normatividad vigente.2. Actualización periódica del normograma.
1. Listado maestro de documentos y registros
2. Normagrama
Desconocimiento de procesos técnicos en Gestion Documental
1. Se socializan los procesos técnicos en Gestión documental al personal asignado.2. Actualización periódica del normograma.
1. Presentacion y correos electrónicos
2. Normograma
No contar con el presupuesto requerido para la implementación del Sistema de Gestión Documental
1. Se analizan necesidades y se solicita el presupuesto anual (la asignacion de estos recursos no está bajo control directo del proceso)
1. Anteproyecto de Presupuesto.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 65
FORMATOGESTIÓN DOCUMENTAL
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
12-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS): STRFFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
R.D
O.0
2
1
X Alta
Mod
erad
o
Am
bos
75
Pos
ible
Men
or
2 Socializacion de la asignación de la TRD.
3 Procesamiento técnico inadecuado
4 Traslado de documentos entre sedes
5 Alta rotación del Recurso Humano en el IDU FOTH22 PAZ YSALVO
6
7
8
GESTIÓN DOCUMENTA
L
Que se presente pérdida o deterioro de la información
Robo o sustracción de información, no devolución de documentos, pérdida o extravío de los mismos.
SANCIONES LEGALES POR NO PROTEGER EL
PATRIMONIO CULTURAL DOCUMENTAL DE LA
CIUDAD
PERDIDA DE LA MEMORIA DOCUMENTAL E
INSTITUCIONAL DEL IDU
DEMORA EN LA TOMA DE DECISIONES
HALLAZGOS DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL
DUPLICIDAD DE ESFUERZOS EN LA
RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN (TIEMPO,
PERSONAL, COSTOS)
12A
LTO
Se verifica el control de los préstamos de documentos y la devolución de los mismos.
Sistema ORFEO y correos electrónicos
6M
OD
ER
AD
O
Indebida aplicación de la Tabla de Retención Documental lo que conlleva a la inadecuada preservacion de la información
1. TRD2. Lista de asistencia
Se socializan los procesos técnicos en organización documental al personal asignado.
1. Presentación 2. Correos electrónicos
Se cuenta con planillas que permiten el control de documentos Planillas de traslado de documentos
Se realiza control de devolución de documentos para retiro o traslado entre dependencias de personal con formato de paz y salvo y para el ingreso se realiza capacitación sobre importancia de la documentación.
Áreas inadecuadas y falta de presupuesto para contar con infraestructura óptima que permita la conservación y preservación de la información así como la ubicación del recurso humano.
1. Se identifican y presentan las necesidades de infraestructura y se incluyen en el Anteproyecto de Presupuesto. La decisión de realizar las adecuaciones depende de la alta gerencia y de la disponibilidad de recursos.2. Se cuenta aproximadamente con un 70% del material bibliográfico y un 30% de documentos de archivos, digitalizados para el servicio de consulta.
1. Anteproyecto de Presupuesto. 2. Repositorio
Institucional Dspace y ORFEO
No aplicación del Manual para realizacion y restauracion de back-Up de informacion.
1. Seguimiento a la aplicación del manual de Backup, el cual corresponde al proceso de gestion de TIC
1. Comunicación a STRT
2. Manual MGTI016
Los supervisores de contratos al liquidar, no transfieren al Centro de Documentación los informes y planos finales definitivos
El Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos, establece la transferencia de productos generados con ocasión del cumplimiento del contrato, estos deben ser entregados al Centro de Documentación y al Archivo del IDU.
Manual de Interventoría y supervisión y coordinación de
contratos
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 66
FORMATOGESTIÓN DOCUMENTAL
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 12-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS): STRFFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
R.D
O.0
3
1 Pesonal insuficiente y no capacitado
Pos
ible
Mod
erad
o
Am
bos
67
Baj
a
Men
or
2 Alta rotación del Recurso Humano en el IDU
3 Desconocimiento de los procedimientos del proceso
4
5 Posibles fallas del sistema.
R.D
O.0
4
1
X
Pos
ible
Mod
erad
o
Pro
babi
lidad
76
Baj
a
Mod
erad
o
2
Revisión y aprobación del líder del proceso y líderes operativos:ÁREA NOMBRE CARGO FIRMA
SGGC CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ
DTAF ALBA CLEMENCIA ROJAS ARIAS
STRF GLORIA PATRICIA CASTAÑO ECHEVERRY
GESTIÓN DOCUMENTA
L
Que se preste servicio ineficiente al usuario
INSATISFACCION Y POSIBLES QUEJAS DE LOS
USUARIOS
9M
OD
ER
AD
O
Se realiza capacitación permanente a los nuevos funcionarios por parte de los coordinadores.
Presentacion y listas de asistencia
4IN
FER
IOR
1. Al momento del ingreso de personal se realiza inducción al manejo documental sobre importancia de la documentación.2. Para la salida del personal, se realiza control de devolucion de documentos para retiro de personal con formato de paz y salvo.
FO_PAZ Y SALVOPresentacion
planillas
Socialización de los procesos técnicos en gestión documental al personal asignado.
Presentacion y correos electrónicos
No contar con el presupuesto requerido para la implementación del Sistema de Gestión Documental.
Se analizan necesidades y se solicita el presupuesto anual (la asignacion de estos recursos no está bajo control directo del proceso).
Formatos procesos Gestion Financiera
Se cuenta con backup de la información y mecanismos manuales para atencion a usuarios.
Radicacion manual o registro.
GESTIÓN DOCUMENTA
L
Que el Centro de Documentación no cuente con la versión final de los
documentos o que el existente se encuentre
desactualizado
Los supervisores de contratos al liquidar no transfieren al Centro de Documentación los informes, ni los planos finales definitivos.
SANCIONES DISCIPLINARIAS POR
CONSULTAR INFORMACIÓN DESACTUALIZADA. TOMAR
DECISIONES ERRADAS POR CONSULTAR INFORMACIÓN
DESACTUALIZADA
9M
OD
ER
AD
O
1. Aplicación del Manual de Interventoría y de Supervision de Contrato, en donde se establece la tranferencia de productos documentales finales al Centro de Documentación o al área a archivo.
Manual de Interventoría y Supervisión y coordinación de
contratos
6M
OD
ER
AD
O
Falta de presupuesto para actualizar colecciones de información de apoyo a la gestión.
Se presenta solicitud para ser incluido en el anteproyecto de presupuesto para la siguiente vigencia. (la asignacion de estos recursos no está bajo control directo del proceso).
Anteproyecto de presupuesto
OBSERVACIONES: Indique para ésta versión, el código de los riesgos nuevos y justifique el por qué de los riesgos eliminados. (Adicional registre las observaciones que considere necearias):
SUBDIRECTOR GENERAL DE GESTION CORPORATIVA
DIRECTORA TÉCNICA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
SUBDIRECTORA TÉCNICA DE RECURSOS FISICOS
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 67
FORMATOMEJORAMIENTO CONTINUO
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 12-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS):FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
R.M
C.0
1
1
Baj
a
Men
or
Pro
babi
lidad
87
Rem
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Men
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2
3
4
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
OAP - OCI - OCD
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
Planes de Mejoramiento
NO CONTAR CON EL PLAN DE MEJORAMIENTO
INSTITUCIONAL CONSOLIDADO DENTRO
DE LOS PLAZOS ESTABLECIDOS POR EL
ENTE DE CONTROL
Desconocimiento del procedimiento del plan de mejoramiento por parte de los responsables
1. Inicio de procesos sancionatorios por parte del
Ente de control.2. Inicio de procesos
disciplinarios por parte del ente competente.
3. Desmejora en la calificación del Sistema de Control Interno4. Bajos niveles de la Gestión
Institucional
4IN
FER
IOR
1. Aplicación del procedimiento PR-MC-04 respuesta informe auditoria y gestión plan mejoramiento organismos control.2. Sensibilización del Procedimiento. dirigidos a los Directivos y personal de las Dependencias del Instituto responsables de gestionar planes de mejoramiento.
1. PR-MC-04 Respuesta informe
auditoria y gestión plan mejoramiento
organismos control2. Listados de
Asistencia
2IN
FER
IOR
Falta de compromiso de responsables involucrados en el tema
1. Seguimientos y acompañamientos periódicos a planes de mejoramiento desde el aplicativo "CHIE planes de mejoramiento institucional"2. Comunicaciones oficiales por parte de la alta dirección hacia las dependencias del IDU.3. Seguimiento a las comunicaciones externas relacionadas con la solicitud o seguimietno de los planes de mejoramiento desde ORFEO solicitados por entes de control.
1. Informes de seguimiento
presentados a dirección general.
2. Rendición de cuenta anual - formato CB-402
3. Memorandos de seguimientos a planes
de mejoramientos4. Oficios de entes de
control
Constante rotación de personal de apoyo en la gestión de planes de mejoramiento en los diferentes procesos y/o dependencias
1. Sensibilización a los diferentes procesos en lo concerniente a la formulación y seguimiento a los planes de mejoramiento.
1. Listas de asistencia.2. Memorandos, email,
actas de reunión.
Dificultades en la consecución de información requerida para la formulación del plan de mejoramiento
1. Aplicación de las políticas de operación contenidas en el procedimiento PR-MC-04 Respuesta informe auditoria y gestión plan mejoramiento organismos control.
1. PR-MC-04 Respuesta informe
auditoria y gestión plan mejoramiento
organismos control2. Memorandos
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 68
FORMATOMEJORAMIENTO CONTINUO
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 12-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS):FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
OAP - OCI - OCD
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
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2
Planes de Mejoramiento
INCUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES PLANTEADAS DENTRO DE LAS FECHAS
ESTABLECIDAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO
Inadecuada formulación de las acciones planteadas (definición de plazos muy cortos, indicadores, responsables, acciones)
1. Inicio de procesos sancionatorios por parte del
Ente de control.2. Inicio de procesos
disciplinarios por parte del ente competente.
3. Desmejora en la clasificación del Sistema de Control Interno4. Bajos niveles de la Gestión
Institucional
10A
LTO
Aplicacion de los procedimientos y metodologias existentes, que incluyen entre otros controles:1. Análisis de causas2. Instructivo para formulación de plan de mejoramiento y acciones correctivas y/o preventivas3. Aprobación y V.B del plan de mejoramiento por parte de los jefes de las Dependencias involucradas en el plan.4. Acompañamiento por parte de la OAP, si las áreas lo solicitan, en la formulación de los planes de mejoramiento.5. Vo. Bo de pertinencia metodológica y suficiencia del plan formulado por parte de la OCI previo al inicio de su ejecución.6. Seguimiento por parte de la OCI.
1. Procedimiento PRMC01 formulación
monitoreo y seguimiento a planes de
mejoramiento interno y/o por procesos.
2. Procedimiento de PRMC04 respuesta informe auditoria y
gestión plan mejoramiento
organismos control.3. Procedimiento
PRMC115 Acciones Correctivas y/o
Preventivas4. Formato FO-MC-01 Plan de mejoramiento
internoFormato FOMC150
Lluvias de ideasFormato FOMC151
Diagrama causa efectoFormato FOMC152 5
por qué.
4M
OD
ER
AD
O
No involucrar a las diferentes áreas que tienen ingerencia y/o responsabilidades en la formulación de un plan de mejoramiento
Aplicación de los procedimientos y metodologías existentes, que incluyen entre otros controles:1. Análisis de causas2. Instructivo para formulación de plan de mejoramiento y acciones correctivas y/o preventivas3. Aprobación y V.B del plan de mejoramiento por parte de los jefes de las Dependencias involucradas en el plan.4. Acompañamiento por parte de la OAP, si las áreas lo solicitan, en la formulación de los planes de mejoramiento.5. Vo. Bo de pertinencia metodológica y suficiencia del plan formulado por parte de la OCI previo al inicio de su ejecución.6. Seguimiento por parte de la OCI.
1. Procedimiento PRMC01 Formulación
monitoreo y seguimiento a planes de
mejoramiento interno y/o por procesos
2. Procedimiento de PRMC121 respuesta informe auditoria y
gestión plan mejoramiento
organismos control3. Procedimiento
PRMC115 Acciones Correctivas y/o
Preventivas4. Formato FO-MC-01 Plan de mejoramiento
interno5. Formato FOMC150
Lluvias de ideas6. Formato FOMC151 Diagrama causa efecto7. Formato FOMC152 5
Por qué.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 69
FORMATOMEJORAMIENTO CONTINUO
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
12-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS):FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
OAP - OCI - OCD
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
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3
1
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Am
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87P
osib
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Insi
gnifi
cant
e
Planes de Mejoramiento
INCUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES PLANTEADAS DENTRO DE LAS FECHAS
ESTABLECIDAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO
1. Inicio de procesos sancionatorios por parte del
Ente de control.2. Inicio de procesos
disciplinarios por parte del ente competente.
3. Desmejora en la clasificación del Sistema de Control Interno4. Bajos niveles de la Gestión
Institucional
10A
LTO
4M
OD
ER
AD
O
Inexistencia y/o inadecuado seguimiento y compromiso por parte del director o jefe de la dependencia responsable
1. El sistema de información "CHIE" planes de mejoramiento, cuenta con alertas cuando se genera un nuevo plan de mejoramiento o nueva acción; antes del vencimiento de los plazos de las acciones y antes de la calificación de seguimiento realizada por el auditor responsable.2. Garantizar el cargue oportuno y adecuado de los soportes por parte del ejecutor responsable de la acción.3. Aprobación oportuna por parte del jefe del área.4. Seguimiento periódico a planes de mejoramiento por parte de la OCI5. Informes de seguimiento presentados por la OCI a la D.G y dependencia responsable5. Reuniones periódicas de acompañamiento por parte de la OCI.
1. reportes del sistema de información CHIE.
Plataforma correo electrónico.
2. procedimiento PRMC01 Formulación
monitoreo y seguimiento a planes de
mejoramiento interno y/o por procesos
2. Procedimiento de prmc04 respuesta informe auditoria y
gestión Plan Mejoramiento
organismos control3. Formato FO-MC-01 plan de mejoramiento
interno.
Constante rotación de personal de apoyo a la gestión para el seguimiento de planes de mejoramiento
1. Sensibilización a los diferentes procesos en lo concerniente a la formulación y seguimiento a los planes de mejoramiento.2. Informe mensual y final de gestión para los contratos de PSP.
1. Procedimiento de planes de mejoramiento2. Listas de asistencia
3. Informes mensuales y final
Insuficiencia de recursos presupuestados para la ejecución del plan de mejoramiento
1. Elaboración de proyecto de presupuesto para la vigencia correspondiente. 2. Aplicación del procedimiento PR-PE-01 Modificaciones Presupuestales
1. Procedimiento Elaboración
Anteproyecto del Presupuesto
2. Procedimiento PRMC01 formulación
monitoreo y seguimiento a planes de
mejoramiento interno y/o por procesos3. Aplicación del
procedimiento PR-PE-01 modificaciones presupuestales.
Acciones correctivas
(AC), Acciones Preventivas
(AP)
Que las Acciones Correctivas, Acciones Preventivas,
Acciones de Mejora no sean eficaces para subsanar la causa raíz o resolver el
problema detectado
Que las áreas del IDU no tengan el conocimiento del procedimiento de acciones correctivas y preventivas
1. Modelos de Gestión poco efectivos que impactan la
eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y productos
que presta el IDU.
2. Incumplimiento de normatividad, que puede
ocasionar sanciones administrativas o disciplinarias.
15A
LTO
1. Aplicación y socialización de los procedimientos PR-MC-115 acciones correctivas y/o preventivas y PR-MC-01 formulación monitoreo y seguimiento a planes de mejoramiento interno y/o por procesos a todas las áreas IDU.
1. PR-MC-01 Formulación monitoreo y seguimiento a planes
de mejoramiento interno y o por procesos.
2. PRMC115 Acciones Correctivas y/o
Preventivas vigente
3IN
FER
IOR
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 70
FORMATOMEJORAMIENTO CONTINUO
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
12-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS):FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
OAP - OCI - OCD
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
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Pos
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Insi
gnifi
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Acciones correctivas
(AC), Acciones Preventivas
(AP)
Que las Acciones Correctivas, Acciones Preventivas,
Acciones de Mejora no sean eficaces para subsanar la causa raíz o resolver el
problema detectado
1. Modelos de Gestión poco efectivos que impactan la
eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y productos
que presta el IDU.
2. Incumplimiento de normatividad, que puede
ocasionar sanciones administrativas o disciplinarias.
15A
LTO
3IN
FER
IOR
Que dentro del grupo que define las AC-AP, no estén presentes las personas que están relacionadas con la responsabilidad y ejecución de las mismas. Que los ejecutores no conozcan las acciones a implementar.
1. Aplicación y socialización de los procedimientos PR-MC-115 acciones correctivas y/o preventivas y PR-MC-01 formulación monitoreo y seguimiento a planes de mejoramiento interno y/o por procesos a todas las áreas IDU.2. El procedimiento establece en las políticas operacionales que los jefes de las áreas involucradas deben suscribir el correspondiente plan de mejoramiento.3. El sistema de información CHIE, cuenta con la opción de aprobar las acciones del plan de mejoramiento por parte del jefe de dependencia.
1. ProcedimientosPRMC01 Formulación
monitoreo y seguimiento a planes de
mejoramiento interno y/ o por procesos
PRMC115 Acciones Correctivas y/o
Preventivas.2. Reportes sistema
CHIE3. Informes de
seguimiento de la OCI.
No realizar una adecuada identificación de causas relacionadas con los eventos ocurridos o potenciales.
1. Diligenciamiento del formato por parte del líder del proceso en compañía de la OAP, cuando lo solicite el líder del proceso, y posterior aval de la OCI de la información consignada en el mismo. 2. En los informes de auditoria se incluye la solicitud a las dependencias de enviar a la OCI junto con el plan de mejoramiento, los formatos diligenciados de análisis de causas, con el fin de alimentar el sistema de información CHIE.
1. PRMC115 Acciones Correctivas y/o
Preventivas2. Formato FOMC150
Lluvias de ideas3. Formato FOMC151
Diagrama causa efecto.4. Formato FOMC152 5
PORQUES5. Informe final de
auditoria6 Memorandos -
ORFEO
Que no se asignen los recursos necesarios financieros o logísticos para una adecuada implementación de las AC-AP, originadas en la autoevaluación del proceso.
1. Elaboración de proyecto de presupuesto para la vigencia correspondiente. 2. Aplicación del procedimiento PR-PE-01 modificaciones presupuestales.
1. Procedimiento Elaboración
Anteproyecto del Presupuesto
2. Procedimiento PRMC01 formulación
monitoreo y seguimiento a planes de mejoramiento interno y
o por procesos3. Aplicación del
procedimiento PR-PE-01 modificaciones
presupuestales
Constante rotación de personal de apoyo en la gestión de planes de mejoramiento.
1. Sensibilización a los diferentes procesos en lo concerniente a la formulación y seguimiento a los planes de mejoramiento.2. Informe mensual y final de gestión para los contratos de PSP.
1. Procedimiento de planes de mejoramiento2. Listas de asistencia
3. Informes mensuales y final
Asesoría Independiente
OCI
Que se desvirtúe el concepto de asesoría y se confunda
con auditoría
Desconocimiento del concepto y/o rol de asesoría de la Oficina de Control Interno por parte de los líderes de proceso y servidores públicos del IDU.
1. Perdida potencial de oportunidades para mejorar los
procesos de la entidad al no disponer de la asesoría que
puede brindar la OCI.
4M
OD
ER
AD
O
Sensibilización y aplicación de procedimiento PR-MC-02 Asesoría o Acompañamiento en la Gestión por Parte de Control Interno.
1. PRMC02 Asesoría o Acompañamiento en la Gestión por Parte de
Control Interno.
3IN
FER
IOR
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 71
FORMATOMEJORAMIENTO CONTINUO
MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 12-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS):FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
TO
VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
OAP - OCI - OCD
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
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2
3
Revisión y aprobación del líder del proceso y líderes operativos:ÁREA NOMBRE CARGO FIRMA
OAP ISAURO CABRERA VEGA JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
OCI CAMILO OSWALDO BARAJAS SIERRA JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO (E)
0CD PATRICIA DEL PILAR ZAPATA OLIVEROS JEFE OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO
Asesoría Independiente
OCI
Que se desvirtúe el concepto de asesoría y se confunda
con auditoría
1. Perdida potencial de oportunidades para mejorar los
procesos de la entidad al no disponer de la asesoría que
puede brindar la OCI.
4M
OD
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O
3IN
FER
IOR
Desconocimiento del procedimiento existente por parte de los líderes de proceso y servidores públicos del IDU.
1. Sensibilización en Comités y en piezas de comunicación sobre la función asesora de la OCI.2. Generación de Informes de Asesoría
Actas ComitéPiezas
comunicacionalesInformes de Asesoría.
Labor Preventiva
(Disciplinario)
Deficiente desarrollo de la labor preventiva
Que las actividades de promoción y prevención no correspondan a una planeación previa.
1- Incumplimiento de la labor preventiva por parte de la OCD2- El destinatario desatiende el mensaje enviado por la OCD
de la actividad preventiva3- Aumento de procesos
disciplinarios
8M
OD
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O
1. Elaboración del flash disciplinario y envío mensual por correo electrónico a toda la Entidad por parte de la Oficina, y de la solicitud de su divulgación a través de otros medios por parte de la OAC.2. El envío de recomendaciones por parte de la OCD a las diversas dependencias del Instituto se hará cuando así se ordena dentro de un proceso disciplinario. El control de su cumplimiento será el expediente en donde se ordenó emitir la recomendación.3. Las actividades de promoción y prevención correspondientes a inducciones y capacitaciones se realizan de conformidad con los requerimientos y programación dispuestos por la STRH y la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios de la Alcaldía Mayor de Bogotá, sobre lo cual se deja el correspondiente registro de participación, tanto de servidores públicos, como de contratistas4. Informe ejecutivo elaborado de formato trimestral enviado a la Dirección General advirtiendo presuntos riesgos que requieren ser conocidos y neutralizados a través de directrices.
Cronograma de envío del flash disciplinarioCorreo institucionalListas de asistencia
Presentaciones OCD
3IN
FER
IOR
Fallas en la plataforma tecnológica para la elaboración y envío del flash disciplinario y/o productos de la labor preventiva de la OCD
1. El IDU pone a disposición los dispositivos de tecnología y los medios de comunicación interna para la difusión de los productos elaborados por la OCD para desarrollar la labor preventiva
Reportar a la Subdirección Técnica
de Recursos Tecnológicos la
incidencia presentada para su solución
Insuficiencia de personal para atender las diferentes necesidades y requerimientos de la OCD para el desarrollo de la labor preventiva
1. Identificar el personal requerido para atender las diferentes necesidades de la OCD en cuanto al desarrollo de la labor preventiva.2. Gestionar ante la dependencia correspondiente la asignación del personal requerido.
Plan de contratación y memorandos (Orfeo)
OBSERVACIONES: Indique para ésta versión, el código de los riesgos nuevos y justifique el por qué de los riesgos eliminados. (Adicional registre las observaciones que considere necearias):
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 72
FORMATOEVALUACIÓN Y CONTROL
MATRIZ DE RIESGOS
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN 12-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): OCI - OCD - OAPFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
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ACTIVIDAD
Cód
.
RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
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1. Control y Asignación por parte del jefe de cada área evaluada. Memorando - ORFEO
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72
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2 1. Formalización Planeación de la Auditoría a través de memorando interno. Memorando - ORFEO
3
4
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
EtapaPlanearHacer
VerificarActuar
No contar con un adecuado compromiso por parte del equipo directivo
para desarrollar el proceso
Insuficiente divulgación del concepto de autocontrol 1. Autoevaluación del control y
de la gestión de baja cobertura y/o calidad.2. Desvío de políticas,
objetivos y metas establecidos por la Entidad.
3. Desviación de los controles de los procesos evaluados.
4. Debilitamiento del Sistema de Control Interno.
5. Pérdida de recursos.6. Incumplimiento de objetivos
del SCI7. Posibles sanciones por parte de entes de control
6M
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O
1. Inducciones en Sistema de Control Interno a Directivos.2. Procedimiento PR-EC-030 ASESORÍA INDEPENDIENTE EN LA GESTIÓN DE CONTROL INTERNO 1. INEC02 AUTOEVALUACIÓN
INSTITUCIONAL2. PR-EC-030 ASESORÍA
INDEPENDIENTE EN LA GESTIÓN DE CONTROL INTERNO
2IN
FER
IOR
Insuficiencia en la implementación y divulgación del elemento Autoevaluación del control y la gestión
1. Inducciones en Sistema de Control Interno a Directivos.2. Procedimiento PR-EC-030 ASESORÍA INDEPENDIENTE EN LA GESTIÓN DE CONTROL INTERNO
Insuficiente conocimiento del proceso por parte del equipo directivo
1. Inducciones en Sistema de Control Interno a Directivos.2. Reuniones Comité Directivo SIG y Comité de Coordinación de Control Interno3. Procedimiento auditorías PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
1. Procedimiento PR-GAF-069 Capacitación e inducción para personal de planta 2. INEC02 AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL3. PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
Etapa de planeación y
ejecución
No contar con una adecuada metodología de evaluación Independiente
No tener en cuenta la normatividad o sus modificaciones asociadas a los temas de Evaluación y autoevaluación
1. Desvío de políticas, objetivos y metas establecidos
por la Entidad.2. Debilitamiento del Sistema
de Control Interno.3. Incumplimiento de objetivos
del SCI
6M
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ER
AD
O
1. Actualización periódica de Normograma proceso Evaluación y Control
2. Revisión y aprobación de la metodología por parte del Jefe OCI.
Normograma actualizado y publicado
1IN
FER
IOR
No tener la competencia requerida para definir la metodología por parte de los responsables
1. Requisitos Nombramiento Jefe control Interno Parágrafo 1 Art. 8 Ley 1474/2011.2. Capacitaciones en Auditoría Interna y Sistema Integrado de Gestión3. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE V_2.0
Que la metodología no sea debidamente apropiada por parte de los servidores responsables de su aplicación.
1. Capacitaciones en Auditoría Interna y Sistema Integrado de Gestión2. Procedimiento auditorías PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
Procedimiento auditorías PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE V_2.0
Etapa de Hacer
No contar con la información oportuna, pertinente, suficiente, veraz y confiable para
desarrollar el proceso de evaluación
Que las personas designadas por las áreas no sean las idóneas
1. Inapropiada evaluación del sistema de control interno, Sistemas de Gestión y/u
objetos de auditoría.2. Desvío de políticas,
objetivos y metas establecidos por la Entidad.
3. Desviación de los controles de los procesos evaluados.
4. Debilitamiento del Sistema de Control Interno.
5. Pérdida de recursos.6. Incumplimiento de objetivos
del SCI
8M
OD
ER
AD
O
3IN
FER
IOR
Insuficiente colaboración de los evaluados en la entrega de la información.
Inadecuada solicitud de la información por parte del evaluador
1. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE.2. Capacitación en auditorías internas y Sistemas Integrados de Gestión.
1. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE.2. Listas de asistencia
No contar con sistemas de información actualizados.
1. Verificación en la fuente primaria2. Periódicamente la OCI verifica el estado de actualización de los sistemas del IDU3. Auditorias independientes al SCI
Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE V_2.0
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 73
FORMATOEVALUACIÓN Y CONTROL
MATRIZ DE RIESGOS
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN 12-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): OCI - OCD - OAPFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
EFEC
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VALO
R
ACTIVIDAD
Cód
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
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3 Resolución 6315 de 2016
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6 Seguimiento del plan por el Comité de Coordinación del sistema de Control Interno. Resolución 6315 de 2016
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3 Utilización de lenguaje no asertivo
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Etapa de Planear
No contar con una adecuada planeación y/o recursos para realizar las evaluaciones por parte de
la Oficina de Control Interno
No contar con las adecuadas competencias profesionales, experiencia y calidades éticas del equipo evaluador del Sistema de Control Interno
1. Evaluación del sistema de control interno y/o Sistemas de Gestión de baja cobertura
y/o calidad.2. Desvío de políticas,
objetivos y metas establecidos por la Entidad.
3. Desviación de los controles de los procesos evaluados.
4. Debilitamiento del Sistema de Control Interno.
5. Pérdida de recursos.6. Incumplimiento de objetivos
del SCI7. Posibles sanciones por parte de entes de control
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1. Proceso de Gestión de Talento Humano (Selección de Personal)2. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE3. Capacitación en auditorías internas y Sistemas Integrados de Gestión.
2. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE V_2.0.
1IN
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IOR
No tener en cuenta la totalidad de las actividades a realizar durante la vigencia y/o no realizar una planificación participativa de proceso.
1. Aprobación de Programa Anual de Auditorías en el Comité De Coordinación del sistema de Control Interno2. Reuniones de seguimiento al cumplimiento de actividades.
Plan Anual de Auditorías Actas de seguimiento|
No contar con el adecuado respaldo de la alta dirección
Aprobación de Programa Anual de Auditorías en el Comité de Coordinación del Control Interno.
Falta de liderazgo en el equipo evaluador y/o el líder del proceso
1. Seguimiento a la ejecución de la planeación ( plan de trabajo) para evaluar el sistema, a través de reuniones internas.2. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE.3. Capacitación en auditorías internas y Sistemas Integrados de Gestión.4. Reuniones de seguimiento al cumplimiento del plan de acción de la OCI
Plan Anual de Auditorías Actas de seguimiento|
Imposición de restricciones y limitación de alcances al equipo evaluador.
1. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE2. Aprobación de Programa Anual de Auditorías en el Comité De Coordinación del sistema de Control Interno
Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
Inadecuada coordinación con el Representante de la Dirección para el Sistema de Control Interno
Insuficiente conocimiento de la entidad por parte del equipo evaluador
1. Proceso de Gestión de Talento Humano (Selección de Personal)2. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE3. Capacitación en auditorías internas y Sistemas Integrados de Gestión.
1. PRGC12 CONTRATACI ON DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES2. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno
Inadecuada comunicación de resultados de la
evaluación
No contar con las adecuadas competencias profesionales, experiencia y calidades éticas del equipo evaluador del Sistema de Control Interno
1. Baja aceptación y apropiación de los resultados de la evaluación por parte de
los evaluados2. Desvío de políticas,
objetivos y metas establecidos por la Entidad.
3. Desviación de los controles de los procesos evaluados.
4. Debilitamiento del Sistema de Control Interno.
5. Pérdida de recursos.6. Incumplimiento de objetivos
del SCI7. No propiciar el
mejoramiento de la entidad y/o los procesos evaluados
2IN
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IOR
1. Planeación de la Auditoría2. Comunicaciones escritas - Formatos3. Revisión por parte del Jefe de la Oficina4. Reunión de presentación final del informe
1. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE.2. Papeles de trabajo Auditorias de Gestión
1IN
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IOR
Estilo de dirección con enfoque en el rol de fiscalización.
1. Planeación de la Auditoría2. Comunicaciones escritas - Formatos3. Revisión por parte del Jefe de la Oficina4. Reunión de presentación final del informe
1. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. 2. Auditorias de Gestión
1. Capacitación en auditorías internas y Sistemas Integrados de Gestión y de redacción de no conformidades.2. Revisión por parte del Jefe de la Oficina3. Reunión de revisión del Informe Preliminar
1. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE.2. Auditorias de Gestión
Proceso Disciplinario
Inadecuado manejo de la información en los asuntos de carácter disciplinario a
cargo de la OCD
Que la información relacionada con los expedientes a cargo de la OCD no se actualice en el expediente, ni en el Sistema de Información Disciplinaria, y que las bases de datos de la Oficina no se mantengan actualizadas.
1. Desactualización de los sistemas de información de la
OCD2. Falta de fiabilidad en los reportes que emita la OCD3. Pérdida parcial o total de
información de los expedientes a cargo de la
OCD4. Inicio de acciones
disciplinarias y/o penales en contra de los responsables
5. Imposibilidad de reconstrucción de expedientes
6. Violación de la reserva procesal
7. Violación de la reserva legal a que están sometidos los datos personales sensibles
8. Posibilidad de declaratoria de nulidades en los procesos
disciplinarios o que se revoquen las decisiones
adoptadas en la OCD9. Acciones legales en contra
de la OCD
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a. Se cuenta con acceso restringido a personal ajeno a la Oficina y con el correspondiente formato de control de entrada y salida de visitantes.b. Se cuenta con archivadores con llave para guardar los expedientes a cargo de la Oficina.c. Se continúa con la instrucción de no dejar expedientes sobre el puesto de trabajo al finalizar actividades o la jornada laboral.d. Se cuenta con cámaras de seguridad dentro de la OCD y con las que se encuentran ubicadas en el pasillo del piso sexto.
