Cómo presentar un buen proyecto y obtener financiación para nuestra asociación.
Camon Cigarreras, 21 de mayo de 2011
Índice
1. Introducción2. Misión de la asociación3. Estar al día4. Relaciones con la administración5. Quién ofrece fondos y cómo6. La solicitud7. La ejecución8. La justificación9. Notas sobre comunicación
1. Introducción2. Misión de la asociación3. Estar al día4. Relaciones con la administración5. Quién ofrece fondos y cómo6. La solicitud7. La ejecución8. La justificación9. Notas sobre comunicación
1. Introducción2. Misión de la asociación3. Estar al día4. Relaciones con la administración5. Quién ofrece fondos y cómo6. La solicitud7. La ejecución8. La justificación
Proyectos y financiación
I) Introducción
I. Introducción: definiciones
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Contribución en dinero que cumple lo siguiente:
a. No existe una contraprestación directa de los beneficiariosb. La entrega está sujeta a cumplir un determinado objetivo, realizar una actividadc. La financiación se realiza con intención de fomentar una actividad de utilidad pública o interés social
(art. 2 LGS)
I. Introducción
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Incremento del acceso a subvenciones por parte de asociaciones
Aumento del rigor en los modos de trabajar:sostenibilidad de las actividades y servicios
I. Introducción: prevenciones iniciales
- ¿Fuente única de ingresos? Oportunidades y amenazas
- El “ruido” del lenguaje jurídico- Sector vulnerable: inexperiencia- Buscar orientación: no pararse- Utilidad para captar recursos privados- Hacer oficio y tener imaginación
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I. Introducción: los “pros”
- Obliga a gestión ordenada- Compromete a un resultado- Otorga legitimación social (interés público)- Mejora imagen propia- Exige una mayor transparencia
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I. Introducción: los “contras”
- Genera más trabajo de gestión- Menor libertad de gasto- Somete a supervisión externa
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I. Introducción: actitudes
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ÓRGANOS POLÍTICOS ÓRGANOS GESTORES
1. Aceptar estrategia marcada por la dirección
2. Proactivos: captar intenciones de la dirección y promover solicitudes
3. Comunicar oportunidades
4. Preparación de proyectos
5. Resolver cuestiones técnicas y vigilar plazos
1. Acertar en el encuentro de intereses comunes
2. Hacer prevalecer interés de los socios y de la asociación
3. Lograr el éxito de la actividad subvencionada
4. Respeto a las reglas del juego y a los límites de la subvención
Proyectos y financiación
II) La misión
II. La misión de la asociación
• Misión:- Importancia de que esté formulada- Objetivos llevan a actividades- ¿Subvenciones contribuyen o desvirtúan?- Subvenciones que reorientan la misión
• Plan de actividades y áreas de intervención
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Proyectos y financiación
III) Estar al día
III. Estar al día
- Censos y registros- Juntas Directivas al día- Autorizaciones y poderes- Impuestos- Documentos contables- Control del correo
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III. Estar al día: registros
• Registro constitutivo: el DNI de la asociación comunicación + estatutos “diligenciados”
• Otros “Registros” (censos): el pasaporte, permiso conducir, etc de la asociación– Nacionales: Delegaciones en Ministerio Interior,
Delegaciones Registro Autonómico Asociaciones, etc…– Autonómicos: Censo IVAJ, Bienestar Social, Sección 4ª,
Secciones deportivas, etc…– Municipal: Registro Entidades Ciudadanas, Consell de la
Joventut, etc…
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III. Estar al día: juntas y representación
• Juntas Directivas– Comunicaciones de modificaciones
• Autorizaciones y poderes– Capacidad para presentar documentos– Capacidad para solicitar certificados– Uso de firmas
• Impuestos y Seguridad Social
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III. Estar al día: contabilidad y correo
• Documentos contables– Facturas (características)– Recibís (modelo)– Bancos (copia de cargos o transferencias)
• Control del correo: – Entradas/salidas/fechas– Domicilio notificación y posibilidades para el cartero– Control de plazos: dias naturales, hábiles… momento para del
cómputo
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3.4.
