UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE INGENIERIA QUÍMICA
INGENIERÍA EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO
TESIS PREVIA A LA OBTENCION DEL TITULO:
INGENIERO EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO
TEMA:
“DISEÑO DEL PROCESO DE COMPRAS LOCALES EN DISMA C. LTDA.
BASADO EN LA NORMA ISO 9001:2015”
AUTORES:
MUÑOZ REYES JOSÉ ABRAHAM
PALOMINO CARRIEL CARLOS ESTEBAN
TUTOR:
Ing. DIANA MERCHÁN G.
GUAYAQUIL, MARZO
2018
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE INGENIERIA QUÍMICA
CARRERA INGENIERÍA EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO
“DISEÑO DEL PROCESO DE COMPRAS LOCALES EN DISMA C. LTDA.
BASADO EN LA NORMA ISO 9001:2015”
AUTORES:
MUÑOZ REYES JOSÉ ABRAHAM
PALOMINO CARRIEL CARLOS ESTEBAN
TUTOR:
Ing. DIANA MERCHÁN G.
GUAYAQUIL, MARZO
2018
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE INGENIERÍA QUÍMICA
INGENIERÍA EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO
Acta de Aprobación del Trabajo de Titulación
Proyecto de Investigación
Tema:
“DISEÑO DEL PROCESO DE COMPRAS LOCALES EN DISMA C. LTDA. BASADO
EN LA NORMA ISO 9001:2015”
Trabajo de Investigación presentado por:
MUÑOZ REYES JOSÉ ABRAHAM,
PALOMINO CARRIEL CARLOS ESTEBAN
Aprobado en su estilo y contenido por el Tribunal de Sustentación:
...............................................................................................
Lic. Alberto Paredes Ochoa.
Presidente del Tribunal
………………………………. …………………………
Ing. Georgina Pazan Eco. Johann Vega
Tribunal Principal Tribunal Principal
………………………………………
Ing., Diana Merchán G.
Director(a) del Proyecto de Investigación
MARZO 2018.
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO Y SUBTÍTULO:
“DISEÑO DEL PROCESO DE COMPRAS LOCALES EN DISMA C. LTDA BASADO EN LA
NORMA ISO 9001.2015.”
AUTOR/ES:
José Abraham Muñoz Reyes
Carlos Esteban Palomino Carriel.
TUTOR:
Ing. Diana Merchán G.
REVISORES:
Docente Revisor 1
Docente Revisor 2
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ing. Química
CARRERA: INGENIERIA EN SISTEMA DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO
FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.:
ÁREA TEMÁTICA:
PALABRAS CLAVES: Calidad, proveedores, clientes, Sipoc.
RESUMEN: Se realiza este trabajo para la obtención del título, el diseño del proceso de compras
locales en DISMA C.Ltda basado en la norma ISO 9001-2015, esta empresa se dedica a la
producción en sectores como la construcción, automotriz, hogar y cuidado personal ofreciendo una
gama de productos para cubrir la demanda de sus clientes, se tiene como fin mejorar el proceso de
compras realizando auditoria y evidenciando los problema que presenta dicho departamento.
Este proyecto busca beneficiar al proceso de compras locales proponiendo soluciones que se
ajusten al sistema de gestión implementado en la empresa a través del establecimiento de
políticas, procedimientos y guías para el cumplimiento de las propuestas establecidas en el
control del pronóstico con el fin de obtener beneficios en la organización, también mejorando la
forma de selección, evaluación para los proveedores y de esta manera poder obtener materia
prima, material de empaque que cumplan con lo requerido en el momento a tiempo.
N° DE REGISTRO (en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF SI
NO
CONTACTO CON AUTORES:
José Abraham Muñoz Reyes
Carlos Esteban Palomino Carriel
Teléfono:
0986449063
0992966375
E-mail:
CONTACTO DE LA
INSTITUCIÓN
Nombre: ING GEORGINA PAZAN
Teléfono: 0968475324
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE INGENIERÍA QUÍMICA
INGENIERÍA EN SISTEMAS DE CALIDAD Y
EMPRENDIMIENTO
CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD
Habiendo sido nombrada: Ing. Diana Merchán G. tutora del trabajo de titulación certifico que
el presente proyecto ha sido elaborado por: José Abraham Muñoz Reyes C.C: 0929791382, Carlos
Esteban Palomino Carriel C.C.:0916047715, con mi respectiva supervisión como requerimiento
parcial para la obtención del título de Ingeniero En Sistema de Calidad y Emprendimiento
Se informa que el proyecto: “DISEÑO DEL PROCESO DE COMPRAS LOCALES EN
DISMA C.LTDA BASADO EN LA NORMA ISO 9001:2015”, ha sido
Orientado durante todo el periodo de ejecución en el programa antiplagio (URKUND) quedando el
8% de coincidencias.
https://secure.urkund.com/view/16964445-251036-988649#DccxDglxDADBv6
Ing. Diana Merchán G.
Docente Tutora
CI.: 0907964490
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE INGENIERÍA QUÍMICA
INGENIERÍA EN SISTEMAS DE CALIDAD Y
EMPRENDIMIENTO
CERTIFICADO DE REVISIÓN, REDACCIÓN Y ESTRUCTURA GRAMATICAL
Yo, Cinthia Soto Ortiz, Magíster con domicilio en la ciudad de Guayaquil, por medio
del presente trabajo tengo a bien certificar, que he revisado la Tesis de Grado elaborado por:
José Abraham Muñoz Reyes C.C: 0929791382, Carlos Esteban Palomino Carriel
C.C.:0916047715, previo a la obtención del título de tercer nivel Ingeniero en Sistemas de
Calidad y Emprendimiento.
TRABAJO DE TITULACIÓN:
“DISEÑO DEL PROCESO DE COMPRAS LOCALES EN DISMA C.LTDA BASADO EN
LA NORMA ISO 9001:2015”
La tesis revisada ha sido escrita de acuerdo a las normas gramaticales y de sintaxis
vigentes de la lengua española.
Lcda. Cinthia Soto Ortiz, Magíster
Gramatóloga
CI.:1309340915
Número de Registro SENESCYT: 1006-16-86073926
FACULTAD INGENIERÍA QUÍMICA
INGENIERÍA EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO UNIDAD DE TITULACIÓN
Guayaquil,……………….. del 2018
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR REVISOR
Habiendo sido nombrada: Ing. Diana Merchán Tutora del trabajo de titulación certifico que
el presente trabajo de titulación, elaborado por: José Abraham Muñoz Reyes C.C:
0929791382 y Carlos Esteban Palomino Carriel C.C.:0916047715, con mi respectiva
supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de Ingeniero en Sistemas
de Calidad y Emprendimiento en la Carrera de Ingeniería en Sistemas de Calidad y
Emprendimiento /Facultad de Ingeniería Química, ha sido REVISADO Y APROBADO, en
todas sus partes, encontrándose apto para su sustentación.
_______________________________
Ing. Diana Merchán G.
CI.: 0907964490
FACULTAD INGENIERÍA QUÍMICA
INGENIERÍA EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO
UNIDAD DE TITULACIÓN
Guayaquil, ……………….. del 2018
Sr. Ing. Jaime Fierro Aguilar
DIRECTOR DE ISCE
FACULTAD INGENIERIA QUIMICA
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
Ciudad. - De mis consideraciones:
Envío a usted. el Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación
“DISEÑO DEL PROCESO DE COMPRAS LOCALES EN DISMA C. LTDA BASADO
EN LA NORMA ISO 9001:2015”, indicando que ha (n) cumplido con todos los parámetros
establecidos en la normativa vigente:
El trabajo es el resultado de una investigación. El estudiante demuestra conocimiento profesional integral. El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento. El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.
Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del
trabajo de titulación con la respectiva calificación.
Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines
pertinentes, que el (los) estudiante (s) está (n) apto (s) para continuar con el proceso de revisión final.
Atentamente,
Ing. Diana Merchán G.
Docente Tutora
CI.: 0907964490
FACULTAD INGENIERÍA QUÍMICA
INGENIERÍA EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO UNIDAD DE TITULACIÓN
LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL
USO NO COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACADÉMICOS
Nosotros, José Abraham Muñoz Reyes C.C: 0929791382 y Carlos Esteban
Palomino Carriel C.C.:0916047715, certificamos que los contenidos desarrollados en este
trabajo de titulación, cuyo título es “DISEÑO DEL PROCESO DE COMPRAS
LOCALES EN DISMA C.LTDA BASADO EN LA NORMA ISO 9001:2015”son de mi
absoluta propiedad y responsabilidad Y SEGÚN EL Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE
LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E
INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una licencia gratuita intransferible y no exclusiva para
el uso no comercial de la presente obra con fines no académicos, en favor de la Universidad
de Guayaquil, para que haga uso de este, como fuera pertinente.
José Abraham Muñoz Reyes Carlos Esteban Palomino Carriel
C.I. No. 0929791382 C.I. No. 0916047715
*CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN (Registro Oficial n. 899 - Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares de derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y centros educativos. - En el caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como resultado de su actividad académica o de investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos.
DEDICATORIA
A mis padres por ser motor y pilar fundamental en mi vida, en especial a mi padre por
su apoyo incondicional en toda mi etapa estudiantil, que con su ejemplo me ha enseñado
que los objetivos se logran con esfuerzo y dedicación.
José Muñoz
A DIOS por la oportunidad de haber culminado esta etapa con éxito y de seguir adelante
con todos los retos que se presenten.
A mis padres María Carriel y Amado Palomino por la oportunidad y el apoyo
incondicional en cada etapa de mi vida.
A mí amada esposa Verónica Pita por su ayuda en cada momento de mi vida, su bondad,
paciencia y compresión he culminado mis estudios.
A mis hijos Alessandro, Karlita, Denilson y Matthew son la parte fundamental de mi
vida y por saber comprender en todo momento y poder finalizar mi objetivo.
Carlos Palomino
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios, por las bendiciones dadas a lo largo de mi vida, me otorgo fortaleza
cuando la necesite y me ayudo a lograr una de mis metas, a mis padres que son el pilar
fundamental en mi vida, a mis hermanos por sus consejos y apoyo, a la Ing. Renata
Poveda Valdivieso por abrirme las puertas de la Empresa DISMA C. Ltda. Y la apertura
al logro de este objetivo.
A mí tutora Ing. Diana Merchán, aquellos profesores que, con paciencia y enseñanzas
a lo largo de la carrera universitaria, contribuyeron a mi formación como Ingeniero.
A mi compañero de tesis Carlos por todos aquellos momentos dedicado a este proyecto,
gracias a tus opiniones y contribución juntos logramos esta meta.
Agradezco a mi amiga Franyeli Piguave por sus consejos, y por enseñarme que no hay
que rendirse aun cuando se crea todo perdido, a mi prima Jennifer Reyes que con sus
palabras siempre me mostro su apoyo.
José Muñoz
A DIOS por darnos la oportunidad de llevar adelante los estudios universitarios y por
haberme colocado en el lugar y a las personas indicadas para adquirir los conocimientos
necesarios para nuestra formación.
A mi compañero José Muñoz, por ser parte de este trabajo y de su acompañamiento
durante toda la vida universitaria.
A la Ing. Diana Merchán, por su aporte y conocimiento brindado a lo largo del
desarrollo de este trabajo de una forma muy profesional
Carlos Palomino.
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE INGENIERÍA QUÍMICA
INGENIERÍA EN SISTEMAS DE CALIDAD Y
EMPRENDIMIENTO
“DISEÑO DEL PROCESO DE COMPRAS LOCALES EN DISMA C. LTDA
BASADO EN LA NORMA ISO 9001:2015”
Autor: José Abraham Muñoz Reyes.
Carlos Esteban Palomino Carriel.
Tutor: Ing. Diana Merchán G.
RESUMEN
Se realiza este trabajo para la obtención del título, el diseño del proceso de compras
locales en DISMA C. Ltda. basado en la norma ISO 9001-2015, esta empresa se dedica a la
producción en sectores como la construcción, automotriz, hogar y cuidado personal
ofreciendo una gama de productos para cubrir la demanda de sus clientes, se tiene como fin
mejorar el proceso de compras realizando auditoria y evidenciando los problemas que
presenta dicho departamento. Este proyecto busca beneficiar al proceso de compras locales
proponiendo soluciones que se ajusten al sistema de gestión implementado en la empresa a
través del establecimiento de políticas, procedimientos y guías para el cumplimiento de las
propuestas establecidas en el control del pronóstico con el fin de obtener beneficios en la
organización, también mejorando la forma de selección, evaluación para los proveedores y
de esta manera poder obtener materia prima, material de empaque que cumplan con lo
requerido en el momento a tiempo.
Palabras Claves: Calidad, proveedores, clientes, Sipoc.
UNIVERSITY OF GUAYAQUIL
FACULTY OF CHEMICAL ENGINEERING
CAREER OF ENGINEERING IN QUALITY AND
ENTREPRENEURSHIP SYSTEMS
"DESIGN OF THE PROCESS OF LOCAL PURCHASES IN DISMA C. LTDA
BASED ON THE ISO 9001: 2015 STANDARD"
Authors: José Abraham Muñoz Reyes.
Carlos Esteban Palomino Carriel.
Tutor: Ing. Diana Merchán G.
ABSTRACT
This work is carried out to obtain the title, the design of the local purchasing process in DISMA
C.Ltda based on ISO 9001-2015, this company is dedicated to the production in sectors such
as construction, automotive, home and personal care offering a range of products to meet the
demand of its customers, it aims to improve the purchasing process by auditing and evidencing
the problems presented by the department.This project seeks to benefit the local purchasing
process by proposing solutions that adjust to the management system implemented in the
company through the establishment of policies, procedures and guidelines for compliance with
the proposals established in the control of the forecast in order to obtain benefits in the
organization, also improving the way of selection, evaluation for suppliers and in this way to
be able to obtain raw material, packaging material that meet the requirements at the moment in
time.
Keywords: Quality, suppliers, customers, Sipoc.