1. Formato vigente de control de acceso a áreas restringidas
2. Actas de reuniones
3IN
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Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 74
FORMATOEVALUACIÓN Y CONTROL
MATRIZ DE RIESGOS
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN 12-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): OCI - OCD - OAPFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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ACTIVIDAD
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
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Proceso Disciplinario
Inadecuado manejo de la información en los asuntos de carácter disciplinario a
cargo de la OCD
1. Desactualización de los sistemas de información de la
OCD2. Falta de fiabilidad en los reportes que emita la OCD3. Pérdida parcial o total de
información de los expedientes a cargo de la
OCD4. Inicio de acciones
disciplinarias y/o penales en contra de los responsables
5. Imposibilidad de reconstrucción de expedientes
6. Violación de la reserva procesal
7. Violación de la reserva legal a que están sometidos los datos personales sensibles
8. Posibilidad de declaratoria de nulidades en los procesos
disciplinarios o que se revoquen las decisiones
adoptadas en la OCD9. Acciones legales en contra
de la OCD
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IOR
Que el personal de la Oficina a cargo del manejo de expedientes no los ponga a salvo al final de la jornada laboral o de la realización de las actividades contractuales.
a. Se dio la instrucción de que los expedientes sólo pueden ser prestados para consulta en las áreas de la Oficina que cuenten con cámara de seguridad y de preferencia, que la misma se realice en la sala de audiencias.b. Se cuenta con un formato de constancia de revisión de expedientes que debe suscribir la persona que está haciendo la revisión.c. Se cuenta con cámaras de seguridad dentro de la OCD y con las que se encuentran ubicadas en el pasillo del piso sexto.d. Para el caso en que se hayan solicitado fotocopias del proceso y éstas se encuentren autorizadas, únicamente el personal de la Oficina puede llevar el expediente a la fotocopiadora y en ningún momento éste puede quedar sin la supervisión de quien lo haya llevado.
1. Actas de reuniones2. Constancia de revisión de
expedientes
Que los expedientes de los procesos se presten para consulta de los sujetos procesales, y de terceros -en los casos en que la información sea pública-, en espacios diferentes a los destinados en la Oficina para tal fin, o que estos se presten para ser fotocopiados sin el acompañamiento y supervisión de un servidor o contratista de la OCD.
a. Instrucciones por parte de la jefatura de la Oficina sobre el deber de no divulgar a terceras personas ninguna información relacionada con las decisiones disciplinarias a cargo de la Oficina, ni con la documentación recibida con ocasión de las mismas.b. En los contratos de prestación de servicios se tiene pactada la obligación de guardar la confidencialidad y reserva sobre la información y documentos que por razón del cumplimiento de las obligaciones se llegue a conocer, la cual se mantiene aún después de finalizado el contrato.c. En el formato de notificación personal, se incluye la advertencia para el notificado del deber que tiene de guardar la reserva del proceso.
1. Actas de reuniones2. Formato constancia de
notificación personal3. Contratos de prestación de
servicios profesionales
Que se difunda la información sometida a reserva legal de los expedientes a cargo de la Oficina.
1. Solicitud anual de necesidades de la dependencia a la Dirección General y a la Subdirección General de Gestión Corporativa.2. Identificar y definir requerimientos de necesidades de aplicativos y/o sistemas de información y hacer solicitud.
1. Plataforma ORFEO y/o plataforma de correo electrónico.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 75
FORMATOEVALUACIÓN Y CONTROL
MATRIZ DE RIESGOS
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN 12-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): OCI - OCD - OAPFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
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1. Actas de reuniones de la OCD
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2 2. Memorandos
3
Proceso Disciplinario
Incumplimiento de los términos legales en los procesos disciplinarios
Desconocimiento de las normas que regulan la materia
1. Violación del derecho al debido proceso.
2. Dilación de términos en los procesos disciplinarios.
3. Los procesos disciplinarios podrían no contar con el
debido soporte probatorio para tomar la decisión que en
derecho corresponda.4. Prescripción de la acción
disciplinaria.5.Procesos disciplinarios en contra de los responsables.
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a. Controles de la jefatura de la Oficina y autocontroles de los profesionales del área.b. Aplicación de la Ley disciplinaria y del Manual Distrital de Procesos y Procedimientos Disciplinarios de la Alcaldía Mayor de Bogotá.c. Actualización permanente del Sistema de Información Disciplinaria, en donde se emiten alertas sobre el estado de cada proceso.d. Capacitación de los abogados de la OCD en temas relacionados con el quehacer diario de la Dependencia, a través de la consulta de las herramientas jurídicas que existen en internet, y de la participación en las charlas, encuentros, cursos, talleres, seminarios y diplomados, entre otros eventos, que se programen en el Distrito y respecto de los cuales la Entidad brinde el apoyo requerido para poder inscribirse en los mismos.
1. Actas de reuniones2. Ley 734 de 2002 y demás normas
relacionadas3. Manual Distrital de Procesos y
Procedimientos Disciplinarios4. Registros en el SID
5. Diplomas o constancias de asistencia a capacitación
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Insuficiente personal para atender el volumen de trabajo de la Oficina / Incremento inusitado del volumen de trabajo en la Oficina
a. Soporte con plan de contratación PSP.b. El reparto interno de los asuntos de conocimiento de la Oficina se realiza de manera equitativa y de forma aleatoria.c. Se realizó la distribución de las tareas de tipo administrativo a las secretarias de la Oficina y a la auxiliar administrativa vinculada mediante contrato de prestación de servicios, con el fin de que los abogados puedan dedicar mayor tiempo al estudio, práctica de pruebas y proyección de decisiones en los procesos que tienen a su cargo.
1. Actas de reparto y bases de datos de seguimiento
2. Actas de reuniones de la OCD
Proceso Disciplinario
Indebida aplicación de la normatividad de carácter
disciplinario
Desconocimiento de las normas que regulan la materia, así como de la jurisprudencia relacionada
1. Violación del derecho a la defensa y al debido proceso.2. Declaratorias de nulidad.
Revocatoria de las decisiones disciplinarias.
3. Inicio de acciones disciplinarias en contra de los
responsables.
4IN
FER
IOR
Se establecerá un punto obligatorio en las reuniones de la OCD para dar espacio a que se hagan aportes en materia de actualización normativa, discusiones jurídicas, directrices para unificar criterios de decisión en la Oficina, y efectuar estudios normativos, entre otros.
1IN
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IOR
No acceder a capacitaciones relacionadas con temas de carácter disciplinario o a la consulta de material jurídico relacionado con las labores que se desarrollan en la Oficina
a. Solicitud de apoyo institucional para la inscripción y participación en capacitaciones relacionadas con el quehacer de la Oficina.b. Solicitud de apoyo institucional para el acceso a herramientas y medios en los que se puedan consultar y estudiar temas relacionados con las labores que desarrolla la Oficina.
Aplicación subjetiva de las normas y procedimientos por parte del operador disciplinario
a. Normatividad disciplinaria y normas que regulan aspectos relacionados con la materiab. Manuales, procedimientos, guías, instrucciones y criterios orientadores en materia disciplinaria.c. Controles y autocontroles de la jefatura de la Oficina y del personal que tiene a cargo el trámite de los procesos disciplinarios.
1. Ley 734 de 2002 y demás normas relacionadas
2. Manual Distrital de Procesos y Procedimientos Disciplinarios;
3. Decretos distritales en relación con el tema disciplinario; directrices y guías de la Procuraduría General
de la Nación; artículos, libros, periódicos y material jurídico
4. Actas de reuniones de la OCD
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 76
FORMATOEVALUACIÓN Y CONTROL
MATRIZ DE RIESGOS
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN 12-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): OCI - OCD - OAPFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
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ACTIVIDAD
Cód
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RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PROCESODE ANÁLISIS:
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
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1. Actualización Normograma proceso Evaluación y Control Normograma IDU
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2 Registros de sensibilización
3 Instructivo Autocontrol
Revisión y aprobación del líder del proceso y líderes operativos:
ÁREA NOMBRE CARGO FIRMA
OCI CAMILO OSWALDO BARAJAS SIERRA JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO ( E ) ORIGINAL FIRMADO
OCD CECILIA DE LOS ÁNGELES ROMERO MORALES JEFE OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO ORIGINAL FIRMADO
OAP ISAURO CABRERA VEGA JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN ORIGINAL FIRMADO
Etapa de planeación y
ejecución
No contar con una adecuada metodología de autoevaluación de control
No tener en cuenta la normatividad o sus modificaciones asociadas a los temas de Evaluación y autoevaluación 1. Inapropiada autoevaluación
del control y de la gestión por parte de los dueños de los
procesos.2. Desvío de políticas,
objetivos y metas establecidos por la Entidad.
3. Debilitamiento del Sistema de Control Interno.
4. Incumplimiento de objetivos del SCI
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IORNo tener la competencia requerida para definir
la metodología por parte de los responsables
1. Procesos de Selección de personal que verifica competencias2. Actualización en cambios normativos asociados al MECI por parte del personal que
realiza la actividad.
Que la metodología no sea debidamente apropiada por parte de los servidores responsables de su aplicación.
Instructivo de autocontrol.Comunicados de la OAP sobre instrucciones para aplicación de la metodología.Sensibilizaciones en el Equipo Operativo SIG donde se dan instrucciones para
aplicación de la metodología.Comité de Coordinación de Control Interno que realiza seguimiento al SCI.
Informe de Autocontrol OAP
OBSERVACIONES: Indique para ésta versión, el código de los riesgos nuevos y justifique el por qué de los riesgos eliminados. (Adicional registre las observaciones que considere necesarias):
1. De acuerdo con los análisis realizados por los delegados de la Oficina de Control Interno y de la Oficina Asesora de Planeación se identificó un nuevo riesgo asociado a la actividad y producto de Modelo Estándar de Control Interno Autoevaluación Institucional que realiza la Oficina Asesora de Planeación, lo cual no había sido analizado en los procesos de revisión y actualización de riesgos anteriores. El nuevo riesgo identificado se ha registrado con el código R.EC.10, y se ha descrito como "No contar con una adecuada metodología de autoevaluación de control".2. El riesgo R.EC. 06 se fusionó con el R.EC. 04, el cual fue ajustado en su descripción para incluir lo contenido en la versión anterior del R.EC. 06. en relación con la insuficiencia de recursos para realizar las evaluaciones por parte de la Oficina de Control Interno.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 77 Vo.Bo:
FORMATOFECHA ACTUALIZACIÓN
MATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
31/08/2017FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
IDENTIFICACIÓN MONITOREO Y REVISIÓN
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Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s):
ÁREA NOMBRES CARGO FIRMA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN ISAURO CABRERA VEGA JEFE DE OFICINA
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
Proveer al IDU de una estructura de gestión estratégica, táctica y operativa, capaz de aportar a la entidad un enfoque sistémico e integral, proyectado en el tiempo y en el territorio de conformidad con los estatutos
institucionales y el Plan Distrital de Desarrollo. para garantizar la sostenibilidad y reconocimiento institucional de la entidad por la generación de valores públicos.
ANÁLISIS (Riesgo inherente)
VALORACIÓN DELRIESGO
RIESGODescripción
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ACCIONES ASOCIADAS AL
CONTROL
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ACCIONES DE MONITOREO
1. Desconocimiento de las normas
presupuestales.
2. Presiones de funcionarios internos con
poder de decisión que solicitan modificaciones para incluir gastos no
autorizados.
3. Preseiones externas a funcionarios.
Alterar la asignación y
destinación de recursos,
omitiendo las políticas y
procediientos presupuestales,
con el fin de favorecer un
tercero.
1. Investigaciones disciplinarias y/o
fiscales y/o Administrativas y/o
penal.2. Reprocesos
3. Incumplimiento de planes y proyectos
4. Mala imagen de la entidad frente a la
comunidad
30A
LTA
1. Verificación, aprobación o devolución
de las solicitudes mediante el
procedimiento "PRPE01 Modificaciones
Presupusestales V 1.0" Validaciones POAI y
modificaciones presupuestales usando el
formato "FOPE02 Modificaciones
Presupusestales V1.0"2. Aplicabilidad de las
normas presupuestales.
20M
OD
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A
Verificación, aprobación o
devolución de las solicitudes
Validaciones POAI y modificaciones presupuestales.
Formatos de Solicitudes de modificación presupuestal debidamente diligenciadas.
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantienen
Riesgo: conseerva su probabilidad e impacto, no se materializó.
Consecuencias: Se mantienen las identificadas.
Controles: Se contnuan aplicando.
Acciones asociadas: Se mantienen.
Jefe Oficina Asesor
a de Plenaciónn /
Profesional
Especializado 06 y
Profesional
Especializado
04
Número de solicitudes aprobadas de modificaciones presupuestales / Total de
solicitudes radicadas en OAP,de enero a abril 200, y de mayo a agosto
313, Se atendieron 313 solicitudes de
modificaciones presupuestales para el segundo cuatrimestre del 2017, las cuales fueron validadas, revisadas y
aprobadas por la OAP.
(313/313)* 100 = 100% ejecutado
Riesgos Materializado = 0
1. Información enviada por las áreas que no se ajuste a la realidad de la
gestión institucional y operacional.
2. Presiones de funcionarios con poder de
decisión para ajustar resultados de la gestión.
Ocultar o manipular
información, relacionada con la planeación, la inversión, sus resultados y
metas alcanzados para
favorecer a terceros
(externos o internos)
1. Presentar información inexacta a
la SHD y/o a la comunidad.
2. Investigaciones disciplinarias y/o administrativas3. Reprocesos
10B
AJA
1. Seguimiento por parte de la OAP, a la entrega
de informes de las áreas ejecutoras.
2. Seguimiento por parte de la OAP a la
información reportada de las áreas ejecutoras para
registro en SEGPLAN, haciendo una verificación
de las inconsistencias10
BA
JA
No Aplica. Se cubre con los controles
identificados
1. Verificación y consistencia de los datos y avance de los proyectos de
inversión, son registrados en
SEGPLAN y PREDIS.2. Reportes de plan
de acción3. Reportes de
inversión y gestión.4. Reporte de
componente de inversión.
5. Reporte de teritorialización de la
inversión
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se continua con las 2 causa, y no se incluye ninguna.
Riesgo: No se conoce de su materialización. y la descripción continua en los mismos terminos.
Consecuencias: Se mantienen las mismas posibles.
Controles: Se mantienen los actuales controlres.
Acciones asociadas: Se cubre con los controles del riesgo.
Jefe de Oficina Aseora
de Planeac
ión / Profesional 03
(# de cargues ejecutados) / # de cargues (programados en SEGPLAN y PREDIS)
Cargues realizados segundo cuatrimestre
1 Cargue de seguimeinto a 30 de junio, ejecutado el 27 de julio de 2017, . 3 Cargues de PREDIS los días 31 de
mayo., 30 de junio y 31 de julio de 2017,(4 cargues/ 4 cargues) * 100 = 100%
ejecurtado
Riesgo materializado = 0
OBSERVACIONES::
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 78 Vo.Bo:
FORMATO FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN31/08/2017
FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO:
IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS (RiesgVALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
CAUSAS
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CONSECUENCIAS
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REGISTRO ACCIONES DE MONITOREO
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Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s):
ÁREA NOMBRES CARGO FIRMA
Subdirección General de Desarrollo Urbano Rafael Eduardo Abuchaibe López Subdirector General
Dirección Técnica Estratégica Joanny Camelo Yepez Directora Técnica Estratégica
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
INNOVACIÓN Y GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
OBJETIVO DEL PROCESO:
Implementar y controlar los procesos de acopio, producción, actualización, análisis y disposición correspondiente a Información Geográfica, precios de referencia, directorio de proveedores, especificaciones técnicas y documentos técnicos de infraestructura Vial y espacio público para brindar información eficiente y efectiva en los procesos misionales del instituto y a la ciudadanía en general.
RIESGODescripción
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ACCIONES ASOCIADAS AL
CONTROL
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1. Presión interna y externa de
interesados.2. Ausencia de
conocimiento técnicos por parte del equipo
de trabajo.3. No cumplir con los
procedimientos internos del IDU.
Que por omisión o por presiones mal
intencionadas internas o externas, se incluyan en las especificaciones técnicas generales de
materiales y construcción IDU-ET
y/o documentos técnicos, productos,
técnicas y/o tecnologías, con el
ánimo de favorecer un particular.
1. Baja calidad en las obras de
Infraestructura Vial y Espacio Público.
2. Detrimento Patrimonial
3. Pérdida de credibilidad institucional
10BA
JA
1. Aplicación del protocolo de adopción
y adaptación de nuevos productos,
técnicas y/o tecnologías. (ORFEO)
2. Generación de mesas de trabajo o
solicitudes con interesados internos. 3. Actualización de la documentación y/o
secciones de la especificación IDU-ET.
10B
AJA
1. Equipo interdisciplinario para la revisión del tema.
2. Socialización cuando aplique.
3. Publicación pagina Web
1. FOIC240_Carta _de_ presentación_ de_
nuevos_ productos_ técnicas _y tecnologías_
por_ parte_ de_ una_ persona_ natural_ o_
jurídica_ oferente_ a_ la_ entidad_ v_1.0.docx
2. FOIC241_Presentacion_ de_ nuevo_ producto_
técnica_ o_ tecnología_ v_1.0.xls
3. Oficios y memorandos (ORFEO)
4. Actas y/o lista de asistencia
5. Correo electrónico institucional
6. Acto administrativo - especificaciones técnicas.
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantiene igual.Descripción: Se mantiene igual.
Consecuencia: Se mantiene igual.Probabilidad: Se mantiene igual.
Impacto: Se mantiene igual.Controles: Se mantiene igual.Acciones: Se mantiene igual.Registro: Se mantiene igual.
Indicador: Se mantiene igual.
Indicador No. 1
Formula: (Cantidad de propuestas de aplicación de protocolo atendidas) / (Cantidad de propuestas de aplicación de protocolo presentadas (Orfeo)) x 100
Cálculo Indicador: 2/2= 100%Durante el segundo cuatrimestre (Mayo – Agosto) personas naturales o jurídicas radicaron a la entidad, propuestas
de nuevos productos, técnicas y tecnologías, como se relaciona a continuación:1. Toxement (Concreto con fibras)
2. Asociación Colombiana de Corrosión y protección –Ascor- Control de corrosión con recubrimientos poliméricos.
Indicador No. 2
Formula: (Secciones de especificaciones técnicas IDU-ET y/o documentos técnicos, revisados y aprobados) / (Total Secciones de especificaciones técnicas IDU-ET y/o documentos técnicos, generados y/o actualizados) x 100
Cálculo Indicador: 3/3= 100%Durante el segundo cuatrimestre (Mayo – Agosto) se generaron y aprobaron por parte de la DTE los siguientes
documentos.1. ESTADO DE LA MALLA VIAL - 2017 – I. Publicado en: Página Web Instituto
2. ANEXO TÉCNICO Proceso Número IDU-CMA-SGDU-041-2017 - Malla vial rural3. ANEXO TÉCNICO Proceso Número IDU-CMA-SGDU-044-2017 - Puentes
1. Concusión generada por la aprobación de
documentación falsa.2. Por falta de verificación y/o
conocimiento de requisitos.
Por presiones internas o externas se incluyan
en el directorio de proveedores del IDU,
empresas que suministran materiales
para las obras de construcción sin el
cumplimiento de los requisitos ambientales y mineros vigentes, con el
fin de favorecer un particular.
1. Retiro de material instalado.
2. Retraso en obras de infraestructura
vial y espacio público.
3. Sanciones económicas y ambientales.
4, Requerimiento de entes de control
20M
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1. Solicitud de información mediante oficio a autoridades
ambientales municipales y mineras.
2. Consulta a CAR y
Secretaria Distrital de Ambiente
3. Aplicación de procedimiento PRIC03
Directorio de Proveedores
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1. Socialización2. Publicación pagina
Web
1. FOIC07_INSCRIPCION_ Y_ O_ RENOVACION_
EN_ EL_ DIRECTORIO_ DE_ PROVEEDORES_
V_1.0.2.FOIC04_VISITA_DIRECTORIO_PROVEEDORES
_IDU_V_1.0.xls3. OFICIOS (ORFEO)
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantiene igual.Descripción: Se mantiene igual.
Consecuencia: Se mantiene igual.Probabilidad: Se mantiene igual.
Impacto: Se mantiene igual.Controles: Se mantiene igual.Acciones: Se mantiene igual.Registro: Se mantiene igual.
Indicador: Se mantiene igual.
Indicador No. 1
Formula: Numero de solicitudes revisadas / Numero de solicitudes recibidasCalculo del Indicador: 57/57 = 100%
De las Cincuenta y siete (57) solicitudes radicadas para la renovación o inscripción ante el Directorio del IDU, Veintiuno (21) presentaron inconsistencias a los requisitos ambientales y/o mineros, a Dos (2) les falto aportar
documentos diferente al requerido en cuanto a aspectos ambientales y mineros, por lo tanto se les solicitó actualiza la información y de momento no fueron activados en el Directorio. Treinta y cuatro (34) solucitudes cumplieron con los requisitos y se procedió a activar su registro y realizar la actualización en la Base de Datos del Directorio de
Proveedores.
Indicador No. 2
Formula: Número de denuncias, reclamos o informes por parte de entes de control, donde se evidencie que se incluyeron Proveedores en el Directorio sin el debido cumplimiento del procedimiento /Número Total de solicitudes
recibidas del Directorio en el periodoCalculo del Indicador: 0/57= 0
No se presentaron denuncias, reclamos o informes por parte de Entes de Control donde se evidencie o identifique la materialización de hechos de corrupción asociados a este riesgo.
Nota: El corte del periodo fue del 28 de abril al 31 de agosto de 2017En este indicador solo se tiene encuenta las solicitadas que fueron radicadas donde solicitaban o presentaban
documentos para proceso de inscripción o renovación. Ya que al Directorio llegan otro tipos de radicados.
OBSERVACIONES:
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 79 Vo.Bo:
FORMATO FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN31/08/2017
FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO PROCESO:
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s):
ÁREA NOMBRES CARGO FIRMA
OTC LUCY MOLANO RODRIGUEZ JEFE DE OFICINA
GESTIÓN SOCIAL Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
OBJETIVO DEL PROCESO:
Asesorar, diseñar, implementar y evaluar la gestión social y el servicio a la ciudadanía, relacionados con los procesos misionales; en el marco de la participación ciudadana, cultura ciudadana, derecho a la ciudad y responsabilidad social aplicables a la entidad, conforme a la normatividad vigente y los ejes estratégicos del Plan de Desarrollo con el fin de vincular a la ciudadanía en el Desarrollo
Urbano de Bogotá.
ANÁLISIS (Riesgo
inherente)
RIESGODescripción
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ACCIONES DE MONITOREO
No divulgación clara y oportuna de la
información a la ciudadanía de los
procedimientos a seguir para los tramites y
servicios ofrecidos por el IDU. Tráfico de influencias
para la atención y/o gestión de las necesidades
expuestas por un ciudadano o grupo de ciudadanos, con el fin de favorecer a estos.
1. Investigaciones disciplinarias y/o
penales.2. Pérdida de legitimidad
institucional.
5B
AJA
1. Publicación de todos los trámites y servicios en la
Guía de Trámites y Servicios
2. Intervención del Defensor del Ciudadano
IDU.3. Aplicación y análisis de encuestas de satisfacción.
4. Aplicación del procedimiento de Quejas y
Reclamos.
5B
AJA
Publicación de la guía de trámites y servicios, pagina
Web, Observatorio
Formato de encuestas de satisfacción.
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantienen las identificadas
Riesgo: No varia la descripción
Consecuencias: Se mantienen las identificadas
Controles: Se mantienen los identificados
Acciones asociadas: No se identificaron acciones adicionales
Encuesta ejecutada en el periodo / Encuesta programada
en el periodo 1120/1120
Se mantiene actualizada la guía de tramites y servicios, se aplican los procedimientos de atención a
PQRS y se realizaron 997 encuestas para medir la
satisfacción por la atención en el servicio al ciudadano con un
84%* de satisfacción.* indicador segundo trimestre
No de denuncias por trafico de influencias en la atención al
ciudadano por cualquier canal en el cuatrimestre. Cero (0)
Cobrar o recibir prebendas por trámites
o servicios que sean gratuitos, así como por
el desarrollo de las actividades
desempeñadas por los profesionales sociales
en los territorios.
No disponer de información, así como
ausencia de las condiciones físicas y de accesibilidad minimas para la atención de la
ciudadanía
No permitir o limitar el control social de la ciudadanía frente a
los proyectos de infraestructura vial y
de espacio público de competencia del IDU,
con el fin de beneficiar un
particular.
1. Pérdida de legitimidad de la
entidad.2. Disminución de la
participación ciudadana.
30A
LTA
1. Aplicación de la política de gestión social y servicio
a la ciudadanía del IDU.2. Inclusión y cumplimiento de requisitos de puntos de
atención al ciudadano 3. Divulgación de los
proyectos y sus avances a través de la WEB y de
medios masivos de comunicación.
10B
AJA
1. Política de Gestión Social y
atención a la ciudadanía
(Resolución 49906 de 2015)
Procedimiento de 2. Gestión Social y
Participación ciudadana
Actas de reunión
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se elimina la causa 3
Riesgo: No varia la descripción
Consecuencias: Se mantienen las identificadas
Controles: Se mantienen los identificados
Acciones asociadas: No se identificaron acciones
adicionales
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O No de denuncias de la ciudadania, allegados a la OTC,
por no permitir el control social de los proyectos.
Cero denunciasQue el servidor público y/o contratista, oculte o
no gestione las solicitudes de la
ciudadanía.
OBSERVACIONES GENERALES DEL MONITOREO:
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 80 Vo.Bo:
FORMATO FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN30/08/2017
FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN INTERINSTITUCIONAL
IDENTIFICACIÓN MONITOREO Y REVISIÓN
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Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s):
ÁREA NOMBRES CARGO FIRMA
Subdirección General de Desarrollo Urbano Rafael Eduardo Abuchaibe López Subdirector General
Subdirección General de Infraestructura Edgar Francisco Uribe Ramos Subdirector General
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
Definir acciones interinstitucionales para facilitar la ejecución de los proyectos de infraestructura urbana de los sistemas de movilidad y espacio público, en el marco de las funciones y misión institucional del IDU, mediante la articulación y coordinación de actuaciones entre el Instituto y Particulares, Empresas de Servicios Públicos y Entidades del orden Nacional, Departamental
y Distrital.
ANÁLISIS (Riesgo inherente)
VALORACIÓN DELRIESGO
RIESGODescripción
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ACCIONES ASOCIADAS AL CONTROL
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1. Posible Incumplimiento de las competencias
normativas u obligaciones definidas en los
convenios o acuerdos suscritos con las
Empresas de Servicios Públicos, Entidades Públicas del Orden
Nacional, Departamental, Municipal, Distrital y
Privados.2. Falta de participación del IDU a las mesas de
reunión con las Empresas de Servicios Públicos, Entidades Públicas del
Orden Nacional, Departamental, Municipal, Distrital y/o Privados, que
interactúan en la estructuración de
convenios o acuerdos.3. Aprovechamiento de la
información y conocimiento en la estructuración de
convenios o acuerdos para beneficio de un
tercero.
Que por omisión o extralimitación de competencias,
se realice la estructuración y seguimiento de
convenios o acuerdos, con
fines o intereses particulares, en detrimento del
IDU y la ciudad.
1. La no entrega oportuna de los
proyectos de infraestructura de transporte, vial y espacio público,
afectando la movilidad en la
ciudad.
2. Afectación del presupuesto
asignado para la ejecución de las
metas físicas de los proyectos de obra
pública en redes de servicios públicos.
3. Investigaciones disciplinarias,
fiscales y penales por eventual detrimento patrimonial.
40A
LTA
1. Contar con un equipo interdisciplinario (entre
dependencias) que participe en la
estructuración de convenios o acuerdos y
las actividades de gestión interinstitucional con las
ESP, Entidades del Orden Nacional, Departamental,
Municipal, Distrital y Privados.
2. Realizar seguimiento periódico a los convenios o acuerdos suscritos con las ESP, Entidades del
Orden Nacional, Departamental, Municipal,
Distrital y Privados.
3. Normatividad vigente de las Entidades Públicas
del Orden Nacional o Territorial para la ejecución de los
proyectos de infraestructura vial,
transporte y espacio público.
5B
AJA
1. Participación y asistencia a comités sectoriales e
intersectoriales y/o mesas de reunión por parte de los
funcionarios delegados para velar por el cumplimiento de la
normatividad vigente, funciones y competencias de las entidades que participan
en los proyectos de infraestructura.
2. Seguimiento y control periódico a la ejecución de los
convenios o acuerdos vigentes con ESP, Entidades Públicas del Orden Nacional,
Territorial y Privados.3. Identificación y aplicación
de propuestas de mejora para la implementación de nuevos convenios, como resultado del seguimiento efectuado a los
convenios vigentes.4. Se realiza sensibilización
de los compromisos u obligaciones a cargo de las
ESP, Entidades Públicas del Orden Nacional, Territorial y
Privados y de la normatividad vigente al interior del IDU.
1. Actas de reunión y listas de asistencias vigentes.
2. Oficios de requerimientos.3. Guía Intervención de
Infraestructura Vial y Espacio Público a Cargo de Terceros.
4. Guía Coordinación Idu, ESPs y Tic en Proyectos de
Infraestructura de Transporte.
5. Instructivo Elaboración, Suscripción, Ejecución y
Terminación de Convenios y Contratos
Interadministrativos.6. Formato de seguimiento y
evaluación de convenios marco para ESP.
7. Ley 1682 de 2013, Ley 142 de 1993 y Ley 1341 de
20098. Estatuto Orgánico de
Bogotá9. Plan de Desarrollo Distrital
10. Actos Administrativos emitidos por la SDP y Actas de Compromiso emitidas por
la SDM.
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantienen en los términos definidos inicialmente.
Riesgo: El riesgo no se ha materializado y continúa en los
términos iniciales.
Consecuencias: Numerales 1 y 3, no cambian, se mantienen
en los términos iniciales. El numeral 2, cambia al redacción,
específicamente, se modifcia la palabra "alteración" por
"afectación" y al final se agrego: "...en redes de servicios
públicos".
Controles: No cambian, se matienen en los términos
inicialmente planteados.
Acciones Asociadas al Control: Se mantienen en los términos
iniciales.
Registro: Se adiciona el numeral 10 relacionado con los actos
administrativos emitidos por la SDP y las Actas de Compromiso
emitidas por la SDM.
Indicadores: Se mantiene la fórmula inicial y se alimenta el
denominador, con el número de convenios o acuerdos suscritos.
SGDUSGI
No. de convenios que presentan denuncias,
quejas, investigaciones, reclamos o
requerimientos de particulares y entes de
control, / No. convenios o acuerdos suscritos en
ejecución.
Periodo de Ejecución: Vigencia 2017.
0 Denuncias, quejas, investigaciones, reclamos o requerimientos de entes
de control =0%
0 / 21 = 0
El Instituto no ha recibido ninguna denuncia, queja, investigación, reclamo o
requerimiento de particulares o de los entes
de control, relacionado con la materialización del
riesgo identificado.
OBSERVACIONES:JUSTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ELIMINADOS:
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 81 Vo.Bo:
FORMATO FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN30/08/2017
FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: COMUNICACIONES
IDENTIFICACIÓN MONITOREO Y REVISIÓN
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Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s):
ÁREA NOMBRES CARGO FIRMA
OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES CARLOS ANDRES ESPEJO OSORIO JEFE DE OFICINA
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
Divulgar de manera eficaz, eficiente y oportuna la gestión de la entidad, con el fin de garantizar el derecho de la información, dar a conocer la ejecución de los recursos públicos, lograr la identidad
institucional al interior de la organización y fortalecer la cultura ciudadana.ANÁLISIS (Riesgo inherente)
VALORACIÓN DELRIESGO
RIESGODescripción
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ACCIONES DE MONITOREO
Publicar informacion en la cual se presenten omisiones o cubrimientos de la misma por parte de las áreas fuente, teniendo conocimiento de este hecho la OAC
Presión externa o interna del sector publico o privado, para alterar la informacion a publicar de algún tema específico
Ocultar y/o manipular la
información que se publica sobre la
entidad y su gestión, en
beneficio de un tercero, una
dependencia de la entidad o la entidad
en general
1. Desinformacion a la comunicadad y
medios2. Desprestigio en la imagen de la entidad
3. Ocurrencia de procesos
disciplinarios, penales y fiscales4. Afectacion del
clima organizacional
10B
AJA
1. El profesional de comunicaciones gestiona las solicitudes allegadas por las areas y de igual manera realiza la gestión
para que las áreas entreguen la información que aun no ha sido recibida.
Asi mismo se aplica la política de comunicación definida en el
Procedimiento PR-CO-026 Medios de Comunicación y el procedimiento PR-
CO-027 Canales de información.
2. De acuerdo con la información suministrada por las áreas técnicas de la
entidad, la Oficina realiza un registro fotográfico y/o en video para ilustrar y
divulgar los avances de las obras.Adicionalmente, toda información que
vaya a ser publicada, debe contar con el visto bueno, aprobación o aval de la
correspondiente área que es responsable de dicha información. (Este soporte
puede ser mediante correo electrónico, firma sobre el documento a publicar o con base en los formatos vigente para solicitud de elaboración de material de
divulgación y boletines de prensa)
10B
AJA
1. Realizar seguimiento para que las fuentes de
información la entreguen
siempre a través de un medio que
permita su seguimiento y trazabilidad
(correo electrónico)
2. Seguimiento a través del formato FO-CO-193 para
registro de solicitudes de información y entrevistas externas.
1. FO-CO-01 Elaboración de elementos de divulgación
2. FO-CO-02 Solicitud de material de
divulgación y boletines de prensa para
proyectos IDU
3. FO-CO-193 Registro de
solicitudes de información y entrevistas externas.
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantienen las mismas
Riesgo: No se materializó en el periodo reportado
Consecuencias: Se mantienen las mismas
Controles: Se mantienen los mismos
Acciones asociadas: Se mantienen las mismas
Solicitudes gestionadas / Solicitudes recibidas * 100%
1. FO-CO-01 Elaboración de elementos de divulgación 92,85% gestionadas correspondiente a 26
solicitudes - 26/28*92,85%
2. FO-CO-02 Solicitud de material de divulgación y boletines de
prensa para proyectos idu, 100% gestionadas, correspondiente a 26
solicitudes 26/26*100%
3. FO-CO-193 Registro de solicitudes de información y entrevistas externas, 100%
gestionadas, correspondiente a 80 solicitudes 80/80*100%
OBSERVACIONES:JUSTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ELIMINADOS:
La OAC no eliminó ningun riesgo
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 82 Vo.Bo:
FORMATO FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN30/08/2017
FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: FACTIBILIDAD DE PROYECTOS
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
CAUSAS CÓDIGO CONSECUENCIAS
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REGISTRO ACCIONES DE MONITOREO
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Firmas de revisión por parte de los líder del proceso y líder(es) Operativo(s):
ÁREA NOMBRES CARGO FIRMA
RAFAEL EDUARDO ABUCHAIBE
DIRECCIÓN TÉCNICA DE PROYECTOS YOLANDA OVIEDO ROJAS DIRECTORA TÉCNICA DE PROYECTOS
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
Desarrollar proyectos sostenibles para mejorar las condiciones de movilidad en términos de equidad, integración, seguridad y accesibilidad de los habitantes del Distrito Capital, mediante la
construcción y conservación de obras de infraestructura de los sistemas de movilidad y espacio público.
ANÁLISIS (Riesgo
inherente)
RIESGODescripción
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ACCIONES ASOCIADAS AL
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REO
1. Acuerdos o influencia de funcionarios de alto
nivel para beneficio particular.
Omisión de los requisitos en la
selección de alternativas viables en los proyectos de Infraestructura vial
y/o de conservación vial o espacio
público, desde el punto de vista economico y/o técnico para
favorecer Intereses particulares.
1.Incremento en los costos de los proyectos.2.Beneficios del proyecto
a un particular.3.Demandas al Instituto y
al Distrito.
4.Mala imagen de la Entidad hacia las
comunidades. 5.Hallazgos de los entes
de control.
10B
AJA
1. Aplicación de la Matriz multicritierio para la selección de alternativas de
los proyectos a construir de infraestructura vial y de espacio
público.
2. Alimentación y aplicación de la base de datos "Resultado del modelo
de priorización .xls", en donde se registra las observaciones para la
priorización de los proyectos a construir de infraestructura vial y
espacio público. 3. Aplicación de la guía Alcance de los entregables de Prefactibilidad y Factibilidad, para los proyectos a construir de infraestructura vial y
espacio público.
10B
AJA
1.Trabajo interdisciplinario para evaluar la
mejor alternativa del proyecto
Matriz Multicriterio diligenciada en
etapa de Factibilidad.
Memorandos de envío, DTS ( documento técnico
soporte)
Lista de chequeo de Entregables
Indique los ajustes realizados en:Causas: Se mantienen.Riesgo: Se mantiene en los terminos iniciales.Consecuencias: Se mantienen las consecuencias existentes. Controles: Se mantienen los controles en los términos iniciales.Acciones asociadas: Se mantienen las acciones asociadas.Registros: Se mantienen los registros asociados inicialmente. Monitoreo:Durante el periodo monitoreado se llevarón a cabo las Factibilidades de los siguientes contratos en ejecución: Cto 1104/2016 aprobada con memorando 2017526032201, Cto 1107/2016 aprobada con memorando 20175260494692, Cto 1106/2016 aprobada con memorando 20175260450122. Monitoreo: En el periodo monitoreado, se estructuraron los siguientes programas : 1.Programa de Conservación Malla Vial para la vigencia 2017-2019 V° 1.0 el cual se envío al centro de documentación con memorando 20172250065133, 2. Programa para Conservación Malla Vial Rural VERSIÓN 1 y 2- 2017, el cual fue enviado al centro de documentación con memorandos DTP 20172250145953 - 20172250190353 y 20172250188413 y 3. Programa de conservación de puentes 2017, envíado al centro de documentación con memorando 20172250167453.
1. No de matriz multicriterio elaboradas / No. Factibilidades Entregadas. Monitoreo:Durante el periodo monitoreado se llevarón a cabo las Factibilidades de los contratos en ejecución: Cto 1104/2016 , Cto 1107/2016 ,Cto 1106/2016. = 3 matrices multicriterio elaboradas / 3 Factibilidades Entregadas.
2. Número de Programas estructurados / Número de Programas de Conservación incluidos en el cronograma DTP. Monitoreo:Durante el periodo monitoreado se estructuraron: ( 1) programa de conservación malla vial y (1) programa de conservación malla vial rural y (1) un programa de conservación de puentes 2017. = 3 Programas estructurados/ 3 Programas de Conservación incluidos en el cronograma DTP.
3. Número de quejas, reclamos, denuncias y/o informes de entes de control sobre Omisión de los requisitos en la selección de alternativas viables en los proyectos.Monitoreo: No se han presentado quejas, reclamos, denuncias o informes de entes de control con respecto al riesgo identificado.
OBSERVACIONES GENERALES DEL MONITOREO:
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO URBANO
SUBDIRECTOR GENERAL DE DESARROLLO URBANO
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 83 Vo.Bo:
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 84 Vo.Bo:
FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN31/08/2017
FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO:
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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OBSERVACIONES: Se modificó la descripción del riesgo C.VF.01 en témios del alcance de las obras descritas en el proyecto de Acuerdo de Valorización , se adicionó como control para este riesgo, la ficha técnica de la obra y como acciones asociadas al control la revisión de I9:BJ10+B1:BJ10la ficha técnica de las obras
FORMATO+B1:BJ10+B:BJ
BF10B:BJ
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
GESTIÓN DE LA VALORIZACIÓN Y FINANCIACIÓN
OBJETIVO DEL PROCESO:
Estructurar e implementar los acuerdos de valorización conforme a la planeación y formulación de proyectos de infraestructura para la ciudad, de tal forma que se garantice su financiación y el recaudo efectivo de la contribución
de valorización, así como desarrollar proyectos de iniciativa comunitaria bajo el esquema de valorización.ANÁLISIS (Riesgo
inherente)
RIESGODescripción
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Modificaciones por intereses externos al
Proyecto
Que por extralimitación se realicen cambios en el proyecto de Acuerdo de Valorización o en el alcance de las obra.
Impacto social.Impacto económico
al no percibir posibles cobros de
valorización.
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1. Formulación del proyecto de Acuerdo soportado por un grupo interdisciplinario
2. Revisión del Proyecto de Acuerdo por diferentes dependencias (SGJ - DTAV- DG) del IDU y su aprobación por el Concejo.
3. Procedimiento de Estructuración Proyectos de Acuerdos.
4,Solicitud de la ficha técnica de las obras a la SGDU
20M
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Verificación de cumplimiento de
requisitos y procedimientos.
Verificación de la ficha Tecnica de las
Obras
Planillas que incluyen la actualización de factores prediales.
Proyecto de Acuerdo revisado por las
dependencias según procedimiento de Estructuración.
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantienen igual
Riesgo: El riesgo continua igual.
Consecuencias: Permanece igual
Controles: se incluyó la solicitud de la ficha tecnica de la obra
Acciones asociadas: Revisión de la información de la ficha técnica de las Obras (Alcance, Presupuesto, etc)
No. revisiones ejecutadas para aprobacion del proyecto de Acuerdo / No. de revisiones planificadas en el procedimiento.I = ( 0 revisiones x 100 / 0) = No Aplica
Análisis:Se realizó la presentación del proyecto de Acuerdo de Valorizacion al Concejo de Bogotá durante elI9:BJ10 primer semestre una vez realizadas todas las acciones a cargo del IDU , este proyecto no fue aprobado en la sesión extraordinaria por tanto la Dirección del IDU atendiendo la indicación de la Administración Distrital, realizará la presentación nuevamente para el primer semestre del 2018, se adicionó nuevo control y acciones de monitoreo para el riesgo
Introducir datos errados o falsos para
favorecer a terceros en registros ya
incorporados al sistema
Manipular o alterar la información de los predios en cuanto a los factores y atributos requeridos para la liquidación y/o visita de verificación, omitiendo o extralimitándose en funciones u olbigaciones contractuales, con el fin de beneficiar un particular
Afectación en el monto individual de
los cobros de valorización.
Menor recaudo percibido
40A
LTA
1. STOP realiza la verificación de los registros con las bases de datos oficiales.
2. Revisión por parte de los profesionales designados para tal fin, verificando que la información de los predios coincidan con los datos oficales
3. Revisión de una muestra aleatoria de los predios liquidados
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Comparación bases de datos IDU frente a
la de CATASTRO Verificar la
información de las planillas con la
información almacenada en el
sistema de información
Revisar coincidencia de datos del
inventario con los de las bases y verificar
con la fotografía
Documento descriptivo de los procedimientos y
resultados generados en el control de
calidad
Registro de datos e imágenes
Indique los ajustes realizados en:
Causas:Permanece igual
Riesgo: El riesgo continua igual.
Consecuencias: Permanece igual
Controles: Siguen los mismos
Acciones asociadas: Siguen igual
Número de datos de predios con inconsistencias / Total de datos de predios analizados.
Análisis:Este indicador no aplica para el período debido a que no se realizó ninguna implementacion y produccion de un nuevo cobro de la valorizacion, sin embargo, se han adelantando diferentes actividades concernientes a la liquidación del proyecto de Acuerdo que se presentará al Consejo de Bogotá.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 85 Vo.Bo:
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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STOPIntroducir datos
errados que favorecen al contribuyente.
Que por omisión se expidan paz y salvos de predios con deuda pendiente, con el fin de favorecer un tercero|.
Realizar un trámite indebido ante la
notaria yMenor recuado
percibido por parte del IDU
30A
LTA
1. Activación de alertas en el aplicativo VALORICEMOS de la expedición de paz y salvos2. Revisión períodica de una muestra representativa de los paz y salvos emitidos, .3. Parametrización del módulo de paz y salvos en el aplicativo Valoricemos mediante el log de auditoría.
5B
AJA
Alertas en la homologación de los
predios y en la detección del chip
Comparación contínua entre el
estado de cuenta de los predios con paz y
salvos emitidos
Instructivo para generar CECTN (Paz
y salvos)Archivos mensuales de las verificaciones
realizadas
Indique los ajustes realizados en:
Causas:Permanece igual
Riesgo: El riesgo continua igual.
Consecuencias: Permanece igual
Controles: Siguen los mismos
Acciones asociadas: Siguen igual
Total paz y salvos revisados con deuda (De una muestra) / Total de paz y salvos revisados (De la muestra) (300*100)/300 = 100%
Análisis:Para el período comprendido entre abril y agosto de 2017, la STRT entregó un reporte de 113,354 estados de cuenta para trámite notarial. Se revisaron 300 estados de cuenta para trámite notarial, los cuales se encontraron correctamente, bajo los procedimientos establecidos para realizar el trámite y cumpliendo con los estandares de calidad y transparencia. Lo único que se encontró en la revisión, es que faltaron códigos en la homologación, sin embargo esto no afecta la entrega correcta del paz y salvo. Sin embargo, al interior del área, se aplica la metodología de auditoría interna establecida para este trámite, con el fin de evaluar la gestión y realizar una retroalimentación al grupo de personas que expedieron los paz y salvos y de esta manera mejorar el trámite.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 86 Vo.Bo:
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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Acuerdos entre el propietario y el
profesional que haga visita a terreno
Emisión de conceptos técnicos omitiendo los procedimientos definidos, con la intención de favorecer un contribuyente en cuanto a factores gravables
Menor recaudo percibido por parte
del IDU
10B
AJA
Revisión por parte del funcionario designado para tal fin, verificando que la información de los predios coincidan con los datos oficalesRevisión periódica de una muestra aleatoria de los conceptos técnicos emitidos
10B
AJA
Comparación entre los datos cargados en
el sistema, datos oficiales, imágenes y
cartografíasVerificación de las
bases de datos en el sistema valoricemos
Instructivo para elaborar conceptos
técnico
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantienen iguales
Riesgo: Se mantiene igual
Consecuencias: Se mantiene igual
Controles: Se mantiene igual
Acciones asociadas: Se mantiene igual
Número de conceptos con inconsistencias / Total de conceptos revisados(300*100)/300 /100%
Análisis:Durante el período entre abril y agosto de 2017, la STRT entregó un reporte de 528 predios con concepto técnico que tuvieron modificaciones en sus atributos, que equivale a 215 solicitudes, dado que en la mayoría de los casos son unidades de propiedad horizontal. Se estableció una muestra de 300 predios con concepto técnico, los cuales fueron revisados por el equipo, evidenciando que se han generado bajo los parámetros establecidos en los procedimientos y conservando los estandares de calidad y transparencia. La mayor parte de los conceptos, se refieren a las acciones suprime, incorpora, modifica y confirma.
Acuerdos entre propietarios y el
profesional que realice las liquidaciones de
cartera
Manipular o excluir la informacion de los intereses, afectando la liquidación, con el ánimo de beneficiar a un tercero
Menor recaudo por parte del IDU 20
MO
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El sistema solo permite las modificaciones de los predios a los perfiles autorizados
5B
AJA
Se están haciendo revisiones periódicas al riesgo, para evitar que se materialice.
Registro en el sistema de Valoricemos,
forma IAJU Documento 300 de
liquidación.Guía del Calculo de la
deuda….
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantienen iguales
Riesgo: Se modifica la redacción, pero continúa el mismo riesgo
Consecuencias: Se mantienen iguales
Controles: Se mantienen iguales
Acciones: Siguen las mismas
Número de registros ajustados en el período /Total de registros liquidados en el período(24/202,281)/*100 = 0,01186%
Análisis:Durante los meses de Abril, mayo, junio y julio de 2017, se generó de manera masiva la liquidación y facturación para 202.281 predios en total, previo los controles de calidad mensuales para finalmente generar la aprobación masiva de las cuentas de cobro, para los proyectos AC180-05, AC398-09 y AC523-13, para los siguientes escenarios que corresponden a predios que presentan deuda vigente por concepto de la contribución de valorización: pago por cuotas (predios al dia), acuerdos de pago, planes de abono y predios en mora. Se evidenciaron 24 predios con inconsistencias, las cuales son objeto de ajuste, con el fin de garantizar la integridad de la información.Los ajustes más frecuentes que se presentan son: inconsistencia en el cálculo de los intereses (mora o financiación), ajustes a la centena, inconsistencia en la fecha de vencimiento y variación al consolidación el saldo, así como alteración en variables de facturación.Con el fin de detectar las inconsistencias se realiza la importación de los archivos planos a Excel, en donde se muestran las variables de facturación, las cuales se validan de acuerdo a los meses en mora, cuentas de cobro procesadas y etapa de cobro, entre otras. Después de adelantar todo el proceso, no se materializó el riesgo de corrupción.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 87 Vo.Bo:
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Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s):
ÁREA NOMBRES CARGO FIRMA
SGGC CARLOS HUMBERTO MORENO BERMUDEZ Subdirector General de Gestión Corporativa
DTAV HERNANDO ARENAS CASTRO Director Técnico de Apoyo a la Valorización
STOP MARIA OLGA BERMUDEZ VIDALES Subdirector Técnico de Operaciones ( E)
STJEF CARLOS FRANCISCO RAMIREZ CARDENAS
Proyectar oficios con solicitud de
levantamiento de medidas sin estar
cancelada la contribución.Acuerdos
entre funcionarios y contribuyentes
Afectación en la tradición de inmuebles sin que la contribución de valorización haya sido cancelada por el interesado, para favorecer a terceros
Se genera detrimento
patrimonial y acciones de
repetición en contra del IDU
10B
AJA
Verificar que en el certificado de tradición y libertad conste una medida de gravamen vigente y que el estado de cuenta de la contribución este al día, para solicitar el levantamiento de la misma en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos que corresponda
5B
AJA
Previa verificación del estado de cuenta del
inmueble, se proyectará un oficio con la solicitud de levantamiento del
gravamen de valorización para ser remitido a la Oficina
de Registro de Instrumentos Públicos
que corresponda
Registro en el sistema de correspondecia
Orfeo y en el aplicativo
Valoricemos.
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantienen igual
Riesgo: Se mantienen igual
Consecuencias: Se mantienen igual
Controles: Se mantienen igual
Acciones asociadas:Se mantienen igual
Numero de oficios con errores en la solicitud de levantamiento de gravamen / Numero de oficios revisado con solicitud de levantamiento de gravamen.I:(0/127)*100=0
Análisis:Para los meses de Mayo, Junio, Julio y Agosto se generaron 127 oficios de levantamiento de gravamen que corresponden a 13.407 predios, los cuales se les realizó la respectiva revisión y verificacion de los certificados de tradicion y libertad y el estado de cuenta en el sistema Valoricemos, no encontrando errores en dichos oficios.
Proyectar actos administrativos con información errada.
Acuerdos entre funcionarios y contribuyentes
Omitir o extralimitarse en la elaboración y aprobación de un acto adminsitrativo con contenido no congruente con la normatividad con el ánimo de favorecer a un particular
Menor recaudo percibido por parte
del IDU
20M
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Generación de la resolución a través de Valoricemos que se encuentra en interfaz con Orfeo. El revisor realiza el control de calidad de los actos administrativos proyectados por el abogado y lo asigna, a través de la plataforma Orfeo a la SGJ.
20M
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Constatar que tanto la infomación jurídica
como la perteneciente a los atributos
prediales corresponda a los que se
encuentran en el sistema de información
Valoricemos.
Lista de chequeo de los Actos
Administrativos revisados y su físico
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantienen
Riesgo: Se mantienen
Consecuencias: Se mantiene
Controles: Se mantien
Acciones asociadas: Se mantiene
Devolucion de proyecto de actos administrativos con informacion no congruente con la normatividadx 100/Total de Actos proyectados.I: (0/130)*100%=0
Análisis:Se realizó la revisión de los actos administrativos remitidos para firma de la Subdirectora General Jurídica, durante los meses de Mayo, Junio, Julio y Agosto se verificó que efectivamente cada una de los 130 proyectos de acto administrativo enviados por la STJEF, contó con el controlde calidad correspondiente, el cual fue avalado , con el VoBo de cada uno de los intervinientes, no se encontró devoluciones en lo que respecta a incongruencia con la normatividad aplicable
OBSERVACIONES: Se realizó c, en la descripción del riesgo C.VF.01 en témios del alcance de las obras descritas en el proyecto de Acuerdo de Valorización , se adicionó como control para este riesgo, la ficha técnica de la obra y como acciones asociadas al control la revisión de la ficha técnica de las obras
Subdirector Técnico Jurídico y de Ejecuciones Fiscales
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 88 Vo.Bo:
FORMATO FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 30/08/2017FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: DISEÑO DE PROYECTOS
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s):
ÁREA NOMBRES CARGO FIRMA
Rafael Eduardo Abuchaibe López Subdirector General
Dirección Técnica de Proyectos - DTP Yolanda Oviedo Rojas Directora Técnica
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL
PROCESO:
Elaborar los estudios y diseños requeridos para la ejecución de los proyectos, basados en la factibilidad, verificando que incluyan todos los componentes y cumplan las normas técnicas y urbanísticas vigentes.
ANÁLISIS (Riesgo inherente)
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Que en los contratos de Estudios y Diseños, donde no hay interventoría se concierte y/o realicen acuerdos con el consultor, supervisor y/o Directivos IDU, para aceptar productos no conformes.
Validar y aprobar los productos de diseño que no cumplen requisitos y/o normatividad vigente, en contratos de Estudios y Diseños donde no hay interventoría, con el fin de beneficiar a un tercero.
1. Posible demora en los trámites de aprobación y armonización con las ESP. 2. Sobrecostos por la necesidad de ajustes y actualizaciones a los diseños aprobados. 3. Inicio de procesos legales, tales como disciplinarios en contra de los funcionarios y demandas en contra de los consultores implicados.4. Posibles hallazgos de los Entes de Control
10B
AJA
Elaborar y remitir oficio de validación por parte de los especialistas, de cada uno de los productos de diseño, y hacer el seguimiento y control durante la ejecución del contrato de todos los productos, utilizando el formato FO-DP-200 Lista de chequeo y recibo de productos en la etapa de estudios y diseños.
10B
AJA
• Verificar que en el Formato FO-DP-200 se haya diligenciado el concepto de conformidad y aprobación del producto en el periodo.
• Oficios, *ORFEO.• Formato FO-DP-200 en cada contrato monitoreado.
Indique los ajustes realizados en:Causas: Se mantiene.Riesgo: Se mantiene el riesgo en los términos iniciales.Consecuencias: Se mantiene el riesgo en los términos iniciales.Controles: Se mantienen en los términos iniciales.Valoración del Riesgo: Preventivo: Se mantiene.Correctivo: Se mantiene.Acciones Asociadas al Control: Se mantienen en los términos iniciales.Registro: Se mantienen los definidos inicialmente.
Análisis y Valoración del Riesgo: Según el análisis realizado al riesgo, se reflejan los siguientes resultados:Probabilidad: Se mantieneImpacto: Se mantiene.
Monitoreo:En el periodo monitoreado (mayo 1° al 30 de agoto de 2017) no hay contratos sin Interventoría que se encuentren en ejecución.En el periodo monitoreado de mayo 1° al 30 de agoto de 2017, no se evidencio la mateialzación del riesgo.
I = N/A
• Fórmula: N° productos validados y aprobados que cumplen con la normatividad / Total de productos revisados * 100
En el periodo de monitoreo, no aplica en razón a que no existen contratos en ejecución, sin interventoría.
Que en los contratos de Estudios y Diseños, donde hay interventoría se concierte y/o realicen acuerdos el consultor, interventor, supervisor y/o Directivo IDU, para aceptar productos no conformes
Aceptar y aprobar productos de diseño que no cumplen requisitos y/o normatividad vigente, en contratos de Estudios y Diseños donde hay interventoría, con el fin de beneficiar a un tercero
1. Posible demora en los trámites de aprobación y armonización con las ESP. 2. Sobrecostos por la necesidad de ajustes y actualizaciones a los diseños aprobados. 3. Inicio de procesos legales, tales como demandas, en contra de los consultores e interventores implicados. 4. Posibles hallazgos de los Entes de Control.
10B
AJA
1. Oficio por parte del IDU (Especialista) de declaratoria de cumplimiento de la aprobación los productos de diseño entregados por la Interventoría.2. Hacer el seguimiento y control durante la ejecución del contrato de todos los productos, utilizando el formato FO-DP-200 Lista de chequeo y recibo de productos en la etapa de estudios y diseños.
10B
AJA
• Verificar que en el Formato FO-DP-200 se haya diligenciado la aprobación del producto en el periodo.
• Oficios, ORFEO.• Formato FO-DP-200 en cada contrato monitoreado
Indique los ajustes realizados en:Causas: Se mantiene.Riesgo: Se mantiene el riesgo en los términos iniciales.Consecuencias: Se mantiene.Valoración del Riesgo:Controles: Se mantienen.Preventivo: Se mantiene.Correctivo: Se mantiene.Acciones Asociadas al Control: Se mantienen en los términos iniciales.Registro: Se mantiene.Análisis y Valoración del Riesgo: Según el análisis realizado al riesgo, se reflejan los siguientes resultados:Probabilidad: Se mantieneImpacto: Se mantiene.Monitoreo: En el periodo monitoreado (mayo 1° al 30 de agoto de 2017, los contratos en ejecución a la fecha están en el inicio de ejecución de la etapa de estudios y diseños, por la cual no hay productos aprobados.Contratos:IDU-1109-2016, IDU-1106-2016IDU-1110-2016, IDU-1101-2016IDU-1113-2016, IDU-1107-2016IDU-1073-2016, IDU-1104-2016IDU-933-2016, IDU-934-2016IDU-939-2017, IDU-950-2017DU-926-2017, IDU-927-2017DU-952-2017, IDU-956-2017DU-928-2017, IDU-942-2017En el periodo monitoreado de mayo 1° al 30 de agosto de 2017, no se evidencio la materialización del riesgo.
I = N/A
• Fórmula:N° productos con declaratoria de cumplimiento / Total productos aprobados por la Interventoría y recibidos por el IDU
No aplica el monitoreo, los contratos en ejecución se encuentran en la etapa de inicio de los estudios y diseños:DU-1109-2016, IDU-1106-2016IDU-1110-2016, IDU-1101-2016IDU-1113-2016, IDU-1107-2016IDU-1073-2016, IDU-1104-2016IDU-933-2016, IDU-934-2016IDU-939-2017, IDU-950-2017DU-926-2017, IDU-927-2017DU-952-2017, IDU-956-2017DU-928-2017, IDU-942-2017
OBSERVACIONES:
Subdirección General de Desarrollo Urbano - SGDU
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 89 Vo.Bo:
FORMATOFECHA ACTUALIZACIÓN
MATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
31/08/2017FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN PREDIAL
IDENTIFICACIÓN MONITOREO Y REVISIÓN
CAUSAS CÓDIGO CONSECUENCIAS
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INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
Realizar la adquisición predial, reasentamiento integral de población y expedir viabilidades prediales basados en Decreto de Urgencia, oferta de compra, evaluación técnica, jurídica ysocial para desarrollar proyectos de infraestructura vial y espacio público adelantados por el IDU, en el marco del Plan de Ordenamiento Territorial, el Plan Maestro de Movilidad y losPlanes de Desarrollo Distrital, de acuerdo con las normas legales vigentes y garantizando los Derechos Constitucionales de la ciudadanía
ANÁLISIS (Riesgo inherente)
VALORACIÓN DELRIESGO
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1. Romper el proceso de confidencialidad previo a la notificación de la Oferta
de Compra mediante el acto administrativo
Omitir o extralimitar funciones u
obligaciones, para entregar información a los afectados
por obras públicas, antes
de la formalización de la compra, con
el fin de beneficiar un
particular
1. Inconformidad de los afectados
2. Mala imagen institucional
3. Investigaciones disciplinarias
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A 1. Sistematización de la información en aplicación PREDIOS.
2. Restricción de permisos a los Usuarios del Aplicativo de Predios
por actividades, a través de la solicitud de creación de usuarios
5B
AJA
1. Inclusión de una cláusula de confidencialidad en los contratos de prestación de
servicios de apoyo a la gestión
2. Campaña de concientización de
confidencialidad de la información
3. Se actualizó el proceso de gestión predial en el mes de
julio del año en curso.4. Se proyectó y se encuentra en etapa de planeamiento el modelamiento del sistema de
gestión predial.
1. Contratos de prestación de servicios
SIAC2. Reporte de la
aplicación PREDIOS generado pro la STRT (Reporte de recepción)3. Solicitud de creación
de usuarios4. Proceso de Gestión
Predial actualizado
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantienen las mismasRiesgo: Se mantienen los términos inicialesConsecuencias: Se mantienenControles: Se mantienen en los términos establecidosAcciones asociadas: Se mantienen en los términos establecidosRegistros: Se mantienen los inicialesIndicador: Indicadores:Se mantiene y se actualizan los numeradores en cada corte a agosto 31.Se modifican como consecuencia de la actualización del proceso de Gestión Predial, en el mes de julio de 2017 las acciones asociadas en los numerales 3 y 4. y se actualiza el indicador.
( # de actividades realizadas / Total de actividades a realizar) * 100%
4/4*100% = 100%
Se adelantaron tres actividades programadas así:
1. Inclusión de la clausula de confidencialidad en los PSP2. Generar reporte de la aplicativo para identificar uso de la aplicación3. Aprobación de las solicitudes de creación de usuario y determinación de perfiles según roles4. Caracterización del Proceso aprobada.
1. Romper la cadena de custodia de la carpeta del predio, incumpliendo así
las instrucciones de cuidado y archivo los
expedientes a cargo del área social y predial.
Manipular y/o alterar la
documentación contenida en los
expedientes prediales por
parte de usuarios o personas internas o
externas del IDU, para
favorecer un tercero
1. Perdida de documentos que
hacen parte de un expediente.
2. Alteración o falsedad de
documentos de un expediente.
3. Reprocesos.
4. Vencimientos de términos
5. Demandas
6. Retrasos en la entrega de los
predios afectados
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1. Aplicación de la lista de chequeo de la entrega de carpetas de adquisición predial y social que permite guardar la trazabilidad del expediente.
2. Digitalización de cada documento producido en el proceso de gestión predial una vez firmados los documentos por la Directora de Predios.
3. Actualización de documentos digitales por expediente y por RT que cubra los cuatro componentes sociales (social, jurídico, inmobiliario y económico), en la carpeta compartida DTDP.
4. Alimentación del tablero de control que permite realizar seguimiento a los proyectos
5. Trasferencias documentales al archivo central.
5B
AJA
1. Verificación de la documentación de los expedientes por parte del articulador garantizando la completitud de la misma.
1. FO-GP-23 lista chequeo expedientes gestión social2. FO-GP-16 lista chequeo para la entrega de carpetas adquisición predial3. Carpeta Virtual
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantienen las causasRiesgo: Se mantiene el RiesgoConsecuencias: Se mantienen las consecuenciasControles: Se mantienen los controlesAcciones asociadas: Se mantienen las acciones asociadasIndicadores: Se mantienen y se actualizan los numeradores a corte a 31 de agosto. (# de listas de chequeo
aplicadas en expedientes / # de expedientes del proyecto) * 100%
= 2236 listas de chequeo / 2236 RT * 100% = 100%
Se toma como soporte la información del tablero de control de los 24 proyectos que actualmente se encuentran en ejecución en la DTDP.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 90 Vo.Bo:
IDENTIFICACIÓN MONITOREO Y REVISIÓN
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Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s):
ÁREA NOMBRES CARGO FIRMA
DIRECCIÓN TÉCNICA DE PREDIOS MARIA DEL PILAR GRAJALES RESTREPO DIRECTORA TÉCNICA DE PREDIOS
RAFAEL EDUARDO ABUCHAIBE LOPEZ SUBDIRECTOR GENERAL
1. Por beneficiar a un tercero.
2. Por soborno de un tercero.
3. Manipulación de la información.
4. Acuerdos entre el contratista y el funcionario
IDU.
5. Acuerdos entre contratistas y grupo
social.
Alterar y/o modificar de la
información levantada en el Censo Social
para dar beneficio a un
particular.
1. Demoras en el cumplimiento de los tiempos previstos
para el reasentamiento
integral de la población afectada.
2. Reprocesos.
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1. Elaboración precisa del censo socioeconómico.
2. Verificación de la información por parte de los articuladores tanto en
campo como en la Entidad.
3. Seguimiento a la Unidad Social
5B
AJA 1. Fichas Censales
2. Resolución de Cierre
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantienenRiesgo: Se mantiene el RiesgoConsecuencias: Se mantienen las ConsecuienciasControles: Se mantienen los mismos.Acciones asociadas:Se mantienenIndicadores:Se mantiene y se actualizan los indicadores a corte del 31 de agosto
(No. de fichas censales verificadas y aprobadas en el período / No. de fichas censales realizadas al período) * 100% =
1778/1778*100% = 100%
Se soporta el indicador en las fichas censales que se han adelantado en el año y los proyectos que fueron aprobados y verificados :
* PROYECTO MUTIS 110* PROYECTO MUTIS 116* PROYECTO AV. LAUREANO GÓMEZ *PROYECTO TINTAL 1316 PROYECTO CARACAS 76PROYECTO SEPTIMA 160
OBSERVACIONES:JUSTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ELIMINADOS:
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO URBANO
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 91 Vo.Bo:
FORMATO FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN31/08/2017
FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: EJECUCIÓN DE OBRAS
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
Realizar seguimiento a la ejecución de los proyectos del sistema vial, de transporte y espacio público, de acuerdo con las características de diseño para construir las obras definidas en el plan de desarrollo y cumplir
la misión del IDU.
ANÁLISIS (Riesgo
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ACCIONES DE MONITOREO
1. Que la interventoría no ejerce el debido control y seguimiento a la elaboración y/o ajuste de estudios y diseños requeridos en el etapa
de ejecución de obra.2. Que los diseños iniciales no se ajustan a la realidad del proyecto.3. Solicitud de nuevas obras en la etapa de ejecución de obras por
parte de las ESP y otras entidades.
Uso indebido del poder para la aprobación por parte del
interventor en la elaboración y/o ajuste de estudios y
diseños sobredimensionados por parte del constructor en la etapa de ejecución de obras.
1. Estudios y diseños sobredimensionados generando
sobrecostos en las obras y la necesidad de realizar
modificaciones contractuales (prórrogas, suspensiones,
adiciones, mayores cantidades, ítems no previstos.)
2. Detrimento patrimonial.3. Que no se ejecuten la totalidad
de las metas físicas contempladas en el proyecto.4. Desfinanciacion de otros
proyectos por la necesidad de nuevos recursos.
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1. Aplicación del Manual de Interventoría y/o Supervisión de
contratos.2. Aplicación del procedimiento Cambio de Estudios y Diseños
aprobados en etapa de Construcción y/o Conservación"
3. aplicación de la guía "Coordinación IDU, ESP y TIC EN
PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA DE
TRANSPORTE"
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1. Oficios y documentos Técnicos de aprobación de
Cambios de Estudios y Diseños por parte de los
Interventores en Etapa de Ejecución de Obras.
2. Memorando dirigido a la DT de Proyectos, solicitando revisión a las modificaciones
presentadas por el Interventor.
3. Actas de competencias de pago debidamente suscritas
por las ESP.
1. Comunicaciones oficiales y/o informes de Interventoría
Nota. El Control de los productos de Estudios y
Diseños es ejercido por la DT de Proyectos.
2. Acta de competencia de pago debidamente suscritas
por las ESP
Causas: Se mantienen la mismas.Riesgo: Se elimina la consecuencia de "entrega tardía de las obras."Consecuencias: Se mantienen las mismas.Controles: Se mantienen los mismos. Acciones asociadas: Se mantienen las mismas D
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N° diseños modificados aplicando el Procedimiento PR-DP-080 / N° de diseños modificados en la etapa de construcción.
No se presento modificaciones a los estudios y Diseños en etapa de construcción en este periodo.
1. Que la interventoría no ejerce el debido control y seguimiento a la
inversión del anticipo
Que por extralimitación u omisión por parte de la
interventoría y/o contratista y/o supervisión del contrato, se dé
mal uso por parte del contratista de los dineros girados por concepto de
anticipo, con el fin de favorecer un tercero.
1. Desfinanciación del contrato, incumplimiento del objeto
contractual2. Mala imagen hacia el IDU por
parte de la ciudadanía, los medios de comunicación y partes
interesadas3. Sanciones a los contratistas e
interventores y Supervisores4. Detrimento patrimonial
5. Peculado por apropiación y/o destinación.
6. Retrasos en la Ejecución del contrato.
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1. Aplicación del Manual de Interventoría y/o Supervisión de
contratos.2. Formato Plan de Inversión del
Anticipo.3. Aplicación de la guía de pago a
terceros. 4. Exigir las Pólizas de
cumplimiento de los contratos.5. Utilización de los mecanismos
de Fiducia.6. Aplicar lo establecido en los
Contratos (valores y condiciones de pago y amortización del
anticipo).
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1. Oficio de Aval del plan de inversión del anticipo por
parte de la coordinación del contrato.
2. Verificación y seguimiento de la
amortización del anticipo, por parte de la Interventoría y/o
coordinador.3. Utilización de la Fiducia
para la administración, control y manejo de los
desembolsos de anticipo
1. Oficios de aprobación de la interventoría de los
informes de plan de manejo del anticipo.
2. Formato Plan de Inversión del Anticipo.
3. Contrato de Fiducia entre el contratista y la Fiducia.
Causas: Se mantienen la mismas.Riesgo: Se mantiene el mismo.Consecuencias: Se modifica la consecuencia 3, agregando la palabra "Supervisión" y la consecuencia "Retrasos en la Ejecución del contrato."Controles: Se incluye en el 5 la palabra "mecanismos" y se Modifica el nombre del manual de interventoría del control 1 y se elimina el código del control 2.Acciones asociadas: Se agrega la No. 3. "Utilización de la Fiducia para la administración, control y manejo de los desembolsos de anticipo"
# de contratos que amortizaron el anticipo en el periodo /# de Contratos que facturaron actas de recibo que debían amortizar el anticipo en el periodo x 100 %
5/5 x 100% = 100%
Análisis: Se da cumplimiento a lo establecido en los controles establecidos , se amortizan en el periodo anticipos en los siguientes contratos:
IDU-1300-2014, IDU-1725-2014, IDU-1828-2015, IDU-1851-2015 y IDU-889-2017
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 92 Vo.Bo:
FORMATO FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN31/08/2017
FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: EJECUCIÓN DE OBRAS
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
Realizar seguimiento a la ejecución de los proyectos del sistema vial, de transporte y espacio público, de acuerdo con las características de diseño para construir las obras definidas en el plan de desarrollo y cumplir
la misión del IDU.
ANÁLISIS (Riesgo
inherente)
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1. Que la interventoría no ejerce el debido control y seguimiento a la
elaboración de los análisis de precios unitarios No previstos que no se encuentren en la base de
Datos del IDU.2. Productos de estudios y diseños
deficientes o desactualizados.
Uso indebido del poder por parte del interventor para
aprobar Ítems no previstos por fuera de los valores del
mercado con el fin de beneficiar al contratista y/o
el mismo interventor
1. Desfinanciación del contrato.2. Disminución de las metas
físicas del proyecto3. Mala imagen hacia el IDU por
parte de la ciudadanía, los medios de comunicación y partes
interesadas4. Sanciones a los contratistas e
interventores y supervisores5. Detrimento patrimonial.
6. Incremento en el valor del contrato.
7. Desfinanciación de otros proyectos por la necesidad de
nuevos recursos
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1. Aplicación del Manual de Interventoría y/o Supervisión de
contratos 2. Listado de precios del IDU.
3. Cotizaciones.4. Aprobación de APUS por parte
de la interventoría. 5. Mesas de trabajo.
6. Manual de gestión contractual vigente.
7. comunicación de no objeción por parte del IDU de los APUS
8. Revisión de los Ítems No previstos del grupo de APU's de la
DTC
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A 1. Oficio de aprobación por parte de la Interventoría.2. Suscripción de acta de
fijación de precios.3. Revisión por parte del
grupo de profesionales de APUS.
1. Comunicaciones oficiales (Aval por parte del IDU de los
APUS No previstos)2. Formato Análisis de
Precios Unitarios.3. Formato Acta de Fijación
de Precios No Previstos.4. Cuadro de reversión de
precios.
Causas: Se mantienen la mismas.Riesgo: Se mantiene el mismoConsecuencias: Se adiciona en la consecuencia 4 "supervisión del contrato"Controles: Se adicionan "Revisión de los Ítems No previstos del grupo de APU's de la DTC"Acciones asociadas: Se adiciona "Revisión por parte del grupo de profesionales de APUS."
# de ítems no previstos que son revisados o que se encuentran en revisión / # de ítems no previstos que llegan para revisión.
406/406 x 100% = 100%
Análisis: de los 406 reportados, 201 fueron No objetados, 204 fueron devueltos y 1 se encuentra en revisión se encuentra en revisión, de acuerdo a la siguiente relación:
Av. Colombia, 17 No objetados - 29 Devueltos - TOTAL 46Av. San Antonio, 29 No objetados - 105 Devueltos – En revisión 1 TOTAL 135
Raps Carvajal, 24 No objetados - 1 Devueltos - TOTAL 25Raps Restrepo, 13 No objetados - 13 Devueltos - TOTAL 26
Raps Kennedy, 2 No objetados – TOTAL 2Tm Fase III, 1 Devuelto - TOTAL 1
Patio Garaje, 18 No objetados - TOTAL 18Cable Aéreo, 13 No objetados - TOTAL 13
Av. Ciudad de Cali, 7 No objetados - 13 Devueltos - TOTAL 20Av. Rincon Tabor, 1 Devuelto - TOTAL 1
Raps Suba, 25 No objetados - - TOTAL 25Av. Bosa, 22 No objetados - 8 Devueltos - TOTAL 30Av. Mutis, 17 No objetados - 3 Devueltos - TOTAL 20
Puente Terminal de Transporte, 5 No objetados - 7 Devueltos - TOTAL 12Av. Calle 169B, 13 Devueltos - TOTAL 13
Raps Teusaquillo, 9 No objetados - 5 Devueltos - TOTAL 14Plazoleta del concejo, 4 Devueltos - TOTAL 4
Yuste, 1 Devuelto - TOTAL 1
1. Que la Interventoría no realiza eficientemente la supervisión en
las actividades de difícil medición y verificación (como por ejemplo, la
excavación, bases, capas asfálticas)
Que por omisión o extralimitación de funciones o
de común acuerdo con el contratista el interventor
apruebe Mayores cantidades de obra injustificados con el fin de beneficiar al contratista y/o
el mismo interventor
1. Desfinanciación del contrato.2. Disminución de las metas
físicas del proyecto3. Mala imagen hacia el IDU por
parte de la ciudadanía, los medios de comunicación y partes
interesadas4. Sanciones a los contratistas e
interventores5. Detrimento patrimonial.
6. Incremento en el valor del contrato.
7. Desfinanciación de otros proyectos por la necesidad de
nuevos recursos
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1. Aplicación del Manual de Interventoría y/o Supervisión de
contratos. 2. Aplicación de la guía de pago a
terceros. 3. Aplicar lo establecido en los
Contratos.4. Manual de Gestión Contractual.
5. Acta de mayores cantidades
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1. Verificar que el acta de mayores cantidades se
encuentre aprobada por el Interventor.
1. Formato Acta de Mayores Cantidades de Obra.
Causas: Se mantienen la mismas.Riesgo: Se mantiene el mismoConsecuencias: Se mantienen las mismas.Controles: Se mantienen los mismos y se agrega el "Acta de mayores cantidades."Acciones asociadas: Se mantienen las mismas.
# de mayores cantidades de obra aprobadas por el Interventor / # de mayores cantidades de obra presentados por la interventoría x 100%
1/1 x 100%
Análisis: El 14 de junio de 2017, se suscribe el acta de mayores cantidades del contrato IDU-
1843-2014, debidamente aprobada por el Interventor.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 93 Vo.Bo:
FORMATO FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN31/08/2017
FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: EJECUCIÓN DE OBRAS
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
Realizar seguimiento a la ejecución de los proyectos del sistema vial, de transporte y espacio público, de acuerdo con las características de diseño para construir las obras definidas en el plan de desarrollo y cumplir
la misión del IDU.
ANÁLISIS (Riesgo
inherente)
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Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s):
ÁREA NOMBRES CARGO FIRMA
Subdirección General de Infraestructura Edgar Francisco Uribe Ramos Subdirector General de Infraestructura
Dirección Técnica de Construcciones Carmency Arleth Garcia Martinez Directora Técnica de Construcciones ( E )
1. Que la interventoría no ejerce el debido control y seguimiento a la ejecución reportada en las actas de recibo parcial y/o final de obra
Que por omisión o extralimitación de funciones se suscriba el acta de recibo parcial y/o final de obra, sin el debido cumplimiento de los requisitos técnicos ni contractuales, con el fin de favorecer al contratista y/o
interventor.
1. Desembolsos injustificados2. Detrimento patrimonial
3. Incumplimiento de obligaciones contractuales.
4. Mala imagen por parte del IDU al no entregar los productos a la
ciudadanía.5. Sanciones y procesos
judiciales.6. Obras inconclusas, sin
acabados.7. Calidad deficiente de las obras.
8. Aplicación de la póliza de garantía.
60E
XTR
EM
O
1. Aplicación del Manual de Interventoría y/o Supervisión de
contratos. 2. Aplicación de la guía de pago a
terceros. 3. Aplicar lo establecido en los
Contratos.4. Manual de Gestión Contractual.
5. Informes semanales y mensuales de Interventoría.
20M
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A 1. Oficio de Aprobación por parte de la Interventoría de los informes presentados para el desembolso de los pagos parciales y/o finales.
2. Aval por parte de la Supervisión para el pago de las actas parciales y/o final.
1. Formato Acta de Recibo Parcial de Obra.
2. Formato Acta de Recibo Final de Obra.
Causas: Se mantienen la mismas.Riesgo: Se mantiene el mismo.Consecuencias: Se mantienen las mismas.Controles: Se mantienen los mismos y se adicionan el Manual de Gestión Contractual y los Informes semanales y mensuales de Interventoría.Acciones asociadas: Se mantienen las mismas.
# de actas de recibo parcial y/o final tramitadas / # de actas de recibo parcial y/o final con el cumplimiento de los requisitos x 100%
96/96 x 100% = 100%
Análisis: Se realiza en el periodo la verificación de las actas de recibo parcial y/o final de los siguientes contratos:
IDU-0436-2015, IDU-05-2012, IDU-1300-2014, IDU-1320-2014, IDU-1347-2014, IDU-136-2007, IDU-1375-2013, IDU-1478-2014, IDU-1512-2014, IDU-1540-2015, IDU-1654-2014, IDU-1662-2014, IDU-1688-2014, IDU-1725-2014, IDU-1727-2014, IDU-1804-2014, IDU-1807-2014, IDU-1822-2014, IDU-1828-2015, IDU-1829-2015, IDU-1832-2013, IDU-
1836-2015, IDU-1839-2015, IDU-1840-2014, IDU-1843-2014, IDU-1843-2015, IDU-1851-2015, IDU-1852-2015, IDU-1856-2013, IDU-1864-2014, IDU-1877-2014, IDU-
1900-2014, IDU-2254-2013, IDU-420-2015, IDU-436-2015, IDU-561-2015, IDU-73-2009, IDU-75-2009, IDU-823-2013, IDU-849-2016 e IDU-889-2017.
OBSERVACIONES:JUSTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ELIMINADOS:No se elimino ninguno de los Riesgos.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 94 Vo.Bo:
+FECHA ACTUALIZACIÓN
MATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
31/08/2017FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: CONSERVACIÓN DE INFRAESTRUCTURA
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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DTM
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
EJECUTAR PROGRAMAS PARA EL MANTENIMIENTO, REHABILITACIÓN, Y RECONSTRUCCIÓN DE LA MALLA VIAL Y EL ESPACIO PÚBLICO A TRAVÉS DE LA
SUPERVISIÓN Y CONTROL DE CONTRATOS Y CONVENIOS Y REALIZAR EL CONTROL Y SEGUIMIENTO A LAS INTERVENCIONES EJECUTADAS POR TERCEROS, PARA MEJORAR
LA MOVILIDAD Y SEGURIDAD VIAL EN LA CIUDAD
ANÁLISIS (Riesgo
inherente)
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ACCIONES DE MONITOREO
1. Que los dineros del anticipo no sean utilizados
para el fin destinado
Desviación de los dineros girados
al contratista por concepto de
anticipo en los contratos de conservación
Detrimento patrimonial por pérdida de los
dineros del anticipo
Que no se cumpla con el objeto del contrato
Que se afecte la comunidad beneficiada con las obras objeto del
contrato
Se afecte la imagen de la entidad
10B
AJA
En el Manual de Interventoría numeral 6.3, Anticipo, se establecen los controles y
condiciones que se deben tener en cuenta para el control del anticipo.
5B
AJA
1. Mediante oficio, hacer énfasis a la
interventoría respecto al cumplimiento de lo
previsto para el tratamiento del
anticipo contenido en el numeral 6,3 del
Manual de Interventoría y/o Supervisión de Contratos IDU,
incluida la entrega mensual del informe
sobre inversión y buen manejo del
anticipo observando los requisitos de que trata el numeral antes
mencionado
2. Revisar mensualmente los
informes de anticipo remitidos por la
interventoría, con el ifn de verificar el
cumplimiento de los indicado en el
numeral 6.3 del Manual de
Interventoría y/oSupervisió de
contratos IDU, versión 4
*Minuta del contrato
*Manual de Interventoría
y/o Supervisión de Contratos
del IDU
*Informe mensual de Inversión y
buen manejo del anticipo
*Oficios remitdos
Indique los ajustes realizados en:
Causas: No presenta modificaciones.
Riesgo: No presenta modificaciones.
Consecuencias: No presentan modificaciones.
Controles: No presentan modificaciones.
Acciones asociadas: No presentan modificaciones, se ajusta la redacción del
indicador.
1. No. de informes de anticipo no objetados / No. de informes de los contratos para los cuales aplica el
manejo del anticipo
12 informes no objetados/ 21 informes recibidos
Cumplimiento indicador: 57%
Durante el periodo de monitoreo se recibieron 21 informes de anticipo, los cuales, en desarrollo de las
actividades de seguimiento y supervisión que adelanta la DTM, fueron revisados y objetados aquellos que no cumplieron con los requisitos
previstos, particularmente por presentar observaciones respecto a su presentación y
contenido; se solicitó a las respectivas interventorías realizar los ajustes necesarios a los informes
objetados
2. Que la interventoría no ejerza un adecuado
seguimiento y control a la inversión y buen manejo del
anticipo
1. Precios unitarios no previstos estructurados por
contratista e interventoría con fines fraudulentos
Sobrecostos en actividades del
contrato de obra para beneficio del contratista.
Ejecución de meta física menor a la previta
Detrimento patrimonial
Afectación a la comunidad beneficiada
al no ejecutarse la totalidad de la obra
prevista
40A
LTA
En el Manual de Interventoría y Manual de Gestión Contractual se establece el procedimiento a seguir al pactar precios no previstos o precios adicionales a las pactados contractualmente, con lo que se busca controlar y obtener racionalidad en dichos precios.El control es efectuado por el interventor quien como parte de sus obligaciones debe revisar, validar y aprobar el APU no previsto para ser presentado al IDU. (formato APU, aprobado por la Interventoría)Se cuenta con los precios contractuales los cuales son inmodificables durante el desarrollo del contratoLa supervisión verifica que los precios no previstos aprobados por la interventoría cumplan ,entre otros, con los siguientes requisitos:-Que no supere el precio de referencia IDU -En caso que lo supere, que este debidamente justificado-Que no sea un precio producto del fraccionamiento de actividades -Que el precio realmente aplique para la obra que se ejecutaQue no corresponda a un precio contractual y no tenga ninguna equivalencia técnica con los mismosSe realizan comités semanales para seguimiento al contrato de obra que incluyen recorridos a los frentes en ejecución, lo que permite a la DTM a través de la supervisión, ejercer alguna verificación aunque macro sobre las actividades que se realizan.
10B
AJA
1. La DTM continuará implementando y
actualizando la base de datos con los
precios no previstos surgidos en los
contratos a cargo, con el fin de ejercer
control, específicamente la unificación de los
mismos
2. La DTM, mediante memorando enviado
mensualmente, remitirá a la DTE los precios no previstos
que surjan en los contratos a cargo con
el fin que la citada dependencia, como
parte de la gestión de precios que realiza, evalué la pertinencia de incorporarlos en la
base de precios oficiales de la
entidad.
3. A través de oficio se hará énfasis a las
interventorías que justifiquen
plenamente los nuevos precios presentados de
acuerdo a lo establecido en los
documentos contractuales.
4. La DTM hace presencia en obra con personal de apoyo a la supervisión, que a través de recorridos
y mediante inspección visual verifique los frentes de obra en
ejecuciónefectuando los
respectivos informes
.
5. A través de oficio hacer énfasis a la
Interventoría que las cantidades de obra
sean determinadas y aprobadas de manera previa al inicio de la
actividad.
*Documentos contractuales
*Manual de Interventoría
*Manual de Gestión
contractual
*Formato APU diligenciado y aprobado por Interventoría
*Actas de seguimiento al
contrato.
* Informe semanal de Interventoría
*Informe mensual de supervisión
*Oficios remitidos
*Memorandos remitidos
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se ajusta la redacción de la segunda
causa relacionada.
Riesgo: No presenta modificaciones.
Consecuencias: No presenta modificaciones.
Controles: Se efectúa ajuste en la descripción del último
control relacionado.
Acciones asociadas: Se mantienen las acciones, se
ajusta la redacción del indicador.
1. No. de APUs No Previstos no objetados / No. de APUs No Previstos aprobados por la interventoría
recibidos
122 APUs NP no objetados /288 APUs NP recibidos
Cumplimiento indicador: 42%
En cumplimiento a la acción de mejora durante el periodo que se reporta y en desarrollo de las actividades de seguimiento y supervisión que
adelanta la DTM, fueron revisados 288 APUs NP aprobados y remitidos por la interventoría, de los
cuales se encuentran no objetados 122. Los demás APU NP fueron objeto de observaciones por el área, por lo que se remitió a las interventorías
respectivas las observaciones encontradas, con el propósito que adelantaran la revisión y ajuste.
2. Eliminación del % de piso en los procesos de
selección, lo que limita el control que ejercía la
Entidad orientado a evitar que los licitantes presenten en sus propuestas precios
artificialmente bajos, lo que puede conducir a
propuestas con precios muy bajos que no correspondan
a la condiciones del mercado, lo que conlleva a
que quien suscriba la minuta del contrato, luego
acuda a acciones tales como pretender generar
precios no previstos altos y posibles reconocimientos
argumentando supuesto desequilibrio económico
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 95 Vo.Bo:
+ FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN31/08/2017
FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: CONSERVACIÓN DE INFRAESTRUCTURA
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
EJECUTAR PROGRAMAS PARA EL MANTENIMIENTO, REHABILITACIÓN, Y RECONSTRUCCIÓN DE LA MALLA VIAL Y EL ESPACIO PÚBLICO A TRAVÉS DE LA
SUPERVISIÓN Y CONTROL DE CONTRATOS Y CONVENIOS Y REALIZAR EL CONTROL Y SEGUIMIENTO A LAS INTERVENCIONES EJECUTADAS POR TERCEROS, PARA MEJORAR
LA MOVILIDAD Y SEGURIDAD VIAL EN LA CIUDAD
ANÁLISIS (Riesgo
inherente)
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2. Eliminación del % de piso en los procesos de
selección, lo que limita el control que ejercía la
Entidad orientado a evitar que los licitantes presenten en sus propuestas precios
artificialmente bajos, lo que puede conducir a
propuestas con precios muy bajos que no correspondan
a la condiciones del mercado, lo que conlleva a
que quien suscriba la minuta del contrato, luego
acuda a acciones tales como pretender generar
precios no previstos altos y posibles reconocimientos
argumentando supuesto desequilibrio económico
Sobrecostos en actividades del
contrato de obra para beneficio del contratista.
Ejecución de meta física menor a la previta
Detrimento patrimonial
Afectación a la comunidad beneficiada
al no ejecutarse la totalidad de la obra
prevista
40A
LTA
En el Manual de Interventoría y Manual de Gestión Contractual se establece el procedimiento a seguir al pactar precios no previstos o precios adicionales a las pactados contractualmente, con lo que se busca controlar y obtener racionalidad en dichos precios.El control es efectuado por el interventor quien como parte de sus obligaciones debe revisar, validar y aprobar el APU no previsto para ser presentado al IDU. (formato APU, aprobado por la Interventoría)Se cuenta con los precios contractuales los cuales son inmodificables durante el desarrollo del contratoLa supervisión verifica que los precios no previstos aprobados por la interventoría cumplan ,entre otros, con los siguientes requisitos:-Que no supere el precio de referencia IDU -En caso que lo supere, que este debidamente justificado-Que no sea un precio producto del fraccionamiento de actividades -Que el precio realmente aplique para la obra que se ejecutaQue no corresponda a un precio contractual y no tenga ninguna equivalencia técnica con los mismosSe realizan comités semanales para seguimiento al contrato de obra que incluyen recorridos a los frentes en ejecución, lo que permite a la DTM a través de la supervisión, ejercer alguna verificación aunque macro sobre las actividades que se realizan.
10B
AJA
1. La DTM continuará implementando y
actualizando la base de datos con los
precios no previstos surgidos en los
contratos a cargo, con el fin de ejercer
control, específicamente la unificación de los
mismos
2. La DTM, mediante memorando enviado
mensualmente, remitirá a la DTE los precios no previstos
que surjan en los contratos a cargo con
el fin que la citada dependencia, como
parte de la gestión de precios que realiza, evalué la pertinencia de incorporarlos en la
base de precios oficiales de la
entidad.
3. A través de oficio se hará énfasis a las
interventorías que justifiquen
plenamente los nuevos precios presentados de
acuerdo a lo establecido en los
documentos contractuales.
4. La DTM hace presencia en obra con personal de apoyo a la supervisión, que a través de recorridos
y mediante inspección visual verifique los frentes de obra en
ejecuciónefectuando los
respectivos informes
.
5. A través de oficio hacer énfasis a la
Interventoría que las cantidades de obra
sean determinadas y aprobadas de manera previa al inicio de la
actividad.
*Documentos contractuales
*Manual de Interventoría
*Manual de Gestión
contractual
*Formato APU diligenciado y aprobado por Interventoría
*Actas de seguimiento al
contrato.
* Informe semanal de Interventoría
*Informe mensual de supervisión
*Oficios remitidos
*Memorandos remitidos
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se ajusta la redacción de la segunda
causa relacionada.
Riesgo: No presenta modificaciones.
Consecuencias: No presenta modificaciones.
Controles: Se efectúa ajuste en la descripción del último
control relacionado.
Acciones asociadas: Se mantienen las acciones, se
ajusta la redacción del indicador.
1. No. de APUs No Previstos no objetados / No. de APUs No Previstos aprobados por la interventoría
recibidos
122 APUs NP no objetados /288 APUs NP recibidos
Cumplimiento indicador: 42%
En cumplimiento a la acción de mejora durante el periodo que se reporta y en desarrollo de las actividades de seguimiento y supervisión que
adelanta la DTM, fueron revisados 288 APUs NP aprobados y remitidos por la interventoría, de los
cuales se encuentran no objetados 122. Los demás APU NP fueron objeto de observaciones por el área, por lo que se remitió a las interventorías
respectivas las observaciones encontradas, con el propósito que adelantaran la revisión y ajuste.
3. Que la interventoría apruebe y pague
cantidades de obra no ejecutadas aprovechando
actividades no cuantificables visualmente.
El contratista debe informar de forma previa las actividades y cantidades de obra a realizar, basado en un diagnóstico y en las condiciones encontradas en terreno.Con base en ello el Interventor realiza los balances del contrato para verificar el alcance de los recursos, teniendo en cuenta el análisis de los especialistas. Así mismo, revisa, cuantifica las cantidades, aprueba y autoriza el pago.Se llevan a cabo comités de seguimiento y recorridos de obra a través de los cuales la supervisión verifica los frentes de obra en ejecución y las actividades que se realizan, lo que le permite llevar control macro sobre las actividades que se pagan en cada período.
4. Por eventuales acuerdos entre los contratistas de
obra y los interventores y/o la supervisión
- Para el pago de las cuentas de los contratos de obra e interventoría, además de los requisitos establecidos en el Manual de Interventoría y/o Supervisión de Contratos del IDU y en la Guía Pago a Terceros del IDU, se debe verificar el cumplimiento del plan de calidad (Plan de Inspección de Ensayos) y adelantar la revisión de los respectivos ensayos de laboratorio, en cuanto a que sus resultados se encuentren dentro del rango que las especificaciones técnicas definen o en su defecto, la inclusión del concepto del especialista de interventoría que soporta la aprobación de los mismos por parte de la interventoría.- Indicar a las interventoría y contratista de obra mediante oficio, que las actas de recibo parcial de obra deberán remitida al IDU con la información que constiutya un debido soporte de las mismas
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 96 Vo.Bo:
+ FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN31/08/2017
FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: CONSERVACIÓN DE INFRAESTRUCTURA
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
EJECUTAR PROGRAMAS PARA EL MANTENIMIENTO, REHABILITACIÓN, Y RECONSTRUCCIÓN DE LA MALLA VIAL Y EL ESPACIO PÚBLICO A TRAVÉS DE LA
SUPERVISIÓN Y CONTROL DE CONTRATOS Y CONVENIOS Y REALIZAR EL CONTROL Y SEGUIMIENTO A LAS INTERVENCIONES EJECUTADAS POR TERCEROS, PARA MEJORAR
LA MOVILIDAD Y SEGURIDAD VIAL EN LA CIUDAD
ANÁLISIS (Riesgo
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1. Presunta aprobación de vales por parte del
Administrador del patio sin el ingreso o egreso del
material de fresado al patio trancitorio, lo anterior con
fines fraudulentos
Pérdida de material de
fresado
Detrimento patrimonial
Posible afectación de obras
Pérdida de imagen institucional
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En la actualidad, (a partir del 1/03/2017), la adminitración del patio de fresado esta siendo adelantada a través de un contrato de interventoría . Se efectúa el control del volumen del material, tanto el que entra como el de salida, labor que se realiza
durante las 24 horas del día.Las diferentes interventorías de los
contratos IDU en cuyos frentes de obra se genera el material de fresado, emiten informes con relación al material de
fresado generado, el reutilizado en la misma obra, el entregado al patio de acopio transitorio y el entregado a otras
obras.La DTM, a través de Coordinador,
efectúa la gestión pertinente entre los diferentes actores y particularmente el
control del material con base en la información recibida de la interventoría
que administra el patio y los informes de las interventorías de los contratos de obra. Existe verificación de vehículos
autorizados para traslado o retiro de material del patio, en cuanto a numero de
placa, tipo de vehículo, nombre del conductor que lo opera y PIN de la
Secretaría de Ambiente.
5B
AJA
1. Continuar con la Implementación del Manual de Fresado
adoptado
*Documentos contractuales del
contrato de interventoría
*Protocolo que contiene el
procedimiento a seguir en lo que respecta al tema de fresado al cual
se acogen las alcaldías locales,
contratistas de obra,
interventores y el mismo IDU
*Vales generados tanto de ingreso como de salida
del material
*Certificaciones e informes de las interventorías de cada contrato de
obra
Indique los ajustes realizados en:
Causas: No presenta modificaciones.
Riesgo: No presenta modificaciones.
Consecuencias: No presenta modificaciones.
Controles: No presenta modificaciones..
Acciones asociadas: No presenta modificaciones.
1. Verificación del volumen de ingreso y retiro del material de fresado y expedición de certificación / volumen de material de ingreso y retiro reportado
para certificación
16392 m3 / 16392 m3
Cumplimiento indicador: 100%
Mediante resolución 26700 del 15 de abril de 2015, la Entidad adopta el manual para la supervisión,
control, manejo y operación de los sitios de almacenamiento transitorio de pavimento asfáltico
fresado - SATPAF, versión 1.0.
En consecuencia, actualmente se cuenta con un documento oficial que compila los lineamientos de
seguimiento y control del uso y disposición del material de pavimento asfáltico fresado generado en el desarrollo de los contratos a cargo de la entidad, por lo que se continuará con la aplicación de dichos lineamientos, Este manual respalda las acciones y
decisiones tomadas frente a la expedición de certificaciones relacionadas con el retiro e ingreso
del material al patio.
2. No. informes periódicos de interventoría recibidos que cuenten con los registros relacionados con la gestión de fresado / No. de informes periódicos de
interventoría recibidos.
21 informes con registros relacionados con la gestión de fresado / 23 informes periódicos de
interventoría recibidos que requieran incluir registros relacionados con la gestión de fresado
Cumplimiento indicador: 91%
En cumplimiento a la acción de mejora durante el periodo que se reporta y en desarrollo de las actividades de seguimiento y supervisión que
adelanta la DTM, se verificó que los informes de interventoría radicados contaran con los registros
relacionados con la gestión de fresado, en aquellos casos que aplicaba.
