UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPÁN
- CUNTOTO -
Guatemala, Septiembre de 2015
DIRECTORIO
Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo.
RECTOR
Dr. Carlos Enrique Camey Rodas SECRETARIO GENERAL
CONSEJO DIRECTIVO
Ing. Herbert René Miranda Barrios
Representante del Colegio de Ingenieros Químicos
Dr. Hermógenes Estuardo Pacheco Solís Representante de Docentes de la Facultas de Ciencias Médicas
Lic. Héctor Hugo Lima Conde
Representante del Colegio de Humanidades
Ana Lucía Ixchiú Hernández Representante del Sector Estudiantil de la Facultad de Arquitectura
Erickson Javier González Lemus
Representante del Eector Estudiantil de la Facultad de Ciencias Económicas
Dr. Eduardo Abril Gálvez DIRECTOR CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPÁN
Licda. Betzy Elena Lemus de Bojórquez
JEFATURA DIVISIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Licda. Johana Mercedes Quill López Centro Universitario de Totonicapán
ELABORACIÓN
Licda. Odilia Elizabeth Dávila Solares Profesional de Desarrollo Organizacional
APOYO Y ASESORÍA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPÁN - CUNTOTO
4ta. Calle entre 7ª Y 8ª Ave., Zona 1, Palacio Municipal de Totonicapán, Segundo Nivel. Teléfono: 77661853
ÍNDICE
I. INTRODUCCIÓN……………………………………………………………… 1 II. AUTORIZACIÓN……………………………………………………………… 3
III. OBJETIVOS…………………………………………………………………… 4 IV. NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL……………………………………. 5 V. DISPOSICIONES LEGALES………………………………………………… 5
VI. PROCEDIMIENTOS…………………………………………………………... 6
6.1 DIRECCIÓN……………………………………………………………….
7 1. Representar al Centro Universitario de Totonicapán en todas sus
Relaciones Internas con la Universidad y Externas con Otras Instituciones……………………………………………………………..
8 2. Presidir Actos Oficiales del Centro Universitario de Totonicapán... 12 3. Autorizar los Gastos de Funcionamiento del Centro Universitario
de Totonicapán…………………………………………………………
15 4. Elaborar y Redactar Informes Circunstanciados a Solicitud de las
Autoridades de la Universidad de San Carlos de Guatemala……..
18 5. Convocar a Reuniones del Concejo Directivo……………………… 21 6. Asistir al Concejo Directivo en lo Relacionado a sus Funciones…. 24 7. Elaboración de Acuerdos de Dirección……………………………… 27 8. Dar Toma de Posesión a Todo el Personal del Centro
Universitario de Totonicapán…………………………………………..
30 9. Recepción, Elaboración, Distribución y Archivos de Documentos
de Dirección………………………………………………………………
33
6.2 TESORERÍA……………..………………………………………………..
37 1. Trámite de Gastos de Viáticos y Gastos Conexos para
Trabajadores del Centro Universitario de Totonicapán…………….
38 2. Trámite de Gastos de Representación para el Director del Centro
Universitario de Totonicapán………………………………………….
44 3. Recepción del Pago de Certificación de Cursos, Solvencia de
Biblioteca y Equivalencia de Cursos…………………………………
47 4. Solicitud de Materiales al Almacén Central de la Universidad de
San Carlos de Guatemala……………………………………………..
55 5. Devolución de Materiales al Almacén Central de la Universidad de
San Carlos de Guatemala………………………………………...
60 6. Solicitud de Materiales al Departamento de Tesorería del Centro
Universitario de Totonicapán………………………………………….
65
7. Emisión de Solvencias de Matrícula Estudiantil……………………. 68 8. Emisión de Solvencias de Bienes de Inventario a Trabajadores del
Centro Universitario de Totonicapán…………………………….
71
6.3 CONTROL ACADÉMICO…………………………………………………
75
1. Exámenes de Ingreso a la Universidad de San Carlos de Guatemala y al Centro Universitario de Totonicapán………………
76
2. Inscripción de Alumnos de Primer Ingreso………………………….. 96
3. Asignación de Cursos………………………………………………… 4. Inscripción Extraordinaria de Alumnos de Reingreso………………
103 107
5. Emisión de Certificación de Cursos Aprobados……………………. 116 6. Retiro de Curso(s) Asignado(s)………………………………………. 120 7. Equivalencias de Cursos……………………………………………… 126 8. Traslado de Matrícula Estudiantil, Carrera Simultánea, Cambio de
Carrera, Cambio de Extensión e Ingreso como Graduados a la USAC………………………………………………………………….
135 9. Procesamiento de las Actas de Exámenes de Fin de Curso,
Exámenes de Recuperación y publicación de las mismas……......
142 10. Solicitud de Examen Extraordinario e Inclusión de Estudiantes al
Acta Oficial por Acta Complemento y Procesamiento al Sistema de Control Académico de las mismas………………………………..
151 11. Emisión de Cierre de Pensum de Alumnos de Profesorado y
Licenciatura……………………………………………………………..
159
12. Emisión de Solvencia de Control Académico al Personal Docente del Centro………………………………………………………………..
164
VII
FORMAS O FORMULARIOS.………………………………………………….
168
VIII
ANEXOS………………………………………………………………………….
170
1
I. INTRODUCCIÓN
El manual de normas y procedimientos es una útil herramienta para las
organizaciones, en el entendido de que no se trata únicamente de una recopilación de
procesos, sino el mismo incluye estatutos, normas y políticas que en conjunto regulan el
buen funcionamiento de la institución.
En la medida en que se lleve a cabo de manera eficiente la aplicación de estos
manuales en la Institución educativa superior se evitará situaciones que pueden poner en
riesgo no solamente el buen funcionamiento y logro de objetivos, sino también el
establecimiento de un clima organizacional adecuado y sobre todo agradable.
No aplicar o aplicar de manera inadecuada los manuales, pone en riesgo a la
institución de padecer situaciones confusas, al no existir una estructura clara de las
responsabilidades y atribuciones de cada departamento. El abuso de autoridad y la
incomodidad entre los empleados puede también darse, pues al no haber nada definido,
todos buscarán aprovecharse de la situación y acomodarse al trabajo más sencillo.
Otro importante riesgo es que no se tienen normas establecidas, lo cual se traduce en
una grave desventaja para quien debe ejercer autoridad y llamar al orden a los empleados y
velar por que estos cumplan con sus funciones.
En contraposición, una gran ventaja de contar con manuales es que se tiene el control
eficaz de actividades pues al estar especificados los procedimientos, no es necesario
cambiar procesos completos, basta con fijarse únicamente en cuál de los componentes del
proceso es el deficiente para poder corregir sin necesidad de gastar tiempo y energía
innecesarios. Cuando se tiene control de los procedimientos, normalmente el proceso de
evaluación y verificación de resultados resulta también mucho más cómoda y fructífera.
El presente manual de normas y procedimientos correspondiente al Centro Universitario de
Totonicapán, está elaborado utilizando un lenguaje sencillo, específico y de manera lógica,
de modo que su aplicación en las tareas y funciones del trabajador esté garantizada.
2
Para el Centro Universitario de Totonicapán, el presente manual le ayudará a cumplir
con su visión y misión, así como a tener claridad en los objetivos, políticas, procedimientos,
normativas, sistema de organización, limitaciones de autoridad y responsabilidades,
utilización adecuada de recursos, aplicación de sanciones, evaluación de la gestión que cada
uno esté desempeñando, entre otros no menos importantes, en aras de brindar un servicio
de calidad que caracterice a la institución.
La implementación del manual está clasificado por áreas administrativas, en cada una
de ella se indica: Departamento, nombre del proceso, objetivos y normas específicas de cada
proceso, descripción de los procedimientos, puesto o función responsable, diagramas de
flujo que representan en forma gráfica la participación diferente de cada puesto de trabajo y
los documentos utilizados.
“ID Y ENSEÑAD A TODOS“
3
II. AUTORIZACIÓN
4
III. OBJETIVOS
1. Constituir un documento técnico en el que se incluyan los procedimientos que se
llevan a cabo en el Centro Universitario de Totonicapán.
2. Establecer paso a paso, de manera ordenada y en detalle los procedimientos que
realiza el personal del Centro.
3. Aprovechar el contenido del presente manual en el proceso de inducción de personal
de nuevo ingreso, asegurando con ello su rápida y eficaz incorporación al puesto de
trabajo.
4. Especificar funciones y atribuciones, de manera que se aproveche de mejor manera
los recursos financieros, materiales y sobre todo el capital humano.
5. Facilitar la supervisión y evaluación de los procesos que se lleven a cabo en los
diferentes departamentos del Centro Universitario.
6. Propiciar un sano clima laboral entre los trabajadores del Centro, mediante la
especificación de responsabilidades de cada uno.
7. Fortalecer la administración del Centro y los procesos que la integran.
5
IV. NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL
a) El manual se enmarca dentro de la política General de la Universidad San
Carlos de Guatemala, y se basa en el Manual de Organización del Centro
Universitario de Totonicapán.
b) El contenido del manual deberá estar ligado a la visión y misión del Centro de
manera que su aplicación encause el cumplimiento y alcance de estas.
c) El presente manual debe ser de conocimiento de todo el personal
administrativo que labora en el Centro.
d) El manual deberá integrar todos los formularios y documentos que se requieren
para llevar a cabo los procedimientos que se desarrollan en cada
departamento.
e) El Director del Centro Universitario de Totonicapán será el responsable de la
difusión e implementación del Manual de Normas y Procedimientos, así como
de su constante revisión, actualización y ampliación.
V. DISPOSICIONES LEGALES
a) El Centro Universitario de Totonicapán fue creado mediante el Punto Sexto,
inciso 604 del Acta No. 28.2008 de fecha 12 de noviembre de 2008, en sesión
celebrada por el Consejo Superior Universitario.
b) El Manual de Normas y Procedimientos del Centro Universitario de Totonicapán
de la Universidad de San Carlos de Guatemala, fue elaborado tomando como
base el Manual de Organización aprobado por Acuerdo de Rectoría No. 1187-
2012, de fecha 13 de agosto de 2012.
6
VI. PROCEDIMIENTOS
7
6.1 PROCEDIMIENTOS DE DIRECCIÓN
1. Representar al Centro Universitario de Totonicapán en todas sus Relaciones Internas con la Universidad y Externas con Otras Instituciones.
2. Presidir Actos Oficiales del Centro Universitario de Totonicapán.
3. Autorizar los Gastos de Funcionamiento del Centro Universitario de Totonicapán.
4. Elaborar y Redactar Informes Circunstanciados a Solicitud de las Autoridades
de la Universidad San Carlos de Guatemala.
5. Convocar a Reuniones del Concejo de Directivo.
6. Asistir al Concejo Directivo en lo Relacionado a sus Funciones.
7. Elaboración de Acuerdos de Dirección.
8. Elaboración de Nombramientos del Personal Administrativo y Dar Toma de Posesión a Todo el Personal del Centro Universitario de Totonicapán.
9. Recepción, Elaboración, Distribución y Archivo de Documentos de Dirección.
8
Título:
1. Representar al Centro Universitario de Totonicapán en Actividades Internas con
la Universidad San Carlos de Guatemala y Externas con otras Instituciones.
Objetivos Específicos del Procedimiento:
a) Propiciar una efectiva presencia del Centro Universitario de Totonicapán en las actividades promovidas por la Universidad de San Carlos de Guatemala.
b) Fortalecer los aspectos académicos para los cuales el Centro Universitario de Totonicapán fue creado, como parte del proceso de descentralización de la educación superior de la Universidad de San Carlos.
Normas Específicas:
a) La presencia del Director del Centro en los eventos programados obedecerá a la convocatoria hecha por las autoridades de la Universidad de San Carlos, sociedad civil organizada u otras instituciones.
b) El Director del Centro deberá nombrar a un representante toda vez que no pueda asistir a los eventos para los cuales haya sido notificado.
c) El uso de vehículo, combustible y viáticos para asistencia a actividades en
representación del Centro será autorizado única y exclusivamente por el Director. Formas de Procedimiento:
Ninguna
9
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Dirección del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Representar al Centro Universitario de Totonicapán en Actividades Internas con la Universidad de San Carlos de Guatemala y Externas con otras Instituciones.
Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: Ninguna
Inicia: Dirección Termina: Trabajador
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
DIRECCIÓN
Secretaría de Dirección
1
Recibe la convocatoria, invitación o notificación, firma y sella de recibido. Traslada al Director.
Director
2
Recibe la convocatoria, invitación o notificación, procede de la forma siguiente:
2.1 Si puede asistir. CONTINÚA PASO 3. 2.2 Si no puede asistir. CONTINÚA PASO 6.
3
Informa a Secretaría que confirme participación, agenda actividad.
Secretaria 4 Recibe información, confirma participación y agenda actividad. Archiva documento.
Director 5 Gestiona con el Tesorero los viáticos para asistir a la actividad. Ver procedimiento No. 01 del Departamento de Tesorería
Director 6
6.1 Informa a la Secretaria que no podrá asistir y que comunique a donde corresponda.
6.2 Evaluando la naturaleza del mismo le indica que realice un oficio para nombrar a un representante para que asista al evento. CONTINÚA PASO 7
Secretaria 7 Recibe información, realiza oficio, traslada a Dirección
Director 8 Recibe oficio, revisa, firma. Traslada
Secretaria 9 Recibe oficio, sella, le saca copia y entrega al trabajador.
10
Nombre de la Unidad: Dirección del Centro Universitario de Totonicapán Hoja No. 2 de 2
Título del Procedimiento: Representar al Centro Universitario de Totonicapán en Actividades
Internas con la Universidad de San Carlos de Guatemala y Externas con otras Instituciones.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CUNTOTO Trabajador 10 Recibe notificación, firma copia de recibido. Traslada
DIRECCIÓN Secretaria 11 Recibe y archiva
CUNTOTO Trabajador 12 Informa a Tesorería para el trámite de sus viáticos. Ver procedimiento No. 01 del Departamento de Tesorería
11
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Dirección del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Representar al Centro Universitario de Totonicapán en Actividades internas con la
Universidad de San Carlos de Guatemala y externas con otras Instituciones
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1
DIRECTOR TRABAJADOR SECRETARIA DE
DIRECCION
INICIO
Recibe convocatoria,
invitación o
notificación, firma y
sella de recibido y
traslada.
Recibe
convocatoria
invitación o
notificación
Define
Asistencia
Gestiona
con el
tesoreso los
viaticos para
asistir a la
actividad
Indica a la
secretaria que
no podrá asistir
a la actividad.
Evalúa la
naturaleza del
evento indica
hacer un oficio y
nombra a un
representante.
Confirma Agenda
actividad y archiva
el documento
Recibe
información
realiza oficio y
traslada
Informa a la
secretaria su
participación
y agenda la
actividad.
Recibe oficio
sella le saca
cofia y traslada
Recibe
notificación y
archiva
Recibe oficio
revisa firma y
traslada
Recibe
notificación firma
copia de recibido
Informa y
gestiona
viáticos en
tesorería
FINAL
NO
SI
DIAGRAMA DE FLUJO
12
Título:
2. Presidir Actos Oficiales del Centro Universitario de Totonicapán.
Objetivos Específicos del Procedimiento:
a) Cumplir con los objetivos de las actividades planificadas del Centro.
b) Propiciar una buena relación entre el Director del Centro con el personal docente, administrativo y estudiantil.
Normas Específicas:
a) Al no poder presidir los actos oficiales, el Director del Centro Universitario nombrará la autoridad competente que pueda representarlo.
Formas de Procedimiento: Ninguna
13
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Dirección del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Presidir Actos Oficiales del Centro Universitario de Totonicapán.
Hoja No. 1 de 1 No. de Formas: Ninguna
Inicia: Dirección Termina: Dirección
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
DIRECCIÓN
Secretaria 1 Recibe información del acto oficial que se desarrollará. Traslada
Director 2
Recibe información, procede de la forma siguiente:
2.3 Si puede asistir. CONTINÚA PASO 3. 2.4 Si no puede asistir. CONTINÚA PASO 6.
3 Informa a Secretaría que confirme participación y agenda actividad.
Secretaria 4 Recibe información, confirma participación y agenda actividad. Archiva documento.
Director
5 Preside actividad.
6 Informa a la Secretaria que no podrá asistir y nombra a un representante.
Secretaria 7 Recibe información, realiza oficio, traslada.
Director 8 Recibe oficio, revisa, firma. Traslada.
Secretaria 9 Recibe oficio, sella, le saca copia y notifica al representante que ha sido nombrado por el Director para presidir el acto oficial.
CUNTOTO
Representante 10 Recibe la notificación, firma de recibido y agenda la actividad.
Representante 11 Preside la actividad en representación del Director y al finalizar entrega a Dirección un informe del desarrollo de la misma.
DIRECCIÓN
Secretaria 12 Recibe informe, archiva.
14
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Dirección del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Presidir actos oficiales del centro Universitario de Totonicapán
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López 1
DIRECCION SECRETARIA REPRESENTANTE
INICIO
Recibe
informacion de
acto oficial y
traslada
Recibe
información
Define
asistencia, toma
decisión
Informa a
Secretaria que
no podrá
asistir y
nombra a un
representante
Informa a
Secretaria que
confirme
participación y
agende la
actividad
Confirma
participación,
agenda actividad y
archiva el
documento
Recibe
información
realiza oficio y
traslada
Resibe revisa,
firma y sella
Recibe el documento
le saca copia y notifica
al representante que a
sido nombrado por el
Director
Recibe oficio firma
copia de recibido y
agenda actividad
Preside a la actividad
en representacion de
Director realiza
informe de la misma y
entrega
Recibe informe y
archiva
FINAL
Preside la
actividad
SI NO
DIAGRAMA DE FLUJO
15
Título:
3. Autorizar los Gastos de Funcionamiento del Centro Universitario de
Totonicapán.
Objetivos Específicos del Procedimiento:
a) Verificar el cumplimiento del plan operativo anual, en actividades tanto docentes como administrativas.
b) Garantizar la existencia de recursos físicos, de infraestructura, materiales y financieros para el funcionamiento de la labor docente y administrativa del Centro Universitario de Totonicapán.
Normas Específicas:
a) Los requerimientos para funcionamiento deberán incluirse en el plan operativo anual y presupuesto del Centro Universitario para ser solicitados y autorizados cuando se requiera.
b) El Director del Centro Universitario es el único facultado para autorizar o avalar desembolsos entre Q 0.01 y Q.125,000.00
c) Se hará uso de los formularios que corresponda, según sea lo que especifica el
Sistema Integrado de Compras – SIC -. Formas de Procedimiento:
1) Solicitud de Compra. Forma SIC 01 2) Orden de Compra. Forma SIC 07
16
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Dirección del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Autorizar los Gastos de Funcionamiento del Centro Universitario de Totonicapán.
Hoja No. 1 de 1 No. de Formas: 3
Inicia: Dirección Termina: Tesorería
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
DIRECCIÓN
Secretaria
1 Recibe las Solicitudes de Compra, FORMA SIC-01 y el aval del Tesorero como respaldo del monto solicitado para el gasto.
2 Traslada al Director los documentos necesarios para su aprobación.
Director
3
Recibe documentos, revisa, procede de la siguiente manera:
3.1 Si la solicitud cumple con los requerimientos establecidos otorga el aval y traslada los documentos al Tesorero. CONTINÚA PASO 4.
3.2 Si la solicitud no cumple con lo establecido, devuelve para su corrección. CONTINÚA PASO 9.
TESORERÍA Tesorero
4 Recibe documentos y revisa.
5
Efectúa la compra que ha sido solicitada, a través de la FORMA SIC 07.
6 Entrega la compra al solicitante.
CUNTOTO Solicitante 7 Recibe y firma de enterado. Traslada
TESORERÍA
Tesorero 8 Recibe y archiva.
Tesorero 9 Recibe documentos, revisa, corrige, procede de la misma manera que los pasos 1 al 8.
17
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Dirección del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Autorizar los Gastos de Funcionamiento de Centro Universitario de Totonicapán
.Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1
DIRECTOR TESORERO SOLICITANTE SECRETARIA
INICIO
Recibe las Solicitudes de Compra, FORMA SIC-01 Y traslada al
Director los documentos para su
aprobación .
Recibe
documentación
Si la solicitud cumple con los requerimientos
establecidos otorga el aval y
traslada los documentos al
Tesorero
Si la solicitud no cumple con lo establecido,
devuelve para su corrección
Recibe
documentos y
revisa
Efectúa la compra que ha sido
solicitada, a través de la FORMA SIC 07.
Entrega la compra
al solicitante
Recibe y firma de
enterado y
traslada
Recibe y archiva
FINAL
DIAGRAMA DE FLUJO
18
Título:
4. Elaborar y Redactar Informes Circunstanciados a Solicitud de las Autoridades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Objetivos Específicos del Procedimiento:
a) Cumplir con los requerimientos de las autoridades de la Universidad San Carlos de Guatemala.
b) Conservar una adecuada fluidez de información entre el Director del Centro Universitario y las autoridades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Normas Específicas:
a) La secretaria de Dirección será la encargada de la elaboración de los informes circunstanciados.
b) El informe circunstanciado deberá estar aprobado por el Director del Centro Universitario a través de la firma y sellos respectivos.
Formas de Procedimiento:
Ninguna
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Dirección del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Elaborar y Redactar Informes Circunstanciados a Solicitud de las Autoridades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Hoja No. 1 de 1 No. de Formas: Ninguna
Inicia: Autoridades del Campus Central
Termina: Dirección
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
AUTORIDADES DEL CAMPUS
CENTRAL
Personal Designado
1 Solicita por medio de un oficio al Director del Centro Universitario un informe circunstanciado sobre un caso en particular.
DIRECCIÓN
Secretaria 2 Recibe oficio. Traslada
Director 3
Recibe documento, procede de la siguiente manera:
3.1 Conoce la solicitud emanada de las Autoridades del Campus Central.
3.2 Reúne la información y documentación necesaria para la elaboración del informe.
3.3 Elabora y redacta el informe en borrador, al concluirlo traslada a la Secretaria
Secretaria 4
Elabora el informe en hoja membretada, adjunta de manera ordenada y debidamente foliada la documentación necesaria, traslada
Director 5 Recibe, revisa, firma, sella y traslada.
Secretaria
6 Recibe informe, le saca fotocopias para que firmen de recibido
7 En la fecha establecida envía a la Autoridad solicitante el informe circunstanciado con los documentos de soporte y copia.
AUTORIDADES DEL CAMPUS
CENTRAL
Personal Designado
8
Recibe informe, sella de recibido, traslada.
DIRECCIÓN
Secretaria 9 Recibe documentos, archiva.
20
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CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Dirección del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Elaborar y Redactar Informes Circunstanciados a Solicitud de las Autoridades de la
Universidad de San Carlos de Guatemala.
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López 1
SECRETARIA DE DIRECCION DIRECTOR AUTORIDADES CAMPUS
CENTRAL
INICIO
Solicita por medio de un oficio al
Director del Centro Universitario un
informe circunstanciado
sobre un caso en particular.
Recibe oficio y
traslada
Recibe el
documento y
procede :
Conoce la
solicitud emanada
de las
Autoridades del
Campus Central.
Reúne la información y
documentación necesaria para la elaboración del
informe
Elabora y redacta el informe en borrador, al
concluirlo traslada a la Secretaria
Elabora el informe en hoja
membretada, adjunta de manera
ordenada y debidamente
foliada la documentación
necesaria, traslada
Recibe, revisa
firma, sella y
traslada.
Recibe informe le
saca copia y
entrega a
Autoridades
Reciben informe
SOLICITADO y sellan
de recibido
FINAL
Recibe copia
firmada de
recibido y archiva
DIAGRAMA DE FLUJO
21
Título:
5. Convocar y Presidir Reuniones de Concejo de Directivo.
Objetivos Específicos del Procedimiento:
a) Contar con la asistencia de los miembros del Concejo de Directivo a las reuniones programadas.
b) Propiciar la participación e involucramiento de los miembros del Consejo de Directivo a las actividades del Centro Universitario de Totonicapán.
c) Rendir informes periódicos acerca del funcionamiento del Centro.
Normas Específicas:
a) La convocatoria la hará la Secretaria de Dirección por medio electrónico y vía
telefónica por lo menos cinco días antes de la fecha de la reunión.
b) La convocatoria deberá incluir los datos exactos de la reunión, fecha, lugar, horario y agenda propuesta.
c) Para las reuniones de Consejo Directivo se establece quórum con cuatro integrantes.
d) La Secretaria es la encargada de realizar la agenda para cada reunión, la cual servirá para llevar un orden cronológico de los asuntos a tratar.
Formas de Procedimiento:
Ninguna
22
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Dirección del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Convocar y Presidir Reuniones de Concejo de Directivo.
Hoja No. 1 de 1 No. de Formas: Ninguna
Inicia: Dirección Termina: Dirección
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
DIRECCIÓN
Director 1 Programa reunión de Concejo Directivo, informa a la Secretaria que convoque a los interesados
Secretaria 2 Recibe información, notifica a los interesados, indicando: fecha, hora y lugar.
CONCEJO DIRECTIVO
Directivos 3 Reciben notificación y confirman participación.
DIRECCIÓN Secretaria 4
4.1 Realiza listado de participantes. 4.2 Solicita a cada Departamento del Centro
información que deseen presentar para que se coloque en la agenda de la reunión.
CUNTOTO Departamentos 5 Reciben información y envían documentos con copia si fuera el caso.
DIRECCIÓN
Secretaria 6
6.1 Recibe documentos, firma y sella de recibido.
6.2 Realiza la agenda con los puntos a tratar y ordena expediente con la información a presentar. Traslada al Director
Director
7
Recibe información, revisa, si existe algún error devuelve para su corrección; caso contrario la acepta.
8 En la fecha, hora y lugar establecido se dispone a iniciar la reunión, dando a conocer la agenda programada.
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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Dirección del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Convocar y Presidir Reuniones de Concejo Directivo
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1
SECRETARIA DE
DIRECCION CONCEJO DIRECTIVO
DEPARTAMENTOS
CUNTOTODIRECTOR
INICIO
Programa reunión de C.D.
informa a la Secretaria que convoque a los
interesados
Recibe información, notifica a los interesados,
indicando: fecha, hora y lugar.
Reciben
notificación y
confirman
participación
Elabora listado de
participantes.
Solicita a cada Departamento del
Centro información que deseen
presentar para que se coloque en la
agenda de la reunión.
Reciben información y
envían documentos con copia si fuera el
caso.
