Transformación de los Archivos Jurisdiccionales en
el Ecuador como parte del derecho al acceso a la
información y ciudadanía
ASÍ SE CUSTODIABAN LOS EXPEDIENTES JUDICIALES
Archivos judiciales abril 2013 – Fuente: Secretaría General Archivos judiciales abril 2013 – Fuente: Secretaría General
Hacemos de la justicia una práctica diaria
Archivos judiciales mayo 2013 – Fuente: Secretaría General
Hacemos de la justicia una práctica diaria
Archivos judiciales junio 2013 – Fuente: Secretaría General Archivos judiciales julio 2013 – Fuente: Secretaría General
Hacemos de la justicia una práctica diaria
Archivos judiciales junio 2014 – Fuente: Secretaría General
ANTES DE LA INTERVENCIÓN
Hacemos de la justicia una práctica diaria
UBICACIÓN: PROVINCIA DE LOS RÍOS
AÑO: 2014
CORTE PROVINCIAL DE LOS RÍOS
ARCHIVO PASIVO
Hacemos de la justicia una práctica diaria
UBICACIÓN: PROVINCIA GUAYAS-DURÁN
AÑO: 2015
JUZGADO 30 DE LO CIVIL
ARCHIVO ACTIVO
Hacemos de la justicia una práctica diaria
UBICACIÓN: PROVINCIA TUNGURAHUA
AÑO: 2015
CORTE PROVINCIAL DE TUNGURAHUA
ARCHIVO ACTIVO
Hacemos de la justicia una práctica diaria
UBICACIÓN: PROVINCIA LOS RÍOS-BABHOYO
AÑO: 2015
UNIDAD DE FLAGRANCIA
ARCHIVO ACTIVO
Hacemos de la justicia una práctica diaria
“El proceso de transformación de la justicia no es una tarea sencilla, es realmente un compromiso con la verdad y concebirla realmente como una práctica diaria. Es tener presente que no se resuelve el destino de expedientes, sino de seres humanos que
buscan el respeto de sus derechos, de su dignidad humana.”
Dr. Gustavo Jalkh Röben Presidente del Consejo de la Judicatura
Hacemos de la justicia una práctica diaria
Hacemos de la justicia una práctica diaria
PROCESO DE ORGANIZACIÓN, LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO Y TRASLADO DE LOS ARCHIVOS
1. Acopio de documentos 2. Recepción de transferencias
4. Distribución y organización de espacios físicos.
El proceso se lo realizó con el apoyo de las FF.AA. y Policía Nacional
o se lo rerr alil zi ózz con el apoyo de las FFFF
bución y organización de espa3. Clasificación
p y ypp
Hacemos de la justicia una práctica diaria
7. Digitalización de documentos
5. Codificación y rotulación
8.Capacitación
6. Ubicación topográfica de documentos y elaboración de inventarios
8.Capaciittaciitt óóón
PROCESO DE ORGANIZACIÓN, LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO Y TRASLADO DE LOS ARCHIVOS
Hacemos de la justicia una práctica diaria
DESARROLLO DE LAS INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS
EN ESTE PROCESO SE APLICA LA METODOLOGÍA ARCHIVÍSTICA,
ES UN CAMINO ARDUO DONDE COMIENZA LA TRANSFORMACIÓN
DE LOS ARCHIVOS JUDICIALES,
DEPENDIENDO DEL VOLUMEN DOCUMENTAL QUE POSEA LA JUDICATURA.
LA INTERVENCIÓN EN ALGUNAS PROVINCIAS CONTINUA CON LOS TRABAJOS DE ORGANIZACIÓN.
Hacemos de la justicia una práctica diaria
UBICACIÓN: PROVINCIA DE LOS RÍOS
AÑO: 2014
ARCHIVO ACTIVO
CORTE PROVINCIAL DE LOS RÍOS
Hacemos de la justicia una práctica diaria
UBICACIÓN: PROVINCIA DE PICHINCHA
AÑO: 2014
UNIDAD JUDICIAL ESPECIALIZADA DE FAMILIA
ARCHIVO ACTIVO
Hacemos de la justicia una práctica diaria
UBICACIÓN: PROVINCIA DE ESMERALDAS
AÑO: 2015
UNIDAD JUDICIAL CIVIL
ARCHIVO ACTIVO
Hacemos de la justicia una práctica diaria
DESPUÉS DE LAS INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS
UNA VEZ QUE UNA JUDICATURA ES INTERVENIDA, LAS DIFERENCIAS SE
NOTAN DE FORMA INMEDIATA DONDE LOS ARCHIVOS CUMPLEN CON
NORMAS Y LINIAMIENTOS PLANTEADOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA.
