SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA OFICIALÍA MAYOR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE OFICIALÍA MAYOR
15 DE AGOSTO DE 2005
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE OFICIALÍA MAYOR
Elaboró Aprobó Validó
Lic. Víctor Dal Pozzo López Director General de
Administración
Lic. Josefina A. Sánchez Reyes Oficial Mayor del Supremo
Tribunal de Justicia
Lic. José Antonio Ruiz Araujo Coordinador General del Instituto de
la Judicatura Sonorense
ÍNDICE
Página
I. INTRODUCCIÓN 1
II. OBJETIVO DEL MANUAL 3
III. RED DE PROCESOS 5
1. De la Dirección General de Administración 6
IV. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS 10
1. Descripción del procedimiento, formatos e instructivos
y diagramas de flujo, por procedimiento 11
1.1. De la Dirección General de Administración 12
I. INTRODUCCIÓN
1
I. INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Procedimientos de la Oficialía Mayor ha sido elaborado en
cumplimiento a un acuerdo del Pleno del Supremo Tribunal de Justicia y, es parte de un
proceso de modernización que se impulsa en sus órganos auxiliares administrativos con el
objeto de mejorar su eficacia y eficiencia al servir este documento como un instrumento de
apoyo a su personal en el desarrollo de sus actividades.
La red de procesos de este órgano auxiliar administrativo comprende la especificada
para cada una de sus unidades administrativas, así como la presentación de los
procedimientos desarrollados por las mismas, lo cual incluye en cada uno de ellos la
descripción del procedimiento, los formatos e instructivos utilizados y los diagramas de flujo
correspondientes a los procedimientos descritos.
El manual deberá actualizarse en la medida que se presenten cambios en su
contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica del órgano auxiliar
administrativo o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.
2
II. OBJETIVO DEL MANUAL
3
II. OBJETIVO DEL MANUAL
Compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que realiza la
Oficialía Mayor del Supremo Tribunal de Justicia, las unidades administrativas de la misma
que intervienen y los formatos a utilizar, estableciendo así los métodos y técnicas que deberá
seguir su personal para la realización de las actividades, además de precisar
responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las mismas, cuidando
que éstas atiendan a la misión del Poder Judicial del Estado.
4
III. RED DE PROCESOS
5
1. De la Dirección General de Administración
6
Dirección General de Administración Red de Procesos
Marco
Jurídico Proceso Subproceso Procedimientos Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora Artículo 98
Programación, presupuestación, ejercicio, registro y evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado
a) Programación presupuestación del gasto público del Poder Judicial del Estado
1. Elaboración del anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora
2. Elaboración del Programa Operativo Anual del Poder Judicial del Estado de Sonora
b) Ejercicio del gasto público del Poder Judicial del Estado
1. Elaboración de cheques y pago a proveedores y prestadores de servicios
c) Registro del gasto público del Poder Judicial del Estado
1. Conciliaciones bancarias 2. Formulación de estados
financieros y avance presupuestal
d) Evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado
1. Elaboración de los informes trimestrales de los programas presupuestos Poder Judicial del Estado de Sonora
2. Elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial del Estado de Sonora
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Trámite de nombramientos, remociones, renuncias, licencias y jubilaciones de los servidores públicos del Poder Judicial del Estado
a) Trámite de movimientos de personal del Poder Judicial del Estado
1. Trámite de movimientos de personal
Contratación, control y suministro de bienes y servicios para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado
a) Contratación de bienes y servicios para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado
1. Adquisición de materiales y servicios
2. Licitación pública 3. Licitación simplificada
b) Suministro de bienes y servicios para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado
1. Suministro de materiales y bienes muebles
Elaboración y actualización del catálogo e inventario de bienes al servicio del Poder Judicial del Estado
a) Actualización del inventario de bienes al servicio del Poder Judicial del Estado
1. Altas y bajas de bienes muebles
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Definición y operación de la política de cómputo del Poder Judicial del Estado
a) Operación de la política de cómputo del Poder Judicial del Estado
1. Atención de usuarios de servicios informáticos
9
IV. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
10
1. Descripción del procedimiento, formatos e instructivos y diagramas de flujo, por
procedimiento
11
1.1. De la Dirección General de Administración
12
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Programación, presupuestación, ejercicio, registro y evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Programación presupuestación del gasto público del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Elaboración del anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Integrar oportunamente el anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora para su trámite posterior, de conformidad con las disposiciones aplicables y la disponibilidad de recursos II. APLICACIÓN ( X ) GENERAL ( ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica a todos los procedimientos de elaboración de anteproyectos de Presupuesto de Egresos desarrollados por los órganos del Poder Judicial del Estado de Sonora IV. DEFINICIONES STJ: Supremo Tribunal de Justicia GES: Gobierno del Estado de Sonora OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración SH: Secretaría de Hacienda POA: Programa Operativo Anual APE: Anteproyecto de Presupuesto de Egresos V. REFERENCIAS
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal Reglamento de la Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y
Gasto Público Estatal Reglamento Interior de Oficialía Mayor del Supremo Tribunal de Justicia Decreto del Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de Sonora
VI. POLÍTICAS 1. La elaboración del anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del
Estado de Sonora atenderá a las directrices que establezcan el Plan Estatal de Desarrollo y el Pleno del Supremo Tribunal de Justicia
2. La estructura programática se definirá coordinadamente con la Secretaría de Hacienda 3. Se determinarán las prioridades y objetivos a alcanzar partiendo del análisis cuantitativo
y de acuerdo a las indicaciones del Presidente del STJ
• • • •
• •
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4. La nómina del Poder Judicial se deberá actualizar para su incorporación en el anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora
5. La proyección del ejercicio presupuestal a diciembre se tomará como información base para estimaciones
6. Se formularán individualmente los nuevos proyectos susceptibles de incorporarse al anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora
7. El anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora se formulará con base en su POA y ajustándose a los lineamientos emitidos por la Secretaría de Hacienda
8. El anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Poder Judicial se deberá someter a la aprobación del Pleno del STJ
VII. PRODUCTOS 1. Anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora VIII. CLIENTE(S) 1. Presidente del STJ 2. Oficial Mayor 3. Órganos del Poder Judicial 4. Secretaría de Hacienda del Ejecutivo Estatal IX. INDICADORES N° anteproyectos del presupuesto de egresos aprobados / Total de anteproyectos del presupuesto de egresos elaborados X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS OMDGA-001. Anteproyecto del Presupuesto de Egresos XI. ANEXOS OMDGA-026. Diagrama de flujo del procedimiento elaboración del anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora. XII. RESPONSABILIDADES Titular de la OM •
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•
•
•
•
Remitir a la DGA oficio y lineamientos para la formulación del anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora Recibir instrucciones del Presidente del STJ sobre las prioridades que deben de
incorporarse en el anteproyecto Remitir al Presidente del STJ el anteproyecto
Titular de la DGA
Recibir y analizar lineamientos para la formulación del anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora Coordinarse con la Secretaría de Hacienda para definir la estructura programática del
Poder Judicial Analizar, proyectar y elaborar el anteproyecto, de conformidad a los lineamientos y
disponibilidad de recursos Remitir el anteproyecto al titular de la Oficialía Mayor
Personal de la DGA
Actualizar la nómina vigente a la fecha de la elaboración del anteproyecto
14
• • • • •
Elaborar la plantilla de personal para sustentar nuevos proyectos Elaborar la relación del personal candidato a ser promovido Integrar el anteproyecto Proyectar los recursos financieros para nuevos proyectos susceptibles de incorporarse Captar, analizar, proyectar, capturar e imprimir la información del anteproyecto
XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Descripción de Actividades Registro Dirección General de Administración
1. Recibe oficio y lineamientos enviados por la Secretaría de Hacienda para la formulación del anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora
Oficio Lineamientos
2. Analiza lineamientos y define estructura programática en coordinación con la Secretaría de Hacienda
3. Realiza proyección anual de recursos presupuestales, que comprende la actualización y anualización de la nómina del personal judicial por unidad responsable y los requerimientos de suministros, bienes y servicios por partida
4. Recibe información de proyectos prioritarios para su incorporación en el anteproyecto
5. Elabora el anteproyecto por programas, partidas, unidades responsables nuevos proyectos y demás conceptos de acuerdo a los lineamientos
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6. Captura el anteproyecto en los formatos correspondientes
7. Integra el anteproyecto Libro
8. Turna anteproyecto a Oficialía Mayor
Oficialía Mayor 9. Recibe anteproyecto y turna al Presidente del STJ
Presidencia del STJ 10. Recibe anteproyecto y lo somete a la consideración del Pleno del STJ para su revisión y, en su caso, aprobación
“Si el anteproyecto no es aprobado”
Dirección General de Administración
11. Procede a elaborar un nuevo anteproyecto
16
“Si el anteproyecto es aprobado”
12. Genera libro del proyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial
Libro
13. Captura el proyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial en la página electrónica del Gobierno del Estado de Sonora
14. Turna proyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial a Oficialía Mayor para su remisión a las instancias correspondientes
15. Archiva documento
Fin del procedimiento
17
OMDGA-001
GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA Anteproyecto de Presupuesto de Egresos
Proceso: Organismo: Unidad Responsable: Eje Rector: Programa: Categoría Programática: Problemática: Impacto: Beneficiarios: Objetivos: Prioridad:
Indicadores
Num. Denominación Tipo Fórmula Meta
Totales de Presupuesto (ANUAL) por Capítulo (a nivel proceso)
2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000 9000 Total
18
GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA
Anteproyecto de Presupuesto de Egresos
Proceso: Línea de Acción: METAS
Num. Meta T. de Meta
U. de Medida Total
Recursos Registrados
Partida Total Estatal Federal Federalizado Municipio Propios Otros
19
Anteproyecto de Presupuesto de Egresos
Nota: Este formato se ha venido abriendo para la captura del anteproyecto de Presupuesto de Egresos en una página electrónica del Gobierno del Estado en la época de la formulación, por un período determinado y se conforma con la estructura programática autorizada, POA e información financiera para el ejercicio que se programa.
La primera parte se refiere al encabezado del formato. La segunda parte corresponde al cuerpo del formato.
El cuerpo del formato considera seis apartados:
Primer apartado comprende los siguientes elementos:
Proceso: La información correspondiente a este renglón la registra automáticamente el sistema, previa captura de la información referida a la estructura programática autorizada. Esta información aparece al inicio de cada una de las hojas que integran el anteproyecto de presupuesto de las unidades responsables.
Organismo: Se anotará la clave y el nombre de la dependencia sin abreviaturas.
Unidad Responsable: Se anotará la clave y el nombre de la unidad responsable.
Eje Rector: Se anotará el número del eje rector (un dígito) del Plan Estatal de Desarrollo donde se ubican las actividades a desarrollar, así como su denominación conforme lo indique la estructura programática autorizada al Poder Judicial.
Programa: Se anotará la clave o número del programa, equivalente al objetivo correspondiente del eje rector, así como su denominación conforme lo indique la estructura programática autorizada.
Categoría Programática: Se anotará la codificación que corresponda a esta categoría y su denominación conforme lo indique la estructura programática autorizada. Esta categoría se compone de las letras “A”, que es la actividad institucional, “P” Proyecto estratégico y la “I” que son los proyectos de inversión, a las que se les adicionan dos dígitos consecutivos iniciando con 01. Ejemplo para STJ sería A01.
Problemática: Cada unidad responsable describirá en síntesis y con la mayor precisión posible el problema a atender.
Impacto: Se describirá la conversión positiva de los problemas o situaciones insatisfechas con visión de futuro a mediano y largo plazo.
Beneficiarios: Se describirá el conjunto de personas que se beneficiarán directamente por los bienes o servicios que genere la actividad o el proyecto correspondiente al año que se programa.
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Objetivos: Se describirá la intención de transformar el problema considerado. Las acciones de carácter cualitativo, que constituyen el propósito a alcanzar mediante la ejecución del programa - presupuesto correspondiente.
Prioridad: Se refiere al orden de importancia y se identificará con números progresivos (1,2,3).
Segundo apartado se refiere a la información de indicadores tales como:
Número: Se anotará el número de indicador correspondiente en forma progresiva.
Denominación: Se describirá el nombre de cada indicador.
Tipo: Se anotará a qué tipo de indicador corresponde (Impacto, Producto o Resultado)
Fórmula: Se describirá el valor numérico de la variable indicada en el (POA) de cada unidad responsable, es decir, la situación actual de la variable sobre el valor al que deseamos llegar al finalizar el ejercicio y se multiplicará por 100. Ejemplo: 1,212 / 1,400 *100.
Meta: se anotará la perspectiva del indicador al cierre del ejercicio.
Tercer apartado denominado totales de presupuesto (anual) por capítulo (a nivel de procesos).
La información correspondiente a este apartado referente a capítulos y total, el sistema automáticamente registrará las cantidades en cada uno de ellos, previa captura de la información del presupuesto a nivel de partida. Esta información proviene del apartado número (6).
Cuarto apartado se conforma con los siguientes elementos:
Proceso: (Ídem al primer párrafo del primer apartado).
Línea de Acción: Se describirá la manera de lograr el objetivo. Se anotarán los dígitos (3) en orden progresivo (001, 002), y se describirá el conjunto de acciones concretas, que forman parte de las estrategias y del ámbito de las funciones de la dependencia.
Quinto apartado es referido a metas y se integra por cinco columnas:
Primera columna: “Número”: Se anotará la identificación numérica en orden progresivo para identificar la cantidad de metas programadas (01,02).
Segunda columna: “Meta”: Se describirá la expresión concreta de las metas.
Tercera columna: “Tipo de meta”: Se describirá a qué tipo corresponde cada meta. En el caso del Poder Judicial se anotará el concepto ”producto”.
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En la cuarta columna: “Unidad de medida”: Se describirá el elemento principal de la meta. El concepto general o representativo del producto que se pretende lograr y ofrezca además un referente para un mejor análisis y evaluación de los resultados establecidos como meta.
Quinta columna: “Total”: El sistema registrará el total de esta columna automáticamente previa captura del calendario de realización de cada una de las metas. El calendario capturado no se observa a la vista de este formato, pero se encuentra registrado internamente en el sistema.
Sexto apartado denominado recursos registrados se conforma de ocho columnas con los siguientes elementos:
Primera columna: “Partida”: Se anotará la codificación correspondiente a cada partida que se necesite programar para el siguiente ejercicio, al hacerlo el sistema automáticamente registrará la denominación para cada una de ellas.
Segunda columna: “Total”: Se registrarán los recursos totales de cada partida con lo que se conformarán los montos definitivos para el ejercicio que se programa.
Tercera columna: “Estatal”: Una vez capturada la información presupuestal, el sistema registrará automáticamente el total de los recursos provenientes del Estado.
Nota: Esta columna es la que regularmente se usa para la formulación del Presupuesto del Poder Judicial.
Cuarta columna: “Federal”: Una vez capturada la información presupuestal, el sistema registrará automáticamente el total de los recursos referentes a esta columna, es decir, se describirán los recursos provenientes de la federación que pueden ser mezclados con recursos estatales o asignados en forma directa por el Gobierno Federal a las dependencias estatales para ciertos programas u obras.
Quinta columna: “Federalizado”: Una vez capturada la información presupuestal, el sistema registrará automáticamente el total de los recursos referentes a esta columna, es decir, se describirán los montos de recursos estimados provenientes de la federación que se registrarán contablemente como recursos del Gobierno del Estado, por lo que se denominan recursos federalizados o estatales.
Sexta columna: “Municipio”: Una vez capturada la información presupuestal, el sistema registrará automáticamente el total de recursos referentes a esta columna, es decir, se registrarán los recursos provenientes de los municipios.
Octava columna: “Propios”: Una vez capturada la información presupuestal, el sistema registrará automáticamente el total de los recursos referentes a esta columna, es decir, se registrarán los recursos propios que provengan de las dependencias o de sus organismos.
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Novena columna: “Otros”: Una vez capturada la información presupuestal, el sistema registrará automáticamente el total de los recursos referentes a esta columna, es decir, se registrarán los recursos provenientes de otras fuentes como rendimientos financieros y recursos propios, aportaciones de los ayuntamientos y beneficiarios etcétera.
