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Sistema de Contabilidad GL III

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Sistema de Contabilidad GL IIII


Tabla de Contenidos

0

Parte I Introducción 2

................................................................................................................................... 21 Contenido

................................................................................................................................... 22 Características

Parte II Archivo de Empresas 5

................................................................................................................................... 51 Archivo de Empresas

Parte III Tipos de Póliza 9

................................................................................................................................... 91 Tipos de Póliza

Parte IV Centros de Costos 12

................................................................................................................................... 121 Centros de Costos

Parte V Catálogo de Cuentas 14

................................................................................................................................... 141 Catálago de Cuentas

................................................................................................................................... 142 Diseño del Catálogo

................................................................................................................................... 153 Reglas para diseñar un buen Catálogo

Parte VI Asientos Contables 18

................................................................................................................................... 181 Asientos Contables

................................................................................................................................... 202 Traspasos entre Cuentas

................................................................................................................................... 203 Información de Cheques y Depósitos

Parte VII Polizas Frecuentes 23

................................................................................................................................... 231 Grabar una Póliza Frecuente

................................................................................................................................... 232 Utilizar una Póliza Frecuente

................................................................................................................................... 233 Programación de una Póliza Frecuente

Parte VIII Presupuestos 25

................................................................................................................................... 251 Capturar Presupuesto

Parte IX Bancos 27

................................................................................................................................... 271 Bancos

................................................................................................................................... 272 Departamentos

................................................................................................................................... 283 Conceptos

................................................................................................................................... 284 Tipos de Transacciones

................................................................................................................................... 295 Transacciones de Bancos

IIContenido

II


................................................................................................................................... 296 Conciliación Bancaria

.......................................................................................................................................................... 29Conciliación con Archivos

.......................................................................................................................................................... 34Conciliacion Manual

.......................................................................................................................................................... 38Estados de Cuenta del Banco

.......................................................................................................................................................... 38Cheques en Tránsito

.......................................................................................................................................................... 39Reporte de Conciliación

Parte X Operación 41

................................................................................................................................... 411 Acumular Saldos

................................................................................................................................... 412 Cierre de Fin de Año

................................................................................................................................... 423 Conciliación de Clientes / Proveedores

.......................................................................................................................................................... 42Conciliación de Clientes / Proveedores

................................................................................................................................... 434 Aceptar Interfase

Parte XI Reportes 46

................................................................................................................................... 461 Balance General y Estado de Resultados

................................................................................................................................... 462 Comparativo Anual

Parte XII Utilerías 48

................................................................................................................................... 481 Revisión de Pólizas

................................................................................................................................... 482 Importar / Exportar Datos

................................................................................................................................... 483 Copia de Catalogos

................................................................................................................................... 484 Saldos Iniciales

................................................................................................................................... 485 Respaldar Base de Datos SQL

Parte XIII Parámetros 50

................................................................................................................................... 501 Parámetros

................................................................................................................................... 512 Usuario y Contraseña

Parte XIV Temas Varios 53

................................................................................................................................... 531 Manejo de Centros de Costos

................................................................................................................................... 532 Manejo de Dolares

................................................................................................................................... 553 Manejo de Períodos

Indice 0

Capitulo

I

Introducción 2


1 Introducción

1.1 Contenido

· Introducción· Tipos de Póliza· Catálogo de Cuentas· Centros de Costos· Asientos Contables· Bancos· Acumular Saldos· Conciliación de Clientes/Proveedores· Reportes· Parámetros

1.2 Características

Sistema de Contabilidad GL III

Características Principales del Sistema:

· Manejo de hasta 10 niveles de desglose· Cuentas con Clave de hasta 14 dígitos· Diseño del catálogo de cuentas, tipo árbol invertido· Número ilimitado de años en línea.· Manejo de Sucursales· Cierres Anuales no definitivos.· Capacidad de exportar datos en pantalla a Excel.· Diseñador de Formatos para Impresión de Cheques· Manejo de Plantillas para pólizas repetitivas.· Manejo de Usuarios para controlar el acceso· Manejo de Cuentas Bancarias en Dólares· Conciliación de Cuentas Bancarias Automática.· Centros de Costos de hasta 8 posiciones· Maneja los traspasos entre cuentas en una sola operación genera 2 pólizas

Sistema de Contabilidad GL III3


Capitulo

II



2 Archivo de Empresas

2.1 Archivo de Empresas

CAMBIANDO UNAEMPRESA

En este archivo se capturanlas empresas que se van allevar en el sistema, junto conlos parámetros necesarios porempresa que le pide elsistema para personalizar eluso del sistema para cadauna de ellas.

Ext:La extensión deberá ser de 3 posiciones siempre, y de preferencia que sean letras para asociar a laempresa, las 2 únicas extensiones que no se deben de utilizar son CON y PRN ya que el sistemacrea un directorio con el nombre de la extensión para ahí colocar los datos de esa empresa y no sepuede hacer un directorio que se llame CON porque es palabra reservada de windows (significaCONSOLE), y PRN (significa PRINTER)

Nombre:Aquí le indicamos el nombre completo de la empresa.