Es importante mencionar que los 21 informes cuentan con los registros relacionados con la gestión
de fresado, sin embargo, en el caso de los 2 restantes para los cuales también aplica, aún no se ha obtenido la versión definitiva de dichos informes por lo cual no se encuentran aprobados por el IDU
2. Por presunto acuerdo entre el contratista e interventor para reportar parcialmente, o no reportar el material resultante del fresado cuando se recicla en la misma obra,
2. se mantendrá el coordinador y
personal de apoyo necesario, quienes
adelantan la labor de seguimiento y control
a las actividades ejecutadas por el administrador del
patio que almacena el material de fresado
3. Se mantendrá el control por parte de
las interventorías sobre el material que
se genera en las obras objeto de cada contrato (el reutilizado en la miisma obra, el entregado al patio, de acopio y el entregado
a otras obras)
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 97 Vo.Bo:
+FECHA ACTUALIZACIÓN
MATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
31/08/2017FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: CONSERVACIÓN DE INFRAESTRUCTURA
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
EJECUTAR PROGRAMAS PARA EL MANTENIMIENTO, REHABILITACIÓN, Y RECONSTRUCCIÓN DE LA MALLA VIAL Y EL ESPACIO PÚBLICO A TRAVÉS DE LA
SUPERVISIÓN Y CONTROL DE CONTRATOS Y CONVENIOS Y REALIZAR EL CONTROL Y SEGUIMIENTO A LAS INTERVENCIONES EJECUTADAS POR TERCEROS, PARA MEJORAR
LA MOVILIDAD Y SEGURIDAD VIAL EN LA CIUDAD
ANÁLISIS (Riesgo
inherente)
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1. Que el interventor y/o el contratista realicen pagos
por trámites y/o aprobaciones a su personal y/o especialistas para que
acepten y reciban obras sin la totalidad de los requisitos establecidos, manipulando
y/o alterando documentación para tal fin.
Recibo de actividades del
contrato de obra sin el
cumplimiento de los requisitos técnicos y de calidad por
acuerdo entre contratista e interventor
Detrimento patrimonial
Afectación en la calidad de las obras
Afectación a la comunidad beneficiada por reprocesos o daño prematuro de las obras
40A
LTA
El interventor del contrato es el primer control para asegurar que se suscriban
todos los documentos que dan cuenta del cumplimiento de las condiciones
establecidas para el recibo de las obras.Existe formato IDU para recibo de obra.
Este es revisado y aprobado por la Interventoría del contrato.
El recibo de obra debe realizarse conforme lo descrito en el Manual de
Interventoría.Se realizan comités semanales para seguimiento al contrato de obra que incluyen recorridos a los frentes en
ejecución, lo que permite a la DTM a través de los profesionaels de apoyo a la supervisión, ejercer alguna verificación
aunque macro sobre las actividades que se realizan.
Previo al recibo final se realizan recorridos de obra por parte de la superivisión
realizando inspección visual, requiriendo corrección de no conformidades por
calidad de las obras.Se cuenta con pólizas de establidad y
calidad de obra.
5B
AJA
1. La DTM hace presencia en obra con personal de apoyo a la supervisión, que a través de recorridos
y mediante inspección visual verifique los frentes de obra en
ejecuciónefectuando los
respectivos informes
* Informe mensual de interventoría
* Manual de Interventoríamanual de
Gestión Contractual
* Acta de Recibo Parcial
De obra
* Acta de Recibo Final de
Obra
*Oficios remitidos
1. No. de ensayos de laboratorio remitidos en el informe mensual de interventoría en cumplimiento al
Plan de Calidad del contratista de obra e interventoría no objetados / No. de ensayos de laboratorio remtidos en el informe periodico de
interventoría en cumplimiento al Plan de Calidad del contratista de obra e interventoría recibidos
2058 ensayos de laboratorio no objetados /2331 ensayos de laboratorio remitidos
Cumplimiento indicador: 88%
En cumplimiento a la acción de mejora durante el periodo que se reporta y en desarrollo de las actividades de seguimiento y supervisión que
adelanta la DTM, se verifico que los ensayos de laboratorio remitidos cumplieran con los rangos de resultado y periodicidad definidos en los planes de
calidad aprobados. Para quellos que no cumplian se requirió a las interventorías adelantar la revisión y
verificación respectiva
2. No. de Planes de Calidad de obra e interventoría no objetados / No. Planes de Calidad de obra e
interventoría recibidos de los contratos en ejecución
2 planes de calidad no objetados / 7 planes de calidad recibidos
Cumplimiento indicador: 29%
En cumplimiento a la acción de mejora durante el periodo que se reporta y en desarrollo de las actividades de seguimiento y supervisión que adelanta la DTM, se verifico que los planes de
calidad cumplieran con los requisitos necesarios para el aseguramiento de la calidad de las obras
ejecutadas por el contratista de obra, de acuerdo a los requerimientos de las normas técnicas. Para
aquellos que no cumplían se requirió a las interventorías efectuar los ajustes correspondientes
De otro lado, en cumplimiento de la acción No. 2, durante el período que se reporta se remitieron a las
interventorías los oficios Nos. 20173660491431, 20173660491291, 20173660510131,
20173560454551 y 20173560489651 haciendo énfasis sobre la importancia del control que debe
hacer la interventoría en los procesos constructivos y calidad de las obras
2. Que la Interventoría avale y apruebe procesos
constructivos y/o ensayos de laboratorio deficientes
y/o que nunca fueron realizados por el contratista, manipulando y/o alterando documentación para tal fin.
2, A través de oficio, La DTM hará énfasis
a la interventoría, efectuar las
verificaciones que garanticen que las obras ejecutadas
cumplan con el lleno de los requisitos
técnicos y de calidad.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 98 Vo.Bo:
+FECHA ACTUALIZACIÓN
MATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
31/08/2017FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: CONSERVACIÓN DE INFRAESTRUCTURA
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
EJECUTAR PROGRAMAS PARA EL MANTENIMIENTO, REHABILITACIÓN, Y RECONSTRUCCIÓN DE LA MALLA VIAL Y EL ESPACIO PÚBLICO A TRAVÉS DE LA
SUPERVISIÓN Y CONTROL DE CONTRATOS Y CONVENIOS Y REALIZAR EL CONTROL Y SEGUIMIENTO A LAS INTERVENCIONES EJECUTADAS POR TERCEROS, PARA MEJORAR
LA MOVILIDAD Y SEGURIDAD VIAL EN LA CIUDAD
ANÁLISIS (Riesgo
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1. Que no se remitan soportes de dedicación y vinculación, tales como
contratos, pagos al SGSSS, acta de comit[e y/o
recorrido, conceptos firmados, entre otros.
Que en los pagos efectuados a
contratistas e interventores se
contemple el personal que no haya cumplido
los requisitos de dedicación
previstos para el contrato y/o que el personal de la
interventoría y contratista de
obra se encuentre
vinculado a proyectos IDU con más del
100% de dedicación
Detrimento patrimonial
Afectación en la calidad de las obras
40A
LTA
Se cuenta con los documentos contractuales que contienen las obligaciones de contratista e interventor en cuanto a dedicaciones del personal.
El Interventor es el primer control con el objeto de verificar que el personal del contratista cumple con las dedicaciones pactadas.
10B
AJA
1, Hacer gestión entre coordinadores y
administradores SIAC en conjunto las dependencias ejecutoras o
misionales y STRT, con la finalidad de
actualizar las bases de datos de
profesionales y su dedicación en contratos IDU
2. A través de oficio hacer énfasis a la interventoría, que
como parte del Informe Mensual de que trata el numeral
6.2.2.3 del Manual de Interventoría y/o Supervisión de
Contratos del IDU, se indique en detalle
las actividades realizadas por contratista e
interventoría a que se refiere el punto
3.8 - Contenido Informe Mensual ,
página 40 del citado manual.
*Documentos contractuales
*Manual de interventoría y/o supervisión de contratos IDU
*Oficios remitidos
*Memorandos remitidos
Indique los ajustes realizados en:
Causas: No presenta modificaciones.
Riesgo: No presenta modificaciones.
Consecuencias: No presenta modificaciones.
Controles: Se ajusta la redacción del último control
relacionado.
Acciones asociadas: Se ajusta la redacción de la
segunda acción relacionada y se suprime la tercera
acción.
1. No. de registros de profesionales ingresados al aplicativo SIAC por DTM / No. de nuevos
profesionales vinculados a los contratos de obra e interventoría DTM
44 registros ingresados /44 profesionales vinculados
Cumplimiento indicador: 100%
Haciendo uso de los permisos obtenidos en SIAC se ha continuado con el ingreso en el módulo de especialistas y profesionales del mencionado
aplicativo SIAC, ingresando la información sobre los 44 profesionales y especialistas que se vincularon a los contratos en ejecución dentro del periodo de
monitoreo de la presente matriz.
Evidencias: Se cuenta con evidencias físicas de las consultas, para verificar antecedentes en
Procuraduría y % de dedicación asociada a la vinculación de cada profesionaIndicador 100%l en
los contratos para los que labora.
2. No. de presonas de la plantilla mínima de contratista de obra e interventoría que cuenta con soportes de pago al SGSSI y de cumplimiento de dedicación / No. de personal de plantilla mínima formalmente vinculados a los contratos de obra e
interventoría
789 personas de la plantilla mínima que cuentan con soporte de pago SGSSI/789 personas formalmente
vinculadas a los contratos de obra e interventoría
Cumplimiento del Indicador 100%
2. Preacuerdos entre contratistas e e interventores
La supervisión IDU lleva control sobre las hojas de vida del personal mínimo de la interventoría.
La interventoría lleva control sobre las hojas de vida del personal mínimo del contratista.
La supervisión IDU, respecto al componente SST verifica el pago del personal mínimo de la interventoría.
Con base en la información contenida en el SIAC la DTM ejerce control para que la dedicación del personal en los contratos no exceda del 100%.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 99 Vo.Bo:
+ FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN31/08/2017
FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: CONSERVACIÓN DE INFRAESTRUCTURA
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
EJECUTAR PROGRAMAS PARA EL MANTENIMIENTO, REHABILITACIÓN, Y RECONSTRUCCIÓN DE LA MALLA VIAL Y EL ESPACIO PÚBLICO A TRAVÉS DE LA
SUPERVISIÓN Y CONTROL DE CONTRATOS Y CONVENIOS Y REALIZAR EL CONTROL Y SEGUIMIENTO A LAS INTERVENCIONES EJECUTADAS POR TERCEROS, PARA MEJORAR
LA MOVILIDAD Y SEGURIDAD VIAL EN LA CIUDAD
ANÁLISIS (Riesgo
inherente)
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Acuerdo entre el contratista con profesionales de la entidad para no reportar el daño o afectación
de la infraestructura vial.
Omisión en la identificación de daños
en la infraestructura vial, favoreciendo a
terceros en el procedimiento de
seguimiento a pólizas.
* Deterioro de la infraestructura vial y espacio público de la
Ciudad* Afectación a la calidad de vida
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A 1- El procedimiento establece que la identificación de daños se realice en visita de seguimiento, a la
cual no asiste el contratista (no hay acuerdos).2- Los daños identificados se ingresan al aplicativo
SIP (tiene controles de usuario) para generar el informe de visita, que finalmente es revisado y
aprobado por el Coordinador Técnico.
5B
AJA 1- Revisiones periódicas
con muestras aleatorias.
1- Procedimiento PR-CI-03 Seguimiento
a la estabilidad y calidad de obras con póliza vigente V_5.0
Riesgo: Se mantiene el riesgo
Causas: Al revisar las causas establecidas, éstas continúan. No se identificaron nuevas causas.
Controles: Revisados los controles, estos se mantienen, se llevan a cabo y son tenidos en cuenta para las actividades relacionadas que se desarrollan en el área.
Acciones asociadas: Para el periodo analizado se revisaron seis (6) informes de visita de seguimiento, con el fin de revisar los daños encontrados de los siguientes contratos: 1. IDU-60/11 Visita de seguimiento # 8 de Junio 13 de 2017.2. IDU-138/07 Visita de seguimiento # 7 de Junio 30 de 2017.3. IDU-083/2012 Visita de seguimiento # 3 de Junio 20 de 2017.4. IDU-1669/14 Visita de seguimiento # 1 de Julio 7 de 2017.5. IDU-080/08 Visita de seguimiento # 9 de Julio 7 de 2017.6. URB-197/14 Visita de seguimiento # 5 de Julio 27 de 2017.Los soportes se encuentran en la carpeta de los contratos.
(# de revisiones periódicas con muestra aleatoria realizadas / # de revisiones periódicas con muestra aleatoria programadas)
Ejecutado: 6 / 6 = 100%
Se efectuó la revisión de seis (6) informes de visita de seguimiento acorde a lo programado, encontrando que la información recopilada en terreno fue efectivamente reportada e ingresada al aplicativo de seguimiento a pólizas, con el total de daños encontrados.
Así mismo, los seis (6) informes se encuentran firmados por el Líder de Grupo lo que confirma que fueron revisados y aprobados.
Con esto podemos evidenciar que los controles establecidos son efectivos, lo que nos permitió alcanzar el 100% de control.
Acuerdo entre el contratista y los profesionales de la entidad para
recibir las reparaciones de la infraestructura vial sin el
cumplimiento de las especificaciones técnicas
exigidas.
Ignorar el cumplimiento de especificaciones técnicas vigentes, al
momento de efectuar el recibo de reparaciones
de la infraestructura vial.
* Deterioro de la infraestructura vial y espacio público de la
Ciudad* Afectación a la calidad de vida
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1- Se realiza visita conjunta para poner en conocimiento del Contratista los daños previamente
evidenciados y se firma en terreno un Acta de Compromiso de Reparaciones (FO-AI-012) la cual
contiene los parámetros para el recibo de las reparaciones.
2- En visita de verificación de reparaciones se evalúa el cumplimiento y calidad de las
reparaciones realizadas por el contratista, dejando como evidencia el Acta de Verificación de
Reparación de Daños (FO-AI-013) firmada en terreno.
3- Los resultados obtenidos en terreno se incluyen en el aplicativo SIP para general el informe
correspondiente, que finalmente es revisado y aprobado por el Coordinador Técnico.
5B
AJA 1- Revisiones periódicas
con muestras aleatorias.
1- Procedimiento PR-CI-03 Seguimiento
a la estabilidad y calidad de obras con póliza vigente V_5.02- Especificaciones técnicas vigentes
Riesgo: Se mantiene el riesgo
Causas: Al revisar las causas establecidas, éstas continúan. No se identificaron nuevas causas.
Controles: Revisados los controles, estos se mantienen, se llevan a cabo y son tenidos en cuenta para las actividades relacionadas que se desarrollan en el área.
Acciones asociadas: Para el periodo analizado se revisaron seis (6) informes de visita de verificación de reparaciones, en donde se verifico que el recibo se realizo adecuadamente en los siguientes contratos: 1. IDU-1878/13 Visita de verificación de reparaciones # 1 de Junio 2 de 2017.2. IDU 71/12 Visita de verificación de reparaciones # 3 de Junio 28 de 2017.3. IDU-1810/13 Visita de verificación de reparaciones # 1 de Junio 16 de 2017.4. URB-138/12 Visita de verificación de reparaciones # 4 de Junio 7 de 2017.5. URB 185/14 Visita de verificación de reparaciones # 2 de Julio 27 de 2017.6. IDU-74/09 Visita de verificación de reparaciones # 5 de Julio 19 de 2017.Los soportes se encuentran en la carpeta de los contratos.
(# de revisiones periódicas con muestra aleatoria realizadas / # de revisiones periódicas con muestra aleatoria programadas)
Ejecutado: 6 / 6 = 100%
Acorde a lo programado, se efectuó la revisión de seis (6) informes de visita de verificación de reparaciones, previa verificación del acta de verificación de reparación de daños (FO-AI-013) suscrita en terreno, encontrando que efectivamente fueron reportados e ingresados al aplicativo de seguimiento a pólizas los diferentes procesos de los daños.
Así mismo, los seis (6) informes se encuentran firmados por el Líder de Grupo lo que confirma que fueron revisados y aprobados.
Con esto podemos evidenciar que los controles establecidos son efectivo, lo que nos permitió alcanzar el 100% de control.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 100 Vo.Bo:
+ FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN31/08/2017
FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: CONSERVACIÓN DE INFRAESTRUCTURA
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
CAUSAS CÓDIGO CONSECUENCIAS
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INDICADOR
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
EJECUTAR PROGRAMAS PARA EL MANTENIMIENTO, REHABILITACIÓN, Y RECONSTRUCCIÓN DE LA MALLA VIAL Y EL ESPACIO PÚBLICO A TRAVÉS DE LA
SUPERVISIÓN Y CONTROL DE CONTRATOS Y CONVENIOS Y REALIZAR EL CONTROL Y SEGUIMIENTO A LAS INTERVENCIONES EJECUTADAS POR TERCEROS, PARA MEJORAR
LA MOVILIDAD Y SEGURIDAD VIAL EN LA CIUDAD
ANÁLISIS (Riesgo
inherente)
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Acuerdo entre el titular de la licencia y los profesionales de la
entidad para recibir las recuperaciones del espacio
público intervenido con Licencia de Excavación sin el cumplimiento de las
especificaciones vigentes.
Desconocer el cumplimiento del anexo
técnico vigente al momento de recibir las
recuperaciones del espacio público
intervenido con Licencia de Excavación.
* Deterioro de la infraestructura vial y espacio público de la
Ciudad* Afectación a la calidad de vida
de los ciudadanos
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1- En el artículo tercero de la resolución que otorga la licencia de excavación establece la obligación de recuperación del espacio público cumpliendo con lo
dispuesto en la Guía GU-CI-01_versión 3.0.2- Se realiza visita de recibo de recuperaciones,
previa solicitud y cumplimiento de requisitos (Art. 4 de la Resolución que otorga la licencia) por parte del contratista, dejando como evidencia el registro
fotográfico tomado en terreno.3- Se elabora el correspondiente informe de visita (FO-AI-047) donde se establece el cumplimiento o
incumplimiento de la recuperación.
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AJA 1- Revisiones periódicas
con muestras aleatorias.
1- Guía GU-CI-01 V_3.0 Anexo técnico para la recuperación del espacio público
intervenido bajo Licencia de Excavación
2- Instructivo IN-CI-02 Expedición y recibo de obra del espacio público intervenido
con licencia de excavación V_1.0
Riesgo: Se mantiene el riesgo.
Causas: No se identificaron nuevas causas.
Controles: Los controles se siguen efectuando.
Acciones asociadas: Para el periodo analizado se revisaron ocho (8) informes de visita a espacio público intervenido con licencia, así:a. LE-126-2015 e. LE-101-2017b. LE-465-2016 f. LE-330-2016 c. LE-093-2017 g. LE-134-2017d. LE-265-2016 h. LE-106-2016La información puede ser verificada tanto en los expedientes de cada Licencia, como en los aplicativos dispuestos para tal fin en la DTAI.
(# de revisiones periódicas con muestra aleatoria realizadas / # de revisiones periódicas con muestra aleatoria programadas)
Ejecutado: 8 / 8 = 100%
Acorde a lo programado, se efectuó la revisión de ocho (8) informes de visita de recibo de reparaciones del espacio público (FO-AI-047) de licencias otorgadas en el 2015, 2016 y 2017, encontrando que en el 10% de los recibos, el beneficiario no cumplió con las especificaciones técnicas, mientras que en el restante 90% de los recibos, el beneficiario cumplió con las especificaciones técnicas.
Con esto podemos evidenciar que los controles establecidos son efectivo, lo que nos permitió alcanzar el 100% de control.
Pago a profesionales de la entidad para que otorguen el
permisos sin el cumplimiento de los requisitos exigidos.
Otorgar permisos de uso temporal del
espacio público y/o antejardines a cargo del
Instituto, sin el cumplimiento de la
totalidad de requisitos.
* Uso indebido del espacio público y/o antejardines.
* Daño del espacio público y correspondiente mobiliario
urbano.* Afectación a la calidad de vida
de los ciudadanos.
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Dentro de la Guía de tramites y servicios:1- Están establecidos los requisitos para la
ocupación temporal acorde con el Decreto 190 de 2004.
2- Se establece que la solicitud de ocupación se debe dirigir al IDU con información exigida.
3- Se establecen los documentos necesarios que debe aportar el solicitante para la expedición del
permiso.
5B
AJA 1- Revisiones periódicas
con muestras aleatorias.
1- Decreto 190-2004. En sus Art. 270 y 279
reglamenta «…normas aplicables a
los antejardines y usos temporales en los elementos que
constituyen el sistema de espacio público
construido...»1- Procedimiento PR-
CI-02 V_2.0 Expedición de
permisos de uso temporal del espacio público y antejardines
Riesgo: Se mantiene el riesgo.
Causas: No se identificaron nuevas causas.
Controles: Los controles se siguen efectuando.
Acciones asociadas: Para el periodo analizado, se revisaron ocho (8) solicitudes de uso temporal de espacio público, las cuales fueron radicadas mediante oficios 20175260341922, 20175260387042, 20175260395602, 20175260480102, 20175260481562, 20175260493292, 20175260529352 y 20175260533612.La información puede ser verificada en Orfeo.
(# de revisiones periódicas con muestra aleatoria realizadas / # de revisiones periódicas con muestra aleatoria programadas)
Ejecutado: 8 / 8 = 100%
Una vez revisadas ocho (8) solicitudes de acuerdo con lo programado, se encontró que el 62,5% cumplía con los requisitos exigidos por tanto se otorgó el permiso correspondiente para el uso temporal del espacio público, mientras que el 37,5% restante no cumplía con los requisitos exigidos para el uso temporal del espacio público, por tanto fueron negadas dichas solicitudes.
Así las cosas, se puede evidenciar que el control establecido es efectivo, lo que nos permitió alcanzar el 100% de control.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 101 Vo.Bo:
+FECHA ACTUALIZACIÓN
MATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
31/08/2017FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: CONSERVACIÓN DE INFRAESTRUCTURA
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
CAUSAS CÓDIGO CONSECUENCIAS
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INDICADOR
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
EJECUTAR PROGRAMAS PARA EL MANTENIMIENTO, REHABILITACIÓN, Y RECONSTRUCCIÓN DE LA MALLA VIAL Y EL ESPACIO PÚBLICO A TRAVÉS DE LA
SUPERVISIÓN Y CONTROL DE CONTRATOS Y CONVENIOS Y REALIZAR EL CONTROL Y SEGUIMIENTO A LAS INTERVENCIONES EJECUTADAS POR TERCEROS, PARA MEJORAR
LA MOVILIDAD Y SEGURIDAD VIAL EN LA CIUDAD
ANÁLISIS (Riesgo
inherente)
RIESGODescripción
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Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s):
ÁREA NOMBRES CARGO FIRMA
Pago a profesionales de la entidad para que otorguen la licencia de excavación sin el cumplimiento de requisitos
exigidos.
Otorgar licencias de excavación sin el
cumplimiento de la totalidad de los
requisitos.
* Deterioro de la infraestructura vial y espacio público de la
Ciudad.* Fomentar practicas indebidas
por parte de tramitadores.* Afectación a la calidad de vida
de los ciudadanos.
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1- La solicitud de Licencia de Excavación (FO-CI-02) debe radicarse en correspondencia, donde al momento de recibir efectúan un primer filtro de
verificación de documentación requerida, dejando por escrito y como parte del expediente las observaciones respecto al cumplimiento de
requisitos (formato de revisión de información).2- Una vez la solicitud es recibida por el profesional
se verifica el cumplimiento y validez de la información entregada como soporte, acorde con la
lista de chequeo establecida en el formato de solicitud (FO-CI-02).
3- Si en el momento de la revisión se encuentra documentos faltantes o que no tienen validez dentro del proceso, se requiere al solicitante
mediante Acta de observaciones y correcciones.
5B
AJA 1- Revisiones periódicas
con muestras aleatorias.
1- Decreto Nacional 1469-2010
«...reglamenta las disposiciones relativas a las
licencias urbanísticas...»
2- Procedimiento PR-CI-09 Expedición y
recibo de licencias de excavación V_5.0
Riesgo: Se mantiene el riesgo.
Causas: No se identificaron nuevas causas.
Controles: Los controles se siguen efectuando.
Acciones asociadas: Para el periodo analizado se revisaron los expedientes físicos de seis (6) tramites de expedición de licencia de excavación, así:a. LE-223-2017 e. LE-259-2017b. LE-233-2017 f. LE-267-2017c. LE-255-2017 d. LE-246-2017 La información puede ser verificada tanto en los expedientes de cada Licencia, como en los aplicativos dispuestos para tal fin en la DTAI.
(# de revisiones periódicas con muestra aleatoria realizadas / # de revisiones periódicas con muestra aleatoria programadas)
Ejecutado: 6 / 6 = 100%
Acorde a lo programado, se revisaron los expedientes físicos de seis (6) solicitudes a las cuales se les otorgo Licencia de Excavación, encontrando que en cada carpeta se encontraba la totalidad de documentos exigidos para la expedición. Se evidencio que algunas solicitudes estaban inicialmente incompletas y fueron ajustadas luego del envió del Acta de Observaciones por parte de la DTAI.
Así las cosas, se puede evidenciar que el control establecido es efectivo, lo que nos permitió alcanzar el 100% de control.
Acuerdos entre el concesionario y el profesional de la entidad, para no reportar la totalidad de costos
variables
Que se presente manipulación de los
sistemas electrónicos instalados en
parqueaderos de manera que no se
reporte la totalidad de los componentes
variables.
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A 1- El supervisor del contrato se encarga de revisar y calcular el valor que el concesionario debe
consignar mensualmente al IDU.2- Se realizan visitas de inspección a los
parqueaderos con el fin de tomar información de las bases de datos e imprimir reporte de operación, en
tiempo real por muestreo.
10B
AJA 1- Revisiones periódicas
aleatorias Vs. Informe del Concesionario.
1- Contratos de concesión de parqueaderos
vigentes2- Instructivo IN-CI-03
Supervisión de contratos de concesión de
parqueaderos V_1.0
Riesgo: Se mantiene el riesgo.
Causas: No se identificaron nuevas causas.
Controles: Los controles se siguen efectuando.
Acciones asociadas: Para el periodo analizado se realizaron veintidós (22) visitas de recolección de información a través de las cuales se pudieron confirmar los reportes presentados por el Concesionario en el Informe Mensual.La información puede ser verificada en Orfeo y en los expedientes del contrato en la DTAI.
(# de revisiones periódicas aleatorias realizadas / # de revisiones periódicas aleatorias programadas)
Ejecutado: 24 / 24 = 100%
Acorde a lo programado, se efectuaron veintidós (22) revisiones en las cuales se comparó la información de la base de datos del concesionario contra el informe mensual, lo que permitió determinar la veracidad de las cifras reportadas.
Con esto podemos evidenciar que el control establecido es efectivo, lo que nos permitió alcanzar el 100% de control.
OBSERVACIONES GENERALES DEL MONITOREO:
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 102 Vo.Bo:
+FECHA ACTUALIZACIÓN
MATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
31/08/2017FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: CONSERVACIÓN DE INFRAESTRUCTURA
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
CAUSAS CÓDIGO CONSECUENCIAS
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INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
EJECUTAR PROGRAMAS PARA EL MANTENIMIENTO, REHABILITACIÓN, Y RECONSTRUCCIÓN DE LA MALLA VIAL Y EL ESPACIO PÚBLICO A TRAVÉS DE LA
SUPERVISIÓN Y CONTROL DE CONTRATOS Y CONVENIOS Y REALIZAR EL CONTROL Y SEGUIMIENTO A LAS INTERVENCIONES EJECUTADAS POR TERCEROS, PARA MEJORAR
LA MOVILIDAD Y SEGURIDAD VIAL EN LA CIUDAD
ANÁLISIS (Riesgo
inherente)
RIESGODescripción
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ACCIONES DE MONITOREO
SGI EDGAR FRANCISCO URIBE RAMOS Subdirector General de Infraestructura
DTM OSCAR RODOLFO ACEVEDO CASTRO Director Técnico de Mantenimiento (E)
DTAI GUSTAVO MONTAÑO RODRIGUEZ
OBSERVACIONES GENERALES DEL MONITOREO:
Director Técnico de Administración de Infraestructura
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 103 Vo.Bo:
FORMATOFECHA ACTUALIZACIÓN
MATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
31/08/2017FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
Estructurar, adelantar, orientar y acompañar la gestión precontractual y contractual, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, para el éxito de los procesos institucionales.AN
ÁLISIS (Riesgo inherente)RIESGO
Descripción
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Falta de idoneidad y/o desconocimiento de procedimientos y normas por parte servidores públicos (Personal de planta y contratistas de prestación de servicios) que permiten injerencia indebida de terceros en desarrollo de los proceso de selección.
C.GC.01
Que por acción u omisión en la
aplicación de los procedimientos
y/o inobservancia de las
competencias y funciones
establecidas en la entidad y/o por
uso indebido del poder se adelanten
procesos de selección
direccionados para favorecer a
un particular
1. Detrimento Patrimonial2. Investigaciones disciplinarias, fiscales y/o penales3. Necesidades no satisfechas4. Mala imagen de la entidad ante la comunidad5. No ejecución del contrato6. Acciones judiciales en contra del instituto.7. Incumplimiento de las obligaciones contractuales.8. Perdida de confianza y credibilidad ante la comunidad y partes interesadas.
10B
AJA
1. Comité de contratación del IDU.2. Pliegos modelo por modalidad de selección, estructurados por DTPS - SGJ, aprobados por Comité de contratación y divulgados a través de intranet, que incluyen la aplicación de una fórmula aleatoria que puede depender de índices definidos por el mercado bursátil, con el fin de establecer el orden de elegibilidad en la etapa de evaluación de las ofertas en la licitaciones públicas adelantadas por el Instituto.3. Procedimientos documentados para los tipos de contratación.4. Capacitación y/o entrenamiento específica por parte de los que intervienen en los procesos de selección.5. Mesas de trabajo con las áreas solicitantes de los procesos antes y/o durante la consolidación de los pliegos de condiciones.6. Inclusión en los pliegos modelo por modalidad de selección, de cláusulas sobre las inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de interés y la exigencia a los proponentes de manifestaciones juramentadas sobre la incursión en causales de inhabilidad, incompatibilidad y/o conflicto de intereses.7. Verificación de la certificación emitida por la DTGC, sobre inhabilidades de los proponentes, por parte del evaluador jurídico.8. Se realiza una reunión previa a la publicación del informe de evaluación al interior de la DTPS por parte del comité evaluador y el Director Técnico de la DTPS. 9. Establecimiento de periodo de contra observaciones a los informes de evaluación.10. En el informe de evaluación se emite el concepto de rechazo o habilidad del proponente.
10B
AJA
Continuar con la celebración de sesiones del Comité de Contratación y/o el que haga sus veces, con el fin de determinar políticas de contratación que se verán reflejadas eventualmente en los modelos de pliegos de condiciones por modalidad de selección, manual de contratación y/o en los procedimientos del área, que según el caso serán debidamente socializadas y aplicados.En el término de evaluación de los procesos de selección, particularmente en desarrollo de la evaluación legal verificar RUP, antecedentes penales, fiscales y/o disciplinarios y consulta a la DTGC y declaración de los oferentes en sus propuestas.
1. Actas de Comité de Contratación.2. Modelos de pliegos de condiciones por modalidad de selección estandarizados y publicados.3. Procedimientos y formatos relacionados con los procesos de selección implementados y aplicados4. Solicitud de ajustes de los documentos previos al área técnica mediante memorando (ORFEO).5. Actas de pre comité 6. Certificaciones emitidas por la DTGC para verificar inhabilidad y RUP.7. Evaluación legal
Indique los ajustes realizados en:
Causas: No realizaron modificaciones
Riesgo: No realizaron modificaciones
Consecuencias: No realizaron modificaciones
Controles: Se ajusta la redacción del control No. 8
Acciones asociadas: Se mantienen las mismas
Número de procesos con observaciones que contegan requisitos atípicos / Total
de procesos recibidos en el período
0 / 57 = 0 procesos
Durante el periodo analizado se radicaron 57 procesos de contratación en la DTPS, de los cuales 57 procesos de contratación tuvieron observaciones
comunes a los mismos.
Evaluaciones legales finales publicadas / Evaluaciones legales
finales programadas según cronogramas
29/29* 100% = 100% de evaluaciones
Para el periodo analizado, se programaron 29 procesos de
contratación para ser adjudicados, de los cuales se publicó el 100% de todas
las evaluaciones legales
Intervención colusiva de los directivos, funcionarios y/o contratistas que intervienen en el proceso de selección con personas ajenas al área para favorecer la adjudicación del proceso de selección.
Establecimiento de condiciones técnicas, reglas o parámetros en la estructuración técnica de los procesos de selección que permiten direccionar previamente su adjudicación.
Indebida aplicación de los criterios de evaluación
uso indebido del poder y/o acción u omisión que permita la adjudicación a un proponente incurso en causal de inhabilidad.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 104 Vo.Bo:
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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ANÁLISIS (Riesgo inherente)RIESGO
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Complicidad de personal del (planta y/o contratistas de prestación de servicios, outsourcing) de la DTPS y de las áreas estructuradoras.
Deficiencias en el control de la información de los procesos de selección
C.GC.03
Utilización irregular y/o fuga de la información conocida con ocasión de sus funciones y/u obligaciones contractuales por quienes intervienen en el proceso de selección, con el propósito de favorecer a un particular
1. Investigaciones disciplinarias, fiscales y/o penales2. Inequidad en la participación de los proponentes favoreciendo un particular3. Acciones judiciales en contra del Instituto.4. Empleo de la información iregularmente obtenida para manipular la adjudicación5. Mala imagen de la entidad ante la comunidad y partes interesadas
10B
AJA
1. Cláusula de confidencialidad en los contratos de prestación de servicios.2. Perfiles de usuario restringido para el acceso a la red por parte de los servidores públicos y contratistas de la DTPS.3. Designación de un responsable de la documentación para cada proceso4. Registro de control de acceso a la oficina de la DTPS5. Políticas de confidencialidad en los procedimientos estandarizados y socializados mínimo una vez en el trimestre.
10B
AJA
Integración de las políticas de confidencialidad a los procedimientos estandarizados, a las minutas PSP y fortalecimiento de los mecanismos de ingreso a DTPS (físico y tecnológico).
1. Minuta de contrato de prestación de servicios. 2. Planilla de registro de ingreso al área restringida DTPS.3. Solicitud de perfiles de usuarios restringidos a la STRT4. Formato de designación de evaluadores.
Indique los ajustes realizados en:
Causas: No se realizaron modificaciones
Riesgo: No se realizaron modificaciones
Consecuencias: No se realizaron modificaciones
Acciones asociadas: No se realizaron modificaciones
Divulgación de procedimientos de DTPS realizados (presentaciones, Noti DTPS o
memorando)___________
Divulgación trimestral de políticas y/o procedimientos de DTPS que incluyan
políticas de confidencialidad
4/4 *100 = 100%
El 19 de mayo de 2017 se realizó una reunión con los servidores públicos de la
DTPS con el fin de revisar los roles, procedimientos y responsabilidades del
área para Licitación Pública.
El 26 de mayo de 2017 se realizó una reunión con los servidores públicos de la
DTPS con el fin de revisar roles, procedimientos y responsabilidades del
área para Concurso de Méritos
El 30 de junio de 2017 se realizó una reunión con los servidores públicos de la
DTPS con el fin de revisar roles, procedimientos y responsabilidades del
área para Selección Abreviada de Menor Cuantía - SASI
El 17 de agosto de 2017 se realizó una reunión con los servidores públicos de la
DTPS con el fin de divulgar la nueva estratagia de trabajo del Director Técnico de Procesos Selectivos
Maniobras dilatorias de quienes tienen a su cargo el tramite de los documentos precontractuales (contratistas y/o servidores públicos) que conllevan a la publicación extemporánea de estos documentos.
Acuerdos entre personal del IDU (servidores públicos y/o contratistas de prestación de servicios) y proponentes para no publicar oportunamente la información del proceso de contratación.
C.GC.04
Omisión o inoportunidad de la publicación de los documentos en los portales de contratación, con el fin de manipular la información y favorecer a un particular
1. Investigaciones disciplinarias, fiscales y penales2. Inequidad en la participación de los proponentes favoreciendo un particular3. Acciones judiciales en contra del Instituto4. Impacto reputacional del instituto en cuanto la perdida de confianza y credibilidad.
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1. Procedimientos estandarizados segun modalidad de selección.2. Designación de personal responsable del trámite operativo de las publicaciones en los portales de contración 3. Implementación de alertas en la plataforma del correo institucional para notificar vencimientos de publicaciones
5B
AJA
Generación de reporte mensual de publicaciones.
1. Constancia de publicación de los documentos precontractuales incluida en el expediente físico del proceso, conforme lo establecen los procedimientos estandarizados.
Indique los ajustes realizados en:
Causas: No se realizaron modificaciones.
Riesgo: No se realizaron modificaciones
Consecuencias: No se realizaron modificaciones
Controles: Se elimina el anterior control No.3, y se incluye un nuevo control
Acciones asociadas: Se cambia la periodicidad (semanal a mensual) de la generación de los reportes
Número de procesos con publicación de documentos por fuera de tiempo /
Número de procesos con publicación de documentos del periodo
4 /29 * 100% = 14%
Publicación oportuna de 350 documentos aproximadamente,
correspondientes a los 29 procesos adjudicados, equivantes a un 86%;
publicación extemporánea de 4 procesos equivalente al 14%
Intereses economicos de terceros (proponentes), dirigidos a obtener por medios persuasivos no licitos determinado comportamiento por parte del comité evaluador.
C.GC.05
Presiones indebidas de terceros, tendientes a obtener el favorecimiento a un particular, mediante la adjudicación irregular de un proceso de selección.
1. Investigaciones disciplinarias, fiscales y penales2. Inequidad en la participación de los proponentes favoreciendo un particular3. Acciones judiciales en contra del Instituto4. Impacto reputacional del instituto en cuanto la perdida de confianza y credibilidad.
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1. Procedimientos documentados para los tipos de contratación.2. Cláusula de confidencialidad en los contratos de prestación de servicios.3. Perfiles de usuario restringidos4. Socialización y aplicación a los funcionarios y contratistas de prestación de servicios de apoyo a la gestión de política operacional de confidencialidad de no suminsitrar información de los procesos de contratación.5. Aplicación de política de confidencialidad para el comité evaluador designado.
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1. Integración de las políticas de confidencialidad a los procedimientos estandarizados, a las minutas PSP y fortalecimiento de los mecanismos de ingreso a DTPS (físico y tecnológico).2. Codificación de los perfiles de usuario para el acceso a la red por parte de los servidores públicos y contratistas de la DTPS.
1. Minuta de contrato de prestación de servicios. 2. Planilla de registro de ingreso al área restringida DTPS.3. Solicitud de perfiles de usuarios codificados a la STRT4. Formato de designación de evaluadores.
Indique los ajustes realizados en:
Causas: No se realizaron modificaciones.
Riesgo: No se realizaron modificaciones.
Consecuencias: No se realizaron modificaciones.
Controles: No se realizaron modificaciones.
Acciones asociadas: Se ajusta la redacción de la Acción Asociada No.2
Se realizaron 7 contratos de prestación en este periodo de los cuales todos
tienen en sus contratos la cláusula de confidencialidad de la información.
Adicionalmente, se lleva el control del ingreso de otros funcionarios a la DTPS,
con el registro de planillas diarias Se lleva el control de los formatos de desingación de evaluadores de los
procesos asignados durante el periodo
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 105 Vo.Bo:
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s):
ÁREA NOMBRES CARGO FIRMA
Subdirección General Jurídica Sandra Liliana Roya Blanco Subdirectora General (E)
Dirección Técnica de Procesos Selectivos Ferney Baquero Figueredo Director Técnico
Dirección Técnica de Gestión Contractual Claudia Maria Maje Gaviria Directora Técnica (E)
Incumplimiento de los procedimientos internos y de la normatividad vigente, por omisión o desconocimiento.
No identificación previa de las competencias y requisitos adecuados que deba cumplir un perfil para la contratación.
Posible falsedad en los documentos requeridos para el perfeccionamiento del contrato.
C.GC.06
Que por omisión o extralimitación de funciones o por instrucciones de la alta gerencia o por indebida presión de terceros se celebren contratos sin el cumplimiento de los requisitos establecidos por la normatividad con el ánimo de favorecer un particular.
1. Investigaciones Disciplinarias 2. Hallazgos por parte de los entes de control.3. Contratación de personal no idóneo para la ejecución del objeto 4. Incumplimientos contractuales5. Reprocesos adminsitrativos6. Impacto reputacional del instituto en cuanto la perdida de confianza y credibilidad.
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1. Plan anual de adquisiciones.2. Procedimiento actualizado y estandarizado para la contratación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.3.Validación del objeto y las obligaciones especificas contemplados en los estudios y documentos previos. 4. Certificado de Idoneidad y experiencia.5. Revisión y validación por parte del abogado de la documentación soporte de la contratación de acuerdo con la lista de chequeo para la legalización de contratos.6. Jornadas de capacitación internas de los procedimientos del área.7. Revisión periódica de la normatividad aplicable a la contratación estatal y actualización de la documentación soporte del Proceso de Gestión Contractual.
10B
AJA
1. Sistema de Gestión Documental ORFEO.2. Sistema de Información y Acompañamiento Contractual - SIAC.3. Estudios y documentos Previos.4. Matriz de riesgos.5. Certificado de Idoneidad.6. Formato reporte de verificación de cumplimiento de categoría.7. Formato único de Hoja de Vida validado por la STRH.8. Certificados de estudio y experiencia.9. Registros de jornadas de capacitación.
Indique los ajustes realizados en:
Causas: No se realizaron modificaciones.
Riesgo: No se realizaron modificaciones.
Consecuencias: No se realizaron modificaciones.
Controles: No se realizaron modificaciones.
Acciones asociadas: No se realizaron modificaciones.
Número de contratos suscritos sin el lleno de requisitos / Total de contratos suscritos en el periodo
0 / 260 * 100% = 0 %
Para el periodo analizado no se evidencia la suscripción de contratos sin el lleno de los requisitos legales.
Adición de actividades que no guarden relación directa con el alcance del objeto del contrato.(Deficiente análisis de la imputabilidad de las causas que generan la modificación).
El uso inadecuado de figuras establecidas por la Ley para la modificación del contrato.
Dar visto bueno a la solicitud de modificación, omitiendo los requisitos establecidos para realizar modificaciones (Adición, Prorroga otrosí, etc.)
C.GC.07
Realizar modificaciones contractuales omitiendo los requisitos legales, técnicos y/o presupuestales con el fin de favorecer un tercero.
1. Investigaciones Disciplinarias, fiscales y/o penales.2. Hallazgos por parte de los entes de control.3. Peculado por apropiación.4. Sobrecosto de los proyectos.5. Impacto reputacional del instituto en cuanto la perdida de confianza y credibilidad.
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1. Aplicación del Procedimiento de Modificación y suspensión a contratos estatales excepto PSP.2. Aplicación del formato estandarizado Lista de chequeo verificación documental de contratación.3. Actualización del normograma, publicación y socialización de este.4. Procedimiento contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
10B
AJA
1. Revisión de las solicitudes y verificación de los soportes técnicos y financieros por parte del abogado asignado para la elaboración de la modificación y del Director (a) Técnico (a) de Gestión Contractual.
1. Memorando de solicitud de modificación radicado por el sistema de gestión documental ORFEO y sus respectivos documentos soporte.2. Normograma Institucional publicado en la pagina Web institucional con sus respectivas actualizaciones.3. Lista de chequeo verificación documental de contratación debidamente validado por el abogado asignado.
Indique los ajustes realizados en:
Causas: No se realizaron modificaciones.
Riesgo: No se realizaron modificaciones.
Consecuencias: No se realizaron modificaciones.
Controles: No se realizaron modificaciones.
Acciones asociadas: No se realizaron modificaciones.
Número de hallazgos u observaciones realizados por entes de control y la OCI de modificaciones contractuales realizadas sin el lleno de requisitos legales en el periodo a reportar = 0
Los informes presentados por los entes de control en lo corrido de la vigencia 2017, no presentan observaciones y/o hallazgos en los cuales se pueda establecer la elaboración de modificaciones contractuales sin el lleno de requisitos legales.
Omisión y/o modificación al momento de incluir la información en la elaboración de las minutas (clausulado específico del contrato)
Presiones internas o externas para alterar los documentos contractuales
C.GC.08
Alteración de las condiciones del proceso de selección adjudicado, las cuales se plasman a través de la minuta contractual con el fin de beneficiar a un particular.
1. Investigaciones Disciplinarias. 2. Hallazgos por parte de los entes de control.3. Demandas a la entidad.4. Alteración del alcance del proyecto.5. Reprocesos administrativos.6.Impacto reputacional del instituto en cuanto la perdida de confianza y credibilidad.
40A
LTA
1. Estructuración de minutas tipo.2. Envió de minuta al área técnica para revisión con anterioridad a la suscripción del contrato.3. Revisión periódica de las minutas por cambios normativos en materia de contratación.4. Revisión por parte del abogado asignado y del Director (a) Técnico (a) de Gestión Contractual de la información contrastando la minuta, la resolución de adjudicación, los estudios previos, pliegos de condiciones, anexos técnicos, adendas y en general toda la documentación de la etapa precontractual. 5. Solicitud del expediente físico al Archivo de la entidad para verificar cada uno de los documentos de la etapa precontractual.
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1.Memorando de solicitud para la elaboración de contrato y sus correspondientes anexos radicados en el Sistema de Gestión Documental ORFEO. 2. Sistema de Información y Acompañamiento Contractual SIAC.3. Portal de contratación pública de Colombia Compra Eficiente4. Lista de chequeo de verificación documental validada por el abogado asignado.
Indique los ajustes realizados en:
Causas: No se realizaron modificaciones.
Riesgo: No se realizaron modificaciones.
Consecuencias: No se realizaron modificaciones.
Controles: No se realizaron modificaciones.
Acciones asociadas: No se realizaron modificaciones.
Número denuncias, quejas y/o hallazgos u observaciones realizados por funcionarios, ciudadanos o entes de control o de la OCI, sobre inconsistencias de las minutas frente a la documentación del proceso adjudicado = 0
Los informes presentados por los entes de control en lo corrido de la vigencia 2017 no presentan observaciones y/o hallazgos en los cuales se pueda establecer la alteración de las condiciones del proceso de selección adjudicado lo cual se evidencie en la minuta. Tampoco se cuenta con denucias o quejas
OBSERVACIONES:JUSTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ELIMINADOS:
"Oculte las filas no diligenciadas"
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 106 Vo.Bo:
FORMATO FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN31/08/2017
FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN LEGAL
IDENTIFICACIÓN MONITOREO Y REVISIÓN
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Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s):
ÁREA NOMBRES CARGO FIRMA
DIRECCIÓN TÉCNICA DE GESTIÓN JUDICIAL JOSE FERNANDO SUÁREZ VENEGAS DIRECTOR TÉCNICO
SUBDIRECCIÓN GENERAL JURÍDICA SANDRA LILIANA ROYA BLANCO SUBDIRECTORA GENERAL E
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
Garantizar la representación judicial y extrajudicial en los procesos en que el Instituto haga parte como demandante o como demandado.
ANÁLISIS (Riesgo inherente)
VALORACIÓN DELRIESGO
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Que el profesional del IDU (abogado) induzca al Comité de Conciliación a tomar una decisión con
un fundamento probatorio que no corresponde a la realidad para favorecer a
un tercero.
Que la información dada por las diferentes áreas
del IDU no sea real, confiable y oportuna, no permitiendo el debido recaudo probatorio.
Tráfico de influencias. (Acuerdos entre el
responsable IDU y la contraparte)
C.GL.01
Que no se inicien o
adelanten las acciones
judiciales de demanda y/o de
defensa producto de una denuncia, queja o auditoría que
indiquen un acto de corrupción
que cursen en la entidad, por omisión y/o
extralimitación del responsable del proceso al
interior del IDU.
1 Detrimento Patrimonial.
2. Investigaciones disciplinarias.3. Pérdida de
credibilidad del IDU ante la ciudadanía.
40A
LTA
1. Aplicación del procedimiento de
Conciliación Prejudicial y Judicial. (Generación de
Ficha de conciliación, Concepto Técnico y Actas
de Comité de Conciliación).
2. Alimentar el sistema de información de la Alcaldía SIPROJ.
3. Archivos Físicos por expediente
20M
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A 1. Realización de Comites y Precomites
de Conciliación. 2. Comites de Autocontrol y Seguimiento.
1. Actas de Comité.2. Ficha de Análisis
de Sentencias. 3.Expediente fisico
Indique los ajustes realizados en:
Causas: No se realizan modificaciones
Riesgo: Se ajusta la redacción del riesgo, haciendo claridad sobre los tipos de acciones que podría produccir un acto de corrupción.
Consecuencias: No se realizan modificaciones
Controles: No se realizan modificaciones
Acciones asociadas: No hay modificacion.
Indicador: Se ajusta la formula del indicador relacionando los actos de corrupción tramitados/revisados.
Número denuncias, quejas, conocimiento de oficios e informes de auditoría asociados con actos de corrupción tramitados / Número de denuncias, quejas, conocimiento de oficio e informes de auditoría recibidos asociados con actos de corrupción.
En el periodo a evaluar la Dirección Técnica de Gestion Judicial no fue notificada de ninguna denuncia, queja o informe de auditoria que mostrara alguna conducta de corrupción que se requiera investigar.
OBSERVACIONES:JUSTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ELIMINADOS:
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 107 Vo.Bo:
FORMATO FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN31/08/2017
FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD Y SST
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s):
ÁREA NOMBRES CARGO FIRMA
RAFAEL EDUARDO ABUCHAIBE LÓPEZ SUBDIRECTOR GENERAL
CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ SUBDIRECTOR GENERAL
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN ISAURO CABRERA VEGA JEFE OFICINA ASESORA
PAULA TATIANA ARENAS GONZALEZ SUBDIRECTOR TÉCNICO
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
Definir e Implementar prácticas en Calidad, Gestión Ambiental y Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo con las necesidades organizacionales, los requisitos legales y normativos con el fin de mejorar el desempeño
de la Entidad.
ANÁLISIS (Riesgo
inherente)
RIESGODescripción
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ACCIONES DE MONITOREO
Servidores con poder de decisión que influyen en la eliminación de controles o crean excepciones para la aplicación de los procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión.
Que al aplicar el procedimiento y los controles necesarios para la creación, actualización o eliminación de documentos del SIG, se aprueben los mismos con el fin de favorecer a un tercero.
Omitir responsabilidades, manipular
controles, procedimientos y documentos
a través del uso indebido
del poder para beneficiar a un
particular.
1. Investigaciones disciplinarias2. Perdida de
recursos (Detrimento patrimonial)
3. Pérdida de credibilidad en el
SIG4, Pérdida de
trazabilidad de la documentación del
SIG5. Reprocesos
10B
AJA
1. Aplicación del procedimiento de control de documentos, de la Guía de Documentación y del formato
de eliminación ó derogación, cuenta con diferentes puntos de
control entre los que se destacan: revisión y aprobación por parte de los responsables de los procesos
y validación por parte de la jefatura de la OAP quien analiza
la pertinencia de creación o derogación de los documentos.
2. Para la elaboración o modificación de manuales
adicional a los controles anteriores se requiere la
aprobación por acto administrativo de la Dirección
General, aclarando que este acto administrativo aplica a los
manuales que vinculan a un externo de la entidad.
3. Comité Directivo del SIG, para revisión y aprobación del Sistema
Integrado de Gestión.
10B
AJA
1. Validación por parte de la OAP
(profesionales y jefe) de la documentación a implementar en el
SIG, verificando adecuación con
respecto al Sistema Integrado de Gestión y su integración con
la estructura organizacional del
IDU. 2. Revisiones y aprobación del
Sistema Integrado de Gestión por parte del Comité Directivo del
SIG.
1. Formato de derogación de documentos
2. Resoluciones3. Memorandos
4. Actas de reunión para modificación de
documentos.5. Actas de reunión
de comité SIG.
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantiene igual. Riesgo: Se mantiene igual.
Consecuencias: Se mantienen las mismas consecuencias.
Controles: Se ajustan los numerales 2 y 3 en su redacción.
Acciones Asociadas: Se ajusta la redacción del númeral segundo de las acciones.
Registro: No se modificó, sigue igual.
Indicador: Se ajusta para este periodo.
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# Documentos actualizados / # De solicitudes de
actualización de documentos.
= 94/100 = 0.94
OBSERVACIONES:JUSTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ELIMINADOS: No se eliminó ninguno.
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO URBANO
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE GESTIÓN CORPORATIVA
SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS
"Oculte las filas no diligenciadas"
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 108 Vo.Bo:
FORMATOFECHA ACTUALIZACIÓN
MATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
31/08/2017FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: RECURSOS FÍSICOS
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
Administrar, gestionar y suministrar los bienes muebles e inmuebles de la entidad así como, los recursos físicos de forma oportuna, adecuada y eficiente, asegurando el normal funcionamiento de los procesos y las áreas del Instituto y la correspondiente satisfacción de las necesidades internas.
ANÁLISIS (Riesgo
inherente)
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1. Administración inadecuada del inventario (desactualización de la información, no identificación de activos, etc.)
2. No cumplimiento de políticas y procedimientos para entrega y recibo de elementos en el almacén y/o bodega.
3. Fraude por parte de funcionarios y/o proveedores en la recepción de elementos.
ROBOS DE ACTIVOS
FÍSICOS EN EL ALMACEN, O
BODEGAS DEL IDU O EN USO
DEL PERSONAL
DEL IDU
Pérdida de los bienes muebles de la EntidadDetrimento patrimonial
Investigaciones disciplinarias y/o fiscales
Afectación de los activos fijos
Pérdida de los bienes muebles de la EntidadDetrimento patrimonial
Investigaciones disciplinarias y/o fiscales
Afectación de los activos fijos
5B
AJA
Uso del procedimiento Administración de Inventario de Bienes PR-RF-103 Así mismo al Manual MGFR02- Manual de administración de Bienes muebles e Inmuebles del IDU
5B
AJA
1 Realización de inventario físico anual
2. Realización de inventario mensual a Quince (15) funcionarios de planta y
contratistas.3. Aplicación y control de inventarios, a través del
formato de paz y salvo del IDU al retiro de contratistas y
funcionarios.4. Realización mensual de informe de existencia en
bodegas.5. Realización de arqueos
trimestrales de los bienes en bodega.
Registro en el sistema STONE módulo inventarios
Revisión para validación y firma del formato de paz y
salvo de la Entidad
Reporte de existencias del aplicativo Stone y planilla
de arqueos en Bodega
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantienen las causas identificadas
Riesgo: El riesgo no sufre ningún tipo de modificación y se evidencia que no se ha materializado
Consecuencias: Se mantienen las consecuencias identificadas
Controles: Se mantienen los mismos controles. Solo se combinaron las filas para que estén asociadas a cada riesgo.
Acciones asociadas: Se mantienen las mismas acciones
Número de denuncias, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se evidencie el robo de activos físicos en el almacén, o bodegas del IDU en el periodo a reportar
Resultado: Cero (0)
Análisis: Durante el periodo reportado no se han presentado denuncias, reclamos o informes por parte de entes de control respecto a la materialización del riesgo
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 109 Vo.Bo:
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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1. Realización de pagos a terceros sin el cumplimiento de los requisitos establecidos para el manejo de la caja menor
2. Compra de bienes y/o servicios no autorizados
PÉRDIDA DE RECURSOS
FINANCIEROS DE LA CAJA MENOR DEL
IDU
No contar con los recursos presupuestales para adquirir bienes imprescindibles, necesarios y/o urgentes.
Clausura de la caja menor
Investigaciones disciplinarias
Sanciones de inhabilidad para ser nombrado en el Estado.
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Uso del Manual de Manejo y Control de cajas menores de la Secretaria de Hacienda Distrital (Resolución No. DDC-000001 12 de mayo de 2009)Uso del procedimiento Ejecución de compras (PR-GAF-098)Registro de doble firmas para autorización de transacciones bancarias de la cuenta de caja menor.
Uso y verificación del correcto diligenciamiento y aprobación del formato SOLICITUD DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS POR CAJA MENOR (FO-RF-01) .
Uso de la guía GU-GF-01 Guía pago a terceros.
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A Arqueos de autocontrol en el manejo de la caja menor
Arqueos de control por parte de la Oficina de Control
Interno.
Actas de arqueo
Saldos en Bancos
Reporte del aplicativo Stone
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se suprime la causa N° 3: "Pago a terceros que no cumplan con los requisitos para ser girados por caja menor" en razón a que la causa se encuentra contenida en la N° 1
Riesgo: El riesgo no sufre ningún tipo de modificación
Consecuencias: Se mantienen las consecuencias identificadas
Controles: Se mantienen los mismos controles. Solo se combinaron las filas para que estén asociadas a cada riesgo.
Acciones asociadas: Se mantienen las mismas acciones
No. De desviaciones por faltantes presentadas en el periodo (cuatrimestre).
Resultado: Cero (0)
Análisis: En el periodo comprendido entre del 01/05/2017 a 30/08/2017 se han realizado 2 arqueos por parte de la ordenadora del gasto, no registrándose faltante alguno. Adicional se atendió la recomendación por parte de la Oficina de Control Interno, quienes el cuatrimestre pasado sugirieron hacer el cambio de la clave de la caja fuerte.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 110 Vo.Bo:
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s1. Ausencia de protocolos para el acceso a la información de los videos e ingreso de personal
2. Acuerdos entre funcionarios y personal de vigilancia para adulterar información de ingreso y videos de las cámaras del IDU.
3. Administración inadecuadas de los registros de ingreso y Backup de videos.
MANIPULACIÓN DE LA
INFORMACIÓN DE INGRESO
DE PERSONAL Y DE LAS
CÁMARAS DE VIDEO CON EL
FIN DE OCULTAR
INFORMACIÓN
Pérdida o manipulación indebida de información o bienes del IDU
Falsedad o adulteración en la información de accesos y registros de seguridad. Investigaciones disciplinarias y/o administrativas
10B
AJA
Uso del Manual de Seguridad Física (MG-GAF-003)Se da cumplimiento al contrato de Vigilancia y Seguridad de las desde Administrativas del IDU
Preservación como obligación del contratista del servicio de vigilancia, de los archivos, carpetas de ingreso y salida de elementos y visitantes, consignas, libros, cuadernos de minuta, grabaciones y demás documentos relativos a la ejecución del contrato, por un término no inferior a cinco (5) años, después de finalizado el contrato y los cuales estarán a disposición del IDU.
Cumplimiento del contrato de Vigilancia y Seguridad Privada a las desde Administrativas del IDU
5B
AJA
* Implementación del Manual de Seguridad Física (MG-GAF-003).
* Reporte de la empresa de vigilancia indicando la realización del Back Up de las grabaciones del circuito cerrado de televisión. • Reporte mensual de la empresa de vigilancia con el registro de visitantes en las sedes IDU.
* Back up de la información del software de control de acceso de la Entidad por parte de la STRT
* Oficio dirigido a la firma de vigilancia, solicitando la estricta implementación y cumplimiento del Manual de Seguridad Física (MG-GAF-003).
• Capacitación a los guardas de vigilancia en el Manual de Seguridad Física (MG-GAF-003).
• Inclusión de clausula contractual en donde se establece la responsabilidad de conservar los archivos, carpeta de ingreso y salida de elementos y visitantes, consignas, libros, cuadernos de| minuta, grabaciones y demás documentos relativos a la ejecución del contrato por un término no inferior a cinco (5) años, después de finalizado el contrato, los cuales estarán a disposición del IDU.
• Informe mensual del la empresa de vigilancia con el registro de visitantes en las sedes IDU.
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantienen las causas identificadas
Riesgo: Se mantiene la descripción. El riesgo no se materializó en el período.
Consecuencias: Se mantienen las consecuencias identificadas
Controles: Se adiciona un control en cuanto a la inclusión de una clausula contractual
Acciones asociadas: Se mantienen las mismas acciones
Número de denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se evidencie la manipulación de la información de ingreso de personal y de las cámaras de video.
Resultado: Cero (0)
Análisis: Durante el periodo reportado no se han presentado denuncias, reclamos o informes por parte de entes de control respecto a la manipulación de la información de ingreso de personal y de las cámaras de video con el fin de ocultar información
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 111 Vo.Bo:
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Trámite ineficiente a reclamaciones por parte del IDU, ante el corredor de seguros, por acuerdo en beneficio de un tercero.
MANEJO INADECUADO
DE RECLAMACIO
NES ANTE CORREDORES DE SEGUROS, CON EL FIN DE BENEFICIAR A UN TERCERO.
(se materializa con
reclamaciones no efectivas, o
menor valor pagado por parte de la
aseguradora ante una
reclamación)
Imposibilidad de recuperar los bienes muebles o inmuebles siniestrados
Detrimento patrimonial
Afectación de los activos fijos
10B
AJA
Verificación y seguimiento de la presentación de reclamaciones ante el corredor de seguros dentro del tiempo regular. (60 días)
Exigencia de la presentación del informe de seguimiento del programa de seguros de la Entidad.
• Campañas de capacitación a conductores para minimizar siniestralidad
* Diseño Plan Estratégico de Seguridad Vial - PESV
5B
AJA
Seguimiento a la ejecución del contrato
Informes de Ejecución generados por el profesional que apoya la supervisión del
contrato
Oficios dirigidos a los corredores de seguros y a la compañía aseguradora
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantienen las causas identificadas
Riesgo: Se mantiene la descripción.
Consecuencias: Se mantienen las consecuencias identificadas
Controles: Se mantienen los mismos controles. Solo se combinaron las filas para que estén asociadas a cada riesgo.
Acciones asociadas: Se mantienen las mismas acciones
Número de denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique el manejo inadecuado de reclamaciones ante corredores de seguros para beneficiar un tercero.
Resultado: Cero (0)
Análisis: En la actualidad y durante lo corrido de la actual vigencia no se tiene conocimiento de denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique el manejo inadecuado de reclamaciones ante corredores de seguros para beneficiar un tercero.
1. Inadecuado control al contrato de suministro de combustible
2. Por acuerdo entre conductores (planta o contrato) suministro de menor cantidad de combustible y posteriores favores por parte de la Estación de Gasolina
ROBO CONTINUADO
DE COMBUSTIBLE O REPUESTOS
DE VEHÍCULOS
Detrimento en el patrimonio público 5
BA
JA
Control del soporte físico del suministro de gasolina el cual es generado automáticamente por la máquina que expende el combustible.
Instalación de Chip de control en el vehículo y no puede ser suministrado en ningún carro diferente al de la Entidad
Control en la plataforma de la empresa que suministra combustible
5B
AJA
Seguimiento del presupuesto del contrato contra los
comprobantes de suministro de combustible
Revisión y control quincenal de la plataforma de suministro
de combustible
Reportes de consumo quincenal por vehículo
Cuadro consolidado mensual de consumos para control de estadísticas por vehículo y generación de
alertas
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantienen las causas identificadas
Riesgo: El riesgo no sufre ningún tipo de modificación
Consecuencias: Se mantienen las consecuencias identificadas
Controles: Se mantienen los mismos controles. Solo se combinaron las filas para que estén asociadas a cada riesgo.
Acciones asociadas: Se mantienen las mismas acciones
Número de denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique el robo continuado de combustible o repuestos de vehículos.
Resultado: Cero (0)
Análisis:En la actualidad y durante lo corrido de la actual vigencia no se tiene conocimiento de denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique el robo continuado de combustible o repuestos de vehículos
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 112 Vo.Bo:
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Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s):
ÁREA NOMBRES CARGO FIRMA
CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ
SALVADOR MENDOZA SUAREZ
GLORIA PATRICIA CASTAÑO ECHEVERRY
1. Uso inadecuado de la información requerida para la realización de los estudios previos de los procesos de la Subdirección.
2. Favorecimiento de los contratistas mediante la elaboración de documentos precontractuales direccionados
MANEJO INADECUADO
DE LA INFORMACIÓN
REQUERIDA PARA LA
REALIZACIÓN DE PROCESOS CONTRACTUA
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CONTRATACIÓN SUBJETIVA
Contratación indebida
Pérdida de imagen institucional
Afectación en la prestación del servicio
Favorecimiento a terceros
20M
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A Aplicación del manual de gestión contractual del Instituto, para dar cumplimiento a las etapas precontractuales de los procesos
10B
AJA
Cumplimiento con lineamientos de la DTGC
según cuantías de contratación
Comités de seguimiento a los procesos contractuales que
lidera la DTPS
1) Ficha técnica de la necesidad de bien o servicio a adquirir
2) Estudios de sector
3) Cotizaciones para análisis de mercado
4) Estudio de mercado
5) Estudios y documentos previos que describen la necesidad y anexan las
conclusiones del análisis del sector.
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantienen las mismas
Riesgo: Se mantiene el mismo y no se evidencia materialización en el período.
Consecuencias: Se mantienen las mismas
Controles: Se mantienen los mismos.
Acciones asociadas: Se mantienen las mismas
Número de denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique el manejo inadecuado de la información requerida para la realización de procesos contractuales o se presente contratación subjetiva.
Resultado: Cero (0)
Análisis:Durante el periodo reportado no se han presentado denuncias, reclamos o informes por parte de entes de control respecto a la materialización del riesgo
1. Carencia de políticas y procedimientos de supervisión
2. Concentración del ejercicio de supervisión en cabeza de la Subdirección Técnica
3. Supervisión inadecuada de los contratos de bienes y servicios del IDU.
4. Inadecuados estudios y pliegos precontractuales
5. Personal no idóneo para ejercer el apoyo a la supervisión técnica y administrativa de contratos.
EJECUCIÓN DE
CONTRATOS REALIZADA
PARA FAVORECIMIE
NTO A TERCEROS
Detrimento en el patrimonio público
Afectación al servicio
Pérdida de confianza hacia la Entidad
Pérdida de imagen institucional
10B
AJA
Aplicación del manual de Interventoría y supervisión contractual del Instituto lograr una ejecución que permita el cumplimiento de los objetivos Estatales.
5B
AJA
Actividades de socialización al personal de la STRF en el cumplimiento del manual interventoría y supervisión de contratos
Revisión de informes de supervisión frente a las obligaciones contractuales
Reuniones de seguimiento con el contratista para verificar ejecución y cumplimiento de los contratos.
Designación por parte del supervisor del contrato del personal de apoyo a esta labor.
Actas de seguimiento a la ejecución contractual
Informes de ejecución de los contratos y seguimiento al mismo
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se incluye la causa # 5 y adicionalmente se precisa la redacción de la causa #2.
Riesgo: Se mantiene el mismo y no se evidencia materialización en el período.
Consecuencias: Se mantienen las mismas
Controles: Se mencionan dos controles adicionales.Acciones asociadas: Se mantienen las mismas
Número de denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique la ejecución inadecuada de contratos para el favorecimiento de terceros.
Resultado: Cero (0)
Análisis: Durante el periodo reportado no se han presentado denuncias, reclamos o informes por parte de entes de control respecto a la materialización del riesgo
OBSERVACIONES:JUSTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ELIMINADOS: En el presente seguimiento no se han eliminado riesgos.
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE GESTIÓN CORPORATIVA
SUBDIRECTOR GENERAL DE GESTIÓN CORPORATIVA
DIRECCIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
DIRECTORO TÉCNICO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECURSOS FÍSICOS
SUBDIRECTORA TÉCNICA DE RECURSOS FÍSICOS
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 113 Vo.Bo:
FORMATOFECHA ACTUALIZACIÓN
MATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
28/08/2017FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s):
ÁREA NOMBRES CARGO FIRMA
STRH Paula Tatiana Arenas González
DTAF Salvador Mendoza Suárez Director Técnico Administrativo y Financiero
SGGC Carlos Humberto Moreno Bermúdez Subdirector General de Gestión Corporativa
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
Desarrollar las competencias del talento humano, gestionando planes, programas y proyectos que contribuyan a mejorar su calidad de vida para el cumplimiento de la misión, visión y objetivos estratégicos bajo la normatividad vigente.
ANÁLISIS (Riesgo
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Aporte de documentación falsificada por parte de los
servidores de planta.
Que por omisión de los
procedimientos establecidos, se
reciban documentos
falsificados que soportan la hoja de vida de los servidores que
se posesionaran en planta (LNR, Provisionalidad y en Período de Prueba) con el
ánimo de beneficiar a un
particular.
1. Investigaciones disciplinarias y/o
fiscales.2. Falta de
credibilidad hacia la Institución y funcionarios.
3. No contar con el personal idóneo
para desarrollar las funciones.
30A
LTA
1. Recepción y verificación del Formato Único de Hoja de Vida Persona Natural contra soportes
presentados por los funcionarios y/o contratistas de prestación de
servicios.2. Diligenciamiento de la Lista de
Chequeo de Documentos Requeridos para la Posesión de
Funcionarios.3. Elaboración de oficio de
convalidación de estudios a las instituciones educativas para verificar la autenticidad de los soportes de estudio aportados.
5B
AJA
1. Verificar a las personas que ingresan mediante
nombramiento en período de prueba, provisional y de Libre Nombramiento y Remoción la autenticidad de los títulos de
formación
1. Oficios de solicitud de autenticidad a instituciones
educativas.2. Lista de chequeo de documentos requeridos
para la posesión de funcionarios.
3. Formato Único de Hoja de Vida Persona Natural del funcionario o del contratista
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Continua la misma causa.
Riesgo: Se mantiene el mismo riesgo.
Consecuencias: Las consecuencias siguen las mismas.
Controles: No varían.
Acciones asociadas: Se mantienen las mismas.
* Número de personas que aportó
documentos no auténticos / Número de
personas en provisionalidad,
período de prueba y/o libre nombramiento que conforman la
planta 0 / 128 = 0,0%
Fraude por parte de servidores que administran la nómina, o por los servidores que administran los sistemas.
Que por omisión y/o
extralimitación se alteren las
bases de datos de la
información asociada a la
nómina beneficiando y/o afectando a un
servidor.
1. Investigaciones disciplinarias y/o
fiscales.2. Detrimento
patrimonial
20M
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Seguimiento y revisión por parte del coordinador de nómina, analistas y
técnicos de nómina. Se hace revisión detallada de forma manual y automática por medio de un aplicativo desarrollado para la
validación de Nómina
El Sistema de Nómina cuenta con controles de acceso. Además
cuando se realiza la liquidación de la nómina se hace un barrido de la
información que permite establecer alteraciones ocurridas.
El personal encargado del manejo de la nómina es de alto grado de
confianza que lleva gran trayectoria en el Instituto. Además se da
cumplimiento a la programación establecida para la vigencia y existe
un profesional que realiza las revisiones pertinentes.
5B
AJA
Verificar que los registros de la liquidación para el pago de la nómina de los servidores,
se encuentren de acuerdo a la normatividad vigente y con los conceptos y valores a
devengar
Lista de chequeo Nómina
Novedades radicadas por Orfeo
Procedimiento Liquidación de Salario - PR-TH-01
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Continua la misma causa.
Riesgo: Se mantiene el mismo riesgo.
Consecuencias: Las consecuencias siguen las mismas.
Controles: No varían.
Acciones asociadas: Se mantienen las mismas.No. de alteraciones de las bases de datos de Kactus que generaron mal pago de la nómina
= 0
OBSERVACIONES:Los riesgos se mantienen controlados y no se materializaron durante el período de evaluación.
Subdirectora Técnica deRecursos Humanos
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 114 Vo.Bo:
FORMATO FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN31/Aug/2017
FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO PROCESO:
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
CAUSAS CÓDIGO CONSECUENCIAS
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GESTIÓN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
OBJETIVO DEL PROCESO:
Gestionar la implementación, actualización y mantenimiento de los sistemas de información y la infraestructura tecnológica de acuerdo con las necesidades de la entidad y la incorporación de nuevas tecnologías, para asegurar la confidencialidad,
integridad y disponibilidad de la información requerida en el logro de los objetivos institucionales.
ANÁLISIS (Riesgo
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ACCIONES ASOCIADAS AL CONTROL
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Inadecuada aplicación de los controles de
acceso a los servicios de TI en la red.
Acceso indebido para manipular o adulterar datos almacenados en
los servidores de la Entidad, en beneficio
propio o de un tercero. (Integridad)
Pérdida de la integridad de la
información.
Procesos poco transparentes.
Pérdida de imagen institucional.
Responsabilidades Disciplinarias y/o
fiscales.
10B
AJA
Control físico y lógico para el acceso al centro de cómputo.
Control de acceso lógico a las aplicaciones y a las bases de datos.
Cámaras de video. Sistema de copias de seguridad de la
información. Política de bloqueo de estación. Requerimiento por parte de los
funcionarios para el acceso a los servicios con autorización del jefe de
la dependencia. Implementación y seguimiento a los acuerdos de transmisión segura de
datos entre las entidades financieras y los servicios internos de recaudo.
10B
AJA
1. Sensibilización a los operadores del centro de
cómputo y a los ingenieros de soporte y desarrollo, sobre la aplicación de protocolos de
administración y los controles que se deben aplicar a los
recursos de TI.
2. Elaboración del documento para la definición de ambientes
de trabajo en desarrollo de software.
3. Elaboración del documento SCM (repositorio de documentos
y código fuente)
Copias de seguridad.
Bitácoras de acceso a la
STRT y al centro de cómputo.
Formato solicitud de creación de usuarios (FO-TI-
11).
Sistema de Gestión de
usuarios de TI
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantienen
Riesgo: Se mantiene y en el periodo no se materializó.
Consecuencias: Se mantienen
Controles: Se mantienen
Acciones asociadas: Se hace seguimiento a las siguientes acciones: * En revisión interna, documento para la definición de ambientes de trabajo en desarrollo de software. * Entrega para publicación a OAP (documento SCM - repositorio de documentos y código fuente)
Detalle de actividades para el periodo:N/A
Que el número de informes o registros automáticos o quejas o reclamos o denuncias o informes
de auditorías, evidencien el acceso indebido a los equipos servidores de la Entidad para manipular o adulterar datos almacenados, en beneficio
propio o de un tercero, sea mayor o igual a uno.
-------Informes = 0
Para el periodo monitoreado, no se tiene ningún registro.
Componendas entre funcionarios y terceros.
Inadecuada gestión de privilegios de usuario.
Interceptación de datos de las transferencias de
recaudo electrónico
Cambios no controlados sobre las versiones de
los documentos.
Revelar información de carácter
confidencial a terceros que se vean beneficiados por la oportunidad de la
misma
Pérdida de la confidencialidad de la
información.Procesos poco transparentes.
Pérdida de imagen institucional.
Responsabilidades Disciplinarias y/o
fiscales.Fuga de información
reservada.
10B
AJA
1. Verificación de la aplicación de la clasificación de los documentos en
cuanto a privacidad.
2. Aplicación de las políticas de Seguridad de la Información.
5B
AJA
1. Revisión trimestral de la efectividad de los controles
existentes.
2. Socialización de las políticas de Seguridad de la Información
con base en el plan de comunicaciones.
Actas de reunión o actos
administrativos de soporte
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantienen.
Riesgo: Se mantiene y no se materializó en el periodo.
Consecuencias: Se mantienen.
Controles: Se mantienen.
Acciones asociadas: Se hace seguimiento a la socialización de las políticas de Seguridad de la Información.
Detalle de actividades para el periodo:N/A
Que el número de informes o registros automáticos o quejas o reclamos o denuncias o informes de auditorías, evidencien que se
ha revelado información de carácter confidencial a terceros que se vean beneficiados por la oportunidad de la misma, sea
mayor o igual a uno.
-------Informes = 0
Para el periodo monitoreado, no se tiene ningún registro.Falta de apropiación de
las políticas de privacidad de la
información.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 115 Vo.Bo:
FORMATO FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN31/Aug/2017
FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO PROCESO:
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
CAUSAS CÓDIGO CONSECUENCIAS
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REGISTRO ACCIONES DE MONITOREO
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INDICADOR
GESTIÓN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
OBJETIVO DEL PROCESO:
Gestionar la implementación, actualización y mantenimiento de los sistemas de información y la infraestructura tecnológica de acuerdo con las necesidades de la entidad y la incorporación de nuevas tecnologías, para asegurar la confidencialidad,
integridad y disponibilidad de la información requerida en el logro de los objetivos institucionales.
ANÁLISIS (Riesgo
inherente)
RIESGODescripción
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Conflictos de Interés.
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Ocultar o NO divulgar a la ciudadanía
información considerada pública en beneficio propio o
de un tercero.
Pérdida de la disponibilidad de la
información.
Procesos poco transparentes.
Pérdida de imagen institucional.
Responsabilidades Disciplinarias y/o
fiscales.
10B
AJA
1. Aplicar las directrices y seguimientos que el Comité GEL ha
determinado para dar cumplimiento a los lineamientos de Gobierno para transparencia de la gestión hacia el Ciudadano, en lo relacionado con el
proceso gestión TIC.
2. Mantener los portales web de la entidad en niveles de disponibilidad
aceptables
5BA
JA
Ejecución y control del plan de acción de la estrategia GEL.
Verificación del porcentaje de disponibilidad del portal web
Página web actualizada
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantienen.
Riesgo: Se mantiene y en el periodo no se materializó.
Consecuencias: Se mantienen.
Controles: Se mantienen.
Acciones asociadas: Se hace seguimiento a las acciones propuestas:
Ejecución y control del plan de acción de la estrategia GEL.
Verificación del porcentaje de disponibilidad del portal web
Detalle de actividades para el periodo:2839/2928= 97%
Que el número de informes o registros automáticos o quejas o reclamos o denuncias o informes de auditorías, evidencien que se ha ocultado o dejado de divulgar
a la ciudadanía información considerada pública en beneficio propio o de un tercero, sea mayor
o igual a uno.
-------Informes = 0
Para el periodo monitoreado, no se tiene ningún registro.
Desactualización de la información en los
medios de comunicación institucionales
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 116 Vo.Bo:
FORMATO FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN31/Aug/2017
FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO PROCESO:
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
CAUSAS CÓDIGO CONSECUENCIAS
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REGISTRO ACCIONES DE MONITOREO
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INDICADOR
GESTIÓN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
OBJETIVO DEL PROCESO:
Gestionar la implementación, actualización y mantenimiento de los sistemas de información y la infraestructura tecnológica de acuerdo con las necesidades de la entidad y la incorporación de nuevas tecnologías, para asegurar la confidencialidad,
integridad y disponibilidad de la información requerida en el logro de los objetivos institucionales.
ANÁLISIS (Riesgo
inherente)
RIESGODescripción
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Exceso de tramitología
Firmas de revisión por parte de los líder del proceso y líder(es) Operativo(s):
ÁREA NOMBRES CARGO FIRMA
Subdirección General de Gestión Corporativa Carlos Humberto Moreno Bermúdez Subdirector General de Gestión Corporativa
Dirección Técnica Administrativa y Financiera Salvador Mendoza Suárez Director Técnico Administrativo y Financiero
Subdirección Técnica de Recursos Tecnológicos Leydy Yohana Pineda Afanador Subdirectora Técnica de Recursos Tecnológicos
Empleado descontento y sin cultura de la
legalidad
Omitir intencionalmente la aplicación de los
procedimientos para la prestación de los servicios de T.I. o
cambiar la prioridad en la prestación del
mismo, en beneficio propio o de un
tercero.
Pérdida de la confianza en los
procesos involucrados
Procesos poco transparentes.
10B
AJA
Herramienta de gestión de eventos (incidentes o requerimientos -
Aranda) correctamente diligenciada, en orden de llegada, o evento
priorizado según criterios descritos en el Catálogo de Servicios.
Revisiones periódicas de los registros en la herramienta de gestión por parte del líder del grupo de mesa
de servicios.
5B
AJA
Revisión cuatrimestral de la efectividad de los controles
existentes.
Informe de casos atendidos y en
proceso
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantienen.
Riesgo: Se mantiene y en el periodo no se materializó.
Consecuencias: Se mantienen.
Controles: Se mantienen.
Acciones asociadas: Se mantienen.
Detalle de actividades para el periodo:N/A Que el número de informes o
registros automáticos o quejas o reclamos o denuncias o informes de auditorías, evidencien que se ha omitido intencionalmente la
aplicación de los procedimientos para la prestación de los servicios de T.I. o cambiar la prioridad en
la prestación del mismo, en beneficio propio o de un tercero,
sea mayor o igual a uno.
-------Informes = 0
Para el periodo monitoreado, no se tiene ningún registro.
OBSERVACIONES GENERALES DEL MONITOREO:
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 117 Vo.Bo:
FORMATOFECHA ACTUALIZACIÓN
MATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
31/08/2017FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DEL RIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
Determinar e implementar las directrices para la administración documental mediante la aplicación de políticas y lineamientos, para garantizar la recuperación, consulta y conservación
de la memoria institucional.
ANÁLISIS (Riesgo
inherente)
RIESGODescripción
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ACCIONES ASOCIADAS AL
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ACCIONES DE MONITOREO
1. En los préstamos de documentación, los
funcionarios o contratistas sustraigan o adulteren
documentación y colecciones, u otros
documentos en general
2. Acuerdos entre funcionarios que administran la
documentación y terceros interesados en manipular o sustraer la información.
3. Ineficiencia de los controles y mecanismos
de préstamos de documentos digitalizados
4. Falta de divulgación y socialización de las
políticas de seguridad de la documentación
Adulteración, sustracción, robo y manipulación de los
archivos y documentos del IDU
con el fin de beneficiar a un
particular
Obstaculización o desvío de investigaciones por parte de entes de control o usuarios de la información.
Pérdida de la memoria institucional (acervo documental)
Deterioro de imagen Institucional
5B
AJA
Uso y aplicación de la documentación asociada al proceso de Gestión Documental, dentro de la cual se encuentra: - Manual de Gestión Documental del IDU. - Guía del usuario de gestión documental.- Procedimiento "Consulta y préstamo de documentos" - Procedimiento "Procesos y servicios del centro de documentación"- Guía "Entrega de productos en formato digital de proyectos realizados en la infraestructura de los sistemas de movilidad y espacio púbico"
Acceso para la consulta de los documentos mediante los sistemas de información de gestión documental ORFEO, DSpace y PMB (Catalogo, circulación y préstamo de documentos)
Uso del Sistema de Información de Gestión Documental y Base de Datos Winisis.
Suscripción de cláusulas de Confidencialidad en los contratos de prestación de servicios y firma del documento de confidencialidad de las personas que manejan y/o procesan la información documental de la Entidad.
Procedimiento de consulta y préstamo documental que incluye políticas de no préstamo de documentos físicos cuando éstos se encuentren digitalizados y en caso de préstamo de documentos físicos, se cuentan con mecanismos de control del préstamo.
Disposición legal (Resolución 34217 de 2015), por la cual el Instituto adopta el marco de políticas de control para la seguridad de la información de la Entidad.
5B
AJA
Se cuenta con reporte impreso de los
préstamos realizados como mecanismo de
control en caso de fallo de los sistemas
Verificación de la firma del acuerdo de
confidencialidad.
Revisión y control de los expedientes
virtuales frente a los físicos que impida
pérdida de documentación
Formatos de préstamo
Formato PRÉSTAMO_DE_DOCUMENTOS_EN_EL_ARCHIVO_CENTRAL
Minuta de Contrato
Formato de confidencialidad de la empresa de Outsourcing
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantienen las causas identificadas
Riesgo: El riesgo no sufre ningún tipo de modificación
Consecuencias: Se mantienen las consecuencias identificadas
Controles: Se mantienen los mismos controles. Solo se combinaron las filas para que estén asociadas a cada riesgo.
Acciones asociadas: Se mantienen las mismas acciones
Número de denuncias, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique la adulteración, sustracción, robo y manipulación de los archivos y documentos del IDU con el fin de beneficiar a un particular
Resultado: Cero (0)
Análisis: Durante la actual vigencia no se tiene conocimiento de denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique la materialización del riesgo.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 118 Vo.Bo:
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DEL RIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s):
ÁREA NOMBRES CARGO FIRMA
CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ
SALVADOR MENDOZA SUAREZ
SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECURSOS FÍSICOS GLORIA PATRICIA CASTAÑO ECHEVERRY
1. Falla de Políticas para el manejo de información.
2. Complicidad de funcionarios o
proveedores para cometer actividades de fraude o corrupción.
Uso indebido de información crítica y
sensible de los procesos de la
Entidad, por parte de las personas que
realizan el procesamiento
técnico, almacenamiento y
custodia de la información
Investigaciones disciplinarias
Investigaciones administrativas
Obstaculización de investigaciones
Deterioro de la imagen institucional
5B
AJA
Inclusión de cláusula de confidencialidad en los contratos de prestación de servicios profesionales y de Outsourcing.
Socialización a los contratistas de prestación de servicios profesionales y de Outsourcing, acerca de las políticas de gestión documental, en especial sobre el uso adecuado de la información física y digital.
Capacitación y divulgación de recomendaciones por parte de la OCD sobre las conductas inapropiadas de los servidores públicos ysus consecuencias frente al uso de la información.
5B
AJA
Capacitaciones en la administración documental física y digitalizada
Comunicaciones y programación de la transferencia documental
Aplicación del Manual de Gestión Documental
Listas de asistencias a Capacitaciones
Manual de Gestión Documental y documentación actualizada del proceso
Actas de capacitación
Planillas de transferencia documental al archivo central Memorandos de transferencia
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se mantienen las causas identificadas
Riesgo: El riesgo no sufre ningún tipo de modificación
Consecuencias: Se mantienen las consecuencias identificadas
Controles: Se mantienen los mismos controles.
Acciones asociadas: Se mantienen las mismas acciones
A) Número de reportes de indebida manipulación de la información
B) Número de denuncias, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique eluso indebido de información crítica ysensible de los procesos de la Entidad
Resultado: A) Cero (0)
B) Cero (0)
Análisis: Se observa que en los procesos de G. Documental no se presentó ningún reporte por la indebida manipulación de la información.
Para el indicador B, se observa que durante lo corrido de la actual vigencia no se han presentado denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique la materialización del riesgo.
OBSERVACIONES:JUSTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ELIMINADOS: En el presente seguimiento no se han eliminado riesgos.
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE GESTIÓN CORPORATIVA
SUBDIRECTOR GENERAL DE GESTIÓN CORPORATIVA
DIRECCIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
DIRECTORA TÉCNICA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
SUBDIRECTORA TÉCNICA DE RECURSOS FÍSICOS
"Oculte las filas no diligenciadas"
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 119 Vo.Bo:
FORMATO FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN31/08/2017
FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
IDENTIFICACIÓN MONITOREO Y REVISIÓN
CAUSAS CÓDIGO CONSECUENCIAS
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INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
Administrar y disponer oportunamente los recursos financieros para la ejecución de los planes, programas y proyectos, en el desarrollo de los procesos de la entidad.
ANÁLISIS (Riesgo inherente)
VALORACIÓN DELRIESGO
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ACCIONES ASOCIADAS AL CONTROL
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ACCIONES DE MONITOREO
Acuerdos entre servidores publicos y terceros
Manipular o divulgar información de las ofertas realizadas por los bancos al momento de efectuar inversiones, a cambio de prerrogativas, o favores a los servidores públicos
1. Pérdida de recursos públicos2. Investigaciones disciplinarias y/o fiscales3. Mala imagen de la entidad ante el sector financiero y la comunidad
10B
AJA
1. Aplicación de las políticas para el manejo de excedentes de liquidez de la SDH. 2. Obligatoriedad de invertir de acuerdo con los cupos (ranking) que envía la SDH, en los cuales están inmersos los análisis de la solidez de cada entidad financiera, aprobados por el Comité de Control de Riesgo de la SDH 3. Seguimiento en las inversiones (fechas de vencimiento de inversiones; planeación y seguimiento del PAC)4. Alertas por parte del custodio de las Inversiones en CDT para vencimientos. 5. Comunicados enviados por los bancos (email) y audios de las comunicaciones con los bancos.6. Comité de seguimiento y control financiero IDU, mensual.7. Aplicación del procedimiento Administración de inversiones de tesorería.
5B
AJA
1. Comité de seguimiento y control financiero del lDU con reunión mensual para verificación del cumplimiento a las políticas de la SDH.2. Continuamente se hace seguimiento a las fechas de vencimiento de las invesiones, con el ánimo de contar con la disponibilidad de los recursos, adicionalmente se realiza seguimiento al PAC para programar las inversiones.3. Conciliaciones bancarias. 4. Solicitud de ofertas a los emisores habilitados, con términos para la recepción de las mismas.5. Grabación de llamadas de las operaciones financieras de las inversiones (según protocolo de seguridad)
1. Comunicados con los bancos (email, audios)2. Actas de inversión y del Comité de Seguimiento y Control Financiero.
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se Mantinene las mismasRiesgo: No se materializo y se mantiene el mismo.Consecuencias: Se mantienen las mismas.Controles: se mantienen los mismo. Se incluye alertas por parte del custodio.Acciones asociadas: Se incluye grabación de las operaciones de inversión.Indicador: Se reporta seguimiento.
1. Número de quejas, denuncias y/o no conformidades en los informes de auditoría sobre manipulación o divulgación información de las ofertas realizadas por los bancos para realizar inversiones
ANALISIS: En el periodo comprendido entre mayo y agosto de 2017, no se presentaron quejas ó denuncias.Frente a los informes de auditorias se presentaron 3 observaciones con respecto a las graciones de las inversiones, sin embargo, la STTR desvirtuó tales hallazgos demostrando con evidencias que se cumplieron los protocoles y requisitos definidos para tal fin.
Captura manual, aplicación y/o reversión por parte de los usuarios del sistema valoricemos en la Subdirección Técnica de Tesorería y Recaudo y/o en la Subdirección Técnica de Operaciones y/o por parte del administrador del sistema
Manipulación de la información en el Sistema VALORICEMOS con el ánimo de aplicar y/o reversar pagos, con el fin de favorecer a un tercero.
1. Investigaciones disciplinarias y/o fiscales.2. No recaudo de recursos por concepto de valorización.3. Pérdida de Información.4. Perdida de credibilidad de la entidad.5. Afectación de la ejecución de los proyectos por falta de recursos
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1. Aplicación del procedimiento de Conciliación Bancaria, donde se constate el movimiento de las cuentas contra la aplicación efectuada en los sistemas de informacion del IDU. Actividad que se realiza diaria y mensualmente.2. Aplicación del procedimiento PRGF05 Recaudo_ V_ 3.0.3. Restricción de acceso de perfiles de usuarios en el sistema valoricemos.4. Aplicación de pagos a través de Webservice con entidades financieras: Banco de Occidente, BBVA, Helm Bank, Davivienda y Bogotá, situación que reduce el porcentaje de aplicaciones manuales de pagos.(Archivos planos de recaudo).
5B
AJA
1. Cualquier reversión debe quedar en el movimiento diario de tesorería, con sus respectivos soportes como evidencia2. Control dual para las reversiones de las aplicaciones en el Sistema VALORICEMOS. 3. Cualquier reversión debe ser autorizada mediante memorando firmado por el Subdirector Técnico de Tesorería y Recaudo.
1. FO-GAF-005 Conciliación Bancaria2. Informe diario de caja 3. Reportes de. Anulación de Pagos y Consolidado de Ingresos Tesorería, generados en el Sistema de VALORICEMOS . 4.PRGF05 Recaudo_ V_ 3.0.
Indique los ajustes realizados en:Causas: Se Mantinene las mismasRiesgo: No se materializó. Se reaelizaron dos reversiones para corregir errores operativos involuntarios.Consecuencias: Se mantienen las mismas.Controles: se mantienen los mismo.Acciones asociadas: Se mantienen las mismas. Se aclara el cargo del subdirector. Indicador: Se reporta seguimiento
1. Número de quejas, denuncias y/o no conformidades en los informes de auditoría, sobre la manipulación de la información en el Sistema VALORICEMOS en la aplicacion y/o reversion de pagos.
ANALISIS: En el periodo comprendido entre enero y marzo 2017, no se presentaron quejas, denuncias y/o no conformidades en los informes de auditoia sobre manipulación de información en el sistema Valoricemos, referente a reversiones de pagos con favorecimiento a terceros.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 120 Vo.Bo:
IDENTIFICACIÓN MONITOREO Y REVISIÓN
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VALORACIÓN DELRIESGO
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Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s):
ÁREA NOMBRES CARGO FIRMA
CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ SUBDIRECTOR GENERAL
DIRECCCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SALVADOR MENDOZA SUAREZ DIRECTOR TÉCNICO
SANDRA MARIA MORENO SANCHEZ SUBDIRECTORA TÉCNICA ( E)
VLADIMIRO ALBERTO ESTRADA MONCAYO SUBDIRECTOR TÉCNICO
1. Sustitución o manipulación de documentos financieros por parte de terceros o por parte de funcionarios.
2. Uso indebido del poder para modificar el orden de turno de las cuentas.
Tramitar pagos, con documentos incompletos, falsos o adulterados, así como violar el derecho al turno, consignado en el articulo 19 de la Ley 1150 de 2007, con el fin de favorecer un tercero.
1. Pérdida de recursos.2. Investigaciones disciplinarias, fiscales, penales y/o administraitvas
10B
AJA
1. Revisión de los documentos contemplados en la Guía de Pago a Terceros, por los profesionales de la STPC en lo pertinente a la parte contable y presupuestal de las ordenes de pago.
2. Revisión por parte de la STTR de la documentación anexa a la cuenta (factura) radicada, en concordancia con lo establecido en la guia de pago a terceros.
3. Seguimiento al trámite de la orden de pago en STTR y STPC, soporte con aplicativo PRONTOPAGO)
5B
AJA
1. Aplicativo PRONTO PAGO que permite establecer la trazabilidad de la orden de pago, Aplicativo SIAC, STONE y ORFEO
Ordenes de pago, GUGF01_Guía de pago a terceros y Reportes del Aplicativo Pronto Pago.
Indique los ajustes realizados en:Causas: Se Mantinene las mismasRiesgo: No se materializó y se mantiene igualConsecuencias: Se mantienen las mismas.Controles: Siguen en los mismos terminos.Acciones asociadas: Se mantienen las mismas.Indicador: Se reporta seguimiento.
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Número de quejas, denuncias y/o no conformidades en los informes de auditoría, sobre el tramite pagos con documentos incompletos, falsos o adulterados y/o de violación del turno.
ANALISIS: En el periodo comprendido entre mayo y agosto de 2017, no se presentaron quejas, denuncias y/o no conformidades en los informes de auditoria sobre trámite de pagos efectuados con documentos incompletos, falsos o adulterados, asi como tampoco que se hubiere violado el derecho al turno, con el fin de faborecer a terceros.
1. Desconocimiento de los servidores publicos de la STPC de la normatividad.2. Tráfico de influencias3. Decisiones de nivel directivo.
Tomar decisiones que contradicen la ejecución presupuestal las cuales alteran la destinación inicial de los recursos, omitiendo la normatividad presupuestal vigente.
1. Desvío de recursos.2. Investigaciones penales, fiscales, disciplinarias y/o administrativas, al cometer errores que contradicen la normatividad vigente.
10B
AJA
1. Aplicación del Manual Operativo Presupuestal del Distrito Capital.2. Aplicación de la normativad presupuestal vigente.3. Socialización continua de los procedimientos vigentes.
10B
AJA
Capacitaciones a servidores publicos en normatividad presupuestal
1. Informes de ejecución presupuestal.2. Listados de asistencia a capacitaciones
Indique los ajustes realizados en:Causas: Se Mantinene las mismasRiesgo: No se materializo y se mantiene el mismo.Consecuencias: Se mantienen las mismas.Controles: se mantienen los mismos.Acciones asociadas: Se mantienen las mismas.Indicador: Se reporta el seguimiento.
Número de quejas, denuncias y/o no conformidades en los informes de auditoría, sobre la alteración de la destinación incial de los recursos.
ANALISIS: En el periodo comprendido entre enero y marzo de 2017, no se presentaron quejas, denuncias y/o no conformidades en los informes de auditoria sobre alteración de la destinación inicial de recursos y/o omisión de la normatividad vigente.
OBSERVACIONES:JUSTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ELIMINADOS: No se eliminaron riesgos en el periodo evaluado.
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE GESTIÓN CORPORATIVA
SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE TESORERÍA Y RECAUDO
SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 121 Vo.Bo:
FORMATO FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN31/08/2017
FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS
IDENTIFICACIÓN MONITOREO Y REVISIÓN
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INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
Implementar buenas prácticas de gestión de proyectos basadas en los lineamientos del Project Management Institute – PMI® aplicables al entorno corporativo del IDU, que contribuyan al cumplimiento de los objetivos
institucionales, al mejoramiento integral de la organización y al desempeño eficiente y eficaz de los proyectos y/o etapas del ciclo de vida que desarrolla la entidad.
ANÁLISIS (Riesgo inherente)
VALORACIÓN DELRIESGO
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1) Los informes de avance de los proyectos generados por los contratistas y/o interventores
contienen información adulterada y/o falsa.
2) Presión indebida de los grupos de interés del proyecto (internos y/o externos) para manipular u
omitir la información de avance de los proyectos que se registra en el
Sistema de Gestión Integral de Proyectos ZIPA.
3) Acuerdo entre las partes para omitir y/o dilatar el cargue de la información de avance de los proyectos en el Sistema de
Gestión Integral de Proyectos ZIPA.
C.GI-01
La información de avance de los
proyectos registrada en el
Sistema de Gestión Integral
de Proyectos ZIPA se
encuentra desactualizada,
adulterada y/o se omiten aspectos relevantes de la
realidad de la ejecución de los
proyectos.
1) Desconocimiento del estado real de los proyectos.
2) No contar con información actualizada para la toma oportuna de decisiones.
3) No generar en forma oportuna acciones de mejora
para promover el cumplimiento de las metas de los proyectos.
4) Remitir información inexacta como parte de las
respuestas a grupos de interés y/o entes de control que
solicitan información de los proyectos.
5) Pérdida de credibilidad de la entidad tanto a nivel interno
como externo.
6) Procesos sancionatorios a contratistas y/o interventores y
procesos disciplinarios a funcionarios.
7) Reprocesos administrativos.
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A
1) Incorporación de Anexo Técnico en los Pliegos de Condiciones en donde se describen las especificaciones para la
elaboración y aprobación de cronogramas de los proyectos.
2) Construcción de líneas base del alcance, tiempo y costo al inicio de cada etapa del ciclo de vida de los proyectos.
3) Equipo interdisciplinario que apoya la elaboración de los informes de avance
de los proyectos, la revisión por parte del responsable y la consolidación,
aprobación y análisis de los resultados.
4) Inspecciones en terreno.
5) Controles propios del Sistema de Gestión Integral de Proyectos ZIPA (alertas por desactualización de la
información, filtros de aprobación para la información que se publica en el Visor
de Proyectos, etc.).
6) Disponibilidad de la información de avance de los proyectos para los grupos
de interés (internos y/o externos).
7) Auditorías internas y/o externas.5
BA
JA
1) Realizar reuniones periódicas entre el
equipo interdisciplinario y los
responsables de elaborar, revisar y
aprobar los informes de avance de los
proyectos.
2) Revisar los informes de avance
de los proyectos recibidos por las áreas misionales.
3) Actualizar y consolidar la
información de avance de los
proyectos en el Sistema de Gestión
Integral de Proyectos ZIPA.
4) Realizar el seguimiento del
desempeño de los proyectos con base en la información registrada en el
Sistema de Gestión Integral de Proyectos
ZIPA.
1) Pliegos de Condiciones (Anexo
Técnico).
2) Cronograma con líneas base incluidas.
3) Actas de reunión.
4) Memorandos.
5) Información de avance de los
proyectos reportada en el Sistema de
Gestión Integral de Proyectos ZIPA.
6) Alertas del Sistema de Gestión Integral de
Proyectos ZIPA.
7) Informes de auditoría.
Indique los ajustes realizados en:
- Causas: Continúan las tres (3) causas descritas en la matriz; no es necesario modificar ninguna.
- Riesgo: Se ajustó la descripción del riesgo.
- Consecuencias: Continúan las siete (7) posibles consecuencias descritas en la matriz; no es necesario modificar ninguna.
- Controles: Continúan los siete (7) controles descritas en la matriz; se ajustó la redacción del control No.3
- Acciones asociadas: Continúan las acciones asociados identificadas en monitoreos anteriores.
# de proyectos reportados con información de avance desactualizada, adulterada y/o con aspectos relevantes omitidos
= 0
Inspecciones múltiples de la Dirección General en terreno a las obras en ejecución, en el marco del seguimiento que se le
realiza a los proyectos de infraestructura vial y espacio público
A partir de la expedición de la Circular No. 5 del 28 de Abril de 2017 por parte de la Dirección General, se realizaron todas las
acciones tendientes a iniciar el cargue de la información de avance de los proyectos en el Sistema de Gestión Integral de
Proyectos ZIPA. Actualmente el sistema cuenta con más de 500 informes de avance de los 30 proyectos en ejecución que
adelanta el Instituto, lo que refleja la aceptación del sistema por parte de las áreas misionales encargadas de cargar la
información.
Adicionalmente, se han venido realizando nuevos desarrollos en el sistema que permiten mejorar el nivel de detalle de la
información que se carga y se presenta tanto a la Alta Dirección del IDU e interesdaos internos a través del "Resumen Ejecutivo" como a la ciudadanía e interesados externos a través del "Visor de Proyectos". Dentro de los desarrollos realizados se destacan
el mayor nivel de detalle de la información predial (predios requeridos, recibidos, pendientes), financiera (giros efectuados, anticipos) y de la gestión social, así como la inclusión de una
galería fotográfica y multimedia.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 122 Vo.Bo:
IDENTIFICACIÓN MONITOREO Y REVISIÓN
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ANÁLISIS (Riesgo inherente)
VALORACIÓN DELRIESGO
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Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s):
ÁREA NOMBRES CARGO FIRMA
OAP ISAURO CABRERA VEGA JEFE OFICINA
SGJ SANDRA LILIANA ROYA BLANCO SUBDIRECTORA GENERAL (E)
SGI EDGAR FRANCISCO URIBE RAMOS SUBDIRECTOR GENERAL
SGDU RAFAEL EDUARDO ABUCHAIBE LOPEZ SUBDIRECTOR GENERAL
SGGC CARLOS HUMBERTO MORENO BERMUDEZ SUBDIRECTOR GENERAL
OTC LUCY MOLANO RODRIGUEZ JEFE OFICINA
1) Presión indebida de los grupos de interés del proyecto (internos y/o externos) y/o acuerdo entre
las partes para favorecer a alguna de ellas.
C.GI-02
Tomar decisiones para favorecer a
alguna de las partes
interesadas, sin tener en cuenta la
información registrada en el
Sistema de Gestión Integral
de Proyectos ZIPA.
1) Procesos disciplinarios a funcionarios.
2) Reprocesos administrativos.
3) Incumplimiento de las metas y/o objetivos de los
proyectos.
4) Pérdida de credibilidad de la entidad tanto a nivel interno
como externo.
10B
AJA
1) Implementación de Comités corporativos (de Dirección, de
Contratación, de Presupuesto, etc.) donde se analizan los casos puntuales, se conoce el avance de los procesos de selección y de los proyectos en curso y
se toman decisiones oportunas sobre los mismos.
2) Contratación, designación e implementación de interventorías para
los contratos que lo requieren y supervisión interna por parte de
profesionales de la entidad.
3) Aplicación del Manual de Gestión Contractual y Manual de Interventoría
y/o Supervisión de Contratos.
4) Disponibilidad de la información de avance de los proyectos para los grupos
de interés (internos y/o externos).
5) Auditorías internas y/o externas.
5B
AJA
1) Realizar seguimiento a los
compromisos establecidos en los
Comités.
2) Monitorear la actualización de la
información de avance de los
proyectos en el Sistema de Gestión
Integral de Proyectos ZIPA.
1) Actas de Comité.
2) Contratos de interventoría.
3) Memorandos.
4) Contratos de prestación de
servicios.
5) Actas de reunión.
6) Información de avance de los
proyectos reportada en el Sistema de
Gestión Integral de Proyectos ZIPA.
7) Informes de auditoría.
Indique los ajustes realizados en:
- Causas: Continúan la causa (1) descritas en la matriz; no es necesario modificar ninguna
- Riesgo: Se ajustó la descripción del riesgo.
- Consecuencias: Continúan las cuatro (4) posibles consecuencias descritas en la matriz.
- Controles: Continúan los cinco (5) controles descritos en la matriz.
- Acciones asociadas: Continúan las acciones asociados identificadas en monitoreos anteriores.
# de casos reportados de toma de decisiones para favorecer a alguna de las partes interesadas = 0
Inspecciones múltiples de la Dirección General en terreno a las obras en ejecución, en el marco del seguimiento que se le
realiza a los proyectos de infraestructura vial y espacio público
A partir de la expedición de la Circular No. 5 del 28 de Abril de 2017 por parte de la Dirección General, se realizaron todas las
acciones tendientes a iniciar el cargue de la información de avance de los proyectos en el Sistema de Gestión Integral de
Proyectos ZIPA. Actualmente el sistema cuenta con más de 500 informes de avance de los 30 proyectos en ejecución que
adelanta el Instituto, lo que refleja la aceptación del sistema por parte de las áreas misionales encargadas de cargar la
información.
Adicionalmente, se han venido realizando nuevos desarrollos en el sistema que permiten mejorar el nivel de detalle de la
información que se carga y se presenta tanto a la Alta Dirección del IDU e interesdaos internos a través del "Resumen Ejecutivo" como a la ciudadanía e interesados externos a través del "Visor de Proyectos". Dentro de los desarrollos realizados se destacan
el mayor nivel de detalle de la información predial (predios requeridos, recibidos, pendientes), financiera (giros efectuados, anticipos) y de la gestión social, así como la inclusión de una
galería fotográfica y multimedia.
OBSERVACIONES:
Se modifica la redacción del indicador del riesgo No. 1 para mejorar la medición del mismo. En concreto, el encabezado del indicador cambia de "# de casos detectados" a "# de proyectos reportados", lo que conlleva a que se deba aportar algún tipo de evidencia para soportar la materialización del riesgo.
Se modifica la redacción del indicador del riesgo No. 2 para mejorar la medición del mismo. En concreto, el encabezado del indicador cambia de "# de casos detectados" a "# de casos reportados", lo que conlleva a que se deba aportar algún tipo de evidencia para soportar la materialización del riesgo.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 123 Vo.Bo:
FORMATO FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
CÓDIGO PROCESO VERSIÓN31/08/2017
FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: EVALUACIÓN Y CONTROL
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
Verificar el cumplimiento de metas, planes y normas en los procesos de la Entidad y en las actuaciones de los servidores públicos, para asegurar el cumplimiento de los fines institucionales a través de la
aplicación de los instrumentos pertinentes.
ANÁLISIS (Riesgo
inherente)
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1. Presión por parte del nivel directivo2. Tráfico de influencias3. Interpretaciones subjetivas dentro de los informes de auditoría y/o evaluación en provecho propio o de un tercero4. Carencia de valores y/o falta de aplicación del código de ética por parte de los auditores.
Informes de Ley e informes de evaluación ajustados a intereses personales y/o de un
tercero
1.Direccionamiento en la toma de decisiones favoreciendo a partes interesadas.2.Planes de mejoramiento inocuos.3. Incumplimiento de la Ley 87 de 1993 (objetivos y caracterísiticas del sistema de control Interno).
10B
AJA
1. Designación del jefe de Control Interno, por parte del Alcalde Mayor.2. Procedimiento de Evaluación Independiente y Auditorías Internas3. Equipos interdisciplinarios en la realización de auditorias.4. Revisar los informes de Ley y los de auditorías internas, por el Jefe de la OCI antes de ser oficializados y/o comentados con la dependencia auditada.
5B
AJA
1. Informes de Ley presentados y/0 radicados2. Informes de auditorías radicados3. Correos con las revisiones de informes por parte del Jefe de la OCI
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Se incluye la causa 4 (carencia de valores).
Riesgo: Se incluye informes de leyConsecuencias: Se incluye la 3 ley 87.Controles: Se incluye control 4: Revisión de informes de leyAcciones asociadas:Ninguno
(Informes Direccionados/ Evaluaciones Efectuadas en el Período)*100
Datos: (0/97)= 0%
Análisis: A la fecha no se han detectado informes direccionados, por lo tanto el riesgo no se ha materializado.
1. Negligencia por parte de la Alta Dirección y/o de los auditados.2. Deseo de obtener una ventaja para si o para un tercero. 3. Intención de desviar posibles responsabilidades derivadas de los informes de auditoría.
Que la Alta Dirección y/o los auditados no
atiendan, sin la debida justificación o
intencionalmente, las observaciones, hallazgos y/o no conformidades,
presentadas por la Oficina
de Control Interno en susinformes de auditoría y/o
evaluaciones
1. No formulación de Planes de
Mejoramiento2. Planes de mejoramiento
inocuos.3. Materialización de riesgos identificados
en los informes
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1. Informe Cuatrimestral del Estado delSistema de Control Interno Ley 1474/20112. Procedimiento de Evaluación Independiente y Auditorías Internas3. Aplicativo Planes de Mejoramiento4 Procedimientos Planes de Mejoramiento internos y externos5. Los informes son enviados directamente a la Dirección General. (Decreto Nal.648-2017, Decreto Dis. 215-2017)
10B
AJA
1.Informes cuatrimestrales del estado del Sistema de Control Interno2.Informes de auditorías3. Reportes de seguimiento generados por el aplicativo
Indique los ajustes realizados en:
Causas:NingunoRiesgo: NingunoConsecuencias: NingunoControles: Se incluye control 5: informes a la DG.Acciones asociadas:Ninguno.Indicador: Se mide y reporta avance
Indicador de Alerta: (Planes de Mejoramiento Recibidos Oportunamente / Planes de Mejoramiento Solicitados por la OCI en el período) * 100
Datos:16/20= 80%
Análisis: Frente al resultado logrado, la OCI fortalecerá su gestión de seguimiento preventivo para que las áreas mejoren la oportunidad en la entrega de los planes de mejoramiento derivados de las auditorías realizadas.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 124 Vo.Bo:
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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REGISTRO ACCIONES DE MONITOREO
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ANÁLISIS (Riesgo
inherente)
RIESGODescripción
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1. Relaciones familiares y/o de amistad entre el auditor y auditado2. Tráfico de influencias3. Amenazas 4. Carencia de valores y/o falta de aplicación del código de ética por parte de los auditores.
No informar, cuando sea pertinente, a las
autoridades competentes respecto de la existencia
de presuntas irregularidades
encontradas en los procesos de auditoría y/o
evaluación.
1.Materialización de riesgos identificados en el proceso u objeto de auditoría2.Apertura de investigaciones penales o disciplinarias o administrativas.
10B
AJA
1. Inducción y/o re inducción con énfasis en Código de Ética y Buen Gobierno2. Procedimiento Evaluación Independiente y Auditorías Internas.
5B
AJA
Oficios con reportes a las autoridades competentes.
Indique los ajustes realizados en:
Causas:Se incluye la causa 4 (Carencia de valores)Riesgo: Se cambia "Informes" por "proceso" Consecuencias: NingunoControles: NingunoAcciones asociadas:NingunoRegistros: Se incluye Oficios con reportes.
(Informes Reportados / Informes que lo exigen) * 100
Datos: 0/0 = 0%
Análisis: A la fecha no se han presentado casos de informe para trasladar a las autoridades competentes. Por lo tanto el riesgo no se ha materializado en el periodo.
1. Tráfico de influencias2. Baja cultura de autocontrol en los auditores3. Bajo nivel de supervisión, control y evaluación por parte del jefe de la Oficina de Control Interno4. Coacción
Dilatación del proceso de auditoría y/o evaluación
para beneficiar a un tercero
1.Inoportunidad en la toma de correctivos2.Materialización de riesgos identificados en el proceso u objeto de auditoria
5B
AJA
1.Capacitaciones en tema de autocontrol adelantadas en la Oficina de Control Interno2.Seguimiento al Programa de Auditorías3.Plan de Acción de la Oficina de Control Interno, aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.4. Seguimiento al programa anual de auditoría por parte del Comite de Control Interno. (Decreto Nal 648-2017).
5B
AJA
1.Listado de asistencias2. Actas de las reuniones de
seguimiento de la OCI
Indique los ajustes realizados en:
Causas:NingunoRiesgo: NingunoConsecuencias: NingunoControles: Se aclara seguimiento por parte del Comité SCI.Acciones asociadas:Ninguno
(Información Recibida Oportunamente para la Evaluación/ Evaluaciones Efectuadas en el Período)*100
Datos: 97 / 97 = 100%
Análisis: A la fecha no se han identificado casos de entrega inoportuna de información. Por lo tanto el riesgo no se ha materializado en el periodo.
1. Ocultar irregularidades en laoperación2. Intención de generar mala imagen institucional al área evaluadora. 3. Buscar que se incumplan los objetivos de la evaluación que se adelanta.
Imprecisión y/o inoportunidad
intencionadas en la entrega de
información por parte delauditado
1. Retraso en la entrega del informe
2.Redución del Alcance de la
auditoría3. Incumplimiento total y/o parcial de
Logros de los objetivos de la
auditoría4.Afectación en los
resultados de la auditoría
10B
AJA
1.Procedimiento de Evaluación Independiente y Auditorías Internas2.Plan de Auditoría.3.Socialización de Informes y Gestión en Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.4. Comunicaciones Oficiales a las dependencias5. Se suscribirá carta de salvaguarda sobre la información entregada por parte del auditado (Nuevo control a partir de la fecha de publicación de la Matriz).
5B
AJA
1.Comunicaciones Oficiales
2. Listas de Asistencias3. Acta de Comité de
Coordinación del Sistema de Control
Interno.
Indique los ajustes realizados en:
Causas:NingunoRiesgo: NingunoConsecuencias: No se realiza ningún ajusteControles: Se incluye control 5: informes a la DG.Acciones asociadas:Ninguno
(Información Recibida Oportunamente para la Evaluación/ Evaluaciones Efectuadas en el Período)*100
Datos:97/97 = 100%
Análisis: No se evidenciaron demoras injustificadas en la entrega de información, por lo tanto el riesgo no se ha materializado en el periodo.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 125 Vo.Bo:
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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1. Negligencia por parte de la Alta Dirección y/o los auditados.2. Deseo de obtener o mantener una ventaja para si o para un tercero.3. Intención de desviar posibles responsabilidades derivadas de los informes de auditoría.
Que la Alta Dirección y/o los potenciales auditados
interfieran en la planeación de las
auditorías, de manera que impidan su programación o
realización
1.Inoportunidad en la toma de correctivos2.Materialización de riesgos identificados en el proceso u objeto de auditoria3. Direccionamien to de la toma de decisiones
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A
1.Procedimiento de Evaluación Independiente y Auditorías Internas2.Seguimiento al programa anual de auditoría por parte del Comite de Control Interno. (Decreto Nal 648-2017).
5B
AJA
1.Comunicaciones Oficiales
2. Listas de Asistencias3. Acta de Comité de
Coordinación del Sistema de Control
Interno.
Indique los ajustes realizados en:
Causas:NingunoRiesgo: NingunoConsecuencias: NingunoControles: Se ajusta el nombre del comitéAcciones asociadas:Ninguno
(Actividades de Evaluación Eliminadas por solicitud de la administración / Actividades de Evaluación Programadas) * 100
Datos: 0/97= 0%
Análisis: la administración no ha solicitado la eliminación de alguna auditoría, lo que significa que el riesgo no se ha materializado en el periodo.
1-Acuerdos privados entre el operador disciplinario y el particular interesado.
2-Pérdida intencionada de información
3-Interés particular en un proceso disciplinario específico.
4-Falta de controles de seguridad para el acceso a los expedientes de los procesos disciplinarios.
Manipulación indebida de la información en las
actuaciones disciplinarias que se adelantan o adulteración de la
misma, en provecho propio o de un tercero
Afectación del proceso disciplinario
Necesidad de reconstrucción del expediente o piezas procesales
Acciones legales contra la Entidad
Acciones disciplinarias y/o penales, en contra del responsable(s)
Impunidad.
Pérdida de credibilidad del operador disciplinario.
10B
AJA
1. Sistema de Información Disciplinaria del Distrito SID.2. Sistema de gestión documental ORFEO, con control de confidencialidad a los documentos.3. Control de préstamo y revisión de expedientes.4. Autocontrol del jefe de la oficina y del personal de la misma.5. Control de acceso a los archivadores en la OCD.
10B
AJA
1-Acceso restringido a la oficina, control de
ingreso, archivadores en los que se guardan
bajo llave los expedientes, formatos
OCD
2-Bases de datos
3-Servidor virtual IDU con acceso restringido a
los documentos de la OCD
4-Sistema de gestión documental ORFEO
5-Formato OCD de préstamo y revisión de
expedientes
6-Registros propios
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Ninguno.Riesgo: Se aclara "manipulación indebida"Consecuencias: Ninguno.Controles:Se excluye control de backups y control de acceso a las oficinas, no realizados Se aclara control de acceso a los archivadores.Acciones asociadas: Ninguno.Se modifica el indicador por el de informes revisados por el Jefe OCD
Acciones de control Ejecutadas / Acciones Propuestas 18/20 =0,9 Nota: el control No. 1 se realizó hasta el mes de junio, ya que este sistema lo alimentaba sólo la jefe de la oficina. En este momento se estan solicitando los permisos a la Alcaldía para que los abogados y secretarías de la OCD, de acuerdo a su roll, alimenten el sistema de información SIID. Los demás controles se están ejecutando.
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 126 Vo.Bo:
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s): OBSERVACIONES:
ÁREA NOMBRES CARGO FIRMA
OFICINA DE CONTROL INTERNO LUIS ANTONIO RODRIGUEZ OROZCO JEFE DE OFICINA
OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO PATRICIA DEL PILAR ZAPATA OLIVEROS JEFE DE OFICINA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN ISAURO CABRERA VEGA JEFE DE OFICINA
1-Dilación injustificada de términos en los procesos disciplinarios, en provecho propio o de un tercero
2-Omisión del deber de dar trámite a las quejas e informes que se reciban en la oficina, en beneficio propio o de un tercero
Incumplimiento injustificado de los
términos legales para adoptar las decisiones
correspondientes, que dé lugar a caducidad o
prescripción, en beneficio propio o de un tercero
Pérdida de competencia disciplinaria
Impunidad
Acciones disciplinarias y/o penales, en contra del responsable(s)
Pérdida de credibilidad del operador disciplinario.
30A
LTA
1. Manual distrital de procesos y procedimientos disciplinarios2. Reuniones de autocontrol en la OCD3. Control del jefe de la oficina4. Aplicativo SIDD de la Alcaldía.
10B
AJA
1.1-Expedientes de los procesos disciplinarios
1.2-Bases de datos1.3-Actas de reuniones
OCD1.4-Actas de visitas de
entes de control
2.1-Registro propio2.2-Base de datos de
datos de ORFEO
Indique los ajustes realizados en:Causas: Ninguno.Riesgo: Ninguno.Consecuencias: Ninguno.Controles: Se elimina Base de datos en la OCD, la base de datos es en el SIDD.Acciones asociadas: Ninguno.
# de procesos en los que se declare la prescripción de la acción disciplinaria por razon de la inactividad de la OCD / # de procesos en curso en el periodo
0/148=0
1-Valoración y/o aplicación arbitraria de la norma o de los procedimientos por parte del operador disciplinario
2-Tráfico de influencias
3. No solicitar las pruebas pertinentes, conducentes y útiles.
Adopción de decisiones amañadas en beneficio propio o de un tercero
Nulidades en materia disciplinaria
Impunidad
Acciones legales en contra de la Entidad
Acciones disciplinarias y/o
penales, en contra del responsable(s)
Pérdida de credibilidad del
operador disciplinario.
10B
AJA
1. Control y autocontrol del jefe de la OCD2. Reuniones de autocontrol de la OCD3. Manual distrital de procesos y procedimientos disciplinarios
10B
AJA
1.1-Registro propio1.2-Actas de reuniones
OCD1.3-Actas de visitas de
entes de control, acciones legales de
control, quejas e informes de terceros.
2.1 Expedientes de los procesos disciplinarios
3.1.Registro propio3.2-Actas de reuniones
OCD
Indique los ajustes realizados en:
Causas: Ninguno.Riesgo: Ninguno.Consecuencias: Ninguno.Controles: Se eliminan controles externos (no hacen parte de la gestión de la Entidad). Se elimina referencia a la Constitución.Acciones asociadas: Ninguno. # de procesos en los que se
evidencie la existencia de decisiones amañadas / # de decisiones adoptadas por la oficina en el período.
0/29=0
"Oculte las filas no diligenciadas"
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 127 Vo.Bo:
FORMATOFECHA ACTUALIZACIÓN
MATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN
31/08/2017FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4
ENTIDAD: PROCESO: MEJORAMIENTO CONTINUO
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN
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# de riesgos materializados en el periodo. = 0
Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s): OBSERVACIONES:
ÁREA NOMBRES CARGO FIRMA
OFICINA DE CONTROL INTERNO LUIS ANTONIO RODRIGUEZ OROZCO JEFE DE OFICINA
OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO PATRICIA DEL PILAR ZAPATA OLIVEROS JEFE DE OFICINA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN ISAURO CABRERA VEGA JEFE DE OFICINA
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
OBJETIVO DEL PROCESO:
Identificar, establecer, implementar y ejecutar acciones para incrementar el desempeño de los procesos con el propósito de fortalecer el Sistema Integrado de Gestión a través de la aplicación de metodologías de mejoramiento y acciones de
prevención.
ANÁLISIS (Riesgo
inherente)
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1. Baja apropiación de los valores éticos establecidos en el Acuerdo Ético de la entidad.
2. Omitir de manera intencionada la aplicación de las metodologías establecidas para identificar las causas raíz , y/o su correcta y pertinente formulación, en la determinación de acciones correctivas, preventivas, y/o de mejoramiento.
3. Omisión intencional de la revisión de las acciones correctivas, preventivas, y/o de mejoramiento.
Formulación de acciones correctivas, preventivas, y/o de mejoramiento cuyo contenido esté dirigido a evadir y/o eliminar controles necesarios, así como a proponer acciones inocuas o que favorezcan intereses de terceros.
1. Materialización de riesgos institucionales.2. Investigaciones disciplinarias y/o administrativas y/o fiscales y/o penales.3. Reprocesos.4. Ineficacia del proceso.5. Pérdida de credibilidad en el proceso de mejoramiento continuo.
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1. OCI Verifica la pertinencia de las acciones formuladas 2. Aplicación del Procedimiento acciones correctivas y/o preventivas.3. Utilización de Formatos para análisis de causas: diagrama espina de pescado, lluvias de ideas y cinco porqués.4. Procedimientos y formato para la Elaboración y Monitoreo a Planes de Mejoramiento Institucional y por Procesos. 5. Fomento de la cultura ética. 6. Revisión y aprobación por parte del(os) Gerente(s) Público(s) responsables de la(s) acción(es) de mejoramiento.7. El registro de las acciones de mejora se realiza en el aplicativo CHIE de planes de mejoramiento. Permite la trazabilidad en la formulación, ejecución y monitoreo.
5B
AJA
1. Verificar los registros de la aplicación de las metodologías de identificación de causas en la formulación de los planes de mejoramiento.
2. Realizar seguimiento de las acciones de mejoramiento con Organismos de Control, en el marco del indicador transversal.
3. Campañas de prevención en materia disciplinaria.
4. Actualización del procedimiento de planes de mejoramiento interno V3.0.
5. Solicitar a STRH la implementación del Plan de Gestión Ética para la vigencia 2017
1. FOMC01 Formato Planes de Mejoramiento.
2. FMC150 / FMC151 / FMC152 Formato análisis de causas.
2. FO-IDU-131 4. Actas de reuniones de seguimiento al cumplimiento.
3. Reportes del aplicativo de plan de mejoramiento.
4. Piezas comunicativas de prevención en materia disciplinaria
6. Memorando de solicitud a STRH
Indique los ajustes realizados en:Causas: No se modificanRiesgo: No se materializó el riesgo, su identificación sigue igual.Consecuencias: Se mantienen las mismas identificadas.Controles: Continuan los mismos controlesAcciones asociadas: 1. Siguen en los mismos términos
Indicador:Se mide con respecto a las acciones definidas en los planes de mejoramiento.
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INDICADOR OCINo. Acciones formuladas pertinentemente(avaladas OCI) / No. Acciones Formuladas X 100Para el Segundo Periodo (Mayo - Agosto) el indicador produjo los siguientes resultados:(158 Acciones formuladas pertinentemente / 158 Acciones Formuladas ) * 100= 100 %Total Acciones Formuladas en la vigencia 271.Fuente: Registro Sistema CHIE Plan de mejoramiento Reportes al 31 de Agosto de 2017.Conforme a lo anterior el riesgo C.MC.01 no se materializó.
INDICADOR OCDNúmero de actividades de prevención en materia disciplinaria efectuadas/Número de actividades de prevención en materia disciplinaria programadas (23 Actividades efectuadas/18 actividades programadas)*100 =128%
1. Servidores con poder de decisión que influyen
en el direccionamiento del mejoramiento
institucional, definiendo políticas o instrucciones
que impactan negativamente los
mecanismos de control y el mejoramiento efectivo.
2. Intereses políticos y presiones de terceros,
que influyen en decisiones de la administración.
Formulación intencional del mejoramiento
institucional para favorecer intereses
de terceros perjudicando la
misión de la Entidad.
1. Desviación De recursos,detrimento
patrimonial.2. Pérdida de
credibilidad de la Entidad.
3. Afectación de la misionalidad.
4. Investigaciones administrativas, disciplinarias,
penales y fiscales.
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1. Proceso y Procedimeinto para la Planeación Estratégica.
2. Código de Buen Gobierno.3. Sistema de Control Interno.
4. La independencia en la elección del Jefe de Control
Interno.5. Proceso de Evaluación y
Control.6. Procedimiento de control de documentos que definen las
validaciones, revisiones y aprobaciones en la adopción de
documentos.
5B
AJA
Actualización del Código de Buen Gobierno.
Ejecución del Plan de Acción del Sistema de Control
Interno.
Plataforma EstratégicaDocumentos del SIG
aprobadosRegistros de Auditoría
Presentación Informe de la Ley 1474 del 2011
Indique los ajustes realizados en:Causas: Continua las mismas causas.Riesgo: No se evidencia materialización del riesgo. El riesgo continua.Consecuencias: Se mantienen las mismas identificadas.Controles: Continuan los mismos.Acciones asociadas: Se actualizó el código de Buen Gobierno con resolución 2591 del 31 de mayo de 2017.Indicador:Continua el mismo indicador, reporte en cero (0).
"Oculte las filas no diligenciadas"
PROBABILIDADDescriptor Descripción Frecuencia
Rara vez Ocurre en excepcionales. No se ha presentado en los últimos 5 años
Improbable Puede ocurrir. Se presentó una vez en los últimos 5 años
Posible Es posible que suceda. Se presentó una vez en los últimos 2 años
Probable Se presentó una vez en el último año
Casi seguro Se ha presentado más de una vez al año
IMPACTO
# Respuestas Descripción Nivel
1 - 5 Moderado 56 -11 Mayor 10
12 - 18 Catastrófico 20
CRITERIOS DE MEDICIÓN DEL CONTROL
NIVEL TEMA PREGUNTA
1 Documentación ¿Existen manuales, instructivos o procedimientos para el manejo del control?
2 Responsable ¿Está(n) definido(s) el(los) responsable(s) de la ejecución del control y del seguimiento?
3 Automático ¿El control es automático?
4 Manual ¿El control es manual?
5 Frecuencia ¿La frecuencia de ejecución del control y seguimiento es adecuada?
6 Evidencias ¿Se cuenta con evidencias de la ejecución y seguimiento del control?
7 Efectividad ¿En el tiempo que lleva la herramienta ha demostrado ser efectiva?
Calificación de los controles Puntaje a disminuirDe 0 a 50 0
De 51 a 75 1De 76 a 100 2
Ocurre en la mayoría de los casos.
El evento ocurre en la mayoría de las circunstancias. Es muy seguro que
se presente
PROBABILIDADNivel
1
2
3
4
5
CRITERIOS DE MEDICIÓN DEL CONTROL
PREGUNTA VALOR¿Existen manuales, instructivos o procedimientos para el manejo del control? 15¿Está(n) definido(s) el(los) responsable(s) de la ejecución del control y del seguimiento? 5¿El control es automático? 15¿El control es manual? 10¿La frecuencia de ejecución del control y seguimiento es adecuada? 15¿Se cuenta con evidencias de la ejecución y seguimiento del control? 10¿En el tiempo que lleva la herramienta ha demostrado ser efectiva? 30
PROBABILIDAD
IMPACTO
Moderado Mayor Catastrófico
5 10 20
Casi Seguro 5
Probable 4
Posible 3
Improbable 2
Rara vez 1
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100EXTREMO
20MODERADA
40ALTA
80EXTREMO
15MDOERADA
30ALTA
60EXTREMO
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40ALTA
5BAJA
10BAJA
20MODERADA
Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 131 Vo. Bo.:
FORMATOMATRIZ RIESGOS INSTITUCIONAL IDU
CÓDIGO PROCESO VERSIÓNFO-XX-XX PLANEACIÓN 1
CONTROL DEL FORMATO.
Participaron en la elaboración:John Alexander Quiroga Fúquene - Profesional Especializado (OAP)
John Byron Isaza Salazar - Profesional Especializado (Contratista OAP)
(El alcance de participación en la elaboración de este documentocorresponde a las funciones del área que representan)
Control de VersionesVersión Fecha Descripción Modificación Folios
1 4/30/2015 44 hojas
2 8/30/2015 44 hojas
3 9/16/2015 Actualización de Riesgos de Gestión 44 hojas
4 12/14/2015 44 hojas
5 12/24/2015 44 hojas
6 2/1/2016 44 hojas
7 7/15/2016 44 hojas
8 8/1/2016 44 hojas
Validado y Aprobado por:
ADRIANA BAREÑO ROJASJefe Oficina Asesora de Planeación
Actualización de Riesgos de Corrucpión primer cuatrimestre 2015 Actualización de Riesgos de Corrucpión segundo cuatrimestre 2015
Actualización Matriz de Riesgos de Gestión (Inclusión de los procesos estratégicos en Conjunto
Actualización de Riesgos de Corrucpión tercer cuatrimestre 2015
Actualización de las matrices de riesgos de corrupción de acuerdo con el documento "Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de atención al ciudadanoV2" y la "Guía para la Gestión de Riesgo de Corrupcion"Guía para la Gestión de Riesgo de Corrucpión" emitidas por la Presidencia de la República.
Actualización del seguimiento de las matrices de riesgos de corrupción de los 22 procesos del IDU. Actualización de las matrices de riesgos de Gestión de los 22 procesos del IDU
Actualización de la matriz de riesgos de gestión del proceso de Conservación, teneindo en cuenta que se fuisionó el Riesgo R-G-CI-12 y R-G-CI-18, por lo que el seguimiento de los coponentes que conforman estos proyectos etabán separados, por lo tanto se fusionaron. De igual manera se revisaron las causas del riesgo R-G-CI-16 y se realizó de nuevo el análisis individual.