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Documentación
Un sistema debe contemplar una
documentación adecuada y
completa para mantenerlo y
actualizarlo de manera satisfactoria;
sin embargo muchos analistas hacen
caso omiso de este aspecto.
Al documentar un sistema se debe
buscar cubrir los siguientes
objetivos:
Estandarizar la documentación
Facilitar el desarrollo de la
misma.
Ahorrar tiempo.
Una vez contemplados los puntos
anteriores, es necesario aplicar estas
ventajas para realizar la
documentación del sistema, debido
a que si se logra una
documentación eficiente del sistema
se tendrán las siguientes ventajas:
Será una herramienta didáctica
para nuevos miembros de la
organización y por lo tanto
nuevos usuarios.
Es requisito básico para quien
tenga la responsabilidad del
mantenimiento del sistema o
modificación del mismo.
Ayuda a los analistas a trabajar
en áreas relativas, evitando
redundancias y facilitando la
integración de todos los
sistemas.
Asegura que el sistema opere
correctamente con el mínimo de
errores.
Los recursos se usan de forma
más eficiente.
Sustentación y Apoyo al Usuario
El crecimiento del número de
ordenadores y su establecimiento en
todos los ámbitos de la sociedad
han influenciado profundos cambios
en el software en general y en los
soportes de ayuda al usuario en
particular, soportes que actualmente
constituyen un objetivo crítico en el
desarrollo de software y hardware
de cara al éxito comercial del
producto.
Los sistemas de apoyo al usuario
ofrecen numerosas ventajas frente a
la distribución de manuales y
documentación impresos.
Los sistemas de apoyo o soporte al
usuario suelen clasificarse en tres
tipos: tutoriales, documentación y
ayuda en línea.
El soporte al usuario ha de cumplir
una serie de características de
facilidad de acceso, simplicidad en la
búsqueda de la información,
consistencia y robustez, lo que
permitirá que la interacción del
usuario con la aplicación sea
intuitiva y brinde un entorno
amigable de trabajo.
Manual de Usuarios
El manual de usuario es un
documento técnico de un
determinado sistema que intenta dar
asistencia a sus usuarios. Los
manuales de usuario generalmente
son incluidos a dispositivos
electrónicos, hardware de
computadora y aplicaciones. El
manual de usuario puede venir
tanto en forma de libro como en
forma de documento digital, e
incluso poder ser consultado por
internet.
En general, un manual de usuario
debería poder ser entendido por
cualquier usuario principiante, como
así también serle útil a usuarios
avanzados. Un manual de usuario
completo suele tener:
Un prefacio, con información
sobre cómo usar el propio
manual.
Un índice.
Una guía rápida sobre cómo usar
las
funciones
principale
s del
sistema.
Una
sección para la resolución de
problemas.
Una FAQ.
Información de contacto.
Un glosario.
Manual de Operación
El manual de operación es el
conjunto de elementos acerca de las
especificaciones e instrumentos en
donde debe operar el sistema y la
forma de hacerlo para lograr un uso
óptimo.
Este manual sirve para ayudar a
capacitar al personal que trabaja con
un producto, herramienta o aparato
nuevo con el fin de comprobar su
funcionamiento, saber operarlo o
darle mantenimiento.
El manual está dirigido
principalmente a los usuarios. Debe
iniciar con una narración general
que describa al sistema
.
Manuales de Sistema
Los manuales son la documentación
relacionada con el análisis diseño e
implementación de un sistema de
información. Son una guía para su
correcto funcionamiento. Existen
muchos tipos y muchas
metodologías, los más útiles son:
Manual de usuario: para que los
usuarios entiendan como operar
en el sistema.
Manual funcional: para el analista
o programador en caso de
alguna modificación en su
funcionamiento.
Manual de Procedimiento
El manual de procedimientos
consiste en un documento que
describe una serie de pautas que
deben seguirse para realizar
funciones específicas dentro de un
proceso.
Para determinar cómo se van a
ejecutar ciertos procedimientos de
trabajo, según la función y sus
métodos, es imprescindible la
realización de manuales que
contengan información y ejemplos
de formularios, políticas, instructivos
que puedan auxiliar a la apropiada
ejecución de las actividades dentro
de un sistema. Sus ventajas son:
Permite evaluar la operatividad
de las unidades del sistema.
Facilita las labores de las
auditorias.
Es de gran ayuda para el
entrenamiento de personal
nuevo dentro de la empresa.
Controla los procedimientos de
manera ordenada según los
puestos de responsabilidad
facilitando la reingeniería de los
procesos.
Interviene en la consulta del
personal.
Guías de ayuda para la Implantación
La implantación involucra a todas las
actividades que se dan al pasar de
un sistema viejo a uno nuevo. Se
pueden encontrar las siguientes
situaciones al hablar de
implantación:
El sistema es totalmente nuevo y
reemplaza al que ya existe, sea
de forma manual o
automatizada.