Cta. ActivoEl número de la primer cuenta de activo, en este caso deberá ser también la primer cuenta en elcatálogo.

Cta. PasivoEl número de la primer cuenta de pasivo.

Cta. CapitalEl número de la primer cuenta de capital

Cta. IngresosEl número de la primer cuenta de Ingresos o de Ventas. Es también la primer cuenta de Resultados.

Archivo de Empresas 6


Cta. EgresosEl número de la primer cuenta de Egresos, o mas bien la primer cuenta de resultados que no seaIngresos. Puede ser Gastos o Costo de Venta según se diseñe el catálogo.

Cta. AcumEl número de la cuenta de Resultados Acumulados o Resultados de Ejercicios Anteriores, Al hacerun cierre anual el sistema utiliza esta cuenta para hacer el cuadre del total de cuentas de Resultado.

Cta. ResultadosEl número de la cuenta de Resultados del Ejercicio. Esta cuenta no deberá de tener movimientomanual, ya que la utiliza el sistema para asignarle la suma de las cuentas de resultados, pero soloen memoria ya que si revisamos sus movimientos o saldos no deberá tener nada.Además deberá ser la última cuenta de capital o sea que es la última cuenta de mayor, ya que deahí siguen las cuentas de resultados empezando por Ingresos o Ventas.

Cta. Ret. ISREsta cuenta es la de retención de ISR para cuando se utilice la opción de captura de cheques yestos sean de pago de Honorarios

Porc. Ret ISRAquí se le indica el porcentaje de retención del ISR que normalmente debe ser 10%

Cta. Ret. IVAEsta cuenta es la de retención de IVA para cuando se utilice la opción de captura de cheques yestos sean de pago de Honorarios

Porc. Ret IVAAquí se le indica el porcentaje de retención del IVA que normalmente debe ser 10%

Fecha de CierreEsta fecha NO ES cuando se va a terminar el período actual, esta fecha nos sirve para bloquear loscambios a los asientos que sean de esa fecha o anterior. O sea que no permitirá cambios a esosasientos, solo consultas.

Cuenta de TraspasosEsta es la cuenta que se utilizará para realizar los traspasos bancarios, el sistema hace unapregunta al momento de detectar que se está capturando una póliza de egresos, ¿ Es un TraspasoBancario ?, si responde SI, el sistema no pedira los asientos sino que solo pide el valor a traspasary la cuenta que recibirá el traspaso, con esta información el sistema genera 2 pólizas, una para elegreso y otra para el ingreso, utilizando para ello la cuenta puente que se encuentre en este campo.



Cta. Utilidad CambiariaEsta cuenta se utilizará cuando se registre una diferencia en tipo de cambio y que la diferencia es afavor de la empresa.

Cta. Perdida CambiariaEsta cuenta se utilizará cuando se registre una diferencia en tipo de cambio y que la diferencia seaen contra de la empresa.

Cta. OrdenAquí se captura la primer cuenta de orden, las cuentas de orden deberán de estar al final delcatálogo, después de las cuentas de resultados. .

Capitulo

III



3 Tipos de Póliza

3.1 Tipos de Póliza

El Archivo de Tipos de Póliza o Tabla de Auxiliares, es donde damos de alta los tipos que vamos autilizar en cualquiera de las pólizas a capturar en el sistema.

Aparte de identificar o agrupar la póliza en auxiliares, este archivo nos sirve para ligar un tipo depóliza a una cuenta de banco en el caso de pólizas de egresos o ingresos, si la póliza no es de esetipo la información del Banco se queda en blanco y el seleccionador de Tipo de Movimiento debeestar en Otros.

Este archivo también nos sirve para determinar la cuenta que representa contablemente a esa

Tipos de Póliza 10


chequera, ya que esa información la trae el registro del Banco, esa cuenta es entonces utilizada porla captura de asientos para verificar que esa cuenta sea incluida dentro de la póliza, de lo contrariola póliza no se guarda, también se verifica que si ese tipo de póliza esta registrada como que es deegresos, la cantidad asignada a la cuenta del Banco debe ser un cargo, y si esta registrada como deIngresos entonces la cantidad debe ser un crédito. De lo contrario el sistema dará un error y nodejará grabar la póliza hasta que se corrija esa situación. El Tipo Transferencia se considera como sifuera un egreso, solo se agregó para poder llevar un consecutivo para las transferencias al igual quelas chequeras.

Otro de los datos que contiene este archivo es "Cancela Valor en Bancos", esta opción es para elcaso especifico de un tipo de póliza para reevaluación de Bancos, ya que para la reevaluación deBancos vamos a necesitar que el sistema modifique las cantidades en MN cuando los dólares sequeden fijos. Además se puede utilizar para capturar la póliza de saldos iniciales para que sepuedan capturar varias cuentas que representen un banco.

