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8/18/2019 Trabajo de Maestria Final Todo
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INSTRUMENTOS Y METODOLOGIA PARA EL ANALISIS Y DISEÑO DELAS ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS.
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INTRODUCCION
A medida que este nuevo milenio avanza y la globalización marca
tendencia en todas las actividades de negocios, el resultado son cambios
drsticos en la intensidad y diversidad de la com!etencia, es decir, estn
dando nuevas "ormas a las organizaciones y esta ada!tación a los nuevos
tiem!os decide quien avanza en el mundo de los negocios#
Una Organización !ara ser considerada como tal, necesita accionar
en "orma coordinada y co$erente $acia sus ob%etivos, debe estar organizada
y !ara eso debe estar sustentada en una estructura solida que le !ermita ser
ms e"iciente, es !or eso que !ara el dise&o de la estructura se !uede
realizar de di"erentes maneras y estilos, de!endiendo de sus ob%etivos, el
entorno y los medios del cual dis!one de modo que los instrumentos y
metodolog'as usadas determinaran la manera en que o!erara en el mercado
y los ob%etivos que !odr'a alcanzar#
(a organización !ara el cum!limiento de sus actividades cuenta con
recursos como) los $umanos, materiales, económicos, tecnológicos, y !ara
que la administración de estos recursos sea e"iciente, e*isten instrumentos odirectrices que !ermiten a!oyar la atención o realización de tareas diarias,
las cuales se constituyen en elementos e"icientes de comunicación,
coordinación, dirección y evaluación administrativa#
Otro !unto a se&alar y de gran im!ortancia son los sistemas de
in"ormación com!utarizados necesarios !ara el mane%os de grandes
cantidades de datos dentro de las organizaciones, desde el control de
entradas y salidas de los traba%adores a la contabilidad, !asando !or los
!rocesos de !roducción, !ara un gerente en la actualidad ser'a casi
im!osible tomar decisiones acertadas sin la revisión y el acceso de los datos
de una em!resa#
(a metodolog'a de traba%o !ara desarrollar la investigación est
basada en los conocimientos adquiridos derivados de la revisión bibliogr"ica
y las consultas electrónicas, describiendo y desarrollando el conce!to de los
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di"erentes Instrumentos y metodolog'as !ara el dise&o de la estructura de
una organización, la segunda !arte de la investigación se&ala los
conce!tos e im!ortancia de los sistemas de in"ormación com!utarizados y la
valoración de los mismos dentro de las organizaciones#
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
(a estructura organizacional !uede ser de"inida como las distintas maneras
en que !uede ser dividido el traba%o dentrode una organización !ara
alcanzar luego la coordinación del mismo orientndolo al logro de los
ob%etivos#
(a estructura organizacional, es la manera en que se dividen, agru!an y
coordinan de "orma "ormal las tareas del traba%o# +e consideran seis
elementos bsicos en los que es necesario en"ocarse !ara dise&ar la
estructura de la organización# Tales son)
• División del Traba%o#
• De!artamentalización#
• Cadena de mando#
• Centralización s# Descentralización#
• Tramo de control#
• -ormalización#
División del Traa!"
.ste t/rmino es em!leado !ara describir el nivel en que se
encuentran divididas o "ragmentadas las tareas, en traba%os se!arados
dentro de laorganización# 0or tanto, en vez de que un em!leado lleve a cabo
todo eltraba%o, se divide el mismo en varios !asos, y cada individuo culmina
con unode los !asos !or se!arado, es decir cada traba%ador se es!ecializa
en realizar!arte de una tarea com!leta en lugar de toda#
.n la !rimera mitad de los cuarenta, los gerentes observaron
laes!ecialización como una "uente inacabable de incremento de la
!roductividad# 1a !ara "inales de esa d/cada, la gran !arte de los traba%os
quese dedicaban a la "abricación de !roductos en !a'ses industrializados,
sellevaban a cabo con un alto nivel de es!ecialización en el traba%o, !ues
losgerentes de dic$as organizaciones lo observaron como la "orma ms
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e"icientede em!lear las $abilidades de sus em!leados# .sto en el sentido
que si todoslos em!leados se encontraran involucrados en cada !arte del
!roceso de"abricación en la organización, todos se ver'an en la necesidad de
tener las$abilidades necesarias !ara $acer los traba%os e*igentes as' como
los que nolo son tanto# +e obtendr'a como resultado que, a e*ce!ción de
cuando se$agan tareas com!le%as y que requieran !or lo tanto grandes
$abilidades, lostraba%adores tienen que traba%ar !or deba%o de sus niveles de
cali"icación# 0oresto !agar a los traba%adores que !oseen ms destrezas
!ara llevar a cabotareas sencillas, se convierte en un em!leo ine"icaz de los
recursos que laorganización !osea#
Actualmente los gerentes reconocen que la es!ecialización originagrandeseconom'as en ciertos traba%os, !ero adems reconocen que crea
!roblemascuando es llevada demasiado le%os#
De#ar$a%en$ali&a'ión
.s la división y el agru!amiento de las "unciones y actividades en
unidadeses!ec'"icas, con base en su similitud# Al de!artamentalizar, es
conveniente observar la siguiente secuencia)• (istar todas las "unciones de la em!resa#
• Clasi"icarlas#
• Agru!arlas seg2n un orden %errquico#
• Asignar actividades a cada una de las reas agru!adas#
• .s!eci"icar las relaciones de autoridad, res!onsabilidad, y
obligaciónentre las "unciones y los !uestos#
• .stablecer l'neas de comunicación e interrelación entre
losde!artamentos#
• .l tama&o, la e*istencia y el ti!o de organización de un
de!artamentodebern relacionarse con el tama&o y las necesidades
es!ec'"icas de laem!resa y las "unciones involucradas#
De acuerdo con la situación es!ec'"ica de cada em!resa, los ti!os de
de!artamentalización ms usuales son)
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3# ()n'i"nal* .s com2n en las em!resas industriales4 consiste en
agru!arlas actividades anlogas seg2n su "unción !rinci!al#
5# P"r #r"d)'$") .s caracter'stica de las em!resas "abricantes
dediversas l'neas de !roductos, la de!artamentalización se $ace en
basea un !roducto o gru!o de !roductos relacionados entre si#
6# Ge"+r,-i'a " #"r Terri$"ri"s* .n este caso la de!artamentalización
se realiza en base a las zonas geogr"icas en las que se encuentra
!resente la em!resa#
7# P"r 'lien$es 0or lo general se a!lica en em!resas comerciales,
!rinci!almente almacenes, y su "unción consiste en crear unidades
cuyo inter/s !rimordial es servir a los distintos com!radores o
clientes#
8# P"r Pr"'es" " E)i#"* .n la industria, el agru!amiento de equi!osendistintos de!artamentos re!ortar e"iciencia y a$orro de tiem!o4
as'como tambi/n en una !lanta automotriz, la agru!ación !or
!roceso#
9# P"r Se')en'ia* .s utilizada en em!resas !roductoras que traba%an
sininterru!ción los tres turnos, !ara controlar cada uno de los turnos4
o cuando setrate de labores que mane%en una gran cantidad den2meros o letras#
Cadena de %and"
Actualmente este conce!to !osee menos im!ortancia !ara las
organizacionesque el que ten'a $ace unos 5: ó 58 a&os# 0ero a2n debe ser
considerado !orlos gerentes de la actualidad#
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Cadena de mando se re"iere a la l'nea continua de autoridad que va desde
la!arte su!erior de la organización $asta la 2ltima !osición, adems
esclarecequi/n re!orta a qui/n#
0ara com!render me%or este conce!to se debe adems $ablar de)
• A)$"ridad* +e re"iere a las "acultades in$erentes de una !osición
su!erior !ara dar órdenes y es!erar que /stas sean cum!lidas#
Unidad de %and"* .ste !rinci!io colabora en la tarea de !reservar el
conce!to de una l'nea continua de autoridad# De"ine que un individuo
solo debe !oseer un su!erior ante quien es directamente res!onsable
de lo que realice## Un em!leado que se encuentre en un nivel ba%o de
la organización !uede acceder en el m'nimo tiem!o a la in"ormación
que antes sólo se consideraba e*clusiva !ara la alta gerencia4 otro
as!ecto es que los traba%adores se !ueden comunicar ms
e"ectivamente4 y !ueden !artici!ar en la toma de decisiones de la
organización#
Cen$rali&a'ión Vs. Des'en$rali&a'ión
3# Cen$rali&a'ión* .s la concentración o reservación de
autoridad,desarrollada de manera sistemtica y consistente, en un
determinadonivel %errquico, con la "inalidad de reunir en una sola !ersona