Recibe documentos, firma y sella de
recibido
Recibe información, revisa, si existe algún
error devuelve para su corrección; caso
contrario la acepta En la fecha, hora y lugar establecido se dispone a iniciar la reunión, dando
a conocer la agenda programada.
FINAL
Realiza la agenda con los puntos a tratar con la información, Traslada al Director
DIAGRAMA DE FLUJO
24
Título:
6. Asistir al Consejo Directivo en lo Relacionado a sus Funciones. Objetivos Específicos del Procedimiento:
a) Apoyar las funciones del Consejo Directivo en ausencia de los mismos.
b) Agilizar los trámites estudiantiles, docentes y administrativos del Centro Universitario de Totonicapán.
Normas Específicas:
a) Las solicitudes presentadas por los interesados, deben ser firmadas y selladas de recibido por la Secretaria de Dirección, toda solicitud presentada por los interesados debe llevar copia.
b) La Secretaria debe elaborar un expediente con las solicitudes presentadas para trasladarlas a Dirección.
c) El Director del Centro es el único responsable de resolver las situaciones cuando así lo requieran en lugar del Concejo Directivo con previa autorización de los mismos.
Formas de Procedimiento: Ninguna
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Dirección del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Asistir al Consejo Directivo en lo Relacionado a sus Funciones.
Hoja No. 1 de 1 No. de Formas: Ninguna
Inicia: Interesado Termina: Dirección
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
CUNTOTO
Interesado 1 Presenta la solicitud adjuntando una copia.
DIRECCIÓN Secretaria 2 Recibe solicitud, revisa, firma y sella copia de recibido. Indica la fecha que debe presentarse a recoger resolución.
CUNTOTO
Interesado 3 Recibe copia, se retira.
DIRECCIÓN
Secretaria 4 Ordena las solicitudes recibidas. Traslada a Dirección
Director
5
Recibe documentos, revisa, los traslada al secretario del Consejo Directivo para que los agende y sean considerados en sesión de Consejo Directivo. Si existiera alguna solicitud que necesita ser resuelta lo antes posible.
6 Se comunica con el Presidente del Concejo Directivo y plantea la situación.
CONCEJO DIRECTIVO
Presidente 7
Recibe información, se comunica con los demás miembros, proceden de la siguiente manera:
7.1 Si autorizan que el Director del Centro resuelva dicha solicitud se comunican con él para que proceda conforme a lo que considere apropiado.
7.2 Si no autorizan que el Director resuelva dicha solicitud, le informan que debe esperar la resolución del Concejo Directivo.
DIRECCIÓN
Director 8
Se comunica con el interesado e informa la resolución de su solicitud.
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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Dirección del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Asistir al Consejo Directivo en lo Relacionado a sus Funciones
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1
SECRETARIA DE
DIRECCION DIRECCION CONCEJO DIRECTIVO
CUNTOTO
Interesado
Presenta la solicitud adjuntando una
copia
Recibe solicitud, revisa, firma y sella copia de recibido. Indica la fecha que debe presentarse a recoger resolución.
Ordena las solicitudes
recibidas. Traslada a Dirección
Recibe documentos, revisa, los traslada
al secretario del Consejo Directivo
para que los agende y sean considerados
en sesión de Consejo Directivo.
INICIO
Se comunica con el Presidente del
Concejo Directivo y plantea la situación Recibe
información, se
comunica con los
demás miembros,
proceden de la
siguiente manera:
Si autorizan que el Director del Centro resuelva dicha
solicitud se comunican con él para que proceda conforme a lo que
considere apropiado
Si no autorizan que el Director resuelva dicha
solicitud, le informan que debe esperar la resolución
del Concejo Directivo
FINAL
Se comunica con el interesado e informa
la resolución de su solicitud
DIAGRAMA DE FLUJO
27
Título:
7. Elaboración de Acuerdos de Dirección. Objetivo Específico del Procedimiento:
a) Emitir acuerdos en todos aquellos aspectos que correspondan y no están comprendidas dentro de las atribuciones del Concejo Directivo del Centro Universitario de Totonicapán.
Normas Específicas:
a) El Director del Centro Universitario de Totonicapán emite los Acuerdos de Dirección con base a lo establecido en el Reglamento General de los Centros Regionales Universitarios de la Universidad de San Carlos de Guatemala, en el Artículo 21, inciso 21.12 donde literalmente cita: “Tramitar y resolver los asuntos de carácter administrativo y financiero en el Centro que estén dentro de su competencia” y el inciso 21.18 “Otras relacionadas al cargo”.
b) Los Acuerdos de Dirección deben emitirse por situaciones Académicas y/o Administrativas.
c) Los Acuerdos de Dirección deben llevar un correlativo por año académico, el número correspondiente debe ser solicitado en Tesorería.
Formas de Procedimiento:
1. Acuerdo de Dirección.
28
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Dirección del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Elaboración de Acuerdos de Dirección.
Hoja No. 1 de 1 No. de Formas: Una
Inicia: Departamento Interesado Termina: Departamento Interesado
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
CUNTOTO Departamento
Interesado 1
Según sea la naturaleza de la situación (Administrativa y/o Académica) informa de forma verbal al Director la necesidad de crear un Acuerdo de Dirección.
DIRECCIÓN
Director
2
Recibe información, de lo cual puede resultar:
2.1 Procedente: Que la situación planteada requiera la elaboración de un Acuerdo de Dirección. CONTINÚA PASO 3.
2.2 No Procedente: Que la situación planteada no tenga mayor trascendencia y pueda resolverse en su momento.
3 Autoriza la emisión del Acuerdo Dirección, informa al Interesado de la resolución y le indica que solicite número de Acuerdo a Tesorería.
CUNTOTO Departamento
Interesado 4
Recibe información, se dirige a Tesorería y solicita número de Acuerdo.
TESORERÍA Personal
Designado 5
Revisa listado de Acuerdos Emitidos y otorga el número correspondiente.
CUNTOTO Departamento
Interesado 6
Obtiene número de Acuerdo y redacta documento. Traslada
DIRECCIÓN Director 7 Recibe documento, revisa, corrige si es necesario. Traslada al interesado.
CUNTOTO Departamento
Interesado 8
Recibe documento, corrige las observaciones planteadas, traslada.
DIRECCIÓN Director 9 Recibe documento, revisa, firma y sella. Traslada al interesado
CUNTOTO Departamento
Interesado 10 Recibe Acuerdo, archiva.
29
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Dirección del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Elaboración de Acuerdos de Dirección
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1
DIRECCION TESORERIA CUNTOTO
Departamento Interesado
INICIO
Según sea la naturaleza de la situación, informa
de forma verbal al Director la necesidad de
crear un Acuerdo de Dirección
Recibe información y
determina
Cuando la situación planteada requiera la
elaboración de un Acuerdo de Dirección.
Cuando la situación
planteada no tenga mayor
trascendencia y pueda resolverse en su momento.
Autoriza la emisión del Acuerdo Dirección,
informa al Interesado de la resolución.
Recibe información
y se dirige a
Tesorería a solicitar
numero de acuerdo.
Revisa listado de
acuerdos y otorga
numero
correspondiente.
Obtiene número de Acuerdo y redacta
documento. Traslada
Recibe documento, revisa, corrige si es necesario. Traslada
al interesado.
Recibe documento, corrige las
observaciones planteadas, traslada.
Procedente
No procedente
Recibe documento, revisa, firma y sella.
Traslada al interesado
Recibe Acuerdo, archiva.
FINAL
DIAGRAMA DE FLUJO
30
Título:
8. Dar Toma de Posesión a Todo el Personal del Centro Universitario de Totonicapán.
Objetivos Específicos del Procedimiento:
a) Firmar la toma de posesión de todo el personal del Centro Universitario de
Totonicapán en el primer día de trabajo.
b) Verificar la presencia del trabajador en su puesto de trabajo haciéndole mención de sus derechos y obligaciones.
Normas Específicas:
a) Para la firma de toma de posesión los nombramientos de todo el personal del Centro Universitario de Totonicapán deben tener la firma y sello del Rector de la Universidad de San Carlos de Guatemala y del agente de Tesorería o Persona Encargada que certifique la disponibilidad presupuestaria.
Formas del Procedimiento:
1) Nombramientos. FORMA SIS-03
31
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Dirección del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Dar Toma de Posesión a Todo el Personal del Centro Universitario de Totonicapán.
Hoja No. 1 de 1 No. de Formas: Una
Inicia: Dirección Termina: Trabajador
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
DIRECCIÓN Director 1 Se presenta en el Centro Universitario de Totonicapán el primer día de trabajo para dar toma de posesión a todo el personal del Centro.
CUNTOTO Trabajadores 2 Se presenta cada uno en la fecha establecida de inicio de labores en el lugar de trabajo.
DIRECCIÓN Director 3
Se reúne con el personal, otorga palabras de bienvenida y procede a dar la toma de posesión respectiva, firmando y sellando el nombramiento de cada trabajador. Traslada el nombramiento al trabajador.
CUNTOTO Trabajador 4 Recibe documento, revisa y firma el nombramiento. Traslada.
DIRECCIÓN Director 5 Recibe nombramiento, traslada a Tesorería.
TESORERÍA Tesorero(a) o
quien haga sus veces
6 Recibe documentos, archiva.
32
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Dirección del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Dar Toma de Posesión a Todo el Personal del Centro Universitario de Totonicapán.
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1
TRABAJADOR TESORERIA DIRECCION
INICIO
Se presenta en el Centro Universitario
de Totonicapán el primer día de
trabajo para dar toma de posesión a todo el personal del
Centro
Se presenta cada uno en la fecha
establecida de inicio de labores en el lugar
de trabajo.
Recibe documento, revisa y firma el nombramiento.
Traslada.
Se reúne con el personal, otorga
palabras de bienvenida y procede
a dar la toma de posesión respectiva,
Recibe documento
y archiva
Recibe nombramiento,
traslada a Tesorería.
FINAL
DIAGRAMA DE FLUJO
33
Título:
9. Recepción, Elaboración, Distribución y Archivo de Documentos de Dirección. Objetivos Específicos del Procedimiento:
a) Crear una base de documentos disponibles en todo momento, con el fin de proporcionar cualquier información que se requiera.
b) Mantener en reserva y seguridad los documentos oficiales del Centro.
c) Entregar y emitir eficazmente la correspondencia al interesado. Normas Específicas:
a) Las solicitudes presentadas por los interesados, deben ser firmadas y selladas de recibido por la Secretaria de Dirección adjuntando una copia.
b) La secretaria debe realizar el adecuado procedimiento de las solicitudes que ingresen a Dirección.
c) La Secretaria de Dirección, es la única encargada de llevar el control de la
correspondencia
Formas del Procedimiento:
1) Boleta de Control de Fotocopias. (FORMA No. 1)
34
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Dirección del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Recepción, Elaboración, Distribución y Archivo de Documentos de Dirección
Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: Una
Inicia: Interesado Termina: Secretaría de Dirección
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
ENTIDAD INTERESADA
Interesado 1 Entrega documento en original y/o copia a la Secretaría de Dirección.
DIRECCIÓN Secretaria 2 Recibe documento, sella, firma y anota la hora de recepción. Devuelve copia del documento al interesado.
ENTIDAD
INTERESADA Interesado 3 Recibe el documento, se retira
DIRECCIÓN
Secretaria 4 Lee y analiza el documento recibido. Traslada al
Director
Director 5 Recibe y da las especificaciones del documento según el caso. Devuelve el documento a la Secretaria
Secretaria 6
Recibe el documento y revisa las instrucciones realizadas por el Director. Redacta, mecanografía e imprime oficio, en original y copia. Traslada oficio de respuesta para firma y sello del Director.
Director 7 Recibe, firma y sella el documento en original. Traslada oficio para su distribución: Original 1/2: Archivo Secretaría, Copia 2/2: Interesado
Secretaria
8 Recibe el documento, firmado y sellado. Si es necesario, reproduce documentos para adjuntar al oficio y los anota en la Boleta de Control de Fotocopias (FORMA No. 1). Revisa la documentación, de lo que puede resultar:
8.1 Si es mensajería externa: Solicita al Auxiliar de Servicios. CONTINÚA PASO 9.
8.2 Si es mensajería interna: Entrega documentos. CONTINÚA PASO 11.
9 Entrega los documentos al auxiliar de servicios.
35
Nombre de la Unidad: Dirección del Centro Universitario de Totonicapán.
Hoja No. 2 de 2
Título del Procedimiento: Recepción, Distribución, Elaboración y Archivo de Documentos
de Dirección
Unidad Puesto
Responsable
Paso
No. Actividad
CUNTOTO
Auxiliar de
Servicios 10 Recibe documentos y entrega donde corresponde.
ENTIDAD
INTERESADA Interesado 11
Recibe documentos, sella, firma y anota hora de recepción en el oficio. Devuelve copia del oficio
DIRECCIÓN Secretaria 12 Recibe copia de oficio y archiva documentos.
36
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Dirección del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: : Recepción, Elaboración, Distribución y Archivo de Documentos de Dirección Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1
SECRETARIA DIRECCION AUXILIAR DE
SERVICIOS INTERESADO
Entrega
documento en
original y/o copia a
la Secretaría de
Dirección
Recibe
documento, sella,
firma y anota la
hora de
recepción.
Devuelve copia
del documento al
interesado
Recibe y da las
especificaciones
del documento
según el caso.
Devuelve a la
Secretaria
INICIO
Recibe el
documento, redacta
y traslada oficio
de respuesta para
firma y sello del
Director
Recibe, firma y
sella el documento
en original.
Traslada oficio
para su
distribución:
Recibe el
documento, firmado
y sellado. Revisa la
documentación, de
lo que puede
resultar:
Si es
mensajería
externa:
Solicita al
Auxiliar de
Servicios
Si es
mensajería
interna:
Entrega
documentos
Recibe
documentos y
entrega donde
corresponde
FINAL
Recibe documentos,
sella, firma y anota
hora de recepción en
el oficio. Devuelve
copia del oficio
DIAGRAMA DE FLUJO
37
6.2 PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
1. Trámite de Gastos de Viáticos y Gastos Conexos para Trabajadores del Centro Universitario de Totonicapán.
2. Trámite de Gastos de Representación para el Director del Centro Universitario
de Totonicapán.
3. Recepción del Pago de Certificación de Cursos, Solvencia de Biblioteca y Equivalencia de Cursos.
4. Solicitud de Materiales al Almacén Central de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
5. Devolución de Materiales al Almacén Central de la Universidad de San Carlos
de Guatemala.
6. Solicitud de Materiales al Departamento de Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán.
7. Emisión de Solvencias de Matrícula Estudiantil.
8. Emisión de Solvencias de Bienes de Inventario a Trabajadores del Centro Universitario de Totonicapán.
38
Título:
1. Trámite de Gastos de Viáticos y Gastos Conexos para Trabajadores del Centro Universitario de Totonicapán.
Objetivo del Procedimiento:
a) Proveer a todo trabajador del Centro Universitario de Totonicapán los gastos necesarios cuando por naturaleza de su trabajo tenga que movilizarse en el interior del país.
Normas Específicas del Procedimiento:
a) El presente procedimiento se rige por lo que establece el “Reglamento de Gastos de
Representación, Viáticos y Gastos Conexos, y Gastos por Atención y Protocolo”.
b) Cuando el trabajador deba asistir a un evento debe contar con la respectiva invitación o si debe realizar alguna comisión debe informar al Director del Centro para que le autorice la misma.
c) El Tesorero o quien haga sus veces debe verificar la disponibilidad presupuestal previo a efectuar el pago de viáticos y combustible.
d) Para que el Tesorero realice el pago respectivo, debe recibir el formulario de solicitud y recibo de viáticos y/ o gastos conexos y la solicitud individual de combustible.
e) El Acuerdo de Dirección, la Solicitud y Recibo de Viáticos y/o Gastos Conexos y la Solicitud Individual de Combustible, deberá ser firmado primero por el trabajador, luego firmado y sellado por el Tesorero y por último por el Director.
f) Los formularios de Solicitud y Liquidación de Viáticos y/ o Gastos Conexos, deben estar numerados y autorizados por la Contraloría General de Cuentas.
g) El Tesorero o quien haga sus veces debe llevar un correlativo general de viáticos del –CUNTOTO-.
39
h) Cuando el trabajador utilice vehículo debe presentar la factura de combustible para la liquidación de viáticos, combustible y/o gastos conexos.
i) El trabajador debe presentar la Solicitud de Viáticos un día antes de la comisión a realizar.
j) El trabajador tiene como máximo cinco días hábiles para realizar la liquidación de viáticos después de haberlos solicitados, caso contrario debe reintegrarlos.
k) Toda liquidación de viático debe estar acompañada de la siguiente documentación:
Formulario de liquidación de viáticos con la información requerida, firmado y sellado.
Informe de comisión realizada o constancia de participación.
Facturas de combustibles y otras según el caso.
Formas del Procedimiento:
a) Acuerdo de Dirección General. b) Solicitud y Recibo de Viáticos, Combustible y/o Gastos Conexos. c) Liquidación y Recibo de Viáticos, Combustible y/o Gastos Conexos. d) Informe de Comisión. e) Solicitud Individual de Combustible.
40
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Trámite de Gastos de Viáticos y Gastos Conexos para Trabajadores del Centro Universitario de Totonicapán.
Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: Cinco
Inicia: Trabajador Termina: Tesorería
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CUNTOTO Trabajador 1 Recibe invitación o programa comisión para viajar al
interior del país, informa al Director.
DIRECCIÓN Director
2
Recibe invitación o información verbal del trabajador
acerca de la comisión a realizar. Revisa, consulta
con el Tesorero o quien haga sus veces sobre la
disponibilidad y procede de la siguiente manera:
2.1 Si autoriza la asistencia al evento o la
comisión a realizar, CONTINUA PASO 3.
2.2 Si deniega lo solicitado informa al trabajador
en su momento.
3
Informa al trabajador que debe dirigirse a Tesorería a realizar el trámite de viáticos, si es para asistir a un evento debe presentar la fotocopia de la invitación.
CUNTOTO Trabajador 4 Se dirige a Tesorería con los documentos respectivos.
TESORERÍA
Tesorero(a) o
quien haga sus
veces
5 Recibe documentos, revisa, entrega al trabajador formularios de Viáticos y número de Acuerdo de Dirección según correlativo.
CUNTOTO Trabajador 6 Recibe formularios, los llena, firma y traslada a Tesorería
41
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán Hoja No. 2 de 2
Título del Procedimiento: Trámite de Gastos de Viáticos y Gastos Conexos para Trabajadores del Centro Universitario de Totonicapán.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
TESORERÍA
Tesorero(a) o
quien haga
sus veces
7
Recibe formularios, revisa, si existe algún error proporciona nuevos formularios y anula los anteriores, traslada al trabajador. De no haber errores tramita viáticos, emite cheque, firma y sella documentos. Traslada al Director.
DIRECCIÓN Director 8 Recibe documentos, revisa, firma y sella. Traslada al Tesorero
TESORERÍA
Tesorero(a) o
quien haga
sus veces
9 Recibe documentos, notifica al trabajador y entrega cheque.
CUNTOTO Trabajador 10 Recibe cheque, se retira.
CUNTOTO Trabajador 11
Después de haber participado al evento o realizado la comisión respectiva procede de la siguiente manera: 11.1 Si asistió a un evento saca fotocopia al
diploma de participación. 11.2 Si realizó comisión solo hace el Informe
respectivo 11.3 Razonas las facturas si se le dio para
combustible y solicita firmas a donde corresponda.
11.4 Llena formularios de liquidación e informe de Comisión, firma y adjunta los documentos respectivos, traslada a Tesorería.
TESORERÍA
Tesorero(a) o
quien haga
sus veces
12
Recibe documentos, revisa, si existe algún error proporciona nuevos formularios y anula los anteriores, traslada al trabajador. De no haber errores realiza la liquidación correspondiente.
42
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Trámite de Gastos de Viáticos y Gastos Conexos para Trabajadores del Centro Universitario de TotonicapánElaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1
DIRECTOR TESOREROTRABAJADOR
INICIO
Recibe invitación o
programa comisión
para viajar al interior
del país, informa al
Director.
Recibe invitación o
información verbal del
trabajador acerca de la
comisión a realizar.
Revisa, consulta con el
Tesorero
Informa al trabajador que debe dirigirse a Tesorería a realizar el trámite
de viáticos.
Si autoriza la
asistencia al
evento o la
comisión a
realizar,
Si deniega lo
solicitado informa
al trabajador en su
momento
Se dirige a Tesorería con los documentos
respectivos.
Recibe documentos, revisa, entrega al
trabajador formularios de Viáticos y número
de Acuerdo de Dirección según
correlativo
Recibe formularios, revisa, De no haber
errores tramita viáticos, emite cheque, firma y
sella documentos. Traslada al Director.
Recibe documentos, revisa, firma y sella.
Traslada
Recibe
formularios, los
llena, firma
traslada
43
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Trámite de Gastos de Viáticos y Gastos Conexos para Trabajadores del Centro Universitario de TotonicapánElaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
2
TESOREROTRABAJADOR
Recibe documentos, notifica al trabajador y
entrega cheque.
Recibe cheque
Después de haber
participado al evento o
realizado la comisión
respectiva procede de
la siguiente manera:
Si asistió a un evento saca fotocopia al diploma de
participación
Si realizó comisión solo hace el Informe respectivo
Razonas las facturas si se le dio para combustible y solicita firmas a donde
corresponda
Llena formularios de liquidación e informe de
Comisión, firma y adjunta los documentos
respectivos. Traslada
Recibe documentos, revisa, si existe algún error proporciona nuevos
formularios y anula los anteriores, traslada al trabajador. De no haber
errores realiza la liquidación correspondiente
FINAL
44
Título:
2. Trámite de Gastos de Representación para el Director del Centro Universitario de Totonicapán.
Objetivos del Procedimiento:
a) Cumplir con las representaciones oficiales del Centro Universitario de Totonicapán.
b) Proporcionar los gastos de representación de acuerdo a lo establecido en ley, con
transparencia.
Normas Específicas del Procedimiento:
a) El presente procedimiento se rige por lo que establece el “Reglamento de Gastos de Representación, Viáticos y Gastos Conexos, y Gastos por Atención y Protocolo”.
b) Por tratarse de gastos de representación del Director, la autorización debe ser emitida
por el Secretario del Concejo Directivo del Centro Universitario de Totonicapán.
c) El pago de los gastos de representación debe realizarse de forma mensual anticipada.
Formas del Procedimiento:
1. Recibo de Sueldos. FORMA E – RECIBO DE SUELDOS
45
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Trámite de Gastos de Representación para el Director del Centro Universitario de Totonicapán.
Hoja No. 1 de 1 No. de Formas: Una
Inicia: Tesorería Termina: Tesorería
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
TESORERÍA
Tesorero(a) o
quien haga sus
veces
1
Llena e imprime formulario generado por el Sistema
Integrado de Información Financiera (SIIF) de la
Universidad de San Carlos de Guatemala. Traslada
CONCEJO
DIRECTIVO Secretario 2
Recibe documento, revisa, firma de autorizado.
Traslada
TESORERÍA
Tesorero(a) o
quien haga sus
veces
3 Recibe documento, lo firma para certificarlo, emite cheque. Traslada
DIRECCIÓN Director 4 Recibe cheque y formulario, firma de recibido en el apartado específico del formulario. Traslada
TESORERÍA
Tesorero(a) o
quien haga sus
veces
5 Recibe documento, archiva.
46
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Trámite de Gastos de Representación para el Director del Centro Universitario de
Totonicapán
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1
DIRECTORCONCEJO DIRECTIVOTESORERÍA
INICIO
Llena e imprime formulario
generado por el Sistema
Integrado de Información
Financiera. Traslada Recibe documento, revisa,
firma de autorizado.
Traslada|
Recibe documento, firma
para certificarlo, emite
cheque. Traslada
Recibe documentos,
firma de recibido.
Traslada
Recibe
documentos,
archiva
FINAL
47
Título:
3. Recepción del Pago de Certificación de Cursos, Solvencia de Biblioteca y Equivalencia de Cursos.
Objetivo del Procedimiento:
a) Recibir el pago en efectivo de los estudiantes y entregar los recibos respectivos para tramitar los documentos que requieran en su oportunidad.
Normas Específicas del Procedimiento:
a) La cantidad a cancelar para el trámite de Certificación de Cursos y Solvencia de Biblioteca será de acuerdo a las tasas estipuladas por el Concejo Superior Universitario.
b) Las cantidades a cancelar por cada Equivalencia de Curso será de acuerdo a lo establecido por el Concejo Superior Universitario y el Departamento de Registro y Estadística de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
c) El Auxiliar de Tesorería debe realizar el Depósito Monetario en el Banco autorizado por la Universidad a más tardar el día hábil siguiente de haber realizado el Informe Diario de Ingresos.
Formas del Procedimiento:
1. Solicitud de Certificación de Cursos (FORMA CA-1) 2. Recibo de Pago 101-C 3. Recibo de Pago 104-C 4. Arqueo y Corte de Caja Manual 5. Arqueo y Corte Caja Electrónico 6. Detalle de Ingresos Diarios 7. Informe Diario de Ingresos 8. Boleta de Depósito Monetario
48
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Recepción del Pago de Certificación de Cursos, Solvencia de Biblioteca y Equivalencia de Cursos.
Hoja No. 1 de 4 No. de Formas: Ocho
Inicia: Estudiante Termina: Auxiliar de Tesorería
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CUNTOTO Estudiante
1
Se presenta al Departamento de Tesorería a efectuar el pago por los siguientes trámites:
1.1 Certificación de Cursos y Solvencia de Biblioteca. CONTINÚA PASO 2
1.2 Equivalencia de Cursos. CONTINÚA PASO 5.
2
2.1 Si efectúa el pago de Certificación de Cursos entrega al Auxiliar de Tesorería la Solicitud de Certificación de Cursos (FORMA CA-1) con la cantidad a cancelar indicada por Control Académico.
2.2 Si realiza el pago para la Solvencia de Biblioteca solamente entrega el efectivo por la tarifa establecida.
TESORERÍA Auxiliar de
Tesorería 3
Recibe Forma CA-1 o solamente el efectivo y extiende los Recibos de Pago 104-C debidamente sellados por la cantidad a cancelar. Traslada al estudiante. Conserva los codos de los recibos.
CUNTOTO Estudiante
4 Recibe recibos y se retira.
5
Si efectúa el pago de Equivalencia de Cursos entrega al Auxiliar de Tesorería la copia del Acuerdo de Dirección donde le aprueban las mismas.