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OMDGA-026
DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 1 de 3
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento: Elaboración del anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de
Administración Oficialía Mayor Presidencia del STJ
Recibe oficio y lineamientos para
elaboración de APE
Analiza y define estructura
programática con SH
Realiza proyección anual de recursos
presupuestales
Inicio
Recibe información de proyectos prioritarios
1
Elabora APE A
24
DIAGRAMA DE FLUJO
Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 2 de 3
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento: Elaboración del anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de
Administración Oficialía Mayor Presidencia del STJ
No
Sí
1
2
Se aprueba
APE
Turna APE a Oficialía Mayor
Recibe APE y turna
a Presidencia
Captura APE en formatos
correspondientes
Recibe APE y somete a aprobación
del Pleno del STJ
A
Integra documento APE
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DIAGRAMA DE FLUJO
Órgano Auxiliar Administrativo Oficialía Mayor
Hoja: 3 de 3
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento: Elaboración del anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de
Administración Oficialía Mayor Presidencia del STJ
Genera libro de APE
Captura proyecto de presupuesto en
página electrónica del GES
2
Archiva
Turna Proyecto a OM para su remisión
a instancias correspondientes
Fin
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ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Programación, presupuestación, ejercicio, registro y evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Programación presupuestación del gasto público del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Elaboración del Programa Operativo Anual del Poder Judicial del Estado de Sonora I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Integrar oportunamente el Programa Operativo Anual para los efectos legales que correspondan, de acuerdo a las necesidades del Poder Judicial para el corto plazo II. APLICACIÓN ( X ) GENERAL ( ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica a todos los procedimientos de elaboración del Programa Operativo Anual desarrollados por los órganos del Poder Judicial del Estado de Sonora IV. DEFINICIONES PJE: Poder Judicial del Estado STJ: Supremo Tribunal de Justicia DGA: Dirección General de Administración SHPEE: Secretaría de Hacienda del Poder Ejecutivo del Estado PED: Plan Estatal de Desarrollo POA: Programa Operativo Anual V. REFERENCIAS
Ley de Planeación del Estado de Sonora VI. POLÍTICAS 1. Se deberá analizar la situación actual del Poder Judicial previa la elaboración del
Programa Operativo Anual 2. Las prioridades a atender se determinarán con relación a la programación del año
siguiente VII. PRODUCTOS 1. Programa Operativo Anual del Poder Judicial del Estado de Sonora VIII. CLIENTE(S) 1. Presidente del Supremo Tribunal de Justicia 2. Oficialía Mayor 3. Órganos del Poder Judicial 4. Secretaría de Hacienda IX. INDICADORES N° de Programas Operativos Anuales aprobados / Total de Programas Operativos Anuales elaborados
•
27
X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS OMDGA-002. Programa Operativo Anual XI. ANEXOS OMDGA-027. Diagrama de flujo del procedimiento elaboración del programa Operativo Anual del Poder Judicial del Estado de Sonora XII. RESPONSABILIDADES Titular de la DGA •
•
•
• • • •
Considerar las prioridades indicadas por el Presidente del STJ que se incluirán en el POA Vigilar que los órganos del PJE apliquen los lineamientos de la Secretaría de Hacienda
para la formulación del POA Turnar el POA al Oficial Mayor para su remisión a las instancias correspondientes
Personal de la DGA
Coordinar la formulación, captura e integración del POA del PJE Asesorar al personal de los órganos del Poder Judicial en la elaboración del POA Analizar la información relativa para la elaboración del POA Integrar y generar los libros del POA y archivar en disco
XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Descripción de Actividades Registro
Dirección General de Administración
1. Asiste a reunión a la Secretaría de Hacienda para conocer las instrucciones para la elaboración del POA
2. Analiza instrucciones e información base para la programación del año siguiente
3. Coordina las actividades de los órganos del Poder Judicial en la elaboración del POA
4. Vacía información del POA en el formato indicado por la Secretaría de Hacienda
Formato
5. Integra POA y remite a Oficialía Mayor Programa Operativo Anual
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Oficialía Mayor 6. Recibe documento POA y turna al Presidente del STJ
Presidencia 7. Recibe y somete POA a la consideración del Pleno para su aprobación y turna a Dirección General de Administración
“Si el POA no es aprobado”
Dirección General de Administración
8. Procede de nuevo a vaciar la información del POA en el formato indicado por la Secretaría de Hacienda
“Si el POA es aprobado”
9. Genera libros y captura información en la página electrónica del Gobierno del Estado en el formato denominado anteproyecto del Presupuesto de Egresos
Libro
10. Turna POA a Oficialía Mayor para remisión a instancias correspondientes
11. Archiva POA
Fin del procedimiento
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OMDGA-002
• • •
Programa Operativo Anual
Dependencia: Entidad: Unidad Administrativa:
Misión de la Dependencia Cédula programática de la Actividad o Proceso, o del
Proyecto que se expone a continuación
Programa: Actividad institucional (CP): Proceso: Proyecto estratégico P:
1.- PROBLEMÁTICA o situación a atender Con la Actividad, Proceso o Proyecto estratégico referido: 2. IMPACTO deseado Visión al cierre de la administración con relación a la problemática o situación a atender: 3.-BENEFICIARIOS ¿Quiénes? 4.- OBJETIVO: Para contribuir al Impacto deseado: 5.- LINEAS DE ACCIÓN: Para lograr el objetivo planteado. Numerar las líneas de acción en orden de secuencia lógica, aún cuando representen frentes de trabajo simultáneos y considere que por cada una de ellas se establecerá mas adelante el respectivo indicador de producto. 6. INDICADORES Y METAS Para poder medir y evaluar los desempeños correspondientes durante y al finalizar el ejercicio para el que se programa. 6.1 Indicador (es) de Impacto (s). Denominación: a) Variable(s): b) Fórmula (si tiene dos ó mas variables): c) Situación actual (valor numérico del indicador, real o estimado a la fecha actual): d) Meta (valor numérico del indicador para el ejercicio que se programa):
30
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6.2 Indicador (es) de Resultado (s) Con relación al objetivo planteado. Pueden ser uno o más indicadores. Por cada indicador, anote su denominación y enseguida lo que corresponda a lo enunciado en los incisos de a) a d) del apartado anterior (6.1). Denominación: a) Variable(s): b) Fórmula si se tiene dos o más variables: c) Situación actual (valor numérico del indicador, real o estimado a la fecha actual): d) Meta (valor numérico del indicador para el ejercicio que corresponda): 6.3 Indicador (es) de Producto (s) Por cada línea de acción defina la meta de producto respectiva con su unidad de medida y calendarización por trimestre (I, II, III, IV).
Programa Operativo Anual
La primera parte se refiere al encabezado del formato.
La segunda parte corresponde al cuerpo del formato. El cuerpo del formato se compone por tres apartados:
Primer apartado se describirán los siguientes elementos:
Dependencia: Se anotará la clave y el nombre de la dependencia sin abreviaturas.
Entidad: Se anotará el nombre del Estado (Sonora).
Unidad Responsable: se anotará la clave y el nombre de la unidad responsable.
Misión de la Dependencia: Se describirá en un enunciado breve y sencillo el encargo que le da la sociedad a la dependencia o unidad responsable, la razón que justifica su existencia, le da sentido y considera su propósito fundamental. En sí el fin último de la Institución dentro del entorno y de la sociedad en general. En nuestro caso, la misión de la dependencia será la que se describa en todas sus unidades responsables.
Segundo apartado se denomina Cédula programática de la actividad o proceso, o del proyecto que se expone a continuación. Considera los siguientes elementos:
Programa: e anotará la clave o número del programa, equivalente al objetivo correspondiente del eje rector, así como su denominación conforme lo indique la estructura programática autorizada.
Actividad institucional (CP): Se anotará la codificación con la que se identifica a esta categoría para cada unidad responsable así como su denominación conforme lo indique la estructura programática autorizada.
Proceso: Se anotará la codificación con la que se identifica a esta categoría para cada unidad responsable así como su denominación conforme lo indique la estructura programática autorizada.
Proyecto estratégico: Se anotará la codificación con la que se identifica a esta categoría para cada unidad responsable, así como su denominación conforme lo indique la estructura programática autorizada.
Tercer apartado comprende el llenado en si de la información del POA considerando lo siguiente:
1. Problemática o situación a atender: Con la actividad, proceso o proyecto estratégico referido. Cada unidad responsable describirá en síntesis y con la mayor precisión posible el problema a atender.
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2. Impacto deseado: Visión al cierre de la administración con relación a la problemática o situación a atender. Se describirá la conversión positiva de los problemas o situaciones insatisfechas con visión de futuro a mediano y largo plazo.
3. Beneficiarios: ¿Quiénes?: Se describirá el conjunto de personas que se beneficiarán directamente por los bienes o servicios que genere la actividad o el proyecto correspondiente en el año para el cual se programa.
4. Objetivo: Para contribuir al impacto deseado se describirá la intención de transformar el problema considerado. Las acciones de carácter cualitativo, que constituyen el propósito a alcanzar mediante la ejecución del programa- presupuesto correspondiente.
5. Líneas de acción: Para lograr el objetivo planteado. Numerar las líneas de acción en orden de secuencia lógica, aún cuando representen frentes de trabajo simultáneos y considere que por cada una de ellas se establecerá más adelante el respectivo indicador de producto. Se describirá la manera de lograr el objetivo. Se anotarán los dígitos (3) en orden progresivo (001,002), y se describirá el conjunto de acciones concretas, que forman parte, de las estrategias y del ámbito de las funciones de la dependencia.
6. Indicadores y metas: Para poder medir y evaluar los desempeños correspondientes durante y al finalizar el ejercicio para el año que se programa. Se describirá la señal que nos diga cómo se comporta un fenómeno. Deben establecerse considerando que permitan posteriormente medir y evaluar los avances y logros correspondientes. A cada indicador se le debe de asignar un valor numérico que será la meta respectiva. El indicador siempre contendrá una o más variables, en ellas se utilizarán tres tipos de indicadores (Impacto, Resultado y Producto).
6.1. Indicador (es) de Impacto (s): Denominación, Se describirá lo referente al impacto deseado, esto es para medir la transformación del problema considerado.
a). Variable (s): Se describirá la variable que se identifica con la transformación deseada (lo que queremos medir o evaluar). Ejemplo: (Número de tocas resueltas / Tocas recibidas) * 100.
b). Fórmula: Si tiene dos ó más variables, su descripción será similar a la anterior. Se describirá el valor numérico de la variable de cada unidad responsable. Es decir la situación actual de la variable sobre el valor al que deseamos llegar al finalizar el ejercicio y se multiplicará por 100. Ejemplo; 1,345 / 1,446 * 100.
c). Situación actual: Valor numérico del indicador, real o estimado a la fecha actual. Se anotará la situación actual en forma porcentual en relación a la variable descrita anteriormente. Ejemplo: 90%.
d). Meta: valor numérico del indicador para el ejercicio que se programa. Se anotará la situación a la que deseamos llegar al cierre del ejercicio en término porcentual. Ejemplo: 92%.
33
6.2. Indicador (es) de Resultado (s). Con relación al objetivo planteado. Pueden ser uno o más indicadores. Para cada indicador anote su denominación y enseguida lo que corresponda a lo enunciado en los incisos de a) a d) del apartado anterior (6.1), es decir, se seguirán los pasos del Indicador descrito anteriormente.
6.3 Indicador (es) de producto (s): En cada unidad responsable. Par cada línea de acción se describirán las metas de producto respectivo en orden progresivo (01), su unidad de medida y calendarización por trimestre (I, II, III, IV). Para la formulación de metas: Se describirá la expresión concreta de la meta. Ejemplo: Meta 01: Unidad de Medida:
Cantidad: Calendario: I II III IV
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OMDGA027
DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 1 de 2
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento: Elaboración del Programa Operativo Anual del Poder Judicial del Estado de Sonora
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de
Administración Oficialía Mayor Presidencia del STJ
Analiza instrucciones e
información para programación año
Coordina actividades del PJE en la
elaboración del POA
Inicio
Vacía información en formato de SH
1
Integra POA y remite a OM
A
Asiste a reunión con SH para conocer
instrucciones
Recibe POA y turna a Presidente del STJ
Recibe y somete POA a
consideración del Pleno del STJ
35
DIAGRAMA DE FLUJO
Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 2 de 2
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento: Elaboración del Programa Operativo Anual del Poder Judicial del Estado de Sonora
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de
Administración Oficialía Mayor Presidencia del STJ
No
Sí
1
Genera libro y captura en página
electrónica del GES
Turna POA a OM para remisión a
instancias correspondientes
Archiva
Fin
Se aprueba
POA A
36
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Programación, presupuestación, ejercicio, registro y evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Ejercicio del gasto público de Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Elaboración de cheques y pago a proveedores y prestadores de servicios I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar el pago de las adquisiciones de bienes y servicios que se realicen para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado, de acuerdo al presupuesto aprobado II. APLICACIÓN ( ) GENERAL ( X ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica al procedimiento de elaboración de cheques y pago a proveedores y prestadores de servicios desarrollado por la Dirección General de Administración IV. DEFINICIONES OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración V. REFERENCIAS
Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal Reglamento Interior de Oficialía Mayor del Supremo Tribunal de Justicia
VI. POLÍTICAS 1. Para la elaboración del cheque será requisito indispensable que las facturas reúnan los
requisitos fiscales 2. Se anexará a la póliza de cheque comprobantes de pago correspondientes y se
elaborará la relación de cheques antes de pasar a firma 3. Se deberá sellar cada comprobante de pago correspondiente al cheque emitido, lo cual
incluirá el número del mismo y la fecha de pago 4. El envío de cheques órganos foráneos deberá acompañarse por oficio VII. PRODUCTOS 1. Cheque de pago a proveedores y prestadores de servicios VIII. CLIENTE(S) 1. Oficial Mayor 2. Proveedores 3. Prestadores de servicios IX. INDICADORES N° de cheques entregados / Total de cheques emitidos X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
• • •
37
OMDGA-003. Póliza de cheque OMDGA-004. Hoja de relación de cheques OMDGA-005. Guía de envío XI. ANEXOS OMDGA-028: Diagrama de flujo del procedimiento elaboración de cheques y pago a proveedores y prestadores de servicios XII. RESPONSABILIDADES Titular de la OM •
•
• • • •
• • • • • •
Firmar cheques de pago a proveedores y prestadores de servicios Titular de la DGA
Firmar cheques de pago a proveedores y prestadores de servicios Personal de la DGA
Verificar saldos de cuentas bancarias Verificar requisitos fiscales de la factura Verificar firma de persona que autoriza la factura Verificar cargo a partidas correspondientes de póliza de cheques, concepto e importe del
mismo Elaborar pólizas de cheques Elaborar oficios para remitir cheques a órganos foráneos Elaborar guía para envío de cheques a órganos foráneos Cotejar hoja de relación de cheques con cheques para firma Sellar comprobantes de pago de cheques emitidos Entregar cheques a proveedores y prestadores de servicios locales
XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Descripción de Actividades Registro Dirección General de Administración
1. Recibe directamente facturas de proveedores o prestadores de servicios o mediante correspondencia cuando se trata de órganos foráneos del Poder Judicial
2. Verifica requisitos fiscales, firma autorizada u oficio correspondiente para pago a proveedores y prestadores de servicios
38
3. Verifica saldo en bancos de cuenta de cheques
“Si no hay saldo”
4. Realiza transferencia
“Si hay saldo”
5. Elabora cheque Cheque Póliza de cheque
6. Verifica cargo a partida y órgano correspondiente, importe y concepto contra factura
7. Elabora hoja de relación de cheques Relación de cheques
8. Firma cheques y turna a Oficialía Mayor
Oficialía Mayor 9. Recibe cheques y firma y turna a la Dirección General de Administración
39
Dirección General de Administración
10. Recibe cheques y verifica con hoja de relación de cheques
“Si es pago foráneo”
11. Elabora oficio y guía y envía a órgano foráneo para que realice el pago
Oficio Guía
“Si es pago local”
12. Realiza pago a proveedores y prestadores de servicios
13. Fin del Procedimiento
40
OMDGA--003
Póliza de cheque
Fecha Páguese por este cheque a
$
Moneda nacional Firmas autorizadas Concepto del pago:
Firma cheque recibido
Cuenta Nombre Debe Haber Póliza No. Hecho por: Revisado por: Autorizado por: Sumas
iguales
41
Póliza de cheque
Fecha: Fecha en que se emite el cheque.
Páguese por este cheque a: Nombre del beneficiario quien cobrará el cheque.
$ (Moneda nacional): Importe del cheque, con número y letra.
Firmas autorizadas: Nombre de los titulares que firman el cheque.
Concepto del pago: En este rubro se indican las facturas que cubrirán este cheque, el concepto de las partidas y las unidades administrativas que afectan.
Firma cheque recibido: Firma de la persona que recibe el cheque al momento de ser entregado
En los cuatro siguientes recuadros se detalla la póliza del cheque:
Cuenta: Es la clave de la partida que se afecta.
Nombre: Es el nombre de la partida que se afecta, así como el de la unidad administrativa.
Debe: Importe del cargo a la partida.
Haber: Importe del abono a la partida.
Póliza no.: Número de póliza consecutivo que relaciona al cheque.
Hecho por: Nombre de la persona quien elabora el cheque.
Revisado por: Antefirma de la persona quien revisa el cheque.
Autorizado por: Nombre de la persona quien autoriza el cheque.
Sumas iguales: Total de las columnas de Debe y Haber.
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OMDGA-004
Hoja de relación de cheques
Supremo Tribunal de Justicia
Fecha T o t a l Fecha No. Cheque Beneficiario Importe
Relación de cheques para firma
43
Hoja de relación de cheques
Fecha: Fecha en que es elaborada la relación de cheques para firma.
Importe: Total: suma total del importe de todos los cheques contenidos en la relación.
Fecha: Fecha en que se emite el cheque.
No. Cheque: Número correspondiente al cheque que se emite.
Beneficiario: Nombre de la persona o institución beneficiaria correspondiente al número de cheque.
Importe: cantidad correspondiente al número de cheque.
44
OMDGA-005
Guía de envío
N° de contrato
Valija(s) Envase(s) Paquete(s) Sobre(s) Remitente: Supremo Tribunal de Justicia Hermosillo, Sonora
Consignatario:
Peso: Hermosillo, Sonora A de de
Por remitente Nombre y firma:
Recibí por Cia. de servicio Nombre y firma:
Recibí por consignatario Nombre y firma:
Fecha: Hora: Fecha: Hora:
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Guía de envío
N° de contrato: Número de contrato que asigna la empresa encargada de la entrega de paquetería.
En los cuadros de Valija(s), Envase(s), Paquete(s) y/o Sobre(s): Se especifica la cantidad correspondiente de cada uno de ellos.
Remitente: Nombre de la Dirección General de Administración quien realiza el envío de paquetería.
Consignatario: Nombre de la persona y órgano jurisdiccional quien a quien se le envía la paquetería.
Peso: Peso aproximado del paquete.
A: Fecha en que se envía el paquete.
Por remitente nombre y firma: Nombre de la persona y firma de quien realiza el envío de paquetería.
Recibí por Cía. de servicio nombre y firma: Nombre y firma de la persona de la compañía quien recibe la paquetería por parte del Supremo Tribunal de Justicia y se encarga de enviarla, en ese mismo recuadro se anota la fecha y hora cuando se recibe.
Recibí por consignatario nombre y firma: Nombre y firma de la persona a quien se le envía la paquetería, en ese mismo recuadro se anota la fecha y hora cuando se recibe.
46
OMDGA-028
DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 1 de 3
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento Elaboración de cheques y pago a proveedores y prestadores de servicios
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de Administración Oficialía Mayor
No
Sí
Recibe facturas de proveedores
Verifica requisitos fiscales de
autorización de gasto
Verifica saldo en
bancos
Hay saldo
Realiza
transferencia
Elabora cheque
1
Inicio
47
DIAGRAMA DE FLUJO
Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 2 de 3
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento Elaboración de cheques y pago a proveedores y prestadores de servicios
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de Administración Oficialía Mayor
Sí
No
Verifica cargo a partida y órgano e importe y concepto
1
Elabora hoja de relación de cheques
Firma cheques y
turna a OM
Recibe y firma y
turna a DGA
Recibe y verifica con hoja de relación de
cheques
Es pago foráneos
Elabora oficio y guía y envía a órgano
foráneo para pago
2
48
DIAGRAMA DE FLUJO
Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 3 de 3
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento Elaboración de cheques y pago a proveedores y prestadores de servicios
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de Administración Oficialía Mayor
Realiza pago a proveedores y prestadores de
servicios
2
Archiva
Fin
49
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Programación, presupuestación, ejercicio, registro y evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Registro del gasto público del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Conciliaciones bancarias I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Verificar inconsistencias en los movimientos bancarios registrados en estados de cuenta y los registrados en el libro auxiliar de bancos II. APLICACIÓN ( ) GENERAL ( X ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica al procedimiento de conciliaciones bancarias desarrollado por la Dirección General de Administración IV. DEFINICIONES OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración V. REFERENCIAS
Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal Reglamento Interior de Oficialía Mayor del Supremo Tribunal de Justicia
VI. POLÍTICAS 1. La conciliaciones bancarias se realizarán cuando se reciban los estados de cuenta o
cuando sea necesario, debiéndose solicitar dichos estados para el efecto 2. Deberán comprender todos los movimientos bancarios realizados en el período de que
se trate 3. Si existiesen diferencias en las conciliaciones, deberá solicitarse por escrito la aclaración
a la institución bancaria VII. PRODUCTOS 1. Conciliación bancaria VIII. CLIENTE(S) 1. Oficial Mayor IX. INDICADORES N° de conciliaciones bancarias / Total de estados de cuenta X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS OMDGA-006. Libro auxiliar de banco XI. ANEXOS OMDGA-029. Diagrama de flujo del procedimiento de conciliaciones bancarias XII. RESPONSABILIDADES Titular de la DGA
• • •
50
•
• • •
Firmar oficios de aclaraciones dirigidos a instituciones bancarias Personal de la DGA
Realizar registros en libro auxiliar de bancos Realizar conciliaciones bancarias Elaborar oficio de aclaración dirigido a instituciones bancarias en caso de haber
diferencias en las conciliaciones XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Descripción de Actividades Registro Dirección General de Administración
1. Registra en libro auxiliar de bancos depósitos y cheques y obtiene saldo
Libro auxiliar de bancos
2. Recibe estados de cuenta bancario Estado de cuenta
3. Concilia estados de cuenta con saldo de libro auxiliar de bancos
“Si hay diferencias”
4. Elabora oficio solicitando informe a institución bancaria respectiva
Oficio
5. Recibe informe de institución bancaria
Informe
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XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Descripción de Actividades Registro
6. Realiza aplicación contable de las diferencias
7. Archiva informe de institución bancaria
Informe
Fin del procedimiento
52
OMDGA-006
Libro auxiliar de banco Banco: Cuenta: Año: Póliza Fecha Cheque Beneficiario Ingreso Egreso Saldo Concepto
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Libro auxiliar de banco
Banco: Nombre de la institución bancaria.
Cuenta: Número de cuenta bancaria.
Año: Año a registrar.
Póliza: Número de póliza correspondiente a cheques emitidos, este es consecutivo y único.
Fecha: Fecha en que se emite el cheque o se realiza el depósito.
Cheque: Número correspondiente al cheque emitido. En caso de ser un Depósito se escribe la palabra “Depósito”.
Beneficiario: Nombre de la persona a quien se emite el cheque.
Ingreso: Importe del ingreso del depósito
Egreso: Egreso de cheque emitido.
Saldo: Resultado de la suma total de ingresos menos la suma total de egresos al registro.
Concepto: Observación respecto al ingreso o egreso.
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OMDGA-029
DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 1 de 2
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento: Conciliaciones bancarias
Fecha de revisión: 01/08/05
No
Sí
Inicio
1
Recibe estados de cuenta bancarios
Concilia estados de cuenta con saldo en
libro auxiliar
Hay diferencias A
Solicita informe a institución bancaria
Registra en libro depósitos y cheques
y obtiene saldo
55
DIAGRAMA DE FLUJO
Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 2 de 2
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento: Conciliaciones bancarias
Fecha de revisión: 01/08/05
1
Archiva
Fin
Recibe informe
A
Realiza aplicación contable de las
diferencias
56
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Programación, presupuestación, ejercicio, registro y evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Registro del gasto público del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Formulación de estados financieros y avance presupuestal I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Emitir los estados financieros y avance presupuestal para efectos de seguimiento y control del ejercicio del gasto público del Poder Judicial del Estado II. APLICACIÓN ( ) GENERAL ( X ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica al procedimiento de formulación de estados financieros y avance presupuestal desarrollado por la Dirección General de Administración IV. DEFINICIONES OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración V. REFERENCIAS
Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal Reglamento Interior de Oficialía Mayor del Supremo Tribunal de Justicia
VI. POLÍTICAS 1. Los estados financieros y avance presupuestal deberán formularse mensual y
trimestralmente VII. PRODUCTOS 1. Estados financieros 2. Avance presupuestal VIII. CLIENTE(S) 1. Oficial Mayor 2. Visitador General y Contralor IX. INDICADORES N° de estados financieros emitidos / Total de estados financieros formulados N° de avances presupuestales emitidos / Total de avances presupuestales formulados X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS No aplica XI. ANEXOS OMDGA-030. Diagrama de flujo del procedimiento formulación de estados financieros y avance presupuestal XII. RESPONSABILIDADES Titular de la OM
• • •
57
• •
•
• • • • •
Firmar los estados financieros y avance presupuestal Enviar a la Visitaduría Judicial y Contraloría los estados financieros y avance
presupuestal Titular de la DGA
Recibir dictamen de la Visitaduría Judicial y Contraloría de los estados financieros y avance presupuestal
Personal de la DGA
Formular estados financieros y avance presupuestal Elaborar pólizas de diario Registrar auxiliares de deudores diversos y acreedores Imprimir estados financieros Archivar documentación e informes de estados financieros y avance presupuestal
XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Descripción de Actividades Registro Dirección General de Administración
1. Elabora póliza de diario Póliza de diario
2. Registra auxiliares de deudores diversos y acreedores
Libro
3. Verifica y actualiza cuentas de activo fijo
4. Formula informe de estados financieros y avance presupuestal
Informe
5. Firma informe de estados financieros y avance presupuestal y turna a la Oficialía Mayor
58
Oficialía Mayor 6. Recibe y firma informe de estados financieros y avance presupuestal y turna a la Dirección General de Administración
Dirección General de Administración
7. Recibe informe de estados financieros y avance presupuestal y archiva
Fin del procedimiento
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OMDGA-030
DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 1 de 2
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento Formulación de estados financieros y avance presupuestal
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de Administración Oficialía Mayor
Registra auxiliares de deudores diversos y acreedores
Verifica y actualiza
cuentas de activo fijo
Inicio
1
Formula estados financieros y avance
presupuestal
Firma estados financieros y avance presupuestal y turna
a OM
Elabora póliza de diario
Recibe y firma estados financieros
y avance presupuestal y turna
60
DIAGRAMA DE FLUJO
Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 2 de 2
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento Formulación de estados financieros y avance presupuestal
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de Administración Oficialía Mayor
1
Archiva
Fin
61
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Programación, presupuestación, ejercicio, registro y evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Elaboración de los informes trimestrales de los programas presupuestos del Poder Judicial del Estado de Sonora I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Remitir trimestralmente a la Secretaría de Hacienda, para los efectos legales correspondientes, el avance en la consecución de las metas previstas por el Poder Judicial del Estado de Sonora y del ejercicio presupuestal del período que corresponda II. APLICACIÓN ( X ) GENERAL ( ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica a todos los procedimientos de elaboración de informes trimestrales de los programas presupuestos desarrollados por los órganos del Poder Judicial del Estado de Sonora IV. DEFINICIONES PJE: Poder Judicial del Estado STJ: Supremo Tribunal de Justicia OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración SH: Secretaría de Hacienda V. REFERENCIAS
Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal Decreto que Aprueba el Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de Sonora Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora Reglamento Interior de Oficialía Mayor del Supremo Tribunal de Justicia
VI. POLÍTICAS 1. Se deberá contar con el avance del ejercicio presupuestal al cierre del trimestre que
corresponda 2. Se solicitará a los órganos del Poder Judicial la información relativa a la evaluación del
trimestre que corresponda estableciendo fecha de remisión 3. Se deberá enviar a los órganos del Poder Judicial el avance acumulado del trimestre
anterior VII. PRODUCTOS 1. Informes trimestrales de los programas-presupuestos del Poder Judicial de Estado VIII. CLIENTE(S) 1. Presidente del Supremo Tribunal de Justicia 2. Oficialía Mayor del Supremo Tribunal de Justicia
• • • • •
62
3. Órganos del Poder Judicial 4. Secretaría de Hacienda IX. INDICADORES N° de informes trimestrales remitidos/ Total de informes trimestrales elaborados. X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS OMDGA-007. Análisis Sectorial OMDGA-008. Análisis Programático – Presupuestal OMDGA-009. Informe de Avance Programático – Presupuestal XI. ANEXOS OMDGA-031. Diagrama de flujo del procedimiento elaboración de los informes trimestrales de los programas presupuestos del Poder Judicial del Estado de Sonora XII. RESPONSABILIDADES Titular de la DGA • • •
•
•
•
Evaluar trimestralmente los programas-presupuesto a cargo del Poder Judicial Solicitar el avance del ejercicio presupuestal al cierre del trimestre que corresponda Remitir los informes trimestrales en los plazos determinados por la Secretaría de
Hacienda para los efectos legales que correspondan, así como a las instancias correspondientes
Personal de la DGA
Recibir, analizar, concentrar y capturar la información relativa a la evaluación trimestral de los programas-presupuesto del Poder Judicial, en los formatos indicados por la Secretaría de Hacienda Asesorar a los órganos del Poder Judicial en asuntos relativos con las evaluaciones
trimestrales Integrar y generar el informe trimestral del período correspondiente y archivo en disco
XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Descripción de Actividades Registro Dirección General de Administración
1. Recibe oficio y guía enviados por la Secretaría de Hacienda para la elaboración de informes trimestrales de los programas-presupuesto del Poder Judicial del Estado
Oficio Guía
2. Analiza guía y define los asuntos susceptibles de incorporarse en el informe trimestral correspondiente
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3. Solicita avance presupuestal del cierre del trimestre requerido a la Secretaría de Hacienda
4. Integra y actualiza formatos trimestrales para solicitar información a los órganos del Poder Judicial del Estado
Formato
5. Elabora oficio y remite formatos a los órganos del Poder Judicial del Estado
Oficio Formato
Órganos del Poder Judicial
6. Reciben formatos y registran avances de los asuntos evaluados y remiten a la Dirección General de Administración
Dirección General de Administración
7. Recibe formatos de los órganos del Poder Judicial, analiza información programática presupuestal y concentra y captura información en los formatos indicados por la Secretaría de Hacienda
8. Ajusta y modifica metas en caso de solicitarse por algún órgano del Poder Judicial previa autorización de la Secretaría de Hacienda
9. Integra y genera informe trimestral y archivo en disco correspondiente
Informe trimestral Archivo en disco
10. Remite informe trimestral requerido y archivo en disco a la Secretaría de Hacienda y otras instancias para los efectos legales correspondientes
Oficio Informe trimestral Archivo en disco
64
11. Archiva documento Informe trimestral
Fin del procedimiento
65
OMDGA-007
SISTEMA ESTATAL DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ANÁLISIS SECTORIAL
TRIMESTRE: DEPENDENCIA: Resultados (Indicadores Sectoriales Globales)
66
Sistema estatal de evaluación del desempeño
La primera parte se refiere al encabezado del formato.
En el espacio correspondiente a trimestre: Se anotará el trimestre al que corresponda el informe.
La segunda parte corresponde al cuerpo del formato.
En el espacio correspondiente a dependencia: Se anotará la clave y el nombre de la dependencia sin abreviaturas.
Resultados: Se analizará la información y se mostrarán los resultados trimestrales, la evolución del sector de la economía estatal y su impacto en el ámbito social como parte de los programas y acciones derivadas del Plan Estatal de Desarrollo.
