RECEPCIÓN DE UNA E/SRecepción de una E/S
PRIMEROS DIAS COMO CONCESIONARIO
INDICE
• Día “0” - Antes de tomar la E/S
• Primer día - Entrega de la E/S
• Precauciones para evitar robos el primer mes
• Fin del primer mes
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RECEPCIÓN DE UN E/S
DIA “0”, ANTES DE TOMAR LA E/S
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DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S
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ADMINISTRATIVO – LEGAL
Contrato de concesión de CopecPatente Comercial Iniciación de actividadesDocumentos tributarios
Boletas, Guías de despacho, Facturas, Notas de crédito. Guías para FFAA
Libro de asistenciaLibro de actas para experto en seguridadApertura de cuentas corrientes
DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S
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ADMINISTRATIVO – LEGAL
Solicitar equipos TBKSolicitar terminales CopecSolicitud de líneas telefónicaSegurosTransporte de valoresPlan de Seguridad a Carabineros (OS-10)Presentación al SECSolicitar mail CopecFormularios Internos
Planillas de turno, avancesCelular para jefe de servicio
DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S
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OFICINA
EscritoriosSillasEstantesComputador Impresora multifuncional Impresora matriz de punto (para facturación)FaxCaja de fondoCaja de seguridad chicaTeléfonos
DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S
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OFICINA
Artículos de escritorioBlock, Lápices, Clips, Corchetera, Corchetes, Elásticos, Bolsas
plásticas, Bock, Cuaderno, Acoclips, Cinta de embalaje, Huellero,
Cuchillo cartonero, Dedo de goma, Destacador, Corrector, Perforador,
Scotch, Stic fix, etc.CalculadorasPorta-llavesTimbresFormularios internosArchivadores y carpetas
DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S
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EXTERIOR
ExtintoresCompresor de aireCachimbas y válvula para bicicletas y pelotas.CandadosBidones para aguaChapulinesCalugas de champúPasta de medición de combustiblePasta de medición de aguaBarreras de descarga de combustible y conosLinterna anti-explosión
DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S
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EXTERIOR
Bandera CopecBandera ChilenaPaños para atendedoresLápicesPlantasManguera de 50 mtsBasurero industrial Lienzo “Nuevo Concesionario”Dinero para vueltos y caja chica¿Bodega?
DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S
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ARTICULOS DE ASEO
Bolsas de basuraCloroEscobillónEsponjaGuantes multiuso JabónLimpiador CIFLimpiavidriosPalas para basuraPapel ToallaTraperos, etc.
DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S
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BAÑOS DEL PERSONAL
Lockers personalSecadora de manosPorta-rollosPapel HigienicoAlcohol/gelCortinas de bañoBasureros WCBotiquín de seguridad
DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S
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PERSONAL
Arriendo de sala para entrevistasTener formulario de preguntasReclutamientoSelección y ContrataciónCarpetas para documentos del personalUniformesCapacitación
Reglas BásicasSeguridadOperación de la E/SServicio / Imagen
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PERSONAL EXTERNO
Contador JardineroExperto en Seguridad
DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S
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SOLICITAR A COPEC
Ventas históricasVolumen de los estanquesSistema de abastecimiento de combustible (Preprograma, Estándar)
PRIMER DÍA -ENTREGA DE LA E/S
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PRIMER DÍA -ENTREGA DE LA E/S
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BASICO
Que Copec reciba la E/S y que Copec la entregueQue se avise internamente (en Copec) el cambio de Concesionario Ideal es que sea en un cambio de turno (15 o 16 hrs)No recibir la E/S en víspera de fin de semana ni antes de un feriado
PRIMER DÍA -ENTREGA DE LA E/S
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ELEMENTOS QUE DEBERÍA RECIBIR (Kit de entrega)