Contenido Capítulo I................................................................................................................................ 7
Planteamiento del problema ................................................................................................... 7
1.1 Problematización ................................................................................................... 7
1.1.1 Diagnóstico del problema ...................................................................................... 8
1.1.2 Pronóstico del problema ........................................................................................ 8
1.1.3 Control al pronóstico del problema ....................................................................... 9
1.2 Formulación y Sistematización de la Investigación ............................................ 10
1.2.1 Formulación del problema de investigación ....................................................... 10
1.2.2 Sistematización del problema .............................................................................. 10
1.3 Objetivos de la investigación .............................................................................. 10
1.3.1 Objetivo General ..................................................................................................... 10
1.3.2 Objetivos Específicos .............................................................................................. 10
1.4 Justificación del Proyecto .................................................................................... 11
1.4.1 Justificación teórica ................................................................................................. 11
1.4.2 Justificación Metodológica. .................................................................................... 11
1.4.3 Justificación Práctica ............................................................................................... 12
1.5 Delimitación del Problema. ................................................................................. 12
1.5.1 Delimitación espacial .................................................................................................. 12
1.5.2 Delimitación temporal ......................................................................................... 12
Capitulo II ............................................................................................................................ 13
2.1 Antecedentes ....................................................................................................... 13
2.2 Marco teórico ...................................................................................................... 14
2.2.1 ISO ...................................................................................................................... 14
2.2.2 Procesos ............................................................................................................... 15
2.2.3 Capacitación ........................................................................................................ 17
2.2.4 No conformidad. .................................................................................................. 18
2.2.5 Retraso de procesos ............................................................................................. 18
2.2.6 Proveedores. ........................................................................................................ 20
2.2.7 Evaluación de proveedores. ................................................................................. 20
2.2.8 Selección de proveedores. ................................................................................... 20
2.2.9 Gestión de proveedores ....................................................................................... 21
2.2.10 Incumplimientos .......................................................................................... 22
2.3 Marco Conceptual. .............................................................................................. 24
2.4 Marco Contextual ................................................................................................ 25
2.4.1 Reseña Histórica de Disma C. Ltda..................................................................... 25
2.4.2 Valores Organizacionales. ............................................................................... 27
2.4.3 Misión. .............................................................................................................. 27
2.4.4 Visión. ............................................................................................................... 27
2.4.5 Proceso de compras locales. .................................................................................. 27
3Capítulo III ......................................................................................................................... 29
3.1 Tipo de la investigación. ..................................................................................... 29
3.3 Población .................................................................................................................. 30
3.4 Muestra ................................................................................................................ 30
3.5 Técnicas de recopilación de información ............................................................ 31
3.6 Técnicas para la presentación y análisis de resultados ........................................ 31
3.7 Presentación y análisis de resultados. ............................................................................ 31
3.7.1 Check list de ISO 9001:2008 .................................................................................. 31
3.7.2 Check list de ISO 9001:2015 .................................................................................. 32
3.7.3 Encuesta y tabulación de las encuestas. (Anexo 6) ................................................ 32
Capítulo IV ........................................................................................................................... 45
4.1 Propuesta. ....................................................................................................................... 45
4.1.1 Política del departamento de compras. .................................................................. 46
4.1.2 Objetivos del departamento de compras. ................................................................ 47
4.1.3 Misión. ..................................................................................................................... 47
4.1.4 Visión ...................................................................................................................... 47
4.1.5 FODA. .................................................................................................................... 48
4.1.6 Matriz Sipoc ........................................................................................................... 48
4.1.7 Criterios para la evaluación y selección de proveedores ....................................... 50
4.1.8 Evidencia de la identificación de los productos .......................................................... 50
4.1.9 Procedimiento de Preservación ................................................................................... 51
4.1.10 Indicadores Proactivos De Desempeño Del Departamento De Compras. .......... 51
4.1.11 Matriz De Evaluación De Riesgos Para El Proceso De Compras Locales. ........ 53
4.1.12 Manual de Funciones (Anexo 10) ......................................................................... 53
CONCLUSIÓN. ................................................................................................................... 54
RECOMENDACIÓN........................................................................................................... 55
Bibliografía .......................................................................................................................... 56
ANEXOS ............................................................................................................................. 58
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Normas ISO ............................................................................................. 15
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1: Componentes de un proceso ................................................................................. 15
Figura 2: Tipos de capacitación ............................................................................................ 17
Figura 3: Componentes del SIPOC ...................................................................................... 19
Figura 4:Gastos del PDC ....................................................................................................... 23
Figura 5: Ciclo de la gestión de riesgos ................................................................................ 24
Figura 6: Análisis Foda .......................................................................................................... 48
ÍNDICE DE ANEXOS
ANEXO 1: Diagnostico del problema .................................................................................. 59
ANEXO 2: Pronostico del problema .................................................................................... 60
ANEXO 3:Control al Pronostico .......................................................................................... 61
ANEXO 4:Checklist Para Iso 9001: 2008 ............................................................................ 62
ANEXO 5: Checklist Para Iso 9001: 2015 ........................................................................... 63
ANEXO 6:Encuesta Personal De Compras ......................................................................... 66
ANEXO 7:Procedimiento De Selección Y Evaluación De Proveedores ............................ 69
ANEXO 8: Evidencia De Identificación De Productos ....................................................... 79
ANEXO 9: Preservación Del Producto ................................................................................ 82
ANEXO 10:Diagrama De Flujo ............................................................................................ 90
ANEXO 11:Manual De Funciones ........................................ ¡Error! Marcador no definido.
CAPÍTULO I
Planteamiento del problema
1.1 Problematización
DISMA C. Ltda., en la actualidad tiene implementada la norma ISO 9001:2008, que es
el estándar para el sistema de gestión de la calidad, la misma que fue certificada en el año 2010,
dado que la empresa entiende el valor de un Sistema de Gestión de Calidad eficaz que garantice
la satisfacción de los requisitos del cliente en cuanto a los productos y servicios que reciben.
Debido a la evolución de un mercado más competitivo y las nuevas realidades de un
mundo siempre cambiante, la Organización Internacional de Estandarización ha adaptado la
norma ISO 9001:2008, a una nueva versión la ISO 9001:2015, la cual asegura que el sistema
de gestión de calidad siga siendo una herramienta eficaz para las empresas, las cuales deben
enfrentar competidores con nuevas estrategias empresariales, dentro de un mercado que no es
el mismo.
La Organización Internacional de Estandarización, a dispuesto un tiempo de transición,
para que las organizaciones adapten su sistema de gestión de la calidad que actualmente tienen
implementado, a la nueva revisión 2015; lo cual se hace aún más imperativo dado que existe
un plazo apremiante hasta septiembre del 2018, para terminar el proceso de migración del
estándar.
Por otra parte, la empresa a pesar que tiene el sistema de gestión de calidad, ha
presentado distintos problemas durante sus actividades económicas propios del crecimiento de
la organización. En la pre auditoría realizada al proceso de compras locales con los puntos
aplicables a este proceso, se ha evidenciado desviaciones tanto de requerimientos, actividades
y entregas al cliente interno desencadenando afectaciones a otros procesos. Por lo cual la
transición obligatoria de la norma ISO 9001:2008 a la versión ISO 9001 2015, permitirá
realizar cambios significativos en dicho proceso, permitiendo operar el proceso de compras
locales de una manera más eficaz.
1.1.1 Diagnóstico del problema
Con la utilización del diagrama de Ishikawa se detectaron los siguientes inconvenientes:
(Anexo 1)
Deficiente actualización de la base de datos de proveedores.
Falla de estandarización de los parámetros de evaluación de los proveedores.
Ausencia de especificaciones del cliente interno en adquisición de materia prima e
insumos.
Incorrecta sociabilización de los procedimientos hacia el personal.
Incumplimiento de la planificación de auditorías a proveedores.
Comunicación defectuosa con proveedores de compras locales.
Carencia de política para evaluación de proveedores.
Devoluciones excesivas de materiales e insumos.
1.1.2 Pronóstico del problema
En caso de no tomar los correctivos necesarios y de no manejar una mejora continua en el
proceso de compras locales la empresa DISMA C. Ltda., está expuesta a lo siguiente:
(Anexo 2)
Retrasos en solitudes de compras.
Proveedores de compras locales no idóneos.
Adquisición de materia prima e insumos no conformes.
Reproceso de actividades que se ejecutan en el proceso de compras.
Proveedores de compras locales no aptos.
Ausencia de registros y evaluación de proveedores nacionales.
Incumplimiento del procedimiento de compras nacionales.
Escasez de materia prima e insumos.
1.1.3 Control al pronóstico del problema
Para mitigar los problemas detectados en la empresa DISMA C. Ltda., se debe de realizar los
siguientes controles: (Anexo 3)
Actualización frecuente de la base de datos de proveedores.
Determinar parámetros concretos de evaluación a proveedores.
Estandarizar y documentar los requerimientos de materia prima e insumos.
Sociabilizar los procedimientos del proceso de compras.
Cumplir a cabalidad el cronograma de auditorías del sistema de gestión de calidad.
Fomentar la comunicación efectiva entre cliente-proveedor.
Análisis de riesgos de actividades del proceso de compras locales.
Sistema efectivo de liberación de materiales.
1.2 Formulación y Sistematización de la Investigación
1.2.1 Formulación del problema de investigación
¿Cómo beneficia la propuesta de la aplicación de la norma ISO 9001:2015 con respecto
a la ISO 9001:2008 implementada, sobre las deficiencias existentes en la gestión del
departamento de compras de DISMA C. Ltda ?
1.2.2 Sistematización del problema
¿Cuáles son los indicadores que tiene el proceso de compras locales en relación a los
requisitos de la norma ISO 9001:2015?
¿Cuáles son las no conformidades que se generan por la evaluación incorrecta a los
proveedores?
¿De qué manera influye al proceso de compras el no tener la información correcta de
los requerimientos internos solicitados?
¿Cómo beneficiará realizar el análisis de riesgos al proceso de compras de la empresa
DISMA C. Ltda.?
1.3 Objetivos de la investigación
1.3.1 Objetivo General
Diseñar un sistema de gestión de calidad del proceso de compra locales de DISMA C.
Ltda., en base a la norma ISO 9001:2015.
1.3.2 Objetivos Específicos
Determinar las no conformidades que afectan al proceso de compras locales por la
evaluación incorrecta a los proveedores
Establecer indicadores proactivos que ayuden a la gestión del departamento.
Realizar un análisis de evaluación de riesgos para identificar amenazas que puedan
afectar al proceso de compras locales
Caracterizar el Proceso de Compras mediante la metodología SIPOC.
1.4 Justificación del Proyecto
1.4.1 Justificación teórica
Este proyecto busca beneficiar al proceso de compras locales proponiendo soluciones
que se ajusten al sistema de gestión implementado en la empresa a través del establecimiento
de políticas, procedimientos y guías para el cumplimiento de las propuestas establecidas en el
control del pronóstico con el fin de obtener beneficios en la organización tales como:
Disminuir costos de reproceso de las actividades de compras locales
Capacitar al personal en relación a temas de planificación
Establecer relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores
Asegurar que los indicadores del proceso de compras sean los adecuados
1.4.2 Justificación Metodológica.
En la ejecución de este proyecto se emplearán diversas técnicas para elaborar un estudio
tanto interno como externo y así obtener información importante y realizar un planteamiento
adecuado para la empresa.
Para esta propuesta se utilizarán ciertas herramientas como:
Diagrama de Ishikawa.
Graficas de control.
Diagrama de Pareto.
Con la ayuda de estas herramientas de calidad se obtiene la situación actual del
departamento de compras y se establece un marco referencial para la inserción de métodos pro
mejora del proceso analizado según ISO 9001:2015.
1.4.3 Justificación Práctica
La Organización Internacional de Estandarización publicó en septiembre de 2015 la
nueva versión de la norma IS0 9001:2015 y con esto el departamento de compras se ve en la
obligación de hacer un diseño de compras basado en la nueva versión de la ISO, para
complementar la transición que se está realizando en DISMA C. Ltda., permitiendo introducir
los nuevos requisitos, los cambios más relevantes producidos y el establecimiento de objetivos
alineados en el proceso de compras locales.
1.5 Delimitación del Problema.
1.5.1 Delimitación espacial
País Ecuador
Ciudad Durán
Región Costa
Provincia Guayas
Organización DISMA C. LTDA.
Ubicación Km. 4.5 Vía Durán – Tambo Y Av. Tanasa
1.5.2 Delimitación temporal
El presente trabajo tendrá una duración 4 meses, comenzando desde 1 de noviembre del
2017 al 19 de enero del 2018.
CAPITULO II
2.1 Antecedentes
Existe un sin número de proyectos relacionados a la implementación de la ISO 9001
con lo cual las empresas han mejorado sustancialmente sus procesos, tanto estratégicos,
operativos y de apoyo, tras la actualización de la ISO 9001 2008 a la ISO 9001 2015.
En distintos ámbitos de aplicación de los diferentes requisitos de la norma ISO también
se destaca la diferencia de las empresas denominadas tradicionales la cual se dividían en
departamentos trabajando de forma independiente donde cada uno de ellos busca sobresalir
ante la gerencia. Luego tenemos la gestión por procesos donde hay una interrelación de las
actividades de la organización visualizando sus entradas y salidas a través del respectivo
análisis del proceso dando una perspectiva de que el cliente es el eje fundamental.
Así mismo Pérez (2016) resalta la importancia de identificar los requisitos de la
actualización de la norma ISO mediante un proyecto de transición de la ISO 9001: 2008 a la
ISO 9001: 2015 y sobre todo la implementación de temas relevantes como la evaluación de
riesgos según el contexto de la organización, la documentación necesaria para respaldar el
sistema de gestión, la complejidad de sus procesos, sus interacciones y el compromiso de todo
el personal incluido la alta gerencia en relación al sistema de gestión. Otro proyecto referencial
es el de Macías y Valencia (2014) el cual hace énfasis a la inclusión de la alta gerencia y su
compromiso por el sistema de calidad y la necesidad de actualizar la versión con lo cual se
obtendrán un mejoramiento sustancial a la gestión.
Relacionando estos proyectos a este trabajo de titulación se podrá observar la
importancia de la gestión por procesos para mejorar actividades y tener claro al cliente que se
beneficiará de un resultado analizado por los requerimientos solicitados y de actividades que
se realizaron de manera ordenada cumpliendo los procedimientos estipulados como parte del
sistema de gestión y sobre todo la importancia del compromiso de todos los actores que
intervienen en la organización.
2.2 Marco teórico
2.2.1 ISO
Debido al crecimiento de las sociedades, así como del comercial a nivel mundial surgió
la necesidad de acaparar el mercado diferenciando los productos mediante la mejora de los
procesos y servicios, es por eso que surgió en 1946 la ISO con el fin de proponer una mejora
en la coordinación empresarial y la unificación de las normas de industrialización.
Después del fin de la segunda guerra mundial se crearon varias normas, una de ellas fue la
ISO 9000 con el objetivo de tener un control sobre la fabricación de los productos, así como
de los procesos facilitando el comercial global.
A partir del año 2006 ya existían alrededor de 16000 normas aplicables y para el año
2012 estas alcanzaban las 19000; las ISO estas involucradas en diferentes sectores entre ellos
tecnología, medio ambiente, entre otros. Muchos países han acogido a la norma ISO y cuentan
con diferentes organismos para elaborar o modificar dichas normas.
A continuación, se exponen las normas relacionas a la gestión de la calidad
Tabla 1
Normas ISO
ISO 9000 Fundamentos y vocabulario
ISO 9001 Requisitos del SGC
ISO 9004 Directrices para la mejora del desempeño
ISO 10011 Directrices para auditorías
ISO 17025 Requisitos Generales para la Competencia
de Laboratorios de Prueba y Calibración
ISO 19011 Auditoría de Calidad
Fuente: Autores
González y Ortiz (2016) indicaron que las normas establecen los requisitos y los
elementos mínimos que tiene que comprender los sistemas de calidad, sin embargo, no pretende
uniformizar o estandarizar dichos sistemas.
El concepto de calidad ha ido evolucionando con los años, en la actualidad no solo basta
con tener un producto o servicio de calidad. En el enfoque moderno incluye a toda la
organización para alcanzar metas y objetivos a través de la prevención, como expresa Tarí
(2000) para mejorar la calidad del producto o servicio.
2.2.2 Procesos
Figura 1: Componentes de un proceso
Fuente: Autores
Proceso
Recursos
Salidas
Control
Entrada
a) Entrada:
Información, insumos o recursos necesarios para iniciar un proceso
b) Salida
Resultado o respuesta de la ejecución del proceso, puede ser un servicio o un producto
o información solicitados por usuarios o clientes.
c) Recursos
Herramientas tales como personas, maquinas o sistemas que ayudan a realizar las
actividades
elementos que ayudan al desempeño de las actividades como oficinas, bodegas, etc.
d) Controles
Koontz y Cannice (2012) explican que es la medición y corrección del desempeño para
garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se
logren.
e) Proceso
Conjunto de actividades determinadas para conseguir un objetivo.
Tipos
Procesos estratégicos/administrativos: estos se relacionan con la alta dirección, según
Aguilar (2013) aportan directrices a todos los demás y están destinados a definir y controlar las
metas de la organización, sus políticas y estrategias.
Procesos operativos: permiten desarrollar las políticas y estrategias para dar servicio a
los clientes, así mismo Aguilar (2013) manifestó que son los que permiten generar el producto
o servicio que se entrega al cliente, por ende, el núcleo del negocio.
Existen procesos que no aportan al cliente, pero son importantes en la organización
Aguilar (2013) dice que estos procesos identificados también como procesos de apoyo ya que
brindan soporte a los operativos. En estos procesos los clientes son internos, es el personal de
la organización.
2.2.3 Capacitación
Teniendo en cuenta a Ventura (2011) quien definió como un conjunto de acciones que
pretender facilitar a las personas, las competencias y las motivaciones necesarias para un
desempeño eficaz y eficiente en sus puestos actuales y futuros.
Es un proceso para adquirir destrezas y conocimientos que ayudan a alcanzar objetivos
definidos por la empresa, es a corto plazo y se transmiten instrucciones relativas al trabajo. En
la capacitación se adquiere diversos conocimientos técnicos, teóricos y prácticos contribuyendo
al desarrollo de los colaboradores con un fin específico, Ventura (2011) considera que otra
definición sería la de otorgarle a alguien una mayor aptitud para poder desempeñarse con éxito
en su puesto de trabajo.
La capacitación puede dividirse en varias etapas
Figura 2: Tipos de capacitación
Fuente Elaboración Propia.
Capacitaciòn
Formaciòn Tècnica
Formaciòn Conductual
FormaciònAcadèmica
2.2.4 No conformidad.
La Asociación Española para la Calidad [AEC] (2017) la definió como un
incumplimiento de un requisito del sistema, sea este especificado o no.
Las no conformidades se clasifican en 2 tipos
No conformidad mayor: Se define como el incumplimiento ya ocurrido a uno o más
requerimientos del Sistema de gestión de calidad.
Ejemplos:
No realizar auditorías internas.
Falta de procedimientos para el control de documentos.
Ausencia de firmas para liberar productos de un área específica.
No conformidad menor: se refiere a una desviación mínima que ya puede haber ocurrido
o es un riesgo pero que no afecta a un punto del sistema de gestión de calidad.
No conformidad menor: es una no conformidad detectada, que por sus características
no llega a la gravedad de la anterior.
2.2.5 Retraso de procesos
Rodríguez (2016) considero que ocurre cuando se interfiere en el flujo de un objeto o
grupo de ellos, para la prestación de un servicio o la fabricación de un producto es muy
importante la cadena de valor y los procesos que están inmersos en ella, muchas empresas no
gestionan las actividades que se realizan en los procesos originando molestias tanto a los
clientes internos como externos provocando que los pedidos, actividades o procesos no se
ejecuten como estaban programados.
Es importante definir los procesos y representar las actividades que los componen, la
matriz SIPOC es una herramienta que permite visualizar toda interacción del proceso desde el
proveedor hasta el cliente final, la [AEC] (2017) también definió que la matriz SIPOC es una
herramienta de calidad que ayuda a identificar las actividades que se ejecutan en un proceso
específico permitiendo desglosar cada actividad a través de las entradas hasta el punto de salida
del producto o servicio.
Como señalan Tovar y Mota (2007) es un diagrama, que permite visualizar al proceso
de manera sencilla y general. Este esquema puede ser aplicado a procesos de todos los tamaños
y a rodos los niveles, incluso a una organización completa.
Figura 3: Componentes del SIPOC
Fuente: RCL, 2017
EL diagrama SIPOC recibe su nombre de las siglas de sus componentes:
Proveedor (Supplier): Persona que provee los recursos.
Recursos (inputs): Insumos para el desarrollo del proceso. Se considera recursos a la
información, materiales, actividades o personas.
Proceso (Process): Conjunto de actividades básicas que convierten las entradas en
salidas añadiendo un valor agregado.
Salida (Output): Es el resultado del proceso.
Cliente (Customers): persona que demanda el resultado de un proceso.
2.2.6 Proveedores.
De acuerdo con Economía Simple (2016) un proveedor es una persona o una empresa
que proporciona existencias y abastecimiento a otra empresa para que ésta pueda explotarlos
en su actividad económica.
2.2.7 Evaluación de proveedores.
Una vez establecido el proveedor se deben determinar y satisfacer una serie de
requerimientos para la calificación del producto, como afirmo Pérez (2009) la complejidad del
proceso de calificación depende de la complejidad del producto, de la novedad de la tecnología
empleada, de la importancia que el empleo del producto tiene para el cliente y de varios factores
similares más.
La evaluación de proveedores es muy importante en el proceso de compras Pérez (2009)
también sugiere que la evaluación de los proveedores es un proceso que permitirá establecer
cuáles son los proveedores que están mejor posicionados para satisfacer los requisitos
relacionados con las características de calidad del producto, el plazo de entrega y el precio.
2.2.8 Selección de proveedores.
Es el punto de partida en la cadena de abastecimiento, pero es importante realizar una
buena selección Pérez (2009) expreso que este hecho involucra múltiples criterios, lo que ha
generado un conflicto sobre cuáles serían los que realmente definen la calidad del proveedor y
qué métodos son los ideales para evaluar su desempeño.
Existen muchos aspectos a considerar para elegir a un proveedor entre los cuales se
puede destacar:
Tiempo de entrega.
Capacidad de respuesta.
Calidad de sus productos.
Tecnología.
2.2.9 Gestión de proveedores
Rouse (2005) explico que es un enfoque integral aplicado a la gestión de la interacción
que las empresas tienen con las organizaciones que les suministran los bienes y servicios que
utilizan. Así mismo Rouse (2005) indico el objetivo de la gestión de relaciones con los
proveedores es agilizar y hacer más eficaces los procesos entre las empresas y sus proveedores
del mismo modo que la gestión de relación con los clientes esta conducirá a agilizar y hacer
más eficiente los procesos entre empresas y sus clientes.
Esta es una actividad muy importante e imprescindible para evitar costos generados al
incurrir en una mala gestión, tales como:
• Retraso en el despacho de materia prima o productos
• No cumplir con las fechas de entrega de los productos o servicios
• Compra de materia prima urgente
• Fletes adicionales
• Cambios en los planes de distribución
• Reclamos no resueltos.
• Aumento de costos
2.2.10 Incumplimientos
Dale y Plunkett (2012) determinaron no cumplir con los requisitos que producen
erogaciones o incumplimientos, las cuales son evitables como, por ejemplo: devoluciones,
reparaciones, exigencias de cumplimiento de garantías, entre otros.
Es de vital importancia evaluar el cumplimiento para poder determinar los problemas
que afectan el desempeño de las actividades y decidir qué acciones correctivas se deben tomar
y conocer hasta qué punto se han cumplido las metas propuestas. Haaz (2011) afirmo que sí
cumplir de por sí tiene un costo, no cumplir tiene un mayor costo.
2.2.10.1 Precio del Incumplimiento
Haaz (2011) indico la medición de la calidad, es relativa a medir el precio del
incumplimiento; lo que cuesta hacer las cosas mal.
Tipos de Incumplimientos
• Devolución de documentos.
• Tiempo sin producir o improductivo.
• Reconstrucciones.
• Repetir trámites.
• Quejas.
Haaz (2011) señalo que cuando mejoramos la calidad, reducimos el precio del
incumplimiento y como resultado, reducimos los costos totales; y así hacemos un óptimo uso
de los recursos asignados a nuestra área en el negocio particular o a la dependencia u organismo
público respectivo.
Los gastos que incurren los costos de operación, son.
Los costos por hacer las cosas sin error
El precio del cumplimiento
Operar los procesos a partir de la idea inicial sin tener errores incurre en gastos como
insumos, materiales, personal que son necesarios para obtener resultados en el trabajo, sin
incluir a ningún desperdicio, incumplimiento o retraso en el diseño original.
Figura 4: Gastos del PDC
Fuente Elaboración Propia.
Cumplir con las actividades de un proceso genera gastos, Haaz (2011) declara que el
precio del cumplimiento, es lo que cuesta asegurar que las cosas se hagan bien, desde la primera
vez.
2.2.10.2 Análisis de Riesgo.
Es un método que permite identificar factores de riesgos o vulnerabilidad en un proceso
o gestión de información que comprenden a todos los componentes de una organización o área
Revisones de Instrucciones de trabajo
Verificaciòn de los mètodos o procedimientos aplicados
Mantenimiento preventivo a equìpos, de transporte, de màquina
diversasAuditorìas
de estudio de posibles causas que pueden generar un efecto adverso o amenaza de actividades
o trabajos desarrollada por personas o empresas.
Se destacan seis procesos de gestión para la administración del riesgo.
Planificación: Lledó (2013) indico cómo se va a planificar la gestión de riesgo en las
actividades.
Identificación: Determina cuales podrían afectar al proceso y documentar las características.
Análisis cualitativo: Evaluar el impacto y la probabilidad de los riesgos.
Análisis cuantitativo: Lledó (2013) indico que se categoriza la probabilidad de cada riesgo y
la consecuencia que este generaría.
Planteamiento de la respuesta al riesgo: Desarrollar opciones y disminuyendo las amenazas
Monitoreo y control: Se identifican nuevos riesgos y se lleva un seguimiento de los riesgos
detectados y riesgos residuales.
Figura 5: Ciclo de la gestión de riesgos
Fuente: Siquiera (2016)
2.3 Marco Conceptual.
Cliente. - Galviz (2011) explico que es toda organización, persona o entidad, que recibe
un producto o servicio que dictamina sus especificaciones.
Diagrama de Ishikawa. - López (2016) manifestó que es una técnica que permite la
identificación y clasificación de ideas e información relativas a la causa de los problemas.
Diagrama de Pareto. - López (2016) indico como un método de análisis que permite
discriminar entre las causas más importantes de un problema y las menos importantes.
Gráficas de Control. - Gehisy (2017) sostuvo que es una herramienta utilizada para
distinguir las variaciones debidas a causas asignables o especiales a partir de las
variaciones aleatorias inherentes al proceso.
ISO. - Siglas en inglés de Organización Internacional de Normalización, entidad
encargada de elaborar y comercializar las diferentes normas aplicables para todo tipo de
empresa u organización.
Lluvia de ideas. - Ballesteros (2014) indico que generar ideas, perspectivas, matices y
establecer las relaciones que promuevan una definición de la cuestión inicial de la
investigación de manera colaborativa.
Mapa de procesos. - Martínez y Cegarra (2014) lo describimos como una aproximación
que define la organización como un sistema de procesos interrelacionados.
SIPOC. - Gupta y Sri (2016) indico, esta herramienta nos permite identificar
restricciones o jugadores que pueden contribuir al éxito o fracaso del proceso así como
problemas potenciales asociados al mismo.
2.4 Marco Contextual
2.4.1 Reseña Histórica de Disma C. Ltda.
La empresa DISMA C. Ltda., se fundó en el año 1960 por el Sr. Raúl Lebed Sigall.
Iniciando sus operaciones con la madera playwood que no era muy conocida en el medio y
realizando una innovación con los tableros que se distribuían. En esta época también se detectó
otra necesidad que era el de encontrar un método más eficiente de pegado ya que los artesanos
que laboraban lo hacían por medio de almidón.
A partir del año 1970 la empresa comienza a tener alianzas estratégicas con empresas
de otros países para realizar importaciones en tecnologías de colas y pegamentos sintéticos
listos para usarse y mejorar a la producción.
