Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y las acciones a seguir para asegurar la correcta planificación, ejecución, monitoreo y evaluación
de las ferias internacionales de exportaciones organizadas por PROMPERÚ.
2. ALCANCE
El presente procedimiento es administrado por la Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable y es fuente
de consulta y aplicación para la Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable. El procedimiento se inicia
con la designación de un responsable de la feria y de los integrantes que conformarán el comité de organización y finaliza con
la elaboración del Informe Ejecutivo de Ferias.
3. DOCUMENTOS A CONSULTAR
3.1 Ley N° 30075, Ley de fortalecimiento de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo –
PROMPERÚ.
3.2 Reglamento de Organización y Funciones de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo –
PROMPERÚ, aprobado por Decreto Supremo Nº 013-2013-MINCETUR.
3.3 Manual de Funciones y Perfiles de Contratos Administrativos de Servicios de PROMPERÚ aprobado por Resolución de
Secretaría General Nº 102-2008-PROMPERÚ/SG y modificatorias
3.4 Manual de Perfiles de Puestos de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General N° 028-2014-
PROMPERÚ/SG y modificatorias.
3.5 Directiva Nº 004-2010-PROMPERÚ/SG/OPP.- Lineamientos para la Formulación, Modificación y Evaluación de las
actividades de la Comisión de la Promoción para la Exportación y Turismo – PROMPERÚ, aprobada por Resolución de
Secretaría General Nº 099-2010-PROMPERÚ/SG.
3.6 Política de Descuentos para la Comercialización de Servicios No Exclusivos comprendidos en la Carta de Servicios de
PROMPERÚ, aprobada por Resolución de Secretaría General Nº 082-2010-PROMPERÚ/SG y modificatorias.
3.7 Carta de Servicios de PROMPERÚ, aprobada por Resolución de Secretaría General N° 082-2010-PROMPERÚ/SG y
modificatorias y modificatorias.
3.8 Manual de Calidad de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – PROMPERÚ.
3.9 Procedimiento de Elaboración, Distribución y Difusión de Documentos de Información Comercial Especializada, aprobado
por Resolución de Dirección Ejecutiva Nº 087-2013-PROMPERÚ/DE.
3.10 Procedimiento para la Elaboración del Brief para la Ejecución de Campañas de Comunicación, Producción de Eventos de
Promoción u Otras Acciones Complementarias de Comunicación, aprobado por Resolución de Secretaría General Nº 126-
2014-PROMPERÚ/SG.
3.11 Manual de Normalización de Documentos de Comunicación, aprobado por Resolución de Secretaría General Nº 075-
2014-PROMPERÚ/SG
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
SPR: Subdirección de Producción
SBS-CCP: Solicitud de Bienes y Servicios - Certificado de Crédito Presupuestario
SPI: Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable
UAAD: Unidad de Asuntos Administrativos
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5. DEFINICIONES
5.1 Cliente de PROMPERÚ - Exportaciones: Persona natural o jurídica que utiliza o hace uso de los servicios de
PROMPERÙ y que ha sido registrada en alguna base de datos de la organización. Los clientes de PROMPERÚ se
clasifican en:
5.1.1 Interesado en exportar: Cliente que cuenta con un producto susceptible de ser exportado, sin que este cumpla la condición de ser potencialmente exportable1.
5.1.2 Exportador en Proceso: Cliente que tiene un producto potencialmente exportable, puede haber realizado eventuales exportaciones o se encuentra vinculado a una cadena exportadora.
5.1.3 Exportador: Cliente que cuenta con al menos un producto con más de tres (3) años consecutivos de exportación.
5.1.4 Comprador Internacional: Cliente extranjero interesado en comprar productos de la oferta exportable peruana.
Otros Clientes: Cliente que no califica en ninguna de las definiciones anteriores. Abarca estudiantes, consultores,
investigadores, gremios, instituciones públicas y sin fines de lucro y público en general, entre otros.
5.2 Ferial Internacional de Exportaciones: Evento comercial que concentra en un mismo lugar y en un lapso reducido de
tiempo la oferta y demanda especializada de productos; lo que permite a los expositores obtener un elevado número de
contactos con potenciales compradores; así como analizar los productos, la comercialización, imagen y presentación de la
competencia.
5.3 Oferta Exportable: Se refiere al producto con que cuenta una empresa, la cual tiene condiciones de precio, confiabilidad y
calidad coherentes con la demanda del mercado internacional.