Su estructura se realizará de acuerdo a los programas formulados. En él se describirán los logros y resultados cuantitativos y cualitativos alcanzados en cada uno de los programas del trimestre correspondiente. Se deberán aportar elementos de auto evaluación. Para su mejor comprensión se recomienda seguir las instrucciones que en forma más amplia proporciona la Secretaría de Hacienda.
Nota: Este formato no es requerido actualmente en los informes trimestrales. Sin embargo el Poder Judicial lo seguirá utilizando en virtud de que para la formulación de la Cuenta Pública este formato si es necesario. Lo anterior permitirá tener la información sectorial debidamente ubicada.
67
OMDGA-008
SISTEMA ESTATAL DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ANÁLISIS PROGRAMÁTICO – PRESUPUESTAL
TRIMESTRE: DEPENDENCIA: Resultados (Indicadores de la gestión pública)
68
Sistema estatal de evaluación del desempeño
Se analizará en el texto los principales logros, así como las variaciones en metas y en gasto autorizado que se reporten en el ejercicio. Deberán justificarse las modificaciones explicando los motivos y causas que la originaron, comentando de manera crítica las causas de las desviaciones, tanto en metas como en el gasto.
La primera parte se refiere al encabezado del formato
En el espacio correspondiente a trimestre: Se anotara el trimestre al que corresponda el informe.
La segunda parte corresponde al cuerpo del formato.
En el espacio correspondiente a dependencia: Se anotará la clave y el nombre de la dependencia sin abreviaturas.
Resultados: En este apartado se analizará en términos generales, el comportamiento del gasto total de la dependencia, con un enfoque a los resultados obtenidos. Se explicarán las causas generales de la variación del gasto total ejercido con respecto al presupuesto original, destacando los programas y acciones desarrolladas, así como su importancia en el contexto global de las actividades de la dependencia.
Una vez realizada la explicación general a nivel dependencia, se procederá al análisis de los factores que influyeron en el logro de las metas, conforme a los siguientes lineamientos:
Se identificará la clave y nombre de la unidad responsable que será analizada.
Las desviaciones y su respectiva justificación deberán referirse en todos los casos al presupuesto y a las líneas de acción y metas originales autorizadas por el Congreso del Estado; por lo tanto, las modificaciones autorizadas al original y su correspondiente explicación formarán parte de los argumentos que justificarán la desviación total respecto al original.
Aquellas líneas de acción que no hayan sido presupuestadas o cuyas metas no hayan sido cuantificadas originalmente, requerirán invariablemente de la justificación correspondiente.
Las explicaciones de las desviaciones en el avance físico deberán considerar entre otros elementos: la correspondencia entre lo realizado y la disponibilidad de recursos financieros; factores de orden operativo y administrativo que afectaron su desarrollo; lineamientos presupuestales y programación de actividades; incumplimiento de proveedores o contratistas; fenómenos naturales extraordinarios, entre otras causas.
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Las explicaciones a las desviaciones financieras tomarán en cuenta, entre otros elementos; cambio en los supuestos macroeconómicos utilizados en la programación original (Inflación, tipo de cambio o devaluación, en su caso, ritmo de actividad económica, etc.); problemas operativos y administrativos que incidieron en el costo; cambio en los índices de eficiencia y productividad, entre otros.
70
71
OMDGA-009
GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA SECRETARIA DE HACIENDA
SISTEMA ESTATAL DE EVALUACIÓN INFORME DE AVANCE PROGRAMÁTICO – PRESUPUESTAL TRIMESTRE:
Clave programática Calendario de metas Programado Realizado
Original Anual Modifi. Anual Trimestre Trimestre Acumulado Dep
UR
ER
Pro
g.
CP
Pro
c.
LA
Met
a
Descripción
Unidad de
medida Meta Gasto Meta Gasto Meta Gasto Meta Gasto Meta Gasto
Avance finan-
ciero %
Avance físico
%
Informe de Avance Presupuestal
La primera parte se refiere al encabezado del formato.
En el espacio correspondiente a trimestre: Se anotará el trimestre que corresponda.
La segunda parte corresponde al cuerpo del formato se conforma por (17) columnas:
1). Dependencia (DEP): Se anotará la clave de la dependencia.
2). Unidad Responsable: (UR): Se anotará la clave de la unidad responsable.
3). Eje Rector (ER): Se anotará el número del eje rector (un dígito) del Plan Estatal de Desarrollo, donde se ubican las actividades a desarrollar.
4). Programa (PROG): Se anotará la clave o número del programa, equivalente al objetivo correspondiente del eje rector.
5). Categoría Programática (CP): Se anotará la codificación que corresponda a esta categoría. Las categorías programáticas se componen de las letras A, que es la actividad institucional; P, proyectos estratégicos y la I que son proyectos de inversión, a las que se les adicionar dos dígitos consecutivos iniciando con 01. Ejemplo para STJ sería A01.
6). Procesos (PROC): Se anotará la codificación con la que se identifica a esta categoría para cada unidad responsable.
7). Línea de Acción (LA): En esta columna se anotarán los dígitos (3) en orden progresivo (001,002) que correspondan de acuerdo a la clave presupuestal asignada en el Presupuesto de Egresos del Estado. Ejemplo: 02-01-1-05-A01-CA-001 corresponde a una línea de acción de la Presidencia del STJ.
8). Meta: En esta columna se anotarán los dígitos asignados a la meta en el Presupuesto de Egresos del Estado, en número progresivo (01,02).
9). Descripción: En esta columna se anotará a la altura de la clave que corresponda, la denominación de la dependencia, unidad responsable, eje rector, programa, categoría programática, proceso, línea de acción y meta. En ningún caso deberán aparecer espacios en blanco en la descripción de cualquiera de estos conceptos.
10). Unidad de Medida: Se anotarán aquellas unidades de medida con las que se identifiquen las actividades a realizar, las cuales deberán coincidir con las empleadas en el Presupuesto de Egresos. En caso de metas no consideradas en este documento, las nuevas unidades de medida deberán ser representativas del producto o resultado final; se expresarán en términos claros y sencillos, debiendo ser cuantificables y de fácil identificación. A toda unidad de medida deberá anteceder una descripción breve y clara sobre las acciones a desarrollar.
72
11). Programado Original Anual: En estas columnas se anotarán las metas y montos autorizados en el Presupuesto de Egresos Estatal. A la altura de la descripción de la meta y de su unidad de medida se anotarán las cantidades autorizadas para todo el ejercicio. En la columna de gasto a la altura de la unidad responsable, se anotará el monto total autorizado. Las descripciones y cantidades que aparezcan como originales deberán permanecer como tales durante todo el ejercicio.
12). Programado Modificado Anual: En esta columna se consignarán las metas y los montos modificados autorizados por la Secretaría de Hacienda.
13). Programado en el Trimestre: De acuerdo al calendario trimestral considerado en el Presupuesto de Egresos y el calendario de gasto, en estas columnas se registrarán las metas y los montos correspondientes, originales o modificados.
14). Realizado en el Trimestre: En estas columnas se anotarán las metas alcanzadas en el período. El gasto ejercido se anotará a nivel de la unidad responsable.
15). Realizado Acumulado: Se registrarán en forma acumulada las metas y logros alcanzados durante el ejercicio, así como el gasto total ejercido, acumulado al cierre de cada trimestre.
16). Avance Financiero: En este espacio se anotará, a la altura de la unidad responsable, el porcentaje resultante de la división del monto acumulado ejercido al trimestre entre lo programado anual original por cien.
17). Avance Físico: En términos porcentuales, se anotará el avance acumulado logrado al cierre del trimestre, comparado con las metas originales anuales.
Nota: Los montos presupuestales se anotarán en pesos, redondeados sin utilizar centavos.
73
OMDGA031
DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 1 de 2
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento Elaboración de los informes trimestrales de los programas presupuestos del Poder Judicial del Estado de Sonora
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de Administración Órganos del Poder Judicial
Analiza guía y define aspectos a incorporar
Solicita avance presupuestal al trimestre a SH
Inicio
1
Integra y actualiza formatos trimestrales
de OPJ
Elabora oficio y remite formatos a
OPJ
Recibe oficio y guía de la SH para
informes trimestrales
Reciben y registran avances en formato
y turnan a DGA
74
DIAGRAMA DE FLUJO
Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 2 de 2
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento Elaboración de los informes trimestrales de los programas presupuestos del Poder Judicial del Estado de Sonora
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de Administración Órganos del Poder Judicial
1
Archiva
Fin
Recibe y analiza información y
captura
Ajusta y modifica
metas
Integra y genera informe trimestral y
archivo en disco
Remite informe y archivo en disco a
SH
75
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Programación, presupuestación, ejercicio, registro y evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Evaluación de gasto público del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio del 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial del Estado de Sonora I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Elaborar y remitir oportunamente la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial a la Secretaría de Hacienda, de conformidad a las disposiciones legales aplicables y a los lineamientos que ésta emita II. APLICACIÓN ( X ) GENERAL ( ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica a todos los procedimientos de elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública desarrollados por los órganos del Poder Judicial del Estado de Sonora IV. DEFINICIONES PJE: Poder Judicial del Estado STJ: Supremo Tribunal de Justicia OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración SH: Secretaría de Hacienda CHPPJES: Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial del Estado de Sonora V. REFERENCIAS
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora Ley Orgánica del Poder judicial del Estado de Sonora Ley de Planeación del Estado de Sonora Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal Reglamento de la Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y
Gasto Público Estatal Ley Orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda
VI. POLÍTICAS 1. Para la elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial se tomará
como base los lineamientos que defina la Secretaría de Hacienda 2. Para la integración de la información requerida en los formatos se solicitará a los
órganos del Poder Judicial los requerimientos de información necesarios 3. La información contenida en la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial se
cotejará con los informes trimestrales presentados a la Secretaría de Hacienda VII. PRODUCTOS 1. Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial del Estado de Sonora VIII. CLIENTE(S)
• • • • •
•
76
1. Presidente del Supremo Tribunal de Justicia 2. Oficialía Mayor del Supremo Tribunal de Justicia 3. Secretaría de Hacienda del Poder Ejecutivo del Estado IX. INDICADORES N° de documentos de Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial remitidos / Total de documentos de Cuenta Pública del Poder Judicial elaborados. X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS OMDGA-010. Análisis Sectorial. Cuenta Pública OMDGA-011. Análisis Programático – Presupuestal. Cuenta Pública OMDGA-012. Resumen Programático - Presupuestal OMDGA-013. Evaluación Programática del Ejercicio del Gasto XI. ANEXOS OMDGA-032. Diagrama de flujo del procedimiento elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial del Estado de Sonora XII. RESPONSABILIDADES Titular de la OM •
•
•
•
•
•
•
• •
Remitir a la DGA oficio y guía enviada por la Secretaría de Hacienda para la elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública Estatal Remitir por oficio el documento de la Cuenta de la Hacienda Pública correspondiente al
Poder Judicial y archivo en disco al titular de la Secretaría de Hacienda Remitir copia del oficio enviado a la Secretaría de Hacienda y documento de la Cuenta
de la Hacienda Pública correspondiente al Poder Judicial al Presidente del STJ y al titular de la Visitaduría Judicial y Contraloría
Titular de la DGA
Remitir al titular de la Oficialía Mayor documento de la Cuenta de la Hacienda Pública correspondiente al Poder Judicial y archivo en disco Suscribir oficios a los órganos del Poder Judicial para los requerimientos de información
Personal de la DGA
Coordinar a los órganos del Poder Judicial en los requerimientos de información para la elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública correspondiente al Poder Judicial Recabar, revisar, analizar, concentrar y registrar la información enviada por los órganos
del Poder Judicial en los formatos indicados por la Secretaría de Hacienda Integrar la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial Remitir a la DGA documento de la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial y
archivo en disco
77
XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Descripción de Actividades Registro
Dirección General de Administración
1. Recibe de Oficialía Mayor oficio y guía enviados por la SH para la formulación de la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial
Oficio Guía
2. Analiza guía
3. Analiza, concentra y captura la información programática y presupuestal en los formatos indicados por la Secretaría de Hacienda
4. Genera formatos concentrados con la información capturada
5. Verifica información de formatos concentrados, con trimestres presentados a la Secretaría de Hacienda.
“Si la información no es correcta”
6. Analiza, concentra y captura de nuevo la información programática y presupuestal en los formatos indicados por la Secretaría de Hacienda
“Si la información es correcta”
78
7. Genera e integra documento y archivo en disco de la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial
Documento Archivo en disco
8. Turna a Oficialía Mayor documento y archivo en disco para su remisión a la SH y otras instancias
Oficialía Mayor 9. Recibe y remite por oficio documento y archivo en disco a la Secretaría de Hacienda y otras instancias
Dirección General de Administración
10. Archiva documento
Fin del procedimiento
79
OMDGA-010
ANÁLISIS SECTORIAL. CUENTA PÚBLICA DEPENDENCIA: Resultados (Indicadores sectoriales globales)
80
Análisis Sectorial. Cuenta Pública
Dependencia: Se anotará la clave y el nombre de la dependencia sin abreviaturas.
En el texto se concentrará la información correspondiente al análisis sectorial vertida en cada uno de los trimestres del ejercicio.
Su propósito es mostrar los resultados generales y la evolución del sector de la economía estatal y su impacto en el ámbito social como parte de los programas y acciones derivadas del Plan Estatal de Desarrollo.
Su estructura se realizará de acuerdo a los programas formulados. En él se describirán los logros y resultados cuantitativos y cualitativos alcanzados en cada uno de los programas durante el año. Se deberán aportar elementos de auto evaluación. Para su mejor comprensión se recomienda seguir las instrucciones que en forma más amplia proporciona la Secretaría de Hacienda.
81
OMDGA-011
ANÁLISIS PROGRAMÁTICO – PRESUPUESTAL. CUENTA PÚBLICA DEPENDENCIA: Resultados (Indicadores de la Gestión Pública)
82
Análisis Programático – Presupuestal. Cuenta Pública
Dependencia: Se anotará el nombre y la clave de la dependencia sin abreviaturas.
En el texto se concentrará la información correspondiente al análisis programático - presupuestal vertida en cada uno de los trimestres del ejercicio.
Su propósito es analizar en términos generales el comportamiento del gasto total de la dependencia, con un enfoque eminentemente programático.
Se explicarán las causas generales de la variación del gasto total ejercido por unidad responsable con respecto al presupuesto original, haciendo referencia a los programas más importantes en el contexto global de las actividades de la dependencia.
El orden de presentación deberá ser congruente con la secuencia que guarda el formato OMDGA- 013 “Evaluación programática del ejercicio del gasto“.
La diferencia o incumplimiento de metas y su respectiva justificación deberán referirse en todos los casos al presupuesto y a las metas originales autorizadas por el Congreso del Estado. Por lo tanto las modificaciones autorizadas al original y su correspondiente explicación formarán parte de los argumentos que justificarán la desviación total respecto al original. Para su mejor comprensión se recomienda seguir las instrucciones que en forma más amplia proporciona la Secretaría de Hacienda.
83
OMDGA-012
RESUMEN PROGRAMÁTICO – PRESUPUESTAL (Acumulado al _ Trimestre)
*AVANCE FISICO %UNIDAD No. de
METAS AVANCE
FINANCIERO % A B C
TOTAL DEPENDENCIA 0 0 0 0
*A = 100 % o Mayor
B = 60 - 99.9 %
C = 0 - 59.9 %
84
Resumen Programático – Presupuestal
La primera parte se refiere al encabezado del formato.
La segunda parte corresponde al cuerpo del formato.
El cuerpo del formato se integra por cuatro columnas principales:
En el primer renglón se anotara la clave y el nombre de la dependencia sin abreviaturas.
Columna número uno: Denominada unidad, se conforma de dos apartados:
En el primer apartado: Se anotará la clave numérica correspondiente a la unidad responsable en orden ascendente.
En el segundo apartado: Se anotará el nombre de la unidad responsable.
Columna número dos: Se anotará el total de metas programadas para cada unidad responsable.
Columna número tres: Se registrará el avance financiero porcentual comparando el presupuesto ejercido contra el presupuesto original.
Columna Número cuatro: Denominada avance físico esta compuesto por tres apartados.
