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Tema 9: Bases de Datos

1. Principales conceptos en bases de datos

El objetivo de esta unidad es aprender de manera práctica, de modo que ya desde el

principio comenzaremos a crear una base de datos, a la que posteriormente iremos

añadiendo objetos.

1.1 Conceptos esenciales

En una base de datos hay tres elementos fundamentales que debemos conocer antes

de comenzar con el desarrollo de la Unidad, como son el campo, el registro y el

fichero.

La relación entre una base de datos y estos tres elementos es la siguiente.

BASE DE DATOS Es un conjunto de datos relacionados entre sí.

Las bases de datos están formadas por uno o más bloques de Ficheros.

FICHERO

Es un conjunto de información que participa de las mismas características; por ejemplo: un fichero de clientes, proveedores, personal,etc.

Cada uno de los ficheros está compuesto por registros.

REGISTRO Es la unidad más elemental de un fichero de base de datos.

Los registros contienen uno o más campos.

CAMPO

Es la unidad elemental de introducción de datos en cada registro de una base de datos.

1.2 Objetos de Access

• Tablas: conjunto de datos estructurados que forman el contenido de una base de

datos.

• Consultas: permiten catalogar, ordenar y extraer y modificar la información

contenida en una tabla o en un conjunto de tablas.

• Formularios: son diseños que realizaremos para poder introducir, modificar o

visualizar los registros de una tabla o consulta.

• Informes: son extractos de datos procedentes de tablas o consultas y que tienen

como propósito principal el ser impresos en papel.

• Macros: son conjuntos de operaciones grabadas que pueden ejecutarse en

cualquier momento para realizar de forma automática tareas repetitivas.

• Módulos: son programas escritos especialmente para Access mediante un lenguaje

de programación llamado Visual Basic para aplicaciones.

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1.3 Nombres de campos y sus características.

Daremos nombre a los campos, de modo que queden claramente identificados. Por

ejemplo: si en el campo va a aparecer el NIF de una persona, el nombre del campo

puede ser <NIF>.

1.4 Tipos de campos.

• Texto: Admite cualquier carácter alfabético, número o signo de puntuación.

• Memo: Admite cualquier carácter textual hasta un máximo de 64.000 caracteres.

• Número: Admite cualquier carácter numérico susceptible de ser utilizado en

cálculos matemáticos.

• Fecha/hora: Admite valores de fecha y hora.

• Moneda: para valores monetarios.

• Autonumérico: Es un campo propio del programa, este añade un numero único

para cada nuevo registro.

• Sí/No: Es un campo que solo acepta uno de estos dos valores, como por ejemplo Sí

o No, Verdadero O Falso.

• Objeto OLE: Es un tipo de campo que va a contener un objeto, que puede ser un

imagen, un gráfico, una hoja de cálculo, etc.

• Hipervínculo: Contiene una ruta o dirección URL de internet.

• Asistente para búsqueda: Se crea un campo que permite seleccionar un valor de

otra tabla o crear una lista de valores en el momento.

• Datos adjuntos: La función DATOS adjuntos se utilizan en Access 2007 para agregar

uno o varios datos.

1.5 Propiedades de los campos.

• Tamaño del campo. Es la longitud máxima que podrá tener el campo y que es

diferente entre campos de tipo Texto o de tipo Número.

-Texto: Su tamaño puede estar comprendido entre 1 y 255. Si le da el valor 0 (cero),

toma automáticamente el valor 255.

-Número: Téngase en cuenta que se debe elegir el tipo adecuado al campo elegido

para optimizar la cantidad de memoria utilizada.

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� Byte: valor entre 0 y 255, no admiten fracciones.

� Entero: valores entre -32.768 y 32.767, no admiten fracciones.

� Entero largo: entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. No admiten fracciones.

� Simple: Números muy grandes con una precisión de 7 decimales.

� Doble: Número muy grandes con una precisión de 15 decimales.

� ID de réplica: llamado identificar global único, para campos de 16 bytes y sirve

para establecer un identificador único de réplica.

� Decimal: entero de 12 bytes con una precisión decimal definida que puede

contener valores de -1028 a +1028.