En el año 1977 su fundador realiza una alianza con la empresa norteamericana Bonder
Inc., por lo que DISMA C. Ltda. Es la pionera en adhesivos para varios sectores industriales
elaborando productos reconocidos en el mercado como: Blancola, Poligloss, Polo, Rally, Ega,
Armor All, STP, entre otras.
Actualmente DISMA C. Ltda. Como parte de su crecimiento industrial se ha extendido
a otras líneas de producción en sectores como la construcción, automotriz, hogar y cuidado
personal ofreciendo una gama de productos para cubrir la demanda de sus clientes y
avalándolos con la certificación ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad.
Como parte del crecimiento en su producción y en otras líneas de productos además de
los factores externos, se ha ido presentando varios inconvenientes o problemas relacionados a
los procesos como lo fue detectado en compras locales pudiendo incurrir en costos o afectando
a lo más importante que son sus clientes de no tomar los correctivos y de realizar el respectivo
análisis de riesgos para evitar o tener un plan de contingencia en caso de que suceda alguna
eventualidad. Por lo mencionado se pensó en actualizar la aplicación de la norma ISO
9001:2008 a la versión 2015 y buscar detalladamente las falencias y encontrar las soluciones a
las mismas para el proceso de compras locales y así establecer la mejora continua basada en
los riesgos.
2.4.2 Valores Organizacionales.
Honestidad.
Compromiso.
Productividad.
Calidad Humana.
Mejoramiento continuo.
Trabajo en equipo.
2.4.3 Misión.
Fabricar y comercializar productos químicos de las líneas, hogar, automotriz,
construcción, e Industrial buscando la satisfacción de los clientes con productos innovadores y
con altos estándares de calidad.
2.4.4 Visión.
Ser una industria líder en el mercado nacional con proyección internacional, reconocida
por el desarrollo de productos innovadores y su excelencia en el mercado.
2.4.5 Proceso de compras locales.
Para realizar y cumplir con este proceso se debe cumplir con la selección y posterior
evaluación a los proveedores y de esta manera se procede a realizar una compra adecuada.
1. Generar orden de compras.
Para poder realizar una orden de compras se tiene que recibir el requerimiento de parte
de planificación, producción y de los departamentos que lo soliciten.
2. Elaboración de orden de compra.
El asistente de compras verifica si existen los requerido o realiza una orden de compras
la cual puede ser de compras locales o de importación, antes de esto si no existe proveedor se
procede a cotizar y luego de esto a evaluar y verificar el cumplimiento por parte del proveedor.
3. Aprobación de orden de compras.
El jefe de compras realiza la verificación y validación de lo requerido en la orden de
compras locales y su posterior aprobación si este fuera lo adecuada.
4. Seguimiento de las compras.
El asistente de compras realiza el seguimiento de las órdenes de compras locales
ejecutada hasta su posterior ingreso y recepción a bodega.
5. Gestión de documentos.
Cumplida la orden de compras se procede archivar los documentos (facturas, orden de
pedido) a sus respetivos sitios de origen.
3CAPÍTULO III
3.1 Tipo de la investigación.
3.1.1 Investigación Documental Y / O Bibliográfica
Durante el proceso investigativo se acudió a distintas fuentes de información, tanto
primarias como secundarias. Entre las fuentes de información primarias estuvieron la norma
ISO 9001, procedimientos y registros del departamento de compras, que controlan y regulan
todo lo referente al sistema de gestión de calidad. Entre las fuentes de información secundaria
se recurrió a diferentes publicaciones, libros y documentos digitales en internet. Dicha
investigación se la plasmó en el marco teórico a través de la recopilación de información de
diversos autores sobre los temas referentes a las variables de estudio.
3.1.2 Investigación De Campo
El tema de estudio pertenece a este tipo, dado que se asistió al sitio donde se originaron
los acontecimientos, donde se obtuvo información a través de Entrevistas y observaciones dado
que resulto imperativo estar presente en la localidad para obtener información de calidad y
verídica acerca de la realidad en la que se suscitaban los hechos.
3.1.3 Investigación Descriptiva
La investigación explicó las circunstancias que se produjeron las no conformidades, se
detalló las condiciones actuales en la que se desenvuelve la empresa, además se explicó de
manera ordenada y metodológica la estructura de un sistema de gestión de calidad basada en
la norma ISO 9001;2015.
3.1.4 Investigación Cualitativa
La investigación se apoyó con el check list de la ISO 9001:2015 en la cual se estimó de
manera cualitativa los cumplimientos o no conformidades presentes en la institución.
3.1.5 Investigación No Experimental
Se observó las variables de estudio tal y cual se presentaron en la realidad, sin ejercer
ningún tipo de injerencia o manipulación de las mismas, para después poder analizarlas.
3.3 Población
Según Arias, (2012) es un conjunto finito o infinito de elementos con características
comunes para los cuales serán extensivas las conclusiones de la investigación. Se determina
como población para este trabajo de titulación a los colaboradores de la organización DISMA
C. LTDA.
Administrativo 26 personas.
Planta 17 personas.
Bodega 04 personas.
Ventas 27 personas.
3.4 Muestra
Arias (2012) manifestó que es un subconjunto representativo y finito que se extrae de
la población accesible. Debido a que la cantidad de la población es menor de 100, la muestra
se conforma hacia todo el universo de estudio.
3.5 Técnicas de recopilación de información
Los instrumentos para la recolección de datos se basaron en la utilización de una lista
de verificación, donde se recogieron todos los puntos claves de la norma de gestión aplicable
al departamento; además se utilizó una encuesta para saber el nivel de percepción en cuanto a
temas relacionados con la gestión de calidad que cuenta el área de compras, la misma que se
realizó a todo el personal operativo y administrativo; obteniendo información valiosa para
tomar acciones oportunas de manera preventiva. Según García (2004) La encuesta es un
método que se realiza por medio de técnicas de Interrogación, procurando conocer aspectos
relativos a los grupos. Ruiz (2012) indica que las observaciones es el proceso de contemplar
sistemática y detenidamente cómo se desarrollara la vida social, sin manipularla ni modificarla,
tal cual ella discurre por sí mismo.
3.6 Técnicas para la presentación y análisis de resultados
El análisis de los resultados se realizó con el programa Excel con los respectivos
gráficos, considerando la encuesta realizada a los colaboradores.
3.7 Presentación y análisis de resultados.
3.7.1 Check list de ISO 9001:2008 (Anexo 4)
Elaborado: Por autores
3.7.2 Check list de ISO 9001:2015 (Anexo 5)
Elaborado: Por autores
Se evidencia en estos gráficos la tabulación de los check list de la norma ISO 9001- 2008
comparando con el check list de la norma ISO 9001-2015 donde las conformidades y no
conformidades varían en su versión actual y de esta forma se debe tomar una decisión para el
departamento de compras y mejore el desempeño de las actividades que realizan.
3.7.3 Encuesta y tabulación de las encuestas. (Anexo 6)
1) ¿Sabe usted sobre los cambios de la norma ISO 9001 2008 a la versión 2015?
Elaborado: Por autores
En esta pregunta el 39.19 % del encuestado tienen conocimiento del cambio de la norma
ISO 9001 2008 a la versión 2015 y el correspondiente 60.81% no sabe del tema. Los
encuestados dicen conocer de los cambios que existen en la norma y por lo tanto ellos lo aplican
en sus respectivas áreas y de esta forma contribuyen al desarrollo de la organización.
SI 29 39.19%
NO 45 60.81%
Total 74 100%
39,19%
60,81%
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
SI NO
2) ¿Conoce actualmente los indicadores de mejora del proceso de compras?
Elaborado: Por autores
Los encuestados el 39.19% de ellos conocen los indicadores de mejora de este proceso
y por otra parte el 60.81% restante no tiene algún conocimiento de estos indicadores. Aquí se
tiene que los encuestados que conocen de estos indicadores lo aplican en su área de trabajo
para ser más efectivo en su labor en el departamento.
39,19%
60,81%
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
SI NO
3) ¿Los indicadores actuales son suficientes para medir las mejoras del proceso de
compras?
Elaborado: Por autores
En esta pregunta se observa que el personal cree que los indicadores si son suficientes
como para llevar a mejorar el proceso de compras, mientras que un 16% no está de acuerdo
con los indicadores antes mencionados.
Los encuestados tienen esa capacidad de administrar sus negocios y con ello la buena
funcionalidad en sus lugares de trabajo según las encuestas.
27%
57%
16%
0%
20%
40%
60%
De acuerdo Parcial acuerdo Total desacuerdo
20 27%
42 57%
12 16%
74 100%
De acuerdo
Parcial acuerdo
Total desacuerdo
Total
4) ¿Las no conformidades levantadas al proceso son analizadas y tratadas por el
personal pertinente a manera de que estas se les dé seguimiento y sean cerradas?
Elaborado: Por autores
Con un 46% de los encuestados dice tener conocimientos de que se cumple con el
seguimiento y cierre de las no conformidades, se tiene un 20% que dice que realizan dicha
actividad siempre, con un 31% dice que se cumple rara vez, y un grupo muy reducido indica
que no se cumple dicha actividad.
El conocimiento que tiene los encuestado es bueno y esto es importante para el
desarrollo de las actividades en el departamento, también tenemos un segundo grupo que con
un poco más de capacitación pueden llegar ser buenos y de esta forma tener un porcentaje alto
de encuestados con conocimientos de las no conformidades y tener un buen trato con ellas y
resolver los problemas que esto puede llevar.
15 20%
34 46%
23 31%
2 3%
74 100%
Rara vez
nunca
Total
Siempre
Frecuentemente
5) ¿Los proveedores proporcionan los productos o servicios conforme a lo solicitado?
Elaborado: Por autores
En este grafico vemos que hay un número alto de proveedores que entregan lo requerido
por el cliente. Y una población muy pequeña indica que rara vez no cumplen con lo solicitado.
En la organización se cuenta con proveedores que están debidamente evaluados y
certificados para brindar un servicio adecuado y oportuno dando continuidad a nuestro proceso.
28 38%
43 58%
3 4%
0 0%
74 100%
Rara vez
nunca
Total
Siempre
Frecuentemente
38
58
4 - -
20
40
60
80
6) ¿Está de acuerdo con los proveedores actuales de la empresa?
Elaborado: Por autores
Un número del 61% está de acuerdo con los proveedores que trabaja para la empresa,
versus un 28% que están con dudas del servicio de los proveedores y un 11% que están en total
desacuerdo con los proveedores que prestan el servicio a la empresa.
Desde luego se tiene conocimiento de los proveedores que realizan las entregas de la
materia prima, insumos y suministros, los cuales son validados cada cierto tiempo para ver su
repuesta a los cambios que se van dando en las instalaciones.
45 61%
21 28%
8 11%
74 100%
De acuerdo
Parcial acuerdo
Total desacuerdo
Total
61%
28%
11%
0%
20%
40%
60%
80%
De acuerdo Parcial acuerdo total desacuerdo
7) ¿Los requerimientos de los clientes internos o externos están bajo un estándar que
sea fácil de entender?
Elaborado: Por autores
Con respecto a esta pregunta se puede notar que el personal que realiza los requerimiento
tanto interno como externo no tienen mayor inconveniente por eso el 91% aceptan y el 9% no
están de acuerdo con la pregunta.
SI 67 91%
NO 7 9%
Total 74 100%
91%
9%
0%
50%
100%
Si No
Si No
8) ¿Se da a conocer el tipo de queja que afecta a un cliente?
Elaborado: Por autores
Podemos notar que el personal no cuenta con una información de las quejas que afectan al
cliente así tenemos que el 47% de la población rara vez se le comunica, el 32% conoce del tipo
de quejas que afecta al cliente. Después tenemos que el 14% siempre da a conocer de los
problemas que afecta al cliente, y por ultimo tenemos con un 7% del encuestado que nunca da
a conocer estos problemas que ocurren con los clientes.
De esta manera se puede dar cuenta los problemas que ocurren y la falta de
comunicación puede llevar a problemas mayores y la pérdida de confianza de los clientes que
son la parte más sensible del negocio.
10 14%
24 32%
35 47%
5 7%
74 100%
Rara vez
nunca
Total
Siempre
Frecuentemente
14%
32%
47%
7%
0%
20%
40%
60%
Siempre Frecuentemente Rra vez Nunca
9) ¿Se ha realizado un análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas) en relación al proceso de compras?
Elaborado: Por autores
Para esta pregunta tenemos que el 46% de los encuestado indican que si se ha realizado
un análisis FODA en el área de compras, existe un 31% que dice que no recuerda haber
realizado un análisis para el departamento, y por ultimo contamos con un 23% de los
encuestado que dicen no haber realizado dicho análisis foda.
Se debe brindar una capacitación para poder realizar un buen análisis FODA para poder
determinar las ventajas y desventajas que se tiene en el área de compras y poder mejorar el
rendimiento de este departamento.
SI 34 46%
NO 17 23%
No recuerda 23 31%
Total 74 100%
46%
23%31%
0%
20%
40%
60%
SI No No recuerda
10) ¿Se realiza una evaluación de riesgos el cual pueda afectar de manera adversa al
proceso de compras?
Elaborado: Por autores
En este gráfico notamos que siempre se realiza una evaluación y este cuenta con 47%
de la población, también tenemos con un 27% que dice que se realiza frecuentemente, para esto
hay quienes indican que solo rara vez con el 19%, y un 7% que nunca ha realizado este tipo de
evaluación.
35 47%
20 27%
14 19%
5 7%
74 100%
Rara vez
nunca
Total
Siempre
Frecuentemente
47%
27%19%
7%
0%
20%
40%
60%
Siempre Frecuentemente Rra vez Nunca
11) ¿La gestión por proceso que tienen la empresa le ha dado un beneficio?
Elaborado: Por autores
Como se aprecia en esta grafica el 47% de los encuestado indica que el sistema de
gestión los ha beneficiados de manera promedio, también tenemos que el 27% que indican que
les ha beneficiado mucho y un 26% indican que el beneficio es muy poco. La aplicación de
esta pregunta en la organización beneficiaria en todos los aspectos y mejora los resultados
esperados en los procesos.