Hacemos de la justicia una práctica diaria
UBICACIÓN: PROVINCIA DE GUAYAS
AÑO: 2015
ARCHIVO COMPLEJO FLORIDA NORTE
ARCHIVO ACTIVO
Hacemos de la justicia una práctica diaria
De De DJuzgados a Juzgaggados a azgaadosaUnidades UnidadesaUnidadesaJudiciales
sseses
Enfoque ciudadano
Modelo de Gestión Abierto
Enfoque de Gestión de
Calidad
Estructura Organizacional
CAMBIO DE ESQUEMAS
Hacemos de la justicia una práctica diaria
PROTOCOLOO
Manejo adecuado de
causas
Formularios para un
adecuado trabajo
Atención a usuarios internos y externos
Flujos de procesos por
actividad
PROTOCOLO GENÉRICO DE MANEJO DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICO PARA LAS UNIDADES JUDICIALES
Hacemos de la justicia una práctica diaria
Usuario
Solicita causa en ventanilla.
Funcionario de Ventanilla
- Verifica SATJE. - Revisa disponibilidad.
- Solicita a archivo.
Gestor de Búsqueda
- Recibe el pedido. - Revisa inventario y movimientos.
- Confirma topografía.
Registra el préstamo de la causa.
Traslada a la ventanilla.
Recibe la causa constatando su estado
físico y condición.
Funcionario de Ventanilla
Registra el préstamo al usuario externo.
Entrega la causa solicitada al usuario previo recepción de la cédula su
ciudadanía.
Recibe la causa y la revisa en las áreas
respectivas.
Usuario
FLUJO DE ATENCIÓN, CONSULTA Y UBICACIÓN DE CAUSAS - ÓPTIMO
Hacemos de la justicia una práctica diaria
GESTORES DE
ARCHIVO
REQUERIMIENTOS EXTERNOS:
-Búsqueda para consulta de causas. -Solicitud de copias simples y certificadas.
REQUERIMIENTOS INTERNOS: -Búsqueda de causas para usuarios internos (Registro F.01). -Recepción causas nuevas. -Recepción y entrega de escritos. -Devolución de causas a caja de conservación. -Registro en módulo inventario SATJE (ingreso, préstamo y devolución).
ACTIVIDADES QUE REALIZA EL GESTOR DE ARCHIVO
Hacemos de la justicia una práctica diaria
UBICACIÓN: PROVINCIA DE PICHINCHA
AÑO: 2017
ARCHIVO COMPLEJO QUITO NORTE
ARCHIVO ACTIVO
Hacemos de la justicia una práctica diaria
100INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS ANIVEL NACIONAL, DATO ESTADÍSTICODE LA SECRETARÍA GENERAL DELCONSEJO DE LA JUDICATURA
PROVINCIASINTERVENIDAS
ARCHIVOSINTERVENIDOS
SAS 24
ANTIN414
INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS
MAPA ARCHIVÍSTICO, INTERVENCIONES A NIVEL NACIONAL
Hacemos de la justicia una práctica diaria
ZAMORA 6
GALÁPAGOS 3 TUNGURAHUA 11 GUAYAS 45
PICHINCHA 43
EMERALDAS 15
SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS 6
IMBABURA 13 LOJA 30 PASTAZA 3
LOS RÍOS 26
ORELLANA 8
SUCUMBÍOS 6
MANABÍ 28 EL ORO 17
AZUAY 9 MORONA SANTIAGO 20
CAÑAR 15
NAPO 6 BOLÍVAR 18
COTOPAXI 29 CARCHI 28
SANTA ELENA
CHIMBORAZO 15 7
TOTAL ARCHIVOS A NIVEL NACIONAL
414
CANTIDAD DE ARCHIVOS POR PROVINCIA
Hacemos de la justicia una práctica diaria
FOJAS INTERVENIDAS A NIVEL NACIONAL
Hacemos de la justicia una práctica diaria
TOTAL 326´104.430
TOTAL 150
FUNCIONARIOS*
TALENTO HUMANO QUE PARTICIPÓ EN EL PROCESO DE INTERVENCIÓN A NIVEL
NACIONAL
* Desde el 2014 a noviembre 2017.
