UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD: DIRECCIÓN DE EMPRESAS
CARRERA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y NEGOCIOS
TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA
EN EMPRESAS Y ADMINISTRACIÒN DE NEGOCIOS
TEMA: MANUAL DE FUNCIONES Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL
PARA LA EMPRESA PRODULAC “G&M” DE LA CIUDAD DE SANTO
DOMINGO, 2012
AUTORA: MARÍA RAQUEL ORTEGA MACAS.
ASESOR: DR. WILSON SALAS ESPÍN
SANTO DOMINGO- ECUADOR
2014
ii
iii
iv
NOTA DE ACEPTACIÓN
___________________________
Firma Presidente del Tribunal de Grado
____________________________
Firma del Oponente
____________________________
Firma Miembro del Tribunal de Grado
v
DEDICATORIA
A mis padres Leopoldo y María por ser el ejemplo a seguir en mi vida,
forjándome y apoyándome en cada decisión que tome, Los amo con todo mi
corazón.
A mis hermanos Diego y Eduardo, cuando te lo propones puedes
conseguirlo así sea largo el camino la recompensa es enorme.
A mi esposo Alexander, por el apoyo incondicional en todo este tiempo, por
su paciencia y el amor inmenso que me demuestra todos los días, Te amo
mi cielo.
A mis tres tesoros, lo mejor de mi vida Alejandra Milena y Renata, la
fuerza que me impulsa a seguir cumpliendo cada uno de mis sueños. Sin
ustedes mi vida no sería igual las amo mis princesas.
Todo lo que hago en mi vida se los dedico a ustedes.
vi
AGRADECIMIENTO
A Dios por permitirme culminar una de mis metas, la cual ha cambiado
mi vida por completo.
A mi familia por su apoyo incondicional durante todo este tiempo, sin ellos
nada de esto hubiera sido posible.
A mis compañeros por hacer de esta etapa de mi vida una experiencia
inolvidable, en la cual encontré verdaderos amigos a los cuales llevare por
siempre en mi corazón.
A mis asesores de tesis que me han brindado todo su apoyo, colaboración y
experiencia en la culminación de este proyecto.
vii
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Descripción Páginas
Portada __________________________________________________________________i
Certificación del asesor ____________________________________________________ii
Autoría de la tesis ________________________________________________________iii
Nota de aceptación _______________________________________________________iv
Dedicatoria ______________________________________________________________v
Agradecimiento __________________________________________________________vi
Índice de contenidos ______________________________________________________vii
Índice de cuadros _________________________________________________________x
Índice de tablas __________________________________________________________xi
Índice de gráficos ________________________________________________________xi
Resumen ejecutivo _______________________________________________________xii
Executive summary ______________________________________________________xiii
INTRODUCCIÓN ________________________________________________________ 1
Antecedentes de la Investigación. ____________________________________________ 1
Planteamiento del Problema. ________________________________________________ 2
Formulación del Problema __________________________________________________ 3
Delimitación del Problema. _________________________________________________ 3
Objeto de Investigación y Campo de Acción ___________________________________ 3
Idea a Defender. __________________________________________________________ 4
Justificación del Tema. ____________________________________________________ 4
Breve Explicación de la Metodologia Investigativa a Emplear ______________________ 5
Resumen de la Estructura de la Tesis _________________________________________ 5
Aporte Teórico, Novedad Científica y Significación Práctica. _____________________ 6
CAPÍTULO I
1 MARCO TEÓRICO. _____________________________________________ 8
viii
Origen y Evolución del Objeto de Investigación. _______________________ 8 1.1
Análisis de las Distintas Posiciones Teóricas._ _________________________ 9 1.2
1.2.1 Administración. _________________________________________________ 9
1.2.1.1 Importancia. ____________________________________________________ 9
1.2.1.2 Características. _________________________________________________ 10
1.2.1.3 Procesos Administrativos. ________________________________________ 10
1.2.1.3.1 Planificación. __________________________________________________ 11
1.2.1.3.2 Organización. __________________________________________________ 11
1.2.1.3.3 Dirección. _____________________________________________________ 12
1.2.1.3.4 Control._ _____________________________________________________ 12
1.2.2 Manuales Administrativos. _______________________________________ 13
1.2.2.1 Importancia de los Manuales Administrativos. ________________________ 13
1.2.2.2 Clasificación de los Manuales Administrativos. _______________________ 14
1.2.2.3 Manual de Funciones. ___________________________________________ 16
1.2.2.3.1 Objetivos. _____________________________________________________ 16
1.2.2.3.2 Elementos del Manual. __________________________________________ 17
1.2.2.3.3 Implementación. _______________________________________________ 21
1.2.3 Desarrollo Organizacional. _______________________________________ 21
1.2.3.1 Objetivos del Desarrollo Organizacional. ____________________________ 22
1.2.3.2 La Organización. _______________________________________________ 24
1.2.3.3 Integración. ___________________________________________________ 25
1.2.3.4 Desarrollo en Equipo. ___________________________________________ 25
1.2.3.5 Organización Real. ______________________________________________ 26
1.2.3.6 Estructuras Organizacionales ______________________________________ 26
1.2.3.6.1 Organigramas __________________________________________________ 27
1.2.3.7 El Cambio Organizacional. _______________________________________ 30
1.2.3.7.1 Proceso de Cambio. _____________________________________________ 31
1.2.3.7.2 Descongelamiento. ______________________________________________ 31
1.2.3.7.3 Cambio. ______________________________________________________ 32
1.2.3.7.4 Recongelamiento. ______________________________________________ 32
1.2.3.8 Cultura Organizacional. __________________________________________ 33
1.2.3.9 Clima Organizacional. ___________________________________________ 33
1.2.3.10 Proceso del D.O. _______________________________________________ 34
ix
Valoración Crítica de los Conceptos Principales. ______________________ 35 1.3
Conclusiones Parciales del Capítulo. ________________________________ 35 1.4
CAPÍTULO II
2 MARCO METODOLÓGICO _____________________________________ 37
Caracterización de la Empresa en el Contexto Institucional. _____________ 37 2.1
Descripcion del Procedimiento Metodológico. ________________________ 37 2.2
2.2.1 Tipos de Investigación. __________________________________________ 38
2.2.1.1 Investigación Bibliográfica. _______________________________________ 38
2.2.1.2 Investigación de Campo. _________________________________________ 38
2.2.1.3 Investigación Descriptiva. ________________________________________ 38
2.2.2 Población y Muestra. ____________________________________________ 38
2.2.2.1 Población. ____________________________________________________ 38
2.2.2.2 Muestra. ______________________________________________________ 39
2.2.3 Métodos Técnicas e Instrumentos __________________________________ 39
2.2.3.1 Métodos ______________________________________________________ 39
2.2.3.1.1 Inductivo Deductivo ____________________________________________ 39
2.2.3.1.2 Analítico Sintético ______________________________________________ 40
2.2.3.2 Técnicas ______________________________________________________ 40
2.2.3.2.1 Encuestas _____________________________________________________ 40
2.2.3.2.2 Entrevista _____________________________________________________ 40
2.2.3.3 Instrumentos ___________________________________________________ 40
2.2.3.3.1 Cuestionario de Encuestas ________________________________________ 40
2.2.3.3.2 Guía de Entrevista ______________________________________________ 41
2.2.4 Interpretación de Resultados. ______________________________________ 41
2.2.4.1 Resultados a la Entrevista al Gerente de PRODULAC ―G&M‖. __________ 41
2.2.4.2 Resultados de las Encuestas a los Colaboradores de PRODULAC ―G&M‖ _ 43
2.2. Verificación de la idea a defender. _________________________________ 44
Propuesta del investigador: modelo de manual de funciones. _____________ 44 2.3
Conclusiones parciales del capitulo. ________________________________ 45 2.4
x
CAPÍTULO III
3 MARCO PROPOSITIVO. ________________________________________ 47
Título de la propuesta: ____________________________________________ 47 3.1
Desarrollo de la propuesta. ________________________________________ 47 3.2
3.2.1 Justificación de la propuesta. _______________________________________ 47
3.2.2 Objetivos. ______________________________________________________ 48
3.2.2.1 General. _______________________________________________________ 48
3.2.2.2 Específicos. ____________________________________________________ 48
3.2. Propuesta del manual de funciones. __________________________________ 48
3.2.4 Implementación del manual. _______________________________________ 75
Validación de la propuesta. ________________________________________ 75 3.3
Conclusiones parciales del capitulo __________________________________ 75 3.4
CONCLUSIONES GENERALES ___________________________________________ 77
RECOMENDACIONES __________________________________________________79
BIBLIOGRAFÍA_________________________________________________________80
ÍNDICE DE CUADROS
Descripción Páginas
Cuadro Nº 1 Importancia de la administración __________________________________ 9
Cuadro Nº 2 Características de la administración_______________________________ 10
Cuadro Nº 3 Clasificación de los manuales administrativos ______________________ 14
Cuadro Nº 4 Objetivos de los manuales administrativos _________________________ 16
Cuadro Nº 5 Elementos del manual _________________________________________ 18
Cuadro Nº 6 Objetivos del desarrollo organizacional. ___________________________ 22
Cuadro Nº 7 Elementos de la integración _____________________________________ 25
xi
Cuadro Nº 8 Clasificación de los organigramas _______________________________ 27
Cuadro Nº 9 Diseño de los organigramas _____________________________________ 29
Cuadro Nº 10 Resultados de la entrevista _____________________________________ 41
Cuadro Nº 11 Esquema del manual de funciones _______________________________ 45
ÍNDICE DE TABLAS
Descripción Páginas
Tabla Nº 1 Población _____________________________________________________ 39
Tabla Nº2 Tabla de Interpretación de datos ____________________________________ 43
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Descripción Páginas
Gráfico Nº 1 Ejemplo de organigrama ________________________________________ 30
Gráfico Nº 2 Etapas del cambio social de la empresa ____________________________ 31
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo Nº 1 Aprobación del perfil
Anexo Nº 2 Carta certificación Empresa
Anexo Nº 3 Guía de entrevista
Anexo Nº 4 Cuestionario de encuesta
Anexo Nº 5 Gráficos de tabulación de encuestas
xii
RESUMEN EJECUTIVO.
Las empresas para cumplir con la misión para la cual fueron creadas necesitan o se basan
en documentos que expongan la experiencia, los conocimientos, la autoridad, los
objetivos organizacionales y de cada puesto de trabajo, para lo cual, se sirven de manuales
administrativos, pues ello asegurará el cumplimiento de los objetivos comunes y la
optimización de recursos, además de normar la conducta de los integrantes de la empresa.
La manera adecuada de resolver los problemas dentro de las organizaciones, es realizar
eficientemente los procesos, eso le brinda la aplicación de un excelente desarrollo
organizacional, que ha modificado de manera positiva sobre la cultura organizacional y
básicamente sobre el capital humano.
PRODULAG ―G&M‖ es una empresa comercial que se dedica a la producción y
comercialización de lácteos (yogurt y queso), con muchos años en el mercado de la ciudad
de Santo Domingo de los Colorados; en la misma se logró a través de la aplicación de
métodos, técnicas e instrumentos investigativos afectaciones de desempeño empíricos,
resistencia al cambio organizacional, cadena de mando incompleta, falta de documentos
guías escritos, los mismos que no le están permitiendo a la empresa ser más eficiente.
Frente a este panorama, la presente investigación se orientó a diseñar manuales de
funciones, a fin de que la eficiencia administrativa se logre de mejor manera, con una
Visión futurista a largo plazo, una misión coherente, con objetivos alcanzables, sustentado
en una estructura orgánica, con una descripción clara de puestos, con lo cual se logrará
definitivamente mejorar el desarrollo organizacional de PRODULAC ―G&M‖.
xiii
EXECUTIVE SUMMARY
Companies to fulfill the mission for which they were created need or are based on
documents that expose the experience, knowledge, authority, organizational objectives and
each job, for which, they use administrative manuals, as this will ensure the fulfillment of
common objectives and optimizing resources, and regulate the conduct of members of the
company.
The proper way to solve problems within organizations, is efficiently perform the
processes, it provides an excellent application of organizational development that has
changed positively on organizational culture and basically on human capital.
PRODULAC ―G&M‖ is a commercial company dedicated to the production and marketing
of dairy (yogurt and cheese) with many years in the market town of Santo Domingo; Same
was achieved through the application of methods, techniques and research tools
affectations of empirical performance, resistance to organizational change chain of
command incomplete, lack of guides written documents, the same as you are not allowing
the company to be more efficient.
Against this background, the present investigation focused on design manual functions, so
that administrative efficiency is achieved better with a futuristic vision in the long term, a
coherent mission with achievable objectives, supported by an organizational structure with
a clear job description, which will definitely result in improved organizational
development PRODULAC ―G&M‖.
1
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la Investigación.
Los Manuales Administrativos son documentos que permiten definir y documentar con
exactitud las políticas, procedimientos y las funciones orgánicas de modo tal que se puedan
consultar cada vez que se consideren necesarios. Se considera que en esencia, un manual es
un recurso formal que contiene toda información e instrucciones necesarias para operar,
son una guía que permite encaminar los esfuerzos del personal hacia los objetivos
planteados.
El Desarrollo Organizacional es una estrategia de intervención que utiliza procesos de
grupo para un enfoque sobre toda la organización, con el fin de provocar un cambio
planeado. Trata de cambiar las creencias, las actitudes, los valores, las estructuras y las
prácticas, de modo que la organización pueda adaptarse al cambio.
Después de una búsqueda exhaustiva realizada en la CDIC de la Universidad Regional
Autónoma de los Andes UNIANDES, Sede Santo Domingo, no se encontraron temas
similares para la empresa PRODULAC ―G&M‖, sin embargo se encontraron tesis
relacionadas con el tema de investigación como:
Manual de Funciones y Procedimientos para mejorar la atención al cliente en el
área administrativa del "Instituto Tecnológico Superior Federico González Suárez"
de la ciudad de Santo Domingo, de la autora Velasco Verdezoto Fátima Fernanda.
Manual de funciones y atención al cliente en el área de matriculación de la empresa
Municipal Transporte Terrestre, Tránsito, Seguridad Vial y Terminales Terrestres
de Santo Domingo de los Tsáchilas, de la autora: Ximena Marisol Vargas Veloz.
Por lo expuesto se considera que la presente investigación es de carácter auténtico y
pertinente.
2
Planteamiento del Problema.
Santo Domingo es un mercado abierto a todo tipo de negocios por la diversidad de cultura
y actividades de la region, actualmente es una provincia con grandes proyecciones
económicas, resultado de la tan aclamada provincialización, la cual despertó nuevos
intereses sobre inversión y desarrollo económico.
PRODULAC ―G&M‖ es una empresa comercial que se dedica a la producción y
comercialización de lácteos (yogurt y queso), en la ciudad de Santo Domingo de los
Colorados. Esta empresa inicio sus actividades de producción de queso criollo en el año
1987, como un pequeño negocio familiar, a partir del año 2006 se constituye legalmente
como Sociedad Anónima y con ello se amplían las líneas de acción.
A través de una observación directa se pudo determinar las siguientes afectaciones
relacionadas con su desarrollo organizacional determinadas por las siguientes causas:
El equipo de colaboradores desempeña funciones que son establecidas
empíricamente en función de las necesidades de las áreas productiva y comercial lo
que conlleva a resistirse a nuevos cambios.
La estructura administrativa no se encuentra implantada, lo que genera que los
procesos administrativos no se cumplan a cabalidad, además la cadena de mando se
interrumpe y las decisiones se toman en forma arbitraria.
Es evidente el bajo rendimiento de los colaboradores debido a que no existe un
documento donde se describa de manera precisa como deben desarrollarse las
actividades, así como también las instrucciones de trabajo.
La empresa no ha logrado calidad total en su servicio al cliente, ya que la
organización interna es inadecuada, truncando el buen desempeño y producción del
personal en sus labores.
3
De continuar con la problemática planteada la empresa no podrá mejorar las condiciones
laborales de sus colaboradores, ni alcanzar los objetivos planteados, ocasionando pérdida
de tiempo y recursos financieros,
Formulación del Problema.
¿Cómo mejorar el Desarrollo Organizacional de la empresa PRODULAC ―G&M‖ de la
ciudad de Santo Domingo?
Delimitación del Problema.
La presente investigación se efectuó en la empresa PRODULAC ―G&M‖ de la ciudad de
Santo Domingo de los Colorados, ubicado en la vía Quevedo Km 6 margen derecho, de
mayo a noviembre del 2012. Se realizó la investigación al administrador, colaboradores, y
clientes de la empresa.
Objeto de Investigación y Campo de Acción.
El objeto de investigación son los Procesos Administrativos.
El campo de acción es el Manual de Funciones.
Identificación de la Línea de Investigación.
La línea de investigación para el presente estudio es: Competitividad, Administración
Estratégica y Operativa, en razón de que da respuesta a la problemática planteada.
Objetivo General.
Diseñar el Manual de Funciones para mejorar el Desarrollo Organizacional en la empresa
PRODULAC ―G&M‖, de la ciudad de Santo Domingo.
4
Objetivos Específicos.
Fundamentar teórica y científicamente los Procesos Administrativos, Manual de
Funciones, Desarrollo Organizacional, con bibliografía de actualidad.
Diagnosticar como se está dando el Desarrollo Organizacional en PRODULAC
―G&M‖, aplicando técnicas y herramientas de investigación orientadas a la
verificación del problema planteado.
Elaborar un Manual de Funciones orientado a mejorar el Desarrollo Organizacional
en la empresa PRODUCAC ―G&M‖.
Idea a Defender.
La implementación de un Manual de Funciones caracterizado por objetivos claros,
políticas coherentes, descripción de las funciones, responsabilidades inherentes a cada
puesto de trabajo y los organigramas en los que se fundamenta los procesos contribuirán a
mejorar significativamente el Desarrollo Organizacional en la empresa PRODULAC
―G&M‖ de la ciudad de Santo Domingo.
Justificación del Tema.
Es importante la elaboración de un Manual de Funciones para la empresa PRODULAC
―G&M‖ porque en este se describirá las actividades que deben seguir los empleados para
lograr el cumplimiento óptimo de sus funciones, permitirá conocer el funcionamiento
interno de la empresa a través de la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a
los puestos responsables de su ejecución.
Este manual junto con un control riguroso de su cumplimiento servirá para que la empresa
PRODULAC ―G&M‖ posea un mejor manejo productivo, proporcionando un
mejoramiento en el Desarrollo Organizacional, ayudará a precisar las funciones a cada
colaborador para definir responsabilidades, la correcta realización de tareas, uniformidad
de las labores encomendadas a todo el personal, ahorrará tiempo y esfuerzo en la
5
realización de funciones al evitar la repeticion de intrucciones y directrices, además
facilitará el reclutamiento, selección e integración del personal, por tanto se justifica en
forma práctica su implementación.
Se justifica en forma técnica su aplicación, porque se cuenta con las herramientas
estadísticas aportadas por los años de estudios universitarios que permitirán realizar un
correcto diagnóstico de la situación actual del problema planteado. Además permitirá
obtener y alcanzar el título de Ingeniera en Empresas y Administración de Negocios de la
Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES.
Breve Explicación de la Metodología Investigativa a Emplear.
La modalidad de investigación será cuali-cuantitativa, sin embargo, es importante destacar
que para el presente estudio prevalecerá la cualitativa en virtud del predominio de métodos
teórico y lo cuantitativo se evidencia en la tabulación de los datos aplicativos en los
diferentes escenarios o situaciones organizacionales de la empresa.
También se determina que a través de la investigación de campo, la bibliográfica y
considerando el tipo de investigación descriptiva, se lograra evidenciar los problemas y las
posibles soluciones de esta investigación.
Los métodos investigativos a emplearse serán Inductivo – deductivo, Analítico – Sintético,
las técnicas a utilizar para la recopilación de información serán la entrevista y la encuesta,
los cuales permitirán analizar la situación de la empresa, las falencias de los cargos
fortalezas de los colaboradores y resumir los datos requeridos para la elaboración del
Manual de Funciones aplicable a la empresa PRODULAC ―G&M‖.
Resumen de la Estructura de la Tesis.
Este trabajo investigativo se desarrollará en una introducción y tres capítulos resaltando la
importancia del Talento Humano en la estructura funcional y organizacional de las
empresas.
6
La introducción que sustenta la problemática actual de la empresa en cuanto a su desarrollo
organizacional, delimitando el problema, el objetivo general y los objetivos específicos en
la cual se enfocó la investigación.
En el primer Capítulo se cita toda la parte conceptual, se analizará los criterios actualizados
sobre la temática, mencionando a la administración, definición importancia, características,
proceso administrativos, su importancia, los manuales administrativos, definición de
objetivos, el manual de funciones como elaborarlo y el contenido del mismo, el desarrollo
organizacional aspectos muy importantes para una empresa como es el clima y cultura
organizacional.
El segundo Capítulo se presenta la metodología que se utilizó para analizar la situación
actual de la empresa, empleando herramientas administrativas, metodología de la
investigación, técnicas y fuentes de investigación, tabulación de resultados, la propuesta
del investigador y conclusiones parciales del capítulo.
En el tercer Capítulo se realiza la propuesta del Manual de Funciones para la empresa
PRODULAC ―G&M‖, para complementar el tema, se realizan las conclusiones resultado
de la investigación para plantear las respectivas recomendaciones, que aportarán en la
implementación de este trabajo.
Aporte Teórico, Novedad Científica y Significación Práctica.
Se fundamenta el aporte teórico de este trabajo investigativo, en la posibilidad de ampliar
conceptos respecto a la estructura de un Manual de Funciones aplicable a la administración
de la empresa, el cual servirá de apoyo y estímulo, se pretende establecer las condiciones
necesarias para implantar el Desarrollo Organizacional en función de las nuevas tendencias
del talento humano, además que sirva de guía para otras empresas con similares
características.
En cuanto a la novedad científica se ha desarrollado este manual administrativo dirigido a
solucionar los problemas existentes, a través de un manual de funciones específicas el cual
permitirá mejorar el Desarrollo Organizacional en la empresa PRODULAC ―G&M‖.
7
La significación práctica del presente estudio investigativo, se justifica pues el Manual de
Funciones, corresponderá de manera directa a estructurar organizacionalmente a la
empresa PRODULAC ―G&M‖ y a la delimitación de funciones claras del personal de la
misma, para mejorar su desarrollo organizacional.
8
CAPÍTULO I
1 MARCO TEÓRICO.
ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN. 1.1
El Proceso Administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y
cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades, muchos autores
consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar, sin
embargo parece más exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para
armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del
grupo.
Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de cuatro
funciones específicas de los gerentes, aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio,
en términos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administración
es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de
la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito
de alcanzar metas establecidas por la organización.
El manejo administrativo de las empresas exige el diseño técnico y más adecuado a la
realidad corporativa de cada institución. PRODULAC ―G&M‖, es una empresa que cuenta
con un importante contingente de colaboradores que desempeñan diferentes actividades
productivas, tales actividades son desempeñadas por varios trabajadores a la vez, esto
responde al hecho de que no se han establecido las funciones ni estandarizado los
procedimientos óptimos para aprovechar la fuerza laboral de la mejor manera en la
organización.
Por lo expuesto sobre el objeto de investigación a continuación se analizan los siguientes
temas y subtemas:
9
ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL 1.2
OBJETO DE INVESTIGACIÓN.
1.2.1 Administración.
La Administración es el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los
recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad (Munch,
Lourdes; Garcia, José, 2009)
La administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el empleo de los
recursos organizacionales para conseguir determinados objetivos con eficiencia y eficacia.
(Chiavenato, 2009)
Se considera a la administración como una disciplina, un cuerpo acumulado de
conocimientos que incluye principios, conceptos, teorías, técnicas y análisis. Como
proceso comprende funciones y actividades que los administradores deben llevar a cabo
para lograr sus objetivos con la máxima productividad, eficiencia y calidad.
1.2.1.1 Importancia.
Cuadro Nº 1 Importancia de la Administración
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
1.- Se da donde quiera que existe una organización.
2.- El éxito de la organización depende de su buena administración.
3.- Para las grandes instituciones es esencial, dada su magnitud y complejidad.
4.- Para las pequeñas y medianas instituciones, quizá sea la única posibilidad de competir.
5. La adecuada administración garantiza el incremento de la productividad.
6.- La calidad de la administración es base del desarrollo de las instituciones.
Elaborado por: María Ortega.
Fuente: Carlos Augusto Audirac Camarena, Desarrollo Organizacional y Consultoría, Trillas, 2010
10
La administración es importante porque se aplica en cualquier tipo de organización con
deseos de aumentar su productividad y el éxito, dependiendo para esto del elemento
humano y material. Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es
indiscutible y obviamente esencial, por su magnitud y complejidad, simplemente no
podrían actuar si no fuera a base de una administración sumamente técnica, para las
pequeñas y medianas empresas, también, quizá su única posibilidad de competir con otras,
es el mejoramiento de su administración, o sea, obtener una mejor coordinación de sus
elementos.
1.2.1.2 Características.
Se presentan cuatro características de la administración:
Cuadro Nº 2 Características de la Administración
CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Su universalidad
Se da donde quiera que existe un organismo social. Siempre existe la necesidad
de coordinación sistemática de medios.
Su especificidad
El fenómeno administrativo es específico y distinto a otros que acompaña dentro
de una organización.
Su unidad temporal
En todo momento de la vida de la institución se están dando en menor o mayor
grado todo o la mayor parte de los elementos administrativos.
Su unidad jerárquica
Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social participan en
distintos grados y modalidades, de la misma administración.
Elaborado por: María Ortega.
Fuente: Carlos Augusto Audirac Camarena, Desarrollo Organizacional y Consultoría, Trillas, 2010
1.2.1.3 Procesos Administrativos.
El proceso administrativo es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la
administración como un proceso para subrayar el hecho de que todo el personal, sean
11
cuales fueran su aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades
interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean. (Stoner, 2010)
Para conformar una empresa u organización, se debe tomar en cuenta ciertos principios
básicos de administración, para constituir una entidad técnicamente hablando con todas las
dependencias necesarias, desarrollarlas y desde luego ejercer el control respectivo para
evaluar su efectividad en cuanto al desempeño de su personal, pues una empresa bien
organizada es más seguro que cumpla con sus objetivos tanto institucionales como
particulares.
Este proceso administrativo está formado por 4 funciones fundamentales, planeación,
organización, dirección y control
1.2.1.3.1 Planificación.
Es definir las metas que se perseguirán y anticipar que acciones serán las adecuadas para
alcanzarlas, las actividades de planeación incluyen el análisis de la situación actual, la
anticipación del futuro, la determinación de objetivos, decidir en qué actividades la
compañía se verá involucrada, elegir estrategias corporativas y de negocios y determinar
los recursos necesarios para alcanzar las metas organizacionales. (Chiavenato, 2010).
La planificación define lo que pretende realizar la organización en el futuro y como debe
realizarlo, por esta razón; la planeación es la primera función administrativa y se encarga
de definir los objetivos para el futuro desempeño organizacional, decide sobre los recursos
y tareas necesarios para alcanzarlos de manera adecuada, además nos ayuda a evitar la
improvisación en la búsqueda de la mayor eficiencia de las operaciones.
1.2.1.3.2 Organización.
―La organización busca los medios y recursos necesarios que permitan llevar a cabo la
planeación, y refleja la manera como la organización o empresa intenta cumplir los planes.
La organización es la función administrativa relacionada con la asignación de tareas, la
distribución de tareas a los equipos o departamentos y la asignación de los recursos
12
necesarios a los equipos o los departamentos.‖ (Chiavenato, 2010)
Hablar de organización, es disponer de los recursos necesarios en forma ordenada,
selectiva e idónea, con la finalidad de aprovecharlos adecuadamente en la consecución de
los objetivos propuestos, tomando en cuenta las aptitudes, fortalezas y habilidades del
talento humano para la asignación de actividades y responsabilidades, con el objeto de
evaluar continuamente los resultados y corregir los defectos en forma oportuna, evitando el
desperdicio o pérdida de tiempo en el desarrollo del plan propuesto.
.