TESORERÍA Auxiliar de
Tesorería 6
Recibe documento, revisa, le saca una fotocopia, determina el efectivo a cancelar e informa al estudiante
CUNTOTO Estudiante 7 Entrega efectivo solicitado.
49
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán Hoja No. 2 de 4
Título del Procedimiento: Recepción del Pago de Certificación de Cursos, Solvencia de Biblioteca y Equivalencia de Cursos
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
TESORERÍA Auxiliar de
Tesorería 8
Recibe efectivo, elabora el Recibo de Pago 101-C con los datos del estudiante y la(s) equivalencia(as) a realizar, sella y firma los recibos, distribuye: Original: Enterante Duplicado: Departamento de Contabilidad Triplicado: Tesorería Entrega recibo original y fotocopia del Acuerdo de Dirección al estudiante. Archiva los demás documentos.
CUNTOTO Estudiante 9 Recibe documentos y se retira.
TESORERÍA
Auxiliar de
Tesorería 10
Al finalizar el horario de recepción de pagos en el día, procede de la siguiente manera:
a) Realiza el arqueo y corte de caja manualmente.
b) Ingresa al sistema de la Universidad y elabora el arqueo y corte de caja electrónico.
c) Elabora el Detalle de Ingresos Diarios, según la partida presupuestaria de cada pago.
d) Elabora el Informe Diario de Ingresos. e) Imprime documentos
Auxiliar de
Tesorería 11 Al día siguiente firma y sella el Informe Diario de
Ingresos. Traslada
Personal
Designado 12
Recibe informe, revisa, sella y firma. Traslada
Auxiliar de
Tesorería 13
Recibe informe, llena boleta de depósito monetario con la cantidad recaudada y se dirige al Banco autorizado a realizar dicha operación.
50
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán Hoja No. 3 de 4
Título del Procedimiento: Recepción del Pago de Certificación de Cursos, Solvencia de Biblioteca y Equivalencia de Cursos.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
TESORERÍA
Auxiliar de
Tesorería 14
Al regresar a Tesorería saca una fotocopia al codo de la boleta de depósito monetario y 5 copias al informe diario de ingresos para la distribución siguiente:
Original 1/5 Contabilidad (Expediente).
Copia 2/5 Contabilidad (Control de Ingresos).
Copia 3/5 Caja Central (Control de Ingresos).
Copia 4/5 Caja Central (Transferencia Bancaria).
Copia 5/5 Agencia Tesorería.
Auxiliar de
Tesorería 15
Ordena los expedientes y procede de la siguiente manera:
15.1 Expediente para Caja Central (USAC): Adjunta al original del Informe Diario de Ingresos 4 copias que sacó con anterioridad, los codos de recibos 104-C, si generó recibos 101-C adjunta el duplicado del recibo y el original del codo de la boleta de depósito monetario. Traslada al Personal Designado. CONTINÚA PASO 16.
15.2 Expediente para Tesorería (CUNTOTO): Une el arqueo y corte de caja manual y electrónico, copia del detalle de ingresos diarios, si generó recibos 101-C adjunta el triplicado del recibo, copia del Acuerdo de Dirección y copia del codo de la boleta de depósito monetario. Archiva
Personal
Designado 16
Recibe expediente. Traslada a Caja Central
51
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán Hoja No. 4 de 4
Título del Procedimiento: Recepción del Pago de Certificación de Cursos, Solvencia de Biblioteca y Equivalencia de Cursos.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
TESORERÍA Personal
Designado 17
Entrega informe al personal designado
DEPARTAMENTO
DE CAJA
Personal
Designado 18
Recibe informe, verifica, ingresa información, sella y firma de recibido original y copias, entrega copia al Tesorero.
TESORERÍA
Personal
Designado 19 Recibe copia, se retira. Entrega copia al Auxiliar de
Tesorería
Auxiliar de
Tesorería 20 Recibe copia, la adjunta con el expediente para
tesorería y archiva.
52
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Recepción del Pago de Certificación de Cursos, Solvencia de Biblioteca y Equivalencia
de Cursos.
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1/3
AUXILIAR DE TESORERÍAESTUDIANTE
INICIO
Se presenta al Tesorería a
efectuar el pago de los
siguientes trámites:
Certificación de
Cursos y Solvencia
de Biblioteca
Equivalencia de
Cursos
Entrega la Solicitud de
Certificación de Cursos
(FORMA CA-1) y la cantidad a
cancelar. Para la Solvencia de
Biblioteca solamente entrega el
efectivo por la tarifa establecida.
Recibe FORMA CA-1 o efectivo y
extiende los Recibos de Pago 104-C
sellados por la cantidad a cancelar.
Traslada y conserva los codos de los
mismos
Recibe recibos y se
retira.
Entrega copia de Acuerdo
de Dirección
Recibe documento, revisa,
saca fotocopia, indica la
cantidad a cancelar.
Recibe efectivo, elabora Recibo de Pago 101-C,
firma y sella recibos, distribuye:
Original: Estudiante.
Duplicado: Departamento de Contabilidad.
Triplicado: Tesorería.
Entrega al estudiante recibo original, fotocopia del
Acuerdo de Dirección, archiva los demás
documentos.
Recibe recibos y se
retira.
53
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Recepción del Pago de Certificación de Cursos, Solvencia de Biblioteca y Equivalencia
de Cursos.
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
2/3
TESORERÍA (PERSONAL DESIGNADO)AUXILIAR DE TESORERÍA
Al finalizar la recepción de pagos, procede de
la siguiente manera:
Realiza el arqueo y corte caja manualmente,
el arqueo y corte de caja electrónico, el
Detalle de Ingresos Diarios, el Informe Diario
de Ingresos e imprime documentos.
Firma y sella el Informe
Diario de Ingresos.
Traslada
Recibe informe,
revisa, sella y firma.
Traslada
Recibe informe, llena boleta de
depósito monetario con la cantidad
recaudada y se dirige al Banco
autorizado a realizar dicha operación.
Al regresar, saca fotocopia al codo de la boleta
del depósito y 5 copias del informe diario de
ingresos, distribuye:
Original: 1/5 Contabilidad (Expediente.
Copia 2/5: Contabilidad ( Control de Ingresos)
Copia 3/5: Caja Central ( Control de Ingresos)
Copia 4/5: Caja Central (Transferencia Bancaria)
Copia 5/5. Agencia Tesorería
54
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Recepción del Pago de Certificación de Cursos, Solvencia de Biblioteca y Equivalencia de
Cursos.
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
3/3
DEPARTAMENTO DE CAJA
(CAMPUS CENTRAL)
TESORERÍA (PERSONAL
DESIGNADO)AUXILIAR DE TESORERÍA
Ordena expedientes,
procede de la
siguiente manera:
EXPEDIENTE
CAJA CENTRAL
(USAC)
Adjunta al original
del Informe Diario de
Ingresos las 4
copias que sacó con
anterioridad, codos
de los recibos 104-
C, duplicado del
recibo 101-C, boleta
de depósito
monetario. Traslada
EXPEDIENTE
TESORERÍA
(CUNTOTO)
Une el arqueo y
corte de caja manual
y electrónico, copia
del detalle de
ingresos diarios,
triplicado del recibo
101-C, copia del
Acuerdo de
Dirección, copia de
la boleta de
depósito monetario.
Archiva
Recibe expediente.
Traslada
Recibe informe,
verifica, ingresa
información, sella y
firma de recibido
original y copias,
entrega copia al
Tesorero.
Recibe copia, se
retira. TrasladaRecibe copia, la adjunta con
el expediente de Tesorería y
archiva
FINAL
55
Título:
4. Solicitud de Materiales al Almacén Central de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Objetivos Específicos del Procedimiento:
a) Mantener abastecido el Almacén del Centro Universitario de Totonicapán para
satisfacer las necesidades de los trabajadores en cada área de trabajo.
b) Tener al día el inventario de almacén para saber qué productos deben solicitarse en
cada oportunidad.
Normas Específicas:
a) Para requerir materiales al Almacén Central debe utilizase el formulario de Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén y el Catálogo de Materiales del Almacén.
b) El Auxiliar de Tesorería debe entregar al Tesorero o quien haga sus veces un informe mensual del inventario del almacén para verificar existencias.
c) La solicitud de materiales debe hacerla el Tesorero o quien haga sus veces cuando
sea necesario.
d) Toda Solicitud de Materiales debe realizarse a máquina, computadora o escrita a
mano en letra de molde legible.
e) Para el ingreso de materiales al Almacén del Centro debe utilizarse el Kardex, las tarjetas kardex deben estar autorizadas por la Contraloría General de Cuentas o como lo indique el Manual de Control de Bienes de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
f) El Auxiliar de Tesorería es el responsable de la guardia y control del Kardex.
g) La Solicitud de Materiales debe estar firmada y sella por el Director y el Tesorero o quien haga sus veces.
Formas del Procedimiento:
a) Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén.
b) Tarjeta de Kardex.
56
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Solicitud de Materiales al Almacén Central de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: Dos
Inicia: Tesorería Termina: Auxiliar de Tesorería
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
TESORERÍA
Auxiliar de
Tesorería 1 Verifica existencia de materiales del Almacén e
informa al Personal Designado
Personal
Designado 2
2.1 Verifica nuevamente la existencia del Almacén.
2.2 Solicita autorización verbal al Tesorero o quien haga sus veces para solicitar los materiales respectivos.
Tesorero(a) o
quien haga sus
veces
3
3.1 Recibe información del personal designado y verifica partida presupuestaria.
3.2 Informa al Personal Designado los materiales que puede solicitar según la disponibilidad presupuestaria.
Personal
Designado 4
Recibe información del Tesorero, procede de la siguiente manera:
4.1 Hace listado de materiales a solicitar. 4.2 Indica al Auxiliar de Tesorería que llene el
formulario respectivo.
Auxiliar de
Tesorería 5 Elabora la Solicitud de Materiales y Salidas de
Almacén, traslada.
Tesorero(a) o
quien haga sus
veces
6 Recibe solicitud, revisa, si existe error anula formulario y solicita que se realice nuevamente. Si está correcto firma, sella. Traslada.
DIRECCIÓN Director 7 Recibe solicitud, revisa, firma y sella. Traslada.
57
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán Hoja No. 2 de 2
Título del Procedimiento: Solicitud de Materiales al Almacén Central de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
TESORERÍA Personal
Designado
8
Recibe formularios y programa comisión al Campus
Central, realiza procedimiento No. 1 de este
Departamento.
9 Entrega la Solicitud de Materiales al Almacén Central en el Departamento de Proveeduría
ALMACEN
CENTRAL
Personal
Designado
10 Recibe Solicitud de Materiales, verifica datos y efectúa procedimiento interno.
11 Entrega materiales y Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén para que firme de recibido.
TESORERÍA Personal
Designado 12
Recibe materiales y solicitud, verifica cantidad, firma de conformidad, conserva copia. Traslada, se retira con los materiales.
ALMACEN
CENTRAL
Personal
Designado 13
Recibe documentos y realiza procedimiento interno.
TESORERÍA
Personal
Designado 14
Lleva los materiales al Almacén del Centro y entrega al Auxiliar de Tesorería las copias de las Solicitudes para que haga el ingreso respectivo.
Auxiliar de
Tesorería 12
Recibe copias, verifica materiales según las solicitudes y procede a realizar el ingreso de materiales según lo estipulado en el MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS – MÓDULO I: REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES Y OTROS ACTIVOS FIJOS DE LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA. De hallarse materiales en mal estado realiza el procedimiento No. 5
Auxiliar de
Tesorería 13
Archiva documentos.
58
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Solicitud de Materiales al Almacén Central de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1/2
DIRECTORTESORERO O QUIEN
HAGA SUS VECES
TESORERÍA (PERSONAL
DESIGNADO)AUXILIAR DE TESORERÍA
INICIO
Verifica existencia
de materiales del
Almacén e informa al
personal Designado
Verifica nuevamente
la existencia del
almacén. Solicita
autorización verbal
para solicitar los
materiales respectivos
Recibe
información y
verifica partida
presupuestaria.
Informa al
personal
designado los
materiales que
puede solicitar.
Recibe información,
procede de la siguiente
manera:
Hace listado de
materiales a
solicitar.
Indica al Auxiliar de
Tesorería q llene el
formulario
respectivo
Elabora Solicitud de
Materiales y Salidas
de Almacén.
Traslada
Recibe solicitud, revisa,
de lo que puede
suceder:
Correcto: Firma, sella,
traslada.
Incorrecto: Solicita que
se realice nuevamente
Recibe solicitud,
revisa, sella firma.
Traslada.
Recibe solicitud y
programa comisión
al Campus Central.
Entrega Solicitud
de Materiales al
Almacén Central
59
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Solicitud de Materiales al Almacén Central de la Universidad de San Carlos de
Guatemala.
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
2/2
ALMACÉN CENTRALTESORERÍA (PERSONAL
DESIGNADO)AUXILIAR DE TESORERÍA
Recibe Solicitud de
Materiales, verifica
datos, efectúa
procedimiento
interno.
Entrega materiales y
Solicitud de
Materiales para que
firme de recibido.
Recibe materiales y
Solicitud de Almacén,
verifica cantidad, firma,
conserva copia.
Traslada, se retira.
Recibe
documentos y
realiza
procedimiento
interno.
Lleva los materiales al
almacén del Centro,
los entrega al Auxiliar
de Tesorería junto con
las copias de las
solicitud
Recibe copias, verifica
materiales conforme a
las solicitudes, realiza
ingreso de materiales
según procedimiento
interno. De hallarse
materiales en mal
estado realiza
Procedimiento No. 5
Archiva
documentos.
FINAL
60
Título:
5. Devolución de Materiales al Almacén Central de la Universidad de San Carlos de Guatemala
Objetivo Específico del Procedimiento:
a) Devolver al Almacén Central los productos que se hallen en mal estado o de los
cuales haya diferencia en el precio.
Normas Específicas:
a) Para la Devolución de Materiales debe utilizase el formulario de Devolución de
Materiales y Entradas de Almacén.
b) La devolución de materiales debe hacerse durante el mes que fueron solicitados y debe estar firmada y sella por el Director y el Tesorero o quien haga sus veces.
c) Los materiales en mal estado deben conservarse como se encontraron para evitar ser rechazados por el Almacén Central.
d) Si existe variabilidad en los precios de los materiales, se devolverán los que no alcance cubrir la partida presupuestaria.
Formas del Procedimiento:
1. Devolución de Materiales y Entradas de Almacén.
61
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Devolución de Materiales al Almacén Central de la Universidad de San Carlos de Guatemala
Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: Una
Inicia: Tesorería Termina: Tesorería
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
TESORERÍA
Auxiliar de
Tesorería 1
Determina devolución de materiales por las siguientes razones:
1.1 Devolución por mal estado. 1.2 Devolución por diferencia de precios. 1.3 Según sea el caso informa al Personal
Designado
Personal
Designado 2 Recibe información y notifica al Tesorero o quien
haga sus veces.
Tesorero(a) o
quien haga sus
veces
3 Verifica las razones por las cuales se hará la devolución de materiales y autoriza la misma según sea el caso. Informa al personal designado.
Personal
Designado 4 Recibe información e indica al Auxiliar de Tesorería
que elabore el formulario respectivo.
Auxiliar de
Tesorería 5
Elabora la Devolución de Materiales y Entradas de Almacén con los productos y cantidades a devolver. Traslada al Tesorero
Tesorero(a) o
quien haga sus
veces
6 Recibe documentos, revisa, si existe error anula formulario y solicita que se realice nuevamente. Si está correcto firma, sella. Traslada a Dirección
DIRECCIÓN Director 7 Recibe documentos, revisa, firma y sella. Traslada a Tesorería.
TESORERÍA Personal
Designado
8 Programa Comisión al Campus Central, realiza
procedimiento No.1 de este Departamento.
9 Entrega el formulario y los materiales al Almacén Central.
62
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán Hoja No. 2 de 2
Título del Procedimiento: Devolución de Materiales al Almacén Central de la Universidad de San Carlos de Guatemala
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
ALMACEN
CENTRAL
PERSONAL
DESIGNADO 10
Procede de la siguiente manera:
10.1 Recibe documentos, analiza motivo de devolución, revisa materiales.
10.2 Si acepta, sella y firma de recibido; efectúa procedimiento interno. Devuelve copia de formulario.
10.3 Si no acepta, sella y firma documentos, redacta motivo del rechazo, devuelve formulario y materiales.
TESORERÍA
Personal
Designado
11
Si aceptaron la devolución recibe copia de formulario, si no aceptaron la devolución recibe la documentación elaborada por el Encargado de Almacén y los materiales.
12
Al llegar al Centro procede de la siguiente manera:
12.1 Si aceptaron la devolución de materiales entrega al Auxiliar de Tesorería la copia del formulario.
12.2 Si no aceptaron la devolución entrega documentación elaborada y materiales.
Auxiliar de
Tesorería 13
Recibe documentos, procede de la siguiente manera:
13.1 Si aceptaron la devolución archiva formulario.
13.2 Si denegaron devolución archiva formulario y realiza el ingreso de los materiales según procedimiento No. 1 de este Departamento
63
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Devolución de Materiales al Almacén Central de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1/2
DIRECTORTESORERO O QUIEN
HAGA SUS VECES
TESORERÍA (PERSONAL
DESIGNADO)AUXILIAR DE TESORERÍA
INICIO
Determina Devolución de
materiales por las siguientes
razones:
Devolución por mal
estado.
Devolución por
diferencia de precios.
Según sea el caso informa al
Personal Designado
Recibe
información y
notifica al
Tesorero o quien
haga sus veces
Verifica las
razones por las
cuales se
devolverán los
materiales y
autoriza la misma
según sea el caso.
Informa al
personal
designado.
Recibe información e
indica al Auxiliar de
Tesorería que elabore el
formulario respectivo.
Elabora la Devolución de
Materiales y Entradas de
Almacén con los
productos y cantidades a
devolver. Traslada Recibe documentos,
revisa, de lo que puede
suceder:
Correcto: Firma, sella,
traslada.
Incorrecto: Solicita que
se realice nuevamente
Recibe
documentos,
revisa, sella firma.
Traslada.
Recibe documentos
y programa
comisión al Campus
Central.
Entrega formulario
y materiales al
Almacén Central
64
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Devolución de Materiales al Almacén Central de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
2/2
ALMACÉN CENTRALTESORERÍA (PERSONAL
DESIGNADO)AUXILIAR DE TESORERÍA
Recibe formulario y
materiales, verifica datos.
Recibe copia del
formulario, se retira.
Recibe formulario,
verifica datos,
analiza motivo de
devolución y revisa
materiales de lo que
puede suceder:
NO SI
Sella y firma de
recibido, efectúa
procedimiento
interno. Devuelve
copia del
formulario
Sella y firma
documentos,
redacta motivo del
rechazo, devuelve
formulario y
materiales
Recibe la
documentación
elaborada por el
Encargado del
Almacén y los
materiales, se retira.
Al llegar al Centro
entrega al Auxiliar
de Tesorería la
documentación y
materiales.
Recibe documentos, realiza
ingreso de materiales según
procedimiento interno.
Archiva documentos.
Al llegar al Centro
entrega al Auxiliar de
Tesorería la copia del
formulario
Recibe documentos y
archiva.
FINAL
65
Título:
6. Solicitud de Materiales al Departamento de Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán.
Objetivos Específicos del Procedimiento:
a) Proveer a los trabajadores del Centro los insumos necesarios para desempeñar eficazmente sus actividades.
b) Llevar un control detallado de las solicitudes generadas.
Normas Específicas:
a) Para requerir materiales a Tesorería, se debe utilizar el formulario de Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén.
b) La solicitud de materiales debe hacerla el encargado de cada área durante los primeros cinco días hábiles de cada mes.
c) El Director del Centro Universitario de Totonicapán –CUNTOTO-, es el responsable de autorizar las solicitudes de materiales que sean necesarias. Ningún material puede ser entregado sin que antes el Director haya firmado la solicitud presentada por el trabajador.
d) Para las salidas de materiales del Almacén del Centro debe utilizarse el Kardex.
e) Es responsabilidad del Auxiliar de Tesorería entregar las cantidades necesarias de materiales y hacer un uso racional de los recursos.
Formas del Procedimiento:
a) Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén.
b) Control de Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén.
66
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Solicitud de Materiales al Departamento de Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán.
Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: Dos
Inicia: Trabajador Termina: Tesorería
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CUNTOTO Trabajador 1 Solicita al Auxiliar de Tesorería el formulario de Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén.
TESORERÍA
Auxiliar de
Tesorería 2
Entrega la Solicitud de Materiales y el Control de
Solicitud de Materiales para que firme.
CUNTOTO Trabajador
3 Recibe documentos, firma control de solicitud de Materiales, se retira.
4 Llena formulario según las necesidades de su área.
5 Solicita autorización al Director. Traslada
DIRECCIÓN Director 6 Recibe solicitud, revisa y firma. Traslada
CUNTOTO Trabajador 7 Recibe solicitud, traslada a Tesorería
TESORERÍA
Auxiliar de
Tesorería 8
Recibe formulario autorizado, indica la fecha de entrega y procede a rebajar los materiales del Kardex del almacén.
CUNTOTO Trabajador 9 En la fecha establecida se presenta a Tesorería a recibir materiales.
TESORERÍA Auxiliar de
Tesorería 10 Entrega materiales y solicitud para que la firme de
recibido.
CUNTOTO Trabajador 11 Recibe solicitud, verifica materiales, firma de recibido, traslada. Se retira.
TESORERÍA Auxiliar de
Tesorería 12
Recibe solicitud y archiva.
67
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Solicitud de Materiales al Departamento de Tesorería del Centro Universitario de
Totonicapán.
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1/1
DIRECTORTRABAJADOR AUXILIAR DE TESORERÍA
INICIO
Solicita al Auxiliar de
Tesorería el formulario de
solicitud de Materiales y
Salidas de almacén
Entrega Solicitud de
Materiales y el Control de
Solicitud de Materiales
para que firme
Recibe documentos, firma
Control de Solicitud de
materiales, se retira.
Llena formulario según
necesidades de su área
Solicita autorización
del Director. Traslada
Recibe solicitud, revisa
y firma. Traslada
Recibe solicitud,
traslada.Recibe formulario autorizado,
indica la fecha de entrega y
procede a rebajar los materiales
del Kárdex del almacén
En la fecha establecida se
presenta a Tesorería a
recibir materiales.
Entrega materiales y
solicitud para que
firme de recibido
Recibe solicitud, verifica
materiales, firma de recibido,
traslada. Se retira.Recibe solicitud,
archiva.
FINAL
68
Título:
7. Emisión de Solvencias de Matrícula Estudiantil. Objetivo Específico del Procedimiento:
a) Proporcionar al estudiante la constancia de encontrarse solvente económicamente
con la Universidad, documento indispensable para realizar trámites administrativos del
mismo.
Normas Específicas:
a) Es responsabilidad del Auxiliar de Tesorería extender la Solvencia de Matrícula
Estudiantil utilizando el formato establecido por el Departamento de Caja de la
Universidad de San Carlos de Guatemala.
b) La Solvencia de Matrícula Estudiantil debe extenderse únicamente a los estudiantes
que se encuentren al día con los pagos requeridos por la Universidad.
c) Al momento de solicitar la Solvencia el estudiante debe presentar su carnet estudiantil
o DPI.
Formas del Procedimiento:
1) Solvencia de Matrícula Estudiantil.
69
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Emisión de Solvencia de Matrícula Estudiantil.
Hoja No. 1 de 1 No. de Formas: Una
Inicia: Estudiante Termina: Estudiante
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CUNTOTO Estudiante 1 Solicita al Auxiliar de Tesorería Solvencia de Matrícula Estudiantil, presenta identificación.
TESORERÍA
Auxiliar de
Tesorería
2
Recibe identificación, ingresa al sistema para
verificar estado del estudiante de lo que puede
resultar:
2.1 Que el estudiante se encuentre solvente.
Continúa paso 3.
2.2 Que el estudiante no este solvente.
Continúa paso 5.
3
Realiza Solvencia de Matricula, la imprime, revisa datos, de haber algún error la vuelve a emitir, sella y firma, entrega documento e identificación al estudiante.
CUNTOTO Estudiante 4 Recibe documentos, se retira.
TESORERÍA
Auxiliar de
Tesorería 5
Informa al estudiante el motivo de no encontrarse solvente y la cantidad que debe cancelar para que se le extienda la solvencia respectiva. Devuelve identificación.
CUNTOTO Estudiante
6 Recibe documento e información, se retira.
7 Efectúa el pago respectivo, se presenta nuevamente a Tesorería y presenta el recibo de pago del banco e identificación.
TESORERÍA
Auxiliar de
Tesorería 8 Recibe documentos, ingresa al sistema y procede
de la misma manera que los pasos 3 y 4.
70
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Emisión de Solvencia de Matrícula Estudiantil.
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1/1
ESTUDIANTE AUXILIAR DE TESORERÍA
INICIO
FINAL
Solicita Solvencia de
matrícula Estudiantil,
presenta identificación
Recibe identificación, ingresa
al sistema, verifica estado del
estudiante de lo que puede
resultar:
Que el estudiante esté
solvente, realiza
solvencia, la imprime,
revisa datos, de haber
algún error la vuelve a
imprimir, sella y firma,
entrega solvencia e
identificación al
estudiante.
Recibe
documentos, se
retira.
Que el estudiante no
esté solvente, le
informa el motivo y
la cantidad a
cancelar. Devuelve
identificación.
Recibe documento
e información, se
retira.
Efectúa el pago respectivo, se
presenta nuevamente a
Tesorería y presenta el recibo
de pago del banco e
identificación
Recibe documentos,
realiza solvencia, la
imprime, revisa datos, de
haber algún error la vuelve
a imprimir, sella y firma,
entrega solvencia e
identificación al
estudiante.
Recibe
documentos, se
retira.
71
Título:
8. Emisión de Solvencias de Bienes de Inventario a Trabajadores del Centro Universitario de Totonicapán.
Objetivo Específicos del Procedimiento:
a) Hacer constar que el trabajador no tiene a su cargo ninguna responsabilidad sobre
bienes de inventario después de haber finalizado su relación laboral con el Centro
Universitario de Totonicapán.