Puede ser una modificación hacia
algunos de los componentes del
sistema que actualmente se usan.
Cualquiera que sea la forma en
la que se haya modificado a la
organización, la implantación es
un elemento determinante para
el buen funcionamiento del
sistema y que permita lograr sus
objetivos. Para ello es necesario
tomar en cuenta los siguientes
aspectos:
1. Capacitación de personal:
El elemento del cual necesitamos
para el buen funcionamiento y
cumplimiento de los objetivos del
nuevo sistema se encuentra en la
capacitación que tiene el personal
para la adecuada operación y
confiabilidad del sistema.
La capacitación deberá incluir a
todos aquellos que de alguna u otra
manera se encuentren involucrados
con el sistema, es decir, desde los
técnicos, operarios y demás
usuarios.
Al realizar la capacitación se debe
centrar básicamente en dos puntos:
El sistema de procesamiento,
que involucra que el usuario
se familiarice con él para su
adecuado manejo.
La aplicación del sistema que
se refiere a la forma de
impacto del sistema a la
organización (toma de
decisiones).
2. Pruebas del sistema:
Antes del proceso de la
implantación del sistema es
necesario un periodo de prueba
para poder determinar si aún existen
problemas no resueltos y no hacer
un doble trabajo de
acondicionamiento al sistema. Las
pruebas por las cuales deberá pasar
el sistema antes de ser implantado
son:
Pruebas de recuperación: Se
consideran en este tipo de
prueba los posibles fallos en el
procesamiento de los datos
involucrando tiempo específico;
aquí se determina que el sistema
sea confiable en cuestiones
referentes a seguir su
funcionamiento cuando alguno
de los componentes falle.
Pruebas de seguridad: De esta
prueba dependerá la
vulnerabilidad que tiene el
sistema en la intromisión de
personal no autorizado para su
uso y manejo, debido a que se
intentará violar sus métodos de
protección de datos. Esta prueba
es necesaria para conocer los
puntos de control más
susceptibles del sistema.
Pruebas de resistencia: La prueba
de resistencia permite observar la
demanda que tiene el sistema en
cuanto a cantidad de recursos,
frecuencia o volúmenes
anormales. Los tipos de
resistencia a las cuales se somete
el sistema son:
o Diseño de pruebas
sobre interrupciones
por segundo.
o Aumento de la
frecuencia de datos de
entrada.
o Pruebas que requieran
uso excesivo de
memoria u otro
recurso.
o Pruebas sobre el
sistema operativo u
otro software.
o Crear excesivas
búsquedas de datos.
Pruebas de rendimiento: esta
prueba está diseñada para
probar el rendimiento del
software en tiempo de ejecución
dentro del contexto del sistema
integrado. Las pruebas de
rendimiento se unen a las
pruebas de resistencia y
requieren de verificar el hardware
y software, es decir, la utilización
de recursos de forma exacta.
Preparación y Planificación de Adiestramiento
Es la integración del conjunto de
actividades, medios y recursos en
una estructura de acción, de
acuerdo a los objetivos propuestos,
para mejorar el desempeño de los
trabajadores de la organización a
través de la realización de
actividades de adiestramiento. Para
la preparación y planificación de
adiestramiento se necesita de:
Plan anual: Es el documento que
recoge el total de las acciones de
adiestramiento cuya ejecución
está prevista en un plazo
determinado, considerando los
recursos.
Recursos: son los elementos
fundamentales para la
elaboración de un plan
(humano, financiero, materiales y
de tiempo).
El programa de entrenamiento exige
una planeación que incluya los
siguientes aspectos:
Enfoque de una necesidad
especifica cada vez.
Definición clara del objetivo de
entrenamiento.
División del trabajo por
desarrollar, en módulos,
paquetes o ciclos.
Elección de los métodos de
entrenamiento y de la tecnología
disponible.
Definición de los recursos
necesarios para la
implementación del
entrenamiento, como el tipo de
entrenador o instructor, recursos
audiovisuales, maquinas, equipos
o herramientas necesarias,
materiales, manuales, etc.
Tipos de adiestramiento:
Inducción: Es la orientación
general, que se le da al
empleado para adecuarlo al
puesto, al grupo y a la
institución. Este tipo de
formación tiene por meta crear
una actitud favorable del
empleado y facilitar su proceso
de integración.
Adiestramiento a través de la
experiencia: Consiste en reunir un
grupo de personas en base a
tareas o áreas similares para
intercambiar experiencias,
métodos, recursos y otros.
En tales espacios se debe
establecer un flujo informativo
precisando objetivos,
expectativas, dinámicas,
metodología, aspectos
organizativos y el código para el
análisis.
Este tipo de formación podría ser
muy útil, ya que de la experiencia
de los individuos o grupos se
enriquece el trabajo y se
comparten vivencias muy
significativas.
Adiestramiento "en" y "para" la
organización: Consiste en
desarrollar al máximo el
potencial humano de la
institución por vía de la
implementación de un sistema
de educación permanente que
abarque las siguientes etapas:
A. Preparación y actualización
para el mejor desempeño del
cargo.
