Download - Septima Unidad - Pert -Control de Proyectos
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Direccin de la Produccin. Curso 2006-2007
CONTROL DE PROYECTOS
Ing. RENATO DIAZ GALDOS
NOVENA UNIDAD
Planificacin y control de proyectos
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Direccin de la Produccin. Curso 2006-2007
GESTION DE PROYECTOS 1. Planificacin
Para la organizacin de un
proyecto se requiere:
Tener un objetivo
especfico
Conocer:
la fecha de
cumplimiento
las actividades
detalladas y sus
costos
asociados
Determinar los recursos
necesarios, (personal,
suministros y equipos).
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Programacin y control del proyecto
PROGRAMACIN DEL PROYECTO
CONTROL DEL PROYECTO
Asignar los distintos recursos (personas, dinero, materiales, etc.) a las distintas actividades que componen el proyecto, identificando la relacin existente entre
las distintas actividades para lograr una asignacin de recursos ptima
Grficos Gantt y los mtodos CPM y PERT
Coste
Calidad
Tiempo
Programacin y control del proyecto
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Direccin de la Produccin. Curso 2006-2007
Programacin del proyecto
Programacin y control del proyecto
PERT (Program Evaluation and Review
Technique) y CPM (Critical Path Method) son
dos tcnicas basadas en redes que
contemplan las relaciones de precedencia e
interdependencia de actividades.
La Programacin de Proyectos sirve para:
Definir la relacin de cada actividad con
las otras y con todo el proyecto
Determinar la precedencia entre
actividades
Obliga a determinar tiempos reales y
estimar costos para todas las actividades
Permite al Gerente del Proyecto a usar
eficientemente los recursos: personal,
dinero y materiales, determinando los
cuellos de botella del proyecto.
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Control del proyecto
Programacin y control del proyecto
El CONTROL DE PROYECTOS - como el
control de cualquier sistema de
administracin - implica el monitoreo cercano
de recursos, costos, calidad y presupuesto del
mismo.
CONTROL significa tambin usar un crculo
de retroalimentacin para revisar el plan del
proyecto y asignar mayores recursos donde
son necesarios para no atrasarlo.
Actualmente existen sistemas computarizados
que ayudan en esta tarea como MS Project,
Harvard Total Project Manager (HTPM),
Primavera, MacProject, Pertmaster,
VisiSchedule, Time Line, etc.
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PERT Y CPM
PERT y CPM fueron desarrollados para ayudar a los Gerentes a programar, monitorear y controlar proyectos.
CPM apareci, como una herramienta desarrollada por J. E. Kelly de Remigton Rand y M. R. Walker de DuPont.
Independientemente PERT fue desarrollado por la Marina de los EEUU.
PERT y CPM difieren un poco en terminologa y en construccin de la red, pero sus objetivos son comunes.
El anlisis usado en ambos modelos es muy similar.
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PERT Y CPM
La mayor diferencia radica en que PERT emplea tres
estimados de tiempo para cada actividad con sus
probabilidades asociadas de que ocurran. Sirven para
calcular valores esperados y desviaciones estndar para
los tiempos de cada actividad.
CPM asume que los tiempos de cada actividad son
conocidos con certeza y por tanto se tiene un solo
tiempo para cada actividad.
PERT/Costo es una tcnica que combina los beneficios
de PERT y CPM. Los tres son importantes porque
pueden responder las preguntas ms criticas acerca del
avance de un proyecto:
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PERT Y CPM
Una diferencia importante entre CPM y PERT es el uso
en este ltimo de tres tiempos o duraciones estimadas
para cada actividad.
En CPM se usa un solo valor.
Para cada actividad en PERT se debe determinar un
Tiempo OPTIMISTA, un Tiempo PROBABLE y un
Tiempo PESIMISTA. Con estos tres valores calculamos
el tiempo de conclusin o duracin esperados y la
respectiva varianza. Estudio de probabilidades.