5.4 Producto: Resultado de un proceso, existen cuatro categorías genéricas de productos:
a) Servicios (por ejemplo, transporte);
b) Software (por ejemplo, programas de computador, diccionario);
c) Hardware (por ejemplo, parte mecánica de un motor); y,
d) Materiales procesados (por ejemplo, lubricante).
5.5 Recinto Ferial: Espacio comprendido dentro de ciertos límites dentro del cual se realiza la feria.
5.6 Rueda de Negocios: Entrevista o reunión entre compradores (importadores) y vendedores (exportadores) de acuerdo a
una agenda pre-establecida a fin de concretar negocios de exportación. El evento comprende el arranque de la rueda y la
jornada de negociaciones; durante esta última se ejecutan las citas de negocio.
5.7 Stand Ferial: Es la carta de presentación con la que cuenta la empresa en una feria para exponer sus productos y
servicios al público interesado; en éste, se ubican las muestras de los productos, catálogos de la empresa, material
audiovisual y demás material promocional que de soporte a sus productos.
6. CONDICIONES BÁSICAS
6.1 La Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable es responsable de la organización de ferias
internacionales de exportaciones, para lo cual, deberá contar con co-organizadores, los cuales serán definidos tomando
en consideración cual es el sector que se está promocionando; estos co-organizadores pueden ser gremios, otros
organismos públicos o privados, nacionales o extranjeros entre otros.
6.2 El Especialista del Sector, para convocar a las empresas para la participación en las ferias organizadas por PROMPERU,
deberá tener aprobado y publicado el precio de venta respectivo; para ello, coordinará la solicitud de cálculo del precio de
venta conforme a lo establecido en la normativa correspondiente y validará con la Unidad de Asuntos Financieros el
precio de venta y el código de pago correspondiente.
6.3 En el caso de ferias organizadas por PROMPERÚ que se encuentren enclavadas dentro de otra feria y en el que no se
cuente con un espacio arrendado, no utilizarán el Sistema de Administración de Ferias y Eventos “eSAFE” y las
1 Se refiere al producto con que cuenta una empresa, la cual tiene condiciones de precio, confiabilidad y calidad coherentes con la demanda del
mercado internacional.
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actividades de verificar que se cuente con precio de venta aprobado, envió de contrato de participación, y coordinación
con la empresa expositora para la selección de su ubicación y emisión de credenciales.
6.4 El Especialista del Sector, deberá brindar oportunamente los insumos suficientes para que el Departamento de
Relaciones Públicas y Prensa elabore las notas de prensa para su difusión a lo medios de comunicación con relación al
lanzamiento y los resultados de la feria.
6.5 No se permitirá la participación como expositores en los stands del recinto ferial a las empresas que no hayan cancelado
el integro de su cuota de inscripción. Para estos efectos, el Especialista del Sector, solicitará a la Unidad de Asuntos
Financieros, el listado respectivo. Tampoco se podrán registrar como expositores, aquellos que en la edición anterior de la
Feria no hayan proporcionado las encuestas respectivas.
7. CONDICIONES ESPECÍFICAS
7.1 La planificación de las ferias organizadas por PROMPERÚ deberá iniciarse por lo menos seis (6) meses antes de la fecha
del evento.
7.2 Todas las ferias organizadas por PROMPERÚ debe contar especificaciones técnicas, las cuales deben elaborarse en el
formato Especificaciones Técnicas - Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones (Véase Anexo T).
7.3 El Especialista del Sector deberá desarrollar y ejecutar estrategias de promoción de la feria, buscando atraer al mayor
número de visitantes del grupo objetivo definido. Como principales estrategias se recomienda: organización de
seminarios, presentaciones de productos, degustaciones de la oferta exportable presente, concursos de productos
innovadores, entre otras a considerar.
7.4 Los requerimientos de bienes y servicios, serán presentados por la secretaria de la Subdirección de Promoción
Internacional de la Oferta Exportable, quién tramitará la aprobación de la SBS-CCP; asimismo, realizará el seguimiento
del estado de las SBS-CPP presentadas a la UAAD, Unidad responsable del desarrollo de los procesos de contratación.
7.5 Como buena práctica, se recomienda que antes de la convocatoria a la feria, el Especialista del Sector se reúna con
empresarios independientes o que pertenezcan a algún gremio o asociación empresarial a fin de sensibilizarlos sobre los
beneficios y ventajas que pueden lograr con su participación en la feria.
7.6 La información detallada a los postulantes durante la convocatoria consistirá en lo siguiente: formas de pago y montos,
información del lugar y fecha de la feria, credenciales y programas de la feria, y toda información adicional que se
considere útil para el postulante.