Capitulo

IV

Centros de Costos 12


4 Centros de Costos

4.1 Centros de Costos

En esta opción se dan de alta los nombres de los Centros de Costos que se van a utilizar ensistema.

Capitulo

V

Catálogo de Cuentas 14


5 Catálogo de Cuentas

5.1 Catálago de Cuentas

La forma tradicional para dar de alta una cuenta en el sistema de contabilidad GL es con 2 dígitos unpunto y 4 dígitos después del punto, después de ello hay que poner la cuenta de la cual depende (ocuenta superior), y luego la descripción de la cuenta.

Uno de los cambios introducidos con el GL III es que el tamaño de la cuenta ya no está limitada a 7caracteres, sino que tenemos un máximo de 14 caracteres para definir una cuenta, y ahora ya no esnecesario llenar todos los espacios, por lo que una cuenta de 1 solo carácter es válida en GL III.Además puede utilizar como separador puntos o guiones.

Otra adición al sistema es que maneja Centros de Costos y estos se activan en cada una de lascuentas de último nivel o de detalle, checando la opción de "Utilizar Centro de Costos", al momentode estar capturando un asiento nos activará la casilla de centro de costos para que le demos unvalor que debe de existir en el maestro de centros de costos.

El diseño de un buen catálogo de cuentas es primordial para el buen funcionamiento del sistema decontabilidad.

5.2 Diseño del Catálogo

Definición de la estructura utilizada para el catálogo.

La ayuda que pueda prestar el Sistema de Contabilidad GL dependerá en parte de un buen diseñodel Catálogo de Cuentas. La numeración que se utiliza en el GL para identificar una cuenta secompone de seis caracteres: dos de mayor y cuatro de subcuenta. Aunque en realidad estaseparación es indiferente para el sistema, sirve para mayor comprensión del usuario y para unacaptura más eficiente por los motivos que se mostrarán más adelante. Para la captura de las cuentasque compondrán el catálogo se solicitan únicamente tres datos:

· Número de Cuenta· Cuenta Superior· Descripción de la Cuenta

El método para definir niveles de desglose no es el mismo que se utiliza en la contabilidad



tradicional : cuenta, subcuenta, sub-subcuenta, etc. Si se utilizara el sistema tradicional se requeriríade 15 caracteres para indicar los 4 niveles de desglose: Ejemplo Sistema Tradicional :

Cuenta Sub cuenta Ssub Cuenta Ssscta Descripción1000 Activo1000 100 Circulante1000 100 101 Bancos1000 100 101 1 Banamex1000 100 101 2 Bancomer

En el Sistema GL sólo se utilizan 6 caracteres para determinar cualquier número de cuenta, lo cualno quiere decir que se esté limitado en cuanto a niveles de desglose que se pueden obtener. Alindicar las cuentas superior (o cuenta de la cual depende) se ahorra espacio y se define como sigue.Ejemplo Sistema GL :

Cuenta Cuenta Sup. Descripción10.0000 Activo11.0000 10.0000 Circulante12.0000 11.0000 Bancos12.0001 12.0000 Banamex12.0002 12.0000 Bancomer

Así pues son seis dígitos para el número de cuenta (y seis para la cuenta superior ) y permitentener un máximo de 10 niveles de desglose con el propósito de no extender demasiado elcatálogo, lo que resultaría en una grave disminución de la velocidad de respuesta del sistema.Además difícilmente se necesitarán más de 10 niveles de desglose en la práctica.

Existen ciertas reglas para diseñar un buen catálogo de cuentas que nos pueda servir a nuestrospropósitos.

5.3 Reglas para diseñar un buen Catálogo

Existen dos reglas fundamentales para un buen diseño de un catálogo de Cuentas que permita:· Tener un mejor control de la empresa debido a los niveles de desglose.· Ahorrar tiempo de captura y codificación de los movimientos contables.

Primera ReglaTodas las cuentas de cualquier nivel que contengan descripción de cuentas iguales, deberán tenernúmeros de subcuentas iguales, esta es la regla más importante, puesto que si se cumple, se ahorramucho tiempo de la codificación de pólizas ya que se facilita la memorización de los números.Ejemplo:

Segunda ReglaDefinir números pequeños en las subcuentas (sobre todo cuando son último nivel) que son las quepodrán llevar movimientos, para evitar teclear de más. Ejemplos:

· La cuenta 80.1001 se captura 80.1001<Enter> (8 teclas).

· La cuenta 80.0001 se captura 80.1<Enter> (5 teclas).

Esto es debido a que el sistema justifica el número de la subcuenta hacia la derecha y rellena deceros los espacios de la izquierda.