B. Preparación para otros cargos
que pudiera ocupar el empleado.
C. Preparación para el desarrollo
general integral.
D. La capacitación en las
instituciones deben basarse en
las siguientes condiciones:
Centros de adiestramiento y
especializados: Habiendo
procesado de antemano las
necesidades actuales y futuras
del personal, se puede ofrecer la
oportunidad de formación y
entrenamiento en un centro de
capacitación, para que el
empleado asuma con mayor
responsabilidad y eficacia el
trabajo que desempeña.
Plan de seguimiento
Durante la ejecución del proyecto y
no en otras etapas del ciclo del
mismo, es necesario hacer el
seguimiento de lo que se va
avanzando y compararlo con lo
planificado inicialmente, para que,
en caso de que haya desviaciones
negativas, se introduzcan las
medidas correctivas o, en su caso, se
reformule el proyecto. El plan de
seguimiento es el conjunto de
procedimientos, mecanismos e
instrumentos, que se utilizan para
obtener información periódica sobre
la situación del proyecto.
Un plan de seguimiento bien
diseñado dará respuesta a las
siguientes preguntas:
-Qué información es relevante para
nosotros (indicadores)?
-Cómo debería ser recolectada y
analizada (métodos)?
-Quién se involucrará en cada fase
(responsabilidad)?
Igualmente, con el plan de
seguimiento se perseguirán los
siguientes objetivos:
Proporcionar indicadores, a corto
plazo, sobre el progreso o
retraso en el logro de los
objetivos y en la consecución de
resultados.
Tomar decisiones sobre medidas
que permitan corregir los
problemas que se presenten
durante la ejecución del
proyecto.
Posibilitar el fortalecimiento de
los resultados positivos logrados
en la ejecución del proyecto.
Determinar si el proyecto
concebido es o no pertinente.
Conversión
Es un cambio físico de un sistema
de información viejo por el nuevo.
Hay cinco estrategias de conversión:
Conversión directa: Significa que
a partir de una fecha específica,
el sistema es desechado y el
sistema nuevo es puesto en uso.
Ventajas: no hay costo adicional
que no sea del nuevo sistema,
los usuarios no tiene posibilidad
de usar el sistema antiguo, la
adaptación es una necesidad.
Desventaja: pueden darse largos
retrasos si suceden errores,
debido a que no hay forma
alterna para lograr el
procesamiento, si por
eventualidad no funciona es un
riesgo muy grande que puede
afectar a terceros. Si el sistema
no es crítico y la empresa puede
funcionar sin la información se
puede hacer.
Conversión en Paralelo: Se refiere
a ejecutar el sistema antiguo y el
sistema nuevo al mismo tiempo,
en paralelo. La ventaja es que
proporciona una seguridad a los
usuarios, no están forzados a
hacer un cambio abrupto. La
desventaja es el costo de
ejecutar dos sistemas al mismo
tiempo y duplicar la carga de
trabajo de los empleados
durante la conversión, además
del que debe controlar las
similitudes y diferencias entre los
sistemas.
Conversión gradual: En este plan,
el volumen de transacciones
manejado por el nuevo sistema
aumenta gradualmente conforme
el sistema avanza en sus fases, se
implementa el sistema por
partes, la ventaja es que permite
a los usuarios involucrarse con el
sistema paulatinamente, la
desventaja es que lleva
demasiado tiempo poner el
nuevo sistema en su lugar. En el
momento del traspaso final debe
estar presente auditoría para
verificar los saldos al momento y
las coincidencias.
Conversión por prototipos
modulares: Conforme cada
módulo es modificado y
aceptado, es puesto en uso. Una
ventaja es que cada módulo es
probado a fondo antes de ser
usado.
El hecho de que la construcción
de prototipos no sea factible tan
frecuentemente elimina
automáticamente este enfoque
para muchas conversiones.
Conversión distribuida: Se realiza
una conversión completa, con
cualquiera de los enfoques
anteriores en un lugar. Cuando
esa conversión ha sido terminada
satisfactoriamente se realizan las
conversiones para otros sitios. La
ventaja es que los problemas
pueden ser detectados y
detenidos, en vez de afectar
simultáneamente a todos los
sitios. Una desventaja es que
aunque una conversión sea
satisfactoria, cada sitio tendrá sus
propias peculiaridades sobre las
que hay que trabajar.
Conversión distribuida: Se realiza
una conversión completa, con
cualquiera de los enfoques
anteriores en un lugar. Cuando
esa conversión ha sido terminada
satisfactoriamente se realizan las
conversiones para otros sitios. La
ventaja es que los problemas
pueden ser detectados y
detenidos, en vez de afectar
simultáneamente a todos los
sitios. Una desventaja es que
aunque una conversión sea
satisfactoria, cada sitio tendrá sus
propias peculiaridades sobre las
que hay que trabajar.