7.7 Se recomienda que el Coordinador del Departamento o Especialista del Sector organice un evento para el lanzamiento de
la feria y otro para la difusión de los resultados de la feria en la comunidad empresarial.
7.8 El Especialista del Sector deberá mantener una comunicación constante con los expositores, previa a su participación en
la feria, con el fin de absolver las dudas de los participantes, brindar información sobre los objetivos que PROMPERÚ se
ha fijado para la feria y el modo como la participación de las empresas contribuirá con el resultado esperado.
7.9 En el caso de ferias organizadas por PROMPERÚ que se encuentren enclavadas en otra feria y en el que no se cuente
con un espacio arrendado, la SPR coordinará la emisión del email de convocatoria a la base de datos, debiendo adjuntar
el Formato de Inscripción (Véase Anexo C); recibirá y confirmará la recepción de las fichas de inscripción, las enviará al
Especialista del Sector; recopilará información y material gráfico de las empresas expositoras para el material promocional
que elabora PROMPERÚ, así como para su inclusión en el directorio de la feria; asimismo, el Especialista del Sector
realizará seguimiento a la respuesta positiva al mail de convocatoria, iniciará el contacto telefónico con los interesados
para comunicar el precio de la feria y formalizar su inscripción, evaluará los formatos de inscripción utilizando el formato
Evaluación de Participantes Feria Perú Natura (Véase Anexo I) y registrará las empresas aprobadas con sus datos de
contacto, tipo de empresa y tamaño del stand solicitado en el formato Directorio General de Empresas (Véase Anexo T);
entregará el formato Encuesta de Evaluación de Ferias y Misiones (Véase Anexo J) a los expositores y las tabulará en el
formato Resumen de Encuestas de Evaluación de Ferias y Misiones (Véase Anexo K).
7.10 De ser posible, el Especialista del Sector coordinará la emisión de notas de prensa dirigidas a los medios de prensa
internacionales que cubren el evento. Asimismo, podrá cursar invitaciones dirigidas a medios, gremios y empresarios d
para que visiten la feria organizada por PROMPERÚ.
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7.11 El Coordinador del Departamento o Especialista del Sector es responsable de la identificación de los potenciales
compradores internacionales que serán invitados a participar en la feria. Las principales fuentes de referencia para ésta
identificación, serán, entre otras: los consejeros económicos comerciales en el exterior e información adicional que se
pueda haber recopilado en eventos previos o en bases de datos que los co-organizadores puedan proporcionar. Cuando
el comprador confirme su presencia, se procederá a la emisión del ticket aéreo correspondiente, que es el único gasto que
asumirá PROMPERÚ.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº ACCIÓN RESPONSABLE
Pre-Feria
Planificación de la Feria
1 Designa, en reunión de trabajo, al Coordinador de Dpto. responsable de la feria y a
los integrantes que conformarán el comité de organización.
Subdirector de Promoción
Internacional de la Oferta Exportable
2 Consulta las Especificaciones Técnicas - Organización de Ferias
Internacionales de Exportaciones (Véase Anexo E) de la feria a organizar para
determinar el formato de la feria, el perfil de los expositores y las fuentes de
información para identificarlos.
Coordinador del Departamento
correspondiente
3 Elabora el Cronograma de Trabajo (Véase Anexo B), el cual especifica las
acciones y los responsables de estas para alcanzar los objetivos de la feria, y en el
cual establece los plazos y actualiza el estado situacional de las acciones, esta
actividad se realiza inmediatamente luego de terminada la edición anterior de la
feria. En el caso sea necesario determina otras acciones y sus respectivos
responsables.
Coordinador del Departamento/
Especialista del Sector
correspondiente
4 Elabora el Brief con los requerimientos de las piezas comunicacionales que se
manejarán con la SPR, de acuerdo al Procedimiento para la Elaboración del Brief
para la Ejecución de Campañas de Comunicación, Producción de Eventos de
Promoción u Otras Acciones Complementarias de Comunicación, y lleva a cabo
coordinaciones con los especialistas de la SPR para su perfeccionamiento, esta
actividad se realiza con una anticipación de por lo menos 75 días calendario al
inicio de la feria, sujeto a disposición presupuestal.
Especialista del Sector
correspondiente
5 Determina cuales serán las fuentes de información a utilizar para la identificación
de potenciales expositores.
Especialista del Sector
correspondiente
6 Revisa el estado de las bases de datos de potenciales expositores que se utilizará
para la emisión del email de convocatoria; de ser necesario, actualiza o crea una
nueva base de datos.