Catálogo de Cuentas 16


Capitulo

VI

Asientos Contables 18


6 Asientos Contables

6.1 Asientos Contables

El archivo de Asientos Contables, es en donde se pueden ver, modificar o Agregar PólizasContables para que el sistemas las procese.

Esta es la forma de captura de las pólizas contables, los campos a capturar son los siguientes:

Tipo de PólizaEl tipo de Póliza es el que identifica la póliza en forma de auxiliares contables, existe un catálogo de



tipos de pólizas, los cuales estan libres a la imaginación del usuario.Ejemplo: DI - POLIZAS DE DIARIO

FA - POLIZAS DE DIARIO (FACTURAS) EB - POLIZAS DE EGRESOS DE BANCO 1 EC - POLIZAS DE EGRESOS DE BANCO 2 IB - POLIZAS DE INGRESOS DE BANCO 1 etc.

ReferenciaLa referencia nos viene dando la llave dentro de el auxiliar escogido, generalmente al iniciar elagregado de una póliza, al capturar el tipo de póliza el sistema nos pone el número de referenciacomo el siguiente dentro de ese auxiliar.

En algunos auxiliares el número de referencia es bastante significativo, como por ejemplo:En tipo de póliza FA, la referencia es el número de factura, en EB es el número del cheque. Pero entipo de póliza DI es solo un consecutivo dentro del mes en cuestión.

FechaEsta es la fecha de la póliza contable.

ConceptoEsta es una descripción general de la póliza, ya que individualmente cada partida también trae sudescripción.

ValorEsta casilla es de solo lectura y ahi se mostrará el valor del movimiento solo cuando esa pólizaincluya una cuenta de banco y esta cantidad representará la cantidad del banco, y es la que seincluirá al hacer una conciliación bancaria.

Adicionalmente hemos incluido un botón de Plantillas, lo que significa que Ud podrá guardar unapóliza para poder utilizarla como un machote o plantilla para capturar otras iguales o equivalentes.Ejemplo:Un ejemplo para usar Plantillas seria el pago de la renta, todo en la poliza es exactamente igual solocambia la descripcion en la que se describe que es la renta correspondiente a otro mes.

Asientos Contables 20


Para agregar un asiento el sistema le pide el número de cuenta, el centro de costo, si la cuenta lonecesita, el documento, el concepto que básicamente es una descripción para cada partida y suvalor, el valor si es capturado en positivo se toma como cargo y si es capturado como negativo setoma como crédito, también para hacerlo negativo puede capturarlo positivo y utilizar la tecla gris ( - )o el negativo que se encuentra en el teclado numérico, esto hace la cantidad negativa.Adicionalmente se muestra un tipo de cambio y un Valor en Moneda Nacional, esto es para laspólizas en dólares que se vea la conversión al tipo de cambio y que en el movimiento de la cuentaque pertenece al banco, se puede cambiar el tipo de cambio o incluso el Valor MN para cuando lapóliza no cuadre por centavos por la conversión de dólares a pesos, usted la puede ajustar a manoen este campo.

También cuenta con 4 iconos para ayudarle a calcular valores, el que tiene la forma de unacalculadora, al oprimirlo aparece una ventana como calculadora para hacer operaciones y elresultado al cerrar la ventana aparecerá como si se hubiera capturado, luego hay 3 botones paracalculo del IVA, el primero que dice IVA -, al valor que capturemos le quitara el IVA, el siguientebotón que dice IVA + le agregará a la cantidad capturada el IVA y por último el botón que dice soloIVA

En GL III hemos incluido 2 campos mas que son el Centro de Costos al que corresponde elmovimiento, para que esta casilla se encuentra habilitada la cuenta deberá estar marcada paraaceptar centros de costos en el catálogo de cuentas. El otro campo es un número de Documento quedepende de lo que se registre podemos poner una referencia como un número de factura, oremision, etc.

Además como en GL III ya maneja dólares en la sección de Bancos, al capturar una póliza deIngresos o de Egresos esta deberá de ser capturada en dólares, y el sistema hara el cálculo de laconversión a Moneda Nacional según el Tipo de Cambio que se le capturó en la ventana delencabezado.

6.2 Traspasos entre Cuentas

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6.3 Información de Cheques y Depósitos

Cuando la póliza es de Egresos o de Ingresos y está ligada a bancos por medio del tipo de póliza,entonces aparecerá esta ventana para pedir la información necesaria de cheques para podercompletar la liga a Bancos



.

Capitulo

VII



7 Polizas Frecuentes

7.1 Grabar una Póliza Frecuente


7.2 Utilizar una Póliza Frecuente


7.3 Programación de una Póliza Frecuente


Capitulo

VIII



8 Presupuestos

8.1 Capturar Presupuesto


Capitulo

IX



9 Bancos

9.1 Bancos

En el archivo de Bancos vamos a dar de alta las cuentas de cheques que tengamos, si tiene variascuentas de un mismo banco, entonces se van a dar de alta una por una.

