SEMINARIO DE
ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTAL
INSTRUCTORA: MARIA LUISA MARCONI LOPEZ
EL ESTADO
• TERRITORIO
• POBLACIÓN
•VÍNCULO JURÍDICO
CARACTERÍSTICAS DE NORMAS JURÍDICAS
GENERALIDAD
OBLIGATORIEDAD
COACCIÓN
CARACTERÍSTICAS PARA CREACIÓN DE UNA ENTIDAD PÚBLICA
•TECNICA
•ADMINISTRATIVA
•FINANCIERA
•LEGAL
FUNCIONES DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS
• PLANIFICACIÓN
• EJECUCIÓN
• EVALUACIÓN
• CONTROL
• ASESORÍA Y CONSULTIVA JURIDICA
BIENES DEL ESTADO
• POR SU NATURALEZA
• POR SU FORMACIÓN
• POR SU JURISDICCIÓN
• POR SU TITULARIDAD
LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS
CARACTERÍSTICAS:• COMPETENCIA 1.- JURISDICCIONAL
2.- JERÁRQUICA
3.- FUNCIÓN
• CAUSA
• PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS
• FINALIDAD
• POSIBLE DE EJECUTAR
PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS
UNIDAD DE GESTIÓN
FUNCIÓN
PROCESOS ACTIVIDADES Y TAREAS
PRODUCTO: DOCUMENTOS
ACTOS ADMINISTRATIVOS
CLASIFICACIÓN
• UNILATERALES
• CONTRACTUALES / BILATERALES/MULTILATERALES
• GENERALES
• PARTICULARES
• REGLADOS
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
ELEMENTOS QUE LO CONFORMAN
• ENTRADA
• PROCESO
• SALIDA
• RETROALIMENTACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE TRÁMITES
GESTIÓN DOCUMENTALSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
ELEMENTO-ENTRADA
PASOS:
• RECEPCIÓN
• CALIFICACIÓN
• APERTURA Y SELLO DE RECEPCIÓN
• REGISTRO
• DIRECCIONAMIENTO A LAS UNIDADES DE GESTIÓN
• CONTROL DE ENTREGA FÍSICA DE ORIGINALES
GESTIÓN DOCUMENTALSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
ELEMENTO- PROCESO
PASOS:• RECEPCIÓN
• CONOCIMIENTO Y ACCIÓN
• TRÁMITE Y CONTROL INTERNO A OTRA UNIDAD
• UTILIZACIÓN DE SIGLAS DE IDENTIFICACIÓN DE UNIDADES.
• NUMERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
• ELABORACIÓN DE RESPUESTAS
• LEGALIZACIÓN
• DISTRIBUCIÓN INTERNA Y EXTERNA
GESTIÓN DOCUMENTALSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
ELEMENTO-SALIDA
PASOS:• VERIFICACIÓN DE DATOS DE DOCUMENTOS DE SALIDA
• ELABORACIÓN DE REGISTRO DE SALIDA DE
CORRESPONDENCIA
• CONTROL DE ENTREGA
GESTIÓN DOCUMENTALSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
ELEMENTO-RETROALIMENTACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE TRÁMITESPASOS:• ACTUALIZACIÓN DE CONTROL DE TRÁMITE PENDIENTE DE LA UNIDAD DE PROCESO EN EL SISTEMA INFORMATICO. • REPORTE A LA AUTORIDAD SOBRE TRÁMITES PENDIENTES PARA TOMA DE ACCIONES.
• INFORMACIÓN AL USUARIO POR PARTE DEL ELEMENTO DE ENTRADA.
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOSSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
REQUERIMIENTOS BÁSICOS
• PRINCIPIOS BÁSICOS DE ORDENAMIENTO
•PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
•REFERENCIA CRUZADA O CRUCE DE INFORMACIÓN
• ETIQUETACIÓN DE CARPETAS Y SIGNATURA TOPOGRAFICA
FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS
1.- ARCHIVO PRINCIPAL:
SERIES DOCUMENTALES: POR ASUNTOS O GEOGRÁFICO
POR TIPOLOGÍA DOCUMENTAL ORGÁNICO ESTRUCTURAL
2.- ARCHIVO AUXILIAR
FORMACIÓN DE UN EXPEDIENTE
DOCUMENTO DE INICIODOCUMENTOS DE ANEXOS Y/O
ANTECEDENTESDOCUMENTOS DE LOS PROCESOS
(GESTIÓN)DOCUMENTO FINAL
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
REQUERIMIENTOS: La Unidad Administrativa debe tener definida su organización
estructural, funcional y manual de procesos. La documentación de las Direcciones Generales se clasificarán
siguiendo el principio de procedencia de las unidades administrativas. Las unidades administrativas definirán las series documentales en
base a la función que cumplen. Las Unidades Administrativas deberán cumplir las normativas
establecidas, el tratamiento y disposición de la documentación, evitando se realice la normalización según criterios individuales.