odeterminado !uesto, el !oder de tomar decisiones y coordinar lasacciones
orientadas a un determinado ob%etivo o a los ob%etivos de laorganización,
dentro de su res!ectiva rea de acción#
5# Des'en$rali&a'ión* 0ara este caso se re"iere al es"uerzo desarrolladodemanera sistemtica, de delegar a los niveles ms ba%os de laorganización
todo el !oder, desarrollando la que solo !uede ser e%ercidade los !untos
centrales# +e !uede delegar muc$as "unciones, !ero loque no se !uede
delegar es la res!onsabilidad sobre las acciones y losresultados#
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Tra%" de '"n$r"l
+e re"iere al n2mero de traba%adores que un gerente !uede dirigir de
manerae"icaz y e"iciente# .sto determina !rinci!almente, el n2mero de
niveles ygerentes que una organización !osee#
A medida que ms grande sea este tramo de control, ms e"icaz ser
laorganización, en t/rminos de costos# No obstante, se !uede encontrar que
enciertos as!ectos un tramo de control demasiado am!lio a"ecta el
desem!e&ode los traba%adores, esto !orque los su!ervisores no !oseen
tiem!o !arabrindar el liderazgo y la ayuda que se requieren#
(os tramos de control reducidos, !ermiten que un gerente !uedamantener uncontrol estricto#
Como se !uede observar las organizaciones buscan !or todos los
mediosreducir gastos y costos, a!urar el !roceso de toma de decisiones,
aumentar la"le*ibilidad, acercarse ms estrec$amente con sus clientes y
em!lear la "acultación# Todo lo anteriormente mencionado se consigue con
tramos decontrol am!lios4 !ero !ara que los gerentes se encuentren seguros
que eldesem!e&o de los em!leados no se vea a"ectado, se !uede dar cuenta quelas organizaciones invierten en ca!acitar a los traba%adores#
("r%ali&a'ión
.ste t/rmino se re"iere al grado en que los !uestos de una
organización seencuentran estandarizados# +i el !uesto se encuentra
altamente "ormalizado,es decir las reglas del mismo son muc$as, e*istendescri!ciones e*!l'citas del!uesto y los !rocedimientos que se realizan
estn claramente establecidos,entonces la !ersona que lo ocu!a !uede
!oseer una !eque&a !robabilidad dee%ercer discrecionalidad sobre lo que
!uede realizarse, cundo y de qu/manera# .sto !orque con la "ormalización
lo que se busca es que losem!leados mane%en en todos los casos el mismo
insumo y de la maneraestablecida, !ara que se obtenga siem!re una
!roducción uni"orme y estable#
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Dise/"s de es$r)'$)ras "r+ani&a'i"nales de %a0"r )s"
En$re ell"s se '"nsideran*
Es$r)'$)ra si%#le
(a estructura sim!le se caracteriza !or un ba%o nivel de
de!artamentalización !or am!lios tramos de control, autoridad centralizada
en una sola !ersona y!or !oco nivel de "ormalización# +e !uede decir que la
estructura sim!le no escom!licada, es "le*ible, !oco costosa y se em!lea
sobre todo en negocios!eque&os en los que el gerente y el due&o son la
misma !ersona#
(a estructura sim!le es !or lo tanto una organización !lana, que
!osee !ocosniveles verticales, un cuer!o de em!leados y un individuo que
tengacentralizada la autoridad de tomar decisiones#
Un e%em!lo de una organización con estructura sim!le, !uede ser una
tiendaque se dedica a la venta de calzado, que !osee cuatro se&oritas
vendedoras yque tiene como !ro!ietario a la misma !ersona que se
desem!e&a comogerente#
1)r"'ra'ia
+e re"iere a una estructura caracterizada !or tareas o!erativas
rutinarias, quese logran !or el em!leo de la es!ecialización, las normas y los
reglamentosque se encuentren altamente "ormalizados, !or las tareas que
se agru!an ende!artamentos "uncionales, la autoridad que se encuentre
centralizada, lostramos de control muy reducidos y !or una toma dedecisiones que siga con la cadena de mando#
Es$r)'$)ra %a$ri'ial
(lamada tambi/n ;+istema de mando m2lti!le
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unadis!osición $orizontal que combinan con el !ersonal de diversas
divisiones ode!artamentos "uncionales !ara "ormar un equi!o, !royecto o
negocio,encabezado !or un gerente de !royecto o gru!o, que es e*!erto en
el cam!ode es!ecialización asignado al equi!o# Asimismo esta organización
tieneventa%as las cuales !ermite a la organización una gran "le*ibilidad
!araa$orrar costos#
(a organización matricial combina algunas caracter'sticas de los
dise&os deorganización "uncional y !or !roducto# 0ara me%orar la ca!acidad
de!rocesamiento de in"ormación de gerentes y em!leados en una
organizaciónmatricial los gerentes "uncionales re!ortan a un gerente
matricial, la laborde /ste consiste en coordinar actividades de los gerentes"uncionales y de!roducto# .n lugar de rendir cuentas a gerentes de nivel
su!erior !orse!arado, se re!ortan con un gerente matricial general, quien
consolida eintegra actividades#
NUEVAS ALTERNATIVAS DE DISEÑO
Desde los oc$enta la alta gerencia se encuentra en una b2squedaconstantede nuevas alternativas de dise&o, que !uedan colaborar a que la
organizaciónen que se desem!e&en, com!ita con mayor e"icacia# .ntre ellos
se !uedenconsiderar)
Es$r)'$)ra de e)i#"
Como se saben los equi!os se $an convertido en una realidad muy
em!leada actualmente !or las organizaciones# (a estructura de equi!o, sere"iere!recisamente a este em!leo de equi!os como $erramienta !rinci!al
!aracoordinar las actividades de traba%o#
(a estructura de equi!os origina que se eliminen las
barrearasde!artamentales y que se descentralice la toma de decisiones al
nivel deequi!o de traba%o, adems e*ige que los niveles de traba%o sean
tantogenerales como es!ecializados#.n las organizaciones !eque&as la
estructura de equi!o !uede de"inir !orcom!leto a la organización# .n las
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grandes organizaciones lo que $ace escom!lementar lo que !or lo general
es una burocracia, de esta manera la organización !uede conseguir la
e"icacia de la estandarización de la burocracia y adems conseguir la
"le*ibilidad que como se sabe brindan losequi!os#
Or+ani&a'ión Vir$)al
+e re"iere a una !eque&a organización central que contrata de
manerae*terna una gran !arte de sus !rinci!ales "unciones comerciales o
denegocios#
Una organización virtual se encuentra altamente centralizada, adems
en ellae*iste muy !oca o $asta ning2n ti!o de de!artamentalización#(a organización virtual se o!one a la burocracia, debido a que esta
2ltima!osee muc$os niveles verticales de administración, en las que se
busca elcontrol !or medio de la !ro!iedad#
Or+ani&a'ión sin -r"n$eras
+e re"iere a aquellas organizaciones que buscan eliminar con la
cadena demando, !osee adems tramos de control ilimitados y reem!lazalosde!artamentos con equi!os "acultados#
Al eliminar las "ronteras verticales, se consigue que la %erarqu'a se
a!lane,que se reduzcan a lo ms m'nimo el estatus y el rango, de esta
manera seevitar'a la t'!ica organización !iramidal# (os equi!os
inter"uncionales, el em!leo de la !artici!ación en la toma de decisiones y la
utilización deevaluaciones de desem!e&o en las que los com!a&eros y otros
individuos quese encuentren en un nivel su!erior o in"erior al que seencuentra el em!leado, eval2en su desem!e&o#
(os de!artamentos "uncionales originan obstculos $orizontales, !or
lo tantolo que debe $acer es tratar en lo !osible de no em!lear estos
de!artamentos,en su lugar lo que debe em!lear son los equi!os
inter"uncionales y organizarlas actividades teniendo como e%e !rocesos# Otra
"orma de eliminar estosobstculos es mediante las trans"erencias laterales y
a trav/s de la rotaciónde los individuos tanto dentro y "uera de las diversas
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reas "uncionales, de esta manera los es!ecialistas se convierten en
generalistas#
INSTRUMENTOS Y METODOLOG2A PARA EL AN3LISIS YDISEÑO DE
LAS ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS
De-ini'ión*
.s un con%unto integrado de t/cnicas e instrumentos que !ermiten
analizar, dise&ar la estructura y o!eratividad de una organización !ara
asegurar su me%oramiento continuo y su ada!tación !ermanente a la
realidad cambiante del conte*to, a!untando al cum!limiento e"iciente de losob%etivos de la em!resa#
0ara el dise&o de la estructura organizativa se deben tener en cuenta
las siguientes t/cnicas)
• T/cnica !ara el anlisis y dise&o de las estructuras organizativas#•
