Oficina General de Planificación
Sistema Integral de Planificación – UNMSM
Tercera reunión de coordinación
Junio 2015
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2015 –
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Fecha: 26-06-15 Inicio 09:30 am
Lugar: Auditorio de la Facultad de Ingeniería Industrial
Presentación a cargo:
Mg. Juan Anicama Pescorán
• Jefe de la Oficina General de Planificación
Sr. Pedro Verano Colp
• Jefe de la Oficina de Presupuesto (15 min)
Ing. Miguel Acosta Vergaray
• Jefe de la Oficina de Planes y Programas (15 min)
Ing. Fernando Arbulú Vélez
• Jefe de la Oficina de Racionalización (15 min)
Ronda de Preguntas …?
Programa
Jefe de la Oficina General de Planificación
Temas:
Expositor: Sr. Pedro Verano Colp
Oficina de Presupuesto
Formulación del Presupuesto 2016.
Ejecución Presupuestal 2015.
Recursos Ordinarios.
Tema:
Expositor: Ing. Miguel Acosta Vergaray
Oficina de Planes y Programas
Programa Presupuestal 068: Gestión del Riesgo
y Reducción de la Vulnerabilidad.
EVALUACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO Y PROGRAMA PRESUPUESTAL
Facultad Estado
Ciencias Físicas En regularización
Ingeniería Geológica, Minera, Metalúrgica y Geográfica
Pendiente
MODIFICACIÓN DEL PLAN OPERATIVO 2015
16 al 30 abril 16 al 30 julio 16 al 30 octubre
Aprobación POI 2015 de apertura
Aprobación POI 2015 Modificado
EVALUACIÓN DEL PLAN OPERATIVO
• Red Telemática, pendiente de culminar la evaluación cualitativa del PO – 1º trimestre.
• Periodo de evaluación del PO – 2º trimestre culmina el 10 de julio.
• Mejoras al SIP para fines de evaluación del PO.
ENVÍO DE LA EVALUACIÓN CUANTITATIVA
- Si no ha completado el registro de la evaluación cuantitativa, no puede realizar el envío virtual por el SIP.
ENVÍO DE LA EVALUACIÓN CUANTITATIVA
ENVÍO DE LA EVALUACIÓN CUANTITATIVA
ENVÍO DE LA EVALUACIÓN CUALITATIVA
- Si no ha completado el registro de la evaluación cualitativa, no puede realizar el envío virtual por el SIP.- Debe primero realizar el envío virtual de la evaluación cuantitativa, para poder enviar su evaluación cualitativa.
ENVÍO DE LA EVALUACIÓN CUANTITATIVA Y CUALITATIVA PARA USUARIO DECANO O JEFE DE DEPENDENCIA
REPORTE DE OBSERVACIONES DE LA EVALUACIÓN DEL PO
REPORTE DE OBSERVACIONES DE LA EVALUACIÓN DEL PO
HABILITACIÓN DEL SIP PARA SUBSANAR OBSERVACIONES A LA EVALUACIÓN DEL PO
Sólo se apertura en el SIP, las actividades/tareas que han sido observados por la OGPL
OBSERVACIONES ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
Examen especial a los convenios específicos decooperación para la capacitación laboral yemprendimiento de los beneficiarios, suscritosentre el programa del empleo juvenil “Jóvenes ala obra” y la UNMSM.
Periodo: 02 de enero de 2012 al 31 de diciembre de 2013.
OBSERVACIÓN - OCI
Los presupuestos aprobados de los conveniosespecíficos del Programa Nacional Juvenil “Jóvenesa la obra” por el importe de S/. 9 891 706.86firmados durante los años 2012 y 2013, no fuerondesagregados con clasificadores de ingresos ygastos a nivel de partidas genéricas, subgenéricas yespecificas y no contaron con presupuestosanalíticos para su ejecución, originando unadeficiente gestión y control de los fondos públicoscaptados y ejecutados por la universidad.
RECOMENDACIÓN
• El titular de entidad, disponga al jefe de la OGPL,director de la DGA conjuntamente con laCoordinadora General del Programa de laUniversidad, adopten las acciones necesariasrespecto a los futuros cursos de capacitacióndebiendo elaborar los presupuestos analíticos,desagregados conforme con los clasificadores deingresos y gastos a nivel de partidas genéricas,subgenéricas y especificas e incluirlos en el POI yPTO conforme dispone la normativa legalindicada sobre la materia.
• El Plan Operativo Institucional (POI) no ha incluido las actividades y tareas de algunos convenios específicos suscritos entre el Programa del Empleo Juvenil “Jóvenes a la obra” y la UNMSM.
OBSERVACIÓN - OCI
RECOMENDACIÓN
• El titular de entidad, disponga al Jefe de la
OGPL conjuntamente con la CoordinadoraGeneral del Programa de la Universidad,adopten las acciones preventivas del caso, afin de que en lo sucesivo se registreoportunamente los objetivos del Programa enel Sistema Integral de Planificación.
Proceso de Implementación de Simplificación
Administrativa en la UNMSM.
Tema:
Expositor: Ing. Fernando Arbulú Vélez
Oficina de Racionalización
Avances del proceso deSimplificación Administrativa
PLAN DE ACTIVIDADES• Considerar el Acta de acuerdos con SGP-PCM• Implementación de la metodología de Simplificación Administrativa (Culminación de la
Etapa Preparatoria e Inicio de la Etapa Diagnóstico)• Reuniones de trabajo y evaluación de los avances del proceso: Comité de Dirección de
Simplificación + Equipo de Mejora Continua de la UNMSM.• Reuniones con Facultades Piloto (Facultad de Ciencias Contables, Facultad de Química)
PROCEDIMIENTOS A SIMPLIFICAR• 5 de 12 procedimientos priorizados en la Matriz de Priorización de Procedimientos
administrativos y Servicios prestados en exclusividad.
• Elección de un procedimiento a diagnosticar (Certificado de Estudios desde 1984)
Avances del proceso deSimplificación Administrativa
Conformación del nuevo Comité de Dirección de Simplificación Administrativa. (R.R. Nº 01718-R-15)
Conservación del Equipo de Mejora Continua (EMC)
Informe Final de la Matriz de Priorización de procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad.
Reuniones de coordinación entre miembros del EMC y el Comité de Dirección de Simplificación Administrativa.
Identificación de Actores involucrados.
UBICACIÓN: Etapa Preparatoria
R.R. 02945-R-1515/06/2015
Acta-Reunión Nº 1
Facultades Piloto de la UNMSM (FCC, FQIQ)
R.R. 01718-R-1516/04/2015
R.R. 02853-R-1230/05/2012
Avances del proceso deSimplificación Administrativa
Caracterización del Procedimiento Administrativo y herramientas a utilizar
Diagnóstico Legal
Diagnóstico de equipamiento e infraestructura
Diagnóstico de costos
…
UBICACIÓN: Etapa Diagnóstico
Reuniones de diagnóstico con Facultades Piloto
MONITOREO DE PROCEDIMIENTOS TUPA
Aplicado a las Facultades y a las Dependencias responsables de procedimientos TUPA.
UNIDADES ORGÁNICAS CON PROCEDIMIENTOS TUPA
El monitoreo de procedimiento TUPA sólo corresponde a las Facultades y a lasDependencias que sean responsables de los mismos.
Facultades
Oficina Central de Admisión
Secretaría General
Escuela de Posgrado
Dirección General de Administración
Oficina General de Recursos Humanos
Oficina General del Sistema de Bibliotecas y Biblioteca Central
Oficina General de Cooperación y Relaciones Interinstitucionales
Oficina de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Red Telemática
Cronograma de Entrega de Reportes
Trimestre II TRIMESTRE III TRIMESTRE IV TRIMESTRE
Plazo de entrega
1/07/2015 al 15/07/2015 1/10/2015 al 15/10/2015 4/01/2016 al 15/01/2016
• Solicitud con Oficio Circular N° 029-OGPL-2015 (Facultades) y N° 030-OGPL-2015 (Dependencias)
• El formato de Reporte de Monitoreo de Procedimientos TUPA y suInstructivo, se encuentra colgado en la Página web de la OGPL (Oficina deRacionalización).