En el A: Se anotarán las metas alcanzadas entre el 100% o más. En el B: Se anotarán las metas alcanzadas entre el 60 y 99.9%. En el C: Se anotarán las que se ubican entre 0 y el 59.9%.
Al finalizar con la información requerida en las columnas se anotará en el renglón
inmediato inferior en el espacio correspondiente a unidad la leyenda “Total dependencia” lo cual marcará la pauta para que se describa el total por cada una de las columnas, con excepción de la columna referida al “avance financiero” que presentará el avance porcentual a nivel global resultado de comparar el ejercicio total contra el original.
En la parte inferior del formato se registrará un concentrado porcentual del resultado final de la evaluación física a nivel de dependencia con base en los términos anteriormente señalados. Ejemplo:
A = 100% o Mayor 80.3% B = 60 – 99.9% 16.2% C = 0 – 59.9% 3.4%
85
OMDGA-013
CUENTA PÚBLICA EVALUACIÓN PROGRAMÁTICA DEL EJERCICIO DEL GASTO
(Pesos) Metas anuales Presupuesto (pesos)
Clave Programática
Dep
Ur
ER
Pro
g
CP
Pro
c.
LA
Met
a
Descripción
Unidad de
medidaOrigi-nales
Modifi-cadas
Alcan-zadas
Avance físico %
con originales Original Ejercido
Avance financiero
% con originales
86
Evaluación Programática del Ejercicio del Gasto
La primera parte se refiere al encabezado del formato.
La segunda parte corresponde al cuerpo del formato y se conforma por (17) columnas:
2). Unidad Responsable (UR): Se anotará la clave de la unidad responsable.
3). Eje Rector (ER): Se anotará el número del eje rector (un dígito) del Plan Estatal de Desarrollo, donde se ubican las actividades a desarrollar.
5). Categoría Programática (CP): Se anotará la codificación que corresponda a esta
categoría. Las categorías programáticas se componen de las letras A, que es la actividad institucional; P, proyectos estratégicos y la I que son proyectos de inversión, a las que se les adicionan dos dígitos consecutivos iniciando con 01. Ejemplo para STJ sería A01.
6). Procesos (PROC): Se anotará la codificación con la que se identifica a esta categoría para cada unidad responsable.
7). Línea de Acción (LA): En esta columna se anotarán los dígitos (3) en orden progresivo (001,002) que correspondan de acuerdo a la clave presupuestal asignada en el Presupuesto de Egresos del Estado ejemplo: 02-01-1-05-A01-CA-001 corresponde a una línea de acción de la Presidencia del STJ.
8). Meta: En esta columna se anotarán los dígitos asignados a la meta en el Presupuesto de Egresos del Estado, en número progresivo (01,02).
9). Descripción: En esta columna se anotará a la altura de la clave que corresponda, la denominación de la dependencia, unidad responsable, eje rector, programa, categoría programática, proceso, línea de acción y meta. En ningún caso deberán aparecer espacios en blanco en la descripción de cualquiera de estos conceptos.
10). Unidad de Medida: Se anotarán aquellas unidades de medida con las que se identifiquen las actividades a realizar, las cuales deberán coincidir con las empleadas en el Presupuesto de Egresos. A toda unidad de medida deberá anteceder una descripción breve y clara sobre las acciones a desarrollar.
11). Metas anuales originales: A la altura de la descripción de la meta y de su unidad de medida se anotará la cuantificación autorizada en el Presupuesto de Egresos Estatal. En caso de no existir cuantificación en el original (autorizado), se anotarán las que manejó administrativamente la unidad responsable, en la columna de metas modificadas.
1). Dependencia (DEP): Se anotará la clave de la dependencia.
4). Programa (PROG): Se anotará la clave o número del programa, equivalente al objetivo correspondiente del eje rector.
87
12). Metas anuales modificadas: En esta columna se consignarán las metas que sufrieron cambios respecto al original, en caso de no existir modificación alguna, se anotarán las metas originales, y sólo se dejará sin cuantificación cuando las metas hayan sido canceladas.
13). Metas anuales alcanzadas: En esta columna se anotarán los logros obtenidos durante el ejercicio por las dependencias y unidades responsables. En caso de no existir resultados se dejará en blanco.
15). Presupuesto Original: En esta columna se anotará el total de los recursos
autorizados por el Congreso del Estado a nivel de Unidad Responsable. La sumatoria de las cifras del presupuesto original deberá coincidir en todos los casos con las autorizadas en el Presupuesto de Egresos Estatal.
17). Porcentaje de avance financiero (contra el original): En esta columna se
anotará el porcentaje que arroje la comparación del presupuesto ejercido en relación al presupuesto original.
14). Porcentaje de avance físico de cumplimiento: Se anotará el avance de las metas logrado al final del ejercicio, con relación a las metas originales. Si el cumplimiento en términos porcentuales es superior al 100% se anotará en su lugar un (*) y como pie de página aparecerá la leyenda: (*) Superior al 100%.
16). Presupuesto Ejercido: En este espacio se registrará el gasto ejercido a nivel de unidad responsable. Los montos presupuestales se reportarán en pesos sin utilizar centavos y agrupando los dígitos en centenas y separando con un espacio libre. Cuando no exista cuantificación alguna en las columnas, deberán dejarse en blanco.
Nota: Los montos presupuestales se anotarán en pesos, redondeados, sin utilizar centavos.
88
89
OMDGA-032
DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 1 de 2
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento: Elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial del Estado de Sonora
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de Administración Oficialía Mayor
Analiza guía
Analiza, concentra y captura información
programática presupuestal
Inicio
1
Genera formatos concentrados de
información
Verifica información de formatos
concentrados con trimestres
Recibe oficio y guía de la SH para
CHPPJES
A
DIAGRAMA DE FLUJO
Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 2 de 2
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Fecha de revisión: 01/08/05 Nombre del Procedimiento: Elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial del Estado de Sonora
Dirección General de Administración Oficialía Mayor
No
Sí
1
Archiva
Genera e integra CHPPJES y archivo
en disco
Turna CHPPJES y archivo en disco a
OM para su remisión
Información correcta A
Recibe y remite CHPPJES y archivo
en disco a SH y otras instancias
Fin
90
91
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Trámite de nombramientos, remociones, renuncias, licencias y jubilaciones de los servidores públicos del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Trámite de movimientos de personal del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Trámite de movimientos de personal I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar los trámites de los diversos movimientos de personal que requieran los órganos del Poder Judicial, de acuerdo al presupuesto de egresos aprobado y con apego a las disposiciones en la materia II. APLICACIÓN ( ) GENERAL ( X ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica al procedimiento de trámite de movimientos de personal desarrollado por la Dirección General de Administración IV. DEFINICIONES OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración V. REFERENCIAS • Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora • Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora • Ley del Servicio Civil para el Estado de Sonora • Reglamento Interior de Oficialía Mayor • Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado VI. POLÍTICAS 1. Sólo procederán aquellos nombramientos que cuenten con disponibilidad presupuestal,
es decir, que exista plaza vacante o de nueva creación 2. El personal de nuevo ingreso debe cumplir con los requisitos que señalan la Constitución
Política del Estado de Sonora, la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado y la Ley del Servicio Civil para el Estado de Sonora
3. Para el trámite de bajas de personal, al oficio correspondiente debe acompañarse la renuncia del trabajador, las actas o el procedimiento administrativo de remoción, según corresponda
4. Las sustituciones de personal incapacitado se llevarán a cabo exclusivamente para cubrir ausencias de 30 días en adelante del personal jurisdiccional, debiéndose buscar otras opciones en los casos de ausencia del personal administrativo
5. Cuando ocurra al trabajador un accidente de trabajo, éste deberá comunicarlo a su jefe inmediato y a la Oficialía Mayor, para proceder a solicitar a la Dirección General de Recursos Humanos de la Secretaría de Hacienda del Ejecutivo Estatal el formato del
92
denominado “Aviso de Accidente”, que será entregado al Instituto dentro de las 72 horas siguientes de ocurrido el acto
6. Las suplencias de personal con permiso prejubilatorio se cubrirán con el nivel 5-I VII. PRODUCTOS 1. Trámites de movimientos de personal VIII. CLIENTE(S) 1. Órganos jurisdiccionales del Poder Judicial 2. Órganos auxiliares administrativos del Supremo Tribunal de Justicia IX. INDICADORES No. de movimientos tramitados / Total de movimientos recibios para trámite X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS OMDGA-014. Movimientos de personal OMDGA-015. Solicitud de pago XI. ANEXOS OMDGA-033. Diagrama de flujo del procedimiento trámite de movimientos de personal XII. RESPONSABILIDADES Titular de la OM • Suscribir oficios de trámite de movimientos de personal • Autorizar y firmar solicitudes de pago de sueldos, prestaciones o finiquitos Titular de la DGA • Turnar a Oficial Mayor para su firma los oficios de trámite de movimientos de personal • Enviar oficios a las unidades administrativas para solicitar documentación requerida para
el trámite respectivo • Enviar oficios de movimientos de personal a la Dirección General de Recursos Humanos
de la Secretaría de Hacienda del Ejecutivo del Estado • Turnar al Presidente del Supremo Tribunal de Justicia y al Oficial Mayor para su
autorización con su firma respectiva solicitud de pago de sueldos, prestaciones o finiquito• Remitir a la Dirección General de Recursos Humanos de la Secretaría de Hacienda del
Ejecutivo del Estado solicitudes de pago para su trámite • Solicitar quincenalmente a la Dirección General de Recursos Humanos de la Secretaría
de Hacienda del Ejecutivo del Estado plantilla de personal del Poder Judicial Personal de la DGA • Integrar los documentos que se envían con los oficios de movimientos de personal • Registrar en el sistema los movimientos de personal • Archivar copias de oficios • Integrar expediente personal de los servidores públicos del Poder Judicial del Estado • Calcular importes y elaborar solicitudes de pago de sueldo, prestaciones o finiquito Verificar plantilla de personal
XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Responsable Descripción de Actividades Registro
Dirección General deAdministración
1. Recibe y revisa oficios de nombramientos, renuncias, remociones, cambios de puesto o de adscripción, incapacidades, licencias o permisos del personal del Poder Judicial
Oficio
2. Solicita a la unidad administrativa de origen, la documentación requerida para el trámite correspondiente
Oficio
3. Elabora oficio de trámite de altas, bajas, cambios de adscripción o de puesto, permisos, licencias o incapacidades y turna a la Oficialía Mayor
Oficio
Oficialía Mayor 4. Revisa y firma oficio y turna a la Dirección General de Administración para su trámite posterior
Oficio
Dirección General deAdministración
5. Recibe oficio y envía a la Dirección General de Recursos Humanos de la Secretaría de Hacienda del Ejecutivo del Estado para el trámite correspondiente
Oficio
6. Registra en el sistema los movimientos generados y archiva copias de oficios
Disco duro
“ Si se trata de nombramientos de personal de nuevo ingreso”
93
7. Integra expediente personal del servidor público
Expediente
“Si se trata de bajas, nombramientos provisionales o suplencias de personal con
licencia sin goce de sueldo”
8. Elabora solicitudes de pago y turna a Oficialía Mayor
Relación Solicitud de pago
Oficialía Mayor 9. Revisa y firma solicitudes de pago y turna a la Dirección General de Administración
Dirección General deAdministración
10. Recibe y turna a la Presidencia para su autorización y firma
Presidente del STJ 11. Recibe y firma solicitudes de pago y turna a la Dirección General de Administración
Dirección General deAdministración
12. Recibe y envía a la Dirección General de Recursos Humanos de la Secretaría de Hacienda del Ejecutivo del Estado para su trámite
Oficio
13. Solicita quincenalmente a la Dirección General de Recursos Humanos de la Secretaría de Hacienda la plantilla de personal del Poder Judicial
Oficio
14. Recibe la plantilla de personal y verifica que se hayan efectuado correctamente los movimientos generados
Oficio Plantilla de personal
94
Fin del procedimiento
95
96
GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA
SECRETARÍA DE HACIENDA DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA FECHA: # EMPLEADO:
MOVIMIENTO DE PERSONAL Alta Baja Cambio
Apellido Paterno Apellido Materno
Nombre(s)
DP UA PL SC PR SP GP Partida presupuestal P. Gasto N. Pza Número y Nombre del empleado a quien
sustituye Fecha y clave de baja
Fecha alta Fecha de ingreso
Adscrito a: Clave
Tipo de Tipo de Nombramiento Nombramiento 1 = Titular 1 = Base 2 = Provisional
2 = Confianza
Municipio de:
Clave 3 = Interino Clave 3 = Temporal Clave No. de Isssteson
Clave de ubicación
Nombre del puesto
Clave Opción C. Trab. Hrs. Fecha de
reingreso
Clave de = 5% = 15% = 25%
Sueldo Base Servicios Especiales Quinquenio = 10% = 20%
ÚNICAMENTE BAJAS Clave Motivo de la separación Fecha Genera Vacante Núm. Vacante PERCEPCIONES Y DEDUCCIONES EXTRAORDINARIAS
Clave Importe Clave Importe Clave Importe Observaciones:
OMDGA-014
Movimientos de Personal DEPENDENCIA. Supremo Tribunal de Justicia.
FECHA: Fecha en que se elabora el formato N° EMPLEADO: Número de empleado asignado por la Dirección General de Recursos
Humanos. MOVIMIENTOS DE PERSONAL: Marque con una palomita en el recuadro
correspondiente. NOMBRE: Nombre completo del empleado en el orden correspondiente.
PARTIDA PRESUPUESTAL: Partida presupuestal en donde se va a cargar.
P. GASTO: Partida de gasto en este caso, sueldo 1101.
N. PZA: Número de plaza asignada.
NÚMERO Y NOMBRE DEL EMPLEADO A QUIEN SUSTITUYE: Este campo se llena
en caso de que el movimiento haya sido un cambio. F. Y CVE. DE BAJA. Anotar la fecha de baja y clave.
FECHA DE ALTA: Anotar la fecha de cambio del empleado.
FECHA DE INGRESO: Anotar la fecha de nuevo ingreso
ADSCRITO A: Anotar la unidad responsable.
CLAVE: Anotar la clave de la unidad responsable.
MUNICIPIO DE: Anotar nombre del municipio.
97
CLAVE: Anotar la clave del municipio
TIPO DE NOMBRAMIENTO: Marque en el recuadro la opción correspondiente.
TIPO DE PLAZA: Marque en el recuadro la opción correspondiente.
NO. DE ISSSTESON: Número de pensión del ISSSTESON
CVE DE UBIC: Anotar la clave de la unidad administrativa de la ubicación del cheque.
NOMBRE DEL PUESTO: Anotar el nombre del puesto asignado.
CLAVE: Anotar la clave del puesto.
OPCIÓN: Opción del nivel I, A, B.
C. TAB: Clave del Tabulador : Gobierno = 1, Supremo = 2 Médicos = 3 y 4.
HRS: Horas asignadas en caso de opción 3 y 4.
FECHA DE REINGRESO: Fecha de reingreso del empleado.
SUELDO BASE: Sueldo base correspondiente al tabulador de sueldos.
SERVICIOS ESPECIALES: Cantidad asignada a cada nivel por servicios especiales
en base al tabulador de sueldos. CLAVE DEL QUINQUENIO: Marcar con una “X” el recuadro correspondiente
dependiendo de la antigüedad.
En caso de que sean únicamente bajas: CLAVE: Clave de la baja.
98
MOTIVO DE LA SEPARACIÓN: Motivo que causó la baja.
FECHA: Fecha de renuncia GEN. VACANTE: Marcar en el recuadro si genera o no vacante.
NUM. DE VACANTE: Número de vacante asignado por el sistema.
OBSERVACIONES: Se llena en caso de que se deba hacer alguna aclaración.
99
100
GOBIERNO DEL Folio: ESTADO DE SONORA Total $
SECRETARÍA DE HACIENDA Descuentos
Neto a pagar $ Solicitud de pago Dependencia: Por Por concepto de: Hermosillo, Sonora a
Nombre Reg. Fed. Cont. Firma En caso de afectar algún programa o convenio especial mencionarlo: Para uso dependencia que realiza el gasto Para uso de la Secretaría de Hacienda Responsable de la Unidad Administrativa Revisado Titular de la dependencia que autoriza el gasto Páguese
Tratándose de gastos por comprobar. Éstos deberán ser comprobados dentro de los primeros 30 días a su pago, de lo contrario serán desconectados de la nómina de sueldo
Control Presupuestal
Dep. Unidad
Advmva. Eje
Rector Progr Categ. Progr. Proc. Línea
Partida pptal.