Especialista del Sector
correspondiente
7 Elabora el texto del mensaje del email de convocatoria, el cual deberá contener lo
siguiente:
a) Una descripción clara de la feria;
b) Argumentos de venta sólidos que puedan comunicarse a los potenciales participantes;
c) Datos del contacto para brindar informes e inscripciones;
d) Información del lugar y fecha de realización de la feria;
e) Principales líneas de producto que se exhiben en la feria.
Especialista del Sector
correspondiente
8 Coordina con el Especialista de la SPR la elaboración el formato gráfico del mail
de convocatoria.
Especialista del Sector
correspondiente
9 Coordina con el Especialista de la SPR la emisión del mail de convocatoria a la
base de datos.
Especialista del Sector
correspondiente
10 Realiza el seguimiento a la respuesta positiva que se ha obtenido con la emisión
del email de convocatoria, para lo cual revisa las empresas pre-inscriptas en el
Sistema de Administración de Ferias y Eventos “eSAFE”, a las que confirma su pre
inscripción vía mail. De ser el caso, realiza acciones de difusión adicionales a fin
de asegurar el éxito de la convocatoria.
Especialista del Sector
correspondiente
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Nº ACCIÓN RESPONSABLE
11 Contacta por vía telefónica a las empresas interesadas a fin de informarles sobre
el precio de la feria y formalizar su inscripción.
Especialista del Sector
correspondiente
12 Evalúa los registros de pre inscripción en el Módulo de Evaluación de la Empresa
del Sistema de Administración de Ferias y Eventos “eSAFE”, cambiando la
situación de “pre inscripto” a “aprobado” a las empresas aprobadas en el mismo
Sistema.
Especialista del Sector
correspondiente
13 Informa a cada empresa cuales fueron los resultados de la evaluación de su pre
inscripción.
Especialista del Sector
correspondiente
14 Remite el Contrato de Participación (Véase Anexo D ó F) para su suscripción a
las empresas seleccionadas y el Compromiso de Pago (Véase Anexo G) en el
caso aplique e inicia el contacto con las empresas para el pago de su participación.
Especialista del Sector
correspondiente
15 Recibe el contrato firmado por las empresas participantes, compromiso de pago
firmado si corresponde, el comprobante de depósito correspondiente; cambiando
la situación de “aprobado” a “contrato y pago” en el Sistema de Administración de
Ferias y Eventos “eSAFE”; tramita la emisión de la factura con la Unidad de
Asuntos Financieros para su entrega a la empresa expositora; registra el contrato
firmado en la Intranet de PROMPERÚ, en el Módulo de Contratos y Convenios,
adjuntando una copia del contrato.
Especialista del Sector
correspondiente
16 Coordina con la empresa expositora, previo pago de la cuota de inscripción, la
selección de la ubicación de su stand en recinto ferial, de acuerdo al plano de
distribución.
Especialista del Sector
correspondiente
17 Asigna usuario y password a la empresa expositora para que registren los datos de
contacto de los representantes que participarán en calidad de expositores para su
inclusión en el directorio de la feria y la emisión de credenciales y el nombre del
friso en el caso de stands pre-decorados.
Especialista del Sector
correspondiente
Durante la Feria
Ejecución y Monitoreo de la Feria
18 Sostiene una reunión con el constructor u otros proveedores para la construcción e implementación de la feria en recinto ferial; supervisa el montaje y realiza una rápida visita de reconocimiento al recinto ferial el día previo al inicio de la feria con el fin de observar los pabellones y stands, así como otros detalles que sean importantes para una óptima organización. Asimismo, recibe la carga y material promocional de PROMPERÚ.
Coordinador del Departamento/
Especialista del Sector
correspondiente
19 Organiza y conduce la participación de los expositores en la feria; asimismo, asiste en los aspectos que sean necesarios para el correcto desarrollo del evento, tales como supervisar in situ los aspectos logísticos del evento, solucionar impases operativos, orientar a los visitantes y potenciales compradores, revisar tendencias y demandas de los compradores internacionales, mantener informado a los expositores sobre las conferencias o actividades adicionales que se desarrollan durante el evento.
Coordinador del Departamento/
Especialista del Sector
correspondiente
20 Iniciada la participación en la feria, entrega la Encuesta de Expositores (Véase Anexo L) a los expositores y señala el plazo para su entrega debidamente completada; asimismo entrega la Encuesta de Compradores (Véase Anexo N ó P ó R) al 36% del total de compradores internacionales y solicita su entrega.
Especialista del Sector
correspondiente
Post-Feria
Evaluación de la Feria
21 Solicita las encuestas de evaluación no entregadas por los expositores y/ o compradores, de ser el caso, por vía correo electrónico o vía telefónica.