1.2.1.3.3 Dirección.
La dirección representa la puesta en marcha de lo que fue planeado y organizado, en
consecuencia, la dirección es la función administrativa que incluye el ejemplo de la
influencia para activar y motivar a las personas a alcanzar los objetivos organizacionales y
se encarga de comunicar las tareas e influenciar a las personas para que ejecuten las tareas
esenciales. (Chiavenato, 2010)
La dirección es estimular a las personas a desempeñarse mejor, incluye la motivación y la
comunicación con los empleados, individual o grupalmente, así como el contacto estrecho
y cotidiano con las personas y la guía e inspiración hacia metas de equipo y de la
organización, la dirección ocurre en departamentos, equipos y divisiones así como en la
cima de grandes organizaciones.
1.2.1.3.4 Control.
El control es el monitoreo del desempeño y la implementación de los cambios necesarios.
A través del control los directivos pueden asegurarse de que los recursos de la organización
son utilizados de acuerdo con los planes y que la organización está cumpliendo con sus
metas de calidad y seguridad. (Chiavenato, 2010)
Al ejercer un nivel de control en cada una de las etapas del proceso administrativo, se
asegura la realización de las actividades tendientes a obtener los resultados esperados, de
hecho permite detectar tiempos y movimientos improductivos, actividades y procesos
13
engorrosos, con el objetivo de implementar las acciones correctivas inmediatas para
corregir cualquier desfase del proceso.
1.2.2 Manuales Administrativos.
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y
coordinación para registrar y transmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información
de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas,
procedimientos, elementos de calidad) como las instrucciones y lineamientos necesarios
para que desempeñe mejor sus tareas. (Franklin, 2009)
El manual se denomina al conjunto de documentos que en función de objetivos y políticas
que la empresa ha definido, señala el camino a través de una serie de actividades lógicas,
determinando responsabilidades, de manera que se constituyan en una guía de consulta
permanente de los empleados de una organización.
1.2.2.1 Importancia de los Manuales Administrativos.
Los Manuales Administrativos son indispensables en las organizaciones debido a la
complejidad de sus estructuras, el volumen de sus operaciones, los recursos que se les
asignan, la demanda de productos, servicios o ambos y la adopción de tecnología avanzada
para atender de manera adecuada la dinámica organizacional. (Franklin, 2009)
Estas circunstancias obligan a usar instrumentos que apoyen la atención del quehacer
cotidiano, pues en ellos se ordenan los elementos fundamentales para hacer más eficiente
la comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativa.
14
1.2.2.2 Clasificación de los Manuales Administrativos.
Cuadro Nº 3 Clasificación de los Manuales Administrativos
CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Por su
Naturaleza
o Área de
Aplicación
Microadministrativos
Son los manuales que corresponden a una sola organización. Puede
referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus
áreas en forma específica.
Macroadministrativos Son documentos que contienen información de más de una
organización.
Mesoadministrativos
Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de
actividad o ramo especifico. El termino mesoadministrativo se usa
normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse
en el sector privado.
Por su
Contenido
De Organización
Estos manuales contienen información detallada referente a los
antecedentes, legislación, atribuciones, estructura, organigrama,
misión, y funciones organizacionales. Cuando corresponden a un
área específica incluyen la descripción de puestos; de manera
opcional, pueden presentar el directorio de la organización.
De Procedimientos
Constituyen un instrumento técnico que incorporan información
sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones
concatenadas entre sí para realizar una función actividad o tarea
específica en una organización.
De Calidad
Son documentos que describen y consignan los elementos del
sistema de calidad, el cual incluye información sobre el alcance,
objetivos generales, estructura, responsabilidades, normas aplicables
(con sus referencias), definiciones, lista de distribución, codificación
de procedimientos.
De Historia de La
Organización
Son documentos que refieren la historia de una organización, es decir
su creación, crecimiento, logros, evolución situación y composición.
De Políticas
También denominados de normas, estos manuales incluyen guías
básicas que sirven como marco de actuación para realizar acciones,
diseñar sistemas e implantar estrategias en una organización.
15
Por su
Contenido
De Contenido
Múltiple
Estos manuales concretan información relativa a diferentes tópicos o
aspectos de una organización. El objeto de agruparla en un solo
documento obedecería básicamente a que se considera accesible
para su consulta, que resulte más viable económicamente y que sea
una instrucción especifica del nivel directivo.
De Puestos
Conocido también como manual individual o instructivo de trabajo,
precisa la identificación y las relaciones, funciones y
responsabilidades asignadas a los puestos de una organización.
De Técnicas
Detalla los principios y criterios necesarios para emplear las
herramientas técnicas que apoyan la ejecución de procesos o
funciones.
De Ventas Es un compendio de información específica para apoyar la función
de ventas.
De Producción
Elemento de soporte que dirige y coordina procesos de producción
en todas sus fases, constituye un auxiliar muy valioso para uniformar
criterios y sistematizar líneas de trabajo en áreas de fabricación.
De Finanzas
Manuales que respaldan la distribución de los recursos económicos
en todos los niveles de una organización, en particular en las áreas
responsables de su capacitación, aplicación resguardo y control.
De Personal
Identificados también como manuales de relaciones industriales, de
reglas de empleado o de empleo, básicamente incluyen información
sobre condiciones de trabajo, organización y control del personal,
lineamientos para el análisis y evaluación de puestos reclutamiento,
selección, contratación, capacitación y desarrollo, higiene y
seguridad, y prestaciones.
De Operación
Se utilizan para orientar el uso de equipos y apoyar funciones
altamente especializadas o cuyo desarrollo demanda un
conocimiento muy específico.
De Sistemas
Instrumento de apoyo que permite el funcionamiento óptimo de
sistemas de información, administrativos, informáticos de una
organización
16
Por su
Ámbito
Generales Son documentos que contienen información global de una
organización según estructura, funcionamiento y personal.
Específicos
Estos manuales concentran información de un área o unidad
administrativa en particular y en general, por convención, incluyen la
descripción de puestos.
Elaborado por: María Ortega.
Fuente: Enrique Benjamín Franklin. Organización de Empresas, Cuarta Edición.
1.2.2.3 Manual de Funciones.
Un manual de funciones es el documento que contiene la descripción de actividades que
deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò
más de ellas. (Franklin, 2009)
Es un documento que en forma ordenada y sistemática, nos presenta información sobre
aspectos organizacionales necesarios para la realización del trabajo. Además es un
compendio que describe cada una de las diferentes funciones correspondientes a cada
cargo dentro de la organización. Eliminándose así problemas de duplicidad en las labores,
ineficiencia en el desempeño laboral, responsabilidades no definidas, equilibrando
funciones, tecnificando actividades y presentando a la empresa una serie de beneficios
importantes en el manejo del capital humano.
1.2.2.3.1 Objetivos.
Cuadro Nº 4 Objetivos de los Manuales Administrativos
OBJETIVOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).
Precisar las funciones de cada unidad administrativa para definir responsabilidades, evitar
duplicaciones y detectar omisiones.
Coadyuvar a la correcta realización y uniformidad de las labores encomendadas a todo el
personal.
17
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones al evitar la repetición de instrucciones y
directrices.
Agilizar el estudio de la organización.
Facilitar el reclutamiento, selección e integración del personal.
Sistematizar iniciativa, aprobación y aplicación de las modificaciones necesarias en la
organización.
Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto respectivo de la organización.
Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos
que la componen.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y
tecnológicos disponibles.
Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de
servicios, usuarios o clientes con los que interactúa la organización.
Elaborado por: María Ortega.
Fuente: Enrique Benjamín Franklin. Organización de Empresas, Cuarta Edición.
1.2.2.3.2 Elementos del Manual.
Para Víctor Hugo Vásquez R, indica que el manual de funciones se compone con los
siguientes elementos:
Breve historia de la empresa
Las unidades administrativas
La descripción de los puestos de trabajo
Los organigramas generales
18
Glosario de términos
Normas de personal.
Los elementos del manual de funciones se describen a continuación, tomando en cuenta a
lo manifestado por Enrique Benjamín Franklin, el mismo que se apega más a la realidad de
la investigación.
Cuadro Nº 5 Elementos del Manual
ELEMENTOS DEL MANUAL
Identificación
Este manual debe incluir en primer término los datos siguientes:
* Logotipo de la organización.
* Nombre de la organización.
* Denominación y extensión del manual (general o específico).
* Lugar y fecha de elaboración.
* Número de páginas.
* Sustitución de páginas.
* Unidades responsables de su elaboración.
* Clave de la forma que debe consignar las siglas tanto de la organización como de la
unidad administrativa responsable de elaborar la forma, el número de estay el año. Para
leerla con facilidad debe colocarse entre las siglas y los números un punto, un guion o una
diagonal.
Índice o
contenido Es la relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento
Prologo y/o
introducción
Exposición de lo que es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y
necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener el mensaje de alguna autoridad de la
organización preferentemente del más alto nivel jerárquico
19
Antecedentes
históricos
Descripción de las génesis de la organización o del área descrita en el manual, en el que
indica su origen evolución y cambios significativos registrados.
Legislación o
base legal
Este apartado contiene una lista de los principales ordenamientos jurídicos que norman las
actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades.
Se recomienda que las disposiciones legales sigan este orden jerárquico; constitución,
tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. En cada caso
debe respetarse la secuencia cronológica de su expedición (fecha de publicación).
Atribuciones
Transcripción textual y completa del artículo, cláusula, considerando o punto que explica
las facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que
fundamentan su quehacer. Para este efecto debe señalarse el título completo de
ordenamiento, capítulo, artículo, o inciso (la cita tiene que hacerse entre comillas).
Estructura
orgánica
Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización según sus
relaciones de jerarquía.
Esta descripción de la estructura orgánica debe corresponder con la representación gráfica
en el organigrama tanto en lo referente al título de las unidades administrativas como a su
nivel jerárquico de adscripción. Conviene codificarla en forma tal que sea posible
visualizar con claridad los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia.
Organigrama
Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus
áreas, muestra que unidades administrativas la integran y sus respectivas relaciones,
niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión
y asesoría.
Misión
Este enunciado sirve a la organización como guía o marco de referencia para orientar sus
acciones y enlazar lo deseado con lo posible.
Es recomendable que el texto de la misión mencione la razón de ser de cada organización
en términos de propósitos específicos, resultados esperados y compromisos por cumplir.
Funciones
Es la especificación de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas de
la estructura orgánica, necesaria para cumplir las atribuciones de la organización.
En la presentación de las funciones deben toarse en cuenta los aspectos siguientes:
* Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgánica.
* Que sigan el orden establecido en la estructura.
20
* Que la redacción se inicie con un verbo en infinitivo.
Descripción
de puestos
Esta reseña del contenido básico de los puestos que integra cada unidad administrativa
incluye la información siguiente:
* Identificación del puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación, etcétera).
* Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados las facultades de
decisión y las relaciones de línea y asesoría.
* Funciones generales y específicas.
* Responsabilidades o deberes.
* Relaciones de comunicación con otras unidades y puestos dentro de la organización, así
como las que deba establecer externamente.
*Especificaciones del puesto en cuanto los conocimientos, experiencias iniciativa y
personalidad.
Directorio
Es un documento en el que constan los nombres y puestos de las personas comprendidas
en el manual.
Por necesidades del servicio pueden adicionarse teléfonos correaos electrónicos y horarios
de atención. La dirección de las instalaciones se incluye cuando la organización cuenta
con otras oficinas o representaciones, o forma parte de un grupo o sector.
Los manuales generales contienen convencionalmente este tipo de información hasta el
nivel jerárquico de director general, en tanto que en los específicos se establece de
acuerdo con la amplitud de su estructura y/o de sus requerimientos particulares.
Es conveniente que la secuencia de presentación respete el orden de la estructura
orgánica. Su integración en el manual es opcional.
Elaborado por: María Ortega.
Fuente: Enrique Benjamín Franklin. Organización de Empresas, Cuarta Edición.
El aporte que sustenta Enrique Benjamín Franklin, es muy valioso y se considera que en
general las organizaciones, a través de este modelo, pueden orientar sus actividades,
formar parte de una cultura organizacional, y ayudar a generar compromiso, no solo con la
empresa, sus directivos, sino también, con los clientes.
21
1.2.2.3.3 Implementación.
Representa el momento crucial en que las propuestas y recomendaciones se traducen en
acciones específicas para elevar la productividad, mejorar la coordinación, agilizar el
trabajo y homogeneizar el conocimiento de la dinámica y los componentes
organizacionales (Franklin, 2009)
La escogencia del método para implantar está en concordancia con aspectos importantes
tales como: el tipo de manual, la cobertura de este, los recursos asignados, el nivel técnico
del personal, el clima organizacional y el entorno en sí de la empresa.
En resumen según (Franklin, 2009), pueden ser:
Instantáneo. Se adopta cuando la organización es nueva e involucra un amplio
número de unidades administrativas, o la organización posee una sólida
infraestructura administrativa.
Proyecto piloto. Se trata de aplicar el contenido del manual en una sola parte de la
organización, con la finalidad de medir los resultados que ello genera.
Implantación en paralelo. Se trata de aplicar simultáneamente el manual en áreas
que manejan mucha información, con muchos recursos, esto permite efectuar
cambios sin crear problemas.
Implantación parcial. Se aplica cuando se trata de aplicar modificaciones
sustanciales a la operativa normal.
Combinación de los otros métodos. Se aplica cuando se emplea más de un método
de implantación.
1.2.3 Desarrollo Organizacional.
―El Desarrollo Organizacional es un cambio planeado que involucra todos los integrantes
22
de la organización, dirigido y sostenido en y por los niveles directivos, para aumentar la
eficacia, la productividad y la capacidad para resolver problemas y adaptarse a nuevas
situaciones o demandas, mejorando al mismo tiempo el bienestar de la organización. Este
esfuerzo requiere la ayuda de facilitadores del cambio (consultores o asesores), quienes
utilizan las estrategias, las técnicas y las herramientas de las ciencias del comportamiento y
administrativas y otras disciplinas relacionadas, en permanente colaboración con el sistema
cliente (organización)‖. (Audirac Camarena, 2010)
El Desarrollo Organizacional debe ser un proceso dinámico, dialéctico y continuo de
cambios planeados a partir de diagnósticos realistas de situación utilizando estrategias,
métodos e instrumentos que miren a optimizar la interacción entre personas y grupos para
un constante perfeccionamiento de manera que aumente la eficacia y la salud de la
organización y asegurar así la supervivencia y el desarrollo mutuo de la empresa y de sus
colaboradores.