T/cnica !ara el anlisis y dise&o de la distribución del traba%o#• T/cnica !ara el anlisis y dise&o de !rocedimientos y !rocesos#• T/cnica !ara el anlisis y dise&o de !ortadores de in"ormación#• T/cnica !ara el anlisis y dise&o de sistemas de in"ormación#• T/cnica !ara anlisis y dise&o de la dis!osición es!acial#• T/cnica !ara la =edición del Traba%o#
T4'ni'a #ara el an,lisis 0 dise/" de las es$r)'$)ras "r+ani&a$ivas
(a "inalidad del anlisis y dise&o de la estructura organizacional es
determinar el alcance de sus ob%etivos !lanteados# .s as' que
todaOrganización est integrada !or una estructura o!erativa, estadebe
com!render una correcta división del traba%o, delegación de autoridad
yasunción de res!onsabilidadesacorde al traba%o# (a o!erativa
com!rendem/todos y !rocedimientos de traba%o#
.l anlisis y dise&o de la estructura organizacional, tiene como
"inalidad detectar "ortalezas y debilidades, con el ob%etivo de mantener la
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estructura organizacionalacorde con la estrategia y ob%etivos de la
organización#
.sta t/cnica utiliza como instrumentos el Organigrama y el =anual de
organización y -unciones#
Or+ani+ra%as
.l organigrama es una re!resentación gr"ica de la estructura
organizativa de una organización# .s un instrumento de anlisis y dise&o que
!ermite visualizar en "orma r!ida los órganos que com!onen la estructura,
las relaciones "ormales que e*isten entre ellos y los niveles %errquicos#.*isten distintos ti!os de organigramas, entre ellos)
L"s "r+ani+ra%as es$r)'$)rales* son los ms "recuentemente
utilizados en la administración !2blica y en las organizaciones medianas y
grandes# 0ermiten la visualización de los órganos, las relaciones "ormales
que los vinculan y las distintas %erarqu'as# =ediante los mismos se a!recia
r!idamente el mbito de control de cada unidad, las relaciones "ormales y
los niveles %errquicos que com!onen la estructura de la organización#
L"s "r+ani+ra%as -)n'i"nales) tambi/n llamados !or "unciones y
actividades, indican, adems de lo anterior, las !rinci!ales actividades que
desarrolla cada órgano# (a in"ormación que brindan es muc$o ms rica que
la que a!orta los organigramas estructurales, ya que !ermiten a!reciar la
división del traba%o en la organización# 0resentan como inconveniente que
es di"'cil su dise&o en un "ormato reducido# Con "recuencia, se realizan en
"orma !arcial# +on utilizados en el desarrollo de estudios de diagnóstico y
reorganización administrativa#
(os organigramas de cargos detallan, como su nombre lo indica, la
com!osición de la organización en t/rminos de los cargos que la integran#
+u uso es "recuente en organizaciones cuya estructura de cargos y
escala"ones es com!le%a, como !or e%em!lo, en la administración !2blica#
Asimismo, en las !eque&as y micro em!resas son utilizados con "recuencia#
(os organigramas !ersonales indican, adems del nombre del
órgano, las !ersonas que lo integran y los cargos que ocu!an# +e utilizan
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cuando se desea dar a conocer quienes ocu!an determinados cargos, como
!or e%em!lo ante un cambio de autoridades#
(os organigramas esquemticos contienen sólo los órganos
!rinci!ales de una organización# Con "recuencia se elaboran !ara el !2blico
en general y o"recen una visión sim!li"icada de la organización#
(os organigramas anal'ticos re!resentan con el m*imo detalle
!osible una organización# Incluyen la totalidad de órganos o cargos, seg2n
se trate de un organigrama estructural o de cargos, y todas sus relaciones
"ormales# -acilitan el estudio de una organización# >eneralmente se
reservan !ara uso interno#
(os organigramas generales re!resentan toda la estructuraorganizativa de la organización# (os organigramas !arciales desarrollan una
!arte de la organización#
>eneralmente, en organismos grandes, es conveniente !resentar un
organigrama general esquemtico, acom!a&ado !or tantos organigramas
!arciales anal'ticos como unidades de !rimer nivel e*isten#
E!e%#l" de )n "r+ani+ra%a de )na e%#resa
Man)al de Or+ani&a'ión 0 ()n'i"nes*
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.l =anual de Organización y -unciones ?=O-@ es un instrumento
normativo de gestión institucional que describe las "unciones bsicas a nivel
de !uestos de traba%o o cargos contenidos en el cuadro de asignación de
!ersonal ?CA0@, "ormula los requisitos esenciales e*igibles y establece las
relaciones internas del cargo#
.s utilizado !ara !recisar las -unciones del !ersonal que integra la
estructura organizativa, delimitando sus res!onsabilidades y autoridades,
logrando as' una adecuada corres!ondencia "uncional entre !uestos y
estructura# De esta manera, "acilita la asignación de actividades a las
distintas unidades organizativas# (os manuales son tanto un instrumento de
anlisis como un medio en el cual se !lasma una labor de anlisis y!ro!uesta, es el !roducto "inal de un traba%o de dise&o organizacional o de
me%oramiento administrativo adems, "acilitan el estudio de la estructura y
!rocedimientos y !ermiten detectar "allas, !ero su e*istencia no garantiza la
e"iciencia# Un manual no es un "in en s' mismo, sino que es un documento
que surge como !roducto de un !roceso de me%oramiento administrativo#
I%#"r$an'ia del Man)al de Or+ani&a'ión 0 ()n'i"nes
.l =O- !ro!orciona in"ormación a los servidores, Directivos y
"uncionarios sobre sus "unciones y ubicación dentro de la estructura general
de la organización#
-acilita el !roceso de inducción del !ersonal y !ermite el
!er"eccionamiento yo orientación de las "unciones y res!onsabilidades del
cargo al que $an sido asignados, as' como a!licar !rogramas de
ca!acitación#
Determina las "unciones es!ec'"icas, res!onsabilidad y autoridad de
los cargos dentro de la estructura orgnica de cada de!endencia,
!ro!orciona in"ormación a los "uncionarios y servidores sobre sus "unciones
es!ec'"icas, su de!endencia %errquica y coordinación !ara el cum!limiento
de sus "unciones#
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0ro!orcionar in"ormación de todas las "unciones es!ec'"icas,
requisitos, res!onsabilidades com!rendidas y las condiciones que el !uesto
e*ige !ara !oder desem!e&arlo adecuadamente#
De"inir las com!etencias bsicas y transversales necesarias !ara cada
!uesto#
Adems, es la !iedra angular !ara im!lantar otros sistemas
organizacionales muy e"ectivos como) evaluación de desem!e&o, escalas
salariales, desarrollo de carrera y otros#
(a e*istencia del =O- en una organización es de vital im!ortancia y !or ello
se debe cuidar el !roceso de su elaboración#
Algunas recomendaciones !ara este !roceso)
• +e necesita la !artici!ación y com!romiso de todos en la
organización, es!ecialmente de los l'deres como !romotores#• +e necesita que los l'deres que toman las decisiones se!aren unas
$oras ?6 a 7@ semanales !ara la decisiones re"erentes a estos temas#• +e necesita "ormar un equi!o t/cnico que lidere el !roceso ?no es
necesario la e*clusividad@ y !uede ser interno o e*terno a laorganización#
• +e necesita que la organización tenga su !lan estrat/gico vigente,
!ues sin esto no se !odr realizar el =O-#• +e necesita que el equi!o t/cnico use una metodolog'a !ara la
elaboración del organigrama y !ara que el !lan estrat/gico se re"le%e
en las "unciones4 en mi libro ;=etodolog'as !ara im!lantar la
estrategia) Dise&o organizacional de la em!resa
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.ntenderemos manual de Organización el documento que contiene,
en "orma ordenada y sistemtica, la in"ormación yo las instrucciones sobre
$istoria, organización, !ol'tica yo !rocedimientos de una institución, que se
consideren necesarios !ara la me%or e%ecución del traba%o#
.l manual de organización es un documento o"icial que describe
claramente la estructura orgnica y las "unciones asignadas a cada elemento
de una organización, as' como las tareas es!ec'"icas y la autoridad asignada
a cada miembro del organismo#
.n nuestro mbito de acción se de"ine como una $erramienta o
instrumento de traba%o, y consulta en el que se registra y actualiza la
in"ormación detallada, re"erente a los antecedentes $istóricos, el marco %ur'dicoBadministrativo, ob%etivo, estructura orgnica, organigrama que
re!resenta en "orma esquemtica la estructura de la organización, las
"unciones de los órganos que integran unaunidad administrativa, los niveles
%errquicos, los grados de autoridad, res!onsabilidad, as' como las l'neas de
comunicación y coordinación e*istentes, que esquematiza y resume la
organización de una unidad res!onsable#