Especialista del Sector
correspondiente
22 Tabula las encuestas de expositores y compradores en el formato Resumen de Encuestas de Expositores (Véase Anexo M) y el formato Resumen de Encuestas de Compradores (Véase Anexo O ó Q ó S), respectivamente, en un plazo máximo de catorce (14) días hábiles luego de concluida la feria.
Especialista del Sector
correspondiente
23 Analiza los resultados de las encuestas y toma acciones inmediatas, preventivas y/
o correctivas o de mejora de ser necesario, de acuerdo a los Procedimientos de
Coordinador del Departamento
correspondiente
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Nº ACCIÓN RESPONSABLE
Acciones Preventivas y Correctivas y Acciones de Mejora, según corresponda.
24 Elabora el Informe Ejecutivo de Ferias (Véase Anexo H) en un plazo no mayor a
veintidós (22) días hábiles posteriores a la finalización de la feria. Fin del
procedimiento.
Coordinador del Departamento
correspondiente
9. REGISTROS
Descripción Código Nª
Ejemplares
Lugar de
archivo
Tiempo de
Archivo (años)
Cronograma de Trabajo FO-PRO-026 1 Archivo del área 2 años
Encuesta de Evaluación de Ferias y Misiones FO-PRO-027 1 Archivo del área 2 años
Resumen de Encuestas de Evaluación de Ferias Internacionales de Exportaciones
FO-PRO-030 1 Archivo del área Permanente
Contrato de Participación Feria Perú Moda FO-PRO-011 1 Archivo del área Permanente
Compromiso de Pago Feria Perú Moda FO-PRO-012 1 Archivo del área Permanente
Especificaciones Técnicas Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones
FO-PRO-024 1 Archivo del área Permanente
Contrato de Participación Feria Perú Gift Show FO-PRO-013 1 Archivo del área Permanente
Compromiso de Pago Feria Perú Gift Show FO-PRO-014 1 Archivo del área Permanente
Encuesta de Expositores Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones
FO-PRO-015 1 Archivo del área 2 años
Resumen de Encuestas de Expositores Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones
FO-PRO-016 1 Archivo del área Permanente
Evaluación de Empresas Participantes Feria Perunatura
FO-PRO-017 1 Archivo del área Permanente
Encuesta de Compradores Perú Moda FO-PRO-018 1 Archivo del área 2 años
Resumen de Encuestas de Compradores Perú Moda FO-PRO-019 1 Archivo del área Permanente
Encuesta de Compradores Perú Gift Show FO-PRO-020 1 Archivo del área 2 años
Resumen de Encuestas de Compradores Perú Gift Show
FO-PRO-021 1 Archivo del área Permanente
Encuesta de Compradores Expoalimentaria/ Perunatura
FO-PRO-022 1 Archivo del área 2 años
Resumen de Encuestas de Compradores Expoalimentaria/ Perunatura
FO-PRO-023 1 Archivo del área Permanente
Informe Ejecutivo de Ferias FO-INF-005 1 Archivo del área Permanente
Directorio General de Empresas FO-EVE-002 1 Archivo del área Permanente
10.HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS No de
Versión No de Capítulo/
ítem Párrafo / Figura /
Tabla / Nota Modificaciones
01 Todo el
Documento ---
Se remplazó el texto “SPC” por el texto “SPI”, el texto “Subdirección de Promoción Comercial” por el texto “Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable”, y el texto “OST” por el texto “SPR”, en todo el documento.
01 2 --- Se modifica el Alcance del procedimiento.
01 3 --- Se actualiza los documentos a consultar.
01 4 --- Se actualiza el glosario de términos.
01 6 1 y 2 Se unen las condiciones 1 y 2; ya que, el procedimiento trata sobre las ferias organizadas por PROMPERÚ.
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
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01 6 3 Se modifica la redacción de la condición por error de sintaxis y aclarando que se trata de ferias organizadas por PROMPERÚ.
01 6 6 Se modifica la redacción de la condición; ya que, lo que no se permite es la participación como expositor en los stands del recinto ferial a las empresas que no hayan cancelado el integro de su cuota de inscripción.
01 7 4
Se elimina la condición 7.4; ya que, las responsabilidades de las acciones de construcción y decoración de stand, entre otros, que requieren la elaboración de Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas se encuentran establecidas en el formato Cronograma de Trabajo.
01 7 6 Se elimina la condición debido a su repetición con la condición 7.7.