1.2.3.1 Objetivos del Desarrollo Organizacional.
El objetivo del D.O. según (Hernandez , 2009) ―Rediseñar el comportamiento grupal en la
empresa con la revisión de valores: creencias, normas, hábitos, visiones colectivas
(mentalidad), costumbres y formas de trabajar para alcanzar o recuperar la competitividad
de la empresa.‖
Aunque cualquier esfuerzo del Desarrollo Organizacional deba surgir de objetivos
específicos, procedentes de un diagnóstico sobre la situación que se desee modificar,
existen objetivos más generales.
Cuadro Nº 6 Objetivos del Desarrollo Organizacional.
OBJETIVOS DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Obtener o generar informaciones objetivas y subjetivas, válidas y pertinentes, sobre las
realidades organizacionales, y asegurar la retroinformación de esas informaciones a los
participantes del sistema-cliente.
23
Crear un clima de receptividad para reconocer las realidades organizacionales, y de abertura
para diagnosticar y solucionar problemas.
Diagnosticar problemas y situaciones insatisfactorias.
Establecer un clima de confianza, respecto a que no haya manipulación entre jefes colegas y
subordinados.
Desarrollar las potencialidades de los individuos, en las áreas de las tres competencias:
técnica, administrativa e interpersonal.
Desarrollar la capacidad de colaboración entre individuos y grupos, que conduce a la sinergia
de esfuerzos y al trabajo - en equipo.
Buscar nuevas fuentes de energía, liberar la energía bloqueada en individuos y grupos, o
retenida en los puntos de contacto e interacción entre ellas.
Compatibilizar, viabilizar, armonizar e integrar las necesidades y objetivos de la empresa y de
quienes forman la empresa.
Estimular las emociones y sentimientos de las personas.
Siempre que el riesgo lo permita, poner los conflictos, fricciones y tensiones ―sobre la mesa‖
y tratarlos de modo directo, racional y constructivo.
Despertar o estimular la necesidad de establecer objetivos, metas y fines que, siempre que sea
posible, estén cuantificados y bien calificados que orienten la programación de actividades y
evaluación de los desempeños de sectores, grupos e individuos.
Despertar la conciencia para que existan valores y concepciones sobre el comportamiento de
los hombres en las organizaciones, por parte de la alta gerencia, ejecutivos y administradores.
Examinar el cómo, cuándo, dónde y cuánto, tales valores concepciones y cultura influyen
sobre los objetivos, métodos, procesos, comportamientos, desempeños y resultados obtenidos.
Analizar la adaptación del funcionamiento de la organización en relación con las
características.
Procurar asociar la autoridad legal y el ―status‖ funcional, a las ―tres competencias‖.
Localizar las responsabilidades de solución y la toma de decisiones, lo más próximo posible
de las fuentes de información en el nivel adecuado al tipo de solución.
24
Desarrollar la organización a través del desarrollo de los individuos.
Compatibilizar y optimizar metas, recursos, estructuras, procedimientos y comportamientos.
Perfeccionar el sistema y los procesos de información y comunicación.
Identificar puntos de bloqueo o pérdida de energías y recursos de varios tipos: físicos,
humanos, materiales, de información, etc.
Elaborado por: María Ortega.
Fuente: Idalberto Chiavenato, Administración Procesos Administrativos, 2009.
―El DO parte de la premisa de que las empresas quedan atrapadas periódicamente en
paradigmas paralizantes, en razón de que la visión de todos los miembros —formas de
trabajar, de resolver problemas, de comunicarse, así como sus actitudes y valores— quedan
presas de paradigmas quizá útiles en el pasado pero no adecuados en el presente y, por
tanto, no reaccionan conforme a las nuevas necesidades del entorno.‖ (Hernandez , 2009)
1.2.3.2 La Organización.
Una organización es un proceso estructurado en el cual interactúan las personas para
alcanzar sus objetivos, esta definición está basada en cinco hechos comunes a todas las
organizaciones:
Una organización siempre incluye personas.
Estas personas están involucradas unas con otras de algunas maneras, es decir
interactúan.
Estas interacciones siempre pueden ser ordenadas o descritas por medio de ciertas
clases de estructuras, que originan interacción entre procesos organizacionales.
Toda persona en la organización tiene objetivos personales, alguno de los cuales
son las razones de sus acciones y espera que su participación en la organización le
ayude a alcanzar sus objetivos.
25
Estas interacciones también pueden ayudar a alcanzar objetivos mancomunados
compatibles, quizás distintos, pero relacionados con sus objetivos personales.
1.2.3.3 Integración.
Es la primera etapa de la dinámica administrativa y consiste en hacer llegar a la
organización todos los elementos (personas y materiales), que la mecánica administrativa
definió. Se identifica en la integración la siguiente secuencia respecto de los elementos que
se integran: selección, inducción, articulación y búsqueda de su desarrollo.
Cuadro Nº 7 Elementos de la Integración
ELEMENTOS DE LA INTEGRACIÓN
NÚMERO ETAPAS DESCRIPCIÓN
1 Selección Encontrar y seleccionar los elementos.
2 Inducción Articular los elementos rápidamente y de manera óptima.
3 Desarrollo Capacitar y formar al personal.
Elaborado por: María Ortega.
Fuente: Carlos Augusto Audirac Camarena, Desarrollo Organizacional y Consultoría, Trillas, 2010
1.2.3.4 Desarrollo en Equipo.
Dado que las tareas se han vuelto más grandes que la capacidad individual de los equipos,
las organizaciones se han visto en la necesidad, acertada por demás, de implementar el
trabajo en equipo, el cual es una alternativa efectiva para alcanzar resultados que vayan
más allá de los que un individuo sólo puede producir.
Para formar un equipo es necesario que exista antes que nada un propósito común a todos
los miembros del equipo, con el cual se sientan comprometidos, para entonces trazar un
plan de acción que lleve a definir roles y a hacerse responsables de los resultados del
desempeño del equipo y no de sus miembros por separado.
26
La tendencia actual, es llevar a cabo el trabajo bajo la modalidad de proyectos, lo cual
facilita la estructura plana y la toma de decisiones acertadas. Afortunadamente, la
tecnología ha servido de apoyo al trabajo en equipo a través de lo que se conoce como
―Groupware‖ que facilita una gran gama de instrumentos de apoyo tecnológicos para
lograr mayor efectividad en los equipos.
1.2.3.5 Organización Real.
La organización formal está constituida por ―lo previsible‖ de la organización: los
sistemas, los recursos, la estructura, los objetivos, las políticas; todo aquello que ha sido
considerado en el diseño organizacional, podemos considerarlo como el producto del
proceso administrativo aplicado a la institución. (Audirac Camarena, 2010)
La organización informal está constituida por ―lo imprevisible‖ de la organización, es
decir, las interacciones de los individuos concretos que se integran a la misma, que
evidentemente no pueden estar contempladas por la organización formal: comunicación,
poder, relaciones, apoyos, subgrupos, normas, costumbres héroes, villanos símbolos,
espacios personales. (Audirac Camarena, 2010)
La organización real es el resultado de la integración de dos elementos, la organización
formal que es la parte visible, mientras que la organización informal es lo que no está
visible a primera vista, la cual sirve de soporte y estabilidad.
1.2.3.6 Estructuras Organizacionales
―La estructura organizacional se define como la suma de las formas en las cuales una
organización divide sus labores en distintas actividades y luego las coordina.(….), con
frecuencia, a la estructura organizacional se le refiere como organigrama.(Hitt,2009)
Se entiende por estructura organizacional a la manera y estilos que se organiza la empresa
delineando las funciones y las responsabilidades de los empleados o departamentos, se
debe diseñar de tal manera que aclare quien tiene que hacer determinadas tareas y quien es
el responsable de ciertos resultados.
27
1.2.3.6.1 Organigramas
El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o
de una de sus áreas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre si los órganos
que la componen. (Franklin, 2009)
Un organigrama es una guía o plano que representa gráficamente la estructura orgánica
interna y formal de una organización o de una de sus áreas, y debe reflejar en forma
esquemática la descripción de las unidades, áreas o departamentos que la integran, así
mismo el organigrama facilita el conocimiento tanto de la organización como de sus
relaciones de jerarquía y coordinación.
1.2.3.6.1.1 Clasificación de los Organigramas
Los organigramas pueden clasificarse en cuatro grandes grupos, los cuales a su vez tienen
una subclasificación.
Cuadro N° 8 Clasificación de los Organigramas.
CLASIFICACION DE LOS ORGANIGRAMAS
Por su
naturaleza
Microadministrativos
Corresponden a una sola organización y puede referirse a ella
en forma global o mencionar alguna de las áreas que la
conforman.
Macroadministrativos Involucran a más de una organización.
Mesoadministrativos Consideran a una o más organizaciones de un mismo sector de
actividad o rama específica.
Por su ámbito
Generales
Contienen información representativa de una organización hasta
determinado nivel jerárquico, según su magnitud y
características.
Específicos Muestran en forma particular la estructura de un área de la
organización.
28
Por su
contenido
Integrales
Son representaciones graficas de todas las unidades
administrativas de una organización y sus relaciones de
jerarquía o dependencia.
Funcionales
Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además
de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama
es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la
organización en forma general.
De puestos, plazas y
unidades
Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de
plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada.
También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las
plazas.
Por su
presentación
Verticales
Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del
titular en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles
jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más
generalizado en la administración, por lo cual los manuales de
organización recomiendan su empleo.
Horizontales
Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al
titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se
ordenan en forma de columnas en tanto que las relaciones entre
las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.
Mixtos
Utilizan combinaciones verticales y horizontales para ampliar
las posibilidades de graficaciòn. Se recomienda utilizarlos en
caso de organizaciones con un gran número de unidades en la
base.
De bloque
Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de
integrar un mayor número de unidades en espacios más
reducidos. Por su cobertura permiten que aparezcan unidades
ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.
Elaborado por: María Ortega.
Fuente: Enrique Benjamín Franklin. Organización de Empresas, Cuarta Edición.
29
1.2.3.6.1.2 Diseño de los Organigramas
Cuadro N° 9 Diseño de los Organigramas.
DISEÑO DE LOS ORGANIGRAMAS
Figuras Las figuras se utilizan para plasmar en el organigrama as unidades que las conforman, pueden
ser de nivel directivo, medio u operativo, de asesoría y desconcentrados.
Forma
Como regla general debe usarse un solo tipo de figuras para simbolizar cada elemento del
organigrama. Para facilitar su lectura se recomienda que los textos aparezcan horizontalmente,
así como representar con rectángulos las unidades.
Dimensión Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben tener dimensiones semejantes
Líneas de
conexión
Se emplean
líneas para
mostrar los
diferentes
tipos de
relaciones
que se dan
entre las
unidades que
integran la
estructura de
la
organización
:
Relación Lineal.- En ella la autoridad y la responsabilidad se transmite
mediante una sola línea, lo cual permite establecer la relación de
subordinación entre las diversas unidades que aparecen en el gráfico de la
organización
Relación de autoridad funcional.- Representa la relación de mando
especializado, no la de dependencia jerárquica, La autoridad funcional puede
existir en forma paralela a la autoridad de línea o entre un órgano
especializado y los subordinados de otras unidades de línea.
Relación de coordinación.- Se representa por medio de líneas largas de trazo
discontinuo que salen de la parte inferior del rectángulo de una unidad y se
conecta con otra unidad o con un órgano desconcentrado.
Relación de asesoría.- S i la asesoría es interna se representa por medio de
líneas continuas de trazo fino colocadas perpendicularmente a la línea de
mando de la unidad a la cual de adscribe, Si la asesoría es externa se
representa por medio de líneas de trazo discontinuo colocadas de manera
perpendicular a la línea de mando de la unidad de la cual depende
jerárquicamente.
Elaborado por: María Ortega.
Fuente: Enrique Benjamín Franklin. Organización de Empresas, Cuarta Edición.
30
1.2.3.6.1.3 Ejemplo de Organigrama.
Gráfico Nº 1 Ejemplo de Organigrama
Elaborado por: María Ortega.
Fuente: La Investigación
1.2.3.7 El Cambio Organizacional.
―Un cambio humano es una "pérdida" dolorosa, pues implica dejar de pensar y creer de
una forma determinada, y aceptar que hay otras formas de actuar iguales o más valiosas. Es
un proceso de desaprender (dejar de actuar de una forma para hacerlo de otra) aprendiendo,
y en el caso de la organización, es un proceso colectivo, y por ende más complejo.
(Hernandez , 2009)
31
Gráfico Nº 2 Etapas del cambio Social de la empresa
Elaborado por: María Ortega
Fuente: Sergio Hernandez, Introducción a la Administración, 2009.
El cambio es un aspecto esencial de la creatividad y la innovación en las organizaciones
actuales. El cambio está en todas partes: en las organizaciones, en las personas, en los
clientes, en los productos y servicios, en la tecnología en el tiempo y en el clima, en los
tiempos modernos es la principal característica de las organizaciones.
1.2.3.7.1 Proceso de Cambio.
Cambio significa pasar de un estado a otro diferente; la transición de una situación a otra,
implica transformación, interrupción, perturbación y ruptura que depende de su intensidad,
y constituye un proceso de tres etapas; descongelamiento cambio y recongelamiento.
1.2.3.7.2 Descongelamiento.
―Fase inicial del cambio en el que se deshacen abandonan y desprenden las viejas ideas y
prácticas, Representa el abandono del estándar actual de comportamiento y la adopción de
uno nuevo. Si no hubiese descongelamiento, la tendencia se dirigiría a retomar al estándar
habitual de comportamiento. El descongelamiento significa percepción de la necesidad del
cambio.‖ (Chiavenato, 2009)
32
Esta es la etapa donde la insatisfacción con la situación existente alcanza el nivel suficiente
como para que se decida cambiarla, se ofrecen el mayor número de oportunidades para
reducir la resistencia al cambio, a través de la difusión de información que permita conocer
las insuficiencias de la situación existente.