.l manual de organización es, !or tanto, un instrumento de a!oyoadministrativo que describe las relaciones orgnicas que se dan entre las
unidadesadministrativas de una de!endencia, enunciando sus ob%etivos y
"unciones, siendo!or ello, un elemento de a!oyo al "uncionamiento
administrativo#
O!e$iv"
.l manual de organización se elabora !ara !ro!orcionar, en "ormaordenada, lain"ormación bsica de la organización y "uncionamiento de la
unidad res!onsablecomo una re"erencia obligada !ara lograr el
a!rovec$amiento de los recursos y eldesarrollo de las "unciones
encomendadas#
Ven$a!as
0resentar una visión de con%unto de la unidad administrativa#
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• 0recisar las "unciones encomendadas a la unidad administrativa, !ara
evitar du!licidad, detectar omisiones y deslindar res!onsabilidades#• Colaborar en la e%ecución correcta de las actividades encomendadas
al !ersonal y !ro!orcionar la uni"ormidad#• 0ermitir el a$orro de tiem!o y es"uerzos en la e%ecución de las
"unciones, evitando la re!etición de instrucciones y directrices#• 0ro!orcionar in"ormación bsica !ara la !laneación e instrumentar
medidas de modernización administrativa#• +ervir como medio de integración al !ersonal de nuevo ingreso,
"acilitando su incor!oración e inducción a las distintas reas#• +er un instrumento 2til de orientación e in"ormación sobre las
"unciones o atribuciones asignadas a las unidades res!onsables#
C"n'e#$" de Man)al de ()n'i"nes
.s un documento que en "orma ordenada y sistemtica, nos !resentain"ormación sobre as!ectos organizacionales necesarios !ara la realización deltraba%o# Adems es un com!endio que describe cada una de las di"erentes"unciones corres!ondientes a cada cargo dentro de la organización# uscares!onder a dos !reguntas bsicas que son Eu/ FaceG y 0ara qu/ lo $aceG
Determinada "unción en el cargo# .liminndose as' !roblemas de du!licidad enlas labores, detectando ine"iciencia en el desem!e&o, res!onsabilidades node"inidas o nombres ina!ro!iados a los cargos, equilibrando "unciones,tecni"icando actividades y !restando a la em!resa una serie de bene"iciosim!ortantes en el mane%o de sus colaboradores#
Ob%etivos) (os manuales de "unciones se orientan al logro de los siguientes!ro!ósitos)
a@ .s!eci"icar los requerimientos de la organización en t/rminos de!roductividad y e"iciencia y dar al consumidor un !roducto de calidad#
b@ .stablecer de una manera clara y "ormal los ob%etivos de cada em!leo ydeterminar las "unciones, $abilidades, res!onsabilidad y riesgos de cada!uesto de traba%o#
c@ .s!eci"icar los requerimientos de los em!leos en t/rminos deconocimiento, e*!eriencia, $abilidades y a!titudes#
d@ Instrumentar la marc$a de otros !rocesos administrativos, tales como)
• +elección de !ersonal• Inducción de nuevos "uncionarios• .ntrenamiento en los !uestos de traba%o• .valuación del desem!e&o
• Asignaciones salariales#
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• 0recisar las "unciones encomendadas a cada em!leo !aradeterminar res!onsabilidades, evitar la re!etición y detectar omisiones#
• 0ro!orcionar in"ormación de so!orte !ara la !laneación o
im!lantación de medidas de me%oramiento y modernizaciónadministrativa#
Ela"ra'ión 0 Presen$a'ión de l"s Man)ales de Or+ani&a'ión 0 ()n'i"nes.
CH=O .(AORA=O+ .( =ANUA( D. OR>ANIACION 1 -UNCION.+G
.qui!o t/cnico#BUna de las !rimeras acciones antes de realizar el anlisis decargo es constituir el equi!o t/cnico que va a elaborar el =O-#
.ntre todos revisan y veri"ican conclusiones del anlisis de los !uestos conres!ecto a sus actividades y deberes# 0or tanto la elaboración del =O-suele im!licar un es"uerzo com2n entre el equi!o t/cnico, los traba%adores y
sus %e"es inmediatos#
.l !er"il del 0uesto y los !asos !ara $acerlo)
.s un !roceso mediante el cual se busca determinar las actitudes,cualidades y ca!acidades que son "undamentales !ara una adecuadaocu!ación#
0ara la elaboración del !er"il es conveniente tomar en cuenta la e*!eriencialaboral el nivel de "ormación adquirida y las condiciones de traba%o#
3#BAnlisis de Jerarquización
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http://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml#ANALIThttp://www.monografias.com/trabajos5/psicoso/psicoso.shtml#actihttp://www.monografias.com/trabajos13/renla/renla.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos34/el-trabajo/el-trabajo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/psicoso/psicoso.shtml#actihttp://www.monografias.com/trabajos13/renla/renla.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos34/el-trabajo/el-trabajo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml#ANALIT
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(uego de reunir la in"ormación requerida se revisa la estructura orgnica!ara determinar la de!endencia %errquica del !uesto y con que unidadesorgnicas mantiene una relación directa de coordinación#
5#BAnlisis desde los ob%etivos institucionales
A !artir de la in"ormación recogida e revisara si el anlisis de cargosrealizado corres!onde realmente al !er"il que la institución desea y necesita!ara me%orar el desarrollo de sus "unciones) se revisara la conductarequerida a los em!leados, las condiciones de traba%o y los requerimientos$umanos#
• .s el !er"il del traba%ador !ara el !uestoG# +i no lo es Cul es eladecuadoG
• (as tareas y actividades son su"icientes !ara el !uestoG
6#B.laborar la descri!ción del !uesto)
Con la in"ormación y el anlisis realizado se elabora una descri!ción yes!eci"icación del !uesto)
• (a descri!ción del !uesto incluye las res!onsabilidades in$erentes almismo as' como las caracter'sticas im!ortantes y las condiciones detraba%o
• (a es!eci"icación del !uesto resume las cualidades !ersonalesnecesarias !ara el desem!e&o del !uesto#
EI #er-il del #)es$" 0 l"s #as"s #ara 5a'erl"
(a elaboración del !er"il del !uesto es un !roceso mediante el cual se busca
determinar las a!titudes, cualidades y ca!acidades que son "undamentales
!ara una adecuada ocu!ación, las mismas que debern res!onder a los
ob%etivos institucionales de la institución#
0ara elaborar un !er"il del !uesto es conveniente tomar en cuenta elementos
como la e*!eriencia laboral, el nivel de "ormación adquirida y las condiciones
de traba%o#
0asos !ara realizar un anlisis de cargo#B(uego de reunir la in"ormación
requerida, se revisa la estructura orgnica !ara determinar la de!endencia
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http://www.monografias.com/trabajos/conducta/conducta.shtmlhttp://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtmlhttp://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/indicad-evaluacion/indicad-evaluacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/conducta/conducta.shtmlhttp://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtmlhttp://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/indicad-evaluacion/indicad-evaluacion.shtml
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%errquica del !uesto y con qu/ unidades orgnicas mantiene una relación
directa de coordinación
.%em!lo
(a unidad de tesorer'a de!ende %errquicamente de la o"icina de
administración !ero tiene relación directa de coordinación con la unidad de
contabilidad, unidad de !ersonal, unidad de !resu!uesto y otros#
.s conveniente no restringir las coordinaciones que una unidad orgnica
!ueda $acer con otras# (o que debe quedar claro es la necesidad de
desarrollar relaciones internas !roductivas y de coo!eración#
La es$r)'$)ra de )n %an)al de "r+ani&a'ión 0 -)n'i"nes
Un manual de organización usualmente tiene la siguiente estructura)
3# 0ortada5# 0resentación) Aqu' se describe brevemente lo que contiene el manual6# Kndice7# Antecedentes) .n este a!artado se incluye una breve rese&a de la em!resa yde los documentos en que anteriormente se $an integrado las "unciones de los
traba%adores, as' como de las razones que motivaron a realizar el manual#8# =arco Normativo) .n el que se re"ieren las normas que "undamentan las"unciones establecidas en el anlisis de !uesto9# Ob%etivos de la em!resaL# OrganigramaM# Descri!ción de !uesto !or rea
PRESENTACI6N DE UN MANUAL DE ORGANIZACI6N Y (UNCIONES
N" se #)ede '"l"'ar e!e%#l" +ra-i'" " de i%a+en s"re el %an)al de
"r+ani&a'ión 0 -)n'i"nes7 0a )e es )n d"')%en$" )e '"n$iene %)'5as5"!as '"n %)'5"s linea%ien$"s 0 re)isi$"s )e s"n i%#"siles #las%ar en )n s"l" di)!".