Para ligar la información de un banco a las pólizas de egresos e ingresos, se dan de alta dentro delos auxiliares o tipos de póliza.

De no ligar esta información, el sistema de contabilidad no podrá capturar la información de uncheque o de un depósito aunque estemos capturando pólizas de egresos o ingresos.

Además el sistema lleva una contabilidad de ingresos y egresos solo con la información de laschequeras, para ver un flujo de efectivo, de este modo la información de bancos pide un departamento y un concepto de ingreso/egreso.

9.2 Departamentos

El departamento nos sirve para asignar la información de bancos a centros distintos para poderluego ver estadisticas en base a estos.

Bancos 28


Ver: Flujo de Efectivo

9.3 Conceptos

El archivo de conceptos se separa en dos, los conceptos de ingresos y los conceptos de egresos,los ingresos se definen con los numero del 1 al 10, y del 11 en adelante son conceptos de egresos.

Estos tienen la misma finalidad que los departamentos, solo que esta vez la estadistica sería por elconcepto de ingreso o egreso, además de contar también con un flujo de efectivo.

9.4 Tipos de Transacciones

Los tipos de transacciones, nos dan el nombre de los cargos y/o créditos que pudieran haber dentrode la contabilidad de la información de las chequeras, este archivo cuenta con una serie de tipos yapre-definidos y que usted los puede cambiar a su gusto.

IMPORTANTEExisten algunos tipos que no debe cambiar como el 01-Pago de Clientes, ya que el sistema lo utilizapara mandar los pagos desde Cuentas por Cobrar.



9.5 Transacciones de Bancos

Las transacciones de bancos, son los movimientos que se generan con el uso de las chequeras,dentro de los cuales pueden haber cargos y/o créditos, tipos definidos previamente. El saldo actualde una chequera, nos lo dá el saldo inicial del mes mas todos los movimientos de cargos y créditostomando en cuenta su signo para darnos el saldo actual de la chequera.

9.6 Conciliación Bancaria

9.6.1 Conciliación con Archivos

CONCILIACION CON ARCHIVOS

En esta opción como su nombre lo indica conciliamos los movimientos del sistema con losdel banco a partir de un archivo de texto que nos proporciona el banco vía internet.

Paso 1: Damos click en el botón de los 3 puntos el cual esta enseguida del campo delarchivo , nos mandara un navegador en donde seleccionamos el archivo, en el cualtenemos los movimientos del banco a procesar.

Bancos 30


Paso 2: Posteriormente damos click en el botón de Leer, nos manda un menú en el cualelegimos si el archivo esta separado por comas ó por pipe, elegimos la opcionescorrespondiente para que nos cargue el archivo al visor. Nota: Las columnas del archivo deben de estar separadas por comas ó por pipe.Nota: Si ya tenemos un Formato guardado ve al Paso 5.



Paso 3: Enseguida empezaremos la asignación de las columnas , damos click derecho enel área del título de cada una de las columnas y nos mandará un menú en el cual elegimosel tipo de dato que corresponde, y asi sucesivamente hasta terminar todas las columnasnecesarias.

Paso 4: Ya teniendo asignadas la columnas elegimos el formato de la fecha (en este casoes mes/día/año) , damos click en el botón de finalizar diseño para guardar la configuracióndel formato, el sistema pedirá el nombre con el cual se grabará el formato para su usoposterior.

Bancos 32


Paso 5: Si ya tenemos un formato guardado lo podemos elegir en el área de "Aplica

Formato Existente" y damos click en el botón de Aplica Formato, nos acomodará lascolumnas de acuerdo al formato elegido.



Paso 6: Enseguida seleccionamos el banco , para que nos cargue los movimientos delbanco, y empezamos la conciliación.

Paso 7: A continuación describimos las opciones de asignación.

Automática: Al darle click en esta opción todos los movimientos que tengan la mismareferencia se marcarán.Manual: Al darle click en esta opción solo se marcará el movimiento seleccionado en elvisor de arriba y abajo.Limpiar: Al darle click en esta opción solo se desmarcara el movimiento seleccionado en elvisor de arriba y abajo.Limpiar Todo: Al darle click en esta opción se desmarcaran todos los movimientos.

Paso 8: En el caso que alguno de los movimientos del archivo del banco no se encuentreen el sistema damos doble click sobre el movimiento y nos mandara una forma con algunos

Bancos 34


datos , ya después de haber complementado los datos damos click en el botón de generar,lo que generará el asiento contable y lo agregará al las dos partes de esta pantalla.

Paso 9: Al Finalizar la conciliación damos click en Guardar, para finalizar.

Paso 10: Después de haber grabado la información se debe de imprimir el Reporte deConciliación para terminar el proceso.

Ver Tutorial

9.6.2 Conciliacion Manual

CONCILIACION MANUAL

En esta opción como su nombre lo indica conciliamos los movimientos del sistema con losdel banco.