1.2.3.7.3 Cambio.
Etapa en que se experimentan, ejercitan y aprenden las nuevas ideas y prácticas. Se
presenta cuando se descubren y adoptan nuevas actitudes, valores y comportamientos. El
cambio implica dos aspectos: la identificación (proceso mediante el cual las personas
perciben la eficacia de la actitud o el comportamiento nuevo y lo aceptan) y la
internalización (proceso mediante el cual las personas desarrollan nuevas actitudes y
comportamientos como parte del estándar normal de comportamiento). (Chiavenato, 2009)
Cambio es la fase en que se aprenden nuevas ideas y prácticas, de manera que las personas
piensan y actúan de una nueva manera, durante este período se introducen las
modificaciones planeadas, comenzando con las más fáciles de aceptar por parte de la
organización, pasando luego gradualmente, a los cambios de mayor complejidad y alcance
1.2.3.7.4 Recongelamiento.
“Etapa final en que las nuevas ideas y practicas se incorporan definitivamente al
comportamiento. Significa la incorporación de un nuevo estándar de comportamiento que
se convierte en la nueva norma. El recongelamiento indica que el estándar adquirido se
incorporó a la práctica actual y se convierte en el nuevo comportamiento de las personas.
El recongelamiento requiere dos aspectos: el apoyo (soporte mediante recompensas que
mantienen el cambio) y el refuerzo positivo (practica provechosa que asegura el éxito del
cambio). Esta es la etapa de la estabilización del cambio.
El agente de cambio es la persona de adentro o fuera de la organización que conduce o
guía el proceso de cambio en una situación organizacional. Puede ser un miembro de la
organización, un consultor interno o externo. El agente de cambio representa el papel de
quien inicia el proceso y ayuda a que el cambio ocurra‖. (Chiavenato, 2009)
33
Es importante el cambio que se puedan dar en los modelos mentales o paradigmas de las
personas, sin embargo no solo depende que cambien los individuos haciéndose
competentes con el nuevo paradigma, o modelo, pues todas las personas de por sí, no
pueden cambiar al mismo tiempo, sino que es un proceso donde interviene la empresa, y es
así que la cultura empresarial debe cambiar.
1.2.3.8 Cultura Organizacional.
La cultura organizacional se refiere a los valores, creencias y principios fundamentales
(normas de comportamiento) que constituyen la base de la interacción de los individuos en
las instituciones. La cultura organizacional provee a las personas las maneras en que
manejaran sus relaciones y podrán integrarse a los diferentes grupos y sus miembros.
(Audirac Camarena, 2010)
“La cultura organizacional es el conjunto de percepciones, sentimientos, actitudes, hábitos,
creencias, valores, tradiciones y formas de interacción dentro y entre los grupos existentes
en todas las organizaciones.” (Gross , 2009)
Una cultura organizacional fuerte y ampliamente reconocida suele citarse como un motivo
del éxito de las compañías, esto se visualiza en aspectos que aparentemente son
insignificantes pero dicen mucho de su situación organizacional, lo cual influye
directamente en su desarrollo y crecimiento, pues estos aspectos son innatos de cada
persona, pero que al hablar de una empresa, entidad, agrupación o movimiento son sus
ideales los que mueven sus actividades u objetivos para alcanzar su reconocimiento en la
sociedad.
1.2.3.9 Clima Organizacional.
El clima organizacional es la cualidad o propiedad del ambiente organizacional que
percibe o experimentan los miembros de la organización e influye sobre la conducta de
estos. El término clima organizacional se refiere al conocimiento que tienen los
colaboradores a cerca de su empresa, su organización y sus objetivos, la percepción que
tiene del medio en el cual desempeña sus labores, y el grado de desarrollo personal que
34
prevé alcanzar dentro de la empresa.
1.2.3.10 Proceso del D.O.
―El proceso estratégico-táctico del mismo implica tres etapas básicas:
Diagnóstico del sistema de la organización. (Medición de los procesos productivos,
con énfasis en la parte humana y en la comunicación del factor humano.)
El DO fundamenta sus intervenciones al observar a la empresa o institución como
un sistema, por lo cual es necesario que se diagnostique el funcionamiento en forma
global, es decir, al ver el todo, no sólo las partes financiera, de mercado, producción
o recursos humanos.
Desarrollo de una estrategia para mejoramiento.
Una vez que el responsable, la cabeza principal de una empresa, reconoce la
necesidad de cambiar el comportamiento humano (mejorar los sistemas de
comunicación de autoridad y liderazgo, etc.), el consultor le comunica que se
requiere una estrategia de intervención para llevar a la empresa de un nivel A a otro
rango superior de resultados y organización interna B.
Los expertos en DO señalan que no hay estrategias estandarizadas, sino que cada
empresa y circunstancia requieren acciones específicas.
"Movilizar" recursos económicos (presupuestos) para llevarlo a cabo.‖ (Hernandez,
2009)
Para ejecutar la estrategia por conducto de consultores externos, es muy importante que la
empresa genere los presupuestos y le destine recursos a un cambio de la magnitud que
puede implicar dicha estrategia, pues de otra forma iniciar algo y no terminarlo puede ser
más costoso y generar retrocesos.
35
VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS 1.3
DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE
INVESTIGACIÓN.
De acuerdo a lo investigado podemos decir que los Manuales Administrativos representan
una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y
comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen
claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace
que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración, tal como lo expresa
Benjamín Franklin.
El Desarrollo Organizacional está dirigido a cambiar las actitudes, valores y creencias de
los empleados a fin de que ellos mismos puedan identificar y aplicar los tipos de cambio
técnicos que se requieren para poder lograr los objetivos planteados, la definición que
explica claramente este concepto es la dada por W.G Bennis quien expresa que el
Desarrollo organizacional es una respuesta al cambio, una compleja estrategia educativa
cuya finalidad es cambiar las creencias, actitudes valores y estructura de las
organizaciones, en tal forma que estas puedan adaptarse mejor a nuevas tecnologías,
mercados y retos así como al ritmo vertiginoso del cambio mismo.
El Desarrollo Organizacional también es la tendencia a destacar el mejoramiento de
relaciones como medio para impulsar a la empresa y técnica que ayuda a los
administradores y al personal de la organización a realizar más efectivamente sus
actividades y a establecer relaciones interpersonales más afectivas mostrando al personal
como trabajar efectivamente.
CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO. 1.4
La teoría demuestra en esta investigación la importancia que tienen los procesos
administrativos, pues sin ellos las organizaciones no podrían ser eficientes, ni
competitivas.
36
Los manuales de funciones representan una guía práctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene
información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente las
funciones generales que corresponden a cada colaborador y la determinación de los
requisitos para su ejercicio, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una
eficiente administración.
El Desarrollo Organizacional también es la tendencia a destacar, el mejoramiento
de relaciones como medio para impulsar a la empresa, técnica que ayuda a los
administradores y al personal de la organización a realizar más efectivamente sus
actividades y a establecer relaciones interpersonales más afectivas mostrando al
personal como trabajar efectivamente.
37
CAPÍTULO II
2 MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA.
CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN EL CONTEXTO 2.1
INSTITUCIONAL.
Productos Lácteos Gaybor & Macías (PRODULAC ―G&M‖ es una empresa que inicio sus
actividades de producción de queso criollo en el año 1987, el cual era un pequeño negocio
familiar. A partir de los años 2006 se constituye legalmente como sociedad anónima y con
ello se amplían las líneas de producción y comercialización de yogurt y queso
pasteurizado, los cuales atienden los mercados de las ciudades de Santo Domingo de los
Colorados, Manta y Guayaquil.
Además, esta empresa se dedicada a la transportación de leche de diferentes sectores hacia
las principales empresas dedicadas a la industrialización láctea como son Reyleche y
Nestlé. Al igual que muchas empresas de la región PRODULAC ―G&M‖ no cuenta con
una administración formal debido a la falta de este tipo de conocimientos, es dirigida de
una manera empírica y en base a las experiencia de su dueño quien ejerce el control de las
actividades de una forma personal lo que limita la participación de los empleados.
Todo esto hace pensar en la necesidad de contar con instructivo adecuado a las
necesidades de la empresa que pueda ayudar a tener un buen manejo de sus operaciones
mediante la coordinación y optimización del recurso humano, con el propósito de volverse
mucho más productiva.
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO PARA EL 2.2
DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN.
La modalidad de investigación será cuali-cuantitativa, sin embargo, es importante destacar
que para el presente estudio prevalecerá la cualitativa en virtud del predominio de métodos
teórico y lo cuantitativo se evidencia en la tabulación de los datos aplicativos en los
diferentes escenarios o situaciones organizacionales de la empresa.
38
2.2.1 Tipos de Investigación.
Este proyecto requerirá de los siguientes tipos de investigación: bibliográfica, de campo,
descriptiva.
2.2.1.1 Investigación Bibliográfica.
Se basó en la búsqueda de información existente en libros de autores actualizados, revistas
e Internet, que fueron muy útiles para elaborar el Marco Teórico que sirvió para
fundamentar científicamente la propuesta del Manual de Funciones y Desarrollo
Organizacional en la empresa PRODULAC ―G&M‖.
2.2.1.2 Investigación de Campo.
Llevada a cabo en la zona donde se generan los síntomas de la problemática planteada, se
realizaran encuestas y entrevista tanto al personal de PRODULAC ―G&M‖ como al
administrador lo que permitirá argumentar de mejor manera una propuesta coherente para
el capítulo III.
2.2.1.3 Investigación Descriptiva.
La investigación tendrá también un carácter descriptivo, el objeto de estudio lo identificó
en sus particularidades a partir de encuestas, las cuales servirán para analizar la propuesta
de Manual de Funciones y Desarrollo Organizacional para la empresa PRODULAC
―G&M‖ y determinar posibles soluciones a las diversas problemáticas establecidas.
2.2.2 Población y muestra.
2.2.2.1 Población.
El grupo de personas que será motivo de análisis y trabajo investigativo son el gerente,
personal operativo y personal administrativo de la empresa PRODULAC ―G&M‖.
39
En la presente investigación constan como población.
Tabla Nº 1 Población
POBLACION UNIVERSO
Gerente 1
Personal Operativo 9
Personal Administrativo 2
TOTAL 12
Elaborado por: María Ortega.
Fuente: La Investigación.
2.2.2.2 Muestra.
Por tratarse de una población de menos de cien trabajadores en la empresa PRODULAC
―G&M‖, no será posible aplicar la fórmula para determinar el cálculo de la muestra siendo
todo el personal operativo y administrativo considerado para la muestra.
2.2.3 Métodos Técnicas e Instrumentos
La presente investigación se sustentara en los siguientes aspectos.
2.2.3.1 Métodos
2.2.3.1.1 Inductivo Deductivo
El método deductivo permitirá ir de lo general a lo específico, en cambio que el método
inductivo aplicado partirá de principios particulares para llegar al específico. Para este
caso, el método inductivo, observará el comportamiento del trabajador y de las opiniones
de la gerencia que serán claves y servirán como fundamento para proponer una alternativa
de solución.
40
2.2.3.1.2 Analítico Sintético
El método analítico permitirá analizar la información y sintetizarla en el marco teórico,
además se podrá verificar la situación de la empresa, las falencias de los cargos, fortalezas
de los colaboradores y resumir los datos requeridos para la elaboración del Manual de
Funciones aplicable a la empresa PRODULAC ―G&M‖, y dar solución a la problemática
planteada.
2.2.3.2 Técnicas
Las técnicas que se utilizarán en el trabajo investigativo son:
2.2.3.2.1 Encuestas
Las encuestas se aplicarán al personal operativo y administrativo de la empresa, con la
finalidad de obtener información real sobre el tema, todos los datos obtenidos serán
tabulados y presentados técnicamente.
2.2.3.2.2 Entrevista
Esta técnica permitirá receptar la opinión del gerente de PRODULAC ―G&M‖, a fin de
comparar y evidenciar la problemática planteada.
2.2.3.3 Instrumentos
Los instrumentos a utilizar son:
2.2.3.3.1 Cuestionario de encuestas
Se aplicará un cuestionario con preguntas para los colaboradores de la empresa
PRODULAC ―G&M‖ tanto del área operativa como del área administrativa.
41
2.2.3.3.2 Guía de entrevista
Se formularán una serie de preguntas relacionadas a determinar cuál es la situación real de
la empresa desde la perspectiva del gerente.
2.2.4 Interpretación de Resultados.
Luego de la aplicación de la entrevista al gerente y las encuestas a los colaboradores de la
empresa PRODULAC ―G&M‖ se obtuvo como resultado diversos pronunciamientos
expresados en grupos de personas que forman mayoría, permitiendo tener un
delineamiento de sus preferencias y exigencias.
2.2.4.1 Resultados a la entrevista realizada al gerente de PRODULAC “G&M”.
Se realizó una entrevista al gerente de la empresa, la misma que arrojo los siguientes
resultados:
Cuadro Nº 10 Resultados de la entrevista
ENCUESTA AL GERENTE DE PRODULAC “G&M”
1. ¿Cómo califica Usted la productividad de los empleados de la empresa?
Los colaboradores de la empresa trabajan de manera desorganizada sin seguir ningún tipo de planificación,
lo que ocasiona demora en los procesos de elaboración de los productos que comercializa la empresa.
2. ¿Hay asignadas funciones a los colaboradores de la empresa?
Como, le indicaba, el no contar con un documento en el que se describan las funciones a desempeñar por
los colaboradores es otro factor que reduce el desempeño en las actividades que realizan.
3. ¿En que ayudaría implementar un manual de funciones en la empresa?
42
El contar con un documento en el que se describan las funciones a desempeñar por los colaboradores será
de gran ayuda para cumplir de una manera efectiva y adecuada las actividades a realizarse dentro de la
empresa, ya que servirá como una guía objetiva en el correcto desarrollo del funcionamiento y organización
interna de la empresa.
4. ¿El personal de su empresa siente que está involucrado con la visión, misión y objetivos de la
empresa? ¿Por qué?