• Formato: depende del tipo de datos. Dado el caso, pulsando con el ratón sobre él,

se abre un cuadro con las distintas posibilidades: por ejemplo:

-El tipo Número puede tener los siguientes valores:

� Número general: 2137.382

� Moneda: 2.137 ptas.

� Euro: 2.137€

� Fijo: 2137.38.

� Porcentaje: 15.30%

� Científico: 4.32E+02

-El tipo FECHA/HORA:

� Fecha general: 15/06/2007

� Fecha larga: viernes, 15 de octubre de 2007

� Fecha mediana: 15-jun-07

� Fecha corta: 15/10/07

� Hora larga: 15:30:25

� Hora mediana: 3:30

� Hora corta: 15:30

• Lugares decimales: El número de cifras decimales a la derecha del separador

decimal. Se utiliza solo en campos de tipo Número.

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• Máscara de entrada: Sirve para facilitar la entrada de dos datos mediante teclado,

pues le da el formato que se haya asignado mediante la máscara y además controla

que valores pueden ser introducidos.

CARACTERES QUE SE PUEDEN UTILIZAR PARA CREAR MÁSCARAS DE ENTRADA

Carácter Representa

0 Dígito. Se debe escribir un solo dígito en esta posición.

9 Dígito. Los dígitos en esta posición son opcionales.

# Access inserta un espacio en blanco.

L

Letra. Se debe escribir una sola letra en esta posición.

? Letra. Las letras en esta posición son opcionales.

A

Letra o dígito.se debe escribir una sola letra o un solo digito en esta posición

a

Letra o digito. Las letras o dígitos en esta posición son opcionales.

&

Cualquier carácter o espacio. se debe escribir un solo carácter o un espacio en esta posición.

C

Cualquier carácter o espacio. El uso de caracteres o espacios en esta posición es opcional.

. , : ; - / Marcadores de posición de decimales y millares, separadores de fecha y hora.

> Todos los caracteres subsiguientes aparecen en mayúsculas.

< Todos los caracteres subsiguientes aparecen en minúsculas.

! Hace que la máscara de entrada se rellene de izquierda a derecha y no de derecha a izquierda.

\ Obliga a Access a mostrar el carácter que aparece inmediatamente detrás.

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“Texto literal” Incluye todo el texto que deben ver los usuarios, entre comillas dobles.

Contraseña Máscara de entrada en Contraseña, se crea un cuadro de entrada de contraseña.

1.6 Propiedades de los datos. General.

Dependiendo del tipo de dato que contenga un campo, tendrá diferentes propiedades

que pueden ser configuradas. En las siguientes imágenes pueden apreciarse las

características definibles para datos de tipo texto, número y fecha/hora.

FECHA/HORA

TEXTO

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NÚMERO

2. ACCESS. Un modelo relacional de bases de datos.

Access es un modelo relacional de bases de datos, es decir, está compuesto por tablas

en la que cada columna se llama Campo y cada fila, registro.

Las diferentes tablas que componen una base de datos se relacionan entre ellas por

campos comunes. Imagina que creas una base de datos mediante una sola tabla en

donde anotas todas las facturas de las ventas realizadas.

2.1 Pantalla de entrada de Access 2007

Desde la venta principal de la aplicación se accede de forma fácil a plantillas, bases de

datos usadas recientemente y a una base de datos en blanco.

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Plantillas Locales

2.2 Base de datos nueva y creación de tablas.

La ejecución de Access se inicia como se ha indicado en el epígrafe anterior. A

continuación, en la pantalla de entrada inicial, haremos clic en Base de datos en

blanco.

TABLA MODO DISEÑO CLIENTE

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Ejemplo página 185:

Vamos a crear una agenda de amistades, en donde aparecerán: nombre, primer

apellido, teléfono, dirección de correo electrónico y dirección de página web en caso

de tenerla.

Crear la base de datos:

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• Entra en Access mediante Inicio/todos los programas/Microsoft Office Access

2007.

• En la pantalla inicial haz clic en Base de datos en blanco.

Diseñar una tabla:

• Se abre la base de datos con la ventana para diseñar la única tabla.