Paso 1: Seleccionamos el Banco a procesar, posteriormente en el visor izquierdo nosmostrara Todos los movimiento del Banco correspondientes al mes, y en el visor derecholos movimientos ya se han verificado anteriormente.Nota:También nos carga los cheque en Tránsito.



Paso 2: Para indicar que el movimiento si lo tenemos registrado en el Estado de Cuenta delBanco damos doble click sobre el movimiento ó seleccionamos el registro y ledamos un click al botón de (>), esto me lo mandara al Estado de Cuenta.Nota: Antes de mandar el movimiento al Estado de Cuenta ingresamos la fecha(por defaulnos dara la fecha que el movimiento tiene registrado en el sistema) del movimiento, la fechase ingresa en el campo que esta en medio de los dos visoresNota: Previamente tenemos que tener impreso el Estado de Cuenta del Banco para podercomparar con los movimientos del sistema.

Bancos 36


Paso 3: En el caso de que alguno de los movimientos que se mando al estado de cuentacon un fecha incorrecta , damos doble click sobre el movimiento ó seleccionamos el registroy le damos en el click al botón de (<), enseguida nos regresara el movimiento al visor de losmovimiento del sistema.

Paso 4: Si algún movimiento del banco no esta registrado en el sistema , damos click en el



botón de agregar y nos mandara una pantalla en la cual capturamos la informacion delmovimiento , posteriormente le damos click al botón de generar ,lo que generará el asientocontable y lo agregará al estado de cuenta.

Paso 5: Ya que se ha revisado los movimientos guardamos la informacion.Nota:Este proceso se puede estar realizando por dia , ya que cada vez que se cargar lainformacion nos carga solo lo que esta pendiente en el visor de los movimientos del sistema y en el visor del estado de cuenta lo que yahabiamos verificado anteriormete.

Paso 6: Si ya no hay movimientos por checar en el mes se debe de imprimir el Reporte deConciliación para terminar el proceso.

Bancos 38


9.6.3 Estados de Cuenta del Banco

Para agregar movimientos al estado de cuenta para poder realizar la conciliacion de Bancos contrael banco, necesitamos dar de alta los movimientos del banco que aparecen en el estado de cuentadel banco, en esta opción capturamos la clave del banco, la referencia, fecha del movimiento, el tipoy su valor, la moyoría de las veces solo vamos a capturar la clave del banco y su referencia, porqueal capturar esos campos el resto aparecerán porque el sistema los busca y despliega la informacióncorrespondiente.

Una vez capturados todos los movimientos del estado de cuenta del banco se podrá correr el reportede conciliación bancaria, que compara los movimientos reales con los del estado de cuenta para darcomo resultado los movimientos que sobran, que deben de ser los cheques en tránsito del messiguiente.

9.6.4 Cheques en Tránsito

En el archivo de los cheques en tránsito se guarda el resultado de la conciliación bancaria, que sonlos cheques con fecha del mes, que según el banco no se han cobrado hasta fin de mes.



La primera vez que se corra el reporte de la conciliacion bancaria deberá de darse de alta loscheques en tránsito que se tengan en nuestra conciliación manual, para que se pueda empezar allevar en el sistema de Contabilidad.

9.6.5 Reporte de Conciliación

Al pedir el reporte de la conciliación, se presume que ya se ha hecho la captura de los datos delestado de cuenta de banco, y el reporte primeramente hace el proceso de comparación de losmovimientos del banco y los movimientos que nosotros tenemos, para eso le tenemos que dar comodato la cuenta del banco la cual queremos conciliar y su saldo inicial, este solo la primera vez senecesita capturar, ya que de ahi en delante lo obtiene del resultado de la conciliación del mesanterior.

Capitulo

X



10 Operación

10.1 Acumular Saldos

Esta opción permite generar los saldos de cada una de las cuentas del catálogo a partir de laspartidas de las pólizas contables.

Debe ejecutarse después de hacer cualquier cambio al archivo de asientos contables y antes dehacer cualquier consulta o listado que no sea Catálogo de Cuentas o Asientos Contables (ya queéstos son los únicos que no requieren de la información de saldos).

El sistema permite generar los saldos de varios meses en una sola operación:

Indicando el mes inicial y final del año seleccionado.

Nota: Al realizar un cierre anual se afectan los saldos del mes de Diciembre del añoseleccionado, para poder deshacer un cierre anual, solo se vuelve a Acumular Saldos del mesde Diciembre.

10.2 Cierre de Fin de Año

Mediante esta opción el sistema cancela de manera automática las cuentas de resultados y obtienela utilidad o pérdida del ejercicio, mandando el resultado a la cuenta en donde se reporta elresultado acumulado de ejercicios anteriores, que debe estár señalada en el archivo de empresas enel campo que se llama "Cta Acum".