• Los formatos deberán estar visados y firmados por el responsable de suconsolidado y el Decano o Jefe de Dependencia.
SEGUIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS MAPRO
Aplicado sólo a Facultades.
Seguimiento de Procedimientos MAPRO
El ESP se encargará de llevar a cabo las acciones correspondientes para velar por laimplementación del proceso de aplicación y revisión permanente de los MAPROacorde a la Directiva Nº 01-OGPL-2015.
Los ESP, podrán empezar la labor de seguimiento con su participación en laelaboración del MAPRO en sus respectivas Facultades.
IMPORTANTE: 3 Facultades aún no cuentan con ESP
MIEMBROS DEL ESP
Director Administrativo Presidente
Director Académico Vicepresidente
Jefe de la Unidad de Planificación, Presupuesto y Racionalización Asesor Técnico
Jefe de la Unidad de Estadística e Informática Miembro
Jefe de la Oficina de Calidad Académica y Acreditación Miembro
FACULTADES CON EQUIPO DE SEGUIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS
Hacemos extensiva la felicitación a las Facultades que conformaron sus Equipos deSeguimiento de Procedimientos, en cumplimiento a la Directiva Nº 01-OGPL-2015.
*Resoluciones Decanales enviadas al 11 de junio de 2015.
Facultad de Ingeniería Industrial
Facultad de Ciencias Contables
Facultad de Farmacia y Bioquímica
Facultad de Ciencias Sociales
Facultad de Química e Ingeniería Química
Facultad de Letras y Ciencias Humanas
Facultad de Ciencias Administrativas
Facultad de Derecho y Ciencia Política
IMPLEMENTACIÓN DE LA DIRECTIVA Nº 01-OGPL-2015
Facultad de Ciencias Matemáticas
Facultad de Ciencias Biológicas
Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática
Facultad de Ciencias Físicas
Facultad de Ciencias Económicas
Facultad de Ingeniería Electrónica y Eléctrica
Facultad de Odontología
Facultad de Medicina
Facultad de Educación
CURSO-TALLER “FORMULACIÓN DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MAPRO)”
Curso-Taller para Facultades.
Objetivos
• Poner en práctica las herramientas metodológicas de la Directiva N° 01-OGPL-15, en lo que corresponde al proceso de Elaboración del MAPRO.
• Propiciar una metodología teórica y práctica para el análisis de losprocedimientos en sus componentes principales: recorrido o mapeo,tiempos de operación, inspección y demoras, marco normativo, requisitos,definición, finalidad, que nos ha permitido involucrarnos con laproblemática de su realización.
• Establecer un MAPRO MODELO para la Facultades como fuente principalpara el MAPRO de cada Facultad.
• Impulsar el registro documentado de los procedimientos administrativos yacadémicos como punto de inicio para la identificación de Oportunidadesde Mejora de la Calidad en la prestación de los servicios.
• La formulación del MAPRO modelo se desarrolló a través de laconformación de cuatro grupos de trabajo integrados cada uno porcinco Facultades, a los cuales se les asignó procedimientosadministrativos y académicos a fin de ser documentados en los formatosde Descripción, Diagrama de Bloques y Diagrama de Flujo delProcedimiento, señalados en la Directiva Nº 01-OGPL-2015.
• Cada sesión tuvo como producto mínimo dos (02) procedimientosdocumentados, los cuales se han incluido en el MAPRO Modelo,logrando un total de quince (15) procedimientos desarrollados ydocumentados.
• Los procedimientos registrados en el MAPRO Modelo se detallaron sóloa nivel interno de las Facultades. En el caso de los procedimientos quecontinúan en otras Unidades Orgánicas, se indicó el tiempo de esperarespectivo o el fin del mismo, según fuera el caso.