No, hace falta el comprometimiento del personal hacia los objetivos de la empresa, hace falta una guía, una
orientación, la empresa no ha documentado una visión de futuro, todavía le hace falta el empleado colocarse
la camiseta de la empresa.
5. ¿Hay procesos lentos y complicados y podrían ser más eficaces como: Contratación, capacitación,
pagos, compras?
En cuanto al personal se ha tratado de cubrir los puestos de acuerdo a la necesidad, pero como empresa
considero que nos falta generar mayor motivación hacia los mismos, estamos tratando de capacitarles en
diferentes aspectos como, pagos, compras, atención al cliente, a fin de satisfacer al cliente.
6. ¿Cómo califica la comunicación organizacional en su empresa?
Existe, pero la verdad es que hace falta compromiso por parte del personal, para generar de mejor y mayor
manera la generación de valores hacia el cliente.
7. ¿Hay integración entre el personal de la organización?
No, hace falta, no es que se generen verdaderos problemas, sino que se suele provocar ciertas rencillas,
cuando para ciertas personas consideran que solo unos pocos se capacitan y a los otros no.
Elaborado por: María Ortega.
Fuente: La Investigación.
De acuerdo a los resultados obtenidos en la entrevista al gerente de PRODULAC ―G&M‖,
se puede deducir que existe desorganización en el desarrollo de las actividades de los
colaboradores, lo cual ocasiona demora en los procesos, el personal no se siente
43
involucrado con la empresa, la falta de motivación, falta de integración, no les permite
generar mejoras a la organización.
2.2.4.2 Resultados de las encuestas realizadas a los colaboradores de PRODULAC
“G&M”.
Tabla Nº2 Tabla de Interpretación de datos
N° PREGUNTAS
SI NO
N° % N° %
1 ¿Son de su conocimiento las funciones a desempeñar dentro
de su puesto? 6 50 % 6 50 %
2 ¿Recibe órdenes de dos a más personas? 9 75 % 3 25 %
3 ¿Para tomar decisiones sobre sus actividades consulta a otras
personas? 10 83 % 2 17 %
4 ¿Cumple tareas que les corresponden a otros colaboradores
de la empresa? 4 33 % 8 67 %
5 ¿Conoce usted lo que es un Manual de Funciones? 9 75 % 3 25%
6 ¿Existe un Manual de Funciones en la empresa? 0 0 % 12 100 %
7 ¿Considera que la aplicación de un Manual de Funciones
mejorara su desempeño? 12 100 % 0 0 %
8 ¿Ha recibido capacitaciones de acuerdo a las necesidades de
su cargo? 2 17 % 10 83 %
9 ¿Es usted evaluado en relación a las actividades que
desempeña? 2 17 % 10 83 %
10 ¿Está motivado a realizar sus tareas? 2 17 % 10 83 %
Elaborado por: María Ortega
Fuente: La Investigación.
44
De acuerdo a los resultados obtenidos en la encuesta realizada a los colaboradores de la
empresa PRODULAC ―G&M‖ se puede evidenciar que la mayoría del personal no conoce
claramente las funciones que tiene que desempeñar de acuerdo a su puesto, realizan
actividades de otras áreas, reciben órdenes de varias personas lo que imposibilita el tomar
decisiones truncando el buen desempeño de los colaboradores, no reciben capacitaciones
no son evaluados y no existe un manual de funciones, con el cual se mejoraría su
desempeño laboral.
2.2.5 Verificación de la idea a defender.
Analizando los resultados obtenidos en la entrevista al Gerente y las encuestas realizadas a
los colaboradores de la empresa PRODULAC ―G&M‖, se pudo notar la carencia de un
documento claro que exprese que es lo que debe hacer cada miembro de la empresas, lo
que conlleva a que los colaboradores no tengan clara sus actividades a desempeñar, al no
existir capacitaciones ni incentivos desmotiva la realización de ciertos trabajos, al no tener
clara la estructura organizacional los colaboradores no saben a quién dirigirse cuando
tienen alguna duda en el desarrollo de sus funciones.
Por lo expuesto se verifica la idea a defender sobre la propuesta de un Manual de
Funciones para la empresa PRODULAC ―G&M‖.
PROPUESTA DEL INVESTIGADOR: MODELO DE MANUAL DE 2.3
FUNCIONES.
La propuesta es original de la autora de esta investigación y se basa en el modelo de
Enrique Benjamín Franklin, el cual se apega a la necesidad de la empresa PRODULAC
―G&M‖, generando el siguiente esquema:
45
Cuadro Nº 11 Esquema del Manual de Funciones
ESQUEMA DEL MANUAL DE
FUNCIONES PARA LA EMPRESA
PRODULAC “G&M”
PORTADA
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
ANTECEDENTES
ESTRUCTURA ORGÁNICA
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
MISIÓN PROPUESTA
VISIÓN PROPUESTA
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
DISTRIBUCIÓN Y DIFUSIÓN
APROBACIÓN
Elaborado por: María Ortega
Fuente: La Investigación
CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPITULO. 2.4
De acuerdo a los resultados luego de la aplicación de entrevistas y encuestas en el marco
metodológico, se logró evidenciar la problemática, que tiene la empresa en relación a su
desarrollo organizacional y que se manifiestan en:
No hay productividad, existe desorganización en los procesos, falta planificación, lo que
ocasiona demora en la producción de la empresa, no existen documentos que aclaren o
describan las funciones a desempeñar lo que complementa el mal desempeño de los
empleados, en el cumplimiento de sus actividades, además de la falta de designaciones
jerárquicas que provoca que los empleados reciban ordenes de varias personas, o tener que
consultar o varias.
46
Hace falta generar compromiso del empleado hacia la empresa, generar valores hacia el
cliente, por la falta de motivación, y de capacitación al mismo, lo que provoca en algunas
ocasiones la no integración del personal.
No se segregan funciones, se realizan las tareas propias y tareas ajenas, por la falta
documentada de órdenes explicitas, y por parte de la empresa no se hace un seguimiento
del desempeño del personal.
Por lo expuesto se diseña la siguiente propuesta:
47
CAPÍTULO III
3 MARCO PROPOSITIVO.
TÍTULO DE LA PROPUESTA: MANUAL DE FUNCIONES PARA 3.1
MEJORAR EL DESARROLLO ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA
PRODULAC “G&M” DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO
DESARROLLO DE LA PROPUESTA. 3.2
3.2.1 Justificación de la propuesta.
De acuerdo al marco teórico del primer capítulo, se sustenta que las organizaciones
empresariales en general, deben adaptarse a las características y necesidades de la época,
pues los cambios en la sociedad originan la necesidad de revitalizar y reconstruir las
estructuras organizacionales, y esto se logra modificando los valores, las necesidades, las
expectativas, las creencias, las políticas y las normas que se practican en una organización,
y dentro de esta línea se enmarcan los manuales administrativos, que son los que
posibilitan esa revitalización de las estructuras organizacionales actuales.
En el marco metodológico del segundo capítulo, vía entrevista y encuestas al personal se
logró evidenciar que la situación por la que atraviesa la empresa, pues no existe un
desarrollo organizacional, pues no hay productividad, existe desorganización en los
procesos, no existen documentos que describan las funciones provocando el mal
desempeño de los colaboradores, no hay compromiso del empleado hacia la empresa, pues
no está motivado y no se le capacita, lo que justifica implementar un Manual de Funciones
por su practicidad, su aporte teórico y su conveniencia económica.
Por lo anotado se justifica la propuesta de crear un Manual de Funciones, integrado por
visión futurista a largo plazo, una misión coherente, objetivos alcanzables, sustentado en
una estructura orgánica, con una descripción clara de puestos, con lo cual se logrará
mejorar el Desarrollo Organizacional de PRODULAC ―G&M‖.
48
3.2.2 Objetivos.
3.2.2.1 General.
Mejorar el Desarrollo Organizacional mediante la implementación del Manual de
Funciones en la empresa PRODULAC ―G&M‖.
3.2.2.2 Específicos.
Identificar claramente el Manual de Funciones para PRODULAC ―G&M‖.
Elaborar el índice como guía para quienes usen el Manual de Funciones.
Realizar la introducción del Manual de Funciones
Definir la estructura organizacional de la empresa PRODULAC ―G&M‖.
Definir la denominación y el número de cargos que conformarán la estructura
jerárquica.
Asignar a cada cargo las funciones que le corresponden.
Establecer los requisitos necesarios para desempeñar las funciones asociadas.
Establecer las relaciones jerárquicas entre los diferentes cargos.
Aprobar y divulgar el manual en la empresa PRODULAC ―G&M‖.
3.2.3 Propuesta del Manual de Funciones.
La presente propuesta se orienta al establecimiento del siguiente formato de manual:
49
1 DE 26
Autorizó Revisó Elaboró María Ortega
PRODULAC G&M
MANUAL DE FUNCIONES
14 de Julio 2014
SANTO DOMINGO
2014
PAGINAMANUAL DE FUNCIONES
PRODULAC G&M FECHA
50
2 DE 26
3
4
5
6
Misión 7
Visión 8
9
25
26
Organigrama Funcional
Descripción de puestos
Estructura Organizacional
Distribución y difusión
Elaboró María Ortega Revisó Autorizó
INDICE
Antecedentes
Introducción
LOGOTIP
O
PRODULAC G&M FECHA 14 de Julio 2014
PAGINAMANUAL DE FUNCIONES
Aprobación
51
3 DE 26
Elaboró María Ortega Revisó Autorizó
INTRODUCCIÓN
autorizada y concreta sobre los cargos, funciones, perfil,
competencias necesarias para cumplir con los objetivo de la empresa.
Esta guia se utilizara como herramienta de soporte para la organización y
PRODULAC G&M FECHA 14 de Julio 2014
MANUAL DE FUNCIONES PAGINA
El presente documento es un intrumneto que contiene la descripcion de las
diferentes funciones que realizan los colaboradores de PRODULAC G&M.
Este manual servira de apoyo y orientación a los colaboradores de la
empresa al permitir que se cuente con una fuente escrita de consulta
la comunicación.
52
4 DE 26
Autorizó
14 de Julio 2014
MANUAL DE FUNCIONES PAGINA
PRODULAG G&M es una empresa comercial que se dedica a la producción y
comercialización de lácteos (yogurt y queso), en la ciudad de Santo Domingo.
Esta empresa inicio sus actividades de producción de queso criollo en el año 1987,
como un pequeño negocio familiar, a partir del año 2006 se constituye legalmente
como Sociedad Anónima y con ello se amplían las líneas de acción.
PRODULAC G&M FECHA
ANTECEDENTES
Elaboró María Ortega Revisó
Está ubicada en la Vía Quevedo Km 6, margen derecho, es una microempresa que
cuenta con un importante equipo de colaboradores, los cuales desempeñan funciones
que son establecidas empíricamente en función de las necesidades de las áreas
productiva y comercial.
Por esta razón se decidio elaborar un Manual de Funciones que facilite la organización
de las diferentes tareas que se desarrollan, de esta manera sistematizar toda la
información y experiencia que a lo largo de este tiempo se ha generado en la empresa.
53
5 DE 26
Elaboró María Ortega Revisó Autorizó
PRODULAC G&M FECHA 14 de Julio 2014
MANUAL DE FUNCIONES PAGINA
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
forma de administrar de la empresa que oriente y garantice la calidad en el
servicio al cliente y permita concatenadamente productividad y rentabilidad
para los accionistas de la empresa.
Esta organización es un grupo social constituida esencialmente para alcanzar
objetivos específicos con una adecuada planeación
Se pretende que esta estructura planteada genere cambios profundos en la
54
6 DE 26
PRODULAC G&M FECHA 14 de Julio 2014
MANUAL DE FUNCIONES PAGINA
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
PRODULAC G&M
Elaboró María Ortega Revisó Autorizó
55
7 DE 26
Elaboró María Ortega Revisó Autorizó
MISIÓN PROPUESTA
" Ser la empresa lider en el mercado zonal, dedicada a la fabricación y
comercialización de productos lacteos, para ello contamos con la tecnología
apropiada y colaboradores comprometidos, con ética profecional y con un
alto grado de responsabilidad paraque nuestros productos sean de excelente
PRODULAC G&M FECHA 14 de Julio 2014
MANUAL DE FUNCIONES PAGINA
calidad "
56
8 DE 26
Elaboró María Ortega Revisó Autorizó
VISIÓN PROPUESTA
"Seremos la empresa lider en el mercado regional comprometida con nuestros clientes
14 de Julio 2014PRODULAC G&M FECHA
MANUAL DE FUNCIONES PAGINA
para que obtengan productos de la mas alta calidad y con los mejores precios
del mercado,cumpliendo con los mas estrictos estandares de calida, productividad
y competitividad a nivel nacional.
57
9 DE 26
Elaboró María Ortega Revisó Autorizó
PRODULAC G&M FECHA 14 de Julio 2014
MANUAL DE FUNCIONES PAGINA
DESCRIPCIÓN
DE
PUESTOS
58
10 DE 26
1. Designar al Gerente de la Institución.
2. Conocer y aprobar el Balance General y el Estado de Situación Integral , los informes sobre los negocios y
3. Determinar la forma de reparto de los beneficios
5. Reformar los estatutos sociales
6. Ejercer las demás funciones que la ley le permite
Actas Reportes
Informes Archivos
planificación presentados por el Gerente General y el Auditor externo en caso de existir
4. Tomar decisiones para el aumento, disolución del capital suscrito y pagado
Es la máxima autoridad y órgano supremo de la empresa, las decisiones tomadas por la Junta General de Socios
de conformidad con la ley y el estatuto aprobado, obligan a todos los socios, entre sus funciones estan:
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
JUNTA GENERAL DE SOCIOS
PRODULAC G&M FECHA 14 de Julio 2014
MANUAL DE FUNCIONES PAGINA
PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
Elaboró María Ortega Revisó Autorizó
59
11 DE 26
Actas Reportes
Informes Archivos
9. Realizar la planificación, organización, coordinación y control, de los procesos administrativos y productivos.
LOGOTIP
O
PRODULAC G&M FECHA 14 de Julio 2014
MANUAL DE FUNCIONES PAGINA
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del puesto: Gerente
Nivel funcional: Corporativo Jefe Inmediato: Junta de Socios
Número de cargos: 1 Dependencia: Gerencia
RESUMEN DEL CARGO
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades administrativas y de apoyo a la empresa, de tal manera que
garantice el normal funcionamiento de la misma, así como también actuar en representación legal de la misma
en todos los eventos y actos que así lo requieran.