Además obtiene un listado del asiento contable del cierre realizado por el sistema.

Operación 42


Nota: Esta opción solo afecta al mes de Diciembre del año seleccionado.

10.3 Conciliación de Clientes / Proveedores

10.3.1 Conciliación de Clientes / Proveedores

El sistema de contabilidad cuenta también con un proceso para obtener la conciliación de lascuentas de clientes y/o proveedores, siempre y cuando se lleve dentro de la captura de las pólizasque pudieran participar en estas transacciones.

Para poder contar con esta ventaja del sistema, tendremos que utilizar el campo de concepto decada partida como sigue:

CLIENTESal registrar una factura:

en este caso no se utiliza el concepto sino el tipo de póliza que debe ser FAy la referencia que debe ser el número de la factura.

al hacer un pago a una factura:

PF#1234 Distribuidora Mexicana

al hacer una nota de crédito:

NC s/F#1234 Distribuidora Mexicana

PROVEEDORESal registrar una factura:

F#1234 Distribuidora Mexicana

al hacer un pago a una factura:

PF#1234 Distribuidora Mexicana

al hacer una nota de crédito:



NC s/F#1234 Distribuidora Mexicana

Si estos movimientos han sido creados por el Sistema Fussión, no debe de preocuparle ya queutiliza estas mismas reglas para poder hacer uso de esta opción.

10.4 Aceptar Interfase

Esta opción es para importar los datos de otros sistemas administrativos que no sean los deIngeniería Avanzada en Sistemas Computacionales, para utilizar esta opción el sistema a comunicardeberá generar un archivo ASCII con la información de los datos a importar.

Dentro de este archivo se podrá importar información de varios tipos como son, cuentas del catálogode cuentas, asientos contables

El formato de este archivo permite definir varios tipos de registros como son:

CAT - Para insertar una cuenta en el catálogo de cuentasASI - Para insertar un encabezado de un asiento contablePOL - Para insertar una partida dentro de un asiento contableBCO - Para insertar información de un cheque dentro de un asiento contable

Formato de Registro tipo CAT

CAT,<No de Cuenta>,<No de Cuenta Superior>,<Descripción de la Cuenta>,<Centro de CostoS/N>,<Usuario que dió de alta>Ejemplo:

CAT,110-001-001,110-001,"BANAMEX",N,"IASC"

Formato de Registro tipo ASI

ASI,<Año>,<Sucursal>,<Tipo de Póliza>,<No de Póliza>,<Fecha>,<Concepto>,<Moneda>,<TipoCambio>,<Usuario>Ejemplo:

ASI,2006,001,EB,2345,05/10/2006,"PAGO DE FACTURAS VARIAS",NAL,1,"IASC"

Nota: Las fechas deberán de estar en formato MM/DD/AAAA

Formato de Registro tipo POL

POL,<Cuenta>,<Concepto>,<Valor>,<C.Costo>,<Documento>Ejemplo:

POL,110-001-001,"PF#001235 WALL-MART DE MEXICO",12000,0,1235

Formato de Registro BCO

BCO,<Banco>,<Tipo>,<Departamento>,<Concepto>,<Valor>,<Beneficiario>,<Leyenda S/N>Ejemplo:

BCO,BA01,2,1,14,12000,"WALL-MART DE MEXICO, S. A. DE C.V.",S

Operación 44


Nota: la secuencia de los registros debe de concordar, después de un registro tipo ASI, deberán deestar todos los registros tipo POL que pertenezcan a ese encabezado, después de los registros tipoPOL, si el asiento es un egreso o un ingreso, deberá de haber un registro tipo BCO para describir lainformación del ingreso o egreso. El registro tipo CAT no tiene secuencia y podrá estar en cualquierposición.

Capitulo

XI

Reportes 46


11 Reportes

11.1 Balance General y Estado de Resultados

Estos reportes son los más conocidos en contabilidad ya que generalmente son los que se utilizancomo base para la toma de decisiones en una empresa.

Una de las ventajas de este sistema es que se pueden obtener estos reportes a cualquier nivel, demanera que el usuario puede tener varias opciones de presentación de estos reportes según elgrado de desglose que requiera.

11.2 Comparativo Anual

El comparativo anual es un Estado de Resultados igual que el reporte anterior, solo que en éste semuestran todos los meses del año, uno en cada columna y al final el acumulado anual.

Este reporte es de gran ayuda porque fácilmente se puede ver la tendencia de las cuentas deresultados dentro de un mismo reporte.

Capitulo

XII

Utilerías 48


12 Utilerías

12.1 Revisión de Pólizas


12.2 Importar / Exportar Datos


12.3 Copia de Catalogos


12.4 Saldos Iniciales


12.5 Respaldar Base de Datos SQL


Capitulo

XIII

Parámetros 50


13 Parámetros

13.1 Parámetros

Debido a que el sistema de contabilidad 'GL' es multi-empresas, se podrán llevar lascontabilidades de todas las empresas que usted necesite, sin mas límite que la capacidad de sudisco duro. Los 'Parámetros' nos van a ayudar a cambiarnos de una empresa a otra, o bien deun año a otro dentro de la misma empresa.