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EJEMPLO
Si en una licitacin pblica a suma alzada, 10 postores
presentan su oferta de plazo para ejecucin de una
edificacin, de acuerdo a los siguientes resultados
Postores 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Plazo (das) 180 170 190 180 160 180 170 180 180 150
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EJEMPLO
Tabulamos los datos, definimos las frecuencias(f) y finalmente
determinamos la frecuencia relativa:
VALOR DE LA DURACIN FRECUENCIA FRECUENCIA RELATIVA
ESTIMADA EN PROPUESTA (F) P(A) = f/N
150 1 0.10
160 1 0.10
170 2 0.20
180 5 0.50
190 1 0.10
TOTALES 10 1
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REPRESENTACION GRAFICA
La Tabla anterior se puede representar como Histograma, en el
cual se marca en el eje horizontal, las duraciones propuestas y en
el eje vertical las Frecuencias:
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REPRESENTACION GRAFICA
Si graneamos los datos de los plazos propuestos vs. frecuencias
relativas, obtendremos lo siguiente:
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MEDIA ARITMETICA
Comnmente llamado promedio o media. Es un valor tal que la suma de
las desviaciones o diferencias entre las observaciones y dicho valor es
cero; equivale a la suma de las observaciones dividida entre la suma de
ellos.
Formula: X = (SUMATORIA xi) / n
Donde: X = Media
x = Una observacin o medida,
n = Nmero total de observaciones.
Si trabajamos con frecuencias la frmula es
X = (SUMATORIA xi fi) / (SUMATORIA fi)
xi = Valor indicado de la fila i
fi = Frecuencia de la fila i
Reemplazando datos:
X = (150 + 160 +170x2 + 180x5 + 190) /10 X=174
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MODA - MEDIANA
MODA.- Es el valor que corresponda a la frecuencia mxima. En
nuestro ejemplo 180 das se repite 5 veces, por tanto constituye la
moda.
MEDIANA.- La mediana de n observaciones xl ,x2,. ..xn
observaciones, es el valor ms intermedio una vez que los datos
son dispuestos de acuerdo a su tamao.
Primer caso.- Si nmero de observaciones es impar; en este caso
n es un nmero impar, la mediana es el valor de la observacin
con el nmero (n+l)/2.
Ejemplo: Determinar la mediana de 15,14,2,27 y 13. Ordenamos los
datos del ms pequeo al ms grande: 2,13,14,15,27. La mediana
es el 3er valor ms grande(5+l) / 2, es decir 14.
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MEDIANA
Segundo caso. Si el nmero de observaciones es par, en este
caso la mediana es el promedio de las observaciones con los
nmeros n/2 y (n+2)/2.
Ejemplo 1: Determinar la mediana de 11,9,17,19,4 y 15. Ordenamos
los datos de menor a mayor: 4,9,11,15,17,19. La mediana ser el
promedio de los valores tercero y cuarto (ll + 15) / 2 = 13.
Ejemplo 2: La mediana de los plazos dada por los 10 postores
ordenados es: 150,160,170,170,180,180,180,180,180,190. Aplicando
las frmulas para la ubicacin de los dos valores a promediar,
tenemos: n/2= 10/2, es decir el valor en la quinta ubicacin
ordenada de menor a mayor y (n+2)/2 = (10+2)/2; es decir el valor
de la sexta ubicacin(180): Por tanto la mediana es 180, valor
similar a la moda.
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RANGO VARIANZA DESVIACION ESTNDAR
RANGO: es la diferencia entre el valor mximo y el valor mnimo.
Rango: 180-150 = 30.
VARIANZA.- Es una medida fundamental de dispersin. Es la
desviacin cuadrada media de cada observacin. Sus unidades
son los cuadrados de las unidades de la variable. Se utiliza en el
clculo de la red PERT. Su frmula es:
( fi (xi X) ^ 2 ) / n
DESVIACIN ESTNDAR.- Como la varianza no muestra en la
grfica de distribucin de Frecuencias una claridad en la medida
de la dispersin, se utiliza la desviacin estndar, que nos mide la
desviacin de los datos respecto a la media. Es la raz cuadrada
de la varianza.