1. Presidir las reuniones de la Junta de Socios.
2. Presentar a la Junta de Socios, informes sobre la marcha de institución.
3. Representar a la empresa en todas sus relaciones externas.
4. Representar directamente o por medio de apoderados a la empresa, judicial o extra judicialmente.
5. Gestionar la concesión de créditos en las instituciones financieras de la localidad.
6. Promover los cursos de capacitación tanto para los colaboradores de la empresa.
7. Celebrar las operaciones civiles o comerciales necesarias para el funcionamiento de la empresa.
8. Informar a sus funcionarios sobre las acciones a seguir en la empresa.
10. Verificar y controlar la asistencia del personal.
PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
Elaboró María Ortega Revisó Autorizó
60
12 DE 26
EDUCACION EXPERIENCIA LABORAL
Ingeniero en Administración de Empresas, o
carreras a fines. 2 años en cargos similares
LOGOTIP
O
EDAD MINIMA FORMACIÓN
25 años Conocimientos de computación, liderazgo, trabajo en equipo.
COMPETENCIAS
Administrativas
Tomar decicsiones, liderazgo de personas, planeación y
organización, cominucación efectiva oral y escrita y
responsabilidad.
LaboralesConocimiento del cargo, calidad, tolerancia al estrés, trabajo en
equipo, desarrollo del cargo y puntualidad y asistencia.
PRODULAC G&M FECHA 14 de Julio 2014
MANUAL DE FUNCIONES PAGINA
PERFIL REQUERIDO
Humanas
Creatividad, relaciones humanas, manejo de conflictos,
compromiso y sentido de pertenencia, presentación personal,
tolerancia a la frustación.
Elaboró María Ortega Revisó Autorizó
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13 DE 26
Actas Reportes
Informes Archivos
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nivel funcional: Corporativo Jefe Inmediato: Gerente
Número de cargos: 1 Dependencia: Secretaría
RESUMEN DEL CARGO
Nombre del puesto: Secretaria
Organizar y sevir de de apoyo al Gerente General , y refrendar todos los actos administrativos.
PRODULAC G&M FECHA 14 de Julio 2014
MANUAL DE FUNCIONES PAGINA
Elaboró María Ortega Revisó Autorizó
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
1. Mantener los archivos bajo custodia.
2. Asumir las responsabilidades en el manejo de la información a su cargo.
3. Coordinar las labores de relaciones públicas y comunicación.
4. Coordinar con la gerencia en las sesiones.
5. Elaboración y reproducción de los informes relacionados con su área.
6. Organizar, vigilar y atender los servicios generales y requerimientos de la administración de la empresa.
7. Despachar oportunamente la correspondencia.
PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
62
14 DE 26
PRODULAC G&M FECHA
MANUAL DE FUNCIONES PAGINA
PERFIL REQUERIDO
EDUCACION EXPERIENCIA LABORAL
Secretaria titulada 1 año en cargos similares.
EDAD MINIMA FORMACIÓN
22 años Concimientos en programas office, sistemas de archivos.
COMPETENCIAS
Administrativas
Tomar decicsiones, liderazgo de personas, planeación y
organización, cominucación efectiva oral y escrita y
responsabilidad.
LaboralesConocimiento del cargo, calidad, tolerancia al estrés, trabajo en
equipo, desarrollo del cargo y puntualidad y asistencia.
Humanas
Creatividad, relaciones humanas, manejo de conflictos,
compromiso y sentido de pertenencia, presentación personal,
tolerancia a la frustación.
Elaboró María Ortega Revisó Autorizó
14 de Julio 2014
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15 DE 26
Actas Reportes
Informes Archivos
LOGOTIP
O
PRODULAC G&M FECHA 14 de Julio 2014
MANUAL DE FUNCIONES PAGINA
Revisó Autorizó
2. Realizar los pagos autorizados por la gerencia y realizar las retenciones dispuestas por la ley.
3. Tener la documentación del control contable al día.
4. Cumplir con el pago de remuneraciones, servicios, bienes y otros gastos.
5. Estar pendiente e informar a gerencia sobre el vencimiento de documentos.
6. Elaborar Estados Financieros y poner a conocimiento de la gerencia el presupuesto anual.
PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
afines a su cargo.
Número de cargos: 1 Dependencia: Financiera
RESUMEN DEL CARGO
DESCRIPCION DE FUNCIONES
1. Estar constantemente actualizándose con lo que respecta al Servicio de Rentas Internas y asuntos
Mantener al día los tramites contables generados en las operciones de la empresa, llevar libros contables y
mantener en regla las obligaciones tributarias.
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del puesto: Contador
Nivel funcional: Corporativo Jefe Inmediato: Gerente
Elaboró María Ortega
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16 DE 26
EDUCACION EXPERIENCIA LABORAL
Revisó Autorizó
COMPETENCIAS
Administrativas
Tomar decicsiones, liderazgo de personas, planeación y
organización, cominucación efectiva oral y escrita y
responsabilidad.
LOGOTIP
O
PRODULAC G&M FECHA 14 de Julio 2014
MANUAL DE FUNCIONES PAGINA
PERFIL REQUERIDO
Ingeniero en Contabilidad. 2 años en cargos similares
EDAD MINIMA FORMACIÓN
25 añosConcimientos en programas contables, office, sistemas de
archivos.
LaboralesConocimiento del cargo, calidad, tolerancia al estrés, trabajo en
equipo, desarrollo del cargo y puntualidad y asistencia.
Humanas
Creatividad, relaciones humanas, manejo de conflictos,
compromiso y sentido de pertenencia, presentación personal,
tolerancia a la frustación.
Elaboró María Ortega
65
17 DE 26
Actas Reportes
Informes Archivos
FECHALOGOTIP
O
PRODULAC G&M
1. Planificar, supervisar y verificar la producción.
2. Responsabilidad en el manejo de los recursos humanos y materiales de producción.
3. Vigilar las operaciones que se desarrollen en el área de producción.
Controlar los equipos del área de producción de productos lacteos a modo de asegurar el cumplimiento de los
objetivos, metas y programas de producción establecidos para el departamento; a fin de obtener productos
terminados, que cumplan con todos los parametros de calidad preestablecidos por la empresa.
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del puesto: Jefe de producción.
Nivel funcional: Corporativo Jefe Inmediato: Gerente
Número de cargos: 1 Dependencia: Producción
RESUMEN DEL CARGO
14 de Julio 2014
MANUAL DE FUNCIONES PAGINA
Elaboró María Ortega Revisó Autorizó
DESCRIPCION DE FUNCIONES
4. Participar en las reuniones con voz informativa.
5. Informar oportunamente al gerente sobre aspectos relacionados con la producción.
6. Controlar la entrada y salida de equipos de trabajo, algún tipo de maquinaria, insumos y otros.
7. Control del orden y limpieza del área de producción.
8. Verificar la calidad del producto terminado.
9. Controlar que cada proceso esté correctamente ejecutado.
10. Elaborar reportes de consumo diario de materia prima y productos terminados.
11. Realizar mantenimiento preventivo a los equipos de producción.
PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
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18 DE 26
LOGOTIP
O
PRODULAC G&M FECHA 14 de Julio 2014
MANUAL DE FUNCIONES PAGINA
Elaboró María Ortega Revisó Autorizó
Administrativas
Tomar decicsiones, liderazgo de personas, planeación y
organización, cominucación efectiva oral y escrita y
responsabilidad.
LaboralesConocimiento del cargo, calidad, tolerancia al estrés, trabajo en
equipo, desarrollo del cargo y puntualidad y asistencia.
Humanas
Creatividad, relaciones humanas, manejo de conflictos,
compromiso y sentido de pertenencia, presentación personal,
tolerancia a la frustación.
PERFIL REQUERIDO
EDUCACION EXPERIENCIA LABORAL
Ingeniero en Agroindustrias o carreas afines 2 años en el sector lacteo
EDAD MINIMA
25 años
COMPETENCIAS
67
19 DE 26
Informes Reportes
Actas
3. Entrega de productos terminados en el tiempo requerido y de la calidad deseada.
4. Mantenimiento y aseo del área de producción.
PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
LOGOTIP
O
PRODULAC G&M FECHA 14 de Julio 2014
MANUAL DE FUNCIONES PAGINA
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del puesto: Operadores
Nivel funcional: Operativo Jefe Inmediato: Jefe de Producción
Elaboró María Ortega Revisó Autorizó
RESUMEN DEL CARGO
Número de cargos: 5 Dependencia: Producción
Llevar a cabo todas las funciones que el jefe de producción le indique, operar el equipo de producción deacuerdo
a controles preestablecidos a fin de obtener un producto en las mejores condiciones.
DESCRIPCION DE FUNCIONES
1. Elaboración de productos lacteos (queso y yogurt)
2. Elaboración de órdenes de requisición de materias primas y materiales de aseo.
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20 DE 26
COMPETENCIAS
Administrativas
Tomar decicsiones, liderazgo de personas, planeación y
organización, cominucación efectiva oral y escrita y
responsabilidad.
LaboralesConocimiento del cargo, calidad, tolerancia al estrés, trabajo en
equipo, desarrollo del cargo y puntualidad y asistencia.
Humanas
Creatividad, relaciones humanas, manejo de conflictos,
compromiso y sentido de pertenencia, presentación personal,
tolerancia a la frustación.
PERFIL REQUERIDO
LOGOTIP
O
PRODULAC G&M FECHA 14 de Julio 2014
MANUAL DE FUNCIONES PAGINA
EDUCACION EXPERIENCIA LABORAL
Bachillerato No indispensable
EDAD MINIMA
18 años
Elaboró María Ortega Revisó Autorizó
69
21 DE 26
Actas Reportes
Informes Archivos
Coordinar y administrar eficientemente la fuerza de ventas, brindadole herramientas y coordinando la funcion de
ventas, diseñar el plan de mercadeo.
LOGOTIP
O
PRODULAC G&M FECHA 14 de Julio 2014
MANUAL DE FUNCIONES PAGINA
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del puesto: Jefe de ventas
Nivel funcional: Corporativo Jefe Inmediato: Gerente
2. Canalizar la información y los requiermientos de clientes.
3. detectar oportunidades de negocio.
4. Coordinar la consecución de nueos clientes.
5. Realizar presupuestos de ventas.
6. Realizar proyecciones de ventas futuras y captura de mercados cercanos.
PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
Número de cargos: 1 Dependencia: Comercialización
RESUMEN DEL CARGO
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
1. Generar informes mensuales de cda linea de negocio por cliente.
Elaboró María Ortega Revisó Autorizó
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22 DE 26
LOGOTIP
O
PRODULAC G&M FECHA 14 de Julio 2014
MANUAL DE FUNCIONES PAGINA
PERFIL REQUERIDO
EDUCACION EXPERIENCIA LABORAL
Ingeniero en Mercadotecnia o carreas afines 1 año en el desarrollo e estrategias comerciales.
EDAD MINIMA
25 años
COMPETENCIAS
Administrativas
Tomar decicsiones, liderazgo de personas, planeación y
organización, cominucación efectiva oral y escrita y
responsabilidad.
LaboralesConocimiento del cargo, calidad, tolerancia al estrés, trabajo en
equipo, desarrollo del cargo y puntualidad y asistencia.
Humanas
Creatividad, relaciones humanas, manejo de conflictos,
compromiso y sentido de pertenencia, presentación personal,
tolerancia a la frustación.
Elaboró María Ortega Revisó Autorizó
71
23 DE 26
Facturas Reportes
Actas Informes
RESUMEN DEL CARGO
DESCRIPCION DE FUNCIONES
FECHA 14 de Julio 2014
MANUAL DE FUNCIONES PAGINA
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del puesto: Vendedores
Nivel funcional: Operativo Jefe Inmediato: Jefe de Ventas
Número de cargos: 2 Dependencia: Comercialización
Elaboró María Ortega Revisó Autorizó
2. Dar a conocer los productos que ofrece la empresa a los clientes.
3. Constatar antes de confirmar una venta si la producción está dentro de las exigencias del cliente.
5. Mantener un carácter apropiado para la atención al cliente
6. Verificar los cobros por venta y ayudar a la factura
7. Informar oportunamente al jefe de comercializacion alguna novedad para la toma de decisiones.
PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
1. Responsable en la venta y promoción del producto de la empresa.
Cumplir con la estrategia de distribución y venta de los productos elaborados en la empresa,
LOGOTIP
O
PRODULAC G&M
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24 DE 26
LOGOTIP
O
EDAD MINIMA
Elaboró María Ortega Revisó
PRODULAC G&M FECHA 14 de Julio 2014
MANUAL DE FUNCIONES PAGINA
PERFIL REQUERIDO
EDUCACION EXPERIENCIA LABORAL
Bachillerato No indispensable
18 años
COMPETENCIAS
Administrativas
Tomar decicsiones, liderazgo de personas, planeación y
organización, cominucación efectiva oral y escrita y
responsabilidad.
LaboralesConocimiento del cargo, calidad, tolerancia al estrés, trabajo en
equipo, desarrollo del cargo y puntualidad y asistencia.
Humanas
Creatividad, relaciones humanas, manejo de conflictos,
compromiso y sentido de pertenencia, presentación personal,
tolerancia a la frustación.
Autorizó
73
25 DE 26
Elaboró María Ortega Revisó Autorizó
El presente manual es elaborado por María Raquel Ortega Macas,
APROBACIÓN
PAGINAMANUAL DE FUNCIONES
14 de Julio 2014FECHAPRODULAC G&M
y se aprobó para su aplicación desde ________________________
para su aprobacion el día________________________________
Sede Santo Domingo fue presentado a la Asamblea General de Socios
de la Uniersidad Regional Autonoma de los Andes "UNIANDES",
estudiante de la carrera de Administracion de Empresas y Negocios
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PRODULAC G&M FECHA 14 de Julio 2014
MANUAL DE FUNCIONES PAGINA
Elaboró María Ortega Revisó Autorizó
PRODULAC G&M, se procede a la distribución del manual a los colaboradores
con la finalidad de que conozcan y hagan uso de esta herramienta administrativa.
