César Serrano
PMP, MCP Senior Project Manager
Agenda Contexto
Conceptos
Problemática
Soluciones: Acciones Pro-Activas
Acciones Re-Activas
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
Contexto
Coordinación Clave del éxito
Todos contemplamos de manera natural como intervienen diferentes roles en diferentes ocasiones para lograr alcanzar unos objetivos Algunos ejemplos de equipos de trabajo compuestos por roles bien definidos son: - Fútbol: equipo formado por 11 jugadores (1 portero, defensas, centrales,
delanteros…) - Equipo quirúrgico: equipo formado por cirujanos, anestesistas,
enfermeras, limpiadores, … - Orquesta: equipo formado por 1 director y diferentes grupos de
instrumentos (cuerda, aire, percusión…) - Empresa: formada por el equipo directivo, responsables de área, jefes
de equipo, trabajadores…
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
Contexto
Coordinación Clave del éxito
Coordinación Ejemplo 1 Coordinación Descoordinación Ejemplo 2 Descoordinación
http://www.youtube.com/watch?v=l_bV5EUG9_0
http://www.youtube.com/watch?v=KoiNKpAYEAo
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Conceptos Conceptos generales
Ciclo de vida de un proyecto
Roles implicados en el proyecto
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
Conceptos: Generales Rol: La porción del proyecto para la que la persona es
“accountable”
Autoridad: El derecho a actuación (decisiones, aprobaciones, organización de la ejecución)
Responsabilidad: Trabajo que se espera de esta persona sea desarrollado
Competencia (o Skill): Capacidad requerida para que se completen las actividades asignadas
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
Conceptos: Ciclo de vida de un proyecto
Equipo «Delivery»
Equipo de Ventas Prospección
Oportunidades Cualificación
Preparación y Defensa
Propuesta Aprobación
Equipo Soporte - Operaciones
Mantenimiento Correctivo
Mantenimiento Evolutivo
Inicio Ejecución Cierre
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
Conceptos: Ciclo de vida de un proyecto Cada rol tiene diferentes competencias en este ciclo de vida
Ojo en las transiciones entre roles !
No todos los participantes tienen la misma autoridad en todos los estados
El mismo participante puede asumir más de un role
Responsabilizarse y Comunicar cualquier cosa que no encaje
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
Conceptos: “Standard Titles” Management roles
Services Leadership Managers
Regional Managerss
Account Managers
Industry Practice Managers
Territory Sales Managers
Strategic Managers
Engagement Managers…
Advisory roles Program Management Office
Technical Quality Office…
Project Team PMO Manager Program Manager Project Manager Architect Analyst/Functional
Consultant Developer Tester Support….
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
Conceptos: Roles implicados Responsable de proyecto: Margen, Plazos, Alcance
Responsable funcional (Recogida de requerimientos y probador de las características funcionales)
Lider Técnico: Revisión y Quality (probador de temas no funcionales: “los ity”)
Desarrollador: Implementador de la funcionalidad
Probador: Revisión y pruebas del desarrollo
Operaciones y Soporte
Nota: Los «ity» son los «usability», «reliability», «security»…
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
Problemática ¿Quién hace qué? VS. ¿Quién puede hacer qué?
¿Quién decide qué? VS. ¿Quién se responsabiliza de qué?
¿Quién interviene cuándo? Coordinar actuaciones
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
Problemática ¿Quién hace qué? vs. ¿Quién puede hacer qué?
Inadecuada composición de los equipos de proyecto: faltan roles en el equipo o quien ejecuta el rol no está capacitado. Identificar necesidades no cubiertas en las etapas iniciales del proyecto y hacer seguimiento estrecho de aquellos recursos de los que tengamos dudas
Carencia de algún conocimiento/skills (p.e. analistas funcionales «reales» que comprendan del negocio). Identificar las necesidades no cubiertas y exponerlas para su corrección inmediata
No se ha comunicado claramente al inicio de proyecto las responsabilidades y tareas a cada miembro. Comunicar Visión del proyecto y las expectativas que deben cubrirse
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
Problemática ¿Quién decide qué? vs. ¿Quién se responsabiliza de qué?:
Carencia de matriz de roles y responsabilidades aceptada por todas las partes. Definir la matriz y compartirla con el equipo. Todos deben dar su compromiso.
Ojo con los “GAPs” o “desiertos”: Actividades que deben realizarse y que no tienen un claro “owner” (solapan más de un role). Por lo general no se realizan o no se realizan bien. Identificar «el responsable» de cualquier actividad del proyecto por pequeña que sea y evitar ambigüedades.
Ojo con las tareas que debe realizar el cliente y que se incluyen en el master plan. Es posible que luego nuestro cliente no las cumpla o se retrase en su entrega. También puede decidir trasladar la responsabilidad al equipo de proyecto. Consensuar con el cliente sus tareas y conseguir su compromiso como si de otro miembro más del equipo se tratase.
Gestión del equipo de la Cuenta para evitar “Compromisos impuestos” por razones de negocio. Consensuar los compromisos «ajenos» al proyecto y buscar apoyos para poder abordarlos si estratégicamente interesa acometerlos.
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
Problemática ¿Quién interviene y cuándo? Coordinar
actuaciones Roles clave no ejecutados por una única persona (líder
técnico), se pasan la «patata caliente» entre ellos. Asignar un Único responsable
Gestión de externos (partners) y su trabajo dentro del proyecto, tanto en Fixed Fee como en T&M Seguimiento de las actividades de los recursos ajenos como si fueran propios
No hay vision compartida (“shared vision”) desde el inicio de proyecto Gastar tiempo comunicando esta visión al equipo de proyecto, será tiempo bien empleado
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
Acciones PRO-Activas Establecer la Autoridad del Responsable de proyecto
Identificar , evaluar y comunicar los Riesgos asociados
Definir la Matriz de roles y responsabilidades (RAM)
Identificar Solapes y Gaps
Consensuar la RAM entre todos los participantes
Control y Seguimiento de su cumplimiento
•Definir y seguir el PLAN de comunicación
•Identificar las Necesidades de skills del proyecto •Verificar que los participantes son adecuados
A R RAM PLAN N
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
Acciones RE-Activas – Las 3 «C´s»
Responsable de proyecto que establece los mecanismos que permitan:
Comunicar la problemática de forma interna
Consensuar e informar de las Decisiones que se vayan a aplicar
Compartir las Decisiones con el cliente
Algunos ejemplos:
Incumplimiento de compromisos -> Parada de proyecto y/o aplicación de penalizaciones Sustitución o reemplazo de recursos Incorporar perfiles “desaparecidos” y necesarios Rechazo de trabajo que no tenga la calidad adecuada Ejecutar la “Accountability” Imposiciones e injerencias externas: Autoridad para Decir “NO”
El PM tiene en su mano mover ficha César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
El hombre común contempla lo que no es inevitable y decide que es inevitable
El hombre sabio contempla lo inevitable y decide que no es inevitable...
(Zhuangzi) César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager