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Taller de Proyectos
Marcelo Da Costa Porto
Paul Gálvez
Octubre 2016
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DIRECCION NACIONAL DE ADUANAS
Asesoría
Un breve repaso
Planificación y proyectos
Herramientas de gestión de proyectos
La gestión de proyectos en la DNA
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Planificación Estratégica
Para qué planificar?
• Alinear y coordinar esfuerzos
• Tomar decisiones basados en información
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DIRECCION NACIONAL DE ADUANASSanto Domingo – Enero 2016
2.2 Diseñar
Estrategia
1. Hacer un
diagnóstico
2. 1. Sistema de
creencias
2.3 Construir las
herramientas
3. Socializar el
modelo
4. Gestión de
Iniciativas
2. Modelo de
Planificación
Modelo de Planificación Estratégica
Conductas Esperadas
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Asesoría
Diagnóstico
Qué es?
o Es un proceso de análisis
o Permite conocer la situación real de la organización en un momento
dado
Conocer qué?
o Sus fortalezas, en qué somos buenos y por qué lo somos
o Sus problemas, identificarlos, medirlos.
o Sus áreas de oportunidad
Factores Externos
• Políticas de Gobierno
• Coyunturas económicas
• Acuerdos Internacionales
Factores Internos
• Clima organizacional
• Procesos internos
• Tecnología instalada
• Funcionarios
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Asesoría
Mapas Estratégicos
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Asesoría
Indicadores
Un buen indicador debe ser:
• Completo – Tiene que representar al Objetivo
• Sensible - Reporta el esfuerzo del responsable
• Objetivo – Si es medido en distintas condiciones, tiene
que dar el mismo valor
• Eficiente – El esfuerzo de medirlo no tiene que ser
costoso
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Asesoría
Grupos de Interés
Se define como grupo de interés aquellas personas o grupos que tienen un
interés directo o indirecto en el proyecto y ademas sus acciones pueden
afectar pósitiva o negatívamente en el ciclo de vida del proyecto.
• Analizar de un modo constante y proactivo sus necesidades y expectativas
• Generar categorías que nos permitan analizar en mayor grado de detalles
dichas necesidades
• Definir los canales de comunicación y los mecanismos de gestión más
efectivos
Y para qué?
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Asesoría
Gestión de proyectos hace realidad la estrategia
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Asesoría
Objetivo: Control y
Facilitación
Agilidad en los Controles
% cumplimiento del Proyecto 100%
95%
Precinto Electrónico
Un ejemplo
Gestión de proyectos hace realidad la estrategia
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Asesoría
Gestión de Proyectos - Algunas definiciones
Qué es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear
un producto, servicio o resultado único
– Los proyectos tienen un principio y un final.
– Un proyecto SIEMPRE debe generar algo (y si sirve para algo, mejor).
– Ese “algo” debe ser único, es decir, que no surge de tareas repetitivas.
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Asesoría
Ejemplos de proyectos
Cuáles son proyectos?
Construir un edificio?
Pagar los sueldos?
Tramitar expedientes?
Acceso Maciel
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Caso de Estudio
“La aduana de Desembarco del Rey en el País de
los Siete Reinos” (II)
1. Determinar proyectos para el logro de las metas
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Un buen RP tiene la habilidad de hacer que las cosas sucedan
Liderazgo
Trabajo en equipo
Motivación y motivador
Comunicación
Toma de decisiones
Conocimientos
Negociación
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Capacidades de coordinación general y comunicación, combinando sus
conocimientos, su capacidad de gestión y sus habilidades interpersonales:
Responsable de Proyectos
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DIRECCION NACIONAL DE ADUANAS
Asesoría
Ciclo de vida de un proyecto
Definir la necesidad
• Propuesta de la idea
• Plasmarlo en papel: Acta de
constitución
• Elección del Director del Proyecto
• Definir objetivos
• Identificar interesados
• Recopilar requisitos
• Definir Alcance del proyecto
• Etapas del proyecto - Cronograma
Dirigir y gestionar la realización de las
actividades:
• Controlar RRHH
• Adquisiciones del proyecto
• Comunicar los avances
• Gestionar la calidad de los entregables
Monitorear el trabajo del proyecto:
• Control del cronograma
• Control del presupuesto
• Control de los riesgos
Gestionar los cambios
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DIRECCION NACIONAL DE ADUANAS
Asesoría
Gestión de Proyectos
Acta de constitución
Un proyecto no debe de comenzar sin contar con una Acta de Constitución
Definición del Director del Proyecto
Justificación / Antecedentes
Determinación del alcance
Estructura del proyecto
Cronograma general
Financiación
Identificación de interesados
Acta de
constitución
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Asesoría
Gestión de Alcance del Proyecto
Para qué definir el Alcance del Proyecto?
Para asegurar que el proyecto
comprenda TODO el trabajo requerido
y SÓLO el trabajo requerido
Con el fin de completar el proyecto
satisfactoriamente
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DIRECCION NACIONAL DE ADUANAS
Asesoría
Gestión de Alcance del Proyecto
Diferencia de Alcance Producto y Proyecto
Alcance del ProductoCaracterísticas y funciones que
caracterizan al producto, servicio
o resultado final
Alcance del ProyectoTrabajo a realizar para entregar el
producto, servicio o resultado con
las funciones y características
especificadas
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Asesoría
Gestión de Proyectos
Determinamos el alcance de nuestros proyectos
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Gestión del Tiempo
Sus proyectos terminan a tiempo?
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Asesoría
Gestión de Alcance del Proyecto
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
Producto Final Estructura Desglose de Trabajo
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Asesoría
Gestión de Alcance del Proyecto
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
Debe cumplir la regla del 100%
• Debe especificar el 100% del trabajo que se debe realizar y debe contener todos sus entregables
• La suma del trabajo de los “hijos” de un componente es el 100% del trabajo que requiere dicho
componente “padre”
• No puede incluir más del 100% del trabajo
• Regla aplicable también cuando se definan las actividades para cada paquete de trabajo (área
de conocimiento de tiempo)
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Asesoría
Gestión de Proyectos
Armamos EDT
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Gestión de Proyectos
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Alcance
Tiempo
Costo
Calidad
Recursos
Riesgo
Tiene que hacer que
las cosas pasen
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Asesoría
Herramientas para medir la estrategia
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Asesoría
El caso de la DNA
Aduana
Moderna
Actitud
proactivaFoco en
Resultados
Equipo – mismo
barco
Servicio
público
Expertos