T4'ni'a #ara el an,lisis 0 dise/" de #r"'edi%ien$"s 0 #r"'es"s
+e "ocalizaen los sistemas administrativos y en los !rocesos que son
llevados a cabo!or la organización# Utiliza como instrumento el Cursograma,
el =anual de 0rocedimientos y el =a!a de 0rocesos# 0ara su desem!e&o,
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debenconsiderarse las o!eraciones y m/todos !ara el cum!limiento de
lasactividades y tareas#
.l !rocedimiento, seg2n 0enengo, =# ?5::9@, es una sucesión
cronológica ysecuencial de o!eraciones# .s mediante /stos que se cum!len
las tareas llevadas a cabo !or la organización#
.l !rocedimiento se di"erencia del !roceso, en que este 2ltimo
muestra el que se$ace y en cambio el !rocedimiento el como se $ace#.l
anlisis de !rocedimientos y de !rocesos administrativos, im!lica la
descom!osiciónde los mismos en !artes con el "in de analizar su e*istencia
y su razón de ser, as'como los res!onsables de im!lantarlo#
.l resultado del anlisis de los !rocedimientos y !rocesos ademstambi/n re"iere alas !osibilidades de me%orar, eliminando !artes innecesarias
del traba%o, combinandolo que sea !osible, reordenando las o!eraciones y
sim!li"icando el traba%o#
(as eta!as !ara e"ectuar la metodolog'a del anlisis y redise&o de los
!rocesos y!rocedimientos administrativos son)
• C)rs"+ra%a* tambi/n se lo conoce como Diagrama de 0rocedimientos y0rocesos o Diagrama de -lu%os# .s la re!resentación gr"ica de los
!rocedimientos y !rocesos de traba%o# .m!lean s'mbolos gr"icos !ara
re!resentar los !asos o eta!as de un !roceso o !rocedimiento, !ermite
tambi/n describir la secuencia de los distintos !asos o eta!as y su
interacción#
• Man)al de Pr"'edi%ien$"s* los manuales de !rocedimientos describen en
detalle las o!eraciones que integran los!rocedimientos administrativos en"orma secuencial de e%ecución# (osmanuales de !rocedimientos uni"ormizan
la acción del !ersonal, contribuyen alestablecimiento de medidas de calidad
y "acilitan la racionalización de los!rocesos contiene una in"ormación !recisa
de cómo deben desarrollarse lasactividades de cada em!resa# .s un
documento interno, del cual debenregistrarse y controlar las co!ias que de /l
se realicen#
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• Ma#a de Pr"'es"s* es la re!resentación gr"ica de los !rocesos
e*istentes enla organización# 0ermite distinguir los !rocesos centrales y de
a!oyo#
T4'ni'a #ara el an,lisis 0 dise/" de #"r$ad"res de in-"r%a'ión
0ara sudesem!e&o deben considerarse sus as!ectos "uncionales y
"ormales y su!artici!ación en los !rocedimientos de traba%o#
(a in"ormación es el !ilar "undamental !ara llevar a cabo el !roceso
decisorio, a trav/sdel cual se toman las decisiones !ersonales y
organizacionales# .sta debe llegar alrece!tor lo ms clara y r!ido !osible#
Utiliza como instrumento un Cuestionario !ara el Control del Dise&o
de -ormularios#
T4'ni'a #ara el an,lisis 0 dise/" de sis$e%as de in-"r%a'ión
0ara sudesem!e&o deben considerarse las necesidades de
in"ormación y suscaracter'sticas !ara una racional toma de decisiones# A trav/s de un estudio ordenado y sistemtico de anlisis y dise&o de
sistemas dein"ormación, se !ueden evitar muc$os de los !roblemas con la
in"ormación#
(as actividades de un sistema de in"ormación son bsicamente)
reco!ilación dein"ormación, !rocesamiento, anlisis, distribución,
almacenamiento, recu!eración yseguridad#
T4'ni'a #ara an,lisis 0 dise/" de la dis#"si'ión es#a'ial
Utiliza comoinstrumento el 0lano de dis!osición .s!acial# 0ara su
desem!e&o debenconsiderarse los "lu%os de traba%o, los mobiliarios, las
mquinas y equi!os,las instalaciones, las condiciones ambientales y de
satis"acción laboral#
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.sta t/cnica requiere del anlisis en dos niveles# A nivel interno de la
o"icina,reduciendo las distancias, entre aquellos que con ms "recuencia se
relacionanentre si dentro de la unidad# 1 a nivel general, mediante el estudio
de"recuencias de relacionamiento entre unidades y recorridos de
documentación,material, clientes y !2blico#
No e*iste una teor'a !er"ecta, en cuanto a la distribución "'sica# (o que
seestablece son !rinci!ios a tener en cuenta# .stos son)
3# Re'"rrid"s %8ni%"s* im!lica o!timización de las distancias, lo que
trae menosmovimientos, y un a$orro de tiem!o#
5# U$ili&a'ión ra'i"nal del es#a'i"* im!lica tener en cuenta los
requisitos dees!acio !ara cada !ersonal, ubicación de muebles y
equi!os, de acuerdo al traba%o que se vaya a realizar#
6# (le9iilidad #ara a%#lia'i"nes -)$)ras* im!lica tener en cuenta al
momento de la distribución, una !osible am!liación a "uturo# (o cual
a$orrar'a en desacomodar muebles, equi!os, !ara volverlos aacomodar#
7# E)i#"s es#e'iales* im!lica tener conocimiento de los equi!os que
se vayan a utilizar# (eer manuales, dar cursos !ara su mane%o#
8# 1ienes$ar7 se+)ridad* im!lica ubicar las o"icinas ms "recuentes, en
!untos de "cil acceso, que e*istan centros de in"ormación# Tener encuenta ruidos, luz, colores, "actores que in"luyen en el as!ecto
!sicológico de los traba%adores#
T4'ni'a #ara la Medi'ión del Traa!"
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Utilizan como instrumentos elAuto !unteo, el Cronometra%e y el
=uestreo# +e analizan los tiem!os ymovimientos involucrados en las
di"erentes o!eraciones que com!onen los!rocedimientos a trav/s de los
cuales se cum!len las tareas de los cargos ylas actividades de los órganos#
Como resumen se !resenta a continuación un cuadro e*!licativo
!arame%orvisualización de las t/cnicas e instrumento#
TECNICAS INSTRUMENTOS Anlisis y dise&o de las estructuras
organizativas#
BOrganigrama#
B=anual de Organización y -unciones# Anlisis y dise&o de la distribución del
traba%o#
B (ista de Actividades#
B (ista de Tareas#
B Cuadro de Distribución del Traba%o# Anlisis y dise&o de !rocedimientos y
de !rocesos#
B Cursograma#
B =anual de 0rocedimientos#
B =a!a del 0roceso# Anlisis y dise&o de !ortadores de
in"ormación#
B Cuestionario !ara el Control del
Dise&o# Anlisis y dise&o de sistemas de
in"ormación# Anlisis y dise&o de la dis!osición
es!acial#
B 0lano de Dis!osición .s!acial#
=edición del traba%o#
BAuto !unteo#
B.l Cronometra%e#
B.l =uestreo#
LOS SISTEMAS DE IN(ORMACI6N COMPUTARIZADOS
Sis$e%a* es un ob%eto com!le%o cuyos com!onentes se relacionan con al
menos alg2n otro com!onente4 !uede ser material o conce!tual# Todos los
sistemas tienen com!osición, estructura y entorno, !ero sólo los sistemas
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materiales tienen mecanismo, y sólo algunos sistemas materiales tienen
"igura ?"orma@#
Sis$e%a de In-"r%a'ión* es un con%unto de elementos orientados al
tratamiento y administración de datos e in"ormación, organizados y listos
!ara su uso !osterior, generados !ara cubrir una necesidad o un ob%etivo#
Un sistema es un con%unto de !artes o elementos organizados y
relacionados que interact2an entre s' !ara lograr un ob%etivo# (os sistemas
reciben ?entrada@ datos, energ'a o materia del ambiente y !roveen ?salida@
in"ormación, energ'a o materia#
Un sistema !uede ser "'sico o concreto ?una com!utadora, un
televisor, un $umano@ o !uede ser abstracto o conce!tual ?un so"tare@#Cada sistema e*iste dentro de otro ms grande, !or lo tanto un sistema
!uede estar "ormado !or subsistemas y !artes, y a la vez !uede ser !arte de
un s2!er sistema#
(os sistemas tienen l'mites o "ronteras, que los di"erencian del
ambiente# .se l'mite !uede ser "'sico ?el gabinete de una com!utadora@ o
conce!tual# +i $ay alg2n intercambio entre el sistema y el ambiente a trav/s
de ese l'mite, el sistema es abierto, de lo contrario, el sistema es cerrado#
Des'ri#'ión -)n'i"nal de )n sis$e%a in-"r%,$i'") .s un con%unto de
!artes ?$ardare y so"tare@, .l usuario "orma !arte del +istema In"ormtico
y ob%etivo que "uncionan relacionndose entre s'#
Sis$e%a de in-"r%a'ión '"%#)$ari&ad"
De-ini'ión* .s un so!orte in"ormtico, es decir se desarrollan en un entorno usuarioB
com!utadora, utilizando $ardare y so"tare, redes de telecomunicaciones,
t/cnicas de administración de base de datos# +on el cam!o del estudio !ara
tecnolog'as de in"ormación#
Ciborra ?5::5@ de"inió el estudio de los sistemas de in"ormación
com!utarizado, se ocu!a del des!liegue de la tecnolog'a de in"ormación en
organizaciones, instituciones y sociedad en grande#
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=uc$os sistemas de in"ormación son inicialmente sistemas manuales
que des!u/s se convierten en sistemas com!utarizados# .st com!uesto
!or $ardare, so"tare, base de datos, !ersonas y !rocedimientos
es!ec'"icamente con"igurados !ara recolectar, mani!ular, almacenar y
!rocesar datos !ara serconvertidos en in"ormación#
0ara el adecuado "uncionamiento de los sistemas de in"ormación
com!utarizados, los usuarios generalmente asimilan la res!onsabilidad
sobre la iniciación y a!robación de transacciones, as' como sobre la
idoneidad, consistencia y seguridad de datos ingresados !ara
!rocesamiento#
Ele%en$"s )e C"%#"nen al Sis$e%a de In-"r%a'ión C"%#)$ari&ad"
0lani"icación y Organización del Prea de sistema) Com!rende la
!lani"icación estrat/gica de los sistemas de in"ormación, estructura y
"unciones del rea sistemas y la e*istencia de !ol'ticas y !rocedimientos
relacionados#
Datos) .s el elemento bsico de los sistemas de in"ormación# De suadecuado tratamiento de!ende la calidad de la in"ormación que luego se
genere#
+istema de A!licación) Com!rende el desarrollo, adquisición,
mantenimiento, so!orte e im!lantación de sistemas de in"ormación
com!utarizados#
In"raestructura Tecnológica) Com!rende el $ardare ?equi!os de
com!utación@, dis!ositivos de comunicaciones, sistemas o!erativos,sistemas de base de datos, instalaciones y adems com!onentes necesarios
!ara !oder llevar a cabo el !rocesamiento de los sistemas de in"ormación#
+eguridad y Continuidad de las o!eraciones) Com!rende la seguridad "'sica
y lógica y el !lan de ;continuidad del negocio
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Actividades de =onitoreo de los +istemas de In"ormación) Com!rende las
actividades realizadas !or las organizaciones !ara determinar el grado en
que se satis"acen los ob%etivos establecidos !ara el rea#
Ven$a!as del Sis$e%a de In-"r%a'ión C"%#)$ari&ad"
0ara las em!resas e instituciones ya sean !2blicas y !rivadas !ara
ellas las me%ores venta%as se encuentran en la siguiente lista)
• Destacar solo la in"ormación necesaria#• Uni"ormizar la in"ormación "acilitando la comunicación de los dems#• Reducir el tiem!o requerido !ara convertir los datos en in"ormación
2til#• 0ermite mayor con"iabilidad#• =ane%a grandes vol2menes de datos#• rinda estilos alternativos de !resentación y en "orma interactiva
Desven$a!as del Sis$e%a de In-"r%a'ión C"%#)$ari&ad"
(as desventa%as que !uede tener el sistema de in"ormación
com!utarizado son las siguientes)
• -alta de costumbre al utilizar un sistema de in"ormación
com!utarizado#• Resistencia al cambiar !or !arte de los administradores#• Cuando se va el sistema#
+istema de In"ormación Com!utarizado desde la !ers!ectiva de losnegocios#
Durante los 2ltimos a&os se $an multi!licado los estudios tendentes aanalizar la in"ormación como "actor clave !ara la toma de decisiones en laem!resa, clave de la gestión em!resarial, y e%e conce!tual sobre el quegravitan los sistemas de in"ormación em!resariales#
Desde el !unto de vista de los negocios, un sistema de in"ormacióncom!utarizado es una solución organizacional y administrativa, basada entecnolog'a de in"ormación a un reto que se !resente en el entorno#
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0ara usar e"icazmente el sistema de in"ormación com!utarizado esnecesario am!liar la ca!acidad de estos !ara solucionar los !roblemas#
Fay algunas em!resas que desarrollan segmentos incone*os de
!rocesamientos de datos mediante !royectos de recu!eración r!ida de lainversión# .ntre los e%em!los de estos 2ltimos se cuentan) (a automatizaciónde nómina y de las "unciones administrativas, el !ronóstico de ventas, elcontrol de inventarios y la introducción incontrolada de com!utadoras!ersonales# .ste m/todo revela la necesidad de una !laneación general#
(os +istemas de In"ormación Com!utarizado son de a!oyo a la toma dedecisiones se a%ustan ms al gusto de la !ersona o gru!o que las utiliza, #enocasiones se $ace re"erencia a ellos como sistemas que se en"ocan en lainteligencia de los negocios#
.l en"oque de la com!etitividad desde el !unto de vista de negocios se basaen dos conce!tos com!lementarios, cuyo ob%etivo es obtener la m*imaganancia !osible# 0or otro lado, el !roceso de ma*imización de bene"icios,que trata de obtener mayor cantidad de !roducto con una tecnolog'a dada#
0or otro lado, se encuentra el !roceso de minimización de costos, que tienecomo "in !roducir una cantidad dada de !roducto realizando las me%oreserogaciones !osibles, ba%o esta ó!tica, todos los consumidores sonusualmente vistos de la misma manera y la localización geogr"ica delmercado se !resenta como estad'stica# -inalmente, este en"oque de!roducción condiciona las decisiones de los consumidores seg2n los!recios, las tradiciones y las comodidades de los mismos#
.l sistema de in"ormación com!utarizado en la .m!resa 02blica+on em!resas creadas !or el gobierno !ara !restar servicios !2blicos# +onaquellas entidades que !ertenecen al estado, tienen !ersonalidad %ur'dica,!atrimonio y r/gimen %ur'dico !ro!io# +e crean mediante un decreto dele%ecutivo, !ara la realización de actividades mercantiles, industriales ycualquier otra actividad con"orme a su denominación y "orma %ur'dica#.l e%ecutivo m*imo de la entidad !2blica establecer mecanismos queaseguren e"iciencia, e"ectividad y econom'a en el a!rovec$amiento de los
recursos com!utarizados ?equi!os, !rogramas e in"ormación@ del sector!2blico#
.stos mecanismos !romovern y viabilizaran el intercambio de in"ormacióninterinstitucional as' como de !rogramas de a!licación desarrollados alinterior de las instituciones# Com!lementariamente, la Dirección Nacional deIn"ormtica autorizara la adquisición de bienes y servicios !ara sistemascom!utarizados, tomando en cuenta la com!atibilidad tanto en equi!oscomo en !rogramas que !ermitan la intercone*ión de los sistemas ymantendr un registro del !arque in"ormtico del +ector 0ublico#
.sta 2ltima in"ormación ser di"undida !eriódicamente a las instituciones
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interesadas, a nivel nacional# Cada entidad !2blica deber mantener unregistro de los equi!os y !rogramas que !osee, !ara que !uedan serconsiderados en el 0arque In"ormtico del +ector 02blico#
.l 0arque In"ormtico del +ector 02blico estar con"ormado !or la suma delos equi!os, !rogramas e in"ormación com!utarizados ?so"tare y $ardare@que !osean las entidades gubernamentales#
+istema de In"ormación Com!utarizado en la .m!resa 0rivada
+on entidades creadas !or individuos denominados accionistas# .m!resa enque la !ro!iedad del ca!ital, la gestión, la toma de decisiones, y el control dela misma son e%ercidos !or agentes económicos !rivados# Un sistema demercado se basa en la em!resa !rivada la cual tiene como !rinci!al ob%etivoma*imizar ganancias# No obstante !uede ocurrir que este no sea su 2nico
ob%etivo# .l rasgo "undamental del sistema se em!resa !rivada es que losindividuos act2an de modo inde!endiente y sin control gubernamental#
(as em!resas tiene a re!ercutir sus costos sobre terceras !ersonas o sobrela sociedad entera es solo una de las razones !or las cuales $ay queabandonar los recelos en contra de la intervención estatal e incluso los!er%uicios "rente ala !lani"icación de la econom'a#
La '"%#)$a'ión 0 las Tele'"%)ni'a'i"nes
C"%#)$a'ión
C"%#)$a'ión es sinónimo de in"ormtica# Como tal, se re"iere a latecnolog'a desarrollada !ara el $ra$a%ien$" a)$"%,$i'" de la in-"r%a'iónmediante el uso com!utadoras u ordenadores#
.n este sentido, la '"%#)$a'ión es tambi/n un ,rea de '"n"'i%ien$"
constituida !or disci!linas relativas a las ciencias y la tecnolog'a, !ara elestudio, desde el !unto de vista teórico y !rctico, de los "undamentos del!rocesamiento automtico de datos, y su desarrollo, im!lementación ya!licación en sistemas in"ormticos#
(a !alabra '"%#)$a'ión !roviene del lat'n computatĭo, computatiōnis, quederiva del verbo computāre, cuyo signi"icado es Qenumerar cantidades#C"%#)$a'ión, en este sentido, designa la a''ión 0 e-e'$" de '"%#)$ar ,realizar una cuenta, un clculo matemtico# De all' que antiguamente
'"%#)$a'ión "uese un t/rmino usado !ara re"erirse a los clculos
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realizados !or una !ersona con un instrumento e*!resamente utilizado !aratal "in ?como el baco, !or e%em!lo@ o sin /l#
Tele'"%)ni'a'ión
Una $ele'"%)ni'a'ión es toda transmisión y rece!ción de se&ales decualquier naturaleza, t'!icamente electromagn/ticas, que contengan signos,sonidos, imgenes o, en de"initiva, cualquier ti!o de in"ormación que sedesee comunicar a cierta distancia#
Tambi/n se denomina telecomunicacióna la disci!lina que estudia, dise&a,desarrolla y e*!lota aquellos sistemas que !ermiten dic$as comunicaciones4
de "orma anloga, la ingenier'a de telecomunicaciones resuelve los!roblemas t/cnicos asociados a esta disci!lina#
(as telecomunicaciones son una in"raestructura bsica del conte*to actual#(a ca!acidad de !oder comunicar cualquier orden militar o !ol'tica de "ormacasi instantnea $a sido radical en muc$os acontecimientos $istóricos de la.dad Contem!ornea Sel !rimer sistema de telecomunicaciones modernoa!arece durante la Revolución -rancesaS# 0ero adems, latelecomunicación constituye $oy en d'a un "actor social y económico de granrelevancia# As', estas tecnolog'as adquieren una im!ortancia !ro!ia sivaloramos su utilidad en conce!tos como la globalización o la sociedad de lain"ormación y del conocimiento4 que se com!lementa con la im!ortancia delas mismas en cualquier ti!o de actividad mercantil, "inanciera, burstil oem!resarial# (os medios de comunicación de masas tambi/n se valen de lastelecomunicaciones !ara com!artir contenidos al !2blico, de granim!ortancia a la $ora de entender el conce!to de sociedad de masas#
(a telecomunicación incluye muc$as tecnolog'as como la radio, televisión,tel/"ono y tele"on'a móvil, comunicaciones de datos, redes in"ormticas oInternet# >ran !arte de estas tecnolog'as, que nacieron !ara satis"acernecesidades militares o cient'"icas, $a convergido en otras en"ocadas a un
consumo no es!ecializado llamadas tecnolog'as de la in"ormación y lacomunicación, de gran im!ortancia en la vida diaria de las !ersonas, lasem!resas o las instituciones estatales y !ol'ticas#
Ob%etivo de las Telecomunicaciones
(a telecomunicación tiene !or ob%etivo establecer una comunicación adistancia, y toda comunicación lleva asociada la entrega de ciertain"ormación, !ues desde el !unto de vista t/cnico $asta la "unción "ticaa!orta in"ormación al mensa%e, a trav/s de un lengua%e#
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.sta in"ormación se obtiene de las denominadas "uentes de in"ormación)sonido, imagen, dato, se&ales biom/dicas, se&ales meteorológicas### y ende"initiva cualquier "orma de se&al analógica, discreta o digital# .stas "uentesse !rocesan y tratan con el "in de !roceder a su estudio tanto en el tiem!o
como en la "recuencia y buscar as' la "orma ms e"iciente de transmitirlas#+e atiende a criterios tales como el anc$o de banda de la se&al o la tasa detrans"erencia con el "in de transmitir la mayor in"ormación !osible con elmenor n2mero de recursos sin que $aya inter"erencias ni !/rdidas dein"ormación# As', se a!lican t/cnicas de com!resión que !ermiten reducir elvolumen de in"ormación sin a"ectar gravemente al contenido del mismo#
Una "orma de obtener esa in"ormación que $a tomado gran im!ortancia es ladigitalización, que consiste en caracterizar se&ales analógicas con se&alesdigitales# .l !roceso consisten en muestrear la se&al el su"iciente n2mero deveces como !ara que se !ueda re!roducir de nuevo la se&al original con la
inter!olación de sus muestras# =ediante el criterio de NyquistB+$annon,teorema "undamental de la teor'a de la in"ormación, se deduce que solo esnecesario muestrear la se&al al doble de su "recuencia4 !or e%em!lo, en lavoz $umana, que tiene un anc$o de banda de unos 7 Fz, solo es necesariomuestrear a M Fz ?M::: muestras !or segundo@# .l siguiente !aso consisteen cuanti"icar dic$as muestras, esto es, asociarles un valor discreto!reestablecido seg2n el código utilizado Sen este !aso del !roceso se!ierde !arte de la in"ormación, !ero lo su"icientemente !eque&a como !araque sea des!reciableS# 0or 2ltimo, en la codi"icación, cada valor esre!resentado con un s'mbolo de un código binario#
0or 2ltimo, es necesario un lengua%e en el que codi"icar esa in"ormación yque sea conocido tanto !or el emisor como !or el rece!tor# .n el mbito dela telecomunicación ese lengua%e se denomina !rotocolo de comunicación,que no solo de"ine el idioma utilizado, sino tambi/n las caracter'sticast/cnicas de la comunicación#
Relación de com!utación con telecomunicaciones
Foy en d'a, la tecnolog'a $a avanzado y contin2a evolucionando detal "orma4 que todas las !ersonas se ven involucradas con cualquier avancetecnológico en su rutina diaria# (as com!utadoras $an revolucionado elmundo en millones de as!ectos, e%em!lo de esto es que comunicarse $oy end'a a distancia, no constituye mayor !roblema con la cantidad de dis!ositivosdise&ados !ara tal "in#
(as telecomunicaciones nos !ermiten $acer de conocimiento !2blico o!rivado cualquier mensa%e o in"ormación que deseemos com!artir adistancia, esto lo !odemos $acer !osible gracias a la cantidad de
instrumentos que estn a la orden del d'a# +in lugar a dudas, las ciencias
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com!utacionales son base !ara que !ueda ocurrir esta comunicación desdecualquier !unto $asta el lugar ms remoto del mundo, de manera casiinstantnea#
(a com!utación como tal, !ermite que cualquier in"ormación sea traducidaen un sólo lengua%e, lo que "acilita el !roceso de enviar y recibir mensa%es atrav/s de elementos creados !ara tal "in# Cada d'a, es mayor el alcance yavance que se logra en este as!ecto#
(a creación de nuevas tecnolog'as !ermite al com!utista desarrollar unsin"'n de a!licaciones que a su vez "acilitan la comunicación entre cualquierdis!ositivo,!or esta razón, las !ersonas adquieren estos a!aratos queadems son amigables cuando de inter"az $ablamos# Aquel que !osea estosdis!ositivos y mane%e las a!licaciones desarrolladas !ara comunicarse, notendr barrera alguna !ara llevar cualquier in"ormación al rece!tor que
desee#
(a com!utación y las telecomunicaciones, $an $ec$o del mundo un !a&uelo#0ues estas ciencias, %untas, $an logrado y seguiran logrando a mayorescala, transmitir cantidades enormes de in"ormación sin im!ortar ladistancia# 0ara la "ec$a la com!utación se $a convertido en una $erramientanecesaria !ara comunicarnos diariamente, la tecnolog'a seguir avanzando,los dis!ositivos creados !ara comunicarnos irn evolucionando y el cóm!utode la in"ormación que estos mane%an ser sim!li"icada cada vez ms con un2nico ob%etivo) telecomunicar al mundo#
Rol del analista de organización y sistemas y del Analista de sistemas decom!utación
Rol del Analista de organización y sistemas#
0ara que un analista de Organización y +istemas e%erza satis"actoriamentesu "unción, determinados requisitos se vuelven indis!ensables, estos son)
• 0oseer conocimientos es!ecializados sobre !rocedimientos,m/todos, t/cnicas e instrumentos administrativos#
• 0oseer ca!acidad de anlisis y s'ntesis en !ro!orciones su!eriores alas que normalmente se e*ige como media de los administradores#
• +er creativo, $bil y autocon"iable#
• 0oseer "acilidades !ara las relaciones $umanas#
• +aber o'r, observar, argumentar e in"luir en terceros#
Condiciones 0articulares)
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Analizador# .s im!ortante esta condición cuando se trata dereco!ilación de datos4 saber cules son los que debe anotar !ara su!osterior anlisis#
Orientador# .l traba%o de organización y sistemas es racional4 e*ige
una secuencia lógica !or lo que consecuentemente el analista debeordenar toda su actividad, con el ob%etivo de obtener resultados!ositivos#
0erce!tivo# Fabilidad !ara saber si todos los datos recogidos son2tiles y cuales debe obtener#
uen oyente# Debe saber o'r, ms que saber interrogar# A la !rimera!regunta, debe seguir las res!uestas del entrevistado y nointerrum!irlo en su relato#
Creador e innovador# er las soluciones a medida que estudia los!roblemas y analizar los datos# Crear me%ores condiciones de
"uncionamiento de las unidades de la em!resa ya que no se debecanalizar !or el cambio mismo sino innovar !ara lograr mayor e"iciencia#
O1:ETIVO GENERAL
0lani"icar y desarrollar estudios y !royectos de sistematizaciónadministrativa, coordinando y controlando las actividades asociadas, a "in deo!timizar el desem!e&o de los sistemas y servicios de in"ormaciónadministrativa#
(UNCIONES7 ACTIVIDADES Y;O TAREAS
• 0lani"ica el desarrollo de !royectos de sistematización#
• +u!ervisa y revisa los !royectos de organización, m/todos y!rocedimientos, organigramas estructurales y "uncionales, l'neas %errquicas de distribución del traba%o, "lu%ogramas de !rocesos,normas y "ormatos, entre otros#
• -ormula !royectos de sistematización administrativa#
• Realiza entrevistas con el !ersonal de la Institución#
• A!lica estrategias !ara el !roceso de cambio#
• 0artici!a en la de"inición de !royectos de sistematización dein"ormación#
• .studia sistemas vigentes y los actualiza de acuerdo a lasnecesidades de la Institución#
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• 0artici!a en el dise&o y "ormulación de m/todos de recolección dein"ormación#
• Analiza, dise&a e im!lanta estrategias, estructuras, !rocesos y
sistemas#
• Analiza y dise&a diagramas, "ormularios e instructivos#
• .labora manuales de organización, normas y !rocesos#
• Analiza y dise&a el modelo lógico de datos de los sistemas dein"ormación#
• Inter!reta organigramas, diagramas de "lu%o de !rocesos y datos#
• Face seguimiento a los sistemas y !rocesos desarrollados#
• Im!lanta sistemas, normas y !rocesos#
• .labora y !resenta !ara a!robación, a su su!erior inmediato, in"ormessobre el cum!limiento de cada "ase de los !royectos yo estudiosrealizados#
• Cum!le con los lineamientos, normas y !rocedimientosadministrativos y t/cnicos establecidos !or la organización#
• .labora in"ormes !eriódicamente de las actividades realizadas#
• evacua consultas t/cnicas de su com!etencia#
• Realiza anlisis de organización, sistemas, !rocedimientosadministrativos y normas que rigen las distintas unidades de laInstitución#
• .stablece, con%untamente con el su!ervisor inmediato, loslineamientos a seguir en la elaboración de manuales de organización,
sistemas, normas y !rocedimientos#
• Cum!le con las normas y !rocedimientos en materia de seguridadintegral, establecidos !or la organización#
• =antiene en orden equi!o y sitio de traba%o, re!ortando cualquier anomal'a#
Rol del analista en sistemas
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.l analista de sistemas eval2a de manera sistemtica el "uncionamiento deun negocio mediante el e*amen de la entrada y el !rocesamiento de datos ysu consiguiente !roducción de in"ormación, con el !ro!ósito de me%orar los!rocesos de una organización#
.l analista de sistemas generalmente valora la manera que "uncionan losnegocios e*aminando la entrada, el !rocesamiento de datos y lasalida de in"ormación con el !ro!ósito de me%ora r los !rocesosorganizacionales# =uc$as me%oras involucran me%or a!oyo !ara las"unciones de los negocios !or medio del uso de si s temas dein "o rmac ión com!utar izados # .s ta de " in ic ión en "a t iza unen "oque s is temt i co y metódico !ara analizar, y !osiblemente me%orar,lo que est sucediendo con el conte*to es!eci"ico creado !or un negocio# + erequ ie re que los ana l is tas de s is temas desem!e&en muc$os!aquetes en e l cu rso de su traba%o# Algunos de estos !a!eles son)
3 # Consu l to res e* te rnos !ara negoc ios #5 # .*!er to de so!or te den t ro de un negoc io #6# Agente de cambio en situaciones tanto internas como e*ternas#
(os analistas !oseen un am!lio rango de $abilidades# (a !rimera y!rinci!al es que le analista soluciona !roblemas, le gusta el reto deanalizar un !roblema y encontrar una res!uesta "uncional# (os analistas desistemas requieren $abilidades de comunicación que les !ermitan relacionarse en "ormasigni"icativa con muc$os ti!os de gente diariamente, as' como $abilidades decom!utación# 0ara su /*ito es necesario que se involucre el usuario "inal#(os analistas !roceden sistemticamente#
.l marco de re"erencia !ara su en"oque sistemtico es !ro!orcionado !or loque es llamado el ciclo de vida del desarrollo de sistemas ?+D(C@# .ste!uede ser dividido en sie te "ases secuenciales, aunque en realidadlas "ases estn interrelacionadas y "recuentemente se llevan a cabosimultneamente# (as siete "ases son)
3 # Iden t i " i cac ión de ! rob lemas #
5 # O ! o r t u n i d a d e s y o b % e t i v o s #6# Determinación de los requerimientos de in"ormación#7 # An l is is de las neces idades de s is temas #8 # D ise&o de l s is tema recomendado#9 # Desar ro l lo y documentac ión de l so " tare #L# 0rueba y mantenimiento del sistema e im!lementación delmismo#
-unción del analista de sistema
(as !rinci!ales "unciones que debe desarrollar un analista de sistemas son)
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3# 0lani"icar la actividad o traba%o de anlisis y dise&o de sistemas#Organizar a todos los elementos que intervienen en el !royecto?t/cnicos de anlisis y dise&o, !rogramadores, usuarios,equi!amiento, etc#@#
5# Controlar el traba%o del equi!o de dise&o !ara garantizar elcum!limiento de los !lanes elaborados#6# .scoger ?o dise&ar@ y utilizar los m/todos, t/cnicas y $erramientas
ms adecuadas !ara el desarrollo del traba%o del colectivo#.studiar el sistema de dirección y organización e in"ormación de laentidad#
7# Dise&ar el nuevo sistema in"ormativo, desde un !unto de vista"uncional, en !rimera instancia#
8# Re!resentar algor'tmicamente los !rocesos que se realizan en cadatarea "uncional integrante del sistema que se dise&a#
9# Dise&ar el sistema, descom!oniendo el mismo en todos los niveles
!revistos y con todos los en"oques necesarios#L# Dise&ar la base de datos que utilizar el sistema# O!timizar la
misma, utilizando las t/cnicas requeridas !ara ello#M# Dise&ar los documentos ?"ormularios@ de utilización manual o
manual automatizada, que requiera el sistema# Describir su m/todode llenado#
# Dise&ar las salidas de la com!utadora, de la "orma ms idónearequerida#
3:#.laborar las soluciones a los !rocedimientos manuales querequiera el sistema#
33# Dise&ar los "lu%os in"ormativos a trav/s de los di"erentes elementosque integran el sistema) $ombreB$ombre, $ombre B com!utadora,com!utadora B $ombre, com!utadora B com!utadora#
35#0ro!oner y a!licar las medidas de carcter organizativo que serequiera !ara !er"eccionar la actividad de dirección estudiada y!ara im!lantar el sistema que se dise&a#
36#.studiar las necesidades y !ro!oner soluciones necesarias !ara laadquisición del equi!amiento com!utacional requerido, !ro!oniendola con"iguración necesaria#
37#.studiar las necesidades y !ro!oner las soluciones necesarias !arala adquisición de los medios de transmisión de datos, !ro!oniendo
las caracter'sticas de equi!os a adquirir#
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CONC(U+IHN
(os instrumentos y metodolog'as son !asos a seguir !ara realizar el
anlisis y el dise&o de la estructura organizacional se utiliza de manera
con%unta con el !ro!ósito de lograr un mane%o e"iciente y contin2o que
!ermita alcanzar ob%etivos# Abarcan de manera am!lia distintos as!ectos
administrativo, $umano y "'sico# Adems los instrumentos como
documentación escrita o gr"ica !ermiten una mayor di"usión y com!rensión!or !arte de todo el !ersonal de una organización#
(a unidad encargada de organizar y a!licar la metodolog'a se ubica
generalmente en un alto nivel %errquico# .sto !ermitir'a tener una mayor y
me%or visión de la organización y tambi/n una me%or comunicación#
(as $erramientas que ms se utilizan son el organigrama, manual de
!rocedimientos, lista de actividades y lista de tareas !ara establecer las
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estructuras %errquicas y la distribución del traba%o# Foy en d'a se est
de%ando de utilizar los documentos im!resos, !asando a ser los gr"icos en
"ormatos electrónicos los que se utilizan !or e*celencia !ara que la
in"ormación sea ms com!rensible y accesible#
(a organización !uede contar con !ersonal ca!acitado y motivado,
!ero si /ste carece de in"ormación no !odr desem!e&arse al nivel de su
!otencial, la res!uesta es, !orque tener un buen sistema de in"ormación
com!utarizado es esencial !ara desem!e&arse de manera e"iciente y
e"ectiva, mientras me%or sea su in"ormación !odr administrar me%or sus
recursos# .n un ambiente com!etitivo las organizaciones con me%or sistemade in"ormación tendrn una venta%a com!arativa, tambi/n !uede ayudar a la
gerencia a orquestar el traba%o de toda la institución al !ermitir el monitoreo
de la institución a trav/s de un n2mero escogido de indicadores y al in"ormar
sobre decisiones o!eracionales cr'ticas y estrat/gicas#