Los responsables de los trámites en las oficinas productoras deberán ordenar, foliar y envinchar los tipos documentales antes de remitir al archivo, para ser dispuestos a su inmediata consulta.
Documentos Internos
Documentos
Externos
Tipología
Documental
Documentos Simples o Singulares o Piezas Documentales
Documentos
Compuestos
Series Documentales
Expedientes
Series
Documen-tales
Sección
Documental
O
Unidad
Administrativa
Fondo
Documental
O
Entidad
Pública
Ámbito
Jurisdiccional
Y
Cronológico
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
UTILIDAD DE LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN
Para conocer las series documentales que genera la unidad en base a su función.
Dar información para toma de decisionesAtención oportuna a Auditorias Permite la Selección Documental. Elaboración de la Tabla de Plazos de
Conservación y Eliminación Documental.Conocer lasTransferencias de Archivos.Actualizar el Inventario de Documentos.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
FONDO DOCUMENTAL:
SECCIÓN DOCUMENTALo
UNIDAD ADMINISTRATIVA SERIE O GRUPO DOCUMENTAL SUBSERIE
REGISTRO DE ÍNDICE DE DOCUMENTOS
UTILIDAD* Sirve para localizar un documento de un
expediente o carpeta de forma agil cuando es requerido durante la tramitación o consulta.
* Garantiza la integridad de la información a través del foliado y registro del documento.
* Permite localizar la información en cualquier tiempo.
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOSSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
INVENTARIO GENERAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
ES UNA FUNCIÓN OBLIGATORIA DISPUESTA POR NORMAS JURIDICAS.
SIRVE PARA CONTROLAR LA EXISTENCIA Y VOLUMEN DE DOCUMENTOS EN LA UNIDAD.
PERMITE ACTUALIZAR EL INVENTARIO CUANDO SE DA DE BAJA LA DOCUMENTACIÓN QUE HA CUMPLIDO LOS PLAZOS DE CONSERVACIÓN
SIRVE COMO UNA HERRAMIENTA DE DESCRIPCIÓN Y DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN.
SIRVE PARA TRANSFERIR LA DOCUMENTACIÓN BAJO CUSTODIA, LEGALIZANDO ESTA ACCIÓN CON ELINVENTARIO A TRAVÉS DE LA CONSTATACIÓN FÍSICA Y SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE BIENES DOCUMENTALES.
GESTIÓN DOCUMENTALSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
CONTROL DE CONSULTA INTERNA DE DOCUMENTOS
IMPORTANCIA:
• AGILIDAD EN LA TRAMITOLOGIA.
• PRUEBA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN.
•ESTABLECE RESPONSABILIDADES DE CUSTODIA
DE LOS DOCUMENTOS.
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOSSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
SELECCIÓN DOCUMENTAL
LA SELECCIÓN DOCUMENTAL PARTE DE DOS PROCESOS:
• ANÁLISIS DOCUMENTAL
1.- VIGENCIA ADMINISTRATIVA
2.- PLAZO PRECAUCIONAL
• VALORACIÓN DOCUMENTAL
1.- VALOR TRANSITORIO
2.- VALOR TEMPORAL
3.- VALOR PERMANENTE E HISTÓRICO
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOSSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
GUÍAS PARA LA FORMACIÓN DE ARCHIVOS EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
UTILIDAD:
• INFORMATIVO DE PROCESOS POR SERIES DOCUMENTALES
• ESTABLECE REQUISITOS PARA EL USUARIO EN RELACIÓN AL
TRÁMITE DE LA SERIE DOCUMENTAL
• CONOCIMIENTO DE LA BASE LEGAL QUE FUNDAMENTA EL PROCESO
• NORMA LA UTILIZACIÓN DE COPIAS EN LA ELABORACIÓN DE
DOCUMENTOS.
• PERMITE CONOCER LOS EXPEDIENTES QUE FORMAN LA SERIE
DOCUMENTAL
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOSSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
FUNCIONES E IMPORTANCIA:• OBLIGA ESTABLECER PROGRAMAS DE SEGURIDAD PARA PREVENIR, PROTEGER Y CONSERVAR LOS DOCUMENTOS.
• GARANTIZA LA VALIDEZ DE LA INFORMACIÓN.
• RESPALDOS ANTE LOS ORGANISMOS DE CONTROL Y CIUDADANÍA.
• SERVICIO OPORTUNO AL CIUDADANO.
• OTORGACIÓN DE COPIAS AL USUARIO COMO PRUEBAS EN PROCESOS.
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOSSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
IMPORTANCIA:• ESTABLECE RESPONSABILIDADES A CADA UNIDAD ADMINISTRATIVA AL DEFINIR EL PLAZO
DE CONSERVACIÓN.