DISTRIBUCIÓN Y DIFUSIÓN
Una vez obtenida la autorización de la Junta de Socios de la empresa
75
3.2.4 Implementación del Manual.
Se sugiere a las Autoridades de la Empresa PRODULAC ―G&M‖. que una vez analizada
y aprobada esta propuesta para su aplicación, realizar un evento con la participación de
las autoridades y empleados, para dar las pautas sobre las cuales se va a guiar este manual,
lo cual determinará que exista un cambio de actitud básicamente del personal, al poder
utilizar este manual hacia la generación de nuevas ideas y prácticas que se incorporen al
comportamiento individual como norma y como soporte y refuerzo positivo que asegure el
éxito del cambio.
VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA. 3.3
Esta investigación previa su aplicación será analizada y revisada por:
Los lectores de tesis y el tribunal de Grado designados por la Gerencia de Investigaciones
de la Universidad Regional Autónoma de los Andes, UNIANDES.
Además la empresa PRODULAC ―G&M‖ se compromete a través de la carta certificación
adjunta a este documento, a analizar la propuesta de esta investigadora y considerar la
posibilidad de aplicarla.
CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPITULO 3.4
La implementación de un manual de funciones es una herramienta indispensable a nivel
organizacional ya que permite desarrollar efectivamente las tareas propias de la empresa
con un mayor grado de eficiencia sin desperdicios de tiempo y recursos.
El Manual de Funciones diseñado para la empresa PRODULAC ―G&M‖, permitirá al
personal conocer sus funciones, tareas, competencias, así como perfil requerido, nivel de
educación, experiencia laboral propios de sus cargos.
76
El Manual de Funciones para la empresa PRODULAC ―G&M‖, contiene información
detallada de los perfiles de cada uno de los cargos lo que ayudara al reclutamiento y
selección del personal adecuado, así como también evaluar el desempeño del personal
existente.
77
CONCLUSIONES GENERALES
A través del proceso investigativo se determinó que la empresa investigada no ha logrado
sus objetivos de crecimiento organizacional planteado, dadas por la resistencia de sus
colaboradores, la falta de una estructura administrativa acorde con la realidad actual y
documentación en la cual se describa de manera precisa como deben desarrollarse las
actividades, así como también las instrucciones de trabajo lo que crea un ambiente laboral
inestable.
Esta realidad de acuerdo a la teoría analizada es posible solucionarla con la
implementación de Manuales Administrativos en este caso Manuales de Funciones, que
generan ante todo, información y orientación de la conducta de los colaboradores de una
organización hacia el cumplimiento de objetivos trazados, acatando las normas y políticas
implementadas por la empresa.
La presente investigación fue muy fructífera para la organización, pues plantea soluciones
concretas al personal de la misma y orientación para el cumplimiento y logro de las metas
organizacionales de la empresa.
78
RECOMENDACIONES
La propuesta presentada es muy dinámica y debe ser sujeta a revisiones reiteradas, pues es
necesario adaptarse y ajustarse a las situaciones cambiantes que se encuentra inmersa toda
empresa moderna, a fin de que con la colaboración de los empleados puedan aportar con
nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la misma.
La aplicación de esta propuesta debe ir alineada con la complementación de Manuales de
Procedimientos que coadyuven a la institución a obtener mejoras sustanciales en el
quehacer diario y cumplimiento de objetivos, para lo cual la Universidad Regional
Autónoma de los Andes, puede ayudarle a través de nuevas investigaciones al logro de esta
recomendación.
Finalmente dejo en manos de los directivos de esta prestigiosa empresa la posibilidad de
aplicar las recomendaciones aquí propuestas como alternativa de obtener mejoras en su
desarrollo organizacional, esperando que este trabajo haya cumplido con la expectativa
generado en ellos.
79
BIBLIOGRAFÍA
AUDIRAC CAMARENA, CARLOS AUGUSTO. 2010. Desarrollo
Organizacional y Consultoria. México : Trillas, 2010
BERNAL. Cesar Augusto. “Metodología de la Investigación para Administración
y Economía”. Editorial Prentice Hall. Segunda Edición. 2010.
BENJAMÍN FRANKLIN. Enrique. “Organización de Empresas. Análisis,
diseño y estructura”. México. Editorial McGraw-Hill. Cuarta Edición. 2010.
BENJAMÍN FRANKLIN. Enrique. (2010). “Diseño de organizaciones”.
Editorial McGraw-Hill. Cuarta Edición. México.
FRANKLIN, BENJAMÍN; GOMEZ CEJA, GUILLERMO. Organización y
métodos Un enfoque competitivo. México : McGRaw-Hill, 2009.
BUENO. EDUARDO. “Organización de Empresas”. Madrid. Editorial Pirámide.
2010.
COENS. TOM Y JENKINS. MARY. “¿Evaluaciones de Desempeño?”.
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CUMMINGS. WORLEY. “Desarrollo organizacional y cambio”. México.
Octava 8va Edición. 2008
CHIAVENATO. IDALBERTO. “Administración, Procesos Administrativos”.
Editorial McGraw-Hill. 2009.
CHIAVENATO. IDALBERTO. “Administración de Recursos Humanos”.
México. Octava Edición. Editorial McGraw-Hill Interamericana. S.A. 2009.
80
CHIAVENATO, IDALBERTO. 2009. Administracion de los nuevos tiempos.
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FREDERICK. Taylor. ―Teoría de la Administración científica”. México.
Editorial McGraw-Hill. 2009.
FRED. David. “Conceptos de Administración Estratégica‖. Editorial Prentice
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FLOR ROMERO. Martín. “Fundamentos, Técnicas y Procedimientos de
Organización y Métodos‖. Segunda Edición, Editora Litocolor, Paraguay, 2008.
GOMEZ. CEJA FRANK. “Sistemas Administrativos”. Cuarta Edición. México,
Editorial McGraw-Hill, 2010.
GROSS , MANUEL . 2009. PENSAMIENTO IMAGINATIVO. [En línea] 06 de
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HERNANDEZ , SERGIO. 2009. Introduccion a la Administracion. 4ta
EDICION. s.l. : McGraw-Hill, 2009.
HITT, MICHAEL . 2009. Administracion. s.l. : Pearson Educacion , 2009
JIMÉNEZ CASTRO. WILBURG. “Teorías y Técnicas organizativas y de
representación gráfica de estructuras, de relaciones formales y de
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MENDEZ. CARLOS. “Clima Organizacional”. Colombia. Editorial Universidad
del Rosario. 2009.
81
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MUNCH, LOURDES. 2010. Gestión organizacional, enfoques y proceso
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MUNCH, LOURDES; GARCIA, JOSÉ. 2009. Fundamentos de Administración.
Octava. México : Trillas, 2009
PONCE. Agustín. “Administración de empresas”, Editorial Norma. Colombia.
2009.
ANEXOS
ANEXO Nº 1
APROBACIÓN DEL PERFIL
ANEXO Nº 2
CARTA CERTIFICACIÓN EMPRESA
ANEXO Nº 3
GUÍA DE ENTREVISTA
ENCUESTA AL GERENTE DE PRODULAC ―G&M‖
1. ¿Cómo califica Usted la productividad de los empleados de la empresa?
2. ¿Hay asignadas funciones a los colaboradores de la empresa?
3. ¿En que ayudaría implementar un manual de funciones en la empresa?
4. ¿El personal de su empresa siente que está involucrado con la visión, misión y objetivos de la
empresa? ¿Por qué?
5. ¿Hay procesos lentos y complicados y podrían ser más eficaces como: Contratación, capacitación,
pagos, compras?
6. ¿Cómo califica la comunicación organizacional en su empresa?
7. ¿Hay integración entre el personal de la organización?
ANEXO Nº 4
CUESTIONARIO DE ENCUESTA
N° PREGUNTAS
SI NO
N° % N° %
1 ¿Son de su conocimiento las funciones a
desempeñar dentro de su puesto? %
%
2 ¿Recibe órdenes de dos a más personas? % %
3 ¿Para tomar decisiones sobre sus actividades
consulta a otras personas?
% %
4 ¿Cumple tareas que les corresponden a otros
colaboradores de la empresa?
% %
5 ¿Conoce usted lo que es un Manual de Funciones? %
%
6 ¿Existe un Manual de Funciones en la empresa? % %
7 ¿Considera que la aplicación de un Manual de
Funciones mejorara su desempeño?
% %
8 ¿Ha recibido capacitaciones de acuerdo a las
necesidades de su cargo?
% %
9 ¿Es usted evaluado en relación a las actividades
que desempeña?
% %
10 ¿Está motivado a realizar sus tareas? % %
ANEXO Nº 5
GRAFICOS DE TABULACION DE ENCUESTAS
¿Son de su conocimiento las funciones a
desempeñar dentro de su puesto ?Total %
Sí 12 100%
No 0 0%
TOTAL 12 100%
OBJETIVO: Conocer si los colaboradores saben cuales son sus funciones a
desempeñar
ANALISIS: Se establece que el personal conoce sobre las funciones que debe desempeñar, aunque esta obedece más a un sentido de empowerment
y recaba la necesidad de establecer funciones.
PREGUNTA N° 1
100%
0%
Son de su conocimiento las funciones a
desempeñar dentro de su puesto
Sí
No
¿Recibe ordenes de dos a mas personas? Total %
Sí 9 75%
No 3 25%
TOTAL 12 100%
OBJETIVO: Saber si existen lineas de mando en la empresa
ANALISIS: Las respuestas sobre un número considerable indica que no tienen una línea jerárquica directa o al menos hay percepción de varios
mandos, no hay concentración lo que ocasiona ejecución de actividades con múltiple criticidad.
PREGUNTA N° 2
75%
25%
Recibe ordenes de dos a mas personas
Sí
No
¿Para tomar decisiones sobre sus actividades
consulta a otras personas?Total %
Si 10 83%
No 2 17%
TOTAL 12 100%
ANALISIS: Un porcentaje mayor acepta que recurre a una consulta para soportar decisiones que puede desplazar responsabilidad propia.
OBJETIVO: Verificar que personas toman decisiones
PREGUNTA N° 3
83%
17%
Para tomar decisiones sobre sus
actividades consulta a otras personas
Si
No
¿Cumple tareas que le corresponden a otros
colaboradores de la empresa?Total %
Sí 4 33%
No 8 67%
TOTAL 12 100%
ANALISIS: Las tres cuartas partas asumen que terminan realizando gestiones que no están ligadas a su función, por lo que puede desencadenar un
conflicto interno, pues las responsabilidades no son claras.
OBJETIVO: Conocer que tareas estan realizando los colaboradores.
PREGUNTA N° 4
33%
67%
Cumple tareas que le corresponden a otros
colaboradores de la empresa
Sí
No
Conoce usted lo que es un Manual de
FuncionesTotal %
Sí 9 75%
No 3 25%
TOTAL 12 100%
OBJETIVO: Saber si existe el conocimiento sobre Manuales de Funciones
PREGUNTA N ° 5
ANALISIS: Un porcentaje mayor conoce lo que es manuales de funciones
75%
25%
Conoce usted lo que es un Manual de
Funciones
Sí
No
Existe un Manual de Funciones en la empresa Total %
Sí 0 0%
No 12 100%
TOTAL 12 100%
ANALISIS: La visión de la organización involucra a todos los elementos, coincide la respuesta unánime de que el manual de funciones no ha sido
implementado.
OBJETIVO: Saber si en la empresa se rigen en base a un manual
PREGUNTA N° 6
0%
100%
Existe un Manual de Funciones en la
empresa
Sí
No
Considera que la aplicación de un Manual de
Funciones mejorara su desempeño Total %
Sí 12 100%
No 0 0%
TOTAL 12 100%
OBJETIVO: Conocer el criterio de los colaboradores en la implementación
del manual de funciones.
ANALISIS: Cada uno de los elementos de acuerdo a la respuesta dada siente que debe aplicarse el manual de funciones.
PREGUNTA N° 7
100%
0%
Considera que la aplicación de un Manual
de Funciones mejorara su desempeño
Sí
No
Conoce usted como está estructurada la
organización Total %
Sí 10 83%
No 2 17%
TOTAL 12 100%
ANALISIS: La mayoria de colaboradores saben quien es el jefe, pero no saben en que nivel de la estructura se encuentran ellos.
OBJETIVO: Saber si conoce la organización de la empresa
PREGUNTA N° 8
83%
17%
Conoce usted como está estructurada la organización
Sí
No
Ha recibido capacitaciones de acuerdo a las
necesidades de su cargoTotal %
Sí 2 17%
No 10 83%
TOTAL 12 100%
OBJETIVO: Conocer si tiene capacitación adecuada
PREGUNTA N° 9
ANALISIS: Las capacitaciones donde no han sido focalizadas y departamental izadas generan discernimiento de los participantes y esto pone en
evidencia que se debe potenciar de manera concreta los temas al equipo.
17%
83%
Ha recibido capacitaciones de acuerdo a
las necesidades de su cargo
Sí
No
Es usted evaluado en relacion a las actividades
que desempeña Total %
Sí 2 17%
No 10 83%
TOTAL 12 100%
ANALISIS: Este resultado pone en evidencia que puede existir cierto grado de tolerancia o intolerancia con algunos grupos por lo que puede
desequilibrar un equipo de trabajo.
OBJETIVO: Conocer si e evalua su desempeño laboral.
PREGUNTA N° 10
17%
83%
Es usted evaluado en relación a las
actividades que desempeña
Sí
No
Esta motivado a realizar sus tareas Total %
Sí 2 17%
No 10 83%
TOTAL 12 100%
PREGUNTA N° 11
OBJETIVO: Saber si loscolaboradores se siente motivados a cumplir con las
tarea que sesempeñan.
ANALISIS: La motivación de ese 17% puede ir de la mano con el resultado de la respuesta anterior donde se expone que ciertos elementos son
tomados en cuenta, un 83% es un aparte muy alto que bajo ninguna circunstancia puede quedar colgado, se activa el high grade de deserción.
17%
83%
Esta motivado a realizar sus tareas
Sí
No