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RANGO VARIANZA DESVIACION ESTNDAR
En funcin a los datos del ejemplo en desarrolllo postores),
vamos a elaborar la siguiente tabla:
Donde X=174 Varianza=1240/10 = 124
Desviacin Estndar = 11.14
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3 estimaciones de duracin:
Duracin optimista (a).
Duracin ms probable (m).
Duracin pesimista (b).
Siguen la distribucin de probabilidad
beta.
Duracin esperada: t = (a + 4m + b)/6
Varianza del tiempo: v = (b a / 6)2
Duracin de las actividades de PERT
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DIAGRAMA PERT 3. Control
El diagrama Pert utiliza estimaciones probabilsticas de tiempos de ejecucin
Lo que da lugar a la definicin de:
a : tiempo optimista, ( el menor tiempo posible )
m : tiempo mas probable,(la estimacin de tiempo mas exacta si todo sucede satisfactoriamente)
b : tiempo pesimista, (el mximo tiempo necesario)
Con los cuales se determina:
El tiempo esperado (Te) Te = (a+4m+b)/6
Desviacin estndar (te) te = (b-a)/6
Varianza ((te)^2) (te)^2=((b-a)/6)^2
Mediante la incorporacin de la desviacin estndar de los tiempos de
ejecucin, es posible estimar la fecha de terminacin de un proyecto con
una probabilidad del 50 % al 80 %
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MTODO PERT
Tiempo pesimista
Tiempo normal o ms probable
Tiempo optimista
Duraciones aleatorias
tt t t
yt t
e
m p
t
p o
0 2
24
6 6
Mtodo PERT
Tcnicas de planificacin y control de proyectos
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GESTION DE PROYECTOS Tiempos PERT estimados
2
6
ab
6
4 bmat
.a = Tiempo optimista para ejecucin de la actividad
.b = Tiempo pesimista para ejecucin de la actividad
.m = Tiempo ms probable para ejecucin de la actividad
.t = Tiempo esperado para ejecucin de la actividad
.v = varianza del tiempo de ejecucin de la actividad
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NOMENCLATURA
NOMENCLATURA
Tx : Tiempo medio esperado
TxE: Tiempo medio esperado mas prximo
TxL: Tiempo medio esperado mas lejano
VxE , VxL : Varianzas correspondientes
TP : TIEMPO PROGRAMADO
E
L
Tx Vx
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EJEMPLO
Duracin esperada: t = (a + 4m + b)/6
Varianza del tiempo: v = (b a / 6)2
EJEMPLO
Act. das a m b Te (te)^2
A 5 2 4 12 5 2.8
B 6 3 4 17 6 5.4
C 5 1 4 13 5 4
D 7 1 4 25 7 16
E 4 3 4 5 4 0.11
F 4 4 4 4 4 0
50 40
30 20
10 60
0 0
0 12.2
5 2.8
5 9.4
7 16
8 0.11
11 8.2
11 4
11 16.11
12 0
16 12.2
16 0
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EJEMPLO
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Direccin de la Produccin. Curso 2006-2007
EJEMPLO
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PROGRAMACION DE REDES PERT
En la red
T5xe = 0 + 10 + 20 + 8 + 30 = 68
V5xe = 0 + 0 + 0.44 + 1.77 + 44.44 = 46.65
Se toma esta varianza a pesar de que la suma de las varanzas a lo
largo de la ruta (0-1), (1-3), (3-5) es:
0 + 177.59 + 0 = 177.59 > 46.65 valor considerablemente mas
grande.
" La incertidumbre Involucrada en la ocurrencia del evento 5 es la
incertidumbre de la cadena (0-1), (1-2). (2-4) (4-5)."
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PROGRAMACION DE REDES PERT
Refirindonos al evento de terminacin 12:
T12 xe = 122 das
y una varianza asociada de:
V12 xe = 74.41
Desviacin estandar = 74.41 ^ = 8,68
Este dato sirve para definir la curva de distribucin de
probabilidad para la terminacin del proyecto. En la prctica para
proyectos con muchas actividades, como ya se mencion, esta
distribucin tiende a ser la curva de distribucin normal.
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PROGRAMACION DE REDES PERT
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Estas dos tcnicas siguen seis pasos bsicos:
Definir el proyecto y todas sus actividades o tareas importantes.