Entrega de Lay-out (Empadronamiento)Reglas de medición en buen estado y números de estanquesEstanques calibradosMedida CalibradoraTeléfonos y mail de contacto
Jefe de Zona Jefe ComercialEjecutivo de Cuentas Jefe AdministrativoLínea 800 de Copec
Password de Internet Copec
PRIMER DÍA -ENTREGA DE LA E/S
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DEBE TENER
CNE ->Password para ingresar cambio de preciosCarabineros, teléfonos de comisaría y del plan cuadrantePlan de Seguridad de Carabineros (OS-10)Prevencionista de riesgoTerminales de Transbank y CopecTransporte de valoresCircuito cerrado de TV y alarmaCerrajero -> cambio de llavesCandados con sus llaves
PRECAUCIONES PARA EVITAR ROBOS EL PRIMER MES
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PRECAUCIONES PARA EVITAR ROBOS EL PRIMER MES
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PRIMERA VULNERAVILIDAD -> CONCESIONARIO ANTIGUO
Copec no debe obligar a comprar activos caros e inserviblesMedición cuidadosa de estanques y revisión de reglas Inventario completo y detallado firmado por ambas partes
PRECAUCIONES PARA EVITAR ROBOS EL PRIMER MES
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SEGUNDA VULNERABILIDAD -> ATENDEDORES
Política de llenado de Planilla de TurnoControl de avancesSaber cuadrar las planillasSer oportuno (todos los días) Estar físicamente en el cambio de turno con los atendedores
Turno mañana y tardePolítica de sobrantes y faltantes muy claraCorte de turno firmado por ambos jefes de turno o atendedores
encargadosNumeral inicial = Numeral final en el computador
PRECAUCIONES PARA EVITAR ROBOS EL PRIMER MES
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SEGUNDA VULNERABILIDAD -> ATENDEDORES
Revisión de avances (cámara sobre caja buzón)Revisión de firma del libro de asistenciaFormación y publicación de turnosHacer corte de turno (en horario bajo) -> ver video
PRECAUCIONES PARA EVITAR ROBOS EL PRIMER MES
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TERCERA VULNERABILIDAD -> SECRETARIA y/o ADMINISTRATIVO
Que la secretaria/administrativo no sea parte del grupo de
atendedores.Que los dineros recaudados lleguen al banco:
Conciliación bancariaControl de Inventarios:
Que lo que se compró se vendióControl de documentos tributarios:
En especial Guías y FacturasComparación de lo vendido con los documentado
Controles aleatorios de sus funciones
PRECAUCIONES AL FIN DEL PRIMER MES
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PRECAUCIONES AL FIN DEL PRIMER MES
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ACCIONES RECOMENDADAS
Hacer corte de turno a las 24:00 hrs y medir estanquesHacer del mes un día
Fluctuación total del mes y revisión con la acumulada diariaRevisión de ventas totales por tipo de producto (propias, cupón, TCT,
…)Hacer consignación (si corresponde)Hacer un estado de resultados simpleHacer un estado de patrimonial simple (donde esta mi capital)
PRECAUCIONES AL FIN DEL PRIMER MES
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ESTADO DE RESULTADOS (BÁSICO)
El concesionario tiene que “producir” su propio estado de resultados, a
nivel elemental y práctico, al menos una vez al mes. Este tiene que
incluir los ingresos y egresos de la estación de servicio. Se sugiere
hacerlo en forma manual y no encargárselo al contador.
No se deben incluir retiros, sueldos patronales, ni intereses por
créditos bancarios. Todas las cifras deben expresarse sin IVA.
Cada balance de este tipo tiene que ser comparado con el del mes
anterior para revisar si algún gasto se “dispara”.
PRECAUCIONES AL FIN DEL PRIMER MES
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ESTADO PATRIMONIAL (BÁSICO)
A lo menos una vez al mes, el concesionario tiene que hacer una
revisión de su estado patrimonial. Se sugiere hacerlo en forma manual
y no encargárselo al contador.
El estado patrimonial básico debe incluir las sumas de dineros
equivalentes a los stock valorizados, depósitos bancarios, efectivo y
documentos en caja, cuentas por cobrar, montos adeudados a Copec y
a otros proveedores, y créditos financieros.
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FIN PRESENTACIÓN"Para obtener mayor información consulte la página web de Copec Centro