Metodología
Equipos de trabajo
• Facultad de Medicina• Facultad de Ciencias
Administrativas• Facultad de Ciencias
Matemáticas• Facultad de
Ingeniería Industrial*• Facultad de Psicología
GRUPO 1
• Facultad de Química e Ingeniería Química
• Facultad de Odontología• Facultad de Ciencias
Contables• Facultad de Ciencias
Físicas (ESP)*• Facultad de Ingeniería
Geológica, Minera, Metalúrgica y Geográfica
GRUPO 2
• Facultad de Derecho y Ciencia Política*
• Facultad de Medicina Veterinaria
• Facultad de Ciencias Biológicas
• Facultad de Ciencias Económicas
• Facultad de Ingeniería Electrónica y Eléctrica
GRUPO 3
• Facultad de Letras y Ciencias Humana*
• Facultad de Farmacia y Bioquímica
• Facultad de Educación
• Facultad de Ciencias Sociales
• Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática
GRUPO 4
*Facultades coordinadoras de los Equipos de trabajo.
Cuadro resumen de procedimientos
NºTipo de
procedimientoCódigo Denominación del procedimiento
Equipo
responsable
Número de
áreas
involucradas
Número de
Unidades
externas*
Tiempo de duración del
procedimiento
En Días En Minutos
1 Administrativo FAC-AD-001 Formulación del Tarifario Descentralizado GRUPO 1 7 1 24 Días 11362’
2 Administrativo FAC-AD-002 Formulación del Plan Operativo y Presupuesto Multianual GRUPO 2 4 1 19 Días 9005’
3 Administrativo FAC-AD-003Elaboración de contrato de docentes bajo modalidad de
locación de serviciosGRUPO 3 5 - 8 Días 3720’
4 Administrativo FAC-AD-004 Cambio de clase docente por cargo directivo ocupado GRUPO 4 7 1 14 Días 6555’
5 Administrativo FAC-AD-005 Adquisición directa de bienes GRUPO 1 4 3 26 Días 12712’
6 Administrativo FAC-AD-006Pago de propinas para alumnos de pregrado por labores de
apoyoGRUPO 2 5 - 6 Días 2690’
7 Administrativo FAC-AD-007Aprobación de otorgamiento de propinas para alumnos de
pregrado por labores de apoyoGRUPO 3 7 - 11 Días 5084’
8 Administrativo FAC-AD-008 Devolución de Dinero GRUPO 4 5 1 7 Días 3175’
9 Administrativo FAC-AD-009 Emisión de Diplomas de especialización del CEUPS GRUPO 1 2 - 14 Días 7045’
10 Académico FAC-AC-010 Aprobación del Plan curricular GRUPO 2 5 1 25 Días 12112’
11 Académico FAC-AC-011 Préstamo de material bibliográfico GRUPO 2 1 - 1 Día 518’
12 Académico FAC-AC-012 Concurso de Ayudantía de cátedra GRUPO 3 5 - 19 Días 9005’
13 Académico FAC-AC-013 Gestión de convenios específicos GRUPO 4 6 2 53 Días 25397’
14 Académico FAC-AC-014Selección de miembros del Comité de Evaluación de Estudios
de Investigación de la FacultadGRUPO 1 y 3 4 1 12 Días 5640’
15 Académico FAC-AC-015 Inscripción y aprobación de estudios de investigación GRUPO 2 y 4 6 1 31 Días 14861’
* Son consideradas Unidades externas las Unidades Orgánicas de la UNMSM (excepto Facultades), así como entidades y/o instituciones externas a la universidad.
Galería de fotos
Galería de fotos
Plan de trabajo de elaboración del MAPRO en Facultades
AB
RIL
Taller PrácticoDirectivaMAPRO.
Determinacióndel cronogramadel Plan deTrabajo. M
AYO
TalleresaplicadosDirectivaMAPRO (02sesiones)
JUN
IO
Talleres aplicados Directiva MAPRO (03 sesiones)
JULI
O
Elaboración y presentación de MAPRO para revisión en OGPL.
Reunión Coordinación
26/06/2015