Desarrollar las relaciones entre las actividades: decidir qu actividades deben preceder y cules deben seguir a las otras.
Dibujar la red que conecta todas las actividades.
Asignar las estimaciones de duracin y coste a
cada actividad.
Calcular el camino de mayor duracin de la red. ste es el denominado camino crtico.
Utilizar la red para ayudar a planificar, programar, seguir y controlar el proyecto.
PERT y CPM
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Ventajas de PERT/CPM
Se utilizan en varias etapas de la direccin de
proyectos.
No son complejos matemticamente.
Utilizan representaciones grficas.
Proporcionan un camino crtico y tiempo de
holgura.
Proporcionan documentacin del proyecto.
Sirven para controlar los costes.
Las redes creadas proporcionan valiosa
documentacin del proyecto y sealan
grficamente quin es el responsable de las
diferentes actividades.
Aplicables a una gran variedad de proyectos e
industrias.
Se utilizan para controlar no slo programas, sino
tambin costes.
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Direccin de la Produccin. Curso 2006-2007
Duracin del proyecto
estimada (T):
Suma de las actividades
del camino crtico, t
Varianza del proyecto
(V):
Suma de las varianzas
de las actividades del
camino crtico, v
Utilizada para obtener la
probabilidad de la
finalizacin del proyecto
Duracin del proyecto
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1995
Corel Corp.
Ejemplo de probabilidad de
finalizacin de PERT
Supongamos que es un
diseador de proyectos de
General Dynamics. El
proyecto de un submarino
tiene una duracin de
finalizacin estimado de 40
semanas, con una
desviacin estndar de 5
semanas. Cul es la
probabilidad de finalizar el
submarino en 50 semanas o
menos?
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Direccin de la Produccin. Curso 2006-2007
T = 40
s = 5
50 X
Distribucin normal
Z X T
= -
= -
= s
50 40
5 2 0 ,
m z = 0
s Z = 1
Z 2,0
Distribucin estndar normal
Conversin a la variable estndar
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m z = 0
s Z = 1
Z 2,0
Z 0,00 0,01 0,02
0,0 0,50000 0,50399 0,50798
: : : :
2,0 0,97725 0,97784 0,97831
2,1 0,98214 0,98257 0,98300
Tabla de la probabilidad estndar
normal
Probabilidades en conjunto
0,97725
Obtencin de la probabilidad
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PLANIFICACIN Y CONTROL DE PROYECTOS
Podemos definir un proyecto como una serie de tareas relacionadas, parcialmente ordenadas y generalmente dirigidas a la obtencin de un resultado importante, por lo que requiere un largo perodo de tiempo
para su finalizacin.
DIRECCIN DE PROYECTOS
Fases
Planificacin
Programacin
Control
Planificacin y control de proyectos
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PLANIFICACIN DEL PROYECTO
Determinacin
de objetivos
Definicin del
proyecto
Determinar los
recursos necesarios
Organizacin
del proyecto
PROGRAMACIN DEL PROYECTO
Secuencia de
actividades
Programacin
de recursos
Asignacin de
recursos
CONTROL DEL PROYECTO
COSTES CALIDAD TIEMPO
EJECUCIN DEL PROYECTO
Fases de un proyecto
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Planificacin del Proyecto
1.- Determinacin de objetivos
Resultado
Coste
Tiempo
2.- Definicin del proyecto
Proyecto, hitos, sub-hitos y actividades
3.- Determinacin de los recursos necesarios
4.- Organizacin del proyecto
Equipos de proyecto
Planificacin del proyecto
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Direccin de la Produccin. Curso 2006-2007
GESTION DE PROYECTOS 1. Planificacin
Para la organizacin de un proyecto se
requiere:
Tener un objetivo especfico
Conocer: la fecha de cumplimiento
las actividades detalladas y sus costos asociados
Determinar los recursos necesarios,
(personal, suministros y equipos).
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Microsoft Project
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Que es un diagrama de Gantt?
Un grfico de Gantt es una herramienta
visual para ayudar a Plan, Gestionar y
Realizar el seguimiento de un proyecto o
proyectos.