Normas Específicas:
a) Reglamento para el Registro y Control de Bienes Muebles y Otros Activos Fijos de la
Universidad de San Carlos de Guatemala.
b) Es responsabilidad del Auxiliar de Tesorería emitir la Solvencia de Bienes de
Inventario.
c) Las Solvencias de Bienes de Inventario pueden extenderse por los siguientes motivos:
Renuncia, Despido, Solicitud de Indemnización al Plan de Prestaciones de la
Universidad
Formas del Procedimiento:
1) Solvencia de Bienes de Inventario.
2) Tarjetas de Responsabilidad de Bienes de Inventario
3) Tarjetas de Bienes Fungibles
72
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Emisión de Solvencia de Bienes de Inventario a Trabajadores del Centro Universitario de Totonicapán.
Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: Una
Inicia: Trabajador Termina: Auxiliar de Tesorería
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CUNTOTO Trabajador 1
Solicita al Auxiliar de Tesorería Solvencia de Bienes de Inventario para los trámites que requiera.
TESORERÍA
Auxiliar de
Tesorería
2
Verifica Tarjetas de Responsabilidad de Bienes de
Inventario y Bienes Fungibles, de lo que puede
resultar:
2.3 Que ningún bien siga a su nombre y que
haya hecho el trámite respectivo de entrega
de cargo. Continúa paso 3.
2.4 Que hayan inconvenientes respecto a aun
bien. Continúa paso 5.
3 Realiza Solvencia, la imprime, sella, firma y entrega
CUNTOTO Trabajador 4
Recibe documento, verifica datos, de haber algún error informa al Auxiliar para su corrección, caso contrario se retira.
73
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán Hoja No. 2 de 2
Título del Procedimiento: Emisión de Solvencia de Bienes de Inventario a Trabajadores del Centro Universitario de Totonicapán.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
TESORERÍA
Auxiliar de
Tesorería 5
Informa al trabajador el motivo de no encontrarse solvente y los procedimientos a seguir, siendo los siguientes:
5.1 Tarjetas de Bienes de Inventario que sigan a su nombre: Esperar a que el Auxiliar de Tesorería designe los bienes al nuevo trabajador responsable.
5.2 Robo, pérdida, mal estado o desaparición de un bien: Proceder conforme lo estipulan los artículos 11 y 12 Capítulo II; artículos 15 y 16 Capitulo III del Reglamento para el Registro y Control de Bienes Muebles y Otros Activos Fijos de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
CUNTOTO Trabajador 6
Al solucionar su situación puede solicitar
nuevamente la solvencia al Auxiliar de Tesorería.
TESORERÍA Auxiliar de
Tesorería 7
Procede igual que los pasos 3 y 4.
74
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Tesorería del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Emisión de Solvencia de Bienes de Inventario a Trabajadores del Centro Universitario de
Totonicapán.
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1/1
TRABAJADOR AUXILIAR DE TESORERÍA
INICIO
FINAL
Solicita Solvencia de Bienes
de Inventario
Verifica Tarjetas de
Responsabilidad de Bines de
inventario y Bienes Fungibles
de lo que puede resultar:
Que ningún bien siga a su
nombre y que haya
realizado el trámite
respectivo de entrega de
cargo.
Recibe documento, verifica
datos, de haber algún error
devuelve para su corrección,
caso contrario se retira.
Que hayan
inconvenientes
respecto a un bien.
Informa al trabajador el motivo
de no encontrarse solvente y los
procedimientos a seguir, siendo
los siguientes:
Realiza solvencia,
imprime, sella, firma,
entrega.
Tarjetas de Bienes de
Inventario que sigan a su
Nombre: Esperar a que el
Auxiliar de Tesorería designe
los bienes al nuevo trabajador
responsable.
Robo, pérdida, mal
estado o
desaparición de un
bien: Proceder
conforme lo estipula
el Reglamento para
el Registro y Control
de Bienes Muebles y
otros Activos Fijos de
la USAC
Al solucionar su situación
puede solicitar nuevamente la
solvencia al Auxiliar de
Tesorería
Realiza solvencia,
imprime, sella, firma,
entrega.Recibe documento, verifica
datos, de haber algún error
devuelve para su corrección,
caso contrario se retira.
75
6.3 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL ACADÉMICO
1. Exámenes de Ingreso a la Universidad de San Carlos de Guatemala y al Centro Universitario de Totonicapán.
2. Inscripción de Alumnos de Primer Ingreso.
3. Asignación de Cursos.
4. Inscripción Extraordinaria de Alumnos de Reingreso.
5. Emisión de Certificación de Cursos Aprobados.
6. Retiro de Curso(s) Asignado(s).
7. Equivalencias de Cursos.
8. Traslado de Matrícula Estudiantil, Carrera Simultánea, Cambio de Carrera, Cambio de Extensión e Ingreso como Graduados a la USAC.
9. Procesamiento de las Actas de Exámenes de Fin de Curso, Exámenes de Recuperación y publicación de las mismas.
10. Solicitud de Examen Extraordinario e Inclusión de Estudiantes al Acta Oficial por Acta Complemento y Procesamiento al Sistema de Control Académico de las mismas.
11. Emisión de Cierre de Pensum de Alumnos de Profesorado y Licenciatura.
12. Emisión de Solvencia de Control Académico al Personal Docente del Centro.
76
Título:
1. Exámenes de Ingreso a la Universidad de San Carlos de Guatemala y al Centro Universitario de Totonicapán.
Objetivos Específicos del Procedimiento:
a) Brindar información al estudiante acerca del proceso de exámenes de ingreso a la Universidad de San Carlos de Guatemala.
b) Promover por diversos medios las carreras habilitadas en el Centro Universitario de Totonicapán y orientar al estudiante sobre los exámenes que debe realizar si desea ingresar al mismo.
c) Cumplir con los procedimientos establecidos por el Reglamento del Sistema de Ubicación y Nivelación de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Normas Específicas:
a) El proceso de ingreso a la Universidad de San Carlos de Guatemala y al Centro Universitario de Totonicapán conlleva la realización de 3 fases, ningún estudiante puede someterse a un examen sin haber ganado el prerrequisito, porque no pueden aprobar un examen fundado antes que el examen fundante.
b) Para someterse a cada examen el estudiante debe presentar la constancia del examen anterior con resultado satisfactorio.
c) Los estudiantes que deseen ingresar en el Centro Universitario de Totonicapán deben realizar las Pruebas Específicas únicamente en el mismo, ya que los resultados no tendrán validez en lugar distinto a donde se hayan realizado.
Formas del Procedimiento:
1. Boleta de Registro de Datos de Estudiantes de Pre-Ingreso. Forma No. F-OV01
2. Base de Datos para Asignación de Pruebas de Conocimientos Básicos para Centros
Regionales.
3. Base de Datos para Asignación de Pruebas Específicas.
77
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Exámenes de Ingreso a la Universidad de San Carlos de Guatemala y al Centro Universitario de Totonicapán.
Hoja No. 1 de 13 No. de Formas: Tres
Inicia: Orientación Vocacional Termina: Estudiante
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
FASE I: EXAMEN DE ORIENTACIÓN VOCACIONAL
ORIENTACIÓN
VOCACIONAL
Orientador
Vocacional
1
Programa e informa al Planificador Académico del Centro Universitario de Totonicapán las fechas de evaluaciones de exámenes de Orientación Vocacional.
2
Divulga las fechas en los diversos centros educativos del Departamento donde se encuentren estudiantes cursando el último año del nivel medio y público en general e informa el proceso a realizar para el pago del examen e inscripción a través de la página de internet: www.vocacional.usac.edu.gt
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico 3
Recibe información y traslada a Control Académico.
CONTROL ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
4 Recibe información, postea afiches en lugares públicos para personas interesadas en ingresar a la Universidad.
ORIENTACIÓN
VOCACIONAL
Orientador
Vocacional
5 Conforma los salones y horarios que se habilitarán para las evaluaciones según fechas establecidas.
6
Realiza oficio con copia dirigido al Director(a) de un establecimiento educativo para solicitarle el uso de las instalaciones para la aplicación de los exámenes. Traslada
78
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 2 de 13
Título del Procedimiento: Exámenes de Ingreso a la Universidad de San Carlos de Guatemala y
al Centro Universitario de Totonicapán.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CENTRO
EDUCATIVO Director 7
Recibe oficio, revisa, firma copia de recibido y autoriza solicitud. Traslada.
ORIENTACIÓN
VOCACIONAL
Orientador
Vocacional 8
Recibe copia de oficio, archiva
CUNTOTO Estudiante 9 Se presenta a Control Académico para ampliar información.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
10
Brinda información necesaria y un volante con el proceso a seguir para realizar el pago del examen de Orientación Vocacional y la inscripción correspondiente.
ORIENTACIÓN
VOCACIONAL
Orientador
Vocacional 11
Viaja al Campus Central a recoger los exámenes
CUNTOTO Estudiante 12 En la fecha y horario establecido se presenta al lugar indicado para la evaluación.
ORIENTACIÓN
VOCACIONAL
Orientador
Vocacional 13
Evalúa a los estudiantes y al concluir les indica que desprendan la pestaña que se encuentra en la parte inferior del mismo, la cual le servirá para solicitar la tarjeta de Orientación Vocacional en la fecha estipulada.
CUNTOTO Estudiante 14
En la fecha y horario establecido se presenta al lugar indicado para recoger la Tarjeta de Orientación Vocacional, entrega al Orientador Vocacional la contraseña que desprendió del examen.
ORIENTACIÓN
VOCACIONAL
Orientador
Vocacional 15
Recibe contraseña, entrega Tarjeta de Orientación Vocacional e indica el proceso a seguir para la Fase II.
CUNTOTO Estudiante 16 Recibe tarjeta y se retira.
79
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 3 de 13
Título del Procedimiento: Exámenes de Ingreso a la Universidad de San Carlos de Guatemala y
al Centro Universitario de Totonicapán.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
FASE II: PRUEBAS DE CONOCIMIENTOS BÁSICOS
SISTEMA DE
UBICACIÓN Y
NIVELACIÓN
(SUN)
Personal
Designado 17
Entrega al Planificador Académico circular con la calendarización anual de las Pruebas de Conocimientos Básicos.
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico 18 Recibe circular, firma de recibido, traslada a Control
Académico para su conocimiento y divulgación.
CONTROL
ACADÉMICO
Auxiliar de
Control
Académico
19
Recibe circular, archiva. De acuerdo a las fechas programadas calendariza inscripción en Control Académico, divulga información y requisitos en la página de internet creada por el Departamento para conocimiento del público en general y postea afiches.
SISTEMA DE
UBICACIÓN Y
NIVELACIÓN
Personal
Designado 20
Según fecha envía por correo electrónico al Planificador Académico la base de datos para inscribir a los alumnos.
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico 21
Recibe archivo. Traslada.
CONTROL
ACADÉMICO
Auxiliar de
Control
Académico
22
Recibe archivo y realiza oficio con copia dirigido al Director(a) de un establecimiento educativo para solicitarle el uso de las instalaciones para la aplicación de los exámenes. Traslada
CENTRO
EDUCATIVO Director 23
Recibe oficio, revisa, firma copia de recibido y autoriza solicitud. Traslada.
CONTROL
ACADÉMICO
Auxiliar de
Control
Académico
24 Recibe copia de oficio, archiva.
80
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 4 de 13
Título del Procedimiento: Exámenes de Ingreso a la Universidad de San Carlos de Guatemala y
al Centro Universitario de Totonicapán.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CONTROL
ACADÉMICO
Auxiliar de
Control
Académico
25
Conforma los salones y horarios que se habilitarán para las evaluaciones.
Encargado(a)
de Control
Académico
26
Se comunica vía telefónica o correo electrónico con los Coordinadores de las Carreras para solicitar apoyo los días de evaluación.
Auxiliar de
Control
Académico
27 En las fechas publicadas inicia inscripción de los estudiantes.
CUNTOTO Estudiante 28
Con los requisitos correspondientes se presenta a Control Académico a realizar la inscripción de las Pruebas de Conocimientos Básicos, se asigna la(s) prueba(s) que requiere la Unidad Académica a la que desee ingresar.
CONTROL
ACADÉMICO
Auxiliar de
Control
Académico
29
Llena el archivo con los datos de cada estudiante que se asigne. Entrega una hoja con los contenidos a estudiar y la información sobre la evaluación y el lugar donde puede adquirir el documento de apoyo, si el Centro no cuenta con los documentos de todos los cursos brinda la dirección en internet donde el estudiante puede descargarlos.
30
Al culminar la fecha de inscripción envía nuevamente el archivo por correo electrónico al Sistema de Ubicación y Nivelación con el total de alumnos inscritos por prueba.
SISTEMA DE
UBICACIÓN Y
NIVELACIÓN
Personal
Designado 31 Entrega circular para solicitar los requerimientos de
temarios según fecha de aplicación de las pruebas.
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico 32
Recibe circular, firma de recibido. Traslada
81
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 5 de 13
Título del Procedimiento: Exámenes de Ingreso a la Universidad de San Carlos de Guatemala y
al Centro Universitario de Totonicapán.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
33 Recibe circular, archiva.
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico
34 Emite oficio con copia dirigido al SUN para solicitar requerimientos de cada materia asignada.
35
Según fecha, programa comisión al Campus Central para recoger los requerimientos de las pruebas, informa al Director para la autorización de sus viáticos. Ver Procedimiento No. 01 del Departamento de Tesorería
36
Si por algún motivo el Planificador Académico no pude presentarse a recoger las pruebas, procederá de la manera siguiente:
36.1 Nombrará al Encargado(a) de Control Académico por medio de un oficio para realizar la comisión respectiva, tramitando sus viáticos. Procede igual que el paso No. 35
37
En las fechas establecidas se presenta al SUN a recoger el material de evaluación, entrega oficio con copia.
SISTEMA DE
UBICACIÓN Y
NIVELACIÓN
Personal
Designado 38
Recibe oficio, revisa, sella de recibido y procede a hacer el conteo y entrega de las pruebas solicitadas. Llena constancia de Entrega de material para la aplicación de Pruebas de Conocimientos Básicos de Centros Regionales, traslada al Planificador Académico para que firme de recibido.
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico 39
Recibe constancia, revisa y firma de recibido. Traslada
82
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 6 de 13
Título del Procedimiento: Exámenes de Ingreso a la Universidad de San Carlos de Guatemala y
al Centro Universitario de Totonicapán.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
SISTEMA DE
UBICACIÓN Y
NIVELACIÓN
Personal
Designado 40
Recibe, saca fotocopia a la constancia y hace entrega al Planificador Académico junto con la pruebas. Archiva constancia.
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico 41
Recibe material, se retira. Traslada
CONTROL
ACADÉMICO
Auxiliar de
Control
Académico
42 Recibe material, archiva oficios, realiza nuevamente el conteo de las pruebas y las ordena para los días de la evaluación.
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Personal
Designado 43
En la fecha de evaluación se presentan al establecimiento educativo, ordenan los salones a utilizar.
CUNTOTO Estudiantes 44
En la fecha, horario y lugar establecido se presentan para la evaluación.
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Personal
Designado 45
Orden a los estudiantes en los salones, les solicitan los requisitos de evaluación, pasan lista y evalúan. Al concluir les indican la fecha de entrega de resultados en las oficinas de Control Académico o en la página de internet del SUN.
CUNTOTO Estudiantes 46
Se evalúan y al culminar el examen desprenden una pestaña que se encuentra en la parte inferior del mismo, la cual les servirá para solicitar los resultados donde les indicaron. Entregan examen al evaluador.
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Personal
Designado 47
Reciben exámenes, al finalizar cuentan las pruebas que se utilizaron por salón, las anuladas y en blanco, así como el resto de material que sirvió para la evaluación, las guardan en sobres y los rotulan según materia.
83
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 7 de 13
Título del Procedimiento: Exámenes de Ingreso a la Universidad de San Carlos de Guatemala y
al Centro Universitario de Totonicapán.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico
48
Emite oficio con copia dirigido al SUN para entregar las pruebas de cada materia evaluada.
49
Procede de la misma manera que los paso 35 al 36, sólo que en este caso es para entregar las pruebas y el material de evaluación.
SISTEMA DE
UBICACIÓN Y
NIVELACIÓN
Personal
Designado 50
Recibe oficio, revisa, sella de recibido y procede a realizar el conteo de las pruebas para que coincidan con lo que se entregó. Llena constancia de Recepción de material para la aplicación de Pruebas de Conocimientos Básicos de Centros Regionales, traslada al Planificador Académico para que firme de recibido.
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico 51 Recibe constancia, revisa y firma de recibido.
Traslada
SISTEMA DE
UBICACIÓN Y
NIVELACIÓN
Personal
Designado 52 Recibe, saca fotocopia a la constancia y hace
entrega al Planificador Académico. Archiva
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico 53
Recibe oficio, se retira. Traslada
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
54 Recibe documentos y archiva.
84
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 8 de 13
Título del Procedimiento: Exámenes de Ingreso a la Universidad de San Carlos de Guatemala y
al Centro Universitario de Totonicapán.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
SISTEMA DE
UBICACIÓN Y
NIVELACIÓN
Personal
Designado 55
Envía por correo electrónico al Planificador Académico un archivo con los resultados de las pruebas según fecha de evaluación.
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico 56 Recibe archivo, lo reenvía nuevamente por correo a
Control Académico para su publicación.
CONTROL
ACADÉMICO
Auxiliar de
Control
Académico
57
Recibe archivo, imprime los resultados e informa a los estudiantes por los medios disponibles para que consulten los mismos, ya sea en la página de internet o en las oficinas de Control Académico.
SISTEMA DE
UBICACIÓN Y
NIVELACIÓN
Personal
Designado 58
Notifica al Planificador Académico las fechas de entrega de las Constancias de Pruebas de Conocimientos Básicos para los estudiantes que obtuvieron resultado Satisfactorio y las hojas de registro para que firmen de recibido.
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico 59
Procede de la misma manera que los pasos No. 35 al 36, en este caso es para recoger las Constancias de las Pruebas de Conocimientos Básicos
SISTEMA DE
UBICACIÓN Y
NIVELACIÓN
Personal
Designado 60
Entrega Constancias y hoja de envío con copia para que firme de recibido.
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico 61
Recibe constancias, revisa y firma de recibido. Traslada
SISTEMA DE
UBICACIÓN Y
NIVELACIÓN
Personal
Designado 62
Recibe copia y archiva.
85
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 9 de 13
Título del Procedimiento: Exámenes de Ingreso a la Universidad de San Carlos de Guatemala y
al Centro Universitario de Totonicapán.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico 63
Traslada documentos a Control Académico.
CONTROL
ACADÉMICO
Auxiliar de
Control
Académico
64 Recibe documentos, archiva hoja de envío.
CUNTOTO Estudiantes 65
En la fecha y horario establecido se presentan a Control Académico a consultar resultados, para lo cual entregan la contraseña que desprendieron del examen.
CONTROL
ACADÉMICO
Auxiliar de
Control
Académico
66
Recibe contraseña, revisa en el listado impreso el/los resultados del estudiante, de lo que puede resultar:
66.1 Si el resultado es Satisfactorio. CONTINÚA PASO 67.
66.2 Si el resultado es Insatisfactorio. CONTINÚA PASO 71.
67 Entrega Constancia(s) y la hoja de registro para que firmen de recibido, desecha contraseña.
CUNTOTO Estudiante 68 Recibe Constancia(s) y hojas, firma de recibido, traslada a Control Académico.
CONTROL
ACADÉMICO
Auxiliar de
Control
Académico
69 Recibe hojas, indica el proceso a seguir para la Fase III, entrega volante con la descripción de las carreras disponibles en el Centro si desean estudiar en él.
CUNTOTO Estudiantes 70 Recibe volante, se retira
CONTROL
ACADÉMICO
Auxiliar de
Control
Académico
71
Si hay otra fecha de evaluación y si el estudiante desea inscribirse, lo inscribe e inicia nuevamente el proceso de la Fase II. Si ya no hubiera otra fecha de evaluación durante el año le informa que deberá realizar sus pruebas el próximo año.
86
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 10 de 13
Título del Procedimiento: Exámenes de Ingreso a la Universidad de San Carlos de Guatemala
y al Centro Universitario de Totonicapán.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CUNTOTO Estudiantes 72 Recibe información y se retira.
FASE III: PRUEBAS ESPECÍFICAS
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico 73
En base a la calendarización de las Pruebas de Conocimientos Básicos enviadas por el SUN realiza programación de las Pruebas Específicas. Traslada a Coordinadores de Carreras y Control Académico indicándole a éste último que es el responsable de la inscripción.
CUNTOTO
Encargado(a)
de Control
Académico,
Coordinadores
de Carreras
74 Reciben programación y divulgan para el conocimiento de los estudiantes.
Coordinadores
de Carreras 75
Realiza oficio con copia dirigido al Director(a) de un establecimiento educativo para solicitarle la autorización del uso del mismo para la aplicación de los exámenes. Traslada.
CENTRO
EDUCATIVO Director 76
Recibe oficio, revisa, firma copia de recibido y autoriza solicitud.
CUNTOTO Coordinadores
de Carreras 77 Brindan a Control Académico toda la información
necesaria para la aplicación de las pruebas.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
78
Recibe información y en base a la misma crea la base de datos por Carrera, conforma los salones y horarios que se habilitarán para las evaluaciones.
79 En las fechas programas inicia inscripción de Pruebas Específicas.
CUNTOTO Estudiante 80 Con los requisitos correspondientes se presenta a Control Académico a realizar la inscripción de las Pruebas Específicas, se asigna.
87
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 11 de 13
Título del Procedimiento: Exámenes de Ingreso a la Universidad de San Carlos de Guatemala
y al Centro Universitario de Totonicapán.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
81 Inscribe al estudiante según la carrera que elija. Entrega un volante con información de la evaluación.
82 Al culminar la fecha de inscripción envía a cada Coordinador de Carrera el archivo respectivo.
CUNTOTO Coordinadores
83 Reciben archivos e imprimen listados.
84 En la fecha de evaluación se presentan al establecimiento educativo, ordenan los salones a utilizar.
CUNTOTO
Estudiantes 85
En la fecha, horario y lugar establecido se presentan para la evaluación.
Coordinadores 86
Ordenan a los estudiantes en los salones, les solicitan los requisitos de evaluación, pasan lista y evalúan. Al concluir les indican la fecha de entrega de resultados en las oficinas de Control Académico.
Coordinadores 87
Envían por correo electrónico a Control Académico los resultados de las pruebas en el mismo archivo que se les proporcionó con anterioridad para que las dé a conocer a los estudiantes y realice las constancias para quienes obtuvieron resultado satisfactorio.
CONTROL
ACADÉMICO
Auxiliar de
Control
Académico
88 Recibe archivos, los imprime, elabora las Constancias de Pruebas Específicas según carrera. Traslada a Coordinadores para que las firmen.
CUNTOTO Coordinadores 89 Reciben constancias, las firman, trasladan a Control Académico.
88
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 12 de 13
Título del Procedimiento: Exámenes de Ingreso a la Universidad de San Carlos de Guatemala
y al Centro Universitario de Totonicapán.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CONTROL
ACADÉMICO
Auxiliar de
Control
Académico
90 Recibe Constancias, les coloca el sello de agua de la Universidad. Traslada a la Secretaria para que les coloque el sello del Centro.
SECRETARÍA DE
DIRECCIÓN Secretaria 91 Recibe Constancias, las sella, traslada a Control
Académico
CONTROL
ACADÉMICO
Auxiliar de
Control
Académico
92 Recibe Constancias, informa por los medios disponibles para que los estudiantes consulten sus resultados en Control Académico.
CUNTOTO Estudiante 93 En la fecha y horario establecido se presenta a Control Académico a consultar resultados
CONTROL
ACADÉMICO
Auxiliar de
Control
Académico
94
Revisa en el listado impreso el resultado del estudiante, de lo que puede resultar:
94.1 Si el resultado es Satisfactorio. CONTINÚA PASO 95.
94.2 Si el resultado es Insatisfactorio. CONTINÚA PASO 99.
95
Entrega Constancia y la hoja de registro para que firmen de recibido.
CUNTOTO Estudiante 96 Recibe Constancia y hoja, firma de recibido, traslada a Control Académico.
CONTROL
ACADÉMICO
Auxiliar de
Control
Académico
97 Recibe hojas, indica el proceso a seguir para realizar inscripción de Primer Ingreso para el próximo año.
CUNTOTO Estudiantes 98 Recibe información, se retira
89
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 13 de 13
Título del Procedimiento: Exámenes de Ingreso a la Universidad de San Carlos de Guatemala
y al Centro Universitario de Totonicapán.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CONTROL
ACADÉMICO
Auxiliar de
Control
Académico
99
Le informa lo siguiente:
99.1 Si hay otra fecha de evaluación y si el estudiante desea inscribirse, lo inscribe e inicia nuevamente el proceso de la Fase III.
99.2 Si ya no hubiese otra fecha de evaluación durante el año le informa que deberá realizar sus pruebas el próximo año.
CUNTOTO Estudiante 100 Se inscribe, se retira.
90
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Exámenes de Ingreso a CUNTOTO FASE I - Orientación Vocacional
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1
ENCARGADO DE
CONTROL
ACADEMICO
DIRECTOR
ESTABLECIMIENTO ESTUDIANTE ORIENTADOR VOCACIONAL
INICIO
Programa e informa al Planificador Académico de
CUNTOTO las fechas de evaluaciones de
exámenes de Orientación Vocacional.
Divulga las fechas en los diversos centros
educativos del Departamento, e
informa el proceso a realizar para el pago
del examen e inscripción a través de la página de internet: www.vocacional.usac.
edu.gt
Conforma los salones y horarios que se
habilitarán para las evaluaciones según fechas establecidas
Realiza oficio con copia dirigido al
Director(a) de un establecimiento educativo para
solicitarle el uso de las instalaciones para
la aplicación de los exámenes. Traslada
Recibe solicitud y
autoriza la actividad.
Recibe
información en
relación a
inscripción fechas
etc.
Brinda información
necesaria y un
volante con el
proceso a seguir
para realizar el pago
del examen de
Orientación
Vocacional y la
inscripción
correspondiente.
Recibe
autorización del
establecimiento y
Viaja al Campus
Central a recoger
los exámenes
El estudiante se
evalúa y recibe
instrucciones para
solicitar la tarjeta
de Orientación
Vocacional en la
fecha estipulada.
Entrega Tarjeta de Orientación
Vocacional e indica el proceso a seguir
para la Fase II.
FINAL
91
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Exámenes de Ingreso a CUNTOTO FASE II - Pruebas de Conocimientos Básicos
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1
PLANIFICACION
ACADEMICA CONTROL ACADEMICO ESTUDIANTE
SISTEMA DE UBICACIÓN
Y NIVELACION
SUN
INICIO
Entrega al Planificador
Académico circular con la
calendarización anual de las Pruebas de
Conocimientos Básicos.