ATENCIÓN A CIUDADANOS EN LOS ARCHIVOS JUDICIALES A NIVEL NACIONAL
Hacemos de la justicia una práctica diaria
No. PROVINCIA TOTAL DE REQUERIMIENTOS
EN EL ÁREA DE ARCHIVO
2016 2017* 1 AZUAY 203.038 386.243 2 BOLÍVAR 26.796 24.999 3 CAÑAR 24.871 15.373 4 CARCHI 19.965 22.348 5 CHIMBORAZO 47.718 30.380 6 COTOPAXI 52.921 44.035 7 EL ORO 116.083 82.938 8 ESMERALDAS 31.933 29.548 9 GALÁPAGOS 2.794 2.250
10 GUAYAS 399.674 260.579 11 IMBABURA 30.899 77.633 12 LOJA 78.716 81.156 13 LOS RÍOS 53.727 42.071 14 MANABÍ 92.092 153.775 15 MORONA SANTIAGO 20.042 17.785 16 NAPO 19.338 5.566 17 ORELLANA 17.006 31.920 18 PASTAZA 57.805 20.158 19 PICHINCHA 818.741 396.924 20 SANTA ELENA 10.516 8.468
21 SANTO DOMINGO DE LOS
TSÁCHILAS 25.020 55.678
22 SUCUMBÍOS 20.053 7.245 23 TUNGURAHUA 175.912 157.333 24 ZAMORA CHINCHIPE 23.441 15.011 FUENTE:*MATRIZ DE TIEMPOS ÓPTIMOS DE ARCHIVO REPORTADOS POR LAS DIRECCIONES PROVINCIALES DEL CONSEJO DE
LA JUDICATURA PERIODO ABRIL - SEPTIEMBRE 2017.
2017 1´969.416
2016 2´369.101
TOTAL
4´338.517
Visitas técnicas
a Nivel Nacional
Intervenciones Archivísticas
Estandarización de los procesos con el
“Protocolo Genérico de Manejo Documental y
Archivístico en Unidades Judiciales”
Descongestionó la acumulación
de Causas Pasivas en los Archivos
Activos Jurisdiccionales
CREACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL
Hacemos de la justicia una práctica diaria
Es el área en la cual se custodia, organiza y conserva de una manera técnica y sistematizada, todos los documentos calificados por la “Comisión Valoradora de Documentos” para su conservación permanente, constituyen el patrimonio histórico judicial, con el fin de promover la memoria colectiva jurisdiccional y estar disponibles para la investigación, la ciencia y la cultura. Se transferirá desde el archivo pasivo provincial hasta el Archivo General de la Función Judicial, la documentación que deba conservarse permanentemente.
Es el área en la cual se custodia, organiza y conserva toda la documentación generada en una judicatura, de una manera técnica y sistematizada, mediante normas y procedimientos que permiten administrar las causas activas.
ARCHIVO ACTIVO JUDICIAL
ARCHIVO GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL
Hacemos de la justicia una práctica diaria
N° FONDO DOCUMENTAL FECHAS EXTREMAS
1 CIVIL 1885 a 2014 2 PENAL 1929 a 2016 3 FAMILIA 2004 a 2013 4 COMISARÍAS DE LA MUJER 1994 a 2014 5 TRIBUNAL PENAL 1968 a 2009 6 TRÁNSITO 1974 a 2015 7 LABORAL 1972 a 2017 8 CONTRAVENCIONES 2011 a 2014 9 CORTE PROVINCIAL 1918 a 2014
10 CORTE NACIONAL 1968 a 2005 11 FLAGRANCIA 2012 12 TRIBUNAL FISCAL 1945 a 2013 13 TRIBUNAL CONTENCIOSO 1950 a 2013 14 CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO 1968 a 2005
15 UNIDAD DE REGISTO Y CONTROL DE PROCESOS PENALES 2009-2013 16 HISTÓRICO CHIMBORAZO 1806 a 1977 17 HISTÓRICO PORTOVIEJO 1831-1922 18 ARCHIVO GENERAL ADMINISTRATIVO 2005-2010 19 COGEP 2016
Hacemos de la justicia una práctica diaria
UBICACIÓN: PROVINCIA DE PICHINCHA
AÑO: 2014
ARCHIVO GENERAL
ARCHIVO PASIVO
Hacemos de la justicia una práctica diaria
Archivo General de la Función Judicial Ahora: Unidades judiciales intervenidas
Archivo General de la Función Judicial
Hacemos de la justicia una práctica diaria
Causa histórica – Loja 1834 Causa histórica – Manabí 1835
Hacemos de la justicia una práctica diaria
Hacemos de la justicia una práctica diaria
REGISTRO DE SERVICIOS A LOS USUARIOS EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL
Fuente: Archivo General de la Función Judicial, corte octubre 2017. Fuent e 2017.te: Archivo General de la Función Judicial, corte octubrHacemos de la justicia una práctica diaria
ARCHIVO GENERAL ADMINISTRATIVO DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA
La primera preocupación organizativa del Consejo de la Judicatura fue el archivo administrativo. Así, en noviembre de 2013, con un grupo de archivistas, se trabajó en la organización y sistematización del Archivo General Administrativo del Consejo de la Judicatura. Debido a la importancia de la información administrativa se implementó un nuevo modelo de archivo, con el fin de centralizar la documentación que generan las direcciones y subdirecciones del Consejo de la Judicatura; todo esto permitió convertir al archivo administrativo en un verdadero espacio de custodia documental, preservación y fuente de consulta para auditorías, unidades administrativas y direcciones provinciales. Adicionalmente, se estandarizaron los procesos tales como: la validación, organización, clasificación, legalización e inventario, para lograr un control eficaz sobre la documentación que llega al archivo, y dar respuesta eficiente a cualquier requerimiento por parte de organismos del Estado y otros usuarios.