Extensión

Cada extensión consta de 3 caracteres y representa una determinada empresa. Las empresasse dan de alta por medio del menú de Archivos (Empresas), y al entrar al sistema de contabilidadmuestra una lista de empresas para seleccionar la que queremos sea la empresa activa para esasesión, además por medio de parámetros podremos cambiar la empresa activa.

Por ejemplo:ISC = INGENIERÍA AVANZADA EN SISTEMASDYC = DESARROLLO Y CONSTRUCCIONES URBANAS, S. A.

Para poder tener esa empresa como una opción para cambiarse a ella se deberá de haber dadode alta en el Archivo de Empresas con anterioridad

Año

El año es el parámetro por el cual se le dice al sistema de contabilidad, cual es el año de laempresa activa en el cual se quiere trabajar, ya sea para consultar, obtener reportes o inclusocapturar movimientos. El sistema de contabilidad puede tener en línea cualquier cantidad deaños con información y esto solo es limitado por la capacidad en disco duro.

IVAEn esta casilla podemos poner el porcentaje de Impuesto al Valor Agregado que corresponda.

Dolares en InglésEsta opción es para decirle al sistema que cuando mandemos imprimir un cheque de una cuentade dolares, la cantidad en letra será en inglés de lo contrario saldrá en español.

Impresiones B & NEsta es una opción para desactivar los colores en los reportes, existen algunos reportes quemuestran las cantidades negativas en rojo, pero las impresoras laser no imprimen bien este



color por lo que se activa esta opción para que en los reportes no se utilize el color rojo pararepresentar los valores negativos.

Vista PreviaEsta opción es solamente para la impresión de los cheques, si está desactivada entonces loscheques se mandarán directo a la impresora sin dar una vista previa, y si esta activada estavista previa se mostrará.

Usar FMTEl usar FMT es también para la impresión de cheques, y determina el tipo de formato que seestá utilizando, en este caso lo mas normal es utilizar este parámetro activado, ya que son losformatos mas nuevos, los anteriores se conservan para compatibilidad con el sistema anterior.

Nota: Además de la forma tradicional para entrar en la opción de parámetros que es por mediode seleccionar la opción del menú de archivos y parámetros, también se activará esta opción sile damos un click con el mouse al área en donde se despliega el mes y el año, al lado derechode los botónes del menú. (como se muestra en la imagen)

13.2 Usuario y Contraseña

Al instalar el Sistema de Contabilidad GL III por primera vez, el sistema detecta que no existenusuarios dados de alta y pide se seleccione un usuario de otro sistema ya instalado o que lecapturemos un usuario nuevo.

Una vez adentro usted puede agregar mas usuarios y además cambiar las contraseñas de losusuarios existentes, para tener el control de la seguridad del sistema.

Capitulo

XIV



14 Temas Varios

14.1 Manejo de Centros de Costos

14.2 Manejo de Dolares

MANEJO DE DOLARES

El manejo de dólares en el sistema se maneja solamente para la información de chequeras, ya queen la contabilidad aparecerá con el valor en pesos al tipo de cambio del día del movimiento.

EN MAESTRO DEBANCOS

El que una cuenta debanco se maneje o noen dólares sedetermina en el archivode Bancos, el cualdescribe la cuenta, yademás se define lamoneda que se va autilizar.

Temas Varios 54


EN CAPTURA DEASIENTOS

Una vez que la cuentaquede registrada comoque es dólares, alcapturar un asientoeste lo capturamos endólares pero al verlo enel sistema éstos seconvertirán en pesos altipo de cambio del díadel asiento, si este tipode cambio de ese díano existe y es el primermovimiento que secaptura de ese día,entonces el sistemapedirá el tipo decambio para ese dia,todos los demásmovimientos despuésde ese, que sean delmismo día tendrán elmismo tipo de cambio.

Al mandar a imprimir uncheque de una cuentaen dólares, éste seimprimirá con lacantidad en letra eningles o españoldependiendo de laopción que se escogióen parámetros, eindicando que sondólares.



EN HISTORIA DETIPOS DE CAMBIO

Todos los tipos decambio que se hanpedido para hacer lascapturas en dólares sevan guardando en elarchivo de Historias deTipo de Cambio, solose guarda una por día,de hecho solo cuandono existe valor para undía se piden, yposteriormente si ya setiene un valor grabadoen ese día, se utilizaese valor ya sinpreguntarlo.

14.3 Manejo de Períodos


Download - Sistema de Contabilidad GL III - fussion.com.mx · •Diseñador de Formatos para Impresión de Cheques ... tipo la información del Banco se queda en blanco y el seleccionador de

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