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Ejemplo diagrama Gantt
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Planificacin de un Proyecto
Definir objetivos
Desarrollar tareas
Establecer plazos
Disponibilidad de recursos
Organizar
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La gestin y seguimiento de un Proyecto
Observacion del progreso
Las tareas seran completadas a tiempo?
Es una tarea importante dentro del proyecto ?
Administrar Finanzas
El proyecto va a permanecer dentro del
presupuesto?
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Usando MS Project
Definir el proyecto
Construir un plan
Establecer una fecha de inicio
Introduzca las tareas y duraciones
Asignar recursos
Lista de tareas
Afinar el plan
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Usando MS Project (contd)
Administrar y realizar el seguimiento
Establecer una lnea de base
Introduzca las cifras efectivas
Ajustar el plan
Cierre el proyecto
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Definiendo el proyecto
El objetivo del proyecto debera ser
definido por la persona / grupo que va a
administrar el proyecto.
Tareas, tiempos de inicio, y los plazos
deben ser claramente establecidos.
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Establecer una fecha de inicio
. Al abrir un nuevo archivo de
Microsoft Project, el usuario es
avisado de forma automtica una
fecha de inicio. Establecer con
precisin la fecha de inicio ser el
futuro las entradas ms
conveniente.
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Introduccin de tareas y duraciones
Las tareas se entr en el "Nombre de
tarea" columna
Subtareas son creadas por un grupo de
sangrado.
Duraciones podrn ser inscritos en el
nmero de das de trabajo o fechas de
inicio y fin se puede utilizar.
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Norma Marcadores
Tarea Normal
Designa duracin de tarea ordinaria
Resumen Bar
Designar la duracion de un grupo de sub-tareas
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Marcadores Especiales
Hitos
Un punto de referencia que marca un
acontecimiento importante en un proyecto y se
utiliza para vigilar la marcha del proyecto
Para crear un hito, Entrar"0" en el campo de
duracin
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Cambio de los estilos de marcador
Haga doble clic en el marcador que quiere
cambiar el formato y en consecuencia
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Asignando recursos
Un recurso puede ser una sola persona,
una pieza de equipo, o se puede
representar a un grupo.
La informacin sobre disponibilidad de
recursos incluyen, costos, y el tiempo de
trabajo
Los recursos son muy importantes en la
programacin exacta.
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Assigning Resources
To Assign a Resource:
Select the task to which you want to assign the
resource
Click the Assign Resources button on the
toolbar
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Assigning Resources
If resources are not already set up,
double click on the name box
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Assigning Resources
Enter pertinent information and click OK.
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Assigning Resources
When a resource has been selected, click
Assign
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Vinculacin de Tareas
Algunas tareas requieren otra tarea que
se completar antes de que pueda
comenzar. Estas tareas deben estar
vinculadas.
Tareas y subtareas estn vinculados
mediante la asignacin de Predecesores.
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Vinculacin de Tareas
Predecesor
Una tarea que debe comenzar o finalizar antes
de otra tarea puede comenzar o terminar
Sucesor
Una tarea que no puede comenzar o terminar
hasta que otra tarea comience o termine
Una tarea se convierte en un sucesor cuando
un nmero de fila se introduce en la columna
anterior
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Vinculacin de Tareas
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Afinar el plan
Cuando todos los recursos se han
asignado tareas adecuadas y estn
vinculados, el diagrama de Gantt original
ser completa
Asegrese de que las tareas se han
vinculado correctamente tarea y
duraciones son correctas.
El proyecto est ahora listo para
comenzar
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Establecer una base
Una base de referencia se compara su
plan original para el proyecto con el
curso del proyecto.
Puede ver las tareas que se inici un
poco antes o despus de lo previsto,
super su presupuesto original, llev
ms tiempo de lo previsto, y as
sucesivamente.