• DEFINE LA CONSERVACIÓN PERMANENTE PREVIA DEPURACIÓN Y SELECCIÓN DOCUMENTAL.
• PERMITE ELIMINAR DOCUMENTOS QUE HAN CUMPLIDO SU PERÍODO DE CONSERVACIÓN, PREVIA
AUTORIZACIÓN DEL COMITE DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.
• PERMITE CONOCER AL CIUDADANO LOS PLAZOS ESTABLECIDOS A TRAVÉS DE LA PUBLICACIÓN EN EL
REGISTRO OFICIAL.
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOSSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
CONSERVACIÓN DOCUMENTALTABLA DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
PARÁMETROS GENERALES
• EL PLAZO PARTE COMO MÍNIMO DESDE LOS 7 AÑOS.
• CONSIDERAR LA BASE LEGAL QUE SUSTENTA LA CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE CARÁCTER
ADMINISTRATIVA, TÉCNICA, FINANCIERA Y JURÍDICA.
•CONSERVAR LOS DOCUMENTOS QUE REPRESENTAN LA IDENTIDAD DE LA POBLACIÓN.
•INFORMACIÓN HISTÓRICA DE LA INSTITUCIÓN Y/O DEL PAÍS.
•CONSERVAR LOS DOCUMENTOS QUE SIRVAN A LAS INVESTIGACIONES ESTADÍSTICAS, CIENTÍFICAS, SOCIALES, ECONÓMICAS, EDUCATIVAS, HISTÓRICAS, CULTURALES Y OTRAS.
• INFORMACIÓN RELACIONADA A SERVIDORES Y EX SERVIDORES PÚBLICOS Y TERCERAS PERSONAS.
• CONSERVACIÓN PERMANENTE SI ES ÚNICA FUENTE DE INFORMACIÓN DE LAS DEMÁS ENTIDADES DEL
ESTADO.
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOSSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
TRANSFERENCIAS DE ARCHIVOS
* PERMITE LA TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS CONSIDERADOS PASIVOS A LA SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO CENTRAL DE LA INSTITUCIÓN .
* SE LEGALIZA LA TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS CON LA CONSTATACIÓN FISICA A TRAVÉS DEL INVENTARIO Y LA SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE BIENES DOCUMENTALES.
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOSSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Permite eliminar documentos que han cumplido el plazo de conservación establecidos en la Tabla de
Plazos de Conservación y Eliminación Documental. Permite realizar expurgos de expedientes pasivos sin invalidar su valor juridico.
Permite eliminar documentos que han perdido su valor administrativo juridico.
Respaldo de la eliminación a través de las Actas de Eliminación suscritas por los intervinientes.
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOSSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
DIFUSIÓN Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
EN BASE A LA LEY ORGÁNICA Y REGLAMENTO GENERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA TODOS LOS CIUDADANOS TIENEN DERECHO A CONSULTAR LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS PÚBLICOS Y A QUE SE LES OTORGUE COPIAS DE LOS MISMOS CON EXCEPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS CONSIDERADOS RESERVADOS
LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y SU DIFUSIÓN
Art. 5.- Información Pública.- Es todo documento en cualquier formato que se encuentra en poder de las Instituciones Públicas y de las Personas Jurídicas establecidas en la Ley.
Art. 6.- Información Confidencial.- Es aquella información pública personal que no está sujeta al principio de publicidad y comprende aquella derivada de sus derechos personalísimos y fundamentales, especialmente aquellos señalados en los Arts. 23 y 24 de la Constitución Política de la República.
El uso ilegal que se haga de la información personal o su divulgación, dará lugar a las acciones legales pertinentes.
No podrá invocarse reserva cuando se trate de investigaciones que realicen las autoridades públicas competentes, sobre violaciones a derechos de las personas que se encuentran establecidas en los cuerpos legales nacionales e internacionales.
LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
DE LA INFORMACIÓN RESERVADAArt. 17.- No procede el derecho a acceder a la
información pública, exclusivamente en los siguientes casos:
a) Los documentos calificados de manera motivada como reservados por el Consejo de Seguridad Nacional, por razones de defensa nacional
b) Las informaciones expresamente establecidas como reservadas en leyes vigentes.
LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
DE LAS SANCIONESArt. 23.- Sanción a funcionarios y/o empleados públicos y
privados:a) Multa equivalente a la remuneración de un mes de sueldo
o salario que se halle percibiendo a la fecha de la sanción.
b) Suspensión de sus funciones por el tiempo de treinta días calendario, sin derecho a sueldo o remuneración por ese mismo lapso; y,
c) Destitución del cargo en caso de que, a pesar de la multa o suspensión impuesta, se persistiere en la negativa a la entrega de la información.