7 11 Se elimina la condición 7.11; ya que, las actividades de verificar que se encuentren todos los elementos necesarios antes de iniciar la participación en la feria son actividades establecidas en el Cronograma de Trabajo.
01 8 2 Se elimina del procedimiento lo correspondiente a la elaboración del Informe Inicial de la Actividad.
01 8 4
Se modifica el enfoque del formato de Cronograma de Trabajo el cual tiene prestablecido las acciones y los responsables e incluye un campo para registrar el estado situacional de las acciones, y en el caso sea necesario se podrán determinar otras acciones y sus respectivos responsables; asimismo se incluye la temporalidad de la actividad.
01 8 5 Se agregó en qué momento se elabora el Brief y en base a qué procedimiento.
01 8 21 Se agrega la entrega de la encuesta de compradores, definiendo el porcentaje del total de compradores para una muestra con un margen de error del 7%.
01 8 22 Se incluyó la gestión de solicitud de las encuestas no entregadas por los compradores; por lo que, se elimina la entrega de dicha encuesta en esta actividad.
01 8 28 Se elimina del procedimiento lo correspondiente a la elaboración del Informe Final de la Actividad.
01 11 Anexo B Se actualizó el formato “Cronograma de Trabajo” a su versión 02.
01 11 Anexo C Se actualizó el “Formato de Inscripción Ferias Internacionales de Exportaciones” a su versión 05.
01 11 Anexo H Se eliminó el formato “Lista de Verificación Ferias Internacionales de Exportaciones”.
01 11 Anexo S Se actualizó el formato “Encuesta Compradores Expoalimentaria/ Perunatura”.
01 11 Anexo T Se actualizó el formato “Resumen de Encuestas Compradores Expoalimentaria/ Perunatura”.
01 11 Anexo U
Se retiró el formato “Brief” ”; ya que, dicho formato se encuentra regulado por el Procedimiento para la Elaboración del Brief para la Ejecución de Campañas de Comunicación, Producción de Eventos de Promoción u Otras Acciones Complementarias de Comunicación.
01 11 Anexo V Se actualizó el formato “Directorio General de Empresas” a su versión 02.
01 11 Anexo W Se actualizó el formato “Especificaciones Técnicas Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones” a su versión 02.
01 11 Anexos I, J, K, L, M,
N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W
Se modificó el código de los formatos.
11.ANEXOS
Descripción Anexo
Diagrama de Flujo A
Cronograma de Trabajo B
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Versión:
02
Página:
9/40
Descripción Anexo
Formato de Inscripción Ferias Internacionales de Exportaciones C
Contrato de Participación Feria Perú Moda D
Compromiso de Pago Feria Perú Moda E
Contrato de Participación Feria Perú Gift Show F
Compromiso de Pago Feria Perú Gift Show G
Informe Ejecutivo de Ferias H
Evaluación de Empresas Participantes Feria Perunatura I
Encuesta de Evaluación de Ferias y Misiones J
Resumen de Encuestas de Evaluación de Ferias y Misiones K
Encuesta de Expositores Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones L
Resumen de Encuestas de Expositores Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones M
Encuesta de Compradores Perú Moda N
Resumen de Encuestas de Compradores Perú Moda O
Encuesta de Compradores Perú Gift Show P
Resumen de Encuestas de Compradores Perú Gift Show Q
Encuesta de Compradores Expoalimentaria/ Perunatura R
Resumen de Encuestas de Compradores Expoalimentaria/ Perunatura S
Directorio General de Empresas T
Especificaciones Técnicas Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones U
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PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
A
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ANEXO A: DIAGRAMA DE FLUJO
Proceso: Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones
Inicio
Dirección de Promoción de las Exportaciones
Pág.1/2Versión: 02
Subdirector de Promoción Internacional de
la Oferta ExportableCoordinador del Departamento
1
Elabora el Brief con los requerimientos
de las piezas comunicacionales que se
manejarán con la SPR, de acuerdo al
Procedimiento para la Elaboración del
Brief para la Ejecución de Campañas de
Comunicación, Producción de Eventos
de Promoción u Otras Acciones
Complementarias de Comunicación, y
lleva a cabo coordinaciones con los
especialistas de la SPR para su
perfeccionamiento, esta actividad se
realiza con una anticipación de por lo
menos 75 días calendario al inicio de la
feria, sujeto a disposición presupuestal.
Determina cuales serán las fuentes de
información a utilizar para la
identificación de potenciales
expositores.
Consulta las Especificaciones
Técnicas - Organización de Ferias
Internacionales de Exportaciones
(Véase Anexo E) de la feria a organizar
para determinar el formato de la feria, el
perfil de los expositores y las fuentes de
información para identificarlos.