19 26%
35 47%
20 27%
74 100%
Bajo
Medio
Alto
Total
26%
47%
27%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
Bajo Medio Alto
12) ¿Ha recibido capacitación sobre temas de mejora continua?
Elaborado: Por autores
En este cuadro se observa que el 77% del encuestado ya ha recibido capacitación sobre
mejora continua, y el 23% aún no ha cumplido con la capacitación.
Para el cumplimiento de este punto se debe realizar y cumplir con un plan de
capacitación y de esta forma tener un grupo de colaboradores con capacidad para cumplir con
la mejora continua que requiere el proceso y la organización.
SI 57 77%
NO 17 23%
Total 74 100%
77%
23%0%
20%
40%
60%
80%
100%
SI NO
SI
NO
CAPÍTULO IV
4.1 Propuesta.
Con los resultados que se obtiene en el diagnostico se procede ver que con la norma ISO
9001 2015 no se dio el total cumplimiento, a pesar que con la versión 2008 se tenía un
cumplimiento mucho mayor, por lo tanto, se evidencia los problemas que existen en el área de
compras afectando de esta manera a los diferentes procesos en la empresa. Por tales
inconvenientes se determina realizar cambios en el departamento de compras para mejorar los
procesos internos y externos, Siendo los siguientes.
Políticas y objetivos del departamento de compras.
Misión y visión del departamento de compras
Análisis FODA del departamento de compras.
Matriz SIPOC.
Criterios para la evaluación y selección de proveedores (cláusula 8.4.1)
Evidencia de la identificación de los productos (cláusula 8.5.2).
Procedimiento de Preservación (cláusula 8.5.4)
Indicadores proactivos de desempeño del departamento de compras.
Matriz de evaluación de riesgos para el proceso de compras locales.
Diagrama de flujo del proceso.
Manual de Funciones del departamento de Compras.
De acuerdo a estas referencias encaminamos al departamento de compras a cumplir
con un proceso claro y eficiente.
4.1.1 Política del departamento de compras.
Colocar en todas las órdenes de compras impresas el visto bueno del Asistente de
Compra y del Gerente de Compra e Importaciones.
Asistente de Compras debe gestionar con el proveedor él envió de las facturas en caso
de no ser enviadas junto con la mercadería despachada.
Asistente de Compras debe gestionar con el proveedor la entrega de fichas técnicas y
hojas de seguridad cuando se realice la compra por primera vez.
En el caso de haber escases y bajo nivel de inventario de alguna materia prima e insumos
se analizará junto con Planificación y Control de Calidad la posible compra, aunque no
cumplan con el requisito de que la fecha de expiración sea de 6 o mayor a 6 meses a partir de
la fecha de entrega, siempre y cuando se consuma antes de su fecha de vencimiento.
DISMA.C. LTDA., es una empresa dedicada a la actividad de producción, importación,
exportación, comercialización y distribución de productos automotriz, construcción, hogar y
cuidado personal. Los proveedores deben cumplir con una evaluación y selección. Proveer
materia prima y suministros que se requieren para la elaboración y producción garantizando
los requerimientos y cumpliendo con los estándares de calidad solicitado por DISMA. C
.LTDA., en los tiempos establecidos y las cantidades requeridas.
Flexibilidad en las órdenes de pedidos y pedidos urgente si se lo requiere. Factibilidad
y disponibilidad en la forma de pagos a proveedores. Disponer de transporte que cumplan con
los requerimientos de seguridad para la entrega de materia prima y suministro. Disponer de
requisitos legales vigentes para su operación.
4.1.2 Objetivos del departamento de compras.
Tener buena relación con los proveedores.
Minimizar el impacto de costos de almacenamiento, compras e inventario.
Ordenar y clasificar de acuerdo a la rotación de los productos.
Llevar y mantener la trazabilidad de los productos.
Enviar a tiempo las órdenes de compras y evitar retraso en la recepción de la materia
prima o suministros.
4.1.3 Misión.
El área de compras está comprometida en la adquisición de materia prima e insumos
para la elaboración y producción de producto terminado, en un determinado tiempo y
cumpliendo con las normas vigentes. Cuenta con un personal capacitado que soluciona los
requerimientos de las diferentes áreas siendo eficiente y aplicando las políticas y objetivos de
calidad del departamento.
4.1.4 Visión
Ser el área con mayor desempeño dentro de la organización adaptándose a las más
altas exigencias en el mercado nacional y desarrollando nuevas formas de trabajo para ser el
departamento con mayor efectividad en el cumplimiento de sus actividades diarias y
satisfacer las necesidades de los clientes.
4.1.5 FODA.
Figura 6: Análisis Foda
Fuente: Autores
4.1.6 Matriz Sipoc
FORMATO DE REGISTRO Fecha:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DE COMPRAS Código
:
OBJETIVO RESPONSABL
E
Adquisición de materias primas, insumos, productos terminados y servicios de características específicas de calidad.
Gerente de Compras
PROVEEDOR ENTRADAS
Compras 1. Requerimiento de documentos para calificación de proveedores
Proveedores 2. Documentación de proveedores para calificación
Compras 3. Documento para importación ( cuando aplique )
Fortaleza
Empresa con experiencia
cumple con las leyes viegentes
Buenas relaciones comerciales
Capacidad operativa a gran escala
Oportunidades.
Apertura de lineas de creditos por parte de nuestro proveedores
Incrementar producciòn y satisfacer demanda de los clientes
Debilidades
Falta de comunicacion entre proveedores y cliente
No se cumple con el plan de auditoria Falta de procedimientos para evaluaciòn a proveedores
Falta de capacitacion al personal de compras
Amenazas
Entorno politoco tenso
Impuestos y aranceles agresibos
Impacto en el ambiente por desechos peligrosos
Amenaza de nuevas competencias
Proveedor (Agente de aduana ) 4. Documento INEN para importación ( cuando aplique )
Planificación 5. Orden de Compras (compras locales e importadas)
Planificación 6. Requerimiento de cambio de fechas y cantidades de entregas (compras locales e importadas )
Proveedores 7. Cotizaciones/ Cuadro de pedidos pendientes
Proveedores 8. Documentos para la importación (proforma, facturas, certificados de origen, etc.)
Proveedor (Agente de aduana ) 9. Informe de salida de productos y materias primas autorizada
Marketing 10. Requerimientos de insumos para promociones (stickers, cajas, etc)
Diseño y desarrollo, Marketing 11. Requerimiento de compras de materias primas o insumos
Proveedores 12. Muestras de materias primas, insumos y productos terminados
Almacenamiento y Despacho 13. Reporte de importación incluido documentos
Control de Calidad , Almacenamiento y Despacho
14. Reporte de novedades detectadas en materias primas, insumos y productos terminados (compras locales e importadas)
Marketing.
15. Solicitud creación de Ítem
SALIDAS CLIENTES
1. Creación de Proveedor Compras
2. Lista de proveedores calificados Compras
3. NSO actualizado Marketing
3. Órdenes de compra Proveedores
5.1 Reporte de órdenes de compras abiertas Almacenamiento de materias primas
5.1 Envío de documentos para tramite de nacionalización Proveedores (Agente de Aduana)
6. Solicitud de cambio de fechas de entregas y cantidades en ordenes de compras
Proveedores
8. Envío de lista de empaque y documentos de importación Almacenamiento y Despacho
9. Informe de salida de productos y materias primas autorizada Almacenamiento y Despacho
10.11.12 Requerimiento de compras de materias primas o insumos para promociones, para diseño y desarrollo atendido
Proveedores
13. Facturas y soportes registradas y aprobadas para el pago a proveedores ( locales e importados )
Financiero Contable
14. Reporte de novedades detectadas en materias primas, insumos y productos terminados (compras locales e importadas)
Proveedores
15. Reporte de Liquidación de importaciones Financiero Contable
Ítem creado Marketing.
PARTES INTERESADAS
Parte interesada Requerimiento Requisitos del SGC
Accionistas. Control eficiente de recursos.
Controlar que costos planificados sea igual o cercano al estimado en compra de materias primas y
producto terminado
Producción y Gestión Comercial Materias Primas, Insumos y Productos Terminados a tiempo
Gestión y coordinación apropiada con proveedores
Financiero Contable Entrega oportuna de flujo mensual de importaciones
Coordinación para disponibilidad de recursos
4.1.7 Criterios para la evaluación y selección de proveedores
Se tiene un formato para llevar la selección y evaluación de proveedores y de esta
manera seleccionar a quienes cumplen con los requisitos requeridos por la norma y Disma.C.
Ltda. (Anexo 7)
4.1.8 Evidencia de la identificación de los productos
La empresa tiene que usar los medios apropiados para identificar todas las salidas,
asegurando así la conformidad de todos los productos y los servicios que ofrece y tiene que
conservar la información documentada necesaria para permitir que se produzca dicha
trazabilidad. (Anexo 8)
Cuando el Responsable de Compras emite una Hoja de Pedido de Compra, ha de reflejar
en la misma el número de pedido correspondiente. El número de pedido tendrá el siguiente
formato: HHHHP-DDMMAA Donde DD hace referencia al día que se realiza el pedido, MM
el mes, y AA el año, y HHHHP es un número identificativo para la empresa, donde P identifica
el proveedor utilizado. Cuando el producto final esté preparado y dispuesto para su expedición,
se marcará con el correspondiente número de pedido. De esta manera se logra la total
Trazabilidad del producto, permitiendo así al cliente conocer la evolución de dicho producto a
lo largo del proceso productivo
4.1.9 Procedimiento de Preservación
En el almacén cada material tiene su zona asignada. Con el fin de localizarla y
gestionarla eficazmente, los materiales con más rotación se colocan cerca de la salida, lo cual
reduce su desplazamiento. Como consecuencia de un pedido interno, se producirá la salida de
materias primas del almacén. El proceso incluye la localización, selección de cantidades y
traslado hasta el área de manipulación. (Anexo 9)
4.1.10 Indicadores Proactivos De Desempeño Del Departamento De Compras.
Certificación de proveedores
Objetivo: controlar la calidad de los proveedores y el nivel de integración con los
mismos.
Impacto: costos de implantar controles adicionales en la recepción de productos
provenientes de proveedores no certificados con implicaciones como: costo de
devoluciones, retraso en la producción, etc.
Formula
Valor= proveedores certificados/total de proveedores *100
Calidad de los pedidos generados
Objetivo: controlar la calidad de los pedidos generados por el área de compras
Impacto: costos de los problemas inherentes a la generación errada de pedidos como:
incremento del costo de mantenimiento de inventarios, perdida de ventas, etc.
Formula
Valor= pedidos generados sin problemas/ total de pedidos generados *100
Volumen de compra
Objetivo: controlar el crecimiento de compras
Impacto: conocer el peso de la actividad de compras en relación con las ventas de la
empresa con el fin de tomar acciones de optimización de las compras y negociación
con proveedores.
Formula
Valor= valor de compra/total de las ventas *100
4.1.11 Matriz De Evaluación De Riesgos Para El Proceso De Compras Locales.
EVALUACION DEL RIESGO
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO y
OPORTUNIDADES CONSECUENCIA PROBABILIDAD
Evaluación del Riesgo CONTROLES VIGILANCIA MONITOREO
Valoración Significancia
Retrasos en pagos a proveedores locales que generen retrasos para nuevas entregas.
2 2
4
Riesgo moderado Procedimiento Por correo electrónico
Semanal
Retrasos en pagos a proveedores de transporte internacional que genere gastos adicionales a la importación.
2 2
4 Riesgo moderado Procedimiento
Flujo de importación
mensual
Informar anticipadamente a proveedores las cantidades de materias primas específicas para la operación.
2 2
4
Riesgo moderado Procedimiento Por correo electrónico
Trimestral
Calificación
Consecuencia Deseable
1 Poco deseable
2
Inaceptable 3
Probabilidad Poco probable
1 Probable
2
Muy probable
3
4.1.12 Manual de Funciones (Anexo 10)
CONCLUSIÓNES
Con respecto a las no conformidades se pudo determinar que existe un incumplimiento
total del apartado 8 de la ISO 9001 2015, en cuanto al Control de los productos y servicios
obtenidos externamente, Identificación y trazabilidad, Preservación y Liberación de los
productos y servicios
La empresa no contaba con una metodología estandarizada de los requerimientos
necesarios que deben cumplir las materias primas e insumos, acordes a las
necesidades de la industria.
De la evaluación de los riesgos inherentes al proceso de compras, se pudo
determinar 2 riesgos importantes a los que puede estar propenso la empresa, como
es:
1) Retrasos en pagos a proveedores locales que puedan generar retrasos para nuevas entregas,
por problemas de facturación
2) Falta de comunicación oportuna con los proveedores sobre las cantidades de materias
primas específicas para la operación.
No se cumplen con el plan de capacitación, generando que el personal no cumpla con
su trabajo dentro del departamento.
Existe una población significativa del personal que está familiarizado con el SGC
haciendo factible la migración de la norma ISO 9001:2015.
RECOMENDACIÓNES
Adoptar una filosofía de mejoramiento continuo e involucrar al personal haciéndolos
participes del cambio.
Participar con la alta dirección, en el afianzamiento de la política y del control de los
procesos estándares establecidos.
Reasignamiento de las actividades a realizar por el personal, dado que existe una
sobre carga de trabajo en el departamento.
Fomentar la relación mutuamente beneficiosa con los proveedores claves.
Mejorar las políticas de entrega de la mercadería a la empresa, para evitar
inconvenientes de cualquier índole.
Bibliografía
Aguilar, M. (2013). Cegesti. Obtenido de http://www.cegesti.org:
http://www.cegesti.org/exitoempresarial/publicaciones/publicacion_235_100613_es.pdf
Arias Duvergé, C. (15 de 06 de 2004). Auditoria y control del personal en la empresa.
Obtenido de Gestiópolis: https://www.gestiopolis.com/auditoria-y-control-del-personal-en-
laempresa/
Arias, F. G. (2012). El proyecto de investigación: Introducción a la metodología científica
(Sexta Edición ed.). Caracas: Episteme.
Asociación Española para la Calidad. (2017). No conformidad. Obtenido de Asociación
Española para la Calidad: https://www.aec.es/web/guest/centro-conocimiento/no-conformidad
Ballesteros Velazquez, B. (2014). Taller de Investigación Cualitativa. Madrid: Uned.