Recibe circular, firma de recibido, traslada a Control
Académico para su conocimiento y
divulgación
Recibe circular, archiva. De acuerdo
a las fechas programadas calendariza
inscripción, divulga información sobre la pagina y postea
afiches.
Envía fecha de evaluación próxima y la base de datos para inscribir a los alumnos
Recibe archivo a
traslada a control
académico.
Realiza oficio con
copia dirigido al
Director(a) de un
establecimiento
educativo para
solicitarle el uso
de las
instalaciones para
la aplicación de
los exámenes.
Traslada
Recibe solicitud aprobada y
conforma los salones y horarios que se habilitarán
para las evaluaciones
Se comunica vía telefónica con los Coordinadores de las Carreras para
solicitar apoyo los días de evaluación
En las fechas publicadas
inicia inscripción de
los estudiantes
Con los requisitos
correspondientes se
presenta a Control
Académico a realizar
la inscripción de las
Pruebas de
Conocimientos
Básicos, se asigna
la(s) prueba(s) que
requiere la Unidad
Académica a la que
desee ingresar.
Recibe
información
92
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Exámenes de Ingreso a CUNTOTO FASE II - Pruebas de Conocimientos Básicos
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
2 SISTEMA DE
UBICACIÓN Y
NIVELACION
SUN
PLANIFICACION
ACADEMICA CONTROL ACADEMICO ESTUDIANTE
Llena el archivo con los datos de cada estudiante
que se asigne. Entrega una hoja con los contenidos a estudiar y la información sobre la evaluación y el
lugar donde puede adquirir el documento de apoyo, O
brinda la dirección en internet donde el estudiante puede
descargarlos
Al terminar la inscripción envía al SUM el archivo
de alumnos inscritos
Emite oficio con copia dirigido al SUN para
solicitar requerimientos de cada materia
asignada.
Recibe y Entrega circular para solicitar los
requerimientos de temarios según fecha de
aplicación de las pruebas.
Según fecha, programa comisión al Campus
Central para recoger los requerimientos de las pruebas y material de
evaluación
Recibe oficio, revisa, sella de recibido y procede a hacer el conteo y entrega de
las pruebas solicitadas.
Firma de recibido traslada
Recibe material, archiva oficios, realiza
nuevamente el conteo de las pruebas y las ordena para los días de la evaluación
Ordenan los estudiantes en los
salones, les solicitan los requisitos de
evaluación, pasan lista y evalúan. Al
concluir les indican la fecha de
entrega de resultados en las
oficinas de Control Académico o en la página de internet
del SUN.
En la fecha, horario y lugar establecido se
presentan para la evaluación. Planificador Academico
Control Academico y
estudiates
93
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Exámenes de Ingreso a CUNTOTO FASE II - Pruebas de Conocimientos Básicos
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
3
PLANIFICACION
ACADEMICA CONTROL ACADEMICO ESTUDIANTE
SISTEMA DE
UBICACION Y
NIVELACION SUN
Se evalúan y al culminar el examen
desprenden una pestaña que se encuentra en la
parte inferior del mismo, la cual les
servirá para solicitar los resultados
donde les indicaron. Entregan examen al
evaluador
Reciben exámenes, al finalizar cuentan las
pruebas que se utilizaron por salón,
como el resto de material que sirvió
para la evaluación, las guardan en sobres
rotulados.
Emite oficio con
copia dirigido al
SUN para entregar
las pruebas de cada
materia evaluada.
Recibe oficio,
revisa, sella de
recibido y procede
a realizar el conteo
de las pruebas para
que coincidan con
la que se le
entregaron.
Envía por correo electrónico al
Planificador Académico un archivo con los resultados de las
pruebas.
Recibe archivo, traslada por
correo a Control Académico para su publicación
Recibe archivo, imprime los resultados e informa a los
estudiantes como obtener la constancia
Notifica al Planificador
Académico las fechas
de entrega de las
Constancias de
Pruebas para los
estudiantes que
obtuvieron resultado
Satisfactorio y las hojas
de registro para que
firmen de recibido.
Reciben información y
se presentan a
recoger constancia la
fecha indicada y
consultan su
resultado en la
pagina.
Recibe
constancias,
revisa y firma de
recibido. Traslada
Recibe
constancias y
archiva hoja de
envío.
Entrega Constancia(s) y
la hoja de registro para
que firmen de recibido, y
solicita contraseña.
Inscribe
nuevamente si
hay otra
oportunidad.
Si no le indica
que sebe
hacerlas el
año siguiente.
Recibe constancia y se
informa de fechas de
pruebas especiicas.
Insatisfactorio
Satisfactorio
FINAL
94
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Exámenes de Ingreso a CUNTOTO FASE III - Pruebas Especificas
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1
CONTROL ACADEMICO COORDINADORES ESTUDIANTES PLANIFICACION
ACADEMICA
INICIO
Realiza programación de las Pruebas Específicas.
Traslada a Coordinadores de Carreras y Control
Académico indicándole a éste último que es el
responsable de la inscripción.
Reciben programación y divulgan para el
conocimiento de los estudiantes
Realiza oficio con
copia dirigido al
Director(a) de un
establecimiento
educativo para
solicitarle la
autorización del
uso del mismo
para la aplicación
de los exámenes.
Traslada.
Recibe información y en base a la
misma crea la base de datos por
Carrera, conforma los salones y
horarios que se habilitarán para las
evaluaciones
En las fechas programas inicia
inscripción de Pruebas Específicas
Con los requisitos correspondientes se presenta a Control
Académico a realizar la
inscripción de las Pruebas Específicas,
se asigna.
Reciben
información para
inscribirse en
control académico
Al terminar el
proceso de
inscripción envía a
cada Coordinador
de Carrera el
archivo respectivo.
Reciben archivos
e imprimen
listados.En la
fecha de
evaluación se
presentan al
establecimiento
educativo,
ordenan los
salones a utilizar.
En la fecha, horario y lugar establecido se presentan para
la evaluación
Ordenan a los estudiantes en los salones, realizan procedimientos
establecidos y les indican la fecha de
entrega de resultados en las
oficinas de Control Académico
95
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Exámenes de Ingreso a CUNTOTO FASE III - Pruebas Especificas
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
2
CONTROL ACADEMICO COORDINADORES ESTUDIANTES PLANIFICACION
ACADEMICA
Envían por correo electrónico a
Control Académico los resultados de las
pruebas en el mismo archivo que se les proporcionó con anterioridad para que las dé a
conocer a los estudiantes y realice
las constancias.
Recibe archivos, los imprime, elabora las
Constancias de Pruebas Específicas
de alumnos que aprobaron según
carrera. Traslada a Coordinadores para
que las firmen.Reciben
constancias, las
firman, trasladan a
Control
Académico.
Recibe Constancias, les coloca el sello de
agua de la Universidad. Traslada a la
Secretaria para que les coloque el sello
del Centro.
Revisa en el
listado impreso el
resultado del
estudiante, de lo
que puede
resultar:
En la fecha y horario establecido se
presenta a Control Académico a
consultar resultados
Si el resultado
es
insatisfactoria
indica las
fechas de la
próxima
evaluación
Si el resultado
es
satisfactorio
entrega
constancia
FINAL
Recibe Constancia y la hoja de registro para firmar de recibido.
96
Título:
2. Inscripción de Estudiantes de Primer Ingreso.
Objetivo Específico del Procedimiento:
a) Completar el proceso de ingreso del estudiante al Centro Universitario de Totonicapán de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Normas Específicas:
a) Los estudiantes de primer ingreso deben presentar al momento de su inscripción los requisitos estipulados en el Artículo 15 del Reglamento de Administración Estudiantil de la Universidad de San Carlos de Guatemala y el Departamento de Registro y Estadística.
Formas del Procedimiento:
1. Hoja de Preinscripción generada en la página de internet del Departamento de
Registro y Estadística.
2. Tarjeta de Inscripción.
3. Base de Datos para Control de Entrega de Expedientes para Centros, Escuelas e
Institutos.
97
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Inscripción de Estudiantes de Primer Ingreso.
Hoja No. 1 de 4 No. de Formas: Tres
Inicia: Departamento de Registro
y Estadística- Campus Central
USAC
Termina: Control Académico
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
REGISTRO Y
ESTADÍSTICA
Personal
Designado 1
Entrega al Planificador Académico circulares informando fechas de entrega de material para el proceso de inscripción de alumnos de primer ingreso e inscripción de los mismos.
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico 2
Recibe circulares, firma de recibido, traslada.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
3 Recibe documentos, archiva. Por los medios disponibles informa a los estudiantes las fechas de inscripción de primer ingreso.
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico
4
Programa comisión al Campus Central para recoger el material de inscripción de Primer Ingreso, informa al Director para la autorización de sus viáticos. Ver Procedimiento No. 01 del Departamento de Tesorería
5
Si por algún motivo el Planificador Académico no pude presentarse a recoger el material, procederá de la siguiente manera:
5.1 Nombrará al Encargado(a) de Control Académico por medio de un oficio para realizar la comisión respectiva, tramitando de la misma manera sus viáticos. Procede igual que el paso No. 4
98
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 2 de 4
Título del Procedimiento: Inscripción de Estudiante de Primer Ingreso.
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico 6
En las fechas establecidas se presenta al Departamento de Registro y Estadística a recoger el material de inscripción de Primer Ingreso.
REGISTRO Y
ESTADÍSTICA
Personal
Designado 7
Entrega al Planificador Académico el material de Inscripción de Primer Ingreso y oficio con copia para que firme de recibido.
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico 8 Recibe material, verifica, firma de recibido,
conserva copia. Traslada.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
9
Recibe documentos, revisa nuevamente la papelería de inscripción de primer ingreso. Archiva copia de oficio.
CUNTOTO Estudiante 10
En las fechas establecidas se presenta a Control Académico con la papelería original requerida en un sobre manila y 1 copia para realizar la inscripción.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
11
Entrega al estudiante la Tarjeta de Inscripción para que complete la información e indica que al devolverla debe hacerlo junto con los documentos requeridos para la misma.
CUNTOTO Estudiante 12 Recibe tarjeta de inscripción, completa los datos requeridos. Traslada.
99
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 3 de 4
Título del Procedimiento: Inscripción de Estudiantes de Primer Ingreso.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
13
Recibe tarjeta de inscripción, la documentación en original y copias. Procede de la siguiente manera:
13.1 Revisa que los datos en la tarjeta estén correctos, de lo contrario entrega otra para su corrección.
13.2 Revisa que los documentos en original estén completos, si no completa la documentación requerida anota en el sobre lo que le hace falta y le indica el tiempo límite para entregarlos.
13.3 Adjunta la tarjeta de inscripción al expediente del estudiante.
13.4 Revisa los sobres y los sella de recibido.
14
Ingresa a la página de internet del Departamento de Registro y Estadística para completar la solicitud de inscripción, generar la misma, así como el número de carnet del estudiante y la orden de pago de la matrícula.
15
Al generar el número de carnet del estudiante lo anota en la Tarjeta de Inscripción y en el sobre otorgado por el Departamento de Registro y Estadística.
16 Entrega al estudiante la solicitud de inscripción y el sobre para que los firme.
CUNTOTO Estudiante 17 Recibe solicitud y sobre, verifica que sus datos estén correctos, firma y traslada.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico 18
Recibe solicitud, la adjunta al expediente y los introduce en el sobre, ingresa los datos del estudiante al archivo de Control de Entrega de Expedientes para Centros, Escuelas e Institutos otorgado por el Departamento de Registro y Estadística, entrega la orden de pago para que cancele en los Bancos establecidos y uno de los sobres que contienen las copias con sello de recibido, el sobre restante lo archiva.
100
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 4 de 4
Título del Procedimiento: Inscripción de Estudiante de Primer Ingreso.
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
CUNTOTO
Estudiante
19
Recibe documentos, se dirige al Banco a cancelar la matrícula, saca fotocopia a la boleta de pago y se dirige nuevamente a Control Académico para entregarla.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
20
Recibe la boleta de pago en original y entrega al estudiante la fotocopia con sello de recibido y adjunta el recibo original al expediente de inscripción.
21
Ordena la papelería y el archivo de Control de Entrega de Expedientes de los alumnos inscritos en forma manual, electrónica y en CD, emite oficio de entrega con copia. Traslada.
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico 22
Recibe documentos, revisa la papelería y procede
de igual forma que los pasos 4 y 5, en este caso
es para entrega de documentos de Primer Ingreso
REGISTRO Y
ESTADÍSTICA
Personal
Designado 23 Recibe expedientes, revisa conforme el archivo,
firma y sella copia de oficio de entrega. Traslada.
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico 24
Recibe copia de oficio. Traslada.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
25 Recibe documento, verifica y archiva.
101
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Inscripción de Estudiantes de Primer Ingreso
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1
PLANIFICACION
ACADEMICA CONTROL ACADEMICO ESTUDIANTE
REGISTRO Y
ESTADISTICA
INICIO
Entrega al Planificador Académico circulares informando fechas de entrega de material para el proceso de
inscripción de alumnos de primer ingreso e
inscripción.
Recibe circulares, firma de recibido,
traslada
Recibe circulares, firma de recibido,
informa a estudiantes fechas de inscripción de primero ingreso.
Programa comisión al Campus Central
para recoger el material de
inscripción de Primer Ingreso, o delegara a algún algún auxiliar de
Control Académico
Entrega al Planificador
Académico el material de Inscripción de Primer Ingreso y
oficio con copia para que firme de recibido.
En las fechas establecidas se
presenta a Registro y Estadística a
recoger el material de inscripción de
Primer Ingreso.
Recibe material, verifica, firma de
recibido, conserva copia. Traslada.
Recibe documentos, revisa nuevamente
la papelería de inscripción Archiva
copia de oficio.
En las fechas establecidas se
presenta a Control Académico con la papelería original requerida en un sobre manila y 1
copia para inscribirse.
Entrega al
estudiante la Tarjeta
de Inscripción para
que complete la
información Recibe tarjeta de
inscripción,
completa los datos
requeridos.
Traslada.
102
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Inscripción de Estudiantes de Primer Ingreso
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
2
PLANIFICACION
ACADEMICA CONTROL ACADEMICO ESTUDIANTE
REGISTRO Y
ESTADISTICA
Recibe documentos,
se dirige al Banco a
cancelar la
matrícula, saca
fotocopia a la boleta
de pago y se dirige
nuevamente a
Control Académico
para entregarla.
Recibe tarjeta de inscripción, la
documentación en original y copias. Procede
de la siguiente manera
Revisa que los datos
en la tarjeta estén
correctos, de lo
contrario entrega otra
para su corrección.
Revisa que los documentos en original estén completos, si no
anota en el sobre lo que le hace falta y le indica el tiempo límite para
entregarlos
Adjunta la tarjeta de
inscripción al
expediente del
estudiante.
Revisa los sobres y los
sella de recibido
Ingresa a la página de internet
para completar la solicitud de
inscripción,
Genera número de carnet del
estudiante lo anota en la tarjeta
y sobre, y también genera la
orden de pago de la matrícula.
Entrega al estudiante la
solicitud de inscripción y el
sobre para que los firme.
Recibe la boleta de pago en
original y entrega al estudiante
la fotocopia con sello de
recibido y adjunta el recibo
original al expediente de
inscripción
Recibe
documentos
revisa la papelería
de Primer Ingreso
y traslada.
Recibe
expedientes,
revisa conforme el
archivo, firma y
sella copia de
oficio de entrega.
Traslada
Recibe copia de oficio. Traslada
Ordena la papelería y el
archivo de Control de Entrega
de Expedientes de los alumnos
inscritos en forma manual,
electrónica y en CD, emite
oficio de entrega con copia.
Traslada
FINAL Recibe documento, verifica y archiva.
103
Título:
3. Asignación de Cursos.
Objetivo Específico del Procedimiento:
a) Asignar cursos de manera efectiva a todo estudiante del Centro Universitario de Totonicapán para que pueda cursar las asignaturas que le corresponden en cada semestre de estudio.
Normas Específicas:
a) La asignación de cursos es por semestre.
b) El estudiante debe dirigirse con el Coordinador de cada carrera a realizar la
asignación respectiva en las fechas y horarios establecidos.
c) El Encargado(a) de Control Académico es el único responsable de ingresar las asignaciones al Sistema de Control Académico, así como firmar y sellar las Constancias de Asignación de Cursos
Formas del Procedimiento:
1. Boleta de Asignación de Cursos. FORMA CA-02
2. Constancia de Asignación de Cursos.
104
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Asignación de Cursos
Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: Dos
Inicia: Control Académico Termina: Estudiantes
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
1
Entrega a cada Coordinador de Carrera el Calendario Académico del Semestre y las Boletas de Asignación de Cursos de cada Ciclo. Así mismo, publica el Calendario en los establecimientos educativos donde se imparten las clases.
CUNTOTO
Coordinadores
2 Reciben del Encargado(a) de Control Académico los respectivos documentos y publica las fechas de asignación de cursos a los estudiantes.
3 En las fechas programadas entrega a cada estudiante la boleta respectiva y realiza la Asignación de Cursos.
Estudiante 4 Llena con sus datos la Boleta de Asignación de Cursos, la firma y la devuelve al Coordinador de la Carrera.
Coordinadores 5 Reciben las boletas de Asignación de Cursos, las
ordena conforme Ciclo y las entrega a Control
Académico.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
6
Recibe del Coordinador de cada carrera las
boletas de asignación e informa la fecha que
entregará las constancias de asignación de
cursos.
7
Ingresa al Sistema de Control Académico los
datos relacionados con la asignación de cursos
de cada estudiante, imprime asignaciones, las
sella y firma.
8
Ordena las Constancias de Asignaciones de
Cursos por Carrera y Ciclo, realiza oficio con
copia dirigido a los Coordinadores para que las
entreguen a los estudiantes.
105
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 2 de 2
Título del Procedimiento: Asignación de Cursos
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CUNTOTO Coordinadores 9 Reciben oficio y asignaciones, firman copia de
recibido, se retiran
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
10
Recibe copia y archiva.
CUNTOTO
Coordinadores 11 Entregan Constancias de Asignaciones a
estudiantes.
Estudiantes 12 Reciben Constancias de Asignaciones
106
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Asignación de Cursos
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1
CONTROL ACADEMICO ESTUDIANTES COORDINADORES
INICIO
Entrega a cada Coordinador de Carrera el Calendario
Académico del Semestre y las Boletas de Asignación de Cursos de cada Ciclo. Así
mismo, publica el Calendario en los establecimientos
educativos donde se imparten las clases.
Reciben de Control Académico los respectivos documentos y publica las fechas de asignación de cursos a los estudiantes
En las fechas programadas entrega a cada estudiante la
boleta para Asignación de Cursos.
Llena con sus datos la Boleta de Asignación
de Cursos, la firma y la devuelve al
Coordinador de la Carrera.
Reciben las boletas de Asignación de
Cursos, las ordena conforme Ciclo y las
entrega a Control Académico.
Recibe del Coordinador de cada carrera las boletas de asignación e informa
la fecha que entregará las constancias de
asignación de cursos.
Ingresa al Sistema de Control Académico los datos para asignación
de cursos de cada estudiante, imprime
asignaciones, las sella y firma
Ordena las Constancias de Asignaciones de
Cursos por Carrera y Ciclo, realiza oficio
dirigido a los Coordinadores.
Reciben oficio y asignaciones, firman
copia de recibido, Entregan Constancias
de Asignaciones a estudiantes
FINAL
Reciben Constancias
de Asignaciones
107
Título:
4. Inscripción Extraordinaria de Alumnos de Reingreso. Objetivo Específico del Procedimiento:
a) Tramitar la inscripción de todo estudiante regular que no haya completado el proceso de inscripción o no se haya inscrito en las fechas establecidas por el Departamento de Registro y Estadística de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Normas Específicas:
a) Los estudiantes que olvidaron completar la inscripción por internet deben haber efectuado el pago de la matricula anual y llenar la Solicitud de Inscripción Extraordinaria del Departamento de Registro y Estadística.
b) Los estudiantes que no realizaron el pago deben llenar la Solicitud de Inscripción Extraordinaria del Departamento de Registro y Estadística.
c) El último trámite que presenta el estudiante para la inscripción extraordinaria es el Recurso de Apelación
Formas del Procedimiento:
1. Solicitud de Inscripción Extraordinaria. 2. Recurso de Apelación. 3. Reporte de Alumnos Asignados
108
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Inscripción Extraordinaria de Alumnos de Reingreso.
Hoja No. 1 de 5 No. de Formas: Tres
Inicia: Control Académico Termina: Control Académico
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
1
Envía a los docentes el Reporte de Alumnos Asignados a los cursos del semestre.
CUNTOTO
Docentes 2
Reciben listados y los postean para que los alumnos verifiquen asignación de cursos. De no hallarse en los mismos deben dirigirse a Control Académico.
Estudiante 3 Se presenta a Control Académico a verificar su inscripción.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
4
Verifica asignación en el sistema, si no está inscrito indica lo siguiente:
4.1 Si realizó el pago en internet pero no completo el proceso de inscripción debe presentar el recibo de pago o estado de cuenta y llenar la Solicitud de Inscripción Extraordinaria.
4.2 Si no efectuó ningún pago debe llenar la Solicitud de Inscripción Extraordinaria.
5 Entrega solicitud e indica la fecha que debe
presentar los documentos.
CUNTOTO Estudiante 6
Recibe solicitud, en la fecha indicada se
presenta a Control Académico y entrega los
documentos requeridos según sea el caso con
copia.
109
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 2 de 5
Título del Procedimiento: Inscripción Extraordinaria de Alumnos de Reingreso.
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
7 Recibe documentos, revisa, sella de recibido e indica la fecha para que regrese a conocer la resolución del trámite.
8
Ordena expediente, traslada al Planificador Académico con copia adjunta.
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico
9
Recibe expediente, ordena, programa comisión para ir al Campus Central, informa al Director para autorización de sus viáticos. Ver Procedimiento No. 01 del Departamento de Tesorería
10
Si por algún motivo el Planificador Académico no pude realizar dicha comisión, procederá de la siguiente manera:
10.1 Nombrará al Encargado(a) de Control Académico por medio de un oficio para realizar la comisión respectiva, tramitando de la misma manera sus viáticos. Procede igual que el paso No. 9
REGISTRO Y
ESTADÍSTICA
Personal
Designado 11
Recibe documentos, revisa, firma y sella de recibido original y copia. Devuelve copia e indica al Planificador Académico la fecha que debe presentarse a recoger la resolución del trámite.
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico 12 Recibe copia, se retira. Traslada
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico 13 Recibe documento y archiva.
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico 14
En la fecha indicada se presenta a Registro y Estadística a recoger resolución.
110
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 3 de 5
Título del Procedimiento: Inscripción Extraordinaria de Alumnos de Reingreso.
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
REGISTRO Y
ESTADÍSTICA
Personal
Designado 15
Entrega resolución con copia, indica que se le deniega la inscripción extraordinaria al estudiante por lo que tiene que realizar el Recurso de Apelación.
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico 16
Recibe resolución original, firma copia de recibido, se retira. Traslada
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico 17
Recibe resolución, saca fotocopia y se comunica con el estudiante para que se dirija a recogerla a Control Académico.
CUNTOTO Estudiante 18 En la fecha indicada se presenta a Control Académico.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico 19
Entrega resolución original con copia, indica que la inscripción fue denegada por lo tanto debe solicitar el Recurso de Apelación y adjuntar los documentos que le soliciten, entrega formulario para que lo llene.
CUNTOTO Estudiante 20 Recibe resolución y formulario, firma copia de recibido. Traslada, se retira.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico 21 Recibe copia y archiva.
CUNTOTO Estudiante 22 Después de haber llenado el formulario hace entrega a Control Académico adjuntando los documentos requeridos.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
23 Recibe documentos e indica la fecha que se le notificará sobre la resolución.
24 Ordena expediente, le saca fotocopia y traslada.
111
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 4 de 5
Título del Procedimiento: Inscripción Extraordinaria de Alumnos de Reingreso.
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico
25
Recibe expediente, ordena, programa comisión para ir al Campus Central, informa al Director para autorización de sus viáticos. Procede igual que los pasos 9 y 10
26 En la fecha establecida se presenta a Registro y Estadística.
REGISTRO Y ESTADÍSTICA
Personal Designado
27 Entrega al Planificador Académico la resolución original y copia del trámite solicitado.
PLANIFICACIÓN ACADÉMICA
Planificador Académico
28 Recibe resolución, firma copia de recibido y devuelve al personal designado.
REGISTRO Y ESTADÍSTICA
Personal Designado
29
Recibe copia y dependiendo de los casos indica lo siguiente:
29.1 Si el trámite fue Aprobado y el alumno ya había pagado la matrícula anual, el personal designado realiza la inscripción en el sistema, sólo informa que debe entregarse la resolución.
29.2 Si el trámite fue Aprobado y el estudiante no canceló el pago de la matrícula anual, entrega un volante con los pasos a seguir para realizar la misma.
29.3 Si el trámite fue Denegado sólo informa que debe entregarse la resolución.
PLANIFICACIÓN ACADÉMICA
Planificador Académico
30 Recibe información y se retira.
31 Traslada documentos e información a Control Académico
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
32 Recibe documentos, saca fotocopia de la resolución, informa al estudiante sobre trámite.
112
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 5 de 5
Título del Procedimiento: Inscripción Extraordinaria de Alumnos de Reingreso.
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
CUNTOTO Estudiante 33 Se presenta a Control Académico, solicita información.
CONTROL ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico 34
Procede de la siguiente manera:
34.1 Si le aprobaron la inscripción y lo inscribieron directamente en Registro y Estadística, entrega resolución del trámite en original y copia para que el estudiante firme de recibido. CONTINÚA PASO 35.
34.2 Si le aprobaron la inscripción pero no efectúo el pago correspondiente. CONTINÚA PASO 37.
34.3 Si le denegaron la inscripción entrega resolución del trámite en original y copia para que el estudiante firme de recibido. Procede igual que los pasos 35 y 36.
CUNTOTO Estudiante 35 Recibe documentos, firma copia de recibido, se retira
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
36 Recibe copia y archiva.
37 Entrega volante con los pasos a seguir para realizar su inscripción en la página de internet del Departamento de Registro y Estadística.
CUNTOTO Estudiante 38 Recibe información, realiza inscripción. Saca fotocopia a los documentos que genero para la misma. Traslada
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico 39
Recibe documentos, verifica inscripción en la página del Departamento de Registro y Estadística, sella copias de recibido, las adjunta en la copia de la resolución. Entrega al estudiante la resolución en original y copia para que firme de recibido. Procede igual que los pasos 35 y 36.
113
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Inscripción Extraordinaria de Alumnos de Reingreso.
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1
ESTUDIANTESPLANIFICACION
ACADEMICA DOCENTES CONTROL ACADEMICO
INICIO
Envía a los docentes el Reporte de Alumnos
Asignados a los cursos del semestre
Reciben listados y
los postean para
que los alumnos
verifiquen
asignación de
cursos. De no
hallarse en los
mismos deben
dirigirse a Control
Académico.
El estudiante se presenta a Control Académico a verificar su inscripción
Control Académico Verifica asignación en el
sistema, si no está inscrito indica lo
siguiente
Si realizó el pago en internet pero no
completo el proceso de inscripción debe
presentar el recibo de pago o estado de cuenta y llenar la
Solicitud de Inscripción Extraordinaria.
Si no efectuó ningún pago debe llenar la
Solicitud de Inscripción Extraordinaria
Recibe solicitud, en
la fecha indicada se
presenta a Control
Académico y
entrega los
documentos
requeridos.
Recibe expediente,
ordena, programa
comisión para ir al
Campus Central.
Ordena expediente, traslada al
Planificador Académico con copia adjunta.
114
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Inscripción Extraordinaria de Alumnos de Reingreso.
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
2
PLANIFICACION
ACADEMICA ESTUDIANTES
REGISTRO Y
ESTADISTICA CONTROL ACADEMICO
Recibe documentos, revisa,
firma y sella de recibido
original y copia, e indica al
Planificador Académico la
fecha que debe presentarse
a recoger la resolución del
trámite
Recibe copia del
documento y
archiva.
En la fecha indicada se
presenta a Registro y
Estadística a recoger
resolución.
Si por algun motivo el
Planificador no puede
viajar nombrara al
encargado de Control
Acadmico para realizar
la comision.
Entrega resolución
con copia, indica
que se le deniega la
inscripción
extraordinaria al
estudiante por lo
que tiene que
realizar el Recurso
de Apelación.
Recibe resolución,
saca fotocopia y se
comunica con el
estudiante para que
se dirija a recogerla a
Control Académico
Entrega resolución
original con copia,
indica que la
inscripción fue
denegada por lo
tanto debe
solicitar el
Recurso de
Apelación.
Recibe resolución
original, firma
copia de recibido,
se retira. Traslada
Recibe resolución
llena formulario
entrega a
Académico
adjuntando los
documentos
requeridos.
115
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Inscripción Extraordinaria de Alumnos de Reingreso.
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
3
PLANIFICACION
ACADEMICA ESTUDIANTES REGISTRO Y ESTADISTICA CONTROL ACADEMICO
Recibe documentos e
indica la fecha que se
le notificará sobre la
resolución.Ordena
expediente, le saca
fotocopia y traslada.
Recibe expediente,
ordena, programa
comisión para ir al
Campus Central
En la fecha establecida se
presenta a Registro y Estadística. Entrega al
Planificador Académico la
resolución original y copia del trámite
solicitado
Si el trámite fue Denegado sólo
informa que debe entregarse la
resolución
Recibe
información y
traslada a Control
Académico
Recibe volante con los pasos a seguir para realizar su inscripción en la
página de internet del Departamento
de Registro y Estadística
Si el trámite fue
Aprobado y el
alumno ya había
pagado la
matrícula anual, el
personal
designado realiza
la inscripción en el
sistema
Si el trámite fue
Aprobado y el
estudiante no
canceló el pago
de la matrícula
anual, entrega un
volante con los
pasos a seguir
para realizar la
misma.
Traslada toda la
información al
estudiante
Recibe información, realiza inscripción.
Saca fotocopia a los documentos que genero para la
misma. Traslada
FINAL
Recibe documentos, verifica inscripción en la página , sella copias de recibido,
las adjunta en la copia de la
resolución. Entrega al estudiante la resolución en
original y copia para que firme de
recibido
116
Título:
5. Emisión de Certificación de Cursos Aprobados.
Objetivos Específicos del Procedimiento
a) Proveer al estudiante de un documento de forma escrita que legalice los cursos aprobados en cada semestre.
b) Entregar a los estudiantes las certificaciones de cursos aprobados en forma correcta y
oportuna.
Normas Específicas:
a) El Auxiliar de Control Académico, debe llevar el archivo de documentos relacionados con las notas de los estudiantes para proporcionar información a los interesados de forma oportuna y veraz.
b) Para obtener la certificación de cursos el estudiante debe pagar el monto de dos
quetzales ( Q.2.00 ), o el monto que se autorice en el futuro, por cada certificación que solicite y por año de estudio.
c) Las certificaciones de estudios deben ser entregadas cinco días hábiles (5 días), después de haber sido solicitadas y efectuado el pago correspondiente.
d) Las certificaciones de estudios deben tener el sello de Control Académico, las firmas y sellos de Dirección y Planificación Académica.
Formas del Procedimiento:
1. Solicitud de Certificación de Cursos. FORMA CA-01.
2. Recibo de Pago 104-C. 3. Certificación de Cursos Aprobados.
117
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Emisión de Certificación de Cursos Aprobados.
Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: Tres
Inicia: Estudiante Termina: Control Académico
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CUNTOTO Estudiante 1 Se presenta a Control Académico a solicitar Certificación de Cursos
CONTROL
ACADÉMICO
Auxiliar de
Control
Académico
2
Le entrega dos formularios de Solicitud de Certificación de Cursos (Forma CA-1). Llena los formularios y se dirige a realizar el pago correspondiente a Tesorería.
TESORERÍA Auxiliar de
Tesorería 3
Recibe monto por emisión de Certificación de
Cursos, emite Recibo 104-C y entrega al
estudiante.
CUNTOTO Estudiante 4 Recibe recibo 104-C, se dirige nuevamente a Control Académico y entrega documentos.
CONTROL
ACADÉMICO
Auxiliar de
Control
Académico
5
Recibe documentos, anota en las formas la
fecha de entrega de la certificación, entrega al
estudiante una copia de solicitud de certificación
y a la otra le adjunta el recibo de pago. Procede
de la forma siguiente:
5.1 Ingresa al Sistema de Control
Académico y genera la certificación de
cursos del estudiante a través de la
información proporcionada por la
Solicitud de Certificación de Cursos
(Forma CA-1)
5.2 Imprime certificación de cursos. Sella
la certificación, traslada a Secretaria
para solicitar las firmas a donde
corresponda.
118
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 2 de 2
Título del Procedimiento: Emisión de Certificación de Cursos Aprobados.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
DIRECCIÓN Secretaria 6 Recibe certificación, traslada a Dirección y
Planificación Académica.
DIRECCIÓN
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Director
Planificador
Académico
7 Reciben certificación, firman. Trasladan a
Secretaría para que las selle.
DIRECCIÓN Secretaria 8
Recibe certificación, revisa que no falte ninguna
firma, coloca los sellos de Dirección y de
Planificación Académica. Traslada
CONTROL
ACADÉMICO
Auxiliar de
Control
Académico
9 Recibe certificación de cursos. Archiva
CUNTOTO Estudiante 10 Se presenta el día indicado y entrega copia de solicitud de certificación.
CONTROL
ACADÉMICO
Auxiliar de
Control
Académico
11 Recibe copia de solicitud del estudiante y
entrega certificación.
CUNTOTO Estudiante 12 Recibe certificación de cursos, se retira.
CONTROL
ACADÉMICO
Auxiliar de
Control
Académico
13
Desecha la copia entregada por el estudiante y
archiva la otra copia con el recibo de pago.
119
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Emisión de Certificación de Cursos AprobadosElaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1
DIRECCIÓN Y
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
TESORERIA SECRETARIA DE
DIRECCION CONTROL ACADEMICO ESTUDIANTE
INICIO
Se presenta a Control Académico
a solicitar Certificación de
Cursos
Le entrega dos formularios de
Solicitud de Certificación de
Cursos. Llena los formularios y se
dirige a realizar el pago
correspondiente a Tesorería.
Recibe monto por
emisión de
Certificación de
Cursos, emite
Recibo y entrega
al estudiante.
Recibe recibo se dirige nuevamente
a Control Académico y
entrega documentos
Recibe documentos,
anota en las formas la
fecha de entrega de la
certificación, entrega al
estudiante una copia de
solicitud de certificación y
a la otra le adjunta el
recibo de pago. Procede
de la forma siguiente
Ingresa al Sistema
de Control
Académico y
genera la
certificación de
cursos del
estudiante.
Imprime
certificación de
cursos. Sella la
certificación,
traslada a
Secretaria para
solicitar las firmas
a donde
corresponda.
Recibe
certificación,
revisa que no falte
ninguna firma,
coloca los sellos
de Dirección y de
Planificación
Académica.
Traslada
Recibe
certificaciones,
traslada a
Dirección y
Planificación
Académica, para
firmas.
Recibe
certificación de
cursos. Archiva
Recibe copia de
solicitud del
estudiante y
entrega
certificación.
FINAL
Recibe certificación
de cursos
Reciben
Certificaciones y
firman. Trasladan
120
Título:
6. Retiro de Curso(s) Asignado(s).
Objetivos Específicos del Procedimientos:
a) Anular el registro del/los cursos asignados por el estudiante en el semestre para que posteriormente no se vea afectado en el trascurso de su carrera.
b) Llevar el control actualizado de los estudiantes que están asignados a los cursos correspondientes.
Normas Específicas:
a) Todo estudiante que desee retirarse uno o más cursos debe presentar por escrito la solicitud correspondiente al Departamento de Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán en las fechas establecidas por el Calendario Académico del Semestre.
b) El Encargado(a) de Control Académico es el responsable de realizar el retiro del curso(s) asignado(s) con la autorización del Planificador Académico y a lo establecido en el Artículo 26 del Reglamento General de Evaluación y Promoción del Estudiante de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Formas del Procedimiento:
Ninguna
121
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Retiro de Curso(s) Asignado(s).
Hoja No. 1 de 3 No. de Formas: Ninguna
Inicia: Control Académico Termina: Docente
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
1 Establece la fecha para la recepción de Solicitud de Retiro de Asignatura(s) de acuerdo al Calendario Académico del Semestre.
CUNTOTO Estudiante 2
Realiza solicitud con copia dirigida al Encargado(a) de Control Académico. En la fecha establecida se presenta a Control Académico y entrega documentos
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
3
Recibe documentos, revisa, sella original y fotocopia entrega copia de recibido. Se le informa el día y hora que debe presentarse a Control Académico a recibir información. Traslada
PLANIFICACIÓN
ACADEMICA
Planificador
Académico 4
Recibe solicitud, analiza y resuelve de la forma siguiente:
4.1 Si la solicitud es presentada en las fechas establecidas y cumple con los requisitos estipulados, resuelve favorablemente. Traslada solicitud a Control Académico. CONTINÚA PASO 5.
4.2 Si la solicitud es presentada después de las fechas establecidas y no justifica el retraso de la misma, deniega lo solicitado. Traslada documento a Control Académico. CONTINÚA PASO 11.
122
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de
Totonicapán
Hoja No. 2 de 3
Título del Procedimiento: Retiro de Curso(s) Asignado(s).
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
5
5.1 Recibe documentos, revisa, emite resolución de aprobación y con autorización del Planificador Académico ingresa al Sistema de Control Académico a la Tabla de Asignaciones, busca las asignaciones del estudiante por semestre, procede a anular el o los cursos solicitados.
5.2 Imprime la nueva constancia de asignación 5.3 Genera el nuevo listado de estudiantes para los
docentes.
CUNTOTO Estudiante 6 Se presenta a Control Académico en la fecha y hora
indicada.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
7
Entrega resolución y constancia de asignación de
cursos con copia.
CUNTOTO Estudiante 8 Recibe resolución, firma copia, traslada. Se retira.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
9
Recibe copia y archiva. Entrega los nuevos listados a
los docentes
CUNTOTO Docentes 10 Reciben el nuevo formato fuente para notas de
estudiantes.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
11
Emite resolución al respecto, firma y sella. Traslada al
Planificador Académico para que firme y selle de Visto
Bueno
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico 12
Recibe documento, revisa, firma y sella. Traslada
123
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 3 de 3
Título del Procedimiento: Retiro de una(s) Asignatura(s)
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
13
Recibe resolución archiva.
CUNTOTO Estudiante 14 Se presenta a Control Académico en la fecha y hora
indicada.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
15
Entrega resolución en original y copia.
CUNTOTO Estudiante 16 Recibe resolución, firma copia, traslada. Se retira
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
17
Recibe copia y archiva.
124
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Retiro de Curso(s) Asignado(s). Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1
PLANIFICACION ACADEMICA ESTUDIANTE CONTROL ACADEMICO
INICIO
Recibe documentos
entrega copia de
recibido. Se le
informa el día y hora
que debe presentarse
a Control Académico a
recibir información.
Traslada
Establece la fecha para la recepción de Solicitud de Retiro de Asignatura(s) de
acuerdo al Calendario
Académico del Semestre.
Realiza solicitud
con copia dirigida
al Encargado(a)
de Control
Académico. En la
fecha establecida
se presenta a
Control
Académico.
Recibe solicitud,
analiza y resuelve
de la forma
siguiente:
Si la solicitud es presentada en las
fechas establecidas y cumple con los
requisitos estipulados,
resuelve favorablemente.
Traslada
Si la solicitud es presentada después
de las fechas establecidas y no justifica el retraso
de la misma, deniega lo
solicitado. Traslada.
Recibe documentos, revisa, emite resolución de
aprobación y con autorización del
Planificador Académico ingresa al Sistema de Control Académico
Busca las asignaciones del estudiante por semestre, procede a anular el o los
cursos solicitados.
Imprime nueva constancia de asignaciónGenera el nuevo listado de estudiantes para los
docentes
125
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento : Retiro de Curso(s) Asignado(s). Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
2
CONTROL ACADEMICO ESTUDIANTE PLANIFICACION ACADEMICA
Se presenta a Control Académico en la fecha y hora
indicada.
Entrega resolución y constancia de asignación de
cursos con copia.
Recibe resolución, firma copia.
Recibe copia y archiva. Entrega
los nuevos listados a los docentes para efectos de notas.
Emite resolución al respecto, firma y sella. Traslada
Recibe documento,
revisa, firma y sella. Traslada
Se presenta a Control
Académico en la fecha y hora
indicada.Recibe resolución
firma copia y traslada.
Recibe copia y archiva.
FINAL
Recibe resolución, archiva
126
Título:
7. Equivalencias de Cursos.
Objetivo Específico del Procedimiento:
a) Validar cursos aprobados entre las Unidades Académicas de la Universidad de San Carlos de Guatemala, Universidades Privadas del país o Universidades del Extranjero.
Normas Específicas:
a) Realizar las equivalencias de cursos de acuerdo a lo establecido por las Leyes y Reglamentos de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
b) El estudiante que desee realizar equivalencias de cursos internas o externas, debe llenar y firmar la Solicitud de Equivalencias de Cursos.
c) Las cantidades a cancelar por las Equivalencias de Cursos serán de acuerdo a lo establecido por el Departamento de Registro y Estadística de la Universidad de San Carlos de Guatemala
d) Para que las equivalencias de cursos sean aprobadas los programas de estudios presentados por los estudiantes deben cumplir con un mínimo de 75% de aprobación.
e) El estudiante debe asignarse los cursos del semestre para evitarle problemas con los cursos que no le sean aprobados.
f) Para que el proceso de equivalencias sea válido los docentes de la carrera, Coordinador de Carrera y el Director del Centro Universitario de Totonicapán con previa autorización del Concejo Directivo, son los responsables de dictaminar y firmar los cursos equivalentes que los estudiantes soliciten.
Formas del Procedimiento:
1. Acuerdo de Dirección.
2. Solicitud de Equivalencias de Cursos. FORMA CA-08
3. Recibo de Pago 101-C.
4. Constancia Asignación de Cursos.
127
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Equivalencias de Cursos.
Hoja No. 1 de 5 No. de Formas: Tres
Inicia: Control Académico Termina: Control Académico
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CONTROL ACADÉMICO
Encargado(a) de Control Académico
1
Publica requisitos de Equivalencias de Cursos de acuerdo a lo estipulado por el Departamento de Registro y Estadística de la Universidad de San Carlos de Guatemala y establece la fecha para la recepción de solicitudes según el Calendario Académico del Semestre.
CUNTOTO Estudiante 2
Se dirige a Control Académico a obtener el formulario de Equivalencias de Cursos.
CONTROL ACADÉMICO
Encargado(a) de Control Académico
3
Entrega formulario de Equivalencias de Cursos y complementa información que el estudiante requiera.
CUNTOTO Estudiante 4 Recibe solicitud, completa la papelería relacionada con equivalencias, entrega expediente.
CONTROL ACADÉMICO
Encargado(a) de Control Académico
5
Recibe expediente, revisa, verifica que el estudiante esté inscrito y procede de la manera siguiente:
5.1 Si la papelería cumple con todos los requisitos se recibe y se emite oficio con copia dirigida al Coordinador de la Carrera para solicitar equivalencia de cursos. CONTINÚA PASO 6.
5.2 Si la papelería está incorrecta se devuelve al estudiante para que la corrija.
5.3
6
Traslada oficio y expediente al Coordinador de la Carrera.
128
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de
Totonicapán Hoja No. 2 de 5
Título del Procedimiento: Equivalencias de Cursos.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CUNTOTO
Coordinador de Carrera
7 Recibe expediente, verifica la documentación y emite oficio para el/los docentes encargados de los cursos. Traslada
Docente 8
Recibe expediente, verifica documentación y realiza la equiparación correspondiente de los cursos, de lo cual puede resultar:
8.1 Si los programas de estudio de los cursos cumplen con un mínimo de 75% de aprobación emite resolución favorable dirigida al Coordinador de la Carrera. Traslada documentos al Coordinador. CONTINÚA PASO 9.
8.2 Si los programas de estudio no cumplen con los requisitos establecidos emite resolución desfavorable al respecto dirigida al Coordinador de la carrera. Traslada documentos al Coordinador. CONTINÚA PASO 28.
Coordinador
de Carrera 9 Recibe expediente, verifica resolución, emite
Dictamen Oficial. Traslada a Control Académico.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
10 Recibe expediente, revisa, emite autorización por medio de un Acuerdo de Dirección. Traslada a Secretaría para las firmas correspondientes.
DIRECCIÓN
Secretaria 11 Recibe, traslada al Director para que firme y selle Acuerdo.
Director 12 Recibe documento, revisa, firma y sella. Traslada
Secretaria 13 Recibe documento, traslada.
129
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 3 de 5
Título del Procedimiento: Equivalencias de Cursos.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
14
Recibe documento, se comunica vía telefónica con el estudiante para notificarle la resolución, la fecha que debe presentarse a Control Académico a recogerla y efectuar el pago de las equivalencias de cursos según la tarifa estipulada. Así mismo, de presentar una solicitud con copia para retirarle los cursos que le fueron aprobados y que previamente se asignó.
CUNTOTO Estudiante 15 Se presenta a Control Académico en la fecha
establecida y entrega los documentos requeridos.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
16
Recibe solicitud, revisa, sella de recibido. Emite
oficio con copia al estudiante para autorizar retiro
de asignaturas. Traslada documentos.
CUNTOTO Estudiante 17 Recibe documentos, firma de recibido. Traslada
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
18
Recibe documentos, ingresa al Sistema de Control
Académico, retira los cursos asignados y genera
una nueva Constancia de Asignación de Cursos.
19 Entrega al estudiante la Constancia de Asignación
de Cursos y fotocopia del Acuerdo de Dirección y le
indica la cantidad a pagar en Tesorería.
CUNTOTO Estudiante 20 Recibe documentos, se dirige a Tesorería a
cancelar la cantidad designada, entrega fotocopia
del Acuerdo.
TESORERÍA Auxiliar de
Tesorería 21
Recibe fotocopia, verifica los datos del estudiante,
ingresa al Sistema de Ingresos de la Universidad,
emite recibo de pago 101-C donde reporta la
equivalencia de los cursos, lo firma y sella. Entrega
al estudiante el original del recibo y la fotocopia
presentada.
130
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 4 de 5
Título del Procedimiento: Equivalencias de Cursos.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CUNTOTO Estudiante 22 Recibe documentos, traslada a Control Académico.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
23 Recibe documentos, saca fotocopia al recibo de
pago 101-C.
24
Ingresa al Sistema de Control Académico, registra las equivalencias autorizadas y genera un reporte de notas para verificar el trámite realizado, lo adjunta a la fotocopia del Acuerdo.
25
Conforma el expediente con los siguientes documentos: fotocopia del Acuerdo de Dirección, solicitud de retiro de asignaturas, fotocopia del recibo de pago 101-C, constancia de asignación de cursos y reporte de notas. Entrega al estudiante originales del Acuerdo de Dirección, Recibo de pago 101-C y expediente para que firme de recibido.
CUNTOTO Estudiante 26
Recibe documentos, conserva los originales, firma
expediente de recibido. Traslada, se retira.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
27 Recibe documentos y archiva.
CUNTOTO Coordinador
de Carrera 28 Recibe expediente, verifica resolución, emite
Dictamen Oficial. Traslada.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
29 Recibe papelería, revisa, emite oficio denegando lo
solicitado.
30 Se comunica vía telefónica con el estudiante para
notificarle la resolución y la fecha que debe
presentarse a Control Académico a recogerla.
131
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 5 de 5
Título del Procedimiento: Equivalencias de Cursos
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CUNTOTO Estudiante 31 En la fecha establecida se presenta a Control
Académico.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
32
Entrega resolución en original y copia.
CUNTOTO Estudiante 33 Recibe documentos, firma copia de recibido,
traslada. Se retira.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
34 Recibe documento y archiva.
132
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Equivalencias de Cursos.
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1
COORDINADOR ESTUDIANTE CONTROL ACADEMICO
INICIO
Publica requisitos de
Equivalencias de
Cursos de acuerdo a
lo estipulado por el
Departamento de
Registro y Estadística
de la USAC y
establece la fecha
para la recepción de
solicitudes según el
Calendario Académico
del Semestre.
Se dirige a Control Académico a obtener
el formulario de Equivalencias de
Cursos
Entrega formulario de Equivalencias de
Cursos y complementa
información que el estudiante requiera
Recibe solicitud, completa la papelería relacionada con
equivalencias, entrega expediente.
Recibe expediente, revisa, verifica que el estudiante
esté inscrito y procede de la manera siguiente
Si la papelería está incorrecta
se devuelve al estudiante para que la
corrija
Si la papelería cumple con todos los requisitos se recibe y se emite oficio con copia
dirigida al Coordinador de la
Carrera para solicitar
equivalencia de cursos
Traslada oficio y
expediente al
Coordinador de la
Carrera.
133
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Equivalencias de Cursos.
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
2
CONTROL
ACADEMICO COORDINADOR DIRECCION DOCENTE
Recibe del
Coordinador de
carrera el expediente,
verifica
documentación y
realiza la
equiparación
correspondiente de
los cursos, de lo cual
puede resultar:
Si los programas de estudio de los
cursos cumplen con un mínimo de 75%
de aprobación emite resolución
favorable dirigida al Coordinador de la Carrera. Traslada
documentos al Coordinador
Si los programas de estudio no cumplen
con los requisitos establecidos emite
resolución desfavorable al
respecto dirigida al Coordinador de la carrera. Traslada
documentos al Coordinador.
Recibe expediente, verifica resolución,
emite Dictamen Oficial. Traslada a Control Académico
Recibe expediente, revisa, emite
autorización por medio de un Acuerdo de
Dirección. Traslada a Secretaría para las
firmas correspondientes
Traslada a
Dirección para
emitir autorización por medio de un
Acuerdo de Dirección. Traslada
a Secretaría para las firmas
correspondientes.
Así mismo, de
presentar una
solicitud con copia
para retirarle los
cursos que le
fueron aprobados
y que previamente
se asignó.
Recibe documento,
se comunica vía
telefónica con el
estudiante para
notificarle la
resolución, la fecha
que debe
presentarse a
Control Académico
a recogerla y
efectuar el pago de
las equivalencias de
cursos según la
tarifa estipulada.
134
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Equivalencias de Cursos.
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
3
TESORERIA COORDINADOR CONTROL ACADEMICO ESTUDIANTE
Se presenta a Control
Académico en la fecha
establecida y entrega
los documentos
requeridos
Recibe solicitud,
revisa, sella de
recibido. Emite oficio
con copia al estudiante
para autorizar retiro
de asignaturas.
Traslada documentos
Recibe
documentos, firma
de recibido.
Traslada
Recibe documentos, ingresa al
Sistema de Control Académico,
retira los cursos asignados y
genera una nueva Constancia
de Asignación de Cursos.
Entrega al estudianteconstancia
y fotocopia del Acuerdo de
Dirección y le indica la cantidad
a pagar en Tesorería.
Recibe documentos, se dirige a Tesorería a cancelar la cantidad designada, entrega
fotocopia del Acuerdo Ingresa al Sistema de
Control Académico,
registra las equivalencias
autorizadas y genera un
reporte de notas para
verificar el trámite
realizado, lo adjunta a la
fotocopia del Acuerdo.
Conforma el expediente
Entrega al estudiante
originales del Acuerdo de
Dirección, Recibo de pago
101-C y expediente para
que firme de recibido.
Entrega al
estudiante
originales del
Acuerdo de
Dirección, Recibo
de pago 101-C y
expediente para
que firme de
recibido.
Recibe fotocopia, verifica los datos del estudiante,
ingresa al Sistema de Ingresos de la
Universidad, emite recibo de pago 101-C donde
reporta la equivalencia de los cursos, lo firma y
sella. Entrega al estudiante el original del
recibo y la fotocopia presentada.
FINAL
Recibe documentos, firma copia de
recibido
Recibe expediente, verifica resolución,
emite Dictamen Oficial. Traslada
Traslada a
Coordinadores
Se comunica vía telefónica con el estudiante para
notificarle la resolución y la fecha que debe
presentarse a Control Académico a recogerla.
135
Título:
8. Traslado de Matrícula Estudiantil, Carrera Simultánea, Cambio de Carrera, Cambio de Extensión e Ingreso como Graduados a la USAC.
Objetivo Específico del Procedimiento: a) Orientar a los estudiantes según el trámite que deseen realizar de acuerdo a lo
establecido por el Departamento de Registro y Estadística, el Reglamento del Sistema de Ubicación y Nivelación y el Reglamento de Administración Estudiantil de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Normas Específicas:
a) Para la autorización respectiva a cada trámite el estudiante debe llenar el formulario de Trámites Administrativos con todos los datos requeridos.
b) Los estudiantes que soliciten Traslado de Matrícula Estudiantil, Cambio de Carrera,
Cambio de Extensión, deben realizar la Prueba Específica de la Carrera a la cual deseen ingresar.
c) Los estudiantes que tengan Número de Carnet 2003 o de años anteriores deben someterse a las Prueba de Conocimientos Básicos que requiera la carrera que desee continuar.
d) Los estudiantes que soliciten Carrera Simultánea deben tener como mínimo 10 cursos
aprobados de la carrera que cursan.
e) Quedan exonerados de todas las pruebas de ingreso quienes cumplan con lo establecido en el Artículo 54 del Reglamento del Sistema de Ubicación y Nivelación de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
f) Los graduados de Licenciatura, Carrera Técnica o Profesorado que deseen ingresar al
Centro Universitario de Totonicapán deben presentar al Departamento de Control Académico: Título original, fotostática del título profesional en tamaño 5” x 7”, Solvencia de Archivo, Solvencia de Biblioteca y Solvencia de Matrícula Consolidada.
g) La cantidad a pagar por la nueva carrera que habiliten será de acuerdo a lo estipulado
por el Departamento de Registro y Estadística de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
h) El Departamento de Registro y Estadística es el único que puede resolver con base al Reglamento de Administración Estudiantil, si se autoriza o deniega dicho trámite.
Formas del Procedimiento:
1. Formulario de Trámites Administrativos.
136
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Traslado de Matrícula Estudiantil, Carrera Simultánea, Cambio de Carrera, Cambio de Extensión e Ingreso como Graduados a la USAC.
Hoja No. 1 de 4 No. de Formas: Una
Inicia: Control Académico Termina: Estudiante
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a) de
Control
Académico
1
Establece la fecha para los trámites a realizar de acuerdo al calendario del Departamento de Registro y Estadística del Campus Central.
CUNTOTO Estudiante 2
Se presenta a las oficinas de Control Académico para recibir información del trámite a realizar.
CONTROL ACADÉMICO
Encargado(a) de
Control
Académico
3
Brinda información eficaz y los requisitos para el trámite que solicite el estudiante. Entrega Formulario de Trámites Administrativos para la gestión que desea realizar.
CUNTOTO Estudiante 4
Se presenta nuevamente a las oficinas y entrega a Control Académico los documentos requeridos con fotocopia.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a) de
Control
Académico
5
Recibe documentos, revisa y firma de recibido la copia. Emite oficio dirigido al personal designado del Departamento de Registro y Estadística para el Centro. Traslada al Planificador Académico para que firme.
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador Académico
6
Recibe documento, revisa, sella y firma. Traslada.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a) de
Control
Académico
7
Recibe oficio, saca fotocopia para que firmen de recibido. Ordena expediente del estudiante y traslada al Planificador Académico
137
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 2 de 4
Título del Procedimiento: Traslado de Matrícula Estudiantil, Carrera Simultánea, Cambio de Carrera, Cambio de Extensión e Ingreso como Graduados a la USAC.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
PLANIFICACIÓN ACADÉMICA
Planificador Académico
8
Recibe documentos, programa comisión al Campus Central para realizar trámites del Departamento, informa al Director para la autorización de sus viáticos. Ver Procedimiento No. 01 del Departamento de Tesorería
9
Si por algún motivo el Planificador Académico no pude realizar dicha comisión, procederá de la manera siguiente:
9.1 Nombrará al Encargado(a) de Control Académico por medio de un oficio para realizar la comisión respectiva, tramitando sus viáticos. Procede igual que el paso No. 8
10 En la fecha establecida se presenta al Departamento de Registro y Estadística y hace entrega del expediente.
REGISTRO Y ESTADÍSTICA
Personal
Designado
11
Recibe documentos, revisa, firma y sella documentos, entrega copia de oficio e informa al Planificador Académico la fecha que debe presentarse a recoger la resolución del trámite.
PLANIFICACIÓN ACADÉMICA
Planificador Académico
12 Recibe copia, se retira.
13 Programa comisión para el Campus Central y procede de la misma manera que los pasos 8 y 9
14 En la fecha establecida se presenta al Departamento de Registro y Estadística a recoger la resolución del trámite.
REGISTRO Y ESTADÍSTICA
Personal
Designado
15
Entrega al Planificador Académico la resolución original del trámite solicitado y copia para firmar de recibido, la cual puede ser:
138
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 3 de 4
Título del Procedimiento: Traslado de Matrícula Estudiantil, Carrera Simultánea, Cambio de Carrera, Cambio de Extensión e Ingreso como Graduados a la USAC.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
15.1 Aprobada: Indica los pasos a seguir para registrar la inscripción.
15.2 Denegada: Informa que sólo debe entregarle la resolución al estudiante.
PLANIFICACIÓN ACADÉMICA
Planificador Académico
16 Recibe resolución, firma copia de recibido y devuelve al personal designado.
REGISTRO Y ESTADÍSTICA
Personal
Designado
17 Recibe copia y archiva.
PLANIFICACIÓN ACADÉMICA
Planificador Académico
18 Traslada documentos a Control Académico.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico 19
Recibe documentos, saca fotocopia de la resolución, notifica al estudiante para presentarse a Control Académico.
CUNTOTO Estudiante 20 En la fecha indicada se presenta a Control Académico.
CONTROL ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
21
Entrega resolución del trámite solicitado en original y copia para que el estudiante firme de recibido. De lo que puede suceder:
21.1 Si el trámite fue Aprobado y el estudiante está inscrito en el ciclo que se inicia se le informa que la inscripción ya fue realizada. CONTINÚA PASO 22. Si no está inscrito o bien es Carrera Simultánea, CONTINÚA PASO 24.
21.2 Si el trámite fue Denegado. CONTINÚA PASO 22.
139
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 4 de 4
Título del Procedimiento: Traslado de Matrícula Estudiantil, Carrera Simultánea, Cambio de Carrera, Cambio de Extensión e Ingreso como Graduados a la USAC.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CUNTOTO Estudiante 22
Recibe resolución original del trámite realizado (Traslado de Matrícula Estudiantil, Carrera Simultánea, Cambio de Carrera, Cambio de Plan, Cambio de Extensión e Ingreso de Graduados a la USAC) y firma copia de enterado. Traslada, se retira.
CONTROL ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
23
Recibe copia y archiva documento.
24 Entrega volante con los pasos a seguir para realizar su inscripción en la página de internet del Departamento de Registro y Estadística.
CUNTOTO Estudiante 25 Recibe información, se retira. Realiza inscripción, saca fotocopia a los documentos que genero para la misma, los entrega a Control Académico.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico 26
Recibe documentos, verifica inscripción en la página del Departamento de Registro y Estadística, sella copias de recibido, las adjunta en la copia de la resolución. Entrega al estudiante la resolución en original y copia para que firme de recibido. Procede igual que los pasos 22 y 23.
140
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Traslado de Matrícula Estudiantil, Carrera Simultánea, Cambio de Carrera, Cambio de Extensión e Ingreso como Graduados a la USACElaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1
PLANIFICACION
ACADEMICA
REGISTRO Y
ESTADISTICA ESTUDIANTE CONTROL ACADEMICO
INICIO
Establece la fecha para los trámites a realizar de acuerdo
al calendario del Departamento de
Registro y Estadística del
Campus Central
Se presenta a las oficinas de Control
Académico para recibir información
del trámite a realizar además de llevar el formulario
de Tramites Administrativos.
Se presenta nuevamente a las
oficinas y entrega a Control Académico
los documentos requeridos con
fotocopia.|
Recibe documentos, revisa y firma de recibido
la copia. Emite oficio dirigido al
personal designado del Departamento
de Registro y Estadística. Traslada
Recibe documento, revisa, sella y firma.
Traslada.
Recibe oficio, saca fotocopia para que firmen de recibido. Ordena expediente
del estudiante. Traslada
Recibe documentos, programa comisión al Campus Central
para realizar trámites del
Departamento, informa al Director para la autorización
de sus viáticos
En la fecha establecida
se presenta al
Departamento de
Registro y Estadística y
hace entrega del
expediente. Le
informan al
Planificador Académico
la fecha que debe
presentarse a recoger
la resolución del
trámite.
141
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Traslado de Matrícula Estudiantil, Carrera Simultánea, Cambio de Carrera, Cambio de Extensión e Ingreso como Graduados a la USACElaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
2
ESTUDIANTEPLANIFICACION
ACADEMICA REGISTRO Y ESTADISTICA
CONTROL
ACADEMICO
En la fecha establecida se
presenta al Departamento de
Registro y Estadística a recoger
la resolución del trámite.
Entrega al
Planificador
Académico la
resolución original
la cual puede ser :
Recibe resolución, firma copia de
recibido y devuelve al personal designado.
Aprobada: Indica los pasos
a seguir para registrar la inscripción
Denegada: Informa que sólo debe entregarle la resolución al
estudiante
Recibe documentos, saca fotocopia de la resolución, notifica al estudiante para
presentarse a Control Académico.
Entrega resolución del trámite
solicitado en original y copia para
que el estudiante firme de recibido. Ya sea el resultado
Aprobado o Denegado
Recibe resolución original del trámite realizado
(Traslado de Matrícula Estudiantil, Carrera
Simultánea, Cambio de Carrera, Cambio de Plan, Cambio de Extensión e
Ingreso de Graduados a la USAC) y firma copia de
enterado. Traslada, se retira.
Recibe copia y archiva
documento.
Entrega volante con
los pasos a seguir
para realizar su
inscripción en la
página de internet.
Recibe documentos, verifica inscripción en la página, sella copias de recibido, las adjunta en
la copia de la resolución. Entrega al estudiante la resolución en original y copia para que firme de
recibido
FINAL
142
Título:
9. Procesamiento de las Actas de Exámenes de Fin de Curso, Exámenes de Recuperación y Publicación de las mismas.
Objetivos Específicos del Procedimiento:
a) Registrar las notas que cada estudiante ha obtenido en las diversas asignaturas y completar el proceso de evaluaciones del Semestre
b) Llevar el control de los cursos a través de las actas para tener información eficaz y oportuna del estudiante.
Normas Específicas:
a) Los docentes deben presentar las notas de las estudiantes en los formatos proporcionados por el Departamento de Control Académico correctamente sumadas, no deben tener tachones ni borrones para realizar el ingreso al Sistema de Control Académico.
b) Las actas de exámenes deben llevar nombre y firma legible del Planificador
Académico y del docente que impartió la asignatura.
c) Las actas digitales por ningún motivo deberán ser modificadas, es decir, los docentes no deben agregar ni quitar a ningún estudiante después de haberlas recibido de Control Académico.
d) Las actas en forma digital serán cargadas al sistema cuando tengan de respaldo el acta de forma impresa.
e) Los estudiantes que tienen derecho a Exámenes de Recuperación son aquellos que cumplan con lo establecido en el Artículo 11 del Reglamento General de Evaluación y Promoción del Estudiante de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
f) El estudiante que no haya efectuado el pago de los Exámenes de Recuperación en las fechas establecidas por el sistema no le podrá ser cargada la nota obtenida.
Formas del Procedimiento:
1. Formato Fuente para la Elaboración de Actas, Forma Manual, Sistema de Control
Académico. 2. Acta de Fin de Curso, Forma Electrónica. FORMA CA-03 3. Acta de Primera Recuperación. Forma Electrónica. FORMA CA-04 4. Acta de Segunda Recuperación. Forma Electrónica. FORMA CA-05 5. Acta de Examen Extraordinario. Forma Electrónica. FORMA CA-06 6. Acta Complemento. Forma Electrónica. FORMA CA-07
143
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Procesamiento de las Actas de Exámenes de Fin de Curso, Exámenes de Recuperación y Publicación de las mismas.
Hoja No. 1 de 5 No. de Formas: 6
Inicia: Control Académico Termina: Control Académico
Unidad Puesto
Responsable
Paso
No. Actividad
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
1
1.1 Emite las Actas Oficiales de Exámenes de Fin de Curso, las cuales pueden ser: a) Manuales. CONTINÚA PASO 2. b) Digitales. CONTINÚA PASO 17.
1.2 Emite las Actas de Exámenes de Recuperación (FORMA CA-04, FORMA CA-05), Acta de Examen Extraordinario (FORMA CA-06) y Acta Complemento (FORMA CA-07) CONTINÚA PASO 24.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
2
Ingresa al Sistema de Control Académico, genera el Formato Fuente para la Elaboración de Actas, imprime varias copias, los entrega a los Coordinadores de Carreras para que las distribuyan a los docentes adjuntando una Circular con las fechas de Evaluaciones Finales, entrega de Actas al Departamento de Control Académico y firma de las mismas. Traslada.
CUNTOTO
Coordinadores 3 Reciben Circular y Actas, firman copia de recibido. Trasladan a docentes los documentos respectivos.
Docentes 4 Reciben documentos, publican las actas a los estudiantes para verificar asignación de cursos e ingresan las notas respectivas.
Docentes 5 En las fechas indicadas evalúan, llenan las actas, se dirigen a Control Académico y entregan las actas de forma impresa con copia.
144
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 2 de 5
Título del Procedimiento: Procesamiento de las Actas de Exámenes de Fin de Curso, Exámenes de Recuperación y Publicación de las mismas.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
6
Recibe actas, revisa, de lo que puede suceder:
6.1 Que todos los datos del Acta estén correctos: nombre del curso, código del curso, carrera, ciclo, nombre y firma del docente. Sella de recibido original y copia. Archiva original, traslada copia.
6.2 Algún dato esté incorrecto, devuelve para su corrección.
CUNTOTO Docentes 7 Reciben Copia, se retiran
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
8
Ingresa al Sistema de Control Académico, selecciona la opción de Registro de Notas en Forma Manual, ingresa las notas en el Formato Fuente para la elaboración de Actas, imprime en las hojas oficiales y las ordena según carrera.
9
Informa a los estudiantes por los medios disponibles la página de internet donde pueden consultar sus notas.
CUNTOTO Docentes 10 En la fecha establecida se presentan a Control Académico a firmar actas
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
11 Entrega Actas e indica que verifiquen los datos.
CUNTOTO Docentes 12 Reciben actas, revisan y firman. Devuelven a Control Académico
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
13 Al completar la firma de Actas, las traslada al Planificador Académico para que las firme.
145
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 3 de 5
Título del Procedimiento: Procesamiento de las Actas de Exámenes de Fin de Curso, Exámenes de Recuperación y Publicación de las mismas.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico 14 Recibe actas, revisa y firma. Traslada a Secretaria
de Dirección para que las sellen.
DIRECCIÓN Secretaria 15 Recibe actas y le coloca a cada acta el sello del Centro. Traslada
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
16 Recibe actas y archiva.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
17
17.1 Ingresa al Sistema de Control Académico, descarga en un archivo de Microsoft Excel el listado de estudiantes asignados por curso y carrera.
17.2 Crea el Acta de Fin de Curso FORMA CA-03, los archiva en carpetas por carreras y ciclos, los envía por correo electrónico y en un CD a los Coordinadores para que las distribuyan a los docentes.
17.3 Emite Circular para Coordinadores y Personal Docente con las fechas de Evaluaciones Finales, entrega de las Actas digitales al correo electrónico del Departamento, de forma impresas a Control Académico y firma de las mismas. Traslada.
CUNTOTO
Coordinadores 18 Reciben archivo, CD y Circulares, firman copia de recibido. Trasladan.
Docentes 19 Reciben documentos, imprimen actas y las publican a los estudiantes para verificar asignación de cursos
Docentes 20 Evalúan, llenan las actas y en las fechas indicadas las envían al correo de Control Académico, así mismo las entregan en forma impresa con copia.
146
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 4 de 5
Título del Procedimiento: Procesamiento de las Actas de Exámenes de Fin de Curso, Exámenes de Recuperación y Publicación de las mismas.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
21
Recibe actas, revisa y procede de la misma forma que el paso 6 y 7.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
22
22.1 Crea carpetas según carreras y ciclos de estudio, descarga las actas enviadas al correo por los docentes y las archiva en las mismas.
22.2 Ingresa al Sistema de Control Académico selecciona la opción de Registro de Notas desde Archivo MS-EXCEL, descarga archivo desde su origen y las notas se cargan automáticamente
22.3 Imprime las actas en las hojas oficiales y las ordena según carrera.
23 Procede de la misma forma que los pasos 9 al 16
24
Crea digitalmente el formato de las Actas para Exámenes de Recuperación (FORMA CA-04, FORMA CA-05), Examen Extraordinario (FORMA CA-06) y Acta Complemento (FORMA CA-07) los archiva en una carpeta.
25
25.1 En la fecha establecida envía por correo electrónico a todos los Coordinadores y Personal Docente la carpeta con los archivos respectivos.
25.2 Emite Circular para Coordinadores y Personal Docente con las fechas de Evaluaciones, entrega de Actas de forma impresa al Departamento de Control Académico y firma de las mismas.
147
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 5 de 5
Título del Procedimiento: Procesamiento de las Actas de Exámenes de Fin de Curso, Exámenes de Recuperación y Publicación de las mismas.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CUNTOTO
Coordinadores 26 Reciben Circular, firman copia de recibido. Trasladan a docentes la información respectiva.
Docentes 27
Reciben Circular, evalúan en las fechas establecidas, ingresan en los formatos enviados (FORMA CA-04 y FORMA CA-05) los datos correctos del curso, carrera y nota del estudiante según evaluación.
Docentes 28 En las fechas indicadas se dirigen a Control Académico y entregan las actas de forma impresa con copia. (FORMA CA-04 y FORMA CA-05)
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
29 Procede de la misma forma que los pasos 6 al 16
148
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Procesamiento de las Actas de Exámenes de Fin de Curso, Exámenes de Recuperación y Publicación de las mismasElaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1
COORDINADORES DOCENTES ESTUDIANTES CONTROL ACADEMICO
Emite las Actas Oficiales
de Exámenes de Fin de
Curso, las cuales pueden
ser: Manuales o Digitales.
Emite las Actas de Exámenes de Recuperación Acta de Examen Extraordinario y
Acta Complemento
INICIO
Ingresa al Sistema
de Control
Académico,
genera el Formato
Fuente para la
Elaboración de
Actas, imprime
varias copias.
Reciben Circular y Actas, firman copia
de recibido. Trasladan a docentes los documentos respectivos
Reciben
documentos,publican
las actas a los
estudiantes para
verificar asignación
de cursos e ingresan
las notas
respectivas.En las
fechas indicadas
evalúan, llenan las
actas, se dirigen a
Control Académico y
entregan las actas de
forma impresa con
copia.
Recibe actas,
revisa:
Que todos los datos
del Acta estén
correctos: nombre
del curso, código del
curso, carrera, ciclo,
nombre y firma del
docente. Sella de
recibido original y
copia. Archiva
original, traslada
copia.
Reciben Copia
Ingresa al Sistema de
Control Académico,
selecciona la opción de
Registro de Notas en
Forma Manual, ingresa las
notas en el Formato Fuente
para la elaboración de
Actas, imprime en las hojas
oficiales y las ordena
según carrera.
Informa a los
estudiantes por
los medios
disponibles la
página de internet
donde pueden
consultar sus
notas.
En la fecha establecida se
presentan a Control Académico a firmar
actas
149
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Procesamiento de las Actas de Exámenes de Fin de Curso, Exámenes de Recuperación y Publicación de las mismasElaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
2
DOCENTES PLANIFICACION
ACADEMICA COORDINADORES CONTROL ACADEMICO
Entrega Actas e indica que
verifiquen los datos
Reciben actas, revisan y firman.
Devuelven a Control Académico
Al completar la firma de Actas. Traslada
Recibe actas, revisa y firma. Traslada a
Secretaria de Dirección para que
las sellen.
Recibe actas y archiva
Ingresa al Sistema de
Control Académico,
descarga en archivo de
estudiantes asignados por
curso y carrera.
Crea el Acta de Fin de
Curso archiva en carpetas
por carreras y ciclos, los
envía por correo electrónico
y en un CD a los
Coordinadores para que las
distribuyan a los docentes.
Reciben archivo, CD y Circulares, firman copia de recibido.
Trasladan.
Reciben documentos,
imprimen actas y las
publican a los
estudiantes para verificar
asignación de cursos
Evalúan, llenan las actas
y en las fechas indicadas
las envían al correo de
Control Académico, así
mismo las entregan en
forma impresa con copia.Revisa y Crea carpetas según carreras y ciclos de estudio, descarga las actas enviadas al correo por los docentes y las archiva en las mismas.
150
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Procesamiento de las Actas de Exámenes de Fin de Curso, Exámenes de Recuperación y Publicación de las mismasElaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
3
COORDINADORES ESTUDIANTES CONTROL ACADEMICO
DOCENTES
Ingresa al Sistema de Control Académico,
descarga archivo desde su origen y las notas se
cargan automáticamenteImprime las actas en las
hojas oficiales y las ordena según carrera
Informa a los estudiantes por los
medios disponibles la página de internet
donde pueden consultar sus notas
Crea digitalmente el
formato de las Actas
para Exámenes de
Recuperación, Examen
Extraordinario, Acta
Complemento los
archiva en una carpeta
En la fecha establecida
envía por correo
electrónico a todos los
Coordinadores y Personal
Docente la carpeta con los
archivos respectivos.
Emite Circular para
Coordinadores y Personal
Docente con las fechas de
Evaluaciones, entrega de
Actas de forma impresa.
Reciben Circular, firman copia de
recibido. Trasladan a docentes la información respectiva
Reciben Circular, evalúan en las
fechas establecidas, ingresan en los
formatos enviados los datos correctos del curso, carrera y nota del estudiante según evaluación.
En las fechas indicadas se dirigen
a Control Académico y
entregan las actas de forma impresa
con copia.
Recibe actas y archiva.
FINAL
151
Título:
10. Solicitud de Examen Extraordinario, Inclusión de Estudiantes al Acta Oficial por
Acta Complemento y Procesamiento al Sistema de Control Académico de las
mismas.
Objetivos Específicos del Procedimiento:
a) Apoyar a los estudiantes que por algún motivo no pudieron evaluarse en los Exámenes de Recuperación.
b) Incluir en las actas a todos los estudiantes que se evaluaron en los diversos exámenes durante el semestre.
Normas Específicas:
a) El estudiante que solicite Exámenes Extraordinarios debe cumplir con lo establecido
en el Artículo 12 del Reglamento General de Evaluación y Promoción del Estudiante de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Así mismo, no haberse sometido a los Exámenes de Recuperación
b) El Acta Complemento debe ser utilizada por el docente para registrar a los alumnos
que por algún motivo justificado y válido no hayan sido incluidos en las actas de los diversos exámenes con un máximo de 5 días hábiles después de haberse realizado los mismos.
Formas del Procedimiento:
1. Acta de Examen Extraordinario. FORMA CA-06 2. Acta Complemento. FORMA CA-07
152
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Solicitud de Examen Extraordinario, Inclusión de Estudiantes al Acta
Oficial por Acta Complemento y Procesamiento al Sistema de Control Académico de las
mismas.
Hoja No. 1 de 5 No. de Formas: Dos
Inicia: Estudiante Termina: Control Académico
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CUNTOTO
Estudiantes 1
Realiza solicitud por escrito dirigida al docente de la Carrera por las siguientes razones:
1.1 Examen Extraordinario. 1.2 Inclusión al Acta Oficial por Acta
Complemento.
Docente 2
Recibe solicitud, firma copia de recibido de lo cual puede suceder:
2.2 Si las solicitudes son de Examen Extraordinario informan al Coordinador de la Carrera. CONTINÚA PASO 3.
2.3 Si las solicitudes son de Acta Complemento. CONTINÚA PASO 19.
Coordinador y
Docente 3
Verifican solicitudes y proceden de la siguiente manera:
4.1 Si las solicitudes son presentadas en el tiempo estipulado y cumplen con los requisitos, emiten resolución favorable a los estudiantes y evalúan en las fechas establecidas. Informan a Control Académico verbalmente sobre estudiantes pendientes de evaluaciones.
4.2 Si las solicitudes son entregadas fuera de tiempo o no cumplen con los requisitos estipulados emiten oficio denegando lo solicitado.
4.3 Informan al estudiante la fecha que debe presentarse a recoger la resolución.
153
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 2 de 5
Título del Procedimiento: Solicitud de Examen Extraordinario, Inclusión de Estudiantes al
Acta Oficial por Acta Complemento y Procesamiento al Sistema de Control Académico de las
mismas.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CUNTOTO
Estudiantes 4 En la fecha y lugar establecido se presentan con los docentes respectivos.
Docente 5
Entrega resolución en original y copia. Procede de la siguiente manera:
5.1 Si la solicitud fue aprobada informan fecha y lugar donde serán evaluados. CONTINÚA PASO 8.
5.2 Si las solicitudes fue rechazadas sólo entrega la resolución.
Estudiante 6 Recibe resolución, firma copia de recibido, traslada. Se retira.
Docente 7 Recibe copia y archiva.
Estudiante 8 Se presenta en la fecha y lugar establecido,
Docente 9
Evalúa al estudiante del/los cursos solicitados, ingresa las notas en el Acta de Examen Extraordinario (FORMA CA-06) facilitado previamente por el Departamento de Control Académico, imprime el/las actas, le sacan fotocopia, adjuntan copia de la resolución del estudiante. Traslada.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
10
Recibe documentos, revisa, sella documento original y copia de recibido e informa la fecha que el docente debe presentarse a firmar el/las actas.
11
Para ingresar las notas del estudiante al Acta de Examen Extraordinario y Acta Oficial el proceso es el siguiente:
154
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 3 de 5
Título del Procedimiento: Solicitud de Examen Extraordinario, Inclusión de Estudiantes al
Acta Oficial por Acta Complemento y Procesamiento al Sistema de Control Académico de las
mismas.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
11.1 EXAMEN EXTRAORDINARIO: Ingresa al
Sistema de Control Académico, selecciona la opción de Registro de Notas en Forma Manual, ingresa la temporada de evaluación; en este caso es de EXAMEN EXTRAORDINARIO, registra las notas, imprime el acta en las hojas oficiales y las ordena según carrera.