III. Estar al día: sistema archivo
• Tener un buen sistema de archivo. Guardar originales/copias.
– Documentos legales (estatutos, etc)– Contratos– Personal (nóminas, seguros, etc)– Impuestos– Documentos contables– Gestión de actividades– Gestión de subvenciones
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Proyectos y financiación
IV) Relaciones con las AA.PP.
IV. Relaciones con las AA.PP.
• Descripciones legales• Tradición cultural: de súbditos a ciudadanos• Funcionarios: personas• Hay errores y poca conflictividad
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IV. Relaciones con las AA.PP.
• Conocerse las AA.PP.
– Niveles territoriales– Áreas de actividad– Organigramas de personal
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IV. Relaciones con las AA.PP.
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Estado
CC.AA.
Ayuntamiento
Diputaciones
Consellerías
Áreas
Concejalías
OO.AA.
Fundaciones municipales
Ministerios
JUVENTUDCULTURA
DEPORTES(…)
IV. Relaciones con las AA.PP.
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Ministro
Secretario
DG
Jefe Área
Conseller
Secretario
DG
Jefe Área
Presidente
Diputado*
Jefe Área
Alcalde
Concejal
Jefe Servicio
MINISTERIO
CONSELLERÍA
DIPUTACIÓN AYUNTAMIENTO
IV. Relaciones con las AA.PP.
• Notificaciones de las AA.PP.– Primera presentación– Subsanaciones posteriores
• Escritos a las AA.PP. (“instancias”)– Redacción y contenido– Modo de presentación: copia sellada– Lugar de presentación: ojo, asegurarse bien (domicilio)
• Acortar las distancias del papel
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4.1.
IV. Relaciones con las AA.PP.
• Artículo 35. Derechos de los ciudadanos (Ley 30/92)
– Conocer estado tramitación (y copias de los documentos en ellos)– Identificar autoridades y personal con responsabilidad en el procedimiento– Obtener copia sellada de documentos y devolución de originales– Utilizar lenguas oficiales– Formular alegaciones y aportar documentos antes del trámite de audiencia– No presentar documentos no exigidos o que ya obren en poder de la Admon
actuante– Obtener información y orientación– Acceso a registros y archivos (según las leyes)– Se tratados con respeto– Exigir reponsabilidad a las AAPP y al personal a su servicio
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Proyectos y financiación
V) Quién ofrece fondos y cómo
V. Quién ofrece fondos y cómo
• Oferta en base a previsiones previas• Carácter público de la información• Multiplicidad de oferentes:
– Ayuntamientos– CC.AA.– Estado– UE
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V. Quién ofrece fondos y cómo
• - BOE / DOCV / BOP• - Tablones anuncios online• - Sistemas de alertas / notificaciones (no exhaustivos)• - Búsqueda periódica• - Conocimiento previo de convocatorias y relación con
Departamentos
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5.1.
V. Quién ofrece fondos y cómo• Convocatorias: objetivos propios• Tipología subvenciones: previo
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Hasta agotar presupuesto
Convocatoria específica
Régimen de convocatoria
Al inicioContra justificaciónParcial inicio /
final
Régimen de abono
ReformulaciónSobre importe
concedidoSobre ppto presentado
Régimen de justificación
Con limitación de partidas
Sin limitacionesLibertad de gasto
Específico (proyecto)
Genérico
(plan anual)
Tipología actividades
Opción 3Opción 2Opción 1
V. Quién ofrece fondos y cómo
• La convocatoria: elementos clave (23 LGS)
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1) Objeto, condiciones y finalidad
2) Requisitos y modo de acreditar
3) Plazo de presentación
4) Documentación que acompañará
5) Posibilidades de reformular (27 LGS)
6) Criterios de valoración
7) Medio de notificación (tablón, email…) 5.2.
V. Quién ofrece fondos y cómo
¿Cómo estudiar una convocatoria de subvenciones?
No debemos olvidar:
Mirar el presupuesto global de la convocatoria.
Límites de las ayudas. Fechas y términos. Identificar el organismo que la
gestiona.
V. Quién ofrece fondos y cómo
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ESENCIAL
No rendirse ante la complejidad de la redacción.Por esto mismo, tratar de sintetizar lo que pretende
la convocatoria en un esquema propio y siempre
PREGUNTAR
V. Quién ofrece fondos y cómo
• - Plantilla seguimiento expediente de subvención
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Nº EXP.
plazo presentación plazo justificación
administración convocante
UE ESTADO CCAA DIPUTACION AYUNTO.
órgano convocante y datos contactoórgano
dirección postal mail
tfno
persona responsable
convocatoria
publicación (diario y fecha)
proyecto presentado
documentación presentada proyecto de actividadpresupuestoalta de tercerosacreditación requisitos formales
concesión / denegación SI NO
importe fecha de notificación
control de abonos TOTAL INICIOTOTAL FINPARCIAL inicial
final
seguimiento trámites
fecha origen/destino plazo hecho
12.10.09 ADMON solicitud certificado al corriente SS 23.10.09
contenido
¡¡ARCHIVAR LAS COSAS!!
Desde el momento de la apertura acostumbrarse a archivarlo todo (notificaciones, respuestas, documentos presentados, etc)
5.3.
Proyectos y financiación
VI) La solicitud
VI. La solicitud: idear un proyecto
¿Qué?: La acción, intervención.
¿Para qué?: Pasar de los objetivos a los hechos.
¿Quién?: Nuestra asociación.
¿Dónde?: Nuestro ámbito.
¿Cómo?: Con un proyecto.
¿Para quién?: Destinatarios.
VI. La solicitud: comunicar la misión
¿Quiénes somos? ¿Quién forma parte de la asociación? ¿Cuántos somos? ¿Qué nos define?
¿Qué hacemos? Actividades y servicios principales desarrollamos.
¿Para qué lo hacemos? Objetivos fundamentales. ¿Qué queremos conseguir?
¿Para quién lo hacemos? Definir nuestros destinatarios.
VI. La solicitud: ¿un buen proyecto?
Hay que tener una buena idea
Que provoque una propuesta interesante.
Tiene que ser posible.
Debe de ser eficaz.
Coherente con el sentido de nuestra asociación y su misión.
VI. La solicitud: contenido
• Proyecto de actividad• Presupuesto económico• Acreditación de requisitos formales• Alta de terceros (ficha bancaria)• Otros documentos
• Y, por último, presentarlo…
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HACER UNA PORTADA RESUMEN CON ELEMENTOS ESENCIALES (título,
objetivos, presupuesto, baremación provisional, etc)
VI. La solicitud: el proyecto
• Redacción del proyectoCuidado con abusar del “copy-paste”: Buscar la originalidad– Adaptarse a convocatoria– Esmero en la redacción y la claridad expositiva:
paciencia del lector– Mostrar antecedentes propios y de la actividad y
resultados previos si hay– No presentar un proyecto que no esté
contrastado con algún responsable
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VI. La solicitud: el proyecto
• Redacción del proyecto• Justificación de la necesidad• Objetivos y Resultados esperados• Indicadores• Beneficiarios/participantes• Calendario acciones• Medios que se emplearán• Difusión prevista• Previsión de evaluación final. Informe
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VI. La solicitud: presupuesto
• Presupuesto económico– Prevenciones antes de su redacción
• Priorizar realización, pero valorar medios de justificación
– Un presupuesto es un “pre-supuesto”– Presupuesto, resultado, “lucro”– ¿Resultado negativo siempre?– Concurrencia de otras subvenciones
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VI. La solicitud: presupuesto
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INGRESOS
1. Cuotas socios
2. Cuotas participantes
3. Donaciones
4. Patrocinios
5. Subvenciones
6. Otros
GASTOS
1. Inversiones
2. Personal
3. Conservación
4. Suministros
5. Actividades
6. Otros
VI. La solicitud: requisitos formales
• Documentación estándar– Inscrita en censo específico– Al corriente obligaciones fiscales– Al corriente obligaciones laborales (SS)– Al día en justificación de otras ayudas– No existir causas prohibición (LGS)
• Cómo acreditar: certificados originales o específicos
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VI. La solicitud: “alta terceros”
• Alta de terceros = ficha bancaria– Recurrir al banco o no (intervención del
apoderado)– Problemas ocasionales: costes
• No siempre necesario presentar (si no hay cambios no necesaria)
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VI. La solicitud: otros documentos
• Publicaciones propias (folletos, etc)• Recortes de prensa• Ocasionalmente memorias de actividad• Muchas veces resultados económicos de la entidad
(provisionales)
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VI. La solicitud: presentación
• Cumplir con el plazo… y ¿qué pasa si no llego?
• En ventanilla o por correos.• No errar con la ventanilla• No errar con la dirección • Correo certificado.
• En qué ventanilla: mejor en su destino…
• Mejor no entregar originales de documentación asociativa
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VI. La solicitud: presentación
• Largo camino hasta la concesión– No tener miedo a requerimientos de subsanación– Paciencia y no desanimarse. Seguir hasta el final
• El trabajo grande ya se hizo: culminar
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Proyectos y financiación
VII) Ejecución
VII. Ejecución
• Recepción de la notificación– POSITIVA TOTAL– POSITIVA PARCIAL: reformular. No frecuente.– NEGATIVA: recurrir?
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REFORMULAR (art. 27 LGS)
Cuando el importe de la subvención sea inferior al de lasolicitud presentada se “rehace” la solicitud ajustandolas actividades al importe concedido. Debe respetar objeto, condiciones y finalidad de la subvención
VII. Ejecución
• Documentar la ejecución– Documentos contables (facturas)– Contenidos e Informes– Imágenes (fotografías)– Folletos y publicaciones– Notas de prensa, noticias
• Comunicar ejecución de iniciativas para su seguimiento
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VII. Ejecución
• Evitar algunos peligros específicos(razonables)
- Consumo de los recursos en otras iniciativas: ccc específica, etc
– No difundir la colaboración (seguir al diseñador)
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VII. Ejecución
• Circunstancias que afectarán: notificar– Cambios en ejecución– Concurrencia de nuevas ayudas públicas– Prolongaciones de tiempo
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Proyectos y financiación
VIII) Justificación
Preparamos un proyecto
La justificación económica
Transparencia y rigor El presupuesto debe incluir partidas y conceptos claros y
fácilmente justificables. Contar con el retraso en el pago: póliza de crédito, fracción
de pagos... Facturas originales, con IVA y todos los datos de
proveedores. Mirar los términos de justificación y cumplirlos (sin
agotarlos). Podemos abrir una cuenta bancaria específica.
Preparamos un proyecto
La justificación económica
El proyecto no se ha acabado. En el proyecto hemos fijado los objetivos y la situación de
partida. Debemos definir indicadores para la evaluación. Evaluación continua. Evaluación final. Implicar agentes externos en el proceso de evaluación. No nos engañemos: ¡Podemos mejorar!.
Preparamos un proyecto
La justificación de la acción
Elaborar una memoria. Proyecto inicial: fundamentación, destinatarios, objetivos... Descripción de las acciones realizadas. Valoración de los resultados. Conclusiones. Materiales editados, dossier de prensa... Balance de gastos e ingresos. Colaboraciones.
SE ACABÓ (…y vuelta a empezar).