Universidad Nacional de educación a distancia.
Bembibre, C. (17 de 02 de 2011). Almacenar. Obtenido de Definicion ABC:
https://www.definicionabc.com/general/almacenar.php
Calidad, A. E. (s.f). Diagrama Sipoc. Obtenido de Asociación Española para la Calidad:
http://www.aec.es/web/guest/centro-conocimiento/diagrama-sipoc
Cuatrecasas Arbós, L. (2012). Gestión de La Calidad Total. Madrid: Ediciones Díaz Santos.
Economía Simple. (2016). Glosario. Obtenido de economíasimple.net:
https://www.economiasimple.net/glosario/proveedores
Galviz, G. (2011). Calidad en la Gestión de Servicios. Maracaibo: Biblioteca Universitaria
Rafael Urdaneta.
García , F. (2004). Recomendaciones metodológicas para el diseño de un cuestionario.
México: Limusa.
Gehisy. (22 de Mayo de 2017). El grafico o diagrama de control. Obtenido de Calidad y adr:
https://aprendiendocalidadyadr.com/grafico-o-diagrama-de-control/
Gestion y Calidad. (s.f). Categoria de las no conformidades. Obtenido de Gestión y
calidad:https://gestion-y-calidad.blogspot.com/2007/07/categorias-de-no conformidades.html
Gestiópolis. (19 de Agosto de 2002). ¿Qué es inventario? Tipos, utilidad, contabilización y
valuación. Obtenido de Gestiópolis: https://www.gestiopolis.com/que-es-inventario-
tiposutilidad-contabilizacion-y-valuacion/#tipos-de-inventarios
González Ortiz, Ó. C., & Arciniegas Ortiz, J. A. (2016). Sistemas de Gestión de Calidad:
Teoría y práctica de sistemas de gestión de calidad. Bogotá: Ecoe Ediciones.
Gupta, P., & Sri, A. (2016). Seis Sigma sin Estadistica: Enfoque en la busqueda de las
mejoras inmediatas. (R. Carillo, Trad.) Meerut: EBooks2go, Inc.
Haaz, A. (28 de Febrero de 2011). El Precio del Incumplimiento. Obtenido de Haaz:
http://albertohaaz.ning.com/profiles/blogs/el-precio-del-incumplimiento
Lledó, P. (2013). Gestión Lean y Ágil de Proyectos (Segunda ed.). Estados Unidos : Trafford
Publishing.
Lopez Lemos, P. (2016). Herramientas para la mejora de la calidad. metodos para la mejora
continua y la solución de problemas. Madrid: Fundación Confemetal.
Martínez, A., & Cegarra, J. (2014). Gestión por proceso de negocios: organizacion horizontal
. Madrid: Ecobook: Editorial del Economista.
Pérez Rojas, A. (18 de febrero de 2009). Gestión y Evaluación de proveedores. Obtenido de
Gestiópolis: https://www.gestiopolis.com/gestion-y-evaluacion-de-proveedores/ Robbins, S.,
& Judge, T. (2013). Comportamiento Organizacional. Pearson.
Ruiz, J. (2012). Metodología de la investigación . Bilbao: Deusto.
Tarí Guilló, J. J. (2000). Calidad Total: Fuente de Ventaja Competitiva. Alicante: Univesidad
de Alicante.
Tejero, J. j. (2008). Almacenes. Análisis, diseño y organización. En J. j. Tejero, Almacenes.
Análisis, diseño y organización (pág. 36). Madrid: ESIC Editorial.
Tovar, A., & Mota , A. (2007). CPIMC Un Modelo de Administración por Procesos. México:
Panorama.
ANEXOS
ANEXO 1: Diagnostico del problema
Deficiencia en la
gestión de los
procesos del
departamento
compras.
ANEXO 2: Pronóstico del problema
Deficiencia en la
gestión de los
procesos del
departamento
compras.
ANEXO 3
Deficiencia en la
gestión de los
procesos del
departamento
compras.
ANEXO 4: Check list Para ISO 9001: 2008
N° REQUERIMIENTO CUMPLIMIENTO NO CUMPLE
4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4.1 Requisitos generales
¿Se encuentran identificados los procesos del sistema?
X
¿Se identifican y controlan los procesos subcontratados externamente?
X
TOTAL 100%
7 REALIZACION DEL PRODUCTO
7.4 Compras
7.4.1 Proceso de compras
¿Se encuentran definidos por escrito los productos y los requisitos solicitados a los proveedores?
X
¿Existe una selección de proveedores y se encuentran definidos los criterios de selección?
X
¿Existe una evaluación de proveedores y sus criterios de evaluación?
X
¿Existen registros de las evidencias de cumplimiento de los criterios de selección,
evaluación y reevaluación?
X
TOTAL 100%
7.5 Producción y prestación del servicio
7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio
¿Existe una metodología adecuada definida para la producción o prestación del servicio?
X
¿Existen registros cumplimentados conforme a lo definida en la metodología de producción?
x
Si existen instrucciones de trabajo ¿Se encuentran disponibles en los puestos de uso y están actualizadas?
X
¿Se realizan las inspecciones adecuadas durante el proceso de producción y prestación del servicio?
X
¿Se utilizan los medios y los equipos adecuados? X
¿El personal es competente para la realización de los trabajos?
X
TOTAL 83.33% 16.66%
7.5.3 Identificación y trazabilidad
¿Se encuentra identificado el producto a lo largo de todo el proceso productivo? x
Si es necesaria la trazabilidad del producto, ¿Se evidencia la misma? x
TOTAL 50% 50%
7.5.5 Preservación del producto
¿Existe definida una metodología adecuada para la preservación del producto?
x
¿Se evidencia el correcto cumplimiento de esta metodología?
x
50 Si fuese necesario, ¿Está definido el embalaje del producto? x
TOTAL
100%
ANEXO 5: Check list Para ISO 9001: 2015
N° REQUERIMIENTO CUMPLIMIENTO NO CUMPLE
4.4 Sistema de gestión de Calidad y sus procesos
La organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión de calidad, incluyendo los procesos necesarios y sus interacciones, de conformidad con los requisitos de esta Norma Internacional
x
TOTAL 100%
8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrado externamente.
8.4.1 Generalidades
La organización debe asegurarse siempre que los bienes y servicios externos se ajustan a los requisitos especificados.
x
TOTAL 100%
8.5.2 Identificación y trazabilidad
Los controles que se aplican al proceso de desarrollo se asegurarán de que
a) los resultados que deben alcanzarse mediante las acciones de desarrollo está claramente definido, X
b) las entradas están definidas a un nivel suficiente para las actividades de desarrollo emprendidas y no dan lugar a la ambigüedad, conflicto o falta de claridad,
X
c) las salidas están en una forma adecuada para su posterior uso en la producción de bienes y prestación de servicios, y el seguimiento y la medición correspondiente,
x
d) los problemas y cuestiones que surjan durante el proceso de desarrollo se resuelven o manejados de otra manera antes de comprometerse a un trabajo de desarrollo o establecimiento de prioridades para que el trabajo,
x
e) los procesos de desarrollo previstas se han seguido, los resultados son consistentes con las entradas y el objetivo de la actividad de desarrollo se ha cumplido,
x
f) bienes producidos o servicios prestados, como consecuencia del desarrollo emprendido son aptos para el propósito,
x
g) Control de cambio apropiado y gestión de la configuración se mantiene durante todo el desarrollo de bienes y servicios y cualquier modificación posterior de bienes y servicios.
x
TOTAL
29% 71%
8.5.4 Preservación
50
La organización debe asegurarse de que la transferencia del desarrollo a la producción o prestación de servicio sólo tiene lugar cuando las acciones en circulación o surgido del desarrollo se han completado o se gestionan de otro modo tal que no hay un impacto negativo en la organización la capacidad de cumplir sistemáticamente con los requisitos del cliente, legales o los requisitos reglamentarios, o para mejorar la satisfacción del cliente.
X
TOTAL 100%
8.6 Liberación de productos y servicios.
La organización debe implementar la producción de bienes y prestación de servicios en condiciones controladas.
x
Las condiciones controladas deben incluir, según corresponda:
x
a) la disponibilidad de información documentada que describe las características de los bienes y servicios;
X
b) la aplicación de los controles; X
c) la disponibilidad de información documentado que describa las actividades a realizar y los resultados obtenidos, según sea necesario;
X
d) el uso de equipo adecuado; X
e) la disponibilidad, la aplicación y el uso de los dispositivos de seguimiento y medición;
x
f) la competencia del personal o su calificación; x
g) la validación y aprobación y revalidación periódica, de cualquier proceso de producción de bienes y prestación de servicios, donde los productos resultantes no puedan verificarse mediante actividades de seguimiento o medición posteriores;
X
h) la aplicación de los bienes y servicios de liberación, entrega y posteriores a la entrega; y
X
i) la prevención de la no conformidad, debido a un error humano, tales como errores no intencionales y violaciones de reglas intencionales.
x
TOTAL 55% 45%
ANEXO 6: Encuesta Personal De Compras
Encuesta para el personal que trabaja en el proceso de compras locales de DISMA C.
Ltda.
Objetivo: Recopilar información relevante y específica sobre el proceso de compras y gestión
de calidad para determinar una oportunidad de mejora.
1.- ¿Sabe usted sobre los cambios de la norma ISO 9001.2008 a la versión 2015?
Si____ No_____
2.- ¿Conoce actualmente los indicadores de mejora del proceso de compras?
Si____ No______
Respuesta Si, va a la pregunta 3 y no, a la 4
3.- ¿Los indicadores actuales son suficientes para medir las mejoras del proceso de
compras?
De acuerdo______ Parcial acuerdo________ Total desacuerdo_______
4.- ¿Las no conformidades levantadas al proceso son analizadas y tratadas por el
personal pertinente a manera de que estas se les dé seguimiento y sean cerradas?
Siempre_______ Frecuentemente_______ Rara vez_______ Nunca__________
5.- ¿Los proveedores proporcionan los productos o servicios conforme a lo solicitado?
Siempre_______ Frecuentemente_______ Rara vez_______ Nunca__________
6.-¿Está de acuerdo con los proveedores actuales de la empresa?
De acuerdo_____ Parcial acuerdo_______ Total desacuerdo______
7.- ¿Los requerimientos de los clientes internos o externos están bajo un estándar que sea
fácil de entender?
SI____ No_____
Si respuesta es favorable indicar que utiliza___________________________
8.- ¿Se da a conocer el tipo de queja que afecta a un cliente?
Siempre______ frecuentemente______ Rara vez ______ Nunca_________
9.- ¿Se ha realizado un análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas) en relación al proceso de compras?
Si______ No_______ No recuerda__________
10.- ¿Se realiza una evaluación de riesgos el cual pueda afectar de manera adversa al
proceso de compras?
Siempre______ frecuentemente______ Rara vez ______ Nunca_________
11.- ¿La gestión por proceso que tienen la empresa le ha dado un beneficio?
Bajo______ Medio________ Alto____
Justifique su respuesta:
__________________________________________________________
12.- ¿Ha recibido capacitación sobre temas de mejora continua?
Si_____ No______ Indicar cual: _____
ANEXO 7: Procedimiento De Selección Y Evaluación De Proveedores
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y
EVALUACION DE PROVEEDORES
CÓDIGO : CO/02
CLAÚSULA: 7.4
FINANCIERO
ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y
EVALUACION DE PROVEEDORES
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
OBJETIVO
Establecer los lineamientos para garantizar que los proveedores de “DISMA. c. ltda.”
cumplan los términos de calidad exigidos por la empresa a través de su selección,
evaluación y reevaluación.
ALCANCE
Este procedimiento aplica para los proveedores de productos y servicios
DEFINICIONES
No aplica
DOCUMENTOS DE REFRENCIA
Norma ISO 9001: 2015 “Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos”
POLÍTICAS
La frecuencia para la evaluación a los proveedores es anual, salvo el caso en que
un Proveedor haya disminuido su calificación de manera importante, y se requiera de
una nueva evaluación
Todo proveedor que suministre productos / servicios considerados críticos para la
calidad del servicio, debe estar seleccionado y evaluado
RESPONSABLES
Gerente General
Asistente Administrativo Financiero
PROCEDIMIENTO
Registro y Selección de Proveedores
Para iniciar el proceso de registro de proveedores, el Asistente Administrativo
Financiero puede realizar su búsqueda a través de los siguientes medios:
Proveedores tomados de la Guía telefónica. Proveedores Referenciados.
Proveedores Actuales.
Con esta información se crea una base de datos.
A los proveedores de la base de datos, el Asistente de Administrativo Financiero envía
vía mail o fax el formulario Información de Proveedores CO/02-1, para ser
debidamente llenados por el proveedor y devuelto a la empresa.
NOTA: Este registro es realizado tanto a proveedores potenciales como a los actuales.
El Gerente General y el Asistente Administrativo Financiero analizan la
información recibida y seleccionan a los proveedores considerando los criterios:
Esta evaluación se realiza en el registro Selección de Proveedores CO/02-2.
NOTA: De considerar necesario, el Gerente General realiza una visita al proveedor.
El Asistente Administrativo Financiero elabora la Lista de Proveedores Calificados
CO/02-3 con aquellos que se encuentran en rango superior al 50%.
NOTA: Para el caso de proveedores únicos en el mercado, proveedores internacionales
pasan directamente a la Lista de Proveedores Calificados CO/02-3 y no requieren el
llenado del registro de Selección de Proveedores CO/02-2.
Evaluación a Proveedores
Anualmente, el Asistente Administrativo Financiero y el Gerente General evalúan los
proveedores considerando los siguientes criterios:
Calidad del Producto
Capacidad Operativa / Calidad del Servicio
Esta evaluación se realiza en el registro Evaluación de Proveedores CO/02-4.
NOTA: Los factores de evaluación se determinan de acuerdo al producto o servicio.