• Una tabla puede diseñarse en vista Hoja de datos o en vista Diseño. Preferimos

optar por la vista Diseño, que ofrece, en principio, más posibilidades de

configuración. Para cambiar entre una y otra vista se hace clic en el botón Ver de la

cinta de opciones.

• Al cambiar la vista te solicitará el nombre, le pondremos Amistades.

• A la izquierda del nombre de campo se puede ver una llave. Esto significa que le

campo que la lleva será clave principal.

• Donde pone Id escribiremos el primer campo de la tabla Amistades, que será

Nombre. El nombre es un campo de tipo Texto. Cámbialo en Tipo de datos.

• Habíamos decidido no tener ninguna clave principal en esta tabla. Para quitarla,

con el campo Nombre seleccionado, haz clic en Clave principal.

• En la parte inferior de la ventana de diseño de la tabla se configuran las

propiedades del campo.

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• A continuación, por el mismo procedimiento de diseño, crea y configura el resto de

los campos de la tabla Amistades. Solamente uno de ellos tendrá algo escrito en la

Descripción. Hazlo según los datos siguientes.

• La tabla esta diseñada. Ahora es necesario introducir los datos de cada campo.

• A continuación puedes ver un ejemplo de los datos que puedes introducir en la

tabla Amistades.

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2.3 Formularios

Al igual que las tablas, un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar

para escribir, modificar o mostrar datos.

Todos los objetos de una base de datos se crean activando en la cinta de opciones la

pestaña Crear. En el grupo Formularios se hallan los distintos tipos de formularios que

se pueden crear.

Ejemplo página 187:

• Abre la carpeta de trabajo Bases de datos y haz clic sobre Agenda.acdb.

• Activa la pestaña Crear y a continuación haz clic sobre Formulario, del grupo

Formularios.

• La cinta de opciones ha cambiado y tiene una pestaña Formato, con cuyas opciones

se puede diseñar la apariencia del formulario. Guarda el formulario con el botón

Guardar de la barra de herramientas.

• Observa en la pantalla inferior de la pantalla, cuando tienes seleccionado el

formulario, es posible avanzar o retrocer para ver todos los registros de la tabla

Amistades.

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• Activa la pestaña Formato porque ahora vamos a darle una apariencia distinta a la

predeterminada.

• Haz clic en la flecha inferior a la derecha del grupo Autoformato para desplegar los

formatos predeterminados que ofrece Access. Al pasar el ratón sobre cada uno se

muestra su nombre.

• Escoge, haciendo clic sobre él, el formato Brío.

• No obstante aún deseamos hacerle unos cambios más: el nombre de cada amigo o

amiga deberá aparecer en color rosa fuerte y en negrita, y su número de teléfono,

en color azul oscuro.

2.4 Consultas

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Una consulta es un objeto de la base de datos en forma de tabla que extrae datos de

otra tabla.

• Consultas de selección: son tablas resultado de la aplicación de unos filtros y

criterios.

• Consultas de acción: son consultas que realizan cambios a los registros de la base

de datos.

Ejemplo página 189:

Listado de nombres y teléfonos.

• Realizaremos la consulta usando el asistente para consultas. Activa la pestaña crear

y en el grupo Otros haz clic sobre Asistente para consultas.

• De inmediato se abre el cuadro de dialogo Nueva consulta. Selecciona el primer

tipo: Asistente para consultas sencillas. Aceptar.

• En el nuevo cuadro de dialogo hay una lista seleccionable de tablas de la base de

datos. En nuestro caso solamente existe la tabla amistades. Mas abajo están los

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campos disponibles de la tabla y a su derecha los campos seleccionados para la

consulta que estamos realizando.

• Se abre un nuevo cuadro de dialogo para dar nombre a la consulta. En ¿Qué titulo

desea asignar a la consulta?, escribe Nombres y Teléfonos.

Conseguir el teléfono de una persona escribiendo su nombre

• Activa la pestaña Crear. En el grupo Otros haz clic en Diseño de consulta.

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• Pues cerrar el cuadro de dialogo de la imagen anterior. Observa que en el centro

del área de trabajo se ha agregado un cuadro referido a la consulta Nombres y

teléfonos, mientras que en la cinta de opciones se ha agregado la pestaña Diseño,

que debes mantener activa.