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Establecer una base
Crear una base de referencia una
vez que se haya pulido, y justo antes
de realmente empezar a trabajar en
el proyecto
Para realizar el seguimiento de los
costos, asegrese de introducir la
informacin de costo antes de crear
la base de referencia
Las actualizaciones pueden hacerse
fcilmente a la base si la
informacin que falta
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Establecer una base
El plan de referencia incluye:
Tareas (fechas de inicio y fin, duracin, trabajo,
costo, divisiones, tiempo gradual de trabajo, y
Recursos (en el trabajo, el costo, tiempo
gradual de trabajo, y tiempo gradual costo)
Asignaciones (fechas de inicio y fin, el trabajo,
los costos, tiempo gradual de trabajo, y tiempo
gradual de costo)
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Establecer una base
Para establecer una lnea de base:
Punto de Seguimiento en el men Herramientas
Haga clic en Guardar lnea de base
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Introduccin de Progreso
Actualizar real fechas de inicio y fin de una
tarea.
En el men Herramientas, a punto de seguimiento y, a
continuacin, haga clic en Actualizar tareas
En virtud de reales, el tipo de inicio y Finalizar fechas
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Introduccin de Progreso
Actualizacin sobre el progreso de una tarea Haga doble clic en la tarea que se actualizar
Introduzca un porcentaje
En el diagrama de Gantt, una barra de progreso
aparece en la barra de tareas
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Seguimiento de diagrama de Gantt
Realiza un seguimiento de la marcha del
proyecto
Muestra qu tareas estn retrasados, y
que lo que se ha terminado el tiempo
Haga clic en el icono de Gantt de
seguimiento para ver
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Seguimiento de diagrama de Gantt
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Direccin de la Produccin. Curso 2006-2007
Seguimiento de diagrama de Gantt
La determinacin de si las tareas son de
inicio y finalizacin de acuerdo con el
plan:
En el diagrama de Gantt de seguimiento,
punto en la tabla (men Ver) y haga clic
Diferencia.
Arrastra Divider la parte derecha de la
barra para ver la diferencia.
Variance is shown in Days
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Seguimiento del pregreso
Determine si las tareas cuestan ms o
menos de los presupuestados
En el diagrama de Gantt de seguimiento, punto
en la tabla (men Ver) y haga clic en Costo
Arrastra la Divider barra hacia la derecha
para ver Costo Total Lnea de base y
campos
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Direccin de la Produccin. Curso 2006-2007
Diagramas PERT
Muestra un diagrama
de flujo del proyecto.
Cada cuadro representa
una tarea en el
proyecto.
Conexin flechas
muestran las
dependencias entre
tareas.
Para ver, haga clic en el
icono grfico PERT
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Direccin de la Produccin. Curso 2006-2007
Vista de calendario
Mantiene pestaas
de tareas cuando se
producen.
Ver rpidamente las
tareas cunto
tiempo tome, una
vez que comienzan y
terminan, y la
manera en que se
produzcan en
relacin con otras
tareas.
Para ver, haga clic
en el icono
Calendario
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Direccin de la Produccin. Curso 2006-2007
Vista de tareas
El trabajo con la
tarea y los recursos
de informacin de
lado a lado.
Crea fcilmente
tiles acerca de los
informes, cuando un
recurso est
programado para
trabajar en una
tarea.
Para ver, haga clic
en el icono Tareas
de uso.
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Direccin de la Produccin. Curso 2006-2007
Vista de grafica de los recursos Ver si los recursos
asignados son ms que
la capasidad de los
trabajos asignados y
cuanto es el costo de
estos en un calendario
grafico
Para ver, haga clic en el
icono Grfico de
recursos
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Direccin de la Produccin. Curso 2006-2007
Ms vistas
Ver hoja de recursos
Manera fcil de revisar, aadir, editar los datos
sobre los recursos
Ver uso de los recursos
El trabajo con los recursos y la informacin de
las tareas al lado de la otra
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Direccin de la Produccin. Curso 2006-2007
El proyecto esta ahora terminado !!
MS Project es una herramienta muy
poderosa si se utiliza correctamente
Este programa puede ahorrar mucho
tiempo a los ingenieros que estn
interesados en el tiempo, coste, etc
Mantiene automticamente su proyecto
organizado
.
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Direccin de la Produccin. Curso 2006-2007
Gracias por su atencion!!