Asignación anual
Ejercido a la fecha
Importe del Presente
Saldo actualizado
OMDGA-015
Solicitud de Pago FOLIO: Folio de la dependencia que solicita el pago.
TOTAL: Cantidad total bruta a pagar según corresponda al concepto de pago.
DESCUENTOS: Este campo lo llena la Dirección General de Recursos Humanos.
NETO A PAGAR: Cantidad liquida que recibe el beneficiario (lo llena la Dirección
General de Recursos Humanos). DEPENDENCIA: Dependencia que solicita el pago (Supremo Tribunal de Justicia).
POR LA CANTIDAD: Total bruto a pagar.
CONCEPTO: Referencia del pago.
FECHA: Día, mes y año de la elaboración de la solicitud de pago
AUTORIZACIÓN: Responsable de la unidad administrativa, en este caso el Oficial
Mayor. Titular de la dependencia que realiza el gasto, es decir, el Presidente del Supremo Tribunal de Justicia.
CONTROL PRESUPUESTAL: Partidas presupuestales y de gasto conforme al presupuesto vigente de la dependencia y unidad administrativa que solicita el pago.
101
OMDGA-033
DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor Hoja: 1 de 3 Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento: Trámite de movimientos de personal
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de
Administración Oficialía Mayor Presidencia del STJ
102
Solicita documentación para
trámite
Inicio
Revisa y firma oficio
y turna a DGA
1
Elabora oficio de tramite y turna a OM
Recibe oficio y envía
a DGRHSH
Recibe y revisa oficio de movimiento
de personal
Registra en sistema movimiento y archiva copia
103
DIAGRAMA DE FLUJO
Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor Hoja: 2 de 3 Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento: Trámite de movimientos de personal
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de
Administración Oficialía Mayor Presidencia del STJ
Sí
No
Sí
No
1
2
Personal de nuevo ingreso
Integra expediente del servidor público
Baja, suplencia
u otro
Elabora solicitud de pago o finiquito y
turna a OM
Revisa y firma solicitud de pago o finiquito y turna a
DGA
Recibe solicitud de pago o finiquito y turna a presidente
del STJ
Recibe y firma solicitud de pago o finiquito y turna a
DGA
A
104
DIAGRAMA DE FLUJO
Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor Hoja: 3 de 3 Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento: Trámite de movimientos de personal
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de
Administración Oficialía Mayor Presidencia del STJ
Recibe solicitud de pago o finiquito y
envía a la DGRHSH
Solicita a DGRSH plantilla de personal
del PJE
2
Recibe plantilla y verifica que se
hayan realizado movimientos
Fin A
105
1. Órganos Jurisdiccionales del Poder Judicial
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Contratación, control y suministro de bienes y servicios para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Contratación de bienes y servicios para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Adquisición de materiales y servicios I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar la adquisiciones de materiales y servicios necesarios para el funcionamiento de los órganos que integran el Poder Judicial del Estado, de acuerdo al presupuesto de egresos aprobado y con apego a las disposiciones en la materia II. APLICACIÓN ( ) GENERAL ( X ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica al procedimiento de adquisición de materiales y servicios desarrollado por la Dirección General de Administración IV. DEFINICIONES OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración V. REFERENCIAS • Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora • Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con
Bienes Muebles de la Administración Publica Estatal y su Reglamento • Reglamento Interior de Oficialía Mayor • Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado VI. POLÍTICAS 1. La adquisición de material e insumos de uso diario administrativo se hará bajo criterios
de política presupuestal 2. Las adquisiciones de materiales o bienes muebles serán realizadas directamente por la
Oficialía Mayor, de acuerdo con la disponibilidad presupuestal de las unidades administrativas y de conformidad con las disposiciones en la materia
3. Las unidades administrativas foráneas podrán realizar compras directas de materiales o bienes muebles, sólo en casos de urgencia y con la previa autorización de la Oficialía Mayor
4. Las unidades administrativas foráneas podrán realizar adquisiciones menores a través del Fondo Fijo de Caja Chica
VII. PRODUCTOS 1. Órdenes de compra 2. Órdenes de servicio VIII. CLIENTE(S)
106
2. Órganos auxiliares administrativos del Supremo Tribunal de Justicia IX. INDICADORES N°. de órdenes de compra elaboradas /Total de órdenes de compra requeridas N° de órdenes de servicio elaboradas / Total de órdenes de servicio requeridas X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS OMDGA-016. Orden de compra OMDGA-017. Orden de servicio XI. ANEXOS OMDGA-034. Diagrama de flujo del procedimiento adquisición de materiales y servicios XII. RESPONSABILIDADES Titular de la DGA • Autorizar compra de materiales de almacén de acuerdo con el cuadro comparativo de
cotizaciones • Suscribir y autorizar órdenes de compra y de servicio Personal de la DGA • Revisar existencia de materiales en almacén • Solicitar cotizaciones a proveedores • Elaborar cuadro comparativo de cotizaciones • Elaborar orden de compra o de servicio • Entregar orden de compra o de servicio a proveedores • Recibir, verificar y ubicar materiales en almacén • Registrar en el sistema las entradas de almacén XIII.-DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.
Responsable Descripción de Actividades Registro Dirección General de Administración
1. Revisa mensualmente existencias demateriales en almacén
2. Selecciona y recaba cotizaciones deproveedores haciendo lasespecificaciones de los bienes requeridos
Cotización
3. Recibe y elabora cuadro comparativode cotizaciones, seleccionando a losproveedores que ofrezcan los mejoresprecios, tiempos de entrega, calidad ycondiciones de pago
Cuadro comparativo
4. Elabora orden de compra o de servicio Orden de compra Orden de servicio
5. Entrega orden de compra o de servicio a los proveedores
Orden de compra Orden de servicio
“Si se trata de materiales”
6. Recibe en almacén y verifica contra orden y factura que los bienes adquiridos cumplan con las condiciones de calidad especificadas en los pedidos entregados a los proveedores
Orden Factura
7. Ubica los materiales en el lugar que le correspondan dentro del almacén
8. Registra en el sistema las entradas de almacén de los materiales adquiridos
Disco duro
Fin del procedimiento
107
108
SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA
OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
Orden de compra Hermosillo, Sonora a ______ de __________________________ de 20______ N° Proveedor: Condiciones de pago: Dirección: Ciudad: Plazo de entrega: Entregar en: El proveedor se obliga a entregar los bienes en los
términos pactados en este documento y se sujeta a las disposiciones de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal.
NOTA: Preséntese la factura original anexando esta orden de la compra (original) firmada de recibido de conformidad.
Cantidad Unidad Descripción Precio unitario Importe
Requisición N° __________ Clave Presupuestal ____________ Total Oficina solicitante: Para uso en: Recibí de conformidad los bienes
o servicios arriba señalados Elaboró Revisó: Autorizó:
Nombre y firma Fecha:
OMDGA-016
Orden de compra Fecha: Día, mes y año en que se elaboró la orden N° de Orden: Folio asignado por la Dirección General de Administración.
Proveedor: Nombre completo del proveedor.
Dirección: Domicilio del proveedor.
Ciudad: Anotar la ciudad de ubicación del domicilio del proveedor.
Condiciones de pago: Anotar la forma de pago, es decir, contado, 30 días, etc.
Plazo de entrega: Anotar si la entrega es en forma Inmediata, 3 días, 15 días, etc.
Entregar en: Anotar la dirección donde se entregarán los materiales o bienes
muebles. Cantidad: Anotar el número de materiales o bienes muebles requeridos.
Unidad: Anotar si se trata de pieza, caja, frasco, paquete, rollo, etc.
Descripción: Anotar las características más importantes que identifiquen el tipo,
modelo, color, marca, etc. del bien que se adquiere. Precio unitario: Anotar el valor del bien por unidad.
Importe: Se multiplica el precio unitario por la cantidad de los bienes que se
adquieran. Requisición N°: Número de requisición de la unidad administrativa solicitante.
Clave presupuestal: Clave y partida presupuestal a donde se va a cargar.
109
Total: Se obtiene sumando el importe más el 15% del I.V.A.
Oficina solicitante: Anotar la unidad administrativa que solicita los bienes.
Para uso en: Anotar el área donde se utilizará el bien.
Nombre, firma y fecha: Anotar el día, mes y año en que se reciben los bienes, así
como el nombre y firma de quien recibe. Elaboró: Nombre y firma del Coordinador del Área de Compras.
Revisó: Nombre y firma del Director de Recursos Materiales.
Autorizó: Nombre y firma del Director General de Administración.
110
111
SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA
Oficialía Mayor Dirección General de Administración
Orden de servicio N°
Hermosillo, Sonora a ________________de ____________________________________de 20 ____
Proveedor: Condiciones de pago: Dirección: Ciudad: Plazo de entrega: Lugar donde se requiere la prestación de servicio: Descripción del servicio solicitado: Requisición N° Solicitud de servicio N°
Recibí de conformidad Autorizó el servicio
Nombre
Firma Firma
OMDGA-017
Orden de servicio N°: Número de folio asignado por la Dirección General de Administración
Fecha: Día, mes y año en que se elaboró la orden Proveedor: Nombre completo del proveedor.
Dirección: Domicilio del proveedor.
Ciudad: Anotar la ciudad de ubicación del domicilio del proveedor.
Condiciones de pago: Anotar la forma de pago, es decir, contado, 30 días, etc.
Plazo de entrega: Anotar si la entrega es en forma Inmediata, 3 días, 15 días, etc.
Lugar: Anotar la dirección donde se prestará el servicio.
Descripción: Características del servicio requerido anotando cantidad, precio unitario,
importe, subtotal, I.V.A y total a pagar. Requisición o solicitud de servicio: Número de requisición o solicitud de servicio de
la unidad administrativa solicitante. Recibo: Nombre y firma de la persona que recibe el servicio.
Autorización: Nombre y firma del titular de la Dirección General de Administración.
112
OMDGA-034
DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 1 de 2
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento: Adquisición de materiales y servicios
Fecha de revisión: 01/08/05
113
Inicio
1
Selecciona y recaba cotizaciones de
proveedores
Elabora cuadro comparativo de
cotizaciones
Revisa existencias de materiales de
almacén mensualmente
Elabora orden de compra o de servicio
Entrega orden de compra o de servicio
a proveedor
114
DIAGRAMA DE FLUJO
Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 2 de 2
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento: Adquisición de materiales y servicios
Fecha de revisión: 01/08/05
No
Sí
1
Fin
Ubica materiales en lugar
correspondiente en almacén
Son materiales A
Registra en sistema las entradas de
almacén
A
Recibe en almacén y verifica bienes contra orden o
factura
115
disposiciones en materia de adquisiciones y obras públicas, en su caso
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Contratación, control y suministro de bienes y servicios para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado de Sonora SUBPROCESO: Contratación de bienes y servicios para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de Julio del 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Licitación pública I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar el procedimiento de licitación pública de adquisiciones de bienes muebles y obra publica conforme a la normatividad aplicable en la materia a fin de garantizar transparencia y honestidad en el ejercicio del gasto del Poder Judicial del Estado II. APLICACIÓN ( ) GENERAL (X ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica al procedimiento de licitación pública desarrollado por la Dirección General de Administración IV. DEFINICIONES STJ: Supremo Tribunal de Justicia OM: Oficialía Mayor VJC: Visitaduría Judicial y Contraloría DGA: Dirección General de Administración V. REFERENCIAS • Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora • Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con
Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal y su Reglamento • Ley de Obras Publicas del Estado de Sonora y su Reglamento • Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal y
su Reglamento • Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios • Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado VI. POLÍTICAS 1. Se deberá contar con oficio de solicitud de la adquisición y de obras a realizar, así como
la requisición de material correspondiente, firmada por el titular de la unidad administrativa solicitante, además de la instrucción y acta correspondientes del Pleno del STJ
2. Las especificaciones y los demás requerimientos técnicos necesarios para realizar las adquisiciones de los bienes y obras publicas deberán ser proporcionados por la unidad administrativa o jurisdiccional solicitante
3. Para iniciar el procedimiento se deberá contar con suficiencia presupuestal 4. El importe para determinar si es licitación pública será el que establezcan las
5. Las bases para la licitación y la convocatoria deberán ser autorizadas por el Oficial Mayor
VII. PRODUCTOS 1. Acta de Fallo 2. Contrato VIII. CLIENTE(S) 1. Oficial Mayor 2. Titulares de los órganos del Poder Judicial del Estado de Sonora 3. Visitaduría Judicial y Contraloría del Supremo Tribunal de Justicia 4. Proveedores 5. Contratistas IX. INDICADORES No. Contratos / Total de licitaciones públicas X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS No aplica XI. ANEXOS OMDGA-035. Diagrama de flujo del procedimiento licitación pública XII. RESPONSABILIDADES Titular de la OM • Suscribir la convocatoria y bases de licitación pública • Suscribir los contratos de adquisiciones y obras públicas Titular de la DGA • Supervisar y dar seguimiento al procedimiento de licitación pública Personal de la DGA • Realizar el procedimiento de licitación pública XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Descripción de Actividades Registro Dirección General de Administración
1. Recibe instrucción y acta del Pleno del STJ para realizar adquisición u obra pública
Oficio Acuerdo
2. Recaba documentación
116
3. Verifica importe de lo que se va a adquirir o construir y determina tipo de licitación
“Si no es licitación pública”
4. Archiva documentación Documento
“Si es licitación pública”
5. Elabora convocatoria y bases de licitación y turna a Oficial Mayor
Convocatoria Bases de licitación
Oficial Mayor 6. Verifica y firma y turna a la Dirección General de Administración
Dirección General de Administración
7. Realiza trámites necesarios para publicación de la convocatoria en el periódico de mayor circulación
8. Envía oficio de notificación a la Visitaduría Judicial y Contraloría, anexando copia de convocatoria y bases y señalando fecha, lugar y hora en que se realizará el acto de apertura de proposiciones, además de solicitar que designe un representante
Oficio
117
9. Realiza la venta de bases y el proceso de inscripción de los proveedores o contratistas que deseen participar en el procedimiento
10. Realiza junta de aclaraciones
11. Realiza acto de apertura y presentación de proposiciones, en la fecha, lugar y hora señalada en la convocatoria y bases de licitación, en presencia de los proveedores o contratistas y servidores públicos de la institución
Acta
12. Realiza análisis de proposiciones aceptadas y elabora dictamen que fundamenta el fallo de la licitación
Fallo
13. Realiza acto de comunicación de fallo, en presencia de los proveedores o contratistas, personal de la Visitaduría Judilcial y Contraloría y servidores públicos de la instituciones
Acta
“Si el fallo determina que se declara
desierta la licitación”
14. Procede a elaborar una nueva convocatoria y bases de licitación
“Si el fallo determina la adjudicación de contrato”
118
15. Elabora contrato una vez realizada la comunicación del fallo y recabadas las firmas de los proveedores o contratistas y de los servidores públicos que intervienen
Contrato