Elabora el Cronograma de Trabajo (Véase Anexo B), el cual especifica las acciones y los responsables de estas para alcanzar los objetivos de la feria, y en el cual establece los plazos y actualiza el estado situacional de las acciones, esta actividad se realiza inmediatamente luego de terminada la edición anterior de la feria. En el caso sea necesario determina otras acciones y sus respectivos responsables.
Revisa el estado de las bases de datos
de potenciales expositores que se
utilizará para la emisión del email de
convocatoria; de ser necesario,
actualiza o crea una nueva base de
datos.
Elabora el texto del mensaje del email de convocatoria, el cual deberá contener lo siguiente:
a) Una descripción clara
de la feria;
b) Argumentos de venta
sólidos que puedan comunicarse a los
potenciales participantes;
c) Datos del contacto para
brindar informes e inscripciones;
d) Información del lugar y
fecha de realización de la feria;
Principales líneas de producto que se
exhiben en la feria.
Coordinador del Departamento/
Especialista del Sector
Designa, en reunión de trabajo, al
Coordinador de Dpto. responsable
de la feria y a los integrantes que
conformarán el comité de
organización.
Coordina con el Especialista de la SPR
la elaboración el formato gráfico del mail
de convocatoria.
Coordina con el Especialista de la SPR
la emisión del mail de convocatoria a la
base de datos.
Realiza el seguimiento a la respuesta
positiva que se ha obtenido con la
emisión del email de convocatoria, para
lo cual revisa las empresas pre-
inscriptas en el Sistema de
Administración de Ferias y Eventos
“eSAFE”, a las que confirma su pre
inscripción vía mail. De ser el caso,
realiza acciones de difusión adicionales
a fin de asegurar el éxito de la
convocatoria.
Especialista del Sector
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
A
Versión:
02
Página:
11/40
Proceso: Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones
Dirección de Promoción de las Exportaciones
Pág.2/2Versión: 02
Especialista del Sector Coordinador del Departamento/ Especialista del Sector Coordinador del Departamento
Informa a cada empresa cuales fueron los resultados de
la evaluación de su pre inscripción.
Contacta por vía telefónica a las empresas interesadas a
fin de informarles sobre el precio de la feria y formalizar su
inscripción.
Sostiene una reunión con el constructor u otros proveedores para
la construcción e implementación de la feria en recinto ferial;
supervisa el montaje y realiza una rápida visita de reconocimiento
al recinto ferial el día previo al inicio de la feria con el fin de
observar los pabellones y stands, así como otros detalles que sean
importantes para una óptima organización. Asimismo, recibe la
carga y material promocional de PROMPERÚ.Remite el Contrato de Participación (Véase Anexo D ó
F) para su suscripción a las empresas seleccionadas y el
Compromiso de Pago (Véase Anexo G) en el caso
aplique e inicia el contacto con las empresas para el pago
de su participación.
Recibe el contrato firmado por las empresas participantes,
compromiso de pago firmado si corresponde, el
comprobante de depósito correspondiente; cambiando la
situación de “aprobado” a “contrato y pago” en el Sistema
de Administración de Ferias y Eventos “eSAFE”; tramita la
emisión de la factura con la Unidad de Asuntos
Financieros para su entrega a la empresa expositora;
registra el contrato firmado en la Intranet de PROMPERÚ,
en el Módulo de Contratos y Convenios, adjuntando una
copia del contrato.
1
Organiza y conduce la participación de los expositores en la feria;
asimismo, asiste en los aspectos que sean necesarios para el
correcto desarrollo del evento, tales como supervisar in situ los
aspectos logísticos del evento, solucionar impases operativos,
orientar a los visitantes y potenciales compradores, revisar
tendencias y demandas de los compradores internacionales,
mantener informado a los expositores sobre las conferencias o
actividades adicionales que se desarrollan durante el evento.
Analiza los resultados de las encuestas y toma
acciones inmediatas, preventivas y/ o correctivas
o de mejora de ser necesario, de acuerdo a los
Procedimientos de Acciones Preventivas y
Correctivas y Acciones de Mejora, según
corresponda.Coordina con la empresa expositora, previo pago de la
cuota de inscripción, la selección de la ubicación de su
stand en recinto ferial, de acuerdo al plano de distribución.
Elabora el Informe Ejecutivo de Ferias (Véase
Anexo H) en un plazo no mayor a veintidós (22)
días hábiles posteriores a la finalización de la
feria. Fin del procedimiento.
Fin
Evalúa los registros de pre inscripción en el Módulo de
Evaluación de la Empresa del Sistema de Administración
de Ferias y Eventos “eSAFE”, cambiando la situación de
“pre inscripto” a “aprobado” a las empresas aprobadas en
el mismo Sistema.
Asigna usuario y password a la empresa expositora para
que registren los datos de contacto de los representantes
que participarán en calidad de expositores para su
inclusión en el directorio de la feria y la emisión de
credenciales y el nombre del friso en el caso de stands
pre-decorados.
Iniciada la participación en la feria, entrega la Encuesta
de Expositores (Véase Anexo L) a los expositores y
señala el plazo para su entrega debidamente completada;
asimismo entrega la Encuesta de Compradores (Véase
Anexo N ó P ó R) al 36% del total de compradores
internacionales y solicita su entrega.
Solicita las encuestas de evaluación no entregadas por
los expositores y/ o compradores, de ser el caso, por vía
correo electrónico o vía telefónica.
Tabula las encuestas de expositores y compradores en el
formato Resumen de Encuestas de Expositores (Véase
Anexo M) y el formato Resumen de Encuestas de
Compradores (Véase Anexo O ó Q ó S),
respectivamente, en un plazo máximo de catorce (14)
días hábiles luego de concluida la feria.
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
B
Versión:
02
Página:
12/40
ANEXO B: CRONOGRAMA DE TRABAJO
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
B
Versión:
02
Página:
13/40
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
C
Versión:
02
Página:
14/40
ANEXO C: FORMATO DE INSCRIPCION FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
C
Versión:
02
Página:
15/40
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
C
Versión:
02
Página:
16/40
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
D
Versión:
02
Página:
17/40
ANEXO D: CONTRATO DE PARTICIPACION FERIA PERU MODA
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
D
Versión:
02
Página:
18/40
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
E
Versión:
02
Página:
19/40
ANEXO E: COMPROMISO DE PAGO FERIA PERU MODA
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
F
Versión:
02
Página:
20/40
ANEXO F: CONTRATO DE PARTICIPACION FERIA PERU GIFT SHOW
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
F
Versión:
02
Página:
21/40
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
G
Versión:
02
Página:
22/40
ANEXO G: COMPROMISO DE PAGO FERIA PERU GIFT SHOW
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
H
Versión:
02
Página:
23/40
ANEXO H: INFORME EJECUTIVO DE FERIAS
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
H
Versión:
02
Página:
24/40
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
H
Versión:
02
Página:
25/40
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
H
Versión:
02
Página:
26/40
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
I
Versión:
02
Página:
27/40
ANEXO I: EVALUACION DE EMPRESAS PARTICIPANTES FERIA PERUNATURA
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
J
Versión:
02
Página:
28/40
ANEXO J: ENCUESTA DE EVALUACION DE FERIAS Y MISIONES
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
J
Versión:
02
Página:
29/40
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
K
Versión:
02
Página:
30/40
ANEXO K: RESUMEN DE ENCUESTAS DE EVALUACION DE FERIAS Y MISIONES
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
L
Versión:
02
Página:
31/40
ANEXO L: ENCUESTA DE EXPOSITORES ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
M
Versión:
02
Página:
32/40
ANEXO M: RESUMEN DE ENCUESTAS DE EXPOSITORES ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE
EXPORTACIONES
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
N
Versión:
02
Página:
33/40
ANEXO N: ENCUESTA DE COMPRADORES PERU MODA
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
O
Versión:
02
Página:
34/40
ANEXO O: RESUMEN DE ENCUESTAS DE COMPRADORES PERU MODA
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
P
Versión:
02
Página:
35/40
ANEXO P: ENCUESTA DE COMPRADORES PERU GIFT SHOW
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
Q
Versión:
02
Página:
36/40
ANEXO Q: RESUMEN DE ENCUESTAS DE COMPRADORES PERU GIFT SHOW
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
R
Versión:
02
Página:
37/40
ANEXO R: ENCUESTA DE COMPRADORES EXPOALIMENTARIA/PERU NATURA
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
S
Versión:
02
Página:
38/40
ANEXO S: RESUMEN DE ENCUESTAS DE COMPRADORES EXPOALIMENTARIA/ PERUNATURA
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
T
Versión:
02
Página:
39/40
ANEXO T: DIRECTORIO GENERAL DE EMPRESAS
Título:
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
SPI-PRO-PR-01
Anexo:
U
Versión:
02
Página:
40/40
ANEXO U: ESPECIFICACIONES TECNICAS ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES