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Sesiones 2Ciclo de Vida de los Proyectos y Procesos de
Dirección
Peter M. Yamakawa T.Ph.D., MBA, Msc. Ing. , [email protected]
Fundamentos de la Gerencia de Proyectos
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Agenda
• Caso: OLPC Perú: Implementación Más Grande del Mundo
• Ciclo de vida de los proyectos– Estructura
– Fases
– Activos
• Procesos de dirección de proyectos– Grupos de procesos
– Sistema de gestión de cambios
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OLPC Perú: Implementación Más Grande del Mundo
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Ciclo de vida de los proyectos
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Estructura del ciclo de vida
Inicio Organización y preparación
Ejecución
Cierre
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Costos y dotación de personal durante el ciclo de vida del proyecto
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Impacto de los interesados, riesgos y la incertidumbre
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Fases del proyecto
• Son las divisiones dentro del mismo proyecto, donde es necesario un control adicional con el fin de gestionar eficazmente la conclusión de un entregable mayor.
• Las fases pueden completarse de manera secuencial, pero en determinados casos de un proyecto pueden superponerse.
• La estructuración de fases permite la división del proyecto en subconjuntos lógicos para facilitar su dirección, planificación y control.
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Proyecto de una sola fase
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Proyecto de tres fases
Proyecto de fases superpuestas
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Activos de los procesos de la organización
• Son algunos o todos los activos relativos a procesos de alguna o todas las organizaciones participantes en el proyecto que puedan utilizarse para influir en el éxito de un proyecto.
• Estos activos contemplan planes, políticas, procedimientos y lineamientos, formales e informales.
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Procesos de la organización
Procesos y procedimientos
•Procesos estándar de la organización•Lineamientos, instrucciones de trabajo, etc.•Lineamientos y criterios para adaptar el conjunto de procesos•Requisitos de comunicación de la organización•Lineamientos del cierre del proyecto•Procedimientos de control financiero•Procedimientos para la gestión de problemas y defectos•Procedimientos de control de cambios•Procedimientos de control de riesgos•Procedimientos para priorizar, aprobar y emitir autorizaciones de trabajo.
Base corporativa del conocimiento
•Base de datos para la medición de procesos•Archivo de proyectos •Información histórica y bases del conocimiento de lecciones aprendidas•Base de datos sobre la gestión de problemas y defectos •Base del conocimiento de la gestión de la configuración•Base de datos financieros que contienen informaciones como horas de trabajo, costos incurridos, presupuestos y déficit presupuestario.
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Procesos de dirección de proyectos
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El grupo de procesos de la gestión de proyectos
Procesos de iniciación
Proceso de Planificación
Procesos de control Procesos de ejecución
Procesos de cierre
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Grupos de procesos de la dirección de proyectos
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Grupo de procesos que interactúan en una fase o proyecto
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El grupo de procesos de la gestión de proyectos
• La gestión de proyectos puede ser visto como un número de procesos relacionados entre sí.
• Los grupos incluyen:– Procesos de iniciación– Procesos de planeamiento– Procesos de ejecución– Procesos de control– Procesos de finalización
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Procesos de Iniciación
• Acciones para empezar el proyecto
• Definición del caso de negocio
• Definición del apoyo ejecutivo del proyecto
• Definición del gerente de proyectos
• Otros
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Procesos de planificación
• Desarrollo del plan del proyecto
• Definición del alcance
• Definición de fechas y tiempos
• Estimación de costos
• Recursos necesitados
• Definición de riesgos
• Otros
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Procesos de ejecución
• Incluye coordinación de la gente y otros recursos para llevar a cabo el plan del proyecto
• Formar el equipo
• Ejercer liderazgo
• Asegurar la calidad del proyecto
• Diseminar información
• Otros
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Procesos de control
• Asegurar que los objetivos del proyecto son satisfechos
• El gerente de proyectos y el equipo miden el progreso del proyecto frente a lo establecido en el plan
• Revisión del rendimiento y del “status” del proyecto
• Si se requiere cambios, deben identificarse, analizarse y administrarse estos cambios
• Otros
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Procesos de cierre
• Incluye la aceptación formal de la finalización del proyecto
• Actividades administrativas tales como documentar los archivos del proyecto, lecciones aprendidas, y recibir la aceptación formal de los entregables del proyecto
• Otros
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Actividad del grupo de procesos
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Control integrado de cambios
• Involucra identificar, evaluar, y gestionar los cambios durante el ciclo de vida del proyecto
• Los objetivos principales de control de cambios:– Asegurar que cambios son beneficiosos
– Gestionar los cambios
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Sistema de control de cambios
• Un proceso formal, documentado que describe cuando y como son los cambios
• Describe quien está autorizado para realizar los cambios
• Incluye un proceso de comunicación de los cambios
• Algunas organizaciones tienen políticas para los cambios sensitivos al tiempo– “política de 48 horas”