16. Integra expediente de licitación pública para control y seguimiento del contrato
17. Archiva expediente Expediente
Fin del procedimiento
119
120
OMDGA-035
DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 1 de 4
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento Licitación pública
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de Administración Oficialía Mayor
No
Sí
DIAGRAMA DE FLUJO
Recibe acta Pleno STJ de adquisición
u obra pública
Recaba documentación
Verifica monto y determina tipo de
licitación
Inicio
1
Es licitación pública
121
Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 2 de 4
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento Licitación pública
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de Administración Oficialía Mayor
Elabora y turna a OM convocatoria y
bases de licitación
1
Tramita publicación de convocatoria en
periódico
Verifica y firma convocatoria y
bases de licitación y turna a DGA
Notifica a VJC yanexa copia bases y
convocatoria
Realiza venta de bases y proceso de
inscripción
2
A
Realiza junta de
aclaraciones
DIAGRAMA DE FLUJO
Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 3 de 4
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento Licitación pública
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de Administración Oficialía Mayor
Sí
No
122
Realiza acto de apertura y
presentación de proposiciones
2
Analiza proposiciones y
elabora dictamen
Realiza acto de comunicación de
fallo
Licitación desierta A
3
123
DIAGRAMA DE FLUJO
Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 4 de 4
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento Licitación pública
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de Administración Oficialía Mayor
Elabora contrato
3
Integra expediente
Archiva
Fin
124
5. Las bases para la licitación y la convocatoria deberán ser autorizadas por el Oficial
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Contratación, control y suministro de bienes y servicios para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Contratación de bienes y servicios para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de Julio del 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Licitación simplificada I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar el procedimiento de licitación simplificada de adquisiciones de bienes muebles y obra publica conforme a la normatividad aplicable en la materia a fin de garantizar transparencia y honestidad en el ejercicio del gasto del Poder Judicial del Estado II. APLICACIÓN ( ) GENERAL ( X ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica al procedimiento de licitación simplificada desarrollado por la Dirección General deAdministración IV. DEFINICIONES STJ: Supremo Tribunal de Justicia OM: Oficialía Mayor VJC: Visitaduría Judicial y Contraloría DGA: Dirección General de Administración V. REFERENCIAS • Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora • Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con
Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal y su Reglamento • Ley de Obras Publicas del Estado de Sonora y su Reglamento • Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal y
su Reglamento • Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios • Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado VI. POLÍTICAS 1. Se deberá contar con oficio de solicitud de la adquisición y de obras a realizar, así como
la requisición de material correspondiente firmada por el titular de la unidad administrativa solicitante, además de la instrucción y acta correspondientes del Pleno del STJ
2. Las especificaciones y los demás requerimientos técnicos necesarios para realizar las adquisiciones de los bienes y obras publicas deberán ser proporcionados por la unidad administrativa o jurisdiccional solicitante
3. Para iniciar el procedimiento se deberá contar con suficiencia presupuestal 4. El importe para determinar si es licitación simplificada será el que establezcan las
disposiciones en materia de adquisiciones y obras públicas, en su caso
Mayor VII. PRODUCTOS 1. Acta de Fallo 2. Contrato VIII. CLIENTE(S) 1. Oficial Mayor 2. Titulares de los órganos del Poder Judicial del Estado de Sonora 3. Visitaduría Judicial y Contraloría del Supremo Tribunal de Justicia 4. Proveedores 5. Contratistas IX. INDICADORES N° Contratos / Total de licitaciones simplificadas X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS No aplica XI. ANEXOS OMDGA-036. Diagrama de flujo del procedimiento licitación simplificada XII. RESPONSABILIDADES Titular de la OM • Suscribir la convocatoria y bases de licitación simplificada • Suscribir los contratos de adquisiciones y obras públicas Titular de la DGA • Supervisar y dar seguimiento al procedimiento de licitación simplificada Personal de la DGA • Realizar el procedimiento de licitación simplificada XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Descripción de Actividades Registro Dirección General de Administración
1. Recibe instrucción y acta del Pleno del STJ para realizar adquisición u obra publica
Oficio Acuerdo
2. Recaba documentación
3. Verifica importe de lo que se va a adquirir o construir y determina tipo de licitación
125
“Si no es licitación simplificada”
4. Archiva documentación
“Si es licitación simplificada”
5. Elabora invitación a proveedores o contratistas y bases de licitación y turna a Oficial Mayor para su aprobación
Invitación Bases de licitación
Oficial Mayor 6. Verifica y firma y turna a la Dirección General de Administración
Dirección General de Administración
7. Notifica a los interesados Oficio
8. Realiza inscripción de los proveedores o contratistas invitados
9. Realiza acto de apertura y presentación de proposiciones, en la fecha, lugar y hora señalada en la invitación, en presencia de los proveedores o contratistas y servidores públicos de la institución
Acta
126
127
10. Realiza análisis de proposiciones aceptadas y elabora dictamen que fundamenta el fallo de la licitación
Fallo
11. Realiza acto de comunicación de fallo, en presencia de los proveedores o contratistas, personal de la Visitaduría Judicial y Contraloría y servidores públicos de la instituciones
Acta
“Si el fallo determina que se declara
desierta la licitación”
12. Procede a elaborar una nueva invitación y bases de licitación
“Si el fallo determina la adjudicación de contrato”
13. Elabora contrato una vez realizada la comunicación del fallo y recaba las firmas de los proveedores o contratistas y de los servidores públicos que intervienen
Contrato
14. Integra expediente de licitación simplificada para control y seguimiento del contrato
Expediente
15. Archiva
Fin del procedimiento
128
129
OMDGA-036
DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 1 de 4
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento Licitación simplificada
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de Administración Oficialía Mayor
No
Sí
Recibe acta Pleno STJ de adquisición u
obra pública
Recaba documentación
Verifica monto y determina tipo de
licitación
Inicio
1
Es licitación
simplificada
DIAGRAMA DE FLUJO
Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 2 de 4
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento Licitación simplificada
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de Administración Oficialía Mayor
130
Elabora y turna a OM invitación a
proveedores y bases
1
Notifica a
interesados
Verifica y firma invitación y bases de
licitación y turna a DGA
Inscribe a proveedores o
contratistas invitados
Realiza acto de apertura y
presentación de proposiciones
2
A
Analiza proposiciones y
elabora dictamen
DIAGRAMA DE FLUJO
Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 3 de 4
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento Licitación simplificada
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de Administración Oficialía Mayor
Sí
No
131
Realiza acto de comunicación de
fallo
2
Licitación desierta A
3
Elabora contrato
Integra expediente
132
DIAGRAMA DE FLUJO
Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 4 de 4
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento Licitación simplificada
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de Administración Oficialía Mayor
3
Archiva
Fin
133
OMDGA-019. Orden de entrada
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Contratación, control y suministro de bienes y servicios para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Suministro de bienes y servicios para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Suministro de materiales y bienes muebles I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Proporcionar a los órganos que integran el Poder Judicial del Estado los bienes necesarios para el desarrollo eficiente de sus actividades II. APLICACIÓN ( ) GENERAL (X ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica al procedimiento de suministro de materiales y bienes muebles desarrollado por la Dirección General de Administración IV. DEFINICIONES OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración UA: Unidades administrativas V. REFERENCIAS • Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora • Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios Relacionados con
Bienes Muebles de la Administración Publica Estatal y su Reglamento • Reglamento Interior de Oficialía Mayor • Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado VI. POLÍTICAS 1. Los titulares de las unidades administrativas deberán enviar las requisiciones de
materiales y suministros durante los primeros cinco días de cada mes 2. La solicitud de bienes muebles debe de justificarse ampliamente y contar con suficiencia
presupuestal. VII. PRODUCTOS 1. Requisiciones surtidas VIII. CLIENTE(S) 1. Órganos jurisdiccionales del Poder Judicial 2. Órganos auxiliares administrativos del Supremo Tribunal de Justicia IX. INDICADORES N°. de requisiciones surtidas / Total de requisiciones recibidas X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS OMDGA-018. Requisición de materiales y bienes muebles
OMDGA-020. Orden de salida XI. ANEXOS OMDGA-037. Diagrama de flujo del procedimiento suministro de materiales y bienes muebles. XII. RESPONSABILIDADES Titular de la DGA • Autorizar y firmar las requisiciones de materiales y bienes muebles • Autorizar compra de materiales o bienes muebles de acuerdo con cuadro comparativo
de cotizaciones • Autorizar y suscribir orden de compra o de servicio Personal de la DGA • Verificar en el sistema existencia de materiales • Registrar en el sistema y elaborar orden de salida de almacén • Entregar o enviar materiales a las unidades administrativas solicitantes • Recabar firma de recibido y archivar documentos • Recabar cotizaciones de proveedores y elaborar cuadro comparativo • Elaborar orden compra o de servicio • Recibir, verificar y entregar bienes a unidades administrativas solicitantes XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Descripción de Actividades Registro Dirección General deAdministración
1. Recibe de unidades administrativasrequisiciones de materiales y bienesmuebles
Requisición
2. Revisa, autoriza y firma lasrequisiciones de materiales y bienesmuebles
Requisición
“Si se trata de materiales”
134
3. Verifica en el sistema la existencia delos materiales solicitados
“Si hay existencias en almacén”
4. Registra en el sistema y elabora ordende salida de almacén
Disco duro Orden de salida
5. Procede a la localización y suministro del material requerido
“Si se trata de unidades administrativas locales”
6. Entrega los materiales requeridos a lasunidades administrativas solicitantes
Orden de salida
7. Recaba firmas de recibido y archiva
135
“Si se trata de unidades administrativas foráneas”
8. Envía por paquetería los materiales Guía
“Si no hay existencias de materiales en almacén o se trata de bienes muebles”
9. Selecciona y recaba cotizaciones de proveedores haciendo las especificaciones de los bienes requeridos
Solicitud de cotización.
10. Recibe y elabora cuadro comparativo de cotizaciones, seleccionando a los proveedores que ofrezcan los mejores precios, tiempos de entrega, calidad y condiciones de pago
Cuadro comparativo
11. Elabora orden de compra o de servicio y firma
Orden de compra Orden de servicio
12. Entrega orden de compra o de servicio a los proveedores
Orden de compra Orden de servicio
136
13. Recibe y verifica contra orden y factura que los bienes adquiridos cumplan con las condiciones de calidad especificadas en los pedidos entregados a los proveedores
Factura
14. Entrega o envía a unidad administrativa material adquirido
Fin del procedimiento
137
138
SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA
OMDGA-018
OFICIALÍA MAYOR REQUISICIÓN DE MATERIALES Y BIENES MUEBLES
Folio que será asignado al recibirse N°
(Oficina solicitante) (Lugar)
(Fecha)
Cantidad solicitada
Clave artículos
Unidad Artículos (Detallar características)
Cant. entregada
Correspondiente al mes de: Persona que elaboró: PARA USO DE LA OFICIALÍA MAYOR Nombre del solicitante Nombre: Puesto que desempeña Puesto: Firma Firma
Requisición de materiales y bienes muebles
N°: El folio será asignado por la Dirección General de Administración al recibir la
requisición.
Oficina solicitante: Unidad administrativa que solicita los materiales o bienes.
Lugar: Ciudad de ubicación de la unidad solicitante.
Fecha: Día, mes y año de elaboración de la requisición.
Cantidad solicitada: Anotar el Número de materiales o bienes requeridos.
Clave artículos: Será asignada por la Dirección General de Administración.
Unidad: Anotar si se trató de pieza, caja, frasco, paquete, rollo, etc.
Artículos: Anotar en forma detallada las características de los artículos o bienes
solicitados.
Cantidad entregada: Se deja en blanco y sólo lo llena la Dirección General de Administración en caso de que reduzca la cantidad de materiales o bienes solicitados.
Corresponde al mes de: Anotar a que mes corresponde el surtido de materiales.
Persona que elaboró: Nombre completo de la persona que elaboró la requisición.
Cuadro al margen inferior izquierdo: Nombre completo, puesto y firma del titular de la unidad administrativa solicitante.
Cuadro al margen inferior derecho: Nombre y firma del Director General de Administración.
Elaboró: Nombre y firma del coordinador del área de compras.
Revisó: Nombre y firma del Director de Recursos Materiales.
Autorizó: Nombre y firma del Director General de Administración.
139
140
ORDEN DE ENTRADA
FECHA
SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA OFICIALÍA MAYOR
FACTURA Orden de entrada: Proveedor: Factura: Orden:
CLAVE ARTÍCULO CANTIDAD PRECIO SALDO Total:
OMDGA-019
Orden de entrada
Orden de entrada: Número consecutivo que proporciona el sistema.
Proveedor: Nombre completo del proveedor que surtió los materiales.
Factura: Número de factura del proveedor.
Orden: Número de la orden de compra donde se está solicitando el material.
Clave: Número de la clave del artículo adquirido.
Artículo: Descripción del artículo adquirido.
Cantidad: Número de artículos adquiridos.
Precio: Valor unitario del artículo adquirido.
Saldo: Importe total del material, que proporciona el sistema.
Total: Total general de la factura, que proporciona el sistema.
141
142
SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA
ORDEN DE SALIDA Orden de salida: Fecha de salida: Dependencia: Clave: Número de requisición:
CLAVE ARTÍCULO UNIDAD CANTIDAD
ENTREGADACOSTO
UNITARIO IMPORTE Material de oficina: Material de limpieza: Mat. y útiles de impresión: Material para computadora: Utensilios p/serv. alim.: Refac. acces. y herr. menor: Material eléctrico: Mant. equipo transporte: Imp. y documentos oficial: Total de requisición:
OMDGA-020
Orden de salida
Orden de salida: No. consecutivo que proporciona el sistema.
Fecha de salida: Día, mes y año en que se emite la orden de salida.
Dependencia: Nombre de la unidad administrativa a quien se le surte el material solicitado.
No. de Requisición: No. de requisición con que fue solicitado el material.
Clave: Clave de la unidad administrativa que solicita el material.
Clave: No. de clave del artículo solicitado.
Descripción: Descripción del artículo solicitado.
Unidad: Anotar si se trata de caja, pieza. paquete, etc.
Cantidad entregada: No. de artículos proporcionados.
Costo unitario: Valor unitario del artículo.
Importe: Importe total del artículo, proporcionado por el sistema.
Partidas presupuestales: Totales que proporciona el sistema por cada partida presupuestal.
Total de requisición: Total general, que proporciona el sistema.
143
OMDGA-037
DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 1 de 3
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento: Suministro de materiales y bienes muebles
Fecha de revisión: 01/08/05
No
Sí
144
Inicio
1
Revisa, autoriza y firma requisición
Recibe requisición de materiales y bienes muebles
Verifica existencias
en sistema
Son materiales A
145
DIAGRAMA DE FLUJO
Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 2 de 3
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento: Suministro demateriales y bienes muebles
Fecha de revisión: 01/08/05
No No
Sí Sí
No
Sí
1
Registra en sistema y elabora orden de
salida
Localiza y suministra material
Hay existencias
Son bienes muebles B
A
Selecciona y recaba cotizaciones de
proveedores
Elabora cuadro comparativo de
cotizaciones
Elabora orden de compra o servicio y
firma
3
Son UA locales
2
Envía materiales por paquetería
146
DIAGRAMA DE FLUJO
Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 3 de 3
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento: Suministro de materiales y bienes muebles
Fecha de revisión: 01/08/05
2
Archiva
Fin
Entrega materiales
Recaba firma de recibido
B
3
Entrega orden a
proveedores
Recibe y verifica bienes adquiridos
Entrega o envía material o bien
adquirido
147
XI. ANEXOS
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Elaboración y actualización del catálogo e inventario de bienes al servicio del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Actualización del inventario de bienes al servicio del Poder judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Altas y bajas de bienes muebles I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Mantener permanentemente actualizado el inventario de bienes muebles asignados a los órganos que integran el Poder Judicial del Estado II. APLICACIÓN ( ) GENERAL (X ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica al procedimiento de altas y bajas de bienes muebles desarrollado por la Dirección General de Administración IV. DEFINICIONES OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración UA: Unidad administrativa V. REFERENCIAS • Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora • Ley de Bienes y Concesiones del Estado de Sonora • Reglamento Interior de Oficialía Mayor VI. POLÍTICAS 1. Ningún bien mueble adquirido podrá ser entregado antes de ser dado de alta 2. Todo bien mueble dado de baja se depositará en la bodega de almacén destinada para
el efecto VII. PRODUCTOS 1. Alta de bien mueble 2. Baja de bien mueble VIII. CLIENTE(S) 1. Órganos jurisdiccionales del Poder Judicial 2. Órganos auxiliares administrativos del Supremo Tribunal de Justicia IX. INDICADORES N°. de altas realizadas / Total de bienes muebles adquiridos N° de bajas realizadas / Total de bajas solicitadas X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS OMDGA-021. Resguardo de bienes muebles OMDGA-022. Control de baja definitiva OMDGA-023. Control de cambio de ubicación
OMDGA-038. Diagrama de flujo de altas y bajas de bienes muebles XII. RESPONSABILIDADES Titular de la OM • Suscribir oficios de envío de resguardos de alta • Recibir solicitud de baja de bienes muebles • Autorizar y suscribir oficio de baja de bienes muebles Titular de la DGA • Revisar oficio de alta de bienes muebles y resguardo • Recibir oficio de solicitud de baja de bienes muebles y determinar si pueden ser
utilizados o si causan baja definitiva • Enviar a Oficial Mayor oficio de autorización de baja • Enviar oficio de baja a unidad administrativa solicitante Personal de la DGA • Asignar número de inventario, elaborar placa y colocar en el bien mueble • Registrar en el sistema y elaborar resguardo • Elaborar oficio de envío • Entregar bienes muebles y recabar firma y sello del resguardo • Archivar resguardo en el expediente respectivo • Acudir a la unidad administrativa a retirar los bienes muebles dados de baja y
trasladarlos a la bodega correspondiente • Registrar bajas en el sistema • Elaborar oficio y formato de baja • Enviar oficio y formato de baja a unidad administrativa solicitante XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Descripción de Actividades Registro Dirección General deAdministración
1. Recibe copia de factura del bienmueble adquirido para alta o desolicitud de baja
Factura Solicitud de baja
“Si es alta”
2. Asigna número de inventario de acuerdo con el catálogo deinventarios de bienes muebles
Oficio
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3. Registra en el sistema la alta delos bienes muebles adquiridos
Disco duro
4. Elabora placa de número deinventario y la coloca en el bienmueble inventariado
Placa metálica
5. Elabora resguardo del bien mueble y oficio de envío y turna aOficialía Mayor para firma
Resguardo Oficio
6. Recibe oficio de envío deresguardo de alta
7. Entrega bienes muebles y recabafirma y sello del resguardocorrespondiente
Resguardo
8. Controla y archiva resguardo de alta en el expediente de la unidadadministrativa respectiva
Resguardo
“Si es baja”
9. Acude a la unidad administrativasolicitante a retirar los bienesmuebles dados de baja
10. Determina si los bienes mueblespueden ser utilizados otra vez o si causan baja definitiva
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“Si pueden ser utilizados”
11. Traslada los bienes a la bodegadesignada para le efecto
“Si no pueden ser utilizados”
12. Traslada los bienes a la bodegadesignada para el efecto para sudonación o baja definitiva
13. Registra en el sistema la baja del bien mueble
Disco duro
14. Elabora oficio de autorización debaja y turna a Oficialía Mayor parafirma
Oficio
15. Recibe oficio de autorización debaja y envía a la unidadadministrativa solicitante
Oficio Copia de formato de baja
Fin del procedimiento
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SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA
OFICIALIA MAYOR RESGUARDO DE BIENES MUEBLES
N° Resguardo: Fecha: Clave del
bien Inv. por Descripción Marca Tipo N° de serie Valor Uso
Total: Los muebles a que se refiere este resguardo Hago constar que los muebles anteriores se se ubican en: hallan bajo mi responsabilidad: MUNICIPIO: CIUDAD: TITULAR: DEPENDENCIA: DIRECCIÓN: PUESTO: OFICINA: DEPARTAMENTO: F I R M A
OMDGA-021
Resguardo de bienes muebles
N° Resguardo: Clave de la unidad administrativa a la que se le asigna el bien, proporcionada por el sistema.
Fecha: Día, mes y año en que se da de alta el bien.
Clave del bien: Clave consecutiva del bien, que proporciona el sistema.
Inv. por: Si se trata de recursos del Fondo de Administración de Justicia del Estado de Sonora (FAJES), del Supremo Tribunal o del Programa de Seguridad Pública, lo proporciona el sistema.
Descripción: Nombre del bien que se inventaría: silla, mesa, escritorio.
Marca: Marca del bien.
Tipo: Características o material del bien; secretarial, madera, metálico, etc.
N° de serie: Número de serie, en su caso.
Valor: Costo unitario del bien incluyendo I.V.A.
Uso: Se le asigna el N° 1, por tratarse de un artículo nuevo.
Ubicación de los Bienes Muebles: Lo proporciona el sistema.
Resguardado por: Nombre completo, puesto y firma del titular de la unidad administrativa a la que se le asigna el bien inventariado.
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SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA
OFICIALÍA MAYOR CONTROL DE BAJAS EN INVENTARIO
BAJA DEFINITIVA FECHA:
PÁGINA: ARTICULO: MARCA: TIPO:
Fecha Número de inventario Inv. por OFICINA
Número de serie Baja Alta Valor
Observaciones:
Total:
OMDGA-022
Control de bajas en inventario. Baja definitiva
Fecha: Día, mes y año en que se da de baja el bien.
Artículo: Descripción del bien.
Marca: Marca del bien.
Tipo: Características del bien.
Número de inventario: Clave del bien que se está dando de baja.
Inventariado por: Si se trata de recursos del Fondo de Administración de Justicia del Estado de Sonora (FAJES), del Supremo Tribunal o del Programa de Seguridad Pública, lo proporciona el sistema.
Oficina: Unidad administrativa que solicita la baja.
N° de serie: Número de serie del bien que se está dando de baja.
Baja: Día, mes y año de la baja.
Alta: Este campo se llena sólo en caso de cambio de ubicación de un bien.
Valor: Costo unitario que tenía el bien dado de baja.
Total: Importe del valor de los bienes dados de baja.
Observaciones: Se llena en caso de que se deba hacer alguna aclaración.
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SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA
OFICIALÍA MAYOR CONTROL DE BAJAS EN INVENTARIO
CAMBIO DE UBICACIÓN FECHA:
PÁGINA: ARTICULO: MARCA: TIPO:
Fecha Número de inventario Inv. por OFICINA
Número de serie Baja Alta Valor
Observaciones:
Total:
OMDGA-023
Control de bajas en inventario. Cambio de ubicación
Fecha: Día, mes y año en que se da de baja el bien.
Artículo: Descripción del bien.
Marca: Marca del bien.
Tipo: Características del bien.
Número de inventario: Clave del bien que se está dando de baja.
Inventariado por: Si se trata de recursos del Fondo de Administración de Justicia del Estado de Sonora (FAJES), del Supremo Tribunal o del Programa de Seguridad Pública, lo proporciona el sistema.
Oficina: Unidad administrativa que solicita la baja.
N° de serie: Número de serie del bien que se está dando de baja.
Baja: Día, mes y año de la baja.
Alta: Día, mes y año de alta en la unidad administrativa a la que se le asignó el bien.
Valor: Costo unitario que tenía el bien dado de baja.
Total: Importe del valor de los bienes dados de baja.
Observaciones: Anotar el Número del almacén en donde se depositará el bien o unidad administrativa a la que se le asignará el bien.
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OMDGA-038
DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 1 de 2
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento: Altas y bajas de bienes muebles
Fecha de revisión: 01/08/05
No
Sí
Sí
No
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Inicio
1
Acude a unidad administrativa a retirar mueble
Recibe copia de factura para alta o solicitud de baja
Asigna número de
inventario
Es alta
Es utilizable
Registra alta en el
sistema
Elabora y coloca placa de número de
inventario
Determina si el mueble pueden ser
utilizado
Traslada mueble a bodega de utilizables
2
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DIAGRAMA DE FLUJO
Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 2 de 2
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento: Altas y bajas de bienes muebles
Fecha de revisión: 01/08/05
1
Elabora resguardo y oficio de envío y turna para firma
Recibe resguardo y oficio de envío
Traslada mueble a bodega de inutilizables
Entrega bien y recaba sello y firma
del resguardo
Registra baja en sistema
Elabora oficio de baja y turna a OM
para firma
2
Archiva
Fin
Recibe oficio de baja y envía a UA
solicitante
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X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Definición y operación de la política de cómputo del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Operación de la política de cómputo del Poder judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Atención a usuarios de servicios informáticos I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Atender las necesidades de servicios informáticos de los usuarios de los órganos jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial a fin de apoyar a su personal a hacer más eficiente las actividades que realizan II. APLICACIÓN ( ) GENERAL ( X ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica al procedimiento de atención a usuarios de servicios informáticos desarrollado por la Dirección General de Administración IV. DEFINICIONES OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración Sistema de Atención a Usuarios: Sistema computacional donde se registran las solicitudes de los usuarios según su necesidad de servicio informático V. REFERENCIA • Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora • Reglamento Interior de Oficialía Mayor VI. POLÍTICAS 1. Para brindar el servicio de información se deberá registrar la solicitud realizada por la
unidad administrativa correspondiente en el Sistema de Atención a Usuario, ya sea que dicha solicitud se realice por escrito, de manera personal o vía telefónica
2. Una vez atendida la solicitud, el diagnóstico y /o solución al problema se registrará en el Sistema de Atención a Usuario para futuro seguimiento
3. Al diagnosticar un equipo para dar de baja definitiva, se deberán extraer aquellos componentes útiles y se guardarán como reserva de refacciones
4. En la capacitación de personal se crearán grupos de participantes con conocimientos homogéneos
VII. PRODUCTOS 1. Instalación de equipos de cómputo y redes de información 2. Desarrollo de sistemas de información 3. Constancia de curso de capacitación VIII. CLIENTE(S) 1. Personal jurisdiccional y administrativo del Poder Judicial del Estado IX. INDICADORES N° de servicios de informática prestados / Total de servicios de informática solicitados.
OMDGA-024. Atención a usuarios OMDGA-025. Recepción de equipo nuevo XI. ANEXOS OMDGA-039. Diagrama de flujo de servicios informáticos XII. RESPONSABILIDADES Titular de la DGA • Recibir y turnar las solicitudes de servicios informáticos realizadas por los órganos
jurisdiccionales y administrativos • Suscribir las constancias de los cursos que se impartan Personal de la DGA • Analizar y desarrollar los sistemas de información requeridos • Atender las necesidades de los usuarios • Instalar equipos de cómputo • Instalar redes en las distintas áreas jurisdiccionales y administrativas del Poder Judicial • Capacitar al personal en el manejo de los equipos de cómputo • Elaborar las constancias de los cursos que se impartan XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Descripción de Actividades Registro Dirección General de Administración
1. Recibe solicitud de servicios informáticos de los órganos jurisdiccionales y administrativos y registra en sistema de cómputo
Oficio Sistema de Atención a Usuarios
2. Analiza solicitud
3. Realiza propuestas a la solución de las necesidades que incluyen adquisición, instalación de equipos, capacitación y/o desarrollo de sistemas
“Si incluye adquisición e instalación de
equipo”
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3. Determina características de equipo yelabora dictamen correspondiente para su adquisición
Oficio
“Una vez adquirido equipo”
4. Instala sistemas requeridos y paquetería
5. Entrega equipo y registra para su seguimiento
Sistema de Atención a Usuarios
“Si incluye capacitación”
6. Evalúa nivel de participantes a capacitar y determina el curso a impartir
7. Diseña curso de capacitación Manual
8. Imparte curso
9. Evalúa a participantes e instructor
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10. Entrega constancia Constancia
“Si incluye desarrollo de sistemas”
11. Analiza las necesidades del usuario para el desarrollo del sistema
12. Diseña el sistema
13. Realiza programas
14. Elabora manual de operación Manual
15. Instala sistema y capacita a usuarios finales
16. Realiza seguimiento a la necesidad del usuario
Fin del procedimiento
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SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA
DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE COMPUTO Atención de Usuario / Mantenimiento a Equipo
Folio: Fecha: Hora: Unidad solicitante: Usuario: Motivo de la solicitud: Atendió: Diagnóstico / Solución: Equipo: Resguardo: Serie: Fecha de entrega a la Unidad Solicitante: Empresa a dónde se envía: Orden: Remisión: Equipo a prestar Equipo: Resguardo: Serie:
Firma del usuario
OMDGA-024
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Atención de Usuario / Mantenimiento a Equipo
Este formato se genera a través del Sistema de Atención a Usuarios, una vez capturada la solicitud de la necesidad del mismo. Comprende lo siguiente:
Folio: Es un número único que el propio sistema asigna, conformado por el mes de la solicitud, el año y tres dígitos consecutivos iniciando cada mes.
Fecha: Fecha de la solicitud de la necesidad del usuario.
Hora: Hora de la solicitud de la necesidad del usuario.
Unidad solicitante: Órgano jurisdiccional o administrativo que requiere del servicio.
Usuario: Nombre de la persona quien solicita el servicio.
Motivo de la solicitud: Breve descripción de la causa de la solicitud del servicio informático, es decir, planteamiento del problema por parte del usuario.
Atendió: Nombre de la persona de la dirección quién atiende la necesidad del usuario.
Diagnóstico/Solución: Breve descripción del diagnóstico y/o solución del servicio informático.
En caso de que algún equipo de cómputo se haya enviado a la dirección se llenará lo siguiente:
Resguardo: Número de resguardo asignado al equipo de cómputo a reparar.
Equipo: Descripción del equipo de cómputo.
Serie: Número de serie del fabricante del equipo.
Fecha de entrega de la unidad solicitante: Fecha en que se regresa el equipo al órgano jurisdiccional o administrativo solicitante.
En caso de que algún equipo de cómputo se envíe a garantía o a reparación con un
proveedor externo se llena lo siguiente:
Empresa a dónde se envía: Nombre del proveedor.
Número de orden: Número de orden del proveedor.
Nota de remisión: Número de la nota de remisión del proveedor.
En el caso de que la dirección presta al usuario algún equipo de cómputo se llena lo
siguiente:
Resguardo: Número de resguardo del equipo de cómputo a prestar.
Equipo: Descripción del equipo a prestar.
Serie: Número de serie del fabricante del equipo a prestar.
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SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA DIRECCION DE SERVICIOS DE COMPUTO
EQUIPO NUEVO FOLIO: Fecha: Tarjeta de Sonido Unida de Asignación: Bocinas Usuario: CD Módem Tarjeta de Red Quemadora Usuario: Contraseña: MARCA NUM. SERIE RESGUARDO CPU MONITOR TECLADO MOUSE Software que se instaló en la máquina:
OMDGA-025
Equipo nuevo
Folio: Es un número único que el propio sistema asigna conformado por el mes de la solicitud, el año y tres dígitos consecutivos iniciando cada mes.
Fecha: Fecha en que se recibe por primera vez el equipo.
Unidad de asignación: Órgano jurisdiccional o administrativo al que es asignado el equipo.
Usuario: Nombre de la persona a quien se asigna dicho equipo.
Características del equipo: Se señala en el recuadro si el equipo cuenta con los siguientes dispositivos: tarjeta de sonido, bocinas, lector de disco compacto, modem, tarjeta de red y/o quemadora de disco compacto.
Usuario y contraseña: Nombre del usuario y la contraseña con la cual inicia dicho equipo al momento de encenderlo.
Marca, número de serie y resguardo: Descripción de los componentes del equipo de cómputo, tales como: CPU, monitor, teclado y mouse.
Software instalado: Toda la paquetería, sistemas de información e impresoras que se instalan a dicho equipo.
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OMDGA-039
DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 1 de 4
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento: Atención a usuarios de servicios informáticos
Fecha de revisión: 01/08/05
No
Sí
169
Inicio
1
Recibe solicitud de usuario y registra en sistema de cómputo
Analiza la solicitud
Adquisicióninstl ió
Realiza propuesta a
solicitud
Elabora dictamen para adquisición
A
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DIAGRAMA DE FLUJO
Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 2 de 4
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento: Atención a usuarios de servicios informáticos
Fecha de revisión: 01/08/05
No
Sí
1
Adquirido el equipo instala sistemas y
paquetería
Envía equipo a OM para entrega a
usuario y registra para seguimiento
Evalúa nivel de conocimiento de
participantes
B A Incluye capacit
ió
2
Diseña curso
DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 3 de 4
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento: Atención a usuarios de servicios informáticos
Fecha de revisión: 01/08/05
No
Sí
171
2
Imparte curso
Evalúa a participantes e
instructor
Analiza necesidades de usuario
C B Incluye desarroll d
Entrega constancias
3
172
DIAGRAMA DE FLUJO
Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor
Hoja: 4 de 4
Unidad Administrativa: Dirección General de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento: Atención a usuarios de servicios informáticos
Fecha de revisión: 01/08/05
3
Diseña sistema
Realiza programa
Elabora manual de operación
Instala sistema y
capacita a usuario
Realiza seguimiento a la necesidad del
usuario
Fin
C