• En la parte inferior de la pantalla se puede insertar un campo por columna.

Solamente se puede insertar campos de la consulta Nombres y teléfonos, que es la

que tenemos activa. Queremos que se inserten los dos campos que hay: en la

columna 1 Nombre y en la columna 2 Teléfono.

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• Escribe en Criterios de la columna nombre, “Estrella”

• Ejecuta la consulta haciendo clic en Ejecutar.

2.5 Informes

Con Access 2007 se pueden crear una amplia variedad de informes, desde los más

sencillos hasta los más complejos.

La generación de informes se lleva a cabo desde el grupo Informes de la pestaña Crear.

2 3

1 5

4

(1) Informe: Esta herramienta proporciona la manera más rápida y directa de

obtener un informe del objeto activo.

(2) Etiquetas: se utiliza para crear etiquetas (hojas de etiquetas de direcciones

para pegar posteriormente en los sobres para correspondencia.)

(3) Informe en blanco: se trata de un sistema para crear informes desde cero.

(4) Asistente para informes: puede ser la manera más sencilla de crear un informe.

(5) Diseño de informe: permite crear un informe en blanco en vista Diseño.

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Ejemplo página 192:

• Realiza un listado de todas las personas que están registradas en tu base de datos.

Agenda y que incluye todos los datos de cada una de ellas.

• Abre la base de datos Agenda.

• Activa la pestaña Crear y luego haz clic en Asistente para informes del grupo

Informes.

• En el cuadro de dialogo del Asistente para informes puedes seleccionar la tabla o

consulta de la que van a extraer de los datos para el informe.

• Con la doble flecha pasa todos los campos disponibles al lado de los campos

seleccionados. Siguiente.

• No deseamos ningún nivel de agrupación, así pues, en el próximo cuadro de

dialogo haz clic en siguiente.

• Queremos que el listado se muestre en orden alfabético.

• Deseamos que la orientación del papel sea horizontal, que tenga una distribución

tabular y que se organicen las columnas para que quepan en el ancho de la

página.

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• En el siguiente cuadro de dialogo puedes elegir que estilo tendrá tu informe. Si

haces clic en los nombres veras una miniatura del modelo elegido. Selecciona el

modelo Mirador. Clic en Siguiente.

3. Modificación de formularios e informes.

Una vez que los formularios y los informes han sido creados y guardados, puede

modificarse su aspecto si se muestran en vista Diseño.

El cambio de vista se hace desde el grupo Vistas de la cinta de opciones.

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Al mostrarse un formulario o un informe en vista Diseño pueden cambiarse de lugar

los campos.

Actividad página 193:

1. Muestra en vista Diseño el informe Lista de mis amistades, realizando en la base

de datos Agenda.

• Con la pestaña Diseño modifica los colores, centrados y posición de los elementos

del informe.

• Con la pestaña Configurar página cambia la orientación de página a Vertical.

Guarda los cambios.

• El resultado final deberá ser muy similar al que mostramos aquí.

Software libre

EJEMPLO

1. Vamos a crear una base de datos para gestionar una librería. Diseñaremos tres

tablas: LIBROS, CLIENTES y VENTAS.

2. Accede a la base de datos de OpenOffice.org

3. Selecciona la primera de las opciones, Crear nueva base de datos, y pulsa

Siguiente.

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4. Deja las opciones que aparecen seleccionadas y pulsa Finalizar. Aparecerá una

venta para guardar la base de datos, elige la carpeta donde la quieres guardar y

ponle como nombre Librería.

5. Primera tabla Libros, selecciona Tablas – Crear una tabla en vista diseño.

Diseña la tabla con los siguientes datos.

6. Para poner la llave primaria selecciona el campo, pulsa con el botón derecho

del ratón en el triangulo verde y selecciona Llave primaria.

7. Cierra la tabla, guarda los cambios y ponle como nombre Libros.

8. Crea la tabla Clientes.

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9. Crea la tabla Ventas.

10. Modifica la tabla Libros y en el campo autor pon la propiedad Entrada

requerida. Modifica también el campo Nombre de la tabla Clientes y Fecha de

venta de la tabla Ventas con la misma propiedad. Cierra la base de datos y

guarda los cambios.


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