Corporación Universitaria J. Emilio Valderrama
Como optimizar los tiempos de respuesta en el trámite de Registros
Presupuestales en la Secretaria de Inclusión Social y Familia de la Alcaldía de
Medellín
Elliot F. Ramírez G.
CC. 1039448190
Lucas García Arboleda
CC. 1037579906
Este trabajo será publicado bajo el siguiente título y link:
WELEAN – UNISABANETA- Como optimizar los tiempos de respuesta en el
trámite de Registros Presupuestales en la Secretaria de Inclusión Social y Familia
de la Alcaldía de Medellín
09 Diciembre de 2015
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ContenidoIntroducción..............................................................................................................4
Objetivos..................................................................................................................5
Objetivo General...................................................................................................5
Objetivos Específicos............................................................................................5
Hipótesis...................................................................................................................6
Fundamentos...........................................................................................................7
Lean Manufacturing..............................................................................................7
Las 5S’s................................................................................................................8
Jidoka....................................................................................................................9
Poka Yoke.............................................................................................................9
Método...................................................................................................................10
Diagrama de Ishikawa.........................................................................................10
VSM....................................................................................................................11
Metodología........................................................................................................12
Cronograma...........................................................................................................13
Conclusiones..........................................................................................................14
Recomendaciones..................................................................................................15
Bibliografía.............................................................................................................16
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Introducción
Las Operaciones comprenden todas las actividades de la empresa necesarias
para la prestación del servicio (o producto) en la cantidad, momento y lugar que el
cliente desea, y de la manera más eficiente posible. En concreto, en este ámbito
de Operaciones y cadena de suministro, hay que aprovechar esa oportunidad para
mejorar hacia procesos más delgados; esto no significa una reducción drástica de
gastos, sino una manera más inteligente e innovadora de hacer el trabajo y de
coordinar las acciones de todos nuestros recursos.
Con este trabajo se pretende con la información presente y de cada proceso
aplicar en el flujo general la metodología de Lean Manufacturing y las 5S con el
fin de lograr un flujo óptimo.
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Objetivos
Objetivo General
Optimizar los tiempos en el trámite de Registros Presupuestales en la Secretaria
de Inclusión Social y Familia de la Alcaldía de Medellín, a través de la metodología
5S y Lean Manufacturing
Objetivos Específicos
Identificar en el proceso actual con el diagrama de Ishikawa los puntos problema
del trámite de registros presupuestales.
Analizar el impacto que tendría el trámite de registros presupuestales al aplicar la
metodología de las 5S y Lean Manufacturing.
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Hipótesis
En este trabajo se plantea aplicar la metodología de las 5S, una cadena de valor
esbelta y el método jidoka – poka yoke en el trámite de registros presupuestales
buscando así desechar los pasos que no generan valor y/o son innecesarios y así
optimizar el proceso.
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Fundamentos
Lean Manufacturing
Lean Manufacturing es “una filosofía /sistema de gestión sobre cómo operar un
negocio”, permitiendo reducir el tiempo entre el pedido del cliente y el envío del
producto, mejorando la calidad y reduciendo los costos.
El objetivo de Lean es desarrollar una cultura hacia una organización más eficiente
mediante unos cambios en los procesos del negocio con el fin de incrementar la
velocidad de respuesta por medio de reducción de desperdicios, costes y tiempos.
Por lo cual aplica perfectamente para el caso de la Secretaria de Inclusión Social y
Familia que busca optimizar los tiempos de respuesta en el trámite de Registros
Presupuestales
El pensamiento Lean es una filosofía que evoluciona permanentemente, debido al
aprendizaje que se va adquiriendo sobre la implementación y adaptación de las
diferentes técnicas a los diferentes productos y/o servicios. Es por esto que es un
CULTURA que empieza y no acaba; es una transformación duradera y sostenible,
que añade valor a las personas y sus organizaciones.
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Las 5S’s
Las 5S’s son las iniciales de cinco palabras japonesas que nombran a cada una
de las cinco fases que componen el método: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y
Shitsuke. El objetivo de este es mantener y mejorar las condiciones de
organización, el orden y limpieza, así como mejorar las condiciones de trabajo,
seguridad, clima laboral, motivación personal y eficiencia. Conceptos que
continuamente aplicados a la gestión y administración del puesto de trabajo
conduce a un proceso de mejora continua, consiguiendo mejorar la productividad,
competitividad y calidad en las organizaciones. Todo ello a través de un cambio en
la cultura de trabajo, mediante la práctica planificada de los conceptos básicos de
la calidad total.
La implantación del método de “las 5S” no requiere de conocimientos en particular
ni elevadas inversiones financieras; pero si supone un pilar básico para edificar un
proceso de mejora continua firme y duradera, ya que proporciona los medios para
generar sitios más productivos, seguros y agradables, donde se elaboran
productos y servicios de mayor calidad.
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Jidoka
La palabra jidoka se refiere a "la automatización con un toque humano", en
contraposición a una máquina automática que sólo se mueve bajo la vigilancia
y supervisión de un operador. Este concepto tiene sus orígenes en el telar
automático inventado en 1896 por Sakichi Toyoda fundador de Toyota.
Jidoka permite que el proceso tenga su propio autocontrol de calidad. Así, por
ejemplo, si existe una anormalidad durante el proceso, este se detendrá ya sea
automática o manualmente, impidiendo que las piezas defectuosas avancen en el
proceso. Todo lo contrario a los sistemas tradicionales de calidad, en los cuales
las piezas son inspeccionadas al final de su proceso productivo. Jidoka mejora la
calidad en el proceso ya que solo se producirán piezas con cero defectos.
Poka Yoke
Este concepto fue desarrollado por Shigeo Shingo en los años 60 quien lo
desarrolló ampliamente en la empresa Toyota. El término Poka Yoke significa "a
prueba de errores" y viene de las palabras japonesas "poka" (error inadvertido) y
"yoke" (prevenir).
La finalidad de los dispositivos Poka Yoke son detectar fallas antes de que
sucedan.
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Método
Diagrama de Ishikawa
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Tramite de
Registros
Presupuestales
Método Mano de Obra
Maquinaria Medio Ambiente
Materiales
Incumplimiento de tareas
Poca comunicación entre procesos
Sistema caídoBajo rendimiento
Exceso procesos
Datos erróneos
Falta de Insumos
Falta de conocimiento
Metodología
Se implementó el método de las 5S luego de realizar el VSM inicial, de este se
evaluaron todos y cada uno de los procesos, en los cuales se minimizo los
tiempos de transporte, se eliminaron los almacenamientos pues estos llevaban a
pérdida de los documentos y reproceso, se eliminaron las inspecciones pues estas
conllevaban tiempos de respuesta demasiado lentos obteniendo así como
resultado un VSM Mejorado.
Actualmente se adelanta un proceso paso a paso en el cual se está
implementando en la primera parte la VSM mejorada como se muestra a
continuación:
En este reducimos parte del tiempo inicial de inspección y se agregaron alertas a
lo largo del proceso para hacerlo más eficiente.
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Cronograma
N
oActividad
Tiempo
Diciembre Responsabl
e7 8 9 1
0
1
1
1
2
1 Definición Problema Lucas GarcíaElliot Ramírez
2 Diseño Avance 1: Detección del problema
Lucas GarcíaElliot Ramírez
3 Entrega por vía mail Avance 1 Lucas García
4 Revisión Bibliográfica Lucas García
5 Elaboración Final del proyecto Lucas GarcíaElliot Ramírez
6. Entrega final Lucas GarcíaElliot Ramírez
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Conclusiones
En el VSM inicial encontramos como los tiempos improductivos en el
tramite re un Registro Presupuestal nos llevaba 7 días contra el tiempo
productivo del proceso de 2 días y medio.
El tiempo de proceso es de 10 dias teniendo un 74% de tiempo muerto y
26% de tiempo productivo; Actualmente se ha mejorado los primeros 4
procesos reduciendo los 2 pasos de Inspeccion iniciales y pasando a un
tiempo muerto de 66,6% y un tiempo productivo de 33.4%, se continua
trabajando para tener el VSM ideal.
La metodología planteada de las 5S y Lean Manufacturing reducen
ostensiblemente los tiempos evitando la perdida de los mismos y el
excesivo transporte, inspección y almacenamiento del formato de registro
presupuestal.
La implementación de estas herramientas conlleva al aumento de la
productividad, teniendo así tiempos óptimos de respuesta.
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Recomendaciones
Para el buen funcionamiento de la nueva VSM se requiere del compromiso
de todos los empleados que participan en el proceso cumpliendo sus
funciones.
La aplicación de la metodología en todas las áreas de la Secretaria de
Inclusión Social y Familia pues tanto en la Subsecretaria técnica como en la
Subsecretaria de grupos poblacionales existen procesos de: Certificados de
disponibilidad Presupuestal (CDP), facturas de convenios, fichas EBI y
estadísticas de los diferentes programas los cuales tienen muchos procesos
y no se han depurado.
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Bibliografía
Publicación WEB https://www.medellin.gov.co/irj/portal/ciudadanos?
NavigationTarget=navurl://ba4fdd470236ebeda280448234b82e67
Publicación WEB http://www.leansolutions.co/conceptos/lean-manufacturing/
Publicación WEB http://www.caletec.com/consultoria/lean/
Publicación WEB https://sistemasvd.wordpress.com/2009/09/28/metodo-de-las-5-s
%E2%80%99/
Publicación WEB http://www.monografias.com/trabajos28/cadena-de-valor/cadena-de-
valor.shtml
Publicación WEB https://calidadgestion.wordpress.com/tag/diagrama-espina-de-pescado/
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