REGISTROS
Información de Proveedores CO/02-1
Selección de Proveedores CO/02-2
Lista de Proveedores Calificados CO/02-3
Evaluación al Proveedor CO/02-4
INFORMACIÓN DE
PROVEEDORES
CÓDIGO : CO/02-
1 PÁGINA :1 de 1
DATOS GENERALES
RAZON SOCIAL :
CLASE DE EMPRESA:
INDIVIDUAL
PRIVADA
COMERCIAL PUBLICA
DOMICILIO
COMERCIAL:
RUC:
TELEFONOS:
FAX:
EMAIL:
CASILLA:
FECHA DE INICIACION DE LAS OPERACIONES:
REPRESENTANTE LEGAL:
NOMRES Y APELLIDOS DEL GERENTE GENERAL:
EJECUTIVO DE CUENTA O PERSONA DE CONTACTO:
POLITICAS DE VENTAS ( CREDITO - CONTADO):
SI OTORGA CREDITO EN QUE CONDICIONES LO HACE:
INDIQUE LAS REPRESENTACIONES DE MARCAS QUE POSEE:
PRODUCTOS Y/O SERVICIOS PRINCIPALES QUE BRINDA:
GARANTIA QUE OTORGA:
OPORTUNIDAD DE ENTREGA DEL
PEDIDO:
UN DIA DOS DIAS
HORAS OTROS
REFERENCIAS COMERCIALES
CLIENTE PERSONA A CONTACTAR TELEFONO
OTRA INFORMACIÓN QUE ESTIME IMPORTANTE:
LA EMPRESA TIENE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD:
PERSONA QUE PROPORCIONA LA INFORMACIÓN
NOMBRE CARGO FIRMA FECHA
SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
CÓDIGO : CO/02-
2 PÁGINA :1 de 1
Proveedor: Contacto
CAPACIDAD Y CONDICIONES COMERCIALES
PONDERACIÓN CATEGORÍA: CUMPLIMIENTO
BUENO REGULAR MALO
CALIFICACIÓ
PARÁMETRO PONDERACIÓN 100% 75% 50% PONDERADA
0
0
0
0
SUB TOTAL
0
CAPACIDAD OPERATIVA PONDERACIÓN CATEGORÍA: CUMPLIMIENTO
BUENO REGULAR MALO
CALIFICACIÓ
PARÁMETRO PONDERACIÓN 100% 75% 50% PONDERADA
0
0
0
0
SUB TOTAL
0
SISTEMAS DE GESTION
PONDERACIÓN CATEGORÍA:
CUMPLIMIENTO
BUENO REGULAR MALO
CALIFICACIÓ
PARÁMETRO PONDERACIÓN 100% 75% 50% PONDERADA
0
0
0
0
SUB TOTAL
0
TOTAL 0
RANGO PROVEEDOR:
BUENO 100 -76%
REGULAR 75-51%
MALO < =50%
Elaborado Por:
Revisado y Verificado Por:
Fecha:
Fecha:
LISTA DE PROVEEDORES
CALIFICADOS
CÓDIGO :
CO/02-3
PÁGINA :1
de 1
SELECCIÓN
EVALUACIÓN
NOM
BRE
PROVE
EDOR
PRODUCTO
/ SERVICIO
SUMINISTR
ADO
DIRECC
ION
TELEFO
NO
PERSO
NA DE
CONT
ACTO
B
R
M
B
R
M
FECHA
DE
EVALUA
CIÓN
EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES
CÓDIGO : CO/02-4
PÁGINA :1 de 1
Proveedor: Contacto:
Período Evaluado:
CUMPLIMIENTO PONDERACIÓN
CATEGORÍA: CUMPLIMIENTO
BUENO REGULAR MALO
CALIFICACI
ÓN
PARÁMETRO PONDERACIÓN 100% 75% 50% PONDERAD
A
0
0
0
0
SUB
TOTAL
0
ATENCION PONDERACIÓN
CATEGORÍA: CUMPLIMIENTO
BUENO REGULAR MALO
CALIFICACI
ÓN
PARÁMETRO PONDERACIÓN 100% 75% 50% PONDERAD
A
0
0
0
0
SUB
TOTAL
0
PRECIO PONDERACIÓN
CATEGORÍA: CUMPLIMIENTO
BUENO REGULAR MALO
CALIFICACI
ÓN
PARÁMETRO PONDERACIÓN 100% 75% 50% PONDERADA
0
0
0
0
SUB
TOTAL
0
TOTAL 0
RANGO PROVEEDOR:
BUENO 100 -76%
REGULAR 75-51%
MALO < =50%
Elaborado Por:
Revisado y
Verificado
Por:
REGISTRO DE ASITENCIA
CÓDIGO :
GH/02-3
PÁGINA :
1 de 1
TEMA DEL CURSO/EVENTO: DURACIÓN: INSTRUCTOR
FECHA:
NOMBRE DEL
PARTICIPANTE
CARGO ÁREA FIRMA
EVALUACIÓN DE LA
CAPACITACION
CÓDIGO : GH/02-3
PÁGINA : 1 de 1
PERÍODO EVALUADO:
CURSO (S):
FUNCIONARIO: CARGO DESEMPEÑADO:
EVALUADOR:
EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN RECIBIDA
OBJETIVOS PONDERACION CALIFICACION
LA CAPACITACIÓN CUMPLIÓ CON LOS
OBJETIVOS PLANTEADOS
LA CAPACITACIÓN RECIBIDA MEJORÓ EL
DESEMPEÑO DEL PARTICIPANTE
LA CAPACITACIÓN RECIBIDA LE PERMITE AL
PARTICIPANTE TRANSMITIR SUS
CONOCIMIENTOS A SUS COMPAÑEROS DE
ÁREA
LA CAPACITACIÓN RECIBIDA INCREMENTÓ
LA MOTIVACIÓN DEL PARTICIPANTE POR SU TRABAJO
TOTAL
ANEXO 8: Evidencia De Identificación De Productos
CÓDIGO : CO/01
FINANCIERO ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: JUNIO 2011 FECHA: JUNIO 2011 FECHA: JUNIO 2011
OBJETIVO
Establecer una metodología que permita realizar en forma ordenada la gestión de
compras dentro de la empresa.
ALCANCE
Este procedimiento aplica para todas las compras que se realizan en la empresa, a
excepción de compras realizadas por caja chica.
DEFINICIONES
Orden de Compra: Documento en el que se detallan los productos o servicios que la
empresa va a comprar al proveedor escogido a un precio convenido. También especifica
los términos de pago y de entrega.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Norma ISO 9001: 2008 “Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos”
Directorio de Proveedores Calificados CO/02-1
POLITICAS
Para toda compra superior a USD 100, se deben pedir 3 cotizaciones. En el caso de que
esto no sea posible, se debe justificar el incumplimiento de esta política.La Orden de
Compra CO/01-1 debe ser llenada en su totalidad.
RESPONSABLES
Asistente Administrativo Financiero
PROCEDIMIENTO
COMPRA
Cuando se requiere la compra de un bien o servicio, el solicitante debe comunicarse con
el Asistente Administrativo Financiero, quien procede a elaborar la Orden de Compra
CO/01-1 y a realizar las cotizaciones necesarias a los proveedores, según el monto
establecido.
NOTA 1: Cuando se tenga establecido un contrato o convenio con un proveedor, no se
requiere cotizaciones.
NOTA 2: Si es una compra crítica el Asistente Administrativo Financiero revisa el
“Directorio de Proveedores Calificados CO/02-1 para solicitar las cotizaciones.
La Orden de Compra CO/01-1 y las cotizaciones son entregadas al Gerente General
para su aprobación.
El Gerente General selecciona la Cotización, aprueba la Orden de Compra CO/01-1 y
devuelve al Asistente Administrativo Financiero, para que proceda a realizar la compra.
NOTA 3: Cuando se tenga establecido un contrato o convenio y para el pago de
servicios básicos, no es necesaria la elaboración de la Orden de Compra CO/01-1.
7.1.3. El Asistente Administrativo Financiero, revisa la información y envía al
proveedor.
RECEPCIÓN
Las compras son recibidas por el Asistente Administrativo Financiero. Si la recepción
es satisfactoria, se aprueba la factura, caso contrario, se comunica con el proveedor para
la devolución o reclamo respectivo.
REGISTROS
Orden de Compra CO/01-1
ANEXOS
No aplica
ORDEN DE COMPRA
CÓDIGO : CO/01-1
PÁGINA : 1 de 1
FECHA: AREA O DPTO.
QUE SOLICITA:
RESPONSABLE:
CARGO:
DESCRIPCION DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO
PROVEEDOR DESCRIPCION UNIDAD CANTIDAD VALOR
UNITARIO VALOR TOTAL
SOLICITADO REVISADO APROVADO
ANEXO 9: Preservación Del Producto
OBJETIVO
Establecer las políticas o condiciones, actividades, responsabilidades y controles para la
conservación de la documentación dentro de los parámetros establecidos por la Ley.
ALCANCE
Aplica a todos los procesos del departamento, teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos, usando como instrumento las tablas de retención documental en las diferentes fases
de los archivos.
DEFINICIONES
DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
DOCUMENTO ACTIVO: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
DOCUMENTO SEMIACTIVO: Documento de uso ocasional con valores primarios.
DOCUMENTO INACTIVO: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus
valores primarios.
DOCUMENTO HISTÓRICO: Documento con valor permanente para la Gobernación
del Putumayo.
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio
e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes
de la historia.
ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la
soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos
iniciados.
ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la Gobernación del Putumayo, cuya consulta no es tan frecuente
pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general.
ARCHIVO HISTÓRICO: Es aquel donde reposan los documentos de conservación
permanente de la Gobernación del Putumayo.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o
correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos.
CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS: Conjunto de estrategias y
medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo
de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.
DETERIORO: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o
mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
ELIMINACIÓN DOCUMENTAL: Actividad resultante de la disposición final señalada
en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han
perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en
otros soportes.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en
cada etapa del ciclo vital de los documentos.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos de gestión al central
o histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental
vigentes.
No. FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
0
Inicio
Realizar Diagnostico
Realizar cronograma
de actividades
Gestionar y Ejecutar
las actividades
Realizar seguimiento
fin
Inicio
1
Realizar Diagnostico de la estructura del
archivo central y valorar el estado de su respectiva documentación determinando los factores de riesgos para tomar las medidas
preventivas y detener, controlar y erradicar el deterioro.
Jefe de archivo
Diagnostico
2
Realizar cronograma de actividades para controlar las condiciones ambientales de la
estructura del archivo central y monitorear las unidades de almacenamiento y del mobiliario de acuerdo a las recomendaciones técnicas del Archivo
General de la Nación.
Jefe de archivo
Cronograma de Actividades
3
Gestionar y Ejecutar las actividades programadas para controlar las condiciones ambientales de la estructura del archivo
central y las inherentes a la conservación documental.
Jefe de archivo
Informe de Actividades
4
Realizar periódicamente seguimiento del
Cronograma de actividades y verificar su ejecución.
Jefe de archivo
Informe de seguimiento
5
Fin
CÓDIGO:
PROCEDIMIENTO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
VERSIÓN:
FECHA:
CONTENIDO
No. FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
0
Inicio
Realizar Diagnostico
Realizar cronograma
de actividades
Gestionar y Ejecutar
las actividades
Realizar seguimiento
fin
Inicio
1
Realizar Diagnostico de la estructura del archivo central y valorar el estado de su respectiva documentación determinando los factores de riesgos para tomar las medidas
preventivas y detener, controlar y erradicar el deterioro.
Jefe de archivo
Diagnostico
2
Realizar cronograma de actividades para controlar las condiciones ambientales de la
estructura del archivo central y monitorear las unidades de almacenamiento y del mobiliario de acuerdo a las
recomendaciones técnicas del Archivo General de la Nación.
Jefe de archivo
Cronograma de Actividades
3
Gestionar y Ejecutar las actividades programadas para controlar las condiciones
ambientales de la estructura del archivo central y las inherentes a la conservación documental.
Jefe de archivo
Informe de Actividades
4
Realizar periódicamente seguimiento del
Cronograma de actividades y verificar su ejecución.
Jefe de archivo
Informe de seguimiento
5
Fin
CONTROL DE REGISTROS:
Nombre
Código
Tipo
Almacenamiento
Recuperación
Protección
Responsable
Diagnostico
No aplica
Físico
Archivo Central
Carpeta de informes
Carpeta
Jefe de archivo
Cronograma de
Actividades.
FT-GD-008
Físico
Archivo Central
Carpeta de informes
Carpeta
Jefe de archivo
Informe de Actividades
No aplica
Físico
Archivo Central Carpeta de informes Carpeta
Jefe de archivo
Informe de
seguimiento
No aplica
Físico
Archivo Central
Carpeta de informes
Carpeta
Jefe de archivo
ANEXO 10: Diagrama De Flujo
ANEXO 11: Manual De Funciones
DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Es el responsable de gestionar la adquisición de materiales, y servicios que soliciten las
diferentes unidades administrativas de la empresa, de conformidad con la Ley de
Compras y Contrataciones del Estado. Así como de mantener existencias en niveles
adecuados en el Almacén, para satisfacer las necesidades de las dependencias de la
Empresa. Las funciones que tiene asignadas son las siguientes:
Preparar el plan general de abastecimiento para el año, con base a las programaciones
de materiales y suministros requeridos por las diferentes unidades administrativas de la
empresa.
Velar por el correcto cumplimiento de los sistemas y procedimientos establecidos, para
la compra y suministro de materiales.
Atender los pedidos de suministros de materiales, y dotar a las diferentes unidades de
la Empresa de los diferentes accesorios, materiales y suministros diversos justo a
tiempo.
Mantener constante información sobre proveedores nuevos y sustitutos.
Efectuar las compras en el menor tiempo posible, cumplir con los procedimientos
legales establecidos y procurar los mejores precios.
Suministrar información y documentación a las comisiones adjudicadoras y
liquidadoras de bienes y servicios.
Realizar las publicaciones a través del Sistema, cuando se requiera la utilización del
mismo conforme a la Ley de Contrataciones del Estado.
Someter las correspondientes adquisiciones de insumos y materiales al proceso de
cotización establecido en la Ley de Compras y Contrataciones.
DEPARTAMENTO DE COMPRAS INTEGRACIÓN DE PUESTOS
No. DE ORDEN
NOMBRE DEL PUESTO
No. DE PUESTOS
01
JEFE DE DEPARTAMENTO
01
02
ASISTENTE TÉCNICO II
01
03
ASISTENTE TÉCNICO I
02
04
OFICIAL ADMINISTRATIVO II
01
05
SECRETARIA DE DEPARTAMENTO
01
06
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
01
TOTAL DE PUESTOS
07
No. DE ORDEN
NOMBRE DEL PUESTO
No. DE PUESTOS
01
JEFE DE DEPARTAMENTO
01
02
ASISTENTE TÉCNICO II
01
03
ASISTENTE TÉCNICO I
02
04
OFICIAL ADMINISTRATIVO II
01
05
SECRETARIA DE DEPARTAMENTO
01
06
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
01
TOTAL DE PUESTOS
07
JEFE DE DEPARTAMENTO CÒDIGO: 01-07
FUNCIÒN BASICA:
Coordinar, supervisar y controlar las actividades del Departamento de Compras.
FUNCIONES:
Recibir y tramitar los pedidos que hacen las diferentes dependencias de la Empresa,
para la compra de artículos e insumos necesarios para la ejecución de sus actividades.
Obtener listas de oferentes a través de Guate Compras autorizados por el Ministerio de
Finanzas Públicas.
Mantener listados de las casas comerciales y actualizar cartera de proveedores de los
insumos requeridos por la Empresa.
Dirigir y coordinar las labores del personal asignado a su Departamento.
Organizar y controlar las cotizaciones que deben efectuarse para la compra de artículos,
de acuerdo con el Reglamento de Compras respectivo.
Convocar a los funcionarios para conformar las juntas de cotizaciones y liquidaciones
conforme al Reglamento de Compras.
Adjudicar las compras a los oferentes favorecidos, conforme a los procedimientos
establecidos.
Gestionar la adquisición de bienes y servicios tomando en consideración calidad, precio
y proveedor calificado.
Elaborar el anteproyecto del presupuesto del Departamento de compras.
Realizar la Evaluación del Desempeño del personal a su cargo.
Velar por el cumplimiento de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia
la protección de instalaciones, carga y equipo.
Velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prácticas relacionadas con
la seguridad y salud laboral.
Efectuar otras tareas a fines al puesto.
SUPERVISIÓN:
Recibida de: Gerente y Subgerente Administrativo.
Ejercida a: Subjefe del Departamento y personal de oficina.
RELACIONES:
Con su Jefe Inmediato y con todas las dependencias de la Empresa, especialmente con
Presupuesto, Auditoria Interna, Gerencia General, Caja y proveedores de artículos e
insumos para la Empresa.
REQUISITOS:
Opción “A” Interna:
Cuatro años como Subjefe de Departamento, o Jefe de Sección del Área Administrativa.
Opción “B” Externa:
Título Profesional a nivel de Licenciatura en la carrera de Administrador de Empresas
o carrera afín con formación en administración pública.
Experiencia:
Cuatro años en tareas relacionadas con él puesto que incluyan Supervisión de Personal.
Capacitación:
Gestión del Talento Liderazgo
Evaluación del Desempeño
Ley de Compras y Contrataciones del Estado Trabajo en Equipo
Relaciones Humanas Servicio al Cliente
Habilidades: Espacial y Abstracta Cálculos Matemáticos Capacidad de Análisis
Habilidades Técnicas para el Manejo de Cómputo y Presentaciones Habilidades
Conceptuales
Administración del Tiempo Toma de Decisiones
Coordinar personal y funciones Capacidad de Análisis
RESPONSABILIDADES:
Económica:
Es cuentadante de la Empresa ante la Contraloría General de Cuentas de la Nación tiene
responsabilidad por todas las operaciones de compras y adquisiciones que realice, las
cuales deben ajustarse en todo caso al Reglamento respectivo. Es responsable del
correcto manejo de los fondos de Caja Chica y la adquisición oportuna de materiales y
suministros.
Documentación e Información:
Tiene responsabilidad por la documentación que se maneja en su Departamento. La
información que recibe es de tipo reservado.
ASISTENTE TECNICO II CÒDIGO: 02-02
FUNCION BASICA:
Ejecutar tareas de recopilación y seguimiento del proceso de compras de la Empresa.
FUNCIONES:
Asistir a la jefatura del Departamento en dar seguimiento a procesos de compras.
Analizar requerimientos de compras y apoyar a la jefatura del Departamento en el
seguimiento de las mismas
Es responsable de la aplicación de los Sistemas de Gestión autorizados por la
Empresa.
Realiza contactos con proveedores para realizar investigaciones y/o cotizaciones de los
productos
Atender a los proveedores y público en general que acude al Departamento de Compras
y proporciona información que está autorizado.
Elaborar los informes mensuales de las actividades del Departamento.
Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de
instalaciones, carga y equipo.
Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y
salud laboral.
Realizar otras tareas afines al puesto.
SUPERVISIÓN:
Recibida de: Jefe y Subjefe del Departamento de Compras. Ejercida a: Ninguna
RELACIONES:
Con su Jefe Inmediato y con el grupo de trabajo del Departamento de Compras, con los
proveedores y público en general que acude al Departamento de Compras.
REQUISITOS:
Opción “A” Interna:
Dos años como Asistente Técnico II Legal: Licencia de Conducir Clase “B”
Opción “B” Externa:
Título o Diploma de Nivel Medio.
Experiencia:
Dos años en funciones administrativas que incluya supervisión de personal.
Capacitación:
Ley de Compras y Contrataciones del Estado Trabajo en Equipo
Servicio al Cliente Administración de Siges Relaciones Humanas
Habilidades: Espacial y Abstracta Cálculos Matemáticos Capacidad de Análisis
Habilidades Técnicas para el Manejo de Cómputo y Presentaciones Habilidades
Conceptuales
Administración del Tiempo
ASISTENTE TÉCNICO I CODIGO: 02-01
FUNCIÒN BASICA:
Trabajo que consiste en prestar asistencia técnica y administrativa, en el Departamento
de Compras, en el que se realizan diversas actividades relacionadas con el proceso para
la adquisición de bienes y servicios.
FUNCIONES:
Dar apoyo en los diversos controles relacionados con las compras de bienes y servicios.
Ejercer control sobre los documentos de órdenes de compra que se emiten por este
Departamento.
Revisar las cotizaciones realizadas por las personas encargadas de dicha actividad, con
la finalidad de que dichas acciones se apeguen a la Ley de Contrataciones del Estado.
Publicar por medio del sistema de Guate Compras las solicitudes de bienes y servicios
que excedan de lo establecido en la Ley de Compras y Contrataciones del Estado.
Apoyar a las actividades de cotización de materiales y suministros requeridos por las
diferentes unidades administrativas de la Empresa.
Tramitar vales de cajas chicas para la compra de materiales.
Llevar control de la documentación para apertura de plicas y firmas de sumarios de
expedientes y actas levantadas.
Cumplir con otras funciones propias de su puesto, que sean necesarias a la agilización
del proceso de compras.
Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de
instalaciones, carga y equipo.
Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y
salud laboral
Realizar otras tareas afines al puesto.
SUPERVICIÒN:
Recibida de: Jefe o Subjefe del Departamento de Compras. Ejercida a: Ninguno
RELACIONES:
Con su Jefe Inmediato y con el grupo de trabajo del Departamento de Compras, con los
proveedores y público en general que acuden al Departamento de Compras.
REQUISITOS: Opción “A” Interna:
Dos años de Oficial Administrativo II.
Opción “B” Externa:
Título o Diploma de nivel medio. Legal: Licencia de Conducir Clase “B”
Experiencia:
Dos años en labores relacionadas con el proceso de compras.
Capacitación:
Ley de Compras y Contrataciones del Estado Trabajo en Equipo Servicio al Cliente
Relaciones Humanas Trabajo en Equipo Administración de Siges
Habilidades: Espacial y Abstracta Cálculos Matemáticos Capacidad de Análisis
Habilidades Técnicas para el Manejo de Cómputo y Presentaciones Habilidades
Conceptuales Administración del Tiempo
OFICIAL ADMINISTRATIVO II CÒDIGO: 04-02
FUNCION BASICA:
Es un puesto de oficina, en el cual se ejecutan tareas de cotización y seguimiento
del proceso de compras de la Empresa.
FUNCIONES:
Elaborar órdenes de compra de artículos diversos.
Recibir las facturas por compras realizadas y efectuar el trámite respectivo para su pago.
Elaborar oficios, providencias y otros documentos varios, según las necesidades del
servicio.
Es responsable del archivo de documentación del Departamento de Compras,
relacionado con la adquisición de bienes y servicios.
Atender llamadas telefónicas y trasladarlas a quien corresponda.
Atender a los proveedores y público en general que acude al Departamento de Compras.
Elaborar los informes mensuales de las actividades del Departamento.
Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de
instalaciones, carga y equipo.
Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y
salud laboral.
Realizar otras tareas afines al puesto.
ESPECIALIDAD: 10-03 COMPRAS
SUPERVISIÓN:
Recibida de: Jefe y Subjefe del Departamento de Compras. Ejercida a: Ninguna
RELACIONES:
Con su Jefe Inmediato y con el grupo de trabajo del Departamento de Compras, con los
proveedores y público en general que acude al Departamento de Compras.
REQUISITOS:
Opción “A” Interna: Dos años como Auxiliar Administrativo
Opción “B” Externa:
Título o Diploma de Nivel Medio. Legal: Licencia de Conducir Clase “B”
Experiencia:
Dos años en labores relacionadas con el proceso de compras.
Capacitación:
Ley de Compras y Contrataciones del Estado Trabajo en Equipo Servicio al Cliente
Trabajo en Equipo Relaciones Humanas Administración de Siges
Habilidades: Espacial y Abstracta Cálculos Matemáticos Capacidad de Análisis
Habilidades Técnicas para el Manejo de Cómputo y Presentaciones Habilidades
Conceptuales
Administración del Tiempo
RESPONSABILIDADES:
Económica:
Tiene responsabilidad por la documentación de trámites y cheques de pago que maneja
en su puesto de trabajo.
SECRETARIA DE DEPARTAMENTO CODIGO: 04-10
FUNCION BASICA:
Realizar trabajos de cotización y control de precios para el trámite y adjudicación de
compras, así como realizar otras labores administrativas relacionadas con el control de
compras.
FUNCIONES:
Tomar dictados taquigráficos y trascribirlos por medio de un Computador.
Atender y hacer llamadas telefónicas oficiales.
Transcribir en el computador documentos diversos del Departamento.
Llevar control del archivo de documentación del Departamento.
Redactar cartas, oficios, providencias, según indicaciones de su Jefe Inmediato.
Recibir, clasificar y distribuir correspondencia y documentación.
Revisar los cálculos matemáticos de las facturas de artículos comprados por Caja
Chica.
Efectuar los ingresos y egresos de las facturas en los registros respectivos.
Participar en la recepción de materiales de las diferentes áreas de trabajo, de acuerdo
con los nombramientos respectivos.
Ejercer control sobre la cartera de proveedores.
Llevar a cabo cotizaciones de materiales y repuestos, según
especificaciones técnicas de los mismos.
Cumplir comisiones diversas relacionadas con su especialidad que le ordena su Jefe
Inmediato.
Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de
instalaciones, carga y equipo.
Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y
salud laboral.
Realizar otras tareas afines al puesto.
SUPERVISIÓN:
Recibida de: Jefe y Subjefe del Departamento de Compras. Ejercida a: Ninguna
RELACIONES:
Con su Jefe Inmediato y con el grupo de trabajo del Departamento, Gerente de Área y
Jefaturas del Departamento de la Empresa, Proveedores y empleados de la Empresa.
REQUISITOS:
Opción “A” Interna:
Dos años como Oficial Administrativo I
Opción “B” Externa:
Título o Diploma de Nivel Medio. Legal: Licencia de Conducir Clase “B”
Experiencia:
Dos años en labores similares a la especialidad el puesto que se trate.
Capacitación:
Redacción y ortografía Redacción de Informes Trabajo en Equipo Relaciones humanas
Servicio al cliente Curso de ingles
Habilidad:
Espacial y Abstracta Cálculos Matemáticos Capacidad de Análisis
Habilidades Técnicas para el Manejo de Cómputo y Presentaciones Habilidades
Conceptuales
Administración del Tiempo
RESPONSABILIDADES
Económica: Por el mobiliario y equipo asignado para la realización de su trabajo.
Documentación e Información:
Por la documentación e Información que maneja.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO CODIGO: 04-
00
FUNCION BASICA:
Actividad que consiste en llevar control y registro sobre la adjudicación de compras, así
como realizar otras labores administrativas relacionadas con el control de compras.
FUNCIONES:
Dar los ingresos y egresos de las facturas en los registros Respectivos.
Recibir solicitudes de materiales, repuestos, por servicios y activos fijos de las
diferentes áreas de la empresa.
Enviar los expedientes con su respectiva factura para ingreso del almacén.
Trasladar los expedientes con su respectivo ingreso de almacén a presupuesto para el
pago respectivo.
Confirmar con los proveedores sobre la contraentrega de los productos solicitados.
Cumplir con las disposiciones y procedimientos emitidos por la Empresa tendentes a la
eliminación de riesgos derivados de la ejecución de su puesto de trabajo.
Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de
instalaciones, carga y equipo.
Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y
salud laboral.
Realizar otras tareas afines al puesto.
SUPERVISIÓN:
Recibida de: Jefe y Subjefe del Departamento de Compras. Ejercida a: Ninguna
RELACIONES:
Con su Jefe Inmediato y con el grupo de trabajo del Departamento, Proveedores y
empleados de la Empresa.
REQUISITOS:
Opción “A” Interna:
Dos años con trabajos de oficina
Opción “B” Externa:
Título o Diploma de Nivel Medio. Legal: Licencia de Conducir Clase “B”
Experiencia:
Dos años en labores similares a la especialidad el puesto que se trate.
Capacitación:
Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión
Ley de Compras y Contrataciones del Estado Trabajo en Equipo Servicio al Cliente
Relaciones Humanas Trabajo en Equipo Administración de Siges
Habilidades: Espacial y Abstracta Cálculos Matemáticos Capacidad de Análisis
Habilidades Técnicas para el Manejo de Cómputo y Presentaciones Habilidades
Conceptuales
Administración del Tiempo
RESPONSABILIDADES:
Económica:
Por el mobiliario y equipo asignado para la realización de su trabajo.
Documentación e Información:
Por la documentación e información que reciba para la ejecución de labores.