11.2 ACTA COMPLEMENTO: Ingresa al Sistema de Control Académico, selecciona la opción de Registro de Notas en Forma Manual, ingresa la temporada de evaluación que desea modificar (Acta Oficial, Actas de Recuperación), ingresa las notas del estudiante por medio de una enmienda, imprime el acta en las hojas oficiales y las ordena según carrera. Al realizar este procedimiento deja sin efecto el acta anterior, tomando como válida la que fue modificada.
CUNTOTO Docente 12 Se presenta en la fecha establecida a la firmar la(s) nuevas actas.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
13 Entrega Actas e indica que verifiquen los datos.
CUNTOTO Docente 14 Recibe actas, revisa y firma. Traslada
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
15 Recibe actas y traslada.
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico 16
Recibe actas, revisa y firma. Traslada
155
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 4 de 5
Título del Procedimiento: Solicitud de Examen Extraordinario, Inclusión de Estudiantes al
Acta Oficial por Acta Complemento y Procesamiento al Sistema de Control Académico de las
mismas.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
DIRECCIÓN Secretaria 17 Recibe actas y le coloca el sello del Centro. Traslada.
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
18 Recibe actas y archiva.
CUNTOTO
Docente 19
Verifica solicitud y procede de la siguiente manera:
19.1 Si las solicitudes son presentadas en el tiempo estipulado y cumplen con los requisitos emiten resolución favorable a los estudiantes. Informan al Encargado(a) de Control Académico verbalmente sobre estudiantes pendientes de agregar a las actas.
19.2 Si las solicitudes son entregadas fuera de tiempo o no cumplen con los requisitos estipulados emiten oficio denegando lo solicitado.
19.3 Informan a los estudiantes la fecha que deben presentarse a recoger resolución.
Estudiante 20 En la fecha y lugar establecido se presenta con el docente respectivo.
Docente 21
Entrega resolución en original y copia. Procede de la siguiente manera:
21.1 Si la solicitud fue aprobada. CONTINÚA PASO 24.
22.2 Si la solicitud fue rechazada sólo entrega resoluciones.
Estudiante 22 Recibe resolución, firma copia de recibido. Traslada, se retiran.
156
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 5 de 5
Título del Procedimiento: Solicitud de Examen Extraordinario, Inclusión de Estudiantes al
Acta Oficial por Acta Complemento y Procesamiento al Sistema de Control Académico de las
mismas.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CUNTOTO Docente
23 Recibe copia y archiva.
24
Registra al estudiante, emiten oficio con copia dirigida a Control Académico informando de la situación y solicitan la inclusión del estudiante al Acta Oficial por medio de un Acta Complemento (FORMA CA-07). Trasladan
CONTROL
ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
25 Procede de la misma forma que los pasos 10 al 18
157
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Solicitud de Examen Extraordinario, Inclusión de Estudiantes al Acta Oficial por Acta
Complemento y Procesamiento al Sistema de Control Académico de las mismas.
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1
CONTROL ACADEMICO DOCENTE ESTUDIANTE
En la fecha y lugar establecido se
presentan con los docentes respectivos
Entrega resolución
en original y copia.
Procede de la
siguiente manera:
Si la solicitud fue aprobada
informan fecha y lugar donde serán
evaluados
Si las solicitudes fue rechazadas sólo entrega la
resoluciónRecibe resolución, firma copia de recibido,
traslada. Se retira.Se presenta en la fecha
y lugar establecido
Evalúa al estudiante del/
los cursos solicitados,
ingresa las notas en el
Acta de Examen
Extraordinario imprime
el/las actas, le sacan
fotocopia, adjuntan copia
de la resolución del
estudiante. Traslada.
Sella documento original y
copia de recibido e informa la
fecha que el docente debe
presentarse a firmar el/las
actas.
Para ingresar las notas del
estudiante al Acta de Examen
Extraordinario y Acta Oficial el
proceso es el siguiente:
EXAMEN EXTRAORDINARIO: Ingresa al Sistema de Control
Académico, selecciona la opción de Registro de Notas en Forma
Manual, registra las notas, imprime el acta en las hojas oficiales y las ordena según
carrera
ACTA COMPLEMENTO: Ingresa al Sistema de Control Académico, selecciona la opción de
Registro de Notas en Forma Manual, ingresa la temporada de evaluación que desea modificar
(Acta Oficial, Actas de Recuperación), ingresa las notas del estudiante por medio de una
enmienda, imprime el acta en las hojas oficiales y las ordena según carrera. Al realizar este
procedimiento deja sin efecto el acta anterior, tomando como válida la que fue modificada.
INICIO
158
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Solicitud de Examen Extraordinario, Inclusión de Estudiantes al Acta Oficial por Acta
Complemento y Procesamiento al Sistema de Control Académico de las mismas.
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
2
DOCENTE CONTROL ACADEMICO ESTUDIANTE
Se presenta en la fecha establecida a
la firmar la(s) nuevas actas
Entrega Actas e indica que
verifiquen los datosRecibe actas y
traslada al Planificador para firma y sello de
Secretaria.
Verifica solicitud y
procede de la
siguiente manera:
Si las solicitudes son
presentadas en el tiempo
estipulado y cumplen con
los requisitos emiten
resolución favorable a los
estudiantes. Informan al
Encargado(a) de Control
Académico verbalmente
sobre estudiantes
pendientes de agregar a
las actas.
Si las solicitudes son
entregadas fuera de
tiempo o no cumplen
con los requisitos
estipulados emiten
oficio denegando lo
solicitado.
Informan a los estudiantes la fecha que deben
presentarse a recoger resolución
En la fecha y lugar establecido se
presenta con el docente respectivo
Entrega resolución en
original y copia. Procede
de la siguiente manera:
Si la solicitud fue aprobada
registra al estudiante.
Si la solicitud fue rechazada sólo entrega resoluciones
Registra al estudiante, emiten oficio con copia dirigida a Control Académico
informando de la situación y solicitan la inclusión del estudiante al Acta Oficial por
medio de un Acta Complemento Trasladan
Recibe actas y archiva.
FINAL
159
Título:
11. Emisión de Cierre de Pensum de Estudiantes de Profesorado y Licenciatura.
Objetivo Específico del Procedimiento:
a) Proveer al estudiante de un documento legal que acredite la culminación de su
proceso académico en el Centro Universitario de Totonicapán.
Normas Específicas:
a) Para solicitar el Cierre de Pensum de Profesorado y Licenciatura el estudiante debe haber cursado y ganado todos los cursos referentes al Pensum de Estudios de su carrera, así como presentar los documentos que establezcan las autoridades del Centro.
b) El Departamento de Control Académico es el único ente responsable de la emisión e impresión del Cierre de Pensum con previa autorización del Consejo Directivo del Centro.
Formas del Procedimiento:
1. Solicitud de Certificación de Cursos. FORMA CA-01
2. Recibo de Pago 104-C.
3. Constancia de Cierre de Pensum
160
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Emisión de Cierre de Pensum de Estudiantes de Profesorado y
Licenciatura.
Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: Tres
Inicia: Control Académico Termina: Estudiante
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CONTROL ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
1
Emite oficio con copia dirigido al Coordinador(a) de la carrera informado las fechas de recepción de documentos por parte del mismo para el Trámite de Cierre de Pensum y la entrega del Dictamen a Control Académico
CUNTOTO Coordinador 2
Recibe oficio, firma de recibido. Traslada
CONTROL ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
3 Recibe copia de oficio, archiva.
CUNTOTO
Coordinador 4 Informa a los estudiantes los requisitos y fechas para realizar el Trámite de Cierre de Pensum
Estudiante 5
Realiza solicitud por escrito dirigida al Coordinador de la Carrera adjuntando los documentos requeridos y en la fecha indicada se presenta a la Coordinación de la carrera con dos folders, uno con los documentos originales y el otro con copia de los mismos para que le firmen de recibido.
Coordinador 6
Recibe documentos, revisa, de lo que puede suceder:
6.1 Que el expediente cumpla con todos los requisitos, firma de recibido. CONTINÚA PASO 7
6.2 Que el expediente esté incompleto o no cumpla con los requisitos, devuelve para su corrección.
161
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 2 de 2
Título del Procedimiento: Emisión de Cierre de Pensum de Estudiantes de Profesorado y
Licenciatura.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CUNTOTO Coordinador 7
Revisa y verifica nuevamente el expediente, emite oficio con copia para el Departamento de Control Académico dictaminando procedente la emisión de Cierre de Pensum. Traslada.
CONTROL ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
8 Recibe oficio, revisa, firma de recibido. Informa la fecha de resolución del trámite.
CUNTOTO Coordinador 9 Recibe oficio, se retira y archiva. Informa al
estudiante.
CONTROL ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
10
En base a la autorización del Concejo Directivo del Centro emite e imprime la Constancia de Cierre de Pensum del estudiante con todos sus datos. Firma, sella y coloca el sello de agua de la Universidad. Traslada.
PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Planificador
Académico 11
Recibe documento, revisa, firma y sella. Traslada
CONTROL ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
12
Recibe documento, se comunica con el estudiante para notificarle acerca de la resolución del trámite realizado y le indica la fecha que debe recogerlo en Control Académico.
CUNTOTO Estudiante 13
En la fecha indicada se presenta a Control Académico y solicita Constancia de Cierre de Pensum
CONTROL ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
14 Entrega Constancia de Cierre de Pensum en original.
CUNTOTO Estudiante 15
Recibe Constancia y se retira.
162
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Emisión de Cierre de Pensum de Estudiantes de Profesorado y Licenciatura.
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1
COORDINADOR ESTUDIANTES CONTROL ACADEMICO
INICIO
Emite oficio con copia dirigido al
Coordinador(a) de la carrera informado las
fechas de recepción de documentos por parte
del mismo para el Trámite de Cierre de
Pensum y la entrega del Dictamen a Control
Académico
Recibe oficio, firma de recibido.
Traslada
Informa a los estudiantes los
requisitos y fechas para realizar el
Trámite de Cierre de Pensum
Realiza solicitud por escrito dirigida al Coordinador de la
Carrera adjuntando los documentos
requeridos.
Recibe copia de oficio, archiva
Recibe documentos,
revisa, de lo que
puede suceder:
Que el expediente cumpla con todos
los requisitos, firma de recibido
Que el expediente esté incompleto o no cumpla con los
requisitos, devuelve para su corrección.
Revisa y verifica nuevamente el expediente, emite oficio
con copia para el Departamento de Control Académico dictaminando procedente la emisión de
Cierre de Pensum. Traslada.
Recibe oficio, revisa, firma de recibido.
Informa la fecha de resolución del trámite
163
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Emisión de Cierre de Pensum de Estudiantes de Profesorado y Licenciatura.
Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
2
COORINADOR CONTROL ACADEMICO PLANIFICACION
ACADEMICA ESTUDIANTE
Recibe oficio, se retira y archiva.
Informa al estudiante.
En base a la autorización
del Concejo Directivo del
Centro emite e imprime la
Constancia de Cierre de
Pensum del estudiante
con todos sus datos.
Firma, sella y coloca el
sello de agua de la
Universidad. Traslada.
Recibe documento, revisa, firma y sella.
Traslada
Recibe
información
Recibe documento, se
comunica con el
estudiante para
notificarle acerca de la
resolución del trámite
realizado y le indica la
fecha que debe
recogerlo en Control
Académico.
En la fecha
indicada se
presenta a Control
Académico y
solicita Constancia
de Cierre de
Pensum
Entrega Constancia de Cierre de
Pensum en original
Recibe Constancia y se retira
FINAL
164
Título:
12. Emisión de Solvencias de Control Académico al Personal Docente del Centro Universitario de Totonicapán.
Objetivo Específico del Procedimiento:
a) Hacer constar que el trabajador no tiene a su cargo ninguna responsabilidad sobre
documentos oficiales del Departamento después de haber finalizado su relación
laboral con el Centro Universitario de Totonicapán.
Normas Específicas:
a) Es responsabilidad del Encargado(a) de Control Académico emitir la Solvencia de
Control Académico.
b) Las Solvencias pueden extenderse por los siguientes motivos: Renuncia, Despido,
Solicitud de Indemnización al Plan de Prestaciones de la Universidad
Formas del Procedimiento:
1. Solvencia Control de Académico. FORMA CA-09
165
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Título del Procedimiento: Emisión de Solvencia de Control Académico al Personal Docente del Centro Universitario de Totonicapán.
Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: Una
Inicia: Trabajador Termina: Control Académico
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CUNTOTO Trabajador 1
Solicita a Control Académico la solvencia respectiva para los trámites que requiera.
CONTROL ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
2
Revisa actas de los años que estuvo laborando, de
lo que puede resultar:
2.5 Que todas las actas estén entregadas y
firmadas y que haya hecho el trámite
respectivo de entrega de cargo. Continúa
paso 3.
2.6 Que hayan inconvenientes respecto a las
actas u otro documento pendiente.
Continúa paso 5.
3 Realiza Solvencia, la imprime, sella, firma y entrega
CUNTOTO Trabajador 4
Recibe documento, verifica datos, de haber algún error informa para su corrección, caso contrario se retira.
166
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Hoja No. 2 de 2
Título del Procedimiento: Emisión de Solvencia de Control Académico al Personal Docente del Centro Universitario de Totonicapán.
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CONTROL ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
5
Informa al trabajador el motivo de no encontrarse solvente y los procedimientos a seguir, siendo los siguientes:
5.3 Actas pendientes de firmar: Entrega las actas para que las firme. Traslada CONTINÚA PASO 6
5.4 Documentos pendientes: Indica qué documentos no entregó al Departamento cuando se le requirieron y el tiempo de entrega de los mismos. CONTINÚA PASO 8
CUNTOTO Trabajador 6 Recibe actas, firma, traslada.
CONTROL ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
7 Recibe actas y archiva. Procede de la misma manera
que los pasos 3 y 4
CUNTOTO Trabajador 8
Al solucionar su situación puede solicitar
nuevamente la solvencia a Control Académico.
CONTROL ACADÉMICO
Encargado(a)
de Control
Académico
9 Procede igual que los pasos 3 y 4.
167
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN-CUNTOTO
Nombre de la Unidad: Control Académico del Centro Universitario de Totonicapán
Titulo del Procedimiento: Emisión de Solvencia de Control Académico al Personal Docente del Centro Universitario de Totonicapán.Elaborado por: Licda. Johana Mercedes Quill López
1
CONTROL ACADEMICO TRABAJADOR
INICIO
Solicita a Control Académico la
solvencia respectiva para los trámites
que requiera
Revisa actas de
los años que
estuvo laborando,
de lo que puede
resultar
Que todas las
actas estén
entregadas y
firmadas y que
haya hecho el
trámite
respectivo de
entrega de cargo
Que hayan
inconvenientes
respecto a las
actas u otro
documento
pendiente
Realiza Solvencia, la imprime, sella, firma y entrega
Recibe documento, verifica datos
FINAL
Informa al trabajador el motivo de no
encontrarse solvente y los
procedimientos a seguir.
Documentos pendientes: Indica qué documentos no entregó al Departamento
cuando se le requirieron y el tiempo de entrega de los mismos.
Vuelve a solicitar
solvencia
168
VII. FORMAS O FURMULARIOS
1. Solicitud de Compra. FORMA SIC-01
2. Orden de Compra. FORMA SIC-07
3. Acuerdo de Dirección.
4. Nombramientos. FORMA SIS-03
5. Boleta Control de Fotocopias.
6. Acuerdo Dirección General.
7. Solicitud y Recibo de Viáticos, Combustible y/o Gastos Conexos.
8. Liquidación de Viáticos, Combustible y/o Gastos Conexos
9. Informe de Comisión.
10. Solicitud Individual de Combustible.
11. Recibo de Sueldos. FORMA E
12. Arqueo y Corte de Caja Manual
13. Arqueo y Corte de Caja Electrónico
14. Detalle de Ingresos Diarios.
15. Informe Diario de Ingresos.
16. Boleta de Depósito Monetario.
17. Recibo de Pago 104-C.
18. Recibo de Pago 101-C.
19. Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén.
20. Devolución de Materiales y Entradas de Almacén.
21. Tarjeta Kardex.
22. Control de Solicitudes de Materiales y Salidas de Almacén.
23. Solvencia de Matrícula Estudiantil.
24. Solvencia de Bienes de Inventario.
25. Tarjetas de Bienes de Inventario.
26. Tarjetas de Bienes Fungibles.
27. Base de Datos para Asignación de Pruebas de Conocimientos Básicos.
28. Base de Datos para Asignación de Pruebas Específicas.
29. Hoja de Preinscripción.
30. Tarjeta de Inscripción.
169
31. Base de Datos para el Control de Entrega de Expedientes para Centros, Escuelas e
Institutos.
32. Solicitud de Certificación de Cursos. FORMA CA-01.
33. Certificación de Cursos Aprobados.
34. Asignación de Cursos. FORMA CA-02.
35. Constancia de Asignación de Cursos.
36. Solicitud de Inscripción Extraordinaria.
37. Recurso de Apelación.
38. Reporte de Alumnos Asignados.
39. Solicitud de Equivalencias de Cursos. FORMA CA-08.
40. Formulario de Trámites Administrativos.
41. Formato fuente para la Elaboración de Actas – Forma Manual, Sistema de Control
Académico.
42. Acta Fin de Curso, Forma Electrónica. FORMA CA-03.
43. Acta Primera Recuperación, Forma Electrónica. FORMA CA-04.
44. Acta Segunda Recuperación, Forma Electrónica. FORMA CA-05.
45. Acta Examen Extraordinario, Forma Electrónica. FORMA CA-06.
46. Acta Complemento, Forma Electrónica. FORMA CA-07.
47. Solvencia de Control Académico.
48. Constancia de Cierre de Pensum.
170
VIII. ANEXOS
171
FORMA SIC-01
SOLICITUD DE COMPRA
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
FORM SIC-01
SOLICITUD DE COMPRA
No.
Fecha
UNIDAD EJECUTORA
SUBPROGRAMA Codigo
Atentamente se solicita comprar lo siguiente:
Cantidad Descripción del Bien Suministros, Obras y Servicios Unidad
de Medida
Renglón de Gasto
Lo cual será utilizado para:
SOLICITANTE Certificacion de Disponibilidad Presupuestal
f)__________________________
f)_____________________________
Tesorero
Nombre:
Nombre:
No. De Registro de Personal: Registro de Personal.
Autorizacion
Vo. Bo. Nombre:
Director General CUNTOTO Reg. Pers.
1/4 Expediente de Compra
2/4 Unidad solicitante
3/4 Archivo del Depto. Proveeduría o Agencia de Tesorería 4/4 Auditoría Interna
172
FORMA SIC-07
ORDEN DE COMPRA
173
ACUERDO DE DIRECCIÓN
174
FORMA SIS-03
NOMBRAMIENTOS
175
176
BOLETA CONTROL DE FOTOCOPIAS
177
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN
DIRECCION GENERAL.
A C U E R D O D. G. No.
EL DIRECTOR GENERAL DEL CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN
C O N S I D E R A N D O:
Que es deber y atribución del Director General cumplir y velar porque se cumplan las Leyes
Universitarias y dictar las medidas necesarias para la normal y eficáz realización de las ac-
tividades académicas y administrativas del Centro;
C O N S I D E R A N D O:
Que, de conformidad con el formulario V-I para la solicitud y Recibo de Viáticos y Gastos
Conexos, es necesario la emisión de una ACUERDO para el Nombramiento de las perso-
nas que cumplirán una Comisión Oficial;
P O R T A N T O:
En base a las atribuciones que se confieren al Director del Centro, según reglamento de los
Centros Regionales y 1o., 3o., 4o. Y 5o. del Reglamento de Viaticos de la Universidad de
Guatemala;
A C U E R D A :
Designar a:
Quien desempeña el cargo de :
Para cumplir Comisión Oficial: (especificar):
En (lugar):
Período: AL
Dado en la Dirección General del Centro Universitario de Totonicapan, a:
días del mes de: del año:
"ID Y ENSEÑAD A TODOS"
Dr. Eduardo Abril Galvez
Director General Sello
c.c. archivo
ACUERDO DIRECCIÓN GENERAL
178
SOLICITUD Y RECIBO DE VIÁTICOS, COMBUSTIBLE Y/O GASTOS
CONEXOS
179
180
LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS, COMBUSTIBLE Y/O GASTOS
CONEXOS.
181
182
INFORME DE COMISION
Señor Director:
Atentamente, me dirijo a usted, para rendir informe de la actividad efectuada por:
Nombre:
Cargo:
Lugar de la comision:
Fecha de Salida Hora:
Medio de Transporte:
Vehiculo de la Usac tipo Placas:
Bus Extraurbano Valor de Pasaje
Hora:
Medio de Transporte:
Vehiculo de la Usac tipo Placas:
Bus Extraurbano Valor de Pasaje
Descripcion:
Totonicapán,
F:
Trabajador en comisiónVo.Bo. Director General
Fecha de Regreso:
Registro de Personal
INFORME DE COMISIÓN
183
SOLICITUD INDIVIDUAL DE COMBUSTIBLE
184
FORMA E
RECIBO DE SUELDOS
185
ARQUEO Y CORTE DE CAJA MANUAL
186
ARQUEO Y CORTE DE CAJA ELECTRÓNICO
187
DETALLE DE INGRESOS DIARIOS
188
INFORME DIARIO DE INGRESOS
189
BOLETA DE DEPÓSITO MONETARIO
190
RECIBO DE PAGO 104-C
191
RECIBO DE PAGO 101- C
192
SOLICITUD DE MATERIALES Y SALIDAS DE ALMACEN
193
DEVOLUCIÓN DE MATERIALES Y ENTRADAS DE ALMACEN
194
TARJETA KARDEX
195
CONTROL DE SOLICITUDES DE MATERIALES Y SALIDAS DE
ALMACEN
196
SOLVENCIA DE MATRÍCULA ESTUDIANTIL
197
SOLVENCIA DE BIENES DE INVENTARIO
198
TARJETA DE BIENES DE INVENTARIO
199
TARJETA DE BIENES FUNGIBLES
200
BASE DE DATOS PARA ASIGNACIÓN DE PRUEBAS DE
CONOCIMIENTOS BÁSICOS
201
BASE DE DATOS PARA ASIGNACIÓN DE PRUEBAS ESPECÍFICAS
202
HOJA DE PRE-INSCRIPCIÓN
203
TARJETA DE INSCRIPCIÓN
204
BASE DE DATOS PARA EL CONTROL DE ENTREGA DE
EXPEDIENTES PARA CENTROS, ESCUELAS E INSTITUTOS
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CICLO ACADÉMICO 20___
INSCRIPCIONES DE PRIMER INGRESO
UNIDAD ACADÉMICA: Fecha:__________________________
Período de Inscripción Ordinario
Extraordinario Otro
No. No. DE
ORIENTACIÓN VOCACIONAL
No DE CARNÉ
PRIMER NOMBRE
SEGUNDO NOMBRE
PRIMER APELLIDO
SEGUNDO APELLIDO
CARRERA, EXTENSIÓN Y/O PLAN DE ESTUDIOS
OBSERVACIONES:
205
FORMA CA-01
SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN DE CURSOS
206
CERTIFICACIÓN DE CURSOS APROBADOS
207
FORMA CA-02
ASIGNACIÓN DE CURSOS
208
CONSTANCIA DE ASIGNACIÓN DE CURSOS
209
SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN EXTRAORDINARIA
210
RECURSO DE APELACIÓN
211
REPORTE DE ALUMNOS ASIGNADOS
212
FORMA CA-08
SOLICITUD DE EQUIVALENCIAS DE CURSOS
213
FORMULARIO DE TRÁMITES ADMINISTRATIVOS
214
FORMATO FUENTE PARA ELABORACIÓN DE ACTAS – FORMA
MANUAL
SISTEMA DE CONTROL ACADÉMICO
215
FORMA CA-03
ACTA FIN DE CURSO – FORMA ELECTRÓNICA
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN
CARRERA:
AÑO:
EVALUACIÓN:
CURSO: CÓDIGO: SECCIÓN: FECHA DE EVALUACIÓN:
Carné Apellidos y Nombres Zona Evaluación Total No.
0 1
0 2
0 3
0 4
0 5
0 6
0 7
0 8
0 9
0 10
0 11
0 12
0 13
0 14
0 15
0 16
0 17
0 18
0 19
0 20
ÚLTIMA LINEA
Docente:
Reg. Personal:
Firma:
Observaciones:
Distribución de la Nota Final: 70 puntos de zona, 30 puntos evaluación final. Total 100 puntos.
( Zona mínima 31 puntos, nota de aprobación 61 puntos)
216
FORMA CA-04
ACTA PRIMERA RECUPERACIÓN – FORMA ELECTRÓNICA
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN
AÑO:
CARRERA:
CURSO: CODIGO:
CICLO: SECCIÓN
FECHA DE EVALUACIÓN:
Carné Apellidos y Nombres Zona Evaluación Total No.
0 1
0 2
0 3
0 4
0 5
0 6
0 7
0 8
0 9
0 10
0 11
0 12
0 13
0 14
0 15
0 16
0 17
0 18
0 19
0 20
Docente:
Registro Personal:
Firma:
Id y Enseñad a Todos
217
FORMA CA-05
ACTA SEGUNDA RECUPERACIÓN – FORMA ELECTRÓNICA
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN
AÑO:
CARRERA:
CURSO: CODIGO:
CICLO: SECCIÓN
FECHA DE EVALUACIÓN:
Carné Apellidos y Nombres Zona Evaluación Total No.
0 1
0 2
0 3
0 4
0 5
0 6
0 7
0 8
0 9
0 10
0 11
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0 20
Docente:
Registro Personal:
Firma:
Id y Enseñad a Todos
218
FORMA CA-06
ACTA EXAMEN EXTRAORDINARIO – FORMA ELECTRÓNICA
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN
AÑO:
CARRERA:
CURSO: CODIGO:
CICLO: SECCIÓN
FECHA DE EVALUACIÓN:
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Docente:
Registro Personal:
Firma:
Id y Enseñad a Todos
219
FORMA CA-07
ACTA COMPLEMENTO – FORMA ELECTRÓNICA
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE TOTONICAPAN
AÑO:
CARRERA:
CURSO: CODIGO:
CICLO: SECCIÓN
FECHA DE EVALUACIÓN:
Carné Apellidos y Nombres Zona Evaluación Total No.
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Docente:
Registro Personal:
Firma:
Id y Enseñad a Todos
220
SOLVENCIA DE CONTROL ACADÉMICO
221
CONSTANCIA DE CIERRE DE PENSUM