Hacemos de la justicia una práctica diaria
Hacemos de la justicia una práctica diaria
N° SERIES DOCUMENTALES FECHAS EXTREMAS
DESDE DESDE 1 PRESIDENCIA 2006 2016 2 PLENO 1999 2011 3 VOCALIA ING ALEJANDRO SUBIA 2011 2013 4 VOCALIA ING PABLO RODRIGUEZ 2011 2013 5 VOCALIA AB.TANIA ARIAS 2011 2013 6 SECRETARIA GENERAL (SG) 2011 2016 7 UNIDAD DE CONTROL DISCIPLINARIO (UCD) 1994 2016
8 DIRECCIÓN NACIONAL DE TALENTO HUMANO (DNTH) 2001 2015
9 ESCUELA DE LA FUNCIÓN JUDICIAL (EFJ) 2010 2015 10 TRIBUNAL DE RECONSIDERACIONES 2012 2014 11 INFRAESTRUCTURA CIVIL (I. CIVIL) 2011 2013 12 DIRECCIÓN NACIONAL ADMINISTRATIVO (DNA) 1997 2015 13 DIRECCIÓN GENERAL (DG) 2011 2013
14 DIRECCIÓN NACIONAL ASESORÍA JURÍDICA (DNA JURIDICA) 2010 2012
15 DIRECCIÓN NACIONAL DE TIC´S (DNTIC´S) 2013 2013 16 DIRECCIÓN NACIONAL FINANCIERA (DNF) 1981 2009 17 DIRECCÓN GENERAL EJECUTIVA (DGEJECUTIVA) 2004 2011
18 DIRECCIÓN NACIONAL ESTADISTICA ( DNESTADISTICA) 2000 2014
19 DIRECCIÓN NACIONEL DE PLANIFICACIÓN (DNPL) 2009 2013 20 CENTRO DE MEDIACIÓN (CDM) 1999 2015
21 DIRECCION NACIONAL DE TRAMITES DE GESTIÓN (DNTG) 2013 2014
Hacemos de la justicia una práctica diaria
2014 2015 2016 2017
5,100
10,300 9,870 9,502
USUARIOS ATENDIDOS EN EL ARCHIVO GENERAL ADMINISTRATIVO
TOTAL
34.772
ARCHIVO GENERAL ADMINISTRATIVO
DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA
ARCHIVO GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL
PUNTOS DE BÚSQUEDA
UNIDADES JUDICIALES TRIBUNALES
CORTES PROVINCIALES
COMPLEJO NORTE
ARCHIVO GENERAL DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
DE PICHINCHA
10 DE AGOSTO Y MURGEÓN
BEETHOVEN Y PABLO CASALS
RED DE ARCHIVOS
Hacemos de la justicia una práctica diaria
INNOVACIONES
DESPUÉS DEL TERREMOTO EN MANABÍ EL 16 DE ABRIL DEL 2016, LA PROVINCIA
SUFRIÓ UNA GRAN PÉRDIDA EN LA MAYOR PARTE DE SUS CANTONES,
POR ESTA NECESIDAD ELLOS CREARON LA UMA (UNIDAD MÓVIL DE ARCHIVO),
CONSISTE EN ADECUAR CONTAINERS PARA ÁREAS DE ARCHIVO.
Hacemos de la justicia una práctica diaria
Hacemos de la justicia una práctica diaria
UBICACIÓN: PROVINCIA DE MANABÍ
AÑO: 2016
UNIDAD JUDICIAL PENAL
ARCHIVO ACTIVO
Hacemos de la justicia una práctica diaria
“Los logros de una organización son los resultados del esfuerzo combinado de cada individuo” Henry Ford.
Hacemos de la justicia una práctica diaria